Instituto Colombiano para la Evaluacin

de la Educacin.

www.icfesinteractivo.com

Versin R8-V1

Manual de ingreso al Sistema

PRISMA

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Tabla de Contenido
1

INTRODUCCIN........................................................................... 4

CMO INGRESAR AL SISTEMA?.................................................... 6

2.1

INGRESO AL PANEL DE CONTROL .................................................. 9

3.1
3.2

Iniciar sesin ......................................................................... 6

Usuarios con ms de un perfil.................................................. 9

Seleccionar aplicacin............................................................ 10

CMO CREAR SU USUARIO PERSONAL? ....................................... 11

4.1
4.2

Crear usuario ....................................................................... 11

Casos especiales ................................................................... 16

4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
5

Coincidencias en tipo de identificacin .................................. 16

Correo electrnico ya existe en el sistema ............................. 17
Cuando existe una solicitud de creacin pendiente ................. 18
Estudiante con informacin temporal en el sistema ................ 20
Documento ya existe en el sistema ...................................... 21
Identidad corresponde a otra persona................................... 22
Identidad no corresponde ................................................... 23

INGRESO AL PANEL DE CONTROL ................................................. 25

5.1

Seleccionar aplicacin............................................................ 25

CMO RECUPERAR LA CONTRASEA EN CASO DE OLVIDO? ........... 26

CMO RECUPERO MI USUARIO? .................................................. 28

7.1
7.2
7.3

Individuales ......................................................................... 29
Colegios .............................................................................. 30
Penitenciarios ....................................................................... 31

GLOSARIO
Trmino
PERFIL
MEN
DUE
AGRUPADOR
PERSONA NATURAL

Descripcin
Tambin llamado Rol
Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de instituciones educativas del
MEN
Institucin Educativa
Usuario de evaluacin que no es estudiante de
una institucin de educacin media.

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Introduccin

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin media

y a los estudiantes sobre el ingreso a la plataforma PRISMA teniendo las
nuevas funcionalidades del sistema.
Es responsabilidad de cada Usuario leer cuidadosamente el procedimiento y
verificar que las personas que harn parte de este tienen clara la siguiente
informacin.
Tenga presente que en el proceso de registro se har primero el recaudo y
luego la inscripcin; para ello, el Icfes ha cambiado su proceso de
inscripcin. Lea cuidadosamente la siguiente informacin de este manual:
1. La inscripcin a los exmenes que realiza el Icfes est compuesta por
cuatro etapas:
i)
ii)
iii)
iv)

Autenticacin
Pago
Inscripcin
Verificacin de la inscripcin

Los interesados deben autenticarse mediante la creacin de un

usuario nico con el que ingresarn al sistema a travs de un solo
panel de control. Este usuario nico ser solicitado para la consulta de
citacin y para la consulta de resultados.
2. Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la Institucin
Educativa debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento
de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
el Icfes durante la autenticacin le solicitar a cada persona
autorizacin para tratar los datos personales que suministre, los
cuales podrn ser entregados a terceros que otorguen estmulos e
incentivos a los estudiantes con mejores resultados y para procesos
de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe tener la
autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando
al Icfes para entregar sus datos a terceros para incentivos o
investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas
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con la convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser

responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos
en los que no haya autorizacin de los padres de familia o
representante legal de los menores, el estudiante debe informarlo en
la autenticacin y la Institucin deber enviar al Icfes antes del cierre
de las inscripciones, el listado de estudiantes que no autorizaron el
tratamiento de sus datos personales.
3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza e l
Icfes es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La
creacin de usuarios nicos para la autenticacin en la plataforma
de inscripcin del Icfes se hace a travs del correo electrnico y
busca garantizar la seguridad de la informacin y fac ilitarle a las
personas, a travs de un solo panel de control, el acceso a la
consulta de la citacin y de los resultados de todas las pruebas
que presenten, as como a los servicios asociados con las
pruebas.
4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de reportar
en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el
sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible
con el que debern autenticarse a partir de ese momento en
todas las transacciones que realicen con el Icfes: inscripcin,
comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta
del resultado.

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Cmo ingresar al Sistema?

Para tener acceso a los servicios de inscripcin, la Institucin Educativa debe

ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botn
PRISMA.

Si ya tiene usuario y contrasea registrada por favor ingrese por la

opcin INICIAR SESIN, si es un usuario nuevo por favor ingrese
por la opcin CREAR USUARIO.

2.1 Iniciar sesin

El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente informacin.
Usuario
Contrasea
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Tiene la opcin de ingresar con su usuario PRISMA o con su documento de

identidad, recuerde que este ltimo solo aplica para personas, no para
instituciones.
Si no recuerda su contrasea, la puede recuperar haciendo clic en el link
OLVID SU CONTRASEA? Ver numeral 6 Cmo recuperar la
contrasea en caso de olvido?

El sistema verifica los datos ingresados, y si no hay inconsistencias en la

informacin, este visualizar el panel de control.
Si su usuario se encuentra en estado inactivo por favor
comunquese con la Unidad de Atencin al Ciudadano para
recibir informacin sobre el proceso de activacin y cambio
de contrasea, a travs de la lnea gratuita nacional 018000
519535 y la lnea local 4841460.
Para acceder a los servicios del Icfes las instituciones de
educacin media deben estar debidamente REGISTRADAS en
el Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) y
tener actualizada la informacin de jornada, calendario,
rector, correo electrnico, direccin, municipio.

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Si usted es estudiante y va acceder por primera vez al panel

de control, es necesario que su Institucin Educativa lo haya
autorizado para presentar el examen de su inters, es decir,
que lo haya agregado a la lista de aspirantes, reportando su
nombre y su documento de identidad; en ese momento el
sistema genera una contrasea que ser entregada de
manera confidencial, la que adems deber tener en cuenta
en el momento de la autenticacin.

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Ingreso al Panel de control

En el panel de control y segn su usuario visualizar los mdulos a los que

tiene acceso. Para el proceso de registro, seleccione el mdulo que
corresponde a INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de

GESTIONAR INSCRIPCIN, ACTUALIZAR DATOSy AYUDA este ltimo
le permitir descargar el manual de usuario.

3.1 Usuarios con ms de un perfil

Un usuario puede tener varios perfiles
establecimiento, perfil de sede, entre otros).

en

el

sistema

(perfil

de

Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a

INSCRIPCIN. A continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los
que puede hacer transacciones.

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Si el usuario selecciona un perfil que tiene asociados varios agrupadores,

deber especificar con cul de ellos va a trabajar. Una vez que se carga el
men, el usuario puede seleccionar alguna de las opciones disponibles.

Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere

cambiar el rol del perfil con el que est trabajando lo puede hacer
por el desplegable que parece en la esquina superior derecha dando
clic en el enlace CAMBIAR ROL.

3.2 Seleccionar aplicacin

El sistema le desplegar las aplicaciones activas, usted deber seleccionar la
aplicacin sobre la cual realizar la inscripcin de sus estudiantes.

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4 Cmo crear su usuario personal?

4.1 Crear usuario

Este proceso corresponde a aquellos usuarios que no han ingresado al
sistema del Icfes
Para registrarse como usuario, debe ingresar por la opcin CREAR
USUARIO. El sistema le mostrar informacin con los trminos y
condiciones para la presentacin del examen. Lea los trminos y condiciones
detenidamente, en caso de estar de acuerdo, d clic en la opcin ACEPTO
los trminos de uso y las responsabilidades derivadas y de clic en
CONTINUAR.

El sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica para el registro de su

usuario, cuando haya terminado de continuar.
Tipo de documento
Nmero de documento
Primer nombre
Segundo nombres
Primer apellido
Segundo apellido

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El sistema realiza la bsqueda por documento en la base de datos del Icfes,

si no encuentra coincidencias debe diligenciar la siguiente informacin:
Ingrese su correo electrnico
El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado haga clic en Registrar Usuario.

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Registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud, para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.

E-mail de confirmacin de correo electrnico

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se
presenta el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

Recuerde que el sistema le remitir un link para la activacin

de su cuenta, este estar vigente durante las prximas 48
horas

El sistema le enviar a su correo las instrucciones para continuar el

proceso.
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Finalizar registro
Al confirmar la cuenta de correo electrnico, el sistema lo redireccionar a la
finalizacin del registro, donde deber diligenciar la siguiente informacin:
Fecha de expedicin del documento
Fecha de nacimiento
Telfono celular
Contrasea

Para la creacin de la contrasea recuerde que debe tener

una longitud mnima de 8 caracteres y debe contener
caracteres alternando maysculas y minsculas, caracteres
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especiales. Tenga en cuenta que solo se

siguientes caracteres especiales + , . @ & / ).

admiten

los

Al finalizar el registro, de clic en Registrar Usuario.

Confirmacin de finalizacin de registro
Al finalizar el registro el sistema le presentar el siguiente mensaje
informando que su cuenta ha sido creada exitosamente y recibir la
notificacin a su correo electrnico.

E-mail de confirmacin de creacin de cuenta

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se
presenta el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

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4.2 Casos especiales

4.2.1 Coincidencias en tipo de identificacin

Si hay coincidencias con el documento de identificacin se le mostrar la
siguiente pantalla:

Si es usted por favor de clic en CONFIRMO IDENTIDAD, de lo contrario

seleccione IDENTIDAD NO CORRESPONDE.
Cuando selecciona CONFIRMO IDENTIDAD el sistema le mostrar la
siguiente pantalla, donde deber completar la informacin solicitada y dar
clic en CONTINUAR.
Ingrese su correo electrnico
El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario

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Mensaje: registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud. Para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.

4.2.2 Correo electrnico ya existe en el sistema

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario.

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Mensaje: correo electrnico ya existe en el sistema

Al ingresar el correo electrnico, el sistema le notificar que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
contrasea la puede recuperar mediante la opcin Olvido su
contrasea.

4.2.3 Cuando existe una solicitud de creacin pendiente

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que hay
una solicitud activa, usted deber seleccionar la opcin Reenviar Correo
o Cancelar Solicitud.

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Cancelacin de solicitud de cuenta de usuario

Al seleccionar la opcin de Cancelar Solicitud, el sistema le
presentar el siguiente mensaje:

Reenvi de correo para confirmacin de cuenta

Al seleccionar la opcin Cancelar Solicitud, el sistema le presentar
el siguiente mensaje. El correo ha sido reenviado. Por favor consulte
tanto su bandeja de entrada como la carpeta SPAM, encontrar un
correo electrnico asociado donde recibir un link para confirmar su
cuenta.

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4.2.4 Estudiante con informacin temporal en el sistema

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que ya su
nmero de identidad se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: Cuenta con usuario registrado

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le
presentar el siguiente mensaje. Solicite su usuario y contrasea
temporal o revise su bandeja de entrada y encontrar un correo
electrnico asociado donde recibir un link para confirmar su cuenta
para completar el proceso de Inscripcin.

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4.2.5 Documento ya existe en el sistema

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: Documento ya existe en el sistema

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, el sistema le notificar que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
cuenta de usuario la puede recuperar mediante la opcin Olvido su
usuario.
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4.2.6 Identidad corresponde a otra persona

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: Documento corresponde a otra persona

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, le notificar que su nombre es
similar a uno de los registrados en nuestra base de datos, por favor
seleccione una de los resultados de la lista y contine el proceso.
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4.2.7 Identidad no corresponde

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: No se permiten ms acciones de registro de identidad

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, le notificar que no se permiten ms
acciones de identidad no corresponde debido a que se encuentra
registrados los permisos por el sistema.
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5 Ingreso al Panel de Control

En el panel de control se mostrarn los mdulos a los que tenga acceso su
usuario. Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a
INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de

INSCRIBIR EXAMEN, MODIFICACIONES, CONSULTAS y AYUDA ste
ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.

5.1 Seleccionar aplicacin

El sistema le desplegar las aplicaciones activas, seleccione la aplicacin a la
que se desea inscribir; si solo hay una aplicacin activa el sistema no le
solicitar seleccionarla.

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6 Cmo recuperar la contrasea en caso de

olvido?
Si ha olvidado la contrasea de su usuario, puede ingresar al vnculo
Olvid su contrasea?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, digite su usuario para

institucin o su correo electrnico si su usuario es personal y de ENVIAR.

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El sistema le enviar un correo

contrasea.

con un link para establecer su nueva

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Cmo recupero mi usuario?

Si ha olvidado su usuario, puede ingresar al vnculo Olvid su usuario?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, seleccione el perfil de

usuario PRISMA y de clic en ENVIAR.
Persona Natural
Colegio
Penitenciaria

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7.1 Individuales
En caso de ser un usuario PRISMA Persona Natural, diligencie el tipo de
documento, nmero de documento registrado en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.
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7.2 Colegios
En caso de ser un usuario PRISMA Colegio, diligencie el Nmero DANE sede,
seleccione la jornada registrada en el sistema PRISMA y el Captcha; y de clic
en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.

7.3 Penitenciarios
En caso de ser un usuario PRISMA Penitenciaria, Seleccione el Pas del
Centro de Reclusin, seleccione el departamento del Centro de
Reclusin, seleccione el municipio del Centro de Reclusin, seleccione
el nombre del Centro de Reclusin registrada en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.

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