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Capacitacin para

la EPSA Boliviana

No. 42

Almacenes

Autor: Egr. Freddy E. Guzmn Velsquez

Abril, 2003
La Paz - Bolivia

s i s t e m a

m o d u l a r

d e

c a p a c i t a c i n

Administracin
Financiera

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y giles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidacin especialmente de las pequeas y medianas
empresas de servicio en el pas. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitacin, el SAS quiere dar a conocer guas
prcticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestin de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mnimas que deberan
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reduccin de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es uno de los textos didcticos de la serie de mdulos de
capacitacin del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentacin representa una innovacin didctica en el sector saneamiento bsico
en el pas; todos los mdulos correspondern a un mismo concepto didctico y a un
estilo uniforme de diagramacin.
Deseamos que ste como todos los textos didcticos por publicar enriquezcan a
capacitandos y docentes, sea en la situacin del curso como en el estudio individual.

Ing. Ronny Vega Mrquez


Gerente General
ANESAPA

Lic. Michael Rosenauer


Coordinador del Programa de Agua
Potable y Alcantarillado Sanitario
en Pequeas y Medianas Ciudades
PROAPAC - GTZ

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

NDICE GENERAL
Pg.
PREFACIO

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

INTRODUCCION

1. ORGANIZACIN DE ALMACENES
1.1 Qu es un almacn?
1.2 La administracin de almacenes
1.3 Estructura organizativa
1.3.1 Estructura funcional micro
1.3.2 Estructura funcional macro
1.3.3 Organizacin de cargos
1.4 Relacin con otros sistemas operativos de la EPSA
1.4.1 Relaciones internas
1.4.2 Relaciones externas

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2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES

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3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE


3.1 Ubicacin geogrfica de los almacenes
3.2 Manejo de materiales en almacn
3.2.1 Organizacin del espacio
3.2.2 Medios y tcnicas de almacenaje
3.3 Movimientos de materiales

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4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE


ALMACENES
4.1 Control de almacenes
4.1.1 Formularios
4.1.2 Retiro de materiales del almacn
4.1.3 Ingreso de materiales
4.2 Recepcin de materiales
4.2.1 Recepcin de materiales de origen externo
4.2.2 Recepcin de materiales de origen interno
4.3 Almacenamiento y resguardo de materiales
4.4 Normas de almacenamiento
4.4.1 Rotacin de los materiales
4.4.2 Volumen y peso del material
4.4.3 Orden de entrada / salida
4.4.4 Similitud de materiales
4.4.5 Valor del material
4.5 Catalogacin de los materiales
4.6 Entrega de materiales y actualizacin del krdex

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5. GESTION DE EXISTENCIAS
5.1 Necesidad de stock de materiales
5.2 Una buena administracin de materiales
5.2.1 Niveles de stocks
5.2.2 Materiales justo a tiempo
5.3 Mtodos de previsin de materiales

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

5.3.1 Clasificacin de los mtodos de previsin


5.3.2 Las series temporales
5.3.3 Horizonte de proyeccin
5.4 Costo y niveles de almacenaje
5.4.1 Costos de almacenaje
5.4.2 Clculo de colchones de seguridad
5.5 Polticas bsicas en la administracin de almacenes en las EPSAs
5.5.1 Polticas organizativas
5.5.2 Polticas administrativas
5.5.3 Polticas de administracin de personal
6. CONTABILIZACION DE MATERIALES
6.1 Control e inventario de materiales
6.2 Procedimientos administrativos para el inventario
6.2.1 Instrucciones para el registro de informacin
6.2.2 Instrucciones para el cierre de las tarjetas de existencia
6.2.3 Consideraciones finales
ANEXO
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Anexo 5:
Anexo 6:
Anexo 7:
Anexo 8:
Anexo 9:
Anexo 10:
Anexo 11:
Anexo 12:
Anexo 13:
Anexo 14:
Anexo 15:

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Formato de Planificacin del Mdulo (FPM)


Normas legales y otras que rigen las actividades
administrativa-financieras de las EPSAs
Modelo de formulario de solicitud de compra de materiales
Modelo de formulario de ingreso de materiales a almacenes
Modelo de formulario para pedido de materiales
Modelo de vale de salida de materiales de almacn
Modelo de resumen diario de salidas de materiales de
almacenes
Modelo de tarjeta de existencias
Modelo de kardex valorado de existencia de materiales
Modelo de planilla de inventarios almacn central
Modelo de formulario de transferencia de materiales
Sistemas, tcnicas y medios de almacenamiento
Ejercicios de administracin de almacenes
a) Ejercicios
b) Soluciones
Glosario
Bibliografa

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS


ALC
ANESAPA
AP
Art.
cap.
CT
D.S.
EPSA
Fig.
FPM
FT
GTZ
L.A.
MVSB
O&M
prr.
P.R.
R.M.
RR.HH.
R.S.
SB
SAS
SISAB
VSB

Alcantarillado
Asociacin Nacional de empresas e Instituciones de Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado
Agua potable
artculo (de una norma legal)
captulo (del Texto Tcnico en el presente documento)
Comisin Tcnica
Decreto Supremo
Entidad Prestadora de Servicios de Agua y Alcantarillado Sanitario
(antiguamente EPS)
Figura
Formato de Planificacin de Mdulos
Fuerza de Tarea
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit mbH (Cooperacin
tcnica alemana)
Lote de abastecimiento
Ministerio de Vivienda y Servicios Bsicos
operacin y mantenimiento
prrafo (de una seccin del presente documento)
Punto de reposicin
Resolucin Ministerial
Recursos Humanos
Resolucin Secretarial
saneamiento bsico
Direccin de Servicios de Capacitacin y Asistencia Tcnica de ANESAPA
(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Bsico)
Superintendencia Sectorial de Saneamiento Bsico
Viceministerio de Servicios Bsicos
***

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

INTRODUCCION
Este texto est orientado a capacitar a los responsables administrativos de los
servicios de AP y ALC-S (EPSAs) con la finalidad de mejorar la capacidad
administrativa de las entidades prestadoras de servicios. El texto es adems una
herramienta de consulta que permite tener una clara concepcin de la Administracin
de Almacenes, los principios que se deben considerar para su ejecucin adecuada en
estas entidades empresariales.
En muchas empresas la Administracin de Almacenes ha sido relegada a un segundo
plano de importancia, lo que ha causado problemas en la operacionalidad de la
empresa (administracin, operacin, mantenimiento y obras), debido a mal manejo y
control de los materiales que requiere para el buen desempeo de su gestin.
El administrador de la empresa deber estar atento para propiciar el equilibrio sensato,
dotando a las reas finales y a las reas intermedias de una estructura mnima
necesaria, con el objetivo de que cada una cumpla adecuadamente las funciones
propuestas. En ese contexto la Administracin de Almacenes deber ser tecnificada,
adecuadamente capacitada y su responsable deber estar imbuido de la importancia
de su funcin y de su espacio en el mbito de las actividades que debe cumplir.
Los objetivos del texto son esencialmente: dotar a estas entidades empresariales de
servicios de AP y ALC-S, de un instrumento que contribuya a una adecuada
organizacin y administracin de los almacenes. Este manual es aplicable a todas
los tipos de EPSAs, pero cada cual debe adecuar los mtodos y procedimientos a las
caractersticas y condiciones de su empresa.
El texto estar dirigido principalmente a:

los directores, gerentes o administradores de las EPSAs pequeas

directores o gerentes de las diferentes reas funcionales de las EPSAs

jefes de departamentos de la EPSA,

los encargados y operarios de almacenes

y, en un segundo plano, a:

contadores, abogados y auditores

El perfil deseable del participante en este curso implica como formacin mnima
necesaria el bachillerato.
Los contenidos del presente mdulo estn estructurados de la siguiente manera:
En el cap. 1 revisa los conceptos bsicos de almacenes, sus generalidades, los
objetivos y funciones generales y los principios de su organizacin interna. El cap. 2
explica las relaciones que establece con otros sistemas y subsistemas dentro y fuera
de la EPSA y las normas y marco legal que sustenta este proceso. El cap. 3 aborda
los aspectos fsicos de la organizacin de los almacenes, la localizacin de
materiales, las tcnicas de almacenaje y el movimiento de materiales. Por su parte,
el cap. 4 se refiere a los procesos administrativos que se realizan en el almacn, los
procedimientos de control, normas de almacenamiento, ingreso, recepcin y salida,
el control de existencias y su catalogacin. El cap. 5 recoge los elementos
fundamentales relacionados con la gestin de existencias en el almacn, los niveles
de stock, los mtodos de previsin de materiales y las polticas relacionadas con la
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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

administracin de almacenes. Concluye el texto con el cap. 6 en el cual se abordan


los aspectos del inventario del almacn y los procedimientos para su realizacin.
Los anexos que acompaan este texto complementan la informacin necesaria para
ayudar a la mejor comprensin del tema y contiene los formularios principales para
ejecutar los movimientos de materiales del almacn. Finalmente el glosario y la
bibliografa sern tiles como instrumentos de orientacin terminolgica y
profundizacin durante toda la lectura y estudio del tema.
La definicin de contenidos de capacitacin y la elaboracin del presente mdulo, es
necesariamente un proceso dinmico; la prctica de la capacitacin y el trabajo en
las entidades permitirn que esta primera edicin pueda ser retroalimentada y
actualizada con esas experiencias y por los diferentes actores que intervienen con
algn grado de competencia dentro del sector. Invitamos entonces a todos los
usuarios del texto a hacernos llegar sus comentarios y observaciones al e-mail
sistema.modular@proapac.org.
No queremos terminar esta introduccin sin expresar nuestro agradecimiento a los
integrantes de la CT4 quienes han aportado las bases curriculares, el enfoque
sistmico del rea administrativa-financiera y la recopilacin de normas legales
pertinentes, al Dr. Ricardo Batista Moliner, lector del presente texto quien lo someti
a una profunda y amplia revisin, al Lic. Thomas M. Sonntag, Coordinador del
Sistema Modular, quien aport relevantes sugerencias, y finalmente a la Lic. Janett
Ferrel Daz por su prolija revisin de la edicin tcnica del documento.

Egr. Freddy Guzmn Velsquez


Autor
Fuerza de Tarea 4

SISTEMA MODULAR

Dr. Ricardo Batista Moliner


Lector

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

LA ADMINISTRACION DE ALMACENES
EN EPSAS

1.

ORGANIZACIN DE ALMACENES

1.1

Qu es un almacn?
(1)
Un almacn es un ambiente o local especfico en el
que se depositan objetos o materiales de cualquier especie
(materia prima, productos semiacabados y acabados; a granel o
en piezas), los cuales sern destinados al uso de una entidad
econmica o institucin social.
Concepto
(2)
El almacn de una empresa es por tanto la unidad fsica
encargada de recepcionar y conservar organizadamente
todo gnero de productos o materiales de la empresa, ya sean
insumos, herramientas, equipos, mercancas y otros que la
misma requiere para desempear sus actividades Ojo!: En algunas
especficas segn el tipo de entidad empresarial. Estos regiones, un almacn es
materiales son mantenidos en las condiciones en que nada ms (ni nada menos)
fueron recibidos, sin considerar contablemente su que la tienda de abarrotes
depreciacin, en forma ordenada y bajo riguroso a la vuelta de la esquina!
control fsico y financiero.

(3)

Los almacenes deben cumplir las siguientes condiciones:

a) En cada entidad se organizar el nmero necesario de


almacenes, en funcin del volumen, la cantidad y del
movimiento de materiales susceptibles de almacenamiento.
b) Si fuera necesario, la entidad crear sub-almacenes (ver
Fig. 6 ms adelante).
c) Los
almacenes
y
sub-almacenes
debern
estar
especialmente diseados y habilitados para facilitar el
ingreso y recepcin de materiales, procurar condiciones de
seguridad, armonizar la asignacin de espacios segn las
caractersticas de los mismos, simplificar sus operaciones,
facilitar la manipulacin y el transporte.
d) En funcin del volumen, complejidad y caractersticas
tcnicas de los materiales que se administra, un almacn
deber contar con personal operativo calificado.
(4)
Las empresas que nos interesan en el contexto del
presente Mdulo de Capacitacin, las EPSAs, tambin necesitan
almacenar; de principio bajo los mismos conceptos generales
vertidos arriba, pero con unas cuantas particularidades:

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La EPSA produce dos productos:


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Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

Materia prima

procesamiento

Agua natural cruda


Aguas servidas (AS)
crudas

Producto acabado
Agua potable (AP)
Aguas servidas (AS)
tratadas

Materiales almacenados
por la EPSA

Son susceptibles de almacenamiento el agua natural cruda,


el agua de lavado (producto semiacabado) y el AP. La EPSA no
suele almacenar AS, por ms que las retenga y estanque p.ej.
en lagunas de oxidacin, porque es solo para fines del proceso de
depuracin.
El almacenaje del producto acabado listo para distribucin, el AP,
se hace en reservorios o tanques que vienen a ser unos almacenes
sui generis, dada la naturaleza lquida del producto. Entonces
podemos diferenciar entre

almacenes que albergan los insumos, mayormente piezas,


para la produccin de las aguas y la prestacin de los
servicios de abastecimiento y recoleccin, y

almacenes de agua a granel, con una altsima


rotacin de stocks.

Estos ltimos no son objeto del presente texto.

1.2

Por mucho se diferencien de

la imagen que habitualmente


tenemos de un almacn, stos
tambin son almacenes.

La administracin de almacenes
(5)
Aparte de ser un ambiente o local fsico, el almacn
corresponde adems a una unidad operativa del rea
Administrativa Financiera de una empresa que pertenece al grupo
de los subsistemas de Gestin de Bienes y Servicios, subordinada
al gerente de esta rea y vinculado al resto de los subsistemas de
la misma, segn se ver ms adelante (ver Fig. 4).
(6)
La administracin de almacenes es la funcin
administrativa de la empresa que comprende actividades y
procedimientos
relativos
al
ingreso,
registro,
almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y
control de los bienes materiales de consumo en una entidad
pblica o privada.
(7)
La administracin de almacenes tiene por objetivo
general optimizar la:

disponibilidad de materiales de consumo e insumo,

el control de sus operaciones y

la minimizacin de los costos de almacenamiento.

Objetivos

(8)
La administracin de almacenes a travs de su gestin en
la empresa, tendr como objetivos especficos:
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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

a) reflejar con fidelidad los stocks fsicos en tiempo real


b) registrar y recopilar la informacin de los consumos, demanda
reducida y consumo estacional
c) apoyar las actividades de planeamiento de materiales.
(9)
El subsistema de Almacenes tiene como unidad central el
almacn y dentro de l se desarrolla todo el proceso de
administracin de almacenes. Sus funciones bsicas son:
recibir, mantener, almacenar, controlar y expedir
materiales.

Funciones

(10) La administracin de almacenes es el eslabn de unin


de los subsistemas de Gestin de Bienes y Servicios con los
usuarios internos de la empresa, en el abastecimiento
adecuado de materiales en las cantidades, tiempos y lugares
requeridos. Considerando que la funcin de suministro de
materiales representa una actividad de apoyo, un servicio
interno, y que la falta de atencin a las solicitudes de las
unidades usuarias podr provocar atrasos en la ejecucin de los
quehaceres de la empresa y hasta interrupciones en la
produccin y distribucin de sus productos y en la prestacin de
sus servicios, el sub-rea de Almacenes debe tener su propia
estructura funcionar eficazmente, dirigiendo su misin a los
clientes internos en el sentido de identificar y prever sus
necesidades.
(11) Los movimientos de materiales deben estar siempre
sustentados por documentos apropiados para posibilitar los
correspondientes registros contables, su control fsico y
financiero. Por tanto, la administracin de almacenes, tiene las
siguientes funciones especficas:
a) recibir y verificar cualitativa y cuantitativamente los materiales
(movimientos de entrada)
b) mantener adecuadamente la custodia de los materiales bajo
su responsabilidad; buscando mejorar y perfeccionar
constante de los mtodos y tcnicas de almacenamiento.
c) controlar la existencia fsica de los materiales,
confrontando peridicamente su existencia, con los registros
contables
d) atender las necesidades de los usuarios de manera adecuada
y oportuna (movimientos de salida)
e) efectuar oportunamente la transferencia fsica de materiales
a otros sub-almacenes, cuando corresponda
f) registrar de forma sistemtica los movimientos
(ocurrencias) de entrada, salida y transferencia de los
materiales, en fichas o en un sistema especfico; respaldado
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Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

siempre por documentacin administrativa pertinente y


apropiada.
(12) Un almacn debe tener un slo
responsable
de
su
administracin.
La
capacitacin, motivacin y concientizacin del
personal que actan en el subsistema de
almacenes deben ser permanentes, con el
propsito
de
mantener
un
constante
perfeccionamiento de los servicios prestados.

1.3

Lamentablemente, no siempre

se logra evitar que algn


personal crea que puede disponer
libremente de los algunos
materiales almacenados.

Estructura organizativa
(13) La estructura organizativa de los almacenes, dependiendo
de la magnitud de la empresa, tiene dos niveles:

uno micro que implica la definicin de sus actividades bsicas


de funcionamiento, y

otro macro que consiste en el establecimiento de actividades


de coordinacin y control adicionales.

1.3.1 Estructura funcional micro


(14) Cualquier sistema, independientemente de su complejidad;
necesita de una estructura organizacional interna
previamente definida, de tal manera que se puedan obtener los
mejores beneficios de su existencia y actuacin. La organizacin
de almacenes exige una estructura que establezca ntidamente
sus actividades operativas internas, independientemente del
nmero de personas que acte en el proceso. En un almacn
pequeo, una sola persona puede asumir todas las funciones a
realizar dentro del almacn.

Organizacin interna

(15) De un modo genrico, podemos desglosar las funciones


de los almacenes de la siguiente manera (Ver Fig. 1):

SISTEMA MODULAR

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

ALMACEN

ALMACENAJE

CONTABILIDAD
DE STOCK /
CONTROL

EXPEDICIN

RECEPCIN

APOYO
ADMINISTRATIVO

Fig. 1: Organizacin funcional micro del almacn


(16) El almacenaje es una sub-funcin esencial dentro del
almacn, bajo la cual se ejecutan las operaciones de manipuleo
de materiales dirigidas a mantener adecuadamente la custodia
de los materiales, bajo lineamientos tcnicos y buscando la
mejora y perfeccionamiento constante de los mtodos de
almacenamiento.
(17) El rea de almacenaje solamente efecta el
almacenamiento definitivo de los materiales, despus de la
verificacin de la Nota Remisin y certificado de recibo por el
rea de Recepcin / Expedicin, as como solamente separa
los materiales para envo al rea de Recepcin / Expedicin
despus de la emisin del documento por la unidad
solicitante.
(18) La contabilidad de stock / control es la subfuncin que permite registrar de forma sistemtica los
movimientos (ocurrencias de entrada y salida) de los
materiales, en fichas o en un sistema especfico,
respaldado siempre por documentacin legal y apropiada.

Es aqu, precisamente

donde se enlaza este


subsistema con el rea
contable del sistema
administrativo-financiero.

(19) El rea de contabilidad de stock controla y registra los


movimientos de materiales despus de la verificacin de
ingreso y salida efectuados por el rea de recepcin y
expedicin. Esta rea solamente emite la Nota de Transferencia
(ver Anexo 11), de aquellos materiales que han sido
transferidos del almacn central a un sub-almacn.
(20) La expedicin y recepcin de materiales consiste en
dos funciones opuestas que tienen relacin entre s:

una es el despacho de materiales para atender las


necesidades de los usuarios internos de manera adecuada y
oportuna

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SISTEMA MODULAR

Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

la otra la recepcin y verificacin cualitativa y cuantitativa


de materiales, de acuerdo a solicitudes de compra
original.

(21) El rea de expedicin solamente entrega el Cuidado! Este puede ser


material despus de verificar el stock disponible de un momento de errores o
oportunidad
para
acuerdo a la Solicitud de Materiales expedido por la una
unidad solicitante. Por su parte el rea de recepcin cometer violaciones en el
solamente recibe el material despus de verificar la manejo de materiales.
Nota de Remisin del proveedor con el Pedido de Compra,
emitida por el subsistema de Adquisiciones.
(22) El apoyo administrativo incluye el resto de las
operaciones del almacn, facilitando el control de la existencia
fsica de los materiales, confrontndolo peridicamente con los
registros contables. El rea de apoyo administrativo es la
encargada de realizar el archivo de los documentos de ingreso y
salida de materiales en forma ordenada, para fines de control
posterior.
(23) En el desarrollo de las actividades propias de almacenes,
es necesario establecer comunicaciones internas adecuadas
que faciliten los mecanismos de control y/o revisin; aspecto ste
que es necesario para impedir la actuacin arbitraria de cualquier
subsector. Todos los funcionarios que integran la unidad de
almacenes, en correspondencia con sus funciones especficas,
trabajan interrelacionadamente para permitir un funcionamiento
gil y fluido de todo el subsistema.

1.3.2 Estructura funcional macro


(24) La estructura ideal para el funcionamiento del
almacn, ser aquella que permita el flujo adecuado de
informacin entre las unidades que posean accin de decisin
y ejecucin; sobre todo que favorezca su operacin y
garantice la coordinacin entre los diferentes sistemas de la
empresa.
(25) Sobre todo en una empresa de gran tamao, la
administracin de almacenes debe estar debidamente
organizada, para llevar un adecuado control de sus
inventarios, ya que stos representan una parte importante
de las propiedades y bienes que posee la entidad. Una
posible organizacin general de los almacenes se ilustra en la
Fig. 2.

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Organizacin externa

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

ADMINISTRATIVO

LOGSTICA

ADMINISTRACIN
DE SUMINISTROS
CODIFICACIN Y
ESPECIFICACIN

PLANEAMIENTO DE
MATERIALES

INVENTARIO

ADMINISTRACIN
DE ALMACENES

ADMINISTRACIN
DE COMPRAS

ANLISIS
DISTRIBUCIN

ALMACN
CENTRAL

SUB ALMACN
REGIONAL
-A-

SUB ALMACN
REGIONAL
-B-

Fig. 2: Organizacin funcional macro del almacn


(26) La administracin de suministros expresa que el
almacn es el responsable de todos los bienes materiales
depositados en l. Por tanto deber ejercer todas las actividades
de conservacin, custodia, limpieza, organizacin, distribucin y
control de los materiales.
(27) La codificacin y especificacin es la funcin que
permite designar los grupos contables por agrupaciones
significativas de material, abrindose si es necesario grupos y
subgrupos de material con caractersticas similares, asignando un
cdigo a cada tem segn corresponda.
(28) El inventario es el proceso de control y registro
de existencias en el almacn, es decir el recuento de los
materiales en el lugar donde se encuentren
almacenados. Aunque se confiera la mayor exactitud y
correccin a las anotaciones contables, puede ocurrir que
los valores reflejados en los libros discrepen con el stock

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inventario: del latn


inventarium. Asiento de los
bienes
y dems cosas
pertenecientes
a
una
persona o comunidad, hecho
con orden y precisin.

SISTEMA MODULAR

Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

fsico del material. Con el objeto de evitar discrepancias, se


realizar un cotejo de los saldos contables y el inventario fsico.
(29) El planeamiento de materiales es una actividad que
constituye sin duda uno de los puntos ms complejos e
importantes de la administracin de almacenes, dado que realiza
un balance global de la disponibilidad de materiales de la
empresa y determina las necesidades para su adquisicin y que
posteriormente van a ser consumidos en un proceso de
produccin o funcionamiento, de acuerdo a un Plan Operativo
Anual, implementando un cronograma de compras.
(30) La administracin de compras o adquisiciones tiene su
origen en la necesidad de gestionar todas las adquisiciones de
materiales de la empresa, trabajos tales como la eleccin del
proveedor adecuado en funcin a las cotizaciones de precios,
calidad de los artculos, tiempo de entrega y transporte de los
productos, generando ordenes de compra con la oportunidad y
tiempos adecuados.
(31) La administracin de almacn es la recepcin y
almacenaje de los materiales, su control fsico, el registro,
su custodia y la obligacin de realizar recuentos fsicos
rotativos, como algunas de las responsabilidades que
recaen en el almacn.

Bueno, resulta obvio


que se trata de la funcin
central y decisiva que le da
sentido a esta actividad en
cualquier empresa.

(32) El anlisis de distribucin es la funcin que determina la


cantidad de materiales consumidos, la valoracin de las existencias,
la distancia de las unidades de produccin o funcionamiento que
requieran el material, sugiriendo en forma permanente la
transferencia de materiales del almacn central a sub-almacenes o
almacenes regionales, de tal manera que no se interrumpa el
proceso de funcionamiento y produccin de la empresa.
(33) Esta organizacin funcional macro no implica la
obligatoriedad de asignar responsables para cada sector dentro
de la estructura organizativa del almacn, tan slo tiene como
objetivo ayudar a planificar y delinear con nitidez las funciones
necesarias para un desempeo eficaz.

1.3.3 Organizacin de cargos


(34) Como ya hemos dicho, la administracin de almacenes a
travs de su gestin en la empresa, tendr como objetivo
bsico reflejar fielmente los stocks fsicos en tiempo real,
registrar y recopilar la informacin de los consumos, demanda
reprimida y consumo estacional, con el objetivo de apoyar las
actividades de planeamiento de materiales.

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

(35) Dependiendo orgnica y funcionalmente del rea


Administrativa Financiera de la EPSA, el Subsistema de Almacenes
contempla una relacin de autoridad vertical, es decir se
subordina a la mxima autoridad de esta rea. Para desarrollar la
gestin de este subsistema, se debe disponer de una Unidad de
Almacenes que cuenta con una estructura de cargos que le
permite cumplir sus objetivos. Un organigrama adecuado para
una empresa mediana se presenta como sigue: (Ver Fig. 3)

Estructura jerrquica

JEFE DE ALMACENES

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DE
ALMACENAJE

ENCARGADO DE
SUMINISTROS

ENCARGADO
BODEGAS

AYUDANTE
BODEGA

Fig. 3: Organigrama de una Unidad de Almacenes (ejemplo)


(36) La cantidad de empleados estar No como sucede en algunas
condicionada y ser directamente proporcional al empresas que tienen empleados en
volumen de servicios demandado al subsistema. almacenes dndose cabezazos, de
Siguiendo el anterior ejemplo, la distribucin tantos que son y tan poco que
de funciones por cargo podra ser la que se necesitan; en otras por el contrario
detalla a continuacin. Lo importante es que los no alcanzan los que tienen.
cargos y las respectivas funciones queden
claramente definidas y establecidas en el correspondiente
Manual de la empresa.
(37) El Jefe de Almacenes es la mxima autoridad de esta
Unidad, para lo cual se recomienda que posea un grado de
instruccin universitario o tcnico superior. Sus tareas
principales son:

El Jefe de almacn

a) asegurar que los almacenes sean administrados dentro de


las normas, con principio de economa y preservacin
de los materiales

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42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

b) garantizar que los movimientos de materiales sean


debidamente sustentados por documentos contables, segn
las normas de la empresa y normas legales en vigencia
c) coordinar y supervisar las actividades de recepcin,
almacenaje y distribucin de materiales de gasto e
inversin a las unidades internas de la empresa
d) coordinar los estudios de anlisis de los consumos y
tendencias de los stocks en el almacn central y en los
sub-almacenes
e) desarrollar estudios sobre almacenaje y de logstica de
distribucin, con miras a la optimizacin de recursos,
garantizando el abastecimiento de materiales demandados
por la empresa
f) analizar y establecer parmetros de abastecimiento,
definiendo punto de reposicin (P.R.) y lote de abastecimiento
(L.A.) en funcin de los consumos registrados y caractersticas
de los almacenes que sern abastecidos
g) ejecutar estudios de viabilidad de exclusin o
implantacin de nuevos sub-almacenes
h) administrar los contratos de provisin de
materiales entre la EPSA y terceros, en lo
referente a avance fsico / financiero, aplicacin de
clusulas, desempeo de los proveedores, etc.

Tampoco se trata de
hacer muchos estudios o
investigaciones sofisticadas
o superacadmicas, solo
ajustarse a la realidad y
necesidades de la empresa.

i) coordinar y supervisar los RR.HH. y materiales especficos


disponibles en el rea, segn el tipo de rea a la que
pertenecen.
(38) El Encargado de Almacenaje es el responsable
principal del almacenaje y distribucin de materiales dentro
del almacn. El grado de instruccin recomendable para este
cargo debe ser universitario o tcnico superior. Sus tareas
principales son:

Encargado de almacn

a) supervisar las actividades de ingreso de materiales,


almacenaje y distribucin de materiales
b) realizar visitas peridicas de inspeccin a los almacenes
centrales y operacionales para seguimiento de las
actividades, orientacin y divulgacin de los procedimientos
administrativos vigentes
c) coordinar los servicios de reciclaje de materiales morosos,
obsoletos y sin movimiento en los almacenes de la empresa,
optimizando y minimizando sus stocks
d) elaborar informes de los movimientos de materiales y
efectuar estudios de los consumos

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 17 de 148

Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

e) acompaar y aplicar los controles fsicos y financieros


de los almacenes
f) desarrollar estudios referentes a

los consumos promedio mensual (o en el semestre y ao)

parmetros
para
implantacin,
alteracin
o
mantenimiento de los puntos de reposicin (P.R.) y lote
de abastecimiento (L.A.)

la mejora en los controles internos, en la distribucin, en


el almacenaje y en layout de los stocks regulares de la
empresa

g) aportar criterios a la planificacin presupuestaria, a


partir de las necesidades histricas de materiales
demandados por la empresa, basados en los movimientos
registrados en los controles de los almacenes
h) coordinar las actividades inherentes a los registros
contables de todas las salidas y entradas de materiales
ocurridas en los almacenes.
(39) El Encargado de Suministros es el responsable de la
recepcin y despacho de materiales. Debe tener al menos un
grado de instruccin de tcnico superior. Sus tareas principales:

Encargado de suministros

a) actuar en el rea de recepcin de materiales, efectuando


la revisin cuantitativa y cualitativa
b) efectuar los controles fsicos y financieros de los
materiales existentes en los stocks.
c) elaborar los informes referentes a los movimientos
fsicos y financieros de los materiales en los almacenes
d) basados en el registro histrico de los movimientos y
consumos de los materiales en la empresa, hacer la
programacin de abastecimiento de los almacenes.
e) realizar investigaciones y anlisis de materiales
similares, excedentes o sin movimiento, con
miras a la optimizacin de los stocks de la
empresa
f)

Tampoco se tiene que


dedicar a hacer informes y
anlisis innecesarios, solo
debe
garantizar
que
la
empresa tenga los materiales
requeridos en tiempo y forma.

generar las transferencias de materiales


necesarias para la reposicin de los stocks de los
almacenes y depsitos subordinados en la cadena de
suministro

g) ejecutar los ajustes necesarios (inclusin-exclusin-alteracin)


en los parmetros de suministros de los almacenes, para
el correcto abastecimiento dentro del P.R. y L.A.

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SISTEMA MODULAR

Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

h) efectuar el levantamiento de la demanda de materiales


en la empresa para ser comprendidos en el proceso de
compra de acuerdo al POA y el Presupuesto.
(40) El Auxiliar Administrativo de almacenes est a
cargo del apoyo administrativo a la gestin del almacn. El
grado de formacin debe ser secundaria o tcnico medio. Sus
tareas principales son:
a) ejecutar los servicios generales de oficina comprendidos
como: archivos, clasificacin de documentos,
atencin telefnica y personal, servicios de transcripcin
y controles administrativos diversos
b) hacer el seguimiento contable de la recepcin,
almacenaje y expedicin de materiales, haciendo la
correspondiente revisin cualitativa y cuantitativa
c) efectuar las actividades de asientos contables de
entradas y salidas de materiales, as como la elaboracin
de los registros financieros de los almacenes, emisin y
revisin de documentos

Significa que este

personal debe tener


tambin una mnima
preparacin contable.

d) apoyar las actividades de almacenaje y control de los


materiales mantenidos en los stocks.
e) participar activamente en todas las dems actividades
administrativas del Subsistema de Almacenes.
(41) El Encargado Bodeguero es el responsable de
administrar la bodega. Su grado de formacin recomendable es
secundaria o tcnico medio. En conjunto con el equipo a su
cargo, las tareas principales de este funcionario son:

Encargado bodeguero

a) distribuir, orientar y ejecutar los servicios de carga,


descarga, almacenaje y control
b) coordinar y elaborar los servicios de orden, limpieza de
las
dependencias
del
almacn,
as
como
de
conservacin y mantenimiento de las piezas y
materiales de los stocks
c) auxiliar en la revisin de los materiales recibidos y
expedidos, en cuanto a cantidad, peso, medida, etc.
d) efectuar la recepcin y el despacho de materiales de la
bodega a su cargo, de acuerdo a solicitud de las diferentes
unidades de la empresa
e) otras actividades acordes con las necesidades del almacn.
(42) El Ayudante de Bodega apoya en las tareas habituales
de funcionamiento del almacn. Se recomienda un grado de
formacin de bachillerato o tcnico medio. Sus actividades
principales son:

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Ayudante de bodega

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

a) efectuar la carga y descarga de materiales en los almacenes


b) ayudar en los servicios de recepcin, separacin, conteo,
almacenaje y expedicin de materiales
c) ejecutar servicios de naturaleza manual, conservacin y
limpieza de las dependencias del almacn, as como el
mantenimiento de las piezas y de los materiales en
existencias
d) otras actividades acordes con las necesidades del almacn.

1.4

Relacin con otros sistemas operativos de la EPSA


(43) La administracin de almacenes es un Subsistema
operativo integrante del Sistema Administrativo-financiero que
tiene amplias relaciones con otros sistemas y
subsistemas de la empresa. Por su responsabilidad en la
conservacin de materiales necesarios para la gestin de toda
la entidad, alimenta con informacin relevante a la contabilidad
integrada, en funcin a los reportes de ingreso y consumo de
materiales y repuestos, para calcular los costos de los
materiales y suministros aplicados a los diversos programas y
proyectos del POA y del presupuesto.

Enfoque sistmico

(44) Una visin integral del rea Administrativa Financiera y la


ubicacin del Subsistema de Almacenes se presenta en la
siguiente Fig. 4. Para comprender bien todos los detalles
contenidos en la mencionada figura, cabe considerar los
siguientes comentarios:

La figura principal abarca todo lo que es el "Sistema


Administrativo-Financiero", el cual queda delimitado
por el correspondiente lmite exterior. Como se observa,
hay dos esferas ovaladas externas correspondientes al
"Subsistema
de
RR.HH."
y
al En el caso de Almacenes la
"Subsistema de Ventas" como parte del vinculacin con el Subsistema de
"Sistema Comercial"; ellas significan que el Ventas adquiere especial relevancia y
Sistema Administrativo-Financiero puede o exige una comunicacin muy directa.
no integrar las funciones mencionadas. Las
EPSAs pequeas y medianas normalmente no pueden tener
esas funciones organizativamente separadas; su grado de
diferenciacin organizacional no es tan fuerte.

El grfico muestra 2 anillos y 1 ncleo central, los cuales


representan 4 dimensiones del enfoque sistmico; la lectura
de afuera hacia adentro sera as: un solo sistema funcional
que incluye subsistemas funcionales que a su vez tienen
cada cual un componente operativo y otro contable; este
ltimo corresponde a un submdulo que, junto con otros

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Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

submdulos, finalmente conforma el "Mdulo de


Contabilidad Integrada" que es el ncleo de todo el sistema
y produce los Estados Financieros.

Los anillos estn segregados mediante lneas radiales en


sectores, distinguiendo as uno por uno los 3 grupos de
subsistemas, los 8 subsistemas y los 7 submdulos. Un
determinado subsistema abarca desde la lnea exterior de la
figura hasta su punto central. A la altura de los dos anillos,
un subsistema tiene un mismo color, pero en diferentes
tonos, para sealar la diferencia entre la dimensin
operativa no contable (tono oscuro) y la dimensin contable
como tal (tono claro).

Normalmente, a un subsistema operativo corresponde un


submdulo contable; con excepcin del grupo de
subsistemas "gestin de bienes y servicios", donde 3
subsistemas estn vinculados a solamente 2 submdulos. El
motivo de esta excepcin es que el subsistema de gestin
de bienes y servicios se refiere al proceso previo de
adquisicin, que luego de la recepcin, sern procesados
detalladamente en los mdulos de Activos Fijos o
Almacenes.

SISTEMA MODULAR

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

SUBSISTEMA
DE ADM. DE RR. HH.

SUBSISTEMA
VENTAS

SUBSISTEMA
DE
ALMACENES

DUL
O
DE
ACTIV
OS FIJ
OS

SUB
MO

SU
CO BSIS
N
T
DE TABI EMA
CO LIDA
ST
OS D

SUBSISTEMA
CONTABILIDAD
FINANCIERA

SUBSISTEMA

SUBMODULO
SUBMODULO
SUB
DE CONTABILIDAD MODULO
DE
DE COSTOS CONTABILIDAD TESORERIA
FINANCIERA

D U LO
SUBMO
DE
ESTO

SUBMOD
O
PROGRAMACIUL
ON
OPERATIVA

PRESUPUESTO

SUBMODULO
DE
ALMACENES

S
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O
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Fig. 4: Enfoque sistmico ideal del rea administrativa financiera en las EPSAs

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Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

1.4.1 Relaciones internas


(45) El Subsistema de Almacenes mantiene relaciones
operativas con los siguientes subsistemas del rea
Administrativa-financiera:

Con el Subsistema de Programacin de Operaciones


proporcionando estadsticas de disponibilidad y movimiento
de materiales para la ejecucin de programas y proyectos por
rea funcional a corto plazo. La relacin es de doble sentido
la programacin operativa aporta al Subsistema de
Almacenes informacin sobre sus demandas de bienes y
materiales para que se atiendan los requerimientos de
programas, proyectos y otras actividades, en trminos de
oportunidad, calidad y eficiencia.

Con los Subsistemas de Contabilidad, incluyendo la


Financiera, de Costos y la Contabilidad Integrada, al aportar
informacin relevante a la contabilidad, en funcin a los
reportes de ingreso y consumo de materiales, para calcular
los costos de los materiales y suministros aplicados a los
diversos programas y proyectos, as como informacin
peridica de los movimientos de materiales de entradas y
salidas, a travs de sus Movimientos Financieros de
Almacenes. A su vez la contabilidad entrega a Almacenes la
informacin de las cuentas contables para realizar las
comprobaciones correspondientes de los saldos en libros y
saldos fsicos.

Con el Subsistema de Presupuestos para prever la


asignacin de recursos en las diferentes partidas y dar
seguimiento de la ejecucin presupuestaria en
funcin a las metas previstas en la programacin Con estos subsistemas
de la empresa. El Subsistema de Presupuestos (contabilidad, presupuestos,
se
mantiene
acta entonces como un sistema de planificacin y tesorera)
bsicamente una relacin
control de recursos financieros para la adquisicin
basada en mecanismos
de artculos, materiales y bienes necesarios en la financiero-contables.
gestin de la empresa; los cuales sern en su
mayor parte, destinados a conservacin en almacenes con el
fin de ser posteriormente utilizados en la ejecucin de obras
y la reparacin de bienes de capital.

Una de las funciones del Subsistema de Tesorera es la de


facilitar la ejecucin el presupuesto, para lo cual requiere
informacin permanente proveniente de la administracin de
almacenes respecto de las operaciones que impliquen
erogacin de fondos para comprometer y definir las
condiciones de financiamiento requeridos, a fin de autorizar
el inicio y ejecucin del proceso de compra de materiales
teniendo en cuenta la calidad, oportunidad y competitividad

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Dentro del rea


administrativa-financiera

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Cap. 1. ORGANIZACIN DE ALMACENES

del precio del suministro, incluyendo los efectos de los


trminos de pago.

Con el Subsistema de Adquisicin de Bienes y


Servicios, con el que se definen los bienes materiales que
sern adquiridos para ser empleados de acuerdo con los
objetivos y actividades previstos en la programacin de
operaciones, identificando a los responsables del uso de los
mismos. Ello incluye la recepcin de los pedidos de compras
o convenios de abastecimiento que fueron formalizados con
terceros, en lo que se refiere a calidad, cantidad y plazos de
entrega de materiales.

Con el Subsistema de Activos Fijos para establecer los


mecanismos de mantenimiento y reparacin de los bienes,
donde necesariamente se utilizarn materiales tomando en
cuenta las necesidades de las unidades de
Mientras que con el
funcionamiento y proyectos.

(46) Con otros sistemas de la empresa establece las


siguientes relaciones:

resto de los sistemas y


subsistema y de la
empresa se mantienen
vnculos de intercambio
fsico de materiales.

con el Sistema de Operaciones Tcnicas, es decir


las unidades de produccin de agua y prestacin de los
servicios de distribucin y recoleccin, para asegurar el
efectivo cumplimiento de su actividad final, mediante el
suministro de materiales necesarios en cantidad, calidad,
tiempo y lugar oportuno, acorde a lo planificado en su plan
operativo

con el Sistema Comercial, entregndole materiales


necesarios para su funcionamiento, as como informacin
sobre el consumo de materiales.

1.4.2 Relaciones externas


(47) Adicionalmente, si la EPSA es pblica, Almacenes tiene una
estrecha relacin con el Sistema de Control Gubernamental
que es externo a la empresa pero interviene internamente sobre
procesos, registros y resultados, con carcter posterior a las
acciones. Ese Sistema ejerce una fiscalizacin peridica sobre la
administracin de almacenes, verificando la informacin,
procedimientos y registros que la misma efecta. El control
gubernamental, cualquiera sea su forma, busca con una actitud
positiva, retroalimentar al subsistema de Almacenes con
recomendaciones de auditoras internas y externas
encaminadas a mejorar su eficacia, eficiencia de gestin y
resultados.

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Fuera del rea


administrativa-financiera

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(48) En el desempeo de sus actividades, la administracin de


almacenes a travs de sus brazos operativos que son los
almacenes, se relaciona necesariamente con algunos organismos
externos. Estos organismos son:

!
?

los proveedores en lo que concierne a las entregas,


probables diferencias constatadas en el recibo; la
descarga, almacenaje y apilamientos previstos en los
instrumentos de contratacin; la programacin de
entregas parciales cuando conste en la clusula
contractual; las devoluciones de mercaderas, etc.

los rganos externos de inspeccin, cuando se


contrata la participacin de terceros para la
verificacin de la calidad de los materiales que fueron
adquiridos y estn siendo recibidos

las entidades de auditora externa, cuando se efecten


auditoras financieras de un determinado perodo, el
seguimiento a los sistemas de administracin de bienes y
servicios por auditores externos o por la Contralora General
de la Repblica, o auditoras tcnicas.

Las relaciones con los


proveedores representan
un aspecto clave para los
almacenes. Ello facilita la
llegada y recepcin de
suministros y la calidad
de los mismos.

1. El proceso de administracin de almacenes representa una actividad esencial de


la actividad econmica por cuanto, casi todas las empresas necesitan disponer
de locales destinados a almacenar mercancas y productos para su
funcionamiento. Las existencias en almacn representan un bien integrante del
patrimonio de la empresa, por lo que su control requiere una dedicacin especial.
2. Es imprescindible por tanto, que la creacin y organizacin de los almacenes
respondan a las necesidades de la empresa y su estructura permitan cumplir
cabalmente las funciones bsicas de almacenamiento y preservacin ptima de
los materiales que la empresa requiere o aquellos que resultan de la actividad de
cada entidad.
1. En su opinin cules son las razones, internas y externas, que hacen
necesaria la existencia de almacenes para una empresa?
2. Mencione los objetivos del almacenamiento de materiales.
3. Enumere las funciones bsicas que debe cumplir la administracin de
almacenes.
4. Explique como organizara usted la administracin de almacenes en una EPSA
pequea?

1. Revise la organizacin de almacenes de su empresa, analice la estructura macro


y micro; realice un anlisis critico de las mismas, sus deficiencias y proponga las
alternativas para mejorar su funcionamiento.

1. Una buena organizacin y adecuada dotacin de personal con la preparacin y


conciencia necesaria, es muchas veces determinante del funcionamiento de una
empresa, pues asegura la continuidad y calidad de la gestin. En la medida que
los almacenes estn bien suministrados, ordenados y su administracin es
eficiente la empresa puede desempearse mas plenamente y sus resultados son
ms exitosos.

SISTEMA MODULAR

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Cap. 2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES

2.

NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS


ALMACENES
(49) Existe un grupo de disposiciones legales que
regulan el Subsistema de Almacenes: la Ley 1178 de
Administracin y Control Gubernamentales (SAFCO)
promulgada el 20 de julio de 1990 junto con sus normas y
reglamentos. En el artculo 10 de esta Ley se establecen
los preceptos bsicos de este sistema, los cuales son
ampliados en forma detallada por las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS),
aprobadas por D.S. No. 25964 del 21 de octubre de 2000 y
complementadas por los D.S. No. 26144 y 26208 que
aprueban modificaciones a dichas normas bsicas,
constituyendo el marco legal fundamental de este
subsistema (ver Tabla 1).

Bases legales

(50) En la Tabla 1 se presentan adems otras normas


jurdicas que deben tenerse en cuenta para desarrollar
adecuadamente
el
proceso
de
administracin
de
1
almacenes.
(51) Cabe notar que las normas citadas son de aplicacin
en las EPSAs de acuerdo a la caracterstica de su
constitucin, ya sea pblica, privada o cooperativa. En ese
sentido, es necesario precisar que las normas emitidas sobre
la base de la Ley SAFCO son de aplicacin obligatoria en
las EPSAs pblicas; en cambio en las EPSAs privadas o
cooperativas estas normas pueden tomarse como
referencia para reforzar sus procesos en el Significa, en resumen, que
recomendamos con fuerza la
manejo de materiales, ya que estas EPSAs
aplicacin de la mayora de las
habitualmente, solo se rigen por principios y regulaciones y normativas
normas internacionales de control que son de establecidas
para
las
aceptacin y aplicacin a todo tipo de gestin de empresas pblicas, tambin en
las privadas o cooperativas.
almacenes.
(52) Como se nota en esta recopilacin, las
EPSAs pblicas estn mucho ms reglamentadas en sus
quehaceres administrativos y financieros, que las no
pblicas. Ello por un lado implica un mayor grado de
libertad para estas ltimas; sin embargo, en la prctica de
algunas de ellas se puede notar que la ausencia de
normatividad externa, no es suplida por una normatividad
interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su
administracin. As por ejemplo, es recomendable utilizar
las normas referentes a Almacenes, as como las del resto
1

El Anexo 2 repite los datos de la siguiente Tabla 1, pero en un contexto ms amplio


que da una visin completa de todas las normas legales de diferentes niveles que
intervienen en los quehaceres del rea 4 Administrativa-Financiera de las EPSAs.

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SISTEMA MODULAR

Mdulo No 42 Almacenes en EPSAs

de las que tienen que ver con los subsistemas del rea,
destinadas a empresas pblicas, tambin en las no pblicas.
(53) En percepcin de los autores de los mdulos del rea
4 Administrativa-Financiera, estas normas en general
permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de su
administracin, no pudindose notar contradicciones entre
una y otra norma que afecten su aplicabilidad prctica.
(54) El manejo de almacenes se rige tambin por normas
y reglamentos tcnicos que no sern explicadas en el
presente Mdulo. En este contexto se destacan las normas
relacionadas al manejo de sustancias peligrosas (bajo la Ley
1333 de Medio Ambiente) y a la seguridad industrial.

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 27 de 148

Cap. 2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES

12 X X X X X X X X X
20 X X

X X

21 X X

X X

22 X X

X X

26

X X X X X X X X

11

12

Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales


("SAFCO")
D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la
Funcin Pblica
R.S. 218040 Normas Bsicas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrado
D.S. 25964 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios
D.S. 26144 Complementacin de las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
D.S. 26208 Complementacin de las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
D.S. 26455 mbito de responsabilidades del uso y
administracin de informacin del SIGMA

13

20/07/90

Honorable Congreso Nacional

03/11/92

Poder Ejecutivo de la Nacin

29/07/97

Poder Ejecutivo de la Nacin

21/10/00

Poder Ejecutivo de la Nacin

06/04/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

07/06/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

19/12/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

17

X X X X X X X X X

16

(DD/MM/AA)

15

X X X X X X X X X

Entidad emisora

14

Nombre del instrumento normativo

Vigencia
desde

CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas

Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigedad )2

Obligatorio
en las
EPSAs

Subsistema / Mdulo
Afectado

Tabla 1: Normas legales y otras que rigen la administracin de almacenes en las EPSAs

Los instrumentos normativos estn ordenados por antigedad de vigencia.

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3. La integracin de cada subsistema dentro de una EPSA es vital para el buen


desempeo de esta entidad. La administracin de almacenes constituye un rea
clave dentro del sistema administrativo financiero y como tal es la que garantiza
la existencia y conservacin de materiales. Para ello debe cumplir estrictamente
un grupo de regulaciones y normas legales, especialmente las empresas
publicas.
4. En las relaciones con cada subsistema se debe enfatizar en que cada sistema o
subsistema interno de la empresa mantenga un enlace directo con los
almacenes que asegura el funcionamiento continuo de cada actividad.
Externamente la administracin de almacenes debe velar porque el flujo de
materiales requeridos se mantenga al da, estableciendo vnculos directos y
seguros con sus proveedores. Al mismo tiempo debe responder con eficiencia a
cualquier control externo, dando muestras de buen control y manejo de
materiales.
5. Explique las relaciones que establece la administracin de almacenes con el
resto de los subsistemas del rea Administrativa-financiera.
6. Estudie detenidamente la Fig. 4; y explique por qu los Subsistemas de
Almacenes, de Adquisicin de Bienes y Servicios y Activos Fijos comparten solo
dos submdulos de control contable.
7. En su opinin cmo deben ser las relaciones de los almacenes con los
proveedores de materiales. Cmo organizara Ud. el proceso de
almacenamiento atendiendo al tipo de proveedor?
8. Diga cules son las normas legales que regulan aspectos de los Subsistemas
de Gestin de Bienes y Servicios dentro de una EPSA?

2. Revise las normas legales que se presentan en la Tabla 1, y explique como


pueden ser de utilidad en las EPSAs privadas las regulaciones que son
obligatorias para las entidades pblicas..

2. Para un mejor desempeo y eficaz gestin de la administracin de almacenes


seria de gran utilidad tener a mano las regulaciones y normas legales
relacionadas con esta actividad. Obtenga una copia de las disposiciones y
documentos que se presentan en la Tabla 1; a fin de poder consultarlos en
cualquier momento que se requiera.

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

3.

ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE


(55) Un buen proceso de organizacin y administracin de
almacenes debe partir de una adecuada ubicacin y
construccin de los almacenes. Estas unidades deben tener las
condiciones de seguridad y proteccin que le permitan conservar
correctamente los materiales que contienen. (Ver Fig. 5)

Fig. 5: Un almacn de una EPSA con buena seguridad y proteccin3

3.1

Ubicacin geogrfica de los almacenes


(56) Si fuera necesario, una empresa crear sub-almacenes,
aparte del almacn central. Esto ser cuando ella opere de
forma descentralizada o cuando de otra manera haya una
separacin fsica de sus unidades o una alta rotacin de
materiales susceptibles de almacenamiento. En estos casos, cada
sub-almacn debe contar con su responsable de administracin y
funcionamiento, quien responder ante el jefe del almacn.
(57) En el caso de las EPSAs, su rea geogrfica
de operaciones puede ser bastante extensa
(muchos km2), sobre todo si las fuentes de agua
cruda y los puntos de descarga de AS se encuentran
lejos del asentamiento humano al que se provee los
servicios de distribucin y recoleccin. Entonces,
desde el punto de vista logstico, puede ser muy
3

Localizacin fsica

Significa que pueden


crearse varios sub-almacenes,
pero
solo
la
cantidad
imprescindible que resulten
costo-eficientes
para
las
necesidades de la empresa.

Fotografa tomada por el autor en un almacn de Sela, Oruro, 2001.

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indicado establecer varios sub-almacenes. La siguiente Fig. 6


muestra una distribucin posible de almacenes en una EPSA.
Planta de
tratamiento

Reservorio

Cuenca

B
A

Linea de
conduccin

Captacin

Lnea de
aduccin

Red de
distribucin

Leyenda

Red de
alcantarillado

Almacn central
Subalmacenes

Cuerpo
receptor

Planta
depuradora

Lnea de
descarga

Fig. 6: Ubicacin posible de almacenes en el rea operativa de una EPSA4

3.2

Manejo de materiales en almacn


(58) El almacenamiento de material se debe llevar a
cabo de acuerdo con determinados principios y reglas
bsicas, cuya aplicacin debe considerar no solamente
los aspectos internos y las peculiaridades de cada
almacn; sino tambin la naturaleza y el tipo de los
materiales cuyas caractersticas de tamao, peso, forma,
dimensin, uso, expirabilidad, etc. En muchos casos
exigen soluciones individuales de almacenaje.

Como
siempre,
existen reglas y normas
pero
tambin
hay
excepciones
y
cada
situacin
exige
una
solucin especfica.

(59) Estos requerimientos tcnicos condicionan el diseo de


las instalaciones de almacenamiento, con la finalidad de:

propiciar condiciones satisfactorias para la preservacin y


proteccin de los materiales de los daos consecuentes
de operaciones normales de movimientos y de influencias
del ambiente

Proteccin de materiales

Fuente: Diagrama elaborado por el autor.

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

racionalizar el trabajo de localizacin y el manejo de los


tems,

todo ello con un mnimo de esfuerzo y un mximo de economa.


Un buen diseo coadyuva entonces a

El buen diseo exige no solo

reducir las prdidas por quiebra

disminuir accidentes de trabajo (movimiento


de cargas pesadas)

reducir tiempos gastados en los movimientos y expedicin, y

optimizar el aprovechamiento
almacenamiento.

del

tcnica, tambin requiere arte para


encontrar la mejor alternativa.

rea

til

de

Un buen diseo tambin prever y facilitar posteriores


ampliaciones del almacn.

3.2.1 Organizacin del espacio


(60) Para asegurar el orden en el almacn, deben
estructurarse las denominadas unidades de almacenamiento.
Una unidad de almacenamiento es una determinada parte del
espacio disponible, techado o no, conformada por un conjunto de
sectores, equipados o no con estantes, enrejados u otros medios
de almacenaje (ver cap. 3.2.2). As, la distribucin interna de
material en el almacn debe estar orientada a

conseguir un ordenamiento compatible con el rea


disponible de almacenamiento

conseguir mejor aprovechamiento del espacio til de


almacenamiento, tanto en el sentido horizontal como y
principalmente en el sentido vertical

proveer la mayor concentracin posible de material, sin


perjuicio del orden y de la eficiencia del funcionamiento del
almacn

hacer la localizacin de material ms fcil y rpida

facilitar operaciones
inventario del material.

de

movimiento,

circulacin

Ordenamiento de
materiales

(61) En la ocupacin de estas unidades debemos tener en


consideracin, entre otros factores,

la ubicacin y conformacin de las vas de acceso

el lay-out del almacn, sus dimensiones (superficies de


almacenamiento, altura utilizable, reas de circulacin interna)

los equipos de manipuleo disponibles y la capacidad de


elevacin de stos

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las caractersticas fsicas de los materiales (tamao, peso etc.)

las frecuencias de rotacin del material almacenado.

(62) La localizacin no es ms que la direccin y


ubicacin del material dentro del almacn. Es
comn la utilizacin de cdigos alfanumricos que
indican el local exacto en donde se encuentra un
determinado tem. La forma de localizacin depende
del medio de almacenaje; estos pueden ser: estantes,
y patios.

En la prctica, solo es
necesario que el sistema de
ubicacin y localizacin de
materiales resulte eficaz y til.

sectores

(63) El almacenamiento en estantes de anaqueles es aquel


que permite ubicar los materiales en estantes divididos y
ordenados donde se colocan los mismos agrupados por
categoras y codificados lgicamente. Por ejemplo, se puede
adoptar el siguiente sistema de cdigos de localizacin:

Se identifican los anaqueles por nmero: P1 (Estante 1), P2


(Estante 2) y as sucesivamente.

Se atribuyen letras para las hileras horizontales y nmeros


para las hileras verticales, resultando casilleros con
identificacin inconfundible.

De esta forma, el cdigo de localizacin P1C4 indica que el


material se encuentra en el estante No. 1, hilera
horizontal C e hilera vertical 4 (Ver Fig. 7).
6

2
A
B

Formas de almacenaje

A
B

B
C

B
C

A
B

A
B

P1C4

Fig. 7: Sistema de organizacin de estantes de anaqueles en el almacn5

En el caso de estantes dobles, se utilizan nmeros pares de


un lado e impares del otro.

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo


Retamozo y Asoc. (1996).

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

(64) Otro ejemplo es la localizacin por sector de superficie.


Este tipo se utiliza cuando un material se deposita en el piso del
almacn que est dividido en sectores demarcados con
sealizacin en el suelo (lneas o placas indicativas), dndose al
material un nmero de lote (Ver Fig. 8).

A
B

L2

MATERIAL LOCALIZADO EN EL SECTOR C LOTE 2

Fig. 8: Sistema de localizacin de materiales por sector dentro del almacn6


(65) Una tercera forma de localizacin en patios, que viene
a ser una variante del tipo por sectores. Se ubica los materiales
utilizando un sistema de calles (R), cuadras (Q) y lotes (L). Las
letras pueden variar segn la entidad (ver Fig. 9).
CALLE A
CUADRA 3

L1

CUADRA 1

C
A
L
L
E

CALLE B

C
A
L
L
E

COD.LOC:
RD.Q3.L1
RE.Q3.L1
LOTES

L
O
T
E
S

L3
CALLE C
CUADRA 2

CODIGO DE LOCALIZACION RC.Q2.L3

Fig. 9: Sistema de localizacin de materiales en patios 7


6

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo


Retamozo y Asoc. (1996).
7
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo
Retamozo y Asoc. (1996).

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(66) Los anchos de las calles y cuadras deben ser


dimensionados de tal manera que permitan el acceso y utilizacin
de equipos de movimiento y elevacin de cargas. En caso de que
el material ocupe toda la extensin de la cuadra, se puede omitir
la identificacin de sta, bastando indicar calle y cuadra.

3.2.2 Medios y tcnicas de almacenaje


(67) El proceso de almacenamiento requiere utilizar diferentes
medios y la aplicacin de un grupo de mtodos y tcnicas que
faciliten este proceso. Entre los medios de almacenaje pueden
mencionarse las armazones, los estrados y los enrejados, as
como el uso de equipos para realizar el movimiento de materiales
dentro y entre almacenes; mientras que entre los mtodos
principales utilizados se encuentran el embalaje y el apilamiento.
(68) Como ya hemos dicho entre los medios o estructuras
de almacenaje con que se equipa las unidades bsicas de
almacenamiento, los de uso ms comn en las EPSAs son los
armazones, los estrados y los enrejados.
(69) Los armazones son estructuras slidas, fabricadas en
forma modular, generalmente de acero, desmontables y de forma
variable dependiendo del volumen del material que ser
almacenado. Uno de los materiales ms utilizados por las EPSAs
son los tubos de diferentes tipo y calibres. Ellos exigen un amplio
espacio de almacenaje o armazones con caractersticas especficas
segn las propiedades de la tubera. Un ejemplo del
almacenamiento de tuberas se aprecia en la foto de la (Fig. 12).

Armazones

Fig. 10: Almacenamiento de tuberas en un armazn especial8


8

Fuente: Fotografa tomada por el autor en un almacn de Sela, Oruro, 2001.

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

(70) Los estrados o paletas (pallets) son estructuras de


Estrados o paletas
madera sobre las cuales se colocan las mismas o diferentes
mercancas en cantidades grandes, de forma apilada y
patentada en una sola carga, a fin de facilitar su movimiento y
almacenamiento. Esta formacin de cargas unitarias sobre
estrados apropiados para el movimiento por equipos propios
del almacn (apiladoras, gras etc.), se conoce como
paletizacin. La paletizacin permite el apilamiento Una ventaja de este
mecanizado sin problemas donde las paletas sistema es la economa de
descansan cada una en un piso del armazn o anaquel tiempo y esfuerzo en el
del estante (de altura en altura).
proceso de manipulacin
de grandes cargas.

(71) Los estrados o paletas existen en diversos tipos


y dimensiones, y se diferencian por sus caractersticas de
empleo y principios de fabricacin. El tamao y la forma de
fabricacin de los estrados varan en funcin de la naturaleza
y peculiaridades de los materiales que sern almacenados y/o
movidos de las instalaciones existentes en el almacn, de la
capacidad de carga de las apiladoras, adems de otros
factores.

(72) El enrejado, otra estructura de almacenaje, es un


estrado con proteccin a los lados. Observa las mismas
caractersticas de uso de la paleta y el mismo principio de carga
unitaria. Adems, debido a que las paredes laterales evitan el
peso de la carga superior sobre la inferior, ofrece la ventaja del
apilamiento directo fcil y seguro, sin armazn o anaquel de
por medio, hasta alturas medianas. Sin embargo, los enrejados
tambin pueden ser almacenados en armazones de acero
preparados para recibir esas unidades de almacenamiento, de
la misma manera que los pallets.

Enrejados

(73) Los enrejados se utilizan para el almacenamiento de


materiales que, frente a la fragilidad de su embalaje y/o a la
irregularidad de su forma, no se adecuan al uso de estrados
para fines de apilamiento y/o de movimiento. Los tipos de
enrejados ms conocidos se presentan en el Anexo 12.
(74) Entre los mtodos mas conocidos de manipulacin y
conservacin de los materiales se conocen el embalaje y el
apilamiento. El embalaje es la forma en que agrupa y
empaquetan los materiales una vez producidos para ser
protegidos y manipulados durante todo su recorrido hasta el
destinatario, es decir desde la fbrica y sus almacenes a los
puntos intermedios de comercializacin y de ah hasta el
centro de almacenamiento principal de la EPSA, luego a los
Subalmacenes y finalmente hasta la obra especfica en que
sern usados. Entre estos mtodos de embalaje estn las
cajas, los fardos, los sacos, etc. Una explicacin mas detallada
de estos mtodos se presenta en el Anexo 12.
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Embalaje

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(75) El apilamiento es la forma en que se acumulan


ordenadamente los materiales para facilitar su almacenamiento
y conservacin, protegindolos de daos y evitando su
deterioro. En dependencia del tipo de material se utilizan
formas diversas de apilamiento, entre las que se pueden
sealar:

Apilamiento

a) El apilamiento de tubos de hierro puede ser efectuado de


las siguientes maneras:
Dado el uso frecuente, por
parte de las EPSAs, de tubos
sobre carriles de acero o vigas de madera,

pila cruzada y

pila piramidal (tubos con puntas).

b) El apilamiento de tubos de fibra de cemento


puede realizarse de dos maneras:

pila piramidal y

sobre listones.

de diferentes caractersticas y
dimensiones, es necesario
conocer los requerimientos de
almacenaje de cada uno de
estos materiales.

c) Debido a la fragilidad de los tubos cermicos, se debe


tomar cuidados especiales en el almacenamiento de estos
tubos y sus conexiones. Deben ser apilados haciendo
contacto con todo su cuerpo en superficies planas, de
forma piramidal, disponiendo cada capa con las bolsas
dirigidas al mismo lado, invirtindose la posicin en la capa
subsiguiente y as sucesivamente.
d) Los tubos de concreto pueden ser colocados
directamente en el suelo, calzando las extremidades de las
capas inferiores, apilando a lo mximo dos capas dispuestas
del mismo modo que los tubos cermicos.
e) El almacenamiento de tubos y piezas especiales de acero
requieren tambin cuidados especiales. Los tubos de acero
nunca pueden ser colocados directamente en el suelo, pues
as sufriran daos en el revestimiento externo.
Preferiblemente deben ser almacenados en una nica capa,
apoyados individualmente sobre sacos de arena.
(76) En caso que haya necesidad de apilarlos, para
aprovechamiento del espacio, la pila no podr exceder las dos
capas y el dimetro no deber exceder las 48. En este caso,
se tiene dos opciones de apilamiento:

una es la piramidal donde los tubos, tanto de la capa inferior


como de la superior, estarn apoyados en sacos de arena.

y la otra es la vertical sobre vigas, teniendo cuidado de


apoyar los tubos por las puntas, donde no hay
revestimiento, calzando las extremidades de las capas con

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

cuas de madera y manteniendo una de las partes de la


cruceta en el sentido vertical.
(77) Los tubos en general deben ser almacenados teniendo
cuidado que no se apoyen en objetos puntiagudos, para que
no se daen. Adems de los cuidados con el material en s,
tambin se debe evitar la retencin de agua en las
conexiones de los tubos, lo que puede propiciar la proliferacin
de insectos, algunos de ellos peligrosos por transmitir
enfermedades.
(78) El almacenamiento de otros materiales exige
condiciones y mtodos especficos de acuerdo al tipo de
material y los riesgos de deterioro o peligro de afectaciones a
las personas o la empresa. A continuacin exponemos algunos
ejemplos.

Mtodos para otros


materiales

(79) Los combustibles, lubricantes y pinturas son


sustancias peligrosas por ser inflamables. Por tanto se deben
mantener en locales apropiados, separadamente de otros
tipos de materiales. Tales locales deben tener las siguientes
caractersticas:

cobertura (techo) menos resistente que las


paredes y puertas, ya que en el caso de
explosin, su propagacin se dar hacia lo
alto, protegiendo el rea circundante y
manteniendo las llamas confinadas en un
ambiente restringido

El incumplimiento de estos

requisitos puede poner en


peligro el resto de los materiales
del almacn e incluso de otras
instalaciones, ante la ocurrencia
de accidentes.

ventilacin natural abundante a travs de


elementos despejados en la parte superior de las paredes

poseer repisas y estantes metlicos o en albailera

poseer equipos contra incendio (hidrantes, extintores).

(80) Para arena y piedra chancada se recomienda la


utilizacin
de
travesaos
o
paredes divisorias
dimensionados de acuerdo con las cantidades normalmente
mantenidas en stock que permitan el movimiento de palascargadoras. Tales instalaciones deben tener las paredes
reforzadas, de modo que soporten la presin ejercida por el
material en stock, as como ser construidas en superficies
planas.
(81) Para la madera se debe tomar bsicamente los
siguientes cuidados:

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Sobre todo las maderas secas debern ser almacenadas en


galpones cerrados u otros locales cubiertos; si esto no
fuera posible, debe ser protegida con lonas que no cubran
las columnas de apoyo.

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3.3

Las columnas de apoyo de una pila debern ser hechas en


concreto; puede ser otro material siempre que tenga la
debida resistencia a la compresin. Las columnas tendrn
sus topes nivelados entre s.

Las piezas con largos mayores debern ser colocadas


debajo de las menores, evitando que sus puntas queden sin
apoyo.

Es conveniente no almacenar piezas de maderas distintas,


en una misma pila.

Si es necesaria la ejecucin de un mayor nmero de pilas,


stas podrn ser colocadas en paralelo a una distancia
mnima de 1.20 m.

Movimientos de materiales
(82) Como ya se ha mencionado anteriormente, podemos
distinguir entre los siguientes tipos de movimientos de
materiales:

hacia el almacn = recepciones en el


contexto de

entradas (generalmente desde entidades


externas, pero tambin devoluciones de
unidades internas)

transferencias de otro almacn de la


empresa

Tipos de
movimientos

Fjese que este proceso es un

ciclo, en el que se conecta, el exterior


de la empresa con el sitio final del
material y una vez que se ha usado se
repone, por otro pasando siempre por
los mismos pasos

dentro del almacn = movimientos internos

horizontales

verticales

del almacn = despachos en el contexto de

salidas (generalmente hacia unidades internas, pero


tambin devoluciones a entidades externas)

transferencias a otro almacn de la empresa.

(83) Para hacernos una idea de cuan complejo en algunos


casos puede llegar a ser el historial de los movimientos de
material en una EPSA, veamos el ejemplo de los
micromedidores:

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

Dinmica
del micromedidor

Proveedor

Ubicacin fsica del micromedidor


Ambito interno de la EPSA
Basurero,
Sistema
Sistema Comercial o
compraAdm.-Fin.
Sistema de Operaciones Tcnicas
dor
Stock rotativo
Conexin
Taller /
Almacn
domiciliaria
Laboratorio = Subalmacn

Movimientos
posibles

Estado
operativo

nuevo
nuevo
instalado
vida til = dado de en opera0
alta
cin
antes de en manteentrada
nimiento
en operapreventivo
cin
o correctivo in situ
vida til =
0

en ensayo
o reparacin (=
mantenimiento
correctivo)
cambio de
piezas

usado
dado
de baja
sin y con
reparacin
(incl. micromedidores
"bastardos")
stand-by
para reinstalacin

Tabla 2: Movimientos posibles de micromedidores en el seno de la EPSA9


(84) Como se observa en la Tabla, en el caso de
micromedidores, el almacn es la instancia al interior de la
EPSA que menos interviene en el manejo de este material;
solamente lo puede recibir de (adquisicin) y despachar
(devolucin por reclamo) al proveedor, o despacharlo al taller
para el examen del lote adquirido, o despacharlo a una
conexin domiciliaria para primera instalacin (ver flechas
verdes). Esta baja frecuencia en comparacin con otras
unidades involucradas, se debe a la naturaleza del
micromedidor como aparato de precisin susceptible de uso
mltiple que requiere de instancias especializadas para su
manejo: el taller y el sub-almacn de micromedidores (stock
rotativo) donde se toman las decisiones acerca de su destino.
(85) Para efectuar movimientos mecanizados en un
almacn, la empresa puede recurrir a la siguiente maquinaria
(ver tambin Anexo 12):

Equipos para movimiento


de materiales

apiladoras motorizadas, montacargas o estibadoras de


horquilla (Ver Fig. 11)

Elaboracin propia en base a ROMERO / SONNTAG, Tabla 16

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Fig. 11: Apiladora10

carros hidrulicos, manuales o elctricos (Fig. 12)

camiones equipados con gra

gras especiales, etc.

Fig. 12: Carros hidrulicos11


(86) Un ejemplo habitual de movimiento de materiales en
las EPSAs es el traslado de tubos de cloro-gas para lo cual
deben utilizarse medios apropiados que faciliten su movimiento
y evitar daos o accidentes (ver Fig. 13).

10
11

Fuente: Jungheinrich Verbrennungsmotorische Stapler: http://www.jungheinrich.de/


Fuente: Jungheinrich Verbrennungsmotorische Stapler: http://www.jungheinrich.de/

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Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

Fig. 13: Movimiento de tanques de cloro gas con carros hidrulicos


(87) Debe recordarse en este caso que para realizar el
movimiento de un material de un almacn a otro es obligatorio
cumplir con el llenado del formulario de transferencia de materiales,
previa verificacin de la aprobacin de dicho movimiento.

?



5. El resultado exitoso del proceso de administracin de almacenes parte desde la


localizacin de los almacenes y sus caractersticas, pasa por la forma y los
medios de almacenamiento y culmina con la gestin y el control que se realiza
en los mismos.
6. Para alcanzar una buena administracin de estas dependencias de la empresa,
una vez decidido su ubicacin y funciones, es necesario contar con los medios que
faciliten su movimiento y asegurar su conservacin; para lo cual es necesario
aplicar los mtodos mas apropiados de almacenamiento, apilamiento y proteccin.
9. Para una buena ubicacin y gestin de almacenes solo se requiere de un local
bien amplio y suficientes estantes para colocar los materiales que necesita la
empresa. Esta de acuerdo con esa afirmacin? Discuta.
10. Mencione las formas de localizacin de materiales y diga ejemplos de materiales
que se almacenan en cada tipo.
11. Enumere las estructuras y medios de almacenamiento ms comunes. Discuta las
ventajas y desventajas de cada una de ellas, para su utilizacin en una EPSA.
12. Cules son las formas de apilamiento de materiales que Ud. conoce?. Cuales
de ellas son de mayor utilidad en una EPSA?
13. Qu importancia le concede Ud. al resguardo y proteccin adecuada de
materiales por el almacn?
14. Qu medidas tomara para asegurar una ptima conservacin de los materiales
requeridos para el buen funcionamiento de una EPSA?
3. Analice las caractersticas de su EPSA, u otra cualquiera; y prepare una
propuesta de la cantidad y ubicacin de almacenes o sub-almacenes que sean
necesarios para cumplir con efectividad y eficiencia su trabajo.
4. Presente adems cules serian los mtodos y medios de almacenamiento que
requerira.
3. Debe insistirse en una buena ubicacin de los almacenes y sub-almacenes que
permitan un manejo eficiente de los materiales y faciliten el movimiento rpido
hacia su lugar de destino. Un segundo aspecto bsico es garantizar medidas de
proteccin y seguridad que eviten perdidas innecesarias a la empresa.

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4.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD


DE ALMACENES
(88) Como norma general es importante realizar un control por
cada uno de los materiales; cada vez que tengan
movimientos de entrada y salidas. Para ello es recomendable
organizar un almacn de tal manera que cada movimiento este
respaldado por la documentacin pertinente.
(89) El control administrativo de almacenes, es un
procedimiento importante que permite conocer en forma
peridica el total de las existencias de materiales con los que
cuenta el almacn. Este proceso va dirigido a evaluar los
siguientes aspectos:

4.1

Entrada de materiales, su recepcin y registro. Se


elabora al recibir un pedido de compra de materiales
tomando como base la orden de compra y la nota de
remisin del proveedor.

Almacenaje y conservacin. El almacenamiento tiene por


objetivo facilitar la conservacin, manipulacin, salvaguarda y
entrega de los materiales que ingresan al almacn. Estas
operaciones se realizarn tomando en cuenta lo siguiente:
clasificacin de bienes, asignacin de espacios, disponibilidad
de instalaciones y medios auxiliares, conservacin y seguridad.

Entrega de materiales o destino final. La salida de un


material necesariamente debe estar respaldada por un
documento con autorizacin escrita por autoridad
competente o que el rea Administrativo El problema est en que el
financiera
establezca
previamente
como material llegue oportunamente a
suficiente, el mismo que permita determinar la su destino. Muchas veces eso
cantidad y condiciones del bien entregado, se complica por situaciones
identificar a su receptor, constatar la eventuales y emergencias que
exigen soluciones rpidas sin
conformidad de la entrega y conocer su destino.

Mximos y mnimos (existencias). Es necesario


que se establezcan niveles de stock de materiales mximos y
mnimos en funcin del movimiento de materiales, de tal
manera que no se perjudique el normal desarrollo de las
actividades de la empresa (ver cap. 5.1).

Procesos bsicos

violar los procedimientos.

Control de almacenes
(90) Los limitados recursos con que cuentan las diferentes
empresas plasmados en el presupuesto de ingresos y gastos,
exigen un minucioso control; no solo de las adquisiciones sino del
destino de los mismos y de los saldos existentes.

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

(91) Este control ingreso-salidasaldo; adquiere vital


importancia por el hecho de manejar recursos materiales que de
acuerdo a su magnitud, significan importantes recursos financieros;
los cuales reflejan en el activo circulante de la entidad.
(92) Evidentemente el segmento comprendido por la actividad de
almacenes y distribucin de materiales adems de la organizacin y
de las normas, necesita algunos elementos bsicos para su
funcionamiento, denominados instrumentos de apoyo. Ellos
son:

Relacin de empleados autorizados para el retiro de materiales.

Formularios

Catlogo de materiales.

4.1.1 Formularios
(93) Las actividades de suministro dentro de la empresa,
requieren para fines de informacin y control; diversos modelos
impresos que permitan y demuestren el registro de las entradas
y salidas de materiales, sus saldos, aplicaciones, destinos, etc.
(94) De acuerdo con la complejidad de la empresa y
la consecuente exigencia de mayor control; podr
aumentarse el nmero de formularios impresos en
uso, o reportes elaborados por un sistema
computarizado.

En ese caso debe


tenerse cuidado de no
complejizar y burocratizar
excesivamente el proceso.

(95) Sin embargo cualquiera que sea el tamao de la


organizacin; se debe establecer un nmero mnimo de
formularios, lo que implica la necesidad de contar con una
cantidad apropiada de formularios impresos o reportes,
adecuadamente estandarizados. Algunos de estos formularios
imprescindibles se especifican en los Anexos 3 al 11. Estos
formularios mnimos deben ser:

Solicitud de compra de materiales (Anexo 3)

Ingreso de materiales al almacn (Anexo 4)

Pedido de materiales (Anexo 5)

Vale de salida de materiales (Anexo 6)

Resumen diario de salida de materiales (Anexo 7)

Tarjeta de existencias (Anexo 8)

Tarjeta valorada (Anexo 9)

Planilla de inventario (Anexo 10)

Nota de transferencia de materiales (Anexo 11)

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Formularios bsicos

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(96) Como puede apreciarse los formularios de almacn se


emplean para respaldar y cumplir todas las actividades del
proceso de administracin de almacenes; es decir la compra, la
entrada-recepcin, el pedido, la salida, los movimientos o
transferencia; as como los controles fsicos o contable con los
formularios resumen de salidas, de existencia, el kardex valorado
y de inventario.

4.1.2 Retiro de materiales del almacn


(97) Un almacn podra ser comparado con una entidad
financiera; y como tal, los documentos para retiros exigen una
confrontacin con las firmas de los formularios. Un ejemplo de
listado de funcionarios con autorizacin para la extraccin de
materiales del almacn se presenta en la Tabla 3. Este listado
debe estar visible a la entrada del almacn.
Item

Cargo

Apellidos y nombres

Gerente General

Zubieta Gandarillas Fernando

10

Ger. Adm. Financ.

Belzu Garca Marcos

22

Ger. Tcnico

Flores Vsquez Egberto

35

Ger. Comercial

Veizaga Ismael Walter

60

Jefe Dpto. Adm.

Morales Perez Jaime

Salida de materiales

Firma autorizada

Tabla 3: Ejemplo de listado de personal con acceso al pedido de materiales en el


almacn
(98) Por tanto la unidad de almacenes deber poseer una ficha
de registro con la firma y datos bsicos de cada funcionario
facultado para aprobar los retiros de materiales; la que Ojo, se requiere tanto
debe ser confrontada con la firma que figura en el del que aprueba como
formulario Vale de salida de materiales.
del que lo recibe!
(99) Para un mejor control, eficacia del sistema y posible
verificacin de cualquier evento, tambin se hace necesario,
que el empleado responsable por el retiro efectivo de materiales
en el almacn; sea debidamente identificado con nombre,
nmero de material o tarjeta de identificacin; inclusive
certificando (firmando) la conformidad de la cantidad recibida.

4.1.3 Ingreso de materiales


(100) La recepcin de bienes de consumo ser realizada por
el Jefe de Almacenes, siempre y cuando se trate de compras
menores. En el caso de compras mayores o de materiales con
caractersticas tcnicas especiales se requerir la
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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

verificacin tcnica de un funcionario de la unidad solicitante o


de algn profesional especializado.
(101) Una vez que el material haya sido verificado, debe
ingresar al almacn de la empresa antes de ser entregado al
destinatario final.

Entrada de materiales

(102) El Jefe de Almacenes debe organizar el ingreso de


materiales al almacn en funcin al monto. Para ello seguir los
siguientes criterios:
a) Si es menor o igual a Bs. 60.000, recibir el material
comprado segn el detalle contenido en el documento "Nota
de adjudicacin" u "Orden de Compra" (para el caso de
compras menores, por invitacin directa), el formulario que
muestra la autorizacin para efectuar la compra y donde se
describe la cantidad, caractersticas tcnicas del o los
materiales adquiridos (ver Anexo 3).
b) Si es mayor a Bs. 60.000, convocar a la Comisin de
recepcin, que est integrada por el Jefe del rea
Administrativo-financiera, un representante tcnico de la
unidad solicitante y el Jefe de Almacn (para el caso de
Licitacin Pblica o Invitacin Pblica); para que, sobre la
base de las especificaciones detalladas en el pliego de
condiciones, se realice la recepcin de los materiales
adquiridos. Esta comisin realizar las pruebas, anlisis,
peritajes y otras que consideren pertinentes para el ingreso
de los materiales al almacn.
(103) El Jefe de Almacn o la Comisin de recepcin, en esta
etapa tienen la tarea especfica de verificar que los bienes
comprados sean los requeridos en cantidad, en propiedades
tcnicas, fsicas, funcionales o de volumen.
(104) Solamente si los bienes adquiridos cumplen con las
especificaciones detalladas en las notas; se deber permitir
el ingreso definitivo al almacn. Pero, si los bienes no Que debe hacerse
rpidamente para disponer
cumplen con las especificaciones, entonces se recibirn del material oportunamente.
provisionalmente estos materiales, hasta poner en orden
cualquier irregularidad, en un tiempo determinado por la comisin.
(105) Si el material est de acuerdo con las normas estipuladas,
se deber llenar el formulario de Ingreso de Materiales al
Almacn (Anexo 4); firmando solamente el Jefe de Almacn si
se trata de montos iguales o menores a 60.000 Bs. Si el monto es
mayor a esta cifra, firmarn el formulario los integrantes de la
Comisin de recepcin, incluido el Jefe de Almacn.
(106) Estas cuantas estn determinadas por las Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios, a partir de la gestin 2002. Decreto Supremo No.
25964 (ver Tabla 1).
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4.2

Recepcin de materiales
(107) Una vez que se verifican las condiciones de ingreso se
procede a realizar el proceso de recepcin de los materiales en
el almacn. El flujo general de recepcin de materiales se
presenta en la (Fig. 14)

FLUJO BASICO DE RECEPCION DE


MATERIALES
INICIO

RECIBE
GUIA DE
REMISION

EXISTE

CONSULTA
AREA DE
COMPRAS

ORDEN DE
COMPRA

TIENE

DEVUELVE
EL
MATERIAL

ORDEN DE
COMPRA

CONFRONTA
DATOS CON LA

FIN

ORDEN DE
COMPRA

N
EST
CORRECTO

ES
NEGOCIABLE

COMUNICA
AREA
PERTINENTE

RESOLVIO
?

?
S

AUTORIZA
DESEMBARQUE

VERIFICA
MATERIAL

EST
CORRECTO
?

CONSULTA
REA
PERTINENTE

ACEPTA EL
MATERIAL
Y EFECTUA
EL REGISTRO EN
LOS CONTROLES

AUTORIZA?

EFECTUA
EL REGISTRO
CONTABLE
ELABORA INFORME
PARA LAS AREAS
COMPETENTES

ESTOQUEA EL
MATERIAL

FIN

Fig. 14: Flujo bsico de recepcin de materiales

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

(108) De modo general los materiales recibidos en los almacenes


pueden tener dos orgenes: interno o externo. Los materiales de
origen externo pueden tener las siguientes procedencias:

Origen de materiales

a) De un proveedor; persona natural o representante legal


de una empresa que se dedica a la venta de materiales; por
ejemplo, Ferretera Los ngeles
b) Prstamo de terceros; en casos excepcionales la empresa
puede solicitar prstamo de materiales de otra empresa
similar o de un proveedor (en poca de iliquidez financiera)
con el fin de devolver los mismos despus de un periodo
determinado.
c) Donacin; materiales entregados por organismos
internacionales o agrupaciones sociales en caso de
desastres naturales, donde la empresa necesite de
colaboracin adicional.
d) Custodia provisional (material en juicio); materiales que
por diversas circunstancias no hayan cumplido
Por ejemplo medidores
con las caractersticas tcnicas del pedido original que no correspondan con
y estn contemplados en proceso de devolucin.
la capacidad solicitada.
e) Devolucin
por
reparacin
externa;
materiales que por consecuencia del inadecuado medio de
transporte necesite una reparacin externa, tomando en
cuenta que existe un nico proveedor.
f)

Recibo por devolucin de prstamo; materiales que


por fines de compromisos contrados con empresas
similares hayan cumplido con el periodo de prstamo y se
encuentren en etapa de devolucin. Ejemplo: prstamo de
100 m. de tubera, devolucin prevista en dos stocks, 60
metros en la primera partida y 40 metros en la segunda.

g) Prueba;
materiales
que
deben
ser
sometidos
necesariamente a un periodo de prueba antes de ser puestos
en funcionamiento, ejemplo: micromedidores.
(109) Los materiales de origen interno pueden tener las
siguientes procedencias:
a) Devolucin. La devolucin de materiales sucede
exclusivamente de una unidad interna a un almacn;
cualquiera que sea su origen o justificacin, solamente
sern recibidos para reincorporacin a los stocks, en criterio
de rutina, los materiales en perfectas condiciones de uso, y
que no hayan sufrido cualquier tipo de alteracin en su
caracterstica original, ejemplo: medicamentos dentro de la
fecha de expiracin.
b) Transferencia. La transferencia sucede exclusivamente
entre el almacn central y un subalmacenes. Su efecto
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contable da como resultado un crdito en el origen y un


dbito en el destino, ambos de igual valor, sin que haya
alteracin en la cuenta stock a nivel de empresa, es decir,
la transferencia no es ms que el movimiento de materiales
de stock de un local a otro, sustentada por documento. Su
finalidad principal es la de colocar los materiales lo ms
prximo posible de las reas de demanda.
c) Custodia provisional. En los casos excepcionales y
respaldado en un evento relevante, el almacn podr Sucede principalmente
efectuar la custodia provisional de cualquier material, con materiales de uso
frecuente: tuberas, uniones,
sin embargo deber estar respaldado con
medidores, etc.
documentacin del rea interesada, para que se
tenga el origen para el respectivo control fsico. En
ese caso, se resalta que la custodia jams deber ser de
carcter permanente o definitivo.

4.2.1 Recepcin de materiales de origen externo


(110) La operacin de recepcin, exceptuando los
materiales provenientes de donacin de terceros, materiales
que estaban en consignacin y devolucin de prstamos que
fueron efectuados a terceros; es casi exclusivamente
procedente de proveedores. Esta operacin se concreta con el
formulario Ingreso de Materiales al Almacn (ver Anexo 4)
(111) En este caso es imprescindible que el almacn est
informado sobre lo que va a recibir, a travs de la copia del
documento de adquisicin que podr ser una Solicitud de
Compra de Materiales o Pedido de Materiales (Anexos 3 y
5), de manera que tenga la informacin necesaria para el
previo planeamiento del almacenaje y correcta recepcin de las
mercaderas. Esta informacin debe ser referida a:

Materiales de origen
interno

a) Origen, de dnde proviene el material, material local o


importado
b) Especificacin, caractersticas tcnicas del material: color,
materia prima utilizada, marca, industria
c) Cantidad, cantidad determinada en la solicitud de compra u
orden de compra
d) Unidad de medida, kilo, pieza, metros, juego, etc.; de
acuerdo al catlogo de materiales o solicitud de compra
e) Precio, precio estipulado en la orden de compra o respaldos
de la transaccin contable
f)

Plazo de entrega, determinado en las cotizaciones de ley,


generalmente determinados por el proveedor

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

g) Condiciones generales, otras condiciones por ejemplo:


material puesto en nuestro almacn o recojo de la casa
comercial o proveedor
h) Cualquiera que sea el caso, los materiales debern ser
recibidos de los proveedores, siempre acompaados de su
respectivo documento, Gua de remisin u otro documento
que la entrega del material al almacn.
(112) Es de entera responsabilidad de los almacenes la
verificacin de la Gua de remisin, con la Orden de Compra o
Contrato de Suministro de Materiales.
(113) Cualquier discrepancia detectada en el acto de
recepcin, que no pueda ser resuelta en el propio almacn,
debe ser inmediatamente comunicada al rea pertinente
(compras, unidad solicitante, usuario) para que pueda negociar
la aceptacin o no de la mercanca.
(114) Despus de la verificacin e inspeccin del material
el responsable por el recibo; deber certificar al reverso
de la Gua de remisin, los siguientes datos:
a) fecha,

Este proceso debe


realizarse con agilidad y
precisin para evitar
retrasos de operaciones.

b) responsable por el recibo (nombre y cargo),


c) diferencia verificada entre lo enviado por el proveedor y lo
efectivamente recibido,
d) cantidad rechazada y devuelta.
Tales anotaciones debern ser obligatoriamente transcritas a
la copia del proveedor.
(115) En los casos en que el material est sujeto a inspeccin
tcnica, por cualquier entidad externa o interna; es necesario
que en el acto de la inspeccin sea expedido un documento
de conformidad, con el fin de efectuar la recepcin definitiva.
Tal inspeccin se podr realizar antes o despus de la entrega
de la mercanca.
(116) Despus de cumplidas las formalidades de la recepcin;
las Guas de remisin debern ser remitidas a la Seccin de
Adquisiciones y Contabilidad, para anotacin en los
controles de los pedidos, registros y distribucin de copias; y
los materiales, despus de la verificacin; sern remitidas al
rea de almacenaje.

4.2.2 Recepcin de materiales de origen interno


(117) La recepcin por el almacn, de materiales de origen
interno, puede suceder por devolucin de los usuarios internos,
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por transferencia de otro almacn o espordicamente y en


carcter muy especial, para custodia provisional.
(118) La operacin de transferencia sucede exclusivamente
entre almacenes. Su efecto contable da como resultado un crdito
en el origen y un dbito en el destino; ambos de igual valor, sin
que haya alteracin en la cuenta stock a nivel de empresa.

Materiales de origen
interno

(119) Es decir, la transferencia no es ms que el movimiento


de materiales de stock de un local a otro; sustentada por
documento, un formulario de transferencia (ver Anexo 11). Su
finalidad principal es la de colocar los materiales lo ms
prximo posible de las reas de demanda.
(120) Las transferencias deben ser generadas por un rea
especfica (sector de planeamiento o sector de
distribucin) basada en las necesidades o en los Hasta aqu se habla
stocks (consumo promedio, lote y punto de mucho de necesidades
de stocks; ya veremos
abastecimiento).
ms adelante por que

(121) El registro fsico-financiero en el almacn son importantes y como


receptor; debe corresponder exactamente al registro de se determinan.
origen. Si hubiera divergencia entre lo que consta en el
documento y el material efectivamente remitido, se proceder
de la siguiente manera:
a) En caso de que la cantidad recibida sea menor que la que
consta en el documento; se acepta la cantidad del
documento, anotando el suceso y transfiriendo
contablemente la diferencia; de manera que en el almacn
de origen va a haber una mayor cantidad de material.
b) En caso que la cantidad recibida sea mayor; de modo
similar, se acepta la cantidad que consta en el documento y
se devuelve el excedente al origen. En caso contrario se
debe efectuar la compensacin de existencias, transfiriendo
la diferencia al almacn receptor, de tal manera que este
almacn se quedar con un excedente y en el almacn de
origen constar una falta fsica.
c) En caso de que el material recibido sea otro diferente del
especificado en el documento de transferencia; se devuelve
la totalidad del material para que el almacn de origen
efecte el ajuste contable y realice la transferencia
correctamente.

4.3

Almacenamiento y resguardo de materiales


(122) Es a travs de la formulacin y de la aplicacin de reglas o
normas especficas de almacenamiento; que se realiza un
almacenamiento correcto.

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

(123) En estas formulaciones, debemos buscar soluciones


para minimizacin del esfuerzo individual, la optimizacin de las
operaciones internas; expresada a travs de un mejor
rendimiento operacional con costos mnimos, as como dar mayor
sentido de organizacin a los almacenes.
(124) El almacenamiento de material se debe llevar a
cabo de acuerdo con determinados principios y reglas
bsicas; cuya aplicacin debe considerar, no solamente
los aspectos internos y las peculiaridades de cada
almacn; sino tambin, la naturaleza y el tipo de
materiales cuyas caractersticas (tamao, peso, forma,
dimensin, uso, etc.); lo que exige, la mayor parte de las
soluciones individuales de almacenamiento.

Se refiere a exigencias
tcnicas y condiciones
particulares referidas al tipo
de almacn y materiales
que debe conservar.

veces,

(125) El conocimiento de estas reglas influye, igualmente, en


la determinacin de las instalaciones y de las unidades de
almacenamiento ms apropiadas para que el almacenamiento sea
adecuado. Ello tiene la finalidad, no slo de preservar los
materiales de los daos consecuentes de las operaciones
normales de movimientos, sino tambin de los arreglos fsicos, en
la localizacin y en el manejo ms racional de los materiales, con
un mnimo de esfuerzo y un mximo de economa.
(126) Las normas de almacenamiento, adems de contribuir a la
reduccin de costos, permiten:

reducir de las prdidas por quiebra,

disminuir los accidentes en el trabajo por brindar al elemento


humano en el movimiento de cargas pesadas,

menor tiempo gastado en los movimientos y expedicin, y

ampliar y mejorar el aprovechamiento del rea til de


almacenamiento.

Ventajas y desventajas

(127) En otro sentido; lo que procuramos a travs de la


aplicacin correcta de las normas de almacenamiento, es
aumentar la eficiencia del proceso; llevando al mximo su
rendimiento y al mnimo sus costos.

4.4

Normas de almacenamiento
(128) La aplicacin de las normas de almacenamiento est
influida por diferentes factores relacionados con las condiciones
que facilitan la organizacin y manejo de los materiales en el
almacn. Los criterios ms comunes y que influyen en la
determinacin de las reglas de almacenamiento, entre otros
que eventualmente podran ser aadidos, son:

rotacin de los materiales,

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volumen y peso,

orden de entrada / salida,

similitud, y

valor.

4.4.1 Rotacin de los materiales


(129) Los materiales mantenidos regularmente en stock de
almacn, para atender a las necesidades de las diversas reas
solicitantes de la empresa (produccin, mantenimiento, taller,
oficinas, etc.); presentan una determinada demanda que vara
de uno a otro; en funcin del mayor o menor requerimiento por
los usuarios. Este requerimiento es el que determina la
popularidad de un material con relacin a los dems.
(130) De esta manera, vamos a encontrar materiales que;
dentro de un conjunto mayor de materiales existentes en
los stocks; presentan movimiento constante y frecuente No quiere decir que
de salida. Estos presentan un consumo elevado, en se le da una vuelta al
contraposicin a otros, cuyo consumo es menor o tienen material o se rota
dentro del almacn.
menor frecuencia de salida; es decir, presentan demanda en
perodos ms espaciados de tiempo.
(131) Considerando el factor de mayor o menor movimiento de
salida de un material, debemos procurar; que aquellos de mayor
ndice de rotacin de stock, sean almacenarlos en locales
situados en las proximidades de las puertas o locales de salidas
(sectores de expedicin y embalaje) del almacn. Esta medida
tiene la finalidad de:

aportar mayor rendimiento operacional,

minimizar del nmero de viajes entre las reas de


almacenamiento y la de expedicin,

descongestionar el trnsito interno en el almacn,

mejorar el aprovechamiento de la mano de obra existente,


con menor desgaste fsico de los operadores, y

maximizar el tiempo utilizado en la expedicin del material.

Criterios de rotacin

(132) En general, las salidas de stock se repiten en mayor


nmero de veces que las entradas de estos materiales.
Mientras el material sale repetidas veces, dentro de
determinados perodos, la reposicin (entrada) no siempre
acontece dentro de ese mismo espacio de tiempo; ni en igual
nmero de veces que sale. Consecuentemente las entradas
tienen una menor frecuencia de movimiento con relacin a
las salidas.
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(133) Esta observacin se hace ms importante, cuando se


verifica normalmente, la tendencia en algunos almacenes de
concentrar en reas ms prximas al sector de recibo los
materiales cuya periodicidad de entrada es ms frecuente y
regular que la de otros.
(134) Las ventajas enumeradas se vuelven ms evidentes
mientras mayor sea el rea til de almacenamiento y ms
complejo sea el almacn; as como mayor sea el nmero de
movimientos diarios. En almacenes de pequeo tamao; que
presentan poco movimiento o baja rotacin; los beneficios
resultan menos significativos.

4.4.2 Volumen y peso del material


(135) Los materiales voluminosos y pesados, considerando
no slo volumen y peso unitario por material, sino tambin,
volumen y peso por unidad de carga (carga unitaria); deben ser
almacenados preferentemente, en las reas del almacn ms
prximas a la puerta de salida (reas de embarque).
De esta manera la distancia a recorrer sea menor que Adems de que se
necesitan equipos especiales
la de los materiales leves de ms fcil manejo.
para su movimiento. Vea mas

(136) Estos materiales y su la carga unificada deben adelante.


ser colocados sobre estrados para facilitar el uso de
equipo de manejo propio. Debemos procurar almacenarlos junto
a las vas de circulacin principales de manera que el acceso y el
movimiento sean fciles, con un mnimo costo operacional de
utilizacin de equipos y mano de obra y permitiendo que la
remocin hacia el rea de expedicin se procese sin mayores
esfuerzos y dificultades.
(137) Al proceder al almacenamiento de los materiales o de las
cargas unificadas pesadas; independientemente de los aspectos
de localizacin, acceso y movimiento; debemos asegurarnos si
el piso sobre el cual van a ser depositadas, posee capacidad
de carga o tasa de compresin suficiente para soportar el peso
de la carga.

Cargas pesadas

4.4.3 Orden de entrada / salida


(138) El criterio principal para organizar la entrada y salida de
materiales almacenados debe obedecer a un orden
cronolgico, en funcin de su poca de entrada, evitando
situaciones en que unidades almacenadas hace ms tiempo, sean
olvidadas o permanezcan por tiempo demasiado largo en sus
locales de almacenamiento, provocando la ocurrencia de
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oxidacin, deterioros, obsolescencia, prdida de determinadas


propiedades fsicas, endurecimiento, desecamiento y otras
prdidas posibles de verificarse con los materiales.
(139) Esta situacin ocurre con frecuencia en
almacenes que no disponen de rea suficiente para el
almacenamiento de los materiales. Por tanto; para
hacer economa de espacio se eliminan los corredores o
vas secundarias de acceso; quedando apenas una sola
va de entrada y salida.

Este es un problema
definitivamente evitable si
tenemos en cuenta lo que
hemos dicho hasta aqu en
cuanto a organizacin y
mtodos de almacenaje.

(140) As con el transcurso de los sucesivos movimientos; los


materiales de poco movimiento que se encuentran al final de la
fila permanecen indefinidamente y quedan obsoletos, debido a
que los espacios vacos dejados por la salida de las mercancas
depositadas por delante de ellos, son ocupados nuevamente por
otras de reciente adquisicin.
(141) Existen al menos dos criterios o variantes para
organizar la salida de materiales del almacn, de acuerdo con la
valoracin del costo de los mismos, una es la conocida como
primeros en entrar primeros en salir (PEPS) y la segunda es
ltimos en entrar primeros en salir (UEPS).

Primeros en entrarprimeros en salir

(142) La primera de estas variantes es conocida tambin por su


denominacin en ingls first-in first-out y consiste en valorar las
salidas de almacn utilizando el costo de los primeros artculos
ingresados o adquiridos, por esta razn las existencias finales
quedarn valoradas a los precios o costos ms recientes. Es
recomendable utilizar esta opcin cando los precios estn hacia la
baja o en pocas de deflacin.
(143) Por ejemplo si tenemos la siguiente situacin:

Existe un saldo inicial de 200 piezas de tubera a un costo de


Bs. 10, para un total de Bs. 2.000

Se compran 200 piezas de tubera a un costo de Bs. 9 para un


total de Bs. 1.800

El estado en almacn de las piezas de tubera es el siguiente:


Cantidad
(piezas)
Primer lote (saldo inicial)
200

Costo
(Bs.)
10

Importe total
(Bs.)
2.000

Segundo lote (compra)

200

1.800

Saldo

400

3.800

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

Debido a la solicitud para realizar determinada instalacin se


despachan o entregan 250 piezas de dicha tubera. El proceso de
salida sera el siguiente:
Cantidad
(piezas)
200

Costo
(Bs.)
10

Importe total
(Bs.)
2.000

Segundo lote

50

450

Total solicitado

250

2.450

Saldo

150

1.350

Primer lote

Como se aprecia la primera parte del contenido total del material


solicitado corresponde al del saldo inicial.
(144) La segunda variante es la que se aplica cuando la salida
de almacn se realiza a los precios de las ltimas entradas hasta
agotar las existencias cuya entrada es ms reciente, por esta
razn el inventario final de existencias quedar valuado a los
costos ms antiguos de entrada. Esta tcnica es recomendable
cuando los precios tienden constantemente a incrementarse por
efectos inflacionarios.
(145) Por ejemplo partimos de la siguiente situacin:

Existe un saldo inicial de 400 piezas tapones a un


costo de Bs. 5, para un total de Bs. 2.000

Se compran 600 piezas de tapones a un costo de Bs. 6


para un total de Bs. 3.600

ltimos en entrarprimeros en salir

En estos cuadros se
da una definicin de un
trmino, un ejemplo, una
complementacin clave,
un concepto adicional o
una informacin actual.

El estado en almacn de las piezas de tubera es el siguiente:


Cantidad
(piezas)
400

Costo
(Bs.)
5

Importe total
(Bs.)
2.000

Segundo lote (compra)

600

3.600

Saldo

1000

5.600

Primer lote (saldo inicial)

Para la ejecucin de cortes de servicio se despachan o entregan


800 tapones. El proceso de salida sera el siguiente:
Cantidad
(piezas)
600

Costo
(Bs.)
6

Importe total
(Bs.)
3.600

Primer lote

200

1.000

Total solicitado

800

4.600

Saldo

200

1.000

Segundo lote

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(146) Como se ve en este caso la primera parte del contenido


total del material solicitado, corresponde al de la ltima compra
efectuada, es decir el segundo lote es el que aporta la primera
salida para completar la cantidad solicitada.

4.4.4 Similitud de materiales


(147) Siempre que sea posible; los materiales deben ser
almacenados considerando su similitud con otros; lo que se logra
a travs del sistema de clasificacin de material (ver tambin
caps. 4.5 y 6.1).
(148) La concentracin de materiales portadores
de
caractersticas
fsicas,
aplicaciones
o
naturalezas semejantes en locales adyacentes;
facilita la localizacin, el abastecimiento y el
inventario.

Eso significa que todos los


materiales no son iguales, cada
uno requiere condiciones y formas
de almacenamiento y cuidado
especificas; por tanto es necesario
tenerlos clasificados a fin de
optimizar su manipulacin.

(149) Con relacin a este aspecto; si todos los


materiales de una determinada clase de material
estn situados en una misma rea o local de almacenamiento, el
inventario de stos; adems de demandar menos hombres/hora;
tendr un procesamiento ms rpido dada la economa de idas
y venidas, constantes de un local a otro.
(150) El riesgo de tener estos inconvenientes ser ms
notable, cuanto mayor sea el almacn, la cantidad y diversidad
de materiales de la misma clase, as como el nmero de locales
donde se encuentran almacenados.
(151) La prctica de esta norma determina el establecimiento o
utilizacin de locales fijos y preestablecidos para el
almacenamiento, que habitualmente se denominan bodegas.
Estas bodegas tienen caractersticas especiales de organizacin y
funcionamiento, en las cuales se almacenan materiales
agrupados por sus caractersticas similares en trminos de
fabricacin y uso. Por ejemplo se establecen bodegas de
herramientas, de papelera, de lubricantes, tuberas, etc.

4.4.5 Valor del material


(152) Este aspecto tiene en cuenta lo que representa
financieramente un material para la empresa, determinando el
valor del stock, lo que a su vez condiciona su forma de
almacenamiento.
(153) En el caso de materiales que presentan mayor peso por su
valor invertido en stock, y a fin de evitar o minimizar posibles

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

problemas que puedan acarrear perjuicios debidos a prdidas por


averas, extravos, corrosin, etc.; deben ser observadas las
siguientes reglas:
a) Acondicionamiento y preservacin conveniente para
proteccin contra daos durante el almacenamiento o manejo

Cuidados especiales

b) Localizacin en reas apropiadas, en las que no haya posibilidad


de desvos o hurtos de cantidades; principalmente de piezas
pequeas y de buen valor de reventa
c) Utilizacin de estrados para facilitar su remocin por
apilamiento, evitndose, al mismo tiempo; el contacto
directo del material con el suelo (afectados por la humedad)
y propiciando, adems, una mayor estabilidad al apilamiento
d) Acomodo en locales o reas de fcil acceso; de modo que la
remocin de los stocks se efecte con el mnimo manejo y
con el menor riesgo de avera.
(154) Estas reglas, aunque igualmente aplicables en trminos
generales a todos los materiales; deben ser Es decir a mayor
observadas con mayor nfasis, para aquellos de valor mayor cuidado y
mayor valor econmico, con el fin de minimizar daos proteccin.
que puedan ocurrir.

4.5

Catalogacin de los materiales


(155) Luego de que el encargado del almacn haya identificado
el material, deber codificarlo. La codificacin consiste en dar
al material un smbolo o cdigo, con el propsito de permitir dos
aspectos de importancia relacionados con el bien ingresado: su
clasificacin y su ubicacin.
(156) Adems de la localizacin; es necesario que los materiales
sean identificados por su nmero de cdigo. Los materiales
colocados en tabiques pueden ser identificados a travs de
etiquetas; fijadas en el estante. Por ejemplo repuestos y
papelera.

Codificacin

(157) La mayor parte de los materiales de patio pueden recibir el


nmero de cdigo en su propio cuerpo. Por ejemplo: material
de construccin, tuberas y accesorios.
(158) Los materiales a granel y los dems materiales localizados
en distintos sectores del almacn, pueden ser identificados por
tablillas, indicando de preferencia, el cdigo y el nombre del
material. Por ejemplo lubricantes y material de limpieza.
(159) Para disear la codificacin el Jefe de Almacn tomar en
cuenta la relacin lgica entre el smbolo y lo que representa el
material. Este aspecto se denomina principio de significacin.
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Por ejemplo en el caso de la papelera se identifican los distintos


tipos de papel con la letra P y un numero correlativo, las
herramientas con la letra H y su correspondiente numero
correlativo.
(160) Adicionalmente, para realizar la codificacin se tomarn
en cuenta los siguientes principios:

Amplitud. Estimar los lmites del universo o del total de


materiales susceptibles de codificacin. Significa dejar abierta
la posibilidad de aumentar los cdigos en la medida de las
necesidades por la cantidad y variedad de materiales.

Concisin o precisin. Emplear el menor nmero posible


de cifras o letras para designar cada material. Indica tambin
que el diseo del cdigo debe ser lo ms simple posible y de
fcil interpretacin.

Funcionalidad. Permitir la adaptacin del cdigo a las


necesidades operativas de la entidad, es decir que la
codificacin pueda ser aplicable en cualquiera de las reas
funcionales de la entidad, evitando la creacin de diferentes
sistemas de clasificacin.

(161) La catalogacin o codificacin podr realizarse de acuerdo


a los siguientes criterios:

Principios de codificacin

Criterios de codificacin

a) Segn la denominacin bsica de los materiales,


teniendo en cuenta la clasificacin por diferentes grupos:
tiles de oficina, papel de escritorio, materiales de vidrio,
material de construccin, etc. Por ejemplo:

Material de oficina: lpices, bolgrafos, engrapadoras,


perforadoras, diskettes y otros

Material de vidrio: vidrios planos, ceniceros, floreros,


adornos para uso de la empresa

Materiales de construccin: cemento, cal, yeso, tejas,


bloques de cemento y otros utilizados en edificaciones

Materiales elctricos: focos, cables, tubos fluorescentes,


lmparas, fusibles, pilas, interruptores, enchufes, etc.

Herramientas menores: alicates,


serruchos, picos, palas y otros

martillos,

Obviamente no son
los
nicos
grupos
posibles, todo depende
del tipo de almacn y de
sus materiales, y... del
sentido comn!.

tenazas,

(162) Segn
la
denominacin
del
clasificador
presupuestario, es decir de acuerdo con el objeto del gasto o
partida presupuestaria. Por ejemplo:

31000 Productos alimenticios y de madera

32000 Minerales

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42-Almacenes-V1

Cdigos

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

33000 Textiles y vestuarios

34000 Material de escritorio y papelera

35000 Productos de cuero y caucho

36000 Productos qumicos y lubricantes

37000 Productos metlicos y plsticos

(163) Por ejemplo, considerando el criterio del clasificador


presupuestario antes mencionado; el cdigo para las hojas papel
bond tamao carta sera:
04 - 01 - 0016
Donde:
04 es el Grupo:

Material de escritorio y
papelera

01 es el Subgrupo:

Papel de Escritorio

0016 es el Nmero correlativo:

Numero para identificar a


las hojas de papel bond
tamao carta

(164) El proceso de catalogacin de materiales debe


consolidarse en la elaboracin del catlogo de materiales. El
catalogo de materiales es el instrumento que presenta de
forma ordenada los materiales estandarizados para su uso en la
empresa de acuerdo a una codificacin determinada.

Catlogo

(165) La codificacin de los materiales permite la rpida y


exacta identificacin de los artculos por parte de todas las
unidades internas de la organizacin; facilitando el planeamiento,
gestin de compras, control de los stocks; as como su
almacenaje y distribucin.
(166) La
especificacin
establece
las
caractersticas
mnimas,
normas
tecnolgicas,
dimensin, constitucin del material; as como otras
anotaciones particulares, como: embalaje, lugar de
aplicacin, unidades especializadas que lo utilizan,
etc.

Este es un aspecto que en


ocasiones no se completa
correctamente y puede provocar
confusin en relacin con el uso
adecuado del mismo

(167) El sistema de administracin de materiales acta


bsicamente en el abastecimiento de materiales para
diversos destinos y aplicaciones. Adems de una forma de
control y catalogacin; se hace necesaria una definicin ms
general, con el objetivo de uniformar los conceptos y la
comunicacin interna. Un ejemplo parcial de catlogo de
materiales se presenta en la Tabla 4.

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

GRUPO

CODIGO
SUB GRUPO

ITEM

04

01

0001

Papel bond tamao carta de 65 gramos

04

01

0002

Papel bond tamao oficio de 65 gramos

04

01

0003

Papel bond con membrete tamao carta

04

01

0004

Papel bond con membrete tamao oficio

04

01

0005

Papel bond tamao carta de 75 gramos

04

01

0006

Papel bond tamao oficio de 75 gramos

04

01

0007

Papel sbana tamao carta

04

01

0008

Papel sbana tamao oficio

04

01

0009

Papel sbana tamao pliego

04

01

0010

Papel carbnico tamao carta

04

02

0001

Sobres tamao oficio

04

02

0002

Sobres tamao corriente

04

02

0003

Sobres manila tamao carta

04

02

0004

Sobres manila tamao oficio

04

02

0005

Sobres azules para cotizaciones

DESCRIPCIN

Tabla 4: Ejemplo parcial de un catlogo de almacn

4.6

Entrega de materiales y actualizacin del krdex


(168) El rea de expedicin o distribucin de material ha sido
un punto de significativa vulnerabilidad en los almacenes,
exigiendo una constante supervisin y la dotacin de tcnicos
entrenados y con perfil adecuado.
(169) Bsicamente, los servicios de un rea de expedicin de
materiales en un almacn, tienen origen en la salida al
destinatario final o transferencia de materiales hacia otros
almacenes. Este proceso se realiza mediante los formularios
Vale de Salida de Materiales del Almacn, Pedido de
Materiales o Nota de Transferencia (ver Anexos 5, 6 y
11).

Salida del material

(170) En un almacn de mediano o gran tamao, se


acostumbra adoptar el criterio de evitar que un mismo
empleado ejecute las dos fases bsicas, es decir, quien
separa no es el mismo que verifica y expide. Por ejemplo en
el manejo de la papelera quien prepara lotes o paquetes de
1000 hojas, no debe ser el que verifica y entrega la cantidad
requerida al destinatario final.
(171) En la actividad de expedicin y separacin de materiales;
es necesario que los empleados responsables tengan un
conocimiento bsico de los materiales que manejan, con el fin
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Pg. 61 de 148

Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

de evitar posibles cambios y errores que pueden perjudicar


alguna operacin de la empresa.
(172) En este momento se hace imprescindible que los
materiales
almacenados
estn
adecuadamente
codificados y con la correcta localizacin; siendo la
etiqueta de identificacin del material de fundamental
importancia.
(173) Cuando se trata de material en stock en rea
cubierta, la etiqueta engomada es perfectamente adecuada.
Sin embargo, cuando se trata de materiales almacenados en
el patio; al aire libre, se utiliza una placa metlica de
identificacin o pintado del cdigo en una de las piezas del
lote.
(174) Por su importancia para el funcionamiento de una
empresa la salida de materiales de un almacn debe ser
cuidadosamente organizada.
(175) Un tipo especial de salida de material lo Tambin: requisicin:
constituye la requisicin de material. Este proceso recuento y embargo de bienes
consiste en el movimiento de un material de los para el servicio en tiempo de
guerra (militar); o acto judicial
stocks de un almacn hacia una unidad usuaria. Se por el que se intima que se
refiere particularmente a materiales especficos de haga algo (derecho)
uso exclusivo para determinada actividad; como por
ejemplo tubera para una instalacin de AP y no para un
laboratorio de anlisis qumico.
(176) Este proceso seala la pertinencia y autorizacin
de un rea funcional para solicitar determinado tipo de
material de acuerdo a su actividad especfica. Debe ser
respaldado por un formulario Vale de Salida de Materiales de
Almacn o Pedido de Materiales; debidamente llenado y
aprobado (ver Anexos 5 y 6).

Autorizacin

(177) El nivel de aprobacin debe ser previamente definido y


divulgado, pudiendo existir nivel de aprobacin por tipo de
material o de aplicacin.
(178) Desde el punto de vista contable, la atencin de la
solicitud genera un crdito al almacn y un dbito a la unidad
usuaria, relativo a una cuenta de gastos o de inversin,
clasificada contablemente en el momento del consumo.
(179) El formulario de Vale de Salida de Materiales de
Almacn debe contener bsicamente los siguientes datos:

Nmero tipogrficamente impreso

Fecha de aprobacin

Identificacin de la unidad solicitante

Aplicacin (Centro de costo o clasificacin contable)

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Cdigo del material

Unidad de medida

Especificacin del material (descripcin tcnica del material)

Cantidad solicitada

Aprobacin (Nombre y firma)

(180) Un ejemplo de Vale de Salida de Materiales de Almacn se


presenta en el Anexo 6.
(181) El proceso de entrega de materiales sigue varios pasos
(ver Fig. 15)

Pasos de entrega

a) Recepcin del Vale de Salida de materiales (ver Anexo 6)


b) Verificacin del documento. Comprobar que el vale se
encuentra correctamente llenado y con las firmas
autorizadas. Si no est bien llenado comunica al usuario y
devolver el documento.
c) Consultar el stock de materiales. Para comprobar la
pertinencia y existencia del material solicitado a fin de
atender el pedido.
d) Separar el material, verificando cantidad y caractersticas
tcnicas para su entrega al usuario.
e) El usuario retira el material y firma el documento de
recepcin.
f)

El almacn efecta el descargo de salida, archiva el vale


de entrega y enva copia a contabilidad.

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Si est tan clara la


secuencia de pasos, por
qu
ocurren
tantos
problemas
con
este
proceso!.

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Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES

FLUJO BASICO DE ATENCION POR LA SOLICITUD DE


MATERIALES
(ALMACEN)
inicio
recibe
documento

verifica

est
correcto
?

consulta
usuario

correcto
?

devuelve
documento

fin

consulta
stock
n

atiende
saldo
?

mantiene
documento
pendiente

lleg
material
?

atiende
documento

separa
material

verifica
material

usuario
retira
?

programar
transporte

cargar
mercaderas

entrega
material

obtiene
firma de
recepcin

distribuye
copias

fin

Fig. 15: Flujo bsico de entrega de materiales

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

?



7. Como todo proceso operativo la administracin de almacenes requiere de la


definicin de un grupo de actividades y procedimientos, ordenados y precisos
para cumplir cabalmente con su funcin. Como es de suponer una unidad de
almacenes debe recibir almacenar, controlar y entregar materiales para el
desempeo de la empresa.
8. La funcin de almacenamiento implica el cumplimiento de normas de control de
materiales, para lo cual se emplean formularios especficos, acordes al tipo de
movimiento que se ejecuta. Al mismo tiempo los formularios utilizados por el
almacn permiten tener un registro permanente de todo lo existente en el mismo,
a fin de facilitar el control fsico y contable.
9. Es cierto que no existen formularios nicos y universales para todo tipo de
empresa, pero si se recomienda que estos tengan el mnimo de datos
imprescindibles para garantiza un buen control fsico y contable.
15. Cules son los orgenes que puede tener los materiales que ingresan a un
almacn?. Ponga tres ejemplos de cada uno de esos orgenes.
16. Diga cules son los instrumentos de apoyo imprescindibles para un buen control
de almacn?
17. Diga los criterios que determinan las normas de almacenamiento de materiales y
explique cada uno de ellos.
18. Explique los principales mecanismos de entrada y salida de materiales del
almacn que usted conoce y explique los criterios que sustentan la aplicacin
cada uno.
19. Mencione las reglas a considerar para garantizar un optimo almacenamiento de
materiales con alto valor econmico en una empresa. A qu materiales dentro
de una EPSA, Ud. aplicara estas reglas?.
20. Enumere los pasos que debe seguir el proceso de entrega de materiales de un
almacn.
21. Cmo se clasifican los materiales de acuerdo al criterio de planificacin? Ponga
ejemplos de cada uno de ellos.
5. Seleccione tres tipos de materiales de uso comn en una EPSA y haga un
anlisis de cmo se aplican, para cada uno de ellos, los criterios para un
adecuado almacenamiento.
6. Elabore una propuesta de catlogo para el almacenamiento de los materiales de
construccin utilizados por un EPSA. Especifique el criterio utilizado.
4. El xito de un buen proceso de administracin de almacenes radica en un
riguroso cumplimiento de las normas de control y uso adecuado de los
formularios y reglas establecidas para este proceso. Se sugiere que el personal
que vaya a trabajar en esta actividad tengan a mano permanentemente las
Normas legales que regulan este proceso as como el manual interno del
funcionamiento de estas instituciones en cada empresa.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

5.

GESTION DE EXISTENCIAS
(182) En el proceso de administracin de almacenes deben
tenerse en cuenta los elementos de demanda y consumo con
el objetivo de establecer niveles mnimos y mximos de stocks de
materiales; a fin de asegurar la existencia de stos para satisfacer
las necesidades de la empresa, sin interrumpir el normal
desarrollo de sus actividades.
(183) Esto significa que deben existir actividades de
planificacin para la adquisicin oportuna de materiales.
Planear es una actividad comn a cualquier tipo de empresa,
independientemente del tamao o rama a la que se dedique.
Constantemente todas las reas estn involucradas con
planeamiento de manera formal o informal.
(184) Existe un grupo de factores que influyen en el propio
planeamiento o se derivan del mismo; entre ellos pueden
mencionarse:

cunto se va a consumir en los prximos das, semanas o


meses

necesidad de ampliacin y/o construccin de nuevas


instalaciones

necesidad de contratacin de personal y capacitacin del


mismo, etc.

Criterios de prediccin

(185) Adems
de
varios
tipos
de
El horizonte de prediccin depende
planeamiento, los horizontes de tiempo
bsicamente del perodo de gestin para
tambin son variables. Hay necesidad de el cual se necesita disponer de
planear para meses y aos; as como para los determinada cantidad de materiales.
prximos das o semanas; aunque el grado de
detalle sea muy diferente en los dos casos. De forma general,
cuanto mayor es el perodo cubierto por el planeamiento, menor
es la precisin con la que podemos realizar la estimacin.
(186) A pesar de las eventuales diferencias, hay por lo menos
una gran e importante base comn a todo el planeamiento, que
es la previsin de la demanda. Es necesario saber cunto la
empresa pretende ejecutar en sus actividades finales, pues esa
expectativa es el punto de partida, directo o indirecto, para
prcticamente todas las decisiones (ver cap. 5.2)..
(187) El consumo y las actividades pueden depender de
muchos factores: aumento vegetativo de la poblacin, situacin
de la economa nacional o mundial, esfuerzos para incrementar la
participacin de la empresa; y en algunos casos hasta
consideraciones polticas, religiosas, climticas, etc.

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

(188) Sin embargo, por ms imperfecta que sea una previsin,


siempre es necesaria. La previsin de la demanda es un
proceso de bsqueda de informacin acerca del consumo de un
material o conjunto de ellos (ver cap. 5.2).

5.1

Necesidad de stock de materiales


(189) El almacenar materiales no es el objetivo final de la
empresa; pero es necesario para que la misma pueda realizar
sus obras (instalaciones, mantenimiento, etc). Lo ideal sera que
los materiales se adquieran en la vspera de su efectiva
utilizacin; para algunos materiales es posible estar prximos a
este ideal, para otros poco previsibles es posible aproximarse.
(190) De acuerdo con los criterios
clasificaremos los materiales en:

de

planificacin,

Tipo de materiales

a) programables,
b) previsibles y
c) poco previsibles.
(191) Los materiales programables son aquellos que deben
ser adquiridos de acuerdo con el proyecto y programacin
de una obra, con la anticipacin necesaria debido al plazo Es decir, aquellos
de entrega, fabricacin y sus fluctuaciones.
materiales que dependen
(192) La programacin debe hacerse con el debido
margen de seguridad por los imprevistos del proyecto y
variaciones entre el cronograma y la efectiva ejecucin de
la obra. Ejemplo de este tipo de material son tuberas,
material de construccin herramientas y repuestos.

de la actividad especfica
que se vaya a realizar, y de
los materiales que requiere
para ser ejecutada.

(193) Los materiales previsibles son los materiales que


pueden ser previstos de acuerdo con el promedio y fluctuacin de
su consumo en el pasado y durante determinados periodos de
tiempo.
(194) El promedio de consumo utilizado deber ser ajustado
para la previsin del futuro y las fluctuaciones del consumo en el
pasado servirn para el dimensionamiento del stock de
seguridad, previendo posibles variaciones futuras. Son ejemplos
de materiales previsibles los de uso permanente en el
funcionamiento de la empresa, como el material de escritorio,
papelera, lubricantes, combustibles, etc.
(195) Los materiales poco previsibles son aquellos
materiales cuya previsin es ms difcil, y su estimacin se realiza
conforme a la importancia de stos para las operaciones, equipos
o sectores en que sern utilizados, porque son de uso eventual.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

Es necesario sin embargo prever por seguridad un stock mnimo


para imprevistos.
(196) Son ejemplos de este tipo de materiales las tuberas de
aduccin de 12, repuestos para bombas, algunos repuestos para
vehculos (barra de direccin, volante).

5.2

Una buena administracin de materiales


(197) Planificar es una actividad comn y esencial para
cualquier
tipo
de
empresa, Planificar es tambin el proceso de
independientemente del tamao o ramo a que elaborar un plan cientficamente
se dedique. Constantemente todas las reas organizado y de gran amplitud o ms
estn involucradas con planeamiento de detallado para obtener un objetivo
determinado, como el desarrollo
manera formal o informal.
(198) Hay un sinnmero de decisiones que
componen el propio planeamiento o se derivan
del mismo, como por ejemplo:

econmico, la investigacin o
funcionamiento de una industria.

Cunto se va a consumir en los prximos das, semanas o


meses?

Necesidad de ampliacin y/o construccin de nuevas


instalaciones

Necesidad de contratacin de personal y capacitacin

(199) Como ya se ha planteado mientras mayor es el horizonte


de prediccin, menor es la precisin con que podemos contar,
debido a la influencia cada vez mayor de detalles y factores que
intervienen a favor o en contra de esa estimacin. Ese es un
inconveniente que se presenta en el proceso de previsin de
la demanda.

Previsin de la demanda

(200) La previsin de la demanda es por tanto un proceso


racional de bsqueda de informacin acerca del consumo de
un conjunto de tems y a partir de ella estimar su proyeccin
futura. Tanto como sea posible, esa previsin debe suministrar
tambin informacin sobre la calidad y ubicacin final (lugar
donde sern necesarios) de los materiales en el futuro.
(201) La falta de material ocasiona un alto en las operaciones
de la empresa y de los equipos, presencia de personal ocioso,
reduccin en el ritmo de la obra y otros inconvenientes. Los
niveles de stocks dependen de una buena administracin y
previsin de materiales: cuanto ms exactas sean las previsiones
del consumo y de plazos de entrega, menores sern los stocks;
cuanto peores sean las previsiones del consumo y de los plazos
de entrega, mayores debern ser los stocks.

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el

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(202) Cmo medir el desempeo de la administracin de


materiales?. Para realizar una buena administracin de
materiales es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:

Mantener stocks, lo ms bajo posible, sin falta de materiales

Lograr la disponibilidad de materiales justo a tiempo

5.2.1 Niveles de stocks


(203) Es necesario encontrar un equilibrio entre una buena
rotacin y una buena atencin, debido a la dificultad de medir
el costo de los stocks y el costo de las faltas de material, para
lo cual podemos usar el ndice de Rotacin y el Nivel de
Finalmente llegamos a
Atencin.
los stocks.
(204) Stocks altos pueden conducir a un buen nivel de
atencin, pero, en general, conducen a un bajo nivel de
rotacin. Por el contrario stocks bajos pueden conducir a un
buen ndice de rotacin, pero a un bajo nivel de atencin.
(205) Para mantener stocks, lo ms bajo posible, sin falta de
materiales, es necesario medir si los stocks estn bajos o si las
cantidades son las adecuadas, para lo cual se utiliza el ndice
de rotacin. Este indicador permite conocer cuantas veces el
stock gira en un perodo determinado. El clculo de este ndice
se realiza de la siguiente forma:

Indice de rotacin =

Consumo promedio mensual.


Stock promedio

ndice de rotacin

...(5.1)

(206) Qu es un ndice de rotacin considerado bueno?.


Vara segn el material. Veamos varios ejemplos:

Combustible. Consumo: 300,000 l/mes


Stock variable de 15,000 a 45,000 (promedio 30,000 l.)

Indice de rotacin =

Consumo mensual
Stock promedio

300.000
30.000

= 10

Este resultado se considera ptimo y se consigue con 10


entregas por mes, cada 3 das, 30,000 litros en cada
entrega.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

Guantes. Consumo: 5,000 guantes por mes.


Stock: variable de 500 a 3,000 guantes. (compra de 2,500
guantes, quincenalmente)

Indice de rotacin =

Consumo mensual
Stock promedio

5.000
2.000

= 2.5

Este resultado tambin se considera ptimo

Electrodo. 1/8: Consumo: 200 Kg por mes


Stock: Variable de 100 a 800 Kg (en promedio 200 Kg)
Compra mensual de 200 Kg

Indice de rotacin =

Consumo mensual
Sotck promedio

200
200

=1

Este ndice se considera muy bueno

Correa de ventilador. Consumo: 100 correas / mes (ms


de 50 tipos)
Stock: Variable 3 a 5 correas de cada tipo, esto es: 4
correas de cada tipo x 50 tipos = 200 correas en stock, en
promedio.
difcilmen te se consigue

Indice de Rotacin =
= 0,5 un ndice mejor sin faltas
200
frecuentes
100

(207) Cmo obtener un buen ndice de rotacin?. Para la


obtencin de un buen ndice de rotacin, es necesario un stock
promedio, lo menor posible. Esto se consigue
Que
teniendo en cuenta:

Compras en cantidad (lotes) menor posible

Caractersticas del mercado proveedor

Costo y tiempo de compra (adecuados)

Tiempo de reposicin del material

Costo de oportunidad

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42-Almacenes-V1

interesante!, ya
estamos entre los stocks, pero
hay que controlar la rotacin.

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Capacidad de stock

Importancia y costo del material

Stock de seguridad pequeo, pero con


satisfactoria de las imperfecciones del sistema.

atencin

(208) Se debe tener en cuenta que el stock contina


disminuyendo desde el plazo de entrega hasta la llegada del
lote. El plazo de entrega comprende el tiempo que necesitan
los procedimientos administrativos: transferencia de almacn a
almacn, procedimiento de compra, eventual, negociacin,
emisin de la orden de compra, fabricacin por el proveedor,
transporte, etc.
(209) La fijacin del punto de pedido (punto de reposicin),
es decir el momento en que se determina la necesidad de
efectuar una nueva compra, es hecho de modo que, si el
consumo fuera normal y el material llegase en el plazo previsto,
an habr un stock de seguridad, cuando llegue el nuevo lote.
(210) El stock de seguridad sirve para cubrir un eventual
aumento de consumo durante el plazo de entrega, un atraso en
la entrega del suministro, o ambos. En el caso tpico de las
EPSAs el stock de seguridad cubre tambin el denominado
crecimiento vegetativo, o sea el incremento de personal o de
nuevas obras no previstas pero necesarias, que amplan las
capacidades de trabajo de la empresa en determinado perodo
de tiempo.

Tipos de stocks

(211) La observacin de estos eventos obligar al analista o


almacenero, la ejecucin de acciones para modificar
relacionadamente los parmetros plazo de entrega y tamao
del lote; ya que la simple variacin de este ltimo no resolver
el problema.
(212) Giro de stock. Existe otro indicador para
evaluar el movimiento de material y los niveles de
stock, es el denominado giro de stock o rotacin
del stock. Es la relacin que existe entre el consumo
y el stock promedio e indica el tiempo en el cual se
agota el stock promedio del material.

Giro =

Consumo
Stock promedio

Y seguimos dentro de los

stocks, pero ahora encontramos un giro, espero que no


terminemos mareados.

...(5.2)

(213) El consumo es expresado en unidad por unidad de


tiempo (da, mes o ao). El stock promedio deber ser
expresado en las mismas unidades de tiempo. El giro viene
pues expresado en inverso de unidad de tiempo, o en veces,
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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

esto es: veces por da, veces por mes, veces por ao. Se
acostumbra decir que giro es de tantas veces por ao. Por
ejemplo: un producto con un stock promedio mensual de 2000
unidades y un consumo mensual de 20 tendra la rotacin
siguiente:

Giro =

Consumo mensual
Stock promedio mensual

20
2000

= 0,01 por mes

(214) Por otro lado se calcula el antigiro de stock que


representa el tiempo que sera necesario para, con aquel
consumo, agotar el stock promedio. Su clculo es inverso al
giro de stock y viene expresado en unidad de tiempo, das por
ejemplo. Utilizando los mismos datos tenemos el siguiente
resultado para este ndice:

Antigro =

Stock promedio
Consumo

2.000
20 por da

= 100 das

(215) Esto significa que con un consumo de 20 unidades por


da, el stock se agotar en 100 das
(216) La programacin de la obra; es decir su proyecto y el
diseo definitivo suministran la mayora de la informacin
necesaria para la compra de materiales y previsin del stock.
Posteriormente, el procesamiento de datos, podr dar
informacin valiosa (como materiales, promedios pasados,
etc.). Sin embargo, el anlisis cuidadoso y casi individual de la
prioridad de cada material, es responsabilidad de los ejecutores
de la obra.

Datos adicionales

(217) Es necesario definir, para cada material el promedio de


consumo, al responsable por su administracin, mantenimiento
de los stocks, almacenaje, programacin, etc.
(218) No hay criterio universal o sistema nico para
administrar toda la variedad de ocurrencias con el
consumo; debido a la diversidad de los materiales, la
rapidez con que cambian las fases de ejecucin u otros
factores de orden poltico, socioeconmico que influencian
algunas EPSAs; principalmente las pblicas.

Como siempre no hay

soluciones ni criterios
absolutos, adems de la
tcnica hay que tener
intuicin y perspicacia.

(219) Sin embargo, de manera general; consideramos


conveniente adoptar un modelo patrn; como solucin para
todos los casos, sin atenerse a las caractersticas regionales;

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como por ejemplo el justo a tiempo; que es eficaz en muchas


situaciones, aunque es inoportuno en algunos casos.

5.2.2 Materiales justo a tiempo


(220) En la actualidad, los ndices de inflacin, la libre oferta y
demanda y la poca liquidez econmica de las empresas hacen
necesaria una programacin de materiales mucho ms
cuidadosa. Determinndose adquisicin de materiales
programados o por periodos determinados: semanal, mensual,
trimestral y anual.
(221) En varios de los casos la compra de materiales para uso
inmediato sin mantener un stock, entregndose en forma
directa a las diferentes obras o unidades de funcionamiento.
(222) Materiales justo a tiempo, traduccin del
ingls just in time, significa, se presenta cuando
realizamos la compra de un material contemplando
todas las variables del mercado proveedor en
cuanto a la cantidad, calidad y tiempo de entrega,
con el fin de utilizarlo de inmediato sin almacenar.

Esta variante requiere de gran

organizacin y precisin de cada


paso, para evitar interrupciones
en el proceso y por tanto riesgos
o daos a los materiales.

(223) En al mayora de estos casos se utilizar la modalidad de


compra por excepcin, sin lmite de monto, donde debe
necesariamente crearse un riguroso proceso administrativo que
permita contratar directamente la provisin de materiales. Esta
alternativa para el uso de materiales en las condiciones de
nuestras EPSAs tiene poca aplicacin y se utiliza
excepcionalmente en contratacin entre entidades publicas,
en la adquisicin de accesorios o materiales de empresas
especializadas, as como en caso de emergencias declaradas.

5.3

Mtodos de previsin de materiales


(224) La previsin de materiales consiste en el proceso de
proyectar las necesidades de materiales en funcin del
consumo histrico de determinado periodo anterior, con el fin
de garantizar la disponibilidad de los mismos para las
actividades comunes de la empresa.
(225) Los mtodos de previsin generalmente asumen que las
mismas causas que estuvieron presentes en el pasado,
configurando la demanda; continuarn presentes en el futuro.
Eso quiere decir que el comportamiento del pasado es la base
para deducir sobre el comportamiento del futuro.

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Premisas bsicas

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

(226) Para algunos, las previsiones son excelentes en el


conocimiento del pasado y engaarnos acerca del futuro. Sin
embargo; dada la real necesidad de hacer previsiones, es
difcil imaginar alguna forma de previsin que no sea; de forma
directa o indirecta, asociada a la experiencia del pasado.
(227) Muchos mtodos nos ofrecen recursos para prever el
comportamiento de determinado fenmeno, dentro
de un intervalo de valores, es decir con una cierta Eso tambin hay que
precisin. Adems, es posible controlar el error tenerlo en cuenta: a pesar
de todo siempre hay un
de previsin de forma que; si l aumenta
margen de error; y tambin
exageradamente tengamos la oportunidad de debe considerarse.
cambiar para un mtodo ms conveniente.

5.3.1 Clasificacin de los mtodos de previsin


(228) Es posible clasificar los mtodos de previsin por criterios
variados, pero la clasificacin ms simple es aquella que lleva
en cuenta el tipo de enfoque usado, o sea; el tipo de
instrumentos y conceptos que forman la base de la previsin.
Por ese criterio, los mtodos pueden ser:
a) Cualitativos o basado en el juicio. Son mtodos que
reposan bsicamente en el juicio de las personas que, de
forma directa o indirecta, tengan condiciones de opinar
sobre la demanda del futuro, tales como gerentes, clientes,
proveedores, almaceneros, etc. En ese sentido, el uso del
juicio personal no se restringe de ninguna manera a las
previsiones de la demanda, pudiendo ser usado para
analizar movimientos de comercio internacional, orientacin
de la tecnologa, tendencia de nuevos productos, futuras
condiciones econmicas y polticas, etc.

Tipos de mtodos

No se apoyan en ningn modelo especfico, aunque puedan


ser conducidos de manera sistemtica. Son muy tiles, por
ejemplo, en el caso de la ausencia de datos (o presencia de
datos no confiables), de uso o lanzamiento de nuevos
productos.
b) Cuantitativos o matemticos. Son aquellos que usan
modelos matemticos para llegar a los valores previstos.
Permiten un control de errores, pero exigen informacin
cuantitativa preliminar. Los mtodos matemticos se
subdividen en:

Mtodos causales.

Anlisis de las series temporales (ver cap. 5.3.2)

(229) En los mtodos causales la demanda de un material o


conjunto de materiales es relacionada a una o ms variables
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internas o externas a la EPSA. Esas variables son llamadas

variables causales

(230) Son ejemplos de variables causales: la poblacin, el


nmero de casas en construccin, el consumo de ciertos
productos, etc. Verdaderamente lo que determina la eleccin de
una variable causal en particular para la previsin de la
demanda de un material; es su conexin lgica con este ltimo.

Mtodos causales

(231) Si tuviramos conocimiento del valor futuro de la


variable causal, o si tuviramos una buena estimativa de ese
valor; sera posible obtener la proyeccin deseada para un
producto o grupo de productos en estudio.
(232) El anlisis de las series temporales es un
procedimiento que se basa en el estudio del comportamiento de
un evento atendiendo a la evolucin cronolgica de los
diferentes componentes de la serie numrica de ese hecho.
Dentro de las series temporales son muy conocidas y usadas
algunas clases de promedios que pueden ser extrados de los
valores pasados de la demanda (ver cap. 5.3.2).
(233) Tambin son muy tiles los modelos de Las series temporales pueden
descomposicin de las series temporales. Estos tener cuatro componentes:
abarcan la determinacin de la lnea de 9 tendencia
tendencia; obtenida por medio de una regresin 9 ciclo
que considera el tiempo como variable vinculada a 9 estacionalidad
la demanda (el trmino causal evidentemente no 9 aleatorio o irregular
(ver ms adelante)
se aplica). Valores previstos por la lnea de
tendencia pueden entonces ser corregidos para
responder por otras caractersticas de la demanda. Este
procedimiento ser discutido ampliamente ms adelante (ver
cap. 5.3.2).
(234) Ntese que los modelos que fueron comentados no
agotan las posibilidades de previsin. Por este motivo nos
restringiremos a la simple descripcin para algunos de los casos
anteriormente citados.
(235) Dentro de las dos categoras de modelos matemticos
citados, se cuentan algunas subdivisiones. En el caso de los
modelos causales, uno de los ms populares es la regresin
de la demanda sobre las variables causales.

Mtodo de la regresin

(236) En la regresin se intenta descubrir; utilizando pares de


valores de la demanda y de las variables causales; alguna
regularidad que las vincule. Esa regularidad es expresada por
una ecuacin matemtica. Existen dos tipos de regresin lineal:

simple: Es el caso en que se considera la demanda


asociada apenas a una variable causal.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

mltiple: Es el caso en que son consideradas dos o ms


variables causales supuestamente vinculadas a la demanda.

(237) Como vimos antes, dentro de los mtodos causales la


regresin (simple o mltiple) es la tcnica ms conocida. La
regresin expresa la relacin entre dos variables; una variable
independiente (o causal) que condiciona o determina el
comportamiento o el resultado de la otra, la variable
dependiente (o de efecto).
(238) Matemticamente,
tenemos
la
siguiente
representacin para la regresin lineal simple:
y = F(x)

...(5.3)

Mayor informacin y
detalles matemticos de
estos modelos pueden ser
obtenidos
en
textos
especializados de estadstica

Donde y es la variable dependiente (en nuestro caso, la


demanda) y x es la variable causal o variable independiente.
(239) El smbolo F(x) indica que los valores de y pueden ser
determinados a partir del conocimiento de los valores de x o en
otras palabras; que y es una funcin de x.
(240) Para la regresin lineal mltiple, tenemos la siguiente
expresin matemtica:

...(5.4)

y = F(x1; x 2;...x n )

Donde x1; x2; ...xn son el conjunto de n variables


independientes de las cuales y puede ser expresada como una
funcin.
(241) Consideremos por un momento apenas la regresin
lineal simple, donde la variable dependiente est asociada
solamente a una variable independiente; y la relacin entre
ellas puede representarse grficamente a travs de una lnea
recta.
(242) Existen varias alternativas matemticas del modelo
de regresin, ya sea lineal o no lineal. Las ms utilizadas son
las siguientes:
Modelo de regresin lineal simple

y = a + bx

...(5.5)

Modelo de regresin exponencial

y = ab x

...(5.6)

Modelo de regresin parablica

y = a + bx + cx 2

...(5.7)

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Modelos de regresin

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(243) Las dos ltimas son modelos no lineales. Para cada uno
de los tres casos citados, las letras a y b representan
parmetros, o sea, valores numricos constantes. La Fig. 16
muestra la representacin grfica de las tres funciones.

EXPONENCIAL

PARABOLA

A
CT
RE

Fig. 16: Representacin graficas de los tipos de regresin: lineal (recta),


exponencial y parbola
(244) En el caso de la regresin mltiple, las posibilidades
quedan abiertas, debido, tanto al formato de la funcin como al
nmero de variables independientes que se quieran considerar.
Este es un modelo ms complejo que no ser motivo de mayor
anlisis en este texto.

5.3.2 Las series temporales


(245) Como vimos anteriormente, una serie temporal es
una secuencia de observaciones de la demanda (en
el caso ms general, de cualquier variable) a lo largo del
tiempo.

El trabajo con las

series cronolgicas es un
tema particular de la
econometra, pero se ha
extendido a otras reas
fuera de la economa.

(246) El trmino serie temporal indica apenas una


recoleccin de valores de la demanda tomados en
instantes especficos de tiempo, generalmente con igual
intervalo. La expectativa es que el patrn observado en los
valores pasados suministre informacin adecuada para la
previsin de valores futuros de la demanda.
(247) El anlisis de series temporales exige el conocimiento
de valores pasados de la demanda (o de la variable que se
quiere prever). Es necesario que las observaciones sean
realizadas en igual espacio de tiempo (das, semanas, meses,
trimestre, aos, etc.).

Premisas bsicas

(248) No debe asociarse la demanda con otra variable de la


cual supuestamente pueda depender. La hiptesis bsica en el
uso de series temporales es que los valores futuros de las
series pueden ser estimados con base en los valores pasados.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

Esa hiptesis es bastante razonable, como lo prueba el uso


generalizado de las series temporales.
(249) Al colocar los valores de una serie temporal en un
grfico; con la demanda en el eje vertical y el tiempo en el
eje horizontal, se obtendr algo parecido a la Fig. 17 que
aparece a continuacin:

TIEMPO

Fig. 17: Ejemplo de serie temporal


(250) Si el perodo cubierto fue suficientemente largo; el
patrn de demanda resultante permite distinguir cuatro
componentes o efectos asociados con una serie temporal:

Componentes de la
serie

Efecto de tendencia. Efecto que confiere a la demanda


un comportamiento a crecer o disminuir con el tiempo.
Puede darse el caso, tambin, de la demanda mantenerse
estacionaria, variando siempre en torno de un valor
promedio. En el caso de la figura anterior; la tendencia es
ntidamente creciente.

Efecto de estacin (seasonal). Este efecto representa el


hecho de que la demanda de muchas mercaderas asume
comportamientos semejantes en pocas bien definidas del
ao, tambin del grfico anterior, puede ser atribuido al
efecto de estacin o tambin denominado estacionalidad.

Efecto de ciclo. Efecto que refleja las fluctuaciones cclicas


de los negocios; que pueden ser de orden El componente cclico es
general, de periodicidad variable, debidas a una esencial para el anlisis
multiplicidad de causas, an en debate por los econmico, pues permite
comportamientos
expertos en economa. Son movimientos tpicos proyectar
probables
de
diferentes
de las economas capitalistas modernas, de
parmetros econmicos a fin
difcil previsin. El anlisis de los ciclos de
de que las empresas tomen
negocios est fuera de los objetivos de este previsiones oportunamente.
trabajo.

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Variacin irregular, aleatoria o al azar. Como el propio


nombre lo indica, son variaciones irregulares y de magnitud
variable, que se deben a causas no identificables,
ocurriendo en un corto o muy corto plazo; diferente de los
ciclos de negocios. Por el simple hecho de que ocurren al
azar, esas variaciones no pueden ser previstas por ningn
modelo de previsin. En la figura anterior, parte tambin
del aspecto de dientes de sierra puede ser atribuido a las
variaciones del acaso.

(251) El anlisis de las series temporales es en s mismo, una


riqusima materia de estudio; motivo por el cual abordaremos
solamente sus elementos bsicos.
(252) El anlisis de las series de tiempo utiliza diferentes
tcnicas matemticas para estudiar los componentes de las
mismas. Entre estas tcnicas la ms conocida y simple es el
mtodo de los promedios mviles. Adems se conocen otros
mtodos ms complejos como el alisamiento exponencial y la
modelacin Arima; por lo que no sern motivo de anlisis en
nuestro texto.

Tcnicas de anlisis

(253) El mtodo de los promedios mviles es uno de los


ms conocidos y se basa en un conjunto de modelos que
El
posee algunas peculiaridades dignas de ser anotadas:

uso de los
promedios mviles es
relativamente frecuente
por su simplicidad y
facilidad de aplicacin.

la previsin es siempre obtenida a travs de algn


tipo de promedio que tiene en cuenta valores reales
anteriores de la demanda,

contrario a lo que sucede con la regresin; slo podemos


prever un perodo adelante, aunque sea posible concebir
adaptaciones para obtener un mayor nmero de previsiones
futuras,

los promedios son mviles, significa que; en cada nueva


previsin, son abandonados (o ms dbilmente ponderados)
los valores ms antiguos de la demanda real e incorporados
los ms recientes.

(254) La forma de clculo de los promedios mviles permite la


distincin entre los diversos modelos. Son particularmente
importantes los siguientes:

Modelos de promedios
mviles

a) Promedio mvil simple (PMS)


b) Promedio mvil ponderado (PMP)
c) Promedio mvil exponencialmente ponderado de 1er. orden
(PMEP1)
(255) Pasemos a analizar por separado, algunos de estos
modelos.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

(256) El promedio mvil simple (PMS). La regla


fundamental de este modelo es la siguiente: la previsin para
el perodo t, inmediatamente futuro; es obtenida tomndose la
media aritmtica de los n valores reales de la demanda
inmediatamente pasada.

Promedio mvil simple

(257) Por ejemplo si tenemos las demandas reales de un


producto, en millares de unidades, de junio hasta septiembre;
en trminos de tiempo, estamos situados exactamente al inicio
de octubre, mes para el cual queremos estimar la demanda.

Mes
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre

Demanda real

(1,000 unid.)
10
12
15
14
...?

(258) Antes de comenzar, debemos escoger el valor de n, es


decir en nmero de observaciones que sern analizadas Esa
eleccin es relativamente arbitraria. Como regla general,
cuanto mayor sea n; en mayor medida los efectos estacionales
sern suavizados.
(259) En nuestro ejemplo n = 3, lo que implica
decir que la demanda prevista para cualquier
mes ser siempre la media aritmtica de las
demandas reales de los tres ltimos meses.
Entonces tendremos la siguiente situacin:

Otros ejemplos pueden


revisarse consultando la bibliografa presentada en este texto.

la previsin para octubre es: 13.7 [(12+15+14) 3 = 13.7]


(260) Dos casos particulares merecen ser mencionados.

si n =1; la previsin se resume en tomar simplemente el


valor de la ltima demanda real verificada,

si n =12; eso significa anular completamente los efectos


estacionales, distribuidos a lo largo del ao.

(261) Como regla general, el PMS puede ser un mtodo


eficiente cuando la demanda es estacionaria; o sea, cuando ella
vare alrededor de una valor promedio.
(262) Para demandas crecientes o decrecientes a lo largo del
tiempo, la tendencia es que la previsin suministrada por el
PMS sea siempre en atraso en relacin con los valores reales.
De esta forma, si la demanda es creciente, las previsiones
darn valores cada vez menores con relacin a los valores
reales.
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(263) Adems, el mtodo no es muy eficiente para captar las


variaciones
estacionales;
pudiendo
ignorarlas
casi
completamente, dependiendo del valor escogido para n.
(264) El promedio mvil ponderado (PMP). Este promedio
posee en comn con la PMS el hecho de tomar n valores reales
anteriores de la demanda para la composicin del promedio.
Sin embargo, a diferencia del PMS, los valores reciben pesos
diferentes, generalmente dando una mayor importancia a los
valores ms recientes de la demanda.

Promedio mvil
ponderado

(265) En el ejemplo anterior, podramos adoptar el sistema de


pesos 0,2; 0,3 y 0,5 (en este caso, n =3); para las demandas
reales de julio, agosto y septiembre, respectivamente.
(266) La previsin para el mes de octubre sera entonces de:
13.9 pesos [0,2(12) + 0,3(15) + 0,5(14)=13,9].
(267) Ntese que la suma de los pesos debe ser igual a 1. Tal
como en el caso del PMS, la eleccin de n es arbitraria, no as la
eleccin de los pesos, que debe asignarse al periodo ms
cercano, bajo el supuesto de que el mes a estimar se parecer
mas al inmediato anterior.
(268) La ventaja del PMP sobre el PMS es que los valores ms
recientes de la demanda, que pueden estar revelando alguna
tendencia, reciben mayor importancia.
(269) Entre tanto, valen aqu las mismas observaciones en
cuanto al valor de n: a mayor valor; la previsin suavizar ms
los efectos estacionales y con mayor lentitud responder a las
variaciones en la demanda.
(270) El promedio mvil exponencial ponderado
de 1er orden (PMEP1). El modelo de promedio mvil
exponencial ponderado es ms sofisticado y mucho
ms utilizado que los dos anteriores.

En la prctica pueden

construirse tambin modelos


de 2do 3er orden.

(271) Tal como en el PMS y en el PMP, la previsin alcanza en


principio apenas un perodo inmediatamente posterior. Hay
adaptaciones posibles, entre tanto, que pueden extender la
previsin para varios perodos adelante.
(272) En el caso del PMEP1, la previsin para el perodo t est
dada por una frmula emprica:

cPrevisin (t) = Previsin (t-1) + Fraccin de errorc

...(5.8)

(273) Esto se interpreta como: la previsin para el perodo t


es igual a la previsin en el perodo inmediatamente anterior
(t-1) acrecentada por el error cometido en ese perodo. Ese
error corresponde a la diferencia entre la previsin y el valor
real, para el mismo perodo (t-1). En trminos matemticos, la
previsin se puede calcular:
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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

...(5.9)

D t = D t 1 + (Y t 1 D t 1 )

Donde:
Dt = Previsin para el perodo t
Dt-1 = Previsin para el perodo inmediato anterior (t-1)
= Constante de suavizacin (fraccin del error)
Yt-1 = Demanda real para el perodo inmediato anterior (t-1)
(274) Es conveniente observar que, cualquiera que sea el
perodo para el cual se desea la previsin; siempre es necesaria
la previsin del perodo inmediatamente anterior (Dt-1). De esta
forma, al iniciarse una secuencia de previsiones, el primer valor
debe ser obtenido de alguna otra manera que no sea a travs
de la ecuacin (5.8).
(275) Tambin el valor constante de suavizacin debe ser
escogido, generalmente en el intervalo entre 0 (cero) y 1 (uno).
(276) Volveremos a ese problema luego de la presentacin de
un ejemplo. Retomamos el mismo ejemplo que utilizamos en
la ilustracin del PMS y del PMP. Asumiendo la demanda
prevista de junio como igual a 10 (coincidente pues, con el
valor real) y adoptando = 0,3; se obtiene una previsin para
octubre de 12.5.

Mes
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre

Demanda
Real (Y)
10
12
15
14
?

Demanda
Prevista (D)
10
10
10.6
11.9
12.5

(277) Realizamos los clculos correspondientes.


DJulio

DAgosto

= DJunio + (YJunio - DJunio)


= 10 + 0,3 (10 - 10)
= 10
= D Julio + (Y Julio - DJulio)
= 10 + 0,3 (12 - 10)
= 10,6

Le parecer engorroso y aburrido

pero es solo para comprender el


proceso de clculo. En la prctica
puede utilizar programas que pueden
realizar los clculos automticamente.

DSeptiembre = DAgosto + (YAgosto - DAgosto)


= 10,6 + 0,3 (15 - 10,6)
= 11,9
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DOctubre

= DSeptiembre + (YSeptiembre - DSeptiembre)


= 11,9 + 0,3 (14 - 11,9)
= 12,5

(278) No debemos olvidar que la finalidad primordial del


modelo es la previsin; para lo cual es fundamental que
tengamos una serie de valores reales pasados de la demanda
con los cuales el modelo pueda ser aplicado. La posesin de
esa serie pasada permite, tanto la fijacin de un valor inicial
para la previsin, como la eleccin de la constante .
(279) Existen por lo menos dos prcticas en vigor para fijar
el valor inicial de la demanda prevista que; como vimos, no
puede ser dada por el modelo. La ms simple consiste en
tomarse la demanda prevista inicial como idntica al primer
valor real de la demanda de la serie; tal como hicimos en el
ejemplo visto.

Alternativas de
aplicacin

(280) Si la serie de datos pasados fuera suficientemente


extensa; ese criterio no tendr influencia en las previsiones
futuras.
(281) Otra prctica consiste en tomarse como previsin
inicial la media aritmtica de k valores reales inmediatamente
anteriores de la demanda. No hay una regla definitiva en
cuanto al valor de k; pero se usa comnmente la siguiente
frmula:
k=

...(5.10)

(282) Si el valor de fuera muy pequeo, la ecuacin (5.10)


puede exigir un k muy grande; adems del nmero de datos
disponibles.
(283) As por ejemplo, para = 0,1; entonces k resulta igual
a 19. En caso de que k sea demasiado grande; la solucin es
tomar todos los datos disponibles en la composicin promedio.
(284) En cuanto al valor de , este es normalmente
obtenido por tentativas, de acuerdo con las siguientes
etapas:

Siga los pasos, no

trate de hacer magia, ... o


le puede ir mal.

Primero se aplican varios valores de a los datos


existentes, obtenindose entonces varias series de
previsiones. El valor de vara generalmente entre 0 (cero)
y 1 (uno).

A continuacin como cada conjunto de previsiones


corresponde a un valor ; entonces se calcula una medida
de error total de la previsin en relacin con los valores
reales.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

Finalmente se escoge el valor que da a las previsiones el


menor error total asociado.

(285) Por ahora, es suficiente lograr que una vez escogido ,


sea posible controlar el desempeo del modelo (siempre a
travs del error asociado) de manera que podamos saber si el
valor adoptado contina siendo satisfactorio para fines de la
previsin.

5.3.3 Horizonte de proyeccin


(286) El horizonte de proyeccin es la longitud del perodo
para el cual se pretende establecer la estimacin del consumo.
De esta forma pueden realizarse previsiones a corto, mediano y
largo plazo. Las proyecciones a corto y mediano plazo suelen
tener mayor precisin, mientras que las de largo plazo tienen
mayor margen de error.
(287) Hay mtodos que se muestran mejores para previsin a
largo plazo, es decir varios aos hacia el futuro (especialmente
mtodos multivariados), mientras que otros son rutinariamente
aplicados a previsiones para perodos ms cortos, como meses,
semanas o das.
(288) Los mtodos no conducen a resultados
perfectos y el margen de error es tanto mayor
cuanto ms profundizamos en el futuro, o sea, cuanto
mayor sea nuestro horizonte de previsin. Eso sucede
porque los factores aleatorios, que ninguna previsin
consigue captar, pasan a ejercer cada vez ms
influencia en la medida en que el horizonte de
prediccin se aleja del presente.

5.4

Esto significa que ningn


mtodo matemtico nos va
a decir lo que suceder en la
realidad, solo nos permitir
aproximarnos a lo que
podra ocurrir.

Costo y niveles de almacenaje


(289) Hace un tiempo atrs, pocas empresas se preocupaban
de un modo particular de sus stocks. La custodia, movimiento y
control eran de responsabilidad exclusiva del almacenero, cuyo
sector de trabajo siempre fue considerado de menor
importancia, quedando, obviamente, en primer lugar la
produccin.
(290) No obstante se haca necesario controlar detalladamente
los volmenes y costos de los stocks de materiales de las
empresas.

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Necesidad de costos

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5.4.1 Costos de almacenaje


(291) Con el aumento de la produccin y la insercin de nuevas
tcnicas, en todos los campos, los costos de fabricacin bajaron,
pero los problemas comenzaron a surgir en el rea de almacenaje.
(292) Los movimientos de entrada y salida en los almacenes y
depsitos se aceleraron, lo que exigi cambios de
comportamiento, estructurales y hasta la bsqueda de
Como cualquier proceso
alternativas; una vez que el costo de almacenaje; econmico el almacenaje
anteriormente pequeo y con poca posibilidad de cuesta e implica gastos.
reduccin, era considerable.
(293) Se percibe entonces que acciones en ese segmento
podran representar un medio de gran eficacia para disminuir
los costos globales y consecuentemente un arma poderosa para
enfrentar la competencia.
(294) Para calcular el costo de almacenaje de determinado
material, se puede utilizar la siguiente expresin.
Costo de almacenaje =

Q
2

Estimacin del costo

...(5.11)

T P I

donde:

Q = Cantidad del material en stock en el tiempo considerado.


T = Tiempo considerado de almacenaje.
P = Precio unitario del material.
I

= Tasa de almacenaje, expresada generalmente


trminos de porcentaje del costo unitario.

en

el cual puede ser representado grficamente en una curva


como la que se presenta en la Fig. 18.
STOCK

STOCK
MAXIMO

STOCK
MEDIO

COSTO DE
ALMACENAJE

Fig. 18: Curva del costo de almacenaje


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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

(295) Otro aspecto a tener en cuenta en el rea de los costos


de almacenaje es el costo unitario del pedido. Este no es
ms que el costo de cada pedido individualmente; mientras que
el costo total anual de pedidos es el costo de todos los
pedidos realizados durante el ao.
(296) Consideremos que B es el costo en dlares de
pedido de compra. Para poder calcular el costo anual
todos los pedidos colocados en el perodo de un ao,
necesario multiplicar el costo de cada pedido por el nmero
veces que en un ao fue procesado.

Costo total anual

un
de
es
de

(297) En el caso de que N fuera el nmero de pedidos


efectuados durante un ao; el costo total anual de pedidos
(CTA) sera:

...(5.12)

cCTA = B x Nc
(298) El CTA est compuesto por los
gastos implicados en los siguientes cargos:

Esta es una frmula estndar en el

anlisis de costos:

a) Costo directo. Son aquellos que Costo total = Costo directo + Costo indirecto.
inciden directamente sobre el servicio;
creciendo proporcionalmente a la cantidad de pedidos
emitidos. Incluye:

Mano de obra directa, para emisin y procesamiento,


manipulacin dentro de los ambientes del almacn.
Material utilizado, en la confeccin del pedido, gastos de
embalaje.
b) Costo
indirecto.
Son
aquellos
que
participan
indirectamente en la composicin de los costos y necesitan
prorrateo para adecuarlos. Incluye:

Alquiler de inmuebles, (que tengan otros sectores), para


el almacenamiento temporal de materiales.
Costo de la alta administracin. Costos que se utilizan en
la organizacin, administracin del almacn.
(299) Despus de la depuracin anual de esos gastos,
tendremos el costo total anual de los pedidos. Para calcular el
costo unitario del pedido (B) slo hay que dividir el CTA por
el nmero total de los pedidos en el ao.

B=

CTA
Nmero anual de pedidos

Otros costos

(5.13)

Este indicador se representa grficamente en la Fig. 19.


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COSTO EN S/.

C
B. --Q

CANTIDAD POR PEDIDO

CURVA DEL COSTO DEL PEDIDO

Fig. 19: Curva del costo del pedido


(300) Costo de falta de stock. Existen ciertos componentes
del costo que no pueden ser calculados con gran precisin;
pero que ocurren cuando un pedido se atrasa o no puede ser
entregado.
(301) Podemos determinar los costos de falta de
stocks o costo de ruptura, considerado diferentes
eventos que provocan irregularidades en la
disponibilidad de materiales. En el caso especfico de
una EPSA estos eventos pueden ser:

O sea, situaciones crticas y

riesgos de gran consideracin


para la entidad.

Quiebra de la imagen de la EPSA

Atraso de los cronogramas de la obra

Mano de obra disponible sin actividad

Prdidas por fuga

Improvisacin en el mantenimiento y tener que rehacer


posteriormente el servicio que fue improvisado

Paralizacin en el abastecimiento de agua

Paralizacin en el tratamiento de desages

Prdida irreparable al medio ambiente.

5.4.2 Clculo de colchones de seguridad


(302) La determinacin de los niveles de stock, en la fase del
planeamiento, consiste bsicamente en la fijacin de los stocks
mnimo y mximo del suministro. A estos niveles se le llaman
colchones de seguridad.
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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

(303) Stock mnimo. El stock mnimo busca mantener


interrumpido el flujo de consumo cuando ocurrieran situaciones
anormales de suministro; como el abastecimiento para otros
almacenes; as como el aumento del consumo.

Stock mnimo

(304) Las situaciones anormales que consideraremos


especficamente son; el atraso del plazo de entrega del
proveedor y en el aumento del ritmo de consumo. Ante una
situacin como esa; la siguiente frmula simplificada podr, ser
adoptada para el clculo de stock mnimo.
Stock mnimo =

consumo x atraso en el plazo de


entrega + plazo de entrega x ...(5.14)
aumento del consumo + atraso de
entrega x aumento del consumo.

(305) Para ver un ejemplo de aplicacin del clculo del stock


mnimo, supongamos los siguientes valores para las magnitudes
que figuran en la frmula.

Consumo = 100 unidades por da

Plazo de entrega = 30 das

Aumento de consumo = 10 unidades por da

Atraso en el plazo de entrega = 5 das

(306) Llevando estos valores en la frmula (5.14), resulta:


Stock mnimo = 100 x 5 + 30 x 10 + 5 x 10 = 850 unidades
(307) Todas las magnitudes que figuran en la frmula, son
valores fijos que en la prctica, pueden variar, y a veces
mucho. Es necesario entonces trabajar con valores medios y
siempre habr un cierto riesgo de llegarse al stock cero y an
peor, crear demanda reprimida.
(308) Las limitaciones del stock mnimo estn dadas por el
hecho de tener que realizar verificaciones constantes de los
saldos y acondicionar las actividades de la EPSA a la reposicin
de materiales evitando la falta de los productos necesarios para
el desempeo de la gestin.
(309) Stock mximo. El stock mximo busca prever el
almacenamiento de materiales por periodos relativamente
largos; principalmente cuando los materiales a ser adquiridos
significan un ahorro considerable a la empresa.

Stock mximo

(310) En estos casos deben tomarse en cuenta los ndices de


inflacin y si la provisin de los materiales tiene que efectuarse
desde lugares o ciudades alejadas del centro de operaciones de
la empresa.
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(311) Las previsiones de materiales con stock mximo, se


efectan en forma espordica. La estimacin de niveles
mximos de materiales se realiza segn la capacidad de trabajo
de la empresa, las cantidades mximas utilizadas
previamente como promedio de varias gestiones En este caso pueden utilizarse
anteriores; as como las expectativas de uso en la tambin los mtodos causales y
prxima gestin. Un rubro que generalmente es las series temporales.
objeto de este tipo de proceso es el material de
oficina. Asimismo para algunos recursos es necesario tener en
cuenta la capacidad de almacenaje, por ejemplo equipos,
maquinaria pesada, etc. Que puede limitar la cantidad mxima
de material a adquirir.

5.5

Polticas bsicas en la administracin de almacenes en las


EPSAs
(312) En general, las organizaciones definen polticas que
dirigen la actuacin de sus unidades. Tales criterios pueden ser
de carcter general o especfico, aplicados a un determinado
sector.
(313) La administracin de almacenes debe
entre otras, por polticas orientadas hacia las
del funcionamiento de la empresa. De esta
agruparlas
en
organizativas,
de
administrativas o gerenciales.

estar orientada
diferentes reas
forma podemos
personal
y

5.5.1 Polticas organizativas


(314) Estas polticas estn dirigidas a regular, dirigir y
controlar el funcionamiento interno del almacn. Los aspectos
principales de estas polticas se describen a continuacin.
a) Exceptuando las cantidades mnimas y necesarias
mantenidas bajo control fsico (materiales ya solicitados en
los almacenes) en las reas de operacin o en las obras,
para aplicacin inmediata; las dems cantidades de
materiales debern permanecer bajo control fsico y
financiero dentro de los almacenes.

Aspectos organizativos

b) Muebles y equipos no deben en ningn caso; pertenecer a


stocks regulares, debiendo ser adquiridos con aplicacin
definida.
c) Los materiales de abastecimiento permanente tambin
denominados materiales de uso regular o simplemente
materiales de stock deben ser codificados, especificados y
catalogados.
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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

d) Todo material adquirido para la empresa,


obligatoriamente deber ser recibido por el Esto, que parece una verdad
de Perogrullo, lamentablemenalmacn, En casos excepcionales; el material te, no siempre se cumple as
.
podr ser entregado directamente en el lugar de
aplicacin. Sin embargo la documentacin se deber
tramitar a travs del almacn los movimientos contables del
caso, es decir, deber ser remitida la gua de remisin del
proveedor (nota de entrada); debidamente revisada y
certificada; as como la correspondiente solicitud de material
concerniente a la aplicacin.
e) Materiales permanentes (mquinas, muebles, equipos,
etc.), no deben permanecer en los stocks; debiendo ser
enviados a la unidad usuaria de destino, despus del debido
control patrimonial y dados de baja de los stocks.
f) Toda la chatarra con valor comercial (latn, cobre hierro,
acero cruceta, llantas, etc.), generada en el mbito de la
empresa, deber ser devuelta al almacn para futura
transferencia; incluyndose obligatoriamente en esta poltica
a las sobras de obras provenientes de las prdidas mximas
admisibles.
g) Para toda obra ejecutada en la empresa, ya sea por
administracin directa o indirecta; deber ser elaborado el
Balance de materiales y obras; donde la cantidad de
material solicitado y el devuelto; ser objeto de revisin con
la documentacin que fue contabilizada por el almacn y la
cantidad efectivamente asentada ser la constitucin bsica
del catastro.
h) Los materiales adquiridos para los stocks regulares, as
como aquellos destinados a aplicacin especfica; ya sea de
estantes o de patio, durante su perodo de almacenamiento;
deben permanecer obligatoriamente en condiciones
adecuadas para la inmediata aplicacin; no debiendo sufrir
ningn tipo de depreciacin o deterioro.

5.5.2 Polticas administrativas


(315) Numerosas situaciones, acciones impropias o la
inexistencia de un procedimiento inadecuado, podrn causar
serios problemas al subsistema de suministros, con los
consiguientes perjuicios o daos al desempeo de la empresa.
(316) Entre los diversos problemas ya identificados por la
experiencia, podemos enumerar algunos factores de tipo
administrativo y gerencial que provocan afectaciones al
funcionamiento de la empresa.

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Aspectos gerenciales

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(317) La existencia de un subsistema de suministros


descentralizado propicia que las unidades internas se
autoabastezcan de forma no uniforme, con prdida de la ventaja
de la especializacin, de la economa de escala, as como exceso
del nmero de compras y de las cantidades adquiridas,
descontrol cuantitativo y cualitativo. Adems provoca dificultades
para la creacin de parmetros por la inexistencia de un histrico
de consumo e imposibilidad para el planeamiento de las
programaciones anticipadas de las compras.
(318) Por otro lado, con un sistema descentralizado del En resumen parece que
abastecimiento de los stocks, difcilmente se podr el sistema descentralizado,
conocer la cantidad de materiales y su valor inmovilizado no es muy recomendable.
al nivel de empresa. Esto significa que en toda la
organizacin, la administracin y las directivas de suministros
debern emanar de manera unitaria, es decir, bajo un slo
comando. Sin embargo, el almacenamiento, de las existencias
debe estar descentralizado mediante almacenes ubicados con la
adecuada proximidad al cliente final.
(319) Otras
situaciones
relacionadas
con
una
mala
administracin de almacenes pueden producir serias
limitaciones al desempeo de la empresa. Entre ellas podemos
mencionar:
a) Inexistencia o inadecuados recursos financieros, humanos y
fsicos
b) Dificultades
en
el
transporte:
inexistencia,
insuficiencia o inadecuados vehculos y/o precarias
condiciones de las carreteras
c) Falta de uniformidad y especificacin
materiales de uso en la empresa

de

los

Aqu
nuevamente
problemas que ocurren con
frecuencia. En las EPSAs
tambin se observan.

d) Stocks en niveles inadecuados


e) Suministro inoportuno de materiales
f) Retiro en los almacenes, por las unidades internas, en
cantidad superior a su consumo estimado para un periodo
(mes)
g) Retiros o entregas de materiales en los almacenes sin
respaldo documental
h) Falta de relaciones interpersonales adecuadas dentro del
rea de suministro, principalmente durante la existencia del
pseudo elitismo de funcin.

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Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS

5.5.3 Polticas de administracin de personal


(320) Las caractersticas del personal, que debe trabajar
en el almacn se diferencian de las dems, por las acciones que
deben estar determinadas por la transparencia, legalidad,
responsabilidad, licitud, buena fe y eficiencia, tomando en
cuenta que los almacenes constituyen un patrimonio de la
EPSA.

El personal del
almacn

(321) La nocin distorsionada de que el equipo que trabaja


en los almacenes no necesita poseer buen nivel, de preparacin
acadmica ha ocasionado en varias oportunidades una
inadecuada funcionalidad. La exigencia posteriormente de
lograr buenos resultados en la administracin, se demuestra en
los hechos que esta actividad es de suma importancia para el
buen funcionamiento de la EPSA.
(322) La subordinacin a administradores excesivamente
tericos u operativos en exceso, genera una crisis en todo el
equipo desprestigiando su desempeo, por eso es muy
importante que lo ejecutivos de la EPSA, equilibren el trabajo
tcnico con el trabajo manual en esta rea.
(323) En varias oportunidades se identifican tambin equipos
de verificacin, conteo y control que practican inventarios a
personal, con preparacin muy superior a la del equipo de
almacenes, creando susceptibilidad en el desempeo y la
responsabilidad de ejecutar efectivamente los trabajos al
interior del almacn.
(324) Los niveles de preparacin del personal Es un esfuerzo por
dependiendo del tamao del almacn, debe desterrar el mito de que el
centrarse en elegir a un profesional o en su caso un personal que trabaja en
tcnico superior, entendido en la materia, almacenes no requiere de
mucha preparacin.
fundamentalmente del rea de las ciencias
econmicas y financieras, para una mejor y adecuada
administracin de este subsistema.

10. La dinmica de trabajo de una empresa de servicios en la actualidad requiere del


uso irregular o constante, y a veces urgente, de materiales y medios para cumplir
los compromisos de trabajo inherentes a su actividad. Aun cuando dicha entidad
econmica realice una adecuada planificacin, es necesario tambin desarrollar un
proceso de anlisis y determinacin de la cantidad, frecuencia y tipo de materiales
necesarios para determinado perodo de tiempo, y ello prev incluso considerar
eventualidades e incertidumbres que la planificacin misma no tiene en cuenta.
11. Este importante aspecto se logra con un buen proceso de gestin de existencias
por parte de la administracin de almacenes; ello que implica la aplicacin de
procedimientos estadstico-matemticos propias de la econometra moderna y
que permiten determinar con cierto grado de precisin la cantidad y frecuencia de
movimiento de materiales que requerira una empresa para desarrollar
adecuadamente su gestin.

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22. Una buena administracin de almacenes es aquella que mantiene en el almacn


todos los materiales que utiliza la empresa, en cantidades suficientes y con una
reserva de cada tipo para situaciones eventuales. Est Ud. de acuerdo con esa
afirmacin? Discuta.
23. Explique la importancia de los niveles de stocks y los indicadores para su
correcta evaluacin.
24. Explique la clasificacin de los mtodos de previsin de materiales.
25. Cuales son las ventajas y desventajas de la regresin para la previsin de
materiales?
26. Mencione los componentes o efectos de una serie temporal. Diga cual de ellos
es el que mejor refleja el comportamiento de un evento a largo plazo.
27. De los mtodos estudiados para estimar o prever la demanda de materiales,
seale cual utilizara Ud. en una EPSA y por qu.
28. Seale cuales son las variables que determinan el costo de almacenaje y como
hara Ud. Para reducir estos costos.
29. Cul es el objetivo de la determinacin de los niveles de stock?
7. Para los siguientes materiales utilizados en una EPSA, calcule los ndices de
rotacin correspondientes. Analice los resultados y exprese su opinin sobre
ellos.
Consumo/mes
Rango de stock
Pilas de agua
150
450 a 600
Micromedidores
60
300 a 550
Uniones para conexiones de AP 45
260 a 380
8. Dada la siguiente secuencia de datos sobre la disponibilidad de un material
realice la estimacin de la cantidad necesaria para el ltimo perodo. Utilice el
mtodo del PMP1 con un = 0,5.
Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre

Demanda real
100
120
150
140
130
160
145
130

Demanda prevista
100
100
110
130
135
132.5
146.3
145.6
?

5. Para realizar una buena gestin de stocks y mantener niveles adecuados de


materiales respondiendo a exigencias de las obras se requiere una buena
preparacin del personal, contrario a la equivocada idea de lo contrario. Es
recomendable que se organicen cursos especficos dirigidos a los temas claves
de la gestin de almacenes, particularmente los relativos al calculo de los niveles
de stocks y al mismo tiempo aplicar diferentes mtodos buscando los ms
efectivos de acuerdo con las condiciones de cada empresa en particular.

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Cap. 6. CONTABILIZACION DE MATERIALES

6.

CONTABILIZACION DE MATERIALES
(325) La responsabilidad de efectuar un
control fsico (inventario) de los materiales
recae en el encargado del almacn; sin
embargo es aconsejable que este control lo
realice el Jefe del rea Administrativofinanciera, con el apoyo de funcionarios ajenos
al almacn.

inventario: asiento de los bienes y

dems cosas pertenecientes a una


persona o comunidad, hecha con
orden y precisin. Papel o documento
en que estn escritas dichas cosas.

(326) No existe una frecuencia fija establecida para realizar este


proceso, pero segn las Normas de Administracin de Bienes y
Servicios debe hacerse como mnimo un control fsico anual, al
cierre de cada gestin.
(327) Es recomendable sin embargo, que el Jefe de Almacn
realice este control por lo menos cada tres meses, con el fin de
mantener la informacin de los niveles de abastecimiento de
materiales debidamente actualizada.
(328) El documento de registro que sirve para efectuar el control
fsico de los materiales es la Tarjeta de Existencia que es la
base del sistema de control fsico del almacn (ver Anexo 8). Este
proceso no es ms que el control fsico de los materiales o
inventario de almacn.

6.1

Control e inventario de materiales


(329) Bajo esta denominacin se registran los bienes
dispuestos para el uso de la entidad o para instalaciones
nuevas, de acuerdo a la naturaleza de la empresa los
inventarios podrn clasificarse por tipo de material o artculo, lo
que facilitara su rpida ubicacin tanto fsica como de registro
contable.

Ejemplo de codificacin

(330) La codificacin y registros contables, debe ser


adecuada de acuerdo a las polticas contables de cada una de
las empresas. En este caso se refiere al sistema de control
contable de los recursos existentes en almacenes. Por ejemplo
para el caso de las EPSAs se puede utilizar la siguiente:
Cdigo: 114000 - Rubro: Inventarios
Descripcin:

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Las existencias de materiales, tales como


caeras, coplas, niples, uniones, tubos,
qumicos, etc. Estn registradas en ste
rubro agrupados por su similitud, en cuentas
auxiliares.

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Cdigo: 114100 - Rubro: Existencias


Descripcin:

Agrupa a todas las cuentas de materiales de


escritorio, plomera, varios, elctricos,
herramientas, combustibles y lubricantes,
materiales obsoletos y materiales en transito.

(331) La dinmica de este proceso permite conocer los


movimientos contables que se efectan al realizarse entradas y
salidas de materiales. Este proceso consta de los siguientes
componentes:
a) Dbitos. Se efectuar el cargo a esta cuenta por toda
compra de materiales clasificados en cualquiera de los grupos
establecidos; registrndose en la cuenta el 87% del total de
la nota fiscal. Por lo tanto debe observarse la determinacin
del costo unitario considerando el 87% y no as los precios
unitarios consignados en la nota fiscal; a los cuales se
efectuar un proceso de reduccin del 13% correspondiente
al crdito fiscal.

Movimientos contables

Se efectuarn cargos por las devoluciones de materiales no


utilizados; cuyo ingreso se registrar a los costos de las
unidades a las que fueron entregadas.
b) Crditos. El registro de los crditos ser exclusivamente por
la salida de materiales a los diferentes centros de costos y
gastos; los mismos que sern documentados con las
respectivas notas de pedido de las diferentes unidades,
utilizando los formularios oficiales elaborados para el efecto.
(332) Las sub-cuentas se pueden agrupar en varios grupos
contables, dicha clasificacin generalmente por la afinidad de
materiales, o por las cuentas del clasificador presupuestario.
Algunos ejemplos de cuentas se describen a continuacin:

114101 Materiales de escritorio. Registra todas las


compras de papel, archivadores, lpices, borradores, papel
carbnico, cintas para mquina de escribir, tampos, folders,
perforadoras, engrapadoras, grapas, clips, etc.

114102 Materiales de plomera. Bajo este ttulo estn


comprendidos los codos, uniones, caeras de hierro
galvanizado, vlvulas, abrazaderas, juntas, llaves finales,
tapones, reducciones, pegamentos, y otro material de
instalacin de redes para surtir el lquido elemento a los
clientes.

114103 Materiales varios. Se contabilizar en este rubro


las compras de materiales de limpieza, y otros materiales no
estipulados en las dems sub-cuentas de existencias.

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Ejemplos de sub-cuentas

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Cap. 6. CONTABILIZACION DE MATERIALES

6.2

114104 Materiales elctricos. Los cables para conduccin


elctrica, disyuntores, tomacorrientes, interruptores, palancas
trifsicas, fusibles, condensadores, reactancias, tableros
elctricos, interruptores trmicos, etc.

114105 Repuestos. Se registrarn las compras de


accesorios y partes para los equipos comprendidos en el rubro
de los activos fijos. Podemos citar: amortiguadores, ejes de
acero, cajas de cambio, cojinetes, cadenas de transmisin,
filtros, crucetas, engranajes, cmaras, llantas, etc.

114106 Herramientas. Herramientas menores,


palas, picotas, destornilladores, alicates, llaves, etc.

114107 Materiales qumicos y reactivos. Se refiere al


control de compuestos qumicos como cidos, sales, bases
industriales, salitres pulimentos y otros relacionados.

114108 Combustibles y lubricantes. Corresponde a los


materiales y productos derivados del petrleo crudo o
parcialmente refinado: gasolina, kerosn, alcohol, aceites y
lubricantes, diessel, gas y otros

114109 Materiales de construccin. Son los materiales


destinados a las edificaciones como piedra, arcilla, arena,
cemento entre otros.

114110 Implementos de trabajo. Este rubro corresponde


a la ropa de trabajo, uniformes, calzado de diferentes tipos
utilizados principalmente en las labores diarias de la empresa.

114111 Material obsoleto. Se trata de una cuenta de


control para materiales que ya no son de utilidad para la
empresa.

114112 Materiales en trnsito. Es una


cuenta transitoria de control de materiales que
permanecern por un periodo determinado de
tiempo para luego ser registrados en las cuentas
que correspondan.

como

No est de ms decir que un

esquema de cuentas debe


responder a las condiciones y
caractersticas de cada empresa.

Procedimientos administrativos para el inventario


(333) Para efectuar el trabajo de control fsico de los
materiales del almacn, se describen a continuacin una serie de
pasos y funciones que deben ser realizadas en una toma de
inventarios.
(334) La toma del inventario fsico, tiene como objetivo
fundamental el de efectuar el cierre de operaciones y el corte en
los saldos de las existencias fsicas del material en el Almacn
Central de la empresa.

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(335) Para que luego de efectuar en detalle el inventario fsico,


se efecten todos los ajustes que sean necesarios de
conformidad a los saldos fsicos existentes, los saldos del
Kardex Valorado o los saldos en la contabilidad de la empresa.
(336) Para este control se utiliza el Kardex kardex, de dnde habrn
valorado de existencia de materiales (ver sacado esa palabra; no habr
Anexo 9), en el cual se registran los movimientos de un termino mejor en espaol.
entradas y salidas del material, teniendo un saldo de
existencia en el mismo, que debe ser verificado en forma fsica
in situ en los ambientes del almacn.

6.2.1 Instrucciones para el registro de informacin


(337) El proceso de registro de informacin para el control de
materiales debe cumplir varios requisitos y contener informacin
bsica. Para ello se utiliza la Planilla de Inventarios de
Almacn Central (ver Anexo 10). Esta informacin es la
siguiente:
(338) El encabezado recoge la informacin general de la
empresa y del almacn en el que se encuentran los materiales.
En l debe completarse la siguiente informacin:

Indicar el nombre o razn social de la institucin.

Detallar el nombre del formulario a utilizar: Planilla de

inventarios almacn central

Indicar el perodo o fecha de corte correspondiente, por


ejemplo: Practicado al 31 de diciembre de 2002

(339) Las columnas recogen los aspectos especficos


relacionados con los materiales, sus caractersticas, codificacin,
cantidad, etc. Los datos son los siguientes:

Cdigo. En esta columna se debe especificar el cdigo del


material, de acuerdo al catlogo de materiales. En el
formulario el cdigo, viene impreso.

Unidad de manejo. En esta columna se debe especificar la


unidad de manejo del material, ejemplo: pieza, kilo, metro,
etc. En el formulario la unidad de manejo, viene impreso. De
existir diferencia con las Tarjetas de Existencia (ver Anexo 8),
esta unidad debe ser corregida dependiendo de la unidad que
se utilice en el mismo momento del control fsico del material.

Descripcin del material. En esta columna se describir en


forma correcta el material que se est inventariando. En el
formulario la descripcin del material, viene impreso. Se
considera que esta descripcin es la adecuada y esta
contemplada en el catlogo de materiales. De existir

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Datos del registro

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Cap. 6. CONTABILIZACION DE MATERIALES

discrepancias sobre la descripcin de un material especfico,


se deber consultar con un tcnico entendido dentro de la
empresa (estas diferencias se pueden presentar en el rubro
de repuestos de vehculos).

Saldos en Tarjetas de Existencia (ver Anexo 8) En esta


columna se debe copiar el ltimo valor contemplado en la
columna de saldo de la tarjeta de existencias de un
determinado material; en forma clara y correcta, sin efectuar
modificacin alguna.

Saldo fsico En esta columna se anotar la cantidad contada


fsicamente del material inventariado, el mismo que debe
encontrarse dentro de los ambientes y dependencias del
Almacn, la anotacin se efectuar en forma clara y correcta.
Una vez finalizada la verificacin in sito.

Faltantes. Una vez verificada las cantidades en las columnas


del saldo en la tarjeta de existencias y el saldo fsico; deber
determinarse la diferencia. En caso de que exista material
faltante; anotar la cantidad exacta en forma inmediata, para
obviar contradicciones posteriores a la Faltantes y sobrantes; dos
conclusin del inventario.
categoras opuestas y nunca

Sobrantes. Una vez verificada las cantidades equilibradas; generalmente falta


en las columnas del saldo en la tarjeta de ms de lo que sobra, no es cierto?.
existencias y el saldo fsico, deber determinarse la diferencia.
En caso de que exista material sobrante, anotar la cantidad
exacta en forma inmediata, para obviar contradicciones
posteriores a la conclusin del inventario.

Observaciones. Esta columna debe ser utilizada con mucho


cuidado y responsabilidad. En ella se anotar alguna
observacin sobre los materiales faltantes o sobrantes. Por
otro lado es importante que en esta columna se identifique
con claridad el periodo de aquellos materiales que por
diversas causas se encuentran sin movimiento alguno. Ya
sean materiales que ya no son utilizados por la empresa o que
su estado de conservacin no sea el adecuado para
permanecer como material en existencia del almacn.

6.2.2 Instrucciones para el cierre de las tarjetas de existencia


(340) La Tarjeta de Existencia (ver Anexo 8) es el formulario
en el cual se registra el tipo y la cantidad fsica de cada material
existente en el almacn. Una vez que se ha iniciado el inventario,
todas las Tarjetas de existencia con las que cuenta el almacn
central, deben ser entregadas al funcionario que toma el
inventario fsico de materiales.

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(341) En el momento que se efectu la verificacin fsica, este


funcionario proceder a efectuar el corte o cierre
correspondiente de cada una de las tarjetas. Este proceso se
realizar de acuerdo al siguiente procedimiento:
a) Proceder a rayar una lnea, debajo del ltimo registro de la
tarjeta.
b) Copiar la ltima cantidad de la columna saldo debajo de la
lnea, conservando la misma columna.
c) Indicar el perodo del cierre, por ejemplo: Inventario al 31-

12-2002

d) Estampar su firma para constancia del cierre de la tarjeta y


como constancia de ejecucin del corte.

6.2.3 Consideraciones finales


(342) Adems de los elementos mencionados antes el proceso
de control de almacenes, ya sea fsico o contable, debe realizarse
bajo los reglamentos y normas que se establecen para este
proceso. Entre estos otros aspectos vale la pena insistir en los
siguientes:
a) Todos los materiales a ser inventariados deben
encontrarse en los ambientes y dependencias
del almacn de la empresa.
b) Todo material que se encuentre en otras
dependencias o domicilios particulares se
debe considerar como material faltante.

Tal
parece
que
las
recomendaciones no terminan
nunca. En la realidad de cualquier
empresa en verdad, los aspectos
a tener en cuenta para asegurar
un buen control siempre son
necesarios. A pesar de todo,
siempre se presentan problemas.

c) El Jefe de Almacenes; de existir diferencias, principalmente


faltantes; debe aclarar en forma clara la razn por la que
existan estas diferencias; con el objetivo de ser contempladas
en la columna de observaciones de formulario.
d) A la fecha del inventario, todo material que se encuentre
fsicamente en el almacn; sin determinarse su
procedencia o haberse realizado su ingreso; deber
considerarse como material de propiedad de la empresa y
por tanto se proceder a su correspondiente incorporacin.

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Cap. 6. CONTABILIZACION DE MATERIALES

!
?

12. Como ya se ha visto a lo largo del texto, el control de materiales en los


almacenes no solamente es fsico sino tambin financiero. El procedimiento
bsico para realizar ese control es el inventario.
13. Este proceso resulta clave para definir la capacidad de una empresa de realizar
una adecuada gestin econmica observando el balance entre los materiales
que adquiere, los que utiliza y los que mantiene en almacenes y al mismo tiempo
el nivel de confiabilidad con que es capaz de valorar econmicamente la
magnitud de esos movimientos tambin en trminos financieros que le permita
evaluar los cambios en el patrimonio de la entidad.
30. Explique la relacin que existe entre los subsistemas de almacenes, presupuesto
y contabilidad dentro de la empresa, y el papel que juega el inventario en ese
conjunto de interacciones.
31. Cules son los pasos y procedimientos a seguir para la realizacin del
inventario y que instrumentos de control se utilizan en ese proceso?.
32. Con qu frecuencia es recomendable realizar el inventario de almacn en una
EPSA? Justifique su respuesta.

9. Dirjase al Anexo 13 del texto y realice los ejercicios sobre movimientos de


materiales y valoracin de inventarios que all se presentan.

6. El proceso de contabilizacin de materiales tiene particular importancia. Dentro


de este proceso la actividad principal es el inventario. Para lograr un resultado
efectivo del inventario deben seguirse las normas y principios del mismo para
cada entidad, especialmente las correspondientes al manual interno de este
subsistema y someter este proceso a un estricto control por parte de la gerencia
del rea administrativa-financiera.

***

Pg. 100 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

ANEXOS
ANEXOOS

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 101 de 148

ANEXO 1

Anexo 1: Formato de Planificacin del Mdulo (FPM)


Cdigo:

Cdigo:
Area:

Administrativa-Financiera

Objetivo del Programa:

Programa: Administrar los Recursos

4.3

Prestar Servicios Administrativos y Financieros de acuerdo a la demanda de la EPSA, segn lo


establecido en el POA y el Presupuesto.
Tener conocimientos bsicos en
Requisitos:
administracin y manejo de bienes.

Mdulo:

Cdigo:
ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN
EPSAS
4.3.2

Objetivo
terminal
del Md.:

Los/las participantes consolidan conceptos, instrumentos y procedimientos para Tiempo total


la Administracin de Almacenes en las EPSAs.
[hr:min reloj]:

18:00

Objetivo parcial
Tema y contenidos

Prerrequisitos

4.3.2.1

... mantienen un
Almacn de
Materiales y
Suministros acorde a
las necesidades de
la Empresa.

Organizacin de Almacenes
Conocimientos
1. Que es un almacn?
bsicos de
2. Administracin de Almacenes
administracin y
3. Estructura organizativa
contabilidad
4. Relacin con otros sistemas operativos
de la EPSA

4.3.2.2

... conocen las


normas que rigen el
funcionamiento de
los almacenes.

Normas que rigen el funcionamiento de Conocimientos


los almacenes
bsicos de
administracin y
contabilidad.

4.3.2.3

Los/las participantes

.. saben y aplican los


conocimientos sobre
el manejo de
materiales en un
almacn.

Aspectos fsicos del almacenaje


1. Ubicacin geogrfica de los almacenes
2. Manejo de materiales en el almacn
3. Movimiento de materiales

4.3.2.4

Cd.

UNIDADES TEMTICAS

... manejan los


aspectos esenciales
sobre los
procedimientos
administrativos para
el control y manejo
de los materiales.

Procesos administrativos bsicos de la Conocimientos


unidad de almacenes
bsicos de
1. Control de almacenes
administracin y
2. Recepcin de materiales
contabilidad
3. Almacenamiento
y
resguardo
de
materiales
4. Normas de almacenamiento
5. Catalogacin de materiales
6. Entrega de materiales y actualizacin del
kardex

Pg. 102 de 148

42-Almacenes-V1

Conocimientos
bsicos de
administracin y
contabilidad

Bibliografa
recomendada
Laura Zegarra,
Rafael Curso de
organizacin de
almacenes con
enfoque orientado a
la calidad. Nivel
bsico ed.
INFOCAL y
AMETEX, La Paz
1999
SeLA. Normas
bsicas del Sistema
de Contratacin de
Bienes y Servicios.
Reglamento
especfico. Oruro
2002
SAS.
Administracin de
activos fijos y
almacenes. Texto
de capacitacin
Santa Cruz 2001
Normas Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 25964. La
Paz, 2000
Complementacin
de las Normas
Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001

Tiempo
[hr:min
reloj]
02:00

02:00

02:00

06:00.

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

4.3.2.6

4.3.2.5

Cd.

UNIDADES TEMTICAS
Objetivo parcial
Tema y contenidos

Prerrequisitos

Los/las participantes
... aplican tcnicas
para determinar los
niveles de
existencias y el
calculo de previsin
de materiales en un
almacn.
... realizan los
procedimientos para
el registro, inventario
y actualizacin de
existencias en el
almacn

SISTEMA MODULAR

Gestin de existencias
Conocimientos
1. Necesidad de stock de materiales
bsicos de
2. Una buena administracin de materiales
administracin y
3. Mtodos de previsin de materiales.
contabilidad
4. Costos y niveles de almacenaje
5. Polticas bsicas en la administracin de
almacenes en EPSAs
Contabilizacin de materiales
Conocimientos
1. Control e inventario de materiales
bsicos de
2. Procedimientos administrativos para el
administracin y
inventario
contabilidad

42-Almacenes-V1

Bibliografa
recomendada

Tiempo
[hr:min
reloj]

Normas Bsicas del


Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 25964. La
Paz, 2000

04:00

SAS.Administracin de
activos fijos y
almacenes. Texto
de capacitacin
Santa Cruz 2001
Complementacin
de las Normas
Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001

02:00

Pg. 103 de 148

ANEXO 2

Anexo 2: Normas legales y otras que rigen las actividades administrativa-financieras de las EPSAs

X
X
X X X X X

11

12

X
X

Decreto Ley 14379 Cdigo de Comercio


Ley 843 Impuestos
R.M. 704/1989 Reglamento para la elaboracin,
presentacin y ejecucin de presupuestos
Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales ("SAFCO")
D.S. 23251 Reglamento de modificaciones al presupuesto de gasto
D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la
Funcin Pblica
R.S. 216768 Normas Bsicas del Sistema Nacional de
Inversin Pblica
R.S. 216779 Normas Bsicas del Sistema Nacional de
Planificacin
R.S. 216784 Normas Bsicas del Sistema de
Programacin de Operaciones
R.S. 217055 Normas Bsicas del Sistema de
Organizacin Administrativa del Sector Pblico

25/02/77
20/05/86

Poder Ejecutivo de la Nacin


Honorable Congreso Nacional

X X X X
X X X X

22/06/89

Ministerio de Hacienda

20/07/90
13/08/92

Honorable Congreso Nacional


Poder Ejecutivo de la Nacin

X
X

03/11/92

Poder Ejecutivo de la Nacin

18/06/96

Poder Ejecutivo de la Nacin

X X X X

26/07/96

Poder Ejecutivo de la Nacin

16/08/96

Poder Ejecutivo de la Nacin

20/05/97

Poder Ejecutivo de la Nacin

04/06/97

Poder Ejecutivo de la Nacin

29/07/97

Poder Ejecutivo de la Nacin

X X X

4
5

X X X X X X X X X
X X X

X X X X X X X X X

X X X

X X X

X X X X

10 X X

X X

X R.S. 217095 Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos


R.S. 218040 Normas Bsicas del Sistema de
12 X X X X X X X X X
Contabilidad Gubernamental Integrado
11 X X X

12

13

17

16

(DD/MM/AA)

15

Entidad emisora

14

Nombre del instrumento normativo

Vigencia
desde

CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas

1
2

Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigedad )12


1

Obligatorio
en las
EPSAs

Subsistema / Mdulo
afectado

Los instrumentos normativos estn ordenados por antigedad de vigencia.

Pg. 104 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

13 X X
14

---

15 X X
16 X X
17

X X

18 X X
19 X X X X X

20 X X

X X

21 X X

X X

22 X X

X X

23 X X X
24 X X
25

SISTEMA MODULAR

11

12

Ley 1788 de Organizacin del Poder Ejecutivo


R.S. 217064 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Personal
Res. Adm. Regulatoria ??? Guas para la elaboracin del
Programa de Operaciones en las Superintendencias Sectoriales
Res. Adm. Regulatoria SA 1098/1998 Guas para la formulacin,
seguimiento y control del Programa de Operaciones Anual
R.S. 218056 Normas Bsicas del Sistema de Tesorera
Ley 2066 modificatoria a la Ley 2029 de Servicios de
Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
D.S. 25875 Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA)
D.S. 25964 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios
D.S. 26144 Complementacin de las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
D.S. 26208 Complementacin de las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
R.M. 717/01 Directrices de formulacin presupuestaria
para la gestin 2002

16/09/97

Honorable Congreso Nacional

23/05/97

Poder Ejecutivo de la Nacin

??/??/97

Superintendencia General del


X X X X
SIRESE

13/04/98

Superintendencia de Aguas

X X X X

27/01/98

Poder Ejecutivo de la Nacin

11/04/00

Honorable Congreso Nacional X X X X

18/08/00

Poder Ejecutivo de la Nacin

21/10/00

Poder Ejecutivo de la Nacin

06/04/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

07/06/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

27/08/01

Ministerio de Hacienda

27/08/01

Ministerio de Hacienda

18/12/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

X R.M. 718/01 Clasificador presupuestario para el ao 2002


D.S.26449 Procedimiento para la remisin de la
informacin de contrataciones estatales
42-Almacenes-V1

13

17

16

(DD/MM/AA)

15

Entidad emisora

14

Nombre del instrumento normativo

Vigencia
desde

CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas

Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigedad )12


1

Obligatorio
en las
EPSAs

Subsistema / Mdulo
afectado

Pg. 105 de 148

ANEXO 2

26

X X X X X X X X

27

28 X X X
29

X X

11

12

D.S. 26455 Ambito de responsabilidades del uso y


administracin de informacin del SIGMA
R.M. 013/02 Reglamento de Operacin del Sistema de
Informacin de Contratacin Estatal
Ley 2331 Financial o Ley del Presupuesto General de la
Nacin Gestin 2002

X X Normas Internacionales de Contabilidad

30 X
31 X X
32 X X

Plan Nacional de Saneamiento Bsico 2001-2010


Gua para la presentacin de informacin del Plan
Operativo Anual (POA) ("Gua - D")
Contratos de Concesin EPSA - SISAB

13

19/12/01

Poder Ejecutivo de la Nacin

28/01/02

Ministerio de Hacienda

08/02/02

Honorable Congreso Nacional X

actualiz.
2001

Comit de Normas Internacionales de Contabilidad


Ministerio de Vivienda y
Servicios Bsicos (MVSB)

10/01
02/02
---

17

16

(DD/MM/AA)

15

Entidad emisora

14

Nombre del instrumento normativo

Vigencia
desde

CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas

Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigedad )12


1

Obligatorio
en las
EPSAs

Subsistema / Mdulo
afectado

X X X X

X X X X

Superintendencia Sectorial
Saneamiento Bsico (SISAB)

X X X X
X X X X

Conclusiones de la FT4:

En percepcin de los autores de los mdulos del Area 4 Administrativa-Financiera, estas normas en general permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de
su administracin, no pudindose notar contradicciones entre una y otra norma que afecten su aplicabilidad prctica.
Como se nota claramente en esta recopilacin, las EPSAs pblicas estn mucho ms reglamentadas en sus quehaceres administrativos y financieros,
que las no pblicas. Ello por un lado implica un mayor grado de libertad para estas ltimas; sin embargo, en la prctica de algunas de ellas se puede
notar que la ausencia de normatividad externa, no es suplida por una normatividad interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su
administracin. As por ejemplo, es recomendable utilizar las normas referentes a POA y Presupuestos destinadas a empresas pblicas, tambin en las
no pblicas.

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Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

Anexo 3: Modelo de formulario de solicitud de compra de materiales13


SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES
Almacn:
__________________________________________________________________________
_
Fecha de solicitud: _____ de _________________ de 200___

Item

Descripcin

Unidad de
Cantidad
manejo

Existencia
actual

Promedio
consumo
mes

No.

Ultima compra
Fecha

Apertura
Costo unitaio presupuesto

_________________

Partida
presupuesto

Centro
de costo

Pedido (s) No. (s) :

13

Pedido por:

Recibido por:

Encargado de Almacenes

Encargado de Adquisiciones

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

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42-Almacenes-V1

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ANEXO 4

Anexo 4: Modelo de formulario de ingreso de materiales a


almacenes14
INGRESO DE MATERIALES AL ALMACN
Almacn :

___________________________

Proveedor:

No. ______________
__________________

Fecha : _____ de ________________ de 200__ Cdigo proveedor: __________________


Item

Descripcin

Pedido por:

C o s t o (Bs.)
Unidad Documento C a n t i d a d
de
de respaldo Pedida Entregada Unitario
Total
manejo

Visto bueno:

Control existencias

Recibido por:

Encargado almacn

Nombre y cargo

Encargado almacn

Original (1) ... Contabilidad


Copia (2) ... Almacenes

14

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

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Anexo 5: Modelo de formulario para pedido de materiales15


PEDIDO DE MATERIALES
Da

tem

Mes Ao

Pedida

Cantidad
Despachada

No.: ______

Unidad

Detalle

P/unit.

Importe

Destino:
Solicitado por:

15

Autorizado por:

Aprobado por:

Recibido por:

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 109 de 148

ANEXO 6

Anexo 6: Modelo de vale de salida de materiales de almacn16


Programa : _______________________
Subprograma : _______________________
Proyecto : _______________________

VALE SALIDA DE MATERIALES DE ALMACEN

Act. u obra : _______________________


Unidad ejecutora : _______________________

Almacn: _____________________________________________

Cdigo presupuestario:

|__|__|__|__|__|__|__|__|

Fecha del pedido : _________de ___________________de 200___


Centro de Costo : _______________________
No. de cdigo
Grupo Subgrupo tem

D e s c r i p c i n

Unidad de
manejo

Cantidad
Pedido Entregado

C o s t o
Unitario Total

Partida
presup
.

(En caso de repuestos y accesorios)


Industria:_________________ Marca:___________________ Modelo:__________________
_______
____
_________
Pedido por:

Autorizado por:

Entregado por:

Recibido por:

Control existencias

No se despacharn vales que tengan ms de un tem

16

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

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Anexo 7: Modelo de resumen diario de salidas de materiales de


almacenes17
RESUMEN DIARIO DE SALIDAS DE MATERIALES DE ALMACENES

No. _____________
Almacn: _________________________ Fecha: ______ de ______________ de 200 ___
No. Pedido

Cdigo
Presupuestario

Partida
Presupuesto

Nombre de la unidad ejecutora

Costo Total

Total general

17

Remitido por:

Recibido por:

Contabilizado por:

Encargado almacenes

Jefe Dpto. Adm. Finanzas

Nombre y cargo

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

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ANEXO 8

Anexo 8: Modelo de tarjeta de existencias18


TARJETA DE EXISTENCIAS
Tarjeta No.: ______________
Cdigo No.
Articulo : _____________________________

Grupo

Subgrupo

tem

Descripcin: __________________________
Unidad : _____________________________

Partida
Presupuesto

Stock mnimo: ________________________.


Cdigo contable:

Fecha

18

Ingreso
Pedido
Material con cargo Departamento
Salida material
a:

Entradas

Salidas

Saldo en
existencia

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

Pg. 112 de 148

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Anexo 9: Modelo de kardex valorado de existencia de materiales19


KARDEX VALORADO DE EXISTENCIA DE MATERIALES
Tarjeta No.: ___________
Cdigo No.
Artculo: _____________________________________________________________________

Grupo

Subgrupo

tem

Costo
Salida

Saldo

Descripcin: __________________________________________________________________

Partida
Presupuesto

Unidad: ______________________________________________________________________
Stock mnimo: _________________________________________________________________

Fecha

19

Ingreso no.
Pedido no.

Comprobante
contabilidad

Apertura
programtica

Entrada

Cantidad
Salida

Saldo

Precio
unitario

Entrada

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

SISTEMA MODULAR

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Pg. 113 de 148

ANEXO 10

Anexo 10:

Modelo de planilla de inventarios almacn central20


PLANILLA DE INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL

Almacn: ____________________________________________
Cdigo

20

Unidad
de
manejo

Descripcin

Precio Saldos en Bind card


unitario
Valor en
Cantidad
Bs.
Bs.

Fecha: _______ de _____________________ de 200 ____


Saldo fsico
Cantidad

Valor en
Bs.

Faltantes
Cantidad

Valor en Bs.

Sobrantes
Cantidad

Observaciones

Valor en Bs.

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

Pg. 114 de 148

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

Anexo 11:

Modelo de
materiales21

formulario

de

transferencia

de

N
EPSA

NOTA DE TRANSFERENCIA

Destino - # Almacn

Fecha de Emisin

Nombre

Direccin:
Origen - # Almacn

Nombre

Direccin:
Llenar slo si el Material tiene un destino especfico

Aplicacion Especfica

N Obra / Contrato

Cdigo de Programa

Clasificacin Contable

DATOS DE LOS MATERIALES


Cdigo

Dcto. Refer.

Nombre

Cantidad

Cdigo

Dcto. Refer.

Dcto. Refer.

Cantidad

Dcto. Refer.

Cantidad

Dcto. Refer.

Unid. Medida

Precio Unitario

Valor Total del Item

Unid. Medida

Precio Unitario

Valor Total del Item

Unid. Medida

Precio Unitario

Valor Total del Item

Unid. Medida

Precio Unitario

Valor Total del Item

Nombre

Cantidad

Cdigo

Valor Total del Item

Nombre

Cdigo

Precio Unitario

Nombre

Cdigo

Unid. Medida

Nombre

Cantidad

Observaciones

Emitido por

_________________________________
Nombre :

21

VALOR TOTAL S/.

Aprobado por

_______________________________

Constancia de Recepcin

_____/____/_____
Fecha

___________________________________
Nom bre

_____/____/____
Fecha

Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro

SISTEMA MODULAR

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Pg. 115 de 148

ANEXO 12

Anexo 12:

Sistemas, tcnicas y medios de almacenamiento

(1)
El almacenaje requiere del uso de medios, tcnicas y procedimientos para la
organizacin de los materiales. A continuacin describimos un grupo de estos procedimientos y
medios.

Medios de almacenaje
(2)
Entre los posibles tipos de medios o estructuras de almacenaje con que se equipa las
unidades bsicas de almacenamiento, entre los de uso ms comn en las EPSAs estn los
armazones, los estrados y los enrejados.
(3)
Los armazones son estructuras slidas, fabricadas en forma modular, generalmente de
acero, desmontables y de forma variable dependiendo del volumen del material que ser
almacenado (ver Fig. 20).

Fig. 20: Modelo de estructura de armazones para el almacn22


(4)
Los armazones fabricados en madera son de uso ms restringido por requerir
cuidados y tratamientos especiales contra fuego, insectos y roedores de modo general, as
como por limitar su utilizacin por cuestiones de seguridad y por poseer capacidad de peso
ms reducida. La utilizacin de este tipo de estantes debe limitarse al almacenamiento de
materiales grandes o pesados, debido a la prdida de espacio til que acarrea, sobre todo si
consideramos el almacenamiento de materiales con recipientes o formas geomtricas
uniformes.
(5)
Una solucin posible para este tipo de problema es el uso de armazones metlicos
o mejor an el sistema de dos pisos que consiste en la colocacin de un piso adicional
sobre el armazn ya existente, apoyado sobre el mismo o sobre nuevas columnas de
sustentacin. Sobre este piso sern levantados nuevos estantes con tantos tabiques,
22

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

Pg. 116 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

rincones, cajones etc. como sean necesarios. Los diferentes pisos estn conectados por
escaleras con descansos para uso de los empleados y, opcionalmente por montacargas
para elevacin de los materiales. De esta manera se alcanza el mximo aprovechamiento
del espacio vertical con la utilizacin de estantes.
(6)
Existen armazones especiales para determinados materiales. As p.ej. en el caso de
las EPSAs, se utilizan armazones especiales para almacenamiento de tubos y perfilados,
para llantas, planchas, etc. (ver Fig. 21).

Para tubos y perfilados

Para llantas

Para planchas
Diversos tipos de armazones

Fig. 21: Modelos de armazn segn el tipo de material a almacenar23

23

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 117 de 148

ANEXO 12

(7)
Uno de los materiales ms utilizados por las EPSAs son los tubos de diferentes tipo
y calibres. Ellos exigen un amplio espacio de almacenaje o armazones con caractersticas
especficas segn las propiedades de la tubera.
(8)
Los estrados o paletas (pallets) son estructuras de madera sobre las cuales se
colocan las mismas o diferentes mercancas en cantidades grandes, de forma apilada y
patentada en una sola carga, a fin de facilitar su movimiento y almacenamiento. Esta
formacin de cargas unitarias sobre estrados apropiados para el movimiento por equipos
propios del almacn (apiladoras, gras etc.), revolucion los mtodos y tcnicas de
almacenamiento y modific radicalmente la concepcin de transporte y movimiento de
material vigente an hasta hace poco tiempo. La paletizacin surgi en los EE.UU. ya en los
aos de la dcada de 1940.
(9)
Antes de la introduccin de los estrados, prcticamente no exista una buena
utilizacin del espacio vertical, limitndose cuando mucho al apilamiento manual a poca
altura, y slo del material que se prestaba para la elevacin manual. La inestabilidad de las
pilas y la posibilidad de daos a los materiales, causados por la accin del peso de la carga
de encima, estaban siempre presentes en este tipo de almacenamiento. La paletizacin sin
embargo permite el apilamiento mecanizado sin problemas donde las paletas descansan
cada una en un piso del armazn o anaquel del estante (de altura en altura). Este sistema
de apilamiento mejorado con insercin de estrados, presenta grandes ventajas en relacin
con el apilamiento directo de material, pues permite corredores ms estrechos.
(10)
Los estrados o paletas existen en diversos tipos y dimensiones, y se diferencian por
sus caractersticas de empleo y principios de fabricacin (ver Fig. 22). El tamao y la forma de
fabricacin de los estrados varan en funcin de la naturaleza y peculiaridades de los materiales
que sern almacenados y/o movidos de las instalaciones existentes en el almacn, de la
capacidad de carga de las apiladoras, adems de otros factores. Los fabricantes los producen
en dimensiones y patrones normados, con suficientes tipos como para tratar la mayora de las
mercaderas de forma paletizada. Bsicamente se tiene los siguientes patrones de medidas
adoptados por la ASME, con ligeras variaciones por la ISO:
Estrados rectangulares
(mm)
600
x
800
x
900
x
800
x
900
x
1,000
x
1,200
x
1,200
x
2,200
x

800
1,000
1,050
1,200
1,200
1,200
1,500
1,800
2,700

Estados cuadrados
(mm)
900
x
1,050
x
1,200
x

900
1,050
1,200

Tabla 5: Medidas estndares de paletas24


(11) El elemento en comn de todos los estrados son las aberturas laterales para la
entrada y sustentacin de los garfios (horquillas, ganchos) de la apiladora o del carro
hidrulico. Su forma de construccin puede variar: pueden ser fabricados con dos entradas,
lo que permite solamente la penetracin de los garfios de la apiladora en dos lados
opuestos, o con cuatro entradas permitiendo la entrada por cualquiera de los lados del
estrado (ver Fig. 22).

24

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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Fig. 22: Tipos de paletas segn su forma de construccin25


(12) El enrejado, otra estructura de almacenaje, es un estrado con proteccin a los lados.
Observa las mismas caractersticas de uso de la paleta y el mismo principio de carga
unitaria. Adems, debido a que las paredes laterales evitan el peso de la carga superior
sobre la inferior, ofrece la ventaja del apilamiento directo fcil y seguro, sin armazn o
anaquel de por medio, hasta alturas medianas. Sin embargo, los enrejados tambin pueden
ser almacenados en armazones de acero preparados para recibir esas unidades de
almacenamiento, de la misma manera que los pallets.
(13) Los enrejados se utilizan para el almacenamiento de materiales que, frente a la
fragilidad de su embalaje y/o a la irregularidad de su forma, no se adecuan al uso de
estrados para fines de apilamiento y/o de movimiento. Los tipos de enrejados que se
conocen son bsicamente stos:

25

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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Pg. 119 de 148

ANEXO 12

Acceso para
carga y
descarga
en la parte

Uso ms
frecuente

superior

materiales
menores que
pueden ser
manipulados
manualmente,
directamente en
el enrejado

superior y
frontal

materiales
mayores o ms
pesados que
para ser
manipulados
requieren de
ayuda de varios
operadores o de
una apiladora
mecnica

Aberturas laterales para el garfio en


2 lados

4 lados

superior y
frontal,
permitiendo cualquier
opcionalmen material
te el cierre
de la parte
frontal

Fig. 23: Tipos de enrejados segn su forma de construccin26

Apilamiento
(14) Existen materiales que, ms all de motivos espaciales, deben ser almacenados en
forma apilada de acuerdo a sus caractersticas tcnicas especiales, por su dimensin y
forma particular, para que el tiempo de conservacin sea mayor y su manipulacin sea
adecuada. Este es el caso fundamentalmente para el almacenamiento de tubos pero
tambin de otros materiales. Algunas de las formas de apilamiento se describen a
continuacin. El apilamiento de tubos de hierro puede ser efectuado de las siguientes
maneras:
a) Sobre carriles de acero o vigas de madera:
Este tipo de apilamiento se hace en el suelo sobre una base de carriles o vigas,
dispuestos paralelamente y distantes entre s aprox. la mitad del largo del tubo. Se
26

Elaboracin propia

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colocan los tubos intercalados, con la extremidad ancha alternando hacia un lado o el
otro, y as sucesivamente, calzando las extremidades de las capas con cuas (ver Fig.
24). Este mtodo se recomienda para dimetros de hasta 250 mm y permite movimiento
por apiladora o izamiento por cabos (gra).

1,5 m

3,0 m

1,5 m

6,0 m

CUAS

VIGAS

Fig. 24: Apilamiento de tubos de hierro sobre carriles de acero o vigas de madera27
La ventaja de este mtodo es que permite un aprovechamiento mximo del terreno y
que no hay necesidad de calles entre las pilas. El acceso se da por las extremidades. Su
desventaja es que requiere de muchos carriles o vigas.
b) Pila cruzada:
Se hace una base con tubos intercalando las bolsas, en una extensin igual al largo del
propio tubo, ms el largo de una bolsa. Sobre la base se coloca otra camada con la
misma cantidad de tubos, dispuestos transversalmente y as sucesivamente hasta una
altura que an permita el movimiento de los tubos con seguridad (ver Fig. 25). Es un
mtodo recomendado para cualquier dimetro de tubera. El movimiento se realiza por
izamiento (gra).

27

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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ANEXO 12

PILAS CRUZADAS

PRIMERA CAPA

SEGUNDA CAPA

Fig. 25: Apilamiento de tubos de hierro en forma cruzada28


La ventaja de este tipo de apilamiento es que no necesita carriles o vigas. Su
desventaja es que ocupa ms espacio que el apilamiento sobre rieles o vigas, pues a
cada dos hileras de pilas se debe dejar una calle con un mnimo de 8 metros de ancho,
para posibilitar las operaciones de carga y descarga.
c) Pila piramidal (tubos con puntas):
Se hace en el suelo una base con carriles o vigas dispuestas paralelamente y distantes
entre s cerca de 1.00 a 1.50 m menos que el largo del tubo. La primera capa debe tener
cuas bien fijas en las extremidades. Las capas subsecuentes deben tener siempre un
tubo menos que la anterior (ver Fig. 26).

cua
viga

no colocar partes torneadas de las puntas


sobre las vigas

Fig. 26: Almacenamiento de tubos de hierro y de fibra de cemento en forma


piramidal29
28
29

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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Si los tubos fueran de tamaos diferentes, se debe alinear uno de los lados de la pila,
disponiendo las capas superiores distantes 10 cm del alineamiento de la anterior, en
cuyas extremidades se marcan los largos de los tubos.
El apilamiento de tubos de fibra de cemento puede realizarse de dos maneras, pero
siempre sobre superficies planas, teniendo siempre la capa inferior (base) apoyada
sobre vigas o viguetas de madera con cuas en las extremidades.
d) Pila piramidal:
Es la ms utilizada y es similar a la anterior, es decir consiste en apilar varias capas
sucesivas con un tubo menos en cada capa siguiente (ver anterior Fig. 26).
e) Sobre listones:
Este mtodo facilita el trabajo con apiladora, pues impide el rodamiento libre de los tubos de
cada capa. Consiste en colocar sobre la primera capa (base) listones de madera de 15 x 2,5
cm con cuas en las extremidades, que sustentarn la segunda capa y as sucesivamente
(ver Fig. 27).

Fig. 27: Apilamiento de tubos de fibra de cemento sobre listones30


(15) Debido a la fragilidad de los tubos cermicos, se debe tomar cuidados especiales
en el almacenamiento de estos tubos y sus conexiones. Deben ser apilados haciendo
contacto con todo su cuerpo en superficies planas, de forma piramidal, disponiendo cada
capa con las bolsas dirigidas al mismo lado, invirtindose la posicin en la capa subsiguiente
y as sucesivamente. Las extremidades deben ser sostenidas con estacas (ver Fig. 28).

Fig. 28: Apilamiento de tubos de cermica31


30

31

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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ANEXO 12

(16) Los tubos de concreto pueden ser colocados directamente en el suelo, calzando las
extremidades de las capas inferiores, apilando a lo mximo dos capas dispuestas del mismo
modo que los tubos cermicos.
(17)
El almacenamiento de tubos y piezas especiales de acero requieren tambin cuidados
especiales. Los tubos de acero nunca pueden ser colocados directamente en el suelo, pues as
sufriran daos en el revestimiento externo. Preferiblemente deben ser almacenados en una
nica capa, apoyados individualmente sobre sacos de arena (ver Fig. 29).

Fig. 29: Apilamiento de tubos de acero en una capa32


(18) En caso que haya necesidad de apilarlos, para aprovechamiento del espacio, la pila
no podr exceder las dos capas y el dimetro no deber exceder las 48. En este caso, se
tiene dos opciones de apilamiento:

una es la piramidal donde los tubos, tanto de la capa inferior como de la superior,
estarn apoyados en sacos de arena (ver Fig. 30)

Fig. 30: Apilamiento de tubos de acero en forma piramidal33

32
33

y la otra es la vertical sobre vigas, teniendo cuidado de apoyar los tubos por las puntas,
donde no hay revestimiento, calzando las extremidades de las capas con cuas de
madera y manteniendo una de las partes de la cruceta en el sentido vertical (ver Fig. 31).

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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cruceta
cua
viga

tubo

viga

Fig. 31: Apilamiento de tubos de acero en forma vertical34


(19) El almacenamiento de otros materiales exige condiciones y mtodos especficos de
acuerdo al tipo de material y los riesgos de deterioro o peligro de afectaciones a las
personas o la empresa. A continuacin exponemos algunos ejemplos.
(20) Los combustibles, lubricantes y pinturas son sustancias peligrosas por ser
inflamables. Por tanto se deben mantener en locales apropiados, separadamente de otros
tipos de materiales. Tales locales deben tener las siguientes caractersticas:

cobertura (techo) menos resistente que las paredes y puertas, ya que en el caso de
explosin, su propagacin se dar hacia lo alto, protegiendo el rea circundante y
manteniendo las llamas confinadas en un ambiente restringido

ventilacin natural abundante a travs de elementos despejados en la parte superior de


las paredes

poseer repisas y estantes metlicos o en albailera

poseer equipos contra incendio (hidrantes, extintores).

(21) Se debe mantener los tambores y barriles horizontalmente en soportes apropiados


o inclinados para evitar acumulacin de agua en la tapa. Si fuera necesario apilar
verticalmente, nunca colocar directamente uno sobre otro y usar listones para reparacin o
como se aprecia en la Fig. 32.

34

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ANEXO 12

Fig. 32: Almacenamiento de tambores con sustancias peligrosas35


(22) Para arena y piedra chancada se recomienda la utilizacin de travesaos o
paredes divisorias dimensionados de acuerdo con las cantidades normalmente mantenidas
en stock que permitan el movimiento de palas-cargadoras. Tales instalaciones deben tener
las paredes reforzadas, de modo que soporten la presin ejercida por el material en stock,
as como ser construidas en superficies planas.
(23) En caso de que el almacn no est provisto de este tipo de instalacin, se deben
almacenar estos materiales en superficies planas y limpias, procurando evitar la prdida por
dispersin, principalmente la arena, que podr ser protegida en bloques o tablas
sostenidas por estacas (ver Fig. 33).
piedra
arena

Fig. 33: Formas de almacenamiento de arena y piedra chancada36


35
36

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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(24)

Para la madera se debe tomar bsicamente los siguientes cuidados:

Sobre todo las maderas secas debern ser almacenadas en galpones cerrados u otros
locales cubiertos; si esto no fuera posible, debe ser protegida con lonas que no cubran
las columnas de apoyo.

Las columnas de apoyo de una pila debern ser hechas en concreto; puede ser otro
material siempre que tenga la debida resistencia a la compresin. Las columnas tendrn
sus topes nivelados entre s.

Las piezas con largos mayores debern ser colocadas debajo de las menores, evitando
que sus puntas queden sin apoyo.

Es conveniente no almacenar piezas de maderas distintas, en una misma pila.

Si es necesaria la ejecucin de un mayor nmero de pilas, stas podrn ser colocadas


en paralelo a una distancia mnima de 1.20 m.

(25)

Veamos algunas particularidades ms del apilamiento de madera:

a) Viguetas y vigas (ver Fig. 34)


El espacio recomendable de 500 mm entre vigas de madera podr ser reducido a un
mnimo de 250 mm, si el volumen a ser almacenado se encuentra con poco espacio
disponible.

columnas de
apoyo

Fig. 34: Apilamiento de viguetas y vigas de madera37


b) Tablas (ver Fig. 35)
El entabicamiento deber ser efectuado con cuas o pedazos de madera con espesor
uniforme (~25 mm). Las vigas de apoyo debern ser de 180 x 120 mm, siendo que la
cara de menor dimensin quedar apoyada en las columnas de apoyo.

37

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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ANEXO 12

Fig. 35: Apilamiento de tablas de madera38


Accesorios para movimiento de las cargas
Apiladora: Maquinaria utilizada para transportar y apilar volmenes en general. Slo debe ser
operada por personal debidamente capacitado (ver Fig. 36).
Apiladora

Fig. 36: Apiladora o montacarga39


Carrito hidrulico: Sirve para levantar y transportar cargas sobre pallets. Tiene capacidad
para transportar hasta 2000 Kg. (ver Fig. 37).

Carrito Hidralico

Fig. 37: Carro hidrulico manual40


38
39
40

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

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Carro plataforma: Es til para transportar volmenes en general hasta 800 Kg. (ver Fig. 38)

Carro Plataforma

Fig. 38: Carro plataforma41


Carrito tortuga: Sirve para transportar rollos de alfombras o mercaderas voluminosas y
pesadas, hasta 1.200 Kg. (ver Fig. 39)
Carrito Tortuga

Fig. 39: Carro tortuga42


Carrito simple de mano: Se usa para transportar fardos, cajas y volmenes diversos hasta
300 Kg. (ver Fig. 40)
Carrito de Mano Simple

Fig. 40: Carro simple de mano43


Embalaje de transporte

Dentro de la red de distribucin de mercaderas, estos embalajes pueden acompaar el


material desde el Almacn hasta el destinatario final (como en el caso de mquinas,
refrigeradoras, etc.), o desde la fbrica o el comercio donde se adquieren materiales hasta el
centro de almacenamiento principal de la EPSA, subalmacn, una obra especfica, etc.
41
42

43

Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.

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ANEXO 12

(26)
Hay diversos tipos de embalajes que son utilizados con frecuencia, entre los cuales se
destacan:

Cajas de cartn: Son usadas normalmente para acondicionar productos leves, tales como
frascos, televisores, papelera, libros, etc. (ver Fig. 41)

Fig. 41: Embalaje en caja de cartn44

Cajas de madera: Son usadas para acondicionar productos ms pesados, tales como
motores, bateras, herramientas, espejos, frascos con cido, etc. (ver Fig. 42).

Fig. 42: Embalaje en caja de madera45

Enrejados de madera: Son usados para acondicionar mercaderas de formas irregulares,


que dificultan el transporte, tales como: cabinas de camin, muebles, transformadores,
equipos electrnicos, etc. (ver Fig. 43).

Fig. 43: Embalaje en enrejado de madera46

44
45
46

Fardos: Son usados para acondicionar mercaderas que no exigen un embalaje muy
resistente, tales como: tejidos, algodn, etc. (ver Fig. 44).
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.

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FARDOS

Fig. 44: Embalaje en fardo47

Sacos: Existen tres tipos: sacos de papel, de pao y de plstico. Son usados para embalar
en pequea cantidad las mercaderas a granel, tales como: maz, cemento, carbn, etc.
(ver Fig. 45).
Sacos

Fig. 45: Embalaje en sacos48

Manojos: Es el tipo de embalaje utilizado en mercaderas que no necesitan de mucha


proteccin, tales como: pala, pico, escoba, etc. (ver Fig. 46).
Manojos

Fig. 46: Embalaje en manojo49

Cilindros: Son usados para transportar grneles, lquidos, tales como: aceite, combustible,
grasa, etc. (ver Fig. 47).
Cilindros

Fig. 47: Embalaje en cilindros50


47
48
49
50

Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.

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ANEXO 12

Tanques: Son usadas para transportar grneles lquidos, tales como: cidos, detergentes,
etc. (ver Fig. 48).
Tanques

Fig. 48: Embalaje en tanques51

Latas: Son utilizadas para transportar lquidos a granel, tales como: pinturas, kerosn,
alcohol, etc. (ver Fig. 49).

Latas

Fig. 49: Embalaje en latas52

Cilindros pequeos: Son utilizados para transportar productos tales como, lubricantes,
jabn en polvo, etc. (ver Fig. 50).
Cilindros Pequeos

Fig. 50: Embalaje en cilindros pequeos53

51
52
53

Bobinas: Es la forma de acondicionamiento de papel, planchas de hierro, planchas de


aluminio, alfombras, etc. (ver Fig. 51).
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.

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Bobinas

Fig. 51: Embalaje en bobinas54

Carretes: Son utilizados para acondicionamiento de cables elctricos, cables de acero,


mangueras, etc. (ver Fig. 52).

Carretes

Fig. 52: Embalaje en carretes55

54
55

Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.

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ANEXO 13

Anexo 13: Ejercicios de administracin de almacenes


Nota importante:
Trate de resolver primero todos los ejercicios del Anexo 13 a), y recin despus coteje sus
resultados con las soluciones correctas que figuran en el Anexo 13 b).

a)

Ejercicios

1.- Realice los siguientes ejercicios de valoracin de inventarios:


1.1 En el almacn de una EPSA, al 1 de enero de 2002, se tiene un inventario en el rubro
de material de escritorio, el tem: bolgrafos marca Pilot, la cantidad de 180 piezas
valorizados a un costo unitario de Bs. 2.

Los ingresos efectuados durante el primer semestre del 2002, fueron las que se detallan en
el siguiente cuadro:
Valoracin de inventario al 30 de junio de 2002 (en Bs.)
Fecha ingreso

Cantidad

Inventario al 01-01-2002
Enero, 6 de 2002
Febrero, 12 de 2002
Marzo, 14 de 2002
Abril, 18 de 2002
Mayo, 23 de 2002
TOTALES

Unidad

Costo unitario

pieza
pieza
pieza
pieza
pieza
pieza
---

2.00
2.00
1.96
2.10
2.20
2.30
---

180
50
100
70
40
110
550

Costo total

360.00
100.00
196.00
147.00
88.00
253.00
1,144.00

Al 30 de junio de 2002, se tena en existencia 200 piezas de bolgrafos Pilot, segn el


recuento fsico.
Con la informacin aportada, determine el costo del inventario final utilizando cada uno de
los siguientes mtodos de valorizacin:
a)

Promedios simples

b)

Promedios ponderados

c)

Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS)

d)

ltimos en entrar, primeros en salir (UEPS)

1.2

El inventario del rubro de lubricantes y combustibles de la EPSA al 31-12-2002 tiene


un saldo final de 10,000 galones de aceite 10 W 40, con un costo por galn de Bs.
23.00. El inventario al 30 de junio de 2002 era de 14,000 galones.

Todos las ventas en el perodo de 6 meses se efectuaron a Bs. 30 el galn, y los ingresos
en este perodo fueron los que se detallan en el siguiente cuadro:

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Valorizacin del inventario al 30 de junio de 2002 (en Bs.)


Fecha de compra

Cantidad

Enero, 15 de 2002
Marzo, 1 de 2002
Abril, 15 de 2002
Mayo, 5 de 2002
Mayo, 26 de 2002
Junio, 20 de 2002
TOTALES

7,000
9,000
5,000
8,000
5,000
6,000
40,000

Unidad

Costo unitario

galn
galn
galn
galn
galn
galn
---

22.00
23.00
24.00
24.00
25.00
24.00
---

Costo total

154,000.00
207,000.00
120,000.00
192,000.00
125,000.00
144,000.00
942,000.00

Al 31 de diciembre 2002, la situacin es la siguiente:


Fecha de compra
Inventario al 31-12-2002

Cantidad

Unidad

Costo unitario

galn

23.00

10,000

Costo total
230,000.00

Empleando cada uno de los siguientes mtodos de valorizacin, preprese los estados
parciales de prdidas y ganancias mostrando la utilidad bruta sobre ventas:
e)

Promedios simples

f)

Promedios ponderados

g)

Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS)

h)

ltimos en entrar, primeros en salir (UEPS)

2.- Realice los siguientes ejercicios de proceso de materiales del almacn:


2.1 Se cuenta con la siguiente informacin del movimiento del mes en el almacn de una
EPSA:

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Nov. 30:
Dic. 04:
Dic. 07:
Dic. 10:
Dic. 15:
Dic. 20:

saldo del mes 400 piezas a Bs. 5 = Bs. 2,000


ingresan 600 piezas por Bs. 3,600
se entregan 800 piezas a Bs. 5.60 cada una
ingresan 700 piezas por Bs. 4,900
se entregan 650 piezas a Bs. 6.69 cada una
ingresan 300 piezas por Bs. 2,400

Con los datos anteriores, elabore el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los
clculos auxiliares.
2.2 Dada la siguiente informacin sobre los movimientos en el almacn de una empresa
mediana:

a)
b)
c)
d)
e)

Dic. 01:
Dic. 01:
Dic. 03:
Dic. 08:
Dic. 10:

SISTEMA MODULAR

inventario inicial 200 unidades valuado en Bs. 2,000


ingresan 200 unidades por Bs. 2,068.97
se entregan 250 unidades a Bs. 15 cada una.
ingresan 500 unidades por Bs. 4,597.70
ingresan700 unidades por Bs. 5,632.18

42-Almacenes-V1

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ANEXO 13

f)
g)

Dic. 18: se entregan 1,100 unidades a Bs.15


Dic. 27: ingresan 400 unidades por Bs. 2,758.62

Con estos datos, elaborar el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los clculos
auxiliares, utilizando la variante de movimiento PEPS.
2.3 Los datos del almacn de otra empresa aportan la siguiente informacin sobre los
movimientos de materiales:

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Nov. 30:
Dic. 4:
Dic. 7:
Dic. 10:
Dic. 15:
Dic. 20:

saldo del mes 400 piezas a Bs. 5 = Bs. 2,000


ingresa 600 piezas por Bs. 3,600
se entrega 800 piezas
ingresan 700 piezas por Bs. 4,900
se entrega 650 piezas
ingresan 300 piezas por Bs. 2,400

Con los datos presentados, elaborar el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y


los clculos auxiliares, utilizando la variante de movimiento UEPS.

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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

b)

Soluciones

1.1

Los resultados de inventario final se presentan a continuacin.


i)

Mtodo promedios simples:

Valorizacin =

2 + 2 + 1,96 + 2,10 + 2,20 + 2,30 12,56


=
6
6

2,09

Valorizando = 200 * 2,09 = 418


Solucin correcta: El costo del inventario final es de Bs. 418,00.
j)

Mtodo promedio ponderado:

Valorizacin =

Costo Total
1.144,00
=
Cantidad Total
550
= 2,08

Valorizando = 200 * 2,08 = 416


Solucin correcta: El costo del inventario final es de Bs. 416,00.
k) Mtodo PEPS:
Fecha ingreso

Cantidad

Unidad

Costo unitario

Costo total

Mayo, 23 de 2002
Abril, 18 de 2002
Marzo, 14 de 2002

110
40
50

pieza
pieza
pieza

2.30
2.20
2.10

253.00
88.00
105.00

TOTAL

200

---

---

446.00

Solucin correcta: El costo del inventario final es de Bs. 446,00.


a)

Mtodo UEPS:

Fecha ingreso

Cantidad

Unidad

Costo unitario

Costo total

Inventario al 01-01-2002

180

pieza

2,00

360,00

Enero, 6 de 2002

20

pieza

2,00

40,00

TOTAL

200

400,00

Solucin correcta: El costo del inventario final es de Bs. 400,00.

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 137 de 148

ANEXO 13

1.2. Los resultados se presentan a continuacin.


a) Mtodo promedios simples:

Valorizacin =

23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
=
7
7
= 23,57

Valorizado = 14.000 23,57 = 329.980,00


Solucin correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 329.980,00
l)

Mtodo promedio ponderado:

Valorizacin =

23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
=
7
7

= 23,57
Valorizando = 14.000 * 23.57 = 329.980,00
Valorizando = 14.000 * 23.44 = 328.160,00
Solucin correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 328.160,00
m) Mtodo PEPS:
Fecha de compra

Cantidad

Unidad

Costo unitario

Mayo, 5 de 2002
Mayo, 26 de 2002
Junio, 20 de 2002

3,000
5,000
6,000

Galn
Galn
Galn

24.00
25.00
24.00

TOTAL

14,000

Costo total

72,000.00
125,000.00
144,000.00
341,000.00

Solucin correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 341.000,00


n) Mtodo UEPS:

Fecha de compra

Cantidad

Unidad

Costo unitario

Inventario al 31-12-2002
Enero, 15 de 2002

10,000
4,000

Galn
Galn

23.00
22.00

TOTAL

14,000

Costo total

230,000.00
88,000.00
318,000.00

Solucin correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 318.000,00


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SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

o) Estado de prdidas y ganancias:

Resumen de los resultados:


Total de ingresos
Inventario al 30-06-2002
Ventas

50,000
14,000
36,000

Mtodo simple:

36,000
36,000

x 30.00
x 23.57

Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta

= 1,080,000.00
= 848,520.00

1,080,000.00
848,520.00
231,480.00

Mtodo ponderado:

36,000
36,000
Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta

*
*

30.00
23.44

= 1,080,000.00
= 843,840.00

1,080,000.00
843,840.00
236,160.00

Mtodo PEPS:

Total ingresos
1,172,000.00
Menos
Saldo al 30-06-2002
341,000.00
Costo de venta
831,000.00
Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta

1,080,000.00
831,000.00
249,000.00

2.1. La elaboracin del Kardex valorado es la siguiente:


p) Kardex valorado de existencia de materiales:

Fecha
(1)
Nov. 30
Dic. 4
Dic. 7
Dic. 10
Dic. 15
Dic. 20

Detalle
(2)
Saldo final
Ingreso
Salida
Ingreso
Salida
Ingreso

SISTEMA MODULAR

Factur
a
salida

Cantidad fsica
Costo unitario
Costos
Entrada Salida Saldo Ingreso Promedio Ingreso
Salida
(3)
(4)
(5)
(6=4-5) (7)
(8=11/6)
(9)
(10)
400
400
5.00
2,000.00
600
1,000
6.00
5.60 3,600.00
800
200
- 4,480.00
700
900
7.00
6.69 4,900.00
650
250
- 4,347.78
300
550
8.00
7.40 2,400.00
-

42-Almacenes-V1

Saldo
(11=9-10)
2,000.00
5,600.00
1,120.00
6,020.00
1,672.22
4,072.22

Pg. 139 de 148

ANEXO 13

Solucin correcta: La valuacin del inventario final de materiales quedara de la siguiente


forma: Saldo: 550 piezas a 7.40 Bs. = 4,072.22 Bs.
2.2. En este caso la elaboracin del Kardex valorado, segn la variante primeros en entrar,
primeros en salir; es la siguiente:
q) Kardex valorado de existencia de materiales PEPS:

Fecha
(1)

Detalle
(2)

Factur
Cantidad fsica
a
salida Entrada Salida Saldo

(3)

(4)

(5)

(6=4-5)

Costo
unitario
compra
(7)

Costos
Salida
(9)

Ingreso
(8)

Saldo
(10=8-9)

Dic. 1

Saldo final

200

200

10.00

2,000.00

2,000.00

Dic. 1

Ingreso

200

400

9.00

1,800.00

3,800.00

Dic. 3

Salida

Dic. 8

Ingreso

500

650

8.00

4,000.00

5,350.00

Dic. 10 Ingreso

700

1,350

7.00

4,900.00

10,250.00

250

Dic. 18 Salida

1100

Dic. 27 Ingreso

400

150

2,450.00

250
650

8,500.00
6.00

2,400.00

1,350.00

1,750.00
4,150.00

Clculos auxiliares:
Primera entrega:
Saldo inicial
Dic.1 Ingreso
Total primera entrega

200
50
250

Pzas. a Bs 10
Pzas. a Bs 9

Bs
Bs

2,000.00
450.00
2,450.00

Segunda entrega:
Dic.1 Ingreso
Dic.8 Ingreso
Dic.10 Ingreso
Total segunda entrega

150
500
450
1,100

Pzas. a Bs 9
Pzas. a Bs 8
Pzas. a Bs 7

Bs
Bs
Bs

1,350.00
4,000.00
3,150.00
8,500.00

Valuacin de las existencias finales al 31/12/2002:


Dic.10 Ingreso
250
Pzas. a Bs 7
Dic.27 Ingreso
400
Pzas. a Bs 6
Total existencia final
650

Bs
Bs

1,750.00
2,400.00
4,150.00

Pg. 140 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

2.3. En este caso la elaboracin del Kardex valorado, segn la variante ltimos en entrar,
primeros en salir; es la siguiente:
r) Kardex valorado de existencia de materiales UEPS:

Fecha
(1)
Nov. 30
Dic. 4
Dic. 7
Dic. 10
Dic. 15
Dic. 20

Detalle
(2)
Saldo final
Ingreso
Salida
Ingreso
Salida
Ingreso

Factura
salida
(3)

Costo
Cantidad fsica
unitario
Ingreso
Entrada Salida Saldo compra
(4)
(5)
(6=4-5)
(7)
(8)
400
400
5.00 2,000.00
600
1,000
6.00 3,600.00
800
200
700
900
7.00 4,900.00
650
250
300
550
8.00 2,400.00

Costos
Salida
(9)

4,600.00
4,550.00

Saldo
(10=8-9)
2,000.00
5,600.00
1,000.00
5,900.00
1,350.00
3,750.00

Clculos auxiliares:
Primera entrega:
Ingreso de Dic. 4
Saldo inicial
Total primera entrega

600 Unid. a Bs 6 Bs 3,600.00


200 Unid. a Bs 5 Bs 1,000.00
800 Unid.
Bs 4,600.00

Segunda entrega:
Ingreso de Dic. 10
Total segunda entrega:

650 Unid. a Bs 7 Bs 4,550.00


650 Unid.
Bs 4,550.00

Valuacin de las existencias finales al 31/12/2002:


Saldo inicial
200 Unid. a Bs 5 Bs 1,000.00
Ingreso de Dic. 10
50 Unid. a Bs 7 Bs 350.00
Ingreso de Dic. 20
300 Unid. a Bs 8 Bs 2,400.00
Total existencia final
550 Unid.
Bs 3,750.00

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 141 de 148

ANEXO 14

Anexo 14: Glosario


Notas:

Los trminos en este glosario estn definidos para fines del presente Mdulo y de acuerdo
a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no necesariamente son aplicables
tal cual a otros mbitos. Se ha tratado de lograr un juego lgico de definiciones sin
contradicciones entre ellas, combinando diferentes definiciones halladas en la literatura
existente con formulaciones propias. 56

La flecha seala otros trminos que tambin son explicados en este glosario. En el
caso que un mismo trmino a referenciar aparezca varias veces en una definicin, la flecha
se usa solamente la primera vez.

activo

cualquier objeto fsico (tangible) o derecho (intangible) que se posea en


propiedad, que tenga un valor en dinero; en economa puede ser
sinnimo de capital57
todas las partidas de un balance que indican las propiedades o
recursos de una persona o empresa; se divide en activo realizable y
activo fijo58
(ver tambin pasivo)

administracin

actividades que permiten la adecuada gestin gerencial (planificar,


coordinar, dirigir, organizar y controlar)

adquisicin

trmino general que engloba todas las actividades referidas a la


compra de un bien o servicio

almacn

ambiente o instalacin donde se depositan y resguardan bienes


tangibles (p.ej. mercancas o material) antes de su distribucin,
destinados al uso de la empresa, mantenidos en las condiciones en que
fueron recibidos, excepto de depreciacin; y bajo riguroso control fsico y
financiero

bodega

depsito, almacn, despensa. Seccin fsica del almacn donde se


ubican materiales ordenados o agrupados por tipo

centro de costo

unidad de una organizacin, identificada por un cdigo, donde fue


realizado un gasto

circulante

= dinero = efectivo = moneda = numerario

clasificacin
contable

cdigo que identifica y registra los gastos que estn siendo (o fueron)
realizados en un programa especfico

cdigo de
programa

complemento de la clasificacin contable que identifica el material y su


cantidad en los stocks, identificando tambin la fuente de recurso
(p.ej.: 000 / 000 - Financiamiento BID; 000 / 010 - Aductora Agua Cruda:
Trecho ABC

56

Gran parte de las definiciones son formulaciones propias en base a ROSENBERG (ver bibliografa en el
Anexo siguiente).
57
Fuente: KOHLER, pg. 13
58
Fuente: formulacin propia en base a ROSENBERG, pg. 8

Pg. 142 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

costo

valor en efectivo, en especie o en servicios, cedido por una


entidad para la obtencin de bienes o servicios
Todos los gastos son costos, pero no todos los costos son
gastos.59

cuenta de gastos

Son las cuentas que identifican en qu tipo de gasto se hizo la aplicacin


del material. Por ejemplo: operacin de planta de tratamiento,
mantenimiento de inmuebles, mantenimiento de la red de agua,
mantenimiento de la red de desage, etc.

dinero

= circulante = efectivo = moneda = numerario


recurso financiero en forma de moneda o papel moneda (billete),
utilizado libremente como medio de cambio; objeto aceptado en
intercambio por otras cosas (p.ej. metales preciosos); sus
caractersticas principales incluyen: fcil reconocimiento, calidad
uniforme, valor relativamente alto en un volumen reducido60
medio de pago establecido por el estado61
pagar sobre el producto social62
El dinero tiene funciones como
unidad de clculo que permite una asignacin exacta de valores a
los bienes y servicios
medio de intercambio o trueque
medio de conservacin de valores, que permite transferir un poder
adquisitivo actual hacia el futuro (con restricciones en el caso de
inflacin)
reserva de liquidez
medio de prstamo y amortizacin de deudas.63

efectivo

= circulante = dinero = moneda = numerario


vocablo de sentido amplio asociado con cualquier transaccin
comercial que implique la utilizacin de dinero64
en el contexto de asientos: base o criterio de registro contable que
considera el registro solamente cuando efectivamente estn recibidos
los ingresos o pagados los gastos (ver tambin comprometido y
devengado)

empresa

unidad de organizacin econmica dedicada a actividades industriales,


mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos. En el
presente Mdulo y dependiendo del contexto, incluye o se refiere
exclusivamente a las EPSAs

entrada

Son los movimientos de materiales con lanzamiento a dbito del


almacn contra crdito de origen, correspondiendo a un documento de
entrada

59

Fuente: formulacin propia en base a ROSENBERG, pg. 102


Fuente: formulacin propia en base a ROSENBERG, pg. 140
61
Fuente: formulacin propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, trmino Geld
62
Fuente: formulacin propia en base a BENDIXEN, cit. en SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1656,
trmino Geld
63
Fuente: formulacin propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, trmino Geld
64
Fuente: ROSENBERG, pg. 155
60

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 143 de 148

ANEXO 14

fondos

recursos financieros en forma de dinero en efectivo, valores u


otros activos, depositados a nombre de una empresa o de una
persona

gasto

costo de un recurso usado para crear un ingreso


cantidad en la cuenta de prdidas y ganancias como una
deduccin de los ingresos
El gasto no debe confundirse con el costo; todos los gastos son costos,
pero no todos los costos son gastos.65 Asimismo, todos los gastos son
egresos, pero no todos los egresos son gastos.

glosa

nota que se pone en un instrumento o libro de cuentas y razn para


advertir la obligacin a que est afecta o sujeta alguna cosa: como una
casa o juro. Nota o reparo que se pone en las cuentas, a una o varias
partidas de ellas

inventario

resultado del proceso de recuento de las existencias posedas en


una empresa, en un momento determinado
el proceso de recuento mismo

inversin

toda aplicacin de recursos que aumenta lo inmovilizado (patrimonio) de


la empresa, tales como: edificio, terreno, vehculos, red colectora,
planta de tratamiento de agua, etc.

krdex

sistema de registro de control de materiales, conformado por tarjetas


en las cuales se recogen las caractersticas de los mismos

logstica

conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la


organizacin de un servicio especialmente de distribucin. Por
ejemplo: apoyo de vehculos, herramientas u otros instrumentos con
los que cuentan otras secciones, en la organizacin los mismos que
pueden servir de ayuda en la administracin del almacn en
periodos y trabajos determinados

moneda

= circulante = dinero = efectivo = numerario

nota de remisin
simple

documento utilizado para remesa de material, equipo o cualquier otro


bien mueble, de un local a otro, con el objetivo de un simple control del
movimiento, aunque sin efecto contable

pasivo

65

cualquier objeto fsico (tangible) o derecho (intangible) que se


adeuda, que tenga un valor en dinero
todas las partidas de un balance que indican las obligaciones
con terceros que tiene una persona o empresa y que deben ser
cumplidas en las fechas comprometidas o a requerimiento del
acreedor
(ver tambin activo)

Fuente: ROSENBERG, pg. 200

Pg. 144 de 148

42-Almacenes-V1

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

requisicin (de
materiales)

movimiento de un material de los stocks de un almacn hacia una


unidad usuaria
La requisicin debe ser respaldada por un documento (Vale de salida de
materiales) debidamente llenado y aprobado. El nivel jerrquico
competente para la aprobacin debe ser previamente definido y
divulgado al interior de la empresa, pudiendo existir diferentes niveles
de aprobacin segn el tipo de material o de aplicacin.

salida

movimiento de materiales con lanzamiento a crdito del almacn


contra dbito del destino, respaldado por un documento de salida

sistema

conjunto de unidades y actividades, que coordinadas e


interrelacionadas permiten el logro de objetivos de gestin institucional
/ empresarial

stock

cantidad de mercanca que se tiene en depsito; existencias en


almacn (trmino del idioma ingls)

transferencia

traslado interno de material de un almacn para otro, en el mbito de


la propia empresa, con lanzamiento a crdito de un almacn, contra
dbito de otro almacn, permaneciendo inmovilizado los stocks de la
empresa, y respaldado siempre por un documento que autoriza el
movimiento

valor

66

importancia, expresada en trminos monetarios, que se atribuye a


un bien o servicio en cuanto a su capacidad de servir como medio
de satisfaccin de necesidades, y que es determinada por el
beneficio que brinda ese bien o servicio as como por su grado de
escasez en relacin a la demanda66
ttulo, accin u obligacin que representa cierta cantidad de
dinero

Fuente: formulacin propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 2, col. 2241, trmino Wert

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 145 de 148

ANEXO 15

Anexo 15:
1

Bibliografa

Literatura utilizada

AGUIRRE, Armando (ed)

Introduccin al tratamiento de series temporales


Ed. Daz de Santos, Madrid 1994

AGUIRRE ORMACHEA,
Juan M (ed)

Biblioteca prctica de contabilidad. Contabilidad general II


T-4 Ed. Cultural Sociedad Annima de Ediciones, Madrid 1987

ANDERSON, T.W. (ed)

The statistical analysis of time series


Ed. John Wiley and Sons, New York 1971

CUESTA TERN, Alvaro


Mara (ed.)

Biblioteca prctica de contabilidad. Tomo 4: Contabilidad


analtica
Ed. Cultural Sociedad Annima de Ediciones, Madrid 1987

FUNES ORELLANA, Juan El ABC de la contabilidad


Ed. La Sabidura, Cochabamba 2002
DAUBER, Nicky A. /
SIEGEL, Joel /
SHIM, Jae K. (eds.)

Respuestas rpidas para contadores


Ed. Prentice Hall, Mxico 1998

KOHLER, Eric L.

Diccionario para contadores


Unin Tipogrfica Editorial Hispano-Americana, 1 ed. / 1
reimpresin, Mxico D.F. 1976

Latin Consult / Esttica


Engenharia de Projetos
Ltda. / SABESP / Rodolfo
Retamozo y Asoc. (ed.)

Normas para el movimiento y almacenamiento de carga.


Compaa de saneamineto basico do estdo do Sao Paolo, Sao
Paulo 1996

LAURA ZEGARRA,
Rafael

Curso de organizacin de almacenes con enfoque orientado a la


calidad. Nivel bsico
ed. INFOCAL y AMETEX, La Paz 1999

ROMERO ROJAS,
Germn / SONNTAG,
Thomas M. (red.)

Administracin del sub-sistema de micromedicin de consumos


de agua potable
(= Sistema Modular de Capacitacin, Texto didctico N 34,
Mdulo de capacitacin # 3.3.5, ed. ANESAPA/GTZ), La Paz, 1
ed., borrador de Enero 2003

ROSENBERG, Jerry M.

Diccionario de administracin y finanzas


Ed. Ocano/Centrum, Madrid 1993

SELLIEN, R. / SELLIEN,
H. (eds.)

Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon, 2 tomos


Ed. Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, 9 ed.,
Wiesbaden 1975

SAS (ed.)

Administracin de
capacitacin
Santa Cruz 2001

Pg. 146 de 148

42-Almacenes-V1

activos

fijos

almacenes.

Texto

de

SISTEMA MODULAR

Mdulo N 42 Almacenes en EPSAs

Normas legales pertinentes

Min de Hacienda (ed.)

Directrices de formulacin presupuestaria. Gestin 2001


R.M. No. 788 del 1 de septiembre de 2000, La Paz 2001

SeLA (ed.)

Normas bsicas del Sistema de Contratacin de Bienes y


Servicios. Reglamento especfico
Oruro 2002

Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)

Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y


Servicios. D.S. 25964
La Paz, 2000

Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)

Complementacin de las Normas Bsicas del


Administracin de Bienes y Servicios. D.S. 26144
La Paz, 2001

Sistema

de

Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)

Complementacin de las Normas Bsicas del


Administracin de Bienes y Servicios. D.S. 26208
La Paz, 2001

Sistema

de

SISTEMA MODULAR

42-Almacenes-V1

Pg. 147 de 148

ANESAPA, La Paz / Bolivia y GTZ, Eschborn / Alemania


Todos los derechos reservados.

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