2014- 2015

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS AGROPECUARIAS
ESCUELA DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA

MANUAL BSICO DE
MANEJO DE ACCESS

INTEGRANTES:
JOHANNA DANIELA HIDALGO SNCHEZ
SANDY ANGLICA BARREZUETA TACURI

DOCENTE
Ing. MILTON STALIN COLLAGUAZO

ASIGNATURA:
INFORMTICA II

NDICE

1. INTRODUCCIN..................................................................................................................
2. REVISIN LITERARIA........................................................................................................
2.1. CONCEPTO DE MICROSOFT ACCESS..........................................................5
2.2. QU ES UNA BASE DE DATOS?..................................................................5
2.3. ENTORNO O REA DE TRABAJO ACCESS..................................................6
2.4. INDIQUE LOS PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS............................7
2.5. GUARDAR UN OBJETO DE BASE DE DATOS.............................................10
2.6. FORMATO DE LAS BASES DE DATOS EN ACCESS......................................10
2.7. CONCEPTO DE TABLA EN ACCESS Y HABLE DE LOS DIFERENTES TIPOS DE
TABLAS CON SUS RESPECTIVOS CONCEPTOS...............................................11
2.8. CONCEPTO DE FORMULARIO EN ACCESS................................................13
2.9. INDIQUE LOS DIFERENTES TIPOS DE FORMULARIOS Y HABLE DE CADA
UNO........................................................................................................... 13
2.10. CONCEPTO DE INFORMES Y HABLE DE LOS DIFERENTES INFORMES CON
SU RESPECTIVO CONCEPTOS.......................................................................14
2.11. CONCEPTO DE REGISTROS...................................................................15
2.12. CONCEPTO DE CAMPOS.......................................................................15
2.13. INDIQUE QUE NOS MUESTRA LA OPCIN VISTA DE DISEO EN UNA TABLA
Y HABLE DE CADA UNA DE LAS OPCIONES...................................................15
2.14. INDIQUE LOS PASOS PARA VINCULAR UNA TABLA EN UN FORMULARIO. 16
2.15. INDIQUE LOS PASOS PARA INSERTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS..........16
2.16. INDIQUE LA FUNCIN DE LOS COMANDOS DEL MEN DISEO DE UN
FORMULARIO:............................................................................................ 19
2.17. QU SON LAS RELACIONES? (CONCEPTOS Y CUL ES SU APLICACIN)

19
2.18. ORDENAR Y FILTRAR EN UNA TABLA, HABLE EN CADA UNO DE
ELLOS
.21
2.19. OPCIN BUSCAR EN UNA TABLA O FORMULARIO E INDIQUE CUAL ES LA
FUNCIN QUE
DESEMPEA
22
2.20. OPCIN EXPORTAR DE UNA TABLA O FORMULARIO HABLE DE CADA UNA
DE LAS
OPCIONES
..23

2.21. LA OPCIN ORGANIZAR TAMAO Y ESPACIO: DE UN FORMULARIO:

HABLE SOBRE LA APLICACIN DE CADA
UNA..25
2.22. INDIQUE COMO AGREGAR CAMPOS A UN FORMULARIO........................27
2.23. CONCEPTO DE POWERPOINT................................................................27
2.24. INDIQUE CUALES ES LA REGLA 6 * 7 * 7 SOBRE LAS DIAPOSITIVAS.........28
2.25. CONCEPTO DE PREZI Y PARA QU SIRVE...............................................28
2.26. CARACTERSTICAS DE PREZI. DETALLE CADA UNA DE LAS
CARACTERSTICAS..................................................................................... 28

3. CONCLUSIONES................................................................................................................
4. RECOMENDACIONES.......................................................................................................
5. BIBLIOGRAFA:.................................................................................................................
6. WEB GRAFA......................................................................................................................

NDICE DE IMGENES
Nmero

Detalle

Pginas

Imagen 1

Area de trabajo Access

Imagen 2

base de datos Access seccin Tablas

Imagen 3

ventana para abrir nueva base de datos Access

Imagen 4

Base de datos en blanco

Imagen 5

Ubicacin de nueva base de datos.

Imagen 6

archivo nueva base de datos

Imagen 7

tabla 1 base de datos

10

Imagen 8

Relaciones

13

Imagen 9

Relaciones: autores-ttulos

13

Imagen 10 datos clientes

15

Imagen 11 vista de diseo tabla 1

16

Imagen 12 tabla informacin del campo

19

Imagen 13 orden de una tabla

23

Imagen 14 seleccin columna

23

Imagen 15 Men Access

23

Imagen 16 Orden de registros.

23

Imagen 17 opcin exportar

24

Imagen 18 exportar tablas

24

Imagen 19 exportar archivos de texto

25

Imagen 20 codificar

25

Imagen 21 archivos

26

1. INTRODUCCIN
Las bases de datos informticas se han convertido hoy en da en una herramienta muy
til para la sistematizacin de la informacin, cualquiera que sea su origen o su tipo.
Ellas fueron concebidas para ayudar a la sistematizacin de informacin financiera y
econmica, sin embargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfn de tareas de
diferente ndole.
Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definicin y manipulacin de
bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propsito principal
es mantener informacin y hacer que est disponible en el momento requerido. Esta
informacin es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en l, se
mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se
disean para manejar grandes cantidades de informacin. El manejo de datos incluye
tanto la definicin de las estructuras para el almacenamiento de la informacin como los
mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de
datos son:

Evitan la redundancia.
Evitan la inconsistencia.
Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adicin y

eliminacin de datos a la base de datos.

Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
Se mantiene la integridad entre los datos

2. REVISIN LITERARIA

2.1. CONCEPTO DE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una
base de datos suele definirse como un conjunto de informacin organizada
sistemticamente, lo cual le proporciona una serie de ventajas, entre las que cabe
destacar:

Creacin de tablas para el almacenamiento y la manipulacin de la informacin.

Definicin de relaciones entre tablas.
Consultas a mltiples tablas.
Verificacin de la integridad de la informacin.

Todo esto dentro del ambiente Windows, de fcil manejo para el usuario, e
incorporando funciones como:

Asistentes fciles de usar (un asistente genera automticamente objetos que

componen la base de datos).

Grficos y diagramas profesionales.
Incorporacin de macros: automatizacin de la programacin.
Incorporacin de mdulos: programacin Visual Basic para bases de datos.
Ayuda basada en el contexto.
Asistentes para ayuda.
Formularios e informes con la filosofa lo que se ve es lo que se imprime.
Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinmico de datos) y

OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustacin de objetos.

Importacin, exportacin y vinculacin con archivos externos.

2.2. QU ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre s, que a travs de un
SGBD facilita el almacenamiento, gestin y recuperacin de datos. Esta informacin es
persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en l, se mantiene hasta que
el usuario decida eliminarla.

2.3. ENTORNO O REA DE TRABAJO ACCESS

Microsoft Access es un gestor de bases de datos, es decir es un entorno que permite
almacenar y manipular y presentar distintos tipos de datos.

Al arrancar Microsoft Access la primera pantalla que nos aparece est vaca y el panel
de tareas nos dar la opcin de abrir una base de datos existente, presentando los ms
recientes, o bien crear una base de datos nueva.

Imagen N. 1: Area de trabajo Access

Fuente: Internet

Cuando abrimos una base de datos o la creamos nueva nos aparece la ventana de
Access.

Imagen N. 2: base de datos Access seccin Tablas

Fuente: Internet

Desde esta ventana vamos a manejar la base de datos, en el lateral de esta ventana nos
aparecen 7 pestaas una por cada mdulo de gestin de la base de datos.
Tablas: Las tablas son los contenedores de los datos de la base, ordenados en filas
(Registros) y columnas (Campos).

 Consultas: Permite obtener datos contenidos en las tablas segn distintos criterios y
agrupaciones.
Formularios: Permiten presentar los datos en pantalla para verlos, modificarlos o
introducir nuevos.
Informes: Permiten preparar los datos para imprimirlos.
Pginas: Permiten preparar los datos para presentarlos en Internet.
Macros: Permite realizar acciones de forma automtica agrupando la ejecucin de
comandos
Mdulos: Un mdulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic
que se almacenan para poder ser reutilizado.
En la parte superior nos aparecen las opciones "Abrir", "Diseo" y "Nuevo" que nos
permiten actuar sobre el elemento que este seleccionado en el rea de trabajo, que
depender de la pestaa seleccionada. Tambin aparecen los iconos para eliminar un
elemento y para ordenarlos de distintas formas.
Dentro del rea de trabajo nos aparecen los distintos elementos que hayamos creado, as
como las opciones bsicas para crear nuevos elementos.
2.4. INDIQUE LOS PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.
Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos
en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en
blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero,
aunque tambin podramos partir de una base existente o de
una plantilla.
Imagen N. 3: ventana para

Elijas la opcin que elijas, un

poconueva
ms abase
la derecha
vers un panel con una vista
abrir
de datos
Access

previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de

la nueva base de datos. Esto es as porque, al contrario que en otros programas como
Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se

puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est

lista.

Para cambiar

la

ubicacin establecida
defecto
Imagen N. 4: Base de

documentos), haz clic datos en blanco

(la

por

carpeta Mis

en la pequea carpeta que hay

Fuente: Internet

junto a la caja de texto

Imagen N. 5: ubicacin de
nueva base de datos.
Fuente: Internet

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Imagen N. 6: archivo nueva base de datos.

Fuente: Internet

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el

panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y

en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic

en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la
extensin. ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla 1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.

Imagen N. 7: tabla 1 base de datos

Fuente: Internet

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems
objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla 1 que se crea por defecto.

2.5. GUARDAR UN OBJETO DE BASE DE DATOS

Haz clic en Guardar como.

 En el cuadro de dilogo que aparecer escribe como Nombre de la

especificacin esp_Cursos_AMD.
Pulsa Aceptar.
En el dilogo de Avanzado haz clic de nuevo sobre el botn Aceptar.
Ahora vers que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las
opciones ya se encuentran perfectamente configuradas.
Pulsa Siguiente para pasar a la prxima pantalla.
Aqu toda la informacin relativa a los Delimitadores ya est introducida, pulsa
Siguiente.
En esta pantalla seleccionaremos la opcin En una nueva tabla.
Pulsa Siguiente.
Aqu toda la informacin relativa a las propiedades de los campos ya se
encuentra debidamente introducida, pulsa Siguiente.
Selecciona la opcin Elegir la clave principal y en el desplegable selecciona el
campo Numero curso.
Pulsa Siguiente para continuar.
En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto Importar a la tabla el nombre
Nuevos cursos.
Pulsa Finalizar para terminar y cierra la ventana.
2.6. FORMATO DE LAS BASES DE DATOS EN ACCESS
Access 2010 emplea un formato de archivo que admite diversas mejoras de producto.
Cuando se crea una nueva base de datos, sta usa el nuevo formato de archivo de
manera predeterminada y recibe la extensin de archivo .accdb.
Debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible porque admite nuevas
caractersticas, como datos adjuntos y campos multivalor. Adems, si desea convertir la
base de datos de escritorio en una base de datos web mediante Access Services, el
archivo de base de datos de escritorio debe estar en formato .accdb.
Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones
anteriores de Access, no admite la replicacin de compatibilidad ni la seguridad a nivel
de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si
necesita usar replicacin o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de
archivo de una versin anterior.
Caractersticas proporcionadas por el formato de archivo .accdb
Publicacin

en Web con Access Services

Campos
Tipo

multivalor

de datos adjuntos

Integracin

mejorada con SharePoint y Outlook

Seguimiento
Cifrado

del historial del campo Memo

mejorado

2.7. CONCEPTO DE TABLA EN ACCESS Y HABLE DE LOS DIFERENTES TIPOS

DE TABLAS CON SUS RESPECTIVOS CONCEPTOS.
Las tablas son el componente bsico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo
mismo, una base de datos est principalmente compuesta por varias tablas
relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes,
libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se crea depende de
cmo se definan las columnas relacionadas.
Relaciones de uno a varios
La relacin de uno a varios es el tipo ms comn. En este tipo de relacin, una fila de la
tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de la tabla B
solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las tablas "Editores" y
"Ttulos" tienen una relacin de uno a varios. Es decir, cada editor produce muchos
ttulos. Pero a cada ttulo le corresponde solo un editor.
En la ventana de relaciones de Access, el lado de la clave principal de una relacin de
uno a varios se denota mediante un nmero 1. El lado de la clave externa de una
relacin se denota con un smbolo de infinito.

Imagen N. 8: Relaciones
Fuente: Internet

Relaciones de varios a varios

En una relacin de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas
coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relacin se crea definiendo una
tercera tabla, denominada de unin. La clave principal de dicha tabla de unin est
compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla "Autores"
y la tabla "Ttulos" tienen una relacin de varios a varios que se define mediante una
relacin de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla "Ttulo Autores". La clave
principal de la tabla "Ttulo Autores" es la combinacin de la columna Id_au (la clave
principal de la tabla "Autores") y de la columna Id ttulo (la clave principal de la tabla
"Ttulos").

Imagen N. 9: Relaciones: autoresttulos

Fuente: Internet

Relaciones de uno a uno

En una relacin uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener ms de una fila
coincidente en la tabla B y viceversa. Una relacin uno a uno se crea si las dos
columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.
Este tipo de relacin no es comn porque la mayor parte de la informacin relacionada
de esta manera estara toda en una tabla. Podra utilizar una relacin de uno a uno para
realizar las siguientes acciones:

Dividir una tabla con muchas columnas.

Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.

Almacenar los datos efmeros y que podran eliminarse con facilidad eliminando
la tabla.

Almacenar la informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla

principal.

En Access, el lado de la clave principal de una relacin uno a varios se denota mediante
un smbolo de clave. Un smbolo de clave denota tambin el lado de la clave externa.
2.8. CONCEPTO DE FORMULARIO EN ACCESS
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con
tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso
adecuado de stos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicacin o de
un sistema de informacin desarrollado con Access.
2.9. INDIQUE LOS DIFERENTES TIPOS DE FORMULARIOS Y HABLE DE
CADA UNO.
Tipos de formularios:
Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un
registro en una nica columna.
Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en
columnas.
Grfico: se abre el asistente para grficos.
Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un
mismo formulario.
Automtico: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al
usuario.

Imagen N. 10:
clientes
Fuente: Internet

datos

2.10. CONCEPTO DE INFORMES Y HABLE DE LOS DIFERENTES INFORMES

CON SU RESPECTIVO CONCEPTOS
Los informes permiten presentar la informacin con una apariencia altamente
profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
Tipos de informes
Hay cuatro tipos de informes bsicos: tabulares, en columnas, para grficos y para
etiquetas.
Los informes tabulares muestran: los datos en filas y columnas, y son parecidos a las
tablas. Pueden contener otros elementos, como totales, fechas y subtotales.
Generalmente se usan para mostrar y calcular los subtotales de campos numricos de
grupos del informe.
Los informes en columnas: muestran los datos verticalmente, con uno o ms registros
por pgina. Muestran los datos de forma parecida a los formularios de introduccin de
datos, pero se utilizan para ver e imprimir informacin, no para introducir datos.
Los informes para grficos: se utilizan para imprimir grficos utilizando la
informacin de la base de datos.
Los informes para etiquetas: podemos crear etiquetas para correo de diferentes
tamaos.

2.11. CONCEPTO DE REGISTROS

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una
misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero consecutivo
(nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque lo normal y
prctico es asignarle a cada registro un campo clave para su bsqueda.
2.12. CONCEPTO DE CAMPOS
Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un
campo es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder; un campo o un
conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo
ste un error del sistema operativo. En las hojas de clculo los campos son llamados
celdas.
2.13. INDIQUE QUE NOS MUESTRA LA OPCIN VISTA DE DISEO EN UNA
TABLA Y HABLE DE CADA UNA DE LAS OPCIONES.
Aparecer la Vista Diseo de la tabla:

Imagen N. 11: vista de diseo tabla 1

Fuente: Internet

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla 1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para
definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna
que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho
Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el
campo.
2.14. INDIQUE LOS
FORMULARIO

PASOS

PARA

VINCULAR

UNA

TABLA

EN

UN

Para vincular una tabla en un formulario se siguen los mismos pasos que para vincular
una tabla. A continuacin se detallan:
Vamos a importar la tabla Precio_cursos que se encuentra en la base de
datos Precios.accdb de la carpeta ejercicios del curso.
1 Selecciona la pestaa Datos externos y haz clic en el botn Access que se encuentra
en la seccin Importar.
2 En el cuadro de dilogo que se abrir haz clic en Examinar y navega hasta la carpeta
de ejercicios del curso y selecciona la base de datos Precios.accdb.
3 Selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
4 Pulsa Aceptar.
5 En el cuadro de dilogo Vincular tablas selecciona la tabla Precio_cursos y
pulsa Aceptar.
2.15. INDIQUE LOS PASOS PARA INSERTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS
Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicacin para crear una tabla.
Estos datos pueden estar en una hoja de clculo de Excel, una lista de Windows
SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de
Microsoft Outlook, etc.
1. Selecciona la pestaa Datos Externos y haz clic en el botn Archivo de texto de la
seccin Importar y vincular.
2. En el cuadro de dilogo Importar selecciona Importar el origen de datos en una nueva
tabla de la base de datos actual.

3. Pulsa Examinar y busca la carpeta ejercicios del curso y selecciona el archivo

Cursos.txt.
4. Pulsa Aceptar.
Se abrir el asistente para importacin de texto.
5. En Formato del archivo selecciona Delimitado.
6. Pulsa Siguiente.
7. Deber estar marcada la opcin Tabulacin.
8. En Calificador de texto deben estar seleccionadas las dobles comillas (").
9. Pulsa el botn inferior Avanzado....
10. En Orden de la fecha selecciona AMD (Ao-Mes-Da).
11. Deselecciona la opcin Aos en cuatro cifras.
12. Selecciona la opcin Ceros no significativos en fechas.
Ahora pasaremos a establecer las propiedades de los campos.
13. Colcate en la primera fila de campos.
14. En la columna Nombre de campo escribe Numero_curso.
15. En la columna Tipo de dato selecciona Entero.
16. En la columna Indexado selecciona S (Sin duplicados).
17. Colcate en la siguiente fila.
18. En la columna Nombre de campo escribe Nombre_curso.
19. En Tipo de dato selecciona Texto.
20. Colcate en la siguiente fila.
21. En la columna Nombre de campo escribe Horas.

22. En Tipo de dato selecciona Entero.

23. Colcate en la siguiente fila.
24. En Nombre de campo escribe Fecha_inicio.
25. En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora.
26. Colcate en la siguiente fila.
27. En Nombre de campo escribe Fecha_fin.
28. En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora.
29. Colcate en la siguiente fila.
30. En la columna Nombre de campo escribe Nivel.
31. En Tipo de dato selecciona Entero.
Ya hemos terminado de configurar las propiedades de los campos, debera haberte
quedado algo as:

Imagen N. 12: tabla informacin del campo

Fuente: Internet

Ahora guardaremos esta especificacin. Ms tarde, en otros ejercicios, volveremos a

utilizarla.
32. Haz clic en Guardar como.
33. En el cuadro de dilogo que aparecer escribe como Nombre de la especificacin
esp_Cursos_AMD.

34. Pulsa Aceptar.

35. En el dilogo de Avanzado haz clic de nuevo sobre el botn Aceptar.
Ahora vers que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las opciones ya
se encuentran perfectamente configuradas.
36. Pulsa Siguiente para pasar a la prxima pantalla.
37. Aqu toda la informacin relativa a los Delimitadores ya est introducida, pulsa
Siguiente.
38. En esta pantalla seleccionaremos la opcin En una nueva tabla.
39. Pulsa Siguiente.
40. Aqu toda la informacin relativa a las propiedades de los campos ya se encuentra
debidamente introducida, pulsa Siguiente.
41. Selecciona la opcin Elegir la clave principal y en el desplegable selecciona el
campo Numero_curso.
42. Pulsa Siguiente para continuar.
43. En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto Importar a la tabla el nombre
Nuevos_cursos.
44. Pulsa Finalizar para terminar y cierra la ventana.
Vers cmo la tabla se importa.
45. brela y comprueba que se ha realizado correctamente la importacin.
46. Luego, cierra la base.
2.16. INDIQUE LA FUNCIN DE LOS COMANDOS DEL MEN DISEO DE UN
FORMULARIO:
a) Etiqueta, botn, control de pestaa, control de navegacin, cuadro combinado, cuadro de
lista, casilla, botn de verificacin, subformulario/ su informes, marco de objeto
dependiente, datos adjuntos, grfico, imagen. Ttulo, fecha y hora.
2.17. QU SON LAS
APLICACIN)

RELACIONES?

(CONCEPTOS

CUL

ES

SU

Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar
con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Existen tres tipos de
relaciones:

Relacin de uno a uno:

En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico
registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un
ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:

Relacin de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y
viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios
actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:

Relacin de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero
cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el
siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador slo
puede jugar en un equipo:

2.18. ORDENAR Y FILTRAR EN UNA TABLA, HABLE EN CADA UNO DE

ELLOS.
Aplicar un filtro comn a una tabla:
1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas
siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentacin.
2. Asegrese de que an no se haya aplicado ningn filtro a la vista. En la barra de selector
de registros, compruebe que est presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin
filtro.
SUGERENCIA Para quitar todos los filtros de un objeto concreto, en la ficha Inicio,
en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuacin, en Borrar todos
los filtros.
3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o del control que corresponda al primer
campo que desee filtrar y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Filtro
Para aplicar un filtro comn: elija Filtros de Texto (o Nmero o Fecha) y, a
continuacin, haga clic en el filtro que desee. En el caso de filtros como Igual a y Entre,
es preciso escribir los valores necesarios.
Para aplicar un filtro basado en valores de campo: desactive las casillas de verificacin
junto a los valores por los que no desee filtrar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
SUGERENCIA

Para filtrar por un valor o solo unos pocos valores de una larga lista,

en primer lugar, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) y, a continuacin,

seleccione los valores que desee.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de
texto, nmeros y fechas: en la lista de casillas de verificacin, desactive (Seleccionar
todo) y, a continuacin, active la casilla de verificacin junto a (Vacas).
Pasos para Ordenar en una tabla:
Abramos la base de datos Neptuno que viene con el
Access y presionemos doble clic en el nombre de la
tabla Pedidos en el panel izquierdo de navegacin
como muestra la siguiente figura.
Imagen N. 13: orden de una tabla
Fuente: Internet

Seleccionemos ahora con el botn derecho del ratn

la columna por la cual queremos ordenar la tabla.
Imagen N. 14: seleccin columna
Fuente: Internet

Como podemos ver en la grfica anterior aparece

entonces el men de acceso directo del cual vamos a
escoger la opcin ordenar de A a Z. (ver siguiente
figura)
Imagen N. 15: Men Access
Fuente: Internet

Access

inmediatamente

ordena

los

registros

alfabticamente por el campo Empleado, tal y como

podemos observar en la siguiente figura.

Imagen N. 16: orden de registros

Fuente: Internet

2.19. OPCIN BUSCAR EN UNA TABLA O FORMULARIO E INDIQUE CUAL ES

LA FUNCIN QUE DESEMPEA.
La opcin buscar te permite buscar en toda la tabla o a partir de un registro en
particular.

Y si seleccionamos la opcin Coincidir maysculas y minsculas la bsqueda va a

ser un poco ms estricta lgicamente.
Luego puedes presionar el botn buscar siguiente tantas veces sea necesario para
que el Access encuentre las coincidencias hasta que Access te muestre un mensaje de
finalizacin de bsqueda de registros.
2.20. OPCIN EXPORTAR DE UNA TABLA O FORMULARIO HABLE DE CADA
UNA DE LAS OPCIONES.
En el apartado anterior veamos como podamos recuperar datos de otras bases de datos
o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora veremos el proceso
contrario, enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a un
archivo de otro tipo.
Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la seccin
Exportar de la pestaa Datos Externos.

Imagen N. 17: opcin exportar

Fuente: Internet

Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en

definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del
objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo
vamos a exportar a Access. Se abrir el cuadro Exportar: Base de datos Access y slo
tendrs que indicar en qu base de datos quieres copiar el objeto.
Se mostrar un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el nombre del
objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna
otra interaccin por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de
dilogo Exportar como este:

Imagen N. 18: exportar tablas

Fuente: Internet

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una
base de datos llamada aulaClic.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin
elegir qu parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la
tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su
estructura seleccionando la opcin Slo definicin.
Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos
XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar
la opcin Exportar datos con formato y diseo.

Imagen N. 19: exportar archivos de

texto

Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en

el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:

Imagen N. 20: codificar

Fuente: Internet

Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla.
Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que
mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la
plataforma Windows deja la opcin predeterminada seleccionada.
Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente para
exportacin de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de
importacin. Podrs especificar el modo en el que se formatear el archivo de salida e
incluso guardar esa especificacin.
2.21. LA OPCIN ORGANIZAR TAMAO Y ESPACIO: DE UN FORMULARIO:
HABLE SOBRE LA APLICACIN DE CADA UNA.
Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual, pero
existen otras formas de hacerlo.
Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaa Organizar.
Elegir la distribucin de los datos.
Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus
controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar
previamente los controles a los que quieras aplicar la distribucin. Normalmente sern
todos ellos.

Imagen N. 21: archivos

Fuente: Internet

- Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la

derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pgina independiente y tendremos que
ir utilizando los botones para ir atrs y adelante en los registros.
- Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los
campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.
Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a
placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran
que no romperemos el esquema perfectamente alineado que Access crea. Si quieres ser
libre de modificarlo, debers pulsar el botn Quitar diseo.
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la
cuadrcula, pero tenemos una opcin que nos permite realizar de forma ms cmoda
esta tarea.
Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden, pulsamos
sobre Alinear. Se desplegar un men con distintas opciones:
- A la cuadrcula alinear los controles seleccionados en el formulario guindose por la
cuadrcula. Es decir, podremos alinear un nico control o varios a la vez.
- Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa. Es decir, si
seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y pulsamos Arriba,
ambos se situarn a la misma altura que el ms alto de ellos. Por ello, no se pueden
utilizar estas opciones si hay un nico control seleccionado.
Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la situacin del
control en trminos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un control de imagen,
podramos situarla detrs de (al fondo) otros controles, como un botn o una etiqueta.
Utiliza las opciones del grupo Tamao y orden para ajustar el tamao y espaciado de
los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles
que queremos ajustar y pulsamos Tamao y espacio. Luego, hay que elegir la opcin
que ms nos interesa:
Con respecto al Tamao de cada uno de los controles:

- Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
- A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
- Ajustar al ms alto, al ms corto, al ms ancho y al ms estrecho: todos los controles
toman la altura del ms o menos alto, o la anchura del ms o menos ancho,
respectivamente.
Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro:
- Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separacin, ya sea horizontal o
vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deber haber seleccionados
como mnimo tres controles, de modo que si A y B tienen un espaciado determinado, B
y C tengan el mismo.
- Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para el vertical, lo que
hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles seleccionados.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el
tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la
alineacin.
En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos.
Desde la opcin Mrgenes de control, podremos elegir entre unos mrgenes
predefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si
modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.
Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010
incorpora una plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al arrastrar un
control, ste tender a auto ajustarse. Esto significa que mantendr la separacin entre
controles, posicin, tamao y espaciado adecuados al formulario.
2.22. INDIQUE COMO AGREGAR CAMPOS A UN FORMULARIO
Puede agregar rpidamente campos a un formulario o informe mediante el panel Lista
de campos. Si hace doble clic en un campo del panel Lista de campos (o bien, si arrastra
un campo desde la lista hasta un formulario o informe), Microsoft Office Access 2007

crea automticamente el control apropiado para mostrar el campo, como un cuadro de

texto o una casilla de verificacin, y despus enlaza el control a ese campo.
2.23. CONCEPTO DE POWERPOINT
Microsoft PowerPoint es un programa de presentacin desarrollado por la empresa
Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS, ampliamente usado
en distintos campos como la enseanza, negocios, etc. Segn las cifras de Microsoft
Corporacin, cerca de 30 millones de presentaciones son realizadas con PowerPoint
cada da. Forma parte de la suite Microsoft Office.
Es un programa diseado para hacer presentaciones con texto esquematizado, as como
presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imgenes prediseadas o
importadas desde imgenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseos de
fuente, plantilla y animacin. Este tipo de presentaciones suelen ser ms prcticas que
las de Microsoft Word.
PowerPoint es uno de los programas de presentacin ms extendidos. Viene integrado
en el paquete Microsoft Office como un elemento ms, que puede aprovechar las
ventajas que le ofrecen los dems componentes del equipo para obtener un resultado
ptimo.
2.24. INDIQUE CUALES ES LA REGLA 6 * 7 * 7 SOBRE LAS DIAPOSITIVAS
No ms de 6 lneas por pantalla
No ms de 7 palabras por lnea
Mximo 7 lneas por prrafos
2.25. CONCEPTO DE PREZI Y PARA QU SIRVE
Prezi es una aplicacin multimedia para la creacin de presentaciones similar
a Microsoft Office PowerPoint o a Impress de Libre Office pero de manera dinmica y
original. Esta aplicacin te permite copiar y pegar o abrir archivos del Power Point y
seguirlos ah.
Prezi se utiliza como plataforma puente entre la informacin lineal y la no lineal, y
como una herramienta de presentacin de intercambio de ideas, ya sea de manera libre o
bien estructurada.

El texto, las imgenes, los vdeos y otros medios de presentacin se ponen encima del
lienzo y se pueden agrupar en marcos. Despus, el usuario designar la medida y la
posicin entre todos los objetos de la presentacin y como se hace el desplazamiento
entre estos objetos, as como la ampliacin/alejamiento. Para las presentaciones lineales,
el usuario puede construir una ruta de navegacin prescrita.
2.26. CARACTERSTICAS
CARACTERSTICAS

DE

PREZI.

DETALLE

CADA UNA DE

LAS

Una principal caracterstica de Prezi es la posibilidad de organizar la informacin en

forma de un esquema y exponerlo con libertad sin la secuencia de diapositivas. De
manera que el conferenciante o quien consulta una presentacin en Prezi puede acceder
a cualquier contenido con solo hacer clic. Se puede navegar por la presentacin -que es
en realidad un solo frame de 3 dimensiones- desde la vista general, ampliando o
reduciendo la vista, o desplazando el lienzo. Los efectos visuales deben estar
supeditados a una correcta narrativa.
Prezi permite trabajar on-line con todas sus herramientas de forma gratuita, pero hay
varias modalidades de pago que permiten ocultar los trabajos on-line y protegerlos, y
ofrecen ms capacidad de almacenamiento que la versin gratuita.
-creacin de textos instantneos.
-plantillas predeterminadas.
-insertar archivos multimedia, como imgenes, videos u otro objeto.
-se puede invitar a otros usuarios en la edicin de la presentacin.
-paso de zooms delicados, limpios y dinmicos.
-distribucin y ocupacin infinita de los objetos multimedia.

3. CONCLUSIONES
En conclusin podemos decir que Microsoft Access es un programa que ha sido
diseado para poder manipular grandes cantidades de datos importantes o
informacin mediante bases de datos.

Una de las mejores herramientas que nos ofrece office es sin duda es Power
Point, ya que al contener una gran gama de funciones nos permite realizar desde
un documento, diapositivas hasta realizar animaciones de objetos y texto,
controlando su duracin.

Concluyendo se puede decir que adems

de las herramientas que nos ofrece

office, en nuestra actualidad encontramos una de las mejores aplicaciones para

presentar informacin de manera dinmica y prctica.

4. RECOMENDACIONES
Se puede recomendar que al trabajar con Access se debe ser muy cuidadoso ya
que en algunas ocasiones se suele cometer errores y dicha base se daara.
Asi mismo al momento de realizar presentaciones con Power Point se debe
aplacar las reglas establecidas las cuales ayudan a mejorar nuestra presentacin,
y a que esta sea de mucho ms agrado y mejor entendimiento.
Al usar Prezi se recomienda escribir textos cortos peor significativos asi esta
aplicacin con animaciones diversas se ver mejor y tambin que no trabajemos
en una sola parte de la plantilla que nos ofrece sino en toda para ser ms
didcticos.

5. BIBLIOGRAFA:
Tiznado M. (1995). El camino fcil a PowerPoint. Versin 4.0. Editorial McGraw-Hill
Interamericana S.A. Santaf de Bogot Colombia. Pg. 205.
Pazos A., Garca M. (2001). Access para Contadores. Editorial Omicron System S.A.
Buenos Aires. Argentina. Pgs. 256.
Ascoy E. (2013). Microsoft Office 2013. Editorial Grupos Digital Print. Lima Per.
Pgs. 643
Valdivia J. (2002). Office un paso Gigante XP 2002. Editorial Palomino E.I.R.L. Lima
Per. Pags. 543

6. WEB GRAFA
http://www.ual.es/~jmrodri/pracaccess.pdf
http://www.academia.edu/600911/Introducci%C3%B3n_al_dise
%C3%B1o_y_manejo_de_bases_de_datos_en_Access._Una_herramienta_para_
la_conservaci%C3%B3n_y_manejo_de_los_recursos_naturales
http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/Lecc-1-Acc.htm
http://www.loquebuscas.es/cursoeya/cursoacces/web/ac1.html
http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/
http://www.aulaclic.es/access-2010/t_2_1.htm
http://ortihuela.galeon.com/access.htm
http://support.microsoft.com/kb/304466/es
https://sites.google.com/site/lasbasesdedatos1/microsoft-acess/tipos-deformularios
http://bernardoinfluenciabanksy.blogspot.com/2013/05/microsoft-accessregistro-campo-base-de.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Registro_%28base_de_datos%29
http://www.aulaclic.es/access-2010/t_3_1.htm
http://thales.cica.es/rd/Recursos/rd99/ed99-0259-04/access3.html
http://dominandoaccess.com/blog/wp-content/uploads/2011/10/Como-ordenarregistros-en-Access1.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_PowerPoint
http://es.wikipedia.org/wiki/Prezi#Caracter.C3.ADsticas
http://anabelprezi.blogspot.com/2011/01/caracteristicas-del-prezi.html

 http://www.hsaugsburg.de/~francy/download/comohacerunapresentacionenpowerpoint.pdf