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Resumo Academia SAP-FI Verso 6.0 Preparado por Rafael Paes de Barros Consultor SAP-FI
IBM Brasil Agosto 2008 APOSTILA
1.............................................................................................................................................3
UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS.......................................................................................3
UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES)..........................................................................5
UNIDADE 3 CONTROLE DE DOCUMENTOS ..............................................................................16
UNIDADE 4 CONTROLE DE LANAMENTOS ..................................................................20
UNIDADE
5 ...........................................................................................................................................27
COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO.................................................................................27
UNIDADE 6 CAIXA DIRIO.............................................................................................................30
UNIDADE 7 RAZO
ESPECIAL.......................................................................................................31 UNIDADE 8PARKING DOCUMENTS..............................................................................................33 APOSTILA
2...........................................................................................................................................34
UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOS...............................................................................34
UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA......................................................................................37
UNIDADE 4
CORRESPONDNCIA..................................................................................................40 UNIDADE 5
CLCULO DE JUROS..................................................................................................41 UNIDADE
6 COUNTRY SPECIFICS................................................................................................42
UNIDADE 7 RELATRIOS PADRO NO G/L................................................................................43
UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS.............................................................43
UNIDADE 9 DRILLDOWN REPORTING.........................................................................................44
UNIDADE 10 ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES......................................................................45
UNIDADE 11 DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANO PATRIMONIAL)...................47
UNIDADE 12 RECEBVEIS E PAGVEIS.................................................................................47
UNIDADE 13 LUCROS E
PERDAS...................................................................................................49 UNIDADE 14
TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS....................52 APOSTILA
3 ..........................................................................................................................................53
UNIDADE 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................53
UNIDADE 2 DADOS
MESTRES........................................................................................................54 UNIDADE 3
TRANSAES DE ATIVOS........................................................................................57 UNIDADE 4
PROCESSAMENTO PERIDICO................................................................................60 UNIDADE 5
SISTEMA DE INFORMAO.....................................................................................61 UNIDADE 6

VALIDAES / SUBSTITUIES.............................................................................62 NEW GL


INTRODUO.....................................................................................................................63 2
APOSTILA 1 UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS CLIENT (mandante): o nvel mais alto
na hierrquia. Especificaes ou datas que so vlidas para todas as unidades organizacionais so
definidas neste nvel. COMPANY CODE (empresa) : para objetivos externos, representa uma
entidade contbil independente. Deve se ter uma company code para cada CNPJ e deve ser
definida por pas. As demais empresas so representadas como filiais. COPY COMPANY CODE:
as informaes abaixo sero copiadas: Definition, global parameters, customizing tables, general
ledger accounts. BUSINESS AREA : Para objetivos internos, representam reas de negcios que
permitem a visualizao de balanos cross-company. Sua principal funo viabilizar um balano
inter-empresarial e sua utilizao opcional. COUNTRY TEMPLATES: Modelo de configurao de
empresa por pas Este template tambm engloba controlling areas, plants, purchasing,
organizations, sales organizations, credit control areas, etc. PRINCPIO DA VARIANTE: Vlido
para todo o sistema e pode ser usado em 3 passos: 1. Definir a variante; 2. Determinar os
valores para a variante; 3. Atribuir a variante aos objetos. Vantagem: Facilita a associao e a
manuteno de configuraes que so comuns a diversos objetos de negcios, podendo atribuir
configuraes a diversas company codes. Este princpio usado para: Status de Campo, Perodos
contbeis, Exercicios (ano fiscal), etc. FISCAL YEAR (ano fiscal) : Serve para definir os perodos
possveis para lanamentos contbeis (normais ou extra-ordinrios) e pode ser definido:
Independente do ano; Especfico ao ano; POSTING PERIODS: Perodos normais para
lanamento. SPECIAL PERIODS: Perodos extraordinrios ou especiais definidos para o processo
de fechamento de ano, mostrando em um outro perodo os lanamentos que foram realizados por
ajustes de balanos. 3 ANO INDEPENDENTE: O nmero de perodos e as datas de nicio e fim
deles so os mesmos para todos os anos. ANO ESPECFICO (dependente) : Os perodos podero
e sero diferenciados por ano e no necessariamente dependero do calendrio fiscal, ou seja,
podero ter mais de 12 perodos. EXERCCIO REDUZIDO: Necessario para o encerramento antes
do exerccio normal. Exemplo: Empresa vendida. ANO CALENDRIO (calendar year) : Uma
variante fiscal marcada como ano calendrio ir depender do ano fiscal, para tanto devero ser
informadas 12 perodos normais de janeiro a dezembro e podero ser informadas at 4 perodos
extraordirnrios. ANO NO CALENDRIO: Para estes perodos devem ser informadas a data final
para cada perodo YEARSHIFT: Se o perodo no comear em janeiro deve ter a indicao de
-1/+1. O nmero mximo de perodos extraordinrios so 4. CURRENCIES: O sistema j traz as
principais moedas, alm de possibilitar o cadastro de novas. Currency keys: Chave de moedas.
TIPOS DE TAXAS DE CMBIO: Permite o registro dos seguintes tipos: Compra (buying
rate); Venda (banking salling rate); Taxa histrica Mdia (Ptax- Banco Central) tipo padro mais
utilizado. Taxa em determinadas datas chaves Facilidades para a manuteno de taxas:
Translation Ratios: Serve para diminuir as casa decimais dos valores das moedas. Por causa da

inflao a relao entre as moedas pode ser mantida em um perodo de tempo. Ex: 1 real = 133,00
yenes, aps o translation 1 real = 133 yenes. Inversion: Dever ser marcado para que a taxa
possa ser informada 1 nica vez: BR- USD e USD-BR. Cotao direta: Uma unidade da moeda
estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. 1US$= 0,92000 Euro.
Cotao indireta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades
da moeda interna . 1 Euro= 1,08696 US$. Worklists for maintaning exange rates: Definido listas
de trabalho ir economizar tempo e diminuir erros. Apenas as taxas de cmbio relevantes sofreram
manuteno. 4 UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES) PLANO DE CONTAS FI-GL:
Vinculado ao Razo Geral ou General Ledger (GL), esto os razes auxiliares ou sub-ledgers
(AP/AR/AA) que servem para demonstrar de maneira anlitica as informaes do Razo Geral. O
cadastro mestre de contas contbeis possuem 2 segmentos: Segmento Plano de contas;
Segmento company code. 3 Etapas para criar e usar o plano de contas: Definio do plano
de contas; Definio das propriedades do plano de contas; Atribuio do plano de contas as
empresas. As contas contbeis anliticas so associadas a um grupo de contas (account group) e a
cada empresa (company code) na qual ser utilizada. O Plano de contas uma variante que
contem a estrutura e as informaes bsicas sobre as contas do razo. definido com um
identificador de 4 caracteres, preciso definir os componentes do plano de contas e deve ser
atribuida a todas as empresas que queiram criar contas com base na estrutura definida. Definio
do plano de contas contem: Chave e Descrio. Informaes gerais: Idioma de atualizao e
extenso do n da conta do razo. Integrao do controlling: Criao automtica ou manual para
elementos de custo. Consolidao: Plano de contas do grupo Status: A marca bloqueada.
Lenght of GL account number: O tamanho do cdigo das contas contbeis definido na estrutura
do plano de contas. Controlling Integration: Sempre que forem criadas contas de P&L (perdas e
lucros) o sistema pode criar classes de custo primrias automaticamente no CO, desde que haja um
padro para que estas classes sejam alocadas. Grupo do plano de contas: Se houver um plano de
contas de grupo para qual os saldos do plano de contas operacional devero ser replicados, esse
plano deve estar vinculado na estrutura do plano de contas. Blocked: Um plano de contas que
ainda no estiver finalizado pode ser bloqueado. Atribuio do plano de contas: 5 1. Toda
empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela. 2. Um plano de contas pode ser atribuido a
vrias empresas (principio da variante). 3. Cada empresa possui um plano de contas. Segmento
do plano de contas: O plano de contas contem informaes bsicas sobre as contas. As
informaes por conta so agrupadas. Estes contem: Nmero da conta; Nome da conta; Os
campos de controle; Os campos de consolidao; O segmento do plano de contas consiste em
diversos grupos de campos: Tipo/Descrio: Controle no plano de contas, descrio, dados de
consolidao no plano de contas. Palavra chave/Converso: Palavras chaves no plano de contas,
converso. Informaes: Informaes no plano de contas, textos do razo no plano de contas.
Status de campo plano de contas: As informaes entradas neste segmento so exclusivos,

independente de os usurios terem uma ou vrias empresas. Sempre que forem introduzidas
informaes informaes do segmento do plano de contas sero automaticamente acessadas. As
palavras chaves facilitam a pesquisa de um nmero de conta. Voc pode definir e mudas o layout
das tab pages para o processamento individual dos dados mestres das contas do Razo. Voc
pode definir: O nmero das tab pages; O ttulo das tab pages; Os grupos de contas que voc
requer e qual a posio. Seleo dos layouts para processamento central e processamento para
reas especificas da empresa. Segmento da empresa (company code segment) Para usar uma
das contas do plano de contas atribudo empresa, deve ser criado um segmento da empresa.
Este ser adicionado ao segmento de plano de contas. Os dois formam a conta. O segmento da
empresa consiste em diversos grupo de contas: Dados de controle: Controle de contas,
administrao de contas do Razo, Joint Venture (parceria). 6 Banco/Juros: Criao de
documentos, detalhes bancrios/financeiros, clculo de juros. Informaes: Informaes/textos, da
conta do razo. O segmento da empresa para a mesma conta do Razo pode ser diferente,
conforme as necessidades da empresa. preciso definir informaes pertinentes a cada empresa:
moeda, impostos, contas de conciliao, exibio de partidas individuais, chave de ordenao,
grupo de status de campo, banco da empresa, informaes sobre clculo de juros. Um plano de
contas, diversas empresas: Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela e criar seu
prprio segmento de empresa. Contas de balano e de demonstrativos de resultados (P&L) No
segmento do plano de contas necessrio indicar se a conta ser de balano ou de demonstrao
de resultados. Esses 2 tipos de contas so tratados de forma diferente no procedimento de
encerramento. Nas contas de balano, o saldo transportado para a mesma conta. Nas contas
de demonstrao de resultados, o saldo transportado para uma conta de lucros liquidos
acumulados e a conta de demonstrao de resultados zerada. atribuda uma chave a conta de
transporte de saldo, e essa chave introduzida no campo tipo de conta de demonstrao de
resultados, no segmento plano de contas. Contas marcadas como balance sheet, no
encerramento do exercicio atual, os saldos sero carregados para a mesma conta contbil do
exerccio posterior. Contas marcadas como P&L os saldos so carregados para a conta de
resultado de apurao, zerando os saldos das contas atuais. Para tanto o sistema obriga a criao
da conta de apurao de resultados antes que o check seja utilizado. Grupo de contas para as
contas do Razo: O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas; O status
dos campos do segmento da empresa no registro mestre. O grupo de contas reune contas com as
mesmas tarefas no Razo, exemplo: Contas de fundos liquidos; Contas de materiais; Contas
de imobilizados; Etc; 7 Com a atruibuio de um intervalo de numerao a um grupo de contas,
pode se garantir que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numerao. O grupo
de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a aparncia do
segmento da empresa de uma conta do razo. Status do Campo: Todos os campos tem uma das
seguintes propriedades: Oculto; Apenas exibir; Entrada obrigatria; Entrada opcional. Status

do campo para Dados Mestre: Os campos exibidos no registro mestre do Razo no so


controlados apenas pelo grupo de contas, mas tambm pela transao de dados mestres em uso,
ou seja, criar, modificar, exibir. As definies dos status do campo do grupo de contas e de
transao so combinadas em cada campo, sendo usada a de maior prioridade: 1 Suprimir; 2
Exibir; 3 Entrada obrigatria; 4 Entrada facultativa. Contas de reconciliao: So contas do
Razo atribudas aos registros mestres do parceiro de negcios para registrar todas as transaes
no livro auxiliar (clientes/fornecedores). Qualquer lanamento nas contas do livro auxiliar atualiza
automaticamente os saldos das contas de reconciliao atribuda. Desta forma o Razo ser
sempre atualizado. Uma conta do Razo definida como uma conta de reconciliao com a entrada
do tipo de conta de reconciliao que est no campo conta de reconciliao para tipo de conta.
D Para clientes; K Para fornecedores; As contas de reconciliao comuns so as de
negociaes a receber e negociaes a pagar. No possvel fazer lanamentos diretamente
nas contas de reconciliao. Exibio de partidas individuais: um campo de controle no
segmento empresa de uma conta. Contas sem exibio de partidas indiviuais: Apenas a
movimentao no perodo ser atualizada quando um documento for lanado para esta conta.
Contas com exibio de partidas individuais: Os dados mais importantes das partidas individuais
lanadas so armazenadas em uma tabela especial de ndices. 8 O item exibir partidas no deve
ser ativado para: MM) Contas de reconciliao (so administradas no razo auxiliar) Contas
de receita (so administradas pela aplicao SD) Contas de estoque de material (so administradas
pela aplicao Contas de impostos Administrao de partidas em aberto: So indicados como
abertos ou liquidados. As contas com administrao de partidas em aberto precisam ter a exibio
de partida individual ativada. Deve-se usar a adminstrao de partidas em aberto para: Contas de
compensao bancria; As contas de compensao para entrada de mercadorias / entrada de
fatura; As contas de compesao de salrios. Line items display: um check que possibilita a
visualizao de partidas individuais nas contas somente contbeis. Deve ser sempre checadas para
contas que no possuem sub-ledgers. Open item management: um check que indica o controle
de partidas em aberto, utilizado geralmente para controlar a compesao de cheques a compesar
emitidos para pagamento ou cheques recebidos de clientes. Conta em moeda local: A moeda da
conta pode ser a moeda interna ou moeda estrangeira. Uma conta contbil cuja moeda seja igual
local pode receber lanamentos. Porm se for definida moeda diferente da moeda local para a
conta, somente sero possveis lanamentos na moeda indicada na conta. Apenas saldo em
moeda local: um check que determina que todos os saldos aparecero somente em moeda loca.
Vale lembrar que alm da moeda local 1, pode ser definidas mais duas moedas paralelas,
denominadas moeda local 2 e moeda local 3. Conta em moeda estrangeira: As contas que tem
uma moeda estrangeira como sua moeda da conta s pode receber lanamentos nessa moeda.
MTODOS PARA CRIAO DE CONTAS DO RAZO Manual: 2 etapas (segmento plano de
contas , segmento empresa); Criao de contas por meio de cpia; Transferncia de dados. 9

Criao manual: Com o mtodo em duas etapas, o segmento do plano de contas criado de
forma separado do segmento da empresa. Isto permite a criao da conta do Razo somente no
plano de contas ou em vrias empresas. Usar o mtodo em uma etapa para criar a conta do Razo
em uma empresa indicada. Repetir a 2 etapa do mtodo em 2 etapas, criar o segmento de
empresa para criar a conta do Razo em outras empresas, conforme necessrio. Criao de
contas por meio de cpia: Pode-se criar uma nova conta relacionada a conta existente, e mudar o
ttulo da conta de maneira correspondente. O plano de contas inteiro pode ser copiado em um novo
plano de contas, inclusive a determinao de contas. A estrutura do balano tambm pode ser
copiada. Transferncia de dados: Para reduzir a entrada de dados, programas como RFBISA00,
interface batch input para dados mestres do Razo podem ser modificados pela equipe do ABAP,
para adaptao ao carregamento das informaes do novo plano de contas. Processamento
coletivo: Pode-se modificar as seguintes informaes: Plano de contas; Empresa; Descrio.
Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestres na rea do plano de contas, os dados
especficos da empresa ou os nomes de vrias contas do Razo. As contas do Razo podem ser de
planos de contas diferentes. possivel fazer alteraes nas contas do Razo exibidas: Pode-se
selecionar os campos que devem ser modificados; Pode-se modificar os valores dos campos
exibidos. Plano de contas do grupo de empresas Este plano de contas deve conter todas as
contas do grupo de empresas. O plano de contas do grupo de empresas deve ser atribuido a cada
plano de contas operacional. Se isto for feito, o campo nmero da conta do grupo torna-se entrada
obrigatria. No segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve ser introduzido
o nmero da conta do grupo. As diferentes contas de um plano de contas operacional podem indicar
a mesma conta do grupo. Deve-se ser usada uma estrutura do balano para o plano de contas do
grupo de empresas. 10 Desvantangem: Como as empresas usam plano de contas operacionais
diferentes, impossvel executar qualquer controlling inter-empresarial. Plano de contas
especfico do pas Contem as contas necessrias do Razo para atender as necessidades legais do
pas. uma alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas. Se cada empresa usar
o mesmo plano de contas operacional, as empresas que necessitarem de plano de contas
diferentes para o sistema externo de informaes podero: Ter atribudo um plano de contas do
pas; Ter o nmero do plano de contas do pas ( nmero alternativo) introduzido em todos os
segmentos da empresa. Cada nmero de contas do pas s pode ser usado uma vez.
Desvantagem: Os responsveis que esto familiarizados com o plano de contas do pas tero que
se acostumar a usar o plano de contas operacional. Conta de clientes e fornecedores: Possuem 2
segmentos: Processamento de dados gerais: No nvel de mandante, estes dados podem ser
acessados em toda a organizao. Segmento com dados especficos da empresa: No nvel de
empresa. Qualquer empresa que queira fazer negcios com um cliente ou fornecedor especfico
deve criar um segmento da empresa para este. Com isso criado uma conta de cliente ou
fornecedor. Viso da conta do cliente (SD): Como o departamento de vendas e distribuio

tambm permanece em contato com o cliente e precisa conhecer os dados especficos sobre ele,
pode ser criado um segmento da rea de vendas para cada cliente. Deve-se criar primeiro um
segmento da rea de vendas antes de fazer negcio com o cliente. Viso da conta do fornecedor
(MM): Deve-se criar um segmento da organizao de compra para fornecedores. Qualquer
organizao que queira fazer negcios com um fornecedor, deve primeiro criar um segmento da
organizao de compras. Este segmento contem dados especficos da rea. Conta total do
cliente: formada por 3 segmentos a seguir: formado por dados gerais no nvel de mandante.
Segmento da empresa; Segmento da rea. 11 Em geral o segmento da rea de vendas a ser
atribudo a empresa tem que ser criado. O nmero da conta atribudo ao cliente ao nvel de
mandante. Comparao de dados mestres: mais fcil criar registros mestres de
clientes/fornecedores centralizadamente para garantir sua correta definio, caso contrrio existe o
risco de criar registros mestres incompletos ou duplicados. Para corrigir e encontrar essas contas
incompletas pode se executar o relatrio RFDKG00, para comparao de dados mestres de clientes
ou o RFFFAG00 para a comparao de dados mestres de fornecedor e fazer as correes
necessrias. A criao de contas duplicadas pode ser evitada com o uso de matchcode antes da
criao de uma nova conta, ou com a ativao da verificao automtica de duplicao. Pginas
da conta de cliente/fornecedor: Todos os segmentos de conta consiste em vrias pginas com
diferentes grupo de campos. Dados gerais: Endereo, dados de controle, operaes de
pagamento, texto; Dados da empresa: Administrao de conta, operaes de pagamento,
correspondncia, seguros, imposto retido na fonte, texto. Campos importantes: Search term:
abreviao para o nome; Corporate group: Identifica a matriz ou holding do cliente/fornecedor;
Accounting clerk: Identifica o gerente responsvel pela conta. IBAN: Cdigo internacional de
conta corrente bancria para empresas estrangeiras. Grupo de contas para clientes/fornecedores:
O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas (ranges); O status dos
campos no registro mestre; Se a conta for de cliente ou fornecedor espordico (one-time); O grupo
de contas usado para controlar os campos exibidos no registro mestre na tela de criao inicial.
Depois de criada, seu grupo de contas no poder ser modificado, porm possivel modificar o
grupo de contas, por exemplo, de um endereo sequencial para um endereo de entrega.
Intervalo de numerao para clientes/fornecedores: Existem intervalos de numerao separados
para as contas de clientes e fornecedores. 12 O conjunto de nmero de contas possveis est
dividido em intervalos de numerao menores, e eles no podem se sobrepor. Numerao
interna: Significa que o sistema atribui os nmeros em ordem sequencial. Assim ele pode exibir o
nmero atual que informa quantos nmeros ainda existem em um dado intervalo de numerao.
Numerao externa: Os nmeros so entrados manualmente pelo usurio que cria o registro
mestre. Os nmeros externos podem ser alfa-numricos. No necessrio atribuir os nmeros em
sequencia, portanto o nmero atual no pode ser exibido. Todos os intervalos de numerao podem
ser atribudo a um ou mais grupos de contas. Conta normal (conta espordica/one time): Para

todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negcios devem ser criados
registros mestres especiais de clientes e fornecedores. No so armazenados dados especficos
para um nico cliente/fornecedor no registro mestre. Portanto devem ser suprimidos os campos
especficos do cliente. Os dados especficos para clientes/fornecedores espordicos so
introduzidos no documento por ocasio do lanamento. Controle do status do campo: O layout
das telas de dados mestre de clientes/fornecedores podem ser afetados por diversos fatores:
Controle do grupo de contas: Em geral o status controlado apenas pelo grupo de contas. Desta
forma todas as telas tero a mesma estrutura. Controle dependente da transao: Se desejado, o
status do campo pode depender tambm das transaes de dados mestres criar, alterar, exibir.
O status do campo deve ser exibido como exibir para a transao alterar, se o campo no puder
ser modificado aps a criao. Controle dependente da empresa: Os campos no usados em uma
empresa podem ser suprimidos, embora possa ser campo de entrada em outros. A definio de
status de campo de grupo de contas, a transao e a empresa so combinadas, sendo usada
aquela com maior prioridade. Princpio do duplo controle: Uma pessoa responsvel pelas
modificaes em um cliente ou fornecedor, enquanto a outra fica responsvel pela validao das
modificaes, em geral de alteraes crticas. 13 Primeiro preciso definir os campos de prncipio
de duplo controle nos registros mestres de clientes e fornecedores no IMG. Se um campo for
definido como sensvel no registro mestre, o cliente/fornecedor correspondente ser bloqueado no
pagamento, caso a entrada seja modificada. O bloqueio s removido quando uma 2 pessoa com
a autorizao verifica a modificao e a confirma ou rejeita. As confirmaes podem ser feitas
individuais, ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por: Cliente/Fornecedor;
Empresa; Contas ainda no confirmadas; Contas recusadas; Contas que devem ser confirmadas
pelo usurio. Compensao cliente/fornecedor: Se um cliente for tambm um fornecedor, ou viceversa, usando o programa de pagamento, pode compensar reciprocamente partidas em aberto.
Para-se usar esta compensao as seguintes etapas devem ser realizadas: O nmero da conta
do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-versa. Cada empresa pode decidir,
em separado, se deseja compensar um cliente com um fornecedor. Se optar pela compensao, o
campo compensao com fornecedor da conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa.
Pagador/ recebedor alternativo: Nos nveis do cliente e da empresa pode ser introduzido. A entrada
no segmento da empresa tem maior prioridade que no nvel de cliente. H vrias opes para esta
funcionalidade: Se o campo especificao individual for selecionado durante a entrada da fatura,
possvel entrar informaes individuais de pagador/recebedor do pagamento de um
cliente/fornecedor que no tenham sido criados no sistema; Se o pagador/recebedor do
pagamento alternativo for um cliente ou fornecedor existente, os nmeros do fornecedor/cliente
podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do pagamento autorizado. Durante
a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado com o uso de matchcode; Se dor
introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liquidar as partidas em aberto vencidas da conta

ser cobrado do pagador alternativo; Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o


dinheiro que a empresa deve pagar para liquidar as 14 partidas vencidas ser enviado ou
transferido ao recebdor alternativo. Sede/Filial: Os clientes, em alguns setores industriais, fazem
seus pedidos localmente, mas pagam suas faturas de forma centralizada. Isto pode ser refletido no
sistema por meio das contas da sede e da filial. Todos os itens lanados na filial so transferidos
para a sede. Em geral a sede que cobrada e tem de pagar ou receber o pagamento. Mas se o
campo processamento descentralizado estiver marcado no registro mestre da sede, a conta da
filial ser usada. Bancos: O cadastro de banco feito a nvel de mandante (client). Todos os
bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco. Registro mestre de banco:
So armazenados centralmente no ndice de bancos. So identificados pelo pas e pela chave do
banco. Incluem dados de endereo do banco e dados de controle como o cdigo swift, dados de
ordens de pagamento postais e grupos de bancos. Eles podem ser criados de 4 maneiras: Ao
entrar informaes bancrias no registro mestre de cliente ou fornecedor ou na configurao do
banco da empresa. O ndice de bancos pode ser importado de um disco ou uma fita contendo o
programa RFBVALL_0, transferncia de dados bancrios especfica do pas. Para os clientes que
usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta batch input que atualiza
automaticamente as informaes bancrias do cliente no registro mestre. Utilizando a operao
criar bancos no menu do registro mestre de contas receber/ pagar. Os bancos utilizados pela
empresa so definidos como bancos da empresa. Estes bancos so criados na configurao e
compe-se de: Dados mestre de bancos, informaes bancrias eletrnicas, contas bancrias
por banco e contas do Razo por conta bancria. O campo tipo de banco no registro mestre de
cliente/fornecedor usado para fazer distines de bancos diferentes. Se o cliente/fornecedor tiver
mais de um banco, o usurio pode selecionar os bancos diferentes com o uso de matchcodes no
campo banco parceiro. Cadastro de Bancos: Todos os bancos usados no sistema precisam ter
um registro mestre de banco. 15 HOUSE BANK: So as agncias que a empresa tem conta;
HOUSE BANK ID: Apelido interno da agncia; BANK KEY: Chave que identifica o banco + dgito
do cdigo do banco + agncia. BANK ACCOUNT NUMBER: Conta corrente da empresa.
ACCOUNT ID: Apelido interno da conta corrente da empresa. Contas bancrias: Precisam ser
definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que nico. Os dados da conta
bancria contem: Nmero da conta no banco; Moeda; Conta do Razo que reflete os
lanamentos da conta bancria no Razo. Deve-se criar uma conta do Razo para cada conta
bancria e vice-versa. As duas devem ter a mesma moeda de conta. UNIDADE 3 CONTROLE DE
DOCUMENTOS Para qualquer transao gerada um documento informando quem fez, quando
fez e o que fez. Um documento identificado pela combinao de: Nmero de documento;
Empresa; Exerccio. Um documento de FI comp-se de: Um cabealho do documento
(Informaes que se aplicam ao documento inteiro; 2 a 999 partidas individuais (infomaes
especficas daquela partida individual). Duas das mais importantes chaves de grupo so: O

tipo de documento para o cabealho; A chave de lanamento para as partidas individuais. 16 O


sistema pode atribuir os nmero de documento (atribuio interna) ou o usurio pode atribu-los ao
entrar no documento (atribuio externa). Um evento pode acionar mais de um documento dentro
do sistema. O sistema ligar os documentos relacionados para fornecer uma viso completa de
qualquer transao contbil dentro deles. Tipos de documento: Controlam o cabealho do
documento e usado para diferenciar as transaes comerciais a serem lanadas. Os tipos so
definidos no nvel de mandante. O sistema standard fornecido com tipos de documentos que
podem ser utilizados, modificados ou copiados. Os principais controles de tipo de documentos so:
O intervalo de numerao dos nmeros de documentos; Os tipo de contas permitidos para
lanamentos; O status de campo de cabealho texto e nmero de referncia; Se as faturas
foram lanadas com o mtodo de valor contbil liquido (net procedures). Procedimento para
preenchimento de documentos originais: O tipo de documento controla o preenchimento do
documento. preciso gravar os documentos originais sob o nmero de documento de
processamento eletrnico de dados. Caso o documento o documento original tenha um nmero
externo: Entrar o nmero externo no campo nmero de referncia, no cabealho do documento
de processamento eletrnico de dados; Registrar o nmero do documento de processamento
eletrnico de dados no documento original. Tipos de documentos standard importantes: O tipo AB
permite lanamentos em todos os tipo de contas. DG: apenas lanamentos no cliente (D) e nas
contas do Razo (S). Para transferncia de documentos de fatura o sistema utiliza os documentos:
RV: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (fatura de clientes). RE:
tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (fatura de fornecedores). Quando
a atribuio de nmeros internos utilizada, o sistema atribuiu um novo nmero para cada
documento no componente FI. Na atribuio de nmeros externos o sistema transfere o nmero do
documento de faturamento para o documento de FI, desde que esse nmero ainda no tenha sido
atribudo. O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lanamento automticos.
17 Intervalo de numerao de documentos: Define o intervalo permitido em que se deve
posicionar um nmero de documento que no pode ser sobreposto. Numerao interna: O sistema
grava o ltimo nmero de documento usado, a partir do intervalo de numerao, no campo nmero
atual e adota o nmero subsequente para o documento seguinte. Numerao externa: O usurio
entra o nmero do documento original ou o nmero transferido automaticamente de um sistema
de faturamento antecipado. Os nmeros podem ser alfanumricos. At um exercicio futuro: No
incio de cada exercicio, o sistema continua a adotar o nmero seguinte ao nmero atual. No
reiniciado no limite inferior. Por exerccio: No incio de cada exercicio, a numerao do documento
comea novamente no inicio inferior. Isto evita que o limite superior de intervalo seja atingido. Em
uma empresa, cada tipo de documento deve estar associado a um intervalo de numerao. Eles
no podem ser sobrepostos. Assim cada documento ter uma numerao nica na empresa.
Funes das chaves de lanamento: Tem funo de controle dentro das partidas individuais. Essas

funes controlam: O tipo de conta em que possvel lanar uma partida individual; Se o item
lanado como crdito ou dbito; O status do campo de detalhes adicionais. As chaves de
lanamento so definidas no nvel de mandante, e as chaves tambm indicam: Se a partida diz
respeito ou no a uma operao de pagamento. Essa informao necessria na anlise de
histrico de pagamento e na criao de avisos de pagamento. Para operaes do Razo: 40 a
chave de lanamento para dbito. 50 a chave de lanamento para crdito. Para faturas de
clientes: 01 a chave para dbito. 50 a chave para crdito. Para faturas de fornecedores: 40
a chave para dbito. 31 a chave para crdito. Status do campo de documento: Depende da
conta e personalizado em contas do Razo. No processamento de clientes e fornecedores, o
status do campo personalizado na chave de lanamento, quando necessrio. 18 Da mesma forma
que na definio de status de campo em contas do Razo, aplicado o status do campo com
prioridade mais alta. impossvel combinar status suprimir e entrada obrigatria. Esta
combinao gera erro. Grupo de status de Campo: Usado apenas para o Razo Geral. Para cada
categoria de contas do Razo necessrio determinar o status de cada campo de entrada de
documento. Essas regras so agrupadas para cada categoria de contas do Razo, no grupo de
status de campo. Chaves de lanamento Standard: Se modific-las, ou definir novas chaves de
lanamentos, todas as tarefas que faam referncia a essas chaves devero tambem ser
atualizadas. Chaves de lanamento para ativos e materiais s podem ser atualizadas se os
componentes correspondentes estiverem implementados. Ao influenciar definies de status de
campo das chaves de lanamento, e o grupo de status de campo, possvel tornar o status
dependente da transao da conta. Livro Auxiliar: Uma vez que no tem grupo de status de
campo, as diferenas no lanamento do livro auxiliar so efetuadas, principalmente por chaves de
lanamento diferentes. H muitas chaves de lanamento para lanamentos no livro auxiliar. Nos
lanamentos do Razo, a diferena feita principalmente por grupo de status de campos diferentes.
Portanto, apenas 2 chaves de lanamento (40 e 50) so necessrias. A chave de lanamento
definida no nvel de mandante e ela determina como o item do documento ser lanado (dbito ou
crdito). Perodos contbeis: So definidos na variante do exerccio. Para se evitar lanamentos
em perodos contabis errados, os perodos desejados podem ser fechados. No final de cada
perodo ele em geral encerrado e o perodo seguinte aberto. Durante o fechamento financeiro,
alguns perodos extraordinrios tambm podem ser abertos para lanamentos de encerramento.
Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de perodos tem que estar aberto ao mesmo
tempo. Portanto dois intervalos de perodos podem ser entrados na tabela de perodo contbil.
Variante do perdo contbil: Vrias empresas podem usar a mesma variante. A abertura e
fechamento de perodos so feitos ao mesmo tempo para todas as empresas atribudas, o que torna
a atualizao do perodo mais fcil. Verificaes de perodo por tipo de conta: No nvel de
cabealho do documento, o sistema verifica os perodos que esto alocados para o tipo de conta
+. Esta a primeira verificao. Portanto o tipo de conta + deve 19 ser aberto para todos os

perodos que se supe que estejam aberto para qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta +
representa a entrada mnima na variante do perodo contbil. Perodos contbeis podem ser tratatos
de diferentes modos para vrios tipo de conta. No nvel de partida individual, o sistema verifica o
tipo de conta da chave de lanamento para saber se o perodo est aberto para o tipo de conta
atribudo. O intervalo de contas sempre tem contas do Razo. A entrada de determinadas contas de
reconciliao atrs de tipos de contas do livro auxiliar, faz com que as contas do livro auxiliar
possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de reconciliao diferente. Dois
intervalos de perodo: Devem estar abertos ao mesmo tempo durante o procedimento de
encerramento. Um grupo de autorizao pode ser atribudo ao primeiro intervalo. razovel utilizar
o primeiro intervalo para perodos extraordinrios e autorizar somente os contadores envolvidos no
encerramento para fazer lanamentos nesses perodos. O usurio deve ter autorizao para o
objeto de F_BKPF_BUP (autorizao para perodos contbeis, com o mesmo valor no campo
grupo de autorizaes com na tabela de perodos contbeis. Autorizao de lanamento:
Montantes mximos: So definidos por empresa em grupos de tolerncia. Aqui tambm
controlado o processamento das diferenas de pagamento. Nesta seo so enfocados os limites
superiores para operaes de lanamento, dentro dos grupos de tolerncias: Montante total por
documento; Montante por item de cliente/fornecedor; O percentual de desconto que um usurio
pode garantir nesse grupo de tolerncia. Atribuies de autorizaes de lanamento: Se um
usurio no for atribuido a nenhum grupo de tolerncia especial, ele ser colocado no grupo de
tolerncia default. Geralmente o grupo de tolerncia default contem valores que devem ser vlidos
para o maior grupo de empregados. Para funcionrios com limites muito alto ou muito baixo, deve
ser criado e atribuido um grupo de tolerncia especial para seu ID de acesso de usurio. UNIDADE
4 CONTROLE DE LANAMENTOS DEFAULT VALUES: ID DE PARMETRO: Definir
determinados valores de campo default; 20 OPES DE PROCESSAMENTO: Definir mscaras
da tela default; Modificar estrutura da tela. REGISTRO MESTRE DE USURIO: Idioma,
formatao de data, impressoras, notao decimal,etc. Os Ids de parmetro permitem aos usurios
definir valores propostos para campos cujo valores no se modificam com frequncia. As opes de
processamento permitem aos usurios modificar suas telas do sistema, nas seguinte reas:
Entrada de documento: O usurio pode ocultar campos que no sejam relevantes para seus jobs.
Exibio de documento: O usurio pode definir diferentes opes de exibio ao consultar
documentos. Partidas em aberto: Os usurios selecionam exibies de estrutura linhas e opes
de lanamento para processar partidas em aberto, ou seja tem a opo de entrar o montante de um
pagamento parcial ou o saldo da nova partida em aberto. DEFAULT DE SISTEMA E CONTBEIS:
Default de sistema: Data de lanamento, princpio de documento. Default contbeis: Tipo de
documento e chave de lanamento; Definies de chave de lanamento de dbito/crdito;
Proposta de exerccio; Proposta de data efetiva; Desvio mximo na taxa de cmbio. O sistema
sempre prope a data atual como a data de lanamento e de entrada durante o processamento de

documento. Contudo a data de entrada no pode ser mudada. O sistema atende ao princpio do
documento, todos os documentos devem ter equivalncia antes de seu lanamento. Como o
processo feito em vrias operaes contbeis, os tipos de documentos default e as chaves de
lanamento so definidos por operao em customazing. Uma fatura de fornecedor ter o tipo de
documento KR usando a chave de lanamento 31. Uma fatura de cliente ter o tipo de documento
DR e o dbito ser lanadousando a chave 01. preciso definir no nvel da empresa, a diferena
mxima entre a taxa de cmbio que foi entrada no cabealho do documento de uma operao e a
da tabela de taxas de cmbio. Se o sistema encontrar uma diferena superior a estabelecida, ser
emitido uma mensagem de aviso. Modificao de documentos: Modificaes em 2 nveis: 21
Cabealho do documento; Partida individual. Determinados campos no podem ser modificados:
montante, chave de lanamento. Outros campos podem ser modificados: textos, alocao. O
sistema rastreia todas as modificaes de documentos. Pode-se modificar determinados campos do
cabealho de documento e das partidas individuais. Cabealho do documento: Somente o nmero
de referncia e os campos de texto podem ser modificados. Partidas individuais: O sistema no
permite modificaes no montante, na chave de lanamento, na conta ou em qualquer outro campo
que afete a reconciliao de um lanamento. A medida que os usurios modificam os documentos,
as seguintes informaes so registradas: O campo que foi modificado; Os valores novos e
antigos; O usurio que fez as modificaes; A hora e a data da modificao. Regras de
modificao de documentos: Pode-se ter diferentes regras de modificao para cada campo: Tipo
de conta: Permite diferenciar uma regra entre contas receber, contas pagar e Razo. Classes
de transao: So usadas apenas nas operaes do Razo especial para letras de cmbio e
adiantamentos; Empresa: Se o campo estiver em branco, a regra aplicada em cada empresa.
As condies para modificar um campo so pr-definidas e podem ser modificadas da seguinte
maneira: O perodo contbil ainda est aberto; A partida individual ainda no est liquidada;
O documento no uma inscrio ao crdito referente a uma fatura; O documento no um
crdito decorrente de um adiantamento. Documento Reverso (estorno): Pode ser revertido de 2
maneiras (normal/standard ou lanamento negativo. Lanamento negativo: Para que seja
permitido este tipo de documento so considerados 2 pr-requisitos: 1 a empresa deve permitir
lanamentos negativos, 2 o reversals reason deve estar customizado para lanamentos negativos.
Se ativados, ao estornar o documento original utiliza-se os mesmo posting keys do documento
original porm muda o sinal para negativo. 22 Standard: Reverte o lanamento utilizando a
posting key inversa. Ex: documento original 40, a reverso ser 50, e vice-versa. Condies
de pagamento: So utilizados para definir: Data base para clculo de vencimentos; Validade dos
descontos; Porcentagem de desconto; As condies so: Alocadas no registro mestre de
cliente/fornecedor; Propostas pelo sistema ou entradas pelo usurio; Usadas em partidas
individuais de transao para determinar as condies de pagamento. Condies de pagamento
so condies estabelecidas entre parceiros de negcios para liquidar o pagamento de faturas. As

condies definem o vencimento da fatura e o desconto oferecido para a liquidao antecipada


desta fatura. As condies habilitam o sistema para calcular o vencimento de fatura e desconto.
Para ser feito o clculo o sistema necessita de 3 elementos de dados: Data base: Data que d
origem ao vencimento; Validade dos descontos: Perodo em que ser permitido o desconto;
Porcentagem de desconto: Taxa utilizada para calcular o valor do desconto. Se a condio de
pagamento tiver sido atribuida no registro mestre ela ser proposta pelo sistema, no entanto o
usurio pode entr-la ou modific-la durante o processamento da operao. Condies de
pagamento em fatura: As condies podem ser entradas no segmento da empresa, segmento da
rea de vendas, e segmento de compras de um registro mestre de cliente/fornecedor; As condies
de pagamento durante o lanamento de uma fatura dependero do local de criao desta fatura:
Se uma fatura tiver sido criada em FI, as condies de pagamento do segmento da empresa sero
propostas pelo sistema. Se uma fatura de cliente tiver sido criado em SD, as condies de
pagamento do segmento da rea de vendas sero propostas pelo sistema. Se tiver sido lanado
em SD as condies de pagamento da fatura, elas sero copiadas para a fatura em FI (as faturas
em FI so criadas automaticamente). Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em MM, as
condies de pagamento do segmento de compras sero prospostas pelo sistema. As condies de
pagamento da fatura, durante seu lanamento em MM, so copiadas para a fatura em FI. 23 Ao
entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambem definir um montante de desconto fixo ou uma
porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto concedido independente do perodo. Condies
de pagamento relativas a crdito: Crdito relacionado a faturas: Os crditos podem ser
relacionados a fatura original, com a entrada do nmero no campo da fatura relacionada durante a
entrada do documento. Neste caso, as condies de pagamento so copiadas da fatura, de forma
que ambas (fatura e crdito) tenham o mesmo dia de vencimento. Outros crditos: As condies
de pagamento em outros crditos no so vlidas e so devidass na data do documento. Para ativar
as condies de pagamento nessas inscries ao crdito referentes a fatura, preciso entrar um V
no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento. Condies de pagamento:
Dados Bsicos Dia limite: At este dia do calendrio, a condio de pagamento pode ser aplicada,
isto possibilita que as condies de pagamento sejam dependentes da data. Descrio: Tem 2
elementos: Uma explicao determinada pelo sistema, que uma descrio relacionadas a vendas
para impresso de faturas, e um explicao definida pelo usurio. Tipo de conta: Permite a
utilizao conjunta ou exclusiva de uma condio de pagamento em um livro auxiliar. Controle de
Pagamento: Uma fatura geralmente bloqueada com uma chave de bloqueio na partida individual,
no entanto possvel definir uma chave de bloqueio em uma condio de pagamento; Uma forma
de pagamento , em geral, entrada na partida individual, todavia possvel definir uma forma de
pagamento e uma condio de pagamento. O sistema prope a definio da chave de bloqueio e
da forma de pagamento em uma condio de pagamento na partida individual, caso a condio de
pagamento seja atribuda no registro mestre do parceiro de negcios. Data Base: a data de

nicio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da fatura. Os valores propostos, a partir dos
quais possvel determinar a data base so os seguintes: Sem default, Data de lanamento,
Data do documento ou Data de entrada. Especificaes para o clculo da data base: A data
afixada utilizada para substituir o dia de calendrio da data base; 24 A quantidade de ms(s) a
ser adicionado ao ms de calendrio do ms base. Desconto: Para-se calcular, entra-se uma
porcentagem na condio de pagamento. A quantidade de dias de validade da porcentagem
tambm entrada na mesma linha. Podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos. Os dias e
meses definidos na condio de pagamento so usados em conjunto com a data base para calcular
o montante de desconto correto para a data de pagamento. Pode-se entrar at 3 validades de
desconto. Dias limite: Os dias limite possibilitam condies de pagamento dependentes da data.
Pode-se definir diversas verses de uma chave de condies de pagamento, cada uma delas com
diferentes dias limites. Prestao (installment payments): Um plano de pagamento em prestaes
possibilita que o pagamento de uma fatura seja feito ao longo de vrios meses, ou que uma parte
do montante da fatura seja retida para pagamento em data posterior. O sistema cria uma partida
individual para cada prestao determinada. Montante base desconto: A legislao federal do
pas que determina se o montante base de desconto ser o valor liquido ou o valor bruto (que
inclui os impostos). preciso decidir, por empresa ou por cdigo de jurisdio, como o sistema deve
determinar o montante base de desconto. Lanamento de descontos Procedimeno Bruto: O
montante de desconto entrado na fatura, manual ou automaticamente pelo sistema, que para isso
utiliza as taxas existentes nas condies de pagamento. possvel modific-lo at mesmo depois
que a fatura lanado. Quando for liquidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou
fornecedor, desconto possvel automaticamente lanado em uma conta de desconto concedido
ou desconto no-vencido. Estas contas so definidas na configurao. Processo de
contabilizao liquida para fornecedores: Se for feito o lanamento de uma fatura de fornecedor com
um tipo de documento para o processo de contabilizao liquida, o montante lanado em despesas
ou na conta do balano reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante tambm
lanado em uma conta de liquidao de desconto para compensar o documento. Quando-se utiliza
o processo de contabilizao liquida, o montante de desconto automaticamente lanado durante o
lanamento da fatura. A conta de liquidao de desconto deve ser administrada com base na
partida em aberto. Impostos (taxes): H apenas 2 permitidos no sistema R3: Taxas por nvel de
pas/federal; Taxas por nvel de estado/jurisdio. Cada pas est associado uma tax procedure
for calculation. semelhante ao esquema de clculo de preos em SD, cada account key est
associada a tax account. O tipo de condio difere as regras para o clculo de impostos. 25 No
momento da determinao de conta define-se as regras (dbito/crdito e tax code). Code Tax:
informado no momento de lanar um documento e est associado ao country code, sendo assim
determina qual o esquema de clculo de impostos. Pelo tax code tem-se o percentual de imposto e
qual a determinao de contas. Tax accounts: As contas de impostos dentro do G/L Master

Record devem estar com o campo Tax category preenchidos e por garantia o campo post
automatically only deve estar flegado. Processo do clculo da taxa: Dados requisitados para o
automatic determination for tax amounts: Regras; Chave de lanamento; Contas de taxas;
Operao inter-empresarial: Envolve duas ou mais empresas em uma transao contbil, exemplos:
Uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado). Uma empresa paga para
outras empresas (pagamento centralizado). Uma empresa vende mercadorias para outras
empresas. Uma operao inter-empresarial faz lanamentos em contas de vrias empresas. Isto
no pode ser feito com o lanamento de apenas um documento, porque um documento sempre
atribudo a uma nica empresa. Em vez disto, o sistema lana um documento em separado para
cada empresa envolvida. Para salvar dbitos e crditos nesses documentos, o sistema gera partidas
individuais automticas, que so lanadas em contas transitrias, isto , conta as pagar ou a
receber entre empresas. Os documentos pertencentes a uma operao inter-empresarial so
ligados por um nmero de operao inter-empresarial comum. Contas transitrias: Devem ser
definidas em cada empresa antes da execuo de uma operao inter-empresarial. As contas
transitrias podem ser contas do Razo, de clientes ou fornecedores. Na configurao, necessrio
atribuir contas transitrias para cada possvel combinao de 2 empresas, afim de permitir
lanamentos inter-empresarias entre essas combinaes (ex: 3 empresas precisam de 3x2=6
contas transitrias). Para diminuir a quantidade de contas transitrias, pode-se utilizar apenas uma
empresa como Empresa de Compensao . Neste caso, o usurio deve atribuir contas transitrias
para cada combinao da empresa de compensao com as outras empresas. (ex: 3 empresas
precisam de 2x2=4 contas transitrias). Tambm necessrio atribuir Chaves de Lanamento as
contas transitrias para identificar que tipo de contas elas so. 26 Nmero para operao interempresarial: No lanamento do documento inter-empresarial, o sistema gera um nmero para
operao inter-empresarial, para interligar todos os novos documentos. O nmero do documento
uma combinao do nmero do documento da 1 empresa, do nmero da primeira empresa e do
exerccio atual. Ele arquivado no cabealho. Os documentos inter-empresariais podem ser
estornados: o sistema pode estornar cada documento separadamente. UNIDADE 5
COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO PARTIDAS EM ABERTO: So transaes
incompletas, tais como fatura de fornecedor que no foi paga. Para que uma transao de partidas
em aberto seja considerada completa, a transao deve ter sido compensada . Uma transao
considerada completa quando um valor de contrapartida lanado para um item ou grupo de
itens, de forma que o saldo resultante das partidas seja zero. LANAMENTO COM
COMPENSAO: O usurio entra itens de documento e, em seguida, marca as partidas em aberto
que devem ser compensadas. O lanamento com compensao pode ser feito simultaneamente
para vrias contas e tipos de contas, e para qualquer moeda. Esta transao pode ser realizada
manual ou automaticamente, com a utilizao do programa de pagamento automtico.
COMPENSAO DE CONTAS: Permite selecionar e fazer a correspondncia das partidas em

aberto existentes a partir de uma conta de saldo zero. O sistema marca as partidas compensadas e
cria um documento de compesao. O nmero e a data de compensao so entrados nas partidas
em aberto liquidadas. A data de compensao pode ser a data atual ou uma data definida pelo
usurio. PROGRAMA DE COMPENSAO AUTOMTICA: Funes de compensao:
Agrupar itens por conta; Se o saldo for zero, os itens sero marcados para compensao.
Condies para compesao: As contas devem ser administradas com base em partida em
aberto; Contas a compensar devem ser definidas. 27 Itens no compensados:
Partidas memo; Lanamentos estatsticos, adiantamentos, letras de cmbio; Itens com entradas de
imposto retido na fonte. Programa de compensao automtica: O usurio pode compensar
partidas em aberto de contas do Razo, de fornecedores e clientes. O programa agrupa itens de
uma conta que tem os mesmo: Nmero de conta de reconciliao; Moeda; Cdigo do Razo
especial; Cinco critrios livres definidos no cabealho ou item do documento, ou seja, campo de
alocao, nmero de referncia, etc. Se o saldo dos itens, na moeda local e dentro de um grupo for
zero, o sistema faz a compesao automaticamente e cria documento de compesao. Todas as
contas que exigem compensao automtica precisam ser definidas via customazing. Processo de
pagamento manual: Incoming payment: Recebimento; Outgoing payment: Pagamento.
Pagamento manual uma transao que compensa uma partida em aberto, geralmente uma fatura,
pela alocao manual de um montante de contrapartida a uma partida em aberto. Entrada de
pagamento: Geralmente usadas em contas a receber, liquida um montante devedor em aberto.
Pagamento a efetuar: Geralmente usados em contas a pagar, liquida um montante de crdito em
aberto. Pagamento manual processado em 3 etapas: 1. So preenchidas as informaes do
cabealho do documento; 2. So marcadas as partidas em aberto que sero compensadas; 3. A
transao gravada. Processo de partidas em aberto: H uma tela que lista todas as partidas em
aberto sem equivalncia. Podem ser pagamentos, dbitos, crditos ou faturas. De acordo com a
configurao todos os itens podem ser marcados ou desmarcados quando o usurio chegar a esta
tela. A 1 etapa no processo de partidas em aberto a ativao das partidas individuais
necessrias para alocar um pagamento. 28 O montante entrado alocado na partida individual
apropriada e deve ser proporcional ao montante e ao desconto do item. H vrias maneiras de
ativar ou desativar uma partida individual. O documento pode ser lanado quando o montante
entrado for igual ao atribuido. O desconto concedido determinado pela condio de
pagamento da partida individual e considerado no clculo do montante atribudo. O desconto
pode ser modificado pela sobregravao do valor absoluto de desconto ou pela modificao da
porcentagem de desconto. No pode exceder os limites definidos no grupo de tolerncia.
Lanamento do pagamento: Detalhes da sntese; Simular verificao dos itens gerados
automaticamente; Corrigir erros; Lanamento; A ltima etapa uma verificao final do documento
entrado. Sntese: As partidas individuais entrada podem ser revisadas antes do lanamento.
Simular: Ao selecionar o documento, todas as partidas individuais, inclusive aquelas geradas

automaticamente, podem tambm ser revisadas. Corrigir erros: Se os dbitos no forem iguais ao
crditos, ou ocorrer um erro durante a entrada, o erro pode ser corrigido por uma das seguintes
opes: o Modificao, eliminao ou entrada de uma partida individual; o Marcao de partidas em
aberto adicionais; o Processamento das partidas em aberto marcada. Lanamento: Se
posteriormente, identifica que o documento contem erros e precisa ser corrigido, necessrio
primeiro anular as partidas compensadas, para em seguida, estornar o documento. Somente assim
o lanamento original pode ocorrer novamente. Pagamentos diferenciados O grupo de tolerncia
de empregados usado para controlar: Os limites superiores para as operaes de lanamento
(autorizaes de lanamento); As diferenas de pagamento permitidas. O grupo de tolerncia de
contas do Razo Geral usado para controlar: Permitir pagamento diferenciado (ex:
procedimento de compensao automtica). 29 O grupo de tolerncia de clientes/fornecedores
usado para fornecer especificaes para: Procedimentos de compensao; Diferenas de
pagamento permitidas; Lanamento de partidas residuais das diferenas de pagamento; Tolerncia
para aviso de pagamento; Pagamento parcial: Quando o usurio define fazer este pagamento, a
partida aparece com o valor total em aberto nas consultas. Pagamento residual: Nele o sistema
gera um documento novo, e esse documento que representa somente o saldo em aberto, que
aparece como open nas consultas. Reason code: Justificativas que devem ser associadas a
pagamentos parciais, residuais e com diferena. VARIAO CAMBIAL: Na liquidao de partidas
em aberto em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenas realizadas devido a flutuao as taxas
de cmbio. Essa flutuao provoca diferenas de cmbio que o sistema lana automaticamente
como ganhos ou perdas realizados. O sistema lana automaticamente nas contas de
receita/despesas definidas, na configurao, para diferenas de cmbio. A diferena realizada
gravada na partida individual liquidada. Diferenas de cmbio tambm so lanadas quando
partidas em aberto so avaliadas para o balano. Essas diferenas so lanadas em outra contas
de diferena de cmbio e em uma conta de ajuste de balano. Na compensao de uma partida em
aberto j avaliada, o sistema estorna a conta de correo de balano e lana a diferena de cmbio
restante na conta para diferenas de cmbio realizadas. UNIDADE 6 CAIXA DIRIO O caixinha
uma nova ferramenta de administrao de caixa no Enjoy. O lanamento de receitas de caixa e os
pagamentos vista so possveis. Com esta ferramenta pode-se: Ter um caixinha separado para
cada moeda; Fazer lanamentos em conta do cliente, fornecedor e do Razo. Executar vrios
livros caixas em cada empresa; Selecionar um nmero aleatrio para identificao do caixinha
( uma chave alfanumrica de 4 digitos). Tipos de documentos padro do caixinha: 30
Documento conta Razo Geral= AB Pagamentos = KZ DA Recebimentos = KA DZ Para configurar o
caixinha necessrio: Informar a empresa onde quer usar o caixinha; O nome e a identificao
de 4 dgitos do caixinha; As contas do Razo onde se quer lanar as operaes contbeis do
caixinha; Moeda em que ser executado o caixinha; Os tipos de documentos para: o
Lanamentos em conta do Razo; o Sadas de pagamento a fornecedores; o Entrada de pagamento

de fornecedores; o Sada de pagamento a clientes; o Entrada de pagamento de clientes. Tipo de


transaes: Despesa (E); Receita (R); Cash transfer (caixinha p/ banco) (B); Cash transfer
(banco p/ caixa) (C); Contas a receber (D): recebimento de cliente e pagamento ao cliente;
Contas a pagar (K): recebimento de fornecedor e pagamento ao fornecedor. UNIDADE 7 RAZO
ESPECIAL CLASSES DO RAZO ESPECIAL: Relativas a adiantamento; Relativas a letra
de cmbio; Outras operaes. Tipos de razo geral especial: Solicitaes de
adiantamento; Adiantamentos; Lanamentos estatsticos (garantia/cauo). RAZO ESPECIAL:
As operaes do Razo especial podem ser usadas de diversas maneiras. Essas operaes podem
ser reunidas em 3 categorias bsicas 31 Relativas ao adiantamento: O sistema tem telas e
programas especiais prconfigurados que tratam da solicitao, recebimento e aplicao de
fornecedores ou clientes e esto contidos no menu standard. O processo de adiantamentos tambm
foi integrado aos programas de processamento de cobranas e pagamentos. Relativas a letra de
cmbio: O processamento utilizado para tratar das necessidades especficas do pas. O sistema
tem telas e programas especiais prconfigurados que utilizam funes de operaes do Razo
especial para atender as necessidades. As operaes de cmbio esto contidas nos menus
standard cliente e fornecedores do sistema e integrada a outras funes da FI. Outras operaes:
Os outros vrios tipos de operaes utilizam as funes de operao do Razo especial. Para o
acesso a esses tipos de operaes existe uma opo em processamento de documentos em
fornecedores e clientes denominadas Outros. Tambm possvel encaminhar partidas individuais
de cada documento financeiro para uma conta de reconciliao alternativa por meio do cdigo do
Razo especial. Com isso controla-se o tipo de processamento a ser realizado quando a operao
iniciada. CLASSES DE OPERAES DO RAZO ESPECIAL: H 3 maneiras de registrar os
lanamentos do Razo especial no sistema: Lanamentos reais: Fazem parte do balano. So
lanamentos com uma contrapartida de livre definio. Ex: O lanamento de um adiantamento
recebido; Lanamentos automticos de contrapartida: So operaes que so sempre lanadas
na mesma conta de contrapartida. Em geral eles fazem parte do anexo do balano. Ex: Lanamento
de uma fiana. Partidas memo: So lanamentos que no so destinados a exibio no Razo,
mas apenas para lembrar de pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados. Ex: Solicitao
de adiantamento. Lanamento estatstico de contrapartida (automtico) Sempre se fazem
lanamentos na mesma conta de contrapartida. Para simplificar a operao de lanamento, pode-se
definir o nmero da conta necessria para o lanamento de contrapartida no sistema. Quando o
usurio liquida partidas em aberto de uma conta de partidas em aberto, o sistema liquida partidas
em aberto relevantes da conta de contrapartida. Essas operaes so chamadas de lanamentos
estatsticos pois geralmente no so exibidas no balano, ou s no anexo. Partidas
Memo (solicitao): Quando uma partida memo lanada, s h uma partida
individual produzida. Os programas d

agamento e cobrana podem ter acesso as partidas memos para processamentos


adicionais. Partidas memo so administradas como uma partida individual na conta
de partidas em aberto e na conta do Razo especial. Por isso deve-se sempre ativar
a exibio de partidas individuais destas contas. 32 Indicador de Razo Especial: Na
sort key das contas contbeis de solicitao de adiantamento recomenda-se colocar o cdigo de
fornecedor/cliente para ser possvel visualiz-los no campo assigment na FBL1N. Free Offseting
entry: A conta contbil partida definida no IMG e a contrapartida (offseting) colocada
manualmente. Os adiantamentos so free offseting entry porque a contrapartida ir variar de acordo
com o meio de pagamento ou recebimento. Ao transformar uma solicitao em adiantamento, a
partida ir aparecer como Open na FBL1N e quando o adiantamento for associado a fatura de
cliente/fornecedor, o status mudar para clear. As contas contbeis utilizadas para as Specials G/L
so contas de reconciliao para os tipos de conta D e K. Ao contrrio das contas de reconciliao
de clientes e fornecedores, devem ser checadas como Open Item Management, e
consequentementes como Line Item Display. UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS A pr-edio de
documentos uma forma alternativa de inserir documentos de transaes no sistema. PARKING:
Ao contrrio dos documentos normais lanados: A movimentao no perodo no atualizada;
Um usurio pode analisar, modificar e depois pr-editar novamente o documento. No final, o
documento ser gravado ou eliminado. Ao contrrio dos documentos memorizados: A pr-edio
de um documento gera um nmero de documento; Os dados pr-editados podem ser analisados
em vrios relatrios do sistema; Documentos que podem ser pr-editados: Contas de clientes
( faturas e notas de crditos); Contas de fornecedor ( faturas e notas de crditos); Contas do
Razo ( lanamentos no Razo). possvel visualizar em consultas Park Documents para controle
do que est pendente de liberao e contabilizao. HOLD DOCUMENTS (memorizados) : So
documentos memorizados que podem ser recuperados posteriormente atravs do boto Three,
finalizados e gravados Usurio define um cdigo qualquer para o documento e ele no
contabilizado. 33 Parking : Funes adicionais: Display de aprovao de autorizao, princpio do
duplo controle, responsabilidades, acelerao dos procedimentos de trabalho. Parked: Pode:
Especificar datas, atribuir valores, contas, atribuir objetos contbeis. No pode: Alterar moeda, tipo
de documento, nmero de documento, company code. Quando: Sempre que necessrio, em
diversos tempos possveis. Como posso lanar: Individualmente ou atravs do processamento da
lista ou relatrios, abrindo documentos e salvando e/ou executando e salvando vrios documentos
ao mesmo tempo (batch input). Diferenas entre Posting documents X Parking documents: 1. Post
autoriza a alterao de ndices estatsticos, parking no; 2. Post no apaga documentos, a
alternativa estonar, parking apaga; 3. Post no altera valores, nmero de contas, objetos
atribudos a conta e datas especficas, j para documentos em park isto irrelevante. SAP
BUSINESS WORKFLOW: uma ferramenta de liberao que d uma autorizao no processo de
negcios ou entre sistemas; Pode ser adaptado de acordo com as necessidades do cliente. Suporta

diversas atividades do usurio. APOSTILA 2 UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOS O


programa de pagamento automtico consiste em coletar partidas em aberto, gerar uma proposta de
pagamento e gerar relatrio ou arquivo para comunicao com os bancos. Serve tanto para
pagamentos como para cobranas. Os documentos em abertos podem ser compensados no
momento em que o sistema gera a proposta, ou mediante arquivo retorno do banco (parmentro).
O processo de pagamento consistem em 4 etapas: 1. Configura parmetros, define-se o que,
quando e por qual mtodo ser pago; 2. Gera a proposta; 3. Roda agenda de pagamento. Quando o
documento de pagamento criado, atualiza o G/L e o sub-ledger; 4. Imprime com os tipos de
pagamento, gerando spool de cheque, border, arquivo eletrnico, baixa as faturas. 34 Estrutura
de configurao para o programa de pagamento: 1. Para todas as company codes define-se
relaes de pagamento interempresas, o desconto, tolerncia de dias para pagamento, processo de
transao do cliente/fornecedor. 2. Pagamento entre company codes define-se o valor para
pagamento mnimo de entrada/sada, formas de pagamento. 3. Mtodo de pagamento por cada pas
define as configuraes especficas do pas, mtodos de transferncia bancria, tipos de
documentos para lanamento, impresso de programas e se marcado payment order only ele no
baixa a fatura. 4. Mtodo de pagamento por company code define os valores mximo e mnimos de
pagamento, mtodos de pagamentos elegveis por company code, otimizaes como banco, cdigo
postal, moeda estrangeira, clientes/fornecedores estrangeiros, formas de pagamento media (DME),
nome do sap script. 5. Seleo de banco define-se: Ranking Order, que a ordem de escolha do
banco por mtodo de pagamento, moedas. Valores: definido o valor disponvel por house bank;
Contas: Define-se as contas de contra-partida (offset) ao subledger e as contas de compensao
para o bill of exchange. Value Data: Para cada conta e mtodo de pagamento define-se a data em
que a transao passar a ser vlido em nmero de dias. Essa informao ser considerada no
fluxo de caixa. Expense/charges: Define-se o controle de taxas e despesas via conciliao do
extrato bancrio. Ser possvel estipular valores de despesas para recebimentos e pagamentos. Ao
rodar a proposta de pagamento, o sistema gera 2 reports que podem ser editados: Proposal List e
Exception List. Proposal List: O sistema sempre ir mostra uma linha em vermelho. Se houver
valor, indica que ajustes devem ser realizados. As partidas podem ser visualizadas e alteradas
atravs de drill-down. Conforme forem ajustadas, aparecero em verde. Exception List: So onde
podem ser visualizar os itens que no podem ser pagos. As principais razes so: fatura bloqueada,
data invlida nos dados mestres, mtodo de pagamento invlido, house bank invlido, montante de
pagamento inferior ao montante especificado para pagamento, sem dinheiro no house bank, debit
balance. Bloqueio de pagamentos: Um pagamento pode ser bloqueado ou deletado ao editar a
proposta. Bloqueios podem ser ativados no cadastro do fornecedor, servindo para todos os
pagamentos em aberto (master record), no prprio documento ou ainda na proposta. Editando
propostas de pagamento: A empresa pode optar por solicitar a cada account clerk que edite a
proposta de seus clientes/forcecedores. Para 35 isso, deve haver a identificao do analista de

pagamento/cobrana no cadastro de cliente/fornecedor e no momento das edies os documentos


podero ser filtrados por account clerk. Valores de descontos podem ser alterados. Executando
pagamento: At este momento nenhum item foi contabilizado. Os pagamentos/cobranas que
entraram nesta rodada sero travados pelo sistema para que no seja possvel compens-los
manualmente ou selecionados em uma outra proposta. Nesse ponto, documentos de pagamento
so criados, as partidas em aberto so compensadas e os lanamentos contbeis gerados. Quanto
as partidas em aberto no compensadas, o sistema ir mant-las travadas para compensao at
que seja registrada a ordem de pagamento. Os pagamentos/recebimentos aparecero no fluxo de
caixa de acordo com o que foi definido na value data. Se no tiver sido definido nada, o sistema ir
demonstrar pagamentos/recebimentos na data em que foram lanados. Para pagamento em
cheques, se for definida a quantidade de dias no registro mestre, o sistema ir considerar essa
definio como prioritria. Variantes para programas de impresso: Para emisso de relatrios ou
gerao de arquivo EDI especificado para cada mtodo de pagamento e pas onde est
configurado. Para rodar estes programas o sistema precisa de ao menos uma variante. EDI e
notas de advertncia de pagamento: Arquivos eletrnicos so usados para comunicao com
bancos, clientes e fornecedores. Avisos podem ser enviados aos clientes/fornecedores por e-mail
ou EDI messages. DME (data media exchange) : Arquivos txt no formato padro febraban que
podem ter diferenciaes de acordo com a house bank, S so gerados para mtodos de
pagamento efetivados pelo banco, tais como transferncias, DOC, TED. Pagamento Mdio
Workbench (PMW): uma ferramenta para configurar a gerao de arquivos via IMG (customazing)
permitindo maior flexibilidade para ajustes em relao aos programas que so desenvolvidos para
este fim. possvel utilizar o PMW para alguns mtodos de pagamento. Na configurao do mtodo
de pagamento/pas informado se o arquivo ser gerado via programa ou via PMW. Dbit Balance
check: Quando o sistema verifica que para um determinado pagamento h uma nota de crdito
(fornecedor deve para a empresa) e para essa nota de crdito no h um mtodo de pagamento
pr-estabelecido, ele joga a nota de crdito na lista de exceo e efetua o pagamento ao fornecedor.
Para que isso no ocorra, possvel configurar o sistema para que faa o dbit balance check e se
o valor a pagar for menor do que o crdito contra 36 fornecedor, a nota de crdito vai para a lista de
exceo e a partida em aberto para as contas bloqueadas. O programa que visualiza/gera o dbit
balance o RFF110SSP. Processo de pagamento automtico: Jobs podem ser agendados atravs
da transao F110S para o programa de pagamento automtico. possvel determinar que o JOB
gere as propostas mas no gere os pagamentos. Essa funcionalidade agiliza o trabalho dirio em
empresas onde o programa de pagamento automtico demora muito para ser processado.
Schedule Manager: uma transao muito usada para agendar e monitorar as atividades de
fechamento. Tarefas: Adiciona notas para a descrio de tarefas. Agenda e executa transaes;
Agenda programas/jobs e executa automaticamente. Define processos de criao (combinao
de tarefas). UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA Configurao do programa de cobrana:

um programa para gerao automtica de cartas de cobrana para faturas vencidas. Geralmente
existem processos de cobranas distintos, de acordo com o tipo de cliente. possvel ter um
processo de cobrana inclusive para clientes eventuais. O sistema j possui alguns processos de
cobranas cadastrados que podem servir de base para novos. O procesos de cobrana serve para
transaes normais (AR) e para transaes do Razo Especial. sempre definido por company
codes. Configuraes do programa de cobrana esto divididas nas seguintes categorias:
Procedimento de cobranas; Nveis de cobrana; Indicao de despesas; Valores mnimos;
Textos de cobranas; Ambiente. Procedimento de cobranas: De quantos em quantos dias ser
gerada a carta de cobrana, quantos nveis de cobrana existiro, quantas faturas devem estar
atrasadas para a gerao da carta de cobrana, mnimo de dias em atraso, quanto dias aps a data
de vencimento a empresas ir esperar para cobrar o cliente, indicao de que sero consideradas,
solicitaes, adiantamentos, notas de crdito (Special GL transactions) e cdigo para textos que
podero tambm ser utilizados em outro procedimento de cobrana. Quando checado Special GL
transactions, devem-se indicar quais GL transactions devero ser consideradas. 37 Nveis de
cobrana: Nmero de dias em atraso correspondente a cada nvel. Calcula juros? Sempre ir
cobrar? Geralmente checado s para o ltimo perodo ou para procedimentos de cobrana com
apenas um nvel. Imprime todos os itens? Se checado, ao emitir a carta de cobrana o sistema
listar alm das faturas vencidas, todas as demais faturas em aberto. Dead line pagamento:
Indicam quantos dias o cliente tem para efetivar o pagamento. Indicao de despesas: Para cada
nvel, indica o custo total da carta de cobrana a ser pago pelo cliente. Pode ser definido em valor
absoluto ou em percentual. possvel tambm estipular valor mnimo de fatura para que a taxa seja
cobrada. Se o cliente optar por pagar a taxa, esse lanamento no sistema ser manual. Valores
Mnimos: Para cada nvel, indica o valor mnimo que a fatura vencida deve ter para que seja gerada
a carta de cobrana para ela. Mnimo por porcentagem: Se for definido valor absoluto e
percentual para cada nvel, o sistema ir emitir um aviso de erro, pedindo para escolher um tipo.
Valor mnimo de juro: Associado ao nvel e ao valor mnimo que a fatura deve ter, est o valor
mnimo de juros a ser gerado. Textos de cobrana: Os layouts so definidos em Sap script e
podem ser distintos para cada nvel e tipo de conta. D= cliente, K= fornecedor. Ambiente: Para
cada company code possvel definir se o procedimento de cobrana ser por cliente ou por
negcio. possvel gravar variantes para ordenao para visualizao das notcias de cobranas.
Chave de cobrana: Determina que uma fatura pode ser cobrada com restries ou listados de
forma isolada na Dunning Notice. Pode ainda travar a fatura para que a mesma no ultrapasse um
determinado nvel. Bloqueio de cobrana: Impede que as faturas sejam cobradas. Os percentuais
de juros sempre sero por ano. Parametros para execuo de cobrana: Segue o mesmo
procedimento do programa de pagamento automtico: Data de execuo: Geralmente
informada a data em que sero geradas as cartas de cobrana, mas poderia ser qualquer outra
data. A data real da gerao das cartas informada quando se roda a proposta. Identificao:

Campo livre; Parametros: Indica para qual faixa de company codes/customers sero geradas as
cartas, e quais faturas devero ser consideradas. Log adicional: Ativado quando detectado
algum erro ao gerar o programa. 38 Executando a cobrana: So considerados 3 etapas: 1.
Seleo de contas: O sistema checa configuraes e parametros e define quais clientes devem ser
cobrados. 2. Linha de itens cobrar: O sistema determina quais faturas (line items) esto vencidas e
quais os nveis de cobrana que podem ser aplicados. 3. Contas cobrar: O sistema define quais
cobranas devem ser efetivadas e qual o nvel de cobrana a ser aplicado. Ao rodar a cobrana, o
sistema ir considerar notas de crdito vinculadas e no vinculadas com as faturas. Sendo assim,
melhor sempre associar notas de crdito com as faturas para que o sistema no as identifique como
vencidas. A rotina poder compensar faturas receber com faturas pagar. Para isso o mesmo
procedimento de cobrana deve constar no cadastro do cliente e do fornecedor. Sero listadas as
partidas compensadas. Bloqueio de cobrana nos itens ou contas: Contas bloqueadas: Se um
cliente precisa ser cobrado e o sistema encontra um bloqueio no cadastro, ele remete a lista de
clientes bloqueados. Bloqueio de itens por linha: Se uma fatura precisa ser cobrada e o sistema
encontra um bloqueio, ele remete a lista de partidas bloqueadas. Mtodo de pagamento nos itens
ou contas: Quando h um payment method especificado no cliente ou na fatura o sistema entende
que h uma garantia de recebimento, e no gera cartas de cobranas. Nessa situao o sistema
procura por um payment block. Se no encontrar, ele no gera as cartas de cobrana, caso
contrrio as cartas so geradas. Nveis de cobranas por itens: Cada partida cobrada associada
a um nvel de cobrana de acordo com a quantidade de dias que se encontra vencida. Se para uma
determinada fatura o sistema apurou nvel 1 e outra nvel 3, no cadastro do cliente, estar a pior
(hightest dunning level). O sistema sempre sugere que a quantidade de dias do primeiro nvel seja
igual a quantidade de dias informada no campo dias de graa. Dunning procedures com apenas 1
nvel so consideradas pelo sistema como payment reminders. Editando propostas de cobrana:
Ao rodar o programa de cobrana, o sistema gera propostas. Essas prospostas podem ser editadas
por um analista de cobrana. Os seguintes relatrios podem ser extrados: Estatsticas
de cobrana; Listas de cobrana; Contas bloqueadas; Itens bloqueados; Histrico de cobrana; Ao
editar a proposta possvel: 39 Bloquear um cliente; Bloquear uma fatura; Bloquear o nvel
de cobrana de uma fatura; Alterar dados de cobrana e correspondncia no cadastro de cliente;*
Alterar dados do documento. * Essas alteraes valero para a prxima vez em que a cobrana
for rodado. Imprimindo cartas de cobrana: Aps o print out no se pode mudar mais nada na
proposta. possvel agrupar cartas de cobrana por nveis de cobrana quando os textos so
diferenciados por nvel, ou por chave de grupo quando cartas distintas possuem dados em comum.
possvel rodar uma cobrana por um cdigo interempresas. Dessa forma um cliente do grupo ir
receber uma nica carta com todas as faturas vencidas. UNIDADE 4 CORRESPONDNCIA
Tipos de correpondncia: Correspondncias so relatrios para confirmao de saldos e/ou
histrico de faturas. Existem tipos de correspondncias pr-definidas associadas a layouts que

sero geradas na liguagem informada para a empresa. Tipos de correspondncias standard:


Notcia de pagamento: SAP01; Status de conta: SAP06; Correspondncias individuais:SAP10;
Lista de itens abertos: SAP14; Definida pelo usurio. Cada tipo de correspondncia est
associada a um determinado programa, e cada programa est associado a uma variante que
contem os parametros necessarios para que seja rodado. Um tipo de correspondncia pode estar
associada a um reason code. Geralmente essa fucionalidade utilizada quando se pretende emitir
um relatrio aps proceder com um pagamento/recebimento parcial ou residual. Itens necessrios
para diferentes tipos de correspondncias: Notcias de pagamento: requerido nmero do
documento; Status bancrio: requerido nmero da conta e data; Documentos internos: requerido
nmero do documento; Letras de cmbio: requerido nmero da conta; Extratos: requerido nmero
do documento. Associao do cdigo do relatrio com o programa SAP Script que definir o layout
feita atravs de uma variante, que leva o mesmo nome do relatrio. 40 Se for necessrio mudar o
layout vinculado a um determinado tipo de correspondncia, basta criar um novo programa e
associar uma nova variante. UNIDADE 5 CLCULO DE JUROS Configurando clculo de juros:
Os valores de juros clculados so simples, pois o SAP no calcula juros compostos. Para adequar
aos clculos, as empresas desenvolvem rotina em ABAP. Os juros so calculados e usados para
provises. So gerados documentos que devero ser baixados manualmente. Existem 2 tipos de
clculos de juros: 1. Conta de balano: Sobre o saldo de conta contbil (GL, cliente/fornecedor). 2.
Clculo de jutos sobre atraso: Clculos sobre partidas em atraso. Indicador clculo de juros: So
criados no IMG e precisam estar associados ao tipo de juros a ser calculado, denominado tipos de
clculos de juros. Os tipos podem ser P = item clculo de juros, ou S = balano clculo de juros.
Seleo de itens: Geralmente os itens so calculados sobre partidas em aberto e partidas que
foram recebidas em atraso. Na opo abrir e compensar itens, para partidas que foram recebidas
em atraso, o sistema considera partidas contra notas de crdito ou contra uma fatura a pagar,ou
seja, partidas compensadas sem a entrada de dinheiro. Na 2 opo abrir itens e compensar com
pagamento o sistema considera apenas partidas que foram baixadas contra pagamento em banco.
Dias de transferncia: Quantidade de dias de tolerncia ao atraso no recebimento por conta da
transferncia do ttulo entre bancos. Factory Calendrio ID: uma base para o calendrio que
ser considerado no clculo dos dias em atraso. Termos de pagamento: Indica qual ser a
condio de pagamento para a parcela de juros que ser gerada. Termos gerais: So parametros
que definem como os valores devero ser calculados. Para cada indicador de calculo de juros deve
ser configurado: Frequncia do clculo de juros: Define a frequncia do clculo; Settlement day:
Define em qual dia do ms ser calculado; Tipo de calendrio: Define a base do calendrio
30/360, 30/365, atual/360, atual/365. Podem ser definidos valores mnimos e mximos para
lanamento de juros. Time based terms: Podem ser usadas taxas de juros pr fixadas em ndices
financeiros. Para cada ndice de referncia, as taxas e as datas devero ser atualizadas
periodicamente. Interest Rates: As taxas de juros informadas so anuais. 41 Juros podem ser

calculados de 3 maneiras: 1. Para partidas compensadas (recebidas aps vencimento) com


contabilizao de juros; 2. Para partidas em aberto e compensadas com contabilizao dos juros; 3.
Para partidas em aberto e compensadas sem contabilizao dos juros. Executando o clculo de
juros: Existem 3 opes para a execuo: 1. Fora do sistema online; 2. Executando e imprimindo; 3.
Executando no modo batch input; UNIDADE 6 COUNTRY SPECIFICS Gerenciamento de
cheque: O sistema permite a emisso de cheques para pagamento de faturas. O cheque pode ser
emitido manualmente ou atravs do programa de pagamento automtico. Se o cheque for emitido
pelo sistema no momento em que o pagamento for efetuado no sistema, os seus dados sero
registrados automaticamente no documento de pagamento. Caso contrrio, o usurio pode informar
manualmente esses dados no documento de pagamento. Cheques podem ser anulados no sistema
antes ou depois de emitidos. O sistema permite que seja estornado somente o cheque, o cheque e
o documento de pagamento separadamente, ou o cheque e o documento de pagamento ao mesmo
tempo. Sempre que um cheque for estornado, ser necessrio informar um motivo (reason). No
sistema j existem reason codes pr-configurados que podero ou no estar associadas a um
programa de impresso para emisso de relatrio. Para obter um relatrio de cheques
emitidos/compensados no sistema utiliza-se o relatrio dinmico, que permite visualizar:
Todos os cheques; Cheques ainda no compensados; Cheques compensados; Cheques
estornados. Para o acompanhamento da compensao de cheques emitidos no sistema, utiliza-se
uma conta transitria denominada cheques a compensar, que no seu cadastro deve ser checada
como gerenciamento de itens abertos. Sendo assim, o sistema criar uma partida em aberto nesta
conta que ser baixada somente quando o cheque for compensado no banco. A baixa dessa partida
pode ser feita manualmente ou automaticamente atravs do programa RFEBCK00. O programa ir
criar um documento de compensao, ir marcar 42 o cheque como descontado e ir registrar na
fatura e no documento de pagamento da fatura a data de compensao. UNIDADE 7
RELATRIOS PADRO NO G/L Sistema de informao: Quais so os tipos de relatrios?
No sistema, para cada rea; Relatrio geral; Baseado no menu do usurio; Generalizado:
Sistema\Servios\Relatrios. Seleo dinmica: Funcionalidade que permite ao usurio usar
filtros de seleo que no esto sendo utilizados na transao. possivel combinar valores ou
excluir valores da seleo. Search ID: Opes para selees mais complexas que esto
disponveis em diferentes relatrios. Variantes e variveis para relatrios: Um relatrio pode ter
diversas variantes com distintos critrios de seleo. Uma variante pode ser usada por diversos
usurios, porem, ter alterao restrita ao usurio que a criou. Nos atributos da variante podem ser
definidas variveis (selection criteria), por exemplo, definir que determinada data sempre ser a data
do dia. Fornecedores e clientes podem ser definidos tambm em variveis que sero usadas em N
variantes. Sendo assim, quando for necessrio inserir ou excluir algum fornecedor ou cliente da
consulta, basta alterar uma varivel e no as N variantes previamente criadas. Selection Criteria:
Existem 2 tipos de tabelas para a seleo de variveis: T: Tabela de variantes; D: Tabela dinmica.

UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS SAP List View Design: um display


genrico criado como standard. Contem nmeros para interao de funes como sorteio, sumrio,
filtros , etc. uma funcionalidade denominada ALV, disponivel em alguns relatrios do sistema que
permite trabalhar os dados mostrados no resultado de uma consulta, e que tambm pode ser
disponibilizada ao usurio em relatrios desenvolvidos em ABAP. Change Documents: Detalhes
de seleo: Atravs do cone eyeglasses possvel visualizar detalhes de um documento
selecionado no relatrio. 43 Item de seleo: Pode se usar a tecla Ctrl para selecionar diversos
itens ao mesmo tempo. Depois de selecionar, pode-se usar uma funo de alterar dados em massa.
Com o ALV possvel: Inserir e ocultar colunas; Alterar ordenao; Definir e excluir filtros;
Totalizar e sub-totalizar valores; Quando o sistema mostra o resultado da consulta, o usurio pode
definir por visualizar ALV Classic List ou ALV Grid Control. Seleo: Seleo por data de
vencimento: A data de vencimento calculada pelo sistema considerando a baseline date e o termo
de pagamento. Para poder filtrar documentos por data de vencimento necessrio inserir parmetro
no cadastro de usurios. The Assigment field as sort field: Quando se cria um layout possvel
definir critrios de ordenao. O campo de atribuio pode ter valores trazidos de at 4 campos,
usando at 18 caracteres e pode servir como um campo de ordenao. Changing the screen
Layout: Salvando o ltimo layout como default: Se checado, toda vez que a consulta for rodada, o
ltimo layout selecionado ser marcado como default para o usurio. Default selection screen: Se
informado, toda vez que forem acessadas as consultas FBL5N, FBL3N e FBL1N, os resultados
sero mostrados nesse layout. ALV Initial Screen Layout: Se no houver layout como default, o
sistema ir utilizar o ALV inicial. Esse layout definido atravs do gerenciamento de display de
variantes. Display: Para as consultas com recurso ALV possvel definir se ser mostrado o
layout clssico ou o Grid Control. Usurio especfico: Ao criar um layout, se checado, somente o
usurio poder visualizar o layout criado. Configuraes Default: Se checado e o sistema no
encontrar layout default nos parmetros do usurio, ele ir mostrar esse layout. No encontrando
nenhum layout padro o sistema ir mostrar o layout SAP1. UNIDADE 9 DRILLDOWN
REPORTING Arquitetura do relatrio Drilldown: A funcionalidade do relatrio Painter a base para
os relatrios Drilldown, para os relatrios Writer Reporters e para o plannning layouts. Atravs dela
so definidos as formas utilizadas nos relatrios. 44 Um form pode ser usado em N relatrios
Drilldowns. Sendo assim, qualquer alterao no form ir afetar os relatrios nos quais ele estiver
associado. Tipos de relatrios Drilldown: Relatrios Financeiros: Baseados em Financial
statement versions. Pode fazer fazer anlises baseados na atualidade e plano (anual, semestral,
quadrimestral e mensal). Relatrios Key figures: So relatrios financeiros os quais faz-se
necesrio o uso de frmulas, tais como: Equity Ratio, Debit Equit Ratio, etc. Balance Display: So
relatrios para anlises de clientes e fornecedores. O Drilldown pode ir at saldo (balance display)
ou at as partidas de cada documento (line item analysis). Caractersticas e Key Figures: Um
relatrio Drilldown formado por Key Figures (quantifica), caractersticas (qualifica) e form. H 2

tipos de listas para exibir informaes. O Drilldown List e o Lista Detalhada. Lista detalhada: So
informaes detalhadas, grficos. No so necessariamente as partidas de um documento, apesar
de poder cham-las, dependendo da configurao. Tipos de Form: 1 eixo sem ndice
estatstico; 1 eixo com ndice estatstico; 2 eixos com indce estatstico (matriz). A definio se d
no momento da criao do form (report Painter) e depende muito do resultado que se pretende
obter. O mais utilizado o Dual Axis. Se selecionado o tipo eixo simples sem ndice estatstico, no
quer dizer que nesse relatrio valores no podero ser trabalhados. Form e definio de relatrio:
Ao criar um form, possvel definir frmulas cujo resultado poder inclusive ser utilizado em outras
form. Relatrios Interface e relatrios Atribuio: Relatrios link contem diferentes caractersticas
na aplicao. Esto disponveisno relatrio um grande nmero de caractersticas em relatrios
individuais. Relatrios link criados em diferentes Aplication Classes contem Recipient Objects.
Recipient objects: So outros tipos de relatrios Drilldown. UNIDADE 10 ENCERRAMENTO DE
ATIVIDADES Fechamento Mensal: Pr-closing: Abertura do novo perodo, lanamento de
ajustes, fechar sub-ledgers (FI-AA, AR,AP), fechamento preliminar (balano preliminar). 45
Atividade pr-closing, starting in old month: (FI) Technical: Abertura de novo perodo; (FI) Enter
acruals/deferrals, bad debit: Lanar provises e diferimentos, registrar lanamentos recorrentes e
dvidas incobrveis no AR, contabilizar depreciao e despesas com juros no AA. (MM) Maintain
GR/IR Clearing Account: Manter o saldo zerado da conta transitria efetuando a entrada de nota
fiscal para todas as mercadorias recebidas, contabilizar valorizao de materiais a custo real.
(HR) Post Payroll Expenses: Contabilizar despesas de folha de pagamento. (SD) Contabilizar
sada de materiais. Technical (Close old Month (MM), close Sub-ledgers (FI), preliminary close of
GL(FI)): Fechamento do perodo correspondente ao ms anterior, fechar os sub-ledgers, fechar
parcialmente o GL. Fechamento de atividades para resultados externos: CO- Reconciliao de
lanamentos do CO registrados no FI. FI- Valorizao de lanamentos em moeda estrangeiras e
ajustes para demonstrativos financeiros. Technical: Fechamento total do perodo anterior
(inclusive GL). FI/CO- Emisso de relatrios societrios e gerenciais. Fechamento Anual:
Atividades pr-closing Technical: Abrir o primeiro perodo contbil do novo ano fiscal. MM:
Realizar a contagem do estoque fsico, se o procedimento da empresa for anual e no mensal.
PP/CO: Atualizar custos estimados (padro) utilizado nas estimativas realizadas durante o ms, at
que ao final do ms seja apurado o custo real. Essa atualizaos ser necessria se o
procedimento da empresa for anual e no mensal. MM: Calcular e contabilizar custos de produtos
pelos mtodos Lowest Value Determination e LIFO/FIFO Valuation. AA: Valorizao de ativo e os
investimentos que os suportam. FI: Emitir cartas de confirmao de saldos para clientes e
fornecedores. Technical: Trocar o ano fiscal no AA e transportar saldos das contas patrimoniais
em FI. Encerramento de atividades para resultados externos: 46 FI-GR/IR: Analisar a
movimentao da conta GR/IR para verificar se todas as notas fiscais referentes as mercadorias
recebidas foram registradas no sistema, fazer a reclassificao de ttulos a receber e a pagar (curto

prazo/longo prazo) se necessrio emisso do balano, analisar e comparar saldos do exerccio


anterior com o exerccio que est sendo fechado e realizar lanamentos de ajuste. Technical
(AR/AP/GL): Fechamento total do ltimo perodo do exerccio anterior (inclusive GL). FI/CO:
Emisso de relatrios societrios e gerenciais. UNIDADE 11 DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS
(BALANO PATRIMONIAL) Verses de demonstrativos financeiros: um recurso que permite
estruturar balanos e demonstrativos de resultados com flexibilidade, inserindo contas contbeis em
uma hierrquia pr-definida pelo usurio. Os cdigos so cadastrados no IMG. A estrutura pode ser
elaborada a partir do IMG, menu ou transao de cadastro de conta contbil. Em uma verso de
demonstrativos financeiros so definidos as contas sintticas (itens financeiros), a sequncia e
hierarquia para exibio, plano de contas que ser utilizado respectivas contas contbeis, e a
totalizao de valores (acima e/ou abaixo +/-). possvel definir em qual nvel o relatrio estar
(rea de negcio, empresa). Geralmente os relatrios so criados a partir de cpia de uma verso
standard j disponvel no sistema. Notes to financial statement: um grupo utilizado para contas
off-books, uma vez que o sistema no considera o saldo dessas contas ao gerar o relatrio. Cada
hierrquia elaborada na verso de demonstrativo financeiro poder ter no mximo 20 nveis. Uma
conta contbil pode ser associada a mais de uma conta sinttica. Esse recurso usado quando
para uma mesma conta contbil anlitica, se o saldo for devedor, dever ser mostrada conta
sinttica X, e se credor, mostrado na conta sinttica Y. Not Assigned Accounts: O sistema mostra
nesse grupo as contas que no foram associadas a nenhuma conta sinttica. UNIDADE 12
RECEBVEIS E PAGVEIS Confirmao de balano: Trata-se do envio de cartas aos clientes e
fornecedores para confirmao de saldos. um procedimento geralmente executado pela auditoria.
No Brasil chamamos de circularizao. 47 O sistema emite as cartas para confirmao de saldos e
gera a lista de reconciliao e a tabela de resultados. As respostas obtidas so comparadas com as
informaes que constam na lista de reconciliao e os resultados so registrados na tabela de
resultados. Os relatrios SAPF130D e SAPF130K utilizado para a emisso das cartas esto
associadosa um tipo de correspondncia no sistema. O usurio poder optar por:
Confirmao do balano; Notificao de balano; Requisio de balano. Avaliao de moeda
estrangeira: Para calcular a variao cambial usado o programa SAP100. Esse procedimento
geralmente executado ao final do exerccio por conta da emisso do balano. Para que o
programa possa calcular a variao cambial necessrio definir mtodos e contas contbeis para a
contabilizao das diferenas apuradas (receita por variao cambial / despesa por variao
cambial). Valuation of open items without update: Calcula a variao cambial, gera lanamentos
contbeis em contas transitrias e os estorna no primeiro dia do perodo sub-sequente. Quando o
pagamento ou recebimento em moeda estrangeira efetivado, o sistema contabiliza o dbito ou
crdito na conta banco e a variao cambial apurada na conta de receita por variao cambial, ou
despesa por variao cambial. Geralmente a opo mais utilizada, pois se apurada e
contabilizada receita por variao cambial mensalmente, haver incidncia de imposto. Valuation

of open items with update: Calcula a variao cambial, gera lanamentos contbeis em contas
transitrias e no os estorna no primeiro dia do perodo sub-sequente. Sendo assim, a variao
contabilizada mensalmente. Quando o pagamento ou recebimento em moeda estrangeira
efetivado, o sistema contabiliza o dbito ou crdito na conta banco e a diferena entre o valor que foi
contabilizado mensalmente e o valor apurado na efetivao do recebimento ou pagamento na conta
receita por variao cambial ou despesa por variao cambial. Mtodo valuation: Define
parmetros para o clculo de variao cambial e parmetros de taxas de cmbio. O mtodo deve
ser informado nos cadastros de clientes e fornecedores. Valores de Ajuste: So write offs (baixas)
por valores que no sero recebidos. Existem 3 opes: Valor de ajuste individual (IVA):
Lanamento manual de ajuste atravs de Special GL Transaction E. Flat Rate Valor de ajuste
individual: Lanamento automtico de ajuste com base em taxa nica, atravs do programa
SAPF107. Para que o programa 48 consiga efetuar os lanamentos, na configurao do AR deve
ser definida a chave de valor de ajuste com a quantidade de dias em atraso e o percentual a ser
aplicado. O sistema ir gerar lanamentos a dbito na conta de ajuste e a crdito na conta
devedores duvidosos. O sistem saber para quais clientes dever efetuar esse procedimento ao
identificar a chave de valor de ajuste no cadastro mestre de clientes. Flat Rate Valor de Ajuste
(FJA): Lanamento manual de ajuste com base em taxa nica, atravs das transaes FB01/ FB50
(GL Accounts). Regrouping: Programa SAPF101: Agrupa fatura de clientes e fornecedores para
fins de emisso de balano, uma vez que pode ser associada apenas uma conta de reconciliao
nos cadastros mestres. Essa funcionalidade se apica quando faz-se necessrio demonstrar no
balano valores a receber ou a pagar divididos em curto, mdio e longo prazo. No primeiro dia do
perodo sub-sequente, o lanamento estornado. O programa usado para reagrupar e ordenar
recebimentos e pagamentos. Utiliza regras onde constam as contas contbeis. Balano por
companias afiliadas: Atravs deste recurso de regrouping ou reclassify, possvel solicitar ao
programa que considere Abatimento de notas de crdito em aberto; Faa o encontro de contas
caso o cliente seja tambm fornecedor e para ele existam recebimentos e pagamentos em aberto.
Agrupe ttulos em aberto de clientes ou fornecedores que pertenam a um mesmo grupo de
empresas (trading partner). Changed reconciliation account: Considerando que o sistema permite
a alterao de contas de reconciliao nos cadastros de clientes e fornecedores, e ao gerar partidas
em aberto no grava a conta contbil nas partidas (busca sempre no cadastro mestre), pode
acontecer de ser lanado um dbito na conta de clientes e um crdito no momento da compensao
na conta de clientes nacionais por exemplo, porque o usurio resolveu alterar a conta de
reconciliao para clientes. Nesse contexto, esse recurso serve para consertar lanamentos
desbalanceados como este. UNIDADE 13 LUCROS E PERDAS Conta Custos de venda: Para
viabilizar um demonstrativo de resultados por origem de despesa, foi criada a rea Funcional. A
rea funcional bem como a rea de negcios so entidades gerenciais utilizadas pelo GL para fins
de demonstrativos de resultados. A rea funcional pode ser usada: Em lanamentos manuais;

Por regra de substituio; 49 Vnculadas as contas contbeis no cadastro mestre; Vnculadas


ao objetos de custo do CO. Se o sistema identificar rea funcional associada a conta contbil ou
objeto de custo, no ser disparada regra de substituio e no permitir alterao manual.
Controlling: Ledger de reconciliao: um recurso utilizado para conciliar valores que so
trabalhados no CO e d evolvidos ao GL, uma vez que as entidades gerenciais do GL possuem
limitaes. Essa volta para o GL gera uma srie de lanamentos em contas contbeis distintas,
consequentemente a rastreabilidade perdida. Uma vez que o New GL ativado, esse recurso
desativado automaticamente. Accrual / Deferral Postings (proviso/deferimento) Recurso para
administrao e gerao de lanamentos contbeis por regime de competncia, para provises e
deferimentos. Accrual (proviso): So despesas que devem ser lanadas mensalmente, mas
sero pagas ao final de um determinado perodo (frias, 13 salrio). C = Proviso / D = Despesa D
= Proviso / C = Banco Deferral (diferimento): So despesas pagas antecipadamente mas que
valero por determinado perodo, e por esse motivo, devem ser contabilizados proporcionalmente
(seguros). D = Diferimento / C = Banco C = Diferimento / D = Despesa The accrual Engine:
utilizado para outras coisas como: Provises manuais na contabilidade financeira; Provises for
Awards: participaes nos resultados, integrao com o HR, outro sistema de RH Lease
accounting : Integrao com SD; Gerenciamento de propriedade intelectual; Encerramento
de atividades com o Accrual Engine: Reconciliao: Accrual Engine / General Ledger; Balano
Carry Forward. 50 Geralmente usamos apenas provises manuais. As demais provises so
geradas por integrao com outros mdulos e sistemas. Vantagens do Accrual
Engine: Provises de clculos automticos; Lanamentos peridicos automticos; Simulaes;
Relatrios paralelos de suporte; Extensivo sistema de informao. Manual Accrual: Accrual
Object: Tipo de proviso ou diferimento, por exemplo, seguro, aluguel. So nicos por company
code e recebem numerao de acordo com um range prdefinido. Accrual Item: Cada Accrual
Object tem um ou mais Accrual Items. Os itens descrevem como as provises/diferimentos sero
lanados e qual o mtodo a ser utilizado. Accrual Type: um detalhamento da categoria, por
exemplo, seguro de automveis, seguro de imveis, etc. Accrual Principle: Mtodo de clculo de
contabilizao (BRGAAP, USGAAP). O sistema possui diversos mtodos pr-definidos. O mais
utilizado o linear. Posting Deferrals: 1. Post Invoice: efetuada a entrada da nota fiscal ( C =
Forcecedor / D = Despesa); 2. Opening Entry: lanado o documento de abertura ( C = Despesa /
D = Proviso); 3. Periodic Accrual: O sistema gera lanamentos peridicos ao final de cada perodo
( C = Proviso / D = Despesa); Se o contrato terminar antes do previsto, o saldo residual poder ser
jogado diretamente na conta de despesa. Um diferimento pode ou no ter um documento de
abertura que represente o lanamento inicial, ou seja, o pagamento inicial. Posting Accruals: 1.
Periodic Posting: O sistema gera lanamentos peridicos ao final de cada perodo ( C = Proviso / D
= Despesa). 2. Post Invoice: No momento do pagamento, o sistema transfere o valor da conta de
proviso para a conta de obrigao, ou da conta de proviso para a conta banco ( D = Proviso / C

= Outras contas a pagar ou D = Proviso/ C= Banco). 51 Posting Control and Account


Determination: Os lanamentos de proviso / diferemento podem ser lanados ao final de cada
perodo, a cada 4 meses, a cada 6 meses, etc. Para isso, a frequncia precisa ser definida. Ao gerar
o lanamento, o sistema pede que o usurio defina quo detalhado sero esses lanamentos, se
sero agrupados por Accrual Object, por Accrual Object Category ou se no sero agrupados.
Posting Control definido por: Company code; Account Principle; Accrual Type. O Objetivo
da determinao de contabilizao definir o tipo de documento , definir as contas contbeis de
dbito e crdito. O Accrual Engine suporta: Contas paralelas; Ledgers paralelos As contas
contbeis so definidas atravs de Derivation Rules que podem ser sequenciais ou paralelas. Para
cada Accrual Type necessrio definir no IMG quais lanamentos sero gerados automaticamente
e, por consequencia, utilizaro a configurao Account Determination. UNIDADE 14 TECHNICAL,
ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS Documentary Steps: Balance Audit Trail
(trilha de auditoria): Ferramenta que guarda saldos contbeis quando ao rodar o Archieve so
selecionados para deleo. O detalhe das informaes gravadas similar ao da IN86. Tipos de
Balance Audit Trail: Historical balance audit trail; Open item balance trail. 52 APOSTILA 3
UNIDADE 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Plano de depreciao: Para que seja possvel
controlar os ativos de uma determinada company code necessrio associ-las a um plano de
depreciao. O plano de depreciao criado a nvel de Client, e pode estar associado a N
company codes, assim como o plano de contas. O plano de depreciao sempre Country specific.
O sistema possui planos de depreciao pr-definidos para cada pas. Atravs de cpia, podem ser
criados novos. Se duas empresas no mesmo pas precisarem de plano de depreciao distintos,
poderemos contar com 2 planos de depreciao e associar cada plano a uma empresa. Cada
company code usa um plano de contas e um plano de depreciao. Cada rea de depreciao
definir o mtodo de depreciao segundo legislao vigente ou segundo prticas gerenciais. Como
forma de padronizao, os consultores de AA sempre elegem a rea de depreciao 01 para
representar o mtodo segundo legislao vigente (normas legais). Chave de depreciao rea de
depreciao 1 2 3 Depreciao Legal Depreciao Real Depreciao USGAAP Chave de
Depreciao: Mtodo de depreciao : Linear; Exponencial; Manual; Acelerada; Etc.
Cost account assigment: Se o componente CO estiver ativo para a company code cujos ativos sero
controlados via AA, todo cadastro mestre de ativo dever estar associado a um objeto de custo:
Centro de custo; Ordem interna; Tipo de atividade. Esses objetos de custo estaro associados
a cada business area ativa para a company code. O centro de custo o mais utilizado. Alm dos
objetos de custo do CO, objetos de outros componentes do sistema tambm podero ser
associados a um ativo: WBS element, Real State Objects, PSM objects, Maintenance orders. 53
Introduo a classe de ativos: Um plano de depreciao contem uma ou mais reas de
depreciao. As reas de depreciao esto associadas as classes de ativos. possvel restingir
algumas reas de depreciao de acordo com a natureza do imobilizado, ou seja, de acordo com a

classe de ativos. possvel estabelecer na classe de ativos parmetros e valores default que sero
sugeridos no cadastro do ativo. Uma classe de ativos a principal forma de diferenciar ou
categorizar os ativos que so cadastrados. So classes de ativos: Veculos, mveis, utensilios,
mquinas, etc. Para bens de baixo valor e imobilizados em andamento so criadas classes
especiais. reas de depreciao / Lanamento de valores: As reas de depreciao esto
inseridas no plano de depreciao. Um novo plano pode ser criado atravs de cpia e reas podem
ser adicionadas ou excludas antes de serem vinculadas a um ativo. necessrio indicar quais
reas de depreciao iro gerar lanamentos contbeis, e quais sero somente gerenciais. O
sistema impe que APC (aquisio e centro de produo) sejam sempre contabilizados on line e
realtime para a depreciao da rea 01. Uma rea de depreciao pode receber valores de outras,
porm efetuar clculos e contabilizaes distintas. Depreciao no sistema
Depreciao/Amortizao/Exausto Depreciao sempre peridicas. Verses de Statement
Financeiro so associdas as reas de depreciao para de finir onde valores de aquisio e de
depreciao sero mostrados nos relatrios. UNIDADE 2 DADOS MESTRES Funes da classe
de ativos Classes de ativos so cadastrados no nvel de Client, e por esse motivo, se aplicam a
todas as company codes. uma forma de diferenciar ativos e um critrio de seleo standard nos
relatrios do FIAA. Cada classe tem duas principais funes: 1. Master data Section: Controla os
dados e os valores default que sero sugeridos no momento em que o ativo for cadastrado. 54 2.
Valuation Section: Controla os parmetros e valores default para os clculos de depreciao. A
classe determina contas contbeis, intervalo de numerao para os ativos que sero criados
(number range) e o layout da tela de cadastro. Determinao de contas contbeis: A classe de
ativos, atravs deste recurso define as contas contbeis que sero utilizadas na gerao de
lanamentos contbeis. O objetivo deste recurso viabilizar a utilizao de uma determinao de
contas para N classes de ativos. As contas so determinadas de acordo com o tipo de depreciao:
normal, especial ou no planejada. Para cada tipo de depreciao so informadas contas de
aquisio, depreciao, baixa, transferncia, etc. Intervalo de numerao: Os cdigos so
associados as company codes. Cada cdigo pode equivaler a um intervalo distinto dependendo da
company code em que estiver associado. Se a empresa no desejar ter o mesmo cdigo de ativo
em mais de uma company code, pode-se estabelecer que o intervalo de numerao da company
code 1000 ir valer para todas as demais company codes. Layout da tela de cadastro de ativos:
Os campos que sero visualizados pelo usurio no cadastro do ativo so definidos por grupo de
campo lgico (general data) dentro de cada page (general). Atravs desse recurso possvel definir
o nmero de pages da tela, o nome de cada page e os campos que estaro disponveis. Ao definir
quais campos sero demonstrados e o status de cada um, deve ser definido tambm o nvel de
manuteno e se o valor do campo ser levado para uma possvel cpia. O nvel de manuteno
determina se o campo ser mantido no nvel classe de ativo, ativo principal ou sub-componente do
ativo (sub-number). O indicador de referncia determina o contedo que ser levado se o ativo em

questo for usado como referncia para a criao de um novo (cpia). Para que um ativo possa ser
atribuido a um objeto, o mesmo dever estar disponvel na transao. Para que estes objetos
estejam disponveis necessrio ativ-los no IMG. A contabilizao da aquisio ou depreciao
poder ser realizada por objeto. Classe especial de ativo : Ativo em construo (AUC) Imobilizados
em andamento so associados a uma classe de ativo especial pois devem ser demonstrados no
balano separadamente. Para esse tipo de ativo no calculado valor de depreciao na rea de
depreciao 01, porm, em outras reas poder haver o clculo. Poder haver controle de
investimentos e adiantamentos. Durante o projeto ou durante o perodo de construo, todos os
valores inerentes ao imobilizado so contabilizados em uma conta denominado imobilizados em
andamento. 55 Ao final do projeto ou perodo de construo, os valores so transferidos para a
conta do ativo que se formou. O sistema pode jogar valores proporcionais caso mais de um ativo
tenha se criado. Classe especial de ativo: Ativos de baixo custo (LVA) Bens de baixo valor podem
ser controlados individualmente ou em grupos. Para esse tipo de bem geralmente no se calcula
depreciao. tambm criado uma classe especial. Os ativos podem ser criados atravs de lotes
para facilitar a digitao e agrupar lanamentos de depreciao. Dados mestres do ativo: Um ativo
pode ser cadastrado informando a company code e classe do ativo como referncia a outro ativo.
Nmero de ativos similares: Nmero de ativos iguais que sero criados. Conta de determinao:
Chave que ir determinar as contas contbeis para aquisio, baixa e transferncias por tipo de
depreciao. Normal, Especial ou No planejada. Nmero de inventrio: Nmero da plaqueta.
Lanamento de informaes: Ao ativar um bem, o sistema grava automaticamente a data de
capitalizao, a data da 1 aquisio, o ms e ano. Informaes como objetos de custo tem
alteraes controladas por tempo, uma vez que so utilizadas pelo sistema ao rodar a depreciao.
Sendo assim, alteraes em centros de custo, por exemplo, passaro a valer somente no prximo
ms, considerando que a depreciao rodada mensalmente. Ao efetuar a alterao, necessrio
estabelecer um intervalo que indicar a partir de quando ela ir valer. Para toda alterao realizada
o sistema gera um documento de alterao. Pode-se estabelecer que ao registrar um ativo o
sistema crie automaticamente o registro de um equipamento no PM (Plant Maintenance). Para isso,
a classe de ativos dever estar associada a uma categoria de equipamento e o tipo de
sincronizao dever ser definido. A sincronizao pode fazer ou no uso de Workflow. Um ativo
principal pode ter um ou mais componentes (sub-numbers). Geralmente o cdigo do componente
igual ao cdigo do ativo principal+sequencial. O sub-number possui movimentaes prprias e
independentes do ativo principal. External sub-number: Se checado, o usurio poder definir
livremente a codificao do componente. Dados dependentes do tempo: So informaes que
podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por perodo. So informaes
como centro de custo, ordem, Shift control, shutdown. O processamento peridico de lanamento
de depreciao considera o perodo para lanar em um centro de custo, acelerar a depreciao, etc
56 Alteraes em massa: Podem ser realizadas alteraes em massa atravs de Worklist com

base em regra de substituio. Worklist servem tambm para baixar ativos com ou sem receita e
para transferncias de ativos inter-company. UNIDADE 3 TRANSAES DE ATIVOS Aquisio
de ativo: O registro de aquisio de um ativo pode ocorrer de 3 formas: 1. Transao de ativos com
integrao de contas pagar: A fatura lanada no AP e na contra-partida informada a posting
key 70 e a conta de reconciliao do ativo. No um procedimento usual, uma vez que a nota fiscal
no registrada, e consequentemente, os impostos no so considerados. 2. Transao de ativos
lanados com compesao de conta (no integrado): O lanamento feito em conta transitria
denominada imobilizado a classificar que ser liquidada no momento em que o bem for ativado. 3.
Transao de ativo lanada com MM: a opo mais utilizada e mais adequada. A entrada do bem
e o registro da nota no MM. Nesse caso se a entrada no MM for avaliada, ao efetuar a entrada
fisca ser debitada a conta GR/IR, a ser creditada no momento em que a nota fiscal for lanada. A
capitalizao do ativo ocorre no momento da entrada fsica. Caso contrrio, se a entrada no for
avaliada, a capitalizao do ativo ir ocorrer somente quando a nota fiscal for lanada. A empresa
poder fazer o uso de todos os procedimentos, se desejar. No momento da capitalizao do ativo, o
sistema grava no cadastro mestre a data de capitalizao, o ms e ano. A data de referncia a
data base para a depreciao. possvel estabelecer que essa data seja igual a posting date.
Asset Explorer: uma transao que mostra todo o histrico dos ativos por rea de depreciao.
Permite simulaes de valores futuros sob diferentes ticas. Net book value= Valor residual.
Document number: A numerao vai variar de acordo com o tipo de documento, se o lanamento for
originado no AP ser o range do tipo de documento KR, se for AA ser o range dos documentos
tipo AN ou AA. AN= Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor liquido (NET). Valor do
bem desconto. A fatura pode ter tido desconto, mas o bem continua valendo a mesma coisa. AA =
Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor bruto. o mais utilizado. SAPF181: Estorna o
desconto lanado no ativo. 57 Tipo de transao: Toda movimentao de ativo est atrelada a
um tipo de transao ou flow type, que determina o tipo de aquisio, baixa ou transferncia. Serve
como base para o relatrio quadro do imobilizado. Dbito/Crdito Transaction: Identifica se haver
dbito ou crdito na conta do ativo. Capitalizao do ativo fixo: Identifica se a movimentao gera
ou no capitalizao. Tipo de lanamento: Identifica se permite ou no movimentao intercompany e se o valor a ser contabilizado ser liquido ou bruto. Tipos de transao podem ser
restritas a determinadas reas de depreciao. Grupos de tipos de transao: Tipos de transao
podem ser agrupadas. Estes grupos definem caractersticas dos tipos de transao e podem ser
limitadas a determinadas classes de ativos. Grupos de tipos de transao so fixos e no podem
ser alterados. Baixas de ativos: So baixas de ativos imobilizados. O mdulo SD no integrado ao
AA, por esse motivo, baixas por venda no so efetuadas diretamente. Para suprir essa limitao,
ao informar a conta de receita e selecionar o campo baixa de ativo, um poup up aparecer para ser
informado os dados do ativo a ser baixado. As notas fiscais por venda de ativos geralmente so
emitidas atravs do Relatrio Writer, para que no seja necessrio replicar o cadastro de ativos para

o cadastro de materiais. Diferentes tipos de baixa: Com ou sem receita; Com ou sem
cliente; Baixa total ou parcial; Baixa em massa; Baixa manual. Clculo de ganho ou perda: O
sistema calcula o ganho ou perda na venda do ativo com base no valor da venda valor contbil
valor da depreciao a ser rodada no perodo corrente. Transferncia de ativos intra-company /
inter-company Para o sistema, transferncia de ativos representam a substituio de um bem por
outro, dentro da mesma empres ou inter-company. Mudanas de planta ou localizao so
consideradas alteraes de cadastro mestre. Nesse processo sempre sero utilizadas tipos de
transao de baixa por transferncia e aquisio por transferncia. So utilizadas as transaes
ABUMN para transferncias intra-company e a ABT1N para transferncias inter-company. Se um
determinado ativo for associado a uma classe incorreta, significa que ser depreciado de acordo
com os mtodos definidos para esta classe. Para corrigir tal 58 situao, ou qualquer outro dado
que no possa ser alterado no cadastro mestre, so realizadas transferncias. Outro motivo o
Split de um determinado bem. Para efetuar uma transferncia necessrio definir a variante de
transferncia. Essa variante ir definir se a transao intra-company ou inter-company e quais
valores sero levados para o novo bem. Se o sistema identificar no cadastro da company code que
ela pertence a uma entidade legal distinta a variante ir entender que o valor residual do bem na
company code 100 ir representar o valor de capitalizao do bem na company code 2000 e ser
iniciado um novo processo de depreciao. Notas fiscais de transferncia de ativos so emitidas via
Relatrio Writer. rea de depreciao Cross-Company: possvel definir reas de depreciao
cross-company atravs de recurso de/para. A rea de depreciao cross-company ir coletar
caractersticas das demais reas de depreciao que constam em distintos planos de depreciao.
Mtodo de transferncia Mtodo Bruto: So levados todos os valores do bem de origem para o
bem de destino. Usados em transferncia intra-company. Uma rea de depreciao pode ser
dependente de outra em alguma caracterstica, Userful Life, por exemplo. As escolher este mtodo
necessrio informar se esses dados dependentes sero sobrepostos ou no. Mtodo Liquido:
Usados em transferncias inter-company, o valor residual passa a ser o valor de capitalizao, ou
seja, o bem foi transferido pelo mesmo valor. Mtodo novo valor: O valor de capitalizao
diferente do valor residual, ou seja, o bem valia X na company code 1000 porm foi transferido por Y
para a company code 2000. Quando so usados os mtodos liquidos e novo valor preciso
informar o valor da receita, uma vez que a operao se d entre empresas distintas. Ativos em
construo: So imobilizados em andamento cadastrados em uma classe de ativo especial. Na fase
de construo, todos os valores gastos so contabilizados em uma conta transitria que ao final,
ter o seu saldo liquidado ou transferido para uma ou mais contas de ativos imobilizados. Pode
haver o controle de investimentos para o imobilizado em andamento atravs do mdulo IM
(investiment management) ou atravs da ordem interna ou elemento PEP. Depreciao noplanejada: uma depreciao por motivos imprevistos tais como avarias. Os valores calculados
pelo sistema so guardados e sero somados ao valor da depreciao quer ser rodada no final do

perodo. 59 UNIDADE 4 PROCESSAMENTO PERIDICO Depreciao: Ela calculada


segundo regras definidas na rea de depreciao. possvel estabelecer se haver depreciao
parcial para bens que no foram adquiridos no primeiro dia do ms, se a depreciao ir considerar
somente dias teis, se haver depreciao negativa, etc. Para o clculo gerencial de depreciao,
so criadas reas de depreciao que no disparam lanamentos na contabilidade. Tipos de
depreciao Ordinria: Depreciao normal e planejada; Especial: Depreciao acelerada que
pode substituir a depreciao normal ou complement-la; No planejada: Depreciao imprevista,
geralmente por conta de avarias; Depreciao por unidade de produo: Ir variar de acordo com
a utilizao do ativo (horas, peas produzidas, km, entre outras). Mtodo de depreciao atribudo
a uma chave de produo: Uma chave de depreciao pode usar um determinado mtodo para os
primeiros X anos de vida do bem, e um outro mtodo para os anos sub-sequentes. A utilizao de
mtodos opcional. Mtodos de clculos de depreciao: Mtodo base: Mtodo trivial, define
como a depreciao ser calculada e at quando. Mtodo declinio-balano: Mtodo de saldos
decrescentes, que utiliza fatores para determinar o percentual de depreciao, inclusive percentual
mnimo e mximo. Mtodo montante mximo: Mtodo que define at qual nvel a depreciao
ser calculada. Mtodo multi-level: Mtodo que utiliza perodo de validade, valor base e
percentual de depreciao. Mtodo controle de perodo: Controla o nicio da depreciao por tipo
de movimentao (aquisio inicial, aquisio posterior, baixas, transferncias). Esse mtodo ir
considerar a value date do ativo e um determinado critrio, por exemplo, 1 dia do ms subsequente. O sistema determina o nicio da depreciao usando a value date do ativo e o mtodo de
controle por perodo. Depreciao Engine: Recurso que ir considerar o perodo de validade dos
termos independentes do tempo para calcular a depreciao com maior exatido. Esse recurso
viabiliza mudana no mtodo utilizado para o clculo da depreciao durante o exerccio fiscal, uma
vez que a mudana no demandar recalculo. Juros impostos: possvel calcular juros embutidos
no capital empregado no ativo a contabilidade de custo. O sistema ir contabilizar os juros no
mesmo momento que contabilizar a depreciao. 60 Valores reavaliados: Se a rea de
depreciao contemplar reavaliao, possvel especificar um ndice para calcular o valor que ser
substituido. Esse ndice indicado no cadastro do ativo ou classe do ativo. O ndice precisa ser
associado a uma classe de ndices quem contem todos os parmetros necessrios e year
dependent. A reavaliao via ndice pode ser realizada tambm para depreciao acumulada e
juros impostos. Parmetros para o lanamento de depreciaes: Configurar a rea de
depreciao; Especificar conta do GL para o lanamento da depreciao; Atribuir um tipo de
documento para o lanamento da depreciao na company code; Definir regras de lanamento e
intervalos por rea de depreciao; Ativar a atribuio de objetos contbeis; Especificar tipos de
atribuies contbeis para objetos contbeis. Depreciao tipo Planned: Roda a
depreciao de acordo com o perodo vigente. Depreciao tipo Unplanned: Possibilita rodar a
depreciao de um determinado perodo mesmo identificando que existem perodos anteriores para

os quais a depreciao no foi calculada. Parmetros para rodar a depreciao em test run:
possvel e recomendvel rodar a depreciao em teste e verificar eventuais erros/incosistncias.
Alterao do ano fiscal e encerramento do ano fiscal: O programa de alterao do ano fiscal abre
um novo ano para cada ativo. Programa de alterao do ano: um procedimento tcnico
requisitado pelo sistema para a abertura de um novo exerccio para os ativos. O objetivo melhorar
a performance do banco de dados (criao de ndices). O programa deve ser rodado no ltimo
perodo do exerccio corrente, para todas as company codes, aps o registro de todas as
movimentaes. Encerramento do ano: um procedimento de encerramento do exerccio fiscal.
Essa rotina ir consistir valores lanados nos ativos. O fechamento pode ser revertido para fins de
ajustes. O sistema permite no mximo dois perodos abertos, nesse caso um terceiro perodo no
poder ser iniciado. UNIDADE 5 SISTEMA DE INFORMAO Seleo de relatrios: Os
relatrios utilizam o recurso ALV-ABAP List View. O principal relatrio o Quadro resumo do
imobilizado. Para ele podem ser criadas sort versions com diferentes critrios de ordenao. O
sistema possui verses especficas para cada pas, de acordo com as regras vigentes. As verses
so denominadas history sheet versions, que podem ser utilizadas como cpia para criao de
novas. Simulao de valores (depreciados): Simulaes podem ser realizadas a partir da transao
Asset Explorer, alterando termos de depreciao como centro de custo,vida til, classe, chave 61
de depreciao para analisar o resultado. possvel utilizar regra de substituio nas simulaes.
Podem ser simuladas alteraes em um nico ativo, em parte do ativo, ou em todo o portflio.
Verses de simulao ou variantes de simulao: So utilizadas para simular uma mudana no
mtodo de depreciao nos relatrios de depreciao. UNIDADE 6 VALIDAES /
SUBSTITUIES Validaes/Substituies: Regras de validao/substituio podem ser
aplicadas a todos os documentos registrados no FI, criados no prprio mdulo ou via integrao.
Recomenda-se sempre que possvel utilizar este recurso tambm para desenvolvimentos em ABAP,
uma vez que UserExits sempre esto atreladas uma determinada transao e regras de
validao/substituio servem para todas as transaes de FI. Para se criar uma regra necessrio
definir: Aplicao: Para qual rea de aplicao ser utilizada e onde. Call up Point: Quando ser
disparada. Definio: O que a regra dever fazer. Alocao: A quais unidades organizacionais
estar atrelada (company code, rea de controle, etc.) Ativao: Ativar a regra (inativa, ativa, ativa
exceto para batch input). A combinao da rea de aplicao e da call up point determina a classe
booleana para a validao, substituio ou regra. Frmula Builder: um recurso
que permite que o usurio crie frmulas que sero consistidas automaticamente pe

sistema (sintaxe). Ao criar frmulas pode-se usar operando, operadores lgicos


(booleanos_ e operadores de comparao. Somente uma regra de
validao/substituio poder ser ativada por call up point para uma determinada
company code. Definindo e executando as validaes em FI: Regras de validao
podem ser usadas para certos campos , para tipos de documentos. Podem ser
configurados at 999 etapas divididas em 3 partes: Pr requisito, Confirmao e
Mensagem. Se o pr-requisito atendido a validao concluda, caso contrrio,
uma mensagem mostrada. A regra poder chamar uma mensagem padro ou
uma mensagem criada pelo usurio. Tipo de mensagem: I = Informao, W= Ateno. E
=Erro, A = Cancela Definindo e executando as substituies em FI: Regras de substituio
permitem a incluso de enhancemente (desenvolvimento em ABAP) para certos campos. Podem
ser configurados at 999 etapas divididos em 2 partes: Pr Requisito, Replacement. Se o prrequisito atendido a substiuio concluida. Caso contrrio, o contedo do campo permanece o
mesmo. 62 Para cada campo que ter seu valor substituido um mtodo deve ser associado:
Valor constante: Novo valor para o campo a ser susbstituido. Exit: O nome da rotina que ser
chamada (desenvolvimento). Atribuio do campo: O nome do campo cujo contedo ser usado na
substituio. Tcnicas adicionais na conexo com substituio/validao: Podem ser criadas regras
independentes para posterior reutilizao em validaes e substituies. Set: Dados variveis tais
como um agrupamento de fornecedores ou clientes podem ser definidos em um Set. O objetivo
agrupar dados para facilitar a manuteno. Um set pode ser usado em mais de uma regra. Set
Multidimensional: um processo que possibilita a combinao de sets. NEW GL INTRODUO O
New GL foi desenvolvido para suprir a necessidade de demonstrativos gerenciais por negcio,
criando uma ligao direta entre os componentes FI e CO. Com o surgimento do New GL foi
possvel extrair balanos gerenciais por negcio e cross fiscal year variante. A reconciliao entre FI
e CO passou a ser realtime. Contabilidades paralelas como USGAAP no precisam mais do
componente Razo Especial. Ao lanar um documento possvel indicar em qual ledger ele ser
considerado. Se no for indicado nenhum ledger, o documento ser visualizado em todos os
ledgers. Os dados que estavam armazenados em 4 tabelas passaram a ser concentradas em
apenas 1: FAGLFLEXT. CLASSIC FI: GLT0 LEDGER CUSTOS DE VENDA: GLFUNCT LEDGER
DE RECONCILIAO: COFIT PROFIT CENTER ACCOUNTING: GLPCT Atualmente, nas
instalaes do sistema a ativao do New GL padro. A ativao/desativao do New GL est no
nvel de client. Ledger - Definio Ledger lder: o livro lder que servir de referncia para os
demais. Geralmente o leading ledger representa o local GAAP. Somente os dados que constam no
lder so transferidos para o CO. No possvel definir mais de um ledger lder. Usa a
moeda local atribuida a company code; Usa a variante fiscal year atribuida a company code; Usa a
variante perodo de lanamentos atribuda a company code. 63 Campos da tabela FLEXT
Fiscal Year; Centro de custo; Segmento; Nmero contbil; Centro de lucro; Elemento de
custo; rea funcional; Company code; rea de negcios. Aps definir os ledgers (inclusive o lder)
necessrio habilitar um ou mais cenrios para cada livro. Os cenrios indicaro quais campos sero
atualizados pela empresa: Atualizao do centro de custo; Preparao para
consolidao; rea de negcios; Atualizao do centro de lucro; Segmentao; Contabilidade
custos de venda. Visualizao de entrada: a visualizao do documento tal como foi cadastrado
no sistema. Visualizao do Razo Geral: a visualizao do documento com dados adicionais

segundo os cenrios definidos para cada livro. Segmento: No New GL o objeto mais adequado
para demonstrar resultado por negcio. Alm do segmento podem ser usados centro de lucro, rea
de ngocio, e profitability segment (COPA). Todos so objetos complementares e no excludentes.
O segmento derivado do Centro de Lucro, ou seja, definido no cadastro mestre do centro de
lucro. Documento Spliting: Com o New GL possvel splitar documentos onde o rateio visualizado
somente no Razo Geral, sendo transparente nos razes auxiliares. Geralmente um lanamento
rateado por rea de negcios, centro de lucro e segmento. Os objetos escolhidos devem estar em
concordncia com os cenrios ativos em cada ledger. Zero balance: Ao checar, o sistema ir
consistir dbito e crdito para garantir que o lanamento continue balanceado. Campo mandatrio:
Pode ser considerado uma extenso do status de campo, obrigando que o usurio preencha o
campo checado. Aps definir quais sero os objetos de rateio, necessrio criar um mtodo de split
e ativ-lo. Ativando um documento Spliting: O mtodo criado ativado/desativado por company
code. Herana: Se checado, ao criar um documento, os objetos associados s contas de receita ou
despesa sero automaticamente associados s partidas de clientes e fornecedores e aos impostos.
64 Padro A/C Atribuio: um recurso que ir substituir o contedo das
atribuies contbeis (que pode e star em branco) pela constante informada. Simulando a viso do
GL: possvel simular o resultado de um Split antes dele ser executado pelo sistema. Dessa forma,
pode-se visualizar e evitar eventuais erros. Mtodo Spliting: Define como e em quais circunstncias
um documento ser splitado. Business Transaction: So transaes que derivam dos processos de
negcios estabelecidos no sistema. Variante Business Transaction: uma verso especfica de
business transactions que ser usada na definio de regras de Split. Categoria de Item: Derivado
dos tipos de contas, ele representa os itens de um documento. Regras Spliting: Define quais
categorias de itens podero ou sero Splitados. Modo Expert: Boto que mostra todos os
parmetros do Split. O sistema consegue Splitar via herana lanamentos em contas do razo
auxiliar (AP/AA/AR), porm, quando a partida uma conta do GL (caixa por exemplo) ele no
consegue. Esse rateio tem que ser feito via Regra de Substituio + desenvolvimento ABAP.
Integrao A integrao entre FI/CO e CO/FI realtime. Se uma conta de resultado est associada
a um elemento de custo, os dados so repassados ao CO imediatamente. A volta de dados para FI
seguem regras pr-definidas atravs de variantes. As variantes so associadas as company codes.
possvel transferir lanamentos em secundrios elementos de custo do CO para FI desde que
sejam definidas as contas contbeis para tal fim. Trace LOG: Se necessrio o envio de dados
CO/FI pode ser acompanhados atravs de trace. Isso aumenta consideravelmente o nmero de
registros no banco de dados. Documento Flow: possvel navegar em um documento a partir de
CO para FI e vice-versa. Processamento Peridico: Atividades de fechamento que foram eliminadas
com o New GL: Manuteno e uso do ledger de reconciliao; Ajustes de balano
(substituido pelo documento Split); Ajustes de lucros e perdas; Manuteno e uso dos vrios subledgers. Atividades que foram reformuladas para agilizar o processo de fechamento:
Relatrios Comparao de diferentes ledgers: Geralmente na migrao do Classic GL para o New
GL, nos 2 primeiros meses configura-se o sistema para alimentar as 2 tabelas: GLT0 e 65
Transporte de balanos; Reclassificao/Sorting para recebveis e pagveis; Rateio individual para
ajustes de valores. FAGLFLEXT. Sendo assim possvel visualizar e comparar saldos sob as 2
ticas. Algumas transaes foram reformuladas para ter dados da nova tabela FBLxN. Balanos e
demonstrativos de lucros e perdas: O programa RFBILA00 continua sendo utilizado para a criao

de demonstrativos de resultados, considerando dados da antiga e nova. Novo FI relatrio


Drilldown: Apesar do programa RFBILA00 estar disponvel para o New GL, recomenda-se a
utilizao dos relatrios Drilldown, uma vez que proporciona maior flexibilidade na estruturao dos
demonstrativos. A transao atravs da qual sero extraidos os relatrios a FG10. Visualizao
do balano contbil do GL: A transao FAGLB03 passa a ser utilizada para a visualizao de
saldos de contas contbeis. Nela ser possvel escolher o ledger (lder ou no). Selecionar atravs
de selees dinmicas caractersticas pr-definidas no IMG, fazer o Drilldown a partir de um saldo
para os itens de lanamento. Visualizao dos itens de linha: Ao efetuar o drilldown at o item,
possvel visualiz-lo a partir da viso de entrada, ou da viso do GL. Se for escolhida a viso do GL,
os itens podero ser visualizados mesmo sem check de line item display no cadastro da conta
contbil. Partidas em aberto a pagar e a receber podem ser tambm visualizados atravs de
Drilldown relatrios, usando os recursos atribuio contbil do sub-ledger e atribuio do General
Ledger. 66