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INTRODUCTION
Scnario du guide de formation
Dcoup en plusieurs chapitres, le support de cours prsente les fonctionnalits que tout utilisateur du
produit se doit de matriser, afin de parvenir une efficacit optimale de son outil de travail.
Une disquette d'accompagnement contient tous les documents : textes, graphiques, tableaux, utiliss
durant ce support de cours. Vous aurez toujours la possibilit de les consulter ou de les recrer afin de
parfaire votre formation.
Les noms des fichiers utiliss avec la disquette sont mentionns avec leurs noms et extensions logiques.
Les fichiers corrigs sont, eux, composs du mme nom mais avec lextension .CW, ceci pour vous
permettre de comparer les rsultats. (exemple, exe1.xls est le fichier de travail et exe1.cw le fichier
corrig).
Remarque
La gestion des extensions est dfinie dans lenvironnement Windows dune manire gnrale. En effet,
cest dans lExplorateur Windows que lon peut choisir dafficher (ou non) les extensions des fichiers de
type connu.
Conventions typographiques
Un certain nombre de conventions typographiques ont t employes tout au long de ce support de
cours.
Le nom des commandes de menu et les options dans les botes de dialogue sont imprims en
italique et en gras.
Les icnes affichs dans la barre doutils sont les raccourcis de commandes. Par exemple, pour
excuter la commande Fichier/Enregistrer vous pouvez cliquer sur licne
Les commandes entres dans les exemples figurent toujours en gras police Comic Sans MS.
Les touches clavier Del Entre, touches fonctions F1 F12 et les touches rapides sont imprimes entre
[...] et en gras (exemple [Entre]).
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Prsentation d'Outlook
Descriptif
Microsoft Outlook est un programme de gestion des informations de bureau. Il permet d'organiser et
de partager des informations ainsi que de communiquer avec d'autres utilisateurs.
3 fonctionnalits principales ressortent de ce programme, savoir :
Grer sa messagerie.
Remarque :
Selon la configuration de votre Outlook, vous n'avez pas forcment la mme image que sur
l'exemple.
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Prsentation de l'cran
La fentre Outlook se compose de diffrente section :
la barre de menu
la barre d'outils
la barre Outlook
la fentre Descriptif
La barre de menu
Permet l'accs aux menus, utilisation standard.
La barre d'outils
Permet l'accs aux commandes par l'intermdiaire de bouton.
La barre Outlook
Permet le dplacement travers les diffrentes catgories. Trois catgories principales sont
dnombrer, Outlook, Courrier et Autres.
son agenda
la poubelle de la messagerie
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sa bote de message
ses messages .
son agenda
Autres permet de :
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, vous
La fentre descriptif
Affiche les informations lies aux dossiers slectionns.
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Utilisation
L'utilisation d'Outlook se compose principalement des programmes suivants :
la messagerie (Inbox)
l'agenda (Calendrier)
Dans chacun de ces programmes une inter connexion peut se faire avec les autres. A savoir, vous
pouvez aussi bien:
envoyer un message une personne dont le nom est archiv dans vos Contacts.
bloquer un rendez-vous dans le Calendrier d'une personne, dont le nom est archiv dans vos
Contacts via l'Inbox.
Les possibilits ne sont limites que par votre imagination, de plus l'inter connexion peut aussi se faire
via les produits de type Office.
Outlook agit comme un programme de menu, un peu comme le faisait le gestionnaire de
programme sous Windows 3.x. Notre premire approche consistera se familiariser avec ce nouvel
environnement, paramtrer l'affichage et matriser le dplacement travers Outlook.
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Paramtres d'affichage
Dans la fentre vous pouvez atteindre les diffrents programmes composant Outlook par plusieurs
zones. Ils nous semblent donc logique, de dfinir une mthode de dplacement et de l'appliquer
systmatiquement. Ce qui nous permettra de masquer les autres zones, (Boutons, Fentres, etc..) afin
d'viter les informations redondantes et de n'afficher que les informations, dites utiles de faon claires
et distinctes.
Le dplacement dans les dossiers peut se faire par la barre Outlook ou par la liste des dossiers.
Pour notre part, la liste des dossiers nous parat plus pratique. Seul inconvnient cette
technique, c'est qu'elle ne permet pas d'atteindre le dossier poste de travail. Le fait d'atteindre le
poste de travail, implique que vous ne travailliez plus que dans Outlook pour la gestion de vos
documents.
Pour notre part et dans le cadre de ce support de cours, nous ne souhaitons pas, encore devrionsnous dire, inclure la totalit des documents dans Outlook.
La listes des dossiers peut, elle, tre affiche continuellement ou sur demande. En ne l'affichant
que sur demande, vous disposerez de plus de place pour consulter vos informations.
Pour simplifier l'apprentissage, dans un 1er temps nous vous proposons de :
Pour atteindre les diffrents dossiers, nous utiliserons la zone ce trouvant en dessus de la fentre
contenant le descriptif du dossier,
liste des dossiers.
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FONCTIONS DE BASE
Contacts
Descriptif
Dans tous les programmes d'Outlook, le fait de consulter ces informations est une opration certes
simple, mais qui doit tre optimise par l'intermdiaire de vue lorsque les donnes deviennent
consquentes.
Une vue permet de trier ou de regrouper les informations par genre. Par dfaut, un certain nombre de
vues sont dj proposes et peuvent tre appliques par la commande Affichage/Affichage
actuel ou plus simplement par l'utilisation de l'icne Affichage actuel se trouvant dans la barre
d'outil
Dans toutes les vues vous retrouvez aussi, en tte de liste, une ligne vierge permettant la cration d'un
nouvel enregistrement. Nous vous proposons de masquer cette information par la commande
Affichage/Format d'affichage option
information est redondante avec l'icne
. En effet, cette
de la barre d'outil.
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Mode d'affichage
Les diffrents modes d'affichages de la liste des Contacts sont nombreux . Pour utiliser l'un des
affichages ci-dessous, positionnez-vous dans Contacts, commande Aller /Contacts et dans la
commande Affichage/Affichage actuel, cliquez sur l'affichage souhait.
Cartes de visite
Liste tlphonique
Par catgorie
Par socit
Par lieu
Remarque :
Lorsque vous avez une liste de contact assez importante, vous remarquerez vite qu'il est
ncessaire d'utiliser un mode d'affichage appropri, pour retrouver vos contacts.
Une grande partie des options sont atteignables par la fonction bouton droit de la souris, ainsi
nous vous encourageons utiliser cette fonctionnalit avant de vous aventurer dans les menus. Le
tout tant de bien positionner votre souris sur le champ concern.
Simplifier toujours au maximum vos fentres et n'afficher que les informations utilises, vous vous en
porterez que mieux.
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Le slecteur de champs
, permet un regroupement personnalis, travers une
bote de dialogue. Cliquer glisser le champ de la bote de dialogue dans la zone de regroupement.
La suppression de regroupement se fait par le bouton droit sur le champ de regroupement,
.
Trier vos informations se fait en cliquant dans l'entte de colonne, la flche vous indiquant si vous
.
faite un tri croissant ou dcroissant
Rechercher, l'icne
permet d'accder la bote de dialogue permettant de rechercher un
contact. Trs simple d'utilisation, vous n'avez qu' taper le nom ou les premires lettres de l'objet de
votre recherche pour retrouver l'information souhaite.
Une nouvelle bote de dialogue affichera les enregistrements correspondants votre recherche.
Double pression sur un des champs affichera la totalit des informations.
Remarques :
Les colonnes peuvent tre largies ou dplaces, comme dans Excel ou Access en positionnant
la souris l'inter section de la colonne.
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Remarque :
La saisie en est assez simple, pour que nous ne dtaillions pas tous ces champs. Utiliser les boutons,
pour tous les champs disposant de cette option tel que Adresse et Nom complet.
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le champ Messagerie
Le bouton
Le bouton
Pour plus de dtail sur ces options, reportez-vous dans l'exploitation de l'Inbox ou du Calendrier
dans notre support de cours.
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Inbox
Descriptif
La bote Inbox, permet de consulter tous les messages que vous avez reu. Le nombre de colonnes
ainsi que leurs largeurs pouvant tre personnaliss, il se peut que vous n'avez pas forcment les
mmes colonnes que sur l'exemple.
Dfinissez le plus grand affichage possible en cachant la barre Outlook ainsi que la Liste des
dossiers.
Remarque
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Mode d'affichage
Dans la zone Affichage actuel
, cliquer sur l'affichage souhait. Tous les
types d'affichages, l'exception de Chronologie du message, indiquent l'importance du
message, son type, s'il existe une pice jointe, un indicateur de message ainsi que l'objet du message.
Messages
Par expditeur
Envoys
Chronologie du message
Remarques :
Lorsque vous avez une liste de message consquente, vous remarquerez vite l'utilit d'un
affichage adquat.
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Envoyer un message
Pour envoyer un message, cliquer sur l'icne
dans la boite Inbox. La fentre d'envoi vous
permet de saisir les informations, voir descriptif des champs.
Remarques :
Si vous n'avez pas l'affichage des barres d'outils, activer la commande Affichage/Barres
d'Outils.
Tous les messages envoys par vous-mme sont stocks dans le dossier Sent Items.
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Nous n'avons pas dtaill tous les icnes, mais vous avez toujours les infos bulles pour en savoir
plus.
Le nom du destinataire peut tre saisi directement dans la zone, option d'autant plus pratique, si
les utilisateurs disposent d'un alias.
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Lire un message
Ds que vous recevez un message vous pouvez le voir dans la barre des tches de Windows sous la
forme d'une petite enveloppe qui vient se rajouter ct de l'heure.
Le fait d'mettre une double pression sur l'enveloppe, vous ramne automatiquement dans Inbox,
les messages non lus apparaissant en gras.
Dfinir l'affichage de regroupement
personne.
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Rpondre un message
Le fait de rpondre un message se fait par l'intermdiaire du bouton prvu cet effet.
Classer un message permet de l'archiver dans un autre dossier par les fonctions Couper Coller ou
Cliquer Glisser au choix.
La suppression d'un message [Del], l'enlve de la liste Inbox. Selon la configuration, vous pourrez
retrouver une trace de tous les messages dtruits dans la poubelle Deleted Items.
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Calendrier
Descriptif
Le calendrier est un agenda lectronique pour lequel vous pouvez accorder des permissions, de
consultation ou modification, d'autres utilisateurs.
Pour afficher les diffrentes vues proposes par le Calendrier l'icne
cet effet.
prvu
Remarques :
Le meilleur affichage pour l'agenda n'est pas forcment celui que l'on croit !
Dans la zone affichant les jours des mois, Le fait de cliquer sur le mois
permet de lister les autres mois afin de les slectionner.
Le fait de positionner le curseur en dessus de la liste des tches, permet d'afficher jusqu' 6
mois.
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Mode d'affichage
Tous les affichages, l'exception de Jour/Semaine/Mois, indiquent l'objet de la runion, du
rendez-vous ou autre, l'heure de dbut et l'heure de fin, s'il existe une pice jointe, s'il s'agit d'un
lment priodique dans le calendrier, le lieu et les catgories.
Jour/Semaine/Mois
Rendez-vous en cours
Evnements
Evnements annuels
Rendez-vous priodiques
Par catgorie
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Gestionnaire de rendez-vous
Plusieurs techniques permettent de crer un rendez-vous :
Cliquer sur
: titre du rendez-vous.
Lieu
Dbut/Fin
Journe entire
Rappel
Disponibilit
Catgories
Priv
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Gestionnaire de runions
Le fait d'organiser une runion, permet l'organisateur de consulter l'agenda des personnes
concernes et de bloquer la plage horaire dans leurs agendas.
Crer un rendez-vous et activer l'onglet
bouton
Options
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Tches
Descriptif
Le gestionnaire de Tches permet un suivi des diffrents projets que vous grez de manire autonome
ou en collaboration avec d'autres personnes.
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Mode d'affichage
Pour utiliser l'un des affichages ci-dessous, cliquez sur Tches et dans la zone Affichage actuel
, cliquez sur l'affichage souhait. Tous les affichages indiquent l'icne de la
tche, son objet et sa date d'chance. Certains affichent des informations complmentaires sur
chacune des tches.
Liste simple
Liste dtaille
Tches en cours
En retard
Par catgorie
Affectation
Tches acheves
Affichage chronologique
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Cliquer sur
: titre de la tche.
Echance
: timing.
Etat
: avancement.
Descriptif
: texte d'appoint.
: permet d'inclure un document avec 3 variantes :
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Notes
Descriptif
Le dossier Notes, permet la gestion des notes et comparer comme un bloc de type "post'it". Trs
simple d'utilisation vous pouvez rentrer vos petits mmos et les laisser ouverts sur votre bureau comme
vous le feriez manuellement
Remarque
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Mode d'affichage
Pour utiliser l'un des affichages ci-dessous, cliquez sur Notes et dans la zone Affichage actuel ,
cliquez sur l'affichage souhait.
Par catgorie
Par couleur
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