Etapas de la preparacin del presupuesto.

Este recurso en Word fue diseado por la profesora Yuderky E. Garca S. Tomando como
referencia la fuente del libro de: Burbano, R. Jorge. (2005). Presupuestos un
Enfoque de Gestin. 3era edicin. Mxico: Mac Graw Hill.

La elaboracin del presupuesto es una tarea ardua y vital para todo tipo de
empresa; pero cuando se recurre a sta los empresarios deben visualizarla como
una herramienta de planteamiento y control; en consideracin a esto se deben
tomar las etapas siguientes:
1. Pre iniciacin.
2. Elaboracin del Presupuesto.
3. Ejecucin.
4. Control.
5. Evaluacin.
Primera etapa: Pre iniciacin.
En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se
analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la
gestin gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,
mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la
evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia
el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuir a sentar los
fundamentos del planteamiento, estratgico y tctico, de manera q exista
objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:

Seleccin de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o

diferenciacin.

Seleccin de las opciones de crecimiento: intensivo, integrado o

diversificado.

EJECUCION3.

ELABORACION2.

PREINICIACCION1.

Etapa

Actividades
1.Politicas y directivas
2.Analisis
de
factores
sociales,
culturales,
demogrficos, polticos y econmicos, que inciden
en el pas y que afecten al sector y a la
Empresa.
3. Anlisis del sector.
4. Identificacin de oportunidades y amenazas.
5. Anlisis de comportamiento de la empresa e
identificacin de fortalezas y debilidades en cada
una de sus reas funcionales.
6. Definicin de la misin y visin del negocio.
7. Fijacin de los objetivos a corto y largo plazo.
8. Divulgacin de los objetivos propuestos.
9. Definicin de estrategias polticas y normas.
10. Elaboracin de planes operativos por los jefes
del dpto. Con base en metas y sus perspectivas.
11. Revisin de los planes operativos.
12. Divulgacin entre el personal de la empresa.
1. Preparacin de programas operativo de
ventas. Promocin, personal, finanzas, costos y
gastos.
2. Preparacin de programas financieros.
Efectivo. Inversiones. Financiacin.
3. Conversin de los programas a presupuestos.
Clculos rutinarios.
4. Preparacin del informe para la gerencia.
5. Revisin del informe, anlisis, conveniencia e
implicaciones en los objetivos, en las metas y
desde el punto de vista financiero (auditoria).
6. Ajuste para mejorar los resultados previstos.
7. Aprobacin final y pblica.
1. Preparacin de metas especficas, por
periodos quincenales o mensuales.
2. Asignacin de recursos, puesta en marcha y
vigilancia por cada jefe de departamento.
3. Informes de ejecucin.

CONTROL4.

1. Definicin de las tcnicas a seguir para

identificar problemas y variaciones.
2. Presentacin de informes parciales de
ejecucin.
3. Comparacin de lo real con lo
presupuestado.
4. Anlisis y explicacin de variaciones.
5. Implementacin de medidas correctivas o
modificar el presupuesto cuando sea
necesario.

EVALUACION5.

1.
2.
3.
4.

Anlisis crtico de los resultados obtenidos.

Elaboracin de informes globales.
Identificacin de causas y efectos.
Capitalizacin de experiencia par periodos
siguientes.

Objetivos Generales

Colocar productos en los canales de comercializacin previstos que posean

calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan
mrgenes de utilidad atractivos.

Incrementar la cobertura geogrfica de los mercados mediante el aumento

de las zonas de distribucin de los productos.

Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la

integracin de los factores valorizacin y dividendo.

Establecer mecanismos que auspicien la construccin de una empresa

dinmica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales.

Consolidar la participacin en el mercado con buenos productos, campaas

promocinales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente
capacitada.

Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas

empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa.

Objetivos Especficos

Alcanzar un crecimiento del x % en el volumen anual de ventas, expresado

en un y % por variacin de precios y en un z % por capacitacin de
mercados.

Obtener un crecimiento sobre la inversin promedio anual del x % antes de

impuestos.

Lograr un grado de integracin del x % en la fabricacin del producto y

mediante la creacin de una empresa que atender el suministro de los
insumos z, y z.

Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos

monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas en
efectivo,

recuperacin

de

cartera,

rendimiento

de

las

inversiones

temporales).

Definidos los objetivos especficos, se asignan los recursos, especialmente

cuando surja la necesidad de emprender proyectos de inversin (desarrollo de
nuevos

productos,

ampliacin

de

la

capacidad

instalada,

absorciones

empresariales, sustitucin de bienes tecnolgicos, sistematizacin, etc.), y se

establecen las estrategias y polticas que coadyuvaran al logro de los objetivos
propuestos. Como ejemplo se presentan los casos siguientes:

Si el objetivo es incrementar las ventas, ser necesario considerar las

ventajas, las desventajas y las posibilidades de opciones como la concesin
de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creacin de
mercados, el mejoramiento de productos, la reduccin del tiempo de
despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.

Si el objetivo es la adquisicin de activos, ser indispensable determinar el

financiamiento de la negociacin (fondos aportados por los accionistas o
por organismos crediticios), sin descartar la viabilidad del leasing.

Si el objetivo radica en minimizar los costos de almacenamiento de

inventarios, debern estudiarse las implicaciones de dicha medida sobre los
costos de colocacin de pedidos que tienden a crecer cuando el inters de
reducir los volmenes de inventarios almacenados tiene la contraparte de
mayores pedidos.

Los objetivos, las estrategias y las polticas propuestas por la gerencia y su comit
asesor deben ponerse en conocimiento del personal administrativo y operativo.
Las jefaturas, una vez enteradas, elaboran sus propios planes, sin pasar por alto
que, como los diversos niveles organizacionales no son islas y hacen parte de un
engranaje, es indispensable que los planes se articulen.
Segunda etapa: Elaboracin del Presupuesto.
Con base a los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la
gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin
monetaria en trminos presupuestales; se procede segn las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor depender de las perspectivas de los

volmenes a comercializar previstos y de los precios.
Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomaran
decisiones

inherentes

los

medios

de

distribucin,

los

canales

promocinales y las polticas crediticia.

En el frente productivo se programaran las cantidades a fabricar o

ensamblar, segn los estimativos de ventas y las polticas sobre inventarios.

Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los
niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se
calculan las compras en trminos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura,
segn los criterios de la remuneracin y las disposiciones gubernamentales
que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos
humanos debe preparar el presupuesto de la nomina en todos los rdenes
administrativos y operativos.

Los proyectos de inversin especiales demandaran un tratamiento especial

relacionado con la cuantificacin de recursos. En efecto, el cmputo de las
exigencias financieras pertinentes a los estudios de pre factibilidad o de
factibilidad o a la ejecucin de los proyectos puede recaer en una instancia
a la que se asigne el liderazgo, en la oficina de planeacin cuando es parte
de la estructura, o en empresas consultoras contratadas.

Es competencia de los encargados de funcin presupuestal recopilar la

informacin de la operacin normal y los programas que ameriten
inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitir a la
gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones
pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias
financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

Tercera etapa: Ejecucin.

En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de
los planes y con el consecuente inters del alcanzar los objetivos trazados, con el
comit de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros
no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos
fsicos, financieros y humanos colocados
cumplimiento cabal de las metas propuestas.

a su disposicin, es factible el

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar

colaboracin a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos
consagrados al planear. Igualmente, presentara informes de ejecucin peridicos,
de acuerdo con las necesidades de cada rea y con sus metas propuestas.

Cuarta etapa: Control y monitoreo.

Si el presupuesto es una especie de termmetro para medir la ejecucin de todas
y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso
seria parcial11 al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta
qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida.
Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se encuentran los pronsticos
con la realidad.
Las actividades ms importantes para realizar en esta etapa son:
1. Preparar informes de ejecucin parcial y acumulativa que incorporen
comparaciones numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Cuando la cotizacin se aplique a proyectos de inversin, adems de
aspectos monetarios debern incluirse otros como el avance en obras, en
tiempo y en compras expresadas en unidades ya que los contratos
suscritos constituyen la base del control.
2. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
3. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,
como ocurre, por ejemplo, al presentarse cambios intempestivos de las
tasas de inters o de los coeficientes de devaluacin que afectan las
proyecciones de compaas que realizan negocios internacionales.
Todo lo anterior se realiza en tiempo real.

Quinta etapa: Ejecucin.

Al culminar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se prepara un
informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las
variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales. Ser necesario analizar las fallas en cada una de
las etapas inciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de
acciones son importantes como plataforma para la resistencia al planeamiento
materializado en presupuesto.