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Tutorial No.

Methodische Anforderungsanalyse
fr Office-Lsungen unabdingbar

Eine Vielzahl von Firmen validiert gegenwrtig den Einsatz von Office 365 gegen die Office-Produktivittslsungen der 2016er-Generation oder gegen die Lsungen von Google und zunehmend
auch gegenber Amazon WorkMail. Vielen IT-Verantwortlichen fllt es allerdings schwer, die unterschiedlichen Services zu vergleichen. Angefangen bei der Beurteilung und Verhandlung der Servicelevel (SLA), ber die Preise bis hin zu den bentigten Funktionen: Dies stellt viele IT-Verantwortliche vor enorme Herausforderungen.

Das liegt auch daran, dass weder ber die eigene Business-, noch ber die IT- oder Client-Strategie ein grundlegendes Verstndnis herrscht. Dabei ist die Entscheidung, welche (Cloud-)Plattform
fr Produktivitts- und Collaboration-Lsungen eingesetzt wird, von zentraler Bedeutung. So sind
Office-Produktivittslsungen fr viele Mitarbeiter eine wenn nicht sogar die relevante Lsung
fr die tgliche Arbeit.

Wegen der Bedeutung fr den Mitarbeiter, die zentrale Rolle in Geschftsprozessen und die pro
Anwender hohen jhrlichen Kosten empfiehlt sich eine methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel.

Ziel der methodischen Anforderungsanalyse muss es sein, bereits zu einem frhen Zeitpunkt des
Auswahl- und Beschaffungsprozesses zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Unternehmensleitung haben und diese mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen. Hierbei
geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln.

Im Zusammenhang mit der Anforderungsanalyse mssen die Anforderungen priorisiert werden.


Hierzu sollte eine Matrix entwickelt werden, die die einzelnen Ausprgungen (Anforderungen) gewichtet. Sie dient dazu, die Erfllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens nachzuweisen. Auf Basis der ermittelten Werte werden dann die relevanten Lieferanten und Produkte
ausgewhlt und durch eine Test- und Planungsphase ergnzt.

Nhere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de


oder per Mail buyingbutler@avispador.de

Bei einer methodischen Anforderungsanalyse


ist die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu
ermitteln:
Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
Welche Nutzungsrechte fr derzeitige und zuknftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?

sind die zuknftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens


in die Validierung mit einzubeziehen:
Wie sollen Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zuknftig
abgebildet werden (Einfhrung von UCC-Lsungen etc.)?

und die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der


(wichtigsten) Anwender sind zu ermitteln:
Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender? Hierbei gilt es auch, Themen
wie Verfgbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgerten
sowie Compliance-Anforderungen zu validieren.

In einem vom Beratungs- und Analystenhaus Avispador entwickelten Scorecard-Modell fr die Entscheidungsfindung finden sich in vier Kenngruppen ber
70 Ausprgungen. Diese Ausprgungen knnen je nach Relevanz individuell gewichtet werden. Durch die methodische Analyse knnen grundlegende Anforderungen bewertet und gewichtet werden. Ferner ist es mglich, auf dieser Grundlage
leicht zu vergleichende Nutzenbewertungen durchzufhren.

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oder per Mail buyingbutler@avispador.de

Es gilt jedoch auch den Preis zu vergleichen


Oft ist es neben einer methodischen Anforderungsanalyse auch notwendig, die Kosten zu bewerten. Eine solche Gesamtkostenrechnung (TCO-Betrachtung) sollte bei dieser Form der Cloud-Services fr eine Laufzeit von drei bis sogar sechs Jahre erstellt werden. Hierbei sind unter Umstnden auch vergleichende Kostenbetrachtungen fr On-Premises-Lsungen und hybride Szenarien
wertvoll.

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oder per Mail buyingbutler@avispador.de

fotolia:gorov

Neben den Betrachtungen der Gesamtkosten bzw. einer Berechnung des Returns der Investitionen gilt es aber besonders beim Beschaffen der Nutzungsrechte bzw. beim Beauftragen von Migrationsprojekten mit spitzem Stift zu kalkulieren. Zu oft lassen gerade mittelstndische Unternehmen
hier reichlich Potenzial in Form von satten Rabatten und Preisnachlssen liegen. So gilt es fr
Lizenzpakte bzw. Nutzungsrechte und definierte Migrationsprojekte Einsparungen durch professionellen Preisvergleich zu realisieren. Diese Aktivitten fhren direkt zur Reduktion des Aufwands.