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MACROPROCESO DOCENCIA
PROCESO MATRCULA
VERSIN: 1
FECHA: Noviembre de 2009
PROCEDIMIENTO
MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
REVISADO POR
Director de Oficina de Admisiones y Registro
Acadmico
Asistente para Asuntos Curriculares y
Aseguramiento de la Calidad
Coordinador de Registro Acadmico
APROBADO POR
Vicerrector Acadmico
Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter
confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa
de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO MATRCULA Y
FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
CDIGO: DO-P11-PR08
VERSIN: 1
FECHA: Noviembre de 2009
1. OBJETIVO
Vincular una persona a un programa acadmico en un periodo acadmico
determinado, mediante el cumplimiento de las directrices y lineamientos establecidos
en la Universidad, para que la persona adquiera o renueve la calidad de estudiante
regular.
2. ALCANCE
Inicia con la activacin del ciclo acadmico respectivo hasta la confirmacin al
estudiante del resultado de la formalizacin de la matrcula.
3. DEFINICIONES
Matrcula: acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad,
adquiere o renueva su calidad de estudiante regular, queda adscrito a un programa
acadmico, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas
de la Universidad1.
Matrcula ordinaria: la que se realiza dentro de las fechas sealadas por el
calendario acadmico de la respectiva sede2.
Matrcula extraordinaria: la que por razones que ha de juzgar el Decano del Medio
Universitario, se realiza despus del vencimiento de las fechas sealadas para la
matrcula ordinaria, y dentro de los primeros diez das hbiles del respectivo perodo
acadmico. Despus de esta plazo, la matrcula extraordinaria podr ser autorizada,
en forma excepcional, por el Vicerrector Acadmico, a peticin del Decano Acadmico
y el Decano del Medio Universitario respectivos. Los efectos econmicos de la
matrcula extraordinaria sern fijados de acuerdo con las directrices establecidas al
respecto por el Consejo Administrativo de la Sede Central o de la Seccional3.
Matrcula condicional: la que por razones que ha de juzgar el Decano Acadmico,
previo acuerdo con el Decano del Medio Universitario y odo el parecer del Director
del Programa Acadmico, se realiza exigindole al estudiante requisitos
extraordinarios de orden acadmico o disciplinario4.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 30.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 31.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 32.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18-19. Numeral 33.
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PROCEDIMIENTO MATRCULA Y
FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
CDIGO: DO-P11-PR08
VERSIN: 1
FECHA: Noviembre de 2009
4. CONDICIONES GENERALES
La matrcula tiene requisitos y tramites acadmicos y administrativos. Para ser
efectiva, se requiere del cumplimiento de cada uno de los siguientes procesos5:
a. Certificacin de los resultados acadmicos obtenidos por el estudiante en el
periodo acadmico inmediatamente anterior y estar a paz y salvo con la
Universidad
b. Expedicin de la orden de matrcula financiera por la Tesorera de la
Universidad.
c. Realizacin del pago de los derechos de matrcula dentro de los plazos
establecidos en la orden de matrcula financiera y de acuerdo con las normas
aprobadas por el Consejo Directivo Universitario.
d. Definicin de las asignaturas que se cursarn y el nmero de crditos que
formaran parte de la matrcula.
e. Declaracin formal por parte del estudiante, en el momento de realizar la
matrcula, que es beneficiario, de acuerdo con la ley vigente, de servicios de
salud y atencin medica en el Plan Obligatorio de Salud (POS). Es deber del
estudiante, o de su familia, conservar vigente dichos beneficios durante el
respectivo periodo acadmico.
f. Aceptacin expresa del estudiante y del Director del Programa Acadmico, de
las asignaturas que el estudiante ha inscrito para el periodo acadmico.
Las actividades asociadas a la matrcula deben regirse por lo estipulado en el
Reglamento de Estudiantes, especficamente lo previsto en el Captulo III.
Matrcula.
Las fechas para las actividades de matrcula y formalizacin de matrcula se
encuentran estipuladas en el cronograma de procesos acadmicos y
administrativos de matrcula definido por la Vicerrectora Acadmica en conjunto
con la Oficina de Tesorera y la Oficina de Admisiones y Registro Acadmico,
tomando como referencia el calendario general fijado por la Secretaria General de
la Universidad.
Durante el periodo de formalizacin de matrcula el Jefe de la Oficina de
Admisiones y Registro Acadmico notifica peridicamente a los estudiantes del
estado de su matrcula y genera listado de los estudiantes que tienen
inconvenientes en la matrcula y se los enva a los Directores de Programa para
que estos gestionen la solucin de dichos problemas.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p19-20. Numeral 37.
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PROCEDIMIENTO MATRCULA Y
FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
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DESCRIPCIN
RESPONSABLES
UNIDAD
Si el estudiante es Neojaveriano:
Realiza el pago de la orden financiera de
matrcula y entrega el recibo en el Programa
Acadmico correspondiente.
CARGO
Estudiante
Si el estudiante no es Neojaveriano:
Remtase a la actividad 5
2
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
Unidad
Acadmica
Director de
Programa
Estudiante
Unidad
Acadmica
Secretaria de
Facultad
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. P33. Numeral 90 al
93 .
Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos
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FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
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Unidad
Acadmica
Director de
Programa
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Coordinador de
Registro
Acadmico
11
12
Estudiante
13
Estudiante
14
Unidad
Acadmica
Director de
Programa
15
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
16
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
17
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
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ESTUDIANTE DE PREGRADO
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Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
Unidad
Acadmica
Director de
Programa
18
19
20
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
21
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
22
Oficina de
Financiacin y
Cartera
Jefe
23
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
24
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
25
Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico
Jefe
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FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento Matrcula y formalizacin de matrcula de estudiante de pregrado.
Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SMBOLO
NOMBRE
Terminal
DESCRIPCIN
Conector de rutina
Conector de pagina
Operacin
Decisin o alternativa
Documento
Procedimiento predefinido
nivel
Archivo
Rutina de Sistemas de
Informacin
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PROCEDIMIENTO MATRCULA Y
FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
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INICIO
El estudiante es Neojaveriano
?
SI
Estudiante
Realiza el pago de la orden financiera de
matrcula y entrega el recibo en el
Programa Acadmico correspondiente
.
NO
Secretaria de Facultad
Unidad Acadmica
Carga en SAE las calificaciones del ltimo periodo
acadmico en las fechas establecidas en el calendario
acadmico.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Ejecuta en SAE el proceso que define las situaciones
acadmicas.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva correo a las unidades acadmicas confirmando
el procesamiento de los reportes de situacin
acadmica en SAE en las fechas establecidas en el
calendario acadmico
.
Director de Programa
Unidad Acadmica
Observa los reportes de situacin acadmica de los
estudiantes, en SAE en la opcin catlogo de consultas
Promedio de Situaciones Acadmicas
(UJ _SR_PROMEDIOS _POR_PROGRAMAS ).
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Estudiante
Inscribe las clases en la hora y fecha asignada
.
Director de Programa
Unidad Acadmica
Verifica la aceptacin de las clases inscritas por el
estudiante. Si no est de acuerdo incluye un indicador
de servicio de denegacin de matrcula
, para que el
estudiante se acerque a consejera acadmica
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
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FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
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Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Notifica a los estudiantes mediante correo electrnico
desde SAE, tanto a los que no tienen problemas con la
matrcula como a aquellos que tienen algn
impedimento para realizarla
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva a los Directores de Programa el listado de los
estudiantes que presentan inconvenientes
Con
matricula.
Director de Programa
Unidad Acadmica
Entra en contacto con los estudiantes con
inconvenientes para formalizar la matrcula
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Terminadas las fechas para la formalizacin de
matrcula, genera en SAE el listado de los estudiantes
con inconvenientes en la matrcula
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva el listado de estudiantes con inconvenientes a la
Oficina de Financiacin y Cartera
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Verifica la informacin enviada por la Oficina de
Admisiones y Registro Acadmico
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Informa al Vicerrector Acadmico de los estudiantes a
los que no se les va a formalizar la matrcula
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Notifica a los estudiantes que no se les va a formalizar
la matrcula y cuyas clases han sido dadas de baja y en
consecuencia se les ha cancelado el periodo
acadmico.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Genera el listado definitivo del resultado de la
ejecucin del proceso de formalizacin de matrcula
.
FIN
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