Aplicacin

Contenido
Caso Aplicativo ................................................................................................................................. 2
Formatos Iniciales ........................................................................................................................ 3
Generalidades .................................................................................................................................... 3
Contenido de un Sistema de Gestin ....................................................................................... 3
Fase 1 ............................................................................................................................................. 4
Contexto .................................................................................................................................... 4
Manual Integral ........................................................................................................................ 5
Documentos del Sistema ........................................................................................................ 6
Fase 2 ............................................................................................................................................. 7
Gerencia .................................................................................................................................... 7
Gestin HSEQ ........................................................................................................................... 8
Auditora.................................................................................................................................... 8
Mantenimiento y Compras ..................................................................................................... 8
Gestin de Talento Humano .................................................................................................. 8

Caso Aplicativo
En esta unidad usted va a comprender la manera mediante la cual un auditor de
sistemas de gestin lleva a cabo su trabajo.
Siga el Protocolo de Auditoria en la Norma ISO 19011 para aplicarlo al caso. Para
ello el auditor lleva a cabo la comparacin de los requisitos de las normas
denominadascriterios de auditora con los documentos de la empresa, el grado
de cumplimiento aplicativo en los sitios de trabajo. De esta manera se establece
una conclusin: cumple o no posee desviaciones que deben ser corregidas y se
denominan no conformidades.

Formatos Iniciales
Para poder realizar el trabajo el auditor emplea dos formatos:

Notas de campo: que registra lo visto en el sistema, las posibles

desviaciones. Este es el testimonio de que la empresa cumple o posee
deficiencias.

Recuerde que este caso debe quedar consignado en estos documentos!!

Ver formato notas

Generalidades
Toda empresa de construccin requiere gran cantidad de concreto para realizar la
parte de infraestructura de las obras civiles que est ejecutando.
Las obras civiles deben preparar el concreto de acuerdo con sus necesidades, por
eso la formulacin cambia de acuerdo con el terreno y la parte de infraestructura
que estn preparando.
Contenido de un Sistema de Gestin
Para poder realizar el trabajo usted debe de tener a la mano las tres normas que
son el criterio de auditora. Luego debe de contar con el formato de notas de
campo para diligenciarlo en tiempo real, es decir mientras va observando y
sucediendo la auditora. Recuerde que en la vida profesional no hay tiempo de
pasar a limpio las notas de campo o volver a realizar una entrevista, pues el
personal de la organizacin no va a estar disponible.

La auditora se compone de dos fases o etapas:

Fase 1 de estudio documental

Un contexto.

Un manual integral.

Un grupo de documentos complementarios que se derivan del manual

integral y de los procedimientos obligatorios exigidos por las normas.

Fase 2 de cumplimiento en los sitios de trabajo

Las entrevistas.

Fase 1
Contexto
Esta es parte de la informacin del contexto de la organizacin, pero no puede
reportarla hasta haber analizado la totalidad y llegar a mirar la documentacin de
la empresa.
En este momento solo es importante comprender localizacin, actividad
econmica y principales procesos que hace este tipo de empresas.
Un auditor no puede conocer todos los sectores econmicos y por ello debe
aprender sus principales caractersticas en corto tiempo.
En Colombia nuestra organizacin posee 4 plantas
de produccin de cemento y en todas las grandes
ciudades contamos con distribucin de concreto

TIPO

FACTORES

Polticos y
legales
Econmicos

Gobernabilidad

OPORTUNIDAD (+)
RIESGO (-)
(+)
(+)

Ambientales

Alta demanda
construccin
Contratos
prestacin
servicios
Lavado vehculos

Tecnolgicos

GPSS

(+)

Seguridad
trabajo

Manejo qumicos
y EPP

(-)

Salud trabajo

Afiliaciones

(+)

Social

(-)

(-)

COMENTARIOS
Dificultad de control
Mejorar procesos de
comerciales
Mejorar control y
contratos para los
contratistas.
Dificultad control
lavado vehculos
Control en tiempo
real
Difcil controlar
cumplimiento en
contratistas
Asegurar pagos

Manual Integral
El manual integral es el documento principal que describe todo el sistema de
gestin de una organizacin y en las notas de campo se debe relacionar su
existencia, versin y dems informacin de referencia.
El manual fue establecido siguiendo el esquema de la gua 83 de la organizacin
ISO, presentado en el anexo SL.
Usted puede reportar esto como una fortaleza en el informe a la direccin y se
puede consignar esta informacin en el control documental de sus notas de
campo.
El manual consta de los siguientes documentos:

Notas de campo.

Alcance.

Compromiso de la direccin.
5

Identificacin de procesos.

Poltica integral.

Objetivos integrales.

Organigrama.

Organigrama de emergencia.

Indicador de conformidad producto.

Satisfaccin del cliente

Indicador ambiental

Cada pgina del manual de la empresa que va a auditar debe:

Ser analizada, comparada con los requisitos que solicitan las tres normas y
se debe reportar los resultados alcanzados.

Ser reportada en el formato denominado notas de campo.

Ver documento

Documentos del Sistema

Se presentan los documentos correspondientes al conjunto de procedimientos
obligatorios, caracterizaciones de proceso conforme al mapa de procesos que
complementan la informacin suministrada en el manual integral de la empresa.
Este consta de los siguientes documentos:

Proceso de Direccionamiento Estratgico

Proceso de Prestacin de Servicio

Proceso Requisitos de los Clientes

Proceso de Evaluacin del Servicio

Proceso de Gestin Integral

El auditor debe analizar todos esos documentos y realizar su reporte.

Ver documentos.

Fase 2
La fase 2 es una auditoria en sitio que requiere:
1. Entrevistar a los directivos y personal operativo
2. Observar instalaciones y cumplimiento de normas
3. Revisar la calidad de los registros mediante la visualizacin de la calidad del
diligenciamiento en muestras seleccionadas.
Todas estas actividades deben quedar registradas en las notas de campo, para
poder demostrar que el sistema funciona, pues la auditora es positiva.
Los departamentos de la empresa que se van a auditar son:

Gerencia
Talento Humano
Logstica y Comprar
Ventas
Finanzas y Contabilidad

La empresa posee unas oficinas en la zona financiera de la ciudad y 2 plantas de

produccin en otras zonas de la ciudad.
Gerencia
La primera entrevista es con la gerencia. Como est auditora corresponde a la
Norma ISO9001, el auditor est interesado en conocer la Poltica de Calidad. Esta
se basa en el presupuesto y los soportes de la revisin por la direccin.
Ver presupuesto
Versoporte de la revisin por la direccin

Gestin HSEQ
Ahora el auditor es llevado a la oficina de HSEQ que es la responsable de
establecer, implementar, mantener, mejorar el sistema de gestin integral basado
en las normas objeto del criterio de auditora.
Ver documento
Auditora
La directora activa en su computador el procedimiento de auditoria interna
integral basado en la norma ISO19001 y voltea la pantalla para que el auditor lo
pueda visualizar. El auditor tiene unos minutos para visualizar el documento,
compararlo con los requisitos de las normas objeto de la auditora y registrar en
sus notas de campo lo observado y el grado de cumplimiento.
Ver documento
Mantenimiento y Compras
El auditor pregunta por los procesos de compras y mantenimiento
Ver documento

Gestin de Talento Humano

El auditor es llevado a la oficina de talento humano. Donde el auditor solicita el
proceso de Gestin del Talento Humano, el perfil y la hoja de vida de la gerente de
Talento Humano.
Ver documento

Para esta entrevista el auditor y el auditado trabajaron con los siguientes

documentos:

Programa anual de formacin.

Asistencia de la formacin.

Evaluacin de la eficacia de la formacin.

Perfil cargo.

Hoja de vida trabajador.

Ver documento

Para terminar la auditora el auditor revisa los documentos relacionados con:

Movilidad
Protocolo de Servicio
Laboratorio
Ver documento

Taller aplicativo

El auditor entrega las notas de campo que es el testimonio de que el sistema de

gestin est funcionando

y est acompaado de los soportes como fotos y

fotocopias.
El auditor entrega el informe a la direccin que es un resumen ejecutivo de una
pgina para la gerencia de la organizacin con el objeto de poder explicar las
oportunidades de mejora a los directivos y reforzar las fortalezas.

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