Relatrios

gerenciais: o
suporte ideal
para seus
resultados
Entenda a
importncia desses
documentos e como
eles se tornam
protagonistas na
tomada de decises
Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

ndice
Introduo

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Captulo 1 | O que e para que serve um relatrio?

05

Captulo 2 | Relatrios aplicados na gesto empresarial

09

Captulo 3 | A tomada de deciso baseada nos relatrios

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Consideraes finais

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Mais contedos interesssantes

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Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Introduo
Tomar decises como quem faz uma experimentao no uma atitude
aconselhvel para quem quer ver o negcio prosperar. preciso ter fundamentos
que justifiquem aquela ao que voc pensa em levar adiante. Definir um rumo
para qualquer assunto sem ter um embasamento to arriscado quanto aqueles
remdios caseiros que nossos avs ou bisavs faziam para curar determinadas
doenas. Muitos at com sorte tinham sucesso, mas outros eram pura crendice
e acabavam no ajudando em nada. Pior, s vezes at prejudicavam mais ou
curavam uma coisa e faziam piorar outra.

Assim como a sade do corpo, cuidar do bem-estar da empresa extremamente

vital. E como dito, no se pode fazer isso correndo riscos desnecessrios. Uma das
melhores formas de conhecer o andamento dos diversos setores do negcio, saber
quais decises precisam ser tomadas e quais so as mais corretas a serem levadas
adiante fazer um relatrio.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Ele deve ser completo, preciso e retratar exatamente a realidade, com nmeros
sempre atualizados. At porque com base nesses nmeros que voc vai poder
medir os resultados, rever as estratgias, seguir com o que est sendo feito e
acompanhar os processos. Tudo com muita segurana. Sem riscos desnecessrios.
Sem experimentaes perigosas. Sem comprometer o sucesso do seu negcio.

Ento vamos entender um pouco sobre a importncia dos relatrios, o que voc
precisa observar e como fazer esse trabalho. Este um grande passo para que
voc tenha o domnio completo dos resultados da sua empresa.

Boa leitura!

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Captulo 1

O que e para que

serve um relatrio?
Um relatrio rene um conjunto de informaes com o objetivo de reportar dados
de uma determinada atividade, projeto, ao, pesquisa ou trabalho. Especificamente
no que diz respeito aos relatrios gerenciais, trata-se de um documento baseado
em fatos e que contm informaes importantes para a conduo das atividades
da empresa e o relacionamento com os clientes e fornecedores.

O desenvolvimento da empresa depende do conhecimento dessas informaes

e da sua utilizao de maneira estratgica. Elas devem servir para conduzir aes
corretivas, melhorar os processos e garantir resultados cada vez mais positivos.
Para isso, a elaborao desse material deve ser cuidadosamente planejada, de
maneira que os mtodos contribuam para que as informaes correspondam
realidade, sejam teis e fceis de analisar.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Para que os dados expostos nos relatrios possam ser usados com segurana,
tanto a pesquisa quanto o resultado precisam obedecer alguns mtodos que
garantam a qualidade e a veracidade das informaes. Ou seja, o cuidado com o
desenvolvimento do documento importante porque alguns mtodos podem no
relatar exatamente a veracidade daquilo que est sendo analisado.

Isso acontece, por exemplo, em planilhas manuais. Preench-las depende de uma

frequncia e ateno redobrada do responsvel pelo trabalho. O fato de ocorrer
algum esquecimento, anotar os dados na hora errada, cometer qualquer equvoco
no momento de reportar a informao ou alguma falha na prpria apurao, mesmo
que no intencionais, comprometem o resultado e causam um efeito cascata.

Afinal, se as decises so tomadas com base naquilo que diz o relatrio, e ele traz
informaes divergentes, essas decises podem no ser as mais adequadas para
aquela realidade.

O relatrio, no entanto, no deve ser visto como sendo um produto, menos ainda
como o resultado final de um trabalho. Ele o ponto de partida. o motor para o
desenvolvimento de uma estratgia. No deve, tambm, ser encarado como uma
mera ferramenta de comunicao, nem mesmo ser usado apenas para centrar-se
Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

nos indicadores quantitativos, que dizer, relacionados quantidade, focados apenas

nos nmeros e dados. Este material exige um dilogo interno, entre os setores da
empresa, que vai acabar pautando tambm o dilogo externo, com os clientes, por
meio de ofertas mais direcionadas e produtos mais adequados s demandas deles.
preciso discutir os resultados, olhar para o que est posto e elaborar aes a partir
de tudo o que for discutido.

Em suma, desenvolver um relatrio contribui para que se tenha uma viso ampla
sobre o funcionamento, o desenvolvimento e o resultado da empresa. Mas para que
a razo dele ser feito se justifique, h a necessidade de tudo ser conduzido com
preciso e critrio. Seno, o relatrio no cumpre sua funo e a empresa pode
estar caminhando numa direo contrria a que deveria.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Captulo 2

Relatrios aplicados
na gesto empresarial
Relatrios so importantes aliados na gesto de uma empresa. Como dissemos,
com base nas informaes contidas neste documento que se recomenda tomar as
decises. Mas o que deve fazer parte dele? Efetivamente, como ele pode auxiliar
numa gesto mais eficiente?

Primeiramente preciso considerar que esse material deve abranger vrios

segmentos da empresa. Ele tem de ser revisado e permitir anlises, alm de
oferecer informaes precisas que contribuam para a reduo de custos.
preciso tambm que ele estimule transformaes positivas para o desempenho
das atividades dos colaboradores. O ideal que os resultados sejam capazes de
motivar o desenvolvimento de solues eficientes, confiveis, rpidas e adequadas
realidade da empresa.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

As informaes precisam ser atualizadas sempre que ocorrerem mudanas nas

operaes. Afinal, elas precisam permanecer vlidas para que qualquer ao
pensada a partir delas esteja de acordo com as necessidades da organizao.

O recomendvel que os relatrios gerenciais sejam:

Concisos: tudo precisa ser assimilado e analisado de maneira rpida. Ento,

quanto mais direto, melhor.

Funcionais: devem atender as necessidades daqueles que vo utilizar as

informaes ou estejam envolvidos nos processos.

Claros: as informaes precisam ser acessveis e de fcil entendimento, para evitar

interpretaes divergentes.

Completos: no podem faltar informaes. Mais vale investir um tempo levantando

tudo o que for necessrio para tomar uma deciso rpida adiante do que perder
tempo na hora da deciso buscando o que preciso saber. Deix-lo completo
tambm essencial para no ter o trabalho dobrado, de fazer o relatrio e depois
ter que voltar pesquisa para colher o que faltou.
Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

Boa apresentao visual: ela precisa estar a servio dos itens anteriores. Ou seja,
tem o desafio de contribuir para que tudo seja bem compreendido e torne a anlise
das informaes mais fcil.

Tipos de relatrios
Relatrios gerenciais contemplam vrias aes. Passam pelo oramento,
desempenho, custos e at aes no rotineiras, mas que sejam importantes para a
definio de estratgias.

A inteno se inteirar do presente e planejar o futuro, buscando um conhecimento

profundo do que pode ser feito para estimular o mximo do potencial de cada setor
e fazer os ajustes necessrios para resultados promissores.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Abaixo, elencamos alguns tipos de relatrios que podem ser aplicados a uma
empresa e que contribuem em diversos aspectos, para diferentes atividades.

Faturamento por cliente: organiza as distribuies do

faturamento por cliente, para conhecer a contribuio
de cada um para as finanas da empresa.

Relatrio de clientes: permite conhecer os clientes e as

informaes sobre cada um deles. Com isso, possvel
oferecer solues mais adequadas e personalizadas.

Produtos e servios mais vendidos: auxilia no controle dos

produtos e servios mais requisitados da empresa.
Permite trabalhar no desenvolvimento deles e colabora
na organizao da disponibilidade.

Giro de estoque: demonstra o que tem mais e menos sada no

estoque, o que vital para planejar os investimentos e ter a
quantidade e reposio adequadas para atender a demanda.

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Fluxo de caixa dirio e mensal: contribui para uma viso mais

imediata sobre as entradas e sadas. Permite corrigir distores
com base em informaes fornecidas em tempo real.

Anlise de despesas e centro de custos: faz um controle

minucioso das despesas da empresa e organiza a forma de
cuidar das finanas com mais preciso.

Relatrio de lanamentos no caixa: oferece uma viso dos

valores atualizados de entrada e sada do caixa da empresa.
mais um importante controle financeiro.

Vendas por cliente: possibilita conhecer melhor o

comportamento de cada cliente, para saber o que oferecer
e o que da preferncia de cada um deles. Organiza as
informaes mais importantes sobre as vendas.

Anlise de pagamentos: facilita o controle do quanto a sua

empresa est gastando em determinado perodo de tempo.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Perceba que esses relatrios contemplam uma viso abrangente de todos os

processos da empresa: o estoque, as vendas, o ps-venda, o relacionamento com o
cliente, as despesas (inclusive com fornecedores), o fluxo de caixa. um panorama
geral do funcionamento de todos os processos.

Integrados, esses relatrios so capazes de refinar as atividades de uma maneira

nica, permitindo um controle preciso do estoque, um relacionamento com o cliente
mais pautado nas reais necessidades dele e uma organizao das finanas ideal
para pensar no futuro com mais segurana.

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Captulo 3

A tomada de deciso baseada

nos relatrios
Implantar um sistema de relatrios j demonstra a preocupao que a empresa
tem com o refinamento dos processos. Como estes relatrios para qualificao da
gesto no so obrigatrios por lei, a motivao em buscar essas informaes j
um importante diferencial no mercado. At porque no faz sentido que algum
invista tempo e recursos neste trabalho se ele no for usado para melhorias.

Portanto, os relatrios atingem seu objetivo a partir do momento em que as

informaes so distribudas entre os envolvidos e utilizadas no processo de
deciso, afastando o risco da incerteza e gerindo aes e correes com maior
chance de acerto.

Quando as informaes so precisas, completas, relevantes e fornecidas em tempo

hbil principais caractersticas do relatrio, conforme j apontamos aqui, inclusive
, elas se transformam em um excelente instrumento na qualificao do negcio.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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E so vrios os estudos e pesquisas que relacionam a qualidade das informaes

contidas nesses relatrios ao nvel de acerto nas decises administrativas.

Obviamente que esses acertos resultam, tambm, em uma conduo mais segura,
eficaz e eficiente da empresa, com resultados que podem ser comprovados
pelos prprios relatrios que auxiliaram no alinhamento dos processos. Ento
tudo um ciclo: relatrios que auxiliam no ajuste dos rumos permitem decises
mais corretas e proporcionam desenvolvimento da empresa, o que poder ser
novamente constatado pelos prprios relatrios. O desafio continuar fazendo essa
engrenagem funcionar e manter a qualidade dos trabalhos e do relacionamento
com o cliente. Nesse sentido, estes materiais continuam a desempenhar um papel
fundamental.

O alcance de um resultado positivo no deve ser visto como um motivo para

desconsiderar os relatrios. Pelo contrrio: se tudo est dentro das conformidades
e caminhando de acordo com o planejamento estratgico, as informaes so
valiosas para confirmar a qualidade das decises e acompanhar a continuidade do
fluxo j adotado.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Por outro lado, a necessidade de correes no processo no demonstra ineficcia

ou ineficincia, at porque a iniciativa de se buscar um resultado que retrate
realmente como tudo est ocorrendo j um importante passo e faz parte desse
processo de ajustes.

O erro seria no utilizar esses levantamentos para o bem da empresa: desconsiderlos ou v-los como um fim em si mesmos, no os utilizando como um meio de
desenvolvimento e alinhamento, no os aproveitando para identificar oportunidades
de melhoria.

Empresas que cercam-se de dados corretos e estrategicamente coletados sobre

os seus processos e decises enfrentam um grau de incerteza menor. Algumas
at integram recursos humanos e tecnolgicos em um sistema de informaes
abrangente e confivel, fazendo com que sua estrutura administrativa esteja mais
preparada para alcanar os resultados desejados.

Como vimos na definio do relatrio, o importante, no entanto, no se ater aos

nmeros. preciso discutir, levar para a empresa, identificar os gargalos, observar
de que maneira os colaboradores enxergam as situaes colocadas no material.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Essa discusso necessria para se ter uma viso mais ampla das solues que
devem ser pensadas. O compartilhamento dos dados vlido at mesmo para
aquilo que est dando certo.

Afinal, compartilhar aquilo que voc sabe e buscar o conhecimento das pessoas
que atuam nas reas analisadas podem trazer resultados surpreendentes.

Questes administrativas e estratgicas, porm, no precisam ter o mesmo

tratamento. Mas indispensvel que uma reflexo seja feita, a exemplo dos
relatrios sobre processos, para que a definio de aes seja completa e esteja
pautada nas reais necessidades da empresa.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Consideraes finais
Informaes desencontradas, em qualquer mbito, so capazes de criar situaes
completamente fora do planejamento: geram rudos, dificultam o desenvolvimento
dos projetos, atrapalham o alcance das metas. Nas questes administrativas,
gerenciais e referentes rotina, esse desencontro pode ser ainda mais prejudicial,
especialmente porque impacta diretamente nos resultados da empresa.

Por isso, buscar informaes torna-se essencial. E essas informaes precisam ser
coletadas no local onde elas so geradas: nas vendas, no estoque, no caixa, na
relao com o cliente. Essa coleta precisa de mtodos, critrios, anlises e aes.
Diante desse contexto, os relatrios colocam-se como materiais importantes para o
conhecimento real do que acontece na empresa. esse retrato que ser capaz de
ajudar a definir rumos.

O processo decisrio, um dos assuntos mais debatidos neste e-book, precisa contar
com esses relatos precisos do que a empresa gerencia e produz e a forma como ela
se relaciona com clientes e credores.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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So os relatrios que vo permitir uma gesto mais qualificada e alinhada com o

planejamento estratgico.

Afinal, no possvel saber se o caminho trilhado o correto sem ter uma viso de
como est a caminhada.

Como os relatrios podem ajudar nos resultados.

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Mais contedos interessantes

Sobre o autor
Marcio Roberto
Andrade

Controller na ContaAzul.

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Foundation pelo EXIN e Microsoft

Certified Professional.

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Referncias
Revista de Administrao
Portal Administradores
Portal Contbeis
Universidade Federal de Santa Catarina
Sebrae 1
Sebrae 2

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Sobre o ContaAzul
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