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MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Mag Adm. Pedro Antonio Prez Arboleda

PRCTICA
CALIFICADA
Exposicin Avance de
Trabajo Integrador

Manuales
Administrativos

Manuales Administrativos
Son documentos que sirven como medios de comunicacin
y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin
(antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas,
sistemas, procedimientos, etc) as como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeo de las tareas.

OBJETIVOS
Fijar por escrito y sistematizar las diversas polticas
y procedimientos de trabajo.
Servir de medios de comunicacin entre la
direccin y los empleados.
Facilitar la delegacin de funciones y la autoridad
Simplificar y ordenar el trabajo.
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CLASIFICACIN
1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN
a) MACROADMINISTRATIVOS:
Contienen la
informacin de ms de una
organizacin.
a) MICROADMINISTRATIVOS:
Corresponden a una sola organizacin y pueden
referirse a ella en forma general o a una de sus rea
en forma especfica.
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CLASIFICACIN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin
b) De normas y procedimientos

3. POR AREAS FUNCIONALES


a)
b)
c)
d)

Direccin
Ventas
Produccin
Administracin
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MANUAL
DE
ORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN
Este tipo de manual contiene
informacin detallada referente a los
antecedentes, legislacin, atribuciones,
estructura
orgnica,
funciones,
organigramas, niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad,
as como canales de comunicacin y
coordinacin de una organizacin.
9

CONCEPTO
El manual de organizacin es conjunto
de referencias de organizacin usados
frecuentemente por los directores,
tienen mucha utilidad
como
instrumentos administrativos para
ayudar a realizar el trabajo con mayor
eficacia.

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OBJETIVOS
Permiten conocer los medios personales e instrumentales de
que dispone la organizacin.
Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen posible la
valoracin de los puestos que la integran.
Posibilitan la accin directiva al establecer los canales de
comunicacin.
Fomentan la motivacin al proporcionar a cada funcionario
una visin global de la unidad, un conocimiento completo de
su papel dentro de ella.
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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN


Y REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
1.

Descripcin de los elementos de la Unidad


Administrativa: debe principiarse por la unidad de ms
alto nivel jerrquico.

2.

Descripcin de puestos: debe principiarse por el puesto


de trabajo de la autoridad mxima de la empresa.

3.

Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente


observado el contenido del manual.
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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN Y


REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

4. Sancin de la autoridad superior: aprobacin, Vo. Bo.


o autorizacin de aplicacin y uso del manual
5. Identificacin y presentacin: el manual debe
cartula e ndice de contenido

llevar su

6. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado: Se aconseja


utilizar hojas movibles que permitan las modificaciones,
cambios y mejoras.
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DESCRIPCIN TCNICA DE PUESTOS


I.

IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subalternos

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I. IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto:

Este es un nmero clave que en algunas empresas se


utiliza para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los mismos. En
algunos casos, se otorga el nmero que presupuestariamente le corresponde.

Titulo del puesto:

Anotar el nombre con que formalmente (va


presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el
puesto.

Ubicacin administrativa:

En este apartado se debe anotar el rgano


administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede
localizar.

Inmediato Superior:

Sealar el nombre del puesto de la persona de quien


recibe rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.

Subalternos:

Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o


controla directamente en el desarrollo del trabajo.
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DESCRIPCIN TCNICA DE PUESTOS


II. DESCRIPCIN
Naturaleza:
(descripcin genrica del puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:

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II DESCRIPCIN DEL PUESTO:


Naturaleza:

Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y especficos


de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de
puestos existentes en la empresa. En este apartado se define si el trabajo es de
naturaleza operativo, apoyo, tcnico, profesional o administrativo; su complejidad,
responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o
ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo
del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con algn grado


de importancia de las tareas o labores que son caractersticas del puesto. En este
apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en
cada uno de los puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que
debe desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es
un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de
enmarcar su descripcin.
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

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II DESCRIPCIN DEL PUESTO:


Relaciones de trabajo:

Describe los contactos personales y de


relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el desempeo de
sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del puesto


tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que
participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qu grado se
afectan sus relaciones de trabajo.

Responsabilidades:

Se refiere a la descripcin de los elementos que


inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso de
equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el trabajo. Deben
indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de utilizacin.

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III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO


(requisitos mnimos exigidos)

a)
b)
c)
d)

Educacin:
Experiencia:
Habilidades y destrezas:
Otros requisitos:

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III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)


Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o
universitaria indispensable.

Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o tcnicos

que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente


se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro y/o fuera de la empresa
o institucin.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para

comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones,


mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.

Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica;


esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la habilidad necesaria y
requerida para acometer una accin, actividad o tarea.
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III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO:


(Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos:

Aunque no es determinante para algunos casos esta


seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al aspirante
del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El
esfuerzo con el grado de concentracin y atencin necesaria para ejecutar las
labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de
las tareas asignadas.

Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo las


cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control alguno y
que pueden afectar su estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o
enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las
experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas,
edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.
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EJEMPLO DE DESCRIPCIN TCNICA DE PUESTO


I.

IDENTIFICACIN

Cdigo:
Ttulo del puesto:
Ubicacin administrativa:
Jefe Inmediato superior:
Subalternos:
II.

III.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

I.

IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1. Naturaleza:

1. Naturaleza:

2. Atribuciones:

2. Atribuciones:

3. Relaciones de trabajo

3. Relaciones de trabajo

4. Autoridad:

4. Autoridad:

5. Responsabilidades:

5. Responsabilidades:

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Acadmicos

1. Acadmicos

2. Experiencia

2. Experiencia

3. Habilidades y destrezas

3. Habilidades y destrezas

4. Otros requisitos

4. Otros requisitos
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CONTENIDO
1. ndice o contenido
2. Introduccin
3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y
manual.
4. Marco jurdico institucional, bases legales que sustentan el
origen de la institucin o empresa: (acuerdos, acta de
constitucin, escritura pblica, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, especfico, de funciones y nominal o
de puestos
7. Descripcin de puestos
8. Glosario
9. Anexos
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MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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CONCEPTO
Instrumento administrativo de carcter informativo en
el que se presenta la secuencia procedimental para la
ejecucin de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una empresa en su
conjunto, normalizando las obligaciones para cada
puesto de trabajo y limitando su rea de aplicacin y la
toma de decisiones en el desarrollo de las actividades.

25

CAMPO DE APLICACIN
Es el conjunto de unidades administrativas, puestos,
niveles jerrquicos que tienen relacin con los
procedimientos, as como el rea fsica en la que se
desarrollan las actividades.

26

OBJETIVOS GENERALES
Es la descripcin clara y concreta del fin ltimo que
pretende alcanzar el manual, especialmente para uso
en la orientacin del trabajo que debe llevar a cabo el
empleado.

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NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que rigen o guan
la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto
de trabajo) para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran el
procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos, estatutos
y otros instrumentos legales, tambin prohbe
cualquier accin que contradiga la normalizacin del
quehacer en las operaciones necesarias.
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SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje convencional
con los que se designan o representan ideas, conceptos,
acciones, etc.,
La ms comn para la elaboracin de los diagramas es
de la forma ANSI (American National Standard
Institute), ha preparado una simbologa para
representar flujos de informacin del procesamiento
electrnico de datos, de la cual se han adoptado
algunos smbolos para diagramas de flujo
administrativos.
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SMBOLOS DE LA NORMA ANSI

INICIO O FIN

OPERACIN, ACTIVIDAD
O PROCESO

ARCHIVO FINAL

ARCHIVO TEMPORAL

ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

CONECTOR DENTRO
DE PAGINA

INSPECCIN, REVISIN
O VERIFICACIN

CONECTOR FUERA DE
PAGINA

DOCUMENTO

TRANSFERENCIA

MULTIDOCUMENTO

DECISIN

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ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO


1. DEFINICIN: es el titulo que identifica lo que se va a
realizar.
2. OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos aspectos
tcnico-administrativos que se alcanzaran por medio del
procedimiento.
3. NORMAS ESPECFICAS: puede sealarse como norma , lo
relativo al proceso de distribucin de las formas o
formularios y sus copias, que participan en el
procedimiento.
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4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:


Narracin descriptiva, ordenada cronolgica y
secuencialmente, de las actividades que le corresponde
realizar a cada puesto o unidad administrativa.
(4 columnas)
Unidad

Puesto

Paso No.

Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:


Representa grficamente la participacin directa de cada
puesto de trabajo en el proceso operativo de un
procedimiento determinado.
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Empresa:
Titulo:

Procedimiento:
No. de Pasos:
No. de Forma:

Fecha:
Hoja:
Elabor:

Empresa:
Titulo:
PUESTO

Procedimiento:
Fecha:
No. de Pasos:
Hoja:
No. de Forma:
Elabor:
PASO No.
ACTIVIDAD

DEFINICIN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

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Empresa:
Titulo:
Gerente de RR.HH

Procedimiento:

Fecha:

No. de Pasos:

Hoja:

No. de Forma:

Elabor:

Junta Directiva

Aspirante o
Solicitante

Gerente de
RR.HH
INICIO

Aspirante o
Solicitante

Junta Directiva

SI

NO

4
B

5.

5.

FIN

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CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.
9.

ndice o contenido
Introduccin
Campo de aplicacin
Objetivos generales del manual
Normas generales del manual
Simbologa
Descripcin de los procedimientos
Objetivos y normas especficas del
procedimiento.
Descripcin del procedimiento (pasos)
Flujograma o diagrama de flujo
Glosario
Anexos
35

ALTO
No lo olvides:
La mejor forma de aprender es
poner en prctica los conocimientos
adquiridos
GRACIAS
POR TU ATENCIN!
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