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KMU Digital

Neue Software in der "Wolke"

Praxis-Leitfaden, Anwendungsbeispiel
& Anbieter-/Anwendungsliste

von
Matthias Scheele
www.kmu-digital.de
Stand 03/2011

Dieses Werk bzw. dessen Inhalt ist unter einer Creative Commons-Lizenz lizenziert.
Inhalt

I. Einleitung
Digitale Entwicklungen
Software in der Wolke
Vorteile
Mehr als nur ein einziges Thema
Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter

II. Praxis-Leitfaden
Softwareauswahl
Drei einfache Schritte für die Einführung
Erster Schritt: "Bienenstock"
Zweiter Schritt: "Regeln"
Dritter Schritt: "Signalstärke" (optional)

III. Anwendungsbeispiel
"Krawatten-Marketing"

IV. Anwendungsliste
I. Einleitung

Digitale Entwicklungen
Noch vor gerade einmal 30 Jahren standen zumeist Schreibautomaten
in den Büros deutscher Unternehmen, klein wie groß. Dann ging alles
sehr schnell. Menschen, die damals dabei waren, berichten heute immer
noch voller Begeisterung von der rasanten Entwicklung, die von der
elektronischen Schreibmaschine direkt zu einem 286er IBM Computer
mit MS DOS und Word Perfect führte, eine unschlagbare Kombination in
dieser Zeit. Und durch diese Entwicklung änderte sich die Arbeitsweise
radikal. Nicht mehr musste man stark darauf achten, alles richtig zu
schreiben, man konnte nunmehr Dokumente abspeichern und somit
später fortsetzen oder sie auf Diskette kopieren und anderen zur
Verfügung stellen.

Doch bei dieser scheinbar wichtigsten Revolution in der Arbeitswelt, der


Etablierung des Personal-Computers, blieb es nicht. Schon ende der 80er
Jahre wurde das Wort "Datenkommunikation" immer geläufiger, und
einige Firmen nutzten bereits Modems und Dienste wie BTX, um mit
der Außenwelt in Kontakt zu treten. Jedoch erst mit der Einführung
des Internetbrowsers und preisgünstigen Zugängen (die Namen Netscape
und AOL sind hier zu nennen) nahm die Erfolgsgeschichte ihren Lauf.
Das Zeitalter der digitalen Kommunikation hatte nun wirklich begonnen.

Heute sind über 1,6 Mrd Menschen weltweit im Internet, tauschen


Informationen aus, kaufen ein oder planen den nächsten Urlaub. Dieser
Trend kennt bisher keine andere Richtung als nach oben, und was die
Geschichte dieses Medium angeht, so geht sie gerade erst einmal los: Das
Internet wird unser Leben noch mehr als wir uns es bisher vorstellen
können, verändern.
Software in der Wolke
Mehrere Entwicklungen sind es, die das Internet zum zukünftigen und
allumfassenden Leitmedium werden lassen. Da wäre einmal die
technische Infrastruktur, die in den meisten Ländern in den letzten
Jahren stark ausgebaut wurde (DSL-Leitungen; etc.), welche es
ermöglicht, den Internet-Zugang immer mehr Menschen zu immer
geringeren Kosten zu ermöglichen. Zum anderen hat die
computertechnische Entwicklung des Internets solche Formen
angenommen, dass es mittlerweile möglich ist, ganze Anwendungen und
Programme online in einem Netzwerk wie z. B. dem Internet ausführen
zu können. Dieses nennt man Cloud-Computing, da Rechenprozesse
virtuell auf z. B. mehreren Servern und Rechnern , also quasi "in der
Wolke" ablaufen. Alles, was ein Nutzer braucht um solche Programme
auszuführen, ist lediglich ein Browser wie z. B. Firefox.
Google greift dieses Prinzip besonders konsequent auf, indem das
Unternehmen im November 2009 ein hauseigenes Betriebssystem
vorgestellt hat, das ausschließlich auf Anwendungen aus dem Internet
setzt und als Basis lediglich den Chrome-Browser aufweist. Aber auch
Unternehmen, die man sonst in diesem Bereich nicht vermuten würde,
werden zu wichtigen Mitspielern. Das Internethandelsunternehmen
Amazon mit seinen großen Serverfarmen, über das es Cloud-Speicher
vermietet, sei hier zu nennen. Und dann gibt es eine Reihe von kleinen
und ganz kleinen Unternehmen, die schon jetzt Speerspitze der Cloud-
Computing-Revolution sind, und Software als Dienstleistung anbieten, z.
B. Zoho oder 37signals.

Vorteile
Es sind mehrere Vorteile, die nun die Entwicklung der neuen
Webanwendungen mit sich bringt. Vorteilhaft sind z. B. die ständige
Präsenz bzw. automatische Absicherung und Aktualität der Online-
Software. Nie wieder muss befürchtet werden, dass Daten, z. B. durch
Viren oder Computerabstürze verloren gehen, da sie ja nicht auf dem
eigenen, sondern auf dem Rechner des Service-Anbieters liegen, welcher
professionelle Server-Systeme einsetzt. Diese sind um ein weites sicherer
als die Festplatten von normalen PCs, denn alle Daten werden mehrfach
und besonders gesichert abgespeichert. Auch sind die Online-
Programme immer aktuell, d. h. man braucht nie ein Update oder
ähnliches installieren und nutzt so stets die neueste Software. Für ein
Unternehmen besteht der klarste Vorteil in der Anwendung der neuen
Software jedoch in der Steigerung der Produktivität durch den höheren
Grad der Zusammenarbeit. Das Teilen von Information und das
gleichzeitige Arbeiten an verschiedensten Projekten wird zum
Kinderspiel. Zudem wird die Einbeziehung von diversen
Interessengruppen (wie z. B. Kunden und Lieferanten) in den
Kommunikationsprozess erleichtert, indem es man z. B. kunden- und
lieferantenrelevante Informationen via Social-Networking-Software teilt.
Hinzu kommt, dass durch die Online-Verfügbarkeit der neuen
Anwendungen ein Zugriff von jedem Ort erfolgen kann, an dem ein
internetfähiges Gerät parat steht. Dieses ermöglicht einen noch
ungeahnten Zuwachs an Mobilität und Flexibilität. Als wichtigste
Gerätegruppen, die mit die Zukunft des mobilen Internets bestimmen
werden, seien hier das iPhone und das iPad der Firma Apple, sowie
sämtliche Geräte, die mit dem Google Mobil- Betriebssystem Android
laufen, genannt. Insgesamt lässt sich also festhalten, dass der Aufwand
für IT-Nutzung und IT-Instandhaltung in Zukunft abnehmen wird.
Dieses hat zur Folge, dass man Ressourcen ausgerichtet auf IT-
Management (z. B. eigene IT-Abteilung, externe IT-Dienstleister,
Einsatz von Sicherheit- und Backup-Software) für andere Zwecke
verwenden kann. Durch das Teilen von Information und das gleichzeitige
Arbeiten an Dokumenten wird auch die Kommunikations-Komplexität
eines Unternehmens verringert, denn es wird z. B. nicht mehr nötig sein,
zig Emails hin- und herzusenden, weiterzuleiten oder mitzulesen, da alle
Beteiligten mit einem Klick auf dem gleichen Stand sein werden.
Mehr als nur ein einziges Thema
Viele Begriffe werden im Zusammenhang mit dieser neuen Entwicklung
genannt: Enterprise 2.0, Software as a Service (SaaS), Social
Organization, Wissensmanagement 2.0 und natürlich Cloud-Computing.
Welchen Begriff man auch in den Vordergrund stellt, Fakt ist, dass es
in Zukunft mehr und mehr zu einer Verschmelzung von
Kommunikationsprozessen eines Unternehmens kommen wird. Auch
werden sich Organisationen durch die zunehmende Integration der
digitalen Kommunikation automatisch mehr öffnen, da die digitale
Zusammenarbeit mit sämtlichen Geschäftspartnern und anderen
Beteiligten vernetzt, für alle sichtbar und somit auch transparent
stattfinden wird.

Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter


Der Fokus dieses Textes liegt auf den kleinen und mittleren Unternehmen
(inkl. der Selbständigen oder "Ein-Personen-Unternehmen"). Sie
können, anders als die großen, schneller und motivierter Neues
annehmen und umsetzen, da Entscheidungen unkomplizierter getroffen
werden können. Mit den neuen Technologien ist es zudem aus dem Stand
heraus möglich, eine IT-Infrastruktur einzuführen, die man sonst nur
in großen Konzernen findet. "Waffengleichheit" zwischen Großen und
Kleinen ist damit hergestellt. Auch ist gerade für kleine Unternehmen
das Prinzip des Cloud-Computings optimal, ermöglicht es doch der IT-
Infrastruktur, fleixibel mit dem Unternehmen mitzuwachsen. D. h., wenn
ein Unternehmen an IT-Infrastruktur, z. B. in Wachstumszeiten, mehr
benötigt, kann es leicht und kostengünstig z. B. Speicherplatz
hinzumieten und in schlechteren Zeiten diese Kosten wieder einsparen.

Der folgende Praxis-Leitfaden, das Anwendungsbeispiel und die


anschließende Liste von Programmen und Anbietern soll helfen, die
ersten und besser informierten Schritte in Richtung der Nutzung der
neuen digitalen Möglichkeiten zu machen.
II. Praxis-Leitfaden

Software-Auswahl
Um die richtigen Anwendungen und Dienstleistungen für den
professionellen Einsatz im Unternehmen zu finden, sollte man viele
ausprobieren. Ein Vorteil der neuen Software ist nämlich auch, dass man
sich nicht mehr langfristig auf einen Anbieter festlegen muss, obwohl
z. B. Google es natürlich gerne hätte, dass man nur die hauseigenen
Anwendungen (siehe Google Apps) zumindest als Rahmen nutzt. Auch ist
es möglich, neu hinzukommende Anwendungen leicht in das bestehende
Web-Software-Portfolio zu integrieren, da immer mehr Web-
anwendungen z. B. ein anwendungsübergreifendes Log-In-System
anbieten. Ebenso leicht ist es, eine Anwendung wieder zu entfernen und
die bestehenden Daten für eine andere oder neue Anwendung
mitzunehmen.

Die Hauptauswahl-Kriterien sollten deshalb sein, dass man sich mit einer
Anwendung "wohl fühlt", dass man durch Tests einen Nutzen in einem
Geschäftsbereich erkennt und dass man dem Anbieter vertraut, auch weil
man ihm ja, zumindest zeitweise, seine Daten überlässt.

Drei einfache Schritte für die Einführung


Natürlich kann jede Anwendung isoliert getestet und auch eingesetzt
werden. Der klarste Vorteil der meisten neuen Webanwendungen besteht
aber, wie schon gesagt, in der Steigerung der Produktivität durch das
leichte Teilen von Information und den einfachen Einbezug von
zusätzlichen Mit-Bearbeitern. Deshalb sollte gleich damit begonnen
werden, die neuen Anwendungen so einzusetzen, wie sie auch in Zukunft
eingesetzt werden, nämlich komplett integriert und vernetzt.

Genau für dieses Vorhaben lassen sich drei einfache Schritte durchführen
und auf sämtliche Einführungen neuer Online-Software und digitaler
Aktivitäten (mit Teilungskomponente oder ohne) in Unternehmen
anwenden. Diese drei Schritte garantieren einen flexiblen Auf- und
Ausbau einer neuen IT-Infrastruktur und könnten damit die Basis für
die Entstehung einer neuen digitalen Unternehmenskultur bilden. Sie
eignen sich auch für die Öffnung einer Organisation und den Einbezug
externer Parteien, wie z. B. Kunden oder Geschäftspartner, und sind
somit auch nützlich für "Ein-Personen-Unternehmen", die auf diese
Kommunikation angewiesen sind.
Im ersten Schritt sollte ein "Bienenstock" gefunden werden, also ein
zentraler Treffpunkt, von der alle digitale Aktivität eines Unternehmens
ausgeht. Hier sollten sich alle teilnehmenden Mitglieder treffen,
austauschen und Start- und Endpunkte diverser Aktivitäten festhalten.
Für den Einsatz als Zentrale eignen sich Anwendungen für
Projektmanagement, Teamkommunikation oder Dateiverwaltung, wie z.
B. folgende Anwendungen (siehe auch Anbieterverzeichnis):

• Box.net
• Zoho Projects
• Basecamp, Backback (beide von 37signals)
• blueKiwi
• Socialwok
Im zweiten Schritt sollten Regeln für das "digitale Miteinander"
aufgestellt werden. Sämtliche Teilnehmer sollten beispielsweise ermutigt
werden, ihre eigenen, bevorzugten Anwendungen und Anbieter
auszusuchen. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, könnten einige
Regeln z. B. wie folgt lauten:

• Derjenige, der ein Projekt oder eine digitale Team-Aktivität startet


oder dafür die Verantwortung trägt, kann die Anwendung dafür
bestimmen, vorausgesetzt diese Anwendung erlaubt das leichte
Hinzufügen von Mit-Bearbeitern und Teilen von Information.
• Es sollte stets der Hinweis auf und die Verlinkung zu einer
digitalen Aktivität oder zu einem Projekt für alle oder für
bestimmte Teilnehmer an einem immer gleichen Ort veröffentlicht
werden
• Teilnehmer sollten ermuntert werden, Statusmitteilungen zu
veröffentlichen
Im dritten Schritt sollte die "Signalstärke" der digitalen Prozesse
überprüft bzw. es sollte durch einfache Messung der digitalen Aktivitäten
eine Erfolgskontrolle durchgeführt werden. Hier kann z. B. der
"Kommunikationsfluss" im Zusammenhang mit einem Online-Projekt
untersucht werden. Messkriterien könnten beispielsweise sein:

• Anzahl der Statusmeldungen für ein Projekt


• Lebendigkeit der Diskussion im Zusammenhang mit einem Projekt
(z. B. Anzahl der Kommentare)
• Funktionalitäts- und Effektivitätsbewertung durch die Teilnehmer
(Online-Fragebogen)
III. Anwendungsbeispiel: "Krawatten-Marketing"
In der Praxis könnte die Durchführung der drei Schritte beispielsweise
wie folgt aussehen:

In dem kleinen Unternehmen CoolTie GmbH, welches hochwertige und


individuell-designte Krawatten herstellt und online vertreibt , soll eine
Marketing- und Kommunikations-Strategie ausgearbeitet werden.
Günther, der Chef, hat 6 Mitarbeiter für das Projekt ausgewählt.
Hermann und Renate sollen ein Suchmaschinenmarketing-Konzept
ausarbeiten, Peter und Maria eine digitales PR-Konzept und Helmut und
Anna sollen sich um die Analyse der Webseite und die Beobachtung der
Online-Reputation des Unternehmens kümmern. Außerdem hat Helmut
die Gesamt-Projektleitung. Als "digitale Zentrale" wird Socialwok gewählt
(siehe Bild).

Peter und Maria gehen gleich in medias res. Helmut hat bereits einen
Projektfeed für das PR-Konzept in Socialwok eingerichtet (siehe Bild).
Da Peter gerne mit Google Docs (deutscher Name: Google text & tabellen)
arbeitet, startet er eine Liste für Online-PR-Portale mithilfe der Google-
Tabellenkalkulation (siehe Bild).

Auch Maria will mit Google Docs arbeiten und mit der Textverarbeitung
eine erste Vorlage für neue Pressemitteilungen erstellen, die den heutigen
Social-Media-Grundsätzen entspricht. Beide veröffentlichen die Links zu
den Google Dokumenten im Newsstream (siehe Bild).

Dann gewähren beide allen Projektteilnehmern Lesezugriff auf die


Dokumente, damit z. B. Helmut sich jederzeit einen Überblick
verschaffen kann.

Hermann und Renate mögen beide die Zoho-Suite und einigen sich auf
das Tool Sheet. Ihr Ziel ist es, eine Suchwortkampagne für Google
Adwords zu erstellen. Doch zunächst wollen sie erst einmal
"Brainstormen", und da Renate zurzeit vom Home-Office aus arbeitet,
nutzen sie Sync.in (siehe Bild) und Skype für die Echtzeit-
Zusammenarbeit und Kommunikation. Nach Erstellung eines
Aufgabenfeeds "Suchmaschinenmarketing" in Socialwok, veröffentlichen
auch sie die Links zu den Dokumenten und geben Statusupdates. Ferner
gewähren die beiden auch Lesezugriff auf alle Dokumente.
Da Helmut die Gesamtprojektverantwortung inne hat, überlasst er erst
einmal Anna die Recherche nach geeigneten Web-Analyse und Social
Media Beobachtungs-Tools. Sie nutzt Diigo (siehe Bild) für die Recherche
und macht ihre Entdeckungen für alle zugänglich. Auch sie veröffentlicht
die Links zu ihren Dokumenten in SocialWok, und Helmut richtet für das
Thema Web-Analyse und Online Reputation einen Aufgaben-Feed ein.
Nachdem die drei Zweierteams ihre Aufgaben beendet haben, lädt
Helmut alle zu der Bearbeitung einer Zoho Show-Präsentation (siehe
Bild) ein, in die jede Gruppe eine Zusammenfassung ihrer Ergebnisse
einbringen soll. Die Präsentation möchte Helmut mit allen anderen
Teammitgliedern Günther vortragen.

Abschließend schaut Günther sich das gesamte Projekt in Socialwok unter


den Aspekten des Kommunikationsverkehrs an (Statusupdates,
Verlinkungen, Kommentare, Änderungen, etc. - siehe Bild)
Zusätzlich erstellt er via Google Docs Formulare einen Fragebogen, mit
dem er alle Teilnehmer nach den Erfahrungen in puncto Funktionalität
und Effektivität der Kommunikationsvorgänge und des digitalen Ablaufs
des Projekts befragt (siehe Bild).
IV. Anwendungsliste
Die Liste soll einen ersten Überblick über die große Auswahl verfügbarer
Cloud-Software geben. Die meisten Anbieter veröffentlichen ihre
Software in englisch, die mit "(D)" gekennzeichneten Anwendungen sind
in auch deutsch verfügbar. Alle Anbieter, die hier aufgelistet sind, haben
entweder eine kostenlose Variante im Angebot oder bieten einen langen,
kostenlosen Testlauf ihres Produktes an, so dass man alles in Ruhe
ausprobieren kann.

Browser
• Firefox (D)
• Google Chrome (D)
• Safari (D)
• Opera (D)

Email
• Google Mail (D)
• Zoho Mail (D)
• Yahoo Mail (D)

Online Office
• Google Texte & Tabellen (D)
• Zoho Writer (D)
• Zoho Sheet (D)
• Zoho Show (D)
• 280 Slides

Datei-Sharing, Intranet, Digitale Zentrale


• Box.net
• Backpack
• Zoho Docs (D)
• Socialwok
Projektmanagement, Digitale Zentrale
• Zoho Projects (D)
• Basecamp

Rechnungsmanagement, Buchführung, Zeiterfassung &


Auftragsmanagement
• Billomat (D)
• Zoho Invoice (D)
• billFLO
• ClearBooks
• Freshbooks
• Saasu.com

Customer Relationship Management


• Highrise CRM
• Zoho CRM (D)
• BatchBook
• Tactile CRM
• Blue Kiwi

Knowledge Management, Ideensammlung & Recherche


• Diigo
• WebNotes

Fragebogen & Formulare (Marktforschung, Kundenzufriedenheit,


Foren)
• surveygizmo
• Google Docs (Formulare) (D)
• Zoho Polls
• Wufoo
• surverymonkey
• Zoho Discussions (D)
• Get Satisfaction
• Formspring.me

Web-Konferenz-, Telefonie-, Kommunikations- und Teamworksoftware


• Skype (D)
• Zoho Meeting
• Zoho Chat
• TinyChat
• tokbox
• MightyMeeting
• Campfire
• hipchat
• Sync.in
• Google Wave

Webseiten-Erstellung
• Jimdo (D)
• Yola

Wiki-Erstellung
• Zoho Wiki (D)

Personalmanagement, Bewerbermanagement
• Zoho People
• Zoho Recruit

Grafik & Bildbearbeitung


• Picnik (D)
• Aviary