KMU Digital

Neue Software in der "Wolke"

Praxis-Leitfaden, Anwendungsbeispiel & Anbieter-/Anwendungsliste

von Matthias Scheele www.kmu-digital.de Stand 03/2011

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Inhalt

I. Einleitung Digitale Entwicklungen Software in der Wolke Vorteile Mehr als nur ein einziges Thema Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter

II. Praxis-Leitfaden Softwareauswahl Drei einfache Schritte für die Einführung Erster Schritt: "Bienenstock" Zweiter Schritt: "Regeln" Dritter Schritt: "Signalstärke" (optional)

III. Anwendungsbeispiel "Krawatten-Marketing"

IV. Anwendungsliste

I. Einleitung Digitale Entwicklungen Noch vor gerade einmal 30 Jahren standen zumeist Schreibautomaten in den Büros deutscher Unternehmen, klein wie groß. Dann ging alles sehr schnell. Menschen, die damals dabei waren, berichten heute immer noch voller Begeisterung von der rasanten Entwicklung, die von der elektronischen Schreibmaschine direkt zu einem 286er IBM Computer mit MS DOS und Word Perfect führte, eine unschlagbare Kombination in dieser Zeit. Und durch diese Entwicklung änderte sich die Arbeitsweise radikal. Nicht mehr musste man stark darauf achten, alles richtig zu schreiben, man konnte nunmehr Dokumente abspeichern und somit später fortsetzen oder sie auf Diskette kopieren und anderen zur Verfügung stellen. Doch bei dieser scheinbar wichtigsten Revolution in der Arbeitswelt, der Etablierung des Personal-Computers, blieb es nicht. Schon ende der 80er Jahre wurde das Wort "Datenkommunikation" immer geläufiger, und einige Firmen nutzten bereits Modems und Dienste wie BTX, um mit der Außenwelt in Kontakt zu treten. Jedoch erst mit der Einführung des Internetbrowsers und preisgünstigen Zugängen (die Namen Netscape und AOL sind hier zu nennen) nahm die Erfolgsgeschichte ihren Lauf. Das Zeitalter der digitalen Kommunikation hatte nun wirklich begonnen. Heute sind über 1,6 Mrd Menschen weltweit im Internet, tauschen Informationen aus, kaufen ein oder planen den nächsten Urlaub. Dieser Trend kennt bisher keine andere Richtung als nach oben, und was die Geschichte dieses Medium angeht, so geht sie gerade erst einmal los: Das Internet wird unser Leben noch mehr als wir uns es bisher vorstellen können, verändern.

Software in der Wolke Mehrere Entwicklungen sind es, die das Internet zum zukünftigen und allumfassenden Leitmedium werden lassen. Da wäre einmal die technische Infrastruktur, die in den meisten Ländern in den letzten Jahren stark ausgebaut wurde (DSL-Leitungen; etc.), welche es ermöglicht, den Internet-Zugang immer mehr Menschen zu immer geringeren Kosten zu ermöglichen. Zum anderen hat die computertechnische Entwicklung des Internets solche Formen angenommen, dass es mittlerweile möglich ist, ganze Anwendungen und Programme online in einem Netzwerk wie z. B. dem Internet ausführen zu können. Dieses nennt man Cloud-Computing, da Rechenprozesse virtuell auf z. B. mehreren Servern und Rechnern , also quasi "in der Wolke" ablaufen. Alles, was ein Nutzer braucht um solche Programme auszuführen, ist lediglich ein Browser wie z. B. Firefox.

Google greift dieses Prinzip besonders konsequent auf, indem das Unternehmen im November 2009 ein hauseigenes Betriebssystem vorgestellt hat, das ausschließlich auf Anwendungen aus dem Internet setzt und als Basis lediglich den Chrome-Browser aufweist. Aber auch Unternehmen, die man sonst in diesem Bereich nicht vermuten würde, werden zu wichtigen Mitspielern. Das Internethandelsunternehmen Amazon mit seinen großen Serverfarmen, über das es Cloud-Speicher vermietet, sei hier zu nennen. Und dann gibt es eine Reihe von kleinen und ganz kleinen Unternehmen, die schon jetzt Speerspitze der CloudComputing-Revolution sind, und Software als Dienstleistung anbieten, z. B. Zoho oder 37signals. Vorteile Es sind mehrere Vorteile, die nun die Entwicklung der neuen Webanwendungen mit sich bringt. Vorteilhaft sind z. B. die ständige Präsenz bzw. automatische Absicherung und Aktualität der OnlineSoftware. Nie wieder muss befürchtet werden, dass Daten, z. B. durch Viren oder Computerabstürze verloren gehen, da sie ja nicht auf dem eigenen, sondern auf dem Rechner des Service-Anbieters liegen, welcher professionelle Server-Systeme einsetzt. Diese sind um ein weites sicherer als die Festplatten von normalen PCs, denn alle Daten werden mehrfach und besonders gesichert abgespeichert. Auch sind die OnlineProgramme immer aktuell, d. h. man braucht nie ein Update oder ähnliches installieren und nutzt so stets die neueste Software. Für ein Unternehmen besteht der klarste Vorteil in der Anwendung der neuen Software jedoch in der Steigerung der Produktivität durch den höheren Grad der Zusammenarbeit. Das Teilen von Information und das gleichzeitige Arbeiten an verschiedensten Projekten wird zum Kinderspiel. Zudem wird die Einbeziehung von diversen Interessengruppen (wie z. B. Kunden und Lieferanten) in den Kommunikationsprozess erleichtert, indem es man z. B. kunden- und lieferantenrelevante Informationen via Social-Networking-Software teilt. Hinzu kommt, dass durch die Online-Verfügbarkeit der neuen

Anwendungen ein Zugriff von jedem Ort erfolgen kann, an dem ein internetfähiges Gerät parat steht. Dieses ermöglicht einen noch ungeahnten Zuwachs an Mobilität und Flexibilität. Als wichtigste Gerätegruppen, die mit die Zukunft des mobilen Internets bestimmen werden, seien hier das iPhone und das iPad der Firma Apple, sowie sämtliche Geräte, die mit dem Google Mobil- Betriebssystem Android laufen, genannt. Insgesamt lässt sich also festhalten, dass der Aufwand für IT-Nutzung und IT-Instandhaltung in Zukunft abnehmen wird. Dieses hat zur Folge, dass man Ressourcen ausgerichtet auf ITManagement (z. B. eigene IT-Abteilung, externe IT-Dienstleister, Einsatz von Sicherheit- und Backup-Software) für andere Zwecke verwenden kann. Durch das Teilen von Information und das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten wird auch die Kommunikations-Komplexität eines Unternehmens verringert, denn es wird z. B. nicht mehr nötig sein, zig Emails hin- und herzusenden, weiterzuleiten oder mitzulesen, da alle Beteiligten mit einem Klick auf dem gleichen Stand sein werden.

Mehr als nur ein einziges Thema Viele Begriffe werden im Zusammenhang mit dieser neuen Entwicklung genannt: Enterprise 2.0, Software as a Service (SaaS), Social Organization, Wissensmanagement 2.0 und natürlich Cloud-Computing. Welchen Begriff man auch in den Vordergrund stellt, Fakt ist, dass es in Zukunft mehr und mehr zu einer Verschmelzung von Kommunikationsprozessen eines Unternehmens kommen wird. Auch werden sich Organisationen durch die zunehmende Integration der digitalen Kommunikation automatisch mehr öffnen, da die digitale Zusammenarbeit mit sämtlichen Geschäftspartnern und anderen Beteiligten vernetzt, für alle sichtbar und somit auch transparent stattfinden wird. Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter Der Fokus dieses Textes liegt auf den kleinen und mittleren Unternehmen (inkl. der Selbständigen oder "Ein-Personen-Unternehmen"). Sie können, anders als die großen, schneller und motivierter Neues annehmen und umsetzen, da Entscheidungen unkomplizierter getroffen werden können. Mit den neuen Technologien ist es zudem aus dem Stand heraus möglich, eine IT-Infrastruktur einzuführen, die man sonst nur in großen Konzernen findet. "Waffengleichheit" zwischen Großen und Kleinen ist damit hergestellt. Auch ist gerade für kleine Unternehmen das Prinzip des Cloud-Computings optimal, ermöglicht es doch der ITInfrastruktur, fleixibel mit dem Unternehmen mitzuwachsen. D. h., wenn ein Unternehmen an IT-Infrastruktur, z. B. in Wachstumszeiten, mehr benötigt, kann es leicht und kostengünstig z. B. Speicherplatz hinzumieten und in schlechteren Zeiten diese Kosten wieder einsparen. Der folgende Praxis-Leitfaden, das Anwendungsbeispiel und die anschließende Liste von Programmen und Anbietern soll helfen, die ersten und besser informierten Schritte in Richtung der Nutzung der neuen digitalen Möglichkeiten zu machen.

II. Praxis-Leitfaden Software-Auswahl Um die richtigen Anwendungen und Dienstleistungen für den professionellen Einsatz im Unternehmen zu finden, sollte man viele ausprobieren. Ein Vorteil der neuen Software ist nämlich auch, dass man sich nicht mehr langfristig auf einen Anbieter festlegen muss, obwohl z. B. Google es natürlich gerne hätte, dass man nur die hauseigenen Anwendungen (siehe Google Apps) zumindest als Rahmen nutzt. Auch ist es möglich, neu hinzukommende Anwendungen leicht in das bestehende Web-Software-Portfolio zu integrieren, da immer mehr Webanwendungen z. B. ein anwendungsübergreifendes Log-In-System anbieten. Ebenso leicht ist es, eine Anwendung wieder zu entfernen und die bestehenden Daten für eine andere oder neue Anwendung mitzunehmen. Die Hauptauswahl-Kriterien sollten deshalb sein, dass man sich mit einer Anwendung "wohl fühlt", dass man durch Tests einen Nutzen in einem Geschäftsbereich erkennt und dass man dem Anbieter vertraut, auch weil man ihm ja, zumindest zeitweise, seine Daten überlässt. Drei einfache Schritte für die Einführung Natürlich kann jede Anwendung isoliert getestet und auch eingesetzt werden. Der klarste Vorteil der meisten neuen Webanwendungen besteht aber, wie schon gesagt, in der Steigerung der Produktivität durch das leichte Teilen von Information und den einfachen Einbezug von zusätzlichen Mit-Bearbeitern. Deshalb sollte gleich damit begonnen werden, die neuen Anwendungen so einzusetzen, wie sie auch in Zukunft eingesetzt werden, nämlich komplett integriert und vernetzt. Genau für dieses Vorhaben lassen sich drei einfache Schritte durchführen und auf sämtliche Einführungen neuer Online-Software und digitaler Aktivitäten (mit Teilungskomponente oder ohne) in Unternehmen

anwenden. Diese drei Schritte garantieren einen flexiblen Auf- und Ausbau einer neuen IT-Infrastruktur und könnten damit die Basis für die Entstehung einer neuen digitalen Unternehmenskultur bilden. Sie eignen sich auch für die Öffnung einer Organisation und den Einbezug externer Parteien, wie z. B. Kunden oder Geschäftspartner, und sind somit auch nützlich für "Ein-Personen-Unternehmen", die auf diese Kommunikation angewiesen sind.

Im ersten Schritt sollte ein "Bienenstock" gefunden werden, also ein zentraler Treffpunkt, von der alle digitale Aktivität eines Unternehmens ausgeht. Hier sollten sich alle teilnehmenden Mitglieder treffen, austauschen und Start- und Endpunkte diverser Aktivitäten festhalten. Für den Einsatz als Zentrale eignen sich Anwendungen für Projektmanagement, Teamkommunikation oder Dateiverwaltung, wie z. B. folgende Anwendungen (siehe auch Anbieterverzeichnis): • • • • • Box.net Zoho Projects Basecamp, Backback (beide von 37signals) blueKiwi Socialwok

Im zweiten Schritt sollten Regeln für das "digitale Miteinander" aufgestellt werden. Sämtliche Teilnehmer sollten beispielsweise ermutigt werden, ihre eigenen, bevorzugten Anwendungen und Anbieter auszusuchen. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, könnten einige Regeln z. B. wie folgt lauten: • Derjenige, der ein Projekt oder eine digitale Team-Aktivität startet oder dafür die Verantwortung trägt, kann die Anwendung dafür bestimmen, vorausgesetzt diese Anwendung erlaubt das leichte Hinzufügen von Mit-Bearbeitern und Teilen von Information. • Es sollte stets der Hinweis auf und die Verlinkung zu einer digitalen Aktivität oder zu einem Projekt für alle oder für bestimmte Teilnehmer an einem immer gleichen Ort veröffentlicht werden • Teilnehmer sollten ermuntert werden, Statusmitteilungen zu veröffentlichen

Im dritten Schritt sollte die "Signalstärke" der digitalen Prozesse überprüft bzw. es sollte durch einfache Messung der digitalen Aktivitäten eine Erfolgskontrolle durchgeführt werden. Hier kann z. B. der "Kommunikationsfluss" im Zusammenhang mit einem Online-Projekt untersucht werden. Messkriterien könnten beispielsweise sein: • Anzahl der Statusmeldungen für ein Projekt • Lebendigkeit der Diskussion im Zusammenhang mit einem Projekt (z. B. Anzahl der Kommentare) • Funktionalitäts- und Effektivitätsbewertung durch die Teilnehmer (Online-Fragebogen)

III. Anwendungsbeispiel: "Krawatten-Marketing" In der Praxis könnte die Durchführung der drei Schritte beispielsweise wie folgt aussehen: In dem kleinen Unternehmen CoolTie GmbH, welches hochwertige und individuell-designte Krawatten herstellt und online vertreibt , soll eine Marketing- und Kommunikations-Strategie ausgearbeitet werden. Günther, der Chef, hat 6 Mitarbeiter für das Projekt ausgewählt. Hermann und Renate sollen ein Suchmaschinenmarketing-Konzept ausarbeiten, Peter und Maria eine digitales PR-Konzept und Helmut und Anna sollen sich um die Analyse der Webseite und die Beobachtung der Online-Reputation des Unternehmens kümmern. Außerdem hat Helmut die Gesamt-Projektleitung. Als "digitale Zentrale" wird Socialwok gewählt (siehe Bild).

Peter und Maria gehen gleich in medias res. Helmut hat bereits einen Projektfeed für das PR-Konzept in Socialwok eingerichtet (siehe Bild).

Da Peter gerne mit Google Docs (deutscher Name: Google text & tabellen) arbeitet, startet er eine Liste für Online-PR-Portale mithilfe der GoogleTabellenkalkulation (siehe Bild).

Auch Maria will mit Google Docs arbeiten und mit der Textverarbeitung eine erste Vorlage für neue Pressemitteilungen erstellen, die den heutigen

Social-Media-Grundsätzen entspricht. Beide veröffentlichen die Links zu den Google Dokumenten im Newsstream (siehe Bild).

Dann gewähren beide allen Projektteilnehmern Lesezugriff auf die Dokumente, damit z. B. Helmut sich jederzeit einen Überblick verschaffen kann. Hermann und Renate mögen beide die Zoho-Suite und einigen sich auf das Tool Sheet. Ihr Ziel ist es, eine Suchwortkampagne für Google Adwords zu erstellen. Doch zunächst wollen sie erst einmal "Brainstormen", und da Renate zurzeit vom Home-Office aus arbeitet, nutzen sie Sync.in (siehe Bild) und Skype für die EchtzeitZusammenarbeit und Kommunikation. Nach Erstellung eines Aufgabenfeeds "Suchmaschinenmarketing" in Socialwok, veröffentlichen auch sie die Links zu den Dokumenten und geben Statusupdates. Ferner gewähren die beiden auch Lesezugriff auf alle Dokumente.

Da Helmut die Gesamtprojektverantwortung inne hat, überlasst er erst einmal Anna die Recherche nach geeigneten Web-Analyse und Social Media Beobachtungs-Tools. Sie nutzt Diigo (siehe Bild) für die Recherche und macht ihre Entdeckungen für alle zugänglich. Auch sie veröffentlicht die Links zu ihren Dokumenten in SocialWok, und Helmut richtet für das Thema Web-Analyse und Online Reputation einen Aufgaben-Feed ein.

Nachdem die drei Zweierteams ihre Aufgaben beendet haben, lädt Helmut alle zu der Bearbeitung einer Zoho Show-Präsentation (siehe Bild) ein, in die jede Gruppe eine Zusammenfassung ihrer Ergebnisse einbringen soll. Die Präsentation möchte Helmut mit allen anderen Teammitgliedern Günther vortragen.

Abschließend schaut Günther sich das gesamte Projekt in Socialwok unter den Aspekten des Kommunikationsverkehrs an (Statusupdates, Verlinkungen, Kommentare, Änderungen, etc. - siehe Bild)

Zusätzlich erstellt er via Google Docs Formulare einen Fragebogen, mit dem er alle Teilnehmer nach den Erfahrungen in puncto Funktionalität und Effektivität der Kommunikationsvorgänge und des digitalen Ablaufs des Projekts befragt (siehe Bild).

IV. Anwendungsliste Die Liste soll einen ersten Überblick über die große Auswahl verfügbarer Cloud-Software geben. Die meisten Anbieter veröffentlichen ihre Software in englisch, die mit "(D)" gekennzeichneten Anwendungen sind in auch deutsch verfügbar. Alle Anbieter, die hier aufgelistet sind, haben entweder eine kostenlose Variante im Angebot oder bieten einen langen, kostenlosen Testlauf ihres Produktes an, so dass man alles in Ruhe ausprobieren kann. Browser • Firefox (D) • Google Chrome (D) • Safari (D) • Opera (D) Email • Google Mail (D) • Zoho Mail (D) • Yahoo Mail (D) Online Office • Google Texte & Tabellen (D) • Zoho Writer (D) • Zoho Sheet (D) • Zoho Show (D) • 280 Slides Datei-Sharing, Intranet, Digitale Zentrale • Box.net • Backpack • Zoho Docs (D) • Socialwok

Projektmanagement, Digitale Zentrale • Zoho Projects (D) • Basecamp Rechnungsmanagement, Auftragsmanagement • Billomat (D) • Zoho Invoice (D) • billFLO • ClearBooks • Freshbooks • Saasu.com Buchführung, Zeiterfassung &

Customer Relationship Management • Highrise CRM • Zoho CRM (D) • BatchBook • Tactile CRM • Blue Kiwi Knowledge Management, Ideensammlung & Recherche • Diigo • WebNotes Fragebogen & Formulare (Marktforschung, Kundenzufriedenheit, Foren) • surveygizmo • Google Docs (Formulare) (D) • Zoho Polls • Wufoo • surverymonkey • Zoho Discussions (D) • Get Satisfaction

• Formspring.me Web-Konferenz-, Telefonie-, Kommunikations- und Teamworksoftware • Skype (D) • Zoho Meeting • Zoho Chat • TinyChat • tokbox • MightyMeeting • Campfire • hipchat • Sync.in • Google Wave Webseiten-Erstellung • Jimdo (D) • Yola Wiki-Erstellung • Zoho Wiki (D) Personalmanagement, Bewerbermanagement • Zoho People • Zoho Recruit Grafik & Bildbearbeitung • Picnik (D) • Aviary

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