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O cenrio da Gesto de projetos

Existe um longo caminho entre ter uma ideia e torn-la uma realidade. Este
caminho comumente tratado como projeto. Seja um plano de mercado ou a
simples idealizao de um mvel, o projeto tem um percurso definido e quanto maior
for sua fidelidade aos passos a serem dados e a ordem que tudo deve acontecer,
maior sua chance de se concluir com sucesso.
A gesto de projetos tem por objetivo ordenar estes passos a serem dados a
fim de tornar o processo de concretizao da ideia o mais simples possvel. Para
demonstrar como seria a gesto de projetos, seguiremos cinco passos que
resumiro o processo do incio ao fim e depois colocaremos o projeto sob a viso de
nove reas de conhecimento. Seguindo todo este procedimento, o projeto tende a
evoluir e se concluir com firmeza e confiabilidade.
Estes

passos

so:

iniciao,

planejamento,

execuo,

controle

encerramento. As reas de conhecimento so: tempo, custo, qualidade, recursos

humanos, comunicaes, riscos, aquisies, integrao e escopo.
O primeiro passo, a fase de iniciao, a fase que de fato se inicia o projeto.
Uma ideia surge e a necessidade desta se tornar real d vida ao projeto. a parte
que se decide se vivel criar um esforo para elaborar um plano de projeto e iniciar
um trabalho em funo de execut-lo.
O segundo passo, a fase de planejamento, a fase que se agrupam
pessoas que influiro no projeto, criam-se estratgias de como abordar a execuo
do projeto, criao de cronogramas a serem cumpridos, determinao de custo de
realizao, tempo a ser despendido na realizao, mo de obra, matria prima e
tudo que seja necessrio para organizar, entender e planejar como ser a execuo
deste projeto.
O terceiro passo, a fase de execuo, a fase que o planejamento posto
em prtica. Testes, construes, elaboraes e desenvolvimento de tudo que foi
planejado se tornam reais. Nesta fase possvel enxergar erros de planejamento,
descuidos e falhas de elaborao. O projeto testado, obrigando o executor a
retornar ao passo anterior para replanejar tudo aquilo que no deu certo. At que o
projeto se demonstre slido e d respostas positivas, as fases de planejamento e
execuo entram em um circuito fechado.

O quarto passo, a fase de controle, na verdade ocorre paralelamente fase

de planejamento e a fase de execuo. Sua funo analisar, acompanhar e
controlar o que est sendo realizado, onde esto os erros, quais medidas corretivas
devem ser acionadas, quais medidas preventivas devem ser adotadas, conferencia
de cumprimento de cronogramas, anlise de possveis desvios ideolgicos no
decorrer da execuo do projeto e qualquer outro controle que deva ser feito durante
o processo. O controle ser o responsvel pelo bom andamento do projeto e que o
mesmo se cumpra com sucesso, sem desvios e no tempo necessrio.
O quinto e ltimo passo a fase de encerramento, que comea quando o
resultado obtido na execuo se demonstra suficiente e concreto ao que se
idealizou. a fase em que se avalia todo o processo como um todo, se submete o
projeto a auditorias para testar seu sucesso, se encerram os livros e documentos do
projeto e todos os erros e desvios ocorridos so debatidos para que outras falhas
similares no voltem a ocorrer. Esta a fase ideal para o inicio da gesto de risco do
projeto, que o tornar menos suscetvel a problemas e imprevistos.
Esta ento a linha bsica do desenvolvimento de um projeto qualquer. So
os passos que devem ser tomados para que a ideia saia da imaginao para a
realizao. Durante estes passos, podemos listar nove reas que devem ser
estudadas durante a realizao do projeto para que esteja devidamente adequado,
protegido e organizado.
A gerncia do escopo a definio do que se espera ao final do projeto,
qual ser seu formato e suas variaes. Um escopo bem montado, firme e claro
fundamental para que a ideia seja bem entendida e bem realizada.
A gerncia de tempo necessria para que os prazos sejam alcanados e o
cronograma se cumpra sem pressa. Tambm ser responsvel pela reorganizao
eventual do cronograma inicialmente construdo. O cumprimento de prazos o
responsvel pela seriedade imprimida no projeto, sendo a gerncia de tempo
importante para a imagem do projeto se manter firme.
A gerncia de custos definir o oramento e controlar os gastos. Cada
mudana no projeto deve ter seu custo analisado e um mau planejamento
oramentrio pode ser fatal para a concluso de um projeto.
A gerncia de qualidade responsvel por garantir a satisfao dos
interessados na concluso do projeto e na manuteno da melhoria contnua e
devida. Geralmente a qualidade compete com outras duas reas, a gerncia de

custos e a gerncia de tempo. Deve-se encontrar um balano entre as trs reas,

sem deixar que nenhuma se sobreponha a outra.
A gerncia de recursos humanos responsvel pela formao da equipe a
executar o projeto. Treinamentos e capacitaes necessrios so acionados para
que todos estejam aptos a realizar suas funes. Terceirizaes geralmente so a
resposta para a conduo de certos setores e a listagem de possveis suportes
agiliza a resoluo de certos entraves.
A gerncia da comunicao criar uma srie de conexes entre os
interessados para que nenhuma informao errada se propague ou atinja o projeto.
Devem ser identificadas quais informaes devem ser repassadas a quem, quem
deve ser ouvido, em qual momento, sobre qual assunto. Devem se estabelecer
meios de comunicao padro e listagem de contatos. Reunies peridicas so
fundamentais para que o projeto no se perca ou saia de sua rota inicial, alm de
ajudarem na considerao de mudanas possveis. Um plano de comunicao mal
formado pode desencaminhar um projeto to fortemente que este pode vir a ser
cancelado, portanto deve ser feito com muito cuidado.
A gerncia de riscos levar em considerao todas as possveis falhas que o
projeto pode apresentar no decorrer de sua execuo. Prever um erro garante a
confiana necessria para resolv-lo com preciso e tranquilidade. O plano de
gesto de risco deve ser muito bem construdo para que o projeto viva sem um
calcanhar de Aquiles. Testar as possveis falhas a melhor forma de encontrar os
pontos fracos e aprimor-los, gerando maior qualidade.
A gerncia de aquisies controla os contratos e suas mudanas, aquisies
necessrias para a execuo do projeto como matria prima. A base da qualidade
alcanada no fim do projeto diretamente relacionada ao nvel de qualidade das
aquisies feitas no incio.
A gerncia de integrao responsvel pela coeso entre todos os setores
ligados ao projeto. Um grupo coeso significa melhor comunicao e menor tempo de
ao em tudo que diz respeito a falhas e desvios.
Seguindo estes passos e tomando conta de todas as gerncias
apresentadas, possvel gerenciar um projeto do incio ao fim se assegurando do
bom resultado e com tranquilidade quando ocorrerem os desvios j que um bom
projeto s bem feito com bastante planejamento e constante monitoramento.