Sie sind auf Seite 1von 50

Einfhrungshandbuch

E C H T L I C H E

I N W E I S E

2011 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Verffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von Nuance Communications,
Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA., in irgendeiner Form
oder durch irgendwelche Mittel, sei es mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch,
chemisch, manuell oder auf sonstige Weise, bertragen, kopiert, transkribiert, reproduziert,
abrufbar gespeichert oder in irgendeine Sprache oder Computersprache bersetzt werden.
Gedruckt in den Vereinigten Staaten von Amerika und in Irland. Die in diesem Handbuch
beschriebene Software wird unter Lizenz zur Verfgung gestellt. Sie darf nur in bereinstimmung mit den Bedingungen dieser Lizenz verwendet bzw. kopiert werden.
W I CH T IG ER H I N W E I S
Nuance Communications, Inc. stellt diese Verffentlichung im Ist-Zustand zur Verfgung,
ohne Haftung oder Gewhrleistung jedweder Art, sei es ausdrcklich oder konkludent.
Dies umfasst, ist jedoch nicht begrenzt auf die konkludente Gewhrleistung der Nutzbarkeit oder Eignung fr bestimmte Zwecke. In einigen Staaten oder Rechtsgebieten ist der
Ausschluss von ausdrcklichen oder konkludenten Gewhrleistungen bei bestimmten
Transaktionen nicht zulssig; deshalb trifft diese Bestimmung auf Sie mglicherweise
nicht zu. Nuance behlt sich das Recht vor, diese Verffentlichung zu berarbeiten und
von Zeit zu Zeit ihren Inhalt zu ndern, ohne dass Nuance dazu verpflichtet ist, auf eine
solche berarbeitung bzw. nderung hinzuweisen.
M AR K EN U N D M I T W I R K E ND E
Nuance, das Nuance-Logo, All-in-One Search, OmniPage, PaperPort, Produktivitt
ohne Grenzen, ScanSoft und SET sind Marken oder eingetragene Marken von Nuance
Communications, Inc. oder seinen Konzerngesellschaften in den USA und/oder anderen
Lndern. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint und Windows sind eingetragene
Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Lndern.
Intel und Pentium sind Marken oder eingetragene Marken der Intel Corporation oder ihren
Konzerngesellschaften in den USA und anderen Lndern. Adobe, Acrobat und Photoshop
sind eingetragene Marken oder Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/
oder anderen Lndern. Google ist eine Marke von Google, Inc. WordPerfect ist eine Marke
oder eingetragene Marke der Corel Corporation und/oder ihren Konzerngesellschaften in
Kanada, den USA und/oder anderen Lndern. Das Verity-Logo ist eine Marke oder eingetragene Marke von Verity, Inc. in den USA und/oder anderen Lndern. Alle anderen hier
erwhnten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.
Outside In Viewer Technology Copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle Rechte
vorbehalten. Teile der Wortberprfung, Rechtschreibprfung und Silbentrennung dieses
Produktes basieren zum Teil auf Proximity Linguistic Technology von Franklin Electronic
Publishers, Inc. Siehe hierzu das Hilfethema mit rechtlichen Hinweisen. Alle Rechte
vorbehalten. Dieses Produkt wurde mit Hilfe der Software Kakadu entwickelt und basiert
zum Teil auf der Arbeit der Independent JPEG Group. Diese Software basiert zum Teil auf
der Zlib Compression Library und der Arbeit von Colosseum Builders, Inc.
Nuance Communications, Inc.
1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA
Nuance Communications International BVBA
Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgien
PaperPort 12 SE Einfhrungshandbuch, 2011

I N H A L T

Willkommen bei PaperPort

PaperPort installieren
Registrierung
Einfhrung in PaperPort
Technische Untersttzung
Was ist neu in PaperPort 12?

6
7
7
8
9

Erste Schritte in PaperPort


Der PaperPort-Desktop
Die Multifunktionsleiste in PaperPort
PaperPort-Objekte
Der Ordnerbereich
PaperPort-Miniaturansichten
PaperPort-Seitenminiaturen
Das Bildansichtsfenster
Anpassbare Symbolleiste fr den Schnellzugriff
PDF Viewer Plus

Objekte erfassen

12
12
13
13
15
15
17
18
20
20

21

Auf den PaperPort-Desktop scannen


Den Scanner fr PaperPort einrichten
Scanprofile verwenden
Drucken auf PaperPort
PaperPort-Ordner hinzufgen
Bilder von einer Kamera importieren

Bilder verbessern

22
23
23
24
24
25

26

Qualitt von Bildern manuell verbessern


Mehrere Bilder gleichzeitig bearbeiten

31
31

Seiten mit Anmerkungen versehen

32

Anmerkungswerkzeuge

33

PaperPort Einfhrungshandbuch

iii

Objektsicherheit

34

Objekte verwalten

35

Objekten Suchkriterien hinzufgen

36

Objekte suchen

36

Dateien austauschen

39

Objekte an ein anderes Programm senden

40

OmniPage mit PaperPort verwenden


Die Sendeleiste anpassen
Sendeoptionen einstellen

Objekte konvertieren
Objekte in Bildformate konvertieren
Dokumente zusammenstellen
Bilder in Text konvertieren

41
42
42

43
43
44
44

Formulare ausfllen

45

Untersttzung fr PDF-Dateien

45

PDF-Dokumente erstellen

48

PaperPort deinstallieren

50

iv

Inhalt

Willkommen bei PaperPort


Willkommen im Nuance PaperPort-Einfhrungshandbuch. Es wird als PDFDatei verffentlicht und eignet sich fr die Anzeige in Screen-Readern. Wenn
Sie es ausdrucken, empfehlen wir doppelseitiges Drucken mit zwei Seiten pro
Blatt.
PaperPort bietet eine einfache Methode, Papierdokumente in digitaler Form zu
verwalten. Die digitalen Dokumente kann jeder im Bro schnell finden und
verwenden. Mit Untersttzung von Scannern, Multifunktionsgerten oder im
Netzwerk zusammengeschlossenen digitalen Kopierern konvertiert PaperPort
Papierdokumente in digitale Dokumente. Die konvertierten Dokumente knnen
mit anderen elektronischen Dokumenten in einem komfortablen, einfach zu
verwendenden Dateisystem verwaltet werden.
Mithilfe der deutlichen Miniaturansichten von PaperPort knnen Sie gescannte
Dokumente einschlielich Word-Dateien, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien
und digitaler Fotos visuell verwalten, wieder abrufen und weiterverwenden. Mit
den SET-Werkzeugen (Scanner Enhancement Technology) von PaperPort
knnen Sie gescannte Dokumente bearbeiten und korrigieren. Mit den Anmerkungswerkzeugen knnen Sie gescannte Bilder mit Notizen und Hervorhebungen versehen.

Begleitprogramme
PaperPort 12 SE (Special Edition) enthlt einen PaperPort-Bilddrucker, einen
Scanner-Setup-Assistenten, die Anwendung ImageViewer (zum Anzeigen und
Bearbeiten von Seitenbildern in einem Fenster auerhalb von PaperPort) sowie
PDF Viewer Plus (zum Anzeigen von und Arbeiten mit PDF-Dateien).

PaperPort Einfhrungshandbuch

PaperPort installieren
Sie knnen PaperPort von einer CD oder ber das Web installieren. Das
Installationsprogramm bietet einfache, schrittweise Anleitungen. Befolgen Sie
zur Installation der Software die Anleitungen auf den Bildschirmanzeigen. Zur
Installation und Deinstallation bentigen Sie Administratorrechte.
Die Installation von PaperPort umfasst die drei folgenden Komponenten, die in
einem Schritt installiert werden:

die PaperPort-Anwendung (enthlt ImageViewer und den ScannerAssistenten)

PDF Viewer Plus


den PaperPort-Bilddrucker

PDF Viewer Plus wird nicht installiert, wenn das Nuance-Produkt PDF
Converter Professional (Version 5.3 oder hher) bereits auf dem Computer
vorhanden ist, da dieses alle Merkmale von PDF Viewer Plus abdeckt und
darber hinaus noch weitere Funktionen bietet.
Klicken Sie auf die Programmdatei Autorun, whlen Sie die gewnschte Installationssprache und besttigen oder ndern Sie den Speicherpfad fr die Anwendung. Wenn Sie PDF Viewer Plus installieren, knnen Sie folgende Option
aktivieren:
Nuance PDF als Standardanzeigeprogramm fr Windows und Internet
Explorer festlegen
Damit wird PDF Viewer Plus Ihr Standardprogramm zum Anzeigen von PDFDateien. PDF-Dateien auf dem PaperPort-Desktop werden standardmig in
einem Nuance PDF-Produkt geffnet. Wenn Sie diese Option whlen, werden
PDF-Dateien, auf die Sie auf Ihrem Computer doppelklicken, in PDF Viewer
Plus geffnet.
Das Installationsprogramm wird gestartet. Sie haben die Wahl zwischen der
vollstndigen und der angepassten Installation. Die angepasste Installation
sollten Sie nur whlen, wenn Sie bei der Installation zustzlich zu den
PaperPort-Ordnern auch eigene Ordner hinzufgen mchten. Sie knnen aber
auch spter noch jederzeit Ordner hinzufgen (siehe Seite 24).

PaperPort Einfhrungshandbuch

Registrierung
Durch die Registrierung Ihres Produkts erhalten Sie alle Vorteile der Produktuntersttzung von Nuance. Bei Produktaktualisierungen werden Sie sofort informiert.
Nach der Installation von PaperPort werden Sie aufgefordert, die Software
online zu registrieren. Die registrierten Angaben knnen Sie jederzeit auf der
Website von Nuance unter http://www.nuance.de ndern.

Einfhrung in PaperPort
Dieses Handbuch bietet eine Einfhrung in PaperPort. Hier erfahren Sie, wie
Ihnen PaperPort bei der Verwaltung Ihrer Dokumente hilft. Weitere Informationen ber die Verwendung von PaperPort finden Sie in der Hilfe, in den Kurzanleitungen, in den Versionshinweisen und auf der Website von Nuance. Sie sind
ber die Hilfe-Funktionsleiste verfgbar.

Dieses Handbuch verwenden


In diesem Handbuch wird vorausgesetzt, dass Sie mit Microsoft Windows
vertraut sind. Nhere Informationen ber die Verwendung von Dialogfeldern,
Menbefehlen, Bildlaufleisten, das Ziehen und Ablegen mit der Maus, Kontextmens usw. finden Sie in der Dokumentation zu Windows.

Die Hilfe verwenden


Die Hilfe von PaperPort enthlt umfassende Informationen ber Funktionen, Einstellungen und Vorgehensweisen. Sie wird ber die HilfeFunktionsleiste von PaperPort aufgerufen.
ber die Hilfe-Funktionsleiste knnen Sie auerdem auf technische Untersttzung einschlielich technischer Hinweise, Softwareaktualisierungen, Produktinformationen, Supportfragen und mehr zugreifen.
PDF Viewer Plus, und auch PDF Converter Professional, haben ihre eigenen
Hilfesysteme, in denen auch die PDF-Erstellung beschrieben wird.

PaperPort Einfhrungshandbuch

Die Versionshinweise verwenden


Die Versionshinweise von PaperPort enthalten wichtige Informationen ber die
vorliegende Programmversion. Die Versionshinweise knnen von der Installations-CD, aus der Hilfe-Funktionsleiste von PaperPort und als Beispieldokument
vom PaperPort-Desktop geffnet werden.

Technische Untersttzung
Nuance bietet fr die verschiedenen Ansprche sowohl kostenlose als auch
kostenpflichtige Supportoptionen. Die Supportleistungen von Nuance beinhalten
persnliche Telefonberatung wie auch technische Untersttzung per E-Mail.
Auerdem haben Sie rund um die Uhr Zugang zu unserer Knowledge-Base.
Auf unserer Website http://www.nuance.de erhalten Sie Informationen ber
Ihre persnliche Supportoption, Anlaufstellen fr technische Fragen in Ihrer
Nhe und Produktupdates. Lesen Sie bitte die Benutzerdokumentation und die
Versionshinweise, bevor Sie sich an Nuance wenden.

Mindestsystemanforderungen
IntelPentium-Prozessor oder hher
Microsoft Windows XP 32-Bit mit SP3 oder hher, Windows Vista 32-Bit und
64-Bit mit SP2 oder hher, Windows 7 (32- und 64-Bit-Versionen)
Microsoft Internet Explorer 6.0 oder hher
512 MB Arbeitsspeicher (RAM), 1 GB empfohlen
300 MB freier Festplattenspeicher fr Anwendungsdateien, 20 MB temporrer
Festplattenspeicher whrend Installation
SVGA Monitor mit 256 Farben, empfohlen werden 16-Bit-Farbe (bezeichnet
als Medium Color unter XP und Vista), und eine Auflsung von mindestens
800 x 600 Pixel
Windows-kompatibles Zeigegert
CD-ROM-Laufwerk fr die Installation oder geeignete Internetverbindung zum
Download
Internetverbindung (IE 6 oder hher) fr Aktualisierungen,

PaperPort Einfhrungshandbuch

Leistung und Geschwindigkeit knnen gesteigert werden, wenn Ihr Computer


die Mindestanforderungen an Prozessor, Speicherkapazitt und verfgbaren
Speicherplatz bersteigt. Dies gilt vor allem fr die Arbeit mit sehr umfangreichen Farbbild- und PDF-Dateien.

Was ist neu in PaperPort 12?


PaperPort 12 SE bietet eine Reihe wertvoller neuer Funktionen, die Ihnen bei der
Verwaltung Ihrer Dokumente helfen.

Verbesserte PDF-Leistung
PDF-Dateien lassen sich noch schneller ffnen und anzeigen. Dafr sorgt PDF
Viewer Plus, eine neu entwickelte PDF-Anwendung von Nuance, die vollstndig
mit Adobe Acrobat kompatibel ist. PDF Viewer Plus ist aber nicht nur schneller
als das Universalprogramm ImageViewer, sondern ermglicht berdies eine
geringere Arbeitsspeicherbelastung und kleinere Dateigren. Das neue PDFAnzeigeprogramm optimiert die Auflsung fr jedes Element auf einer Seite.
Das Ergebnis sind eine deutlichere Anzeige und eine ideale Druckauflsung.
PDF Viewer Plus verfgt ber ein eigenes Hilfesystem.

Erweiterte Untersttzung von PDF-Dateien


PDF Viewer Plus bietet eine breite Palette an neuen PDF-Funktionen, wie
verbesserte Anmerkungen und dynamische oder transparente Stempel. Bilder in
PDF-Dokumenten, die mit PDF Viewer Plus verarbeitet werden, knnen zur
Bearbeitung mit den SET-Werkzeugen an den ImageViewer gesendet werden.
Das genderte Bild knnen Sie anschlieend wieder in der PDF-Datei speichern.
Formulare knnen Sie direkt am PC ausfllen, speichern und per E-Mail
versenden. Ausdruck und Postversand bleiben Ihnen somit erspart.
Durchsuchbare PDF-Dateien knnen Sie jetzt ber Scanprofile oder mit einem
Rechtsklick und dem Befehl Speichern unter oder Als PDF-Objekt duplizieren auf dem PaperPort-Desktop erstellen. Der Inhalt Ihrer gescannten Papierdokumente oder Bilddateien kann so durch Suchmaschinen wie die
Desktopsuche von Windows oder Google verwertet werden.

PaperPort Einfhrungshandbuch

Multifunktionsleisten-Oberflche
PaperPort 12 ist noch benutzerfreundlicher geworden: Alle Programmfunktionen werden in bersichtlichen Funktionsleisten mit Funktionsgruppen
prsentiert. Auerdem haben wir die Schaltflche Jetzt scannen hinzugefgt,
sodass Sie jederzeit mit einem Klick scannen knnen, ohne erst die Scannereinstellungen ffnen zu mssen. Eine flexibel anpassbare Symbolleiste fr den
Schnellzugriff wird ber der Multifunktionsleiste angezeigt. Dort knnen Sie die
Funktionen, die Sie am hufigsten verwenden, zentral zusammenfassen. Mit
Tastenkrzeln knnen Sie die Befehle ber die Tastatur auswhlen. Drcken Sie
die Alt-Taste, um die zugehrigen Tastenkombinationen anzuzeigen. Die Farben
fr den Hintergrund, die Arbeitsbereiche und die Funktionsleisten knnen Sie
individuell auswhlen.

Genauere OCR
Die Genauigkeit der OCR (optische Zeichenerkennung) wurde deutlich gesteigert. Die Folge: bessere Ergebnisse beim Durchsuchen des Inhalts von PDFDateiarchiven. Fr die OCR stehen jetzt Spracheinstellungen zur Verfgung, die
die Erkennungsgenauigkeit in allen untersttzten Sprachen nochmals steigern.

Eingabe von der Digitalkamera


Die Sendeleisten-Optionen fr Textanwendungen wurden aktualisiert und
umfassen jetzt auch eine PaperPort-OCR-Option fr die DigitalkameraKorrektur. Damit knnen Sie jetzt ein Dokument abfotografieren und es in ein
originalgetreues Textdokument umwandeln. Dabei kommen spezielle 3D-
Begradigungsalgorithmen zur Anwendung, die durch das Abflachen der Seitenbilder und eine Korrektur von Verzerrungen die Genauigkeit des konvertierten
Textdokuments erhhen.

PaperPort Einfhrungshandbuch

10

PaperPort ist noch zuverlssiger geworden


Manchmal knnen PDF-Dateien beschdigt werden und sind dann nicht mehr
zu gebrauchen. In diesem Fall kann PaperPort unter Umstnden auch keine
Desktop-Miniaturansicht der Datei erstellen und lsst sich mglicherweise
auch nicht mehr korrekt starten. Hier hilft das neue Dienstprogramm
CheckPPFolders.exe. Das Programm und eine kurze Hilfe dazu finden Sie im
PaperPort-Programmordner. Es findet und entfernt beschdigte Dateien, sodass
PaperPort wieder reibungslos funktioniert.

Untersttzung von SharePoint


PaperPort 12 ist mit den Dokumentenmanagementsystemen Microsoft SharePoint
Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 und SharePoint
Server 2007 kompatibel: Sie knnen Dateien von dort importieren, sie wie gewnscht
verarbeiten und anschlieend das Ergebnis ber die Sendeleiste wieder in SharePoint
speichern.

Die Special Editions (SE) von PaperPort werden von einzelnen Scannerherstellern und
anderen Wiederverkufern angeboten. Die in diesen Ausgaben verfgbaren Funktionen
sind anbieterabhngig.

PaperPort Einfhrungshandbuch

11

Erste Schritte in PaperPort


In diesem Abschnitt werden die einzelnen Komponenten von PaperPort
vorgestellt. In der Hilfe von PaperPort finden Sie ausfhrliche
Informationen zu diesen Themen.

Der PaperPort-Desktop
Beim ersten Starten von PaperPort wird der PaperPort-Desktop mit dem
Ordnerbereich angezeigt. Die Dokumente im ausgewhlten Ordner
werden als Miniaturansichten dargestellt und es stehen Werkzeuge zur
Ordnerverwaltung zur Verfgung. PaperPort bietet alle Werkzeuge, die zur
Verwaltung, zur Suche und zur Verwendung von Dokumenten und Bildern
erforderlich sind. ffnen Sie mit dem Befehl Optionen in der DesktopFunktionsleiste die Registerkarte Desktop, um die Farbeinstellungen fr
den Desktop und seine Elemente zu ndern.
Multifunktionsleisten mit Befehlsschaltflchen

Desktop
mit Objektminiaturen

Funktionsbereich
mit Ordnern
Zugriff auf
andere Seiten
in diesem
mehrseitigen
Objekt

Der Funktionsbereich kann beinhalten: Miniatur eines Miniatur eines Sendeleiste


Bildobjekts
Textobjekts
Ordner
Scaneinstellungen
Miniaturansichten
All-in-One Search
Eigenschaften

PaperPort Einfhrungshandbuch

12

Die Multifunktionsleiste in PaperPort


PaperPort 12 und ImageViewer
verwenden eine moderne
Registerkarten- und
Funktionsleistenoberflche mit
folgenden Hauptelementen:
1. PaperPort-Schaltflche
2. Symbolleiste fr den Schnellzugriff
(siehe Seite 20)
3. Registerkarte
4. Funktionsleiste des Registers
5. Befehlsgruppe innerhalb der
Funktionsleiste
6. Schaltflche in der Befehlsgruppe
7. Dropdown-Liste einer Schaltflche

PaperPort-Objekte
Die Dokumente und Fotos, die Sie in PaperPort speichern, werden als
Objekte bezeichnet. Es gibt zwei Objekttypen: Bildobjekte und
Textobjekte.

Bei Bildobjekten handelt es sich um gescannte Dokumente, Fotos,


Zeichnungen und andere digitale Objekte in Bildformaten wie PDF,
Durchsuchbares PDF, JPEG, TIFF oder PaperPort-Bild (.max). Sie
knnen gescannt, kopiert oder auf den PaperPort-Desktop
importiert werden.

Bei Textobjekten handelt es sich um Dokumente mit


bearbeitbarem Text wie Word (.doc)-, HTML- und Excel-Dateien,
die in Textverarbeitungsprogrammen oder anderen textbasierten
Anwendungen erstellt wurden. Regulre PDF-Dateien zhlen zu
den Textobjekten.

Erste Schritte in PaperPort

13

Wenn Sie auf ein Bildobjekt doppelklicken, wird es standardmig in der


Bildansicht geffnet, wo Ihnen zahlreiche Bildbearbeitungswerkzeuge zur
Verfgung stehen, z. B. die SET-Werkzeuge. Sollen PDF-Dateien in einer
anderen Anwendung geffnet werden, gehen Sie zu Optionen > Desktop.
Sie knnen ImageViewer auswhlen; es stehen dann die gleichen
Funktionen zur Verfgung wie in der Bildansicht, jedoch in einem
separaten Fenster, sodass Sie beim Bearbeiten eines Bildobjekts weiterhin
den PaperPort-Desktop anzeigen knnen. Diese Funktion eignet sich
besonders fr Systeme mit zwei Bildschirmen. Sie knnen auch festlegen,
dass das Bildobjekt in der mit dem jeweiligen Dateityp verknpften
Anwendung geffnet wird.
In PaperPort knnen Sie alle Varianten von PDF-Dateien verwenden:
PDF-Bilder, durchsuchbare PDF-Bilder und PDF-formatierte Text- und
Grafikdateien (PDF Normal). PDF-Dateien werden standardgem in PDF
Viewer Plus oder (falls verfgbar) in PDF Converter Professional geffnet.
Mit diesen Nuance-Programmen lassen sich PDF-Dateien optimal handhaben, mit Anmerkungen versehen und bearbeiten. Sollen PDF-Dateien in
einer anderen Anwendung geffnet werden, gehen Sie zu Optionen >
Desktop. Sie knnen PDF-Bilddateien oder durchsuchbare PDFs in
ImageViewer ffnen, um mit den SET-Werkzeugen die Qualitt der Bildobjekte in der PDF zu verbessern.
Sie knnen Objekte an andere Programme senden, ohne PaperPort zu
verlassen. Ziehen Sie das Objekt dazu einfach auf das Verknpfungssymbol in der Sendeleiste am unteren Rand des Desktops. PaperPort untersttzt eine Vielzahl von Programmen, z. B. Textverarbeitungs-,
Tabellenkalkulations-, Fax-, Internet-, E-Mail-, Online-Service-, OCR(Optische Zeichenerkennung) und Grafikprogramme.
Der Unterordner Beispiele im Ordner Eigene PaperPort-Dokumente
enthlt bereits einige Objekte, die einen Teil der Objekttypen veranschaulichen, die Sie auf dem Desktop verwenden knnen.
In PaperPort knnen Sie auch Nicht-PaperPort-Objekte auf Ihrem
Computer anzeigen. Kopieren oder verschieben Sie die Dokumentdatei
oder das Foto dazu einfach in einen PaperPort-Ordner.

PaperPort Einfhrungshandbuch

14

Der Ordnerbereich
Der Ordnerbereich stellt hnlich dem Windows
Explorer eine hierarchische Ansicht Ihrer PaperPortOrdner dar. Mit den Ordnerwerkzeugen knnen Sie
schnell auf die verfgbaren Funktionen zugreifen.
PaperPort installiert im Windows-Ordner Eigene
Dateien einen Ordner namens Eigene PaperPortDokumente. Auf Mehrbenutzersystemen wird dieser
Ordner fr jeden Benutzer gesondert erstellt.
Der Ordner Eigene PaperPort-Dokumente enthlt mehrere Unterordner,
z. B. Artikel, Visitenkarten, Fotos und Quittungen, die die unterschiedlichen Strukturierungsmglichkeiten fr Objekte veranschaulichen.
Der Ordner Beispiele enthlt Beispieldokumente und -fotos, die Sie bei
Ihren ersten Schritten in PaperPort untersttzen sollen.
Sie mssen Ihre eigenen PaperPort-Objekte nicht im Ordner Eigene
PaperPort-Dokumente speichern, sondern knnen dem Ordnerbereich
von PaperPort dafr auch andere lokale Ordner oder Netzwerkordner
hinzufgen. Der Ordner Eigene PaperPort-Dokumente kann auch
gelscht werden; es muss jedoch mindestens ein Ordner in der PaperPortStruktur verbleiben.
Um den Ordnerbereich ein- oder auszublenden, klicken Sie in der DesktopFunktionsleiste auf Ordner. Bei geteiltem Desktop kann fr jeden
Arbeitsbereich ein eigener Ordnerbereich angezeigt werden.

PaperPort-Miniaturansichten
PaperPort kennt zwei Arten von Miniaturansichten:
Objekt- und Seitenminiaturen. Jede Miniaturansicht ist
eine kleine grafische Darstellung Ihres Dokuments oder
Fotos. Seitenminiaturen zeigen Seiten von Bildobjekten
und PDF-Dateien im Seitenminiaturbereich. Sie sind
sowohl auf dem PaperPort-Desktop als auch im
ImageViewer verfgbar.

Erste Schritte in PaperPort

15

Eine Mglichkeit zum schnellen Auffinden bestimmter PaperPort-Objekte


ist das visuelle Durchsuchen von Objektminiaturen auf dem PaperPortDesktop. Miniaturansichten zeigen den Inhalt eines Dokuments, ohne dass
Sie das Dokument ffnen mssen. Mithilfe der Miniaturansichten knnen
Sie durch die Seiten eines Dokuments blttern, ohne es zu ffnen.
PaperPort zeigt groe, deutliche Miniaturansichten der folgenden
Dokumente und Fotos an:

Gescannte Seiten und Fotos

Fotos von einer Digitalkamera

Bilddateien in Formaten wie BMP, TIFF, JPEG, GIF und MAX

Dokumente aus Microsoft Word, PowerPoint, Excel,


WordPerfect und anderen gngigen Programmen

PDF-Dokumente

PDF-Bildobjekte

HTML-Dokumente
Jede Miniaturansicht enthlt ein Symbol, das das Programm darstellt, in
dem das Objekt erstellt wurde oder dem es zurzeit zugeordnet ist. Dadurch
ist es ganz einfach, alle unterschiedlichen Objektarten auf Ihrem Computer
schnell anzuzeigen und zu finden.
Wenn Sie auf eine Miniaturansicht klicken, werden die Bildattribute
angezeigt.
Das Symbol

gibt an, dass das Objekt schreibgeschtzt ist.

Das Symbol

gibt an, dass das Objekt Anmerkungen enthlt.

Mit
knnen Sie in mehrseitigen Bildobjekten durch die Seiten blttern,
ohne die Seitenminiaturen verwenden zu mssen.
Bevor Sie mit einem Objekt arbeiten knnen, mssen Sie dessen
Miniaturansicht auf dem PaperPort-Desktop auswhlen. Das Objekt wird
von einem roten Rahmen umgeben, der kennzeichnet, dass es ausgewhlt

PaperPort Einfhrungshandbuch

16

ist. Die Auswahl mehrerer Dateien ist mglich. Beim Arbeiten mit
Objektminiaturen knnen Sie:

Eine Miniaturansicht mit der Maus verschieben, um sie auf dem


PaperPort-Desktop neu anzuordnen.

Eine Miniaturansicht auf einen Ordner ziehen, um das Objekt in


diesen Ordner zu verschieben.

Eine Miniaturansicht auf einen geffneten Arbeitsbereich ziehen,


um das Objekt in diesen offenen Ordner zu verschieben.

Auf eine Miniaturansicht doppelklicken, um das Objekt


anzuzeigen.

Die Taste Strg drcken und auf eine Miniaturansicht doppelklicken,


um das Objekt in seinem Quellprogramm zu ffnen.

Mit der rechten Maustaste auf eine Miniaturansicht klicken, um das


Kontextmen des Objekts anzuzeigen.

Eine Miniaturansicht auf die Sendeleiste ziehen, um eine Kopie des


Objekts an ein anderes Programm zu senden.

Mithilfe der Miniaturansichten auf dem PaperPort-Desktop knnen Sie


einzelne PaperPort- oder PDF-Bildobjekte ganz einfach zu mehrseitigen
Objekten zusammenfassen. Diese Funktion ist als Organisationswerkzeug
ntzlich, wenn Sie z. B. einen Scanner verwenden, der jeweils nur eine
Seite als separates Objekt scannen kann.

PaperPort-Seitenminiaturen
Der Seitenminiaturbereich auf dem PaperPort-Desktop und im
ImageViewer zeigt Miniaturansichten fr mehrseitige Bildobjekte an.
Whlen Sie ein mehrseitiges Objekt aus und klicken Sie dann in der
Desktop-Funktionsleiste auf die Schaltflche Seitenminiaturen. An
Seitenminiaturen knnen Sie Seitenbearbeitungen ausfhren, ohne die

Erste Schritte in PaperPort

17

Dateien ffnen zu mssen. Die ersten drei der nachstehend aufgefhrten


Vorgnge sind fr alle Bilddateien verfgbar. Die brigen Vorgnge sind
nur fr PDF-Dateien (auf dem PaperPort-Desktop und in ImageViewer
oder PDF Viewer Plus) und fr MAX-Dateien (nur auf dem PaperPortDesktop) verfgbar. Beim Arbeiten mit Seitenminiaturen knnen Sie:

Die Miniaturen vergrern oder verkleinern.

Ausgewhlte Seiten als separate PDF-Dateien in einen


Arbeitsbereich kopieren oder verschieben.

Seiten in ein anderes Dokument kopieren oder verschieben, das in


einem anderen Bereich geffnet ist.

Seiten kopieren, ausschneiden, einfgen, lschen und neu


anordnen.

An einer bestimmten Stelle im Dokument neue Seiten einfgen.

Am Ende des Dokuments neue Seiten anhngen.


Die Seitenminiaturansicht kann bei passwortgeschtzten PDF-Dateien nur durch
Eingabe des Passworts geffnet werden.

Das Bildansichtsfenster
Um ein Bildobjekt im Bildansichtsfenster anzuzeigen, doppelklicken Sie
in der Desktop-Ansicht auf die Miniatur oder whlen Sie den Befehl In
Bildansicht ffnen in der Desktop-Funktionsleiste oder im Kontextmen
des Objekts. Standardmig werden PDF-Dateien in PDF Viewer Plus,
nicht in der Bildansicht, geffnet.
Im Bildansichtsfenster knnen Sie Objekte genauer betrachten und sie
bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen. Sie knnen die Anzeige
vergrern oder verkleinern, um die Daten besser lesen zu knnen. Mit
den SET-Werkzeugen knnen Sie das aktuelle Seitenbild verbessern. Im
Seitenminiaturbereich knnen Sie die Dokumente auf Seitenebene
bearbeiten.

PaperPort Einfhrungshandbuch

18

Schaltflche
Bildbereich
auswhlen

Schaltflche Gehe zu Desktop,


standardmig in der Symbolleiste
fr den Schnellzugriff (auch in der
Ansicht-Funktionsleiste)

SET-Werkzeuge in der
Seiten-Funktionsleiste

Aktuelle Seite in
Groformat,
kann bearbeitet
oder mit
Anmerkungen
versehen werden

Seitenminiaturbereich zeigt fr jede Seite des


Dokuments eine Miniaturansicht an

Erste Schritte in PaperPort

19

Anpassbare Symbolleiste fr den


Schnellzugriff
Die Schaltflchen in PaperPort sind gem ihren Funktionen in Funktionsleisten angeordnet. Hufig verwendete Schaltflchen knnen Sie in
PaperPort und auch in ImageViewer in der Symbolleiste fr den Schnellzugriff ablegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Funktionsleiste und whlen Sie Symbolleiste fr den Schnellzugriff anpassen.

Klicken Sie auf die


Funktionsleiste,
aus der Sie
Schaltflchen
hinzufgen
mchten.

Weitere Schaltflchen

Festlegen der
Schaltflchenreihenfolge

Schaltflchen
hinzufgen/entfernen

Sichtbare Schaltflchen

PDF Viewer Plus


Wenn Sie auf dem PaperPort-Desktop auf eine PDF-Datei doppelklicken,
wird sie standardmig im neuen PDF Viewer Plus angezeigt. Sie knnen
auch Dateien anderer Formate auf das PDF Viewer Plus-Symbol in der
Sendeleiste ziehen (siehe Seite 40). Eine Kopie der Datei wird dann in
PDF konvertiert und in PDF Viewer Plus geffnet. Die erste Seite wird im
Hauptbildschirm angezeigt; ein Navigatorbereich links zeigt Seitenminiaturansichten oder Formularsteuerelemente an. Zustzlich kann am unteren
Bildschirmrand ein Kommentarbereich vorhanden sein. Im Organizer
rechts stehen Stempel zur Auswahl. Eine Beschreibung der PDF-Anmerkungswerkzeuge finden Sie auf Seite 33.
Aktive PDF-Formulare knnen direkt in PDF Viewer Plus ausgefllt
werden (siehe Seite 45).

PaperPort Einfhrungshandbuch

20

PDF-Dateien, die Sie vom PaperPort-Desktop ffnen, werden dort auch


wieder abgelegt, wenn Sie mit dem Bearbeiten oder Anbringen von
Anmerkungen fertig sind. Dazu mssen Sie PDF Viewer lediglich
schlieen oder die genderte Datei speichern. Die nderungen werden
nicht bernommen, wenn Sie in der Dateiwerkzeugleiste auf Zum
PaperPort-Desktop wechseln klicken. In diesem Fall bleibt die PDFDatei im PDF Viewer geffnet.

Objekte erfassen
Es gibt viele Mglichkeiten, Bilder und Dokumente in PaperPort zu
erfassen, damit Sie die Anzeige-, Bearbeitungs-, Anmerkungs-,
Indizierungs-, Dateiverwaltungs- und OCR-Werkzeuge von PaperPort
verwenden knnen. Zum Beispiel:

Fotos, Seiten und andere Bilder auf einem Scanner einscannen.

Dateien aus anderen Programmen importieren.

Bilder und Dokumente durch Ziehen mit der Maus oder mit den
Befehlen Ausschneiden und Einfgen aus dem Windows Explorer
oder anderen Programmen auf den PaperPort-Desktop verschieben.

Fotos von einer Digitalkamera erfassen.

Ordner zu PaperPort hinzufgen, die bereits Bilder und Dokumente


enthalten.
Dokumente aus anderen Programmen auf den PaperPort-Desktop
drucken.

Objekte erfassen

21

Auf den PaperPort-Desktop scannen


PaperPort untersttzt TWAIN- und WIA-kompatible
Scanner.
Klicken Sie auf die Schaltflche Scaneinstellungen, um
den Bereich Scannen oder Foto abrufen zu ffnen.
Whlen Sie ein Scanprofil. Die Profile sind fr gngige
Scanvorgnge optimiert.
Bestimmen Sie dann, ob Sie die scannereigene Benutzeroberflche oder den neuen Scannereinstellungsbereich von PaperPort verwenden. Um die
Benutzeroberflche des Scanners zu verwenden,
markieren Sie das Kontrollkstchen ScannerDialogfeld anzeigen. Wenn das Kontrollkstchen leer bleibt, wird das
gescannte Objekt direkt in den aktiven Arbeitsbereich geladen.
Aktivieren Sie den Aufzeichnungsassistenten, um einen Objektnamen
hinzuzufgen. Sobald der Scanvorgang abgeschlossen ist, wird das Objekt
auf dem PaperPort-Desktop angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, whlen Sie im Kontextmen Eigenschaften, klicken Sie auf
Dateieigenschaften und anschlieend auf Dateiinfo, um den gescannten
Objekten Thema, Autor und Schlsselwrter hinzuzufgen.
.
Falls Ihr Scanner nicht ber einen TWAIN- oder WIA-Gertetreiber verfgt,
verwenden Sie zum Scannen von Objekten das Programm, das Sie mit Ihrem
Scanner erhalten haben. Kopieren oder verschieben Sie die gescannten Objekte
danach auf den PaperPort-Desktop. Weitere Informationen zum Scannen finden
Sie in der Hilfe von PaperPort.

In PaperPort knnen Sie mehrere Seiten als einzelne Objekte oder als ein
mehrseitiges Objekt scannen. Zum Scannen und Sortieren beidseitig
bedruckter Dokumente auf einem ADF-Scanner drehen Sie das Dokument
um, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie auf Rckseite
scannen. PaperPort scannt und sortiert die Seiten dann automatisch in der
richtigen Reihenfolge.
Es ist auch mglich, durch Drcken einer Taste Ihres Scanners direkt in
PaperPort zu scannen. Whlen Sie hierzu in der Windows-Systemsteuerung Scanner und Kameras. Whlen Sie auf der Registerkarte
Ereignis ein Ereignis aus und verknpfen Sie dieses mit PaperPort.

PaperPort Einfhrungshandbuch

22

Mit einem Hochgeschwindigkeits-Netzwerkscanner knnen Sie Objekte auch in


einen Netzwerkordner scannen und den Ordner danach PaperPort hinzufgen.

Den Scanner fr PaperPort


einrichten
Bevor Sie PaperPort zum Scannen verwenden, muss
Ihr Scanner mit seinen eigenen Scannertreibern korrekt
installiert und auf einwandfreie Funktion berprft
werden. PaperPort enthlt keine Scannertreiber.
Korrekt installierte und funktionsbereite Scanner sind
sofort in PaperPort verfgbar. Klicken Sie auf die Schaltflche Auswhlen und whlen Sie dann im Dialogfeld
Verfgbare Scanner einen Scanner aus. Wenn Sie mit
Ihrem Scanner nicht die gewnschten Ergebnisse
erzielen, knnen Sie den Scanner-Setup-Assistenten
von PaperPort ausfhren (Windows-Startmen/Programmgruppe
PaperPort 12.0).

Scanprofile verwenden
PaperPort bietet vordefinierte Scanprofile, die fr typische Scanvorgnge
optimiert sind. Zur Auswahl stehen Schwarzwei-, Graustufen- oder
Farbdokument, Farbfoto oder Durchsuchbares PDF-Farbdokument. Fr
jedes Scanprofil steht ein Einstellungsfenster mit folgenden Registern zur
Verfgung:

Profil: Hier wird das aktuelle Scanprofil angezeigt.

Ausgabe: Hier whlen Sie Dateitypen und lassen Dateierweiterungen automatisch anfgen.

Scannen: Hier whlen Sie die Scaneinstellungen aus (Modus,


Auflsung, Format, Ausrichtung, Farbfilter, Helligkeit und
Kontrast).

SET: Hier definieren Sie, welche Verbesserungen automatisch


vorgenommen werden sollen.

Objekte erfassen

23

Drucken auf PaperPort


Wenn Sie Objekte aus anderen Programmen in PaperPort laden mchten,
drucken Sie die Objekte als PDF-Bildobjekte, durchsuchbare PDFBildobjekte oder PaperPort-Bildobjekte (.max) auf den PaperPortDesktop. Die Standardeinstellung ist PDF-Bild. Sie knnen sie unter
Desktop > Optionen > Objekt ndern. Mit dieser Funktion knnen Sie
Tabellenkalkulationen, Bilder, Datenbankdateien,
Textverarbeitungsdateien und andere Dateien schnell als PaperPortBildobjekte auf den PaperPort-Desktop importieren. Verwenden Sie dazu
das Men Datei (oder ein vergleichbares Men) in der Quellanwendung.
Whlen Sie Drucken auf PaperPort oder den Befehl Drucken und
anschlieend den Druckertreiber PaperPort-Bilddrucker.
Wenn Sie Drucken in Ihrem Webbrowser auswhlen, zeigen Sie eine fr
das Drucken optimierte Ansicht der aktuellen Webseite an. Mit dem
Druckertreiber PaperPort-Bilddrucker knnen Sie MAX-Dateien, PDFBilder oder durchsuchbare PDF-Dateien erzeugen.
In allen Fllen wird PaperPort gestartet, falls es nicht bereits ausgefhrt
wird, und die PDF-Datei wird auf dem aktuellen Desktop abgelegt.

PaperPort-Ordner hinzufgen
PaperPort bietet ein einfach zu verwendendes Dateisystem fr die Verwaltung Ihrer Objekte und den
Austausch von Objekten mit anderen Personen. Im
Ordnerbereich knnen Sie:

Vorhandene Ordner auf Ihrem Computer zum


Ordnerbereich hinzufgen.

Neue Ordner, zugewiesene Laufwerke im Netzwerk


und Ordner auf verbundenen externen Gerten
erstellen.

PaperPort Einfhrungshandbuch

24

Nach der Installation von PaperPort enthlt der Ordnerbereich bereits


einige Ordner, die Ihnen bei Ihren ersten Schritten in PaperPort helfen
sollen. Sie knnen diese Ordner jederzeit verschieben oder lschen. Wenn
Sie sich fr eine benutzerdefinierte Installation entscheiden, knnen Sie
gleich bei der Installation Ihre eigenen Ordner hinzufgen.
Spter knnen Sie dem Ordnerbereich jederzeit bereits auf Ihrem
Computer befindliche Ordner hinzufgen, auch Netzwerkordner und
Ordner auf externen Gerten, die mit Ihrem Computer verbunden sind. Die
Dokumente in diesen Ordnern stehen dann innerhalb von PaperPort zur
Verfgung.
In der Hilfe von PaperPort finden Sie weitere Informationen zum Hinzufgen und Verwenden von PaperPort-Ordnern.

Bilder von einer Kamera


importieren
Um Digitalfotos von einer Kamera auf den PaperPort-Desktop zu
bertragen, schlieen Sie zunchst Ihre Kamera an. Wird Ihre Kamera als
Laufwerk erkannt, knnen Sie mit der bertragung der Bilder beginnen.
Untersttzt Ihre Kamera diese Direktverbindung nicht, hat aber die
richtigen Treiber installiert, wird die TWAIN- oder WIA-Schnittstelle
geffnet und Sie knnen die Bilder darber importieren.
Bearbeiten Sie die Bilder noch nicht, wenn sie noch in der Kamera gespeichert
sind. Manchmal sind mehrere Bearbeitungsversuche ntig. Importieren Sie die
Bilder in PaperPort und nehmen Sie die Verbesserungen an Kopien Ihrer Fotos
mit den SET-Werkzeugen vor.

Objekte erfassen

25

Bilder verbessern
Im Bildansichtsfenster bietet PaperPort mehrere
Werkzeuge, mit denen Sie Bilder anpassen oder
verbessern knnen.
Sie knnen z. B. eine gescannte Seite begradigen,
ein unterbelichtetes Foto, das zu dunkel ist, heller
einstellen, die Farben eines Farbbildes anpassen,
Flecken, dunkle Rnder oder Randnotizen von einer
Dokumentseite entfernen oder unscharfe Bilder schrfer einstellen.
Darber hinaus knnen Sie ein Objekt drehen, Punkte entfernen, Linien
verbessern, rote Augen entfernen und einen Teil eines Bildes abschneiden.
Einige SET-Werkzeuge sind speziell fr die Verbesserung von Fotos oder
Bildern bestimmt, whrend andere (ausgegraut) Textobjekte fr die
optische Zeichenerkennung (OCR) vorbereiten. Die Seiten-Funktionsleiste im Bildansichtsfenster enthlt die SET-Werkzeuge, mit denen Sie die
aktuelle Seite bearbeiten knnen. Einige dieser Werkzeuge sind auch auf
dem PaperPort-Desktop verfgbar. Dort knnen sie auf alle Seiten des ausgewhlten Objekts angewandt werden.
Die Verfgbarkeit der Werkzeuge wird folgendermaen angezeigt:
P = Verfgbar in der Bildansicht oder im ImageViewer (Seiten-Funktionsleiste), nur
auf aktuelle Seite anwendbar.
PI = Auch auf dem PaperPort-Desktop verfgbar (Objekt-Funktionsleiste),
anwendbar auf alle Seiten des ausgewhlten Objekts/der ausgewhlten Objekte.
PM = Auch auf dem PaperPort-Desktop verfgbar (Kontextmen), anwendbar auf
alle Seiten des ausgewhlten Objekts/der ausgewhlten Objekte.
PS = Auch in Scanprofilen verfgbar, anwendbar auf alle eingehenden Seiten.

PaperPort Einfhrungshandbuch

26

SET-Werkzeuge (Scanner Enhancement


Technology)
Bildbereich
auswhlen
(P)

Mit dem Werkzeug Bildbereich auswhlen


knnen Sie Bildausschnitte auswhlen, die Sie
mit den Befehlen der Seiten-Funktionsleiste
oder des Kontextmens ausschneiden,
kopieren oder lschen mchten. Sie knnen
damit auch Bildbereiche auswhlen, die Sie
mit dem Werkzeug Rote Augen entfernen,
Innenbereich lschen oder Auenbereich
lschen bearbeiten mchten.

Drehen
(PI)

Klicken Sie auf das Werkzeug Drehen, um die


ausgewhlte Seite oder das ausgewhlte
Objekt um 90 oder 180 Grad nach links bzw.
rechts zu drehen.

Begradigen

Manchmal werden Seiten eines Dokuments


schrg eingescannt. In diesem Fall knnen Sie
die Seiten mit den Werkzeugen Begradigen
(P) und Automatisch begradigen (PSI) korrigieren. Wenn Sie Textzeilen in einer Schwarzwei-Bilddatei begradigen, erzielen Sie
bessere OCR-Ergebnisse.

Automatisch Die Funktion Automatisch verbessern stellt


verbessern
Helligkeit, Kontrast, Farbe und Farbton eines
(PSI)
Bildes oder Objektes ein. PaperPort analysiert
das Bild und versucht, falsche Einstellungen
zu korrigieren.
Verbessern
(P)

Mit dem Werkzeug Verbessern knnen Sie


das Bild manuell korrigieren. Sie knnen
Helligkeit, Kontrast, Farbe und Farbton
ndern und unter neun Auswahlmglichkeiten
das beste Ergebnis auswhlen. Siehe Seite 31.

Bilder verbessern

27

Ein Bild
Mit dem Werkzeug Schrfe knnen Sie die
scharfstellen Schrfe eines verschwommenen Bildes korri(P)
gieren oder als Spezialeffekt ein scharfes
Bild verschwommen darstellen.
Rote Augen
entfernen
(P)

Das Werkzeug Rote Augen entfernen


entfernt den Rote-Augen-Effekt aus einem
ausgewhlten Bildbereich. Dieser Effekt kann
beim Fotografieren von Personen oder Tieren
mit Blitzlicht oder bei geringer Beleuchtung
auftreten.

Bildbereich
entfernen

Whlen Sie den Bildbereich, den Sie behalten


mchten, mit dem Auswahlwerkzeug aus und
klicken Sie auf das Werkzeug Abschneiden (P),
um den restlichen Teil zu entfernen. Whlen Sie
das Werkzeug Radiergummi (P), um den Bildbereich zu lschen, ber den Sie den Zeiger
ziehen.

Bildgre
oder
Auflsung
ndern
(PI)

Mit diesem Werkzeug knnen Sie die Gre


und/oder Auflsung eines Bildes oder Objektes
ndern oder diese Einstellungen fr Scanprofile
definieren. (Farben knnen berdies konvertiert
oder invertiert werden.)

Punkte
entfernen
(PM)

Manchmal befinden sich vereinzelte Punkte


oder Flecken auf gescannten Bildern oder
Fotos. Mit dem Werkzeug Punkte entfernen
werden diese Stellen automatisch gefunden und
entfernt. Sie knnen dieses Werkzeug auch zur
Verbesserung der OCR-Ergebnisse auf
Schwarzweibilder anwenden.

PaperPort Einfhrungshandbuch

28

Linien
verbessern
(PM)

Das Werkzeug Linien verbessern (fr


Schwarzweibilder) verstrkt Linien und
verbindet unterbrochene Linien in einer Tabelle
oder auf einem Formular, so dass sie dunkler
und geradliniger erscheinen. Mit diesem Werkzeug lassen sich auerdem die Erkennungsergebnisse verbessern.

Auenbereich Mit diesem Werkzeug entfernen Sie Schatten


lschen
und Flecken von Seitenrndern und verbessern
(P)
damit die OCR-Ergebnisse. Ebenfalls verfgbar
ist das Werkzeug Innenbereich lschen (P).
Wei
Klicken Sie auf dieses Werkzeug und anschliedefinieren (P) end auf eine helle Farbe im Bild, die als weier
Punkt definiert werden soll. Siehe unten.
Schwarz
definieren
(P)

Aktuelle
weie und
schwarze
Punkte
anwenden

Klicken Sie auf dieses Werkzeug und anschlieend auf eine dunkle Farbe im Bild, die als
schwarzer Punkt definiert werden soll. Die neu
definierten schwarzen und weien Punkte
werden in der Statusleiste angezeigt.
Klicken Sie auf dieses Werkzeug, um die neu
definierten weien und schwarzen Punkte auf
das aktuelle Bild (P) oder Objekt (I) anzuwenden. Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, machen Sie Ihre nderungen
rckgngig und whlen Sie neue Werte.

Bilder verbessern

29

N
eu
Pu er
nk sch
t w
ar
St
ze
an
r
da
rd

St
an
da
N
eu rd
P u er
nk we
t i
er

Schwarze und weie Punkte ndern


Sie knnen die Bildqualitt verbessern, indem Sie unterbelichtete oder
berbelichtete Bildbereiche korrigieren. Alle Farben, die heller sind als
der von Ihnen gewhlte weie Punkt, nehmen die Farbe Wei an. Alle
Farben, die dunkler sind als der von Ihnen gewhlte schwarze Punkt,
nehmen die Farbe Schwarz an. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn
Sie einen Text auf einem grau schattierten Hintergrund erkennen lassen
mchten. Klicken Sie im Hintergrund auf eines der dunkleren grauen
Pixel und definieren Sie es als weier Punkt. Der Hintergrund wird jetzt
wei angezeigt. Wenn Sie die weien und schwarzen Punkte fr ein
Farbfoto ndern, wird dadurch der Kontrast erhht. Mglicherweise
ndern sich dadurch auch die Farbwerte.

Vorher:

Nachher:

Sie knnen neue schwarze und weie Punkte wie zuvor beschrieben
auf einzelne Seiten anwenden. Sie knnen sie auch als automatische
Verbesserung auf alle neuen Seiten anwenden, die mit einem
bestimmten Scanprofil eingescannt wurden.

PaperPort Einfhrungshandbuch

30

Qualitt von Bildern manuell verbessern


Klicken Sie in der Bildansicht in der Seiten-Funktionsleiste auf
Verbessern. Es werden neun Varianten Ihres Bildes angezeigt. Passen Sie
Helligkeit, Kontrast, Farbe oder Farbton an und doppelklicken Sie auf das
gewnschte Bild. Es wird in die Mitte verschoben und wird das neue
Original. Das ursprngliche Original wird beibehalten und kann wieder
ausgewhlt werden.
Klicken Sie hier, um die
Bildverbesserung zu beenden.

Aktuelle Auswahl

Was soll verbessert werden?


Helligkeit und Kontrast
Farbe
Farbton

Schieberegler

Originalbild (kann
wieder bernommen
werden)

Mehrere Bilder gleichzeitig bearbeiten


Die Verarbeitung mehrerer Objekte als Gruppe wird als Stapelverarbeitung
bezeichnet. PaperPort bietet einige Stapelverarbeitungsfunktionen, mit

Bilder verbessern

31

denen Sie mehrere Bildobjekte in einem einzigen Schritt verbessern,


ndern oder drehen knnen.
Whlen Sie ein oder mehrere Bildobjekte auf dem PaperPort-Desktop
aus und klicken Sie in der Funktionsleiste Objekt auf den gewnschten
Befehl. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Seiten mit Anmerkungen versehen


PaperPort bietet verschiedene Anmerkungswerkzeuge, mit denen Sie
Informationen, die Sie in gescannten Dokumenten behalten mchten, mit
Anmerkungen versehen knnen. Um PDF-Dateien mit Anmerkungen zu
versehen, verwenden Sie am besten ein Nuance PDF-Produkt. Um
PaperPort-Bilddateien (.max) oder andere Bildobjekttypen mit Anmerkungen zu versehen, mssen Sie die Bildansicht oder den ImageViewer
verwenden. Beachten Sie jedoch, dass Sie diese Dateien auch auf das
Nuance PDF-Anwendungssymbol in der Sendeleiste ziehen knnen. Sie
werden dann in PDF-Bilder oder durchsuchbare PDF-Dateien konvertiert
und knnen bearbeitet und mit Anmerkungen versehen werden.
Anmerkungen in PaperPort-Bilddateien (.max) und PDF-Dateien knnen
bearbeitet werden. Sie knnen die Anmerkungen verschieben, ndern,
entfernen oder ihren Inhalt bearbeiten. Bei anderen Bildobjekten,
beispielsweise bei JPEG-Dateien und Windows-Bitmap-Dateien werden
Anmerkungen beim Speichern zu einem festen Bestandteil des Bildes.
Einige Bildtypen knnen nicht mit Anmerkungen versehen werden. In
diesem Fall sind die Anmerkungswerkzeuge deaktiviert.
Mit den Anmerkungswerkzeugen von PaperPort knnen Sie Kommentare
und Text hinzufgen, Text hervorheben, Linien und Pfeile einzeichnen
oder ein Bild wie mit einem Stempel auf ein Bildobjekt auftragen.
In den Formaten PDF-Bild und durchsuchbares PDF-Bild oder knnen
Dokumente mit Anmerkungen auch an Personen versendet werden, die
PaperPort nicht installiert haben. Der Empfnger braucht nur auf den
E-Mail-Anhang doppelzuklicken, um das Dokument mitsamt den Anmerkungen in seinem PDF-Anzeigeprogramm zu ffnen.

PaperPort Einfhrungshandbuch

32

Anmerkungswerkzeuge
Die Anmerkungswerkzeuge stehen in der Anmerkungsfunktionsleiste zur
Verfgung, wenn im Bildansichtsfenster ein Bildobjekt geffnet ist. Mit
den Befehlen in der Gruppe Anmerkungseinstellungen knnen Sie die
Eigenschaften fr knftig mit diesem Werkzeug erstellte Anmerkungen
festlegen. Vorhandene Anmerkungen sind davon nicht betroffen. Um ein
Anmerkungswerkzeug zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf ein anderes
Werkzeug, am besten auf Anmerkung auswhlen. Eine ausfhrliche
Liste dieser Werkzeuge finden Sie in der Hilfe.
Hier werden die Anmerkungswerkzeuge beschrieben, die Ihnen in PDF
Viewer Plus fr PDF-Dateien zur Verfgung stehen.
Verwenden Sie folgende Befehle in PDF Viewer Plus:
Klicken Sie auf dieses Werkzeug und danach
auf eine vorhandene Anmerkung, um sie auf der
Seite zu verschieben, zu kopieren oder ihre
Gre zu ndern. Doppelklicken Sie auf eine
Handwerkzeug
Notiz oder ein Textfeld, um den Text zu bearbeiten. Um nur den Status oder die Eigenschaften einer Anmerkung zu ndern, klicken
Sie mit der rechten Maustaste darauf.

Notiz

Mchten Sie sich selbst an etwas erinnern?


Dann whlen Sie das Notizwerkzeug und fgen
Sie eine Notiz ein, hnlich wie Sie eine Haftnotiz an ein Papierdokument kleben. Die Gre
der PaperPort-Notizen ist einstellbar. Notizen
knnen auf Symbolgre minimiert werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um die
Eigenschaften zu ffnen. Doppelklicken Sie,
um die Notiz erneut zu ffnen.

Seiten mit Anmerkungen versehen

33

Textfeld

Mit dem Textwerkzeug knnen Sie Bilder


beschriften. Whlen Sie dieses Werkzeug aus,
um Text einzugeben. Die Texteigenschaften
knnen Sie unter Bearbeiten >
Einstellungen > Kommentar ndern.

Hervorheben

Mit dem Werkzeug Hervorheben knnen Sie


ausgewhlten Text auf der Seite oder in einem
Textrahmen wie mit einem Textmarker
hervorheben.

Freiform

Mit diesem Werkzeug knnen Sie auf der Seite


beliebige Linien einzeichnen.

Linie

Whlen Sie das Linienwerkzeug aus, um gerade


Linien einzuzeichnen. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste, um Eigenschaften fr Pfeile
und die Linienstrke festzulegen.

Stempel

Mit diesem Werkzeug knnen Sie auf der Seite


vordefinierte Stempel oder Bitmap-Bilder Ihrer
Wahl einfgen, hnlich wie mit einem Stempel.

Objektsicherheit
In PDF Viewer Plus knnen Sie im Men Dokument die Sicherheitsstufe fr Ihre PDF-Dateien anpassen (bis Format 1.7). Wenn Sie aus
vorhandenen PDF-Dateien eine neue erstellen (z. B. durch Kopieren einer
Seitenminiatur in einen Arbeitsbereich oder durch Duplizieren eines PDFObjektes), wird die Sicherheitsstufe von der bisherigen PDF-Datei
bernommen. Neu erstellte, leere PDF-Dateien haben keine Sicherheitseinstellungen. Sie knnen sie aber jederzeit hinzufgen.
Es gibt zwei Arten von Passwrtern. Das Passwort zum ffnen regelt
den Zugang zum Dokument. Es kann nur nach Eingabe des richtigen
Passworts geffnet werden. Das Berechtigungspasswort erlaubt das
ffnen eines geschtzten Dokuments und das Definieren von Sicherheitseinstellungen fr das Dokument. Wird es nicht angegeben, kann die Datei
ohne Einschrnkungen verwendet werden.

PaperPort Einfhrungshandbuch

34

Objekte verwalten
Ein entscheidender Gesichtspunkt bei der Objektverwaltung in PaperPort
ist die Ablage der Objekte in geeigneten Ordnern. Sie knnen Objekte mit
der Maus aus einem Ordner in einen anderen oder vom PaperPort-Desktop
in einen beliebigen Ordner ziehen. Sie knnen Suchkriterien angeben, mit
denen Sie Ihre Objekte spter leichter finden. In der Miniaturansicht
werden unter den einzelnen Miniaturen die Namen des jeweiligen Objekts
angezeigt. Bei mehrseitigen Objekten wird der Name unter den einzelnen
Seitennamen angezeigt, wenn vorhanden.
Im Dialogfeld Ordner-Manager knnen Sie
PaperPort-Ordner hinzufgen, entfernen und
umbenennen. Durch die farbliche Kennzeichnung der Ordnersymbole erleichtern Sie sich die
Verwaltung Ihrer Objekte. Hier knnen Sie auch
Ordner aus dem Windows Explorer, die Sie in der PaperPort-Ordnerstruktur anzeigen, hinzufgen, entfernen, verschieben und umbenennen.
Die nderungen werden automatisch in PaperPort wiedergegeben.
Im Ordnerbereich knnen Sie Unterordner und ihren Inhalt ziehen und
ablegen, in andere Unterordner oder PaperPort-Ordner kopieren oder
verschieben sowie Unterordner erstellen oder lschen. Auerdem knnen
Sie im Kontextmen eines Ordners die Freigabe- und Sicherheitseinstellungen ndern.
Mit der Schaltflche Zurck knnen Sie ganz einfach die
zuletzt aufgerufenen Ordner nacheinander erneut anzeigen,
hnlich wie im Internet Explorer. So knnen Sie auf schnellstem
Wege in beiden Arbeitsbereichen unabhngig voneinander
zurcknavigieren.

Objekte verwalten

35

Objekten Suchkriterien
hinzufgen
Sie knnen jedem PaperPort-Objekt Dokumentinformationen hinzufgen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt und whlen Sie den
Befehl Eigenschaften. Sind fr PDF- oder MAX-Dateien bereits Dokumentinformationen vorhanden, werden diese jetzt angezeigt. Fr andere
Dateitypen wird nur der Objektname angezeigt. Klicken Sie auf die
Schaltflche Dateieigenschaften und gehen Sie zum Register Dateiinfo
Geben Sie nach Wunsch Titel, Thema, Autor, Schlsselwrter und
Kommentare ein. Diese Informationen werden in Ihrem System gespeichert, nicht in PaperPort. Dort knnen sie auch angezeigt und gendert
werden. Systemeigene Suchmaschinen knnen in der Regel auf diese
Daten zugreifen.
All-in-One Search von PaperPort funktioniert nur mit Dokumentinformationen, die fr MAX- und PDF-Dateien eingegeben wurden. Fr MAXDateien mssen diese Informationen bereits in den Dateien enthalten sein.
Sie knnen nicht gendert oder ergnzt werden. Fr PDF-Dateien knnen
Sie in PDF Viewer Plus oder PDF Converter Professional Dokumentinformationen ber das Men Dokument eingeben. Wenn Sie PDF Viewer Plus
schlieen oder Datei > Speichern auswhlen, werden die Dokumentinformationen in PaperPort gespeichert. Sie werden jedoch nicht gespeichert,
wenn Sie nur zum PaperPort-Desktop zurckwechseln.
Wenn Sie MAX- oder XPS-Dateien (oder anderen Dateiformaten) durchsuchbare Dokumentinformationen hinzufgen mchten, empfehlen wir,
sie in PDF zu konvertieren und die Informationen anschlieend der PDF
hinzuzufgen.

Objekte suchen
PaperPort bietet verschiedene Funktionen fr die Suche nach PaperPortObjekten. In der Regel finden Sie Objekte schnell, indem Sie durch die
Miniaturansichten auf dem PaperPort-Desktop blttern.

PaperPort Einfhrungshandbuch

36

Falls Sie viele Ordner und Objekte haben, bietet PaperPort mit All-in-One
Search ein leistungsstarkes Werkzeug an. ffnen Sie den Eigenschaftenbereich, um die Dokumentinformationen fr PDF- und MAX-Dateien
anzuzeigen. Dieser Text wird von der Suchfunktion All-in-One Search
verwendet. So fhren Sie eine Suche durch:
1. ffnen Sie den All-in-One-Suchbereich.
2. Entscheiden Sie, ob nur die erste Datei, die den Suchbegriff enthlt,
geffnet werden soll, oder ob alle gefundenen Dateien mit diesem Suchbegriff in einer Liste aufgefhrt werden sollen.
3. Geben Sie den Umfang der Suche an: Aktueller Ordner, Aktueller
Ordner und Unterordner oder Alle PaperPort-Ordner.
4. Geben Sie den Suchbegriff in das Feld Name, Autor, Schlsselwrter
ein. In der Regel geben Sie ein Wort ein, aber Textauszge und mehrere
Wrter sind ebenfalls mglich (siehe unten).
5. Erweitern Sie den Bereich und schlieen Sie mithilfe der Hkchen
Informationsfelder aus, wenn Sie beispielsweise nur nach dem Namen
des Autors suchen mchten.
6. Klicken Sie auf Suchen.
Wenn Sie gewhlt haben, dass nur der erste Treffer angezeigt werden soll,
wird die erste gefundene Datei, die den gesuchten Text enthlt, markiert.
Um zum nchsten Objekt in der Liste zu gelangen, whlen Sie in der
Objekt-Funktionsleiste die Option Weitersuchen. Wenn Sie gewhlt
haben, dass eine Liste aller Treffer angezeigt werden soll, werden alle
Objekte aufgefhrt, die den gesuchten Text enthalten.
Suchkategorien:

Name: Objektname. Hierbei handelt es sich nicht unbedingt um den


Dateinamen. Der Objektname ist fr alle Objekte verfgbar und
entspricht dem Namen, der im Eigenschaftenbereich oder im
Dialogfeld Objekteigenschaften in PaperPort eingegeben wurde.

Autor: Wie in PDF Viewer Plus unter Dokumenteigenschaften


definiert.

Schlsselwrter: Wie in PDF Viewer Plus unter Dokumenteigenschaften definiert.

Objekte suchen

37

Kommentare: Wie in PDF Viewer Plus unter Dokumenteigenschaften im Feld Thema definiert.

Anmerkungen: Inhalt von Notizen oder Textfeldern in PDF- oder


MAX-Dateien.

So funktioniert die Suche:


Bei dieser Suche wird die Gro- und Kleinschreibung nicht bercksichtigt.
Mit dns wird also auch DNS und mit paperport auch PaperPort
gefunden. Es gibt keine Option fr die Suche nach ganzen Wrtern. Mit
ns wird also auch DNS und mit info auch Informationen
gefunden. Wenn Sie zwei oder mehr Wrter eingeben, wird nach jedem
Wort separat gesucht. Alle Dateien, die mindestens eines der eingegebenen
Suchwrter enthalten, werden gefunden.
So wird das Suchergebnis angezeigt:
Wenn eine Suche mit der Option Alle Objekte abgeschlossen ist, werden
die einzelnen Ergebnisse in einer Tabelle aufgefhrt. Whlen Sie eine
Zeile aus. Die gesuchten Dateiinformationen werden darber angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltflche Text anzeigen, um Textinhalt aus dem
ausgewhlten Objekt zu extrahieren. Klicken Sie auf die Schaltflche Text
kopieren, um diesen Text in die Zwischenablage zu kopieren. Wenn Sie
mit der rechten Maustaste auf eine Datei in der Ergebnistabelle klicken
und den Befehl ffnen whlen, knnen Sie das Dokument in seiner
zugehrigen Anwendung ffnen. Der Befehl Beinhaltenden Ordner
ffnen ffnet den Ordner, in dem sich die Datei befindet, mit der
markierten Datei.
Wrter im PDF-Inhalt suchen:
Normale und durchsuchbare PDF-Dateien knnen in PDF Viewer Plus
durchsucht werden. PaperPort kann PDF-Bilddateien oder andere Bildobjekte in durchsuchbare PDF-Dateien konvertieren. Dadurch knnen
andere Programme, wie Nuance PDF Converter Professional, die
Windows Desktopsuche oder Google die Inhalte dieser Dateien durchsuchen. Siehe PDF-Dokumente erstellen auf Seite 48.

PaperPort Einfhrungshandbuch

38

Wrter in anderen Dateien suchen:


Sie knnen die OCR-Funktion von PaperPort auf Bildobjekte anwenden,
z. B. MAX-, XPS- und PDF-Bilddateien. Verwenden Sie dazu die Schaltflche Text anzeigen im Eigenschaftenbereich. Den erhaltenen Text
knnen Sie dann in die Zwischenablage kopieren und in ein Textverarbeitungsprogramm einfgen, wo Sie ihn durchsuchen knnen. Eine bessere
Lsung ist OmniPage: Wenn Sie es installiert haben, ziehen Sie das Objekt
einfach auf das OmniPage-Symbol in der Sendeleiste. Das OCR-Ergebnis
ist genauer und die Formatierung des Dokuments bleibt erhalten.

Dateien austauschen
PaperPort bietet verschiedene Werkzeuge, die den Austausch von Dateien,
Bildern und Dokumenten mit Freunden, Kollegen und Geschftspartnern
erleichtern.
Diese Werkzeuge sind im Programm integriert und ber verschiedene
Funktionsleisten schnell zugnglich, wann immer Sie sie bentigen.
Mit folgenden Funktionen vereinfacht PaperPort den Austausch von
Objekten mit anderen Personen:
Versenden von E-Mail-Anhngen durch Ziehen von
Objekten auf das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm
in der Sendeleiste von PaperPort.
Objekte in das weit verbreitete PDF-Format konvertieren,
das allgemein als Branchenstandard fr die
Dokumentenverteilung gilt.
Zugriff auf freigegebene Ordner auf Ihrem LAN oder WAN
durch Hinzufgen der Ordner in den Ordnerbereich von
PaperPort.
Zugriff auf Freigabe- und Sicherheitseinstellungen direkt
aus dem Kontextmen des Ordners.

Dateien austauschen

39

In PaperPort knnen Sie problemlos


einen freigegebenen Ordner auf
einem Server oder einem PC
einrichten, der als zentrale Ablage fr
alle wichtigen Geschftsdokumente
dient. Jeder PaperPort-Client kann
eine Verbindung zu diesem Ordner
herstellen und die Dokumentverwaltungs- und -verarbeitungsfunktionen
von PaperPort nutzen, um Dokumente schnell zu finden und zu
verwenden.
Darber hinaus knnen Sie Dokumente fr die gemeinsame Nutzung in
zahlreichen anderen Programmen in gngige Ausgabeformate konvertieren. Eine Liste der untersttzten Programmverknpfungen erhalten Sie
auf der Website von Nuance unter www.nuance.de.

Objekte an ein anderes Programm


senden
Durch die Drag & Drop-Funktion ist das ffnen von Dateien in den von
Ihnen bevorzugten Programmen ein Kinderspiel. Whlen Sie einfach die
gewnschte Datei aus und ziehen Sie sie auf das Programmsymbol in der
Sendeleiste am unteren Rand des PaperPort-Desktop.
Hufige Aufgaben wie Versenden von E-Mails und Faxen knnen Sie nun
schneller denn je ausfhren. Die Sendeleiste vereinfacht die Verwendung
gescannter Dokumente in anderen Anwendungen, denn sie konvertiert die
Dokumente automatisch in ein Format, das die empfangende Anwendung
erkennt.
Wenn Sie beispielsweise das gescannte Bild eines Briefes auf die
Microsoft Word-Verknpfung in der Sendeleiste von PaperPort ziehen,
erkennt PaperPort, dass die Zielanwendung anstatt der Bilddatei eine
Textdatei bentigt. PaperPort fhrt in diesem Fall automatisch die optische
Zeichenerkennung (OCR) aus und sendet anstatt der statischen Bilddatei
einen bearbeitbaren Text an Word.

PaperPort Einfhrungshandbuch

40

PDF Viewer Plus

OmniPage

Microsoft Outlook

PDF Converter

PaperPort untersttzt eine Vielzahl von Programmen, z. B. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Fax-, Internet-, E-Mail-, Online-Service-,
OCR- (Optische Zeichenerkennung) und Grafikprogramme. Die
Programmverknpfung auf der Sendeleiste erledigt ggf. notwendige
Konvertierungen und bietet mglicherweise Optionen zum Senden des
Objekts.

OmniPage mit PaperPort verwenden


Wenn PaperPort und OmniPage gemeinsam auf einem Computer
vorhanden sind, werden die OCR-Funktionen von OmniPage auch in
PaperPort verfgbar und erhhen das Leistungsspektrum dieser Anwendung. Sie knnen ein OCR-Programm festlegen, indem Sie mit der rechten
Maustaste in PaperPort auf die Verknpfung mit einer Textanwendung
klicken, Sendeoptionen auswhlen und anstelle von PaperPort (das natrlich immer verfgbar ist) OmniPage als OCR-Programm auswhlen.
Mit OmniPage knnen Sie:

Gedrucktes im Handumdrehen in bearbeitbare Microsoft OfficeDokumente konvertieren.

PDF-Dateien in bearbeitbare Dateien verwandeln und dabei ihr


Layout erhalten.

Bilder von Netzwerkdruckern und -scannern automatisch


verarbeiten.

Dokumente in XML, PDF, TIFF und andere Formate umwandeln.

Objekte an ein anderes Programm senden

41

Dokumente ber E-Mail, Web, XML und E-Books verteilen.

Mit OmniPage-Arbeitsprozessen die Dokumentkonvertierung effektiv und mit minimalem Zeitaufwand steuern.

Die Sendeleiste anpassen


Die Art und Weise, wie Programmsymbole in der Sendeleiste angezeigt
werden, knnen Sie auf verschiedene Weise ndern. Sie knnen
Programme hinzufgen und entfernen oder die Reihenfolge der
Programmsymbole ndern. Weitere Informationen finden Sie in der
Hilfe von PaperPort.

Sendeoptionen einstellen
Mit den Sendeoptionen geben
Sie an, wie Sie ein bestimmtes
Programm in der Sendeleiste
verwenden mchten. Sie knnen
z. B. das Dateiformat angeben, in
dem PaperPort ein Objekt
speichert.

PaperPort Einfhrungshandbuch

42

Um ein Objekt per E-Mail zu


senden, ziehen Sie es einfach auf
Ihr E-Mail-Programm in der
Sendeleiste. In den E-MailVerknpfungsoptionen knnen
Sie das Dateiformat von Anhngen
und andere Optionen einstellen.

Objekte konvertieren
In PaperPort knnen Sie gescannte Dokumente und Textobjekte in
Bildformate konvertieren und Bildobjekte zurck in Textformate.

Objekte in Bildformate konvertieren


Gescannte Dokumente und Textobjekte knnen Sie in Bildformate
konvertieren.
Mit dem Befehl Speichern unter knnen Sie Bildobjekte in zahlreiche
Standardbildformate wie PDF, JPEG und TIFF sowie in das PaperPorteigene Bildformat MAX konvertieren.
Mit dem Befehl Als PaperPort-Bild duplizieren knnen Sie Text- und
Bildobjekte in PaperPort-Bildobjekte (.max) konvertieren. Mit dem Befehl
Als PDF-Objekt duplizieren knnen Sie Textobjekte in PDF-Bildobjekte
konvertieren.
Sie knnen auch mehrere ausgewhlte Objekte gleichzeitig in ein anderes
Format konvertieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe von
PaperPort.

Objekte konvertieren

43

Dokumente zusammenstellen
Sie knnen mehrere Dokumente kombinieren. Die zu kombinierenden
Dateien mssen sich in demselben Ordner befinden. Sie werden in der
Reihenfolge ausgewhlt, in der sie gestapelt werden sollen. Klicken Sie
auf den Pfeil der Schaltflche Objekte kombinieren und whlen Sie eine
der verfgbaren Kombinationsmglichkeiten:

In PDF-Stapel kombinieren: Jede Originalseite wird ohne


Grenanpassung in eine PDF-Seite umgewandelt.

In PDF-Seiten mit mehreren Objekten kombinieren, Gre


anpassen: Diese Option passt die Gre der Objekte so an, dass auf
einer einzelnen PDF-Seite immer vier Originalseiten passen.

In PDF-Seiten mit mehreren Objekten kombinieren,


Originalgre beibehalten: Hiermit werden auf jeder PDF-Seite
so viele Originalseiten wie mglich angeordnet.

Auf PDF-Miniaturansichtsseite kombinieren: Diese Option


erstellt fr alle Objektseiten eine Miniaturansicht und zeigt so viele
Miniaturen wie mglich auf einer PDF-Seite an.
Die Originalobjekte bleiben in ihrem Originaldateiformat erhalten.
Das Kombinieren dauert aufgrund der PDF-Erstellung in der Regel lnger als das
Stapeln.

Bilder in Text konvertieren


Gescannte Dokumente knnen Sie in Text konvertieren, indem Sie die
Miniaturansicht des Objekts auf das Symbol Ihres Textverarbeitungsprogramms in der Sendeleiste ziehen. Das gescannte Dokument wird
daraufhin automatisch von der programmeigenen OCR-Software
verarbeitet. Danach wird das Textverarbeitungsprogramm gestartet und
der gescannte Text wird in ein Dokument geladen, das Sie weiterbearbeiten knnen. In PaperPort knnen Sie Text, den Sie in einem

PaperPort Einfhrungshandbuch

44

Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm verwenden


mchten, auch aus Bildbereichen kopieren. Die OCR-Software verarbeitet
den Text und kopiert ihn in die Windows-Zwischenablage. ffnen Sie das
Programm, in dem Sie den Text in eine Datei einfgen mchten, und
whlen Sie den Befehl Einfgen.

Formulare ausfllen
Aktive PDF-Formulare knnen Sie mit Ihrer PDF-Software
ausfllen. Whlen Sie das Hand-Werkzeug, und gehen Sie
mithilfe der Tab-Taste oder der Pfeiltasten durch die Formularfelder, um Felder zu markieren oder Text einzugeben: Eine Liste der
verfgbaren Formularsteuerelemte finden Sie in der Hilfe und in den
Kurzanleitungen.
Nachdem Sie Daten eingegeben und das Formular ausgefllt haben,
knnen Sie es auf dem PaperPort-Desktop speichern, um es vollstndig
mit den eingetragenen Daten auszudrucken oder als E-Mail zu versenden.
Wenn Sie einen Formularvordruck haben, aktivieren Sie im Dialogfeld
Drucken die Option Nur Felder drucken. Ihre eingegebenen Formulardaten werden dann direkt auf den Vordruck gedruckt.

Untersttzung fr PDF-Dateien
PDF-Dateitypen
Das Format PDF (Portable Document Format) wird hufig in
drei unterschiedliche Typen oder Varianten eingeteilt:

PDF-Bild
Durchsuchbares PDF-Bild
PDF-formatierter Text und Grafik (PDF Normal)

Formulare ausfllen

45

PDF-Dateien ffnen
PaperPort kann alle Dateien ffnen und anzeigen, die diesen drei Dateitypen entsprechen. Standardmig werden PDF-Dateien in PDF Viewer
Plus oder (falls verfgbar) in PDF Converter Professional geffnet. PDFBilddateien werden im ImageViewer geffnet. Sie knnen auf geschtzte
PDF-Dateien zugreifen, wenn Ihnen das Passwort bekannt ist. Die Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei werden bercksichtigt und knnen
gendert werden, wenn Sie ber das erforderliche Berechtigungspasswort
verfgen.
Seiten in PDF-Dateien bearbeiten
In PaperPort knnen Sie Seiten aus einer PDF-Datei in eine andere
einfgen oder anhngen sowie mehrere PDF-Dateien zu einem Stapel
zusammenstellen. Seiten aus unterschiedlichen Quellen knnen so in
einem gemeinsamen Dokument prsentiert werden. Sie knnen eine oder
alle Seiten aus einer mehrseitigen PDF-Datei herauslsen und aus jeder
Seite eine eigene PDF-Datei erstellen.
Objekte in einer PDF-Datei kombinieren
Sie knnen eine breite Palette an Bildobjekten in einer einzigen Ziel-PDF
kombinieren. Die kombinierten Objekte bleiben in ihrem Originaldateiformat und an ihrem ursprnglichen Speicherort erhalten. In PaperPort
Professional knnen auch Textobjekte kombiniert werden.
PDF-Dateien mit Anmerkungen versehen
Sie knnen Notizen, Hervorhebungen und Grafikobjekte, z. B. Pfeile, in
beliebigen PDF-Seiten als Anmerkungen einfgen. Die Anmerkungen
werden nicht Teil der eigentlichen PDF-Seite, sondern werden auf einer
anderen Ebene hinzugefgt, so dass sie jederzeit in PaperPort oder anderen
PDF-Bearbeitungs- oder -Anzeigeprogrammen angezeigt, verschoben,
gendert oder gelscht werden knnen. Anmerkungen knnen Sie im
ImageViewer oder in Ihrer PDF-Anwendung hinzufgen.
PDF-Dateien ndern
Mit den SET-Werkzeugen knnen Sie das Aussehen Ihrer PDF-Seiten
verbessern oder sie fr die optische Zeichenerkennung (OCR) optimieren.
Weitere Informationen finden Sie auf Seite 26 und im Hilfethema: Seiten
und Bilder verbessern. Um den eigentlichen Textinhalt einer PDF-Datei zu

PaperPort Einfhrungshandbuch

46

ndern oder andere Farben oder Attribute auszuwhlen, bentigen Sie


einen PDF-Editor, wie z. B. PDF Converter Professional von Nuance.
Text aus PDF-Dateien extrahieren
Der Befehl Text kopieren findet Text in PDF-Dateien und bertrgt ihn
als reinen Text in die Zwischenablage. Wenn ntig, wird dazu die OCR
ausgefhrt. Der Befehl Text anzeigen fhrt denselben Vorgang aus, zeigt
den Text jedoch in einem PaperPort-Fenster an. Sie knnen diesen Text
speichern. Wenn Sie ihn nicht speichern, wird er bei jeder erneuten
Verwendung des Befehls neu generiert. Sie knnen eine PDF-Datei auch
auf ein Textverarbeitungsprogramm in der Sendeleiste ziehen. Sie erhalten
bearbeitbaren Text mit der definierten Formatierungsstufe. Dabei wird ggf.
die OCR ausgefhrt. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter:
Gescannte Dokumente in Text konvertieren und Sendeoptionen fr das
jeweilige Zielprogramm.
Dokumentinformationen fr die Suche zu PDF-Dateien hinzufgen
Sie knnen den Namen des Objekts, Autor, Thema und Schlsselwrter
fr eine PDF-Datei definieren, um die sptere Suche nach der Datei zu
erleichtern. Der Objektname muss in PaperPort definiert werden, die
anderen Daten in Ihrem PDF-Produkt im Men Dokument. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe unter: Den All-in-One-Suchbereich
verwenden und Objekteigenschaften. Die Suchfunktion All-in-One Search
findet Wrter in den Dokumentinformationen einer oder mehrerer PDFDateien.
PDF-Dateien in anderen Dateiformaten speichern
Sie knnen PDF-Dateien in einer Reihe von Bilddateitypen und als XPSDateien speichern. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter:
Bildobjekte speichern. Eine mehrseitige PDF wird in eine einzige Datei
konvertiert, wenn Sie einen mehrseitigen Dateityp auswhlen. Anderenfalls wird jede PDF-Seite als separate Datei gespeichert.
PDF-Dateien der Windows Desktopsuche hinzufgen
Unter Desktop > Optionen > Erweitert knnen Sie PaperPort als
Anwendung zur Verarbeitung von PDF-Dateien in der Windows
Desktopsuche aktivieren oder deaktivieren.

Untersttzung fr PDF-Dateien

47

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter: PDF-Dateien und


PDF-Dateien erstellen.

PDF-Dokumente erstellen
PDF-Bilddateien aus anderen Anwendungen erstellen
Prfen Sie unter Desktop > Optionen > Objekt, ob PDF und nicht MAX
als Zieldateityp ausgewhlt ist. Whlen Sie zwischen PDF-Bild und
Durchsuchbare PDF. ffnen Sie dann eine Quelldatei in ihrer Originalanwendung und whlen Sie den Druckbefehl (in der Regel im Men
Datei). Whlen Sie den PaperPort-Bilddrucker aus und whlen Sie die
gewnschten Druckeinstellungen, z. B. Schwarzwei oder Farbe. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe unter: PaperPort-Druckertreiber
und PDF-Dateien erstellen.
Dokumente als durchsuchbare PDF-Dateien scannen
ffnen Sie ein Scanprofil und geben Sie im Ausgabebereich den PDFDateityp an oder whlen Sie das vordefinierte Profil Durchsuchbares
PDF-Farbdokument. Verwenden Sie das Profil, um PDF-Dateien zu
erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter: Scanprofile
ndern.
Eine PDF aus einer vorhandenen PDF, XPS oder einem Bildobjekt
erstellen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine PDF-Datei und whlen Sie
Objekt duplizieren, Aktuelle Seite duplizieren oder Speichern unter.
Der PDF-Typ der Quelldatei wird in die Kopie bernommen. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf ein Bildobjekt und whlen Sie Als PDFObjekt duplizieren oder Speichern unter. Wenn Sie eine XPS-Datei durch
Doppelklicken in PDF Viewer Plus ffnen, wird automatisch eine Kopie
davon als PDF-Datei erstellt, die Sie direkt ndern und speichern knnen.

PaperPort Einfhrungshandbuch

48

Das Nuance-Programm PDF Create bietet deutlich umfassendere Funktionen


zur PDF-Erstellung. Es erzeugt druckbare, durchsuchbare und bearbeitbare
PDF-Dateien aus einem oder mehreren Quelldokumenten mit zahlreichen
verfgbaren Optionen. Dieses Programm wird mit PaperPort Professional und
PDF Converter Professional geliefert und ist auch als eigenstndige
Anwendung verfgbar.

Untersttzung fr PDF-Dateien

49

PaperPort deinstallieren
Um das Programm vollstndig zu deinstallieren, mssen Sie nacheinander
drei PaperPort-Komponenten entfernen: PaperPort 12 SE, den PaperPortBilddrucker und PDF Viewer Plus. Die Reihenfolge ist unerheblich. Wenn
Sie nur den Bilddrucker und/oder PDF Viewer Plus entfernen, funktioniert
PaperPort nicht mehr richtig.
1. Whlen Sie in der Systemsteuerung die Option zum Hinzufgen
bzw. Entfernen von Programmen.
2. Whlen Sie Nuance PaperPort 12.0.
3. Klicken Sie auf Entfernen, um das Programm zu deinstallieren.
4. Wiederholen Sie den Vorgang fr die brigen Komponenten.
5. Abschlieend mssen Sie den Computer neu starten.

PaperPort ist durch folgende Patente in den USA und anderen Lndern geschtzt:
6,262,732; 5,077,807; 5,235,651; 5,261,009; 5,278,918; 5,278,920; 5,347,595;
5,381,489; 5,436,983; 5,657,397; 5,778,092; 5,862,259; 6,038,342 und 6,047,251.

PaperPort Einfhrungshandbuch

50