Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
E C H T L I C H E
I N W E I S E
2011 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Verffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von Nuance Communications,
Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA., in irgendeiner Form
oder durch irgendwelche Mittel, sei es mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch,
chemisch, manuell oder auf sonstige Weise, bertragen, kopiert, transkribiert, reproduziert,
abrufbar gespeichert oder in irgendeine Sprache oder Computersprache bersetzt werden.
Gedruckt in den Vereinigten Staaten von Amerika und in Irland. Die in diesem Handbuch
beschriebene Software wird unter Lizenz zur Verfgung gestellt. Sie darf nur in bereinstimmung mit den Bedingungen dieser Lizenz verwendet bzw. kopiert werden.
W I CH T IG ER H I N W E I S
Nuance Communications, Inc. stellt diese Verffentlichung im Ist-Zustand zur Verfgung,
ohne Haftung oder Gewhrleistung jedweder Art, sei es ausdrcklich oder konkludent.
Dies umfasst, ist jedoch nicht begrenzt auf die konkludente Gewhrleistung der Nutzbarkeit oder Eignung fr bestimmte Zwecke. In einigen Staaten oder Rechtsgebieten ist der
Ausschluss von ausdrcklichen oder konkludenten Gewhrleistungen bei bestimmten
Transaktionen nicht zulssig; deshalb trifft diese Bestimmung auf Sie mglicherweise
nicht zu. Nuance behlt sich das Recht vor, diese Verffentlichung zu berarbeiten und
von Zeit zu Zeit ihren Inhalt zu ndern, ohne dass Nuance dazu verpflichtet ist, auf eine
solche berarbeitung bzw. nderung hinzuweisen.
M AR K EN U N D M I T W I R K E ND E
Nuance, das Nuance-Logo, All-in-One Search, OmniPage, PaperPort, Produktivitt
ohne Grenzen, ScanSoft und SET sind Marken oder eingetragene Marken von Nuance
Communications, Inc. oder seinen Konzerngesellschaften in den USA und/oder anderen
Lndern. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint und Windows sind eingetragene
Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Lndern.
Intel und Pentium sind Marken oder eingetragene Marken der Intel Corporation oder ihren
Konzerngesellschaften in den USA und anderen Lndern. Adobe, Acrobat und Photoshop
sind eingetragene Marken oder Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/
oder anderen Lndern. Google ist eine Marke von Google, Inc. WordPerfect ist eine Marke
oder eingetragene Marke der Corel Corporation und/oder ihren Konzerngesellschaften in
Kanada, den USA und/oder anderen Lndern. Das Verity-Logo ist eine Marke oder eingetragene Marke von Verity, Inc. in den USA und/oder anderen Lndern. Alle anderen hier
erwhnten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.
Outside In Viewer Technology Copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle Rechte
vorbehalten. Teile der Wortberprfung, Rechtschreibprfung und Silbentrennung dieses
Produktes basieren zum Teil auf Proximity Linguistic Technology von Franklin Electronic
Publishers, Inc. Siehe hierzu das Hilfethema mit rechtlichen Hinweisen. Alle Rechte
vorbehalten. Dieses Produkt wurde mit Hilfe der Software Kakadu entwickelt und basiert
zum Teil auf der Arbeit der Independent JPEG Group. Diese Software basiert zum Teil auf
der Zlib Compression Library und der Arbeit von Colosseum Builders, Inc.
Nuance Communications, Inc.
1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA
Nuance Communications International BVBA
Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgien
PaperPort 12 SE Einfhrungshandbuch, 2011
I N H A L T
PaperPort installieren
Registrierung
Einfhrung in PaperPort
Technische Untersttzung
Was ist neu in PaperPort 12?
6
7
7
8
9
Objekte erfassen
12
12
13
13
15
15
17
18
20
20
21
Bilder verbessern
22
23
23
24
24
25
26
31
31
32
Anmerkungswerkzeuge
33
PaperPort Einfhrungshandbuch
iii
Objektsicherheit
34
Objekte verwalten
35
36
Objekte suchen
36
Dateien austauschen
39
40
Objekte konvertieren
Objekte in Bildformate konvertieren
Dokumente zusammenstellen
Bilder in Text konvertieren
41
42
42
43
43
44
44
Formulare ausfllen
45
Untersttzung fr PDF-Dateien
45
PDF-Dokumente erstellen
48
PaperPort deinstallieren
50
iv
Inhalt
Begleitprogramme
PaperPort 12 SE (Special Edition) enthlt einen PaperPort-Bilddrucker, einen
Scanner-Setup-Assistenten, die Anwendung ImageViewer (zum Anzeigen und
Bearbeiten von Seitenbildern in einem Fenster auerhalb von PaperPort) sowie
PDF Viewer Plus (zum Anzeigen von und Arbeiten mit PDF-Dateien).
PaperPort Einfhrungshandbuch
PaperPort installieren
Sie knnen PaperPort von einer CD oder ber das Web installieren. Das
Installationsprogramm bietet einfache, schrittweise Anleitungen. Befolgen Sie
zur Installation der Software die Anleitungen auf den Bildschirmanzeigen. Zur
Installation und Deinstallation bentigen Sie Administratorrechte.
Die Installation von PaperPort umfasst die drei folgenden Komponenten, die in
einem Schritt installiert werden:
PDF Viewer Plus wird nicht installiert, wenn das Nuance-Produkt PDF
Converter Professional (Version 5.3 oder hher) bereits auf dem Computer
vorhanden ist, da dieses alle Merkmale von PDF Viewer Plus abdeckt und
darber hinaus noch weitere Funktionen bietet.
Klicken Sie auf die Programmdatei Autorun, whlen Sie die gewnschte Installationssprache und besttigen oder ndern Sie den Speicherpfad fr die Anwendung. Wenn Sie PDF Viewer Plus installieren, knnen Sie folgende Option
aktivieren:
Nuance PDF als Standardanzeigeprogramm fr Windows und Internet
Explorer festlegen
Damit wird PDF Viewer Plus Ihr Standardprogramm zum Anzeigen von PDFDateien. PDF-Dateien auf dem PaperPort-Desktop werden standardmig in
einem Nuance PDF-Produkt geffnet. Wenn Sie diese Option whlen, werden
PDF-Dateien, auf die Sie auf Ihrem Computer doppelklicken, in PDF Viewer
Plus geffnet.
Das Installationsprogramm wird gestartet. Sie haben die Wahl zwischen der
vollstndigen und der angepassten Installation. Die angepasste Installation
sollten Sie nur whlen, wenn Sie bei der Installation zustzlich zu den
PaperPort-Ordnern auch eigene Ordner hinzufgen mchten. Sie knnen aber
auch spter noch jederzeit Ordner hinzufgen (siehe Seite 24).
PaperPort Einfhrungshandbuch
Registrierung
Durch die Registrierung Ihres Produkts erhalten Sie alle Vorteile der Produktuntersttzung von Nuance. Bei Produktaktualisierungen werden Sie sofort informiert.
Nach der Installation von PaperPort werden Sie aufgefordert, die Software
online zu registrieren. Die registrierten Angaben knnen Sie jederzeit auf der
Website von Nuance unter http://www.nuance.de ndern.
Einfhrung in PaperPort
Dieses Handbuch bietet eine Einfhrung in PaperPort. Hier erfahren Sie, wie
Ihnen PaperPort bei der Verwaltung Ihrer Dokumente hilft. Weitere Informationen ber die Verwendung von PaperPort finden Sie in der Hilfe, in den Kurzanleitungen, in den Versionshinweisen und auf der Website von Nuance. Sie sind
ber die Hilfe-Funktionsleiste verfgbar.
PaperPort Einfhrungshandbuch
Technische Untersttzung
Nuance bietet fr die verschiedenen Ansprche sowohl kostenlose als auch
kostenpflichtige Supportoptionen. Die Supportleistungen von Nuance beinhalten
persnliche Telefonberatung wie auch technische Untersttzung per E-Mail.
Auerdem haben Sie rund um die Uhr Zugang zu unserer Knowledge-Base.
Auf unserer Website http://www.nuance.de erhalten Sie Informationen ber
Ihre persnliche Supportoption, Anlaufstellen fr technische Fragen in Ihrer
Nhe und Produktupdates. Lesen Sie bitte die Benutzerdokumentation und die
Versionshinweise, bevor Sie sich an Nuance wenden.
Mindestsystemanforderungen
IntelPentium-Prozessor oder hher
Microsoft Windows XP 32-Bit mit SP3 oder hher, Windows Vista 32-Bit und
64-Bit mit SP2 oder hher, Windows 7 (32- und 64-Bit-Versionen)
Microsoft Internet Explorer 6.0 oder hher
512 MB Arbeitsspeicher (RAM), 1 GB empfohlen
300 MB freier Festplattenspeicher fr Anwendungsdateien, 20 MB temporrer
Festplattenspeicher whrend Installation
SVGA Monitor mit 256 Farben, empfohlen werden 16-Bit-Farbe (bezeichnet
als Medium Color unter XP und Vista), und eine Auflsung von mindestens
800 x 600 Pixel
Windows-kompatibles Zeigegert
CD-ROM-Laufwerk fr die Installation oder geeignete Internetverbindung zum
Download
Internetverbindung (IE 6 oder hher) fr Aktualisierungen,
PaperPort Einfhrungshandbuch
Verbesserte PDF-Leistung
PDF-Dateien lassen sich noch schneller ffnen und anzeigen. Dafr sorgt PDF
Viewer Plus, eine neu entwickelte PDF-Anwendung von Nuance, die vollstndig
mit Adobe Acrobat kompatibel ist. PDF Viewer Plus ist aber nicht nur schneller
als das Universalprogramm ImageViewer, sondern ermglicht berdies eine
geringere Arbeitsspeicherbelastung und kleinere Dateigren. Das neue PDFAnzeigeprogramm optimiert die Auflsung fr jedes Element auf einer Seite.
Das Ergebnis sind eine deutlichere Anzeige und eine ideale Druckauflsung.
PDF Viewer Plus verfgt ber ein eigenes Hilfesystem.
PaperPort Einfhrungshandbuch
Multifunktionsleisten-Oberflche
PaperPort 12 ist noch benutzerfreundlicher geworden: Alle Programmfunktionen werden in bersichtlichen Funktionsleisten mit Funktionsgruppen
prsentiert. Auerdem haben wir die Schaltflche Jetzt scannen hinzugefgt,
sodass Sie jederzeit mit einem Klick scannen knnen, ohne erst die Scannereinstellungen ffnen zu mssen. Eine flexibel anpassbare Symbolleiste fr den
Schnellzugriff wird ber der Multifunktionsleiste angezeigt. Dort knnen Sie die
Funktionen, die Sie am hufigsten verwenden, zentral zusammenfassen. Mit
Tastenkrzeln knnen Sie die Befehle ber die Tastatur auswhlen. Drcken Sie
die Alt-Taste, um die zugehrigen Tastenkombinationen anzuzeigen. Die Farben
fr den Hintergrund, die Arbeitsbereiche und die Funktionsleisten knnen Sie
individuell auswhlen.
Genauere OCR
Die Genauigkeit der OCR (optische Zeichenerkennung) wurde deutlich gesteigert. Die Folge: bessere Ergebnisse beim Durchsuchen des Inhalts von PDFDateiarchiven. Fr die OCR stehen jetzt Spracheinstellungen zur Verfgung, die
die Erkennungsgenauigkeit in allen untersttzten Sprachen nochmals steigern.
PaperPort Einfhrungshandbuch
10
Die Special Editions (SE) von PaperPort werden von einzelnen Scannerherstellern und
anderen Wiederverkufern angeboten. Die in diesen Ausgaben verfgbaren Funktionen
sind anbieterabhngig.
PaperPort Einfhrungshandbuch
11
Der PaperPort-Desktop
Beim ersten Starten von PaperPort wird der PaperPort-Desktop mit dem
Ordnerbereich angezeigt. Die Dokumente im ausgewhlten Ordner
werden als Miniaturansichten dargestellt und es stehen Werkzeuge zur
Ordnerverwaltung zur Verfgung. PaperPort bietet alle Werkzeuge, die zur
Verwaltung, zur Suche und zur Verwendung von Dokumenten und Bildern
erforderlich sind. ffnen Sie mit dem Befehl Optionen in der DesktopFunktionsleiste die Registerkarte Desktop, um die Farbeinstellungen fr
den Desktop und seine Elemente zu ndern.
Multifunktionsleisten mit Befehlsschaltflchen
Desktop
mit Objektminiaturen
Funktionsbereich
mit Ordnern
Zugriff auf
andere Seiten
in diesem
mehrseitigen
Objekt
PaperPort Einfhrungshandbuch
12
PaperPort-Objekte
Die Dokumente und Fotos, die Sie in PaperPort speichern, werden als
Objekte bezeichnet. Es gibt zwei Objekttypen: Bildobjekte und
Textobjekte.
13
PaperPort Einfhrungshandbuch
14
Der Ordnerbereich
Der Ordnerbereich stellt hnlich dem Windows
Explorer eine hierarchische Ansicht Ihrer PaperPortOrdner dar. Mit den Ordnerwerkzeugen knnen Sie
schnell auf die verfgbaren Funktionen zugreifen.
PaperPort installiert im Windows-Ordner Eigene
Dateien einen Ordner namens Eigene PaperPortDokumente. Auf Mehrbenutzersystemen wird dieser
Ordner fr jeden Benutzer gesondert erstellt.
Der Ordner Eigene PaperPort-Dokumente enthlt mehrere Unterordner,
z. B. Artikel, Visitenkarten, Fotos und Quittungen, die die unterschiedlichen Strukturierungsmglichkeiten fr Objekte veranschaulichen.
Der Ordner Beispiele enthlt Beispieldokumente und -fotos, die Sie bei
Ihren ersten Schritten in PaperPort untersttzen sollen.
Sie mssen Ihre eigenen PaperPort-Objekte nicht im Ordner Eigene
PaperPort-Dokumente speichern, sondern knnen dem Ordnerbereich
von PaperPort dafr auch andere lokale Ordner oder Netzwerkordner
hinzufgen. Der Ordner Eigene PaperPort-Dokumente kann auch
gelscht werden; es muss jedoch mindestens ein Ordner in der PaperPortStruktur verbleiben.
Um den Ordnerbereich ein- oder auszublenden, klicken Sie in der DesktopFunktionsleiste auf Ordner. Bei geteiltem Desktop kann fr jeden
Arbeitsbereich ein eigener Ordnerbereich angezeigt werden.
PaperPort-Miniaturansichten
PaperPort kennt zwei Arten von Miniaturansichten:
Objekt- und Seitenminiaturen. Jede Miniaturansicht ist
eine kleine grafische Darstellung Ihres Dokuments oder
Fotos. Seitenminiaturen zeigen Seiten von Bildobjekten
und PDF-Dateien im Seitenminiaturbereich. Sie sind
sowohl auf dem PaperPort-Desktop als auch im
ImageViewer verfgbar.
15
PDF-Dokumente
PDF-Bildobjekte
HTML-Dokumente
Jede Miniaturansicht enthlt ein Symbol, das das Programm darstellt, in
dem das Objekt erstellt wurde oder dem es zurzeit zugeordnet ist. Dadurch
ist es ganz einfach, alle unterschiedlichen Objektarten auf Ihrem Computer
schnell anzuzeigen und zu finden.
Wenn Sie auf eine Miniaturansicht klicken, werden die Bildattribute
angezeigt.
Das Symbol
Das Symbol
Mit
knnen Sie in mehrseitigen Bildobjekten durch die Seiten blttern,
ohne die Seitenminiaturen verwenden zu mssen.
Bevor Sie mit einem Objekt arbeiten knnen, mssen Sie dessen
Miniaturansicht auf dem PaperPort-Desktop auswhlen. Das Objekt wird
von einem roten Rahmen umgeben, der kennzeichnet, dass es ausgewhlt
PaperPort Einfhrungshandbuch
16
ist. Die Auswahl mehrerer Dateien ist mglich. Beim Arbeiten mit
Objektminiaturen knnen Sie:
PaperPort-Seitenminiaturen
Der Seitenminiaturbereich auf dem PaperPort-Desktop und im
ImageViewer zeigt Miniaturansichten fr mehrseitige Bildobjekte an.
Whlen Sie ein mehrseitiges Objekt aus und klicken Sie dann in der
Desktop-Funktionsleiste auf die Schaltflche Seitenminiaturen. An
Seitenminiaturen knnen Sie Seitenbearbeitungen ausfhren, ohne die
17
Das Bildansichtsfenster
Um ein Bildobjekt im Bildansichtsfenster anzuzeigen, doppelklicken Sie
in der Desktop-Ansicht auf die Miniatur oder whlen Sie den Befehl In
Bildansicht ffnen in der Desktop-Funktionsleiste oder im Kontextmen
des Objekts. Standardmig werden PDF-Dateien in PDF Viewer Plus,
nicht in der Bildansicht, geffnet.
Im Bildansichtsfenster knnen Sie Objekte genauer betrachten und sie
bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen. Sie knnen die Anzeige
vergrern oder verkleinern, um die Daten besser lesen zu knnen. Mit
den SET-Werkzeugen knnen Sie das aktuelle Seitenbild verbessern. Im
Seitenminiaturbereich knnen Sie die Dokumente auf Seitenebene
bearbeiten.
PaperPort Einfhrungshandbuch
18
Schaltflche
Bildbereich
auswhlen
SET-Werkzeuge in der
Seiten-Funktionsleiste
Aktuelle Seite in
Groformat,
kann bearbeitet
oder mit
Anmerkungen
versehen werden
19
Weitere Schaltflchen
Festlegen der
Schaltflchenreihenfolge
Schaltflchen
hinzufgen/entfernen
Sichtbare Schaltflchen
PaperPort Einfhrungshandbuch
20
Objekte erfassen
Es gibt viele Mglichkeiten, Bilder und Dokumente in PaperPort zu
erfassen, damit Sie die Anzeige-, Bearbeitungs-, Anmerkungs-,
Indizierungs-, Dateiverwaltungs- und OCR-Werkzeuge von PaperPort
verwenden knnen. Zum Beispiel:
Bilder und Dokumente durch Ziehen mit der Maus oder mit den
Befehlen Ausschneiden und Einfgen aus dem Windows Explorer
oder anderen Programmen auf den PaperPort-Desktop verschieben.
Objekte erfassen
21
In PaperPort knnen Sie mehrere Seiten als einzelne Objekte oder als ein
mehrseitiges Objekt scannen. Zum Scannen und Sortieren beidseitig
bedruckter Dokumente auf einem ADF-Scanner drehen Sie das Dokument
um, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie auf Rckseite
scannen. PaperPort scannt und sortiert die Seiten dann automatisch in der
richtigen Reihenfolge.
Es ist auch mglich, durch Drcken einer Taste Ihres Scanners direkt in
PaperPort zu scannen. Whlen Sie hierzu in der Windows-Systemsteuerung Scanner und Kameras. Whlen Sie auf der Registerkarte
Ereignis ein Ereignis aus und verknpfen Sie dieses mit PaperPort.
PaperPort Einfhrungshandbuch
22
Scanprofile verwenden
PaperPort bietet vordefinierte Scanprofile, die fr typische Scanvorgnge
optimiert sind. Zur Auswahl stehen Schwarzwei-, Graustufen- oder
Farbdokument, Farbfoto oder Durchsuchbares PDF-Farbdokument. Fr
jedes Scanprofil steht ein Einstellungsfenster mit folgenden Registern zur
Verfgung:
Ausgabe: Hier whlen Sie Dateitypen und lassen Dateierweiterungen automatisch anfgen.
Objekte erfassen
23
PaperPort-Ordner hinzufgen
PaperPort bietet ein einfach zu verwendendes Dateisystem fr die Verwaltung Ihrer Objekte und den
Austausch von Objekten mit anderen Personen. Im
Ordnerbereich knnen Sie:
PaperPort Einfhrungshandbuch
24
Objekte erfassen
25
Bilder verbessern
Im Bildansichtsfenster bietet PaperPort mehrere
Werkzeuge, mit denen Sie Bilder anpassen oder
verbessern knnen.
Sie knnen z. B. eine gescannte Seite begradigen,
ein unterbelichtetes Foto, das zu dunkel ist, heller
einstellen, die Farben eines Farbbildes anpassen,
Flecken, dunkle Rnder oder Randnotizen von einer
Dokumentseite entfernen oder unscharfe Bilder schrfer einstellen.
Darber hinaus knnen Sie ein Objekt drehen, Punkte entfernen, Linien
verbessern, rote Augen entfernen und einen Teil eines Bildes abschneiden.
Einige SET-Werkzeuge sind speziell fr die Verbesserung von Fotos oder
Bildern bestimmt, whrend andere (ausgegraut) Textobjekte fr die
optische Zeichenerkennung (OCR) vorbereiten. Die Seiten-Funktionsleiste im Bildansichtsfenster enthlt die SET-Werkzeuge, mit denen Sie die
aktuelle Seite bearbeiten knnen. Einige dieser Werkzeuge sind auch auf
dem PaperPort-Desktop verfgbar. Dort knnen sie auf alle Seiten des ausgewhlten Objekts angewandt werden.
Die Verfgbarkeit der Werkzeuge wird folgendermaen angezeigt:
P = Verfgbar in der Bildansicht oder im ImageViewer (Seiten-Funktionsleiste), nur
auf aktuelle Seite anwendbar.
PI = Auch auf dem PaperPort-Desktop verfgbar (Objekt-Funktionsleiste),
anwendbar auf alle Seiten des ausgewhlten Objekts/der ausgewhlten Objekte.
PM = Auch auf dem PaperPort-Desktop verfgbar (Kontextmen), anwendbar auf
alle Seiten des ausgewhlten Objekts/der ausgewhlten Objekte.
PS = Auch in Scanprofilen verfgbar, anwendbar auf alle eingehenden Seiten.
PaperPort Einfhrungshandbuch
26
Drehen
(PI)
Begradigen
Bilder verbessern
27
Ein Bild
Mit dem Werkzeug Schrfe knnen Sie die
scharfstellen Schrfe eines verschwommenen Bildes korri(P)
gieren oder als Spezialeffekt ein scharfes
Bild verschwommen darstellen.
Rote Augen
entfernen
(P)
Bildbereich
entfernen
Bildgre
oder
Auflsung
ndern
(PI)
Punkte
entfernen
(PM)
PaperPort Einfhrungshandbuch
28
Linien
verbessern
(PM)
Aktuelle
weie und
schwarze
Punkte
anwenden
Klicken Sie auf dieses Werkzeug und anschlieend auf eine dunkle Farbe im Bild, die als
schwarzer Punkt definiert werden soll. Die neu
definierten schwarzen und weien Punkte
werden in der Statusleiste angezeigt.
Klicken Sie auf dieses Werkzeug, um die neu
definierten weien und schwarzen Punkte auf
das aktuelle Bild (P) oder Objekt (I) anzuwenden. Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, machen Sie Ihre nderungen
rckgngig und whlen Sie neue Werte.
Bilder verbessern
29
N
eu
Pu er
nk sch
t w
ar
St
ze
an
r
da
rd
St
an
da
N
eu rd
P u er
nk we
t i
er
Vorher:
Nachher:
Sie knnen neue schwarze und weie Punkte wie zuvor beschrieben
auf einzelne Seiten anwenden. Sie knnen sie auch als automatische
Verbesserung auf alle neuen Seiten anwenden, die mit einem
bestimmten Scanprofil eingescannt wurden.
PaperPort Einfhrungshandbuch
30
Aktuelle Auswahl
Schieberegler
Originalbild (kann
wieder bernommen
werden)
Bilder verbessern
31
PaperPort Einfhrungshandbuch
32
Anmerkungswerkzeuge
Die Anmerkungswerkzeuge stehen in der Anmerkungsfunktionsleiste zur
Verfgung, wenn im Bildansichtsfenster ein Bildobjekt geffnet ist. Mit
den Befehlen in der Gruppe Anmerkungseinstellungen knnen Sie die
Eigenschaften fr knftig mit diesem Werkzeug erstellte Anmerkungen
festlegen. Vorhandene Anmerkungen sind davon nicht betroffen. Um ein
Anmerkungswerkzeug zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf ein anderes
Werkzeug, am besten auf Anmerkung auswhlen. Eine ausfhrliche
Liste dieser Werkzeuge finden Sie in der Hilfe.
Hier werden die Anmerkungswerkzeuge beschrieben, die Ihnen in PDF
Viewer Plus fr PDF-Dateien zur Verfgung stehen.
Verwenden Sie folgende Befehle in PDF Viewer Plus:
Klicken Sie auf dieses Werkzeug und danach
auf eine vorhandene Anmerkung, um sie auf der
Seite zu verschieben, zu kopieren oder ihre
Gre zu ndern. Doppelklicken Sie auf eine
Handwerkzeug
Notiz oder ein Textfeld, um den Text zu bearbeiten. Um nur den Status oder die Eigenschaften einer Anmerkung zu ndern, klicken
Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Notiz
33
Textfeld
Hervorheben
Freiform
Linie
Stempel
Objektsicherheit
In PDF Viewer Plus knnen Sie im Men Dokument die Sicherheitsstufe fr Ihre PDF-Dateien anpassen (bis Format 1.7). Wenn Sie aus
vorhandenen PDF-Dateien eine neue erstellen (z. B. durch Kopieren einer
Seitenminiatur in einen Arbeitsbereich oder durch Duplizieren eines PDFObjektes), wird die Sicherheitsstufe von der bisherigen PDF-Datei
bernommen. Neu erstellte, leere PDF-Dateien haben keine Sicherheitseinstellungen. Sie knnen sie aber jederzeit hinzufgen.
Es gibt zwei Arten von Passwrtern. Das Passwort zum ffnen regelt
den Zugang zum Dokument. Es kann nur nach Eingabe des richtigen
Passworts geffnet werden. Das Berechtigungspasswort erlaubt das
ffnen eines geschtzten Dokuments und das Definieren von Sicherheitseinstellungen fr das Dokument. Wird es nicht angegeben, kann die Datei
ohne Einschrnkungen verwendet werden.
PaperPort Einfhrungshandbuch
34
Objekte verwalten
Ein entscheidender Gesichtspunkt bei der Objektverwaltung in PaperPort
ist die Ablage der Objekte in geeigneten Ordnern. Sie knnen Objekte mit
der Maus aus einem Ordner in einen anderen oder vom PaperPort-Desktop
in einen beliebigen Ordner ziehen. Sie knnen Suchkriterien angeben, mit
denen Sie Ihre Objekte spter leichter finden. In der Miniaturansicht
werden unter den einzelnen Miniaturen die Namen des jeweiligen Objekts
angezeigt. Bei mehrseitigen Objekten wird der Name unter den einzelnen
Seitennamen angezeigt, wenn vorhanden.
Im Dialogfeld Ordner-Manager knnen Sie
PaperPort-Ordner hinzufgen, entfernen und
umbenennen. Durch die farbliche Kennzeichnung der Ordnersymbole erleichtern Sie sich die
Verwaltung Ihrer Objekte. Hier knnen Sie auch
Ordner aus dem Windows Explorer, die Sie in der PaperPort-Ordnerstruktur anzeigen, hinzufgen, entfernen, verschieben und umbenennen.
Die nderungen werden automatisch in PaperPort wiedergegeben.
Im Ordnerbereich knnen Sie Unterordner und ihren Inhalt ziehen und
ablegen, in andere Unterordner oder PaperPort-Ordner kopieren oder
verschieben sowie Unterordner erstellen oder lschen. Auerdem knnen
Sie im Kontextmen eines Ordners die Freigabe- und Sicherheitseinstellungen ndern.
Mit der Schaltflche Zurck knnen Sie ganz einfach die
zuletzt aufgerufenen Ordner nacheinander erneut anzeigen,
hnlich wie im Internet Explorer. So knnen Sie auf schnellstem
Wege in beiden Arbeitsbereichen unabhngig voneinander
zurcknavigieren.
Objekte verwalten
35
Objekten Suchkriterien
hinzufgen
Sie knnen jedem PaperPort-Objekt Dokumentinformationen hinzufgen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt und whlen Sie den
Befehl Eigenschaften. Sind fr PDF- oder MAX-Dateien bereits Dokumentinformationen vorhanden, werden diese jetzt angezeigt. Fr andere
Dateitypen wird nur der Objektname angezeigt. Klicken Sie auf die
Schaltflche Dateieigenschaften und gehen Sie zum Register Dateiinfo
Geben Sie nach Wunsch Titel, Thema, Autor, Schlsselwrter und
Kommentare ein. Diese Informationen werden in Ihrem System gespeichert, nicht in PaperPort. Dort knnen sie auch angezeigt und gendert
werden. Systemeigene Suchmaschinen knnen in der Regel auf diese
Daten zugreifen.
All-in-One Search von PaperPort funktioniert nur mit Dokumentinformationen, die fr MAX- und PDF-Dateien eingegeben wurden. Fr MAXDateien mssen diese Informationen bereits in den Dateien enthalten sein.
Sie knnen nicht gendert oder ergnzt werden. Fr PDF-Dateien knnen
Sie in PDF Viewer Plus oder PDF Converter Professional Dokumentinformationen ber das Men Dokument eingeben. Wenn Sie PDF Viewer Plus
schlieen oder Datei > Speichern auswhlen, werden die Dokumentinformationen in PaperPort gespeichert. Sie werden jedoch nicht gespeichert,
wenn Sie nur zum PaperPort-Desktop zurckwechseln.
Wenn Sie MAX- oder XPS-Dateien (oder anderen Dateiformaten) durchsuchbare Dokumentinformationen hinzufgen mchten, empfehlen wir,
sie in PDF zu konvertieren und die Informationen anschlieend der PDF
hinzuzufgen.
Objekte suchen
PaperPort bietet verschiedene Funktionen fr die Suche nach PaperPortObjekten. In der Regel finden Sie Objekte schnell, indem Sie durch die
Miniaturansichten auf dem PaperPort-Desktop blttern.
PaperPort Einfhrungshandbuch
36
Falls Sie viele Ordner und Objekte haben, bietet PaperPort mit All-in-One
Search ein leistungsstarkes Werkzeug an. ffnen Sie den Eigenschaftenbereich, um die Dokumentinformationen fr PDF- und MAX-Dateien
anzuzeigen. Dieser Text wird von der Suchfunktion All-in-One Search
verwendet. So fhren Sie eine Suche durch:
1. ffnen Sie den All-in-One-Suchbereich.
2. Entscheiden Sie, ob nur die erste Datei, die den Suchbegriff enthlt,
geffnet werden soll, oder ob alle gefundenen Dateien mit diesem Suchbegriff in einer Liste aufgefhrt werden sollen.
3. Geben Sie den Umfang der Suche an: Aktueller Ordner, Aktueller
Ordner und Unterordner oder Alle PaperPort-Ordner.
4. Geben Sie den Suchbegriff in das Feld Name, Autor, Schlsselwrter
ein. In der Regel geben Sie ein Wort ein, aber Textauszge und mehrere
Wrter sind ebenfalls mglich (siehe unten).
5. Erweitern Sie den Bereich und schlieen Sie mithilfe der Hkchen
Informationsfelder aus, wenn Sie beispielsweise nur nach dem Namen
des Autors suchen mchten.
6. Klicken Sie auf Suchen.
Wenn Sie gewhlt haben, dass nur der erste Treffer angezeigt werden soll,
wird die erste gefundene Datei, die den gesuchten Text enthlt, markiert.
Um zum nchsten Objekt in der Liste zu gelangen, whlen Sie in der
Objekt-Funktionsleiste die Option Weitersuchen. Wenn Sie gewhlt
haben, dass eine Liste aller Treffer angezeigt werden soll, werden alle
Objekte aufgefhrt, die den gesuchten Text enthalten.
Suchkategorien:
Objekte suchen
37
Kommentare: Wie in PDF Viewer Plus unter Dokumenteigenschaften im Feld Thema definiert.
PaperPort Einfhrungshandbuch
38
Dateien austauschen
PaperPort bietet verschiedene Werkzeuge, die den Austausch von Dateien,
Bildern und Dokumenten mit Freunden, Kollegen und Geschftspartnern
erleichtern.
Diese Werkzeuge sind im Programm integriert und ber verschiedene
Funktionsleisten schnell zugnglich, wann immer Sie sie bentigen.
Mit folgenden Funktionen vereinfacht PaperPort den Austausch von
Objekten mit anderen Personen:
Versenden von E-Mail-Anhngen durch Ziehen von
Objekten auf das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm
in der Sendeleiste von PaperPort.
Objekte in das weit verbreitete PDF-Format konvertieren,
das allgemein als Branchenstandard fr die
Dokumentenverteilung gilt.
Zugriff auf freigegebene Ordner auf Ihrem LAN oder WAN
durch Hinzufgen der Ordner in den Ordnerbereich von
PaperPort.
Zugriff auf Freigabe- und Sicherheitseinstellungen direkt
aus dem Kontextmen des Ordners.
Dateien austauschen
39
PaperPort Einfhrungshandbuch
40
OmniPage
Microsoft Outlook
PDF Converter
PaperPort untersttzt eine Vielzahl von Programmen, z. B. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Fax-, Internet-, E-Mail-, Online-Service-,
OCR- (Optische Zeichenerkennung) und Grafikprogramme. Die
Programmverknpfung auf der Sendeleiste erledigt ggf. notwendige
Konvertierungen und bietet mglicherweise Optionen zum Senden des
Objekts.
41
Mit OmniPage-Arbeitsprozessen die Dokumentkonvertierung effektiv und mit minimalem Zeitaufwand steuern.
Sendeoptionen einstellen
Mit den Sendeoptionen geben
Sie an, wie Sie ein bestimmtes
Programm in der Sendeleiste
verwenden mchten. Sie knnen
z. B. das Dateiformat angeben, in
dem PaperPort ein Objekt
speichert.
PaperPort Einfhrungshandbuch
42
Objekte konvertieren
In PaperPort knnen Sie gescannte Dokumente und Textobjekte in
Bildformate konvertieren und Bildobjekte zurck in Textformate.
Objekte konvertieren
43
Dokumente zusammenstellen
Sie knnen mehrere Dokumente kombinieren. Die zu kombinierenden
Dateien mssen sich in demselben Ordner befinden. Sie werden in der
Reihenfolge ausgewhlt, in der sie gestapelt werden sollen. Klicken Sie
auf den Pfeil der Schaltflche Objekte kombinieren und whlen Sie eine
der verfgbaren Kombinationsmglichkeiten:
PaperPort Einfhrungshandbuch
44
Formulare ausfllen
Aktive PDF-Formulare knnen Sie mit Ihrer PDF-Software
ausfllen. Whlen Sie das Hand-Werkzeug, und gehen Sie
mithilfe der Tab-Taste oder der Pfeiltasten durch die Formularfelder, um Felder zu markieren oder Text einzugeben: Eine Liste der
verfgbaren Formularsteuerelemte finden Sie in der Hilfe und in den
Kurzanleitungen.
Nachdem Sie Daten eingegeben und das Formular ausgefllt haben,
knnen Sie es auf dem PaperPort-Desktop speichern, um es vollstndig
mit den eingetragenen Daten auszudrucken oder als E-Mail zu versenden.
Wenn Sie einen Formularvordruck haben, aktivieren Sie im Dialogfeld
Drucken die Option Nur Felder drucken. Ihre eingegebenen Formulardaten werden dann direkt auf den Vordruck gedruckt.
Untersttzung fr PDF-Dateien
PDF-Dateitypen
Das Format PDF (Portable Document Format) wird hufig in
drei unterschiedliche Typen oder Varianten eingeteilt:
PDF-Bild
Durchsuchbares PDF-Bild
PDF-formatierter Text und Grafik (PDF Normal)
Formulare ausfllen
45
PDF-Dateien ffnen
PaperPort kann alle Dateien ffnen und anzeigen, die diesen drei Dateitypen entsprechen. Standardmig werden PDF-Dateien in PDF Viewer
Plus oder (falls verfgbar) in PDF Converter Professional geffnet. PDFBilddateien werden im ImageViewer geffnet. Sie knnen auf geschtzte
PDF-Dateien zugreifen, wenn Ihnen das Passwort bekannt ist. Die Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei werden bercksichtigt und knnen
gendert werden, wenn Sie ber das erforderliche Berechtigungspasswort
verfgen.
Seiten in PDF-Dateien bearbeiten
In PaperPort knnen Sie Seiten aus einer PDF-Datei in eine andere
einfgen oder anhngen sowie mehrere PDF-Dateien zu einem Stapel
zusammenstellen. Seiten aus unterschiedlichen Quellen knnen so in
einem gemeinsamen Dokument prsentiert werden. Sie knnen eine oder
alle Seiten aus einer mehrseitigen PDF-Datei herauslsen und aus jeder
Seite eine eigene PDF-Datei erstellen.
Objekte in einer PDF-Datei kombinieren
Sie knnen eine breite Palette an Bildobjekten in einer einzigen Ziel-PDF
kombinieren. Die kombinierten Objekte bleiben in ihrem Originaldateiformat und an ihrem ursprnglichen Speicherort erhalten. In PaperPort
Professional knnen auch Textobjekte kombiniert werden.
PDF-Dateien mit Anmerkungen versehen
Sie knnen Notizen, Hervorhebungen und Grafikobjekte, z. B. Pfeile, in
beliebigen PDF-Seiten als Anmerkungen einfgen. Die Anmerkungen
werden nicht Teil der eigentlichen PDF-Seite, sondern werden auf einer
anderen Ebene hinzugefgt, so dass sie jederzeit in PaperPort oder anderen
PDF-Bearbeitungs- oder -Anzeigeprogrammen angezeigt, verschoben,
gendert oder gelscht werden knnen. Anmerkungen knnen Sie im
ImageViewer oder in Ihrer PDF-Anwendung hinzufgen.
PDF-Dateien ndern
Mit den SET-Werkzeugen knnen Sie das Aussehen Ihrer PDF-Seiten
verbessern oder sie fr die optische Zeichenerkennung (OCR) optimieren.
Weitere Informationen finden Sie auf Seite 26 und im Hilfethema: Seiten
und Bilder verbessern. Um den eigentlichen Textinhalt einer PDF-Datei zu
PaperPort Einfhrungshandbuch
46
Untersttzung fr PDF-Dateien
47
PDF-Dokumente erstellen
PDF-Bilddateien aus anderen Anwendungen erstellen
Prfen Sie unter Desktop > Optionen > Objekt, ob PDF und nicht MAX
als Zieldateityp ausgewhlt ist. Whlen Sie zwischen PDF-Bild und
Durchsuchbare PDF. ffnen Sie dann eine Quelldatei in ihrer Originalanwendung und whlen Sie den Druckbefehl (in der Regel im Men
Datei). Whlen Sie den PaperPort-Bilddrucker aus und whlen Sie die
gewnschten Druckeinstellungen, z. B. Schwarzwei oder Farbe. Weitere
Informationen finden Sie in der Hilfe unter: PaperPort-Druckertreiber
und PDF-Dateien erstellen.
Dokumente als durchsuchbare PDF-Dateien scannen
ffnen Sie ein Scanprofil und geben Sie im Ausgabebereich den PDFDateityp an oder whlen Sie das vordefinierte Profil Durchsuchbares
PDF-Farbdokument. Verwenden Sie das Profil, um PDF-Dateien zu
erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter: Scanprofile
ndern.
Eine PDF aus einer vorhandenen PDF, XPS oder einem Bildobjekt
erstellen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine PDF-Datei und whlen Sie
Objekt duplizieren, Aktuelle Seite duplizieren oder Speichern unter.
Der PDF-Typ der Quelldatei wird in die Kopie bernommen. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf ein Bildobjekt und whlen Sie Als PDFObjekt duplizieren oder Speichern unter. Wenn Sie eine XPS-Datei durch
Doppelklicken in PDF Viewer Plus ffnen, wird automatisch eine Kopie
davon als PDF-Datei erstellt, die Sie direkt ndern und speichern knnen.
PaperPort Einfhrungshandbuch
48
Untersttzung fr PDF-Dateien
49
PaperPort deinstallieren
Um das Programm vollstndig zu deinstallieren, mssen Sie nacheinander
drei PaperPort-Komponenten entfernen: PaperPort 12 SE, den PaperPortBilddrucker und PDF Viewer Plus. Die Reihenfolge ist unerheblich. Wenn
Sie nur den Bilddrucker und/oder PDF Viewer Plus entfernen, funktioniert
PaperPort nicht mehr richtig.
1. Whlen Sie in der Systemsteuerung die Option zum Hinzufgen
bzw. Entfernen von Programmen.
2. Whlen Sie Nuance PaperPort 12.0.
3. Klicken Sie auf Entfernen, um das Programm zu deinstallieren.
4. Wiederholen Sie den Vorgang fr die brigen Komponenten.
5. Abschlieend mssen Sie den Computer neu starten.
PaperPort ist durch folgende Patente in den USA und anderen Lndern geschtzt:
6,262,732; 5,077,807; 5,235,651; 5,261,009; 5,278,918; 5,278,920; 5,347,595;
5,381,489; 5,436,983; 5,657,397; 5,778,092; 5,862,259; 6,038,342 und 6,047,251.
PaperPort Einfhrungshandbuch
50