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LOS CHILLOS
MANUAL DE CONTABILIDAD
2014
INDICE
COOPERATIVA DE TRANSPORTE LOS CHILLOS
Manual de contabilidad
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Pg.
1.
2.
3.
4.
5.
Introduccin
Objetivos generales
Polticas administrativas
Polticas contables.
Procedimientos contables
5.1 Procedimiento de cuentas por pagar..
5.2 Procedimiento de cuentas por cobrar..
5.3 Procedimiento de caja chica..
5.4 Procedimiento de manejo de activos fijos..
5.5 Procedimiento de conciliacin de bancos..
5.6 Procedimiento de pago de impuestos.
5.7 Procedimiento de nmina..
5.8 Procedimiento de cierre contable y elaboracin de
estados financieros
6. Estados financieros pro-forma.
7. Organigrama estructural
8. Organigrama funcional..
9. Normativa contable
10. Aplicacin de NIIF para Pymes
11. Diagramas de flujos de los procedimientos contables...
12. Formularios e instructivos.
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1. INTRODUCCIN
Considerando que la Contabilidad es una tcnica que tiene como finalidad
apoyar y optimizar los procesos de la administracin y de los recursos
financieros de la empresa, su enseanza requiere de objetivos claramente
definidos y prcticos, factibles de aplicar con exacta precisin.
Es por este motivo, que el presente manual da a conocer a la Compaa de
Transportes Los Chillos las cuentas que debe usar para cada una de las
operaciones que se lleven a cabo dentro de la negociacin, pretendiendo
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2. OBJETIVOS GENERALES
Registrar y controlar las cuentas de balance y de gastos que genere
para
3. POLTICAS ADMINISTRATIVAS
Se brindar capacitacin constante al personal siempre que el valor de
la capacitacin est dentro del presupuesto anual de la Cooperativa Los
Chillos.
Las sanciones por faltas del personal se aplicarn segn lo establecido
en el Reglamento Interno de la Cooperativa Los Chillos y aprobado el
Trabajo del Ministerio de Relaciones Laborales.
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4. POLTICAS CONTABLES
Las siguientes polticas contables se refieren a los principios, reglas, controles
y procedimientos especficos adoptados al interior de los procesos misionales y
de apoyo de la Cooperativa de transporte Los Chillos con el fin de garantizar
el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la informacin contable
necesaria para elaborar y presentar los estados financieros. Las polticas
contables aplicadas por la cooperativa son:
Todas las ventas sern de contado, excepto en el caso de clientes del
sector pblico o empresas del sector privado siempre y cuando se haya
aprobado por escrito previamente.
Todas las ventas que se realicen diariamente sern registradas en caja y
el dinero ser retirado por el personal de seguridad destinado para el
efecto a las 14h00 y a las 19h00, mientras esto se realiza, el dinero
acumulado se mantendr en la caja.
El fondo fijo de caja chica ser de $1000.00.
Los arqueos de caja sern de manera sorpresiva, no previamente
establecidos.
Cada mes se realizaran estados financieros para conocer la situacin
financiera de la empresa.
Los empleados podrn pedir prstamos a corto plazo.
Si llegara a haber algn faltante en la caja la empleada ser responsable
de esto en la cuenta de deudores.
Si llegara a existir algn excedente en la caja ser contado como venta.
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5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los procedimientos contables que se aplicarn en la Cooperativa de transporte
Los Chillos son los de cuentas de pagar, cuentas por cobrar, reembolso de
caja chica, manejo de activos, conciliacin de bancos, liquidacin de impuestos
mensuales, bimensuales y anuales, procedimiento de nmina, cierre y
preparacin de estados financieros.
5.1.
Objetivo
Registrar las respectivas de manera oportuna y teniendo en cuenta los
principios contables.
Alcance
Inicia en la contabilizacin de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza
con la entrega a tesorera de los documentos.
Responsable
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Manual de contabilidad
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Ordenes de compra
Facturas de proveedor
Comprobantes de pago
Solicitud de cheque
Reportes generados
Informe de cuentas por pagar
Condiciones
Cada rea tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes,
los primeros das de cada mes.
No se aceptan remisiones, solo facturas.
Todo nuevo proveedor debe presentar su RUC para ser calificado como
tal.
Toda factura deber estar autorizada por el SRI, contar con todos los
campos obligados por esta institucin, detalle, y valor desglosado y
estar vigente a la fecha de emisin.
5.2.
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Incluye todas las funciones que se necesitan para satisfaccin del cliente. Las
cuentas que se mueven en este procedimiento son: ingresos, cuentas por
cobrar y descuentos.
Las funciones son: Otorgamiento de crdito, elaboracin de factura de venta,
despacho, cobro y generacin de notas de crdito.
Formatos y documentos utilizados
Factura de venta
Recibos de caja
Notas de crdito
Reportes generados
Informe de cartera (cuentas por cobrar)
5.3.
5.4.
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Reportes generados
Informe anual adquisicin de activos fijos
5.5.
Estados de cuenta
Notas bancarias
Consignaciones
Comprobantes de egreso
Diarios de transferencia
Reportes generados
Conciliacin Bancaria
5.6.
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Retencin en la fuente
Declaracin anual de impuesto a la renta
PROCEDIMIENTO DE NOMINA
Nmina General
Rol de pagos individual
Formato registro de horas extras
Avisos de entrada / salida IESS
Registros de novedades IESS
Reportes generados
Rol de pagos general
5.8.
Balance de Comprobacin
Documentos fsicos para verificacin de saldos
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Reportes generados
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7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
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8. ORGANIGRAMA FUNCIONAL
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9. NORMATIVIDAD CONTABLE
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Seccin 32, se refiere a los Hechos Ocurridos despus de periodo sobre el que
se informa por lo tanto se lo debe revisar detenidamente para proceder con su
aplicacin.
Seccin 33, 34 no aplica.
Seccin 35 no aplica al momento ya que la Cooperativa de Transportes Los
Chillos ya lleva su contabilidad a travs de NIIFs al momento de la emisin del
presente manual.
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Comprobante de pago
Solicitud de cheque
Cheque
Instructivo
Para emitir el comprobante de pago es necesario ingresar todos los datos de la
factura en el sistema contable ya
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PROCEDIMIENTOS
CUENTAS
DE
POR
COBRAR
Formatos
-
Factura de venta
Recibos de caja
Notas de crdito
Instructivo
Para la emisin de las facturas de venta se debe tomar en cuenta que stas
deben cumplir con todos los requerimientos del SRI, no debern tener
manchones o correcciones ni estar caducadas.
El recibo de caja por otro lado contendr todos los datos del cliente as como
del cheque o pago en efectivo y es muy importante no olvidar colocar el
nmero de factura al que corresponde dicho pago.
La emisin de notas de crdito se lo realizar solo en casos especiales y previa
autorizacin del contador general y al igual que en las facturas deber contar
con todos los requerimientos del SRI.
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Instructivo
El formato de reembolso de caja chica sirve para registrar todos los gastos
realizados con este fondo y deber contener la fecha de los documentos de
respaldo (facturas), nmero, detalle y valor de la factura y el comprobante de
retencin, al final de formato se informar el valor total a reembolsar, fecha de
elaboracin y formas de responsabilidad y aprobacin.
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PROCEDIMIENTO DE NOMINA
Formatos
-
Nmina General
Rol de pagos individual
Formato de registro de horas extras
Avisos de entrada y salida IESS
Registro de novedades IESS
Instructivo
Tanto la nmina general como el rol de pagos individual se generan
automticamente desde el Sistema de Nmina de la Cooperativa, por tanto es
necesario ser muy cuidadosa al ingresar la informacin en el sistema para
evitar errores posteriores.
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Formularios
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Balance General
Estado de prdidas y ganancias
Balance de comprobacin
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Instructivo
Tanto el Balance General, el Estado de prdidas y ganancias y el Balance de
Comprobacin se generan automticamente desde el sistema contable de la
cooperativa, sin embargo el contador general deber revisar detenidamente los
registros mensuales de tal forma que no se presenten errores al final del
periodo.
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