UNIVERSIDAD DE SAN

BUENAVENTURA
MEDELLN

INFORME AUDITORA INTERNA

INSTITUCIONAL 2015

DIRECCIN DE PLANEACIN

CONTENIDO

INTRODUCCIN INFORME AUDITORA INTERNA INSTITUCIONAL 2015 _________________ 2

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ________________________________________ 4
PROCESO GESTIN DE LA CALIDAD _________________________________________________ 5
PROCESO DOCENCIA _____________________________________________________________ 6
PROCESO INVESTIGACIN ________________________________________________________ 8
PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL _______________________________________________ 9
PROCESO PROYECCIN SOCIAL ___________________________________________________ 10
DIRECCIN PROYECCIN SOCIAL-EGRESADOS _______________________________________________ 10
CONSULTORIO SOCIAL ARTES INTEGRADAS _________________________________________________ 11

PROCESO SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO ____________________________________ 12

ESPACIOS FSICOS ______________________________________________________________________
PROYECCIN INSTITUCIONAL _____________________________________________________________
GESTIN FINANCIERA ___________________________________________________________________
COMPRAS ____________________________________________________________________________
GESTIN HUMANA _____________________________________________________________________

12
13
14
15
16

PROCESO SERVICIOS DE APOYO ACADMICO ________________________________________ 17

INTERNACIONALIZACIN ________________________________________________________________ 17

CONCLUSIONES GENERALES __________________________________________________ 18

INTRODUCCIN INFORME AUDITORA INTERNA INSTITUCIONAL 2015

FECHA AUDITORA:
OBJETIVO DE LA AUDITORA

PROCESOS AUDITADOS:
EQUIPO AUDITOR

8, 11, 12 y 13 de mayo de 2015

Evaluar en los procesos institucionales el cumplimiento de requisitos
del Sistema de Gestin desde la NTC ISO 9001:2008, con el fin de
establecer acciones de mejora que contribuyan con el
fortalecimiento del sistema y con el proceso de migracin al nuevo
software Share Point.
Direccionamiento Estratgico, Docencia, Proyeccin Social,
Investigacin, Bienestar Institucional, Servicios de Apoyo
Administrativo y Servicios de Apoyo Acadmico.
Mara Islena Corts Ruiz, Coordinadora S.G.C.
Vilma Jeanette Morales Jaramillo, Tesorera.
Diana Janette Mesa Romn, Jefe Biblioteca.
Liliana Patricia Guarn Cardona, Coordinadora Desarrollo Software.

El desarrollo de esta auditora permiti evidenciar a travs de la muestra seleccionada una dinmica de
mejora continua en la Universidad, mediante acciones de autogestin que fortalecen los procesos
internos, la articulacin de proyectos y programas que involucran a personal administrativo, docente,
estudiantes y egresados.
Igualmente, se encontraron avances significativos en proyectos estratgicos orientados al
fortalecimiento de la investigacin, la relacin con los egresados y el sistema Institucional de gestin.
Este ltimo proyecto ha generado una participacin activa de las diferentes unidades en capacitaciones,
actualizacin e implementacin de normas, articulacin de procesos y procedimientos a nivel
corporativo, entre los cuales se pueden destacar:

Actualizacin y capacitacin en el software administrativo y financiero Iceberg.

Evaluacin de herramientas para la gestin del talento humano.

Capacitacin e implementacin en las Normas NIIF.

Implementacin de requisitos para la gestin ambiental a partir del Decreto 1299 de 2008 y la
Resolucin 922 de 2008.

Implementacin del proyecto anlisis de riesgos administrativos y de fraude.

Diseo y desarrollo del software SharePoint para fortalecer la gestin de proyectos, procesos,
presupuesto y autoevaluacin.

Articulacin corporativa con los proyectos Ass y Acreditacin Multicampus.

2

Asimismo, se evidenciaron aspectos positivos en cada uno de los procesos auditados y aspectos por
mejorar en requisitos especficos de la Norma Tcnica ISO 9001, a los cuales se les debe establecer
planes de mejoramiento.
Los hallazgos de la auditora se describen de la siguiente forma:

Aspecto positivo: Hace referencia a las actividades, situaciones, acciones que se vienen
desarrollando y que generan valor en la gestin del proceso o en la atencin de los usuarios.

Riesgo: Situacin que representa un potencial incumplimiento a uno o varios requisitos de calidad,
es decir, se manifiestan como una debilidad dentro del proceso y puede convertirse en una no
conformidad.

No Conformidad: Indica el incumplimiento frente a uno o varios de los requisitos de calidad del
sistema de gestin.

Recomendacin: Propuesta del equipo auditor dirigida al mejoramiento de uno o varios aspectos
encontrados en la auditora.

A continuacin se presentan los hallazgos de la auditora:

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

HALLAZGOS

DESCRIPCIN
La dinmica continua de reflexin y autoevaluacin interna, que facilita la
construccin y la mejora.
Establecimiento de estrategias de comunicacin y de gestin a travs de la
ampliacin de los siguientes comits:
Comit Directivo, Comit de postgrado, Comit de Mercadeo, Comit de
ASPECTOS
Proyectos, Comit de Gestin Ambiental, Comit de Comunicaciones y Protocolo.
POSITIVOS
Aprendizaje frente a las buenas prcticas en los procesos de calidad y programas
acreditados en la Universidad.
Estrategias y acciones corporativas que fortalecen la visibilidad de la Universidad
y facilitan la unificacin de procesos, articulacin de proyectos, oportunidad en
disminucin de costos, entre otros.
Compromiso de la Direccin con la alta calidad y con la asignacin de recursos
humanos, tecnolgicos y fsicos para todos los procesos de la Universidad.
Promover la apropiacin de los principios y valores franciscanos en la
Universidad, fortaleciendo el sello bonaventuriano y llevndolo al quehacer
RECOMENDACIONES institucional.
Disear estrategias para el seguimiento a los temas tratados en los comits
institucionales, garantizando la efectividad de los mismos.
Fortalecer el proceso de comunicacin, garantizando que los lineamientos y
polticas institucionales sean conocidos y apropiados en todos los niveles de la
Universidad.
Elaborar un diagnstico de la pgina web y establecer acciones a corto y mediano
plazo que faciliten la actualizacin y visibilidad de la informacin ms relevante
de la Universidad.
Revisar a nivel estructural el mecanismo utilizado actualmente para recopilar las
quejas y reclamos de los usuarios (Buzn Vosavoz), con el fin de definir una
herramienta efectiva que sirva de insumo para toma de decisiones y
establecimiento de acciones de mejora.
Establecer lineamientos para la construccin del normograma, de modo que
permita actualizar, recopilar y establecer la normatividad aplicable a la luz de la
realidad institucional.
Revisar el avance del proyecto Plan Director de Espacios Fsicos y definir
acciones que permitan agilizar el cumplimiento del proyecto de modo que facilite
la proyeccin de la Universidad en aspectos como: crecimiento en nmero de
estudiantes, empleados administrativos y docentes, y en los servicios ofrecidos.
Establecer poltica o lineamiento institucional para la inclusin social, que
permita desarrollar acciones de acompaamiento a poblaciones especiales,
segn se contempla en la caracterizacin del proceso de Bienestar y en los
criterios del CNA.
Fortalecer la gestin de los convenios vigentes de forma que garantice la
consulta a los funcionarios de la Universidad que los requieran para el
cumplimiento o validacin de procedimientos internos.

PROCESO GESTIN DE LA CALIDAD

HALLAZGOS

ASPECTOS POSITIVOS

RIESGOS
NO CONFORMIDADES

RECOMENDACIONES

DESCRIPCIN
Diseo de indicadores integrados para los diferentes mecanismos de evaluacin
Institucional, como la autoevaluacin de programas, autoevaluacin
institucional, la satisfaccin del cliente e indicadores de gestin de los procesos
para cumplimiento de requisitos en la certificacin ISO.
Avance en la fase de diseo y desarrollo en el sistema de gestin share point, el
cual integrar el tema de procesos, autoevaluacin, proyectos estratgicos y de
mejoramiento.
El avance del proyecto de acreditacin multicampus, el cual se encuentra en la
etapa final de ajustes del informe y elaboracin de planes de mejoramiento.
La dinmica del comit de fomento a la calidad que facilita la planificacin, el
seguimiento y avance del proceso de acreditacin multicampus.
Seguimiento y control del registro calificado para programas nuevos y de
renovacin, con el fin de garantizar su vigencia y aseguramiento de la calidad
de los programas acadmicos.
Se observan resultados de las encuestas de opinin por factor, caracterstica y
aspecto a evaluar que dan cuenta de la satisfaccin del cliente, sin embargo no
se evidenci un resultado consolidado y el anlisis general para el ao 2014 de
acuerdo a la frecuencia establecida para el indicador, lo cual podra incumplir
con los requisitos 8.2.3 seguimiento y medicin y 8.4 literal c) anlisis de datos.
No se evidenciaron metas para asegurar la medicin de los objetivos
estratgicos y la eficacia del sistema de gestin, incumpliendo con el requisito
8.1 literales b) y c) generalidades (medicin, anlisis y mejora).
Fortalecer la socializacin y comunicacin en todos los niveles de la Institucin
en cuanto a los resultados de la autoevaluacin de programas e Institucional,
indicadores de gestin y la metodologa para establecer los planes de mejora.
Fortalecer a nivel institucional el concepto de Proceso, su estructura y la
gestin del mismo.
Establecer estrategias para garantizar el cumplimiento del requisito servicio no
conforme, que permita implementar acciones de mejora en los procesos y a
nivel institucional.
Fortalecer el concepto de calidad, afianzando la articulacin de la filosofa
institucional con los procesos de autoevaluacin y certificacin.

PROCESO DOCENCIA

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

RIESGOS

NO
CONFORMIDADES

FACULTADES DE DERECHO Y EDUCACIN

DESCRIPCIN
Se evidenci en los programas de Licenciatura en Educacin Fsica y Posgrados
de la Facultad de Educacin, una comunicacin permanente con potenciales
estudiantes, lo cual contribuye positivamente con la vinculacin y apertura de
los programas ofertados.
La evaluacin cualitativa que utiliza la Licenciatura en Educacin Fsica, permite
conocer ms detalladamente la percepcin del estudiante y establecer acciones
de mejora puntuales en los grupos, asignaturas y docentes.
La Facultad de Educacin ha incrementado el nmero de alianzas
interinstitucionales, convenios internacionales de cooperacin acadmica,
participacin en redes de docencia y eventos acadmicos.
La articulacin del Programa Licenciatura en Educacin Fsica con proyectos de
Investigacin que alimentan la tendencia de la disciplina, la formacin de los
maestros, la ocupacin de los egresados y las exigencias del mercado.
La continuidad y actualizacin del mapa de conocimiento en la Facultad de
Educacin, el cual est establecido desde el ao 2008 y les ha permitido
proyectar la Facultad en los programas y la cualificacin docente.
Se evidenci que el mapa de conocimiento de la Facultad de Derecho no ha sido
revisado y aprobado por las instancias correspondientes, incumpliendo con la
actividad de la caracterizacin Actualizar los mapas de conocimiento como
apoyo al desarrollo profesoral. Lo anterior podra afectar el desarrollo de
nuevos programas, necesidades de cualificacin y proyeccin de la Facultad.
Se evidenci el uso de formatos desactualizados, incumpliendo con el requisito
4.2.3 control de documentos.
Evidencia:
Derecho: Plan de curso Derecho laboral nivel 6, Formato programa asignatura
Derecho laboral.
Licenciatura en Educacin Fsica: Plan de curso, Programa de asignatura y Plan de
evaluacin de aprendizaje.
No se evidenci el registro del servicio no conforme en la Facultad de Educacin
para el perodo 2014-2 y 2015-1, lo que incumple el requisito de la norma 8.3.
Se evidenci que a los dos docentes seleccionados dentro de la muestra de la
Facultad de Derecho, no se les realiz la evaluacin de desempeo en el perodo
2014-2, lo cual representa un incumplimiento en las actividades establecidas en
la caracterizacin para el proceso Docencia y Gestin Humana y en el requisito
8.2.3 seguimiento y medicin de los procesos.
Evidencias:
Docente de ctedra Mara Cecilia Gonzlez.
Docente de tiempo completo Luis Guillermo Gmez Castrilln.

HALLAZGOS
NO
CONFORMIDADES

FACULTADES DE DERECHO Y EDUCACIN

DESCRIPCIN
Se evidenci incumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento
de becas y descuentos y la resolucin de Rectora 092 de 2012 soportado en los
siguientes hallazgos:
Descuento otorgado del 10% a la estudiante Eliana Mara Orozco Orozco, de la
Maestra en Neuropsicologa, para el perodo 2015-1, por concepto de convenio
con el Instituto Neurolgico de Antioquia, no se encontr evidencia del convenio
firmado para este fin. No conformidad asociada tambin al proceso Bienestar
Institucional.

No se encontr el formato de solicitud o renovacin descuento, diligenciado

por el estudiante Cristian David Villada, cdigo 1033605. Sin embargo se
evidenci carta de solicitud y nota de aprobacin por la Rectora.
RECOMENDACIONES Ajustar el sistema de informacin acadmico correspondiente a los inscritos para
los programas de posgrado, con el fin de que se reflejen los aspirantes que no
continan en el proceso de ingreso.
Definir estrategias que permitan la continuidad de los proyectos y programas
establecidos en la Facultad de Derecho.

PROCESO INVESTIGACIN
HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

RIESGOS

DESCRIPCIN
Programa Jvenes Investigadores, en etapa de revisin ante el comit de
investigacin.
Documento de Lineamientos para la investigacin formativa articulado con las
facultades y el PEP (Proyecto Educativo del Programa).
Se evidenci que el proyecto La realidad penitenciaria en Colombia de la
Facultad de Derecho no tiene actualmente un investigador asignado ante la
renuncia del docente Juan Pablo Uribe y no se ha definido la estrategia para
garantizar la continuidad del proyecto y la entrega de los productos. Lo anterior
podra afectar el requisito 7.3 diseo y desarrollo, adems de lo establecido en el
procedimiento. Intervienen los procesos Investigacin, Docencia y Gestin
Humana.
Se evidenciaron en los proyectos auditados las cartas de intencin de las
entidades cofinanciadoras, y se verific que no hay convenios firmados que
garanticen de alguna manera el cumplimiento de los compromisos de las partes,
lo cual podra afectar el desarrollo exitoso del proyecto y los recursos invertidos.
7.3 diseo y desarrollo.

Evidencia:
Proyecto La realidad penitenciaria en Colombia de la Facultad de Derecho y
Caracterizacin de los equipamientos deportivos de la Facultad de Educacin.
No se evidencia un adecuado seguimiento y control a los compromisos
establecidos por la entidad cofinanciadora. Lo anterior podra afectar el requisito
7.3 diseo y desarrollo.
NO
No se evidenci el registro del servicio no conforme, lo cual genera
CONFORMIDADES
incumplimiento de la norma en el requisito 8.3.
Fortalecer la articulacin entre las Facultades y la Direccin de Investigaciones
para la asignacin de los coordinadores de Investigacin, teniendo en cuenta el
Sistema de Investigacin Bonaventuriano.
Formalizar los proyectos de investigacin que sean cofinanciados y aprobados
mediante la firma de convenios donde se establezcan criterios tcnicos,
RECOMENDACIONES especficos, transferencia tecnolgica y del conocimiento, entre otros aspectos.
Implementar estrategias de comunicacin para conocer oportunamente las
desvinculaciones de los docentes investigadores, con el fin de establecer
acciones que permitan el cumplimiento de los compromisos y de los proyectos.
Actualizar el procedimiento Diseo y Desarrollo de Proyectos de Investigacin,
describiendo claramente las etapas de revisin, verificacin y validacin de los
proyectos.

PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

NO
CONFORMIDADES

DESCRIPCIN
El proyecto Transformarte, donde se resalta la vocacin de servicio de los
integrantes, la vinculacin y el servicio voluntario, las visitas pedaggicas a
empresas que contribuyen en la formacin integral y profesional de los
estudiantes y el trabajo social comunitario que se realiza.
Los mecanismos utilizados para conocer la percepcin y el impacto del
estudiante frente a las actividades desarrolladas orientadas a la salud mental y al
proyecto de vida.
Compromiso de la Direccin mediante la asignacin de recursos para el
desarrollo de las actividades y servicios de Bienestar.
La articulacin de Bienestar Institucional con otros procesos Institucionales, que
ha permitido la generacin de proyectos y acciones en conjunto.
Se evidencia en el formulario de Solicitud de becas y descuentos que diligencia el
estudiante, registros que son modificados en el mismo formulario por
funcionarios del proceso, bien sea porque no son campos para que el estudiante
llene y son autonoma del Comit o porque la informacin est desactualizada y
se requiere para un anlisis posterior de la solicitud. Lo anterior genera un
incumplimiento del requisito 4.2.4 control de registros.
Evidencia: solicitud de la estudiante Tatiana Prez para el perodo 2015-1, con
registros modificados en el % de becas y en el promedio del perodo anterior.
Se evidenci incumplimiento en el procedimiento de becas y descuentos y la
resolucin de Rectora 092 de 2012 a travs de los siguientes hallazgos:
-Descuento otorgado del 10% a la estudiante Eliana Mara Orozco Orozco, de la
Maestra en Neuropsicologa, para el perodo 2015-1, por concepto de convenio
con el Instituto Neurolgico de Antioquia, no se encontr evidencia del convenio
firmado para este fin. No conformidad asociada tambin al proceso Docencia.

-No se encontr el formato de solicitud o renovacin descuento, diligenciado

por el estudiante Cristian David Villada, cdigo 1033605. Sin embargo se
evidenci carta de solicitud y nota de aprobacin por la Rectora.
RECOMENDACIONES Actualizar el formato de Solicitud de becas y descuentos estableciendo
claramente los campos que debe diligenciar el estudiante, los que son potestad
del Comit, indicar la fecha de la solicitud y revisar la pertinencia de eliminar las
firmas de aprobacin en el formulario, ya que estas son aprobadas en el Comit y
podra generar un incumplimiento en el control de registros.
Establecer los registros de seguimiento al proyecto Transformarte, con el fin de
conservar la historia y cambios significativos del proyecto.

PROCESO PROYECCIN SOCIAL

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

DIRECCIN PROYECCIN SOCIAL-EGRESADOS

DESCRIPCIN
Clasificacin de grupos de inters (stakeholders) para organizar el
relacionamiento con entes externos, y la articulacin con las unidades
acadmicas y administrativas en visitas empresariales, donde se evidencian
productos como el convenio con EAFIT para la Maestra en Docencia
Universitaria y convenio de cooperacin ctedra del agua.
Encuentro de responsabilidad social universitaria desarrollado el 12 de agosto de
2014 en la Universidad Medelln, abordando el tema Construccin de
significados y sentidos comunes. Donde la Universidad tuvo la Direccin del
evento acadmico y el segundo encuentro tendr lugar en este ao abordando el
tema Formar ciudadanos desde la Universidad.
El reconocimiento de la Red de Enlace Profesional a la Universidad como caso
exitoso para ser tenido en cuenta en el Manual de Buenas Prcticas que estn
desarrollando, el reconocimiento se expresa en los siguientes aspectos:

-Participacin de egresados en la evaluacin curricular y en la vida institucional

-Servicios que presta la Universidad para estimular la incorporacin de los
egresados al mundo laboral
-Sistema de Informacin y seguimiento a egresados, SARE
- Proceso Comunicacional
Avance significativo del proyecto estratgico Estudio de Impacto de los
Egresados, el cual se encuentra en la etapa final, aplicacin de instrumentos y
anlisis de resultados.
El incremento de la participacin de los egresados en los mecanismos evaluativos
y programas de actualizacin profesional.
RECOMENDACIONES Elaborar ficha tcnica en la que se realice un anlisis previo de la oportunidad o
necesidad que podra tener la Universidad, como resultado de las experiencias y
participacin en eventos y representacin Institucional, con el fin de generar
mayor articulacin con las unidades acadmicas y resultados efectivos.
Fortalecer el proceso de mercadeo para el portafolio de servicios diferentes a los
grupos cerrados.
Fortalecer estrategias de articulacin Universidad-Empresa-Estado, que
garanticen la visibilidad de la Institucin y la generacin de recursos.
Fortalecer los encuentros de egresados en las Facultades, con el fin de dar
continuidad a la dinmica de participacin evidenciada en el ao 2014.
Establecer estrategias que permitan el desarrollo de las acciones de la lnea
Difusin y Promocin Cultural, acorde con lo establecido en la Resolucin de
Rectora 019 del 2014 (lineamientos de la Proyeccin Social).

10

HALLAZGOS

NO
CONFORMIDADES

CONSULTORIO SOCIAL ARTES INTEGRADAS

DESCRIPCIN
Se evidenci que no se llevan los formatos establecidos para el inicio,
seguimiento y finalizacin de los casos del Consultorio Social de Artes Integradas,
incumpliendo con el requisito 4.2.4 control de registros.

Evidencia: caso Nelly Surez Barrientos.

No se pudo evidenciar la documentacin correspondiente al caso de Luz Maryory
Metaute, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos.
RECOMENDACIONES Socializar el propsito, alcance y dinmica del Consultorio Social de Artes
Integradas.
Ajustar el procedimiento de Consultorios Sociales asociando los formatos
correspondientes a cada uno de los consultorios.
Fortalecer el conocimiento frente al sistema de gestin de calidad y la
articulacin con el Consultorio Social de Artes Integradas.

11

PROCESO SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

NO
CONFORMIDADES

ESPACIOS FSICOS
DESCRIPCIN
El fortalecimiento en la gestin del personal, estableciendo estrategias de
comunicacin, socializacin y mejoras que facilitan el trabajo en equipo y el
conocimiento del quehacer de los empleados.
Evidencia: participacin del personal de aseo, vigilancia y mantenimiento en el
comit primario en temas de sensibilizacin, cumpleaos, socializacin de
directrices, socializacin del POA, aplicacin de test frente al manejo adecuado
de residuos slidos, capacitaciones en temas como el autocuidado y el manejo
de residuos slidos.
El proyecto estratgico Plan de Gestin Ambiental, del cual ya se hizo entrega
del diagnstico y programas de gestin ambiental, generando articulacin con la
Facultad de Ingenieras, Artes Integradas, Bienestar Institucional, Direccin de
Planeacin, Comunicaciones, el proveedor Punto del Aseo y estudiantes
practicantes.
El adecuado seguimiento y realimentacin que se realiza frente a los procesos
contratados externamente, vigilancia y aseo, facilitando la implementacin de
mejoras y de acciones correctivas que favorecen dichos procesos.
Se evidenci el uso de documentacin desactualizada: control de asistencia y
acta tcnica de reuniones, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de
documentos y el literal g.
Evidencia: control asistencia dotacin uniforme 30-04-2015 y capacitacin
Manejo de residuos del 26-03-2015.

Acta del comit primario 27-02-2015.

No se evidenci cumplimiento en todas las actividades descritas en el
procedimiento Mantenimiento Infraestructura fsica, dado que a la fecha no
existen registros que den cuenta de la ejecucin y
seguimiento del
mantenimiento preventivo, incumpliendo con el procedimiento y el requisito
4.2.4 control de registros.
RECOMENDACIONES Establecer estrategias para conservar evidencia de los registros de la supervisin
que realiza la empresa de seguridad.

12

HALLAZGOS

NO
CONFORMIDADES

PROYECCIN INSTITUCIONAL
DESCRIPCIN
Se encontr una solicitud (remitida por correo electrnico) para actualizar
informacin en la pgina web de las fechas que establece la Universidad para
solicitudes y renovaciones de
descuentos, correspondiente al perodo
acadmico 2015-2; solicitud que a la fecha de la auditora no ha sido atendida,
afectando los requisitos 7.2.3 comunicacin con el cliente y 5.5.3 comunicacin
interna.
Evidencia: solicitud enviada el 2 de mayo, solicitando actualizar la fecha de
renovacin del 4 al 30 de mayo de 2015.
Se evidenci demora en la asignacin de los mensajes a las unidades
responsables de su atencin, incumpliendo el procedimiento Buzn Vosavoz
(direccionar diariamente la informacin que ingresa al buzn a la dependencia o
funcionario competente).
Evidencia:
Queja nmero 6425, registrada el 23/10/2014, asignada el 28/10/2014.
Queja nmero 6761, registrada el 04/02/2015, asignada el 17/02/2015.
Se encontr que no se atienden los mensajes en los tiempos establecidos en el
procedimiento Buzn Vosavoz, incumpliendo con el requisito 8.2.1 satisfaccin
del cliente.
A la fecha de la auditora los siguientes mensajes no han sido atendidos:
Queja nmero 6761, proceso de Docencia, Facultad de Ciencias Empresariales,
asignada el 17/02/2015.
Consulta nmero 6493, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el
13/11/2014.
Consulta nmero 6578, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el
11/12/2014.
Consulta nmero 6596, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el
18/12/2014.
Consulta nmero 6724, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el
30/01/2015.
Consulta nmero 6839, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el
24/03/2015.
Se encontr que el procedimiento Buzn Vosavoz se encuentra desactualizado,
debido a que no se ejecuta el seguimiento al plan de accin de las quejas y
reclamos, actividad que fue suspendida por inhabilitar el mdulo ACPM.
Requisito 4.2.3 control de documentos.

13

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

RECOMENDACIN

GESTIN FINANCIERA
DESCRIPCIN
Se observa un mejoramiento en la cultura presupuestal de la Institucin en
cuanto a la planeacin y ejecucin
Avances en la implementacin de los sistemas de informacin acadmico People
Soft, financiero Iceberg, NIFF, Costos ABC y Sharepoint.

Revisar y ajustar la caracterizacin del proceso de acuerdo a la normatividad

vigente.

En esta unidad se hizo validacin y cruce de informacin de hallazgos encontrados en otros procesos y
las recomendaciones quedarn asociadas a cada uno de estos.

14

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

NO
CONFORMIDADES

COMPRAS
DESCRIPCIN
Avances en la actualizacin del procedimiento Adquisicin de bienes y
servicios articulando observaciones de la auditora externa, lineamientos
administrativos y financieros, informe de auditora de la rectora general y
recomendaciones de la revisora fiscal.
Unificacin del proceso de compras a nivel corporativo, lo cual facilita la
adopcin de mejores prcticas.
El fortalecimiento de la comunicacin interna con las unidades acadmicas y
administrativas en cuanto a la notificacin de aprobacin o rechazo de las
solicitudes de bienes y servicios.
Se evidenci el uso de formatos desactualizados, incumpliendo el requisito de
la norma en control de documentos 4.2.3.
Evidencia:
Acta tcnica de reuniones 001 del 21-02-2015
Registro nico de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.
Se evidenci el diligenciamiento incompleto del formato Registro nico de
Proveedores, incumpliendo el requisito 4.2.4 control registros.

Evidencia:
Registro nico de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.
RECOMENDACIONES Se recomienda dejar registros de la verificacin o inspeccin de los productos
adquiridos.
Ajustar el procedimiento Adquisicin de bienes y servicios: hacer claridad en
los niveles y criterios para la aprobacin de la solicitud; asociar en dicho
procedimiento el formato denominado Registro nico de Proveedores;
describir los criterios especficos para la seleccin, evaluacin de proveedores y
adquisicin de bienes y servicios.
Es importante definir el alcance del Comit de Compras para que su funcin no
se considere solo como una instancia de aprobacin, sino tambin como un
espacio para establecer estrategias para el mejoramiento del proceso.

15

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

NO
CONFORMIDADES

GESTIN HUMANA
DESCRIPCIN
Se observ informe y anlisis de resultados de la actividad contemplada en la
caracterizacin Realizar anlisis de ausentismo laboral y a restricciones mdicas
de trabajadores, lo cual proporciona una herramienta para la toma de
decisiones frente a los diferentes tipos de ausentismo.
La validacin de sistemas de informacin para la automatizacin de los procesos
de gestin humana, con el fin de agilizar los informes institucionales, minimizar
trabajos operativos, estandarizar los procesos internos, entre otros.
Compromiso y empoderamiento del personal con responsabilidades definidas
que facilitan una mayor autonoma al interior del proceso.
Se observ que el formato Compromiso de cualificacin del empleado Ever
Alberto Velsquez, estaba desactualizado frente a algunos criterios de contenido
y la versin vigente del documento, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control
de documentos.

Evidencia: Formato Compromiso de cualificacin diciembre 2014.

Se evidenci en el formato Entrega de cargo del docente Juan Pablo Uribe de la
Facultad de Derecho, la falta de registros en campos como: cargo, dependencia,
fecha y nombres de quien entrega y quien recibe al pie de las firmas,
incumpliendo con el requisito 4.2.4 control de registros.
RECOMENDACIONES Homologar criterios para el anlisis del ausentismo, con el fin de facilitar la
comprensin, la toma de decisiones y la construccin de anlisis comparativos de
los resultados.
Fortalecer el proceso de comunicacin con las facultades con relacin a las
notificaciones que se deben enviar a Gestin Humana frente a los cambios y
asignaciones para coordinadores de posgrado y cargos en encargo.

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PROCESO SERVICIOS DE APOYO ACADMICO

HALLAZGOS

ASPECTOS
POSITIVOS

RIESGOS

INTERNACIONALIZACIN
DESCRIPCIN
El proyecto bilingismo para docentes y empleados USB, con una aprobacin de
ocho horas semanales para un asistente de idiomas de la Comisin Fullbright que
apoya internamente actividades de docencia a empleados y estudiantes.
Las metas establecidas en el POA que son compartidas con unidades acadmicas.
Asignacin presupuestal a la unidad de Internacionalizacin.
La encuesta de satisfaccin para la movilidad entrante y saliente de estudiantes,
enfocada a la atencin de servicios y percepcin general de la estada en la
ciudad.
El Link de la USB Internacional de los convenios, donde se divulgan los convenios
vigentes con universidades a nivel internacional.
Canales efectivos de comunicacin con los estudiantes desde distintos medios
como el Facebook, correos electrnicos, pgina web, entre otros.
No se evidencia una dinmica constante en la Universidad que permita
desarrollar la actividad establecida en la caracterizacin Liderar en coordinacin
con las unidades acadmicas el proyecto de cooperacin para el desarrollo, lo
cual no permite generar otras estrategias alternas de visibilidad para la
Universidad.

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CONCLUSIONES GENERALES

El apoyo de la Direccin en cuanto a asignacin de recursos humanos, tecnolgicos y fsicos para todos
los procesos de la Universidad permiten el logro de los objetivos institucionales, as como una dinmica
de mejoramiento continuo en la Institucin.
Las debilidades encontradas frente al conocimiento de la estructura del proceso, el uso adecuado de la
documentacin y el control de los registros, por parte de los auditados, requiere el fortalecimiento
mediante acciones de sensibilizacin y capacitacin.
La implementacin del software SharePoint facilitar una adecuada gestin documental, as como el
seguimiento, control y evaluacin de los procesos, aspectos que se deben fortalecer con los usuarios en
dicha etapa de implementacin.

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