INSTRUCTIVO BASE DE DATOS CIPLAS S.A.S.

Con el nimo de conocer con mayor detalle la funcionalidad de nuestra base de datos, a
continuacin observaremos de forma clara y rpida el funcionamiento de la misma.
Inicialmente accedemos a la base de datos a travs de la pantalla de inicio en donde se debe
ingresar con el login de usuario y clave asignados luego se dar click en Iniciar Sesin

Figura No. 1. Pantalla inicio base de datos Ciplas S.A.S.

Al ingresar a la base de datos, observaremos el men de inicio en donde aparecern cada uno de
los mdulos de los cuales est compuesto este aplicativo, iniciando con el Mdulo de Clientes,
Sedes, Contactos, Personas, Oportunidades y finalmente Actividades.

Figura No. 2. Men inicial inicio base de datos Ciplas S.A.S.

Luego de realizar click en el icono de inters, iniciaremos con el desarrollo de la base de datos de
forma ordenada, inicialmente nos remitiremos al MDULO DE CLIENTES, en este mdulo se
puede realizar la consulta digitando el nombre del cliente (ingresando el nombre completo o una
parte de este) o digitando el nmero de identificacin del cliente, tambin podemos realizar
bsquedas por tipo de cliente, mercado y relacionado con (que se refiere a la relacin que un
cliente pueda tener con otro).
Al realizar la bsqueda de un cliente existente, observaremos como en un reporte sencillo nos
arrojar la informacin del cliente o los clientes dependiendo si la bsqueda se realiz de manera
exacta o parcial. Tambin tendremos la oportunidad de exportar el reporte a Excel, generar un
archivo PDF o generar la impresin del mismo.

Figura No. 3. Vista Mdulo de Clientes base de datos Ciplas S.A.S.

Al realizar la consulta por nombre de cliente, nos arrojar el siguiente cuadro de bsqueda:

Figura No. 4. Bsqueda por nombre de Cliente

Al momento de arrojar el resultado de la bsqueda, est aparecer en el reporte de la parte

inferior con todos los datos de la tabla, de igual manera tambin se pueden realizar bsquedas
independientes cuando se requiera cuando solo se tiene la identificacin del clientes o el tipo de
cliente o el mercado o relacionado con.

Figura No. 5. Bsqueda por identificacin

Figura No.6. Bsqueda por tipo de cliente

Cuando el cliente no aparece registrado en la base de datos, este se debe crear, a travs del icono
en la ficha de mdulo de clientes Ingresar Cliente Nuevo, al ingresar observaremos la
informacin de la siguiente manera:

Figura No. 7. Vista ingreso Clientes Nuevos base de datos Ciplas S.A.S.

Cada informacin que har parte del cliente se deber digitar de acuerdo a los datos oficiales del
cliente que se encuentren en la documentacin de RUT y/o registro de Cmara y Comercio.

Una vez los datos han sido digitados, se tiene la opcin de validar antes de su ingreso los
registros seleccionados a travs del icono Visualizar ingreso, una vez se confirmen que estos
estn correctos se dar click en Ingresar Datos.
El sistema de forma automtica generar la informacin de fechas de creacin o modificacin y
que usuario realiz dicha actualizacin, con el nimo de generar registros de las actualizaciones
que se puedan realizar en la base de datos.

Figura No. 8. Log de creacin y/o modificacin de informacin

Con los clientes que han sido creados, es posible realizar la adicin de notas generales o
necesarias que hacen parte del conocimiento del negocio, por ello se pueden ingresar estas
informaciones a travs de Ingresar Notas:

Figura No. 9. Vista ingreso Notas base de datos Ciplas S.A.S.

Al finalizar los ingresos, es posible regresar al mdulo anterior Regresar al mdulo de clientes,
regresar al Inicio o SALIR de la base de datos.

Desde el men de Inicio, podemos ingresar al MDULO DE SEDES, su ingreso se dar a

travs de la consulta por nombre de cliente o identificacin del cliente, los resultados de la
bsqueda se visualizaran en el reporte inferior en donde se observaran las sedes del cliente con
sus respectivas informaciones, las cuales sern posibles visualizarlos a travs de Excel o en
formato PDF.

Figura No. 10. Vista Sedes base de datos Ciplas S.A.S.

As mismo, de acuerdo a la necesidad o informacin del cliente, se puede realizar la creacin de

una nueva sede:

Figura No. 11. Vista Creacin Sedes base de datos Ciplas S.A.S.

En cuanto a creaciones de Ciudades, Pas y Departamentos que no se encuentren creadas dentro

de la base de datos, se tendr la opcin de escoger Nueva con el nimo de crear los diferentes
elementos:

Figura No. 12. Vista Creacin Sedes base de datos Ciplas S.A.S.

A travs del icono Ingresar Datos se dar el ingreso a la informacin y de esta manera los datos
quedaran consignados en la base de datos, posteriormente a travs de la consulta se constatar
que la nueva sede fue ingresada correctamente.
As como en las otras vistas a travs de los botones, es posible regresar a la pestaa de sedes
Regresar Sedes, al mdulo de clientes, regresar al inicio o SALIR.

Desde el men de Inicio, podemos ingresar a CONTACTOS, el cual relaciona las diferentes
formas y vas que se tienen disponible para realizar contacto con el cliente, su ingreso se dar a
travs de la consulta por nombre de cliente y/o identificacin del cliente, los resultados de la
bsqueda se visualizaran en la parte inferior.

Figura No. 13. Vista Contactos base de datos Ciplas S.A.S.

Tambin se tiene la posibilidad de ingresar una nueva forma de contacto, buscando adicionar
alguna que no se encuentre en la lista, la cual aparecer en la ltima fila de la ficha de
Contacto.
Para regresar al mdulo de clientes lo podemos realizar a travs del icono Ir a mdulo
Clientes, al igual podemos retornar al inicio a travs de Regresar a inicio o podemos SALIR
de la base de datos.

Desde el men de Inicio, podemos ingresar a PERSONAS, el cual relaciona cada una de las
personas con las cuales se tiene contacto en el cliente, su ingreso se dar a travs de la consulta
por nombre de cliente y/o identificacin del cliente, los resultados de la bsqueda se visualizaran
en una tabla en la parte inferior, permitiendo realizar filtros por nombres y apellidos.
Es posible adicionar ms personas a travs del botn de creacin + para Adicionar Persona.
La informacin de la tabla es posible visualizarla en un archivo de Excel, formato PDF o generar
una impresin, al igual desde la pestaa personas es posible ir al mdulo de clientes, regresar al
inicio o SALIR de la base de datos.

Figura No. 14. Vista Personas base de datos Ciplas S.A.S.

Desde el men de Inicio, podemos ingresar a OPORTUNIDADES, el cual relaciona cada uno
de los negocios u oportunidades que se tienen con el cliente en cuanto a proyectos cuantificados,
apertura de nuevas lnea de produccin, creacin de nuevos productos, cotizaciones, etc, su
ingreso se dar a travs de la consulta por nombre de cliente y/o identificacin del cliente, los
resultados de la bsqueda se visualizaran en una tabla en la parte inferior.

Figura No. 15. Vista OPORTUNIDADES base de datos Ciplas S.A.S.

Es posible adicionar ms personas a travs del botn de creacin + para Adicionar

Oportunidad.
La informacin de la tabla es posible visualizarla en un archivo de Excel, formato PDF o generar
una impresin, al igual desde la pestaa personas es posible ir al mdulo de clientes, regresar al
inicio o SALIR de la base de datos.

Desde el men de Inicio, podemos ingresar a ACTIVIDADES, el cual relaciona cada una de las
labores de seguimiento que se debe realizar con el cliente, su ingreso se dar a travs de la
consulta por nombre de cliente y/o identificacin del cliente, los resultados de la bsqueda se
visualizaran en una tabla en la parte inferior.

Figura No. 16. Vista ACTIVIDADES base de datos Ciplas S.A.S.

Es posible adicionar ms personas a travs del botn de creacin + para Adicionar

Actividad.
La informacin de la tabla es posible visualizarla en un archivo de Excel, formato PDF o generar
una impresin, al igual desde la pestaa personas es posible ir al mdulo de clientes, regresar al
inicio o SALIR de la base de datos.