Manual de Selección y Contratación de Personal

SISTEMA NORMATIVO
Gerencia de Planificacin
rea de Desarrollo Organizacional
CDIGO 500
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN
DEL RECURSO HUMANO
Autorizado:
Gerente Administrativo
Gerente de Planificacin
Revisado:
Jefe rea de Desarrollo Organizacional
Responsable de Proceso:
Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano
Este documento es conforme al original firmado
Fecha de creacin:
Fecha de vigencia:
Versin:
29 de abril de 2006
14 de marzo de 2014
10
500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DEL RECURSO

HUMANO
NDICE
Pgina No.
I. GENERALIDADES ................................................................................................................. 4
1. Objetivo(s) ........................................................................................................................... 4
2. Alcance................................................................................................................................ 4
3. Definiciones ......................................................................................................................... 4
II. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 5
III. DISPOSICIONES .................................................................................................................. 7
1. Generales ............................................................................................................................ 7
2. Especficas .......................................................................................................................... 7
IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 11
V. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 13
1. Ascensos, seleccin, contratacin e induccin ................................................................. 13
2. Capacitacin .................................................................................................................... 17
3. Acciones de personal ....................................................................................................... 19
4. Evaluacin del desempeo .............................................................................................. 20
5. Retiro de personal ............................................................................................................ 24
6. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado ................................................ 26
7. Prstamos de seguro mdico hospitalario ........................................................................ 29
8. Cobro de hospitales ......................................................................................................... 32
9. Reclamos de seguro mdico hospitalario ......................................................................... 34
10. Salud visual ...................................................................................................................... 37
11. Plan de salud dirigido a los padres del personal............................................................... 39
12. Prstamo personal con garanta hipotecaria .................................................................... 41
13. Prstamo personal con garanta fiador ............................................................................. 46
14. Entrega de uniformes y subsidio econmico para compra de ropa................................... 49
15. Consulta mdica externa .................................................................................................. 51
16. Consulta mdica interna ................................................................................................... 53
17. Control de inventario de medicamentos ........................................................................... 54
18. Registro y pago de subsidios por incapacidad.................................................................. 55
19. Ingreso a centros recreativos ........................................................................................... 57
20. Salarios ............................................................................................................................ 58
Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014
Autorizado por: Gerente Administrativo

HUMANO
21. Aguinaldo y gratificacin .................................................................................................. 61
22. Retenciones del ISSS ...................................................................................................... 62
23. Retenciones AFPs .......................................................................................................... 63
24. Retenciones de impuestos sobre la renta mensual .......................................................... 64
25. Retenciones de impuestos sobre la renta anual ............................................................... 65
26. Control tiempo .................................................................................................................. 66
27. Aceptacin y custodia de rdenes de descuento .............................................................. 68
28. Tiempo extraordinario ...................................................................................................... 70
29. Registro contable de remuneraciones .............................................................................. 71
30. Ayuda funeraria ................................................................................................................ 73
31. Subsidio alimenticio y transporte ...................................................................................... 74
32. Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar ...................................................... 75
VI. MODIFICACIONES REALIZADAS ..................................................................................... 77

HUMANO
I. GENERALIDADES
1. Objetivo(s)
Establecer los procedimientos para la administracin del recurso humano del
Fondo.
2. Alcance
Este instrumento normativo es aplicable al personal del Fondo bajo Contrato
Individual de Trabajo.
3. Definiciones
Para efectos de este instrumento normativo al Fondo Social para la Vivienda se le
denominar Fondo. Adems se definen los aspectos siguientes:
a) Administracin Superior
Se refiere a Presidente y Director Ejecutivo y Gerente General.
b) AFP
Administradora de Fondo de Pensiones.
c) Capacitacin con evento abierto

Es aquel en el que participan empleados de diferentes instituciones.
d) Capacitacin con evento cerrado

Es aquel que se imparte para empleados de una sola institucin.
e) DUI
Documento nico de Identidad.

HUMANO
f) INPEP
Instituto Nacional de Pensiones de los Empleados Pblicos.
g) INSAFORP
Instituto Salvadoreo de Formacin Profesional.
h) IPSFA
Instituto de Previsin Social de la Fuerza Armada.
i)
ISR
Impuesto Sobre la Renta.
j)
ISSS
Instituto Salvadoreo del Seguro Social.
k) NIT
Nmero de Identificacin Tributaria.
l)
NUP
Nmero nico Previsional.
m) UACI
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.
II. RESPONSABILIDADES
1. Del Gerente de rea y Responsable del Proceso
a) Monitorear y dar seguimiento al cumplimiento de lo establecido en ste
instrumento normativo, coordinando con los involucrados en el proceso.

HUMANO
b) Establecer mecanismos de monitoreo y control para tomar acciones
preventivas y correctivas.
c) Cumplir con lo establecido en el Procedimiento para la Administracin de
Instrumentos Normativos, de acuerdo a las responsabilidades y disposiciones
que les corresponde.
2. Del Personal de la Gerencia/Unidad/rea y los involucrados descritos en los

instrumentos normativos
a) Participar en la divulgacin y capacitacin que se imparta relacionada con el
desempeo del cargo vinculado con el puesto de trabajo.
b) Administrar y desempear sus procesos de trabajo con responsabilidad,
adoptando los mecanismos de evaluacin y control de sus procesos, en
funcin al cumplimento de metas y objetivos.
c) El personal de la Gerencia/Unidad/rea ser responsable del uso de la
informacin que se genere, utilizndola nicamente para el beneficio de la
Institucin y para el cumplimiento de las tareas asignadas.
d) De conformidad a los artculos 4 literal g) y 5 literal f) de la Ley de tica
Gubernamental, y artculo 49 literal e) del Reglamento Interno de Trabajo del
Fondo Social para la Vivienda
los empleados debern guardar la
confidencialidad y discrecin respecto de los hechos, normativa e informacin

que conozcan por razn de su cargo, por lo que debern usar el presente
cuerpo
normativo
para
fines
institucionales,
quedando
prohibida
su
reproduccin, distribucin y difusin excepto cuando le sea requerida por

autoridad competente y en los casos que establece la Ley.

HUMANO
III. DISPOSICIONES
1. Generales
a) La asignacin de autoridad, responsabilidad y/o relaciones de jerarqua se
establecern de forma clara con el detalle de todos los aspectos importantes
de las funciones de cada cargo, mbitos y lmites de accin conforme a lo
establecido en el Manual de Descripcin de Puestos y a la Estructura
Organizativa vigente.
b) Hacer propios los Principios ticos y los Valores definidos por el Fondo,
debiendo ser reforzados mediante capacitaciones y eventos.
2. Especficas
a) Prestaciones
El Fondo otorga diferentes prestaciones para el bienestar de los empleados y
los miembros del grupo familiar. Los empleados deben hacer buen uso de
cada una de ellas.
b) Administracin del recurso humano
Se definen todos los procedimientos relativos a la administracin del recurso
humano, tales como:
i. Ascensos, seleccin, contratacin e induccin.
ii. Evaluacin del desempeo.
iii. Capacitacin.
iv. Retiro del personal.
c) Remuneraciones
i. Las remuneraciones se pagarn conforme al Calendario de Pagos
publicado anualmente por el rea de Gestin y Desarrollo Humano:

HUMANO
Salarios.
Aguinaldo.
Gratificacin.
Vacacin.
Subsidios.
ii. El Presidente y Director Ejecutivo o Gerente General podrn autorizar que

los pagos se efecten hasta con quince das de anticipacin a la fecha de
su vencimiento.
iii. Las remuneraciones conllevan a generacin de diferentes retenciones y
descuentos, que se convierten en compromisos que el Fondo debe pagar,
los cuales son:
Retenciones: ISSS, AFPs e ISR.
Descuentos.
Otros.
d) Tiempo extraordinario
i. Se considera tiempo extraordinario, el que se realice en exceso de la
jornada ordinaria de trabajo.
ii. Cada jefe es responsable de la supervisin del trabajo realizado durante la
jornada extraordinaria.
iii. Se computar, para efectos de liquidacin y pago, el tiempo reflejado en el
control de marcacin. De no existir este control, el jefe inmediato deber
justificar al rea de Gestin y Desarrollo Humano el tiempo-extra laborado,
detallando la hora de inicio y finalizacin de dicho perodo.
iv. No se pagar tiempo extraordinario menor a una hora de trabajo.
v. El pago de tiempo extraordinario ser calculado sobre la base del salario
asignado a la fecha en que se haya laborado.
vi. La remuneracin por horas extraordinarias, se calcular de acuerdo a lo
establecido en el Cdigo de Trabajo vigente.

HUMANO
vii. Las pausas de trabajo dentro de la jornada extraordinaria sern
descontadas para el clculo del tiempo extraordinario.
e) Ordenes de descuento
Clasificacin de descuentos:
i. Ordenes de descuento externas.
Procuradura.
Embargo.
Instituciones Financieras, Cooperativas y otros.
ii. Ordenes de descuento internas.
Fondo de Proteccin.
Prstamos hipotecarios del Fondo, prstamos personales.
Prstamos por uso de prestaciones: seguro mdico hospitalario,

ptica, hospitalizacin de padres, rdenes de compra, entre otras.
f)
Acciones disciplinarias
i. Todo empleado deber cumplir y respetar los deberes, obligaciones y
prohibiciones que establece el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo
Social para la Vivienda.
ii. Cada jefe inmediato deber aplicar el rgimen disciplinario establecido en
el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
iii. Los Gerentes y Jefes debern enviar al rea de Gestin y Desarrollo
Humano una copia de la accin disciplinaria debidamente firmada de
enterado por parte del empleado que ha sido sancionado.
iv. El rea de Gestin y Desarrollo Humano deber registrar en expediente
del empleado las sanciones acreditadas, as como llevar el control para
efectos de los descuentos que fueran aplicables de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
v. El Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano informar a cada jefe
inmediato sobre malos usos en el manejo de prestaciones por parte del

HUMANO
empleado, con el fin que se aplique el rgimen sancionatorio del
Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
g) Compromiso, liderazgo, valores y principios ticos
i. El rea de Gestin y Desarrollo Humano mediante la induccin, trasladar
al nuevo empleado la misin, visin y valores vigentes en el Fondo, as
como el marco de comportamiento que establece el Reglamento Interno
de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
ii. Todo empleado deber respetar los lineamientos que establecen las
pautas de comportamiento dentro de la Institucin o fuera de ella cuando
acta en su representacin.
iii. Los Gerentes y Jefes debern transmitir a los empleados el compromiso a
la implementacin y manejo de los controles en funcin del cumplimiento
de las normativas existentes que ataen las funciones que realiza.
h) Expedientes de personal
i. El rea de Gestin y Desarrollo Humano preservar en archivadores
fsicos u otros medios electrnicos los expedientes del empleado desde su
ingreso hasta su retiro de la Institucin.
ii. Cada expediente se identificar con el nombre del empleado y la
informacin que deber archivarse en el expediente de empleado es la
siguiente:
Fotocopia de datos generales del empleado.
Documentacin relativa de su ingreso a la Institucin.
Documentacin relativa a contratos y liquidaciones.
Documentacin relativa a movimientos de personal.
Documentacin relativa a la formacin acadmica.
Documentacin relativa a la evaluacin del desempeo.
Documentacin relativa a aspectos disciplinarios y otros.
10

HUMANO
iii. Cuando el empleado se retire de la Institucin, su expediente ser
removido a un archivo de expedientes cancelados ubicado en otro espacio
fsico fuera del rea de Gestin y Desarrollo Humano.
i)
Rotacin de personal
Los Gerentes de rea, Jefes de Unidad/rea/Agencia o Coordinadores, podrn
realizar rotacin de personal de acuerdo a las necesidades operativas dentro
de su rea de trabajo, para lo cual debern considerar lo siguiente:
i. Identificar los puestos de trabajo en los cuales es necesario llevar a cabo
una rotacin de personal entre las personas que ocupan dichos puestos.
ii. Cualquier movimiento de rotacin que se desarrolle en un rea
determinada, no deber interrumpir el normal funcionamiento de las tareas
a realizar por las personas que ocupen los puestos involucrados en la
rotacin, adems debe proporcionarse la preparacin previa para ocupar
el puesto en forma temporal o permanente.
iii. Realizar la rotacin de su personal de acuerdo a las necesidades que se
demanden en las distintas Unidades Organizativas, tomando en cuenta los
siguientes criterios:
Podr llevarse a cabo rotacin de personal en aquellos puestos de

trabajo cuya naturaleza de las funciones sea de complejidad similar y/o
sean claves para el buen desarrollo del trabajo del rea.
Deber
tomarse
en
cuenta
en
la
rotacin,
la
experiencia,
conocimientos y habilidades de las personas que ocupan los puestos.
IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Normativa interna:
a) Ley del Fondo Social para la Vivienda.
b) Reglamento Bsico de la Ley del Fondo Social para la Vivienda.
11

HUMANO
c) Reglamento de Normas Tcnicas de Control Interno Especficas del Fondo
Social para la Vivienda (NTCIE).
d) Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.
e) Contrato Colectivo de Trabajo.
f) Instructivo de Prestaciones.
g) Manual de Descripcin de Puestos.
h) Manual de Calidad.
i) Procedimientos para la Gestin de Compras.
j) Procedimientos de Tesorera.
k) Procedimientos para la Aprobacin de Crditos.
2. Normativa externa:
a) Norma ISO 9001: vigente.
b) Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones.
c) Ley de Impuesto sobre la Renta.
d) Ley del Instituto Salvadoreo del Seguro Social.
e) Ley de tica Gubernamental.
f) Ley de Acceso a la Informacin Pblica.
g) Ley de Prevencin de Riesgos en los Lugares de Trabajo.
h) Cdigo de Trabajo.
i) Reglamento para Aplicacin del Rgimen del Instituto Salvadoreo del
Seguro Social.
j) Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta.
12

HUMANO
V. PROCEDIMIENTOS
1. Ascensos, seleccin, contratacin e induccin
Responsable
Paso
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
1.
2.
Tcnico
Reclutamiento
Capacitacin
en
y
3.
4.
5.
6.
Actividad
Recibe de Gerente/Jefe, la solicitud de gestin

para cubrir vacante o nuevo puesto de trabajo
(F-300-054), incluyendo la prueba tcnica que
se aplicar a los concursantes.
Verifica en la base de datos si entre los
empleados existen candidatos que renan los
requisitos solicitados para cubrir vacante o
nuevo puesto de trabajo.
En caso de existir candidatos, elabora
invitacin a concurso interno, especificando
condiciones y requisitos a cumplir.
Recluta candidatos externos en caso no existan
candidatos a nivel interno, tomando como
referencia la base de datos de oferentes de
trabajo con la que cuenta el Fondo, bolsas de
trabajo electrnicas y/o publicaciones de
universidades
o
peridicos
de
mayor
circulacin, de acuerdo a la necesidad.
Inscribe a los empleados interesados
respetando las bases del concurso, verifica en
la base de datos que los candidatos renan los
requisitos solicitados y contina con el paso 6.
En el caso que se realice concurso externo,
enva las hojas de vida de los candidatos al
Gerente/Jefe solicitante para que realice
depuracin preliminar.
Recibe del Gerente/Jefe solicitante las hojas de
vida de los candidatos externos seleccionados
para que se inicie la evaluacin.
Aplica prueba(s) tcnica(s) y psicolgica(s) a
empleados o candidatos externos, de acuerdo
a la necesidad. Califica pruebas psicolgicas y
remite las pruebas tcnicas al Gerente/Jefe
solicitante para calificacin.
13

HUMANO
Responsable
Paso
7.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
8.
9.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
10.
Recibe del Gerente/Jefe solicitante las pruebas

tcnicas calificadas y elabora informe de
evaluacin psicomtrica de los candidatos
(F-300-001), completa propuesta de candidatos
y gua para obtener referencias laborales en
caso de candidatos con experiencia previa
(F-300-002 y F-300-003) y remite a Jefe rea
de Gestin y Desarrollo Humano.
De no existir candidatos que hayan obtenido
notas de 7.0 como mnimo, realiza nueva
seleccin interna o externa segn corresponda.
Revisa y autoriza propuesta de candidatos y la
enva a Gerente/Jefe solicitante para que
entreviste a los candidatos y proponga el
candidato idneo a su Jefe Superior.
Recibe del Jefe Superior del solicitante la
propuesta de candidatos evaluada y autorizada
e instruye a Coordinador de Salarios y
Prestaciones que elabore la accin de
personal.
Elabora y remite accin de personal a firma del
Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano.
11.
Hace pblico el nombre de la persona

seleccionada producto del concurso interno.
12.
Firma la accin de personal y gestiona

autorizacin del Presidente y Director Ejecutivo/
Gerente General/Gerente Administrativo para el
nombramiento del empleado.
Realiza lo siguiente:
a) Si fue concurso interno, informa al
empleado ganador a travs de memorando
sobre la fecha de su nuevo nombramiento y
sigue al paso 15.
b) Si fue concurso externo, le informa al
candidato seleccionado los resultados
obtenidos, la fecha de inicio de su
contratacin y le solicita que se presente
para el inicio de sus labores.
13.
Actividad
14

HUMANO
Responsable
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
Paso
Actividad
14.
Recibe y atiende a candidato externo en la

fecha de inicio de su contrato, y le solicita que:
a) Firme contrato de trabajo.
b) Complete:
i. Hoja de datos personales (F-300-004).
ii. Declaracin jurada de origen de fondos
de empleados (F-300-055).
iii. Carta de no conflicto de intereses
(F-300-005).
iv. Declaracin jurada de confidencialidad
(F-300-006).
v. Formularios
de
seguro
mdico
hospitalario y vida.
c) Aperture cuenta de ahorros en el banco que
se le defina.
d) Presente fotocopia de documentos (DUI,
NIT, ISSS, NUP).
Nota: Toda la informacin contenida en los literales i) y ii)
se actualizar una vez al ao.
Tcnico
Reclutamiento
Capacitacin
en
y
15.
16.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
en
del
17.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
18.
Imparte la induccin del Fondo y le solicita que

complete declaracin de induccin recibida
(F-300-007).
Solicita a Gerente/Jefe solicitante o su
representante para que induzca al empleado
nuevo o nombrado en otro puesto de trabajo e
informe sobre la adaptacin y rendimiento en el
primer mes de labores en dicho puesto (F-300008). Al mismo tiempo le pide que el empleado
llene formulario de evaluacin sobre induccin
recibida despus del primer mes de trabajo, ya
sea por nombramiento, traslado o ascenso (F300-009).
Recibe del Gerente/Jefe solicitante, informe
sobre la adaptacin y rendimiento del
empleado en el primer mes de labores y del
empleado recibe el formulario de evaluacin.
Enva evaluaciones de Jefe y empleado en
forma escaneada a Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
Revisa evaluaciones. En caso de evaluacin no
satisfactoria de la induccin, informa de la
evaluacin a jefe inmediato del empleado para
que se tomen las acciones pertinentes.
15

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
en
del
19.
Auxiliar Prestaciones
20.
21.
Enva informe de adaptacin y rendimiento del

empleado (F-300-008) y evaluacin sobre
induccin recibida en el primer mes de labores
(F-300-009) al Auxiliar Prestaciones.
Archiva en el expediente del empleado.
Fin.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
16

HUMANO
2. Capacitacin
Responsable
Tcnico
Reclutamiento
Capacitacin
Paso
en
y
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
1.
Identifica las necesidades de capacitacin del

personal.
2.
Elabora plan anual de capacitacin con los

insumos obtenidos y remite a Jefe rea de
Gestin y Desarrollo Humano.
Revisa, firma y lo remite a Gerente
Administrativo para autorizacin.
Instruye a Tcnico en Reclutamiento y
Capacitacin a ejecutar el plan de capacitacin.
Elabora y gestiona autorizacin del Jefe rea
de Gestin y Desarrollo Humano de la
requisicin externa o anexo de contabilidad
conforme a lo establecido en Procedimientos
para la Gestin de Compras o Procedimientos
de Tesorera para cubrir los costos de las
capacitaciones
programadas
y
no
programadas, considerando el apoyo financiero
gestionado con INSAFORP.
Autoriza y enva al trmite de autorizacin
correspondiente, y entrega a Tcnico en
Reclutamiento y Capacitacin.
Procede a:
a) Si es un evento cerrado, contacta a la
empresa de capacitacin seleccionada para
organizar y planificar lo relativo a
metodologa y logstica del evento.
b) Si es un evento abierto, inscribe a los
participantes
en
la
empresa
correspondiente.
3.
4.
Tcnico
Reclutamiento
Capacitacin
en
y
5.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
6.
Tcnico
Reclutamiento
Capacitacin
7.
en
y
Actividad
En ambos casos, si se refiere a una

capacitacin tcnica, solicita a la empresa o
facilitador, que al finalizar el evento, realice
evaluacin individual de aprendizaje del(os)
participante(s).
Enva invitaciones de participacin a los
empleados detallando nombre del evento,
direccin, fecha y hora.
17

HUMANO
Responsable
Paso
8.
9.
10.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
en
del
11.
12.
13.
Actividad
Realiza lo siguiente durante el evento, si es

cerrado:
a) Proporciona el apoyo logstico necesario.
b) Solicita firma de asistentes en hoja de
registro de asistencia a eventos del Fondo,
conforme a lo establecido en Procedimiento
para la Administracin de Instrumentos
Normativos.
Posterior a la capacitacin, cerrada o abierta:
a) Recibe y verifica comprobante de gasto,
para trmite de pago, hoja de registro de
asistencia a eventos del Fondo y/o
diplomas de participacin.
b) Revisa que todo est correcto.
c) Remite comprobante de gasto a Jefe rea
de Gestin y Desarrollo Humano para
trmite de pago, adjunta diplomas, hoja de
registro de asistencia a eventos del Fondo
y evaluacin de aprendizaje de cada
participante (capacitacin tcnica).
Archiva documentacin de capacitacin: hoja
de registro de asistencia a eventos del Fondo,
fotocopia de comprobantes de pago,
documento de autorizacin para realizacin del
evento y monto erogado por el Fondo.
En el caso de recibir diplomas y evaluacin de
aprendizaje,
reproduce
fotocopia
para
expediente de personal y el original lo remite al
empleado.
Enva
mensualmente
informe
de
capacitaciones tcnicas al Tcnico en
Evaluacin del Desempeo.
Elabora notas para evaluacin de la eficacia de
la capacitacin despus de un mes de
finalizado el evento y enva al Jefe inmediato
del empleado.
Recibe calificaciones, elabora informe de
eficacia de la capacitacin y enva al Jefe rea
de Gestin y Desarrollo Humano.
Fin.
18

HUMANO
3. Acciones de personal
Responsable
Paso
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
1.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
2.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
3.
4.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
5.
6.
Actividad
Instruye a Coordinador de Salarios y

Prestaciones la elaboracin de accin de
personal (F-300-012) de acuerdo a la
necesidad, que puede ser por: cancelacin,
promocin, ascenso, traslado, cambio de
cargo, licencia sin goce de sueldo, licencia con
goce de sueldo, contratacin interina,
suspensiones,
terminacin
de
contrato,
renuncias y otros.
Elabora accin de personal, imprime y adjunta
documentacin de respaldo. Revisa y remite a
firma del Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Autoriza y gestiona autorizacin de Presidente
y Director Ejecutivo/Gerente General y Gerente
Administrativo.
Distribuye copias de accin de personal a
Tcnico en Salarios y Prestaciones y al Auxiliar
Prestaciones para archivo en expediente de
empleado.
Comunica la accin de personal por medio de
correo electrnico al personal del rea de
Gestin y Desarrollo Humano (solamente en
los casos que aplique).
Elabora memorando de notificacin de accin
de personal para el empleado, gestiona firma
del Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano,
emite y archiva documentos.
Fin.
19

HUMANO
4. Evaluacin del desempeo
Responsable
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
Paso
en
del
1.
2.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Tcnico
en
Evaluacin
del
Desempeo
3.
4.
5.
6.
Actividad
Prepara bases electrnicas para evaluacin del

desempeo:
a) Base de personas: Revisa el personal que
debe ser evaluado en el perodo, tomando
en cuenta que deben cumplir con el 50% del
tiempo laborado, para lo cual revisa nuevos
ingresos, traslados, licencias, ausentismos,
renuncias, nuevos evaluadores y cambios
de cargos.
b) Base de objetivos: Incorpora o actualiza
objetivos y metas autorizadas por el
Presidente y Director Ejecutivo para el
perodo de evaluacin.
c) Base para consolidacin de evaluacin:
Prepara base que est de acuerdo con el
personal a evaluar, revisa frmulas y
prepara carpeta para recepcin de
evaluaciones segn sea el perodo a
evaluar.
Guarda la base en carpeta de evaluacin
correspondiente.
Prepara nmina del personal que no ser
evaluado y remite a firma del Jefe rea de
Gestin y Desarrollo Humano (F-300-047).
Revisa y firma.
Verifica que todos los evaluadores tengan la
Carpeta compartida de evaluacin (W:\) en su
PC, colocando Base de Objetivos y Base de
Personas en dicha carpeta.
Actualiza plantilla de evaluacin de desempeo
individual del perodo a evaluar, efecta
pruebas de verificacin de metas y pesos a
evaluar (F-300-048).
Remite a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano la plantilla de evaluacin de
desempeo individual, listado de evaluadores y
principales indicaciones para dar inicio a la
evaluacin del perodo correspondiente.
20

HUMANO
Responsable
Paso
Jefe rea Gestin y

Desarrollo Humano
7.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
8.
en
del
9.
10.
11.
Jefe rea Gestin y

Desarrollo Humano
Tcnico
en
Evaluacin
del
Desempeo
12.
13.
14.
15.
Actividad
Revisa plantilla de evaluacin de desempeo

individual e indicaciones, envindola por correo
electrnico a cada uno de los evaluadores para
proceder a evaluar a cada uno de sus
subalternos, de la siguiente manera:
a) El Presidente y Director Ejecutivo evala los
objetivos institucionales con el apoyo del
Gerente de Planificacin, enviando los
resultados alcanzados del perodo en la
plantilla correspondiente.
b) El resto de evaluadores proceden a evaluar
las competencias del personal bajo su
cargo.
Recibe por correo electrnico de los
evaluadores todas las evaluaciones ya
completadas para ser consolidadas.
Verifica cada una de las evaluaciones para que
no quede pendiente la evaluacin de ningn
empleado.
Archiva las evaluaciones recibidas en carpeta
de evaluacin del desempeo correspondiente
al perodo a evaluar.
Remite diariamente informe de evaluaciones
recibidas a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano para que gestione las evaluaciones
pendientes de envo.
Verifica informes y solicita a los evaluadores las
evaluaciones pendientes de recibir.
Consolida electrnicamente los datos y obtiene
los resultados generales del perodo a evaluar.
Verifica los datos e informa a Jefe rea de
Gestin y Desarrollo Humano los resultados
obtenidos.
Califica e imprime las evaluaciones, las ordena
y distribuye en sobre sellado a cada uno de los
evaluadores, para revisar, realizar dilogo
sobre la evaluacin con cada uno de sus
subalternos, explicar los resultados, enfatizar
fortalezas, oportunidades de mejora y las
acciones que se tomarn para mejorar la
evaluacin del siguiente perodo.
21

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Notas:
El evaluador deber solicitar al empleado la firma de
aceptacin de la evaluacin.
El empleado firma si est o no de acuerdo con el
resultado obtenido.
16.
17.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Tcnico
en
Evaluacin
del
Desempeo
18.
19.
20.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
/Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Tcnico en Salarios
y Prestaciones
21.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
23.
en
del
22.
Recibe de los evaluadores todas las

evaluaciones firmadas y selladas.
Verifica firmas y sellos, separa las evaluaciones
con firma de acuerdo y desacuerdo del
empleado. Informa a Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano para la respectiva gestin
de apelacin de las evaluaciones en
desacuerdo.
Gestiona apelaciones en todos los casos de
desacuerdos.
Prepara base de pago de bono dejando
pendientes de pago las evaluaciones
siguientes:
a) Evaluaciones no firmadas, ya sea por
ausencia del empleado o por no estar de
acuerdo con la evaluacin.
b) Evaluaciones de empleados que no
obtuvieron los resultados establecidos para
tener derecho a bono.
Enva por correo electrnico y en forma
impresa la nmina de pago de bono a Jefe
rea de Gestin y Desarrollo Humano.
Revisa, firma e instruye a Tcnico en Salarios y
Prestaciones para la preparacin del pago
mediante abono a cuenta bancaria de cada
empleado.
Elabora planillas y revisa los clculos de pago
respectivos con el Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
Imprime planilla de pago de bono, solicita
autorizacin del Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano y Gerente Administrativo.
Aplica abono en la cuenta bancaria de cada
empleado y elabora comprobante de pago por
cada uno.
Obtiene evaluaciones pendientes firmadas y lo
comunica a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano y enva las planillas complementarias
22

HUMANO
Responsable
Jefe rea Gestin y

Desarrollo Humano
Tcnico en Salarios
y Prestaciones
Tcnico
en
Evaluacin
del
Desempeo
Paso
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
32.
33.
Actividad
que se requieran segn firmas obtenidas.

Instruye a Tcnico en Salarios y Prestaciones
que aplique pagos.
Elabora planilla complementaria o recibo de
pago de bono.
Comunica al personal que ya se efectu el
abono respectivo a su cuenta bancaria.
Fotocopia evaluaciones, archiva original y
remite copia al Auxiliar Prestaciones para
archivo en expediente del empleado.
Elabora e imprime informe estadstico de
resultados de evaluacin.
Elabora documento final de la evaluacin del
desempeo del perodo, el cual contiene:
a) Plantillas de objetivos y metas de
evaluacin debidamente autorizados.
b) Informe estadstico de resultados finales.
c) Base de objetivos.
d) Base de personas.
e) Base consolidada de calificaciones finales.
f) Nmina del personal no evaluado en el
perodo.
Informa a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Mantiene el archivo y custodia las evaluaciones
originales y documento final.
Da
seguimiento
a
los
casos
cuyas
competencias hayan sido inferiores a 70.
Enva informe de resultados obtenidos a
Gerente Administrativo.
Fin.
23

HUMANO
5. Retiro de personal
Responsable
Paso
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
1.
2.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
3.
4.
5.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
6.
7.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
8.
9.
Actividad
Recibe del Presidente y Director Ejecutivo carta

de renuncia o la instruccin de la cancelacin
de contrato del empleado previo informe de las
jefaturas correspondientes.
Prestaciones que elabore accin de personal
de renuncia o cancelacin de contrato del
empleado segn el caso.
Elabora accin de personal y entrega a Jefe
Revisa, firma y gestiona autorizacin de
Presidente y Director Ejecutivo, Gerente
General y Gerente Administrativo.
Prestaciones que elabore el recibo de
liquidacin correspondiente.
a) Solicita estado de cuenta de aportaciones
(laborales y patronales) y prstamo del
empleado con el Fondo de Proteccin.
b) Solicita otros saldos diversos con el Fondo
como seguro mdico hospitalario, pticas,
despensa, activo fijo, cargos contables, etc.
(F-300-050).
Elabora recibo de liquidacin y remite a Jefe
Revisa clculos, firma y devuelve a
Coordinador de Salarios y Prestaciones.
Elabora finiquito, gestiona autorizacin del
recibo de liquidacin con el Gerente
Administrativo.
Para los casos de renuncia, solicita firma del
empleado en el finiquito y liquidacin.
Nota: Cuando el empleado autorice a terceras personas
para firmar el finiquito y la liquidacin, sta ser enviada
al rea de Tesorera y Custodia para que se pague por
medio de cheque.
24

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Jefe rea Gestin y

Desarrollo Humano
10.
Informa al empleado, junto con el Gerente y/o

Jefe inmediato, para los casos de cancelacin
de contrato, sobre la decisin tomada por la
Administracin Superior, explicndole las
causas.
Le solicita al empleado la firma en recibo de
liquidacin y finiquito.
Prestaciones realizar el abono en la cuenta
bancaria del empleado.
Realiza el abono electrnico de la liquidacin o
tramita el pago a travs de cheque.
11.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
12.
13.
14.
Elabora trimestralmente memorando con el

detalle del personal despedido durante el
perodo y lo remite al Oficial de Cumplimiento.
Fin.
25

HUMANO
6. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado
Responsable
Paso
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
1.
2.
3.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
4.
5.
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
6.
7.
8.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Tcnico en Salarios y
Prestaciones
9.
10.
Actividad
Prepara lista para habilitacin de monto que

estar disponible en puntos especficos
establecidos por el rea de Gestin y
Desarrollo Humano (F-300-015).
Solicita a empleado anote en lista el valor
requerido.
Anota en hoja electrnica el nombre, monto
solicitado y nmero de pagos en que se
realizar el descuento (tomando como base un
mximo de 6 quincenas) y enva archivos de
solicitudes de habilitacin de monto de los
empleados y saldos de los empleados a
Analiza la liquidez, tomando en cuenta los
descuentos programados de otras prestaciones
como: prstamo de seguro mdico hospitalario,
salud visual y otras prestaciones que generen
descuentos.
Enva a Tcnico Gestin y Desarrollo Humano
archivo de solicitudes de habilitacin de monto
de los empleados con las que proceden y de
acuerdo hasta un monto mximo del disponible
del 20% del salario mensual del empleado
solicitante.
Elabora archivo que contiene los montos
solicitados y enva a la empresa autorizada
para dar el servicio de compras al
supermercado.
Actualiza la cuenta individual del empleado.
Elabora reporte quincenal para aplicacin de
descuentos a travs del Control de uso de
despensa familiar por medio de tarjeta de
supermercado
(F-300-013)
y
enva
a
Autoriza descuentos, firma y enva a Tcnico
en Salarios y Prestaciones.
Aplica descuentos en planilla de salarios.
26

HUMANO
Responsable
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
Paso
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
17.
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
18.
19.
20.
21.
Actividad
En caso hubiese cambio en la planilla aplicada,

le notifica por correo electrnico a Tcnico
Revisa notificacin. En el caso de existir
descuentos no realizados por falta de liquidez
de algn empleado contina, de lo contrario
sigue con el paso 14.
Notifica al empleado el valor no aplicado en
planilla para que efecte el pago respectivo en
Agencia Bancaria.
Recibe del empleado la copia del recibo
cancelado y aplica descuentos en la cuenta
individual del empleado.
Descarga descuentos de planilla a la cuenta
individual del empleado.
Recibe de la empresa autorizada, la
informacin por correo electrnico con los
montos consumidos por los empleados durante
el perodo de la habilitacin inmediata anterior.
Revisa recibo de cobro de los montos
consumidos por los empleados en el
supermercado y enva a autorizacin de Jefe
rea de Gestin y Desarrollo Humano
(F-300-013).
Revisa, firma y gestiona autorizacin de
pguese con Gerencia Administrativa por
trmite de pago.
Elabora reporte quincenal de los montos
consumidos (F-300-013) y enva al rea de
Contabilidad.
Actualiza la cuenta individual del empleado,
anotando el monto consumido y el porcentaje
de descuento por compra (devolucin anual).
Cuadra mensualmente con los registros del
rea de Contabilidad e informa si existen
diferencias.
Prepara en el mes de diciembre de cada ao,
la planilla con saldos totales de cada una de las
cuentas individuales por empleado, para dejar
con saldo cero.
27

HUMANO
Responsable
Coordinador
Salarios
Prestaciones
Paso
Actividad
22.
Recibe del supermercado el ltimo cobro anual

y
calcula
el
valor
de
devolucin
correspondiente a cada empleado, del
porcentaje de descuento brindado por el
supermercado de acuerdo al consumo
individual realizado durante todo el ao
calendario finalizado.
Revisa cada cuenta individual, elabora nmina
para pago del porcentaje de descuento y lo
remite a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano para la revisin y autorizacin
respectiva.
Revisa, autoriza y gestiona autorizacin de
pguese del Gerente Administrativo en nmina
para pago del porcentaje de descuento de
supermercado y regresa a Coordinador de
Salarios y Prestaciones.
Recibe nmina autorizada y aplica a la cuenta
bancaria de cada empleado que ha hecho uso
de la despensa familiar por medio de tarjeta de
supermercado.
Remite a cada empleado la nmina con el
detalle de su descuento por uso de despensa
familiar por medio de tarjeta de supermercado y
solicita firma para proceder con la aplicacin en
su cuenta bancaria.
Archiva documentacin.
Fin.
de
y
23.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
24.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
25.
de
y
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
26.
27.
28.
28

HUMANO
7. Prstamos de seguro mdico hospitalario
Responsable
Auxiliar Seguros de
Empleados
Paso
1.
2.
3.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Secretaria
4.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones/
Jefe
rea de Gestin y
Desarrollo Humano
Auxiliar Seguros de
Empleados
6.
5.
7.
Actividad
Prepara lista para solicitud de prstamo de

seguro mdico hospitalario (F-300-053), que
estar disponible en puntos especficos
designados por el rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
En el caso de las Agencias Regionales, la
solicitud ser a travs de correo electrnico.
Recibe lista y/o correo de la solicitud de
prstamo de seguro mdico hospitalario y
realiza lo siguiente:
a) Prepara recibo de prstamo; si el valor
solicitado es mayor a $114.29 le pide que
presente presupuesto mdico y en el caso
de medicamentos, que presente receta
mdica y cotizacin de farmacia con firma y
sello.
b) Consulta la capacidad de pago y/o liquidez
del empleado con el Tcnico en Salarios y
Prestaciones.
c) Completa el control individual de prstamos
en efectivo.
d) Elabora recibo de prstamos de seguro
mdico hospitalario (F-300-018) y orden de
descuento.
Enva el recibo a firma de Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano.
Gestiona firma del Coordinador de Salarios y
Prestaciones y/o Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano en orden de descuento.
Revisa, autoriza y remite recibo del prstamo a
Secretaria.
Gestiona pguese y remite el recibo del
prstamo al Auxiliar Seguros de Empleados
Revisa, firma y devuelve orden de descuento al
Auxiliar Seguros de Empleados.
Solicita al empleado firma en la orden de

descuento y entrega recibo de prstamo junto
29

HUMANO
Responsable
Paso
8.
Auxiliar Seguros de
Empleados
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Auxiliar Seguros de
Empleados
9.
10.
11.
12.
13.
Actividad
con la copia de la orden de descuento para

cobro en efectivo en Agencia Bancaria
designada por el Fondo, o enva al rea de
Tesorera y Custodia para la elaboracin del
cheque, o entrega al Coordinador de Salarios y
Prestaciones para abonar a cuenta en los
casos que sea difcil cobrarlo en la Agencia
Bancaria.
Recibe de Agencia Bancaria o del rea de
Tesorera y Custodia los recibos de prstamos
cobrados.
a) Recibe del empleado el comprobante de
reintegro con sello de cancelado por la
Agencia Bancaria y el reclamo respectivo
por el diferencial o total no utilizado.
b) Actualiza la cuenta individual del empleado.
De identificarse que no se justific en la
fecha
correspondiente
mediante
comprobantes de gastos, el valor total o
parcial del monto solicitado en concepto de
reintegro, elabora nota de suspensin de la
prestacin de acuerdo a lo establecido en el
Instructivo de Prestaciones.
Humano.
Revisa, firma y enva nota de suspensin de
prestacin al empleado.
Recibe nota de abono de la Compaa
Corredora de Seguros del abono a cuenta de la
Institucin que se realiz o recepcin de
cheque. Para este ltimo se emite recibo de
ingreso y revisa las liquidaciones de los
reclamos presentados a la
compaa
aseguradora.
Aplica el valor liquidado en la cuenta individual
del empleado. En los casos que despus de
aplicada la liquidacin existiese saldo
pendiente, se procede a aplicar la orden de
descuento.
Remite rdenes de descuento o modificacin a
las mismas, registradas en el formato
mantenimiento por descuentos (F-300-019) a
30

HUMANO
Responsable
Paso
Prestaciones
14.
Auxiliar Seguros de
Empleados
15.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
Secretaria
16.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
19.
de
y
Tcnico en Salarios y Prestaciones para su

aplicacin.
Procesa descuentos en planilla de salarios e
informa los descuentos aplicados al Auxiliar
Seguros de Empleados.
Aplica descuentos en control individual.
De existir saldo a favor del empleado elabora
recibo de devolucin de seguro mdico
hospitalario
(F-300-018)
y
entrega
al
Revisa y entrega el recibo de devolucin a Jefe
17.
Revisa, autoriza y entrega a Secretaria.
18.
Gestiona firma de pguese y entrega al

Realiza pago electrnico de devolucin y
entrega copia al Auxiliar Seguros de
Empleados.
Fin.
20.
Actividad
31

HUMANO
8. Cobro de hospitales
Responsable
Paso
Actividad
Auxiliar Seguros de
Empleados
1.
Recibe de la Compaa Aseguradora a travs

de la Compaa Corredora de Seguros, el
recibo de cobro y las liquidaciones individuales
del gasto en hospitales.
Verifica los valores cubiertos y valores totales
cobrados por la Compaa Aseguradora.
Prepara la documentacin para dar inicio al
trmite de pago del recibo de cobro a favor de
la Compaa Aseguradora y se enva a Jefe
rea de Gestin y Desarrollo Humano para su
autorizacin.
Firma recibo de cobro de Compaa de
Seguros y remite a Secretaria para trmite.
Sella los recibos de cobro de la Compaa
Aseguradora, gestiona pguese de Gerente
Administrativo y enva a trmite de pago.
Recibe informacin del rea de Tesorera y
Custodia sobre la emisin de cheque o abono a
cuenta. Si est elaborado procede a comunicar
a la Compaa Corredora de Seguros para el
retiro del mismo y que posteriormente lo remita
a la Compaa Aseguradora.
Recibe de la Compaa Aseguradora Notas de
Caja a nombre de cada uno de los empleados
incluidos en el cobro, las revisa y las enva al
rea de Tesorera y Custodia.
Solicita firma del empleado en la liquidacin y
en el compromiso de pago.
Elabora orden de descuento para cobro de
hospitales (F-300-019) y la enva a firma.
Firma rdenes de descuento y las devuelve al
Auxiliar Seguros de Empleados.
2.
3.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Secretaria
4.
Auxiliar Seguros de
Empleados
6.
5.
7.
8.
9.
Coordinador
Salarios
Prestaciones/Jefe
rea de Gestin
Desarrollo Humano
Auxiliar Seguros
Empleados
de
y
10.
y
de
11.
Sella y distribuye de la siguiente manera:

a) Copia para el empleado.
b) Original para el rea de Tesorera y
Custodia.
c) Copia para aplicacin en planilla entregada
a Tcnico en Salarios y Prestaciones.
32

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Prestaciones
Auxiliar Seguros de
Empleados
12.
Registra en la planilla correspondiente y emite

reporte de descuentos realizados.
Recibe reporte de descuentos realizados en
planilla y actualiza saldo en la cuenta individual
de cada empleado.
Fin.
13.
14.
33

HUMANO
9. Reclamos de seguro mdico hospitalario
Responsable
Paso
Actividad
Auxiliar Seguros de
Empleados/Secretaria
1.
Recibe del empleado la solicitud de reclamo de

seguro mdico conteniendo: hoja de reclamo,
recetas, facturas y procede a revisar lo
siguiente:
a) Que la hoja de reclamo se encuentre
firmada, sellada por el mdico y que el
diagnstico se encuentre cubierto por la
pliza en vigencia.
b) Que la receta se encuentre firmada y
sellada por el mdico.
c) Que las facturas correspondan a la receta y
a la fecha de la hoja de reclamo.
d) Otros documentos relacionados con el
reclamo.
2.
3.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano/
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
4.
De no estar correcto no lo recibe y se lo

devuelve al empleado.
De estar correcto, procede a anotar en libro de
recepcin de reclamos especificando fecha y
origen de los fondos del reclamo (propios o
prstamo), solicitando la firma del empleado.
Prepara envo de reclamos a Compaa
Aseguradora a travs de la Compaa
Corredora de Seguros con la informacin
siguiente: nombre del empleado, nombre del
dependiente, fecha de presentacin del
reclamo, mes de envo, fecha de envo del
reclamo, valor del reclamo (se detalla
comentario de las facturas presentadas),
diagnstico, recursos (propio o prstamo) y
fecha probable de liquidacin segn lo pactado
en pliza vigente.
Enva para revisin, firma y sello de los
reclamos.
Revisa, firma, sella y remite al Auxiliar Seguros
de Empleados.
34

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Auxiliar Seguros de
Empleados
5.
Entrega todos los reclamos a la Compaa

Corredora de Seguros en las fechas
programadas por ambas Instituciones, quien
revisa, verifica su contenido y se asegura que
todo
est
correcto,
entregndolo
posteriormente a la Compaa Aseguradora.
Nota: Si hay alguna inconsistencia en el reclamo, la
Compaa Aseguradora informa para ser solventado.
6.
7.
Contacta al empleado para que corrija la

inconsistencia del reclamo. Al tenerlo corregido,
lo enva nuevamente a la Compaa Corredora
de Seguros.
Recibe de Compaa Corredora de Seguros las
liquidaciones y los finiquitos:
a) Revisa que todo est correcto, de existir
error en el cheque lo devuelve para su
correccin, si el error se encuentra en la
liquidacin le informa a la Compaa
Corredora de Seguros y le solicita
complemento al cheque recibido, de ser
necesario.
b) Contacta al empleado para entregarle el
cheque, en el caso de no existir error.
c) Emite recibo de ingreso para los reclamos
con recursos prestados por el Fondo, con la
notificacin de la Compaa Corredora de
Seguros por recepcin de cheque o realiza
la solicitud de comprobante en el sistema.
d) Analiza de acuerdo a la pliza vigente el
caso rechazado. Si se considera necesario
le solicita a la Compaa Corredora de
Seguros que gestione la reconsideracin de
la resolucin, proporcionando argumentos
pertinentes.
Bancos y corresponsables/ apoyo administrativo/
transacciones/solicitud de ingresos y egresos
8.
9.
Solicita firma del empleado en liquidacin y

finiquito solo en los casos de reclamos
presentados con recursos propios y entrega
cheque.
Devuelve finiquitos firmados a la Compaa
Corredora de Seguros y archiva hojas de
35

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
10.
liquidacin.
Actualiza saldos, modifica de ser necesario la
aplicacin de las rdenes de descuento o
efecta las devoluciones que existen a favor
del empleado.
Fin.
36

HUMANO
10. Salud visual
Responsable
Paso
Actividad
1.
Atiende al empleado que solicita orden de

ptica para su persona, esposo(a) o hijos,
segn lo autorizado en el Instructivo de
Prestaciones.
a) Verifica el uso que el empleado ha hecho de
la prestacin segn los registros de control
interno.
b) Solicita al empleado la hoja de reclamo y
receta de los lentes.
c) Elabora orden para ptica y anexa receta.
Enva orden para ptica a Jefe rea de Gestin
Revisa y firma orden para ptica y entrega a
Secretaria.
Sella y entrega al empleado para que se
presente a la ptica y ordene sus lentes. Le
informa que al recibirlos, debe firmar la factura
y la hoja de detalle del servicio.
Recibe facturas con quedan del rea de
Tesorera y Custodia y entrega al Auxiliar
Prestaciones.
a) Verifica el monto del quedan, factura y
detalle de ptica.
b) Revisa
facturas
y
registra
datos
desglosados de cmo se cubrir la
prestacin visual en la hoja de detalle,
especificando valor pliza, aro, lente.
c) Elabora recibo para pago de salud visual
(F-300-018), y establece plan de pago para
el valor no cubierto segn la prestacin.
a) Elabora orden de descuento (F-300-019) de
acuerdo al plan de pago convenido con el
empleado.
b) Obtiene firma del empleado en la original y
copia del recibo y en la orden descuento.
c) Fotocopia dos juegos de: facturas, recetas y
hojas de detalle, uno para el archivo y otro
para el trmite de pago.
2.
3.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
Secretaria
4.
5.
6.
7.
8.
37

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
9.
a) Prepara para trmite de pago factura
original de la diferencia del pago de pliza
para compra de lentes, hoja de detalle y
orden de ptica, (en el caso de la cobertura
de pliza se anexa copia de factura y una
copia del recibo firmado por el empleado).
Luego la remite para firma del Jefe rea de
b) Entrega al Auxiliar Seguros de Empleados
original de: hoja de reclamo, factura del
valor a cubrir por la pliza y la receta
mdica.
c) Enva al Coordinador de Salarios y
Prestaciones documentos para revisin.
Revisa, da visto bueno a los documentos, firma
orden de descuento y remite a Jefe rea de
Revisa, firma factura de ptica y dems
documentacin (a excepcin de la orden de
descuento) y remite a Secretaria.
Sella y enva para trmite de firma de pago.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
10.
Secretaria
12.
13.
Prestaciones
14.
15.
16.
11.
a) Registra en control estadstico los detalles
de la prestacin otorgada.
b) Remite copia de orden de descuento a
Tcnico en Salarios y Prestaciones para
que realice aplicacin de descuento en
planilla de pago.
Procesa el descuento y enva quincenalmente
reporte de las aplicaciones al Auxiliar
Prestaciones.
Actualiza control individual por empleado.
Fin.
38

HUMANO
11. Plan de salud dirigido a los padres del personal
Responsable
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
Paso
en
del
1.
2.
Secretaria
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
3.
en
del
4.
5.
Secretaria
6.
Tcnico
en
Evaluacin
del
Desempeo
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
7.
8.
Actividad
Recibe del empleado solicitud de prstamo

para hospitalizacin para padres, adjuntando
todos los requisitos segn lo establecido en el
Instructivo de Prestaciones. Procede a:
a) Consultar la disponibilidad del empleado y
del fiador presentado en la solicitud de
prstamo.
b) Elaborar los siguientes documentos: letra de
cambio, acta de prstamo hospitalario para
padres, recibo de prstamo de gastos de
hospitalizacin y orden de descuento de
prstamo
hospitalario
para
padres
(F-300-018, F-300-019 y F-300-025).
c) Solicitar firma del empleado y del fiador en
letra de cambio, orden de descuento y
recibo del prstamo.
Entrega a Secretaria acta y documentos para
que
gestione
las
autorizaciones
correspondientes: del Comit de Prstamos
para hospitalizacin de Padres de empleados
(aprobacin previa) y de Junta Directiva.
Entrega acta firmada a Tcnico en Evaluacin
del Desempeo.
Redacta memorando a Gerente General para
ser incluido en punto de Junta Directiva.
Recibe de Secretaria Junta Directiva/Asamblea
de Gobernadores referencia de aprobacin de
Junta Directiva y enva a Secretaria del rea.
Recibe punto de acta de Junta Directiva y
remite a Tcnico en Evaluacin del
Desempeo.
Redacta solicitud de elaboracin de contrato de
compromiso de deuda y remite a Jefe rea de
Revisa y solicita a Jefe Unidad Tcnica Legal la
elaboracin y envo del contrato de
compromiso de deuda anexando DUI y NIT del
empleado y fiador.
39

HUMANO
Responsable
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
Paso
en
del
9.
10.
Prestaciones
11.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
12.
en
del
13.
Actividad
Recibe de Unidad Tcnica Legal el contrato de

compromiso de deuda firmado por empleado
solicitante y fiador.
a) Prepara memorando de remisin al rea de
Tesorera y Custodia para pago, para que
emita cheques de acuerdo a listado
aprobado por el Comit y se le entregan los
cheque(s) al empleado o abono a cuenta.
b) Entrega orden de descuento a Tcnico en
c) Procede a la apertura del control individual
de descuento.
Procesa orden de descuento de prstamos de
hospitalizacin de padres, emite reporte de
descuento realizado en planilla y entrega a
Tcnico en Evaluacin del Desempeo.
Aplica el reporte de valor descontado en
planilla a cuenta individual del empleado para
establecer el nuevo saldo.
Fin.
40

HUMANO
12. Prstamo personal con garanta hipotecaria
Responsable
Paso
1.
2.
3.
Actividad
Recibe
solicitud
de
empleado
sobre
informacin de crdito personal con garanta
hipotecaria, revisa que el empleado cumpla con
los siguientes requisitos:
a) Tener contrato individual de trabajo con
carcter indefinido.
b) Tener un ao de servicio en el Fondo
(segn lo reglamentado).
c) No haber registrado amonestaciones o
suspensiones en el ltimo ao de trabajo.
Entrega hoja de requisitos, (en el caso que
cumpla con lo descrito en el paso 1) y solicitud
a presentar para iniciar el trmite. Si no cumple
con los requisitos, le explica la situacin en
particular y le sugiere posibles alternativas para
que rena los requisitos.
Verifica documentos presentados por el
empleado y conforma expediente:
a) Solicitud de crdito (el monto de la solicitud
no deber sobrepasar el monto autorizado
en el Instructivo de Prestaciones).
b) Comprobantes de pago de las ltimas dos
quincenas del mes anterior a la fecha del
trmite de solicitud.
c) Fotocopia de: Escritura de Compra-Venta
inscrita, NIT, DUI e ISSS.
d) Estado de cuenta emitido por el rea de
Prstamos de los crditos respaldados por
el inmueble ofrecido en garanta, el cual
deber tener clasificacin A o constancia
de cancelacin.
e) Estado(s) de cuenta para cancelacin
del(los) prstamo(s) activos validados por la
instancia administradora correspondiente,
en caso que el prstamo sea para
consolidacin de deuda.
f) Si el prstamo es para cubrir caso de
emergencia, se convocar a Comit de
Crditos para definir los documentos a
solicitar de acuerdo a la emergencia
presentada.
41

HUMANO
Responsable
Paso
4.
Prestaciones
5.
6.
7.
8.
9.
Actividad
Pre-analiza el crdito, de acuerdo a:

a) Condiciones del crdito.
b) Capacidad de pago. Solicita a Tcnico en
Salarios y Prestaciones la revisin de
disponibilidad.
c) Tasa de inters aplicable segn lo
establecido
en
el
Instructivo
de
Prestaciones.
Revisa disponibilidad del empleado en sistema
de planillas, detallando los descuentos y remite
al Auxiliar Prestaciones.
Revisa la documentacin, comparando que las
deudas descontadas de planilla estn incluidas
dentro de las que pretende cancelar y que
rene el requisito de endeudamiento que
establece el Instructivo de Prestaciones, caso
contrario contacta al empleado para que realice
los ajustes necesarios y contine el trmite.
Remite el expediente del inmueble ofrecido en
garanta al rea de Valos de Garantas para
valo, apertura de garanta y posterior
devolucin.
Recibe, del rea de Valos de Garantas
expediente con el informe tcnico y reporte de
garanta, registra en el sistema e imprime la
hoja de anlisis con los resultados.
Si el anlisis es aprobado por el sistema
contina el trmite, caso contrario contacta al
empleado y le informa sobre los resultados del
anlisis, para que se realicen los reajustes
necesarios y contine el trmite.
Comunica al empleado si el resultado del
anlisis es una denegatoria, y le devuelve la
documentacin entregada.
Las causas de denegatoria pueden ser las
siguientes:
a) Que la garanta no cumpla con los
requisitos establecidos en el Instructivo de
Prestaciones, en cuyo caso no procede el
trmite.
Estos
casos
podrn
ser
presentados por el Presidente y Director
Ejecutivo a Junta Directiva para aprobacin
o denegacin.
42

HUMANO
Responsable
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Paso
Actividad
10.
b) Que la garanta cubra parcialmente el

monto solicitado, en cuyo caso deber
reajustar dicho monto.
Solicita firma del Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano en hoja de anlisis, si el
resultado es aprobado.
Revisa, firma y remite al Auxiliar Prestaciones.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Solicita al empleado que tramite una

certificacin extractada del inmueble ofrecido
en garanta para continuar con el trmite.
Revisa y remite expediente al rea de
Escrituracin para Estudio Jurdico.
Recibe expediente del rea de Escrituracin.
En caso de existir observaciones en el estudio
jurdico, le comunica al empleado que solvente,
caso contrario actualiza datos del cliente,
apertura solicitud de crdito en sistema,
imprime y revisa informacin.
Imprime rdenes de descuento, anotacin
preventiva, carta de aceptacin de descuento y
anexa al expediente (reporte masivo).
Solicita
firma
del
empleado
en
la
documentacin impresa.
Remite expediente al rea de Aprobacin de
Crditos para verificacin y aplicacin de la
normativa correspondiente (Procedimientos
para la Aprobacin de Crditos).
Notas:
El 90% del valo del inmueble debe respaldar los
saldos de los prstamos garantizados actualmente
ms el monto solicitado.
La tasa de inters asignada al crdito ser la vigente
a la fecha en que se aperture la solicitud de crdito.
18.
19.
Recibe del rea de Aprobacin de Crditos

expediente
con
la
documentacin
correspondiente
debidamente firmada
y
sellada.
Elabora acta de estudio previo y listado para
emisin de cheques (F-300-052) solicitando
revisin y firmas a los miembros del Comit de
Crditos de empleados.
43

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
20.
Remite a Gerencia General para gestin de

aprobacin de Junta Directiva y notificacin de
resolucin, lo siguiente:
a) Acta de estudio previo del Comit de
b) Documento de resolucin de Junta
Directiva.
c) Acta de aprobacin o denegacin de Junta
Directiva.
d) Listado para emisin de cheques.
Recibe documentos firmados y registra en el
sistema.
Solicita al rea de Ventas la elaboracin de
recibos por trmites de inscripcin, anotacin
preventiva, orden de descuento y gastos
incurridos en la formalizacin del crdito en los
casos que sea necesario.
Remite expediente al rea de Aprobacin de
Crditos para autorizacin y firma de anotacin
preventiva.
Entrega al empleado recibos para su respectiva
cancelacin y orden de descuento para que
tramite firma y sello de aceptada. Adems le
solicita que presente solvencia municipal
vigente del inmueble dado en garanta.
Remite al rea de Tesorera y Custodia
fotocopia de:
a) Listado para emisin de cheques;
b) Acta de aprobacin de Junta Directiva;
c) Acta de resolucin y
d) Acta de estudio previo.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Agrega copia al expediente.

Remite recibo y anotacin preventiva al rea
de Registro de Documentos para inscripcin.
Recibe lo siguiente:
a) Del rea de Registro de Documentos: la
anotacin preventiva inscrita.
b) Del empleado: la orden de descuento
firmada y sellada y solvencia municipal
vigente.
Anexa al expediente.
44

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
27.
Remite el expediente al rea de Escrituracin

para su formalizacin.
Recibe del rea de Escrituracin expediente
completo con comprobantes de escrituracin.
Remite a Tcnico en Salarios y Prestaciones
orden de descuento para su aplicacin.
Elabora
memorndum
autorizado
por
Coordinador de Salarios y Prestaciones para
Jefe rea de Seguros y Gestin Ambiental, el
cual debe contener la siguiente informacin:
a) Nmero de prstamo.
b) Monto, plazo y cuota mensual para que se
realice ajuste de cuota mensual de pago.
Archiva expediente.
Fin.
28.
29.
30.
31.
45

HUMANO
13. Prstamo personal con garanta fiador
Responsable
Paso
1.
2.
3.
Prestaciones
4.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
5.
6.
Actividad
Recibe del empleado, la solicitud de prstamo

personal con garanta fiador, revisando que
est completa.
Verifica que el empleado solicitante y el fiador
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Ser empleado por Contrato Individual de
Trabajo en carcter indefinido.
b) Un ao de servicio en el Fondo (segn
reglamentacin).
c) Que el fiador presentado no sea firma
solidaria de otro prstamo de la misma
naturaleza.
Verifica documentacin:
a) Solicitud de Crdito completa y que el
monto sea el establecido en el Instructivo de
Prestaciones.
b) Si tiene un prstamo personal activo,
solicita cancelacin del prstamo vigente y
que anexe constancia de cancelacin.
Remite solicitud de prstamo a Tcnico en
Salarios y Prestaciones para anlisis de
disponibilidad.
Revisa disponibilidad del empleado en sistema
de planillas, detallando datos en sello de
anlisis y remite a Coordinador de Salarios y
Prestaciones.
En caso de no proceder, devuelve al Auxiliar
Prestaciones para que notifique al empleado.
Valida, firma el anlisis de disponibilidad y
remite al Auxiliar Prestaciones.
Crea o actualiza el cdigo de cliente del
solicitante y fiador.
Integracin bancaria/modulo general/Servicio al Cliente/
apertura actualizacin de datos del cliente registro de
cliente natural y/o firmantes.
7.
Efecta un anlisis preliminar de crdito en

base a la capacidad de pago del solicitante y
del fiador. Imprime anlisis.
46

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Colocacin-Servicio
al
Cliente-Solicitudes
de
Crdito/Prstamos Personales/Anlisis Garanta Fiador.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
8.
9.
Revisa y firma hoja de anlisis y remite al

Auxiliar Prestaciones para que se contine con
el trmite.
Apertura la solicitud de crdito en el sistema.
Colocacin- Solicitud de Crdito- Servicio al ClienteProcesos-Apertura de Solicitudes. Colocando la Subaplicacin correspondiente (400).
10.
Realiza el inicio y cierre de etapas segn lo

parametrizado en el sistema.
Colocacin- Solicitud de Crdito- Servicio al ClienteProcesos- Inicio y Cierre de Etapas.
11.
Apertura la garanta fiador, imprime garanta, la

incluye a la solicitud de crdito y relaciona la
garanta.
Nodo-Colocacin- Solicitud de Crdito- Servicio al
Cliente- Procesos- Inicio y Cierre de Etapas.
12.
13.
14.
15.
16.
Realiza inicio y cierre de etapas hasta la etapa

previa a la aprobacin.
Elabora acta de estudio previo y listado para
emisin de cheques (F-300-052) y solicita
revisin y firmas a los miembros del Comit de
Elabora e imprime el acta de resolucin de
crditos de prstamos personales (F-300-029)
para Junta Directiva.
Remite a Junta Directiva: listado para emisin
de cheques (F-300-052) y acta de estudio
previo impresos para que aprueben o
denieguen los crditos presentados. Adems
se enva la resolucin y acta.
Recibe documentacin firmada y registra en el
sistema
ColocacinSolicitudes
de
Administrativo- Autorizacionessolicitud de Crdito.
17.
18.
PrstamosApoyo
Autorizaciones para
Notifica por correo electrnico al rea de

Prstamos sobre nmina de los prstamos
autorizados para apertura en el sistema.
Imprime rdenes de descuento y recibos en el
sistema.
47

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Colocacin/Solicitud de Crdito/Servicio al Cliente/
Prstamos Personales /Recibos de Prstamos y/
Ordenes de Descuento de Prstamos.
19.
20.
21.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
22.
Prestaciones
24.
23.
25.
26.
Comunica a los empleados aquellos casos que

no fueron aprobados.
Solicita al empleado y fiador firmas en orden de
descuento, recibo y letra de cambio.
Remite documentacin firmada con la solicitud
y anlisis a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Revisa, firma los documentos y entrega al
Auxiliar Prestaciones.
Sella documentos y remite fotocopias del acta
de Junta Directiva, listado, resolucin y acta de
estudio, junto con original de orden de
descuento, original y copia de recibos al rea
de Tesorera y Custodia para elaboracin y
entrega de cheques. Remite una copia de
orden de descuento a Tcnico en Salarios y
Prestaciones para su aplicacin y archiva
dems documentacin.
Aplica orden de descuento en planilla de
salarios.
Aplica el descuento de la totalidad de la mora,
al deudor o al fiador solidario, en el caso que
exista mora a la fecha de pago de gratificacin
o aguinaldo.
Fin.
48

HUMANO
14. Entrega de uniformes y subsidio econmico para compra de ropa
Responsable
Tcnico
Clima
Organizacional
Paso
1.
2.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Prestaciones
3.
Tcnico
Clima
Organizacional
5.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
6.
Tcnico
Clima
Organizacional
7.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Prestaciones
Tcnico
Clima
Organizacional
8.
4.
Da mantenimiento a base para subsidio de

ropa y uniformes. Cada ao elabora base
definitiva para el pago de subsidio de ropa.
Humano de la nmina del personal que recibir
subsidio de ropa.
Revisa e instruye el pago de subsidio de ropa.
Procesa el pago de subsidio de ropa del
personal remitido por el Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
Elabora recibo para abono a cuenta para el
personal que ingrese despus del pago de
planilla de ropa y en los 6 meses posteriores.
Revisa y autoriza el recibo y evaluacin de
primer mes del empleado. Remite para trmite
de pago.
Realiza trmite de pago, solicita firma del
empleado y entrega recibo original a
Archiva recibo de subsidio de ropa.
Revisa el recibo e instruye a Tcnico en
Salarios y Prestaciones el abono en cuenta.
9.
Realiza abono a cuenta.
10.
Efecta proceso de eleccin de Comit de

Uniformes para elaboracin de diseo de
uniformes para el proceso de adquisicin de
acuerdo a Instructivo de Prestaciones.
Realiza junto con el Comit de Uniformes:
a) Los diseos de uniformes para incluirse en
las bases de licitacin.
b) Los requerimientos tcnicos en bases de
licitacin y espera hasta la adjudicacin.
Prepara detalle de pago complementario para
el personal que utiliza uniforme, una vez se
realice la adjudicacin de la elaboracin de
uniformes correspondientes para cada ao.
Solicita revisin/autorizacin del Jefe rea
Gestin y Desarrollo Humano y lo remite al
11.
12.
13.
Actividad
49

HUMANO
Responsable
Paso
14.
15.
Actividad
Tcnico en Salarios y Prestaciones para

aplicacin del pago.
Realiza junto con el Comit de Uniformes:
a) Convocan al personal para toma de
medidas de uniformes con las empresas
adjudicadas.
b) Reciben los uniformes de la empresa
proveedora dentro del perodo contractual y
proceden a entregrselos al personal. De
requerirse ajustes se regresan prendas para
arreglos y se entregan posteriormente al
personal.
c) Notifica el calendario de uso y lo distribuye
al personal.
Fin.
50

HUMANO
15. Consulta mdica externa
Responsable
Auxiliar
Mdico
Consultorio
Paso
1.
Actividad
Recibe de paciente (empleado), solicitud de

consulta con los siguientes datos:
a) Fecha de solicitud de cita mdica.
b) Cdigo de empleado.
c) Nombre del mdico y/o especialidad.
d) Nombre del(os) paciente(s).
e) Fecha probable de consulta.
Notas:
La fecha de la cita se asignar segn previa
evaluacin de urgencia, a criterio de la enfermera del
consultorio mdico y/o segn requerimiento mdico o
cupo.
En caso de beneficiarios: Cnyuge e hijos con
edades segn el Instructivo de Prestaciones.
2.
Enfermera
3.
4.
Auxiliar
Mdico
Consultorio
5.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Auxiliar
Consultorio
Mdico
6.
7.
Enva a Enfermera el listado de solicitudes de

citas odontolgicas y elabora las rdenes del
resto de especialidades mdicas.
Programa citas odontolgicas segn orden de
solicitud.
Registra en hoja de programacin mdica
(F-300-031):
a) Nombre del empleado.
b) Nombre del paciente.
c) Nombre del mdico.
d) Fecha y hora de consulta.
Enva la programacin al Auxiliar Consultorio
Mdico.
Completa formularios de orden(es) de consulta
(F-300-032, F-300-033 y F-300-034) y las
remite a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Recibe, firma, sella y devuelve las rdenes de
consulta al Auxiliar Consultorio Mdico.
Notifica a los empleados, que retiren del
Consultorio Mdico las rdenes solicitadas para
las diferentes especialidades mdicas.
Nota: En el caso de la especialidad odontolgica la
programacin de citas ser enviada a los empleados
semanalmente.
51

HUMANO
Responsable
Paso
8.
Actividad
Entrega al empleado rdenes de consulta

mdica y solicita firma de recibido en listado de
control de rdenes de consulta mdica (F-300035).
Nota: El paciente dispondr de un tiempo mximo de 48
horas para notificar al Consultorio Mdico si no podr
asistir a la consulta asignada.
Enfermera
Auxiliar
Mdico
9.
Consultorio
10.
11.
12.
Jefe
rea
de
Gestin y Desarrollo
Humano
Secretaria
13.
14.
15.
Recibe del empleado, la hoja de orden de

consulta mdica de tratamiento dental
debidamente completo (F300-033). En caso
que el mdico odontlogo evale nuevas citas,
se reprograma segn sea el orden de recibido.
Recibe, verifica y digita las ordenes y facturas
en el control de consulta externa.
Recibe facturas de cobro de consulta
verificando las rdenes atendidas y el
tratamiento realizado (caso odontlogos).
Posteriormente costea los valores de las
consultas.
Enva factura con rdenes adjuntas y hoja de
costeo contable (F-300-036) de las mismas a
Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano
para su autorizacin y trmite respectivo.
Firma factura de mdicos.
Sella facturas y remite a trmite de pago del
mismo.
Fin.
52

HUMANO
16. Consulta mdica interna
Responsable
Enfermera
Paso
1.
2.
3.
Actividad
Recibe paciente que solicita consulta

personalmente o va telefnica detallando el
sntoma o dolencia.
Notifica a paciente que se presente al
Consultorio Mdico para cita.
Recibe a paciente y realiza lo siguiente:
a) Le toma los signos vitales.
b) Registra los signos vitales en el expediente.
c) Le indica que est prximo a pasar consulta
segn el orden.
d) Remite expediente al Mdico.
Nota: En caso de paciente con diarrea o sntomas de
sta, deber presentar muestra de heces antes de las
9.00 a.m. (previa consulta mdica).
Mdico
4.
Enfermera
5.
6.
7.
Recibe a paciente y realiza lo siguiente:

a) Registra en el cuadro diario de consultas.
b) Entrevista, examina, diagnostica e indica
tratamiento, medicamentos, exmenes de
laboratorio y/o gabinete segn sea el caso
(radiografas, ultrasonografas, biopsias,
etc.)
c) Registra indicaciones en el expediente.
d) Entrega al paciente el expediente firmado
segn sea el caso, con boletas de
exmenes y/o recetas, incapacidades, etc.
e) Despacha al paciente y le indica que
entregue expediente a la Enfermera.
Recibe al paciente y realiza lo siguiente:
a) Solicita el expediente.
b) Revisa y completa las boletas de recetas
y/o exmenes.
c) Registra el suministro de medicamentos y
otros
servicios
como
inyecciones,
curaciones, etc.
d) Orienta e indica al paciente sobre
dosificaciones, cuidos, exmenes de
laboratorio, gabinete e incapacidades,
segn el caso.
Solicita a paciente firma en el registro de
suministro de medicamento.
Fin.
53

HUMANO
17. Control de inventario de medicamentos
Responsable
Enfermera
Paso
1.
Actividad
Informa
diariamente
la
entrega
de
medicamentos al Auxiliar Consultorio Mdico
(F-300-037).
Nota: El Informe de entrega de medicamentos es la base
de informacin para la elaboracin del informe mensual
de gastos de medicamentos e informe de movimiento de
medicamento mensual.
Auxiliar
Mdico
Consultorio
2.
3.
4.
Revisa el informe diario de entrega de

medicamentos y registra el movimiento de
salida de cada medicamento, segn el centro
de costo, en el control mensual de gastos de
medicamentos (documento en Excel).
Realiza mensualmente lo siguiente:
a) Registra y controla compras, existencias y
salidas de medicamentos diarios, en el
Control de Movimiento de Medicamentos.
b) Emite reporte por centro de costos y lo
concilia con el rea de Contabilidad, en la
cuenta que se contabilizan las provisiones
de Productos Farmacuticos y Medicinales.
c) Controla material para uso de curaciones.
d) Realiza los ajustes que sean necesarios, de
acuerdo a los resultados de la conciliacin.
e) Emite nuevo reporte conciliado y enva por
correo al rea de Contabilidad.
Fin.
54

HUMANO
18. Registro y pago de subsidios por incapacidad
Responsable
Auxiliar
Tiempo
Control
Paso
1.
2.
Tcnico en Salarios
y Prestaciones
3.
Actividad
Recibe de empleado incapacidad ISSS o de

mdico particular por el Gerente/Jefe inmediato;
a ms tardar el segundo da hbil a partir de la
fecha de inicio de incapacidad.
Revisa y aplica incapacidad en sistema de
control tiempo y chequea el perodo a partir de la
primera incapacidad y el tipo de riesgo de la
misma y la pasa a Tcnico en Salarios y
Prestaciones.
Revisa y aplica en sistema de planilla de salarios
y realiza pago de subsidio complementando la
prestacin pecuniaria que otorgar el ISSS hasta
por una cantidad equivalente al salario que
estuviere devengando el trabajador a la fecha
que ocurra la incapacidad. Para lo anterior se
otorgar un subsidio por un monto equivalente al
sueldo de hasta los tres primeros das de
incapacidad, de acuerdo al tipo de riesgo de la
incapacidad. El diferencial que resulte de la
prestacin pecuniaria otorgada por el ISSS y la
cantidad equivalente al salario asignado ser de
acuerdo al detalle siguiente:
a) Maternidad: Para aquellos salarios superiores
al mximo cotizable, se cancelar el 100% de
la diferencia entre dicho lmite y el salario
asignado.
b) Enfermedad y accidente comn: El 100% del
salario asignado de los primeros tres das, y
a partir del cuarto da el 25% hasta el lmite
superior cotizable y para aquellos salarios
superiores al mximo cotizable, se cancelar
el 100% de la diferencia entre dicho lmite y
el salario asignado.
c) Enfermedad profesional o accidente de
trabajo: El 100% del salario asignado del
primer da, y a partir del segundo da, el 25%
hasta el lmite superior cotizable y para
aquellos salarios superiores al mximo
cotizable, se cancelar el 100% de la
diferencia entre dicho lmite y el salario
55

HUMANO
Responsable
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Paso
4.
5.
Auxiliar
Control
Tiempo/Tcnico en
Salarios
y
Prestaciones
6.
Tcnico en Salarios
y Prestaciones
7.
8.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
9.
Tcnico en Salarios
y Prestaciones
10.
11.
Actividad
asignado.
Recibe del empleado documento de incapacidad
del ISSS luego de ser sustituida por incapacidad
del mdico particular.
Firma incapacidad del ISSS, devuelve original al
empleado para trmite de cobro y la copia la
traslada al Auxiliar Control Tiempo y al Tcnico
en Salarios y Prestaciones.
Verifican que los datos del documento de
incapacidad emitido por el ISSS sean idnticos a
los datos del documento de incapacidad del
mdico particular. Aplica a control tiempo y a
planilla de acuerdo a la incapacidad emitida por
el ISSS. De existir diferencia se analiza cual de
ambos documentos tiene error, y se le devuelve
al empleado para que tramite su correccin.
Recibe del empleado recibo de pago del banco
del subsidio respectivo.
Revisa pago realizado por el ISSS y de existir
devolucin a favor del empleado elabora
Documento de liquidacin por incapacidad
(F-300-038), donde verifica si el empleado ha
recibido el 100% de su salario durante el perodo
de incapacidad. Emite informe Liquidacin por
Incapacidad y enva a Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
Autoriza Liquidacin por Incapacidad y enva
copia al empleado. Remite copia a Tcnico en
Salarios y Prestaciones para adjuntar al
expediente.
Complementa diferencia en la siguiente planilla
de salarios. Realiza cualquier ajuste por
diferencias, ya sea en valores pagados o de
retenciones.
Fin.
56

HUMANO
19. Ingreso a centros recreativos
Responsable
Tcnico
Clima
Organizacional
Paso
1.
2.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
3.
Secretaria
4.
Tcnico
Clima
Organizacional
5.
6.
7.
Actividad
Elabora y tramita anualmente requisicin de

servicios
de
instalaciones
de
centros
recreativos.
Recibe solicitud para elaborar ingreso a centro
recreativo seleccionado por el empleado,
verifica en base el grupo familiar y el uso
mensual de la prestacin; elabora orden de
ingreso (F-300-039) y solicita firma de Jefe
Revisa y firma orden de ingreso a las
instalaciones de centro recreativo y enva a
Secretaria.
Sella, entrega al empleado la orden de ingreso
a centros recreativos y le comunica que luego
de haber asistido al mismo, deber firmar de
recibido el servicio.
Recibe del centro recreativo la factura de
cobro, incluyendo todas las rdenes del mes.
Revisa y tramita firma del Jefe rea de Gestin
y
Desarrollo
Humano
y
Gerencia
Administrativa. Enva a la UACI para quedan
verificando que sea entregado el cheque al
proveedor.
Fin.
57

HUMANO
20. Salarios
Responsable
Paso
Prestaciones
1.
Jefe rea de Gestin

Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Prestaciones
2.
3.
4.
Actividad
Recibe documentos para aplicacin que
contienen:
a) Acciones de personal, descuentos de
despensa, subsidio alimenticio y subsidio de
transporte revisados por Coordinador de
b) Clculos de comisiones, gratificaciones por
cumplimiento de metas, cuota de transporte
por desempeo de funciones, pagos por
instrumentos otorgados en exceso y pago
por reposicin de libro de protocolo
revisados y autorizados por Jefes y
Gerentes de rea para pago de las
variables antes descritas.
c) En el caso de pago a destajo, recibe
memorado de Gerencias/Unidades/reas
responsables de la supervisin, detallando
el pago a realizar en la quincena
correspondiente.
Autoriza los documentos para aplicacin en
planillas.
Revisa y codifica los documentos que sern

aplicados en la Planilla Institucional.
Revisa valores a pagar en los memorandos de
pago por destajo, previamente revisados y
autorizados por Gerente/Jefe correspondiente.
De acuerdo a la quincena en la que se aplicar
el pago por destajo se procede de la siguiente
manera:
a) En aplicaciones en la primera quincena:
i. Si el valor es menor al salario mnimo
quincenal, procede a ajustar dicho valor
para pagarle un salario mnimo.
ii. Si el valor es mayor al salario mnimo
quincenal, procede a pagar el valor
reportado en el memorando.
b) En aplicaciones en la segunda quincena:
i. Si el valor es menor al salario mnimo
58

HUMANO
Responsable
Paso
5.
6.
Actividad
quincenal, se procede a revisar lo pagado
en la primera quincena. Si la suma de
ambas
quincenas
reportadas
en
memorando fuese menor al salario
mnimo se le paga el valor del salario
mnimo quincenal.
ii. Si el valor reportado es mayor al salario
mnimo quincenal, se procede a revisar lo
pagado en la primera quincena. Si la
suma de ambas quincenas es superior al
salario mnimo mensual, se ajusta dicho
valor debiendo pagar el valor residual del
reportado en ambas quincenas menos el
salario pagado en la primera quincena.
Ingresa el resto de las variables al sistema de
planilla.
Revisa la informacin ingresada y realiza la
importacin de datos en el sistema de salarios.
Genera en Excel reportes del sistema de
planillas y revisa variables ingresadas.
Notas: El sistema calcula el pago de salarios de la
siguiente manera:
Total devengado es igual a: (salario quincenal +
subsidio por incapacidad + horas extras + otros
pagos) - llegadas tardas reintegros - licencias sin
goce de sueldo.
Total retenciones y descuentos es igual a: ISR
+AFP+ISSS + descuentos.
Lquido a pagar es igual a: Total devengadoretenciones y descuentos + subsidio alimenticio y
transporte.
7.
8.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
Prestaciones
9.
10.
11.
Revisa y ajusta los sobregiros en casos de

licencias sin goce de sueldo o incapacidades.
Remite planilla a Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano y a Coordinador de
Da control de calidad a variables aplicadas.
Revisa planilla, de identificarse errores instruye
que se corrijan luego autoriza el pago.
Imprime planilla de empleados y reportes
anexos y enva a trmite de autorizacin de
59

HUMANO
Responsable
Paso
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
12.
13.
Prestaciones
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Actividad
Elabora planilla de colonos de Finca La Bretaa
(F-300-040) y enva planilla a trmite de pago a
Autoriza planilla de salarios de empleados y
colonos de Finca La Bretaa y remite a Tcnico
en Salarios y Prestaciones para gestionar firma
de Pguese de Gerente Administrativo.
Instruye a Tcnico en Salarios y Prestaciones
que realice el pago de planilla de empleados o
elabore recibo de planilla individual para que se
pague por medio electrnico al personal con
contrato interino.
Enva planilla de colonos de la Finca La
Bretaa a trmite de pago.
Genera archivo para depsitos en cuentas
bancarias de empleados por medio de banca
electrnica o manda recibo de planilla individual
al rea de Tesorera y Custodia.
Informa a Jefe rea de Tesorera y Custodia
para que autorice el desembolso.
Imprime y organiza por centro de costos los
comprobantes de pago para ser entregados al
personal.
Genera, clasifica y distribuye reportes para las
diferentes
Gerencias/Unidades/reas
del
Fondo.
Archiva planillas, reportes anexos y efecta
respaldos.
Fin.
60

HUMANO
21. Aguinaldo y gratificacin
Responsable
Paso
Secretaria
1.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Prestaciones
2.
3.
4.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
5.
Prestaciones
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones/ Tcnico
en
Salarios
y
Prestaciones
7.
6.
8.
9.
Prestaciones
10.
11.
12.
13.
Actividad
Recibe documentos para aplicacin, tales como

rdenes de descuento y otros durante un
semestre y remite para autorizacin del Jefe
Autoriza documentos y margina copias a
Tcnico en Salarios y Prestaciones.
Revisa lo siguiente:
a) Documentacin marginada por Jefe rea de
b) Variables ingresadas al sistema de planillas.
Verifica planilla previa en pantalla, ajusta
sobregiros y emite planilla y reportes.
Elabora planilla de empleados de Finca La
Bretaa.
Da control de calidad de variables aplicadas y
entrega a Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Revisa y autoriza planilla de salarios de
empleados. Autoriza planilla de colonos de
Finca La Bretaa y las remite a Tcnico en
Salarios y Prestaciones para gestionar firma de
pguese de Gerente Administrativo y la
instruccin para realizar el pago electrnico de
planilla de empleados.
Enva planilla de empleados y colonos de Finca
La Bretaa para trmite de pago.
Genera archivo para depsitos en cuentas
bancarias de empleados por medio de banca
electrnica, o manda recibo de planilla
individual al rea de Tesorera y Custodia.
Informa al Jefe rea de Tesorera y Custodia
para que autorice el desembolso.
Imprime y organiza por centro de costos los
comprobantes de pago para ser entregados al
personal.
Genera, clasifica y distribuye reportes para
rea de Tesorera y Custodia y remite a
Tcnico en Gestin y Desarrollo Humano para
contabilizar dicha planilla.
Archiva documentos.
Fin.
61

HUMANO
22. Retenciones del ISSS
Responsable
Prestaciones
Paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Secretaria
7.
Prestaciones
8.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Prestaciones
9.
10.
11.
12.
Actividad
Procesa planillas de retenciones en sistema de

planillas de salarios, considerando las
remuneraciones afectas correspondientes a la
primera y segunda quincena de cada mes.
Adiciona en forma manual los pagos por
recibos de ese perodo.
Exporta planillas prueba a Excel para revisar
planilla del ISSS y verificar en pantalla lo
retenido en planilla de salarios.
Efecta la cuadratura de las cotizaciones y
retenciones de cada quincena y recibos, contra
los valores reportados en planillas mensuales
de cotizaciones.
Contina con el trmite, si la planilla est
correcta; si hay diferencias, revisa nuevamente
y realiza los ajustes necesarios y emite planilla.
Genera archivo por medio magntico con
especificaciones del ISSS, para la revisin de
dicha institucin, en los tiempos especificados
por la Ley del ISSS.
Recibe en sobre cerrado, posterior a la revisin
del ISSS, las planillas, los recibos de pago y los
certificados patronales.
Realiza la cuadratura de los valores totales
reportados y detallados en los recibos de pago
del ISSS.
Revisa y autoriza planillas para pago de
cotizaciones.
Enva al rea de Tesorera y Custodia el recibo
de ingreso por cotizaciones.
Genera informe de centro de costos para ser
contabilizados.
Fin.
62

HUMANO
23. Retenciones AFPs
Responsable
Prestaciones
Paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Actividad
Realiza mensualmente migracin de datos del

sistema de planillas de salarios hacia sistema
de planillas de cotizaciones previsionales.
Exporta planilla a Excel para revisar y verificar
en pantalla lo retenido en planilla de salarios.
Verifica y cuadra que los valores en el sistema
de planillas previsionales sean los mismos que
los retenidos en planilla de salarios.
Ejecuta el clculo del sistema de planilla de
cotizaciones previsionales.
recibos del perodo, en el sistema planillas
previsionales.
Revisa planilla preliminar a travs de consultas
en pantalla.
Contina con el procesamiento, si la planilla
est correcta; si hay diferencias, revisa
nuevamente y realiza las correcciones
necesarias.
Efecta respaldos de datos.
Genera el clculo definitivo de cada planilla y
genera archivo e imprime planillas de cada
Administradora de Pensiones.
Elabora en forma manual planilla del IPSFA.
Enva planillas en medio magntico e impresas,
de AFPS, IPSFA e INPEP al rea de
Tesorera y Custodia para efectos de pago.
Para las planillas del IPSFA, solicita por medio
de
memorando
el
trmite
de
pago
correspondiente.
Verifica el pago al IPSFA. Genera informe de
centro de costos para ser contabilizados.
Archiva las planillas.
Fin.
63

HUMANO
24. Retenciones de impuestos sobre la renta mensual
Responsable
Prestaciones
Paso
1.
2.
3.
4.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Prestaciones
5.
6.
7.
Jefe rea de Gestin
y Desarrollo Humano
Secretaria
8.
9.
10.
Actividad
Procesa
mensualmente
la
planilla
de
retenciones desde sistema de planillas de
salarios.
Revisa que los valores retenidos en el mes de
junio y diciembre de cada ao, se efecten de
acuerdo a las reformas de la Ley de Impuesto
sobre la Renta.
Revisa y cuadra planillas de retencin mediante
consulta en pantalla, para verificar lo retenido
contra planilla de salarios.
recibos de ese perodo.
Revisa informacin ingresada.
Elabora la nota de informe, si la planilla est
correcta. Si hay diferencias la revisa
nuevamente y efecta las correcciones
necesarias.
Elabora nota de informe para la declaracin
mensual de impuestos sobre la renta y remite a
Autoriza nota de informe.
Enva al rea de Tesorera y Custodia para
efectos de pago.
Fin.
64

HUMANO
25. Retenciones de impuestos sobre la renta anual
Responsable
Coordinador
Salarios
Prestaciones
Paso
de
y
1.
Procesa anualmente planilla de retenciones

desde el sistema de planillas de salarios.
2.
Revisa planillas de retencin, mediante

consulta en pantalla, para verificar lo retenido
contra planilla de salarios.
Ejecuta fusin de datos de pagos por salario y
honorarios (pagados por el rea de Tesorera y
Custodia) para elaborar una sola declaracin
requerida anualmente por el Ministerio de
Hacienda.
Coteja los valores del informe anual contra la
sumatoria de declaraciones mensuales.
Modifica los datos necesarios, tales como
nombres y NIT y unifica los registros
duplicados.
Realiza la generacin de archivos de acuerdo a
lo requerido por el programa del Ministerio de
Hacienda.
Corrige si existen errores hasta presentar la
declaracin correcta en el Ministerio de
Hacienda como fecha lmite 31 de enero de
cada ao.
Elabora y emite constancias individuales de
remuneraciones
y
retenciones.
Enva
constancias para autorizacin y entrega a
responsable del rea de Tesorera y Custodia.
Fin.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Actividad
65

HUMANO
26. Control tiempo
Responsable
Auxiliar
Tiempo
Paso
Control
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
11.
Actividad
Recibe del empleado/Asistente de Intendencia

y Transporte documentos justificativos de
ausencia autorizados por el Jefe inmediato del
empleado (F-300-041).
Revisa, clasifica y ordena documentos que
justifican los ausentismos (F-300-041).
Da mantenimiento a la base de empleados del
sistema de control tiempo: ingresos, renuncias,
traslados, etc.
Migra diariamente marcaciones de relojes al
sistema de control tiempo y analiza las pausas,
entradas y salidas existentes por cada
empleado, incluyendo las entradas y salidas de
ordenanzas y motoristas (F-300-042).
Emite del sistema el reporte total de horas por
Ejecutivo y revisa que hayan completado 8
horas diarias.
Recibe solicitud de permiso de personal
ejecutivo por medio de correo electrnico o
documento autorizado y procede a registrarlos.
Procesa en el sistema control tiempo todos los
documentos que justifican los diferentes tipos
de ausentismos dentro de la jornada,
incluyendo las pausas que generan viticos.
Imprime todos los casos de inconsistencias no
justificadas y solicita al empleado su
justificacin.
Elabora reporte preliminar de ausentismos para
aplicacin de descuentos.
Elabora :
a) Reporte de llegadas tardas, enva por
correo electrnico e imprime para su
aplicacin de descuento en planilla de
salarios.
b) Reporte de permisos sindicales en exceso a
los autorizados, para aplicacin de
descuento en planilla.
Revisa el reporte de llegadas tardas y el
reporte de permisos sindicales en exceso a los
autorizados. (y enva a Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano)
66

HUMANO
Responsable
Paso
Actividad
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
12.
Auxiliar
Control
Tiempo
Prestaciones
Auxiliar
Control
Tiempo
13.
15.
Autoriza el reporte de llegadas tardas y

reporte de permisos sindicales en exceso a los
autorizados para aplicacin de descuentos en
planilla.
Entrega incapacidades a Tcnico en Salarios y
Prestaciones.
Aplica incapacidad en el sistema de planillas y
devuelve al Auxiliar Control Tiempo.
Archiva documentos y reportes procesados
16.
Fin.
14.
67

HUMANO
27. Aceptacin y custodia de rdenes de descuento
Responsable
Paso
Secretaria
1.
2.
Prestaciones
3.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Secretaria
4.
5.
6.
Prestaciones
7.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
8.
de
y
Actividad
Recibe rdenes de descuento:

a) Internas
(prstamos
hipotecarios,
prstamos personales y prstamos por uso
de prestaciones como seguro mdico
hospitalario, ptica, hospitalizacin de
padres, entre otras).
b) Externas (Procuradura General de la
Republica,
embargo,
instituciones
financieras,
cooperativas,
Fondo
de
Proteccin y otros).
Enva rdenes recibidas a Tcnico en Salarios
y Prestaciones.
Revisa en el sistema la disponibilidad del 20%
del empleado, sella la orden, anota los cdigos
de acreedores, las cuotas que afectan dicha
disponibilidad
y
las
observaciones
correspondientes, en caso que proceda el
descuento, firma sello de anlisis y traslada a
Jefe rea de Gestin y Desarrollo Humano; si
no procede se devuelve al empleado.
Autoriza orden de descuento y entrega a
Secretaria.
Remite rdenes de descuento a Jefe rea de
Tesorera y Custodia, quien las firma y
distribuye, as:
a) Originales para archivo del rea de
Tesorera y Custodia.
b) Originales duplicadas para la institucin
financiera.
c) Copias para el rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Remite copia de las rdenes de descuento a
Tcnico en Salarios y Prestaciones.
Aplica descuento, identifica rdenes de
descuento canceladas con recursos propios e
informa a Coordinador de Salarios y
Prestaciones.
Informa a Oficial de Cumplimiento la
identificacin de cancelaciones de prstamos
con recursos propios.
68

HUMANO
Responsable
Paso
9.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
10.
11.
Actividad
Elabora trimestralmente memorando con el

detalle del personal que posee liquidez hasta el
10% de su salario y remite a Jefe rea de
Revisa, firma y enva a Oficial de
Cumplimiento.
Fin.
69

HUMANO
28. Tiempo extraordinario
Responsable
Prestaciones
Paso
1.
2.
3.
4.
Actividad
Recibe de Gerente/Jefe autorizacin de trabajo

en tiempo extraordinario (F-300-045), y
formulario de reporte individual de tiempo
extraordinario (F-300-046) de acuerdo al
control de marcacin y respetando los lmites
establecidos en la autorizacin.
Valida con el registro de marcas y/o con las
autorizaciones respectivas, incluyendo pago en
planilla de salarios.
Genera informe de centro de costos para ser
contabilizados.
Fin.
70

HUMANO
29. Registro contable de remuneraciones
Responsable
Paso
Prestaciones
1.
2.
3.
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
4.
5.
6.
7.
Coordinador
Salarios
Prestaciones
de
y
8.
Actividad
Elabora reportes de planilla, provisiones y otras

erogaciones que respaldan el pago de las
remuneraciones como la distribucin del gasto
por centros de costo.
Entrega a Tcnico Gestin y Desarrollo
Humano los reportes de las transacciones por
remuneraciones realizadas en la fecha de su
ejecucin.
Entrega al rea de Tesorera y Custodia la
documentacin relacionada con la operacin y
que respaldan el pago en el banco de las
remuneraciones o prestaciones que se
cancelen, quien posteriormente remite al rea
de Contabilidad indicando el concepto que
refiere la liquidacin y fecha en que se registr,
devolviendo a Tcnico Gestin y Desarrollo
Humano.
Revisa y realiza ajustes en documentacin
recibida si es necesario o la regresa al rea de
Tesorera y Custodia con observaciones para
ser corregidas.
Prepara en Excel el comprobante para
mantenimiento del mdulo de contabilidad
gubernamental y elabora movimientos de diario
en el sistema, de las erogaciones diarias y
provisiones mensuales.
Actualiza control en Excel de la liquidacin de
cuentas transitorias por provisiones del mes
anterior, como por las de registro diario.
Imprime y prepara las partidas elaboradas en el
sistema con su respectivo soporte.
Autoriza partidas de remuneraciones para ser
remitidas al rea de Contabilidad para revisin,
con excepcin de las planillas de salarios y
provisin de aporte de Fondo de Proteccin, las
cuales quedan bajo la custodia del Tcnico
De encontrar inconsistencias, el rea de
Contabilidad devuelve al rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
71

HUMANO
Responsable
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
Paso
9.
10.
Actividad
Realiza las correcciones necesarias (en caso

existan) y devuelve la informacin al rea de
Contabilidad.
Fin.
72

HUMANO
30. Ayuda funeraria
Responsable
Tcnico
Clima
Organizacional
Paso
1.
2.
3.
Jefe rea de Gestin

Tcnico
Clima
Organizacional
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Actividad
Recibe noticia de muerte de padre, madre,

conyugue o hijos del empleado, o del empleado
mismo, y tramita ayuda funeraria segn
contrato colectivo.
Consulta en base de datos u hoja de datos
vigente, verificando el nombre de la(s)
persona(s) fallecida(s). Si el fallecido es el
empleado consulta con Tcnico en Salarios y
Prestaciones para confirmar el salario.
Emite recibo de ayuda funeraria (F-300-018) de
acuerdo a la cuanta autorizada por Junta
Directiva y a la prestacin que le corresponde
segn el caso. Solicita firma del Jefe rea de
Revisa, firma recibo y entrega a Tcnico Clima
Organizacional.
Gestiona
autorizacin
del
Gerente
Administrativo.
Tramita con el rea de Tesorera y Custodia la
emisin de cheque o abono a cuenta.
Solicita firma en recibo de ayuda funeraria del
familiar o empleado, entrega al rea de
Tesorera y Custodia y archiva copia.
Recibe partida de defuncin junto con la copia
de recibo de ayuda funeraria y enva al
expediente del empleado.
Fin.
73

HUMANO
31. Subsidio alimenticio y transporte
Responsable
Tcnico
Evaluacin
Desempeo
Paso
en
del
1.
2.
3.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones.
Jefe rea de Gestin
4.
Tcnico
Evaluacin
Desempeo.
6.
en
del
5.
7.
Actividad
Determina subsidio alimenticio y de transporte

a pagar de acuerdo al nmero de das hbiles
de la quincena.
Recibe:
a) Del
Auxiliar
Control
Tiempo,
las
incapacidades, copias de reporte de cobro
de viticos y reporte de ausentismo.
b) Del
Tcnico
en
Reclutamiento
y
Capacitacin, el informe de asistencia a
capacitaciones que conlleven a descuento
de subsidio.
Elabora informe de subsidio alimenticio y
transporte y remite al Coordinador de Salarios y
Prestaciones.
Revisa informe y enva al Jefe rea de Gestin
Revisa y autoriza informe de subsidio
alimenticio y transporte para aplicacin en
planilla.
Remite al Tcnico en Evaluacin del
Desempeo.
Archiva informe de subsidio alimenticio y
transporte, devuelve incapacidades y copias de
reporte de cobro de viticos al Auxiliar Control
Tiempo.
Fin.
74

HUMANO
32. Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar
Responsable
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
Paso
1.
2.
Jefe rea de Gestin

Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones.
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
3.
4.
5.
6.
7.
Jefe rea de Gestin

y Desarrollo Humano
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
8.
9.
10.
Actividad
Recibe del empleado autorizacin para pago

mensual del subsidio para la compra de
productos de la canasta alimenticia familiar,
para que sea abonado a una tarjeta personal
del(os) supermercado(s) vigentes para esta
prestacin para el ao en curso.
Elabora archivo que contiene planilla del monto
autorizado de subsidio mensual para la canasta
alimenticia familiar y lo remite al Jefe rea de
Gestin y Desarrollo Humano/Coordinador de
Revisa y autoriza planilla de empleados a los
que se les pagar el subsidio del mes
correspondiente y devuelve al Tcnico Gestin
Actualiza el listado de recepcin del subsidio
mensual para la canasta alimenticia familiar.
Distribuye listado, solicita firma de cada
empleado y enva al Supermercado por correo
electrnico el archivo para actualizacin de
saldos de la tarjeta personal.
Solicita al Supermercado por correo electrnico
la informacin con los montos consumidos por
los empleados durante el perodo de vigencia
mensual del subsidio.
Revisa el cobro de los montos consumidos por
los empleados en compras de supermercado,
Reporte de control de uso de despensa familiar
por medio de tarjeta de supermercado (F-300013) y enva al Jefe rea de Gestin y
Desarrollo Humano.
Revisa, firma y gestiona autorizacin del
Gerente Administrativo para trmite de pago.
Actualiza la cuenta individual de cada
empleado, anotando el monto consumido
mensualmente y el porcentaje de descuento
por compra.
Cuadra mensualmente con los registros del
rea de Contabilidad e informa si existen
diferencias.
75

HUMANO
Responsable
Coordinador
Salarios
Prestaciones.
Paso
Actividad
11.
Recibe del Supermercado, el ltimo cobro del

ao y calcula el valor de devolucin
correspondiente a cada empleado.
Revisa cada cuenta individual, elabora nmina
para pago del porcentaje de descuento y lo
remite al Jefe rea de Gestin y Desarrollo
Humano.
Revisa, firma y gestiona autorizacin del
Gerente Administrativo en nmina para pago
del porcentaje de descuento de supermercado
y regresa al Coordinador de Salarios y
Prestaciones.
Recibe nmina autorizada y aplica pago del
porcentaje de descuento a la cuenta bancaria
de cada empleado.
Remite a cada empleado la nmina con el
detalle de su descuento por consumo del
subsidio mensual para la canasta alimenticia
familiar.
Archiva documentacin.
Fin.
de
y
12.
Jefe rea de Gestin

13.
Coordinador
de
Salarios
y
Prestaciones
Tcnico Gestin y
Desarrollo Humano
14.
15.
16.
17.
76

HUMANO
VI. MODIFICACIONES REALIZADAS

Referencia de autorizacin
29 de abril de 2006.
25 de marzo de 2008.
Versin
Descripcin de la modificacin
1.
Creacin.
2.
Modificaciones:
Actualizacin
por
cambio
de
Denominaciones
en
Estructura
Organizativa.
Actualizacin
del formato
del
documento y los procedimientos por
Sistema de Gestin de la Calidad.
Queda sin vigencia: 4000 5000
Procedimientos para la Administracin
del Recurso Humano de fecha 29 de
abril de 2006.
20 de octubre de 2008.
3.
Fecha de vigencia: 25 de marzo de

2008.
Modificaciones:
Estandarizacin
de
II
Responsabilidades, III Disposiciones
y IV Documentos de referencia.
Incorporacin de observaciones
realizadas al procedimiento en
Auditoras de Calidad.
Queda sin vigencia 500 300 305 320
marzo de 2008.
15 de diciembre de 2008.
4.
Fecha de vigencia: 20 de octubre de

2008.
Modificaciones:
Agregar disposicin sobre rotacin
de personal.
Actualizar documentos en gestin
Actualizar
procedimiento
de
capacitacin, rdenes de compra y
reclamos de seguro.
octubre de 2008.
77

HUMANO
11 de enero de 2010.
Versin
5.
Fecha de vigencia: 02 de enero de

2009.
Actualizacin
por
cambio
de
Denominacin
en
Estructura
Organizativa vigente.
Actualizacin de Estndares del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Actualizacin de Procedimientos y
Anexos.
enero de 2009.
Analista: Coralia Meardi.
6.
Fecha
de
ltima
modificacin:
Fecha de vigencia:
Fecha
de
ltima
modificacin:
Fecha de vigencia:
7.
8.
Fecha de vigencia: 11 de enero de

2010.
Recodificacin
del
instrumento
normativo: 500 300 305 320 por 500
300.
Actualizacin de estndares y
procedimientos.
Incorporacin de procedimiento de
ayuda funeraria.
Separacin de formatos de registros.
Analista: Elsy Bentez de Manca.
Revisin y/o mejoras de redaccin.
Actualizacin del proceso de trabajo.
Eliminacin de registro F-300-017.
Analista: Esmeralda Najarro de Artiga.

Actualizacin del proceso de
trabajo.
Fecha
de
ltima
modificacin:
Fecha de vigencia:
Analista: Esmeralda Najarro de Artiga.
78

HUMANO
Versin
9.
Fecha de vigencia:
10.
Fecha de vigencia:
Recodificacin
de
instrumento
normativo: 500 300 por 500.
Incorporacin de Procedimiento de
Subsidio Alimenticio y Transporte y
de registro F-300-053 Solicitud de
Prstamo
de
Seguro
Mdico
Hospitalario.
Actualizacin de estndares y
proceso de trabajo.
Elaborado/actualizado por: Coralia
Meardi.
Actualizacin de estndares.
Actualizacin de Procedimientos:
Ascensos, seleccin, contratacin
e induccin; Evaluacin del
Desempeo, Prstamo personal
con garanta fiador; Aceptacin y
custodia de rdenes de descuento
y Salarios.
Creacin
de
procedimiento
Subsidio mensual para la canasta
alimenticia familiar.
Creacin de registros F-300-054
Solicitud de gestin para cubrir
vacante o nuevo puesto de trabajo
y F-300-055 Declaracin jurada de
origen de fondos de empleados del
Fondo Social para la Vivienda.
Elaborado por: Coralia Meardi.
79

Manual de Selección y Contratación de Personal

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500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DEL RECURSO

Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014

Autorizado por: Gerente Administrativo

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c) Capacitacin con evento abierto

d) Capacitacin con evento cerrado

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2. Del Personal de la Gerencia/Unidad/rea y los involucrados descritos en los

los empleados debern guardar la

confidencialidad y discrecin respecto de los hechos, normativa e informacin

reproduccin, distribucin y difusin excepto cuando le sea requerida por

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ii. El Presidente y Director Ejecutivo o Gerente General podrn autorizar que

Retenciones: ISSS, AFPs e ISR.

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Instituciones Financieras, Cooperativas y otros.

ii. Ordenes de descuento internas.

Prstamos hipotecarios del Fondo, prstamos personales.

Prstamos por uso de prestaciones: seguro mdico hospitalario,

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Fotocopia de datos generales del empleado.

Documentacin relativa de su ingreso a la Institucin.

Documentacin relativa a contratos y liquidaciones.

Documentacin relativa a movimientos de personal.

Documentacin relativa a la formacin acadmica.

Documentacin relativa a la evaluacin del desempeo.

Documentacin relativa a aspectos disciplinarios y otros.

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Podr llevarse a cabo rotacin de personal en aquellos puestos de

conocimientos y habilidades de las personas que ocupan los puestos.

IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Jefe rea de Gestin

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Recibe de Gerente/Jefe, la solicitud de gestin

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