CONTROL

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que
se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los
planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,
valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los
planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con
lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los
objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando
se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

En resumen el objetivo de esta funcin administrativa es la de ver que todo se haga

conforme fue planeado y organizado, segn las rdenes dadas, para identificar los errores o
desvos con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.

ETAPAS DEL CONTROL

Establecimiento de estndares.
Un estndar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o
patrn
con
base
en
la
cual
se
efecta
el
control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son mas que los
objetivos definidos de la organizacin.

Medicin de resultados.
Consiste en medir la ejecucin la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de
unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer
dichas unidades es uno de los problemas mas difciles, sobre todo en reas con aspectos
eminentemente
cualitativos.
Para llevar acabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de
informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la
informacin recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de
medida apropiada y fluida.

Correccin
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de
carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia
reconocer
si
la
desviacin
es
un
sntoma
o
una
causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacion; es aqu en donde
se encuentra la relacin mas estrecha entre la planeacin y el control.

Retroalimentacion
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el
sistema.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio:
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada est siendo debidamente ejercida.
De los objetivos:
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un
fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningn control ser vlido sino se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se
evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas

especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo

establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos.
Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando
errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad:
El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de que se
efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecuencia
de los objetivos al mnimo.
De las desviaciones:
Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relacin con los planes deben de
ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las
originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad:
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
Un control solo deber implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se
esperan de l; de nada servir esta servir establecer un sistema de control si los beneficios
financieros que rediten resultan menores que el costo y el y tiempo que implica su
implantacin.
De excepcin:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos
probabilsticas, estadsticos o aleatorios.

De la funcin controlada.
La funcin controladora por ningn motivo de comprender a la funcin controlada, ya que
pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la
funcin que realiza el control no debe de estar involucrada con la actividad a controlar. Una
aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que
elabora los estados financieros no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar
si son verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter
personal.

Del carcter administrativo del control:

Es necesario distinguir las operaciones de control, de la funcin de control.
La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacin: esta
no se podra dar sin el control como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegacin se
necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como funcin solo
corresponde al administrador.
En cambio las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo, son un medio para
auxiliar a la lnea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ah la necesidad
de convencer y no imponer, los medios de control.
De los estndares.
El control es imposible si no existen estndares de alguna manera prefijados, y ser tanto
mejor, cuantos ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares.
Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico que, de alguna
manera, suponga siempre una base de comparacin previamente fijada.
De carcter medial del control:
De l se deduce tambin espontneamente una regla: un control solo deber usarse si el
trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de l se esperan.
En sentido positivo, surge el peligro del especialista en la tcnica de control de que se
trate, el que casi siempre vera la bondad de su tcnica, y tratara de lograr a toda costa que
se implante. En sentido negativo, esta tambin el peligro de subestimar los beneficios de un
medio de control, ya porque estos se produzcan a largo plazo, ya porque sea imposible, o
difcil al menos, cuantificarlos. De ah la conveniencia de tratar de hacer esta
cuantificacin.

Del principio de excepcin:

El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en los casos
en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se obtuvieron como se
haba planeado.
Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar
como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de
evitar, como lo excepcional: hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la
atencin. Cuando el principio de excepcin se aplica principalmente en el rea de los
factores
estratgicos,
se
obtienen
todava
ms
valiosos.

TIPOS DE CONTROL

Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience.
Esta incluye la creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar
que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.

Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin,

vigilancia, sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea
llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Control de Retroalimentacin: Se enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
EJEMPLOS

Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella

donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el
rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales
controles existentes en el rea de produccin son los siguientes:
Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar,
coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms
idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las
necesidades del departamento de ventas.

o
o

o
o
o
o

Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad

de los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos,
inspecciones, entre otros).
Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea
de materia prima o de mano de obra.
Control de los tiempos de produccin: Por operario o por maquinaria; para
eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los
estudios de tiempos y movimientos.
Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas,
productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.
Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y
abastecimientos, entre otros.
Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y
deseables.
Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas,
costos, entre otros.
o

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal,

mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente,
vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar
fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

o
o
o
o
o
o
o
o
o

Por volumen total de las mismas ventas.

Por tipos de artculos vendidos.
Por volumen de ventas estacionales.
Por el precio de artculos vendidos.
Por clientes.
Por territorios.
Por vendedores.
Por utilidades producidas.
Por costos de los diversos tipos de ventas.
o

Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada

por la empresa y verificar su resultado en las ventas.
Control de costos: Para verificar continuamente los costos de
ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de
propaganda, entre otros.

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de

los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles
en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control presupuestario: Es el control de las

previsiones de los gastos financieros, por
departamento, para verificar cualquier desvos en los
gastos.
Control de costos: Control global de los costos
incurridos por la empresa, ya sean costos de
produccin, de ventas, administrativos (gastos
administrativos entre los cuales estn; salarios de la
direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre
otros), financieros como los intereses y
amortizaciones, prstamos o financiamientos
externos entre otros.

rea de recursos humanos: Es el rea que

administra al personal, los principales
controles que se aplican son los que siguen:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del
expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos
mdicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar

en vacaciones y por cuntos das.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos
colectivos, entre otros.