Manual de Quipux

Coordinacin Zonal 5 - SALUD
Direccin Distrital 02D01 Guaranda Salud / Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
MANUAL DE QUIPUX
Ingreso al Sistema de Gestin Documental (Quipux).
Para poder ingresar al Sistema Quipux se debe identificar e ingresar en el Logotipo del Navegador
Firefox el cual se lo puede encontrar en el Escritorio, Barra de tareas, e ingresar (digitar) en la barra
de direcciones web la direccin web www.quipux.gob.ec y presionar la Tecla Enter (del teclado)
como muestra la siguiente figura.
LOGOTIPO DEL NAVEGADOR FIREFOX
Luego identificar el boton que dice Ingresar al Sistema, y dar Clic Izquierdo sobre l.
BOTN INGRESAR AL SISTEMA
Se abrir una nueva ventana como la que se muestra en la siguiente figura, donde se deber ingresar
el nmero de cdula y la contrasea registrado por el servidor pblico luego de activar la cuenta de
Quipus en sus correos institucionales y luego dar Clic Izquierdo en el Botn Ingresar
Sucre y Rocafuerte Esquina

Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
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(Nota Importante antes de este paso, la Cuenta de Quipux del servidor deber estar creada y
activa, para lo cual se deber verificar que en sus cuentas de Correo Institucional que hayan
abierto el correo de Quipux: Cambio de Contrasea, y seguido los pasos como se muestra en la
figura a continuacin
Se deber dar clic izquierdo en el link color azul, el cual los guiar a una nueva pantalla donde se
deber dar clic en un link Color azul en el que dice Clic Aqu, posterior a esto se deber ingresar
una contrasea que contenga una combinacin de letras (maysculas y / o minsculas) y nmeros
mnimo 6 caracteres y como mximo 15 caracteres)
Una vez hecho este procedimiento para las cuentas que no se encontraban activas, ingresamos
nuestra cdula y nuestra contrasea
Esto nos guiar a la interfaz grfica de uso y navegacin del sistema Quipux, como se muestra en la
figura siguiente

Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
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Como se puede observar se encontrarn las Opciones resaltadas en crculos rojos Y Bandejas
Verticales o Panel de Navegacin Vertical que tiene el Sistema Quipux, para lo cual describir las ms
importantes y de uso diario como son: Nuevo, En Elaboracin, Recibidos, Enviados, Archivados,
Reasignados, Informados, Por Imprimir, estas son las opciones con las cuales se podr elaborar,
editar, responder, reasignar un documento en Quipux, ya sea generado por el Director de la Unidad o
por el personal de la misma.

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ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO (MODO DE ENVO 1)

PASO 1 (Ingreso al sistema)
Nos dirigimos a la opcin Nuevo y procedemos a dar clic izquierdo del mouse
BOTN INGRESAR AL SISTEMA
Luego de esto el sistema nos guiar a un editor de Documentos Quipux muy parecido al cualquier
editor de correo electrnico, para lo cual se detallar las opciones obligatorias a ser llenadas como
son: Botn Buscar De /Para, Botn Aceptar, Opcin Desplegable Tipo de Documento, Cuadro de
texto Asunto, y bloque de escritura como Cuerpo del Documento.
PASO 2 (Bsqueda de Destinatarios)

Damos clic izquierdo sobre el botn Buscar De / Para y nos guiar a una ventana donde se deber
seleccionar todos los destinatarios a quienes ser dirigido el documento en mencin, el cual
contendr las siguientes opciones de seleccin: Tipo de Usuario, Cuadro de Texto Datos de Usuario,
Botn Buscar, Botn Aceptar y Botn Cancelar.
Damos clic en el Cuadro de Texto Datos de Usuario y escribimos los nombres de las personas a
quienes se dirigir el documento y luego dar clic en el Botn Buscar, el sistema proceder a buscar
todos los funcionarios con ese nombre por lo que se recomienda de preferencia colocar dos nombres
y dos apellidos para que la bsqueda sea ms corta y precisa, en este caso vamos a demostrar con un
ejemplo de la siguiente forma:
Una vez que se da clic en el botn Buscar, asomarn todos los servidores con las coincidencias del
nombre buscado los cuales se desplegarn en el Bloque PERSONAS EN LA LISTA para lo cual se debe
seleccionar al destinatario correcto, dentro del cual asomar una columna con el nombre Colocar
como, damos Clic izquierdo en el Botn color Azul Para, que en este ejemplo hace referencia al Dr.
Manuel Zanipatin como Director del Distrito, y posterior a esto seleccionamos de la misma forma a
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los servidores pblicos a quienes ir dirigido el Memorando Quipux y seleccionamos los botones de
color azul acorde sea el requerimiento, para lo cual podemos seleccionar los botones Para, o Copia
dependiendo el caso, por ejemplo para dar respuesta al proceso de Estadstica desde una unidad
operativa se podra seleccionar el botn Copia a Martha Cuenca Broncano, una respuesta al proceso
Financiero el seleccionando el botn Copia a Mara Baltazara Pazmio, para el caso del ejemplo se
enviar el documento con Copia al proceso de Servicios Institucionales a Laura Campana, como se
muestra en las imgenes seguidas:

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Una vez que seleccionamos a todos los destinatarios en el Bloque DATOS A COLOCAR EN EL
DOCUMENTO se encontrarn el listado de todos los servidores para quines va dirigido el
documento como se muestra en la siguiente figura, luego se procede a dar clic en el Botn Aceptar

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Nos guiar a un mensaje de confirmacin si deseamos cambiar el documento a Memorando, esta

actividad se realiza cuando los destinatarios del Memorando Quipux pertenecen a la misma
institucin en este caso MSP, y le damos clic en el Botn Aceptar
PASO 3 (Asunto del Documento)

Procedemos a llenar en el Cuadro de Texto Asunto el tema que tendr el Memorando Quipux, en lo
posible este texto debe ser lo ms preciso y conciso, este texto puede servir para futuras bsquedas
del documento en la bandeja de enviados.
PASO 4 (Elaboracin del Contenido)

Entre las palabras De mi consideracin: y Con sentimientos de distinguida consideracin, se
procede a redactar el contenido del Memorando Quipux.

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PASO 5 (Confirmacin de Documento)

Una vez que se haya digitado el contenido (solicitud), se deber dar clic en el Botn color Amarillo
Aceptar que se encuentra ubicado en la parte superior
Luego el Sistema Guiar a la pre visualizacin del documento, donde podemos encontrar un men
con botones en crculo color azul, con las frases (Regresar, Eliminar, Editar, Reasignar, Informar,
Firmar>Enviar, Nueva Tarea, Copiar y Carp. Virtual), y en la parte con el nombre Datos del
Documento, las opciones (Informacin del Docu., Anexos, Recorrido, Carpetas, Docs. Asociados,
Etiquetas)
Botones del
Men de
opciones
Botones de
Datos del
Documento
PASO 6 (OPCIONAL BOTN ANEXOS)
En muchas de las ocasiones se debe anexar un documento, informe, matriz, fotografas, entre otros,
para lo cual procedemos a dar clic izquierdo en la Seccin de los Botones de Datos del Documento en
la opcin Anexos, donde encontraremos un botn Examinar, el cual abrir un cuadro de bsqueda
de archivos como los empleados en los correos (gmail, yahoo, Hotmail entre otros), debemos
seleccionar la ruta donde se encuentra nuestro archivos o archivos y seleccionamos de uno en uno,
con las siguientes restricciones:
El archivo no debe pesar ms de 10 MB
Los archivos soportados son los que contienen las siguientes extensiones: .jpg, .png (documentos de
imgenes), .doc (documento de Word versin 97 - 2003), .xls (documento de Excel versin 97 - 2003),
.ppt (documento de PowerPoint versin 97 - 2003), .pdf (documento PDF), .rar (documentos
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comprimidos con WinRAR), (documentos de Write, Calc, Impress de Libre Office), mientras que los
archivos con extensiones .docx (documentos de Word versin 2007, 2010, 2013), .xlsx
(documentos de Excel versin 2007, 2010, 2013), .pptx (documentos de PowerPoint versin 2007,
2010, 2013) no sern soportados por el sistema
A continuacin se muestra el procedimiento a seguir para anexar archivos.

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Una vez seleccionado el archivo, damos clic en el Botn Abrir, y posterior a esto el Sistema nos
mostrar el nombre con la extensin del archivo seleccionado, este nombre lo podemos cambiar
para que en el Documento del Memorando en la Seccin de Anexo no aparezca la Extensin, para lo
cual damos clic izquierdo en el Cuadro de Texto Descripcin y para este ejemplo se ingresar el texto
Formato de Sello a Elaborar
Damos clic en el botn Amarillo Grabar Anexos y el sistema tardar un tiempo dependiendo del
tamao del archivo que se anexar al Memorando
Luego de este paso podemos verificar si nuestro archivo se encuentra anexo revisando las Seccin
Archivos Anexos al documento
PASO 7 (OPCIONAL BOTN EDITAR)

En el caso de que el documento deba ser enviado adicionalmente a otro servidor el cual no fue
registrado o luego de la revisin nos percatamos que existen faltas ortogrficas o textos mal
redactados podemos dar clic izquierdo sobre la opcin Editar y repetiramos el PASO 2 y PASO 5

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PASO 8 (Firmar y Enviar)

Una vez que el documento se encuentre listo con los anexos cargados, procedemos a dar clic en el
botn Firmar>Enviar
El sistema guiar hacia la Accin: Firmar y Enviar Documentos donde se deber escribir un
comentario por cuestiones de Seguimiento de documentos, el cual puede ser el mismo del Asunto, o
cualquier comentario relacionado a la solicitud del memorando Quipux, posterior a esto damos clic
en el Botn Amarillo Aceptar
El sistema imprimir un Ticket que nos indicar que el Memorando Quipux no llegar al Destinatario
como lo indica en la opcin FIRMA DIGITAL, esto debido a que no tenemos Firma Digital, para lo cual
seguimos el ltimo paso 9.
PASO 9 (Por Imprimir)

En el men vertical identificamos en las opciones de Otros y damos clic en el botn o la opcin Por
Imprimir, como se muestra en la figura siguiente, en esta seccin se encuentran todos los usuarios a
quienes irn dirigidos el Memorando, para poder enviar el documento debemos seleccionar todas las
casillas de todos los destinatarios de nuestro Memorando Quipux, para lo cual damos clic
individualmente obligatoriamente en cada casillero de todas las personas a quienes va dirigido el
memorando o a su vez podemos seleccionar el primer casillero que se encargar de seleccionar a
todos los inferiores.
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Por ltimo damos clic en el botn Enviar
El sistema nos guiar a la pantalla de Accin: Enviar Documentos Manualmente, donde nuevamente
pedir un Comentario que al igual que en la seccin anterior puede ser el mismo del Asunto, lo
llenamos y damos clic en el Botn Aceptar
Nota. Debemos percatarnos que todos los destinatarios estn seleccionados con el visto en los
casilleros.

Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
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En el mensaje de Advertencia damos clic en el botn Aceptar, y el sistema Indicar que el

Memorando Quipux se enviar a las personas registradas en este documento.

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RESPONDER UN DOCUMENTO ENVIADO DESDE EL DISTRITO O JEFES INMEDIATOS SUPERIORES

(MODO DE ENVO 2)
Para responder un documento enviado desde el Distrito o desde el Jefe Inmediato Superior se deben
seguir los siguientes pasos.
Ingresamos al Sistema de Gestin Documental Quipux con nuestro usuario y contrasea
PASO 1 (Identificar Quipux a Responder)
Identificamos el Quipux a responder y procedemos a dar clic en la Fecha del Documento, como se
muestra en la siguiente pantalla
Nota: No se debe generar la respuesta del documento en la pestaa nuevo, ya que si no se realiza
el procedimiento indicado en la lnea anterior, se perder la secuencia del documento, y no se
podr determinar en que proceso se estanc las solicitudes lo que impide conocer el recorrido del
mismo.
Paso 2 (Lectura del Documento)
Lo cual guiar hacia la solicitud del documento, luego de realizar la lectura correspondiente de la
solicitud, procedemos a dar clic en el botn Responder

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PASO 3 (Respuesta)
Como se puede observar en la sigiente figura, el Sistema Documental Quipux toma por defecto el
texto del documento de referencia, a lo cual debemos proceder en las primeras lneas a dar la
respuesta correspondiente mientras que debemos colocar el texto original con negritas y cursivas.
PASO 4 (Determinacin de destinatarios)

Al igual que en el manual de ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO se debe seguir las mismas acciones
realizadas desde el PASO 2 (Bsqueda de Destinatarios), PASO 3 (Asunto del Documento), PASO 5
(Confirmacin de Documento), PASO 6 (OPCIONAL BOTN ANEXOS), PASO 7 (OPCIONAL BOTN
EDITAR), PASO 8 (Firmar y Enviar) y PASO 9 (Por Imprimir)

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REASIGNACIN DE DOCUMENTOS A DIRECTOR DISTRITAL O A JEFES INMEDIATOS SUPERIORES

(CREACIN DE NUEVOS DOCUMENTOS) MODO DE ENVO 3
Para reasignar un documento que se requiere que salga con la firma de responsabilidad del Director
Distrital o de los Jefes Inmediatos Superiores o Directores de las Unidades Operativas, se deben
seguir los siguientes pasos.
Ingresamos al Sistema de Gestin Documental Quipux con nuestro usuario y contrasea
Seguimos las acciones indicadas en el Paso 1 (Ingreso al sistema) del manual de ELABORAR UN
DOCUMENTO NUEVO.
PASO 2 (Bsqueda de Destinatarios)
Al igual que en el manual de ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO damos clic izquierdo sobre el
botn Buscar De / Para y nos guiar a una ventana donde se deber seleccionar todos los
destinatarios a quienes ser dirigido el documento en mencin, el cual contendr las siguientes
opciones de seleccin: Tipo de Usuario, Cuadro de Texto Datos de Usuario, Botn Buscar, Botn
Aceptar y Botn Cancelar.
Una vez que se haya dado clic en el Botn Buscar De / Para, la accin a realizar es identificar el
bloque que dice DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO visualizando nuestro nombre, y se procede
a dar clic izquierdo en el botn color Azul Borrar en la informacin que hace referencia a nuestro
nombre y cargo para el caso del ejemplo Mauro Aranda, este valor el sistema Quipux lo carga por
defecto.
Aparecer un mensaje de advertencia en el que nos indica que se debe seleccionar el Remitente del
Documento, procedemos a dar clic en Aceptar.
En la seccin BUSCAR PERSONA Datos Usuario se procede a digitar el nombre del usuario de quien
deseamos salga el documento a elaborarse (Director Distrital, Director de Unidad Operativa, Jefe
Inmediato Superior), para el caso del ejemplo, se tomar el nombre del Dr. Manuel Zanipatin como
se muestra en la siguiente imagen y se procede a dar clic izquierdo en el botn Color Amarillo Buscar:

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El sistema realizar la bsqueda del nombre ingresado
Cuando en la seccin PERSONAS EN LA LISTA el sistema ha desplegado los nombres, se debe

proceder a seleccionar al usuario en la columna Colocar como el botn color azul De, en reemplazo
del que se borr en los pasos anteriores, de tal forma que en la seccin DATOS A COLOCAR EN EL
DOCUMENTO debe visualizarse que se encuentre con la opcin DE
Luego se procede a seleccionar a las personas a quienes irn dirigido el documento Quipux como se
lo realiz en la segunda parte del PASO 2 del manual de ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO.

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Por ltimo se debe enviar una copia a nuestro usuario con la finalidad de dar seguimiento y tener un
respaldo de la informacin enviada, como se muestra en la siguiente imagen y se da clic en el botn
Aceptar

Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
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Luego de haber realizado la seleccin del personal y haber seleccionado el botn Amarillo Aceptar se
procede a dar clic izquierdo en el botn Aceptar
Al igual que en el manual de ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO se debe seguir las mismas acciones
realizadas desde el PASO 3 (Asunto del Documento), PASO 4 (Elaboracin del Contenido), PASO 5
(Confirmacin de Documento), PASO 6 (OPCIONAL BOTN ANEXOS) y PASO 7 (OPCIONAL BOTN
EDITAR)
En el menu de botones se procede a la seleccin del botn Reasignar
El sistema nos guiar a una pantalla donde se debe seleccionar el rea de la persona a quien vamos a
reasignar el Documento es decir de quien va a salir el documento en este caso Dr. Manuel Zanipatin
en la parte Izquierda Reasignar Documentos se encuentra en CZS5-BO-02D01-GUARANDA-SEDE.
Una vez seleccionada el rea se debe mover a la parte derecha a la seccin que dice y seleccionar el
nombre del Usuario que enviar finalmente el documento como se muestra en la siguiente imagen:
Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
www.salud.gob.ec

Por ltimo se debe escribir un comentario y para finalizar se procede a dar clic en el Botn Amarillo
Aceptar

Telfonos: 593 (3) 2980288 / 2980289
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Sucre y Rocafuerte Esquina

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ELABORAR UN DOCUMENTO NUEVO (MODO DE ENVO 1)

PASO 2 (Bsqueda de Destinatarios)

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Nos guiar a un mensaje de confirmacin si deseamos cambiar el documento a Memorando, esta

PASO 3 (Asunto del Documento)

PASO 4 (Elaboracin del Contenido)

Sucre y Rocafuerte Esquina

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PASO 5 (Confirmacin de Documento)

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PASO 7 (OPCIONAL BOTN EDITAR)

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PASO 8 (Firmar y Enviar)

PASO 9 (Por Imprimir)

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Por ltimo damos clic en el botn Enviar

Sucre y Rocafuerte Esquina

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En el mensaje de Advertencia damos clic en el botn Aceptar, y el sistema Indicar que el

Sucre y Rocafuerte Esquina

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Sucre y Rocafuerte Esquina

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RESPONDER UN DOCUMENTO ENVIADO DESDE EL DISTRITO O JEFES INMEDIATOS SUPERIORES

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PASO 4 (Determinacin de destinatarios)

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REASIGNACIN DE DOCUMENTOS A DIRECTOR DISTRITAL O A JEFES INMEDIATOS SUPERIORES

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El sistema realizar la bsqueda del nombre ingresado

Cuando en la seccin PERSONAS EN LA LISTA el sistema ha desplegado los nombres, se debe

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