Caf urbain : mode demploi

Quest-ce quun Caf urbain?

Cette appellation dsigne une srie de rencontres pouvant tre organises chaque anne par un ou
plusieurs organismes communautaires ou une table de concertation de quartier. Ces rencontres ont comme
objectifs daborder collectivement lamnagement dun quartier, de livrer des informations et des notions de
base en urbanisme et en environnement. Elles peuvent se drouler dans les locaux dun organisme
communautaire ou dans diffrents restaurants, cafs et autres lieux publics dun quartier.
Fixes ou itinrantes, ces rencontres prennent diffrentes formes : confrence, rencontre-change ou panel
de discussion, atelier pratique. Des thmatiques sociales telles que la scurit alimentaire, la pauvret, la
pertinence de logements vraiment abordables et le dclin dmographique des familles peuvent aussi tre
abordes dans ce cadre. Lchange dexpertises, la circulation de linformation, la mise en valeur des
ressources du milieu, linitiation diffrents moyens et outils danimation, permettant aux citoyens de
simpliquer dans lamlioration du cadre bti et de leur qualit de vie, sont ainsi favoriss.
Veuillez noter que lappellation du Caf urbain a t emprunte, avec sa permission, Normand Robert, lancien
coordonnateur de la Table damnagement du quartier (TAQ) Hochelaga-Maisonneuve.

(Source : carton de promotion des cafs urbains de Rosemont, mai 2006)

Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne 2008

Comment organiser un Caf urbain

Avant
1- Contacter ou rencontrer des personnes cls de certains organismes en matire
denvironnement et durbanisme afin de connatre leurs dossiers, leurs expertises, leurs
ressources. 1
Mise en garde : bien que pertinentes et indispensables, ces ressources offrent bien souvent des contenus mur
mur qui ne sauraient remplacer la connaissance particulire du milieu, la saveur locale et lexpertise
dveloppe sur le terrain que nous gagnons toujours connatre.

2- Se doter dun minimum de documentation sur les sujets traits (voir : bibliographies
suggres) et consulter rgulirement les diffrents sites Internet afin dtre jour.
3- Travailler en concertation avec une table de quartier, contacter ou rencontrer des
personnes-ressources ou des organismes du milieu pour les consulter sur le contenu
proposer lors de llaboration dune programmation annuelle, solliciter leur expertise, leur
prsence et leur collaboration la mobilisation.2
4- Inviter les personnes-ressources via un courrier lectronique et un appel tlphonique.
Vrifier leur intrt et leur disponibilit. Demandez-leur denvoyer lavance un court
descriptif qui facilitera leur prsentation au dbut de la rencontre envisage.
5- Procder au reprage du lieu physique envisag pour la rencontre (nombre de places,
accessibilit aux personnes handicapes) et des commodits offertes (clairage, prises
lectriques, micros et systme de sonorisation, cran, tableau ou multi-feuilles) afin dtre
bien certain de disposer dune bonne organisation. Vrifier et confirmer les disponibilits du
lieu envisag avec le ou la propritaire de lendroit.
Suggestion : constituer lavance une banque dendroits utiliser et varier les lieux qui doivent toutefois tre
accessibles. Lexprience nous dmontre que les propritaires de restaurants sont assez ouverts attirer une
clientle les soirs qui sont plutt tranquilles ( les lundis, mardis et mercredis).

6- Prvoir le repas et le caf sur place, sinon apporter une cafetire et du matriel pour une
collation ou faire venir un traiteur.
7- Rdiger un feuillet de promotion de chaque rencontre en y incluant les items suivants : titre
attrayant autant que possible du thme envisag (viter le langage trop spcialis), objectifs
et publics viss, nomenclature des personnes-ressources avec le titre exact de leur fonction
et de leur lieu dancrage, rsum du contenu, date et lieu.
Exemples : Centre dcologie urbaine de Montral, Conseil rgional en environnement (CRE) de Montral, dpartements
universitaires, Socit de transport de Montral (STM), Vlo- Qubec, Transport 2000, Greenpeace, Hritage Montral, Comit
de Zone dintervention protge (ZIP) Jacques-Cartier, Direction de sant publique, etc.
1

Exemples : Conseil de dveloppement communautaire (CDC) ou table de concertation de quartier, organisateur ou

organisatrice communautaire dun Centre de sant et de services sociaux (CSSS), collectif en environnement ou
environnementalistes, atelier dhistoire, comit logement, ressources ou expertises de larrondissement, organismes
communautaires.
2

8- Soumettre le programme dactivits au conseil dadministration ou lassemble gnrale

de la table de concertation de quartier. Corriger ou bonifier les feuillets descriptifs de
promotion des rencontres des Cafs urbains suite aux commentaires mis et reus.
9- Envoyer des feuilles descriptives des Cafs urbains par la voie du courrier ou du bulletin
lectronique envoy aux membres individuels et collectifs de la table de quartier. Demander
aux organismes membres dafficher cette feuille sur leur babillard afin den informer et de
mobiliser leurs propres membres et bnvoles.
10- Envoyer un communiqu aux mdias locaux au moins une semaine avant la tenue de la
rencontre et dans le respect des heures de tombe, de faon ce que ce communiqu
paraisse quelques jours avant la tenue de lactivit. Inviter unE journaliste et unE
photographe tre prsentE lvnement. Une semaine ou quelques jours avant :
procder aussi un rappel de cette rencontre via un bref communiqu envoy par le biais
du courrier lectronique et/ou dun appel tlphonique.
11- Produire une feuille horaire et une liste de prsence. Reproduire des documents appropris
et pertinents. Les insrer dans un dossier, sil y a lieu.
Pendant (pour plus de dtails : lire la page suivante sur lanimation et la prise de notes)
12- Faire circuler, au dbut de la rencontre, une feuille de prsence. Celle-ci devrait comprendre
le nom et les coordonnes des personnes prsentes (adresse courriel et civique, numro de
tlphone) afin que vous puissiez leur envoyer des informations subsquentes et les
relancer pour les inviter participer dautres rencontres. Procder au mot de bienvenue,
la prsentation du thme, des personnes-ressources, des participants et des participantes.
Aprs
13- Envoyer une lettre de remerciements aux personnes-ressources invites (et votre hte, si
vous le souhaitez). Celle-ci sera jointe lenvoi dun compte-rendu de la rencontre. Faire
valider auparavant son contenu par ces dernires ainsi que la personne qui coordonne la
table de concertation de quartier ou lorganisme qui organise ce type de rencontres.
Produire et envoyer un communiqu rsumant les faits et le contenu de la rencontre (y
joindre une photo (si le photographe du journal local ne sest pas dplac).
14- Conserver ces notes dans les archives de la table de concertation ou lorganisme qui
organise ces rencontres afin den garder une trace et de perptuer une certaine mmoire
collective. Constituer un dossier spcial intitul Cafs urbains. Qui sait? Ces informations
ainsi conserves pourraient tre transmises ultrieurement et servir toute personne
dsireuse de sengager et damliorer la qualit de vie de son milieu.

Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne

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Lanimation dun Caf urbain

Le rle de lanimateur ou de lanimatrice de la rencontre consiste bien camper le sujet de la soire
et les enjeux sous-jacents, prsenter la table de concertation du quartier ou lorganisme qui
organise cette rencontre, donner une chance aux personnes-ressources invites de bien exposer
leur point de vue, de permettre toutes les personnes prsentes de poser des questions et de faire
part de leurs commentaires. Ne vous gnez pour cder la parole lunE plutt qu unE autre qui
sest dj exprim maintes reprises.
Nhsitez pas non plus interrompre lune des personnes-ressources si le langage utilis est trop
spcialis. Faites-le en lui demandant de reformuler, de concrtiser ou de prciser sa pense,
exemple lappui, ou en lui posant une question dont vous croyez que la salle serait satisfaite
dobtenir une rponse. Bien prpare, la personne responsable de lanimation demeure unE
gnraliste et doit donc se mettre dans la peau dunE participantE moyenNE et non dunE
spcialiste.
Enfin, 10 minutes avant la fin de la rencontre, procdez lvaluation de celle-ci avec les personnes
prsentes. Vous pourrez ainsi prendre en note leurs suggestions et mettre en uvre ultrieurement
les changements souhaits et souhaitables. Lors de la dernire rencontre annuelle avant lt, un
court sondage sur les thmes souhaits pourrait tre distribu afin dinfluencer la programmation
de lanne suivante.

La prise de notes
Nous vous suggrons fortement de prvoir une personne qui se consacrera uniquement prendre
des notes durant la rencontre. Cette personne pourra les complter en les comparant ensuite
celles prises par la personne responsable de lanimation. Le compte-rendu produit devrait ltre
idalement deux semaines aprs la rencontre afin de pouvoir lenvoyer le plus rapidement possible
aux personnes prsentes et aux personnes-ressources invites. Profitez de lintrt que cela a
suscit, surtout si des actions doivent tre entreprises subsquemment. De telles notes peuvent
faire aussi lobjet dun communiqu qui pourrait tre envoy aux mdias locaux.

Organiser un Caf urbain laide dun comit

Le mode demploi prcdent peut trs bien se raliser seul ou laide dune autre personne pour la
prise de notes, lorganisation logistique, la promotion et le suivi.
Nous avons toutefois expriment lorganisation dun tel Caf laide dun comit organisateur.
Bien que cela puisse prsenter, premire vue, le dsavantage de prendre plus de temps et doffrir
moins de souplesse, cette formule prsente au contraire plusieurs avantages :
Mieux valent plusieurs ttes quune seule pour dvelopper un contenu, prparer des questions,
amasser des suggestions.
Cela permet de solliciter et de mobiliser diverses expertises du milieu autour du partage et de la
ralisation de tches bien concrtes. Nous risquons moins de laisser chapper des
informations, des faits et des ressources provenant du milieu, augmentant ainsi notre capacit
dvelopper un leadership collectif.
La mobilisation se dveloppe dans le plaisir de collaborer et doffrir ses propres ressources.
Cela favorise une meilleure connaissance des uns et des autres, tout en suscitant le plaisir de
travailler ensemble.
Lorganisation dune telle activit ne repose pas sur les seules paules dun individu qui, sil
devait quitter le milieu un jour ou lautre, ne laissera pas celui-ci sans ressource. Il y a toujours
trop de tches accomplir pour une seule personne. Celles-ci sont assez nombreuses et
varies pour quil y en ait pour tout le monde : information et promotion, rappels tlphoniques,
dcoration et prparation du local, organisation de laccueil, animation et soutien celle-ci (coanimation, partage de prsentations, prparation de questions, collecte dinformations), prise de
notes, bilan.
Ralises plusieurs, ces diverses activits prsentent bien souvent une meilleure qualit et un
plus grand professionnalisme, en plus doffrir un attrait exemplaire quant aux avantages
recueillir de la concertation.
Enfin, tout le monde trouve son compte voir souligner sa collaboration auprs des autres
organisations du milieu. Certaines pourront mme profiter de cette rencontre pour recruter de
nouveaux membres, dpendant du thme abord!

Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne

Comment maximiser lemploi du temps dj fort charg :

1- Organiser une rencontre de prparation en groupe (dure : trois heures) : objectifs viss,
suggestions de personnes-ressources et du scnario du droulement de la rencontre, revue
des tches affrentes lorganisation de lvnement et partage de ces tches, identification
de deux trois organismes pour faire partie dun comit organisateur et qui assureront une
plus grande mobilisation de leurs propres membres, bnvoles, utilisateurs ou
bnficiaires.
2- Dsigner une personne responsable de lvnement : production de la feuille descriptive du
Caf, reprage des lieux et entente avec le ou la propritaire, distribution, supervision et
suivi des tches, rencontre avec lanimateur ou lanimatrice de la rencontre (quand ce nest
pas lui ou elle qui en est responsable), clairage, appareils audiovisuel et informatique. Pour
tout problme survenant en cours de route ou pour obtenir une information
supplmentaire : rappel tlphonique ou envoi dun courrier lectronique cette personne.
3- Prvoir une autre personne (de prfrence, lagentE de bureau ou la personne coordonnant
la table de concertation de quartier ou de lorganisme responsable) : envoi de la feuille
descriptive du Caf, rdaction du communiqu, production du message dappel
tlphonique, commande au traiteur (sil y a lieu). Vaut mieux avoir toujours la mme
personne qui contacte les mdias locaux afin de dvelopper une relation de confiance qui
soit professionnelle. Il est prfrable quune autre personne agisse comme soutien
technique pour la logistique : accueil, dcoration, matriel et transport.
Enfin, une petite quipe de deux trois personnes, du type organisation lectorale, pour
appeler (ou rappeler) les participants des anciens Cafs urbains, savre idale.
4- La journe ou le soir mme : arriver une heure avant, mettre en place laccueil, dcorer les
lieux (ne pas oublier les symboles didentification importants comme le logo de la table de
concertation de quartier ou de lorganisme responsable de cet vnement), test de son et
dimage.
5- Procder un bilan de lvnement lors dune courte rencontre dune heure une heure
trente minutes. Pourquoi ne pas dner ensemble ou prendre un apritif aprs les heures
normales de travail pour clbrer et se fliciter davoir contribu au succs de lvnement,
tirer des leons de son chec ou de son succs afin de faire mieux la prochaine fois?
6- En conclusion : planifier un minimum de deux rencontres (4 heures et trente minutes au
maximum), une prsence plus grande lvnement (5 heures au lieu de trois) afin dy
apporter son soutien et un minimum de deux trois heures pour la ralisation de certaines
tches, pour un grand total de deux journes de travail. Un bel investissement en temps,
peu lourd et peu coteux pour ce que cela rapporte!