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3.3.

4 Indague acerca de la estructura (fecha, detalle, saldos iniciales, movimientos, saldos finales,
totales, etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de los
siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Comprobantes de diario.
Libro de Inventarios y Balances.
Libro diario.
Libro Mayor y Balances.
Libro Fiscal de Operaciones Diarias.
Balance de Comprobacin.
Otros Libro (Actas).
Libros auxiliares.

RESPUESTA:
1. COMPROBANTES DE DIARIO.
Previamente al registro del hecho econmico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un
comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en
idioma espaol en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeracin
consecutiva dejndose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripcin,
cuanta de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su cdigo y nombre correspondiente en el PUC.
El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de
un da, varios das, una semana, varias semanas, pero el perodo resumido no debe sobrepasar un mes. Si la
empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un da.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronolgico
o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el
artculo 59 del Cdigo de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.
Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propsito registrar cada operacin que se realiza en una
empresa o negocio, ya sea de carcter comercial, industrial o de servicio.
Se elabora un Comprobante por cada da en el que se registren transacciones econmicas. Una de las
caractersticas de las Partidas de Diario es que en los totales, l DEBE siempre tendr igual cantidad que el
HABER.

A continuacin se muestran los cuatro Comprobantes de Diario correspondientes a cada uno de los das en los
que se registraron las transacciones comerciales presentadas anteriormente.
Registro de Comprobante de Diario.
Cdigo: titula cdigo, tiene por finalidad solo y nicamente registrar el nmero asignado a la
cuenta.
Detalle: titula detalle, concepto o descripcin, tiene por finalidad solo y nicamente registrar los
ttulos de cuentas, sub-cuentas y la glosa.
Debe: titula debe, tiene por finalidad registrar solo y nicamente valores de las cuentas que hayan
sido debitadas o cargadas.
Haber: titula haber, tiene por finalidad registrar solo y nicamente valores de las cuentas que hayan
sido abonadas o acreditadas.
Preparado: titula preparado por, tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de
la persona que prepar el comprobante de diario.
Revisado: titula revisado por tiene por finalidad registrar el nombre completo careo y firma de la
persona que reviso la preparacin del comprobante de diario.
Aprobado: titula aprobado por tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de la
persona que arrobo la revisin y preparacin del comprobante de diario.

2. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.


Al iniciar sus actividades comerciales, y por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y
un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben
registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales.
Registro en el libro de Inventarios y Balances
Despus de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta
informacin al libro de Inventarios y Balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de
las siguientes columnas:
Cantidad: Aqu se registra la cantidad de artculos inventariados.
Cuentas y detalle: Aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el
inventario, o el nombre, marca y referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer
informacin muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta
nicamente el nmero de anexo que ampla la informacin, este es el caso de mercancas, en las
que hay grupos y subgrupos de artculos para detallar.

Valor unitario: Aqu se registra el valor que corresponde a cada artculo relacionado en la columna
Cantidad.
Valor parcial: Normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a l a s s u b c u e n t a s ; e n
e l c a s o d e l a s m e rc a n c a s , c o r re s p o n d e a l re s u l t a d o d e multiplicar el Valor unitario por la Cantidad.
Valor total: En esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez
registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo; grupo del Activo, grupo del Pasivo. En este libro se
refl eja la ecuacin patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos, as; primero las cuentas
del Activo, luego las cuentas del Pasivo, y por ltimo, las cuentas del Patrimonio. Se debe recordar que si se
desconoce el patrimonio, estese obtiene aplicando la ecuacin patrimonial.
Correccin de errores: Cuando en los registros de inventarios o balances se cometen errores, stos
pueden corregirse anulando la pgina y asentando los valores correctos en la pgina siguiente.

Hoja de libro de Inventarios y Balances


En este libro se registra, en primer lugar, el inventario inicial o fi nal y luego se procede a
registrar el Balance correspondiente.

3. LIBRO DIARIO
Es un libro principal, en el que se registra en orden cronolgico cada comprobante de contabilidad elaborado por
la empresa durante un mes. Con el fin de obtener mayor movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes
se totalizan los registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al libro Mayor en la columna
de movimiento mensual.
Registros en el libro de diario Columnario
Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta
las siguientes columnas.
Fecha: Aqu se escribe el ao, mes y da del comprobante que se est registrando.

Detalle o Descripcin: En esta columna se escribe el nombre y nmero del comprobante.


Una serie de columnas con Debe y Haber: Cada columna corresponde al nombre de una cuenta, las
dos ltimas se utilizan ara cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda
para registrar los movimientos dbitos y crditos.
Procedimientos
Se inicia el Diario Columnario con el comprobante de apertura, es decir el que corresponde al
inventario general inicial y se traslada esta informacin al libro mayor y balances.
Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondientes a
un mes.
Se totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura.
Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.
Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma que el comprobante de apertura, el
comprobante de ajustes y el comprobante de cierre, esta informacin se traslada al libro Mayor y
Balance.
Correccin de errores
Cuando se escribe en alguna cuenta valores incorrectos, se anula el folio con la explicacin
correspondiente y la firma del contador.

4. LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados financieros de
propsito general. La informacin se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce una sntesis de los
movimientos dbitos y crditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor, codificadas como ya se dijo
con cuatro dgitos. El Mayor y Balances contienen todas las cuentas mayores del PUC que utiliza el ente
econmico. La informacin analtica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.
Registro en libro Mayor y Balances
Se inicia con los saldos de apertura y se contina con los movimientos mensuales registrados en las
siguientes columnas:
Cuentas Aqu se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln.
Cdigo, Aqu se escribe el nmero que corresponde a cada cuenta, segn el catlogo de cuentas de
la empresa, tomando el PUC.
Saldo anterior, Se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta correspondiente al
perodo anterior.
Movimiento del mes, En esta columna se registra el movimiento dbito y crdito mensual de
cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro Diario Columnario.
Saldos, En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas,
saldos anteriores y movimientos, as, movimientos iguales se suman y movimientos contrarios se
restan.
Cuadro de movimiento de saldos, Los saldos de las cuentas del Activo, generalmente, son
dbitos, aunque puede darse el caso como Bancos, que resulte saldo crdito, cuando est en
sobregiro. Las cuentas de Costos y Gastos tienen saldo dbito, y las cuentas del Pasivo, patrimonio e
Ingreso tienen saldo crdito.
Procedimientos
Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos Anteriores.
Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al Movimiento.
Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen los saldos anteriores del
mes siguiente.
Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el
saldo real de las cuentas, que servir de base para la elaboracin de los estados financieros.

Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro Mayor los saldos de
las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al Balance General.
Correccin de errores
Cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse as:
Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.
Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

5. LIBRO FISCAL DE OPERACIONES DIARIAS


En este libro se registra cronolgicamente las operaciones realizadas por una persona perteneciente al rgimen
simplificado del impuesto a las ventas. El modo en que debe ser llevado es bastante sencillo y simple, pues su

principal objetivo es referenciar en qu momento se sobrepasa el lmite de ingresos necesarios para mantenerse
en este rgimen.
Segn el artculo 499 del Estatuto Tributario, solo pueden pertenecer al rgimen simplificado "las personas
naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que
realicen operaciones gravadas, as como quienes presten servicios gravados" y que cumplan con todas las
siguientes condiciones:
Que los ingresos brutos promedio del ao anterior sean inferiores a 4.000 UVT. Esto significa que para
pertenecer al rgimen simplificado en el ao 2011 se tuvo que tener ingresos inferiores a 98'220.000 en el
ao 2010.
Tener solamente un establecimiento de comercio.
No ser usuario aduanero ni desarrollar operaciones que impliquen la explotacin de intangibles (como por
ejemplo las franquicia o las concesiones).
No haber realizado ni en el ao anterior ni en el presente, contratos con bienes o servicios gravados por un
valor individual superior a 3.300 UVT; lo cual corresponde a 82'935.600 para el 2011.
Que el monto de las consignaciones bancarias, los depsitos o las inversiones financieras del ao anterior
y del presente, no superen los 4.500 UVT; 113'094.000 para el 2011.
Registro Libro Fiscal de Operaciones Diarias
En este libro, que debe estar foliado, se debe anotar la identificacin completa del responsable y adems:
Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o
discriminada.
Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.
Al finalizar cada mes debern totalizar el valor de los ingresos del periodo.
El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos segn las facturas que les hayan sido
expedidas.
Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros
anteriores, deben conservarse a disposicin de la Administracin Tributaria durante 5 aos a partir
del da 01 de enero del ao siguiente al de su elaboracin.

6. BALANCE DE COMPROBACIN
Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las
cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de
los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.
Funciones Balance de Comprobacin
Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de
modo que se produzca el balance o equilibrio. A = P + C
Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de
los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos =
Abonos
Resumir o sintetizar el proceso analtico que han tenido las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio
de Anlisis y Sntesis)
Estructura Del Balance de Comprobacin
Su rayado est estructurado para contener los siguientes datos.

Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance


preparacin.

de comprobacin y fecha de

Columnas de:
Folio del Mayor de cada cuenta
Cdigo y nombres de las cuentas del Mayor
Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos.
Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.
Preparacin
Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su
procedimiento:
Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (estas sumas se toman de las que se
hicieron previamente y anotaron a lpiz en cada una de las cuentas). La anotacin incluye los datos del
folio del Mayor, cdigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los
cdigos de las cuentas.
Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.
Determinacin de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotacin de los saldos
deudores acreedores, segn como corresponda.
suma de las columnas de saldos deudores y acreedores del Balance.
Nota: Si en el 2 paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe proceder a verificar el trabajo
efectuado, para corregir y lograr el cuadre.
Secuencia del Procedimiento
Paso N 7: Preparar Balance de Comprobacin
Fase N 5: Preparacin del Balance de Comprobacin
Este paso consiste simplemente en preparar el Balance de Comprobacin al final del periodo (mensual,
trimestral, etc.), cumplindose el orden establecido en su propio procedimiento.

7.

OTROS LIBROS (ACTAS)


El libro que de acuerdo con la legislacin mercantil deben llevar algunas sociedades, especialmente las
compaas por acciones, para asentar en l las actas de las sesiones de su consejo de administracin, y de sus
asambleas de accionistas. Cualquier libro donde se asienten las actas correspondientes a determinados hechos o
juntas. Algunas compaas acostumbran llevar libro de actas especiales para asentar las resoluciones de las
diversas "comisiones" de su consejo, por ejemplo: "libro de actas de la comisin ejecutiva", "libro de actas de la
comisin de operaciones", "libro de actas de la comisin de rgimen interior". Otras empresas tambin llevan un
libro de actas de "inspeccin oficial", donde se levantan las correspondientes a las visitas de inspeccin que les
practican diversas dependencias del gobierno.
El artculo 28 - 7 del Cdigo de Comercio dispone que debern inscribirse en el registro mercantil "Los libros de
contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, as como los de juntas
directivas de sociedades mercantiles". El citado artculo distingue claramente entre los "libros de contabilidad",
los de registro de accionistas y "los de actas", sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas
y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad. Aunque el artculo 49 establece que para todos los efectos
legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se est refiriendo a la especie de libros de comercio
llamados de contabilidad. El artculo 189 prev que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se
harn constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen y firmadas por el presidente

y el secretario de la misma, en las cuales deber indicarse la forma en que hayan sido convocados los socios, los
asistentes y los votos emitidos en cada caso.
Libro de actas: la sociedad llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarn por orden
cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. stas sern firmadas por el
presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Libro de accionistas: as mismo las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado
para inscribir las acciones; en l se anotarn tambin los ttulos expedidos, con indicacin de su nmero y
fecha de inscripcin; la enajenacin o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se
relacionen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas
(Art. 195, C. Cio.).
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las
actas de todos sus rganos colegiados de direccin y administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada
acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren
actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando
se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el
respectivo rgano o por las personas que ste hubiere designado para el efecto (Art. 131, D. R. 2649/93).
Se abrir el libro de Actas desde el momento de la constitucin de la sociedad y se registrarn todas y cada una
de las que se diligencien por la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria de la Sociedad o Junta de Socios, as como
las actas de las Junta Directiva en forma Ordinaria o Extraordinaria, durante toda su vida econmica. Hay
quienes llevan libros separados para las actas de la Asamblea y otro para la Junta Directiva debidamente
firmadas.
Registro de Libro de Actas
Las actas debern contener de conformidad con lo establecido por el artculo 431 del cdigo de comercio
como mnimo lo siguiente:

El lugar en que se efecta la asamblea la fecha y hora de la misma.


El nmero de acciones suscritas.
La forma y la antelacin de la convocatoria a la reunin.
Una lista de los presentes indicando el nmero de acciones propias o ajenas que representen.

Los asuntos que se traten.


Las decisiones tomadas.
Nmero de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas.
Nmero de votos en blanco.
Las constancias que de manera escrita se hayan presentado por los asistentes.
Las designaciones efectuadas.

Fecha y hora de la clausura de la reunin.


El libro de actas es el registro de todo lo actuado por la asamblea general en sus reuniones, en fin es la
constancia de todo lo realizado por la asamblea para lograr que el objeto social se desarrolle.
Cuando la asamblea general de accionistas se rene siempre de las actuaciones que se realicen en dichas
reuniones ya sean ordinarias o extraordinarias, se debern realizar las anotaciones en actas en las cuales
debe constar todo lo efectuado. Llevar un libro de actas es una obligacin impuesta a la asamblea general de
accionistas por le cdigo de comercio.

La finalidad de las actas que debe llevar la asamblea general de accionistas consiste en llevar una especie de
registro de cada una de las decisiones que se toman en dicha asamblea, las actas deben ser firmadas por el
por el presidente de la asamblea y su secretario a falta de estos por el revisor fiscal.

8. LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad en los que se registra en forma detallada, los valores i nformacin
registrados en los libros principales; no requieren registro en la Cmara de Comercio. Cada empresa determina
el nmero de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamao y con el catlogo de cuentas que maneje.

Registro en los libros auxiliares


Se traslada a los libros auxiliares la informacin p re s e n t a d a e n l a s c o l u m n a s p a rc i a l e s d e
c o m p ro b a n t e d e c o n t a b i l i d a d . Lo s re g i s t ro s s e d e b e n e f e c t u a r e n l a s s i g u i e n t e s p a r t e s
d e l l i b r o a u x i l i a r , o t o m a n d o l a i n f o r m a c i n d i re c t a m e n t e d e l o s s o p o r t e s c o d i fi c a d o s
p a r a e l re g i s t ro c o n t a b l e .

Fecha, C r o n o l g i c a m e n t e s e re g i s t r a e l a o , m e s y d a d e l c o m p r o b a n t e d e diario
correspondiente.
Detalle, Se describe la transaccin, indicando el soporte que la respalda.
Nmero de comprobante de contabilidad, Se registran en orden consecutivo.
Dbitos y Crditos, Se registra el movimiento dl valor dbito o crdito de cada subcuenta,
tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad.
Saldos, Aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento dbito o crdito de acuerdo
con las siguientes reglas:

En las cuentas del Activo, Costos y Gastos, por tener saldo dbito la columna saldos aumenta con los
valores registrados en el Debe y disminuye con los valores registrados en el Haber.
En las cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos, por tener saldo crdito, su saldo
aumenta con los valores registrados en el Haber y disminuye con los valores registrados en el
Debe.

Correccin de errores
Pueden presentarse vario casos:
Omisin de uno varios asientos contables, se re g i s t r a n e n l a f e c h a e n que se advierten,
sin alterar el orden cronolgico, escribiendo la fecha de omisin en el detalle.
E r r o r e n e l r e g i s t r o d e l a c a n t i d a d , C u a l q u i e r e r ro r e n l o s a s i e n t o s e registra con un
nuevo asiento. Para anular el asiento errado, contabilizar la misma cantidad en la columna contraria y
registrar el asiento correcto.
Registro en otra cuenta, En este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, por
medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria y se contabiliza el asiento
correcto en la cuenta
que corresponda.
Error en la fecha, En este caso, como no puede alterarse el orden cronolgico, se anula el asiento con la
explicacin correspondiente y se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.

Fuente: Contabilidad General-Hernando Daz. Contabilidad Universitaria-Coral & Gudio. Decreto 410 de 1971-Cdigo de Comercio.
Decreto 2649 de 1993.