03/01/2010

Como hacer Consultoras

Lic. Luis Fernando Tep

Lic. Luis Fernando Tep

Como hacer Consultoras

Las consultoras es algo que se realiza en diferentes reas, pueden ser administrativas,
financieras, fiscales, legales, medio ambiente, relaciones laborales, etc.
Existen
diferentes textos que pueden apoyarle en la realizacin de las mismas o en procesos
especficos donde usted est realizando su consultora, en mi caso utilizo un sitio en
internet que puede apoyarle en algn momento: www.gesteopolis.com.

El Consultor
Durante el tiempo de experiencia he visto tres tipos de forma de comportarse de un
consultor, si bien es cierto es funcional para la empresa, debe analizarse el costo
financiero de la consultora, los resultados que obtiene la empresa y la efectividad para
replicar las mejoras en otras empresas o instituciones.

Consultor empleado: Es aquel consultor que en cuanto llega a la empresa a

realizar su trabajo, se transforma en una trabajador ms dentro de la empresa.
Se le olvida cual es su trabajo, quiere apoyar a todas las personas, inclusive si
no est esa tarea dentro del proyecto por el cual se le ha contratado. Comienza
a transformarse en el hroe de la empresa al solucionar problemas
rpidamente y escuchar a las personas. Resultados normales de su proyecto:
costos adicionales, tiempo adicional, resultados no son los esperados, debe
verificarse nuevamente la informacin por no dar seguridad de lo que ha
realizado por estar apoyando otras reas, etc.

Consultor especfico: Es el consultor que se dedica nica y exclusivamente a su

rea de trabajo, si bien es cierto es condescendiente con las personas a su
alrededor, no escucha y en cierta forma puede llegar a ser una persona no grata.
Resultados normales de su proyecto: termina antes del tiempo estimado, termina
en el costo estimado para su cliente, presenta los resultados que se esperan,
puede llegar a olvidar en cierta forma que las empresas, procesos o
departamentos no son ms que personas las que las activan, dejando en cierta
forma la Cultura Organizacional como algo que influye fuertemente en los
resultados de una empresa.

Lic. Luis Fernando Tep

Consultor vendedor: Es el consultor que se dedica a su proyecto y durante el

transcurso del mismo observa algunas otras deficiencias o reas de mejora que
puede tener su cliente. Escucha a las personas y les da tips rpidos para
apoyarlos, pero no se involucra directamente con ellos para no perder el norte de
su proyecto. Conoce rpidamente a las personas dentro de la empresa y se
refiere a ellos por su nombre, obteniendo con ellos mayor empata, respeto y
cierta admiracin. Resultados normales de su proyecto: finaliza en el tiempo

estimado, el costo de su cliente es el pactado, el cliente siente recibir mayores

expectativas de lo que se haba pactado, logra cerrar otros proyectos al observar
otras reas en las que puede apoyar.
El rol que toma el Consultor depende de la mentalidad que tiene sobre lo que l es y lo
que esperan de l, el tipo empleado y especfico son los extremos, uno es demasiado
condescendiente con las personas, olvidndosele en cierta forma para que fue
contratado y que resultados debe presentar. Mientras que el especfico es cerrado en
su forma de pensar, que si bien es cierto logra los resultados esperados, puede llegar a
ser sesgado en sus apreciaciones al no tener el contexto completo de la empresa.
El consultor vendedor es el que obtiene mayores xitos en sus proyectos, pues no solo
logra los objetivos, sino que tambin el cliente se siente contento con el trabajo
realizado, adems que automticamente le pagan por hacer diagnsticos internos y
encontrar otros proyectos dentro de la misma organizacin. Hay que recordar un dicho
que dice lo difcil no es llegar. Lo difcil es mantenerse.

El proceso de la Consultora
Las consultoras, por as decirlo son proyectos que se componen de una restriccin
triple:

Tiempo
Costo
Alcance o Trminos de Referencia Objetivos Especificaciones, etc. Segn el
sinnimo que se le quiera colocar

La clave en la consultora es el seguimiento que se le da al proyecto durante todo el

proceso. El consultor debe tener el cronograma que se valid con la empresa al inicio
del proyecto, verificando cada da las actividades que deben realizarse, los resultados
esperados de cada una de ellas y buscar que esto sea alcanzado durante el da. Debe
cumplir con lo indicado en la restriccin triple para que sea un proyecto exitoso.

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Reuniones de trabajo

El consultor debe tener una agenda de lo que se tratar la reunin. No debe ser mayor
de una hora la reunin, debiendo verificar por lo menos un da antes que los
participantes saben de la reunin, conocen el objetivo de la misma y que asistirn las
personas que: conocen el proceso y pueden tomar decisiones al respecto.

Entrega de Cuestionarios o Solicitud de Informacin

Un da o dos despus de haber entregado los cuestionarios o la informacin que est
solicitando, el consultor debe llamar a la persona responsable para preguntar si las
personas entendieron el proceso? si se entiende lo que dice el cuestionario? si el
consultor fue lo suficientemente claro para que la persona responsable pudiera realizar
la tarea? Etc. Esto ms que todo es porque la experiencia dicta que la persona
responsable:

No se recuerda de lo que tiene que hacer

No se recuerda a que personas debe trasladarle la informacin
Se le olvid cuando tiene que devolverlo
Se le traspapel y no lo encuentra

Como indicamos en la clave de la consultora, el seguimiento es la clave para alcanzar

los resultados esperados. Si el consultor pierde una semana esperando que hagan un
trabajo y l no le da seguimiento, lo seguro es que al final de la semana no se haya
realizado nada, perdiendo una semana de trabajo que no podr recuperarla y que
difcilmente el costo de la misma ser absorbido por el cliente.

Puntualidad
Las 8:00 de la maana, son las 8:00 de la maana. El da lunes, es el da lunes. Lo
peor que puede tener un consultor es quedar mal en las citas que l mismo hace, o
presentar informes en fechas distintas a las que l mismo propuso.
Esto le resta
credibilidad a su trabajo y deja en entredicho su profesionalismo en lo que realiza.
Si se reunir con 10 ejecutivos de la empresa, cuyo salario por hora es de Q100.00 y
llega una hora retrasado a la cita, quiere decir que ha hecho que la empresa pierda en
su costo directo Q1,000.00, sin contar aquellas otras actividades que estas personas
debieron realizar, las cuales son incalculables.

Objetividad
La credibilidad de todo proyecto de consultora es la objetividad con la que se presentan
los informes. En los proyectos de consultora es un error garrafal el describir me

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dijeron, alguien dice, las personas lo comentan, etc.

Si el Consultor no tiene
ninguna fuente creble que citar en su informe directamente, un documento que
sostenga el hallazgo que encontr, un anlisis de informacin, etc. Debe omitirlo dentro
de su informe o debe colocarlo como informacin no verificada. Mxime si se basa en
dichos comentarios para recomendar cambios en los procesos actuales dentro de la
empresa.

Presentacin
La imagen del consultor se vende en menos de un minuto, la forma como las personas
lo vean vestido es algo que queda plasmado en la mente de las personas. Si bien es
cierto la vestimenta no indica que conocimiento pueda tener una persona sobre un
proceso especfico, tambin es cierto que esto le ayudar o le dificultar en cierta forma
en la informacin que desea obtener.
El Consultor debe conocer de antemano el tipo de empresa en la cual estar trabajando
o el lugar fsico donde se encuentra. Sera ilgico ver a un Consultor con smoking en la
planta de produccin, as como tambin sera ilgico ver al Consultor con jeans en una
reunin de ejecutivos en una empresa multinacional, o en una reunin de Ministros de
gobierno.
No debe ser el centro de atencin en las reuniones, al ostentar atuendos que llamen
demasiado la atencin, o un perfume que moleste al resto de los participantes. O en
otros casos demasiadas joyas que hagan que las personas a su alrededor sientan algo
de resistencia al dialogar con l.

Psicologa
Aunque no es el rea del consultor, debe desarrollar algunas competencias de la
psicologa durante el proceso de su proyecto.
Debe conocer el ambiente de la empresa sin tener que investigar tanto a los que
laboran en ella. Debe reconocer cuando ya ha obtenido las respuestas que necesita
para no presionar a las personas que entrevista.
Durante la entrevista debe reconocer cuando la persona est inventando o cuando est
presentando informacin que es importante para la empresa, as tambin debe
reconocer aquellas personas que tratarn de bloquear el proyecto para que no se vea la
deficiencia en su forma de trabajar.