Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete

ofimtico denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila informacin relativa a un
asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de
msica, etctera. Est pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etctera) y manejarlos por
medio de las consultas e informes.

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

1.

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

2.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo
Memo, pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

3.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero
largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

4.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

5.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access
recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo
Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la
derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

6.

Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumeracin no se pueden actualizar.

7.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

8.

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos
creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn
funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es
interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a
considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.

9.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto

que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o

pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.Sugerencia: el texto que aparece como
informacin sobre herramientas.
10.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de
archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los
mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque
no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

11.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica
o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su
valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido.

Elementos de Access
Tabla
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema especfico. Los datos de la tabla se
representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo
es una categora o tipo de informacin. Pueden ser nombres de empresas, fechas de
contratacin de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de informacin
acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye informacin de varios campos.

Formulario
Un formulario es, por lo general, un buen diseo para introducir, cambiar y ver los registros de su
base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los
presenta de acuerdo con su diseo ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario
se muestran determinados registros, con un diseo personalizado.

Informe
Un informe se utiliza para representar los datos en una pgina impresa y para mostrar los
subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden
presentar con un diseo personalizado.

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
informacin de varias tablas y con la estructura que ms le interese. Adems, las consultas
pueden archivarse de forma que la prxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no
tendr que volver a plantearla, ser suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La
importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que
permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Macros
Las macros son un mecanismo de automatizacin de Microsoft Access. Utilizando stas es
posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de
operacin y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro
no es ms que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automticamente.

Mdulos
Los mdulos son objetos donde se almacena cdigo escrito en lenguaje de programacin denominado
Access Basic.