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de Trmites
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica (DAFP)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR
Directora
SYLVIA
CRISTINA
PUENTE
ALVAREZ-CORREA
CLAUDIA
PATRICIA
HERNNDEZ
LEN
Secretaria
General
Subdirectora
(e) (E)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodriguez Taylor
Directora
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO:
KAREN LEN HERNNDEZ
NANCY ESPERANZA MOLANO
JADY MILENA MUOZ AGUDELO
JOS ANTONIO TORRES MNDEZ
WILLIAMS PULIDO TRUJILLO
LADY YADIRA VELSQUEZ PEREA
ISBN: 978-958-8125-58-9
Contenido
Presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Captulo 1
1. Generalidades de la Poltica de Racionalizacin de Trmites . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.2 Marco normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.4 Institucionalidad de la Poltica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4.1 Actores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4.1.1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) . . . . 12
1.4.1.2 Departamento Administrativo de la Presidencia
de la Repblica (DAPRE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.1.3 Ministerio de Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones (MINTICS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.1.4 Entidades y particulares que ejercen funciones pblicas . . . . . . . . 13
1.4.2 Mecanismos de Coordinacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT) . . . . . . 14
1.1 Principios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
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Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
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Presentacin
Para todos es de conocimiento que la expedicin del reciente decreto antitrmites abre
una nueva visin en la apropiacin de esta importante poltica, mediante el refuerzo a las
iniciativas de garantizar la buena fe en todos los actores y de generar acciones de impacto de
intercambio de informacin pblica en todos los niveles, que garanticen el reconocimiento
gil de los derechos y el cumplimento de las obligaciones de todo ciudadano o empresario
en nuestro pas.
En este panorama de buen gobierno, la presente gua tiene como objetivo orientar a las
entidades para centralizar esfuerzos en la racionalizacin de procedimientos administrativos
que soportan la gestin de los trmites y, paralelamente, fomentar la nueva visin de
gestin interinstitucional, intersectorial e interregional, con el fin de generar proyectos de
ventanillas nicas a nivel nacional.
Para apoyar esta visin conjunta, esta gua ha sido estructurada en dos captulos. El primero
presenta los referentes bsicos de la poltica de racionalizacin de trmites teniendo en
cuenta su marco legal, sus objetivos e institucionalidad. El segundo captulo integra una
propuesta de estrategias de implementacin de la poltica al interior de las entidades que inicia
con la identificacin de procedimientos administrativos regulados (trmites) y no regulados,
su priorizacin y diagnstico, y su racionalizacin y, finalmente, estrategias de interaccin
entre entidades a travs de proyectos de interoperabilidad.
Por ltimo, solo nos queda decir que seguiremos apoyando la implementacin de esta
importante poltica con nuevas herramientas que faciliten a las entidades la inscripcin
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Para este departamento es muy grato continuar con la visin de consolidar un esfuerzo
conjunto de las entidades del orden nacional y territorial en la optimizacin de la gestin
a travs de la implementacin efectiva de los principios de la poltica de racionalizacin de
trmites bajo las directrices del actual Gobierno nacional.
de sus trmites de manera fcil y gil y a los ciudadanos la consulta de los mismos en
lenguaje claro.
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Captulo 1
1. Generalidades de la Poltica
de Racionalizacin de Trmites
1.1 Principios
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Constitucin Poltica de 1991 (Artculos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de
la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los
principios de la funcin administrativa, de la actividad econmica y la iniciativa privada.
Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios en la Administracin Pblica.
Ley 190 de 1995: Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.
Ley 489 de 1998 (Artculo 18): Establece la supresin y simplificacin de trmites como
poltica permanente de la Administracin Pblica.
Documento CONPES 3292 de 2004: Establece un marco de poltica para que las
relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean ms transparentes,
directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificacin, racionalizacin,
normalizacin y automatizacin de los trmites ante la administracin pblica.
Ley 962 de 2005: Se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.
Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobacin de nuevos trmites, crea
el Grupo de Racionalizacin y Automatizacin de Trmites (GRAT), como instancia
consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.
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Decreto 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012.
1.3 Objetivos
Los principales objetivos de la Poltica Antitrmites son los siguientes:
1. Racionalizar los trmites y procedimientos administrativos, a travs de la simplificacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin y automatizacin, mejorando la
participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.
2. Facilitar y promover el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones
con el fin de facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin sobre trmites y a
su ejecucin por medios electrnicos, creando condiciones de confianza en el uso de
las TIC.
Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica.
3. Hacer ms eficiente la gestin de los las entidades pblicas para dar una gil respuesta
a las solicitudes de servicio de la ciudadana, a travs de la mejora de los procesos y
procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los recursos.
4. Promover en las entidades la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la
buena fe, as como la excelencia en la prestacin de sus servicios a la ciudadana, con el
fin de hacerle ms fcil y amable la vida a los ciudadanos.
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Institucionalidad de la Poltica
1.4.1 Actores
1.4.1.1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Control
Interno y Racionalizacin de Trmites, es la instancia que formula y orienta la Poltica de
Racionalizacin de Trmites y el marco normativo para su implementacin, con base en las
directrices que sobre la materia expida el Gobierno nacional.
De la misma forma, brinda asesora en la poltica de racionalizacin y seguimiento a los planes
de accin de la estrategia antitrmites desarrollados por las entidades de la Administracin
Pblica de orden nacional y territorial, con el fin de facilitar la optimizacin, simplificacin,
estandarizacin o supresin de los trmites.
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Grupo de
Es importante resaltar que en la elaboracin del Plan Anticorrupcin, se debe integrar una
estrategia de racionalizacin de trmites.
1.4.2 Mecanismos de coordinacin
El gobierno nacional esta trabajando en facilitar a las entidades el desarrollo de sus funciones
a travs de un modelo unificado de planeacin que abarque distintos temas relacionados
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Es el rgano consultivo del Gobierno Nacional en materia de trmites establecido por el Decreto 4669 de 2005.
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El Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites deber estar integrado, como mnimo por:
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Captulo 2
2. Fases de la Poltica
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-- Hay una actuacin del usuario (entidad o ciudadano -persona natural, persona
jurdica-).
-- Tiene soporte normativo.
-- El usuario ejerce un derecho o cumple una obligacin.
Un procedimiento administrativo no regulado no se describe necesariamente por lo
opuesto a lo que es un trmite. Son otros procedimientos administrativos relacionados con
la misin que facilitan al usuario la interaccin con la entidad y que no estn regulados.
Se identifican porque:
-- No tienen costo
-- No son oponibles
Observaciones: Los temas contractuales no se registran en el SUIT dado que para ello se
utiliza el sistema de contratos del Estado (www.contratos.gov.co.)
Anlisis Normativo:
Esta actividad consiste bsicamente en analizar las normas que regulan cada trmite.
La Ley 962 en su artculo 1 seala:
()Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, nicamente
podrn exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estn previstos taxativamente
en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. () Negrilla fuera de texto.
As mismo, el artculo 40 del Decreto Ley 019 dispone que sin perjuicio de las exigencias
generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trmite o requisito
sea oponible y exigible al particular, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de
Informacin de trmites (SUIT) donde corresponde al Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica (DAFP), verificar que los trmites cuenten con el respectivo soporte legal.
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Una vez identificadas las normas reguladoras de los trmites de la entidad, se puede
establecer el inventario de trmites que deben ser inscritos en el SUIT, ya que ningn
trmite debe existir sin el respectivo soporte legal.
En caso de que la norma que autoriza el trmite sea posterior al ao 2005 se debe cumplir
con el procedimiento establecido en el numeral 2 del artculo 1 de la ley 962; modificado
por el artculo 39 del Decreto 0019 de 2012, que establece que el DAFP ser el encargado de
dar concepto favorable o desfavorable al nuevo trmite una vez analizada la manifestacin
de impacto regulatorio presentada por la entidad en la cual se justifique la eficacia, eficiencia
y costos de implementacin del nuevo trmite. Para tal fin la entidad debe cumplir el
procedimiento establecido por el DAFP para aprobacin de nuevos de trmites.
Resultados:
Los resultados esperados de esta fase son:
Inventario de trmites
Con el fin de facilitar el inventario de trmites se propone el uso de una tabla como la que a
continuacin se ilustra a modo de ejemplo.
FORMATO DE INVENTARIO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRMITES
Nombre del proceso/
subprocesos /
procedimientos
misional
Nombre trmite
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La entidad debe tener la totalidad de los trmites inscritos en el SUIT y que estos sean
visibles al ciudadano, para lo cual se requiere que se cumpla el proceso de aprobacin
establecido por el DAFP de acuerdo al nivel de madurez de cada entidad.
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Se esta trabajando en una nueva versin de las herramientas para incluir funcionalidades
que mejoren el proceso de registro y de consulta de los trmites y servicios.
La nueva versin del aplicativo apoyar los objetivos de la poltica de racionalizacin de la
siguiente manera:
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FACTORES EXTERNOS
Complejidad
Costo
Tiempo
Pago
PQR
Auditoras
Consulta
ciudadana
Sumatoria
Impuesto
predial
unificado
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Impuesto de
Industria y
Comercio
28
Impuesto de
vehculo
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Como se aprecia, para efectos de la priorizacin de trmites se puede crear una escala de
valoracin que califique el criterio frente al trmite en un rango de uno a cinco, en la que
uno es la menor importancia, menor valor y cinco la mayor importancia o mayor valor.
Al final, la suma de cada uno de los valores asignados a cada trmite frente a cada criterio
determina el total de puntos que este recibe.
El ejercicio de identificar y clasificar los diferentes trmites que adelanta la organizacin,
deber concluir con un listado numerado por orden de importancia con los nombres de
cada trmite a intervenir.
Resultados:
Nombre del
trmite
Acciones de mejora
Los resultados del diagnstico conllevan a identificar los trmites con ms hallazgos, PQR,
o problemas. Posteriormente la entidad debe detallar las causas, razones o motivos que
generan dichos problemas con el fin de establecer las acciones que permitan mejorar la
situacin. Dichas acciones deben plasmarse en un cronograma identificando tareas/
actividades, responsables, fechas e indicadores de medicin para validar el nivel de avance.
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Las acciones de mejora en los trmites identificados con mayor problema podrn incluir
estrategias de simplificacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin o automatizacin
de trmites, las cuales sern explicadas en detalle en la siguiente fase.
Instructivo:
Para diligenciar las actividades de las entidades del orden tanto nacional como territorial
se debe:
A.
B.
C.
D.
Para facilitar el registro del tipo de accin, solo se debe seleccionar de la tabla de los
niveles de intervencin y tipo de racionalizacin, los tems ms cercanos al tipo de
mejora a desarrollar.
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E.
En caso de que algn trmite seleccionado como objeto de intervencin, sea parte
de una cadena de trmites, se debe diligenciar el formato anexo, indicando los
trmites con que intervienen y si la entidad participa o lidera esta cadena.
F.
G.
Para el seguimiento solo se debe indicar los avances de cada accin de mejora en
junio 30 y diciembre 15 y sealar en una escala de 1 a 100%, los logros alcanzados.
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4. Actualizar la informacin registrada en el SUIT de acuerdo a las disposiciones del Decreto 0019 (ejemplo: eliminacin de autenticaciones de firmas, huella dactilar, reconocimientos, cobro de formularios, etc.). Utilice lenguaje simple, de fcil comprensin.
Actividades:
Las actividades que pueden llevarse a cabo para la racionalizacin se describen a
continuacin:
2.3.1 Simplificacin
Aplicacin de estrategias efectivas en los trmites, para que estos sean simples, eficientes,
directos y oportunos; comprende actividades tales como:
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Igualmente, contar con dos (2) meses cuando el ttulo que se somete a convalidacin
corresponda a un programa acadmico que hubiese sido evaluado con anterioridad
por el Ministerio de Educacin Nacional o el lCFES, y en estos casos resolver en el
mismo sentido en que se resolvi el caso que sirve como referencia, siempre que se trate
del mismo programa acadmico, ofrecido por la misma institucin y con una diferencia
entre las fechas de otorgamiento de los ttulos no mayor a ocho (8) aos.
... (Negrilla fuera de texto).
Como resultado de la simplificacin de este trmite, para los casos referenciados se
redujo a dos meses.
2.3.2 Estandarizacin
Deber de la Administracin Pblica de establecer trmites equivalentes frente a pretensiones
similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.
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2.3.3 Eliminacin
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Suprimir del mbito de accin los trmites que no cuenten con sustento jurdico o carecen
de pertinencia administrativa.
En otros trminos implica la eliminacin de todos aquellos trmites, requisitos, documentos
y pasos que cuestan tiempo y energa a la gente, y son francamente intiles para el Estado y
engorrosos para el ciudadano. El trmite se eliminar sino tiene finalidad pblica ni algn
condicionamiento legal que lo impida.
Para tal efecto se recomienda que la entidad cuente con un equipo jurdico que analice las
normas reguladoras de sus trmites y analice su conveniencia.
EJEMPLO: A travs del Decreto Ley Antitrmites 019 de 20012, suprimieron varios
trmites, logrando as brindar un mejor servicio a los ciudadanos y empresarios. Se
destacan como trmites eliminados:
Certificado de supervivencia: (Artculo 21): A partir del 1 de julio de 2012 no
se podr exigir el certificado de supervivencia. Si una persona es pensionada para
entregar la respectiva mesada la entidad deber verificar la supervivencia consultando
nicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registradura Nacional del
Estado Civil. La consulta es gratuita para la autoridad pblica o el particular que
ejerce funciones administrativas.
Denuncia por prdida de documentos: (Artculo 30). Ninguna autoridad
administrativa podr exigir la presentacin de denuncia por prdida de documentos
con el fin de tramitar la expedicin del duplicado o remplazo correspondiente, para
lo cual bastar la afirmacin del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se
entender efectuada bajo la gravedad del juramento.
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2.3.4 Optimizacin
Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfaccin del usuario,
entre otros, a travs de:
-- Modernizacin en las comunicaciones.
-- Relaciones entre entidades.
-- Consultas entre reas o dependencias de la entidad.
-- Aumento de puntos de atencin.
-- Reduccin del tiempo en los puntos de atencin.
-- Estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trmite por
diferentes canales tales como internet y telfonos mviles.
Cuando hablamos de optimizacin nos referimos a mejorar el uso de los recursos disponibles
de manera eficaz y eficiente para la realizacin de los trmites y procedimientos. Por lo
tanto, la entidad debe desarrollar un ciclo para mejorar las etapas requeridas de un proceso
de mejoramiento; estas se pueden aplicar para cualquier fase o nivel de intervencin, en la
medida que las etapas de identificacin, priorizacin y accin sobre las oportunidades de
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-- Voluntad poltica.
-- Nivel de automatizacin, sistematizacin y telemtica al interior de la entidad,
es decir, los trmites y/o servicios de la entidad.
-- Nivel de automatizacin, sistematizacin y telemtica de otras entidades o
actores, es decir, otros trmites y/o servicios que interactan con la entidad.
Frente al Ciudadano
-- Reduccin de costo y tiempo, por desplazamientos.
-- Calidad de la informacin y oportunidad de la respuesta.
-- Eficiencia, eficacia y comodidad en la prestacin de los servicios (espera y
atencin).
-- Homogenizacin de estndares de servicio.
EJEMPLO: Como ejemplo de simplificacin se describe la intervencin al trmite de
Espectculos pblicos de la Alcalda Mayor de Bogot.
Participaron en la implementacin de la estrategia las siguientes entidades: Secretara
de Gobierno (Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias Direccin
Administrativa), Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de
Bogot, Polica Metropolitana de Bogot y el Instituto Distrital de Participacin y Accin
Comunal. Las acciones realizadas fueron:
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Presentaba dficit en la planeacin por parte del empresario para el desarrollo del
espectculo (tiempos, lugares, artistas, logstica).
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Plan de accin
1. Estandarizacin de proceso
a. Comunicacin eficiente.
b. Maximizar la eficiencia y la agilidad de la gestin de las entidades.
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Tiempo en el cual el montaje del evento debe estar disponible para su revisin por
parte de las entidades pertinentes.
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4. Creacin de ventanillas nicas de atencin al ciudadano en el desarrollo del proceso: Establecer una forma de atencin integrada entre los servicios de informacin y atencin suponiendo la constitucin de una unidad especializada en funciones de informacin y gestin
al desarrollo del proceso establecido, permitiendo la mejora en la calidad de la informacin, la optimizacin de los recursos, la imagen institucional y el acceso a los usuarios.
Resultados: El Concejo de Bogot, D.C., mediante el Acuerdo cre el Sistema nico de
Gestin para el registro, evaluacin y autorizacin de actividades de aglomeracin de
pblico en el Distrito Capital, como mecanismo que permitiera a los ciudadanos registrar
de manera rpida y oportuna la documentacin necesaria para tramitar los conceptos,
permisos o autorizaciones para el desarrollo de actividades de aglomeracin de pblico, y
a las entidades competentes, la evaluacin y emisin de conceptos en lnea.
Tomado de la Gua Nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de
procesos, procedimientos y trmites. Alcalda Mayor de Bogot. DAFP 2010
2.3.5 Automatizacin
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Automatizacin Parcial
Certificados de Antecedentes Disciplinarios para Contadores Pblicos5
Documento pblico mediante el cual la Unidad
Administrativa
Especial-Junta
Central
de
Contadores, certifica que el contador pblico o
sociedad, se encuentra registrada en la entidad y da
a conocer si presenta antecedentes disciplinarios.
Tomado pginas WEB
Resultados:
Trmites Optimizados
Es importante sealar que la entidad debe reportar los resultados de este proceso en los
instrumentos disponibles por el DAFP, de manera que se puedan identificar las experiencias
exitosas provenientes de acciones de mejora asociadas a cada una de las estrategias definidas
en esta gua.
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2.4 Interoperabilidad
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Para cada uno de los escenarios anteriormente planteados la Gua de Uso del Marco
Interoperabilidad de GEL da lineamientos a las entidades de las acciones a seguir de acuerdo
al nivel de madurez de la misma.
En el caso del escenario 1, cuando varias entidades acuerdan modernizar su accionar los
resultados pueden materializase en ventanillas nicas o cadenas de trmites.
Resultados
Cadena de Trmites: Se presenta cuando para la realizacin de un trmite ante una
entidad determinada se exige la presentacin de documentos previos expedidos u
originados por otras entidades del Estado o particulares que cumplen funciones
administrativas; la cadena puede ser sectorial o intersectorial. Una experiencia de
intervencin es:
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Carta Administrativa El Proyecto ventanilla nica de registro inmueble Zaida Barrero de Noguera
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El proyecto parti por la elaboracin de un estudio tcnico que permiti ver la problemtica
en toda su dimensin, no solamente desde la perspectiva de una sola de las entidades sino
de todas las que de manera directa o indirecta tienen que ver con el proceso de registro. Este
estudio permiti tener una radiografa clara del problema sobre la base del levantamiento
de una lnea de base tcnicamente estructurada, que permiti dimensionar el tamao del
problema desde la percepcin del ciudadano.
Tener un estudio tcnico sobre la mesa permiti convocar a las entidades clave, sensibilizar
sobre los resultados del diagnstico y tener claridad de cul es el aporte de cada entidad
al problema pero tambin a la solucin. Esta fue la base de las negociaciones iniciales que
dieron lugar al apoyo de la estrategia y la obtencin de los recursos de financiacin. Hoy
en la estrategia confluyen recursos del presupuesto de inversin de la Superintendencia,
de Gobierno en Lnea y del IFC-Banco Mundial a travs del Proyecto Hbitat del Distrito.
Factor No. 2 Liderazgo colectivo
Es imposible pensar en la simplificacin de un proceso que compete a varias entidades
si todas ellas no estn involucradas activamente y quien tiene la conviccin de jalonar
a un objetivo comn, pues sin est condicin el proyecto est condenado a generar
soluciones parciales desde la perspectiva de una o una parte de las entidades a las que
les concierne el problema.
Lograr que todas las entidades vean en una mesa de trabajo conjunta aportando a la
solucin y contribuyendo de manera activa a la implementacin de las reformas, sin
duda fue un elemento que asegur que los requerimientos mnimos para la puesta en
marcha de las reformas se dieran favorablemente.
Todo esto estuvo articulado a travs de un convenio-marco, suscrito por todos los convocados
y entendido como un acuerdo de voluntades de todos los actores para trabajar en funcin de
un objetivo comn, dentro de una filosofa de simplificacin bajo una sencilla premisa: un
gana-gana para todas las partes. Ahora bien, todo trabajo en equipo requiere conduccin y
en este caso, esta actividad clave estuvo garantizada por la apropiacin directa del proyecto
por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Factor No. 3 Focalizacin
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A veces, las instancias decisorias o de seguimiento pueden ver con cierta prevencin este
tipo de focalizaciones, pero lo cierto es que cuando hay expectativas de corto plazo o se
requieren rpidos posicionamientos, es ms sano centrar la atencin y recursos en mbitos
controlables y tomar estos avances como el anticipo a resultados de mayor envergadura o
amplitud en el mediano plazo.
Factor No. 4 Efecto-demostracin
En reformas de simplificacin nada ms contundente que lograr demostrar tanto al
interior de las mismas entidades como a los ciudadanos que s se puede realizar el cambio
y que se pueden evidenciar resultados concretos. Este ha sido el caso concreto del modelo
de Ventanilla nica de Registro. En este sentido, desde el diseo, se previ la existencia
de una bsica de salida temprana al aire (antes de un ao de iniciada la reforma) de
manera tal que esta visin de logro movilizar esfuerzos, recursos y energas de todos los
involucrados en funcin de un objetivo comn, asumido con rigor y perseverancia.
Esto es lo que hoy se conoce como Fase Bsica VUR, que no es otra cosa que el conjunto
de resultados de relativamente rpida implementacin, seleccionados cuidadosamente
por cumplir criterios de facilidad de gestin y negociacin, requerimientos tecnolgicos
intermedios, altamente viables, financiables con los recursos disponibles para la vigencia
y sobre todo, de impacto directo en el servicio a la ciudadana.
Adicionalmente, esta priorizacin contempl la definicin de resultados y horizonte
de tiempos que garantizarn productos y beneficios susceptibles de ser contabilizados
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favorablemente dentro de la medicin Doing Business 2010. Por esta razn, el escenario
de tiempo para la fase bsica se tom en consenso entre todas las entidades como 30 de
abril de 2009.
A la ejecutoriedad de todo lo anterior, contribuy un esquema de organizacin tanto
interna a la SNR como interinstitucional, donde se articul el trabajo a travs de mesas
tcnicas especializadas que mantuvieron la dinmica de revisin tcnica, negociacin y
aprobacin de las reformas.
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Los ciudadanos bogotanos hoy pueden contactar al telfono 6461466 y encontrar en este
canal telefnico, los servicios de un asesor virtual que apoya el proceso informativo del
ciudadano y le asiste en el uso de los servicios virtuales incorporados al Portal VUR. Este
acceso es gratuito y est al aire en los das y horas hbiles del mes.
Consultas on line
Gracias a la vinculacin activa de todas las entidades participantes en el proceso, se
cuenta hoy con consultas on line gratuitas y automticas para conocer el estado del predio
de inters en materia de valorizacin, impuesto predial, datos catastrales, informacin de
tradicin y libertad. Con ello, se garantiza que un ciudadano pueda tener informacin
previa y oportuna sobre la transaccin.
Adicionalmente, es posible que las entidades trabajen sobre la base de informacin ms
confiable, dado que se sustituye el documento fsico (que caduca o que es susceptible de
falsificarse) por consultas directas a las bases de datos de las entidades competentes.
Registro provisional
A travs de las Notarias participantes, es posible que el ciudadano haga uso de un servicio
establecido en la normatividad colombiana que tiene que ver con el registro provisional
del inmueble. Gracias al proyecto, ahora se cuenta con una moderna plataforma que
permite una comunicacin virtual entre Notaras y Oficinas de Registro de Instrumentos
Pblicos, de manera que tan pronto se protocoliza una transaccin de compraventa se
procede a un bloqueo del folio de matrcula inmobiliaria, impidiendo fraudes y estafas
con ese inmueble. El inmueble queda protegido segn decreto- por 30 das, plazo en
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Call Center
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La Ventanilla de Comercio
Exterior VUCE-, cuenta con tres
mdulos que son Importaciones,
Exportaciones y Formulario nico
de Comercio Exterior -FUCE.
El usuario podr efectuar las
operaciones de comercio exterior
va Internet, ante las entidades
competentes para la realizacin
de sus operaciones de comercio
exterior.
Este sistema, garantiza la seguridad tecnolgica y jurdica de los diferentes trmites al
integrar la firma digital. Adicionalmente, permite el pago electrnico en lnea, buscando
de esta manera agilizar este trmite.
A travs de la VUCE9, se integran 19 entidades administrativas relacionadas con trmites
de comercio exterior, dependiendo del producto, las cuales emitirn las autorizaciones
previas electrnicamente. Las entidades que participan en el proceso son los:
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Ministerio de Minas y Energa,
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - Autoridad Nacional de Licencias
Ambientales (ANLA)
Ministerio de Transporte
Ministerio de Salud y de la Proteccin Social
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Ministerio de Defensa Nacional
Ministerio de Cultura
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Tomado de http:/www.vuce.gov.co
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Glosario
Actor: Representan las entidades que interactan con el sistema y hacen uso del mismo
bien sea para entregar informacin o recibir de este informacin.10
10
11
Fuente: Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 3 Trminos y Definiciones.
12
Fuente: Metodologa de identificacin de cadenas de trmites Proyecto PTICA Programa Agenda de Conectividad.
13
Fuente: Metodologa de identificacin de cadenas de trmites Proyecto PTICA Programa Agenda de Conectividad.
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Fuente: Artculo 8, Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.
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Alta direccin: Persona o grupo de personas del mximo nivel jerrquico que dirigen y
controlan una entidad.11
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menos una vez cada tres meses a la ejecucin de las polticas de desarrollo administrativo
formulados dentro del plan respectivo. Estar presidido por el Ministro o Director del
Departamento administrativo del sector respectivo. Del comit harn parte los Directores,
Gerentes o Presidentes de los organismos y entidades adscritas o vinculadas.15
Comits Sectoriales de Racionalizacin de Trmites: Instancia de apoyo del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica en el estudio y aprobacin de nuevos trmites a crear
en las entidades del Estado y de parte de los particulares que ejercen funciones pblicas o
prestan servicios pblicos.16
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15
Fuente: Artculo 234, Decreto 19 de 2012, por el cual se modifica el Articulo 19 de la ley 489 de 2008.
16
Fuente: Artculo 6, Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.
17
Fuente: Artculo 3, Decreto 4669 del 21 de diciembre de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.
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19
Fuente: Gua de identificacin de cadenas de trmites Proyecto OPTICA Programa Agenda de Conectividad.
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Fuente: Metodologa de identificacin de cadenas de trmites Proyecto OPTICA Programa Agenda de Conectividad.
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24
Fuente: Plan Nacional de Tecnologas de la Informacin y las comunicaciones 2008 2019, Ministerio de Comunicaciones,
mayo de 2008.
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Trmite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar
los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada
por la ley. El trmite se inicia cuando ese particular activa el aparato pblico a travs de una
peticin o solicitud expresa y termina (como trmite) cuando la administracin pblica se
pronuncia sobre este, aceptando o denegando la solicitud.
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