PROCEDIMIENTOS DE

CALIDAD ISO 9001

PROCEDIMIENT
O
CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO
FECHA

MC-PGCD-1.
24/05/16

PAGINA
1

OBJETIVO
Establecer las medidas necesarias para asegurar que los documentos que
componen el Sistema de Gestin de Calidad de la MYPE MANUFACTURA Y
REPRESENTACIONES KIKGES. Sean adecuadamente identificados, emitidos,
revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo
condiciones controladas, previniendo el uso no intencionado de documentos
obsoletos.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del Sistema de Gestin
de Calidad:
Manual del Sistema de Gestin de Calidad
Procedimientos Generales
Planes de Calidad
Procedimientos especficos
Instructivos de trabajo
Documentos externos

RESPONSABILIDAD:
Gerente General
Administrador ( de compra de materia prima e insumos)
Responsable de Calidad

DESARROLLO
N
1

PASOS
IDENTIFICACIN

DE

LOS

DOCUMENTOS

INTERNOS QUE SE IDENTIFICAN MEDIANTE:

NOMBRE: Nombre del procedimiento

RESPONSABLE
Responsable de
Calidad

incorporado en la portada y encabezado de

pgina

CDIGO:

Siglas

que

identifican

el

documento, siendo: Manual de calidad: MC,

Procedimiento general: PG-XX-Y (Donde:
las XX son las iniciales del procedimiento
y

donde:

procedimiento),

es

el

de

nmero
la

de

MYPE

MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES
KIKGES

la

que

se

aplica

dicho

documento.

REVISIN:
partiendo

Revisin
desde

0,

del

documento

sealada

en

el

encabezado de pgina.

FECHA: Fecha en la que se aprob el

documento, sealada en el encabezado de
pgina.

PGINA:

Nmero

de

la

pgina

que

corresponde del total de pginas, sealada

en el encabezado de pgina.
2

ELABORACIN, REVISIN, APROBACIN

Los procedimientos generales se elaboran de
acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo, Alcance,
Desarrollo, Responsabilidades.
El documento y su estructura son elaborados por

Responsable
Calidad

de

Responsable de Calidad; luego la estructura se le

entrega

al Gerente General para que dicho

documento

sea

revisado

aprobado

respectivamente.
3

ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Dentro

de

la

MYPE

REPRESENTACIONES

Administrador

MANUFACTURA

KIKGES,

el

supervisor

mantiene archivados en papel la copia original de

todos los documentos internos que se encuentran
disponibles en la red interna, adems mantendr
archivadas las versiones obsoletas en digital de
cada documento interno contando de esta forma con
la evidencia histrica del documento.
4

CONSERVACIN
Los documentos internos originales se guardan en

Administrador

archivadores por la Administradora, adecuadamente

identificados con objeto de evitar su posible
deterioro o prdida, y slo pueden ser recuperados
por el responsable de su archivo. Los documentos
cuyo soporte es medio digital se conservan en
servidor, el cual es respaldado sistemticamente.
5

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Gerente

Los documentos internos vigentes se encuentran

disponibles en intranet y es responsabilidad del
Gerente General informar al Responsable de
Calidad

quien

distribuir

copias

de

dichos

documentos va fsico a todas las estaciones de

trabajo involucradas.
6

MODIFICACION DE DOCUMENTO.
La Modificacin de Documentos se debe a dos
factores tantos internos como externos (Requisitos,
Procedimientos,

Polticas

entre

otros).

El

Responsable
Calidad

de

Responsable de Calidad es el que va modificar el

documento.
7

LA EXPULSION DE DOCUMENTO.

Gerente

La eliminacin del Documento se realiza, porque

existe un nuevo cambio en el procedimiento, segn
el Responsable de Calidad. El Responsable de
Calidad le informa y le presenta que el documento
contiene errores a la encargada de Administracin;
luego el documento es entregado a Gerencia
personalmente por la Administradora con el fin de
revisar su estructura y contenido para su posterior
aprobacin o eliminacin.
8

RECEPCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

Administracin es la encargada de discriminar todo
documento externo que llega a la Mype va fsico o
virtual.

Administrador

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO

NO

IDENTIFICACION DEL
S

CUMPLE CON LA
ESTRUCTURA NECESARIA?

REVISION DEL DOCUMENTO

NO

CUMPLE CON LA
ESTRUCTURA NECESARIA?

SI
CONSERVACION
DISTRIBUCION

DEL
DEL
N
O

HAY FACTORES INTERNOS O

EXTERNOS?

SI
MODIFICACION

DEL
NO

EXISTE UN NUEVO

CAMBIO?

SI
EXPULSION
DOCUMENTO

RECEPCION
DOCUMENTOS

DEL

DE

PROCEDIMIE

CODIGO

NTO
FECHA
CONTROL DE LOS
REGISTROS

MC-PGCR-2.
24/05/16

PAGINA
7

OBJETIVO
Establecer la metodologa para la identificacin, recoleccin, indizacin,
acceso, almacenamiento, conservacin y eliminacin de los Registros de
Calidad en la MYPE MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES KIKGES.

ALCANCE
La metodologa que establece este procedimiento aplica para el control de
los Registros de Calidad (originales) de la MYPE MANUFACTURA Y
REPRESENTACIONES KIKGES, relacionados con el Control de Calidad.

RESPONSABILIDAD
Gerente General.
Administracin.
Responsable de Calidad.

DESARROLLO

La MYPE MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES KIKGES desarrollara el

procedimiento de Control de registros realizando los siguientes puntos:

IDENTIFICACIN
Todos los Registros de Calidad (excepto los contratos y los certificados enviados
por proveedores) poseen el logo de la empresa, el nombre del departamento al
que pertenece, un nombre o ttulo descriptor del mismo.

RECOLECCION
El Responsable de Calidad es el encargado de completar los registros a las par
que se realiza el proceso en todas las estaciones de trabajo, para luego dirigirse
con todos esos registros al rea de Administracin para su respectivo archivado.

ACCESO
El Responsable de Calidad quien puede tener acceso a las estaciones de trabajo,
define por escrito, el personal autorizado que puede tener acceso o disponibilidad
de los Registros de Calidad.

ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO
La Administradora de la MYPE, inmediatamente al generar o al finalizar la jornada
laboral se encarga de archivar todos los registros entregados por el Responsable
de Calidad.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO

IDENTIFICACION

CUMPLEN CON LA
ESTRUCTURA?

SI
RECOLECCION

ACCES
O

ARCHIVADO Y
ALMACENAMIENTO

NO

PROCEDIMIE
NTO
AUDITORIA INTERNA

CODIGO
FECHA

MC-PGAI-3.
24/05/16

PAGINA
11

OBJETIVO
Asistir a los miembros de la MYPE MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES
KIKGES, descargndoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin
de proporcionar anlisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e informacin
concerniente a las actividades revisadas.

ALCANCE
Comprende en la evaluacin y valoracin de lo adecuado y efectivo de los sistemas
de Control Interno de la organizacin de la MYPE MANUFACTURA Y
REPRESENTACIONES KIKGES, las Responsabilidades alcanzadas.

RESPONSABLE

Gerente General

DESARROLLO:
El Gerente General de la MYPE MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES
KIKGES, identificara las fallas o errores con el fin de generar alternativas

de

solucin que elimine los efectos de dichas fallas.

IDENTIFICACION DE LA FALLA
Esta actividad se realiza gracias a los Registros previamente completados
por el Responsable de Calidad, en estos Registros existen la descripcin de
todas las actividades hechas en el proceso productivo, finalmente de todas
estas actividades se desarrolla una comparacin con el fin de encontrar
fallas.

DIAGRAMA DE FLUJO DE AUDITORIA INTERNA

INICIO

DESCRIPCION
ACTIVIDADES

DE

TODAS

LAS

SE ENCONTRARON
FALLAS?
NO

PROCESO
PRODUCTIVO
EXITOSAMENTE

SI
REALIZAR DE
NUEVO EL

PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME

CODIGO

MC-PGCPNC-4.

FECHA
24/05/16
PAGINA
13

OBJETIVO:
Establecer la secuencia de actividades para asegurar que los productos que sean
conformes con los requisitos especificados, se identifican y controlan para prevenir
su uso o entrega no intencionados.

ALCANCE:
Aplica a las Unidades Administrativas, Proyectos, Servicios sujetos al Sistema de
Gestin de Calidad, conforme al Manual de Calidad vigente.

RESPONSABILIDADES:
Responsable de Calidad:

Verificar el cumplimiento de este procedimiento

Personal de Departamento de Promocin y Mercado
Atender las quejas de los clientes, derivadas de una NC, despus de su entrega al

Cliente.
Cliente
Autorizar las solicitudes de desviacin de producto, para las disposiciones de
concesin y de permiso de desviacin.

DESARROLLO:
N
1

PASOS
Deteccin de Producto No Conforme:

RESPONSABLES

1. Debido a lo eventualidad de los productos no

Personal

conformes, Todo Colaborador en cada estacin

debe participar con el Responsable de Calidad en
el completado del registro de actividad de dicha
estacin. La frecuencia de esto ser semanal.
2. El

Registro

de

actividad

ser

entregado

Administrador
Responsable
calidad

de

Administracin para su respectivo archivado.

3. El Responsable de Calidad mensualmente resumir

Gerente

todos los registros con el fin de pasarlos a

Gerencia.
4. Gerencia determinada la existencia de una no
conformidad, en el proceso o un producto, bajo los
criterios dado por el Responsable de Calidad.
2

Documentacin

de las No Conformidad del

Producto:

Responsable
Calidad

de

1. El Responsable de Calidad de generar la Tarjeta de

No Conformidad del Producto y colocarla sobre el
producto No Conforme determinado por Gerencia.
2. Posterior a la colocacin de la Tarjeta de
Conformidad del Producto (TNCP), el responsable
de Control de Calidad (CC) debe generar el informe
de No Conformidad.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO

DETECCION DEL
PRODUCTO

ES NO CONFORME EL
PRODUCTO?

NO
PROCESA

SI
SE PUEDE SOLUCIONAR?

SI
PROCESO

N
O
DOCUMENTACI
ON
TARJETA DE NO
CONFORMIDAD

INFORME DE NO
CONFORMIDAD
PROCEDIMIE
NTO

CODIGO
FECHA

ACCION CORRECTIVA

MC-PGAC-5.
24/05/16

PAGINA
16

OBJETIVO:
Establecer

los

lineamientos

en

la

MYPE

MANUFACTURA

REPRESENTACIONES KIKGES, para la eliminacin de las causas de no

conformidades, as como para la atencin efectiva de las quejas relacionadas con
los productos de la MYPE.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de

gestin de la calidad de la MYPE MANUFACTURA Y REPRESENTACIONES
KIKGES.

RESPONSABILIDADES:
Responsable de Calidad: Rene las evidencias relacionadas con la atencin de las
no conformidades y sus acciones correctivas, asegurando su efectividad.
Administradora: Archiva los registros de estas actividades, los cuales sern parte de
alcance de la revisin del Sistema de Gestin por parte de la Gerencia General.

DESARROLLO:
Gerencia determinara las acciones a tomar de acuerdo a la(s) causa(s)
identificada(s) en las evidencias mostradas por el Responsable de Calidad, con el
fin de eliminarlas y evitar que estas ocurran o vuelvan a ocurrir, as mismo definir los
responsables para

el logro de las mismas. Y si es una accin de mejora, el

responsable de Calidad registrara los resultados que se esperan alcanzar con la

accin propuesta. Luego Gerencia desarrolla toda la gestin necesaria para la toma
de las acciones comprometidas y se asegura de dejar registros en el rea de
Administracin que den evidencia del logro de lo planificado, y anexarlos al formato
respectivo, finalmente el responsable de Calidad como parte del seguimiento a la
eficacia de las acciones, verificara en las fechas planificadas que dichas acciones
tomadas hayan eliminado las causas listadas o se hayan logrado los objetivos
propuestos en la justificacin enunciada en la Accin de Mejora, para as comunicar
a Gerencia y registrar las acciones realizadas en documentos con el fin de
archivarlos en Administracin.
Por otro lado para la eliminacin de una falla de carcter ajeno a los servicios
prestados por los colaboradores, (fallas mecnicas, fallas elctricas), Gerencia en

coordinacin con Responsable de Calidad y

Administracin contralara servicio

externo.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO

DETERMINAMOS
REALIZAR

LAS

ACCONES

ELIMINAR LAS CAUSAS?

SI
TOMA
DE
PROPUESTAS

ACCIONES

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
DE LAS ACCIONES

NO

SE ELIMINARON LAS CAUSAS?

NO

SI
COMUNICACIN DE LA
ACCIONES REALIZADAS

REGISTRO DE LAS ACCIONES

TOMADAS

PROCEDIMIENTOS
ACCIONES
PREVENTIVAS

CODIGO

MC-PGAP-6.

FECHA

24/05/20
16
1

PAGINA

OBJETIVO:
Este procedimiento define las responsabilidades y procesos para investigar las no
conformidades con el Sistema de Gestin de Calidad, tomando medidas para
disminuir cualquier impacto negativo aplicando acciones preventivas.
ALCANCE:

Aplica a todo el personal involucrado en el Sistema General de Calidad, desde la

identificacin de la no conformidad hasta el seguimiento de las acciones de mejora.

RESPONSABILIDADES:
GERENTE GENERAL.
ADMINISTRADORA
RESPONSABLE DE CALIDAD

DESARROLLO:
Al igual que en el desarrollo de Acciones Correctivas, el Responsable de Calidad
presenta las causas y fallas encontradas a Gerencia; sin embargo la diferencia
radica en que Gerencia asignara tanto responsables como fecha de compromiso
para el cumplimiento de las acciones propuestas.
Luego la Gerencia desarrolla toda la gestin necesaria para la toma las acciones
comprometidas y se asegura de dejar registros en el rea de Administracin que
den evidencia del logro de lo planificado, y anexarlos al formato respectivo,
finalmente el Responsable de Calidad como parte del seguimiento a la eficacia de
las acciones, verificara que se hayan eliminado las causas listadas o se hayan
logrado los objetivos propuestos en la justificacin enunciada en la Accin de
Mejora, para as comunicar a Gerencia y registrar las acciones realizadas en
documentos con el fin de archivarlos en Administracin.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO

DETERMINAMOS
CAUSAS

LAS

ESTA CAUSA GENERA ALGUN PROBLEMA?

N

SI
TOMA
DE
PROPUESTAS

ACCIONES

SEGUMIENTO A LA EFICACIA
DE LAS ACCIONES
SI
SE ELIMARON LAS CAUSAS?

N
O

COMUNICACIN DE LA
ACCION COMETIDA

REGISTRO DE LA
ACCION REALIZADA