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Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Btiment
Bien cordialement,
L'quipe Ciel.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................4
Index ........................................................................................................80
Prise en main
Prise en main
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
Ncessite (Service Pack jour) : Windows 8 (Sauf RT), Windows 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou suprieur).
3 Go de Ram.
Fonctions Internet : ncessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseill).
2 Go de Ram
1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre systme d'exploitation et les composants systme
dj installs sur votre poste
Les noms de produits ou de socits, toute image, logo ou reprsentation visuelle mentionns dans ce document ne sont
utiliss que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques dposes par leurs propritaires respectifs.
Prise en main
Documentation
Le manuel de dcouverte
Il sagit du prsent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilises dans ce manuel :
Utilisation de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
indique laccs une fonctionnalit : est suivi du MENU ouvrir puis de la COMMANDE
activer.
Fonction
L'application Adobe Reader ncessaire pour lire et imprimer le manuel doit tre installe sur votre
ordinateur.
Les signets
La liste des signets est prsente dans la partie gauche de la fentre. Cliquez sur le titre de votre choix
pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il prsente les titres des chapitres et parties composant le manuel. L encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Le fichier Lisez-moi
Il prsente les nouveauts de la version et des informations de dernire minute.
Vous y accdez en cliquant sur licne Je prends connaissance des nouveauts prsent dans laccueil Ciel.
Laccueil Ciel saffiche louverture du logiciel ou depuis le bureau de lIntuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Prise en main
Le manuel de rfrence
Les manuel de rfrence vous prsente le dtail des oprations et traitements effectuer.
Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et slectionnez la commande MANUEL DE
RFRENCE.
Laide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intgre lapplication, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir laide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] prsente dans la plupart des fentres de
lapplication ou appuyez sur la touche <F1>.
L'Infopaye
Cette aide prsente des principes gnraux de paye (congs pays, heures supplmentaires, etc.) ainsi
que les paramtrages effectuer dans le logiciel.
Prise en main
Si vous dbutez
Si vous dbutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met laccent sur des points prcis
et des notions retenir avant de commencer.
Attention !
Avant dtablir les premiers bulletins, vous devez vrifier si les informations lies aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont compltes.
Prise en main
Calculer un bulletin
Attention !
Le calcul du bulletin est une opration indispensable.
Lorsque vous tablissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le
bouton [Calculer] prsent dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramtrer le calcul automatique des bulletins. Pour
cela, cochez loption calcul automatique en saisie dans longlet Paramtres 1 des PARAMTRES socit.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignes dans les variables seront automatiquement mises
jour.
Valider un bulletin
Attention !
Les bulletins doivent imprativement tre calculs pour tre valids. Pour effectuer certains
traitements, les bulletins de la priode doivent tre valids.
Pour valider un bulletin, slectionnez-le partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inverse lorsque le salari est en Paye Horaire ou Paye par
points.
Prise en main
La fentre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procde au calcul du bulletin jusqu' ce que le
montant se rapproche de celui saisi.
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Prise en main
Attention !
Noubliez pas deffectuer rgulirement des sauvegardes de votre dossier !
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Prise en main
Entranez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Dmarrer], prsent dans la barre de tches de Windows,
2. slectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est install le logiciel, soit
CIEL par dfaut et slectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez galement lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci prsent sur le bureau.
Dans la page daccueil qui saffiche chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
Vous pouvez aussi louvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fentre
Ouverture dun Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
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Prise en main
Barre de menus
Barre dactions
Espace de travail
Intuiciel
Barre dtat
LIntuiciel
L'Intuiciel est en fond dcran dans la fentre principale de votre logiciel. Lorsque des fentres sont
ouvertes, il nest donc plus visible. Vous pouvez alors y accder depuis les boutons de la barre dactions
.
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton
Vous accdez directement aux principales oprations relatives la paye mais aussi votre compte Ciel et
la page d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton
vous donne accs la page d'accueil Ciel, visible galement l'ouverture de votre
logiciel. Cet accueil vous permet de dcouvrir rapidement votre logiciel et de commencer travailler.
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Prise en main
Embaucher un salari.
tablir ma DUCS.
diter ma DADS.
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives la paye :
Les alertes vous informant des vnements importants prendre en compte (solde des congs pays,
modification des minima sociaux).
Le montant des salaires bruts verss aux salaris (pour le mois prcdent et pour l'anne) ainsi que le
montant des charges sociales patronales.
Vous accdez directement tous vos tats. Pour des informations plus dtailles, reportez-vous au
Manuel de rfrence, chapitre Menu tats, accessible par le menu AIDE.
Vous pouvez diter les tats relatifs aux bulletins de paye, aux salaris, aux congs pays et absences ou
aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
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Prise en main
le mode dcouverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
le mode complet, pour une gestion et un suivi des donnes de paye plus dtaills ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage l'autre, slectionnez la commande correspondante partir du menu
FENTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (dcouverte ou complet) est conserv lorsque vous
quittez l'application.
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Prise en main
B
B
C
D
F
G
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tte...
A
Les renseignements concernant la socit, comme par exemple les numro de SIRET, code APE,
code URSSAF o sont verses les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMTRES).
Les informations sur le salari, savoir ses nom et prnom, son numro de Scurit Sociale, la
convention collective laquelle il est rattach, etc. (menu BASES - commande SALARIES).
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Prise en main
Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent
avant le Salaire Brut et aprs le Net imposable.
Le calcul du Salaire Brut constitue la premire partie du bulletin : il est ralis d'aprs le
Salaire de base auquel on ajoute ou dduit certaines rubriques.
Les cotisations sont des prlvements obligatoires, verss par les salaris et l'employeur aux
diffrents organismes sociaux.
Le Net payer est obtenu d'aprs le Net imposable auquel on ajoute ou dduit certaines
rubriques.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
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Aprs avoir effectu quelques essais avec la socit Exemple, vous pouvez crer le dossier qui contiendra
les donnes de votre socit.
1. Slectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fentre Cration dun dossier, saisissez le Nom de la socit que vous crez.
Ce nom sera repris par dfaut comme Raison sociale dans les paramtres dossier.
Si vous avez coch loption Rcupration des informations de rfrencement lors de la cration de votre
dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramtres dossier.
Le chemin d'accs l'application est propos par dfaut pour stocker le rpertoire qui contiendra les
fichiers du dossier que vous crez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton
.
3. Validez la fentre Cration dun dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des lments ncessaires la cration de votre dossier : liste de vos salaris ; listes des
diffrents lments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
Le mode simplifi vous permet de saisir les informations ncessaires la cration de votre dossier
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramtres pourront tre renseigns ultrieurement. Cependant, vous pourrez ds la
dernire tape de l'assistant crer les lments de base de votre dossier (banques, caisses, salaris,
etc.).
Le mode avanc est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intgralit des paramtres de la
socit (identification, paramtres gnraux, congs pays, heures travailles, congs RTT, paramtres dition, etc.).
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Les zones qui doivent tre renseignes pour la DADS-U sont matrialises par une flche rouge.
3. Renseignez votre code NACE, votre numro de SIREN, votre N URSSAF et Rf. URSSAF.
4. Si la socit est Assujettie la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du btiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrlera galement vos valeurs spcifiques au BTP.
6. Cochez l'option Crdit Impt Comptitivit Emploi si la socit est ligible ce crdit d'impt.
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnes d'identification de la socit : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tl., Fax.
Au cours des trois premires tapes de l'assistant, vous pouvez revenir la fentre prcdente en
cliquant sur le bouton [Prcdent].
Si ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fentre de l'assistant se ferme ; la socit est quand mme cre avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
Zone Paramtres
1. Saisissez l'Anne de l'exercice courant, savoir l'anne de l'activit en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le dcalage de paye.
Lorsque le dcalage de paye n'est pas pratiqu (cas le plus frquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clture annuelle s'effectue en dcembre.
Lorsque le dcalage de paye est pratiqu, le premier mois de paye commence en dcembre et la clture
annuelle s'effectue en novembre.
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La case Report lors de la clture coche indique que dans la fiche de chaque salari les cumuls de congs
pays de l'anne N sont mis zro et cumuls ceux de N-1, aprs le traitement de clture de la priode
de rfrence des congs.
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Pour accder laide contextuelle de chaque tape, cliquez sur les boutons [Aide] prsents dans les
fentres.
du SMIC horaire,
du Nombre d'heures par jour (nombre dheures travailles par jour dans lentreprise),
ainsi que des valeurs ncessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
Si les cases Propre au dossier sont coches dans Paramtres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER commande PARAMTRES), dcochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
non celles des paramtres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramtres dfinis pour un dossier en particulier, laissez
ces cases coches.
Les valeurs sont intgres votre logiciel lors de son installation puis elles sont compltes lors des mises
jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramtres et il vous est propos les valeurs de la priode en cours et celles des
trois dernires annes.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton
Les valeurs utilises pour les calculs sont celles correspondantes la priode concerne. Par
exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086
et le SMIC horaire au 01/01/13 savoir 9.43.
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Les variables
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc ncessaires pour tablir et
calculer les bulletins de l'ensemble de vos salaris. Elles peuvent galement tre utilises dans le calcul
des cotisations.
On distingue deux types de variables :
les variables globales dont la valeur est commune tous les salaris,
Les Code et Libell dfinis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches
Salaris et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affect dans les diffrentes
fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fentre liste Variables, sur la ligne de la variable
concerne.
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Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire une variable salari. Ainsi,
lapplication insrera automatiquement dans le bulletin les lments lis la variable condition que
celle-ci soit diffrente de zro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez la fentre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont coches par dfaut. Si vous les dcochez, vous
dsactivez leur affichage.
Les rubriques
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le
calcul du Salaire brut (SBRUT) et aprs celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schma ci-dessous vous permet de voir comment sont gnralement rparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
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l'onglet Elments de calcul o figurent les diffrents composants servant calculer la rubrique ;
l'onglet Prise en compte o vous dterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intgr, en
cochant les options ncessaires ;
l'onglet Validit o vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas tre calcule ;
l'onglet Paramtres DADS dans lequel vous dfinissez les paramtres ncessaires au calcul de la
D.A.D.S., savoir si le montant calcul de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels,
des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
Normalement, seules les cotisations sont rattaches aux caisses proprement parl. Mais la notion de
caisse s'tendant celle de tiers, certaines rubriques peuvent tre galement rattaches une Caisse.
Les caisses permettent aussi de transfrer les montants des rubriques aprs le net imposable
(ACOMPTE VERS, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables
correspondants.
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Vous pouvez aussi tester l'lment sur la valeur dfinie pour une variable ou une formule. Dans ce
cas, slectionnez dans chaque zone la variable ncessaire en cliquant sur le bouton [].
Les cotisations sont utilises dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales
verser aux organismes sociaux.
soit pris en compte dans le calcul de l'tat Charges payer par caisse ainsi que ltat prparatoire
DUCS.
soit imput au compte comptable ncessaire lorsque vous voulez transfrer l'criture de paye en
comptabilit.
Vous accdez alors la liste des diffrentes Caisses dj existantes dans l'application.
2. Dans la fentre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Crer]. Une nouvelle fiche apparat l'cran.
Une fois les zones de longlet Identification renseignes, contrlez et vrifiez dans longlet Complment
les numros de compte comptables dfinis par dfaut, afin que les montants des cotisations y soient
correctement imputs.
Longlet IP et Mutuelle vous permet de rattacher la caisse les contrats dinstitution de prvoyance, de
mutuelle ou dassurance.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le dtail sur les caisses.
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Longlet D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'tablir l'tat des charges payer avec regroupement par codes DUCS
(Dclaration Unifie des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de dfinir les paramtres ncessaires au calcul de la D.U.C.S dans ltat prparatoire
D.U.C.S (menu ETATS).
Sil sagit dune cotisation spcifique au C.I.C.E. (crdit d'impt pour la comptitivit et l'emploi), vous
devez cocher les options Elment de l'assiette et Autoriser le taux zro.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le dtail sur les
cotisations.
Une convention collective prsente le code du travail dont dpend l'entreprise et les diffrentes catgories
de salaris.
Plusieurs conventions collectives peuvent tre appliques dans une mme socit.
2. Aprs avoir cr la convention collective, vous devez l'affecter chaque salari, dans longlet Salaires
de la fiche salari (menu BASES - commande SALARIS).
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Il est vident que si cette migration est proche de la date de clture de l'exercice social, il est bien
plus simple d'oprer le changement au dbut du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez oprer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il
serait plus simple de traiter les payes de dcembre sur l'ancien systme et de faire la migration en
janvier N+1.
En pratique
Premire mthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIS, commencez par crer les salaris et dans longlet
Congs/DIF, renseignez les cumuls de congs des salaris (dans notre exemple, fin dcembre N-1).
page 38.
4. Gnrez les autres bulletins jusquau mois de la migration.
Mme si cette mthode semble contraignante, elle prsente de nombreux avantages. C'est un excellent
exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser
par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :
vrifications des calculs par rapport votre ancien systme (particulirement pour les cotisations et
les exonrations).
Seconde mthode
Afin de simplifier cette saisie, il est conseill de se procurer un journal de paye dtaill par salari
pour la priode reprendre.
1. A partir du menu BASES, commande SALARIS, commencez par crer les salaris (lien vers Crer un
salari) et effectuez les paramtrages ncessaires.
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Avant de gnrer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salari
pour y mettre jour les cumuls des congs. Pour plus dtails, consultez la rubrique Onglet Congs/DIF
de lAide, accessible partir du menu ?.
Mme si cette mthode semble plus rapide, elle prsente les inconvnients suivants :
Difficults dans l'tablissement des dclarations (DUCS, DADS) par priodes ou annuelles.
Conclusion
Quelle que soit la mthode utilise, afin de garder une certaine cohrence dans vos futures ditions ou
traitements, il est conseill de pratiquer cette reprise y compris pour les salaris qui ne seraient plus
prsents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une priode de prsence sur l'exercice (ex: un
salari en CDD uniquement prsent au mois de janvier).
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Les services
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
Cette commande vous permet de dfinir les diffrents services de votre entreprise.
Cette information est utilise lors de l'enregistrement de vos fiches salaris.
La notion de Service permet une classification plus prcise de l'ensemble de vos salaris. Si vous optez
pour une gestion de temps complte, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que
l'ensemble de vos ditions relatives cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35.
Cet assistant vous permet de crer en une seule opration la fois la fiche d'un nouveau salari et les
documents administratifs lis son entre dans l'entreprise, savoir le contrat de travail et la D.U.E.
(Dclaration Unique d'Embauche).
Cet assistant vous permet de raliser trs rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre
au salari lors de son dpart de l'entreprise, savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail,
le solde de tout compte et l'attestation Ple Emploi.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Assistant d'entre d'un salari et Assistant de sortie
d'un salari.
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Ces diffrentes catgories de salaris prsents dans votre entreprise donnent lieu des profils partir
desquels la cration des bulletins sera simplifie.
En effet, un profil correspond un bulletin type regroupant les lments (cotisations, rubriques, etc.)
communs une mme catgorie de salaris (Cadre, Employ, Stagiaire, etc.).
La dfinition de profils permet de crer les bulletins d'une mme catgorie de salaris sans avoir
redfinir, chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livr avec plusieurs profils par dfaut qui correspondent aux principales catgories d'une
entreprise. Si certaines lignes de calcul diffrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est
galement possible de crer autant de profils que vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spcifiques cette catgorie de salari ; vous pouvez ajouter ou
supprimer des lignes ce profil. Mais gardez bien l'esprit que le bulletin est calcul de manire
descendante de la premire la dernire ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fentre liste Profils, sur la ligne du profil concern.
Insre, dans le profil une ligne vierge
au-dessus de celle slectionne.
Ouvre la liste de tous les lments du
bulletin pouvant tre insrs dans un
profil.
2. Aprs avoir saisi les Code et Libell du profil, tablissez les diffrentes lignes qui composeront le bulletin des salaris rattachs ce profil.
3. Une fois que vous avez dfini vos profils (ou vrifi ceux dj existants dans l'application), vous allez
les affecter chaque salari (onglet Affectation de la fiche salari), d'aprs la catgorie laquelle il
appartient.
La fiche Salari regroupe tous les renseignements ncessaires l'tablissement d'un bulletin ; c'est donc
un lment cl dans une gestion de paye.
1. A partir de la fentre liste Salaris (Menu BASES - commande SALARIS), cliquez sur le bouton
de la barre dactions.
Une nouvelle fiche apparat.
2. Dans longlet Etat civil, renseignez l'tat civil du salari et ses coordonnes.
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4. Dans l'onglet Salaires, dfinissez les informations ncessaires au calcul mme du salaire.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliques dans la socit,
choisissez celle laquelle le salari
est rattach, en cliquant sur ce
bouton liste.
Le salaire que l'entreprise verse au salari est dfini, entre autres, d'aprs un barme correspondant
un type de paye bien particulier.
Dans la zone Type de paye :
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CONVENTIONS COLLECTIVES
Le salaire de base sert de rfrence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter
des lments supplmentaires de paye, vous devez galement les inclure dans le test (option Elments du
SMIC et/ou Elments du SMC coche dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est coche par dfaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du
SMIC, du SMC ou des deux.
5. Dans l'onglet Congs, vous consultez et mettez jour les cumuls concernant les congs pays, les
congs RTT, le repos compensateur et vous grez le Droit Individuel la Formation (DIF) de chacun
des salaris.
Droit au DIF
6. Si le salari remplit les conditions d'accs au DIF, cochez la case Droit au DIF.
Le salari en contrat dure indtermine (CDI) doit justifier d'un an d'anciennet dans l'entreprise.
Le salari en contrat dure dtermine (CDD) doit justifier d'une priode de 4 mois en CDD.
Toutefois, avant la cration des bulletins de paye, vous devez imprativement renseigner les variables
propres chaque salari pour que les valeurs soient correctement mises jour.
Solde antrieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'anne antrieure.
Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'anne en cours.
Pour des informations dtailles sur le Droit Individuel la formation (paramtrage, gestion du droit au
DIF, clture du DIF), reportez-vous laide contextuelle.
7. Dans longlet Banque, indiquez le mode de paiement utilis pour le salaire et renseignez les coordonnes bancaires du salari si besoin.
8. Si vous souhaitez gnrer, une DADS-U, certaines informations doivent tre renseignes dans l'onglet
DADS.
Ces informations renseignes en cours d'anne sont mmorises afin d'tre transmises lors de la
gnration de la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salari des contrats de prvoyance, de mutuelle et dassurance dans longlet
IP.
Pour obtenir plus dinformations sur ce paramtrage, consultez laide contextuelle en cliquant sur le
bouton [Aide] de la fiche Salari.
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salari afin d'viter de re-saisir les paramtres, ce qui s'avre trs
utile pour les salaris qui ont le mme profil, pour les remplaants, etc.
Seuls les lments communs sont dupliqus. Il ne vous reste plus qu' saisir les donnes propres au
salari telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
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Pour modifier le format d'impression Fiche Salari, activez la commande APERU AVANT IMPRESSION du
menu DOSSIER.
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La gestion de temps
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
Attention !
Lors de la cration dun nouveau dossier, votre logiciel vous propose la fin de lassistant Top Dpart
de choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion partir du planning des vacances ou via le module de gestion de
temps.
Si vous avez choisi de grer vos absences laide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande
PARAMTRES- PARAMTRES
La loi sur la rduction de la dure lgale du temps de travail a fait apparatre, au sein des entreprises, de
nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus
complexe de part la diversit de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, dcals,
modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises avoir recours de nouveaux outils de suivi et
d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes conomiques, avec pour optique de mieux
grer la rpartition et le temps de travail, mais galement les contraintes lgales, avec un contrle de ce
temps de travail.
Le module de Gestion de temps intgr vous permet :
d'effectuer le suivi des heures de travail des salaris de l'entreprise et de constater d'ventuels carts
entre le prvisionnel et le ralis avec le planning Salari,
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou
partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de
temps o vous n'enregistrez que les diffrentes absences et/ou prsences de vos salaris.
Cette commande sert dfinir les horaires de la semaine en fonction des diffrents cycles de travail
rencontrs dans l'entreprise (priodes de sur-activits, de sous-activits ou bien encore horaires fixes
toute l'anne). Ces modles de planning servent tablir les plannings prvisionnels annuels, partir
desquels sont gnrs les plannings salaris.
Une fois les diffrents modles de plannings hebdomadaires dfinis, vous pouvez tablir vos plannings
prvisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils
permettent d'tablir un planning commun un ensemble de salaris ayant des horaires de travail
identiques. Vous pouvez crer autant de planning diffrents que vous le souhaitez. Il est effectivement
trs important de bien penser tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter
la gestion de vos plannings salaris.
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Cette commande vous permet d'enregistrer les diffrentes natures d'carts possibles. En effet, lors de la
saisie des feuilles de temps, des carts entre le prvisionnel et le ralis pourront tre constats. Pour que
ces carts soient correctement ventils dans les bulletins de paye de vos salaris, vous devez enregistrer,
au pralable, les diffrentes rubriques de paye qui leur seront affectes.
Le planning prvisionnel salari sert grer, la semaine ou la journe, les heures de travail prvues
pour chaque salari. Un modle de planning annuel est affect chaque salari afin que son propre
planning puisse tre mis en place. Ce planning ( partir duquel est mis en place le prvisionnel) sert de
rfrence pour les feuilles de temps (qui reprsentent le ralis).
Selon le fonctionnement de la socit, le niveau d'activit ou le poste qu'il occupe, un salari pourra tre
rattach plusieurs modles de planning (mensuels ou hebdomadaires).
Une fois ces diffrentes phases de prparation effectues, vous pouvez procder la saisie des feuilles de
temps de vos salaris. Cette feuille de temps vous permet de grer les heures de travail rellement
effectues par le salari ; le prvisionnel est compar au ralis ; de l peuvent apparatre certains carts
susceptibles de provenir d'absences, de congs, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures
supplmentaires.
Les feuilles de temps vous permettent de grer les heures de travail rellement effectues par le salari.
Pour vous permettre d'effectuer une saisie dcentralise des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la
possibilit de gnrer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations dtailles sur la Gestion de temps, reportez-vous laide de lapplication.
36
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas la somme que le salari va percevoir. C'est le salaire partir duquel
l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce
calcul du Brut est tabli d'aprs un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplmentaires, des
primes, etc. et/ou alors sont dduits des heures ou jours d'absence.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramtrage des lments de base du dossier
(cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectues.
38
2. Si vous avez dj cr la fiche salari correspondant au salari pour lequel vous crez le bulletin,
slectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salari. La fentre Assistant d'entre dun salari s'affiche vous
permettant de crer la fiche.
Bulletin prcdent
Une fois le premier bulletin cr pour un salari, la meilleure option pour crer le bulletin du mois
suivant consiste le gnrer partir du bulletin prcdent. Les variables et les informations propres
chaque salari, dfinies dans les bulletins de la priode prcdente, sont reportes sur la priode en
cours.
Profil
Le bulletin est cr d'aprs le profil affect chaque salari. Cette option est particulirement rapide et
intressante lors de la cration du premier bulletin ou de celui d'un salari entr en cours d'anne.
Bulletin vide
Vous devez procder l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opration peut s'avrer
fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de rcuprer un profil une
fois le bulletin cr.
Attention !
Si le bulletin prcdent du salari slectionn n'a pas t valid, une fentre s'affiche et vous le
rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
39
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.
Exemple
Bulletin du salari LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013.
Dans le cas d'un salari rentr dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel dtectera sa date d'entre et
effectuera automatiquement la diffrence.
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icne Imprimer
de la fentre du
40
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salaris dont le type de paye est Mensuel,
Horaire, Par points.
Vous dfinissez ici le mode de calcul des IJSS et paramtrez tous les lments qui sont pris en compte
dans le calcul de ces indemnits (en cas d'arrt de travail).
Paramtrages
Les informations de cette zone dpendent du type de Maintien de salaire pratiqu.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au
calcul des IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton
au maintien de salaire,
au maintien du salaire,
aux IJSS,
Une rubrique ne peut tre slectionne qu'une fois. Les rubriques slectionnes ici seront insres
dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
41
Dans le bulletin
Vous retrouvez dans cet onglet les paramtres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin.
Dans la zone Prparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations lies une priode d'arrt de
travail.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calcul. Si vous effectuez une modification cette
zone sera automatiquement actualise.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche <Tab> pour lancer le
calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les peroit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les donnes prsentes dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattaches et Variables rattaches sont
accessibles partir des paramtres IJSS.
Pour des informations dtailles sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous laide contextuelle
de lapplication - Rubrique Indemnits journalires de Scurit Sociale.
42
...calculer un bulletin
1. Dans la fentre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fentre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le rsultat des modifications que
vous avez effectues sur les lignes.
43
1. A partir de la fentre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton
de la barre dactions. Une nouvelle fiche apparat.
Si vous tes rattach plusieurs banques, il vous faut crer une fiche Banque pour chacune d'elle.
Une fois votre organisme payeur enregistr dans la base, vous devez le rattacher chacun de vos salaris
pays par virement :
3. Ouvrez la fiche Salari (Menu BASES - commande SALARIS - double-clic sur la ligne du salari
concern).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concern.
44
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu TATS pour obtenir un tat rcapitulatif de vos paiements.
2. Dans la fentre Etat des paiements, dterminez les critres de slection de votre tat.
3. Cliquez sur le bouton
Une fois le traitement termin, un bordereau d'accompagnement est automatiquement prsent l'cran.
En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un
justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis votre banque.
45
Compte Brut (641000 par dfaut) dans lequel sont imputs les montants du Brut,
Compte Net payer (421000 par dfaut) dans lequel sont imputs les montants Net payer de chacun
des salaris.
Compte Charge patronale dans lequel sont imputs les montants des cotisations patronales,
Compte Part salariale dans lequel est imput le montant des cotisations salariales,
Compte Part patronale dans lequel est imput le montant des cotisations patronales. Ce compte corres-
si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous dfinissez uniquement le Compte Part salariale ;
si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous dfinissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale.
46
Par dfaut, le code du Journal dans lequel est impute les critures de paye est SA mais vous pouvez
le modifier car il doit correspondre celui cr en comptabilit.
et/ou les critures de paiement : savoir celles correspondants aux paiements effectus aux salaris.
pour le recher-
Ma comptabilit Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilit
Le format Ximport vous permet dimporter un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorit des diteurs de texte) contenant des critures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT
47
Si vous transfrez vos critures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas install sur votre disque dur, vous pouvez conserver les critures comptables de
la priode en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nomm XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier
dans un rpertoire sur votre disque dur ou sur un support (cl USB, disque dur externe....).
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accs au rpertoire dans lequel vous voulez copier le fichier.
48
Principe
Il s'agit d'viter que le salari et l'employeur cotisent sur une tranche suprieure pour un mois donn,
alors qu'ils n'ont pas le faire si le Salaire Brut cumul depuis le dbut de l'anne est infrieur aux
cumuls des planchers et plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Scurit Sociale est dfini 3 086 au 01/01/2013. Le Salaire Brut
mensuel d'un salari est de 2 850 . Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est gale la valeur du Salaire
Brut, soit 2 850 .
Au mois de mars, le salari touche une prime exceptionnelle de 280 .
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Il apparat clairement que sur les trois premiers mois de l'anne le Salaire Brut cumul est infrieur au
plafond cumul de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la rgle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifie par 3 130 dans
le bulletin selon la formule suivante :
Tranche A =
Cumul brut
8 830
= 3 130
Exemple 2
Voyons maintenant comment la rgularisation des planchers et plafonds est calcule si le salari touche
une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai.
Brut
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Avril
2 850
11 680
12 344
2 850
11 680
49
3 760
15 840
15 430
3 750
15 430
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut tant suprieur au cumul du plafond de la tranche A, le salari
cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifies dans le bulletin.
Tranche A =
Tranche B =
Plafond TA cumul
15 430
11 680
Salaire Brut
Tranche A
3 760
3 750
= 3 750
= 10
Exemple 3
Si le salari ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau rgulariss.
Brut
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Avril
2 850
11 680
12 344
2 850
11 680
Mai
3 760
15 840
15 430
3 750
15 430
Juin
2 850
18 690
18 516
3 260
18 690
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est infrieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A
est donc gale 18 690 - 15 430 = 3 260 . Pour tenir compte des rgularisations antrieures, la
valeur de la tranche B sera donc recalcule.
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'tre applique. La base de calcul de la tranche B sera
gale - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumule zro.
Voir Vrifiez les tranches utilises comme base de calcul des cotisations, page 26.
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu,
cette rgularisation s'applique en cascade toutes les tranches utilises dans les bases de calcul des
cotisations, y compris celles utilises pour le calcul de la taxe sur les salaires.
50
Les impressions
Les impressions
Les listes
Les listes correspondent aux lments du paramtrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations,
etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux
historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes ncessaires pour obtenir les
derniers lments dfinis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les
caisses existantes.
Les documents
Des documents prdfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le dtail des
lments du paramtrage de paye (dtail d'une fiche Salari par exemple).
De la mme manire, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modles de documents prdfinis
sont fournis avec votre logiciel.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la prsentation des documents prdfinis ne peuvent pas tre
modifis.
Pralablement l'impression de n'importe quel type d'dition, vous devez vrifier et modifier, si besoin
est, certains paramtrages ncessaires l'impression.
Limprimante
Configurez une imprimante
Le paramtrage des imprimantes utilises pour imprimer les documents, listes et tats doit tre effectu
au niveau du systme d'exploitation Windows en slectionnant le menu DMARRER, puis les commandes
PARAMTRES et IMPRIMANTES.
SION
52
Les impressions
Lorsque la fentre Aperu est ouverte, vous pouvez modifier les options gnrales d'impression pilotes
par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERU AVANT IMPRESSION du menu
DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icne correspondant.
par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENTRE, en indiquant une valeur suprieure 100% pour
l'augmenter ou une valeur infrieure pour le rduire,
Lorsque vous lancez un aperu avant impression d'un tat ou d'un autre type de document (diffrent d'un
bulletin de paye), vous avez la possibilit denregistrer ce document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situ dans la fentre de laperu.
Lorsque vous lancez un aperu avant impression d'un tat ou d'un autre type de document (diffrent d'un
bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situ dans la fentre de laperu.
Un fichier pdf du document en cours de visualisation est cr puis stock dans le rpertoire Temporaire
de Windows.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite gnr.
53
Les impressions
Une fois l'dition contrle dans la fentre Aperu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fentre Imprimer dans laquelle vous contrlez le numro des pages imprimer, l'ordre dans lequel elles
doivent l'tre, le nombre de copies et l'chelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations dtailles concernant limpression des listes, documents et tats
dans laide contextuelle, rubrique Limpression des listes et des documents et rubriques spcifiques
chaque tat.
54
Les impressions
Le journal de paye
Chaque mois, vous ditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous
l'imprimez galement la fin de chaque trimestre et en fin d'anne, en cumul.
Avant de visualiser cet tat, vous accdez dans un premier temps la fentre de paramtrage de l'dition.
Selon les critres que vous dfinissez, la prsentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les
commentaires) sera quelque peu diffrente puisque ces lignes pourront tre dtailles ou non.
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimes pour chaque salari
slectionn.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimes : nombre
dheures, salaire de base,
cotisations cumules, etc.
Le livre de paye
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salaris.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accder la fentre de paramtrage
de l'dition : slectionnez alors les options correspondant aux critres que vous souhaitez visualiser dans
l'dition.
Cet tat permet de visualiser les diffrents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une tape
intermdiaire avant l'dition de vos charges payer par caisse.
Pour plus de dtails sur ltat des charges payer par caisse, reportez-vous au paragraphe Les
dclarations aux organismes sociaux, page 56.
1. Choisissez si vous voulez diter un rcapitulatif des salaires pour Tous les salaris ou Un seul.
2. Dans ce dernier cas, slectionnez le salari de votre choix l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critres suivants : service, code analytique, tablissement, vous pouvez Tous les
prendre en compte ou Un en particulier que vous slectionnez l'aide du bouton [Liste].
55
Les impressions
4. Indiquez la priode sur laquelle sera dit l'tat en cliquant sur les triangles de slection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit insr dans l'tat chaque changement d'tablissement,
cochez l'option Un saut de page par tablissement.
6. Lancez laperu
ou limpression
Selon le nombre de salaris de l'entreprise, les dclarations aux organismes sociaux diffrent :
pour les socits ayant de 10 49 salaris, les dclarations sont fournies chaque fin de mois ;
pour les entreprises ayant moins de 10 salaris, ces dclarations sont fournir chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune
des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet tat, non seulement une distinction est faite entre
la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et
salariaux est galement ralis.
Avant dditer vos charges payer par caisse, vous pouvez passer par une tape intermdiaire en
demandant un RCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RCAPITULATIF DES SALAIRES
permet de visualiser les diffrents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet tat nest pas disponible
dans Ciel Paye millsime.
56
Les impressions
Comme pour la plupart des tats, celui-ci fait galement l'objet de critres de slection.
Vous pouvez calculer et diter l'tat des charges payer en utilisant les codes de regroupement DUCS
(Dclaration Unifie des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez pralablement dfinir les codes DUCS utiliser tant au niveau des caisses que des
cotisations. Une fois ce paramtrage dfini, tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'tat
prparatoire.
Les tables de codes DUCS devant tre utilises sont fournies par chacun des organismes sociaux
auxquels la socit est affilie.
1. Dfinissez dans la fentre ci-dessous les critres lis la priode, aux caisses et aux tablissements.
Priode
2. Indiquez la Priode prendre en compte en spcifiant la date de dbut et la date de fin.
3. Slectionnez parmi les trois options suivantes les critres prendre en compte dans ldition de la
DUCS :
Priode uniquement
Priode et rcapitulatif
Rcapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernes par ldition de la DUCS ou slectionnez les
caisses de votre choix en cochant loption Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du mme
nom.
La fentre Caisses saffiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton
[OK]. Vous revenez la fentre DUCS.
57
Les impressions
tablissement
6. De mme, cochez tous les tablissements sils sont Tous concerns par ldition de la DUCS ou slectionnez les tablissements de votre choix en cochant loption Une liste dtablissements puis en cliquant
sur le bouton du mme nom. La fentre Etablissements saffiche.
7. Marquez les tablissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez laperu
Le bouton
ou limpression
dans la barre dactions, vous permet daccder lassistant EDI DUCS. Cet
assistant vous renseigne sur la tldclaration des charges sociales et la procdure de souscription
Ciel directDclaration Social.
Via le module Ciel directDclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), lassistant Edi Ducs vous
permet de transfrer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de
protection sociale. Ce type de transfert de donnes sappelle une tldclaration.
L'option Ne plus afficher cette tape vous permet de passer directement la seconde tape de l'assistant
lors des prochaines utilisations de la commande.
Attention !
La souscription Ciel DirectDclaration Social ncessite en parallle une adhsion directe
(tldclaration et/ou tlrglement) la tlprocdure EDI DUCS auprs des organismes de
protection sociale : URSSAF, Ple Emploi, Institutions de retraite complmentaire et de prvoyance.
Tiers dclarant : la dclaration est tablie par un Tiers/Rdacteur (experts comptables, centres de ges-
58
Les impressions
5. Si vous tes Tiers dclarant, saisissez aussi votre numro de SIRET permettant de vous identifier.
Attention !
Si vous tes Tiers dclarant, vous devez effectuer galement une demande dadhsion la
procdure de tldclaration et la procdure de tlrglement.
Pour plus de dtails sur la tldclaration, consultez le Manuel de rfrence, Menu Etats, EDI-DUCS.
Si la socit bnficie d'une rduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue
d'tablir un justificatif mensuel des rductions obtenues.
Dans les fiches Cotisations concernes, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqu quelle est
assujettie la rduction sur bas salaire.
Si votre socit bnficie d'une rduction des cotisations patronales de Scurit Sociale (assurance
maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'tablir un
justificatif mensuel des rductions obtenues. Cette rduction est gale la rmunration mensuelle brute
verse au salari multiplie par un coefficient, lequel dpend du nombre d'heures rmunres et de la
rmunration mensuelle brute du salari. Lorsque vous activez la commande RDUCTION DES COTISATIONS...
du menu ETATS, vous accder la fentre de paramtrage de l'dition : slectionnez alors les options
correspondant aux critres que vous souhaitez visualiser dans l'dition.
Cet tat prsente pour chaque salari slectionn, le nombre de congs pays et RTT d, pris et restant
sur l'exercice N et N-1.
59
Les impressions
Vous pouvez gnrer l'attestation Ple Emploi dlivrer tout salari quittant l'entreprise pour faire
valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salaris et plus ont l'obligation d'envoyer
lexemplaire Ple emploi par voie lectronique (Dcret n2011-138 du 1er fvrier 2011).
Une fois que lattestation est cre, vous devez la complter. Et, selon le mode denvoi choisi, la saisie est
diffrente :
Tldclaration : vous compltez et envoyer lattestation dans le module Ciel Dclarations Sociales.
Vous accdez ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES
AED.
Papier : vous la compltez directement dans le document au format pdf cr et affich lcran.
Vous disposez galement d'un Assistant de sortie de salaris, accessible via le menu BASES, qui facilite
toutes les oprations et dmarches administratives raliser lors du dpart d'un salari de l'entreprise et
notamment l'attestation Ple Emploi.
L'attestation de salaire
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
( partir de la liste des salaris) menu DITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE
SALAIRE
Lorsqu'un salari est en arrt de travail pour raison mdicale (maladie, maternit ou paternit), il doit
fournir une attestation de travail afin de pouvoir bnficier d'indemnits journalires auprs de la
Scurit Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit tre
produite.
1. Slectionnez le Motif de l'arrt de travail (maladie, maternit, paternit, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de slection situ en fin de zone.
2. Indiquez la date de l'arrt de travail.
3. Pour dterminer la priode d'absence du salari, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la
date de reprise du travail.
Si le salari a plus d'un an d'anciennet, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence.
L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Scurit Sociale verse alors directement les
indemnits sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas dcompts sur le
bulletin de paye du salari.
4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante.
5. Indiquez ensuite la Priode d'indemnisation ainsi que les coordonnes bancaires de la socit.
6. Les coordonnes de l'organisme payeur renseignes dans l'onglet Banque de la fiche Salari sont
reprises par dfaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
60
Les impressions
7. Dans le cas dun accident du travail ou dune maladie professionnelle, prcisez galement le Type de
maintien du salaire (Intgralement ou Partiellement).
8. Les informations demandes en bas de la fentre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail).
Attestation pour maladie : prcisez les Nom et Qualit de la personne qui s'occupe de la dclaration.
Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du mdecin de travail dans la zone
Mdecin du travail ainsi que le poste occup par la personne en charge de la dclaration dans la zone
Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un grant de magasin, d'un responsable paye, etc.
9. Une fois le paramtrage effectu, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparat alors l'cran.
10. Vrifiez que toutes les informations ncessaires figurent sur le document et compltez-le ventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu' l'imprimer et le transmettre au salari concern pour qu'il le
signe.
(A partir de la liste des salaris) menu DITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI,
Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salari doit faire l'objet d'une dclaration auprs de l'URSSAF ; il s'agit de la
Dclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salari dans l'entreprise.
Elle vous permet en une seule dclaration d'effectuer les 7 formalits lies l'embauche d'un salari.
L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, chaque organisme concern, les informations qui
l'intresse.
1. Ouvrez la liste des salaris puis activez la commande D.U.E.
S'il s'agit d'une DUE Papier...
1. Indiquez les coordonnes (nom et numro de tlphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
2. Saisissez les rfrences internes du dclarant, zones libres de saisie permettant de rfrencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi rel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramtrage sont dtectes, elles s'affichent l'cran. Double-cliquez alors sur la
ligne correspondant la modification effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignes, cliquez sur le bouton [Tldclarer].
7.
61
Le treizime mois
Le salaire correspondant au treizime mois est intgr comme une prime au dernier bulletin de l'anne de
chaque salari.
Dans le paramtrage de paye modle et celui de la socit Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de
treizime mois est cre.
Elle doit tre insre dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salaris concerns aprs le
SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.
des tats en cumul sur l'anne (Journal de paye, Livre de paye, Charges payer par caisse, etc.).
63
L'tat prparatoire DADS vous permet de vrifier la cohrence des donnes de vos salaris.
Avant d'diter la dclaration annuelle des donnes sociales, vous devez vous assurer que les informations
ncessaires sont correctement dfinies.
Une fois le contrle effectu, vous pouvez imprimer l'tat autant de fois que ncessaire.
Pour plus de dtails sur les informations contrler, reportez-vous lAide, rubrique Etat prparatoire
D.A.D.S.
Dans Ciel Paye Btiment, vous pouvez diter un tat prparatoire DADS pour une caisse des Congs
Intempries du Btiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fentre Dclaration Annuelle des Donnes Sociales, la zone suivante est propose :
.
Si vous effectuez une dclaration une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la
caisse CI-BTP puis indiquez la priode prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutes votre tat.
Afin de gnrer des DADSU la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel
Dclarations Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la cration dune nouvelle dclaration.
Et, un contrle de cohrence vous est propos automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans
votre dclaration.
Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrle ne trouve plus derreurs, le bouton
[Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accder l'assistant de cration d'une DADS-U.
Ensuite, la DADSU est cre dans Ciel Dclarations Sociales. Et, cest partir de ce module que vous
contrlez, compltez et envoyez votre dclaration.
Enfin, partir de la commande CIEL DCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, dautres oprations sont
proposes :
re-exporter les donnes de la paye dans la dclaration via la commande RENVOYER DONNES DADSU,
accder aux dclarations cres dans le module Ciel Dclarations Sociales via la commande SUIVI DES
DADSU.
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La clture du dossier
Lassistant Top Clture vous aide clturer votre dossier de paye en fin d'exercice en ralisant au
pralable tous les traitements ncessaires.
1. Activez la commande TOP CLTURE du menu TRAITEMENTS. Une fentre prsente lassistant. Aprs lavoir
lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
Journal de paye,
Livre de paye,
Fiche individuelle.
3. Aprs avoir effectu les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter
l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clture et les traitements qui s'y rapportent,
consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situ au bas de la fentre Top Clture.
65
67
La sauvegarde
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est l'abri d'une coupure de courant
inopine. La sauvegarde vous permet de conserver les donnes de vos diffrents dossiers. Vous pouvez
ainsi les rutiliser en cas de problme sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mmes.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de raliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, aprs avoir tabli et
valid les bulletins de la priode et imprim les documents ncessaires.
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe
(disque dur, cl USB....), le principe est le mme.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fentre Sauvegarde souvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les donnes du dossier, de paramtrage et de dclarations sociales
ainsi que les archives lies au dossier.
Donnes du dossier : il s'agit des lments constituant votre dossier tels que la liste des salaris, les
bulletins de paye, etc.
tins.
Option non disponible dans Ciel Paye (Millsime) Archives avant clture : il sagit des archives du dossier
ralises lors de la clture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
Donnes Ciel Dclarations Sociales : il sagit des donnes gnres dans Ciel Dclarations Sociales,
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et lheure laquelle les sauvegardes ont t
ralises.
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La restauration
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommag sur un
support diffrent de celui utilis habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
1. Si vous avez sauvegard votre dossier sur un support externe (cl USB...), connectez-le votre ordinateur.
2. Ouvrez la socit restaurer.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est
gris.
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) prsents dans le rpertoire choisi s'affiche.
Vous pouvez choisir de restaurer les donnes du dossier et/ou les donnes de paramtrage ainsi que
larchive lie au dossier.
Donnes du dossier : il s'agit des lments constituant votre dossier tels que la liste des salaris, les
bulletins de paye, etc.
tins.
Option non disponible dans Ciel Paye (Millsime) Archives avant clture : il sagit des archives du dossier
ralises lors de la clture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
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Archivez un dossier
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clturer. Pour cela, dans la fentre Clture annuelle, cochez
la case Archiver le dossier avant la clture.
Une seule archive peut tre ralise par dossier. Par consquent, si une archive existe dj, celle-ci est
remplace par la nouvelle archive.
Une fois votre archive cre, vous pouvez la consulter, linclure dans vos sauvegardes ou encore la
supprimer.
Cette archive est consultable tout moment. A partir dune archive, vous pouvez accder aux bulletins et
diter les tats de lexercice prcdent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays
valids.
Dans la fentre douverture de dossier, la prsence dune archive est signale par une petite flche en face
du nom de la socit.
1. Cliquez sur la flche et slectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par dfaut, la taille de larchive est rduite, un message vous demande
donc de la dcompresser.
Il est possible dinclure dans la sauvegarde dun dossier l'archive ralise lors de la clture annuelle.
Pour cela, dans la fentre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clture.
Dans le cas o vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est galement efface.
70
Autres fonctionnalits
Autres fonctionnalits
Le gnrateur de documents
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
Le gnrateur est accessible pour la quasi-totalit des listes du menu BASES (salaris, variables,
cotisations, banques, etc. except la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir
accs la commande GNRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au pralable la liste
pour laquelle vous voulez concevoir un document.
Chaque document cr pour un fichier (listes salaris, variables, etc.) sera sauvegard uniquement pour
ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessin pour une fiche salari dans le
fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fentre d'accs au Gnrateur de documents est
sensiblement identique la fentre d'accs aux impressions.
Crez un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis slectionnez dans la liste droulante le type de document que
vous souhaitez crer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparat automatiquement dans la liste
concerne.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accder la fentre des paramtres gnraux du document.
Pour des informations dtailles sur le gnrateur de documents, reportez-vous laide contextuelle de
lapplication.
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Autres fonctionnalits
Pour des informations dtailles sur les ditions chanes, reportez-vous laide contextuelle de
lapplication.
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Autres fonctionnalits
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salaris, plusieurs zones supplmentaires permettant d'enrichir les
fiches suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de rpertorier le parcours professionnel de ses salaris (formation, dernier
emploi) ainsi que ses activits extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche
initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez complter la fiche salari par ces
critres.
Pour des informations dtailles sur la personnalisation de la fiche salari, reportez-vous laide
contextuelle de lapplication.
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Autres fonctionnalits
La gestion analytique
Uniquement disponible dans Ciel Paye Btiment
Ciel Paye Btiment permet de grer des rpartitions analytiques afin d'tudier les cots salariaux. La
rpartition sur les diffrents postes analytiques sera calcule dans vos critures comptables et tats.
Codes analytiques
Cette commande permet de crer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible
d'utiliser par la suite.
Le code analytique est dfini par un code et un libell. Sa longueur ne doit pas dpasser 6 caractres.
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salari un ou plusieurs codes analytiques et
vous dterminez la rpartition. Cette saisie servira de modle pour la rpartition analytique du bulletin.
Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas tre insr
plusieurs fois dans une mme fiche salari.
S'il s'avre que la rpartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier mme si le bulletin
est dj valid. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
Si les modifications apportes dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir la rpartition initiale dfinie dans la fiche du salari via le bouton [Rinitialiser].
Les modifications de la rpartition apportes dans le bulletin peuvent tre enregistres dans la fiche
du salari via le bouton [Mmoriser].
Le bouton [Exporter la rpartition] permet d'appliquer la rpartition que vous venez de saisir
d'autres bulletins.
Le total de la rpartition ne doit pas dpasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit infrieur
100%.
75
Autres fonctionnalits
L'option Inclure la rpartition analytique est coche par dfaut si l'analytique est renseign dans votre
dossier.
Lorsque cette option est coche, les critures comptables sont clates en fonction des codes analytiques
associs aux bulletins. Et, les montants sont calculs selon les pourcentages de rpartitions renseigns
dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concerns par l'analytique seront cumuls sur des lignes comptables sans
affectation analytique.
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Autres fonctionnalits
Assistant de cotisation
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE
CRATION DES COTISATIONS.
Pour accder cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flche du bouton [Crer] et choisir la
fonction Assistant.
Cet assistant vous guide dans la cration de cotisations, travers diffrentes tapes. Les informations
saisir sont identiques celles de la fiche dune cotisation. Seule la prsentation diffre.
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Autres fonctionnalits
Cette commande permet de rcuprer des donnes de votre dossier Ciel Btiment et de les intgrer dans
votre dossier Ciel Paye Btiment. Pour cela, vous procderez des exports et des imports des donnes.
Les donnes qui sont migres sont les salaris, les variables et l'analytique.
La procdure se droule en deux temps :
Dans Ciel Btiment, vous devez paramtrer certaines donnes puis les exporter. Vos donnes sont
alors enregistres dans des fichiers au format texte (.TXT).
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transfres dans votre dossier de paye.
6. Une fois que vous avez ralis toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salari
Dans Ciel Btiment, le matricule du salari est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye
Btiment. Vous devez donc les renseigner avant de procder l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salaris, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un
matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de gnrer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseign le suivi de main d'oeuvre. En
l'occurrence, les lments rcuprs sont les heures travaills sur un chantier. Dans le menu SUIVI,
choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE.
Exportation
Une fois que vous avez procd aux saisies ncessaires au bon droulement de l'exportation, vous pouvez
gnrer les fichiers qui contiendront les donnes de Ciel Btiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont
automatiquement crs dans un rpertoire nomm "Import" situ dans le dossier de votre socit de paye.
Attention !
Ne modifiez pas ces fichiers.
78
Autres fonctionnalits
2. Par dfaut, tous les types de donnes sont slectionns. Dcochez ventuellement les donnes que
vous ne voulez pas rcuprer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel rcupre les donnes et vrifie que les rpartitions analytiques sont bien gales 100%.
Le bouton [Non] permet de ne pas importer les donnes. Ceci tant, les fichiers texte sont quand
mme transforms en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impacte.
Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les donnes et les fichiers texte ne sont pas
modifis.
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Index
A
Analytique 75
Aperu avant impression 53
Ecriture comptable 46
Etats
attestation ASSEDIC 60
charges payer par caisse 56
congs pays et RTT 59
DADS 63
fin danne 63
journal de paye 55
livre de paye 55
provisions pour congs pays 63
rductions
Assistant
clture de dossier 65
cration dun bulletin 38
cration de dossier 19
entre dun salari 30
sortie dun salari 30
Attestation ASSEDIC 60
Attestation de salaire Maladie 60
cotisations patronales 59
Exemple
bulletin de salaire 16
socit 12
B
Bulletins
assistant Top Bulletin 38
calculer lenvers 43
tablir le premier bulletin 37
valider 43
G
Gestion de temps 35
bordereau de saisie 36
bordereau de saisie Excel 36
feuille de temps 36
natures dcarts 36
planning hebdomadaires 35
planning salaris 36
plannings annuels 35
C
Caisses 26
Charges payer par caisse 56
Clture
assistant Top Clture 65
Congs 21, 33
Convention collective 27
Cotisations 26
D
DADS 63
Dclaration Unique d'Embauche 61
DIF (Droit Individuel la Formation) 33
Documentation 6
Documents administratifs 60
Dossier
assistant Top Dpart 19
clturer 65
crer 19
paramtres
gnraux 20
modle de paye 21
restaurer 69
sauvegarder 68
I
IJSS
gestion automatique 41
paramtrage 41
Imprimante
choisir 52
configurer 52
Intuiciel 13
J
Journal de paye 55
L
Livre de paye 55
80
N
Natures dcarts 36
P
Paiement
tat 45
ordres de virement 45
Paramtres
gnraux 20
modle de paye 21
Paye inverse 43
Profils 31
R
Rductions
cotisations patronales 59
Restaurer un dossier 69
Rubriques 24
S
Salaris 28
assistant dentre 30
assistant de sortie 30
crer une fiche 31
profil 31
Services 30
T
Tranches 26
Transfert
criture comptable 46
ordres de virement 45
Treizime mois 63
U
Utilisateurs 67
V
Validation groupe 48
Variables 23
globales 23
salaris 23