MAN WP v2014

Manuel de dcouverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Btiment
Sage activit Ciel

35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tl. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chre Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acqurir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple utiliser. Il vous donnera entire satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner trs rapidement toutes les informations ncessaires votre rfrencement.
Ce manuel vous prsente les principales fonctions du logiciel. Vous allez dcouvrir le suivi logique des
lments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables)
la ralisation de vos bulletins de salaire, jusquau transfert de l'criture de paye en comptabilit.
Pour la suite et le dtail des autres fonctionnalits de l'application, vous disposez du manuel de
rfrence ainsi que des aides intgres (une aide contextuelle et lInfopaye).
Bien cordialement,
L'quipe Ciel.
Sage - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros

Sige social : le Colise II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
La socit Sage est locataire-grant des socits Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................4
Configuration minimale ........................................................................................................... 5

Documentation........................................................................................................................ 6
Si vous dbutez ....................................................................................................................... 8
Entranez-vous ...................................................................................................................... 12
Cration et mise en place dun dossier......................................................18
Crez votre dossier ............................................................................................................... 19

Contrlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 23
La reprise de paye (reprise de cumuls)................................................................................... 28
Crez les fiches des salaris .................................................................................................. 30
La gestion de temps .............................................................................................................. 35
Cration des bulletins et traitements.........................................................37
tablissez les premiers bulletins de paye ............................................................................... 38

La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 41
Validez les bulletins de la priode ......................................................................................... 43
Effectuez le paiement des salaires ......................................................................................... 44
Transfrez les critures de paye en comptabilit ................................................................... 46
A propos de la rgle des cumuls............................................................................................ 49
Les impressions ........................................................................................51
Principes gnraux des impressions ...................................................................................... 52

Les ditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 55
Les ditions administratives .................................................................................................. 60
Traitements de fin danne .......................................................................62
La dernire paye de lanne ................................................................................................... 63

La dclaration annuelle des donnes sociales ........................................................................ 64
La clture du dossier ............................................................................................................. 65
Gestion des dossiers .................................................................................66
La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67

La sauvegarde ....................................................................................................................... 68
La restauration ...................................................................................................................... 69
Larchivage dun dossier ........................................................................................................ 70
Autres fonctionnalits ...............................................................................71
Le gnrateur de documents ................................................................................................. 72

Les ditions chanes............................................................................................................. 73
Personnalisation des fiches salari......................................................................................... 74
La gestion analytique............................................................................................................. 75
Assistant de cotisation .......................................................................................................... 77
Import Ciel Btiment.............................................................................................................. 78
Index ........................................................................................................80
Prise en main
Prise en main
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
Ncessite (Service Pack jour) : Windows 8 (Sauf RT), Windows 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou suprieur).
Processeur 700 MHz (suprieur 1 GHz conseill).
3 Go de Ram.
750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
Imprimante : laser, jet d'encre.
Carte graphique et moniteur ayant une rsolution minimum de 1024768.
Fonctions Word et Excel : ncessitent Office 2000 (ou suprieur).
Fonctions Internet : ncessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseill).
Fonction PDF : Adobe Reader jour.
Pour utiliser Ciel directDclaration
Processeur 1,5 GHz
2 Go de Ram
1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre systme d'exploitation et les composants systme
dj installs sur votre poste
Adobe Reader 7.05 (ou suprieur)
Une connexion internet via modem ADSL (ou quivalent).
Les noms de produits ou de socits, toute image, logo ou reprsentation visuelle mentionns dans ce document ne sont
utiliss que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques dposes par leurs propritaires respectifs.
Prise en main
Documentation
Le manuel de dcouverte
Il sagit du prsent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilises dans ce manuel :
Utilisation de la souris
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel

Symbole
indique laccs une fonctionnalit : est suivi du MENU ouvrir puis de la COMMANDE
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
Fonction
renvoie une autre source dinformation, telle que le manuel de rfrence

lectronique ou laide.
L'application Adobe Reader ncessaire pour lire et imprimer le manuel doit tre installe sur votre
ordinateur.
Naviguer dans le manuel de dcouverte

Vous disposez de plusieurs moyens pour accder rapidement l'information :
Les signets
La liste des signets est prsente dans la partie gauche de la fentre. Cliquez sur le titre de votre choix
pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il prsente les titres des chapitres et parties composant le manuel. L encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de dcouverte

Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Enregistrer le manuel de dcouverte

Une fois que le manuel est tlcharg, cliquez sur le bouton
vous voulez lenregistrer.
. Puis, slectionnez lemplacement o
Le fichier Lisez-moi
Il prsente les nouveauts de la version et des informations de dernire minute.
Vous y accdez en cliquant sur licne Je prends connaissance des nouveauts prsent dans laccueil Ciel.
Laccueil Ciel saffiche louverture du logiciel ou depuis le bureau de lIntuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Prise en main
Le manuel de rfrence
Les manuel de rfrence vous prsente le dtail des oprations et traitements effectuer.
Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et slectionnez la commande MANUEL DE
RFRENCE.
Le guide daccompagnement DADSU

Ce guide vous explique les tapes essentielles pour faire votre DADSU et vous donne des astuces pour
gagner du temps.
Laide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intgre lapplication, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir laide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] prsente dans la plupart des fentres de
lapplication ou appuyez sur la touche <F1>.
L'Infopaye
Cette aide prsente des principes gnraux de paye (congs pays, heures supplmentaires, etc.) ainsi
que les paramtrages effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et lgales.
Prise en main
Si vous dbutez
Si vous dbutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met laccent sur des points prcis
et des notions retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !

Crer votre dossier
Lassistant TOP DPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la cration de vos
lments de base indispensables ltablissement des bulletins de paye.
Voir Crez votre dossier, page 19.
Rcuprer le paramtrage de paye modle

Ce paramtrage contient les lments de base ncessaires la cration et au calcul des bulletins.
Crer les fiches salaris

Crez les fiches des salaris permettant de les identifier. Vous pouvez ce stade affecter un profil
chaque salari.
Les profils correspondent des bulletins types partir desquels les premiers bulletins des salaris
peuvent tre tablis. Cela vous facilitera la cration des bulletins.
Crer les banques

Crez la ou les banque(s) de la socit si vous ralisez le paiement des salaires par virement.
Attention !
Avant dtablir les premiers bulletins, vous devez vrifier si les informations lies aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont compltes.
Adapter lenvironnement Ciel Paye vos besoins

La commande PRFRENCES du menu UTILITAIRES vous permet dadapter lenvironnement Ciel Paye vos
besoins. Vous personnalisez votre interface en naffichant que les lments de votre choix. Vous pouvez
personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez
galement dfinir les marges utilises dans limpression des tats standards.
Etablir les premiers bulletins

L'assistant TOP BULLETIN vous aide raliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin
vide, vous avez la possibilit dappeler une liste de bulletins types laide du bouton [Profil] de la
fentre bulletin. Vous gnrez votre premier bulletin daprs le profil du salari.
Voir tablissez les premiers bulletins de paye, page 38.
Grer les bulletins du mois suivant

Attention !
Noubliez pas de valider vos bulletins !
Par la suite, vous pourrez crer vos bulletins partir de ceux du mois prcdent.
Vous ne modifierez que les lments qui auront chang. En effet, lorsque les bulletins sont dj crs, la
meilleure solution consiste les gnrer daprs les bulletins prcdents.
Prise en main
Quelques notions de paye

Organiser un bulletin de paye
Le bulletin de paye peut tre organis comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net payer
Calculer un bulletin
Attention !
Le calcul du bulletin est une opration indispensable.
Lorsque vous tablissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le
bouton [Calculer] prsent dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramtrer le calcul automatique des bulletins. Pour
cela, cochez loption calcul automatique en saisie dans longlet Paramtres 1 des PARAMTRES socit.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignes dans les variables seront automatiquement mises
jour.
Valider un bulletin
Attention !
Les bulletins doivent imprativement tre calculs pour tre valids. Pour effectuer certains
traitements, les bulletins de la priode doivent tre valids.
Pour valider un bulletin, slectionnez-le partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Raliser une paye lenvers

Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net payer que vous dfinissez. Dans
ce cas, le salaire de base, les rubriques participant l'laboration du salaire brut et les cotisations sont
recalculs.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inverse lorsque le salari est en Paye Horaire ou Paye par
points.
1. Crez le bulletin du salari comme vous en avez lhabitude.

2. Modifiez ventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et
commentaires ncessaires.
3.
Cliquez sur le bouton [Options] et slectionnez la commande PAYE INVERSE.
Prise en main
La fentre suivante s'affiche.
Saisissez le montant net payer partir

duquel le bulletin va tre calcul.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procde au calcul du bulletin jusqu' ce que le
montant se rapproche de celui saisi.
10
Prise en main
Principales tapes de cration et de suivi de votre dossier

Le schma ci-dessous vous donne une vue densemble sur les diffrentes tapes raliser pour pouvoir
grer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
Noubliez pas deffectuer rgulirement des sauvegardes de votre dossier !
Crez votre dossier de paye
Contrlez et modifiez le plan de paye
Crez les lments de base de votre

dossier (salaris, caisses, banques etc.)
Etablissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez

les bulletins de paye
Paiement des salaires
Editez les donnes de paye

(journal de paye, livre de paye)
Transfrez lcriture de paye

en comptabilit
11
Prise en main
Entranez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Dmarrer], prsent dans la barre de tches de Windows,
2. slectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est install le logiciel, soit
CIEL par dfaut et slectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez galement lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci prsent sur le bureau.
Ouvrez le dossier Exemple

Toutes les informations concernant une socit sont conserves dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent tre crs mais un seul peut tre ouvert la fois.
Pour faire un tour dhorizon des diffrentes fonctionnalits de lapplication, nous vous conseillons douvrir
la socit Exemple, livre avec le logiciel.
Dans la page daccueil qui saffiche chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
Vous pouvez aussi louvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fentre
Ouverture dun Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
12
Prise en main
La fentre principale de lapplication

Aprs avoir valid l'ouverture d'un dossier, la fentre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fentre de Ciel Paye Evolution :
Barre de titre
Barre de menus
Barre dactions
Espace de travail
Intuiciel
Barre dtat
LIntuiciel
L'Intuiciel est en fond dcran dans la fentre principale de votre logiciel. Lorsque des fentres sont
ouvertes, il nest donc plus visible. Vous pouvez alors y accder depuis les boutons de la barre dactions
.
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton
, est actif par dfaut.
Vous accdez directement aux principales oprations relatives la paye mais aussi votre compte Ciel et
la page d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton
vous donne accs la page d'accueil Ciel, visible galement l'ouverture de votre
logiciel. Cet accueil vous permet de dcouvrir rapidement votre logiciel et de commencer travailler.
13
Prise en main
Consulter mon compte Ciel

Le bouton
vous permet d'accder directement certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter diffrents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernires actualits de paye, conseils, astuces concernant
votre logiciel, nouvelles lgislations etc.) ainsi que les mises jour tlcharger. De plus, vous pouvez
rapidement mettre jour vos coordonnes. Enfin, vous obtenez les numros de l'assistance technique.
Accder aux principales tches de paye

Vous accdez directement aux principales oprations relatives la paye. Vous pouvez par exemple
enregistrer la fiche d'un nouveau salari, prparer un bulletin de paye, grer les congs et les absences,
calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion prcise de la paye et des salaris.
Embaucher un salari.
Prparer mes bulletins de paye.
Envoyer l'ordre de virement des salaris.
Grer les congs et absences.
Calculer mes charges sociales.
tablir ma DUCS.
Imprimer un document administratif.
Enregistrer le dpart d'un salari.
diter ma DADS.
Mon tableau de bord

Mon tableau de bord est accessible par le bouton
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives la paye :
Les bulletins de paye du mois ( raliser, valider, imprimer, comptabiliser).
Les congs et absences la date du jour.
Les salaris ayant le plus de congs solder.
Le nombre de salari ayant rejoint (arrive) et ayant quitt (dpart) l'entreprise.
Les alertes vous informant des vnements importants prendre en compte (solde des congs pays,
modification des minima sociaux).
Le montant des salaires bruts verss aux salaris (pour le mois prcdent et pour l'anne) ainsi que le
montant des charges sociales patronales.
Le graphique de l'volution (mois aprs mois) de la masse salariale.
Mes tats et statistiques

Mes tats et statistiques sont accessibles par le bouton
Vous accdez directement tous vos tats. Pour des informations plus dtailles, reportez-vous au
Manuel de rfrence, chapitre Menu tats, accessible par le menu AIDE.
Vous pouvez diter les tats relatifs aux bulletins de paye, aux salaris, aux congs pays et absences ou
aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
14
Prise en main
Choisissez un mode daffichage : dcouverte ou complet

Vous disposez de deux modes d'affichage :
le mode dcouverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
le mode complet, pour une gestion et un suivi des donnes de paye plus dtaills ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage l'autre, slectionnez la commande correspondante partir du menu
FENTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (dcouverte ou complet) est conserv lorsque vous
quittez l'application.
15
Prise en main
Consultez un bulletin de salaire

Vous pouvez partir de la socit Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple dun bulletin avec le format Papier blanc comme modle d'impression.
B
B
C
D
F
G
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tte...
A
Les renseignements concernant la socit, comme par exemple les numro de SIRET, code APE,
code URSSAF o sont verses les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMTRES).
Les informations sur le salari, savoir ses nom et prnom, son numro de Scurit Sociale, la
convention collective laquelle il est rattach, etc. (menu BASES - commande SALARIES).
16
Prise en main
Dans le corps du bulletin...

...le plus de dtails possibles quant au calcul des diffrentes sommes verses ainsi que les bases, taux et
montants des cotisations retenues.
C
Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent
avant le Salaire Brut et aprs le Net imposable.
Le calcul du Salaire Brut constitue la premire partie du bulletin : il est ralis d'aprs le
Salaire de base auquel on ajoute ou dduit certaines rubriques.
Les cotisations sont des prlvements obligatoires, verss par les salaris et l'employeur aux
diffrents organismes sociaux.
Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
Le Net payer est obtenu d'aprs le Net imposable auquel on ajoute ou dduit certaines
rubriques.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
cliquer dans la case de fermeture
, situe en haut droite dans la barre de titre.
17
Cration et mise en place dun dossier
Crez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Aprs avoir effectu quelques essais avec la socit Exemple, vous pouvez crer le dossier qui contiendra
les donnes de votre socit.
1. Slectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
Liste des dossiers existants.
Saisissez ici le nom de la socit

crer.
2. Dans la fentre Cration dun dossier, saisissez le Nom de la socit que vous crez.
Ce nom sera repris par dfaut comme Raison sociale dans les paramtres dossier.
Si vous avez coch loption Rcupration des informations de rfrencement lors de la cration de votre
dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramtres dossier.
Le chemin d'accs l'application est propos par dfaut pour stocker le rpertoire qui contiendra les
fichiers du dossier que vous crez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton
.
3. Validez la fentre Cration dun dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des lments ncessaires la cration de votre dossier : liste de vos salaris ; listes des
diffrents lments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
Lassistant Top Dpart

La fentre Top Dpart s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la cration de votre dossier de paye en
procdant tape par tape.
1. Indiquez le mode de cration que vous souhaitez utiliser en slectionnant loption correspondante.
Vous disposez de deux modes de cration :
Le mode simplifi vous permet de saisir les informations ncessaires la cration de votre dossier
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramtres pourront tre renseigns ultrieurement. Cependant, vous pourrez ds la
dernire tape de l'assistant crer les lments de base de votre dossier (banques, caisses, salaris,
etc.).
Le mode avanc est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intgralit des paramtres de la
socit (identification, paramtres gnraux, congs pays, heures travailles, congs RTT, paramtres dition, etc.).
19

2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifi, l'option Rcupration des informations de rfrencement est coche par dfaut. Vous rcuprez dans ce cas les informations saisies lors de votre rfrencement (Dnomination, coordonnes, etc.).
Dcochez cette option si vous ne souhaitez pas rcuprer ces donnes.
3. Si vous avez choisi le Mode simplifi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Cration dun dossier en mode simplifi

Le Mode simplifi facilite la cration de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les lments
essentiels.
Les zones qui doivent tre renseignes pour la DADS-U sont matrialises par une flche rouge.
Fentre Coordonnes du dossier

Si vous avez opt pour la rcupration des informations saisies lors de votre rfrencement, certaines
zones sont pr-renseignes.
La rcupration automatique des donnes n'est pas accessible en version souscription.
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Dfinissez la Forme juridique de la socit. Vous pouvez rpertorier (ou consulter) les diffrentes formes
juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton
3. Renseignez votre code NACE, votre numro de SIREN, votre N URSSAF et Rf. URSSAF.
4. Si la socit est Assujettie la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du btiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrlera galement vos valeurs spcifiques au BTP.
6. Cochez l'option Crdit Impt Comptitivit Emploi si la socit est ligible ce crdit d'impt.
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnes d'identification de la socit : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tl., Fax.
Au cours des trois premires tapes de l'assistant, vous pouvez revenir la fentre prcdente en
cliquant sur le bouton [Prcdent].
Si ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fentre de l'assistant se ferme ; la socit est quand mme cre avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fentre Paramtres du dossier

C'est partir de cette fentre que vous saisissez les paramtres gnraux, c'est dire les informations
administratives et lgislatives ncessaires pour tablir les bulletins de salaire.
Zone Paramtres
1. Saisissez l'Anne de l'exercice courant, savoir l'anne de l'activit en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le dcalage de paye.
Lorsque le dcalage de paye n'est pas pratiqu (cas le plus frquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clture annuelle s'effectue en dcembre.
Lorsque le dcalage de paye est pratiqu, le premier mois de paye commence en dcembre et la clture
annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'heures normales travailles par mois dans l'entreprise.

4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 dcembre de l'exercice prcdent.
20

La case Calcul automatique des bulletins en saisie coche indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le rsultat des
modifications apportes dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] prsent dans le bulletin ou
sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congs Pays

5. Contrlez les paramtres gnraux concernant les congs pays.
Le Mois de clture de la priode de rfrence des congs pays correspond en gnral au mois de mai de
l'anne suivante.
6. Dans la zone Nombre dheures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journe de congs
pays. Cette valeur est utilise pour calculer le taux journalier de congs pays.
7. L'acquisition du nombre de jours de congs par mois pour les salaris temps complet peut se calculer en jours ouvrs ou en jours ouvrables. Selon la mthode de calcul que vous appliquez, slectionnez
l'option correspondante :
5 jours ouvrs : correspond 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrs.
6 jours ouvrables : correspond 2,5 jours acquis pour 30 jours.
La case Report lors de la clture coche indique que dans la fiche de chaque salari les cumuls de congs
pays de l'anne N sont mis zro et cumuls ceux de N-1, aprs le traitement de clture de la priode
de rfrence des congs.
Zone Congs RTT

8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribu l'anne pour les salaris concerns par les congs
RTT.
Ce nombre est gnralement de 10 jours par an ; il correspond la diffrence entre l'estimation des jours
travaill avant la loi (228 jours par an aprs dduction des jours fris) et le plafond fix par l'accord ou la
convention (218 jours par an).
Vous l'adapterez d'une anne sur l'autre en fonction des jours fris, report de congs pays et des jours
compte pargne temps.
Cette valeur est utilise dans le calcul du nombre de congs RTT dus par salari.
Fentre Paramtrage du modle de paye

Vous pouvez crer votre dossier de paye partir :
Du paramtrage de paye modle

Votre logiciel vous permet de rcuprer un des paramtrages de paye modle (Cas Gnral ou par secteur
d'activits), livrs avec l'application.
Ils contiennent les principaux lments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) ncessaires la
cration des bulletins de salaire.
10. Si vous voulez rcuprer un paramtrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de slection situ en fin de zone.
11. Slectionnez le paramtrage correspondant au secteur d'activits de la socit que vous crez.
Du paramtrage de paye d'une socit de Ciel Paye version 7 et suprieures

Vous pouvez rcuprer le paramtrage de paye de la socit Exemple ou dun des dossiers que vous avez
crs en version 7.00 et suprieures. Seuls les salaris ne sont pas rcuprs.
13. Cochez l'option du paramtrage de paye d'une socit de Ciel Paye version 7 et suprieures.
Slectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous rcuprez le paramtrage de paye, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
21
Fentre Liste de contrle

Cette fentre prsente les principaux lments que vous pouvez commencer crer, en cliquant sur le
bouton [Crer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salaris, Etablissements.
Vous obtenez des informations complmentaires sur ces lments ainsi que sur les variables,
rubriques, cotisations, profils salaris, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14. Pour valider la cration de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Cration dun dossier en mode avanc

Le Mode avanc est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramtres gnraux de la
socit.
Pour accder laide contextuelle de chaque tape, cliquez sur les boutons [Aide] prsents dans les
fentres.
Si vous grez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMTRES GLOBAUX
Si vous grez plusieurs dossiers, il vaut mieux vrifier les valeurs :
du Plafond de la scurit sociale,
du SMIC horaire,
du Nombre d'heures par jour (nombre dheures travailles par jour dans lentreprise),
ainsi que des valeurs ncessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
par la commande PARAMTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Si les cases Propre au dossier sont coches dans Paramtres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER commande PARAMTRES), dcochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
non celles des paramtres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramtres dfinis pour un dossier en particulier, laissez
ces cases coches.
Les valeurs sont intgres votre logiciel lors de son installation puis elles sont compltes lors des mises
jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramtres et il vous est propos les valeurs de la priode en cours et celles des
trois dernires annes.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton
Les valeurs utilises pour les calculs sont celles correspondantes la priode concerne. Par
exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086
et le SMIC horaire au 01/01/13 savoir 9.43.
22
Contrlez et modifiez le plan de paye

Lorsque vous avez cr votre dossier, vous avez rcupr un plan de paye contenant la majorit des
lments de base ncessaires l'tablissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modles ont pour objectif de vous faciliter la tche puisque vous navez plus qu
vrifier et ventuellement modifier ces lments. Attardons-nous alors plus particulirement sur certains
d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc ncessaires pour tablir et
calculer les bulletins de l'ensemble de vos salaris. Elles peuvent galement tre utilises dans le calcul
des cotisations.
On distingue deux types de variables :
les variables globales dont la valeur est commune tous les salaris,
les variables salaris dont la valeur est propre chacun.
Les Code et Libell dfinis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches
Salaris et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affect dans les diffrentes
fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fentre liste Variables, sur la ligne de la variable
concerne.
Les variables globales

On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salaris.
Dans ce cas, la case Propre au salari est dcoche.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une priode,
modifiez-la avant d'tablir vos bulletins du mois.
La valeur du ticket restaurant est identique pour

tous les salaris : ne cochez pas cette case.
Les variables salaris

On parle de variable salari lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salari l'autre. Dans ce
cas, la case Propre au salari est coche.
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Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une
priode l'autre puisqu'elle dpend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la priode et d'autre
part, du nombre d'absences ou de congs pris par le salari.
Cochez cette case pour indiquer
que la variable diffre dun salari
lautre.
Cochez cette case si vous voulez que la
variable soit automatiquement remise
zro dun mois sur lautre.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire une variable salari. Ainsi,
lapplication insrera automatiquement dans le bulletin les lments lis la variable condition que
celle-ci soit diffrente de zro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez la fentre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont coches par dfaut. Si vous les dcochez, vous
dsactivez leur affichage.
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le
calcul du Salaire brut (SBRUT) et aprs celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schma ci-dessous vous permet de voir comment sont gnralement rparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
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La fentre Rubriques se compose de quatre onglets :
l'onglet Elments de calcul o figurent les diffrents composants servant calculer la rubrique ;
l'onglet Prise en compte o vous dterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intgr, en
cochant les options ncessaires ;
l'onglet Validit o vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas tre calcule ;
l'onglet Paramtres DADS dans lequel vous dfinissez les paramtres ncessaires au calcul de la
D.A.D.S., savoir si le montant calcul de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels,
des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
1. Dans la zone Type, dfinissez comment le montant de la rubrique est intgr.
Normalement, seules les cotisations sont rattaches aux caisses proprement parl. Mais la notion de
caisse s'tendant celle de tiers, certaines rubriques peuvent tre galement rattaches une Caisse.
2. Choisissez une caisse l'aide du bouton [Liste].
Les caisses permettent aussi de transfrer les montants des rubriques aprs le net imposable
(ACOMPTE VERS, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables
correspondants.
Nous allons voir plus particulirement l'onglet Elments de calcul.
Ces boutons ouvrent des listes ou des

fentres permettant de paramtrer les
zones correspondantes.
3. Dans la zone Mode de calcul, slectionnez le mode de calcul prendre en compte.

4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, dterminez les lments de la formule.
Dans la zone soumis table, indiquez la table utiliser si besoin.
5. Dans la zone Rsultat, contrlez les informations dfinies.
6. La Part patronale d'une rubrique est calcule le plus gnralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en slectionnant le symbole %.
Si la rubrique correspond un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur prendre en compte puis indiquez qu'elle est calcule en euros, en slectionnant le
symbole .
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calcule en prparation du bulletin sous
certaines conditions. L'option Condition d'application doit tre coche afin que lapplication tienne compte
des conditions dfinies en prparation du bulletin.
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7. Slectionnez l'lment qui doit tre test. Pour cela, cliquez dans le bouton [] situ droite de la zone.
Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne infrieure incluse) et la zone Et (borne
extrieure exclue).
Vous pouvez aussi tester l'lment sur la valeur dfinie pour une variable ou une formule. Dans ce
cas, slectionnez dans chaque zone la variable ncessaire en cliquant sur le bouton [].
Les cotisations salariales et patronales
Menu BASES - commande COTISATIONS
Les cotisations sont utilises dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales
verser aux organismes sociaux.
Crez les caisses correspondant aux organismes sociaux

Une caisse est normalement affecte la cotisation afin que son montant :
soit pris en compte dans le calcul de l'tat Charges payer par caisse ainsi que ltat prparatoire
DUCS.
soit imput au compte comptable ncessaire lorsque vous voulez transfrer l'criture de paye en
comptabilit.
1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste
dans longlet Caisse.
Vous accdez alors la liste des diffrentes Caisses dj existantes dans l'application.
2. Dans la fentre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Crer]. Une nouvelle fiche apparat l'cran.
Une fois les zones de longlet Identification renseignes, contrlez et vrifiez dans longlet Complment
les numros de compte comptables dfinis par dfaut, afin que les montants des cotisations y soient
correctement imputs.
Longlet IP et Mutuelle vous permet de rattacher la caisse les contrats dinstitution de prvoyance, de
mutuelle ou dassurance.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le dtail sur les caisses.
Vrifiez les tranches utilises comme base de calcul des cotisations

Les cotisations ne sont pas toujours calcules sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement
de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite suprieure tant reprsente par le Plafond.
Un salaire mensuel est divis en 4 tranches principales dont les valeurs, fixes par le gouvernement
varient. Chaque anne le plafond de la Scurit Sociale, dtermin par dcret, est rvis.
C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la rgle des cumuls. Voir A propos de
la rgle des cumuls, page 49.
Onglet Prise en compte - option Rgularisation automatique

Lorsque cette option est coche, la cotisation est soumise la rgle des cumuls qui permet d'obtenir
annuellement les mmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur rpartition
mensuelle.
Onglet Elments de calcul - option Base patronale diffrente de la base salariale

Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est diffrente pour le salari et pour
lemployeur.
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La partie Condition d'application

Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit tre calcule sous certaines
conditions.
Exemple
La cotisation CDEDEX01 Dduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se
prsente sous la forme suivante :
Longlet D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'tablir l'tat des charges payer avec regroupement par codes DUCS
(Dclaration Unifie des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de dfinir les paramtres ncessaires au calcul de la D.U.C.S dans ltat prparatoire
D.U.C.S (menu ETATS).
Voir Ltat prparatoire DUCS, page 57.

Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant la cotisation slectionne. Puis, vous
devez prciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.
Sil sagit dune cotisation spcifique au C.I.C.E. (crdit d'impt pour la comptitivit et l'emploi), vous
devez cocher les options Elment de l'assiette et Autoriser le taux zro.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le dtail sur les
cotisations.
Dclarez la convention collective laquelle est rattache la socit
Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
Une convention collective prsente le code du travail dont dpend l'entreprise et les diffrentes catgories
de salaris.
1. A partir de la fentre liste Convention collective, cliquez sur le bouton

de la barre dactions pour
dfinir la convention collective dont relve la socit. Cette information doit figurer sur les bulletins de
salaire de vos employs.
Dans longlet Tables, vous pouvez saisir les donnes de la grille de classification de votre Convention
collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critres.
Plusieurs conventions collectives peuvent tre appliques dans une mme socit.
2. Aprs avoir cr la convention collective, vous devez l'affecter chaque salari, dans longlet Salaires
de la fiche salari (menu BASES - commande SALARIS).
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La reprise de paye (reprise de cumuls)

Contexte
Vous reprenez la gestion dun dossier de paye en cours danne. Par exemple, de Janvier Mars, vous
griez les payes sur votre ancien logiciel et partir du mois dAvril, vous voulez reprendre cette gestion
sur Ciel Paye.
Il est vident que si cette migration est proche de la date de clture de l'exercice social, il est bien
plus simple d'oprer le changement au dbut du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez oprer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il
serait plus simple de traiter les payes de dcembre sur l'ancien systme et de faire la migration en
janvier N+1.
Les mthodes de la reprise de paye

Pour rcuprer les cumuls antrieurs la date de reprise, deux mthodes peuvent tre appliques :
1. La premire mthode (prconise par le service technique), consiste simplement refaire les bulletins
de paye depuis le dbut de l'exercice.
2. La seconde mthode consiste crer un bulletin unique par salari sur la priode allant du dbut de
lexercice jusqu la date du changement de logiciel.
En pratique
Premire mthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIS, commencez par crer les salaris et dans longlet
Congs/DIF, renseignez les cumuls de congs des salaris (dans notre exemple, fin dcembre N-1).
Voir Crez les fiches des salaris, page 30.

2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, tablissez les profils salaris afin de personnaliser votre
plan de paye et de simplifier le dploiement de ce paramtrage dans les bulletins crer. Voir Crez
les profils correspondants, page 31.
3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de
de votre ancien systme, crez ceux de janvier. Voir tablissez les premiers bulletins de paye,
page 38.
4. Gnrez les autres bulletins jusquau mois de la migration.
Mme si cette mthode semble contraignante, elle prsente de nombreux avantages. C'est un excellent
exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser
par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :
ditions d'tats rcapitulatifs quelque soit la priode,
sortie des attestations pr-remplies (Ple Emploi, Maladie,),
tablissement des dclarations (DUCS, DADS) par priodes ou annuelles,
vrifications des calculs par rapport votre ancien systme (particulirement pour les cotisations et
les exonrations).
Seconde mthode
Afin de simplifier cette saisie, il est conseill de se procurer un journal de paye dtaill par salari
pour la priode reprendre.
1. A partir du menu BASES, commande SALARIS, commencez par crer les salaris (lien vers Crer un
salari) et effectuez les paramtrages ncessaires.
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Vous devez ensuite crer un bulletin sur le mois prcdent la date de reprise (dans notre exemple : Mars)
dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir tablissez les premiers bulletins de paye, page 38.
2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Crer].
3. Dans longlet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces lments
sur les mois allant du dbut de lexercice jusqu la priode de bascule ( dans notre exemple de Janvier Mars).
Exemple :
Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, fvrier et
mars sont renseigner.
4. Procdez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond.
5. Dans longlet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des
variables.
Exemple :
Vous n'tes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le
montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumul.
Avant de gnrer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salari
pour y mettre jour les cumuls des congs. Pour plus dtails, consultez la rubrique Onglet Congs/DIF
de lAide, accessible partir du menu ?.
Mme si cette mthode semble plus rapide, elle prsente les inconvnients suivants :
Impossibilit de sortir des tats sur toutes les priodes de l'anne.
Impossibilit de sortir des attestations pr-remplies compltes (Ple Emploi, Maladie,).
Difficults dans l'tablissement des dclarations (DUCS, DADS) par priodes ou annuelles.
Impossibilit de vrifier les calculs par rapport votre ancien systme.
Conclusion
Quelle que soit la mthode utilise, afin de garder une certaine cohrence dans vos futures ditions ou
traitements, il est conseill de pratiquer cette reprise y compris pour les salaris qui ne seraient plus
prsents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une priode de prsence sur l'exercice (ex: un
salari en CDD uniquement prsent au mois de janvier).
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Crez les fiches des salaris

Tous les salaris de votre entreprise doivent tre enregistrs dans la base de l'application. Pour chaque
salari de la socit, vous devez crer une fiche contenant toutes les informations ncessaires la
ralisation de son bulletin de salaire.
Recensez les diffrentes catgories de salaris et de services

Afin de faciliter la ralisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les diffrentes
catgories de salaris travaillant dans votre socit. D'aprs l'emploi qu'occupe le salari au sein de
l'entreprise, une catgorie lui correspond.
Exemple
Stagiaire, employ, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir
Crez une fiche pour chaque salari, page 31.
Les services
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Btiment
Menu BASES - commande SERVICES
Cette commande vous permet de dfinir les diffrents services de votre entreprise.
Cette information est utilise lors de l'enregistrement de vos fiches salaris.
La notion de Service permet une classification plus prcise de l'ensemble de vos salaris. Si vous optez
pour une gestion de temps complte, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que
l'ensemble de vos ditions relatives cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35.
Grez les entres et les sorties des salaris

Dans lentreprise, toute arrive ou tout dpart d'un salari s'accompagne de formalits administratives
auxquelles l'employeur doit se soumettre.
Afin de vous aider dans la ralisation de ces diffrentes oprations, qui peuvent parfois tre fastidieuses,
votre logiciel vous propose deux assistants pour grer de manire mthodique les entres et sorties du
personnel.
Assistant d'entre d'un salari
Menu BASES - commande ASSISTANT DENTRE DUN SALARI
Cet assistant vous permet de crer en une seule opration la fois la fiche d'un nouveau salari et les
documents administratifs lis son entre dans l'entreprise, savoir le contrat de travail et la D.U.E.
(Dclaration Unique d'Embauche).
Assistant de sortie d'un salari
Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE DUN SALARI
Cet assistant vous permet de raliser trs rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre
au salari lors de son dpart de l'entreprise, savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail,
le solde de tout compte et l'attestation Ple Emploi.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Assistant d'entre d'un salari et Assistant de sortie
d'un salari.
30
Crez les profils correspondants
Menu BASES - commande PROFILS
Ces diffrentes catgories de salaris prsents dans votre entreprise donnent lieu des profils partir
desquels la cration des bulletins sera simplifie.
En effet, un profil correspond un bulletin type regroupant les lments (cotisations, rubriques, etc.)
communs une mme catgorie de salaris (Cadre, Employ, Stagiaire, etc.).
La dfinition de profils permet de crer les bulletins d'une mme catgorie de salaris sans avoir
redfinir, chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livr avec plusieurs profils par dfaut qui correspondent aux principales catgories d'une
entreprise. Si certaines lignes de calcul diffrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est
galement possible de crer autant de profils que vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spcifiques cette catgorie de salari ; vous pouvez ajouter ou
supprimer des lignes ce profil. Mais gardez bien l'esprit que le bulletin est calcul de manire
descendante de la premire la dernire ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fentre liste Profils, sur la ligne du profil concern.
Insre, dans le profil une ligne vierge
au-dessus de celle slectionne.
Ouvre la liste de tous les lments du
bulletin pouvant tre insrs dans un
profil.
Supprime, dans le profil, la

ligne slectionne.
2. Aprs avoir saisi les Code et Libell du profil, tablissez les diffrentes lignes qui composeront le bulletin des salaris rattachs ce profil.
3. Une fois que vous avez dfini vos profils (ou vrifi ceux dj existants dans l'application), vous allez
les affecter chaque salari (onglet Affectation de la fiche salari), d'aprs la catgorie laquelle il
appartient.
Crez une fiche pour chaque salari
Menu BASES - commande SALARIS
La fiche Salari regroupe tous les renseignements ncessaires l'tablissement d'un bulletin ; c'est donc
un lment cl dans une gestion de paye.
1. A partir de la fentre liste Salaris (Menu BASES - commande SALARIS), cliquez sur le bouton
de la barre dactions.
Une nouvelle fiche apparat.
2. Dans longlet Etat civil, renseignez l'tat civil du salari et ses coordonnes.
31

3. Dans longlet Affectation, renseignez les diffrentes zones et affectez notamment un Profil au salari.
Les boutons de ce type (appels boutons

liste) ouvrent des fentres permettant de
renseigner les zones correspondantes.
Les paramtres de Gestion du temps ne

sont pas disponibles dans Ciel Paye.
Pour inclure le salari dans le calcul automatique de leffectif Fillon, cochez

loption et associez un mode de calcul.
4. Dans l'onglet Salaires, dfinissez les informations ncessaires au calcul mme du salaire.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliques dans la socit,
choisissez celle laquelle le salari
est rattach, en cliquant sur ce
bouton liste.
Le salaire que l'entreprise verse au salari est dfini, entre autres, d'aprs un barme correspondant
un type de paye bien particulier.
Dans la zone Type de paye :
si le salari est mensualis...

... slectionnez Mensuel. Cela signifie que le salari effectue le mme nombre d'heures que celui en
vigueur dans la socit (dfini dans les paramtres de la socit) : en rgle gnrale 151.67 h/mois depuis
le passage aux 35 heures.
si le salari effectue un nombre d'heures variable d'un mois l'autre...

... slectionnez Horaire. Son salaire est alors calcul selon la formule :
TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS).
si le salari effectue un nombre d'heures diffrent de celui dfini pour la socit...

... slectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travailles est identique d'un mois l'autres mais il est
infrieur celui dfini pour l'ensemble de la socit. Son salaire correspond la valeur de la variable
SALBASE, dfinie pour le nombre d'heures effectues par mois.
si le salari est pay aux points...

... slectionnez Paye par points. Son salaire est calcul selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS.
si le salari ne fonctionne d'aprs aucune de ces formules...

... slectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calcul de la faon suivante : NOMBRE X BASE.
Tests sur les salaires

Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salari ne peut tre rmunr. Il faut donc vrifier que le
salaire peru par le salari est au moins gal ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les lments
32

de la Convention collective sont renseigner manuellement partir du menu BASES - commande
- onglet Tables.
CONVENTIONS COLLECTIVES
Le salaire de base sert de rfrence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter
des lments supplmentaires de paye, vous devez galement les inclure dans le test (option Elments du
SMIC et/ou Elments du SMC coche dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est coche par dfaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du
SMIC, du SMC ou des deux.
Pour plus de dtails sur cet onglet, consultez laide contextuelle.
5. Dans l'onglet Congs, vous consultez et mettez jour les cumuls concernant les congs pays, les
congs RTT, le repos compensateur et vous grez le Droit Individuel la Formation (DIF) de chacun
des salaris.
Droit au DIF
6. Si le salari remplit les conditions d'accs au DIF, cochez la case Droit au DIF.
Le salari en contrat dure indtermine (CDI) doit justifier d'un an d'anciennet dans l'entreprise.
Le salari en contrat dure dtermine (CDD) doit justifier d'une priode de 4 mois en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratis en fonction de la dure du contrat.

Les lments de cette zone se mettent jour en fonction des paramtrages pralables effectus dans les
paramtres socit.
Toutefois, avant la cration des bulletins de paye, vous devez imprativement renseigner les variables
propres chaque salari pour que les valeurs soient correctement mises jour.
Solde antrieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'anne antrieure.
Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'anne en cours.
Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
Solde encours : Nombre d'heures DIF restant prendre.

Le solde encours se met jour automatiquement selon les informations renseignes dans les autres
zones.
Pour des informations dtailles sur le Droit Individuel la formation (paramtrage, gestion du droit au
DIF, clture du DIF), reportez-vous laide contextuelle.
7. Dans longlet Banque, indiquez le mode de paiement utilis pour le salaire et renseignez les coordonnes bancaires du salari si besoin.
8. Si vous souhaitez gnrer, une DADS-U, certaines informations doivent tre renseignes dans l'onglet
DADS.
Ces informations renseignes en cours d'anne sont mmorises afin d'tre transmises lors de la
gnration de la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salari des contrats de prvoyance, de mutuelle et dassurance dans longlet
IP.
Pour obtenir plus dinformations sur ce paramtrage, consultez laide contextuelle en cliquant sur le
bouton [Aide] de la fiche Salari.
Dupliquez une fiche salari
Menu BASES - commande SALARIS
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salari afin d'viter de re-saisir les paramtres, ce qui s'avre trs
utile pour les salaris qui ont le mme profil, pour les remplaants, etc.
Seuls les lments communs sont dupliqus. Il ne vous reste plus qu' saisir les donnes propres au
salari telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
33

1. Slectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salari saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. La fiche du salari s'affiche, compltez les zones vides.
Imprimez la fiche individuelle de chaque salari

Une fois la fiche Salari complte, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manire claire et
synthtique les principaux renseignements affrents au salari.
1. A partir de la fentre liste Salaris (Menu BASES - commande SALARIS), slectionnez la fiche que vous
souhaitez imprimer.
2. Le dtail d'une fiche Salari fait partie des formats d'impression dclars en Favori.
Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de slection prsent droite de
l'icne Aperu et slectionner le titre Fiche salari.
Dans ce cas, vous n'accdez pas aux paramtrages gnraux du document mais
directement la fentre daperu avant impression suivante :
Pour modifier le format d'impression Fiche Salari, activez la commande APERU AVANT IMPRESSION du
menu DOSSIER.
3. Pour lancer limpression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre dactions.
34
La gestion de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS
Attention !
Lors de la cration dun nouveau dossier, votre logiciel vous propose la fin de lassistant Top Dpart
de choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion partir du planning des vacances ou via le module de gestion de
temps.
Si vous avez choisi de grer vos absences laide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande
PARAMTRES- PARAMTRES
1), cette fonction nest pas accessible.
La loi sur la rduction de la dure lgale du temps de travail a fait apparatre, au sein des entreprises, de
nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus
complexe de part la diversit de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, dcals,
modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises avoir recours de nouveaux outils de suivi et
d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes conomiques, avec pour optique de mieux
grer la rpartition et le temps de travail, mais galement les contraintes lgales, avec un contrle de ce
temps de travail.
Le module de Gestion de temps intgr vous permet :
d'laborer des modles de plannings (hebdomadaires ou annuels),
d'effectuer le suivi des heures de travail des salaris de l'entreprise et de constater d'ventuels carts
entre le prvisionnel et le ralis avec le planning Salari,
d'analyser et contrler les donnes mises en place l'aide d'tats spcifiques.
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou
partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de
temps o vous n'enregistrez que les diffrentes absences et/ou prsences de vos salaris.
Enregistrez les modles de plannings hebdomadaires
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE
Cette commande sert dfinir les horaires de la semaine en fonction des diffrents cycles de travail
rencontrs dans l'entreprise (priodes de sur-activits, de sous-activits ou bien encore horaires fixes
toute l'anne). Ces modles de planning servent tablir les plannings prvisionnels annuels, partir
desquels sont gnrs les plannings salaris.
Concevez vos plannings prvisionnels annuels
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODLES DE PLANNING ANNUEL
Une fois les diffrents modles de plannings hebdomadaires dfinis, vous pouvez tablir vos plannings
prvisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils
permettent d'tablir un planning commun un ensemble de salaris ayant des horaires de travail
identiques. Vous pouvez crer autant de planning diffrents que vous le souhaitez. Il est effectivement
trs important de bien penser tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter
la gestion de vos plannings salaris.
35
Dterminez les diffrentes natures d'carts possibles
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES DCARTS
Cette commande vous permet d'enregistrer les diffrentes natures d'carts possibles. En effet, lors de la
saisie des feuilles de temps, des carts entre le prvisionnel et le ralis pourront tre constats. Pour que
ces carts soient correctement ventils dans les bulletins de paye de vos salaris, vous devez enregistrer,
au pralable, les diffrentes rubriques de paye qui leur seront affectes.
Rattachez un modle de planning un salari
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIS
Le planning prvisionnel salari sert grer, la semaine ou la journe, les heures de travail prvues
pour chaque salari. Un modle de planning annuel est affect chaque salari afin que son propre
planning puisse tre mis en place. Ce planning ( partir duquel est mis en place le prvisionnel) sert de
rfrence pour les feuilles de temps (qui reprsentent le ralis).
Selon le fonctionnement de la socit, le niveau d'activit ou le poste qu'il occupe, un salari pourra tre
rattach plusieurs modles de planning (mensuels ou hebdomadaires).
Enregistrez vos feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS
Une fois ces diffrentes phases de prparation effectues, vous pouvez procder la saisie des feuilles de
temps de vos salaris. Cette feuille de temps vous permet de grer les heures de travail rellement
effectues par le salari ; le prvisionnel est compar au ralis ; de l peuvent apparatre certains carts
susceptibles de provenir d'absences, de congs, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures
supplmentaires.
Saisie dcentralise des feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL
Les feuilles de temps vous permettent de grer les heures de travail rellement effectues par le salari.
Pour vous permettre d'effectuer une saisie dcentralise des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la
possibilit de gnrer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations dtailles sur la Gestion de temps, reportez-vous laide de lapplication.
36
Cration des bulletins et traitements
tablissez les premiers bulletins de paye

Rappels
Vous venez de mettre en place tous les lments de bases ncessaires votre dossier. Vous tes
maintenant prt tablir les premiers bulletins de salaire de vos employs.
Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divis en trois grandes parties :
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas la somme que le salari va percevoir. C'est le salaire partir duquel
l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce
calcul du Brut est tabli d'aprs un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplmentaires, des
primes, etc. et/ou alors sont dduits des heures ou jours d'absence.
Le calcul du NET IMPOSABLE

Il correspond au Salaire brut auquel ont t dduites les diffrentes cotisations.
C'est ce salaire imposable qui figure sur la dclaration de revenus.
Le calcul du NET A PAYER

Le Net payer correspond la somme finale que le salari peroit. Une fois le Net imposable calcul,
d'autres montants intermdiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net payer. Des remboursements
de carte orange ou des frais de dplacement seront ajouts au Net imposable ; pour ce qui est des tickets
restaurant ou des acomptes verss au salari au cours du mois, ces montants seront dfalqus du Net
imposable.
L'assistant Top Bulletin
Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de crer un bulletin de paye rapidement.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramtrage des lments de base du dossier
(cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Choisissez la priode de cration du bulletin

Dans la premire tape de lassistant, la priode en cours est propose par dfaut comme Priode de
cration des bulletins.
1. Vrifiez cette priode puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Si cette priode ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous tablissez un bulletin de salaire la
semaine par exemple, dfinissez ensuite la date de Dbut de la priode et celle de Fin.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectues.
38
Choisissez le salari pour lequel un bulletin doit tre cr
2. Si vous avez dj cr la fiche salari correspondant au salari pour lequel vous crez le bulletin,
slectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste
situ la fin de la zone.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salari. La fentre Assistant d'entre dun salari s'affiche vous
permettant de crer la fiche.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Assistant d'entre d'un salari.
Choisissez la mthode de gnration du bulletin

3. Choisissez la mthode de gnration du bulletin en cochant lune des options proposes, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
Bulletin prcdent
Une fois le premier bulletin cr pour un salari, la meilleure option pour crer le bulletin du mois
suivant consiste le gnrer partir du bulletin prcdent. Les variables et les informations propres
chaque salari, dfinies dans les bulletins de la priode prcdente, sont reportes sur la priode en
cours.
Profil
Le bulletin est cr d'aprs le profil affect chaque salari. Cette option est particulirement rapide et
intressante lors de la cration du premier bulletin ou de celui d'un salari entr en cours d'anne.
Bulletin vide
Vous devez procder l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opration peut s'avrer
fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de rcuprer un profil une
fois le bulletin cr.
Attention !
Si le bulletin prcdent du salari slectionn n'a pas t valid, une fentre s'affiche et vous le
rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
39
Saisissez les variables du bulletin
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.
Il s'agit de variables correspondant un mois de travail complet.
Exemple
Bulletin du salari LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013.
Dans le cas d'un salari rentr dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel dtectera sa date d'entre et
effectuera automatiquement la diffrence.
Ajoutez une variable

1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insrer].
2. Dans la fentre Variables, slectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour
valider. Voir Les variables, page 23.
Si un lment (cotisation, rubrique, commentaire) est associ la variable, celui-ci sera

automatiquement insre dans le bulletin de paie.
Supprimez une variable

Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dplacez une variable

Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de dplacer la variable slectionne.
Rtablissez le paramtrage original

1. Cliquez sur le bouton [Rtablir] pour revenir au paramtrage original des variables.
Vous rtablissez alors la dernire liste enregistre. Cette liste de variables est personnalisable par
salari.
2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces oprations. Si
vous imprimez le bulletin, spcifiez le format d'impression utiliser en cliquant sur le bouton
[Modles].
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icne Imprimer
de la fentre du
bulletin et en choisissant le modle de bulletin utiliser.

3. Lancez la cration du bulletin en cliquant sur [Terminer].
Aprs avoir cr et contrl le bulletin, vous devez le valider.
40
La gestion automatique des IJSS

Ciel Paye volution ou Ciel Paye Btiment vous permet de grer et calculer automatiquement les
indemnits journalires de scurit sociale (IJSS).
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salaris dont le type de paye est Mensuel,
Horaire, Par points.
Paramtrage des IJSS
Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - onglet IJSS
Vous dfinissez ici le mode de calcul des IJSS et paramtrez tous les lments qui sont pris en compte
dans le calcul de ces indemnits (en cas d'arrt de travail).
Mode de calcul des IJSS

1. Indiquez si le salari bnficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation (lemployeur peroit les indemnits), cochez la case correspondante.
Paramtrages
Les informations de cette zone dpendent du type de Maintien de salaire pratiqu.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au
calcul des IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton
. La fentre ouvre la liste des rubriques ou des variables.
5. Slectionnez, les rubriques associes :
au maintien de salaire,
aux IJSS dduites,
aux IJSS verses,
au montant de la retenue pour garantie du net.
6. Slectionnez, les variables associes :
au maintien du salaire,
aux IJSS,
au montant de la retenue pour garantie du net.
Une rubrique ne peut tre slectionne qu'une fois. Les rubriques slectionnes ici seront insres
dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
41
Dans le bulletin
Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS
Vous retrouvez dans cet onglet les paramtres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin.
Dans la zone Prparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations lies une priode d'arrt de
travail.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calcul. Si vous effectuez une modification cette
zone sera automatiquement actualise.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche <Tab> pour lancer le
calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les peroit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les donnes prsentes dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattaches et Variables rattaches sont
accessibles partir des paramtres IJSS.
Voir Paramtrage des IJSS, page 41.
Si vous les avez dj paramtres, ces zones seront automatiquement renseignes.
Pour des informations dtailles sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous laide contextuelle
de lapplication - Rubrique Indemnits journalires de Scurit Sociale.
42
Validez les bulletins de la priode

Une fois les bulletins tablis et calculs, vous pouvez les valider.
Si vous n'avez pas valid les bulletins de la priode, vous pouvez...

...modifier les informations du bulletin
1. Dans la fentre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fentre Bulletin, apportez les modifications ncessaires.
...calculer un bulletin
2. Dans la fentre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le rsultat des modifications que
vous avez effectues sur les lignes.
...effectuer le calcul du bulletin l'envers

2. Dans la fentre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et slectionnez l'option Paye inverse.
3. Saisissez le montant Net payer partir duquel le bulletin va tre calcul.
... gnrer un profil d'aprs le bulletin

1. Dans la fentre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salari partir duquel vous souhaitez gnrer le profil.
2. Dans la fentre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis slectionnez la commande GNRER.
... imprimer un bulletin

1. Dans la fentre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton
... supprimer un bulletin

1. Dans la fentre liste des bulletins, slectionnez celui que vous souhaitez supprimer.
2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
... valider un bulletin

1. Dans la fentre liste des bulletins, slectionnez celui ou ceux que vous voulez valider.
2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Si vous avez valid les bulletins de la priode, vous pouvez...

... imprimer un bulletin
1. Dans la fentre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
... crer les bulletins de la priode suivante

A partir de la fentre liste des bulletins, activez la commande CRER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
43
Effectuez le paiement des salaires

Le versement des salaires vos employs peut tre ralis de diffrentes faons : par chque ou par
virement direct sur un compte bancaire et de faon plus rare, en espces.
Le paiement des salaires par virement automatique tant lun des plus utiliss, nous allons voir comment
il s'effectue partir de votre logiciel.
Crez les comptes bancaires
Menu BASES - commande BANQUE
1. A partir de la fentre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton
de la barre dactions. Une nouvelle fiche apparat.
Ladresse e-mail de lagence bancaire permet de

faire parvenir les ordres de virement de salaires
votre banque directement via votre messagerie.
2. Saisissez les informations relatives la banque avec laquelle vous travaillez.
Si vous tes rattach plusieurs banques, il vous faut crer une fiche Banque pour chacune d'elle.
Une fois votre organisme payeur enregistr dans la base, vous devez le rattacher chacun de vos salaris
pays par virement :
3. Ouvrez la fiche Salari (Menu BASES - commande SALARIS - double-clic sur la ligne du salari
concern).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concern.
44
ditez l'tat des paiements
Menu TATS - commande PAIEMENTS
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu TATS pour obtenir un tat rcapitulatif de vos paiements.
La date de valeur est utilise comme date de lordre

de virement et de la gnration du fichier.
Si votre socit possde plusieurs comptes dans
diffrentes banques, slectionnez la banque pour
laquelle vous ditez ltat des paiements.
Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les

ordres de virements des salaires : SEPA, Association Franaise de
Banques (AFB) ou Banque De France (BDF).
2. Dans la fentre Etat des paiements, dterminez les critres de slection de votre tat.
Transfrez les ordres de virement votre banque

C'est partir de la fentre Aperu de l'tat des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement
votre banque.
Cliquez sur le bouton

menu CONTEXTUEL.
de la barre dactions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du
Vous accdez la fentre Ordre de virement.

4. Slectionnez le mode de transfert parmi les options proposes : Fichier, Etebac 3 immdiat, Etebac 3 diffr, e-mail.
5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistr lemplacement de
votre choix. Cliquez sur le bouton
pour dfinir cet emplacement
Une fois le traitement termin, un bordereau d'accompagnement est automatiquement prsent l'cran.
En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un
justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis votre banque.
45
Transfrez les critures de paye en comptabilit

A la fin de chaque mois, aprs avoir contrl et valid les bulletins de la priode, vous pouvez gnrer
l'criture de salaire de la priode en cours ainsi que l'criture de paiement correspondante. Ces critures
peuvent tre ensuite transfres vers Ciel Compta dans lequel vous les rcuprez.
Saisissez les comptes de comptabilit gnrale

Pour que les critures de salaires et de paiements soient correctement gnres, vous devez vrifier, dans
un premier temps, le paramtrage des comptes comptables utiliss. Cette phase de paramtrage, qui
s'effectue avant le premier transfert, n'est raliser qu'une seule fois.
Par la suite, vous n'aurez revenir sur ce paramtrage uniquement dans le cas d'une modification
ventuelle, comme la cration d'un nouveau compte comptable, par exemple.
Ces comptes de comptabilit gnrale sont dclins de la faon suivante.
Pour les salaris

Les comptes salaris sont dfinis dans l'onglet Divers de la fiche Salari :
Compte Brut (641000 par dfaut) dans lequel sont imputs les montants du Brut,
Compte Net payer (421000 par dfaut) dans lequel sont imputs les montants Net payer de chacun
des salaris.
Pour les cotisations

Les comptes caisses rattaches aux cotisations sont dfinis dans l'onglet Comptabilit de la fiche Caisse :
Compte Charge patronale dans lequel sont imputs les montants des cotisations patronales,
Compte Part salariale dans lequel est imput le montant des cotisations salariales,
Compte Part patronale dans lequel est imput le montant des cotisations patronales. Ce compte corres-
pond la contrepartie des comptes de charges patronales.
Pour les rubriques

Vous ne paramtrez dans ce mme onglet Comptabilit que les caisses rattaches aux rubriques diverses
aprs cotisations, n'tant pas lment du brut et venant aprs le Net imposable.
Deux cas de figure se prsentent :
si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous dfinissez uniquement le Compte Part salariale ;
si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous dfinissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale.
Gnrez les critures comptables de salaire et de paiement

Aprs avoir contrl des diffrents comptes comptables utiliser, vous pouvez gnrer les critures les
critures de salaire et de paiement.
Chaque mois, aprs avoir vrifi et valid les bulletins de la priode puis contrl les diffrents comptes
comptables utiliser, vous pouvez gnrer les critures comptables de vos donnes de paye.
1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), slectionnez la commande GNRER CRITURES
puis loption Ecritures de salaire et de paiement.
La plupart des zones de la fentre qui s'ouvre sont renseignes par dfaut. Vous pouvez les modifier si
vous le souhaitez.
46
Cette date correspond la date du jour.

Cette option permet de gnrer nouveau les critures de
salaires et de paiements pour la priode de paye, en tenant
compte de tous les bulletins tablis, mme sils ont dj fait
lobjet dun prcdent transfert.
Si vous avez gnr l'criture du CICE pour la mme priode,
les bulletins ont t comptabiliss. Dans ce cas, cette option
doit tre coche pour pouvoir gnrer les critures de salaires
et de paiements.
Cette option est coche par dfaut si l'analytique est
renseigne dans votre dossier. Les critures comptables
sont clates en fonction des codes analytiques
La partie Ecritures gnrer nest

pas disponible dans Ciel Paye.
Zone Ecritures gnrer

3. Dans la zone Ecritures gnrer, prcisez les critures que vous souhaitez gnrer dans ce journal
comptable :
critures de salaires : ce sont les critures correspondant aux charges de personnel.
Par dfaut, le code du Journal dans lequel est impute les critures de paye est SA mais vous pouvez
le modifier car il doit correspondre celui cr en comptabilit.
et/ou les critures de paiement : savoir celles correspondants aux paiements effectus aux salaris.
4. Validez la gnration des critures en cliquant sur [Ok].

Toutes les lignes d'critures sont alors prsentes. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes
d'critures ; seule une impression est possible.
A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est coche dans la colonne Comptabilis et indique que
les critures comptables ont t gnres pour la priode concerne.
Transfrez les critures comptables

Une fois les critures comptables gnres, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilit.
Si vous possdez Ciel Compta

1. Activez la commande TRANSFRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Indiquez le chemin d'accs o est install Ciel Compta ou cliquez sur le bouton
cher. Les noms des socits gres dans Ciel Compta vous sont alors proposs.
pour le recher-
3. Slectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transfrer les critures.

4. Si le format d'import n'a pas t automatiquement slectionn, cliquez dans la liste droulante et
choisissez-en un :
Ma comptabilit Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilit
Ciel et permet de rcuprer les rpartitions analytiques.
Ciel Compta Dos.
Le format Ximport vous permet dimporter un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorit des diteurs de texte) contenant des critures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT
5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert.
47
Si vous transfrez vos critures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas install sur votre disque dur, vous pouvez conserver les critures comptables de
la priode en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nomm XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier
dans un rpertoire sur votre disque dur ou sur un support (cl USB, disque dur externe....).
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accs au rpertoire dans lequel vous voulez copier le fichier.
Si vous possdez un autre logiciel de comptabilit...

Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Vous pouvez alors exporter vos critures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous dfinissez la
structure en choisissant le nom des champs exporter.
Quelques mots sur la validation groupe...

Vous pouvez enchaner en une seule et mme opration la validation des bulletins ET le transfert des
critures en comptabilit. Cette opration s'effectue directement partir de la fentre liste des bulletins
(menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE).
1. Slectionnez tous les bulletins devant tre valids et marquez-les en activant la commande MARQUER
du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Activez la commande VALIDATION GROUPE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
3. Dans la fentre Validation groupe, cochez la case Transfrer les critures en comptabilit.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Les critures de salaire et de paiement sont alors gnres d'aprs les bulletins qui vont tre valids et le
transfert en comptabilit du fichier des critures est galement ralis.
Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez partir de la commande
JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
Voir Gnrez les critures comptables de salaire et de paiement, page 46.
48
A propos de la rgle des cumuls

La rgle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches
utilises comme Base de calcul des cotisations peuvent tre automatiquement modifies dans le bulletin
sur un mois donn.
Cette rgle des cumuls est obligatoire. La rgularisation des planchers et plafonds de scurit sociale est
normalement ralise en fin danne. Dans ce cas, il se peut que des carts importants apparaissent, tant
pour le salari que pour l'employeur. Toutefois, lACOSS autorise les entreprises effectuer cette
rgularisation tous les mois et permet ainsi dviter des carts trop importants.
Principe
Il s'agit d'viter que le salari et l'employeur cotisent sur une tranche suprieure pour un mois donn,
alors qu'ils n'ont pas le faire si le Salaire Brut cumul depuis le dbut de l'anne est infrieur aux
cumuls des planchers et plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Scurit Sociale est dfini 3 086 au 01/01/2013. Le Salaire Brut
mensuel d'un salari est de 2 850 . Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est gale la valeur du Salaire
Brut, soit 2 850 .
Au mois de mars, le salari touche une prime exceptionnelle de 280 .
Sans rgularisation automatique

La salari et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calcule ainsi
pour toutes les cotisations concernes :
Tranche B (2 850 + 280 ) - 3 086 = 44
En appliquant mensuellement la rgle des cumuls

Le Salaire Brut est cumul de mois en mois puis compar au cumul du plafond.
Brut
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Il apparat clairement que sur les trois premiers mois de l'anne le Salaire Brut cumul est infrieur au
plafond cumul de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la rgle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifie par 3 130 dans
le bulletin selon la formule suivante :
Tranche A =
Cumul brut
8 830
Base TA cumule M-1 (fvrier dans notre exemple)

5 700
= 3 130
Exemple 2
Voyons maintenant comment la rgularisation des planchers et plafonds est calcule si le salari touche
une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai.
Brut
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Avril
2 850
11 680
12 344
2 850
11 680
49

Mai
3 760
15 840
15 430
3 750
15 430
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut tant suprieur au cumul du plafond de la tranche A, le salari
cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifies dans le bulletin.
Tranche A =
Tranche B =
Plafond TA cumul
Base TA cumule M-1 (avril dans notre exemple)
15 430
11 680
Salaire Brut
Tranche A
3 760
3 750
= 3 750
= 10
Exemple 3
Si le salari ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau rgulariss.
Brut
Brut cumul
Plafond TA cumul
Base TA mensuelle
Base TA cumule
Janvier
2 850
2 850
3 086
2 850
2 850
Fvrier
2 850
5 700
6 172
2 850
5 700
Mars
3 130
8 830
9 258
3 130
8 830
Avril
2 850
11 680
12 344
2 850
11 680
Mai
3 760
15 840
15 430
3 750
15 430
Juin
2 850
18 690
18 516
3 260
18 690
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est infrieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A
est donc gale 18 690 - 15 430 = 3 260 . Pour tenir compte des rgularisations antrieures, la
valeur de la tranche B sera donc recalcule.
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'tre applique. La base de calcul de la tranche B sera
gale - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumule zro.
Conditions d'application de la rgle des cumuls

Chaque mois, quand cela est ncessaire, votre logiciel rgularise automatiquement la valeur mensuelle
des planchers et plafonds :
si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salari,

et si l'option Rgularisation automatique est coche.
Voir Vrifiez les tranches utilises comme base de calcul des cotisations, page 26.
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu,
cette rgularisation s'applique en cascade toutes les tranches utilises dans les bases de calcul des
cotisations, y compris celles utilises pour le calcul de la taxe sur les salaires.
50
Les impressions
Les impressions
Principes gnraux des impressions

Les diffrents types dimpression
On distingue trois types d'impression.
Les tats standards

Les tats standards correspondent toutes les ditions que vous pouvez calculer et imprimer par les
commandes du menu ETATS ou par les icnes correspondants, prsents dans la barre de navigation.
Les listes
Les listes correspondent aux lments du paramtrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations,
etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux
historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes ncessaires pour obtenir les
derniers lments dfinis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les
caisses existantes.
Les documents
Des documents prdfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le dtail des
lments du paramtrage de paye (dtail d'une fiche Salari par exemple).
De la mme manire, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modles de documents prdfinis
sont fournis avec votre logiciel.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la prsentation des documents prdfinis ne peuvent pas tre
modifis.
Pralablement l'impression de n'importe quel type d'dition, vous devez vrifier et modifier, si besoin
est, certains paramtrages ncessaires l'impression.
Limprimante
Configurez une imprimante
Le paramtrage des imprimantes utilises pour imprimer les documents, listes et tats doit tre effectu
au niveau du systme d'exploitation Windows en slectionnant le menu DMARRER, puis les commandes
PARAMTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre systme d'exploitation Windows pour plus de dtails.
Choisissez une imprimante

Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par dfaut l'imprimante dclare dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont relies votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez
utiliser :
par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, pralablement l'impression d'un tat,

ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accdez par les commandes IMPRIMER et APERU AVANT IMPRESd'une liste ou d'un document.
SION
52
Les impressions
Le mode Aperu avant impression

Le mode Aperu avant impression vous permet de consulter l'dition l'cran, telle qu'elle s'imprimera
sur papier, qu'il s'agisse d'un tat, d'une liste ou d'un document.
Lorsque la fentre Aperu est ouverte, vous pouvez modifier les options gnrales d'impression pilotes
par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
Demandez l'aperu avant impression d'un tat

1. Activez une des commandes du menu ETATS.
2. Dans la fentre de slection des donnes, cliquez sur le bouton Aperu
Demandez l'aperu avant impression d'une liste ou d'un document
Menu DOSSIER - commande APERU AVANT IMPRESSION
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERU AVANT IMPRESSION du menu
DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icne correspondant.
L'aperu avant impression du bulletin de paye au format pdf

Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf.
1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton
2. Slectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.

Un fichier pdf est automatiquement gnr. Vous visualisez le bulletin de paye l'aide d'Adobe Reader.
Cela ncessite l'installation de l'application Adobe Reader sur votre ordinateur.
Modifiez l'affichage de l'dition l'cran

Vous pouvez agrandir ou rduire l'affichage de l'dition dans la fentre :
par les raccourcis clavier <Ctrl> <+> et <Ctrl> < - >,
par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENTRE, en indiquant une valeur suprieure 100% pour
l'augmenter ou une valeur infrieure pour le rduire,
par la commande AGRANDIR ou RDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
La modification de l'affichage l'cran ne se rpercute pas lors de l'impression sur papier.
Enregistrez un aperu au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF
Lorsque vous lancez un aperu avant impression d'un tat ou d'un autre type de document (diffrent d'un
bulletin de paye), vous avez la possibilit denregistrer ce document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situ dans la fentre de laperu.
Envoyez par e-mail un tat au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL
Lorsque vous lancez un aperu avant impression d'un tat ou d'un autre type de document (diffrent d'un
bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situ dans la fentre de laperu.
Un fichier pdf du document en cours de visualisation est cr puis stock dans le rpertoire Temporaire
de Windows.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite gnr.
53
Les impressions
Imprimez l'tat, la liste ou le document sur papier
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Une fois l'dition contrle dans la fentre Aperu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fentre Imprimer dans laquelle vous contrlez le numro des pages imprimer, l'ordre dans lequel elles
doivent l'tre, le nombre de copies et l'chelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations dtailles concernant limpression des listes, documents et tats
dans laide contextuelle, rubrique Limpression des listes et des documents et rubriques spcifiques
chaque tat.
54
Les impressions
Les ditions mensuelles et trimestrielles

Une fois vos bulletins contrls et valids, vous pouvez visualiser puis imprimer les tats ncessaires au
suivi de vos donnes de paye.
Le journal de paye
Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
Chaque mois, vous ditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous
l'imprimez galement la fin de chaque trimestre et en fin d'anne, en cumul.
Avant de visualiser cet tat, vous accdez dans un premier temps la fentre de paramtrage de l'dition.
Selon les critres que vous dfinissez, la prsentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les
commentaires) sera quelque peu diffrente puisque ces lignes pourront tre dtailles ou non.
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimes pour chaque salari
slectionn.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimes : nombre
dheures, salaire de base,
cotisations cumules, etc.
Toutes les cotisations seront prsentes

dans lordre alphanumrique, et non dans
lordre de prsentation des bulletins.
Le livre de paye
Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salaris.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accder la fentre de paramtrage
de l'dition : slectionnez alors les options correspondant aux critres que vous souhaitez visualiser dans
l'dition.
Le rcapitulatif des salaires

Menu ETATS - commande RCAPITULATIF DES SALAIRES
Cet tat permet de visualiser les diffrents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une tape
intermdiaire avant l'dition de vos charges payer par caisse.
Pour plus de dtails sur ltat des charges payer par caisse, reportez-vous au paragraphe Les
dclarations aux organismes sociaux, page 56.
1. Choisissez si vous voulez diter un rcapitulatif des salaires pour Tous les salaris ou Un seul.
2. Dans ce dernier cas, slectionnez le salari de votre choix l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critres suivants : service, code analytique, tablissement, vous pouvez Tous les
prendre en compte ou Un en particulier que vous slectionnez l'aide du bouton [Liste].
55
Les impressions
4. Indiquez la priode sur laquelle sera dit l'tat en cliquant sur les triangles de slection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit insr dans l'tat chaque changement d'tablissement,
cochez l'option Un saut de page par tablissement.
6. Lancez laperu
ou limpression
de ltat en cliquant sur les boutons respectifs.
Les dclarations aux organismes sociaux
Menu ETATS - commande CHARGES PAYER PAR CAISSE
Selon le nombre de salaris de l'entreprise, les dclarations aux organismes sociaux diffrent :
pour les socits ayant de 10 49 salaris, les dclarations sont fournies chaque fin de mois ;
pour les entreprises ayant moins de 10 salaris, ces dclarations sont fournir chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune
des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet tat, non seulement une distinction est faite entre
la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et
salariaux est galement ralis.
Avant dditer vos charges payer par caisse, vous pouvez passer par une tape intermdiaire en
demandant un RCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RCAPITULATIF DES SALAIRES
permet de visualiser les diffrents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet tat nest pas disponible
dans Ciel Paye millsime.
56
Les impressions
Comme pour la plupart des tats, celui-ci fait galement l'objet de critres de slection.
Si vous avez dfini des codes de regroupement

dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir
le cumul des bases, taux et montants des
diffrentes tranches de cotisations verses
une caisse.
Ltat prparatoire DUCS
Menu ETATS - commande TAT PRPARATOIRE DUCS
Vous pouvez calculer et diter l'tat des charges payer en utilisant les codes de regroupement DUCS
(Dclaration Unifie des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez pralablement dfinir les codes DUCS utiliser tant au niveau des caisses que des
cotisations. Une fois ce paramtrage dfini, tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'tat
prparatoire.
Les tables de codes DUCS devant tre utilises sont fournies par chacun des organismes sociaux
auxquels la socit est affilie.
1. Dfinissez dans la fentre ci-dessous les critres lis la priode, aux caisses et aux tablissements.
Priode
2. Indiquez la Priode prendre en compte en spcifiant la date de dbut et la date de fin.
3. Slectionnez parmi les trois options suivantes les critres prendre en compte dans ldition de la
DUCS :
Priode uniquement
Priode et rcapitulatif
Rcapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernes par ldition de la DUCS ou slectionnez les
caisses de votre choix en cochant loption Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du mme
nom.
La fentre Caisses saffiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton
[OK]. Vous revenez la fentre DUCS.
57
Les impressions
tablissement
6. De mme, cochez tous les tablissements sils sont Tous concerns par ldition de la DUCS ou slectionnez les tablissements de votre choix en cochant loption Une liste dtablissements puis en cliquant
sur le bouton du mme nom. La fentre Etablissements saffiche.
7. Marquez les tablissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez laperu
Le bouton
ou limpression
de ltat en cliquant sur les boutons respectifs.
dans la barre dactions, vous permet daccder lassistant EDI DUCS. Cet
assistant vous renseigne sur la tldclaration des charges sociales et la procdure de souscription
Ciel directDclaration Social.
Lassistant EDI Ducs
Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS
Via le module Ciel directDclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), lassistant Edi Ducs vous
permet de transfrer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de
protection sociale. Ce type de transfert de donnes sappelle une tldclaration.
Informations dtailles sur la tldclaration

1. Cette premire tape vous donne des informations sur le principe de la tldclaration de la Ducs.
Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associs chaque option.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer ltape suivante.
L'option Ne plus afficher cette tape vous permet de passer directement la seconde tape de l'assistant
lors des prochaines utilisations de la commande.
Souscription Ciel directDclaration Social

Vous pouvez souscrire Ciel directDclaration Social lors de la cration de votre dossier (menu DOSSIER commande PARAMTRES socit) ou aprs la cration de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. EDI DUCS).
Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire].
Attention !
La souscription Ciel DirectDclaration Social ncessite en parallle une adhsion directe
(tldclaration et/ou tlrglement) la tlprocdure EDI DUCS auprs des organismes de
protection sociale : URSSAF, Ple Emploi, Institutions de retraite complmentaire et de prvoyance.

pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire l'abonnement
Ciel directDclaration Social.
2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procder des envois tests, votre dclaration
sera envoye en mode test. A l'inverse, si cette option est dcoche, l'envoi sera ralis en mode rel.
3. Slectionnez qui prend en charge la transmission :
Contact entreprise : la dclaration est tablie et transmise par l'entreprise.
Tiers dclarant : la dclaration est tablie par un Tiers/Rdacteur (experts comptables, centres de ges-
tion agres) mandat par une entreprise et prend en charge la transmission.

4. Indiquez la civilit, nom et prnom de la personne en charge de la dclaration ainsi que son adresse Email.
58
Les impressions
5. Si vous tes Tiers dclarant, saisissez aussi votre numro de SIRET permettant de vous identifier.
Attention !
Si vous tes Tiers dclarant, vous devez effectuer galement une demande dadhsion la
procdure de tldclaration et la procdure de tlrglement.
Pour plus de dtails sur la tldclaration, consultez le Manuel de rfrence, Menu Etats, EDI-DUCS.
Rduction sur les bas salaires
Menu ETATS - commande RDUCTIONS BAS SALAIRES
Si la socit bnficie d'une rduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue
d'tablir un justificatif mensuel des rductions obtenues.
Dans les fiches Cotisations concernes, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqu quelle est
assujettie la rduction sur bas salaire.
Rductions des cotisations patronales
Menu ETATS - commande RDUCTION DES COTISATIONS...
Si votre socit bnficie d'une rduction des cotisations patronales de Scurit Sociale (assurance
maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'tablir un
justificatif mensuel des rductions obtenues. Cette rduction est gale la rmunration mensuelle brute
verse au salari multiplie par un coefficient, lequel dpend du nombre d'heures rmunres et de la
rmunration mensuelle brute du salari. Lorsque vous activez la commande RDUCTION DES COTISATIONS...
du menu ETATS, vous accder la fentre de paramtrage de l'dition : slectionnez alors les options
correspondant aux critres que vous souhaitez visualiser dans l'dition.
Si vous bnficiez de l'allgement des 35 heures, cochez loption correspondante.
Etat des congs pays et RTT
Menu ETATS - commande CONGS PAYS ET RTT
Cet tat prsente pour chaque salari slectionn, le nombre de congs pays et RTT d, pris et restant
sur l'exercice N et N-1.
59
Les impressions
Les ditions administratives

Lattestation Ple Emploi
Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Btiment

Menu BASES - commande SALARIS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ATTESTATION PLE EMPLOI
Dans Ciel Paye Millsime

Menu BASES - commande SALARIS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PLE EMPLOI.
Vous pouvez gnrer l'attestation Ple Emploi dlivrer tout salari quittant l'entreprise pour faire
valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salaris et plus ont l'obligation d'envoyer
lexemplaire Ple emploi par voie lectronique (Dcret n2011-138 du 1er fvrier 2011).
Une fois que lattestation est cre, vous devez la complter. Et, selon le mode denvoi choisi, la saisie est
diffrente :
Tldclaration : vous compltez et envoyer lattestation dans le module Ciel Dclarations Sociales.
Vous accdez ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES
AED.
Papier : vous la compltez directement dans le document au format pdf cr et affich lcran.
Pour plus de dtails, consultez lAide, rubrique Attestation Ple Emploi.
Vous disposez galement d'un Assistant de sortie de salaris, accessible via le menu BASES, qui facilite
toutes les oprations et dmarches administratives raliser lors du dpart d'un salari de l'entreprise et
notamment l'attestation Ple Emploi.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salari.
L'attestation de salaire
( partir de la liste des salaris) menu DITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE
SALAIRE
Lorsqu'un salari est en arrt de travail pour raison mdicale (maladie, maternit ou paternit), il doit
fournir une attestation de travail afin de pouvoir bnficier d'indemnits journalires auprs de la
Scurit Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit tre
produite.
1. Slectionnez le Motif de l'arrt de travail (maladie, maternit, paternit, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de slection situ en fin de zone.
2. Indiquez la date de l'arrt de travail.
3. Pour dterminer la priode d'absence du salari, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la
date de reprise du travail.
Si le salari a plus d'un an d'anciennet, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence.
L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Scurit Sociale verse alors directement les
indemnits sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas dcompts sur le
bulletin de paye du salari.
4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante.
5. Indiquez ensuite la Priode d'indemnisation ainsi que les coordonnes bancaires de la socit.
6. Les coordonnes de l'organisme payeur renseignes dans l'onglet Banque de la fiche Salari sont
reprises par dfaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
60
Les impressions
7. Dans le cas dun accident du travail ou dune maladie professionnelle, prcisez galement le Type de
maintien du salaire (Intgralement ou Partiellement).
8. Les informations demandes en bas de la fentre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail).
Attestation pour maladie : prcisez les Nom et Qualit de la personne qui s'occupe de la dclaration.
Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du mdecin de travail dans la zone
Mdecin du travail ainsi que le poste occup par la personne en charge de la dclaration dans la zone
Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un grant de magasin, d'un responsable paye, etc.
9. Une fois le paramtrage effectu, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparat alors l'cran.
10. Vrifiez que toutes les informations ncessaires figurent sur le document et compltez-le ventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu' l'imprimer et le transmettre au salari concern pour qu'il le
signe.
La Dclaration Unique d'Embauche (D.U.E.)

(A partir de la liste des salaris) menu DITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI,
Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salari doit faire l'objet d'une dclaration auprs de l'URSSAF ; il s'agit de la
Dclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salari dans l'entreprise.
Elle vous permet en une seule dclaration d'effectuer les 7 formalits lies l'embauche d'un salari.
L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, chaque organisme concern, les informations qui
l'intresse.
1. Ouvrez la liste des salaris puis activez la commande D.U.E.
S'il s'agit d'une DUE Papier...
2. Dans la fentre de paramtrage de l'dition, si les coordonnes sont diffrentes de l'tablissement

principal (dfinies dans les paramtres de la socit), cochez l'option Adresse de correspondance puis
saisissez des coordonnes postales.
3. Indiquez les coordonnes (nom et numro de tlphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement gnr et prsent
l'cran.
DUE EDI uniquement
1. Indiquez les coordonnes (nom et numro de tlphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
2. Saisissez les rfrences internes du dclarant, zones libres de saisie permettant de rfrencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi rel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramtrage sont dtectes, elles s'affichent l'cran. Double-cliquez alors sur la
ligne correspondant la modification effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignes, cliquez sur le bouton [Tldclarer].
7.
La tldclaration de la DUE ncessite la souscription Ciel directDclaration Social.

Pour des informations dtailles sur les ditions administratives, reportez-vous laide de lapplication.
61
Traitements de fin danne
La dernire paye de lanne

Afin de rpondre la rgle des cumuls, vous devez, en fin d'anne, comparer les cumuls annuels des
bases (planchers et plafonds) des cotisations ceux des salaris.
Voir A propos de la rgle des cumuls, page 49.
Rgularisation des planchers et plafonds

Avec rgularisation automatique
Si vous avez demand la rgularisation automatique des planchers et plafonds depuis le dbut de l'anne,
en tenant compte ainsi de la rgle des cumuls sur chaque priode, le dernier bulletin ne doit pas
prsenter de difficults particulires.
Contrlez les cumuls pour chaque salari et procdez aux ventuelles rgularisations.
Sans rgularisation automatique

En revanche, si la rgularisation automatique n'a pas t demande, vous devez alors calculer le cumul
annuel des planchers et plafonds de chacun des salaris et les comparer aux cumuls annuels des
tranches de cotisations.
Lorsque le salari ou l'employeur a cotis en cours d'anne sur une tranche alors qu'en cumul il ne
devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotis sur une tranche, saisissez la rgularisation annuelle sur la
base de calcul de la cotisation concerne.
Elle peut tre positive ou ngative, tant pour le salari que pour l'employeur.
Le treizime mois
Le salaire correspondant au treizime mois est intgr comme une prime au dernier bulletin de l'anne de
chaque salari.
Dans le paramtrage de paye modle et celui de la socit Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de
treizime mois est cre.
Elle doit tre insre dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salaris concerns aprs le
SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.
Les tats de fin d'anne

Une fois tous les bulletins tablis pour l'anne et toutes les rgularisations effectues, vous procdez
l'impression :
des tats en cumul sur l'anne (Journal de paye, Livre de paye, Charges payer par caisse, etc.).
Voir La clture du dossier, page 65.
de ltat Provisions pour congs pays. Consultez laide contextuelle.

de l'tat prparatoire la Dclaration Annuelle des Donnes Sociales.
Voir La dclaration annuelle des donnes sociales, page 64.
63
La dclaration annuelle des donnes sociales

La Dclaration Annuelle des Donnes Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec
votre logiciel de paye, vous pouvez diter un tat prparatoire la DADS ainsi que crer une DADSU.
Etat prparatoire DADS
Menu ETATS - commande TAT PRPARATOIRE DADS
L'tat prparatoire DADS vous permet de vrifier la cohrence des donnes de vos salaris.
Avant d'diter la dclaration annuelle des donnes sociales, vous devez vous assurer que les informations
ncessaires sont correctement dfinies.
Une fois le contrle effectu, vous pouvez imprimer l'tat autant de fois que ncessaire.
Pour plus de dtails sur les informations contrler, reportez-vous lAide, rubrique Etat prparatoire
D.A.D.S.
Dans Ciel Paye Btiment, vous pouvez diter un tat prparatoire DADS pour une caisse des Congs
Intempries du Btiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fentre Dclaration Annuelle des Donnes Sociales, la zone suivante est propose :
.
Si vous effectuez une dclaration une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la
caisse CI-BTP puis indiquez la priode prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutes votre tat.
Crez une DADSU
Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DCLARATIONS SOCIALES - CRER UNE DADSU
Afin de gnrer des DADSU la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel
Dclarations Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la cration dune nouvelle dclaration.
Et, un contrle de cohrence vous est propos automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans
votre dclaration.
Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrle ne trouve plus derreurs, le bouton
[Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accder l'assistant de cration d'une DADS-U.
Pour plus de dtails sur la cration dune DADS-U, reportez-vous lAide.
Ensuite, la DADSU est cre dans Ciel Dclarations Sociales. Et, cest partir de ce module que vous
contrlez, compltez et envoyez votre dclaration.
Enfin, partir de la commande CIEL DCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, dautres oprations sont
proposes :
re-exporter les donnes de la paye dans la dclaration via la commande RENVOYER DONNES DADSU,
accder aux dclarations cres dans le module Ciel Dclarations Sociales via la commande SUIVI DES
DADSU.
64
La clture du dossier
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLTURE
Lassistant Top Clture vous aide clturer votre dossier de paye en fin d'exercice en ralisant au
pralable tous les traitements ncessaires.
1. Activez la commande TOP CLTURE du menu TRAITEMENTS. Une fentre prsente lassistant. Aprs lavoir
lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
Cliquez sur ces boutons daide pour

obtenir des informations relatives au
traitement correspondant.
Les cases cocher sont des

indicateurs. Elles sont grises
par dfaut et coches en
fonction des oprations
effectues.
2. Pour excuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.
L'dition des tats de fin d'anne respecte l'ordre suivant :
Journal de paye,
Livre de paye,
Charges payer par caisse,
Fiche individuelle.
3. Aprs avoir effectu les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter
l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clture et les traitements qui s'y rapportent,
consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situ au bas de la fentre Top Clture.
65
Gestion des dossiers
La gestion des utilisateurs

On entend par utilisateur toute personne amene ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les
donnes de paye d'une socit.
Afin de conserver la confidentialit des donnes, vous pouvez dclarer des utilisateurs, en leur attribuant
un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demands chaque fois qu'ils activeront
certaines commandes.
L'accs des utilisateurs peut galement tre limit un ou plusieurs dossiers de paye et certains menus
et commandes.
Les utilisateurs matres et les utilisateurs non-matres

On distingue deux types d'utilisateurs :
Les utilisateurs matres

Seuls les utilisateurs matres sont autoriss crer d'autres utilisateurs (matres ou non-matres) et
dfinir leurs droits d'accs aux dossiers, menus et commandes.
Les utilisateurs non-matres

Mis part les commandes propres aux utilisateurs matres, les utilisateurs non-matres ont par dfaut
accs aux principaux menus et commandes mais cet accs peut tre limit.
Crez, Modifiez ou Dtruisez les fiches Utilisateurs

Pour crer, modifier ou dtruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu
UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.
Consultez le Manuel de rfrence, Menu Utilitaires, Utilisateurs.
67
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est l'abri d'une coupure de courant
inopine. La sauvegarde vous permet de conserver les donnes de vos diffrents dossiers. Vous pouvez
ainsi les rutiliser en cas de problme sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mmes.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de raliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, aprs avoir tabli et
valid les bulletins de la priode et imprim les documents ncessaires.
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe
(disque dur, cl USB....), le principe est le mme.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fentre Sauvegarde souvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les donnes du dossier, de paramtrage et de dclarations sociales
ainsi que les archives lies au dossier.
Donnes du dossier : il s'agit des lments constituant votre dossier tels que la liste des salaris, les
bulletins de paye, etc.
Donnes de paramtrage : il s'agit de vos personnalisations de prsentation, de vos modles de bulle-
tins.
Option non disponible dans Ciel Paye (Millsime) Archives avant clture : il sagit des archives du dossier
ralises lors de la clture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
Donnes Ciel Dclarations Sociales : il sagit des donnes gnres dans Ciel Dclarations Sociales,
savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED).

3. Cochez les donnes inclure dans votre sauvegarde.
4. Choisissez l'emplacement o seront sauvegardes vos donnes.
5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procdure de sauvegarde.
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et lheure laquelle les sauvegardes ont t
ralises.
68
La restauration
Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
Vous pouvez rcuprer des donnes prcdemment sauvegardes.
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommag sur un
support diffrent de celui utilis habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
1. Si vous avez sauvegard votre dossier sur un support externe (cl USB...), connectez-le votre ordinateur.
2. Ouvrez la socit restaurer.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est
gris.
3. Une fois la socit ouverte, activez la commande RESTAURATION.

4. Il vous est alors demand de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
5. Dans la fentre Restauration, slectionnez lemplacement du fichier restaurer en cliquant sur le bouton
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) prsents dans le rpertoire choisi s'affiche.
Vous pouvez choisir de restaurer les donnes du dossier et/ou les donnes de paramtrage ainsi que
larchive lie au dossier.
Donnes du dossier : il s'agit des lments constituant votre dossier tels que la liste des salaris, les
bulletins de paye, etc.
Donnes de paramtrage : il s'agit de vos personnalisations de prsentation, de vos modles de bulle-
tins.
Option non disponible dans Ciel Paye (Millsime) Archives avant clture : il sagit des archives du dossier
ralises lors de la clture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
6. Cochez les donnes inclure dans votre sauvegarde.

7. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fentre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractristiques de la sauvegarde (date,
chemin d'accs, dossier) afin que vous puissiez contrler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes
restaurer.
8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, le dossier restaur est ouvert.
69
Larchivage dun dossier

Archivez un dossier
Menu TRAITEMENTS commande CLTURE ANNUELLE ou TOP CLTURE.
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clturer. Pour cela, dans la fentre Clture annuelle, cochez
la case Archiver le dossier avant la clture.
Une seule archive peut tre ralise par dossier. Par consquent, si une archive existe dj, celle-ci est
remplace par la nouvelle archive.
Une fois votre archive cre, vous pouvez la consulter, linclure dans vos sauvegardes ou encore la
supprimer.
Consultez une archive
Menu DOSSIER commande OUVRIR.
Cette archive est consultable tout moment. A partir dune archive, vous pouvez accder aux bulletins et
diter les tats de lexercice prcdent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays
valids.
Dans la fentre douverture de dossier, la prsence dune archive est signale par une petite flche en face
du nom de la socit.
1. Cliquez sur la flche et slectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par dfaut, la taille de larchive est rduite, un message vous demande
donc de la dcompresser.
Sauvegardez une archive
Menu DOSSIER commande SAUVEGARDER.
Il est possible dinclure dans la sauvegarde dun dossier l'archive ralise lors de la clture annuelle.
Pour cela, dans la fentre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clture.
Supprimez une archive
Menu DOSSIER commande SUPPRIMER.
Il est possible deffacer de votre disque l'archive d'une socit.

1. Dans la fentre Suppression dune socit, cliquez sur la flche et slectionnez larchive.
2. Confirmez la suppression.
Dans le cas o vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est galement efface.
70
Autres fonctionnalits
Le gnrateur de documents
Menu DOSSIER - commande GNRATEUR DE DOCUMENTS.
Vous pouvez crer entirement le dessin de vos documents.
Tous les documents sont communs tous les dossiers.
Le gnrateur est accessible pour la quasi-totalit des listes du menu BASES (salaris, variables,
cotisations, banques, etc. except la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir
accs la commande GNRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au pralable la liste
pour laquelle vous voulez concevoir un document.
Chaque document cr pour un fichier (listes salaris, variables, etc.) sera sauvegard uniquement pour
ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessin pour une fiche salari dans le
fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fentre d'accs au Gnrateur de documents est
sensiblement identique la fentre d'accs aux impressions.
Crez un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis slectionnez dans la liste droulante le type de document que
vous souhaitez crer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparat automatiquement dans la liste
concerne.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accder la fentre des paramtres gnraux du document.
Ouvrez un document existant

1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le rpertoire de votre choix. Le symbole se
transforme alors en signe -.
2. Double-cliquez dans la liste sur le document concern,
3. ou cliquez sur le document concern puis cliquez sur [OK].
Supprimez un document existant

Placez le curseur sur celui concern puis cliquez sur [Dtruire].
Dupliquez un document existant

Positionnez le curseur sur celui concern et cliquez sur [Dupliquer].
Importez / exportez un modle de document

Si vous souhaitez utiliser vos propres modles de documents sur plusieurs postes diffrents, votre logiciel
vous permet de les exploiter trs facilement d'un poste l'autre par l'intermdiaire des boutons [Extraire]
et [Incorporer], disponibles partir de la fentre Gnrateur de documents.
Pour des informations dtailles sur le gnrateur de documents, reportez-vous laide contextuelle de
lapplication.
72
Les ditions chanes

Menu ETATS - commande DITIONS CHANES.
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs ditions diffrentes.

La partie gauche prsente la liste des tats disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye,
charges payer par caisse, etc.)
1. Slectionnez l'tat que vous souhaitez inclure dans la suite d'ditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
La fentre de paramtrage de l'tat s'affiche.
2. Dterminez les diffrents critres de l'dition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK].
3. L'dition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des tats imprimer.
Rptez cette manipulation pour tous les tats qui vont figurer dans l'dition chane.
Vous pouvez insrer plusieurs fois le mme tat mais en lui dfinissant des paramtres diffrents
(exemple : une dition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel).
4. Une fois que vous avez dfini tous les tats imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer
l'impression.
Supprimez un tat de l'dition chane

Pour supprimer un tat de la liste, slectionnez-le dans la Liste des tats imprimer et cliquez sur le
bouton [Supprimer].
Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les tats affichs dans la liste des
tats imprimer.
Consultez les critres de slection de l'tat

1. Pour consulter le paramtrage de l'tat que vous avez effectu, slectionnez l'tat concern dans la
Liste des tats imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Proprits] ou double-cliquez sur l'tat.
La fentre de paramtrage de l'tat s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'ventuelles modifications si vous
le souhaitez.
Pour des informations dtailles sur les ditions chanes, reportez-vous laide contextuelle de
lapplication.
73
Personnalisation des fiches salari

Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER.
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salaris, plusieurs zones supplmentaires permettant d'enrichir les
fiches suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de rpertorier le parcours professionnel de ses salaris (formation, dernier
emploi) ainsi que ses activits extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche
initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez complter la fiche salari par ces
critres.
Ouvrez la liste des salaris

1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS.
La fentre Personnaliser Salari s'affiche. Une palette d'outils est votre disposition pour effectuer vos
paramtrages.
Les principaux outils

icne cadre : permet de dfinir une zone.
icne texte : permet de saisir du texte.
icne Premier plan : permet d'afficher l'lment slectionn au premier plan.

icne Arrire plan : permet d'afficher l'lment en second plan.
icne Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les lments slectionns.
icne Tabulation : permet d'attribuer un numro d'ordre pour la saisie.
icne Fermeture : ferme la fentre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous
venez de mettre en place.
Pour accder par la suite la saisie des informations complmentaires, ouvrez la fiche du salari
concern puis cliquez sur le bouton
renseignement qui s'ouvre.
. Vous pouvez alors complter la fiche de
Pour des informations dtailles sur la personnalisation de la fiche salari, reportez-vous laide
contextuelle de lapplication.
74
La gestion analytique
Uniquement disponible dans Ciel Paye Btiment
Ciel Paye Btiment permet de grer des rpartitions analytiques afin d'tudier les cots salariaux. La
rpartition sur les diffrents postes analytiques sera calcule dans vos critures comptables et tats.
Codes analytiques
Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES.
Cette commande permet de crer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible
d'utiliser par la suite.
Le code analytique est dfini par un code et un libell. Sa longueur ne doit pas dpasser 6 caractres.
Dans les fiches salaris
Menu BASES - commande SALARIS - onglet Affectation - bouton [Rpartition analytique].
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salari un ou plusieurs codes analytiques et
vous dterminez la rpartition. Cette saisie servira de modle pour la rpartition analytique du bulletin.
Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas tre insr
plusieurs fois dans une mme fiche salari.
La cellule du tableau intitul % rpartition permet de saisir la rpartition.
Le bouton [Exporter la rpartition] permet d'appliquer la rpartition d'autres fiches salaris.
Dans les bulletins de paye
Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique.
L'onglet Analytique reprend la rpartition analytique du salari dfinie dans sa fiche.
S'il s'avre que la rpartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier mme si le bulletin
est dj valid. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques.
Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une rpartition analytique.
Si les modifications apportes dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir la rpartition initiale dfinie dans la fiche du salari via le bouton [Rinitialiser].
Les modifications de la rpartition apportes dans le bulletin peuvent tre enregistres dans la fiche
du salari via le bouton [Mmoriser].
Le bouton [Exporter la rpartition] permet d'appliquer la rpartition que vous venez de saisir
d'autres bulletins.
Le total de la rpartition ne doit pas dpasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit infrieur
100%.
75
Dans les critures comptables
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GNRER CRITURES.
L'option Inclure la rpartition analytique est coche par dfaut si l'analytique est renseign dans votre
dossier.
Lorsque cette option est coche, les critures comptables sont clates en fonction des codes analytiques
associs aux bulletins. Et, les montants sont calculs selon les pourcentages de rpartitions renseigns
dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concerns par l'analytique seront cumuls sur des lignes comptables sans
affectation analytique.
76
Assistant de cotisation
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE
CRATION DES COTISATIONS.
Pour accder cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flche du bouton [Crer] et choisir la
fonction Assistant.
Cet assistant vous guide dans la cration de cotisations, travers diffrentes tapes. Les informations
saisir sont identiques celles de la fiche dune cotisation. Seule la prsentation diffre.
Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines tapes.
Le bouton [Prcdent] permet de revenir aux tapes antrieures.
Le bouton [Continuer] permet de crer plusieurs cotisations la suite.
Le bouton [Terminer] permet denregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant.
77
Import Ciel Btiment

Uniquement disponible dans Ciel Paye Btiment
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BTIMENT
Cette commande permet de rcuprer des donnes de votre dossier Ciel Btiment et de les intgrer dans
votre dossier Ciel Paye Btiment. Pour cela, vous procderez des exports et des imports des donnes.
Les donnes qui sont migres sont les salaris, les variables et l'analytique.
La procdure se droule en deux temps :
Dans Ciel Btiment, vous devez paramtrer certaines donnes puis les exporter. Vos donnes sont
alors enregistres dans des fichiers au format texte (.TXT).
Dans Ciel Paye Btiment, vous rcuprez les fichiers de donnes.
Dans Ciel Btiment

Au pralable
Paramtrage de paye
1. Slectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMTRAGE PAYE
2. Dans la zone Fichier importer, cliquez sur la loupe situe en fin de zone.
3. Slectionnez le rpertoire contenant le dossier de paye qui recevra les donnes. Par dfaut, les dossiers des socits de paye sont stocks dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre
socit.
4. Si le logiciel ne dtecte pas de donnes de paye dans le rpertoire spcifi, un message d'erreur
s'affiche. Redfinissez alors le chemin du dossier de paye.
5. Dans la partie infrieure de la fentre, vous retrouvez les rubriques salaries propres Ciel Btiment.
Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Btiment. Vous devez donc faire la
correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom
de la variable utilise dans votre logiciel de Paye.
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transfres dans votre dossier de paye.
6. Une fois que vous avez ralis toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salari
Dans Ciel Btiment, le matricule du salari est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye
Btiment. Vous devez donc les renseigner avant de procder l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salaris, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un
matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de gnrer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseign le suivi de main d'oeuvre. En
l'occurrence, les lments rcuprs sont les heures travaills sur un chantier. Dans le menu SUIVI,
choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE.
Exportation
Une fois que vous avez procd aux saisies ncessaires au bon droulement de l'exportation, vous pouvez
gnrer les fichiers qui contiendront les donnes de Ciel Btiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont
automatiquement crs dans un rpertoire nomm "Import" situ dans le dossier de votre socit de paye.
Attention !
Ne modifiez pas ces fichiers.
78
Dans Ciel Paye Btiment

Une fois que les donnes sont importes en paye, les fichiers d'export sont renomms (modification de
l'extension .TXT en .BAK).
1. Si le logiciel dtecte des donnes rcuprer lors de l'ouverture de votre socit, la fentre Import Ciel
Btiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande
IMPORT CIEL BTIMENT.
Vous pouvez galement cliquer sur le bouton
situ dans la barre de l'Accueil.
2. Par dfaut, tous les types de donnes sont slectionns. Dcochez ventuellement les donnes que
vous ne voulez pas rcuprer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel rcupre les donnes et vrifie que les rpartitions analytiques sont bien gales 100%.
Le bouton [Non] permet de ne pas importer les donnes. Ceci tant, les fichiers texte sont quand
mme transforms en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impacte.
Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les donnes et les fichiers texte ne sont pas
modifis.
79
Index
A
Analytique 75
Aperu avant impression 53
Ecriture comptable 46
Etats
bulletin au format PDF 53

tat 53
liste ou document 53
attestation ASSEDIC 60
charges payer par caisse 56
congs pays et RTT 59
DADS 63
fin danne 63
journal de paye 55
livre de paye 55
provisions pour congs pays 63
rductions
Assistant
clture de dossier 65
cration dun bulletin 38
cration de dossier 19
entre dun salari 30
sortie dun salari 30
Attestation ASSEDIC 60
Attestation de salaire Maladie 60
cotisations patronales 59
Exemple
bulletin de salaire 16
socit 12
B
Bulletins
assistant Top Bulletin 38
calculer lenvers 43
tablir le premier bulletin 37
valider 43
G
Gestion de temps 35
bordereau de saisie 36
bordereau de saisie Excel 36
feuille de temps 36
natures dcarts 36
planning hebdomadaires 35
planning salaris 36
plannings annuels 35
C
Caisses 26
Charges payer par caisse 56
Clture
assistant Top Clture 65
Congs 21, 33
Convention collective 27
Cotisations 26
D
DADS 63
Dclaration Unique d'Embauche 61
DIF (Droit Individuel la Formation) 33
Documentation 6
Documents administratifs 60
Dossier
assistant Top Dpart 19
clturer 65
crer 19
paramtres
gnraux 20
modle de paye 21
restaurer 69
sauvegarder 68
I
IJSS
gestion automatique 41
paramtrage 41
Import Ciel Btiment 78

Impressions
aperu avant impression 53
imprimante 52
types 52
Imprimante
choisir 52
configurer 52
Intuiciel 13
J
Journal de paye 55
L
Livre de paye 55
80
N
Natures dcarts 36
P
Paiement
tat 45
ordres de virement 45
Paramtres
gnraux 20
modle de paye 21
Paye inverse 43
Profils 31
R
Rductions
cotisations patronales 59
Rgle des cumuls 49

conditions dapplication 50
principe 49
rgularisation automatique 26, 63
Restaurer un dossier 69
Rubriques 24
S
Salaris 28
assistant dentre 30
assistant de sortie 30
crer une fiche 31
profil 31
Services 30
T
Tranches 26
Transfert
criture comptable 46
ordres de virement 45
Treizime mois 63
U
Utilisateurs 67
V
Validation groupe 48
Variables 23
globales 23
salaris 23
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Manuel de dcouverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Btiment pour Windows - MAN_WP - V20.0/13.0 - 07.13
La dtention de ce manuel natteste pas la proprit dune licence dutilisation du logiciel.

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Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Sage - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros

Configuration minimale ........................................................................................................... 5

Cration et mise en place dun dossier......................................................18

Crez votre dossier ............................................................................................................... 19

Cration des bulletins et traitements.........................................................37

tablissez les premiers bulletins de paye ............................................................................... 38

Les impressions ........................................................................................51

Principes gnraux des impressions ...................................................................................... 52

Traitements de fin danne .......................................................................62

La dernire paye de lanne ................................................................................................... 63

Gestion des dossiers .................................................................................66

La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67

Autres fonctionnalits ...............................................................................71

Le gnrateur de documents ................................................................................................. 72

Processeur 700 MHz (suprieur 1 GHz conseill).

750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.

Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.

Imprimante : laser, jet d'encre.

Carte graphique et moniteur ayant une rsolution minimum de 1024768.

Fonctions Word et Excel : ncessitent Office 2000 (ou suprieur).

Fonction PDF : Adobe Reader jour.

Pour utiliser Ciel directDclaration

Processeur 1,5 GHz

Adobe Reader 7.05 (ou suprieur)

Une connexion internet via modem ADSL (ou quivalent).

cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris

faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

Les symboles du manuel

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie une autre source dinformation, telle que le manuel de rfrence

Naviguer dans le manuel de dcouverte

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Enregistrer le manuel de dcouverte

. Puis, slectionnez lemplacement o

Le guide daccompagnement DADSU

Le site Internet Ciel

Quelques astuces pour gagner du temps !

Voir Crez votre dossier, page 19.

Rcuprer le paramtrage de paye modle

Crer les fiches salaris

Crer les banques

Adapter lenvironnement Ciel Paye vos besoins

Etablir les premiers bulletins

Voir tablissez les premiers bulletins de paye, page 38.

Grer les bulletins du mois suivant

Quelques notions de paye

Raliser une paye lenvers

1. Crez le bulletin du salari comme vous en avez lhabitude.

Cliquez sur le bouton [Options] et slectionnez la commande PAYE INVERSE.

Saisissez le montant net payer partir

Principales tapes de cration et de suivi de votre dossier

Crez votre dossier de paye

Contrlez et modifiez le plan de paye

Crez les lments de base de votre

Etablissez les premiers bulletins de paye

Calculez, validez et imprimez

Paiement des salaires

Editez les donnes de paye

Transfrez lcriture de paye