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MODALIDAD:
ESTUDIOS A DISTANCIA
UNIDAD I
EL SISTEMA DE INFORMACIN
GERENCIAL
CUENCA ECUADOR
2016
UNIDAD # 1
EL SISTEMA DE INFORMACIN
GERENCIAL
OBJETIVOS OPERACIONALES
Durante el estudio de la presente unidad, usted estar en capacidad de:
Identificar la clasificacin de los sistemas de informacin gerencial como agentes que estn
utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.).
CONTENIDOS
1.- SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG)
1.1.- CONCEPTO DEL SIG
1.2.- IMPORTANCIA SIG
1.3.- COMPONENTES DE UN SISTEMA GERENCIAL
1.4.- PLANEACIN Y CONTROL.
1.5.- PASOS PARA ANALIZAR UN S.I.G:
2.- CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIN SEGN EL NIVEL ORGANIZACIONAL QUE RESPALDAN
2.2.- SISTEMAS DE INFORMACIN SEGN LA FUNCIN A QUE DAN SERVICIOS
2.3.- APLICACIONES EMPRESARIALES
2.3.1.- LOS SISTEMAS EMPRESARIALES (ERP: ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING)
2.3.2.- SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
2.3.3.- SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIN DE LAS RELACIONES CON EL CLIENTE
(CRM)
ACTIVIDADES
Usted tiene acceso a las actividades que debe desarrollar, como parte fundamental de la evaluacin,
a travs de la Plataforma www.educacue.net. Recuerde que el desarrollo, de las actividades
encomendadas, es el 66% de su calificacin de aporte personal; por tal razn deben ser
oportunamente realizadas con esmero, dedicacin y de manera responsable, segn se avance en el
estudio de cada uno de los temas, sin dejar la tarea para el ltimo momento.
DESARROLLO PEDAGGICO
1.- SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG)
Vamos a definir un Sistema de Informacin Gerencial, como el resultado que se obtiene de la relacin
e interaccin de los elementos de un sistema de informacin, estamos hablando de personas,
hardware, software, datos, tecnologas y procedimientos, los cuales de manera organizada y
colaborativa, tienen como propsito resolver los problemas que se presentan en una organizacin.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como
finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y la informacin
necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodologa de planificacin de
sistemas abarque a toda la organizacin y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a
planificacin de estrategias, que desbordan el marco especfico de una metodologa de desarrollo de
sistemas. No se trata de ser ms eficientes en algunos procesos productivos o transaccionales, sino
de utilizar los sistemas de informacin para mejorar la posicin competitiva de una empresa alterando
la naturaleza, el comportamiento o la orientacin del negocio. Estamos, ante una nueva categora de
sistema de informacin, al que se denomina Sistema de Informacin Estratgico y que es fruto
de un proceso evolutivo de las tres ltimas dcadas.
La experiencia, la intuicin y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de adoptar
decisiones, pero a medida que los entornos se vuelven ms complejos y hostiles, complementar estos
ingredientes con un buen sistema de captacin, recogida, anlisis e interpretacin de todo el cmulo
de datos que se generan, puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos. Lo
importante es pensar cmo lograr el futuro deseado para nuestras empresas y, pensar
estratgicamente significa crear el futuro de la organizacin tomando decisiones apoyadas en
informacin interna y externa. La tarea de desarrollar sistemas de informacin tiles para la toma de
decisiones estratgicas es un proceso que requiere saber hacia dnde vamos, conocer la
organizacin, conocer el negocio, industria y conocer el entorno en el que se opera
Por definicin se entiende como Sistema de Informacin Gerencial (SIG) al mtodo de poner a
disposicin de los gerentes la informacin confiable y oportuna que se necesite para facilitar el
proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeacin, control y operaciones se
realicen eficazmente en la organizacin. Todas las funciones gerenciales; planeacin, organizacin,
direccin y control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la planeacin y el control son necesarios los Sistemas de Informacin
Gerencial.
Los SIG no solamente estn destinados a proporcionar informacin, sino tambin capacidades de
comunicacin electrnicas, anlisis de datos y organizacin (Watson et al., 1991), de manera tal que
favorezca el proceso de toma de decisiones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones (SPT) son sistemas bsicos que dan servicio al
nivel operativo de la organizacin, este es un sistema computarizado que efecta un registro de
transacciones a travs de las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos hoy en
da han madurado, permitindose de manera sencilla el uso compartido de los datos y el
procesamiento rpido de los mismos debido al poder de cmputo alcanzado y la visualizacin en
formatos grficos en formas fciles de entender.
Los SIG actuales deben permitir que la informacin pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia
otras herramientas que favorezcan el anlisis de los datos, dando ms posibilidades tanto a los
directivos como a los empleados que se encuentran distanciados del mximo nivel de direccin
(Laudon y Laudon, 1996). Quedara entonces garantizar que el dato que se registra est lo ms
cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos. Por ejemplo: entrada de pedidos,
reservaciones en hoteles, registros de empleados, etc.
En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren
generalmente a nivel tctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, as como un
entorno generalizado de computacin y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto
diverso de problemas. Ayudan a hacer pronsticos de tendencias e identifican oportunidades, al
mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la ejecucin de los procesos establecidos.
Facilitan el seguimiento del desempeo organizacional e incrementan el control de los diferentes
niveles de direccin para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada
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Valor documental: cuando sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la
empresa.
Valor histrico: cuando la informacin nos documenta sobre los hechos pasados o nos
provee de elementos para estimar comportamiento futuro
Personas: son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen
una preparacin en el manejo de datos.
Software: Es un trmino amplio que se le da a las instrucciones que dirigen la operacin del
equipo y se puede clasificar en dos clases principales: software de sistemas y software
aplicativos.
Hardware: Se refiere al sistema de computacin fsico y a los dispositivos asociados, los cual
debe proveer las principales funciones: entrada o acceso, procesamiento, almacenamiento y
salida.
Las aplicaciones del sistema de informacin no deberan requerir usuarios que sean expertos en el
rea de computacin. Sin embargo, los usuarios necesitan estar en capacidad de especificar sus
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Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas
si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o a decisiones
desacertadas.
Gerencia media: (Jefes de divisin) Estos necesitan tanto informacin interna como
externa. Se ocupan del desempeo actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan
informacin de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o
aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de informacin deben ser principalmente externas pues
requieren informacin destinada a la planeacin y al control gerencial. Para dichas
actividades es fundamental conocer las tendencias y pronsticos actuales, as como
tambin necesitan informacin (interna) de las ventas, desempeo de la competencia, etc.
Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos
de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
Desarrollar procedimientos que permitan verificar el cumplimiento del mismo, de tal manera
que se certifiquen la exactitud de los datos.
Estos sistemas tratan de responder las siguientes preguntas: Cules sern los niveles de empleo
dentro de cinco aos?, Cules son las tendencias a largo plazo de los costos de la industria y dnde
encaja nuestra empresa? Qu producto o servicio deberemos estar prestando en los prximos
aos?
A continuacin se realiza un esquema del sistema de informacin segn el nivel organizacional que
respaldan:
SO = Sistemas de oficina
NIVEL OPERATIVO
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): Son los sistemas bsicos del negocio
que dan servicio al nivel operativo de la organizacin. Es un sistema computarizado que
efecta y registra transacciones diarias necesarias para dirigir los negocios. Ejemplos:
Entradas de pedidos, reservaciones en hoteles, registros de empleados etc.
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NIVEL ADMINISTRATIVO
Son aquellos que sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones y
administrativas de los gerentes del nivel medio. Este tipo de sistemas responde a preguntas como,
Van bien las cosas? Qu pasara si..? Cul sera el impacto en la produccin si se duplican las
ventas?
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NIVEL ESTRATGICO
Estos sistemas tratan de responder las siguientes preguntas: Cules sern los niveles de empleo
dentro de cinco aos?, Cules son las tendencias a largo plazo de los costos de la industria y donde
encajara nuestra empresa?, Qu producto o servicio debemos estar presentando en los prximos
aos?
Sistema de apoyo de ejecutivos (SAE): Son sistemas de informacin a nivel estratgico de
la organizacin diseados para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante
grficos y comunicaciones avanzadas. Las decisiones no rutinarias requieren juicio,
evaluacin y comprensin por que no existen procedimientos estndares para llegar a una
solucin.
Los SAE estn diseados para incorporar datos sobre eventos externos como leyes nuevas o
competidores nuevos, incluso extraen informacin resumida de los SIG Y SAD generalmente
de carcter interno; la filtran, comprimen y utilizan segn la necesidad.
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Sistemas de ventas y marketing: Son aquellos sistemas que ayudan a la empresa a identificar sus
clientes, desarrollar P/S para satisfacer las necesidades de los mismos. Adems, promueve y vende
estos productos / servicios y prestan apoyo a continuo a los clientes.
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Sistemas de finanzas y contabilidad: Sn aquellos que dan seguimiento a los activos financieros de
la empresa y al flujo de fondos o de efectivo, a fin de maximizar el rendimiento sobre estos activos o
ayudar a acumular o crear riqueza.
Actividades de los sistemas de finanzas y contabilidad. ste tipo de sistema realiza las siguientes
actividades:
Sistema de informacin de recursos humanos: Son aquellos sistemas que llevan registros de los
empleados, dan seguimiento a las habilidades, desempeo del trabajo y capacitacin del empleado, y
apoyan la planeacin de la remuneracin y desarrollo profesional del talento humano en una
Organizacin.
Actividades de los sistemas de informacin de recursos humanos. Este tipo de sistema realiza las
siguientes actividades:
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La estructura de la empresa.
El proceso administrativo.
La plataforma tecnolgica.
Mejorar la capacidad de los negocios.
Retos de los sistemas empresariales: Los sistemas empresariales requieren grandes inversiones en
tecnologa y funcionalidad de las empresas.
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El siguiente nivel comprende los recursos de informacin, para apoyar las operaciones diarias
de control (Primer nivel de Administradores).
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la
planificacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo
(Personal de especialistas).
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Cada nivel del procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrado por los niveles ms
bajos; sin embargo tambin pueden introducirse nuevos datos, por Ejemplo: parte de la informacin
para apoyar la administracin y la toma de decisin se suministra con base en los datos que se
obtuvieron del procesamiento de transacciones, mientras que otra parte pueden provenir de los datos
nuevos sobre las actividades externas a la organizacin.
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La compatibilidad de principios y prcticas entre los SGC y los SIGMA es muy fuerte, gracias a la
inspiracin en estndares (ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004) desarrollados por la misma
organizacin (ISO) con una estructura y un enfoque de gestin concomitantes.
No obstante estos avances en la integracin de sistemas de gestin, actualmente los SIG basados en
modelos normativos o certificables slo son instrumentos para optimizar la gestin de una serie de
procesos, dejando an fuera de su alcance muchos otros procesos clave.
El progreso en la integracin de sistemas podr continuar en el futuro avanzando hacia la gestin
total de los clientes y grupos de inters crticos para la organizacin, la gestin total de la informacin
(integrando la Gestin de la Calidad en los sistemas de informacin on-line y en los sistemas de
gestin integral como los ERP) y la gestin total de recursos (extendiendo el compromiso a la gestin
de todos los recursos humanos, financieros, fsicos, tecnolgicos y organizativos).
El diseo de un SIG requiere unificar los distintos sistemas de gestin en tres aspectos:
1.
2.
3.
Hay que tener en cuenta que el diseo de un SIG debe ser totalmente abierto, puesto que las
normativas que regulan algunos de sus elementos estn hoy en da en continuo proceso de cambio.
En especial, las normas para los sistemas de prevencin de riesgos laborales y de gestin tica estn
pendientes de consolidacin.
El alcance de un SIG depender de los sistemas de gestin que la organizacin decida integrar.
Existe un nmero ya significativo de experiencias que han integrado SGC y SIGMA, basados ambos
en normas ISO; y ambos con SIGPRE, por adoptar estos ltimos el mismo enfoque normalizador. Los
SIG de tercera generacin, que concilian SGC, SIGMA y SIGPRE en un nico sistema, gozan de la
ventaja de compatibilidades importantes. Pero de aqu en adelante el progreso hacia la integracin es
ms escaso. Los SIG de cuarta generacin, que integren los tres sistemas anteriores con SGE, son
ciertamente inusuales, como es tambin el caso de la integracin con sistemas de gestin de otras
reas como las tecnologas de la informacin, la I+D o la gestin de recursos humanos.
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Para definir el contenido de un SIG de tercera generacin, es til la Gua para la integracin de los
sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales, elaborada por el
Grupo de Trabajo de Integracin de Sistemas de Gestin de la Seccin de Industrias Energticas de
la AEC (2000). Su diseo toma como base las normas ISO 9001:2000 para la Gestin de la Calidad,
ISO14001:1996 para la Gestin Medioambiental y UNE 81900:1996 EX para la Prevencin de
Riesgos Laborales. Este modelo de sistema integrado detalla las directrices para el desarrollo de un
SIG, concretando su alcance y aplicabilidad, los detalles de coordinacin y control de los sistemas, y
el soporte documental necesario para la unificacin.
Las consideraciones incluidas en esta gua son lo suficientemente genricas para que puedan
adaptarse a cualquier organizacin, con independencia de su mbito de actividad, el mbito de la
organizacin al que desee aplicarse y su sistema de gestin.
Este documento consta de dos partes. La primera, denominada Secciones Generales, constituye el
tronco comn para el desarrollo integrado de los tres sistemas de gestin (SGC, SIGMA y SIGPRE).
La segunda son Secciones Especficas a cada sistema de gestin. En la Figura inferior se ofrece una
estructura modelo de las secciones generales del Manual Integrado de Gestin. Por tanto, si la
empresa lo adopta integralmente, puede certificar sus SGC y SIGMA con la misma estructura y
soporte documental, aunque no su SIGPRE por no ser an certificable.
Estructura del Manual Integrado de Gestin basado en la gua de la AEC (2000).
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
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Las caractersticas de esta estructura documental variarn apreciablemente, en funcin del proceso
de gestin organizativo, las competencias del personal, los requisitos de los clientes o de carcter
legal, el tamao de la empresa, la complejidad de sus productos, la propia complejidad e interaccin
de sus procesos, y la necesidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema.
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La base documental del SIG debe recoger toda la documentacin ya mencionada al explicar los SGC,
SIGMA y SIGPRE en un conjunto de documentos ordenados.
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puede alargarse en el tiempo, y dado que las organizaciones tienen recursos limitados y
pueden plantearse inversiones alternativas, la norma considera necesario conocer con
antelacin el balance entre los beneficios esperados y los recursos necesarios, para asignar
al proyecto de integracin la prioridad y el apoyo directivo adecuados. Por tanto, la
organizacin debe identificar claramente los beneficios que espera alcanzar y los recursos
que necesitar invertir.
La norma aconseja sintetizar todo este anlisis de la situacin de partida en un DAFO (Diagnstico de
Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) u otra tcnica similar.
Seleccin del mtodo de integracin. Este apartado establece las directrices para que la
organizacin seleccione el mejor mtodo de integracin, en funcin de su nivel de madurez y
su contexto. La norma propone tres mtodos de integracin cuya seleccin est guiada por el
nivel de madurez o experiencia que la organizacin posee en la gestin por procesos. Estos
tres mtodos son escalonados y complementarios, es decir, continuacin natural uno de
otro. La organizacin puede ir ascendiendo por ellos a medida que adquiere mayor madurez,
y se supone que su aplicacin progresiva concede a la organizacin una mayor capacidad y
calidad de gestin. Los mtodos en cuestin son:
o
Mtodo Bsico. Segn la norma, es un mtodo muy rentable porque requiere una
inversin pequea y en cambio produce resultados importantes a corto plazo gracias
a la simplificacin documental y a la gestin integrada de algunos procesos. El
mtodo bsico es abordable por todo tipo de organizaciones, incluyendo aquellas que
no tienen experiencia en la gestin por procesos.
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Mtodo Experto. La norma postula que este mtodo ser muy rentable, porque
supone extender la integracin del sistema de gestin por procesos existente ya a
otras reas no contempladas, sin inversiones adicionales. No obstante, tambin
previene que este mtodo est limitado a organizaciones con una gran experiencia en
la gestin por procesos.
La norma ofrece igualmente una metodologa para la seleccin del mtodo de integracin ms
apropiado a su contexto y nivel de madurez entre los tres explicados. El diagrama de flujo incluido a
continuacin permite secuenciar la toma de decisiones considerando el nivel de madurez de la
organizacin en la gestin por procesos, ya diagnosticado dentro del anlisis del contexto
El ltimo punto para la preparacin del plan de integracin sobre el cual la norma ofrece directrices es
el apoyo de la alta direccin. No es una consideracin nada sorprendente, pues si todos los modelos
normalizados de sistemas de gestin parten de esta premisa, tanto ms lgico cuando se habla de su
integracin. El apoyo de la alta direccin se plasma en acciones concretas, como la asignacin de los
recursos necesarios para llevar a cabo el plan aprobado, el apoyo poltico y la concesin de autoridad
a los responsables del plan, y el seguimiento del proyecto.
A la alta direccin compete igualmente nombrar al responsable o coordinador del Plan de Integracin,
que actuar como su representante.
Seguimiento del plan de integracin, con una frecuencia que permita controlar el
cumplimiento de los objetivos prefijados y, en el caso de desviaciones, introducir los
oportunos cambios en el plan actualizndolo.
Fase 1: Creacin del Grupo Gestor para el desarrollo del Sistema de Gestin Integrado:
Objetivo: crear las condiciones organizativas del Sistema Integrado de Gestin.
Paso 1: Adiestramiento del grupo para la elaboracin del SIG.
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, estudio de casos,
actividades prcticas y trabajo en grupo.
Al comenzar a crear las condiciones para un desarrollo eficaz de la gestin integrada, se
debe formar un grupo gestor. Los miembros sern representantes de cada uno de los
procesos involucrados, especialistas de los sistemas a integrar as como integrantes con
conocimientos interdisciplinarios.
Esta etapa debe garantizar el involucramiento y comprometimiento de todos, proceso que
implica un cambio en su mentalidad. Las herramientas de la comunicacin hacia el
convencimiento propiciarn un clima organizacional involucrado y consciente de la necesidad
del cambio.
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Antes de pasar al siguiente paso se hace necesario que los integrantes del grupo se preparen
en los diferentes temas que se van a integrar para lo cual se deben planificar cursos,
conferencias, charlas o cualquier otra actividad que evidencien la importancia de la decisin,
aporte conocimientos de los temas y permita el adiestramiento del personal, al mismo tiempo
los integrantes deben auto prepararse.
Se debe contar con la aprobacin de la alta direccin, su involucramiento y colaboracin, ya
que todo proceso de investigacin que conlleve a un estadio superior lo necesita. Se
requerir de un liderazgo efectivo que transmita la importancia del proceso al que se est
sometiendo y logre un ambiente de ayuda e incondicionalidad para llevarlo adelante.
Paso 2: Establecimiento del alcance del SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y tormenta
de ideas.
Una vez adiestrado el grupo gestor se debe determinar el alcance del SIG y las normas que
van a utilizar como referencia. La forma para su determinacin est dada por los sistemas
que se van a integrar y lo que va a abarcar el sistema dentro de la entidad. Este paso es de
suma importancia ya que sentar el camino a seguir, las reas involucradas y las normas que
sern objeto de constante anlisis. El grupo gestor, junto con la alta direccin, a travs de
tormentas de ideas lo establecer.
Paso 3: Informacin e Identificacin de requisitos legales y de otro tipo relacionados con los
sistemas que integran el SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y tormenta
de ideas.
Se deber identificar y mantener actualizados los requisitos legales y reglamentarios que le
sean aplicables a la entidad con relacin a la calidad, condiciones de seguridad de los
empleados, as como del medio ambiente, pudiendo acceder a esta informacin todos los
implicados. Para su informacin e identificacin se harn sesiones de trabajo en la que se
revisen los diferentes documentos legales y de otro tipo relacionados con el tema y para los
que su inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas hasta llegar a un consenso.
Fase 2: Caracterizacin general de la entidad:
Objetivo: Reconocer las peculiaridades de la organizacin objeto de estudio.
Paso 4: Identificacin de la entidad
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicados.
Para poder comprender la entidad objeto de estudio debe partirse del nombre, ubicacin
geogrfica, estructura organizativa, principales servicios y principales premios o
reconocimientos.
Paso 5: Caracterizacin de los recursos humanos, el cliente externo, proveedores y
competencia
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicados.
El estudio de los recursos humanos permitir conocer sus caractersticas en cuanto a
cantidad de trabajadores, gnero al que pertenecen, edad, nivel de escolaridad y categora
ocupacional. De los clientes externos se identificarn sus peculiaridades de manera general y
con respecto a los proveedores se analiza las relaciones con la organizacin y la estabilidad y
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Procesos de apoyo: Estos son los procesos que aseguran los recursos para los
procesos de la realizacin del producto que aseguran los recursos humanos,
materiales y financieros.
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Tipo de documento:
M
FP
P
R
Manual
Ficha de proceso
Procedimiento
Registro
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EJEMPLO DE LA CODIFICACIN:
PI-00-01: Es el procedimiento integral No.1 de los generales.
PC-05-03: Es el procedimiento No 3 del proceso 05 y responde a un requisito especfico de calidad.
RI-00-01-01: Es el registro 01 del procedimiento integral No.1 de los generales.
FP-01: Es la ficha de proceso del proceso 01.
Adems en este procedimiento debe establece la forma de revisar y aprobar la documentacin, su
distribucin, implantacin y control, la manera de proceder para los cambios o modificaciones
(actualizacin) as como su derogacin y retiro, su proteccin y la forma de proceder con los
documentos externos.
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Observaciones. En este caso no constituye una desviacin, pero es la antesala de una, por
lo que se debern registrarse y las acciones a tomar sern preventivas y no es necesario
investigar las causas.
para lo cual se debe hacer un balance para comprobar si las acciones trazadas para minimizar o
erradicar las deficiencias fueron efectivas realizando un anlisis estadstico donde se agrupen,
estudien o se resuman para conocer si las no conformidades se repitieron y las mejoras trazadas se
obtuvieron.
El procedimiento PI-00-05 Comunicacin, establece los diferentes canales de comunicacin de la
entidad as como las diferentes acciones que se realizan para lograr el xito en esta actividad entre
las que se destacan discusin de los planes econmicos y productivos, las evaluaciones del
desempeo individual de los trabajadores, reuniones con los clientes, Consejos de Direccin,
reuniones mensuales con los trabajadores, reuniones abiertas, matutinos, etc.
Paso 9: Distribucin y control de la documentacin
Para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo establecido en el diseo del SIG. Se deber
establecer el tipo de soporte que se utilizar para la distribucin, la forma de la distribucin, a quienes
se les distribuir y la manera en que se controlar.
Paso 10: Formacin de todo el personal
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, actividades prcticas y trabajo en grupo.
Una vez que todo el personal posee la documentacin del SIG que es de su inters se puede
comenzar su implantacin, garantizando que el personal domine la forma de proceder y a la vez se
encuentre motivado a hacerlo por lo que se deben desarrollar acciones de capacitacin dirigidas a la
formacin en este sentido. Este paso una vez que se desarrolla es de permanente ejecucin
tenindosele que explicar los aspectos de mayor inters del sistema, los principales cambios
introducidos a la entidad entre otras caractersticas.
Fase 6: Revisin y Mejoramiento del SIG: Objetivo es de mantener el sistema bajo control,
garantizar su evaluacin y mejora continua.
Para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo establecido en el diseo del SIG. Se deber
definir los periodos de tiempo para realizar los controles y evaluaciones, las informaciones que se
debern utilizar, as como las vas para realizar estos anlisis, la forma de lograr el seguimiento y la
retroalimentacin.
Es recomendable establecer para cada proceso indicadores de evaluacin. Los siguientes
indicadores se pueden tomar como referencia:
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En el anlisis se observan las tendencias individuales y globales as como los resultados obtenidos
determinndose el estado real del sistema. Adems, se deriva un plan de acciones que garantice la
mejora continua y la obtencin de resultados superiores.
Las organizaciones para alcanzar sus metas deben realizar una correcta planificacin estratgica.
Puede realizarse de forma separada o integrada sin embargo la segunda variante tiene mayores
ventajas. El procedimiento propuesto permite disear e implantar un Sistema Integrado de Gestin
utilizando tres sistemas: sistema de gestin de la calidad, sistema medioambiental y sistema de
seguridad y salud en el trabajo. El procedimiento se basa en el enfoque a procesos y se concibi
con la filosofa de la mejora continua.
Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el
caso de una organizacin, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visin de la
organizacin en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su
alcance, competencias y manejo:
a. El Alcance del Negocio est asociado con decisiones que determinan dnde va a
competir la empresa, e implica contestar qu productos o servicios va a producir?, en qu
nichos?, para qu clientes? y en qu zonas geogrficas?.
b. Las Competencias Distintivas implican que la organizacin tome decisiones acerca de cmo
la empresa va a competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben
responderse preguntas como Qu va a hacer que le compren a ella? Qu la distingue de
sus competidores? Qu puede hacerse que sea difcil de imitar por estos?
c.
El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar decisiones acerca de la propiedad de la
empresa considerando, entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o
sociedades.
La manera de competir de una empresa involucra habilidades, activos y rutinas que la distinguen de
los competidores y que deben ser aprovechadas en la definicin de la estrategia del negocio. Este
concepto, al que tambin se ha denominado "Competencias Centrales", constituye el conocimiento
colectivo en la organizacin necesario para coordinar habilidades, tecnologas y recursos en la
produccin de bienes y servicios.
Charles Wiseman, por su parte considera a los SIE como el uso de la tecnologa de la
informacin para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin a su plan
para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir las ventajas de sus
rivales.
Monforte (1994) define un SIE como: aquel sistema de informacin que forma parte del ser
de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por s mismo, bien porque est
unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los productos,
operaciones o toma de decisiones.
As, un SIE permitira a una organizacin obtener unos mejores resultados que el resto de agentes de
la economa. La empresa se beneficiara de una reduccin de costos en la fabricacin del producto,
reduccin del costo de comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin
entre los diferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y
clientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo de entrega
del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por la empresa, por
ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costos, diferenciacin del producto y concentracin.
Los SIE pueden ser usados por todos los niveles de la institucin, son de mayor alcance y estn ms
arraigados que los otros tipos de sistemas.
A continuacin se presenta el modelo de las fuerzas competitivas de Porter (1982)
Partiendo del modelo, los sistemas de informacin serviran para poder competir y obtener mejores
resultados:
a. Amenaza de nuevos participantes: los SI permiten mejorar el control de los canales de
distribucin y aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores. Adems,
permiten adecuar mejor los productos a las necesidades del cliente, explotar economas de
escala para reducir precios, y competir en una guerra de precios siendo ms agresivos en la
estrategia de liderazgo en costos.
b. Amenaza de productos o servicios sustitutos: se puede adaptar mejor a las necesidades
del cliente, ya que se identifican fcilmente las necesidades insatisfechas, y tambin se
puede establecer una correcta adecuacin de calidad-precio del producto y redefinir los
segmentos del mercado.
c.
Rivalidad con los competidores actuales: los SI constituyen un arma que permite reducir
costos o mejorar la imagen de marca de la empresa.
d. Poder negociador de clientes y proveedores: los SI pueden ser utilizados como medio de
equilibrar el poder con los proveedores y los clientes.
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Fase B: Conducir una sesin de -lluvia de ideas- con los administradores de la funcin de la
informacin. Identificar reas de oportunidad para el desarrollo de sistemas de informacin
estratgicos.
Fase E: Conducir una sesin de -lluvia de ideas- con los responsables del proceso de
planeacin del negocio. Identificar algunas ideas de las juntas previas y hacer una
evaluacin final del proceso.
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Transferencia electrnica de fondos (EFT): El concepto de TEF engloba a cualquier sistema que
permite transferir dinero desde una cuenta bancaria a otra cuenta directamente sin ningn
intercambio de dinero en metlico, por ejemplo el pago con tarjeta, el pago a travs de telfono mvil
o la banca electrnica a travs de Internet. Los beneficios de los sistemas TEF son, como veremos,
entre otros: reduccin de los costes administrativos, aumento de la eficiencia, simplificacin de la
contabilidad y una mayor seguridad
Esta tiene ventajas para consumidores, comerciantes y bancos entre las que resaltan:
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Constituye una de las aplicaciones ms importantes de las comunicaciones de datos para lograr
ventajas competitivas. Las ventajas que pueden obtenerse esta nueva tecnologa:
Tarjeta Electrnica para Clientes: Esta forma de comercio electrnico permite a los
distribuidores ofrecer al consumidor los productos que desea y coordinarlo con la base de datos
demogrficos y preferencia del consumidor.
Compras Electrnicas: Este sistema puede cambiar radicalmente la forma actual de las compras
que se efectan, ya que muchas personas trabajan fuera de casa y carecen de tiempo para efectuar
sus compras por mtodo tradicional.
Nuevas Estrategias de Ventas:
Para incrementar las ventas es necesario ser el primero en proporcionar informacin a clientes
potenciales sobre un producto en particular y mantener una relacin con ellos a travs de informacin
permanentemente.
Comunicacin Electrnica con el Proveedor: Por medio a este mecanismo el fabricante logra
incrementar la lealtad de sus distribuidores. El resultado que se obtiene a travs es el incremento en
las ventas tanto para el distribuidor como para el fabricante.
Productividad en los Procesos de Manufactura: Tal es el caso del CIM, que significa manufactura
integrada por computadora. Estas especificaciones son producidas y almacenadas en discos
magnticos y pueden constituir la entrada a otros sistemas de computadoras que controlan
robots y otras mquinas que fabrican las partes.
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Factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada se debe analizar si la
empresa posee los medios informticos adecuados, o bien si los ha adquirido
en el exterior.
Factibilidad econmica: se realiza un estudio y valoracin econmica de la solucin
comprobando que los beneficios de la mejora superan los costos de la implantacin o
modificacin de los sistemas de informacin.
Factibilidad operativa: se evala si la solucin propuesta es deseable dada la
organizacin interna de la empresa.
3. Diseo de Sistemas: Una vez elegida la solucin que resuelve los problemas, se debe
detallar cmo el sistema de informacin estratgico satisface los requisitos planteados por la
organizacin. Al disear los sistemas, se debe indicar los componentes de los sistemas de
informacin que se utilizar (nivel hardware, software y tecnologa de las telecomunicaciones)
y como se relacionan dichos componentes entre s. De esta forma, se producir las
especificaciones que el sistema de informacin estratgico requiere.
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Pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios finales del sistema
de informacin estratgico. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la
certificacin final del correcto funcionamiento del sistema de informacin
estratgico.
3.2.7.- XITO Y
ESTRATGICOS.
FRACASO
DE
LOS
SISTEMAS
DE
INFORMACIN
AUTOCONTROL # 1
Luego de que usted ha concluido el estudio de esta primera unidad, ahora ya est en condiciones de
resolver el autocontrol, para ello debe abrirlo en la Plataforma www.educacue.net., dentro del perodo
determinado y resolverlo en el tiempo establecido. Proceda de acuerdo con lo que all se le indica.
Recuerde que en ltima instancia, la resolucin del autocontrol le permitir verificar el cumplimiento
de los objetivos propuestos. En la Plataforma, usted tendr tres oportunidades para resolver el
autocontrol, con el fin de que, en caso de errores o dudas, repase lo aprendido para que rectifique los
errores y solvente las dudas, ya que la herramienta informtica califica automticamente la prueba
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