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CMO SE INICIA UN PROYECTO?

Los proyectos pasan por diferentes etapas o ciclos de vida, entre ellas estn: la etapa de inicio,
formulacin, ejecucin, control y cierre del proyecto.
El inicio y formulacin del proyecto son etapas de planificacin muy importantes, las cuales nos
guiaran en todo el proceso. En stas encontraremos el problema que requiere atencin y la
bsqueda de una solucin.
Para definir con precisin el problema se requerir tener un diagnstico, basado en informacin
secundaria e informacin primaria a travs de encuestas y entrevistas. El diagnstico nos
permitir descubrir no slo las necesidades sino tambin las oportunidades al encontrar las
causas del problema
Al analizar el espacio donde se encuentra el problema podemos encontrar varias necesidades
las que tendremos que priorizar y definir hasta dnde vamos a llegar en la solucin de un
problema, el cual puede estar restringido en funcin a un presupuesto, tiempo y alcance de las
actividades a desarrollar.
Con el diagnstico podremos definir finalmente cules son los factores crticos que vamos a
trabajar y que al solucionarlos nos va a ayudar a generar mayor competitividad (propuesta de
valor).

Una de las metodologas que nos ayuda a analizar el problema es el mtodo del rbol de
problemas, el que nos guiar a definir objetivos para plantear una solucin la que se convertir
en el proyecto. Todo ello se reflejar posteriormente en un marco lgico.
El rbol de Problemas es una tcnica participativa de anlisis que se compara con un rbol donde
las ramas, hojas y frutos que podemos ver se convierten en los efectos del problema; y las races
que muchas veces no vemos se convierten en las causas del problema central.
El problema central es aquella situacin negativa que afecta a una empresa, persona o grupo de
personas que al ser atendidos se convertirn en beneficiarios dentro de un espacio territorial. El
diagnstico ser la base de una buena identificacin del problema, y por tanto sustentar el
planteamiento adecuado de un proyecto. Al momento de redactarlo debe ser expresado en
necesidades insatisfechas u oportunidades no aprovechadas.
Es recomendable que el problema no se exprese como la falta de una solucin, ya que no se
contara con otras alternativas para su anlisis. Por ejemplo, no sera correcto definir el
problema como: "Falta de equipos de cmputo en el departamento de personal de la empresa",

ya que los equipos son una alternativa de solucin a un problema distinto, que puede ser:
"limitado manejo de la informacin del personal de la empresa".
Para el anlisis de los efectos debemos preguntarnos qu consecuencias genera el problema?
La identificacin de los efectos permite tener claro cules van a ser los resultados y los
beneficios.
En el anlisis tambin debemos preguntarnos Por qu ocurre este problema? Para descubrir
cules son las causas que producen el problema.
Cada efecto tendr una causa lo que lleva a la construccin del rbol de Problemas, cuyo
diagrama permite comprender mejor la situacin problemtica, facilitando la identificacin de
posibles soluciones.
Cuando no realizamos un adecuado anlisis del problema la solucin o actividades que se
planteen para hacer frente al problema podran ser no muy adecuadas y en vez tener un impacto
de mejora y cambios para la empresa o personas la solucin podra generar ms problemas.
Un ejemplo simple y sencillo podra ser: una seora va con su nio por la calle de pronto el nio
llora, grita y presiona a su madre para irse a casa; la madre cree que el nio llora por impaciente
y termina llamndole la atencin para que deje de llorar, es decir toma una decisin creyendo
que es la ms adecuada para que el nio pueda estar tranquilo.
Despus e varias horas, cuando llegan a casa la madre le pregunta al nio por qu llorabas? y
el nio le dice es que tena hambre. Y en ese momento la madre se da cuenta que tomo una
decisin inadecuada debido a que no indago sobre las razones o causas del llanto del nio. Por
ello la importancia de analizar y sentir el problema.
El problema es el hilo conductor de todas las etapas del proyecto, en donde los objetivos,
actividades, tareas, indicadores estarn enfocados en la solucin del problema para buscar un
cambio y mejora de manera adecuada, reflejndose un impacto positivo en el grupo de personas
afectadas.
Cuando no nos involucramos en el problema no lo analizamos ni lo vivenciamos, se construyen
proyectos que al ejecutarlos no se logran las mejoras o cambios esperados.
Diagrama rbol de Problemas

Efectos

Problema Central

Causas
os

Documento elaborado con informacin de varios autores y experiencias de trabajo.


Fuente Principal Gua de Proyectos del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)
Lic. Milagros Coronado Caldern
Miembro del PMI de la Comunidad Internacional de Gestin de Proyectos y del PM4 del BID