FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y NEGOCIOS INTERNACIONAL

ASIGNATURA:

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

TEMA:

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

DOCENTE:

GALINDO SANTIAGO, ADOLFO

INTEGRANTES:
CASTILLO MARCOS, LUCERO
HUAMAN CHANGANAQUI, ORLANDO
PADILLA MEDINA, BRYAN
ROMERO VALDERRAMA ADELI SARITA
ROJAS LUNA, SAMANTHA
CICLO: VII

PER HUACHO

2016

AGRADECIMIENTO

Este proyecto es el resultado del esfuerzo de todos los que formamos este grupo
de trabajo, quienes a lo largo de este tiempo han puesto a prueba sus
capacidades y conocimientos en el desarrollo de esta nueva investigacin la cual
ha finalizado despejando nuestras dudas y cubriendo todas nuestras
expectativas.

Agradecemos a nuestros profesores a quienes les debemos gran parte de

nuestros conocimientos, gracias a su paciencia y enseanzas; y finalmente un
eterno agradecimiento a esta prestigiosa Universidad Alas Peruanas Filial
Huacho por habernos abierto la puerta a jvenes como nosotros, preparndonos
para un futuro competitivos y formndonos como buenos profesionales y
personas de bien.

INTRODUCCION

BPM significa BUSINESS PROCESS MANAGEMENT o en espaol, GESTIN

DE PROCESOS DE NEGOCIO, el cual es un enfoque gerencial holstico hacia la
operatividad de un negocio que tiene como fin producir una organizacin
completamente eficiente, gil e innovadora que de lejos exceda los logros de los
enfoques de gestin tradicionales. As, el fin del BPM es el de maximizar el
desempeo de la organizacin, lo cual va a traer como consecuencia la creacin
de valor tanto para los clientes como para los accionistas de la empresa.
El BPM integra a la organizacin mediante el uso de tecnologas de informacin
que permiten potenciar la eficiencia en la gestin de procesos y prcticas a
travs del involucramiento de toda la organizacin en base a una estrategia
comn cuyo fin ulterior es el incrementar el valor que se le entrega al cliente y
por ende, su nivel de satisfaccin. Sin embargo, el BPM no debe ser considerado
solo como un paquete de tecnologa informtica o BPMs (tambin llamado
BPMS) como se conoce por sus siglas en ingls: BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT SUITES; concepto que se utiliza para determinar a los paquetes
informticos que van a ser utilizados para poder implementar la Gestin de
Procesos de Negocio.
El BPM es un entorno de mejora continua completamente articulado y
automatizado que tiene como fin el mantener la eficiencia y competitividad de la
empresa a travs del tiempo. Ms an, BPM significa alinear los recursos y
procesos de la organizacin con los objetivos y metas del negocio con el fin de
garantizar el cumplimiento de los mismos.

PRESENTACION
El presente trabajo se centra en el estudio de BPM significa 'Business Process
Management', BPM es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e
imparable que est cambiando para siempre la forma de gestionar las
operaciones de las empresas y de cualquier organizacin en el mundo,
permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatizacin y mucha
mayor potencia. Dentro de todo podramos definir a BPM como: Una nueva
categora de software empresarial que permite a las empresas modelizar,
implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas,es decir,
Procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando
la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores
y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.
Podramos decir que las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la
entidad, sacan a la luz los puntos dbiles y fortalecen las actividades ms
importantes.

Por

lo

tanto

permite

ms: Flexibles, Competitivas yEficientes.

que

las

empresas

sean

INDICE

AGRADECIMIENTO

INTRODUCCION

PRESENTACION

INDICE

5
CAPITULO I

1.BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

1.1DIMENSIONES DEL BPM

1.2LOS OBJETIVOS FUNCIONALES

10

1.3Deteccin y respuesta inmediata

11

1.4Mejora continua de procesos

12

2.-LOS MOTORES DEL BPM

12

2.1Motor de ejecucin de procesos

12

2.2Motores de negocio de BPM

13

3.-EL BPM, CLAVE EN LAS ORGANIZACIONES

13

3.1Modelizacin
3.2Simulacin.
3.3Ejecucin
3.4Monitorizacin
3.5Optimizacin
4.-CICLO DE VIDA DEL BPM

13
13
14
14
14
14

5.-PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

15

6.-ALCANCE DEL BPM

16

7.-ARQUITECTURA DE BPM

16

8.-TENDENCIA DEL BPM

18

9.-ESTANDARES DE BPM

20

10.-ETAPAS DE LA GESTIN DE PROCESOS CON LA TECNOLOGA BPM

20

11.-GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO BPM

21

12.-BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR BPM

22

13.-VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN DE BPM

24

14.-DESVENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN

24

15.-MONITORIZACIN DE PROCESOS Y RECURSOS EMPRESARIALES

25

16.-CONCLUSIONES

26

Business Process Management (BPM)

DEFINICIN:
Popularmente se llama Gestin de Procesos de Negocio (BPM Business
Process Management) a la metodologa empresarial cuyo objetivo es mejorar la
eficiencia a travs de la gestin sistemtica de los procesos de negocio, que se
deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.
Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administracin de los procesos
del negocio.
Tambin se dice llamar Una nueva categora de software empresarial que
permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de
actividades interrelacionadas.
Es decir, Procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o
permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes,
proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.

DIMENSIONES DEL BPM

BPM es llamado as acertadamente porque se dirige al extenso mundo de una
compaa a travs de sus tres dimensiones esenciales, Los cuales son:
El negocio: Dimensin de valor
La dimensin de negocio es la dimensin de valor y de la creacin de valor tanto
para los clientes como para los stakeholders (personas interesadas en la buena
marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etctera).
BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compaa:
crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del rendimiento mnimo;
aumento de la innovacin; mejora de la productividad; incremento de la fidelidad
y satisfaccin del cliente y niveles elevados de eficiencia del personal. BPM
incorpora ms capacidad que nunca para alinear actividades operacionales con
objetivos y estrategias.
Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creacin de valor para el
cliente. BPM tambin permite una respuesta mucho ms rpida al cambio,
fomentando la agilidad necesaria para la adaptacin continua.

El proceso: La dimensin de transformacin

La dimensin de proceso crea valor a travs de actividades estructuradas
llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y
materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta
transformacin es el modo en que funciona un negocio; el elixir mgico de la
empresa.
Mediante BPM, los procesos de negocio son ms efectivos, ms transparentes y
ms giles. Los problemas se resuelven antes de que se conviertan en asuntos
ms delicados. Los procesos producen menos errores y estos se detectan ms
rpido y se resuelven antes.
Efectividad de los procesos
Los procesos efectivos son ms coherentes, generan menos prdidas y crean un
valor neto mayor para clientes y stakeholders. BPM fomenta de forma directa
un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatizacin
adaptativa y la coordinacin de personas, informacin y sistemas.
Transparencia de los procesos
La transparencia es la propiedad de apertura y visualizacin, y es crtica para la
efectividad de las operaciones. Tiempo atrs, la transparencia eluda a las
empresas, cuyos procesos estn a menudo codificados en sistemas arcanos,
ininteligibles para los simples mortales. BPM descubre estas cajas negras y
revela los mecanismos internos de los procesos de negocio. Con BPM, puede
visualizar de forma directa todos los elementos del diseo de los procesos como
el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes as como su
rendimiento en tiempo real, incluyendo eventos y tendencias.

Agilidad en los procesos

De todas las demandas de las operaciones empresariales, quizs la ms

acuciante sea la necesidad de cambio, es decir, la capacidad de adaptacin a
eventos y circunstancias cambiantes manteniendo al mismo tiempo la
productividad y rendimiento globales. BPM proporciona agilidad en los procesos
al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e ideas
empresariales en accin.

La gestin: La dimensin de la capacitacin

La gestin es la dimensin de capacitacin. La gestin pone a las personas y a
los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la accin en pos de los
fines y objetivos del negocio. Para la gestin, los procesos son las herramientas
con las que se forja el xito empresarial. Antes de BPM, construir y aplicar estas
herramientas engendraba una mezcla poco manejable de automatizacin de
clase empresarial, muchas herramientas de escritorio aisladas, mtodos y
tcnicas manuales y fuerza bruta.
El Catalizador
Lderes y directores de negocio conocen los papeles fundamentales de los
negocios, procesos y gestin de la empresa. Durante dcadas, estos se han
definido, estudiado y mejorado. La tecnologa, sin embargo, ha evolucionado
ms rpido y, recientemente, avances significativos han cambiado el juego.
La tecnologa BPM constituye un gran avance, y un nuevo paradigma en cuanto
a flexibilidad, gestin y control de informacin y datos.
BPM, como prctica de gestin integral, es el resultado de la combinacin de
avances tcnicos con mtodos y prcticas establecidos, de un modelo
empresarial centrado en el proceso. La tecnologa BPM incluye todo lo que
necesita a la hora de disear, representar, analizar y controlar los procesos de
negocio operacionales:

El diseo y modelado de procesos

posibilitan

que,

de

forma

fcil

rigurosa, pueda definir procesos que

abarcan cadenas de valor y coordinar
los roles y comportamientos de todas
las personas, sistemas y otros recursos

necesarios.
La integracin le permite incluir en los
procesos de negocio cualquier sistema
de informacin, sistema de control,
fuente

de datos o

cualquier

otra

tecnologa. La arquitectura orientada a

servicios (SOA) lo hace ms rpido y
fcil que nunca. No es necesario

desprenderse de las inversiones ya

realizadas; todo se puede reutilizar.

Los entornos de trabajo de aplicaciones
compuestas le permiten construir e
implementar aplicaciones basadas en
web

casi

de

completamente

forma

instantnea,

funcionales

sin

necesidad de cdigo.
La ejecucin convierte de forma directa
los modelos en accin en el mundo
real, coordinando los procesos en

tiempo real.
La supervisin de la actividad de
negocio (BAM) realiza el seguimiento
del

rendimiento

de

los

procesos

mientras suceden, controlando muchos

indicadores, mostrando las mtricas de
los procesos y tendencias clave y

prediciendo futuros comportamientos.

El control le permite responder a
eventos en los procesos de acuerdo a
las circunstancias, como cambio en las
reglas, notificaciones, excepciones y
transferencia de incidentes a un nivel
superior.

LOS OBJETIVOS FUNCIONALES

El BPM es un sistema donde se describe sus capacidades funcionales, y como
lo usan las personas para mejorar su rendimiento.
Asume el paradigma de gestin de las actividades empresariales a travs de un
entorno de procesos operacionales. Un proceso de negocio es el conjunto de
todas las tareas y actividades coordinadas formalmente, dirigidas tanto por
personas como por equipos, que lleva a conseguir un objetivo organizativo
especfico.
BPM constituye una amplia disciplina, pero tiene un propsito funcional
especfico. Y por supuesto, los componentes de la tecnologa BPM tienen
especificaciones precisas:

Centrado en los procesos: BPM unifica las actividades de negocio y coordina

las acciones de personas y sistemas alrededor del contexto comn de los
procesos de negocio.
Un ejemplo claro sera el de un administrador de operaciones que ve el proceso
desde una perspectiva de negocio, mientras que el director de TI (Tecnologa e
Informacin) ve los elementos de informacin y sistemas.
Objetivos funcionales se detallaran a continuacin:
VISIBILIDAD EN TIEMPO REAL:
BPM proporciona visibilidad del estado de los procesos actuales y extrae las
mtricas clave, que afectan a la empresa, asi puede juzgar la efectividad de sus
procesos ahora, y disear despus procesos que mejorarn el rendimiento frente
a estas mtricas.
Existe el principio de Transparencia, el BPM proporciona visibilidad funcional
cruzada en tiempo real de los procesos operacionales y actividades para todos
los participantes.
Ejemplo: Un director de TI podra visualizar los procesos logsticos en toda la
cadena de suministro en el mbito global. Vera el estado, grficos de evolucin
e indicadores rojos mostrando envos retrasados. Su plataforma BPM transferira
los incidentes de forma automtica al personal de resolucin de problemas.
Usted recibira informacin de seguimiento que le notifica cundo se encuentran
de nuevo en marcha.

Deteccin y respuesta inmediata

Automatizacin Con BPM, puede automatizar la ejecucin de muchas tareas de

procesos que pueden haber sido controladas anteriormente de forma manual.
Para ello, puede combinar servicios nuevos y ya existentes.
En este caso podramos encontrar algunos pasos y procedimientos como:
A. Alineacin

negocio/TI: BPM facilita la colaboracin directa y la

responsabilidad conjunta de los profesionales de la empresa y de TI en el

desarrollo, implementacin y optimizacin de los procesos de negocio
operacionales.
B. Composicin de soluciones: Este sistema facilita el diseo, ensamblaje e
implementacin rpidos de procesos de negocio completos. Un desarrollador

incorpora sistemas y servicios de TI al mismo modelo de procesos diseado

por el analista de negocio.
Ejemplo: Un pedido. El acto del cliente solicitando un producto inicia un
proceso para registrar el pedido, aprobar su crdito y desencadenar la
produccin y entrega.
Supervisa en tiempo real los envos. Sus clientes recibiran notificacin
automtica sobre los retrasos.

Mejora continua de procesos

Implementa los mtodos y herramientas de gestin y de comportamiento de la
mejora continua de procesos.
El principio de aprovechar lo existente y hacer uso de lo nuevo. BPM incorpora
de forma directa sistemas de informacin y activos existentes y coordina su uso,
asi permite reutilizar cualquiera de sus aplicaciones de TI existentes. Los
usuarios ven una sola interfaz delante de muchos sistemas.
Para tareas que an requieren control manual, BPM coordinar el flujo de trabajo
y dirigir la accin al notificar a las personas y presentarles la informacin que
necesitan para realizar su trabajo.
Ejemplo: Si el director del servicio al cliente necesita revisar un pedido de alto
valor, BPM enva una notificacin por correo electrnico o a una bandeja de
entrada de tareas en el espacio de trabajo de los procesos.
Adems es necesario indicar que todos los objetivos detectados ayudan a
mejorar continuamente la capacidad de respuesta operativa en los negocios.
BPM proporciona las herramientas no slo para reaccionar y responder, sino
para tambin gestionar amenazas inminentes y oportunidades de forma
proactiva. BPM le proporciona informacin que ayuda a desvelar la raz de los
problemas.

LOS MOTORES DEL BPM

1.1 Motor de ejecucin de procesos

El motor de ejecucin orquesta las actividades e interacciones del modelo de

proceso BPM, gestiona la ruta de las tareas de trabajo a las personas, segn las
reglas definidas en el modelo. Adems administra la transferencia de incidentes
a niveles superiores, y administra el flujo de trabajo. Adems proporciona
tambin auditoras de los procesos.
1.2 Motores de negocio de BPM
Una empresa que desea adoptar el BPM tiene 4 motores fundamentales:
1.2.1. Mejora de un proceso o subproceso: Se adopta como una forma de
mejorar determinados procesos, en su mayora son subprocesos en
un sistema.
Es por ello que el BPM es una buena eleccin. Esto sirve tambin
como experiencia piloto con BPM.
1.2.2. BPM(S) para CPI: Debido a la relacin sinrgica entre BPM y las
metodologas para la mejora continua de los procesos como Lean, Six
Sigma, SCOR, entre otras, muchas compaas que se han embarcado en
una iniciativa CPI implementan BPMS como tecnologa complementaria y
habilitadora de su programa.
1.2.3. BPM para SOA: Muchas organizaciones han adoptado Arquitectura
orientadas al servicio, BPM aprovecha estas SOA para darle mayor valor.
1.2.4. Transformacin de negocio: BPM, como combinacin de tecnologa BPM
y mtodos CPI, representa el entorno ms completo, extenso y holstico
para representar la transformacin empresarial estratgica.

EL BPM, CLAVE EN LAS ORGANIZACIONES

Uno de los principales retos de las organizaciones es conseguir la flexibilidad y
agilidad necesarias para adaptarse a los rpidos y continuos movimientos del
mercado, gestionando los riesgos operacionales y financieros, incrementando a
su vez la rentabilidad empresarial y la satisfaccin de sus clientes. Es por ello,
que hoy en da las experiencias de muchas organizaciones que han implantado
Business Process Management (BPM) reportan grandes beneficios, con
altsimos ahorros en costes y reducciones importantes en tiempos de servicios a
sus clientes, dndose cuenta que BPM junto con sus tecnologas se hacen
imprescindibles para convertir los retos en una realidad.
Los procesos y recursos empresariales deben dirigirse hacia la meta estratgica
de la empresa, pero debemos ser capaces de conocer qu est impidiendo no
llegar a los objetivos marcados, qu cuellos de botella estn ocurriendo, cmo

solventar las excepciones y cmo orquestar los procesos y recursos para

conseguir el reto buscado. Para lograr tener un conocimiento y control absoluto
de los procesos y recursos empresariales, se requieren de tecnologas que
orquesten los procesos, la organizacin y los sistemas con los clientes,
colaboradores y otros entes externos que garanticen el buen funcionamiento de
la empresa hacia los objetivos empresariales. La solucin hay que buscarla en
BPM y sus tecnologas SOA, BPA, BRMS, BAM, y BI. Para tener xito en la
implantacin del BPM, las organizaciones no deben de cometer el gran error de
centrarse solo en las tecnologas, sino en el conocimiento, dominio y mejora
continua de sus procesos, datos, y recursos empresariales. Se sugiere detectar
una necesidad de mejora en la empresa para la primera experiencia en BPM, de
forma que se haga un anlisis del proceso actual, se optimice, y se fijen los
indicadores clave que muestren los hitos conseguidos. La monitorizacin del
proceso lleva a una mejora continua.
La gestin de procesos es cada vez una prioridad en el 65% de las empresas.
Las organizaciones buscan una agilidad empresarial, que optimice los procesos
de negocio, que controle los riesgos operativos, que gestione los recursos y se
encamine hacia el cumplimiento de objetivos empresariales.

CICLO DE VIDA DEL BPM

De acuerdo con Smith (2003), los negocios han sido organizados alrededor de s
mismos o de un natural concepto de aplicacin de software. Esta armacin queda
desvirtuada una vez que las empresas implementan la tecnologa BPM, ya que para
el ptimo desarrollo e integracin de los mismos, se fundamentan en la denicin del
ciclo de vida, estas son.
2.1.

Modelizacin. Es la etapa donde se disean y construyen los

procesos. En primer lugar el usuario crea el diagrama del
proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas,
eventos, compuertas de decisin, etc.), siguiendo la notacin
'Business

Process

Modeling

Notation'

(BPMN),

aceptada

internacionalmente como el estndar general de diagramacin.

Tras

la

diagramacin

de

los

procesos,

slo

queda

la

configuracin de datos tales como: ejecutores, roles, formularios,

multi-calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos,
condiciones, etc.

2.2.

Simulacin. Existen dos tipos de simulacin: La Estadstica y la

2.3.

Real.
Ejecucin

:Es la etapa que hace funcionar los procesos

modelizados y es la que constituye la fase de Produccin. Los

2.4.

usuarios trabajan diariamente con los procesos.

Monitorizacin: Aqu se observan y controlan los resultados de
la etapa de Ejecucin mediante herramientas de anlisis
cubriendo los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos,
desviaciones, costes) de todos los procesos mientras se estn

2.5.

ejecutando.
Optimizacin. Aqu se realizan cambios en los procesos una
vez se han detectado los aspectos mejorables a travs de la
etapa de Monitorizacin.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

Automatizan cualquier proceso de la organizacin de una forma sencilla y prctica

Permiten conocer el estado actual y las incidencias de todos los procesos.
Extraen informacin para gestionar indicadores en tiempo real.
Integran a todos los grupos de inters en la comunicacin y en el work flow de

actividades.
Son compatibles con cualquier aplicacin existente en las organizaciones.
Tienen un coste econmico muy competitivo en comparacin a otras soluciones
existentes en el mercado.

Principales Funcionalidades en cuanto a las principales funcionalidades que

BPM provee, tenemos:

Asignar actividades a las personas de forma automtica y segn cualquier criterio,

o segn cargas de trabajo.

Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de

WorkFlow.
Optimizar la colaboracin entre personas que comparten actividades.
Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imgenes.
Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos
los recursos necesarios (Documentos, informacin, Aplicaciones, etc.) en cada una

de ellas.
Definir y controlar alertas segn criterios de tiempo, de evento o de condicin,
provocando as algn mensaje a un supervisor, un escalado de actividades a
otras personas para que las resuelvan, y/o una resignacin automtica.

Modificar los procesos y gestionar excepciones en vivo, o al vuelo, y desde

cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya
iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano
informticamente. Adems, a travs de cualquier navegador para que realmente se

pueda realizar desde cualquier lugar.

Proveer una vista on-line para supervisores del estado e histrico de cada

instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeo de las personas.

Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de
su ubicacin geogrfica, a travs de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro

dispositivo mvil.
Proveer mtricas para responsables de reas, organizadores, gestores de
procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Continua como de Indicadores de

Calidad y de Gestin.
Integrarse fcilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs.
Proveer un alto nivel de soporte para la interaccin humana.

ALCANCE DEL BPM

El alcance del BPM est conformado por un conjunto de soluciones de software
especializado que logra automatizar, a da de hoy y de una manera eficiente,
todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la
identificacin y modelizacin, hasta la monitorizacin, permitiendo as un entorno
de Mejora Continua totalmente automatizado. La figura 2 muestra las distintas
tecnologas del BPM por cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestin
de los procesos del negocio, definiendo as el alcance del mismo.

ARQUITECTURA DE BPM
La Arquitectura Orientada a Servicios (SOA, siglas del ingls Service Oriented
Architecture) es un paradigma de arquitectura para disear y desarrollar
sistemas distribuidos. Las soluciones SOA han sido creadas para satisfacer los
objetivos de negocio las cuales incluyen facilidad y flexibilidad de integracin con
sistemas legados, alineacin directa a los procesos de negocio reduciendo
costos de implementacin, innovacin de servicios a clientes y una adaptacin
gil ante cambios incluyendo reaccin temprana ante la competitividad.
Permite la creacin de sistemas de informacin altamente escalables que
reflejan el negocio de la organizacin, a su vez brinda una forma bien definida de
exposicin e invocacin de servicios (comnmente pero no exclusivamente

servicios web), lo cual facilita la interaccin entre diferentes sistemas propios o

de terceros.
SOA proporciona una metodologa y un marco de trabajo para documentar las
capacidades de negocio y puede dar soporte a las actividades de integracin y
consolidacin.
El Proceso es ese elemento empresarial fundamental e intangible que est
presente en toda la organizacin, pero que an muchas empresas no lo estn
gestionando.

Por esta y muchas otras razones tales como

competitividad,

nuevos canales, compras y fusiones, y nuevas tecnologas y soluciones, cada

vez hay ms empresas que implementan la Gestin de Procesos en sus
organizaciones.

Para lograr implementar esta gestin, se requiere de un

elemento fundamental que se denomina Modelos de Negocio. Dichos modelos

son un conjunto de tcnicas y representaciones grficas plasmadas sobre una
base de datos orientada a objetos, y basados en estndares, que permiten
representar y entender cules son:

Los puntos de encuentro con los clientes

Los puntos de encuentro con proveedores, colaboradores y otros

entes externos
Los problemas y oportunidades de mejora
Los procesos, datos y flujos de informacin
La organizacin
Los sistemas informticos
Los indicadores de gestin y calidad

El centro del sistema es la mquina de ejecucin, la cual realiza los procesos

escritos en BPEL. Los analistas tcnicos y del negocio disean los procesos
usando un editor grfico que soporta notacin BPMN. El editor incluye una
herramienta de exportacin que genera cdigo BPEL XML a partir de los
diagramas BPMN. Las interacciones entre las computadoras y el ser humano
gobiernan la ejecucin de los procesos en la mquina. Las personas que
participan en el proceso poseen aplicaciones grficas de work ow que se
conectan a la mquina a travs de interfaces programadas (Standard Worklist
Interfaces).
La interfaz permite que el usuario pueda revisar y ejecutar las actividades
pendientes. Hay dos tipos de interacciones de computadoras: internas y
externas. Las segundas son tpicamente comunicaciones con los procesos de
otras empresas, a travs de web services, gobernadas por coreografas o
colaboraciones B2B. Los administradores de un sistema BPM usan una consola
grfica para administracin y monitoreo, para chequear el estado de los
procesos de la mquina. La consola, para comunicarse con la mquina, usa un

lenguaje de administracin como interfaz. La mquina de ejecucin mantiene de

forma persistente el estado de los procesos, usando una base de datos; la
consola se conecta a esta de forma directa, en lugar de usar lenguaje de
administracin, para realizar queries con propsitos particulares.
Para aplicaciones que envuelven interacciones complejas con participantes
externos Las aplicaciones internas residen en la red de la empresa, pero estn
fuera del espacio de direcciones en que se encuentra la mquina; acceden
usando tecnologas de integracin tales como J2EE, XML, Java, Web Services.

TENDENCIA DEL BPM

BPM es una disciplina de gestin bastante nueva, razn por la cual actualmente
el impulso y la dinmica en investigacin acadmica, investigacin aplicada y
desarrollo de nuevas tecnologas se encuentran en su mayor apogeo.
Por el momento se pueden observar ciertas tendencias, que debido al rpido
avance de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, han hecho posible:

Mejorar el grado de integracin y comunicacin en tiempo real entre

todos los participantes de un negocio

Ofrecer servicios a distancia o a travs de la nube.
Aumentar el grado de movilidad mediante dispositivos mviles

BPM se est posicionando en el mundo como el modelo de gestin

organizacional por excelencia, en contraposicin del decadente modelo clsico
funcional.
La industria de BPM ha experimentado un crecimiento a nivel mundial del 9,7%
en 2012, alcanzando los 1.980 millones de euros. Una de las razones de este
crecimiento continuo es que las empresas de todo el mundo estn tratando de
implementar la automatizacin de procesos crticos para superar las barreras
organizativas, tener flexibilidad operativa, cumplir con las normativas, mejorar la
productividad y buscar el ahorro de costes.
Los fabricantes BPM exploran cada vez ms oportunidades en Asia, frica y
Latinoamrica, aunque pocos aterrizan con oficinas subsidiarias y en su lugar
buscan distribuidores para explorar los nuevos mercados. No slo fabricantes
americanos o europeos exportan, los fabricantes de la India y de Australia estn
en plena expansin no slo en los mercados mencionados, sino hacia Europa y
Estados Unidos. Referente a las tendencias, indica que el BPM est
evolucionando tras la irrupcin de tecnologas como Cloud Computing

(Computacin en la Nube), Redes Sociales, Movilidad, Big Data, Analtica en

Tiempo Real y la Realidad Aumentada. Los impactos de estas tecnologas en los
procesos y en la gestin por procesos ofrecen ventajas competitivas mediante
nuevas oportunidades de innovacin empresarial sin precedentes.
La mayora de las aplicaciones de software que proporcionan las capacidades
necesarias para analizar, automatizar, implantar y controlar los procesos, de
forma gil y eciente de BPM estn orientadas a los procesos y comparten
informacin entre las herramientas de modelado, grandes clientes (programas
que consumen gran cantidad de tiempo de procesamiento), portales y el motor
de procesos a travs de los servicios web. Entre las ventajas de este modelo se
destacan la reutilizacin, la interoperabilidad y un tiempo ms corto de
despliegue.
En los aos de recesin de 2001 y 2002, el recorte de costos y las iniciativas
para mejorar la productividad impulsaron la demanda de BPM. Esta contribuy a
acelerar los ciclos de los procesos mediante la integracin y la automatizacin, y
en cierta medida llen los vacos dejados por los sistemas ERPs (Enterprise
Resource Planning). Los sistemas BPM proporcionaron una mayor aproximacin
a los usuarios de negocio, menos costos, as como ms rapidez y exibilidad
para modelar y cambiar los procesos.
El mercado BPM est cambiando a medida que las organizaciones buscan en el
software como servicio (SaaS) las herramientas que pueden ofrecerles un punto
de arranque de menor coste.
El Business Process Management est ms presente en los horizontes
empresariales, aunque existe todava una importante confusin de las diferentes
reas y tecnologas del BPM, por lo que se requiere una adecuada formacin y
se recomienda un asesoramiento para la implantacin del BPM en la Empresa
que garantice el xito. Al mismo tiempo el BPM se encuentra en evolucin
constante y las empresas de BPM aaden ms funcionalidades segn las
tecnologas avanzan.

ESTANDARES DE BPM
En bsqueda de una integracin y adopcin de BPM en las empresas, se
presentan dos estndares, de la siguiente manera:

BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services)

BPMI (Business Process Management Iniciative)

Define para los sistemas basados en BPMS los siguientes estndares:

Una notacin para el modelado de procesos de negocio, Business

Process Modeling Notation (BPMN). .- (en castellano, Notacin para el
Modelado de Procesos de Negocio) es una notacin estndar de
procesos de negocio y servicios web en un diagrama, llamado Business

Process Diagram (BPD), permitiendo Notaciones especiales

El lenguaje de modelado de procesos de negocio, Business Process
Modeling Language (BPML).

.- Es una vista de BPMN, son

metalenguajes basados en XML, usados como medio de modelamiento

de procesos de negocios en un formato XML. Hay diferentes BPML que
han sido propuestos; muchos de ellos usan XML y se construyen sobre

un Web Service Description Language (WSDL).

Un lenguaje para realizar querys de un proceso de negocio: el Business
Process Query Languagev (BPQL). .- Es la interfaz de administracin
para una infraestructura de procesos de negocio que permite realizar
querys del estado y controlar la ejecucin de los procesos de negocio
manejados por un servidor de procesos. Se debe pensar en un modelo
de procesos de la organizacin, as como se piensa en un modelo
entidad relacin.

ETAPAS DE LA GESTIN DE PROCESOS CON LA TECNOLOGA BPM

El procedimiento para trabajar con BPM comprende tres pasos fundamentales:

Construir el diagrama del modelo de proceso.

Definir los valores de los parmetros tales como los nombres o roles de los

ejecutores de las tareas, etc.

Poner inmediatamente en ejecucin el proceso sin tener que esperar a
ningn desarrollo de programacin.

GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO BPM

Al analizar la solucin tecnolgica BPM y todas las bondades con que impacta la
gestin empresarial, es importante reconocer que BPM, la gestin de procesos y
los modelos de negocio estn estrechamente relacionados entre s y que,
apoyados en tecnologas de informacin y comunicaciones, acercan cada vez

ms a las empresas a los niveles de competencia que exige el mercado. Muchas

empresas estn tratando de cambiar su esquema de gestin empresarial
mediante la implantacin de patrones o soluciones, encaminadas a la
transformacin, integracin y optimizacin en la ejecucin y desarrollo de sus
procesos. El propsito es articularlos, ya que en la mayora de los casos se
encuentran aislados y desconectados de la informacin y de los sistemas de
gestin de la organizacin. Dicha tendencia se presenta porque las empresas
han cambiado la influencia que en el diseo de los modelos de gestin se
mantuvo durante los ltimos aos, reemplazada ms recientemente por la
supremaca del proceso de negocio.
Hammer (1990) defini como la organizacin de trabajo task-based (la
fragmentacin del esfuerzo humano en sus componentes simples y su
hacinamiento

trabajadores

especialistas)

ha

sido,

finalmente,

extinguida. Sumado a lo anterior, las empresas han identificado que se

requieren personas activas, creativas e innovadoras que estn bien
informadas y autorizadas para actuar en situaciones cambiantes;
adicionalmente, la tecnologa utilizada solo proporciona sistemas de
alerta drone, capaces de seguir procedimientos predefinidos dentro de
escenarios seguros, sin la habilidad de improvisar frente a lo inesperado.
Los departamentos de IT son incapaces de contribuir bajo esquemas
diferentes que representen una nueva situacin. Con la llegada de BPM
se reconoce que la articulacin de los procesos de negocio es
obligatoria; por tanto, BPM permite tomar el control de las actuales y
futuras necesidades del proceso, garantizar la visibilidad del proceso, la
agilidad y la responsabilidad ahora son las claves para la innovacin en
los negocios.
Es por eso que BPM no es para desarrolladores ni ingenieros de sistemas; es
para gente de negocios, capaz de articular los objetivos estratgicos con los
procesos de negocio. Tambin es importante reconocer que hoy los sistemas de
informacin, bajo el paradigma BPM, han hecho pensar en intercambiar los
conocimientos comnmente aceptados con respecto al desafo de utilizar las
nuevas TICS como parte fundamental del paradigma de BPM y BPMS. Por
consiguiente, las personas dedicadas a generar soluciones de gestin
empresarial no pueden dejar de lado el cambio cultural de los clientes, la
necesidad de ser altamente competitivos, de responder en tiempos mnimos,
proporcionar mayor fl exibilidad y responder con procesos de atencin al cliente
con calidad, entre

otros. Todo lo anterior, articulado con el uso de nuevas

tecnologas de informacin y comunicacin que facilitan la interaccin y el

ambiente colaborativo para la gestin de procesos de negocio. A medida que la
globalizacin contina, las empresas tendrn que entender mejor los requisitos
del negocio y lo que la tecnologa puede hacer para apoyar un ambiente de
competencia el cual contribuya con los procesos de negocio y apoye la medicin
y evaluacin de resultados que fortalezcan la toma de decisiones estratgicas. A
travs de soluciones BPM y nuevas TICS, se articularn los procesos
organizacionales y de negocio generando nuevos servicios de calidad, seguros,
eficientes y eficaces, que cumplirn las expectativas para dar una ventaja
competitiva y un crecimiento continuo al negocio; procesos que cambien las
actividades de los negocios y su rendimiento para entregar nuevos niveles de
servicio al cliente, con eficiencia operacional; que fortalezcan el posicionamiento
del mismo, la innovacin y el crecimiento, al crear nuevas y diferentes formas de
negocios, productos y servicios para extender las fuentes actuales de ventaja
competitiva y crear otras de mayor impacto.

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR BPM

BPM se basa en muchos principios o consideraciones que atacan a problemas
tpicos del da a da en empresas y el desarrollo de sistemas de informacin
dentro de las mismas. Todas estas consideraciones llevadas a la prctica
efectiva mitigan estos problemas diarios.
BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su
performance y detectar posibles falencias. Mediante el monitoreo se puede
determinar si el proceso genera los resultados esperados en funcin de los
objetivos del negocio. La creacin y uso de mtricas y KPIs (Key Performance
Indicators), es clave para realizar un control detallado de cada proceso.
Dado el dinamismo externo al cual estn expuestas las empresas, es necesario
tener una documentacin detallada de cada actividad organizacional. BPM
impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la
documentacin. Apoyndose en herramientas de software de modelado de
procesos este punto puede ser alcanzado eficientemente.
Otro aspecto importante es la automatizacin de los procesos. Esto es algo que
toda empresa quiere lograr para mejorar sus operaciones, reducir costos y
aumentar las ganancias. La cuestin clave que muchos olvidan, es que antes de
automatizar cualquier proceso primero se lo tiene que entender y mejorar. Bien
vale recordar las palabras de Bill Gates respecto a este tema:
La primera regla de cualquier tecnologa usada en una empresa es que la
automatizacin aplicada a una operacin eficiente magnificar la eficiencia.

La segunda es que la automatizacin aplicada a una operacin ineficiente

magnificar la ineficiencia.
De esta frase se desprenden muchas lecciones por aprender en todo la
disciplina IT (podra ser artculo completo respecto al asunto), pero yendo a lo
especfico del modelado de procesos es el punto es que la automatizacin no
sirve de nada si no se arregla o mejora el proceso desde el punto de vista del
negocio. Mediante BPM es ms fcil comprender los procesos, por ende
modelarlos, entenderlos y optimizarlos, para luego una posterior automatizacin.
Como se mencion previamente, la visin conjunta de los procesos, las
personas y la tecnologa, en orden para mejorar la performance de los procesos
es clave para el xito de cualquier empresa.
Muchos estudios sobre empresas que han aplicado BPM han demostrado los
beneficios son mayores a los intentos tradicionales de otras metodologas o
enfoques. Personalmente creo que la clave del xito fue poner mismo canal el
lenguaje de los negocios (procesos y recursos humanos) y el lenguaje de IT, y
conjuntamente definir un enfoque para mejorar las ganancias y beneficios del
negocio.
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuacin
se describen los ms importantes :
Mejora la atencin y servicio al cliente.
Incrementa el nmero de actividades ejecutadas en paralelo.
Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la

documentacin, aplicaciones y bases de datos.

Disminuye drsticamente el tiempo de transferencia de trabajo,

informacin y documentos entre actividades.

Asegura la continua participacin y colaboracin de todo el personal en el

proceso.
Disminuye drsticamente el tiempo que los participantes, supervisores
y administradores necesitan para conocer la situacin de un tem de
trabajo (P.ej.: Orden de compra, participacin de siniestro, pedido de

cliente).
Simplificacin de salidas - outputs automticas. Documentos Word,

Faxes, e-mails, mensajes cortos a mviles, etc.

Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestin y optimizacin de
procesos.

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN DE BPM

Si pensamos que la gestin por procesos ser estratgica, tenemos clara la
mejora continua, aplicamos objetivos de negocio y procesos que los sustentan y

aceptamos que la rigidez ya no forma parte de nuestra estructura, somos unos

perfectos candidatos para implementar BPM.
Acelerar la innovacin, la gestin del talento, las personas y el

conocimiento.
La efectividad, eficiencia, flexibilidad y agilidad en las operaciones de

negocio.
Poder medir, monitorear y evaluar nuestros procesos, mejorarlos de
inicio a fin y aumentar la satisfaccin de empleados y clientes, reducir

costes y recuperar beneficios.

Desarrollar nuevos y mejorados modelos de negocio.
Reducir el riesgo, tiempo y recursos de nuestras inversiones en

tecnologa.
Racionalizar y optimizar nuestra infraestructura IT alineando la misma
con los procesos de negocio a los que esta debe servir.

DESVENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN

Poca informacin que existe acerca de la herramienta.

Disponen de un foro y un wiki, en ingles pero muy pobre.
No todo es gratis, existe la plataforma para la comunidad totalmente gratuita.
El costo de esta herramienta con soporte, anda por los 20,000 dlares al
ao.

MONITORIZACIN DE PROCESOS Y RECURSOS EMPRESARIALES

La gestin del rendimiento empresarial es el proceso de medir y analizar
indicadores claves con el fin de ser ms eficientes y lograr objetivos tcticos y
estratgicos, bajo cuatro perspectivas: el aprendizaje y el crecimiento, los
procesos de negocio, el cliente, y las finanzas. Los procesos y recursos
empresariales deben ser monitorizados con el fin de saber cules son sus
resultados, su rendimiento, y su comportamiento.

Slo de esta manera

podremos implementar en la empresa u organizacin un ciclo permanente de

Mejora Continua, y tener realmente dominados nuestros procesos de negocio.
Las diferentes tecnologas que se estn implantando en esta etapa del ciclo, son
el BAM (Business Activity Monitoring), el Business Intelligence y el Cuadro de
Mando Integral o Balanced Scorecard, y el CPM (Corporate Performance
Management). La monitorizacin puede ser activa o en tiempo real, o ms bien
pasiva o de anlisis posterior.

Sea una u otra, sta permite a las empresas

reaccionar a tiempo, cambiar procesos y recursos existentes, e incluso, cambiar

sobre la marcha la terminacin de aquellos procesos que estn fallando.

Los sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (EPR) son una gran

solucin, pero, muchas veces no son suficientes. Existen muchos procesos de
negocio fuera de la aplicacin que no pueden ser manejados por una sola
aplicacin.
Los sistemas ERP proporcionan grandes beneficios para las transacciones
especializados de alto valores, que fueron diseados para controlar. Sin
embargo, las empresas tambin tienen muchos procesos multifuncionales que
existen "fuera" de la aplicacin.
Aqu es donde entra el BPM En el ecosistema BPM, grandes aplicaciones
empresariales manejan ciertos procesos especializados, mientras BPM es
aadido para gestionar la mxima optimizacin de procesos de negocio
incluyendo el proceso que:

Son de departamentos cruzados

Requieren ms agilidad
Necesitan la habilidad de responder a excepciones y cambios

CONCLUSIONES

La implantacin de tecnologas de gestin de procesos de negocios en

las empresas est promoviendo, Un cambio cultural, por cuanto la
informacin es compartida entre todos los empleados y la apropiacin
alrededor de la misma genera nuevo conocimiento. Este, por su parte, se
ve reflejado en las mejores prcticas y en el desarrollo, ejecucin y

colaboracin frente a actividades y procesos futuros.

Desde el punto de vista geogrfico, la tecnologa BPM permite coordinar
procesos de negocios espacialmente, con un cubrimiento local, regional,
nacional e internacional, ya que garantiza la integracin entre los
procesos y elimina la intermediacin en la cadena de servicio.
Adicionalmente, la tecnologa BPM ha estimulado la formacin,
capacitacin y mayor aprovechamiento del capital intelectual de las

empresas.
BPM se perfila como el nuevo paradigma o modelo que satisface
necesidades tangibles e intangibles de las empresas y abre nuevos

segmentos de mercado para otras empresas que se enfoquen en temas

de gestin empresarial, con modelos de negocio