MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Identificacin
Este manual debe incluir, en primer trmino, los siguientes datos:

Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin del manual (general o especfico). Si corresponde a una
unidad en particular, debe anotarse el nombre de sta.
Lugar y fecha de elaboracin.
Numeracin de pginas.
Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Cdigo del formulario.

Prlogo, introduccin o ambos

El prlogo es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin, preferente- mente
del ms alto nivel jerrquico. La introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su estructura,
propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.
ndice
Es la relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Contenido
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual general debe
incluir todos los procedimientos de la organizacin; en el caso de un manual especfico, slo los
procedimientos de un rea o unidad administrativa. En particular, cada procedimiento debe con- tener la
informacin siguiente:
Objetivo
Explicar el propsito que se pretende cumplir con el procedimiento.
reas de aplicacin o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubre el procedimiento.
Responsables
rea, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparacin, aplicacin o ambas cosas del
procedimiento.
Polticas o normas de operacin
Criterios o lneas de accin que se formulan de manera explcita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el
procedimiento.
Concepto
Palabras, trminos de carcter tcnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo significado o
referencia, por su grado de especializacin, debe anotarse para hacer ms accesible la consulta del
manual.

Procedimiento (descripcin de las operaciones)

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, para lo cual se anota el nmero de operacin, el nombre de las reas responsables
de llevarlas a cabo y, en la descripcin, explicar en qu consiste, cmo, dnde y con qu se llevan a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin; si se trata de una descripcin detallada dentro de una
unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin.

Diagramas de flujo
Estos diagramas, que tambin se conocen como flujogramas, representan de manera grfica la sucesin
en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas
cosas. En ellos se muestran las reas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada
operacin descrita. Adems, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada
caso.
Para facilitar su comprensin, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible, una
descripcin clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso de smbolos,
grficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones que se numeraron o codificaron
en la descripcin escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.
Formularios o impresos (formas)
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan despus de los diagramas
de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de concepto.
En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un nmero consecutivo encerrado en un crculo.

Instructivos
Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un instructivo que incluya
el nmero de referencia, que corresponde al nmero consecutivo encerrado en un crculo en las formas; el
ttulo que identifica al rea, que es el nombre del apartado en el formulario donde se coloc el nmero
encerrado en un crculo y las instrucciones para su llenado, que es una breve descripcin del texto que se
anota al llenar el formulario.
Glosario de trminos
Es la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido.

MANUAL DE PUESTOS
Es la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la
informacin siguiente:

Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etctera).

Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin,
as como las relaciones de lnea y asesora.
Funciones generales y especficas.
Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las
que deba establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.

Este apartado normalmente forma parte de un manual de organizacin de una unidad administrativa en
particular.

Ejemplo:
Identicacin y relaciones
A) Identificacin
1. Nombre del puesto
2. Nmero de plazas
3. Clave
4. Ubicacin (fsica y administrativa)
5. mbito de operacin
B) Relaciones de autoridad
6. Jefe inmediato
7. Subordinados directos
8. Dependencia funcional
Propsito del puesto
Funciones generales
Funciones especcas
Responsabilidad
Comunicacin
1. Ascendente

2. Horizontal
3. Descendente
4. Externa
Especicaciones
1. Conocimientos
2. Experiencia
3. Iniciativa
4. Personalidad.