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Identificacin
Este manual debe incluir, en primer trmino, los siguientes datos:
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin del manual (general o especfico). Si corresponde a una
unidad en particular, debe anotarse el nombre de sta.
Lugar y fecha de elaboracin.
Numeracin de pginas.
Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Cdigo del formulario.
Diagramas de flujo
Estos diagramas, que tambin se conocen como flujogramas, representan de manera grfica la sucesin
en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas
cosas. En ellos se muestran las reas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada
operacin descrita. Adems, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada
caso.
Para facilitar su comprensin, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible, una
descripcin clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso de smbolos,
grficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones que se numeraron o codificaron
en la descripcin escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.
Formularios o impresos (formas)
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan despus de los diagramas
de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de concepto.
En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un nmero consecutivo encerrado en un crculo.
Instructivos
Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un instructivo que incluya
el nmero de referencia, que corresponde al nmero consecutivo encerrado en un crculo en las formas; el
ttulo que identifica al rea, que es el nombre del apartado en el formulario donde se coloc el nmero
encerrado en un crculo y las instrucciones para su llenado, que es una breve descripcin del texto que se
anota al llenar el formulario.
Glosario de trminos
Es la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido.
MANUAL DE PUESTOS
Es la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la
informacin siguiente:
Este apartado normalmente forma parte de un manual de organizacin de una unidad administrativa en
particular.
Ejemplo:
Identicacin y relaciones
A) Identificacin
1. Nombre del puesto
2. Nmero de plazas
3. Clave
4. Ubicacin (fsica y administrativa)
5. mbito de operacin
B) Relaciones de autoridad
6. Jefe inmediato
7. Subordinados directos
8. Dependencia funcional
Propsito del puesto
Funciones generales
Funciones especcas
Responsabilidad
Comunicacin
1. Ascendente
2. Horizontal
3. Descendente
4. Externa
Especicaciones
1. Conocimientos
2. Experiencia
3. Iniciativa
4. Personalidad.