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GESTIN DE PROCESOS

Ms. Roger Hurtado Rojas.

HERRAMIENTAS DE CALIDAD

Ms. Roger Hurtado Rojas

CMO SE HACEN LOS DIAGNSTICOS DE UNA


ORGANIZACIN?

Ms. Roger Hurtado Rojas

Suponga que lo contratan como administrador de una organizacin.


La cual esta atravesando por muchas dificultades.

Cmo Ud, resuelve los problemas de sta organizacin?


Cmo descubre ud. su principal problema?

Ms. Roger Hurtado Rojas

"La imaginacin es ms importante que el


conocimiento".
"En tiempos de crisis la imaginacin es ms
efectiva que el intelecto".

Ms. Roger Hurtado Rojas

LLUVIA DE IDEAS
MULTIVOTO
TCNICA NOMINAL DE GRUPO

Ms. Roger Hurtado Rojas

BRAINSTORMING

Es una tcnica eficaz, de las ms empleadas para estimular la


creatividad.

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

una tcnica de reuniones con la que se


obtiene ideas de todos sus miembros para
encontrar :

La problemtica

Analizar causas de un problema

Analizar las consecuencias de un problema

Soluciones.

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

FASE 1: PRESENTACIN DEL TEMA O


PROBLEMA A TRATAR Y SEALIZACIN
DE LOS LMITES DEL MISMO

A MANERA DE PREGUNTA

El coordinador debe de presentar el tema a manera de una PREGUNTA clara, simple


y concreta; donde exprese el objetivo que se persigue.

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

OBJETIVOS QUE PERSIGUEN

La problemtica

Analizar causas de un problema

Analizar las consecuencias de un problema

Soluciones

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

QU PERMITE LA PREGUNTA?

La PREGUNTA
debe de permitir que los
participantes puedan responder a partir de
su realidad o experiencia.

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

TIPS PARA ENUNCIAR UN PROBLEMA

Al enunciar un problema no olvidar:


El enunciado debe involucrar a todos los que estn
participando
Usar verbos
Nosotros

en

primera

persona

en

plural

Cuando se use el verbo ser o estar se enunciar


en tiempo presente

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

EJEMPLOS DE PROBLEMAS

Cmo eliminamos los desperdicios de ste proceso?


Cules son las causas de nuestras mermas?
Cul es nuestro problema principal que nos impide
trabajar en equipo?

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

LMITES AL PROBLEMA
Al momento de expresar el objetivo que se persigue, se debe de DELIMITAR el problema.
Por qu?

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

ESTABLECIMIENTO DE LMITES

Ejemplos de Lmites:

No tocar el tema del presupuesto del rea

No hablar de falta de capacitaciones.

No responsabilizar a las otras reas

Las ideas deben de ser respecto al mejor uso


nuestros recursos

No incluir a Jefaturas y Gerencias

No hablar de falta de valores

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

FASE 2: GENERACIN DE IDEAS

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

FASE 3: CLASIFICACIN Y SELECCIN DE IDEAS

1.- En conjunto (Todos los participantes) clasifican las ideas que mencionan lo mismo, para
fusionarlas o eliminar ideas iguales.
Ejm.
Idea 1: Descoordinaciones por los horarios
Idea 2: Horarios generan retrasos
Idea Fusionada: Horarios causan descoordinaciones y retrasos

2.- Se clasifican las ideas en factibles y no factibles de acuerdo a los limites establecidos al
inicio

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

FASE 4: EVALUACIN Y ANLISIS DE IDEAS

Se analiza cada idea, y de ser necesario se


solicita la sustentacin al colaborador que la ha
generado

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

FASE 5: VOTACIN

Lluvia de Ideas

Ms. Roger Hurtado Rojas

MULTIVOTO

Es una tcnica de grupo empleada para la toma de decisiones reduciendo largas listas de
items a nmeros mas manejables por medio de una serie estructurada de votos.

Multivoto

Ms. Roger Hurtado Rojas

PROCEDIMIENTO DEL MULTIVOTO


(Votaciones sucesivas)

Paso 1: Trabaje sobre una larga lista generada por Tormenta de Ideas u otra tcnica de
generacin de ideas.
Paso 2:

Asgnele una letra a cada tem, para evitar confusiones en el proceso de


votacin b

Paso 3:

Vote

Cada miembro del equipo selecciona 1/3 de los items ms


importantes para l.

Cada miembro emite slo un voto por idea de su seleccin

El voto puede ser por papel (confidencial) o a mano alzada.

Multivoto

Ms. Roger Hurtado Rojas

PROCEDIMIENTO DEL MULTIVOTO

Paso 4: Puntee los votos: marque cada tem con la cantidad de votos emitidos.
Retenga los el tercio de los items con mayor cantidad de votos.
Paso 5: Repita; En segunda vuelta, cada miembro elige nuevamente 1/3 de su
preferencia. Repita los pasos 3 y 4 hasta algunos items.

Multivoto

Ms. Roger Hurtado Rojas

EJEMPLO DE MULTIVOTO
El Gerente de Calidad de una empresa cit a una reunin para determinar los
motivos por el cual las reuniones de mejoramiento continuo no son productivas.
El Gerente quera saber la opinin de los seis miembros del comit de mejora.

El mismo lider una sesin de tormenta de


ideas, con los siguientes resultados:

Multivoto

Ms. Roger Hurtado Rojas

RESULTADOS
TORMENTA DE IDEAS SOBRE REUNIONES NO PRODUCTIVAS.
a. No hay agenda
b. No hay objetivos claros
c. Desviacin de objetivos
d. Tpicos extraos
e. Muchas historias
f. Ausencia de miembros vitales.
g. Preparacin insuficiente para las
reuniones
III h. Muchos saltos y brincos

I
III
II
I
I
II
IIII

i. Problemas no mencionados.
j. Interrupciones telefnicas.
k. El coordinador no propicia el dilogo
l. Interrupcin por visitas.
I m. No hay apoyo administrativo.
I n. Reuniones mas all del tiempo
programado.
III o. Presin sobre los asistentes.

I
IIII
II
IIII

15 ideas: 15/3= 5x7=35 votos


Multivoto

Ms. Roger Hurtado Rojas

TCNICA NOMINAL DE GRUPO

Es una tcnica que permite libertad para


priorizar temas, sin existir dominancia de
miembros del grupo de trabajo que sean
fuertes sobre los que lo son menos.

Su resultado son planes de accin.

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

BENEFICIOS DE LA TCNICA NOMINAL GRUPO

Es posible evidenciar si existe consenso, y si


no es as, hace posible el discutir
abiertamente desacuerdos sobre un punto
especfico para llegar a soluciones.
Su resultado son planes de accin.

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

DAR UNA LETRA A CADA IDEA

Item
A
B
C
D
E

DESCRIPCIN DE LA IDEA
Idea A
Idea B
Idea A
Idea B
Idea A

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

DAR UNA LETRA A CADA IDEA

Item
A
B
C
D
E

DESCRIPCIN DE LA IDEA
No existe actitud adecuada del servicio
No hay personal capacitado disponible
No existe estndares claros
Los indicadores no son los indicados
Alto nivel de rotacin de personal

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

EJEMPLO DE TNG:

Obtiene la siguiente lista.


Cul es nuestro principal problema en nuestra rea de trabajo?
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

Estructura organizacional deficiente


Comunicacin pobre fuera de la oficina
Falta de entrenamiento
Comunicacin pobre dentro de la oficina
Misin y objetivos poco claros
Mala distribucin de los correos en la oficina.
Falta de informes de retroalimentacin a la gerencia.

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

EJEMPLO DE TNG:
El equipo aplica Parte II.
Puntuacin por Tcnica Nominal de Grupo
Item
A
B
C
D
E
F
G
Comprobacin

P-1
7
2
6
1
5
3
4
28

P-2
5
1
4
2
6
3
7
28

P-3
1
6
5
3
4
2
7
28

P-4
6
3
4
2
5
7
1
28

P-5 TOTAL Prioridad


5
24
2
2
14
6
4
23
3
3
11
7
6
26
1
7
22
4
1
20
5
28

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

EJEMPLO DE TNG:
Priorizacin

Item Prioridad
DESCRIPCIN DE LA IDEA
E
1
Misin dy objetivos poco claros
A
2
Estructura organizacional deficiente
C
3
Falta de entrenamiento
F
4
Mala distribucin de los correos en la oficina
G
5
Falta de informes de retroalimentacin a la gerencia
B
6
Comunicacin pobre fuera de la oficina
D
7
Comunicacin pobre dentro de la oficina

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

PLAN DE TRABAJO : CRONOGRAMA DE TRABAJO


Item Prioridad
E
A
C
F
G
B
D

1
2
3
4
5
6
7

DESCRIPCIN DE LA IDEA
Misin dy objetivos poco claros
Estructura organizacional deficiente
Falta de entrenamiento
Mala distribucin de los correos en la oficina
Falta de informes de retroalimentacin a la gerencia
Comunicacin pobre fuera de la oficina
Comunicacin pobre dentro de la oficina

L MM
x x x
x
x

TNG

J
x
x
x
x

V
x
x
x
x

Das
S L M
x x x
x x
x x x
x
x x
x
x

M J V S
x x x
x x x
x
x x x x
x x x x

Ms. Roger Hurtado Rojas

Puntuacin por Tcnica Nominal de Grupo


Item

P-1

P-2

P-3

P-4

P-5 TOTAL Prioridad

Comprobacin

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas

PLAN DE TRABAJO : CRONOGRAMA DE TRABAJO


Item Prioridad

DESCRIPCIN DE LA IDEA

Das
L MM J V S L MM J V S

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

TNG

Ms. Roger Hurtado Rojas