Libro electrnico

Todos somos gerentes de proyectos: Estudio y gua

para lograr una colaboracin exitosa en los proyectos

Una visin ms detallada de la colaboracin en los proyectos

Los tiempos cambian, al igual que la forma en

Para poder contar con ms informacin sobre los

que las personas trabajan y colaboran. Con la

desafos de colaboracin, trabajo en equipo y

tecnologa y la globalizacin como fuerzas

gestin de proyectos en la economa global e

impulsoras, las organizaciones se ven

ininterrumpida actual, Appleseed Partners realiz

presionadas a hacer ms con menos. Estamos

una encuesta con 200 personas radicadas en

equipados con tecnologa, pero los complejos

Norteamrica que administran proyectos o

esquemas de trabajo, los plazos ajustados y las

participan en ellos.

fronteras geogrficas siguen representando un

desafo para empresas de todo el mundo.

El estudio respondi a un encargo de Planview, lder

Atrs han quedado los das en los que el

mundial en soluciones de planificacin estratgica,

trabajo se realizaba con el compaero de

gestin de portfolio y recursos, colaboracin en

oficina; los equipos modernos deben trabajar

proyectos y arquitectura empresarial. Este libro

juntos de manera virtual y en colaboracin

electrnico abarca los principales hallazgos y los

para alcanzar metas empresariales.

aprendizajes prescriptivos para alcanzar el xito en

los proyectos.

Todos somos gerentes de proyectos: Estudio y gua para lograr una colaboracin exitosa en los proyectos

Modern teams are virtual

Todos anhelamos trabajar juntos para

si realizaban actividades de colaboracin y

producir y alcanzar grandes resultados.

gestin de proyectos con personas dentro

Eso no ha cambiado. Lo que ha cambiado

y/o fuera de la compaa. Los participantes

es la tecnologa a nuestra disposicin. Sin

representaban operaciones, marketing, TI,

embargo, a pesar del acelerado desarrollo

gestin ejecutiva, finanzas, servicios

que se produjo en todos los mbitos,

profesionales, desarrollo de productos,

El 70 % trabajan con

desde software en la nube de acceso

compras, ventas y recursos humanos, y tres

miembros tanto internos

como externos de su
organizacin

instantneo hasta dispositivos mviles, las

cuartos representaban compaas con 500 a

organizaciones continan dependiendo

2,000 empleados en total.

El 38 % de los integrantes
de equipos trabajan de
manera multidisciplinaria

de herramientas obsoletas y dispersas

para la colaboracin de los equipos y en
los proyectos.

El 28 % trabajan con
colegas distribuidos
geogrficamente

La investigacin revel que el 38 % de los

integrantes de equipos trabajan de manera
multidisciplinaria, el 70 % trabaja con

Para conocer el panorama general en

integrantes tanto internos como externos de

cuanto a dinmica de equipos y

su organizacin y el 28 % trabaja con

proyectos, se seleccion a los

colegas dispersos geogrficamente.

participantes del estudio en funcin de

Todos somos gerentes de proyectos: Estudio y gua para lograr una colaboracin exitosa en los proyectos

Todos somos gerentes de proyectos

La encuesta indica que 2 de cada 3 participantes no cuentan con certificacin para la
gestin de proyectos, pero administran
Para muchas personas, los proyectos se han
transformado en la forma por defecto de trabajo, con o
sin un cargo formal. La investigacin indica que dos de
cada tres participantes que colaboran en proyectos en
equipo no cuentan con certificacin para la gestin de
proyectos, y para ms de un tercio de ellos, gestin de
proyectos no es su cargo o funcin principal. No
obstante, muchos trabajadores se han convertido en
gerentes de proyectos por accidente que
constantemente necesitan comunicarse y colaborar con
un equipo para que un proyecto avance.

Es usted un gerente de proyectos por accidente?

Todos somos gerentes de proyectos: Estudio y gua para lograr una colaboracin exitosa en los proyectos

La complejidad para los gerentes de proyectos por accidente

EQUIPOS DE COLABORACIN

6% 5%

Un riesgo evidente para el gerente de proyectos por

Trabajo en equipos de:

11%

accidente es la capacidad de administrar varios

6 a 15 personas

12%

proyectos y tareas a gran escala. Dos tercios de los

16 a 25 personas

66%

equipos trabajan en 6 a 30 proyectos por ao,

5 o menos personas
ms de 25 personas

algunos grandes y otros pequeos. A su vez, el

se desconoce

tamao de los equipos vara ampliamente; dos

tercios trabajan en equipos de 6 a 15 personas, y
otro 20 % trabaja en equipos ms grandes, de ms

30%

de 16 personas.

25%

RESPONSE

20%

Con este tipo de complejidad, la calidad de la

colaboracin es fundamental para mantener el

15%

avance adecuado de los proyectos. Sin embargo,

10%

muchos equipos enfrentan obstculos para la

5%

colaboracin que generan frustracin y entorpecen

la productividad.

0%
1-5

6-10

11-20

21-30

31-40

41-50

Ms de 51

PROYECTOS REALIZADOS CON COLABORACIN, POR AO

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Los 5 obstculos principales para la colaboracin

A pesar de contar en la actualidad
con tecnologa moderna a nuestro
alcance para respaldar un entorno
dinmico de trabajo, muchos de
nosotros seguimos encontrando
problemas de eficiencia. Anhelamos
formas ms inteligentes de trabajar
pero dependemos de herramientas y

1.
2.

Demasiados correos electrnicos: Los integrantes del equipo se ven

3.

Falta de visibilidad del volumen de trabajo: Cmo

mtodos tradicionales.

Estos son los principales desafos que

abrumados por los correos electrnicos. Con el constante intercambio de correos

electrnicos diarios, mantener el foco en las prioridades principales representa un desafo.

42%

Dificultad para acceder a la informacin: Quin hizo qu

y cundo? Dnde encuentro la ltima versin? Los gerentes de proyectos se
encuentran con que resulta difcil comunicar los plazos, el estado del proyecto, los
documentos y los datos..

podemos llevar eficientemente un seguimiento de lo que sucede y de quin

trabaja en qu tarea? Los integrantes del equipo tienen un exceso de
obligaciones o se ven desaprovechados, lo cual da lugar a estrs, horas extras
y demoras en el proyecto.

4.

Colaboracin confusa de equipos multidisciplinarios:

5.

El dilema de usar software propio: La vasta disponibilidad de

Para las personas resulta difcil y catico colaborar con diferentes departamentos,
funciones y oficinas. Entran en conflicto las formas tradicionales y alternativas de trabajar,
lo cual se traduce en improductividad.

40%

39%

35%

enfrentan los gerentes de proyectos.

herramientas de productividad significa mayor libertad para el integrante individual
del equipo, pero puede provocar caos en las comunicaciones y afectar la eficiencia
del equipo.

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33%

El impacto negativo de los obstculos en la

colaboracin en proyectos
Estos obstculos importantes en la colaboracin en proyectos
provocan una prdida de tiempo que equivale a 9 semanas por ao.

El impacto en el equipo
Tiempo perdido (55 %)
Integrantes frustrados del equipo (45 %)
Duplicacin de esfuerzos (37 %)

The Impact on the Business

Finalizacin tarda de proyectos (34 %)
Detrimento de la calidad (33 %)
Gastos del proyecto superiores al presupuesto (24 %)

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Por qu la tecnologa hace fracasar a los equipos de proyectos

Irnicamente, el principal obstculo de depender
excesivamente en el correo electrnico para la
colaboracin es tambin, predominantemente, la
principal herramienta que usan los equipos
modernos. Si bien la funcin del correo
electrnico es conectar a los equipos, puede
causar dolores de cabeza y generar preocupacin
en cuanto a la prdida de informacin

LAS 3 HERRAMIENTAS PRINCIPALES QUE SE USAN ACTUALMENTE PARA

LA COLABORACIN EN PROYECTOS

CORREO
ELECTRNICO

HOJA DE
CLCULO

TELEFONO

73%

62%

53%

importante. Las dos herramientas de

colaboracin que le siguen en popularidad de
uso son las hojas de clculo y el telfono.

Como consecuencia del desarrollo de herramientas

de software y tecnologa en la nube, estos mtodos
son notablemente obsoletos en nuestra sociedad
mvil, dinmica y conectada a las redes sociales.
Fracasan a la hora de definir metas, elaborar un plan,
realizar un seguimiento del progreso, compartir
documentos y verificar el progreso.

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Demasiadas herramientas generan complejidad

Aproximadamente el 40 % de los encuestados
han probado otras herramientas de colaboracin
en lnea, incluidas opciones de almacenamiento
en la nube, herramientas en lnea en la nube y
espacios compartidos, pero la mayora ofrece
solo algunas funciones necesarias para colaborar

Se usan en
promedio
4.5 herramientas en
la actualidad para
colaborar en
proyectos.

de manera efectiva.
Adems, la encuesta revel que el integrante
promedio de un equipo usa 4.5 herramientas
diferentes para administrar proyectos y, lo que es
peor, el 33 % indic que nadie usa las mismas
herramientas. Si bien resulta tentador adoptar
herramientas nuevas, el uso de herramientas
diferentes y desvinculadas podra, de hecho,
exacerbar el problema. Por ello, las personas
vuelven a recurrir al correo electrnico.

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El 33 % dice:
Todos usan
distintas
herramienta.

Los equipos modernos buscan un rea de trabajo en lnea

El cuarenta y tres por ciento de los
colaboradores manifestaron tener la
necesidad predominante de contar con una
solucin todo en uno que incluya los
siguientes cuatro requisitos:

Es evidente que estos requisitos estn

precariamente atendidos por el correo electrnico,
las hojas de clculo y el telfono, y resulta difcil
unificarlos con herramientas parciales. Al disponer
de estas funciones en un rea de trabajo virtual y

1. Uso compartido de documentos con

control de versin e iteracin
2. Planificacin, programacin, grficos y
seguimiento de hitos para proyectos (p.
ej., diagramas de Gantt y paneles Kanban)

segura, los equipos pueden aumentar su

comunicacin y productividad.
Estas funciones representan las necesidades de

3. Visualizacin del volumen de trabajo

por parte del equipo del proyecto o
cada persona

equipos modernos e innovadores que trabajan

4. Un panel para realizar el seguimiento de

varios proyectos

en lo relativo a progreso, obstculos,

traspasando fronteras y que exigen transparencia

oportunidades y resultados para el equipo.

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Lista de verificacin de 6 pasos para alcanzar el xito

en los proyectos

Los equipos que estn interesados en superar el statu quo de colaboracin deben seguir estos importante consejos:

1. Crear un rea de trabajo en lnea donde los gerentes de proyectos y los equipos puedan colaborar de manera conjunta
y con ms eficiencia para compartir ideas.

2. Tener presentes los 4 requisitos tecnolgicos al adoptar una solucin de colaboracin en proyectos.
3. Usar herramientas de colaboracin que permitan a los directivos, los gerentes de proyectos y los integrantes del equipo
llevar un seguimiento de las acciones y los hitos del proyecto de manera ms sencilla.

4. Identificar a los integrantes del equipo con exceso de obligaciones para reducir el estrs y aumentar la moral y la
calidad del trabajo.

5. Aprovechar mtodos ms efectivos de comunicacin para abandonar la adiccin al correo electrnico y mantener
conectadas a las personas.

6. Proteger los datos confidenciales para proyectar la reputacin y los resultados de la organizacin.
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Desea obtener ms informacin

sobre la colaboracin en proyectos?
Suscrbase a estos recursos:
Visite el blog de Projectlab.

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