AUDITORIA OPERATIVA

ENTREGA FINAL PROYECTO DE AULA

NELSON ACERO
PAOLA SANCHEZ
XIOMARA MARTINEZ

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

CONTADURIA PBLICA
BOGOTA D.C. 2012

INTRODUCCION

Por medio de este trabajo se presenta la aplicacin de la Auditoria Operativa de

acuerdo a sus fases, dirigido al rea administrativa y contable de la empresa
CONTACTO ESTRATEGICO SAS. En esta primera entrega se presenta sus
objetivos, el enfoque del servicio, la metodologa que se va a utilizar, su
alcance, cronogramas, control interno, y programa de actividades. Se espera
su desarrollo competo y la adeudada aplicacin.

OBJETIVOS

PERIODO DE AUDITORIA
Esta propuesta detalla el alcance del servicio de auditora que cubre el periodo
calendario comprendido entre el 1 de Septiembre de 2012 y el 31 de diciembre
de 2012.
OBJETIVO GENERAL
El enfoque de la auditoria que proponemos garantizara un adecuado
cubrimiento sobre todas las unidades estratgicas de cada rea de operacin
que cubre la compaa para el desarrollo, y venta de sus servicios; para lo cual
desarrollaremos un trabajo permanente y detallado a travs de nuestros
especialistas en auditoria guiados por la experiencia que acreditan nuestros
clientes, como valor agregado realizaremos un estudio completo de riesgos con
el fin de dar una opinin acerca de la situacin actual operativa y de control de
la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar si:

Existencia polticas aprobadas y establecidas por escrito, de los controles

internos establecidos por la empresa para el conocimiento de los
colaboradores y buen desempeo de los mismos.

Validacin de normas internas por cada rea operativa del compaa.

Trazar objetivos especficos de cada rea y metas a alcanzar con el fin de

incentivar el trabajo y dar un lineamiento a cada una de ellas.

Determinar si existen normas adecuadas de administracin y control de

herramientas de trabajo, optimizacin de tiempos y recursos.

Existencia de polticas especficas de autorizacin y control sobre reas

especficas de cumplimiento de ventas y produccin.

Incentivar la creacin
administrativas.

de

organigramas

manuales

de

polticas

ENFOQUE DEL SERVICIO

A continuacin presentamos un resumen de los pasos que aplicamos en
nuestro servicio de Auditora Operativa:
a) Etapa de la Auditoria
1. Entender la Institucin
2. Anlisis del Riesgo
3. Planeacin
4. Ejecucin
5. Informes
6. Seguimiento

Revisar, analizar y comprender la informacin

bsica de la entidad
Desarrollar un perfil de riesgos asociados a la
operacin
Cronograma de actividades para el periodo de
revisin de acuerdo al anlisis de riesgo
Realizacin de pruebas a cada rea de la
auditoria
De acuerdo a los resultados informar los
resultados de la auditoria
Monitoreo de las recomendaciones y medidas
adoptadas

C. Enfoque de riesgos
Algunos de los riesgos que Consultores Asociados S.A.S se enfoca son:

Riesgo Laboral ( accidentes de trabajo)

Riesgo de incompetencia laboral
Riesgo de asignacin de cargos
Riesgo de insuficiencia de reservas tcnicas
Riesgo operativo
Riesgo trfico de influencias
Riesgo estratgico
Riesgo reputacional
Riesgo quiebra por errores en la operatividad

METODOLOGIA DETALLADA POR FASES SECUENCIALES DE REVISION

Nuestra firma considera que cada uno de sus clientes tiene caractersticas
particulares y objetivos especficos sealados por sus estatutos sociales y por
las disposiciones legales que la gobiernan en cada actividad econmica; por lo
tanto, para llevar a cabo nuestro trabajo obtendremos un claro y completo
conocimiento de las operaciones y la estructura de
CONTACTO
ESTRATEGICO SAS. guindonos en todo caso por los dispuesto en las
normas legales y las normas dictadas por la superintendencia correspondiente
encargada de regular este tipo de entidades.
Debido a la magnitud de trabajo para la compaa, la firma asignar dos
colaboradores como responsables del trabajo asignando reas especficas.
Nuestra metodologa de Auditoria comprende las siguientes etapas bajo el
punto de vista operativo y de trabajo, que ser realizado en la sede principal de
la entidad:

Conocimiento de la entidad y de sus ciclos de operacin

Evaluacin del entorno de control
Revisin analtica de las operaciones
Etapa de planeacin del trabajo
Evolucin y comprobacin del control interno
Pruebas de cumplimiento por ciclos de operaciones
Revisin de aspectos especiales de la planta
Control permanente de calidad de trabajo.
Evaluacin de los procesos bsicos de la compaa.
Evolucin de resultados y emisin de informes
Sugerencias y Seguimiento sobre procesos adoptados por la compaa.

La firma ha diseado estas fases bsicas para la ejecucin del trabajo con la
seguridad de que a travs de su desarrollo se lograrn los objetivos
particulares para las auditorias de cumplimiento, de control interno, de gestin y
de sistemas en CONTACTO ESTRATEGICO SAS.

ALCANCE DEL TRABAJO AUDITORIA OPERATIVA

Nuestras revisiones sern desarrolladas en forma permanente a travs de los
funcionarios asignados al equipo de trabajo. Para esto, se aplicaran las
normas de auditora establecidas en las disposiciones legales, que para
nuestro caso son la ley 43 de 1990, Pronunciamientos Tcnicos del Consejo de
Contadura Pblica, normas de la Superintendencia Financiera, las
disposiciones del Cdigo de Comercio para la vigencia de 2012 y aun de
meses posteriores, hasta tanto no sea nombrado el reemplazo para la vigencia
siguiente si a ello hubiere lugar.
Nuestras pruebas, que sern desarrolladas siguiendo la metodologa que
presentamos a continuacin, tendrn un enfoque puramente objetivo y
cumplirn con nuestro compromiso de ser en calidad de auditores operativos,
asesores y acompaantes integrales para CONTACTO ESTRATEGICO SAS.
Por lo anterior, el alcance de nuestro trabajo incluir todos los ciclos, procesos
y procedimientos de la organizacin, lo que nos permitir ofrecerles
oportunamente comentarios y alternativas sobre aquellas actividades que se
deben modificar o mejorar. El enfoque entonces, abarcar los asuntos
operativos, de orden y control de la entidad y no deber encontrar limitaciones.
El alcance general del servicio incluir:
Emitiremos un dictamen u opinin de Auditores Operativos sobre las
operaciones diarias, continuas y remotas con el fin de mejorarlas con
copia a la Junta Directiva y administracin de la compaa en busca de
cambios que contribuyan al crecimiento de la empresa.
Atenderemos los requerimientos por las entidades de control del
gobierno, como revisiones sanitarias y de acuerdo a las normas en favor
de los trabajadores.
Presentaremos sugerencias de modelos a seguir para el mejoramiento
de las operaciones, disminucin de costos y aumento de productividad.

RECONOCIMIENTO DE LA OPERATIVIDAD
Durante el proceso de reconocimiento de las operaciones de la compaa y
entendimiento del negocio se llevaran a cabo algunas visitas de gran
importancia, las cuales mencionaremos a continuacin:

Visita Preliminar: Entendimiento necesidad del cliente y alcance del

trabajo

Visita durante el Desarrollo del Trabajo: Desarrollo etapa de

planeacin y ejecucin de la auditoria.

Visita Final: Desarrollo procedimientos finales de auditoria

Visita Posterior: Entrega de informe ejecutivo detallado y opinin

estados financieros

CUBRIMIENTO DEL SERVICIO

CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S prestar el honorario de Auditoria de la

siguiente manera:
OFERTA ECONOMICA DE LA PROPUESTA Y HORAS ESTIMADAS
HONORARIOS Y HORA ESTABLECIDAS
La contraprestacin por nuestros servicios profesionales de Auditora
Operativa, ha sido establecida teniendo en cuenta el nmero de horas
requeridas, los recursos que se aportaran y el grado de responsabilidad
asumido para ejecucin del compromiso para la vigencia de doce meses del
periodo auditado.
CONCEPTO
Honorarios Analistas - Auditoria
Honorarios Profesionales
Servicios (papelera, llamadas, viajes, comits)
TOTAL A FACTURAR

ESTIMADO
HORAS
48
56
2
106

MENSUAL
$
$
$
$

2.880.000
3.920.000
50.000
6.850.000

OTROS ASUNTOS DE LOS HONORARIOS

Los otros recursos como espacio fsico, computadores, otros equipos

sern suministrados por CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S ofrece
por lo menos 5 computadores porttiles para este compromiso.
Estos Honorarios seran facturados en cuotas mensuales iguales, o de la
manera como lo disponga la caja.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDEADES

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

NO

NO

A. ANLISIS DE RIESGOS
1. Se verifica un seguimiento peridico del plan
estratgico?
2. Se inspecciona cul es el posicionamiento de la
compaa respecto a la competencia?
3. Se efectan reuniones habituales de la alta
direccin para tratar asuntos estratgicos del
negocio?
4. Se examina la rentabilidad de las diversas
unidades de negocio?
5. Se analiza el riesgo de crdito?
6. Se analiza el riesgo de obsolescencia de las
existencias?
7. Se analiza la rentabilidad de las inversiones en
activos fijos?
8. Se controla la actividad y los resultados de las
delegaciones y/o filiales?

B. CLICO DE OPERACIN AREA

AMDMINISTRATIVA Y CONTABLE
1. se tiene un proceso definido para cada rea de tal
forma que exista un control de entrega, y
verificacin de la informacin al rea entregada?
2. se verifica los documentos entregados por el
cliente?
3. se controla las fechas de entrega de informacin?
4. Las funciones de venta, cobro y contabilidad se
encuentran suficientemente segregadas?
5. Se exige doble firma para disponer de fondos?

6. Se efecta un control suficiente de las firmas

autorizadas?
7. Se analizan al cierre las periodificaciones de
ingresos financieros?
8. Se registran adecuadamente y se siguen los
anticipos de clientes?
9. Se mantiene un registro de cuentas a cobrar en
funcin de la antigedad de los saldos?
10. Se comprueban los datos del cliente y se
actualizan adecuadamente?
11. Se autorizan las facturas y la fecha de pago
antes de pasarlas al rea contable?
12. Se comunica a contabilidad las facturas
debidamente autorizadas?

14. Se concilian las notas de cargo con la nota de

abono emitida por el proveedor?
15. Se verifica la entrada de existencias
previamente a la autorizacin de una devolucin?
16. Al cierre, se registran las compras con facturas
pendientes de recepcin?
17. Al cierre, se analizan los gastos susceptibles de
periodificacin contable por el responsable de
contabilidad.?
18. Semestralmente, se amortizan los elementos del
inmovilizado?
19. Se controlan las cuentas inactivas?
20. Se analiza la obsolescencia de las existencias al
cierre del ejercicio?

S NO
21. Existe un criterio formalizado para distinguir las
reparaciones de las mejoras?
22. Se revisa la asistencia al puesto de trabajo
previamente a la elaboracin de la nmina y
especialmente los finiquitos?
23. Se autoriza el pago por persona independiente
al preparador de la nmina?
24. Las funciones de compra, pago y contabilidad
estn suficientemente segregadas o existen
mecanismos de autorizacin que garanticen la
independencia de funciones?
25. Se cotejan por persona independiente las bases
fiscales con los datos contables?

PROGRAMA DE AUDITORIA

CONSULTORES Y ASOCIADOS S.A.S.

Auditores y Consultores Empresariales

PROGRAMA DE AUDITORIA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
CLIENTE:
AUDITORIA A:
CONTACTO ESTRATEGICO
25 DE OCTUBRE DEL 2012
SAS..
No
OPERACIN
HORAS
HECHO
REF. P/T FECHA
HORAS
.
POR
ESTIMADAS REALES

INTRODUCCIN
OBJETIVOS
DE
LA
AUDITORIA
Y
APLICACIN
DE
ACTIVIDADES
Observacin del
procedimiento que
realiza el departamento
de tesorera de acuerdo
al control de cuentas
por cobrar.
Revisar las
requisiciones
provenientes del rea
financiera, se debe
determinar si estas son
realizadas con claridad,
cumpliendo los tiempos
establecidos por la
empresa.
Realizar un estudio de
los clientes, observando
el nivel de cumplimiento
en la entrega de
informes. Revisar
facturas.
Revisin de los modelos
establecidos para la
entrega de informacin.
Revisin de los
supuestos,
prerrequisitos, y
dependencias que
determinan la
planeacin de revisin
por el contador,
Confirmacin de la
existencia de programas
de pagos.

Paola
Sanchez

09/2012

Nelson
Acero

09/2012

Nelson
Acero

09/2012

Paola
Sanchez

2012

Xiomara
Martinez

09/2012

Xiomara
Martinez

09/2012

Elabore un diagrama de
flujo del procedimiento
de logstica del
departamento de
administracin y
contabilidad.
8 Verificacin de la
existencia de controles
aplicados a la logstica
del proceso
contabilidad.
9 Confirmacin en la
recepcin de los
documentos solicitados
conforme a las
disposiciones
contratadas.
10 Responda el
cuestionario de control
interno.
11 Revisar el sistema de
control de libros y
verificacin del mismo
con el rea financiera, y
revisin fsica del
mismo
12 Revisar quejas y
problemas obtenidos
con los clientes.
13 Revisar controles de
entrega de la
informacin contable al
cierre correspondiente.
Analizar rendimientos
con el rea financiera
sobre las actividades
realizadas al cliente.
14
Evaluar eficiencia y
eficacia de acuerdo a lo
evidenciado
anteriormente

Paola
Sanchez

09/2012

Nelson
Acero

09/2012

Nelson
Acero

09/2012

Paola
Sanchez

09/2012

Xiomara
Martinez

09/2012

Xiomara
Martinez

09/2012

Paola
Sanchez

09/2012

Nelson
Acero
09/2012

Paola,
Xiomara,
Nelson

FLUJOGRAMA

El fujograma como herramienta para representar graficamente los movimientos

y situaciones que se aplican dentro del area o procedimiento, es importante
que se detecte los procesos que son innecesarios que de alguna manera no
estan dejando cumplir al menor tiempo alguna actividad o este generando
mantenerla con mayores costos. Es importante la realizacion de un buen
diagrama de flujo ya que verifica si esta bien distribuida y equilibrado el trabajo;
igualmente para los trabajadores que le serviran de guia para seguir los pasos
del procedimiento.

DOFA

DEBILIDADES
-Falta definir polticas administrativas que permitan dar una estructura ms
organizada a la compaa
-Falta definir manual de funciones y responsabilidades para los empleados
para delimitar los alcances de cada uno
-No se cuentan con polticas y procedimientos financieros que permitan
regularizar y prevenir las posibles prdidas econmicas por incumpliendo de
pago y tiempos excesivos de recaudo de cartera

OPORTUNIDADES
-Existen diferentes modelos administrativos que podran implementarse con
facilidad en la empresa
-Confianza de las entidades bancarias para prstamos a futuro
-Se tiene oportunidad de asistir a educacin continua.
-La institucin est estratgicamente ubicada.

FORTALEZAS
-Grupo de trabajo con confianza, excelentes relaciones interpersonales
-Cuenta con buenas instalaciones

-Entidades bancarias satisfechas con nuestro manejo financiero negociaciones

de tasa de cambio, nos ofrecen oportunidad de negociacin

AMENAZAS
-La competencia existente en el rea de influencia
-Insatisfaccin de los clientes por prestacin de servicios de baja calidad.
-Inestabilidad econmica del pas.
-Pueden llegar a ser insuficientes las instalaciones del rea.