El Control de Gestin en Escenarios Complejos

Control de Gestin y Presupuestos

Auditoras de Gestin Operativa
Dra: Sonia Sotomayor-Sistemas Administrativos
Nota: Material de utilizacin exclusiva y solo con fines didcticos en el Curso :
FCE-UBA.

ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION

MARCO
GLOBAL

SECUENCIA
LOGICA

HERRAMIENTAS

PLANEAMIENTO
Determinacin de Objetivo
Estrategia y Actividades
Configuracin Estructural
Normas y Procedimientos

PRESUPUESTO

GESTION
Toma de Decisiones
Accin
Resultados

SISTEMAS DE INFORMACION

Evaluacin de Desempeo

MEDICION DEL DESEMPEO

CONTROL

PLANEAMIENTO: DIMENSIONES
NIVEL

ALCANCE
TEMPORAL

AMPLITUD

RESULTADO

Estratgico

Largo plazo

Toda la
Organizacin

Plan Estratgico

Tctico

Mediano
Plazo

reas

Programas

Operativo

Corto Plazo

Funciones

Procedimientos

LOS SISTEMAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL

Planeamiento de la Accin

Decisin 1

Decisin 2

ACCIONES

Control del Desempeo

Decisin 3

PLANIFICACION POR ACCIONES

El Planeamiento de la Accin esta orientado hacia las actividades

especficas mejorar
El Propsito de la Planificacin por Acciones es determinar con
anticipacin que decisiones o acciones especficas se requieren

PLANIFICACION POR OBJETIVOS

La Planificacin por Objetivos (PO) o Control de Desempeo (CD):

Regula los resultados generales de una unidad dada

El Control de Desempeo se ocupa de la supervisin

de resultados desde el hecho

ENFOQUES EN EL CONTROL DE GESTION

N
I
V
E
L

D
I
R
E
C
C
I
O
N

A
L
T
O

O
P
E
R
A
T
I
V
O

CONTROL
FINANCIERO

CONTROL
ESTRATEGICO

AUDITORIA
INTERNA

CONTROL
PRESUPUESTARIO

REACTIVO (RETROSPECTIVO)

PROACTIVO (PROSPECTIVO)

SISTEMA PRESUPUESTARIO

Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta

prevista, expresada en valores y trminos
econmicos y financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas.

SISTEMA GENERAL DE PRESUPUESTACION

SISTEMA PRESUPUESTARIO: Objetivos

Planear integral y sistemticamente todas las

actividades que la empresa debe desarrollar
en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos,
cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para
logar el cumplimiento de las metas previstas.
Coordinar los diferentes centros de costos
para que se asegure la marcha de la empresa
en forma integral.

SISTEMA PRESUPUESTARIO:
Finalidades
El presupuesto debe ser objeto de adaptacin
constante, siendo un medio de evaluacin,
proporcionando las pautas de posibles deficiencias as
como sealando los objetivos que se persiguen con el
mismo:
El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo
a la actividad de planificacin, contribuyendo a que la
misma sea ms objetiva.
El establecimiento de la coordinacin de todas las
actividades para lograr dicho plan.
Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
Establecer un control para analizar su relacin con los
objetivos establecidos

Cambio del Paradigma en el mbito del Presupuesto

Presupuestacin
Tradicional

Nueva Gestin
Financiera

Proceso presupuestario

Polticas e instituciones
presupuestarias

Reglas

Incentivos

Insumos

Resultados/ Impacto

Cumplimiento formal

Desempeo

Control centralizado

Responsabilidad
descentralizada
Transparencia y
rendicin de cuentas

Opacidad burocrtica

CONTROL, SEGUIMIENTO Y AJUSTE DE

LOS PLANES DE ACCIN
REVISIN REGULAR DE LOS PLANES

ANLISIS DE DESVOS
FLEXIBILIDAD/ ADAPTACIN
DIVULGACIN DE LOS RESULTADOS
48

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La administracin por resultados implica la priorizacin del
logro de los objetivos estratgicos generales y especficos en
el proceso de gestin de los recursos organizacionales.

En

tanto

que

la

medicin

del

desempeo

implica

la

determinacin de elementos mensurables, cuantitativa y

cualitativamente, relacionados con el logro de los propsitos

de la administracin as como la determinacin de expectativas
sobre ellos .

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Beneficios de la evaluacin a travs de indicadores

de desempeo
Facilita el proceso de planificacin y de formulacin de
polticas de mediano y largo plazo.

Permite detectar sectores de la organizacin con

problemas de gestin.
Permite realizar ajustes y readecuar cursos de accin

Permite asignar ms eficazmente los recursos.

Aumenta la transparencia
Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex
post

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Que puede ser controlado con los

indicadores?
Procesos
Productos
Resultados Intermedios
Resultados Finales o Impacto

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Los indicadores de desempeo que han sido

definidos como indicadores de insumo,

producto, resultado e impacto (IPRI), son

instrumentos de medicin de las principales
variables asociadas al cumplimiento de los
objetivos.

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

reas donde el desarrollo de sistemas de

indicadores resulta importante:
Dichas reas son:
Desempeo operativo
Desempeo financiero

Congruencia

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Economa

Eficacia
Eficiencia Efectividad
Equidad
Excelencia Calidad
Entorno
Sostenibilidad

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

METODOLOGIA BASICA PARA LA

CONSTRUCCION DE INDICADORES
Qu se hace ?
Qu se desea medir ?
Quin utilizar la informacin ?
Cada cunto tiempo ?
Con que se compara ?

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

MODELOS BASICO DE EVALUACIN

MODELO PLAN

MODELO PRESUPUESTO
MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA
CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEO

Debilidad en el nombramiento del personal

directivo

Falta o escasos incentivos para asumir

mayores niveles de responsabilidad

Las escasas consecuencias respecto del

desempeo logrado

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Definicin de indicadores de medicin del desempeo

a) Identificacin de las unidades programticas

b) Definicin de indicadores de medicin del

desempeo

c) Establecimiento de valores a alcanzar

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Es necesario que los valores a alcanzar en cada
indicador sean:

Viables

Realistas
Comprensivos

Pilares de una implantacin exitosa de la

administracin por resultados
Planificacin estratgica

Reingeniera de Procesos.

Permite luego del anlisis

Facilita la identificacin
priorizacin y solucin de

correspondiente introducir
los cambios necesarios en
las practicas de trabajo
habituales, orientando los

problemas permitiendo
disear acciones
estratgicas.

procesos internos a los

productos identificados
como prioritarios en el plan
estratgico.

VENTAJAS

Administracin
por Objeto del gasto

Administracin
por resultados

Descentralizacin de las

Altamente burocrtica

decisiones.

Rgida
Vs.
Basada en normas y
procedimientos

Mayor Flexibilidad
Basadas en Procesos y
resultados

TIPOLOGA DE INDICADORES SEGN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIN

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIN Y
CONTROL

TIPOS DE
INDICADORES

Indicadores Gestin
Global de la Entidad o Resultado
Final

Planificacin estratgica

Resultado Final o Impacto

Resultado Intermedio

Alta
Direccin

Indicadores por Centro

de Responsabilidad
Nivel Directivo

Control de Gestin

Eficiencia, Eficacia, Economa,

Calidad

Indicadores
Operacionales

Nivel Operativo
Control de Actividades

Insumos, Productos,
Eficacia

AUDITORIA INTERNA
Auditor interno es un profesional que trabaja en
el mbito interno de la empresa y entre los
objetivos que persigue se encuentran el alcance
del trabajo de la auditora.
El trabajo de auditora comprende el examen y
evaluacin de la idoneidad y efectividad del
Sistema de Control Interno y de su eficacia
para alcanzar los objetivos encomendados.

AUDITORIA INTERNA
PLANEAMIENTO

CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA A AUDITAR

ANALISIS MACRO DE LA DEPENDENCIA Y PLAN DE REVISIN PRELIMINAR.

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO GENERAL Y PLAN DE AUDITORIA

PREPARACION DEL PROGRAMA DE AUDITORA

EJECUCION

APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIAS

INTERPRETACIN Y PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS.

CONFECCIN DEL INFORME

CONFECCION DEL INFORME DE AUDITORIA HALLAZGOS, OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

SEGUIMIENTO

APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y REMISIN A LA UNIDAD AUDITADA SEGUIMIENTO DE LA

IMPLANTACIN DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS

AUDITORIA INTERNA
1) Sujeto: Empleado ( Evitar que traslade informacin a otros sitios)
Econmico: Salvaguarda Patrimonio.
2) Grados de Independencia Limitada: El auditor interno no se limita
exclusivamente a dar un informe de todo sino que se dedica a evaluar las
peticiones de la direccin o del consejo.
3) Responsabilidad: Laboral
4) Objetivo: Examen de gestin de toda actuacin que se realice sobre
activos o pasivos de la empresa.
5) Informe emitido: Dirigido a la gerencia, direccin y/o Consejo de
Administracin. Puede hacerse para cualquier tipo de empresa

6) Uso del Informe: Va dirigido exclusivamente a la empresa.

AUDITORIA INTERNA
TIPOS DE AUDITORA INTERNA

Auditoras para garantizar objetivos operacionales: Medir la eficacia y eficiencia de la

empresa.

Auditoras especializadas en evaluar la obtencin de la fiabilidad de los estados

econmicos financieros.

AUDITORIA OPERATIVA O DE GESTIN - AUDITOR DE CALIDAD.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTABLE Y SISTEMAS

Auditoras que evalan el soporte y seguridad informtica.

AUDITORIA INFORMTICA.

Auditoras que estn dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa est

obligada a cumplir tanto en sentido especfico como en sentido genrico.

Auditoras de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.

ANLISIS F.O.D.A
INTERNAS

FORTALEZAS
Nutritivas

Qu cosas se hacen muy

bien.
Qu cosas son exclusivas.
Qu cosas aseguran a la
Organizacin la actual y
futura efectividad

DEBILIDADES
Consumidoras

En qu aspectos la
Organizacin es
particularmente dbil.
Qu cosas arriesgan su
efectividad.

EXTERNAS

OPORTUNIDADES
Qu cosas ofrece el
entorno.
Anlisis de los usuarios
actuales y futuros.

AMENAZAS
Qu riesgos muestra el
entorno.
Cules son las amenazas
que afectan a la
Organizacin.
41

FORMULACIN DE PROYECTOS
1- Descripcin sumaria

Qu? Dnde?

2- Justificacin

Por qu?

3- Objetivos y metas

Para qu? Cunto?

4- Metodologa

Cmo?

5- Recursos Humanos

Quines?

6- Recursos Materiales

Con qu?

7- Resultados/productos

Qu se va a lograr?

8- Calendario

Cundo?

44

PREGUNTAS PARA ELABORAR PROYECTOS

QUE

SE QUIERE HACER

PORQUE

SE QUIERE HACER

Especificar la Naturaleza
del proyecto
Origen y Fundamentacin

PARA QUE

SE QUIERE HACER

Objetivos y Propsitos

CUANTO

SE QUIERE HACER

Metas / Factores de xito

DONDE

SE QUIERE HACER

Localizacin y Cobertura

COMO

SE VA A HACER

Actividades, Mtodos y
Tcnicas

CUANDO

SE VA A HACER

Cronograma

A QUIENES

VA DIRIGIDO

Destinatarios

QUIENES

LO VAN A HACER

Recursos Humanos

CON QUE

SE VA A HACER

Recursos Materiales y
Financieros

RAZONES DEL FRACASO DE

LA PLANIFICACIN
INEXISTENCIA DE COMPROMISO
DESCONOCIMIENTO PRECISO DE LA
TCNICA DE PLANIFICACIN

ERRORES DE DIAGNSTICO
FIJACIN DE OBJETIVOS POCO CLAROS
O IMPOSIBLES DE ALCANZAR
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 DEPENDENCIA EXCESIVA DE
EXPERIENCIAS ANTERIORES
DESCONOCIMIENTO DE LAS
RESTRICCIONES
FALTA DE DELEGACIN APROPIADA

FALTA DE INFORMACIN Y DE TCNICAS

DE CONTROL ADECUADAS
FALTA DE CONSTANCIA Y DISCIPLINA

50