Manual Procedimientos Admvos

MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NDICE
CONTENIDO
CPITULO
PGINA
Autorizacin
Presentacin
II
III
IV
Misin y Visin
Simbologa
VI
Procedimientos
VII
Recursos Financieros
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Glosario de trminos
VIII
IX
X
10
XI
30
Marco Jurdico
Organigrama
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

FECHA DE ELABORACIN: / MARZO / 2007
PGINA
I.- AUTORIZACIN
Con fundamento en el Artculo 41 Fraccin X de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del

Estado de Zacatecas, as como el Artculo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgnico de
la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas, expedimos el
presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisin Estatal para el Acceso a la
Informacin Pblica, con el propsito de precisar los mtodos, procedimientos y trmites que
debern de cumplirse en las actividades de carcter administrativo, contable y presupuestal al
interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estndares de calidad
adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJN
EL COMISIONADO
MTO. JESS MANUEL MENDOZA MALDONADO

EL COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURN
PGINA
II.- PRESENTACIN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las
tareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecucin en el desarrollo
de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del
proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y
tcnicos.
En la elaboracin de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para
actuar con mayor certeza en la ejecucin y supervisin de los trabajos de naturaleza administrativa
Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las actividades administrativas que
se realicen en la Comisin Estatal de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas.
Dentro de ste contexto se consider necesario que la dependencia, cuente con ste documento
base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrn ser
flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas as lo justifiquen, realizando la
propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el
Titular de la Comisin.

PGINA
III.- MARCO JURDICO
CONSTITUCIONES:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas

Ley de Administracin y Finanzas Pblicas del Estado de Zacatecas
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Zacatecas
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Zacatecas
Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO:
Estatuto Orgnico de la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Zacatecas

PGINA
IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA
PRESIDENTA
COMISIONADO
COMISIONADO
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE
ADMINISTRACIN

PGINA
V.- MISIN Y VISIN
DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
MISIN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN,

RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIN Y
PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIN:
EN EL 2009 LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA, ES
RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL
DERECHO A LA INFORMACIN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE
VIDA DE LAS PERSONAS, AS COMO A LA CONSOLIDACIN DEL SISTEMA DE
CONVIVIENCIA DEMOCRTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIN DE

RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,
CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE
LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIN PBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y
METAS.
VISIN:
SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA
DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,
MEDIANTE LA SUPERACIN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.

PGINA
VI.- SIMBOLOGA
INICIO/TERMINAL
OPERACIN
DECISIN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PGINA
DIRECCIN DE FLUJO

PGINA
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe
instruccin
del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto
del
siguiente
ejercicio fiscal.
2
Solicita y recibe informacin
de los programas de trabajo
de los Comisionados y
dems departamentos de la
CEAIP
Integra y analiza la
documentacin recibida de
los Comisionados y
Departamentos
Es Correcta?
SI
NO
4
Realiza correcciones
para su regularizacin.
(regresa a la operacin 3)
Captura la informacin
obtenida
DIAGRAMA DE FLUJO
PGINA
INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO

5
Revisa la informacin
capturada
Es Correcta?
NO
SI
6
Realiza correcciones para

su regularizacin.
Integra informacin y turna

al Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas
de los Comisionados, Jefes
de Departamento y
Comisionado Presidente y
prepara Oficio y paquete
para su envo a la
Secretara de Finanzas
para que lo integre al
presupuesto de egresos del
Gobierno.

PGINA
10
Integracin del anteproyecto de Presupuesto

Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
3
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
Recibe
instruccin
del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto
del
siguiente
ejercicio fiscal.
Solicita y recibe informacin de
los programas de trabajo de los
Comisionados
y
dems
departamentos de la CEAIP
Integra
y
analiza
la
documentacin recibida de los
Comisionados y Departamentos
Es correcta?
No: Realiza observaciones y
remite a las reas para su
regularizacin
Si: Captura la informacin
obtenida
Revisa la informacin capturada
Es correcta?
No: Realiza correcciones para
su regularizacin.
Si: Integra informacin y turna al

Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que intervinieron
y del Comisionado Presidente.
Recibe
Anteproyecto
de
Presupuesto con las firmas de
los Comisionados, Jefes de
7
Departamento y Comisionado
Presidente y prepara Oficio y
paquete para su envo a la
Secretara de Finanzas para
que lo integre al presupuesto de
egresos del Gobierno del
Estado (Art. 41 fracc. XII de la
Ley de Acceso a la Informacin
Pblica
del
Estado
de
Zacatecas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO

PGINA
11
DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
INICIO
1
Recibe del Comisionado
Presidente y de los
Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de
facturas de proveedores y
prestadores de servicios,
para su pago respectivo
2
Revisa facturas y
documentacin soporte
(facturas, orden de compra,
vales de entrada y salida del
almacn, etc.)intervinieron y
del Comisionado Presidente.
Est completa?
NO
SI
3
Realiza las observaciones y

regresa
documentacin
al
proveedor o prestador de
servicios.
(Regresa
a
la
operacin 2)
Codifica y elabora pliza

contable y turna al Jefe
del Departamento
Administrativo
4
Revisa la pliza y la
documentacin; firma la
pliza y elabora cheque
Pliza,
cheque

PGINA
12
DIAGRAMA DE FLUJO
Est en las Inst.

el Comisionado
Presiden
C
SI
NO
Turna cheque, pliza, y

documentacin al
Comisionado Presidente para
su autorizacin y firma,
posteriormente firma cheque
cualquiera de los
Comisionados.

documentacin a los dos
Comisionados para
autorizacin y firma.
Cheque, pliza y
documentacin
Cheque, pliza y
documentacin
7
Recibe documentacin; cheque y
pliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administracin
Cheque, pliza y
documentacin

PGINA
13
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe documentacin;
cheque y pliza firmadas.
Elabora listado y turna al
Auxiliar de Administracin
9
Recibe listado de plizas y
las
plizas
cheque
relacionadas, entrega a
beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.
Cheque, pliza y
documentacin

PGINA
14
Recepcin de facturas para pago a

proveedores y/o prestadores de servicios
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
ACTIVIDAD
NMERO
3
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe del Consejero Presidente y

de los Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de facturas
de proveedores y prestadores de
servicios, para su pago respectivo
Revisa facturas y documentacin
soporte
(facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)
Esta completa?
No: Realiza las observaciones y
regresa
documentacin
al
proveedor o prestador de servicios.
Si: Codifica y elabora pliza

contable y turna al Jefe del
Revisa
la
pliza
y
la
documentacin; firma la pliza y
elabora cheque.
Se encuentra en las
Instalaciones el Comisionado
Presidente?
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

documentacin al Comisionado
Presidente para su autorizacin y
firma, posteriormente firma
cheque cualquiera de los
Comisionados.
No.
6
Turna
cheque,
pliza,
y
documentacin
a
los
dos
Comisionados para autorizacin y
firma.

Pliza, Cheque
Cheque
Pliza y
documentacin
Cheque
Pliza y
documentacin
Cheque
PGINA
15
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)

Pliza y
documentacin
Recibe plizas firmadas, elabora

listado y turna al Auxiliar de
Administracin.
Recibe listado de plizas y las

plizas
cheque
relacionadas,
entrega a beneficiarios y captura al
sistema
de
contabilidad
diariamente y archiva.

PGINA
16
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
REA SOLICITANTE
INICIO
Atiende la solicitud de
pago del rea solicitante;
elabora orden de compra
Solicitud de Material
HAY
EXISTENCIAS?
SI
2
Atiende Solicitud de Material,

elabora la Nota de Salida del
Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.
Nota de
3
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la Solicitud y de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de

PGINA
17
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO ADMINISTRATIVO
4
No hay existencias
El monto solicitado es
mayor de $1 500 00 ?
SI
5
el monto solicitado es mayor de

$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago
se realizar con cheque.
NO
6
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente
Elabora la pliza
contable y turna al
Pliza
8
Revisa la pliza y la
documentacin; firma la pliza
y elabora cheque.
Pliza
Cheque

PGINA
18
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
Se encuentra en
las Instalaciones el
Comisionado
Presidente?
SI

firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
Cheque
Pliza
Documentacin
10
NO
documentacin a los dos
firma.
Cheque
Pliza
Documentacin
11
turna al Auxiliar de Administracin.
Cheque
Pliza
Documentacin

PGINA
19
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
12
Cheque
Pliza
Documentacin
13 Realiza sus operaciones para el

pago de cheque; obtiene el bien
solicitado, las facturas, notas o
comprobantes respectivos con
los requisitos fiscales;
Cheque
Factura
14
Surte al rea solicitante

los Bienes solicitados,
acompaa la Solicitud de
Material para cotejar.
Copia al Jefe del
Departamento
15
Recibe copia de la solicitud y
archiva.
Solicitud de

PGINA
20
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
16
Elabora reporte diario de la

cuenta de cheques y turna de al
Comisionado Presidente
Para verificar la actividad.
Archiva copia
Informe
17
Verifica la actividad de la cuenta;
y la remite al Dpto. Admvo.

PGINA
21
Control de cheques
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NMERO
1
DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
Atiende la solicitud de pago del rea

solicitante; elabora orden de compra
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de
Material
(Auxiliar de
Administracin
Hay existencias?
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
REA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
(Auxiliar de
Administracin
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

Almacn, recaba firma de acuse de
recibo en Nota , entrega los bienes
junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.
Solicitud de
Material,
Nota de Salida de
Almacn
Recibe bienes solicitados junto con

copias de la Solicitud y de la Nota
de Salida del Almacn. Se remite al
fin del Procedimiento.
Solicitud de
Material
Nota de Salida de
Almacn
No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 ?
Si
el moto solicitado es mayor de Cheque
$1,500.00 (mil quinientos pesos) el
pago se realizar con cheque;
No
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente
Elabora la pliza contable y turna al Pliza
Jefe del departamento Administrativo
Revisa la pliza y la documentacin; Pliza, Cheque

firma la pliza y elabora cheque.
Se encuentra en las Instalaciones
el Comisionado Presidente?

PGINA
22
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No.
11
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
12
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
13
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
cheque, pliza, y
documentacin
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
14
Turna
cheque,
pliza,
y
documentacin
a
los
dos
firma.
cheque, pliza, y
documentacin
turna al Auxiliar de Administracin.
pliza firmadas;
cheque, pliza, y
cheque y documentacin
Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura

de cheque; obtiene el bien solicitado,
las facturas, notas o comprobantes
respectivos con los requisitos fiscales;
Surte al rea solicitante los Bienes Solicitud de
solicitados, acompaa la Solicitud de Material
Material para cotejar. Copia al Jefe
del Departamento Administrativo.
Recibe copia de la solicitud y archiva.
15
16
17
cheque, pliza, y
documentacin
Elabora reporte de saldos de la

cuenta bancaria diario de la pgina
de Internet contra el reporte de
cheques emitidos, se determinar el
saldo disponible de bancos y turna al
Comisionado Presidente cuando
menos una vez a la semana. Archiva
copia
Solicitud de
Material
Reporte de
saldos de la
cuenta bancaria
Verifica la actividad de la cuenta; y la

remite al Departamento Administrativo

PGINA
23
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Verifica el registro de la
contabilidad, que este
completo
Se encuentran
todos los registros?
S
2
Identifica los
movimientos no
considerados y los
Imprime reportes
presupustales y
analticos contables
Concilia saldos
contables y
presupuestales
Existen diferencias
S
No
5
6
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento

PGINA
24
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
7
Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupuestales
y contables
8
Revisa la informacin y
recaba firma del
9
Se entrega la
informacin al
y se archiva.

PGINA
25
Elaboracin de Estados Financieros y

presupustales
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
ACTIVIDAD
NMERO
1
FORMA O
DOCUMENTO
Verifica
que
se
encuentre
registrada toda la informacin en el
Programa de Contabilidad
Se encuentran todos los
registros?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
No: Identifica los movimientos no

considerados y los captura para
completar la Contabilidad.
Si:
Imprime
reportes
presupustales y analticos de
saldos del sistema de contabilidad
Concilia saldos
presupustales
contables
4
Existen diferencias?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
Si: Determina diferencias y realiza

correcciones
5
No: Concilia cifras contables y

financieras de cuentas bancarias
con la Jefe de Departamento..
Emite Estados Financieros y sus

anlisis
presupuestales
y
contables.
Revisa la informacin y recaba
firmas del Jefe del Departamento
8
Administrativo,
del
Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
Se entrega la informacin a cada
uno de los Comisionados y archiva
9
la informacin original en la
Contabilidad de la CEIAP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
7

PGINA
26
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL
INICIO
1
Verifica que se encuentre
registrada toda la informacin
anual y que no existan
diferencias en Ingresos por
ministraciones con la Sra. De
Finanzas.
Est todo
registrado y no ex.
diferencia?
No
S
2
Localiza los movimientos no

considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la
Sra. De Finanzas y registra los
ajustes necesarios
Emite reportes
financieros y realiza
anlisis de saldos.
Concilia saldos
contables y
presupuestales
Existen diferencias
No
6
S
5
Concilia cifras contables

y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento

Determina diferencias y
realiza correcciones y
aclaraciones
PGINA
27
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL
7
Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupustales
y contables
8
Revisa la informacin y
recaba firma del
9
Prepara documentacin
para envo a la H.
Legislatura del Estado.
Archiva

PGINA
28
Elaboracin del Cierre Anual

PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
ACTIVIDAD
NMERO
FORMA O
DOCUMENTO
Verifica
que
se
encuentre
registrada toda la informacin
anual y que no existan diferencias
en Ingresos por ministraciones con
la Sra. De Finanzas.
Esta todo registrado y/o no
existen diferencias?
No: Localiza los movimientos no
considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la Sra.
De Finanzas y registra los ajustes
necesarios
Si: Emite reportes financieros y
realiza anlisis de saldos.
3
Concilia saldos
presupustales
contables
4
Existen diferencias?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Si: Determina diferencias y realiza

correcciones y aclaraciones
5
7
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
8
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
No: Concilia cifras contables y

financieras con la Jefe de
Departamento.
Emite Estados Financieros y sus
anlisis
presupustales
y
contables.
Revisa la informacin y recaba
firmas del Jefe del Departamento
Administrativo,
del
Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
Prepara documento para envo a la
H. Legislatura del Estado y archiva
la informacin original en la
Contabilidad de la CEAIP

PGINA
29
DIAGRAMA DE FLUJO
GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS
INICIO
1
Recibe Presupuesto autorizado y
calendarizado por la Sra. De Finanzas
y por la H. Legislatura del Estado
2
Elabora calendario anual para la
gestin quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al Srio.
Ejecutivo y al Comisionado Presidente
trnsito que tengas ms de tres meses
y el monto ser reintegrado a la cuenta
de la Comisin Estatal para el Acceso a
la Informacin Pblica.
3
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sra. De Finanzas
para posteriormente presentar
quincenalmente recibo y monto
establecido para la gestin de
recursos.
4
Verifica quincenalmente la cantidad
recibida va electrnica de la Sra. De
Finanzas con el presupuesto
autorizado.

PGINA
30
Gestin de recursos financieros ante la

Secretara de Finanzas
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NMERO
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
Recibe Presupuesto detallado y
autorizado por la Sra. De
Finanzas y la H. Legislatura del
1
Estado, para su ejercicio.
Elabora calendario anual para la
gestin quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al
2
Srio. Ejecutivo y al Comisionado
Presidente.
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sra. De
3
Finanzas para posteriormente
presentar quincenalmente recibo
y monto establecido para la
gestin de recursos.
Verifica
quincenalmente
la
cantidad recibida va electrnica
de la Sra. De Finanzas con el
4
presupuesto autorizado.

FORMA O
DOCUMENTO
Presupuesto
autorizado
Calendario anual
Calendario anual
PGINA
31
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE
INICIO
Recibe de la institucin bancaria

que opera la cuenta de cheques, el
Estado de Cuenta Bancario y lo
turna al Auxiliar Administrativo
para su conciliacin.
Estado de Cuenta
2 Coteja los movimientos e
importes presentados en el
estado de cuenta bancario
contra los registrados en el
sistema contable presupuestal
Conciliacin
Existen diferencias entre

movimientos realizados o
importes que no correspondan
en ambos registros?

PGINA
32
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE
SI
3
En caso de que existan diferencias y
stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria
en
donde
especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentacin que
respalde
los
movimientos
no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
Oficio
4
Si no existen diferencias turna el estado de
cuenta y la conciliacin bancaria al
Departamento Administrativo para su
revisin; y al Comisionado Presidente para
su autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.
NO
Estado de Cuenta
Conciliacin
5
Respalda los cheques en trnsito con
Reporte de saldos de la cuenta Cancelar
los cheques en trnsito que tengas ms de
tres meses. Se emite oficio de la solicitud
de cancelacin a la Institucin bancaria
correspondiente y se registran los ajustes
contables respectivos.
Reporte de saldos de
la cuenta Bancaria

PGINA
33
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE
6 Turna el oficio al Jefe Administrativo

para su revisin, estado de cuenta y en
su caso documentacin anexa.
Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y
Estado de Cuenta
Oficio
y/o
documentacin anexa
Es correcto el
oficio?
NO
8
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y
lo devuelve para correccin.
Oficio y/o documentacin anexa
SI
9
Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentacin anexa para
su firma.
10
Firma oficio y
documentacin
anexa y la enva al
Departamento
Oficio
documentacin
anexa

PGINA
34
y/o
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE
11
Recibe oficio y documentacin anexa y
acude a la institucin bancaria
correspondiente. Archiva copia del oficio

PGINA
35
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Conciliacin Bancaria
ACTIVIDAD
NMERO
ADMINISTRATIVO
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe de la institucin bancaria que

opera la cuenta de cheques, el Estado
de Cuenta Bancario y lo turna al
Estado de
Auxiliar Administrativo para su
Cuenta Bancario
conciliacin.
Coteja los movimientos e importes
presentados en el estado de cuenta
bancario contra los registrados en el
sistema contable presupuestal de la
dependencia.
Conciliacin
Bancaria
(Auxiliar de
Administracin
Existen diferencias entre
movimientos realizados o importes
que no correspondan en ambos
registros?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
Si
En caso de que existan diferencias y
stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria
en
donde
especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta Oficio
bancario y en su caso de la
Estado de
documentacin que
respalde
los
movimientos
no Cuenta
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
No.
Si no existen diferencias turna el
estado de cuenta y la conciliacin
bancaria al Departamento
Administrativo para su revisin; y al
Comisionado Presidente para su
autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.

Estado de
Cuenta y
Conciliacin
Bancaria
PGINA
36
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Respalda los cheques en trnsito con Reporte de

Reporte de saldos de la cuenta saldos de la
Cancelar los cheques en trnsito que cuenta
tengas ms de tres meses. Se emite
oficio de la solicitud de cancelacin a
la Institucin bancaria correspondiente
y se registran los ajustes contables
respectivos.
Turna el oficio al Jefe Administrativo
para su revisin, estado de cuenta y
en su caso documentacin anexa.
Recibe y revisa el oficio y

documentacin anexa
Oficio y/o
documentacin
anexa, estado de
cuenta
Oficio y/o
documentacin
anexa
Es correcto el oficio?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
11
No.
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y lo
devuelve para correccin.
Oficio y/o
documentacin
anexa
Si.
Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o
junto con documentacin anexa para documentacin
su firma.
anexa
Firma oficio y documentacin anexa y

la enva al Departamento
Administrativo.
Oficio y/o
documentacin
anexa
Recibe oficio y documentacin anexa

y acude a la institucin bancaria
correspondiente. Archiva copia del
oficio.
Oficio y/o
documentacin
anexa

PGINA
37
DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL
REA DE CONTABILIDAD
INICIO
1
Recibe de proveedores y/o de
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide
contra-recibo con fecha programada de
pago para despus del cierre mensual
Revisa facturas y
documentacin
Estn correctas?
No
Si
3
Realiza
observaciones y
regresa
documentacin a
proveedores para su
correccin.
Codifica el gasto y
elabora pliza de
cuentas por pagar con
copias de la
documentacin.
Registra la pliza y
turna al Jefe del
Depto. Administrativo
para firma y
autorizacin.
6
Recibe pliza
autorizada, captura y
archiva con
documentos originales
en cuentas por pagar.
Recibe, analiza,
autoriza y firma pliza
de cuentas por pagar
y turna para archivo
temporal.

PGINA
38
Creacin de pasivos por cierres mensuales

PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
2
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe
de
proveedores
y/o
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se
expide contra recibo con fecha
programa de pago para despus
del cierre de mes..
soporte
(facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)
Esta completa?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
Realiza observaciones y regresa

documentacin a proveedores y/o
prestadores de servicios para su
correccin.
Codifica el gasto y elabora pliza
de cuentas por pagar con copias
de la documentacin.
Registra la pliza y turna al Jefe

del Departamento Administrativo
para su firma y autorizacin.
Recibe, analiza y firma pliza y

Recibe pliza autorizada, captura y
activa
pliza,
las
facturas
originales estn en cuentas por
pagar, para realizar trmite de
pago.

PGINA
39
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
INICIO
Solicita
al
Jefe
del
reembolso del fondo fijo
revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
2
Realiza el reembolso del
fondo fijo cuando su ejercicio
sea ms del 80% o del da
ultimo
del
mes
correspondiente, mediante el
formato
Reposicin
del
Fondo Fijo Revolvente
Recibe del encargado del

Fondo Fijo revolvente la
documentacin para
reembolso
Revisa facturas y
documentacin soporte que
rena requisitos
Cumple con
los requisitos?
No
Si
Clasifica y codifica el
gasto para realizar la
afectacin
presupuestal

Turna al auxiliar de
administracin para su
regularizacin
PGINA
40
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
7
Elabora cdula de gastos y
anexa la documentacin de
soporte
Elabora pliza contable y

turna al Jede del
Departamento
Administrativo
Recibe pliza contable y

elabora cheque a nombre
del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las
firmas autorizadas
10
Recibe relacin con
cheque, lo canjea en
institucin bancaria para
reponer el Fondo Fijo
revolvente a la caja
11
Recibe pliza contable y

con firma del cheque de
recibido por parte del
encargado del Fondo Fijo,
captura en contabilidad y
archiva

PGINA
41
Reposicin del Fondo Fijo Revolvente

PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NMERO
Solicita al Jefe del Departamento

Administrativo reembolso del fondo
fijo revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
Realiza el reembolso del fondo fijo
cuando su ejercicio sea ms del
80% o el da ltimo del mes
correspondiente,
mediante
el
formato de Reposicin de Fondo
Fijo Revolvente.
Recibe del encargado del Fondo
Fijo Revolvente la documentacin
comprobatoria que se integrar en
reembolso.
(Auxiliar de
Administracin)
2
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Reposicin de
Fondo Fijo
Revolvente

soporte rena los requisitos
fiscales y firma de autorizacin del
Comisionado Presidente o de los
Comisionados.
Cumple con los requisitos?
No: Turna al Auxiliar administrativo

para su regularizacin.
Si: Clasifica y codifica el gasto

para
realizar
afectacin
presupuestal.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Elabora cdula de gastos y anexa

la documentacin soporte de dicha
cdula.
Elabora pliza contable y turna al

Jefe
del
Departamento
administrativo.
Recibe pliza contable y elabora
cheque a nombre del responsable
del fondo y turna para firma y
autorizacin.

PGINA
42
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
10
Recibe relacin con el cheque, lo

canjea en Institucin Financiera
para reponer el fondo fijo en caja y
turna pliza para contabilizarse.
Recibe pliza con firma de cheque

recibido por parte del encargado
del Fondo fijo, captura en
contabilidad y archiva.
11

PGINA
43
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE

REA SOLICITANTE
INICIO
Solicita los requerimientos

en lo que se refiere a
compras no excedentes a
$ 1,500 mediante el
formato
Solicitud
de
Material
Solicitud
Material
de
Recibe original y copia de la

Solicitud del Material
Solicitud de
HAY
EXISTENCIAS?
SI
3

Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.
Solicitud de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Procedimiento.
Nota de
Solicitud de
Nota de

PGINA
44
DIAGRAMA DE FLUJO

REA SOLICITANTE
NO
5
Elabora Orden de Compra con

datos y caractersticas de los Bienes
Servicios que se requieren, con firma
Titular del rea solicitante y
autorizacin del Jefe Administrativo.
los
y/o
del
de
Orden de Compra
Efecta la adquisicin de los

Bienes, entregando Orden de
Compra a Proveedor
seleccionado.
Orden de Compra
Revisa que la factura cumpla con

los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con nmero y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
caractersticas y condiciones
pactadas en precio y calidad.
Factura
Materiales
Cumplen los bienes o
servicios con las
caractersticas
requeridas?

PGINA
45
DIAGRAMA DE FLUJO

REA SOLICITANTE
NO
Rechaza factura y/o los Bienes y no

los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones
pactadas. Se remite a la actividad
No. 7
Factura
SI
9
Recibe factura y/o los Bienes

que cumplieron con los
requisitos y condiciones
pactadas; sella de recibo la
Factura correspondiente y
paga al Proveedor en efectivo
por los Bienes o Servicios
Factura
10
Surte al rea solicitante los Bienes
solicitados, acompaa la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material
Nota de

Salida
PGINA
46
DIAGRAMA DE FLUJO

REA SOLICITANTE
11

copias de la Solicitud de Material y de
la Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de acuerdo
a la solicitud de material.
Solicitud de
Nota de
NO
Salida
12
Utiliza el material para el fin
requerido.
SI
13
Devuelve el material al
14
Se remite a la actividad No. 8

PGINA
47
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Operacin y control del fondo fijo Revolvente

ACTIVIDAD
NMERO
Cuando los Responsables de
rea requieren bienes
REA SOLICITANTE
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
FORMA O
DOCUMENTO
Solicita los requerimientos en lo

que se refiere a compras no
excedentes a
$ 1,500
mediante el formato Solicitud de
Material
Recibe original y copia de la Solicitud de Material
Solicitud
del
Material
debidamente requisitada: verifica
existencia y determina:
Hay existencias ?
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
REA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
elabora la Nota de Salida del Nota de Salida de
Almacn, recaba firma de acuse Almacn
de recibo en Nota , entrega los
bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.
Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material

la Nota de Salida del Almacn. Nota de Salida de
Se
remite
al
fin
del Almacn
Procedimiento.
No
Elabora Orden de Compra con Orden de Compra
los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular
del rea solicitante y de
autorizacin
del
Jefe
Administrativo.

PGINA
48
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar de
Administracin)

Compra a Proveedor
seleccionado.
Orden de compra

Factura,
a) Nombre
Orden de Compra
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con las
especificaciones en Orden de
Compra
Cumplen los bienes o servicios
con las caractersticas
requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
Rechaza factura y/o los Bienes y

no los recibe hasta que se
cumpla con los requisitos y
condiciones pactadas. Se remite
a la actividad No. 7
Factura
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
10
Recibe factura y/o los Bienes que Factura

cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura
correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos,
coloca folio y cancela con sello
de PAGADO toda la
documentacin soporte de la
adquisicin.
Surte al rea solicitante los
Bienes solicitados, acompaa la
Solicitud de Material para cotejar
y distribuye la Nota de Salida.
Nota de Salida
(Auxiliar de
Administracin)
PGINA
49
REA SOLICITANTE
11
REA SOLICITANTE
12
REA SOLICITANTE
13
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
con copias de la Solicitud de
Material y de la Nota de Salida
Nota de Salida
y verifica que el abastecimiento
sea correcto, de acuerdo a la
solicitud de material.
Si.
requerido.
No.
departamento Administrativo.
14
(Auxiliar de
Administracin)

PGINA
50
DIAGRAMA DE FLUJO
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE

COMISIONADO (A)
INICIO INICIO
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y
aleatoria (una vez al mes), verificando
que el importe total del fondo asignado
sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
Est correcto?
SI
NO
3
Anota en la cdula de observaciones.

Nota: Dependiendo de la gravedad de la
situacin se levanta acta administrativa..
Pasa a Actividad No. 11
Presenta las situaciones

determinadas en la revisin
al Auxiliar Administrativo.
DIAGRAMA DE FLUJO
PGINA
51
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE

COMISIONADO (A)
5
Comienza a solventar la cdula de
observaciones, indicando como
plazo mximo 5 das.
Da seguimiento a las justificaciones y

aclaraciones para su debida
solventacin
Solventa las
observaciones?
SI
NO
7
8
Firman de conformidad el
Formato de Reposicin de
Fondo Revolvente. Se turna al
Jefe del Departamento
Administrativo y se archiva
para el expediente.

PGINA
52
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
COMISIONADO (A)
Arqueos al Fondo fijo Revolvente

ACTIVIDAD
NMERO
1
Realiza arqueo de manera
sorpresiva y aleatoria (una vez al
mes), verificando que el importe
total del fondo asignado sea igual
al importe del efectivo y
comprobantes expedidos.
FORMA O
DOCUMENTO
Arqueo de Fondo
Revolvente
Esta correcto ?
COMISIONADO (A)
COMISIONADO (A)
3
Si.
No.
Anota en la cdula de
observaciones establecida en el
formato del Arqueo los hallazgos
detectados.
Nota: Dependiendo de la gravedad
de la situacin se levanta acta
administrativa.
Presenta cdula de observaciones

al Auxiliar Administrativo para su
aclaracin y justificacin.
Comienza a solventar cdula de

observaciones, indicando como
plazo mximo 5 das.
COMISIONADO (A)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
COMISIONADO (A)
7
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones) y
Acta
Administrativa
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones)
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones)
Da seguimiento a las justificaciones

y las aclaraciones para su debida
solventacin.
Solventa las observaciones?
No. Se remite a la actividad no. 4
Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo
Formato de Reposicin de Fondo Revolvente
Revolvente. Se turna al Jefe del
Departamento Administrativo y se
archiva para el expediente.
COMISIONADO (A)

PGINA
53
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO
TRABAJADOR SOLICITANTE
PLENO DE LA COMISIN
INICIO
1
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario, indicando
su nombre, nmero de empleado segn
nmina, cantidad solicitada, motivo para
solicitar el anticipo, y firma.
Oficio
2
Recibe la solicitud
firmada
Oficio
3
Verifica que la solicitud del
anticipo de sueldo se cumpla
con todos los requisitos
establecidos en el Manual de
Normas y Polticas para
ejercer el Gasto.
Oficio
4
Solicita expediente del
empleado al Jefe del
departamento Administrativo
para su revisin
Expediente

PGINA
54
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
PLENO DE LA COMISIN
La solicitud
es autorizada
por el Pleno
NO
5
Si su solicitud es rechazada,
recibe Copia del Acuerdo de
la Sesin de Pleno, en un
plazo no mayor de cinco das
hbiles
SI
Oficio
6
Consulta al Jefe del
para conocer el saldo disponible
en la Cuenta de Bancos y el
monto mximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuentas de
Banco
7
Determinan monto a dar de
anticipo y emiten acuerdo
Acuerdo
8
Reciben copia del
acuerdo
Acuerdo

PGINA
55
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
DPTO ADMINISTRATIVO
REA SOLICITANTE
9
Emite Cheque y Pagar
Cheque
Pagar
10
Firma pagar (por la cantidad
recibida) con un su aval que deber
ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo
Pagar
11
Catorcenalmente elabora un
clculo de anticipos de sueldo
donde se indican las personas que
han recibido anticipos, con todos
sus datos, y el saldo actual.
12
Cuando se trata del ltimo descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algn empleado, prepara la
devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo
Pagar
13
Cuando liquida totalmente su
adeudo, recibe el pagar
original que firm al recibir el
anticipo con el sello de
pagado
Pagar

PGINA
56
Anticipo de Sueldo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
TRABAJADOR
SOLICITANTE
PLENO DE LA
COMISIN
PLENO DE LA
COMISIN
PLENO DE LA
COMISIN
PLENO DE LA
COMISIN
PLENO DE LA
COMISIN
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario,
indicando su nombre, nmero de
empleado segn nmina, cantidad
solicitada, motivo para solicitar el
anticipo, y firma.
Recibe la solicitud firmada
FORMA O
DOCUMENTO
Oficio.
Oficio
Verifica que la solicitud del anticipo de

sueldo se cumpla con todos los Oficio
requisitos establecidos en el Manual
de Normas y Polticas para ejercer el
Gasto.
Solicita expediente del empleado al
Expediente
Jefe del departamento Administrativo
para su revisin.
La solicitud es autorizada por el
Pleno de la Comisin?
No
Oficio
Si su solicitud es rechazada, recibe
Copia del Acuerdo de la Sesin de
Pleno, en un plazo no mayor de cinco
das hbiles.
Si
Consulta al Jefe del Departamento
Administrativo para conocer el saldo
disponible en la Cuenta de Bancos y
el monto mximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuenta
de Bancos.
Acuerdo
PLENO DE LA
COMISIN
TRABAJADOR
SOLICITANTE,
JEFE DEL DPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Determinan monto a dar de anticipo y

emiten acuerdo.
Reciben copia del acuerdo.
Acuerdo
Emite cheque y pagar
Cheque
Pagar
Firma pagar (por la cantidad

PGINA
57
REA SOLICITANTE
10
recibida) con un su aval que deber

ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
11
Catorcenalmente elabora un clculo

de anticipos de sueldo donde se
indican las personas que han recibido
anticipos, con todos sus datos, y el
saldo actual.
12
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
TRABAJADOR
SOLICITANTE
13
Cuando se trata del ltimo descuento

para liquidar la totalidad del anticipo
de algn empleado, prepara la
devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo.
Cuando liquida totalmente su adeudo,
recibe el pagar original que firm al
recibir el anticipo con el sello de
pagado.
Pagar
Pagar
Pagar

PGINA
58
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
INICIO
Entrega los bienes que la

Comisin ha adquirido a travs
del procedimiento de
adjudicacin correspondiente
Entrega Factura.
Factura
3
Recibe los bienes y los coteja,
de acuerdo a la factura
Factura
4
Verifica el nmero de inventario
que les corresponde, para
efectuar la etiqueta con nmero
de identificacin, por cada bien
mueble.
5
Da de alta dicho bien en el
Inventario de bienes muebles
Elabora resguardos de acuerdo a

la asignacin correspondiente
Resguardo del rea
correspondiente

PGINA
59
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
7
Procede a la entrega de
los bienes al personal
asignado.
8
Firma el resguardo
correspondiente.
Resguardo
9
Recibe los resguardos y
archiva
Resguardo

PGINA
60
PROCEDIMIENTO:
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes

Muebles.
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
FORMA O
DOCUMENTO
Entrega los bienes que la Comisin

ha adquirido a travs del
procedimiento de adjudicacin
correspondiente.
PROVEEDOR
PROVEEDOR
Entrega Factura.
Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Recibe los bienes y los coteja, de

acuerdo a la factura.
Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMATO
Verifica el nmero de inventario que
Registro de Bienes
les corresponde, para efectuar la
Muebles.
etiqueta con nmero de
identificacin, por cada bien
mueble.
Nota: Anexo formato de Registro de
Bienes Muebles, el cul especifica el
nmero de Inventario, caractersticas,
rea de adscripcin, etc.
Da de alta dicho bien en el Inventario
de bienes muebles.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Elabora resguardos de acuerdo a la

asignacin correspondiente.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Procede a la entrega de los bienes al

personal asignado.
REA USUARIA
Firma el resguardo correspondiente.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Resguardo del
rea
correspondiente.
Resguardo
Resguardo
Recibe los resguardos y archiva.


PGINA
61
DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA
REA SOLICITANTE
INICIO
1
Cuando la Adjudicacin sea mayor
$10,000.00 y hasta el mximo
establecido en la normatividad aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que ampara
los bienes o servicios solicitados y lo enva
al Departamento Administrativo.
Cumple con
los requisitos?
2
Devuelve la documentacin
a la rea Solicitante
NO
3
Firma y sella de recibido
copia de la requisicin, y
entrega acuse al rea
Solicitante y separa una
copia para archivo
SI
4
Analiza las cotizaciones
Cotizaciones

PGINA
62
DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA
OFERENTE (PROVEEDOR)
Selecciona y adjudica al oferente

con las mejores condiciones de
precio, calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega
6
Elabora la Orden de Compra
Orden de Compra
7
Comunica telefnicamente al proveedor
que pase con Auxiliar del Departamento
de Administrativo a recoger la Orden de
Compra o en su caso enva pedido va
fax tratndose de proveedores forneos.
Orden de Compra
Recibe la Orden de Compra (pedido),

elabora factura y procede a surtir los
artculos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante
Orden de Compra
Cumplen los bienes o

servicios con las
caractersticas requeridas?
NO
Rechaza factura y/o los Bienes y no los
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Factura y/o Bien
SI
Se remite al Procedimiento
Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.

PGINA
63
PROCEDIMIENTO:
Adquisicin de Bienes y Servicios bajo la

modalidad de Adjudicacin Directa.
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
REA SOLICITANTE
1
Cuando la Adjudicacin sea mayor
$10,000.00 y hasta el mximo
establecido en la normatividad
aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que
ampara los bienes o servicios
solicitados y lo enva al Departamento
Administrativo.
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de
Material
Cumple con los requisitos?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No
2
Devuelve la documentacin a la rea

Solicitante
Si
Firma y sella de recibido copia de la
requisicin, y entrega acuse al rea
Solicitante y separa una copia para
archivo.
analiza las cotizaciones.
Solicitud de
Material
Solicitud de
Material
Cotizaciones
Selecciona y adjudica al oferente con

las mejores condiciones de precio,
calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega.
Elabora la Orden de Compra
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
OFERENTE
(PROVEEDOR)
Comunica telefnicamente al
proveedor que pase con Auxiliar del
Departamento de Administrativo a
recoger la Orden de Compra
o en su caso enva pedido va fax
tratndose de
proveedores forneos.
Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artculos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante.
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Cumplen los bienes o servicios con las

PGINA
64
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o

Bienes
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)
10
Se remite al Procedimiento
Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.
NOTA: Tratndose de bienes

inventariables, se enva mediante oficio
firmado, factura original y pliza de
garanta al Jefe del Departamento
Administrativo para su registro y
control, tramitando el pago con copia
fotosttica de la factura.

PGINA
65
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.
2
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar al
Jefe del Departamento Administrativo y a
cada uno de los trabajadores, acerca del
Calendario para el levantamiento del
Inventario Fsico de Bienes de Activo Fijo.
Turna oficio
Oficio
3
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el Reporte de Inventario,
por
cada
trabajador
del
rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
Reporte de Inventario
4
Inicia el levantamiento del Inventario
Fsico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de
identificar y ubicar los bienes
descritos en el Reporte de
Inventario.

PGINA
66
DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
5
Verifica que los datos del Reporte de
Inventario coincidan con los de los
bienes encontrados en el rea
respectiva
Coinciden?
NO
6
Registra a mano en el Reporte de

Inventario correspondiente, los cambios y
diferencias encontradas tras el recorrido.
Esto incluye errores en los datos propios del
bien, tales como nmeros de serie o
inventario, modelo, caractersticas, entre
otros. Tambin incluye los bienes faltantes
que resulten
SI
7
Procesa las modificaciones derivadas

del paso anterior, y emite las
actualizaciones
del
Reporte
de
Inventario por trabajador.

PGINA
67
DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO
8
Una vez concluida la revisin de todos
los bienes de activo fijo del rea de que
se trate, elabora el reporte denominado
Relacin de bienes de activo fijo
faltantes para el caso de faltantes.
Relacin de bienes de
activo fijo faltantes
9
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5 das
hbiles
10
Procede a la bsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
11
Verifica si son presentados los bienes
faltantes por el usuario?
NO
12
Elabora el formato Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa
circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurdico, para que
proceda en el mbito de su
competencia.
Aviso de faltantes de
bienes patrimoniales
Acta Administrativa
Circunstanciada

PGINA
68
DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURDICO
13
NO
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el
bien, el cargo contable a deudores
diversos correspondientes al
trabajador y el bien no identificado
bajo su resguardo
SI
14
Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo fijo
en la impresin definitiva de Reporte de
Inventario .
15
Elabora o imprime el formato Inventario
de Activo Fijo (con base en la
actualizacin de datos derivados del
inventario de activo fijo llevado a cabo)
Activo Fijo
16
Solicita al jefe del Departamento
Administrativo, el reporte de auxiliares de
las cuentas de activo fijo a la fecha, con la
finalidad de hacer una conciliacin
(confronta documental) entre los registros
contables y el resultado del inventario
fsico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las
cuentas de Activo Fijo
17
Verifica que coincidan los importes y
clasificacin de bienes de activo fijo, entre
el Inventario de Activo Fijo y los reportes
de auxiliares del periodo (semestre)

PGINA
69
DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
18
Elabora el documento denominado Ajustes
previos a la conciliacin por cuenta contable,
donde se identifican y aclaran las diferencias
en la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o registrados
en el perodo; turna copia al Jefe del
Departamento Administrativo para que
proceda a realizar los ajustes contables
correspondientes.
Ajustes previos a la
Conciliacin
19
Genera la Conciliacin de saldos fsico-contable
y recaba firmas de conformidad en la
Conciliacin. Turna copia al jefe del
Departamento Administrativo para su revisin
Conciliacin de saldos fsicocontable
20
Una vez recabada la firma del Jefe
del departamento Administrativo turna
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.
21
Archiva los documentos soporte
o trabajo del levantamiento del
Inventario Fsico del Activo Fijo
en los expedientes de control
respectivos y turna copia al Jefe
del Departamento Administrativo

PGINA
70
PROCEDIMIENTO:
Levantamiento Fsico del Inventario

Bienes Muebles (Activos Fijos)
.
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NMERO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
2
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
4
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
de
FORMA
O
DOCUMENTO
Instruye a Auxiliar Administrativo, para

llevar acabo el levantamiento del
Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.
Elabora oficio y recaba firma del Oficio
Comisionado Presidente, para notificar
al Jefe del Departamento Administrativo
y a cada uno de los trabajadores,
acerca del Calendario para el
levantamiento del Inventario Fsico de
Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Conforme a las fechas del Calendario, Reporte
emite y turna el Reporte de Inventario, Inventario
por
cada
trabajador
del
rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
de
Inicia el levantamiento del Inventario Reporte

Fsico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de identificar y
ubicar los bienes descritos en el
Reporte de Inventario.
de
Verifica que los datos del Reporte de Reporte

Inventario coincidan con los de los Inventario
bienes encontrados en el rea
respectiva
de
Coinciden ?
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
No
Registra a mano en el Reporte de
Inventario
correspondiente,
los
cambios y diferencias encontradas tras
el recorrido. Esto incluye errores en los
datos propios del bien, tales como

PGINA
71
nmeros de serie o inventario, modelo,

caractersticas, entre otros. Tambin
incluye los bienes faltantes que
resulten.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
7
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
8
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
USUARIO
RESGUARDATARIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
10
11
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
12
DEPARTAMENTO
JURDICO
13
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Procesa las modificaciones derivadas Reporte

del paso anterior, y emite las Inventario
actualizaciones
del
Reporte
de
Inventario por trabajador.
de
Una vez concluida la revisin de todos

los bienes de activo fijo del rea de que Relacin
de
se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo
Relacin de bienes de activo fijo fijo faltantes
faltantes para el caso de faltantes.
Solicita
por
escrito
al
usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5
das hbiles.
Procede a la bsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
Verifica si son presentados los
bienes faltantes por el usuario?
No
Elabora el formato Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa
circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurdico, para que
proceda en el mbito de su
competencia.
Aviso de faltantes
de
bienes
patrimoniales
Acta
Administrativa
Circunstanciada
Procede conforme a la normatividad,

determinando si aplica la baja o el bien,
el cargo contable a deudores diversos
correspondientes al trabajador y el bien
no identificado bajo su resguardo.
Reporte
Inventario
Si
14
de
Una vez analizado el contenido, recaba

firma
de
conformidad
de
los
resguardatarios de los bienes de activo
fijo en la impresin definitiva de
Reporte de Inventario .
AUXILIAR
Elabora

imprime
el
formato Inventario
PGINA
de
72
ADMINISTRATIVO
15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
16
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
17
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inventario de Activo Fijo (con base en Activo Fijo

la actualizacin de datos derivados del
Inventario de activo fijo llevado a cabo.
Solicita al Jefe del Departamento
Administrativo, el reporte de
auxiliares de las cuentas de activo fijo a
la fecha, con la finalidad de hacer una
conciliacin (confronta documental)
entre los registros contables y el
resultado del inventario fsico de los
bienes de activo fijo.
Reporte de
Auxiliares de las
cuentas de Activo
Fijo
Verifica que coincidan los importes y

clasificacin de bienes de activo fijo,
entre el Inventario de Activo Fijo y los
reportes de auxiliares del periodo
(semestre):
18
Si
Elabora el documento denominado
Ajustes previos a la conciliacin por
cuenta contable, donde se identifican y
aclaran las diferencias en
la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o
registrados en el periodo; turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo
para que proceda a realizar los ajustes
contables correspondientes.
Genera la Conciliacin de saldos
fsico-contable y recaba firmas
19
de conformidad en la conciliacin.
Turna copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin.
Una vez recabada la firma del Jefe del
departamento
Administrativo
turna
documentacin
al
Comisionado
20
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.
Archiva los documentos soporte o de
21
trabajo del levantamiento del Inventario
Fsico de Activo Fijo en los expedientes
de control respectivos y turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo.

Ajustes previos a
la conciliacin
Conciliacin de
saldos
fsicocontable
PGINA
73
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIN
REA SOLICITANTE
DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita la salida de cualquier bien mueble
propiedad de la Comisin para su
reparacin, mencionando el nmero de
Inventario, caractersticas principales, as
como los componentes que lo integran. El
Jefe del Departamento Administrativo
tramita lo necesario para su reparacin.
Solicitud de Salida de
bienes muebles.
2
Verifica que el bien que sale para su
reparacin, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida de bienes
muebles
Archiva la salida correspondiente junto al

resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
muebles
Informa al Auxiliar del Departamento

Administrativo para que est
pendiente
5
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
despus de su reparacin.
muebles
6
Verifica fsicamente el bien a su
entrada, en el rea asignada,
firmando de conformidad

Archiva la solicitud de salina de

bienes de muebles correspondiente.
PGINA
74
PROCEDIMIENTO:
Registro de Salida y Entrada de Bienes

Muebles para su reparacin.
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
REA SOLICITANTE
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
REA SOLICITANTE
5
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA
O
DOCUMENTO
solicita la salida de cualquier bien

mueble propiedad de la Comisin para Solicitud de salida
su reparacin, mencionando el nmero de bines muebles
de Inventario, caractersticas principales,
as como los componentes que lo
integran. El Jefe del Departamento
Administrativo tramita lo necesario para
su reparacin.
Verifica que el bien que sale para su
reparacin, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que est pendiente
del pago correspondiente.
Administrativo la llegada del bien
despus de su reparacin.
Verifica fsicamente el bien a su entrada,
en el rea asignada, firmando de
conformidad.
Archiva la solicitud de salida de bines
muebles correspondiente.
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles

PGINA
75
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE PEQUEAS HERRAMIENTAS
INICIO
1
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacn
Hay existencia de los

materiales y/o herramientas
de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
NO
2
Solicita los materiales y pequeas herramientas al
proveedor seleccionado
3
Recibe factura, materiales y controla los materiales,
as como de la distribucin de las mismas a los
distintos trabajadores.
SI
4

PGINA
76
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Control de Pequeas Herramientas.

ACTIVIDAD
NMERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA
O
DOCUMENTO
Revisa y controla el material y las

herramientas disponibles en almacn.
1
(Auxiliar Administrativo)
Hay existencia de los materiales y/o

herramientas de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No.
2
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
Solicitud
material
de
Solicitud
Recibe factura, materiales y controla los material
materiales, as como de la distribucin
de las mismas a los distintos
trabajadores.
de
Solicita los materiales y pequeas

herramientas al proveedor seleccionado
Si.
4
Fin del procedimiento


PGINA
77
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRAPARTIDA
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Recibe los Bienes Muebles e

Inmuebles
2
Contabilizar inmediatamente cargo
al captulo 5000 bienes muebles;
con abono a bancos.
3
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio
4
Trimestralmente conciliar los
saldos de las cuentas de Activo
Fijo contra Patrimonio.

PGINA
78
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
CONTRAPARTIDA
ACTIVIDAD
NMERO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Recibe los
Inmuebles
Bienes
Muebles
FORMA O
DOCUMENTO
e
Contabilizar inmediatamente cargo al

captulo 5000 bienes muebles; con
abono a bancos.
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio.
Trimestralmente conciliar los saldos

de las cuentas de Activo Fijo contra
Patrimonio.

PGINA
79
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO.
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
PLENO DE LA COMISIN
INICIO
1
Conforme
al
presupuesto
autorizado por captulo y partidas,
as como a los registros contables
correspondientes determinar mes
a mes variaciones presupustales
(absolutas
y relativas) para
remitirlas al Jefe del departamento
Administrativo.
Formato de variaciones
presupustales
2
Revisin y anlisis de variaciones
presupustales para dar a conocer
a los Comisionados el
comportamiento del presupuesto y
sus consideraciones respecto a las
modificaciones presupuestales
requeridas para su aprobacin.
Formato de variaciones
presupustales
3
Revisin y anlisis de
las variaciones
presupustales para
su aprobacin.
Acuerdo de
aprobacin

PGINA
80
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Control del Ejercicio Presupuestal

ACTIVIDAD
NMERO
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Pleno de la Comisin
3
Conforme al presupuesto autorizado
por captulo y partidas, as como a los
registros contables correspondientes
determinar mes a mes variaciones
presupustales (absolutas y relativas)
para
remitirlas
al
Jefe
del
departamento Administrativo.
Revisin y anlisis de variaciones
presupustales para dar a conocer a
los Comisionados el comportamiento
del
presupuesto
y
sus
consideraciones respecto a las
modificaciones
presupustales
requeridas para su aprobacin.
Revisin y anlisis de las variaciones
presupustales
discusin
y
aprobacin.
FORMA O
DOCUMENTO
Formato de
variaciones
presupuestales
Formato de
variaciones
presupustales
Acuerdo de
aprobacin

PGINA
81
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIN Y ELABORACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO
1
Solicita a cada uno de los Departamentos
la elaboracin del Programa Operativo
Anual (POA)
Programa Operativo Anual
2
Reciben la indicacin y proceden a
recabar la informacin solicitada
3
Entregan en tiempo y forma la
informacin al Secretario Ejecutivo
4
Recibe y revisa que la informacin est
debidamente requisitada
La informacin es
correcta?
NO
SI
5
Regresa la informacin a la/s rea/s
correspondientes, con las debidas
observaciones para su correccin
Pasa a la actividad 9
6
Reciben la documentacin, proceden a
realizar las correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.

PGINA
82
DIAGRAMA DE FLUJO
COMISIONADO
PRESIDENTE
JEFES DE
DEPARTAMENTO
SI
97
Integra la informacin y
elabora propuesta del
Programa Operativo Anual y
lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa Operativo
Anual
11
8
Revisa la propuesta del
Programa Operativo Anual y cita
a los de Jefes de Departamento
a reunin Administrativa para
tratar su contenido y definirlo.
129
Se renen en junta
Administrativa con los
Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
13
10
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
13
11
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
Programa Operativo
Anual

PGINA
83
DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIO
EJECUTIVO
PLENO DE LA
COMISIN
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFES DE
DEPARTAMENTO
Elabora la propuesta del

15
12 Programa Operativo Anual
y turnar al Comisionado
Presidente para su
autorizacin.
13
Aprueba el Programa
Operativo Anual y turna al
Jefe del Departamento
administrativo y Secretario
Ejecutivo.
Programa
Operativo Anual
14
Envan al Secretario Ejecutivo
el da primero de cada mes, el
formatos seguimiento al
POA especificando
Seguimiento
POA
15
15
Recibe formatos y
analiza el avance
programtico de
cada rea.
Seguimiento
POA
al
16
Recibe formatos, revisa
y turna al
Departamento
Administrativo.
Seguimiento
POA

al
PGINA
84
al
PROCEDIMIENTO:
Integracin y Elaboracin del programa

operativo Anual.
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
SECRETARIO
EJECUTIVO
JEFES DE
DEPARTAMENTO
JEFES DE
DEPARTAMENTO
SECRETARIO
EJECUTIVO
SECRETARIO
EJECUTIVO
5
JEFE DE
DEPARTAMENTO
SECRETARIO
EJECUTIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
Solicita a cada uno de los
Departamentos la elaboracin del
Programa Operativo
Anual (POA)
FORMA O
DOCUMENTO
Programa
Operativo Anual
Reciben la indicacin y proceden a

recabar
la informacin solicitada.
Entregan en tiempo y forma la
informacin al Secretario Ejecutivo.
Recibe y revisa que la informacin
est
debidamente requisitada.
La informacin es correcta.
No
Regresa la informacin a la/s rea/s
correspondiente/s, con las debidas
observaciones
para su correccin.
Reciben la documentacin,
proceden a realizar las
correcciones y entregan al
Regresa al punto 4.
Si
Integra la informacin y elabora
propuesta del
Programa Operativo Anual
y lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa
Operativo Anual
Revisa la propuesta del Programa

Operativo Anual
y cita a los de Jefes de
Departamento a reunin
Administrativa para tratar su
contenido y definirlo.

PGINA
85
JEFES DE
DEPARTAMENTO
JEFES DE
DEPARTAMENTO
10
SECRETARIO
EJECUTIVO
11
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
12
PLENO DE LA
COMISIN
13
JEFES DE
DEPARTAMENTO
14
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
15
16
Se renen en junta administrativa

con los Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
respectivas modificaciones, en caso
de que las hubiese.
El Secretario Ejecutivo analizar e
integrar la informacin que se
requiera para turnarlo
Elabora la propuesta del Programa
Operativo Anual y turnar al
autorizacin.
Aprueba el Programa Operativo
Anual y turna al Jefe del
Departamento administrativo y
Envan al Secretario Ejecutivo el da
primero de cada mes, el formatos
seguimiento al POA especificando
porcentajes de avance alcanzados
en cada una de las actividades.
Recibe formatos, revisa y turna al
Departamento Administrativo.
Recibe formatos y analiza el avance
programtico de cada rea.

Programa
Operativo Anual
Programa
Operativo Anual
seguimiento al
POA
seguimiento al
POA
seguimiento al
POA
PGINA
86
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTROS CONTABLES
INICIO
1
Inicia el proceso de elaboracin de
nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.
2
Captura las dems prestaciones y
renumeraciones del personal.
3
Inicia el proceso de calculo de prenmina.
4
Administrativo la finalizacin del
clculo de pre-nmina.
Nmina
5
Revisa el calculo de la pre-nmina, observando
que los pagos efectuados por alta, percepciones
y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se
hayan calculado de manera correcta,
conciliando las cifras de nmina, con las cifras
de la quincena inmediata anterior.
Nmina

PGINA
87
DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
Es correcta la
Nmina?
NO
6
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Nmina
SI
7
Valida el clculo de la nmina y
realiza la transferencia
electrnica indica al Auxiliar del
elabore recibos de nmina y en
caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Nmina
8
Elabora cheques, recibos de
nmina y recaba de los
trabajadores su firma
Nmina
Pliza

PGINA
88
DIAGRAMA DE FLUJO

JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
9
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
Recibos de Nmina
10
Realiza los registros contables
correspondientes de nmina
11
Concilia saldos entre nminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.

PGINA
89
PROCEDIMIENTO:
Conciliacin de nmina y registros

contables
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicia el proceso de calculo de prenmina.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Inicia el proceso de elaboracin de

nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.

Administrativo la finalizacin del
clculo de pre-nmina.
Revisa el calculo de la pre-nmina,
observando que
los pagos efectuados por alta,
percepciones y
deducciones de ley, pagos
extraordinarios, se hayan
calculado de manera correcta,
conciliando las cifras
de nmina, con las cifras de la
quincena inmediata
anterior.
Nmina
Nmina
Es Correcta la nmina ?
6
No.
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Si.
Valida el clculo de la nmina y realiza
la transferencia electrnica indica al
Auxiliar del Departamento
Administrativo elabore recibos de
nmina y en caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Elabora cheques, recibos de nmina y
recaba de los trabajadores su firma.
Nmina
Nmina
Cheque, Nmina
Recibos

PGINA
90
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO
10
11
Entrega recibos a cada uno de los

trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
Realiza los registros contables
correspondientes de nmina.
Recibos de Nmina
Concilia saldos entre nminas y los

registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.

PGINA
91
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE
INICIO
1
Solicita los requerimientos
mediante el formato Solicitud de
Material
Solicitud de
material
2
Solicitud
de material
Hay
Existencias?
No
Pasa a
actividad 5
4
Si
Almacn, recaba firma de acuse
de recibo en Nota , entrega los
bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacn
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacn

PGINA
92
DIAGRAMA DE FLUJO

AREA SOLICITANTE
5
Elabora Orden de Compra con
los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular del
rea solicitante y de autorizacin
del Jefe Administrativo.
Orden de
Compra
6
Compra a Proveedor
seleccionado.
Orden de
Compra
7
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con
las caractersticas y condiciones
Compra
Factura, bienes
solicitados

PGINA
93
DIAGRAMA DE FLUJO

AREA SOLICITANTE
Cumplen con las

caractersticas
requeridas?
No
Si
8
9
Recibe factura y/o los Bienes que
condiciones pactadas; sella de recibo
la Factura correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los Bienes
o Servicios recibidos, coloca folio y
cancela con sello de PAGADO toda
la documentacin soporte de la
adqui
Rechaza factura y/o los

Bienes y no los recibe
hasta que se cumpla con
los
requisitos
y
condiciones pactadas. Se
Correccin.
Factura, bienes
solicitados
10

Nota de Salida.
Solicitud de
Material, Nota
de salida
11
copias de la Solicitud de Material y
de la Nota de Salida y verifica que
el abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de
Material, Nota
de salida
Cumplen con las

caractersticas
requeridas?

PGINA
94
DIAGRAMA DE FLUJO

AREA SOLICITANTE
Si
No
12
13
departamento
Administrativo.
Utiliza el material para el

fin requerido. PAGADO
toda la documentacin
soporte de la adquisicin.
Se remite a la actividad
No. 8

PGINA
95
14
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de materiales y suministros

ACTIVIDAD
NMERO
Solicita los requerimientos mediante
el formato Solicitud de Material
REA SOLICITANTE
FORMA
O
DOCUMENTO
Solicitud
Material
de
Recibe original y copia de la Solicitud

Solicitud del Material debidamente Material
requisitada: verifica existencia y
determina:
de
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin
de
Hay existencias ?
Si
3
REA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
5
de
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar
Administracin)
Solicitud
de
Atiende Solicitud de Material, Material
Almacn, recaba firma de acuse de Nota de Salida
recibo en Nota , entrega los bienes de Almacn
junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.

Solicitud
de
Material,
Nota de Salida
de Almacn
No
Elabora Orden de Compra con los Orden
datos y caractersticas de los Bienes Compra
y/o Servicios que se requieren, con
firma del Titular del rea solicitante y
de
autorizacin
del
Jefe
Administrativo.
de
Efecta la adquisicin de los Bienes,

entregando Orden de Compra a Orden de compra
Proveedor seleccionado.
de
Revisa que la factura cumpla con los

PGINA
96
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar
Administracin)
de
requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
Compra
Factura,
Materiales
solicitados
Cumplen los bienes o servicios

con las caractersticas requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
8
de
Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o

los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones pactadas. Materiales
solicitados
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
9
de
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
11
12
13
REA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
Factura y/o
Materiales
solicitados
Solicitud
de
Material, Nota de
Salida
de
REA SOLICITANTE
REA SOLICITANTE
Recibe factura y/o los Bienes que

condiciones pactadas; sella de recibo
la Factura correspondiente y paga
al Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de
PAGADO toda la documentacin
soporte de la adquisicin.
Nota de Salida.

de
copias de la Solicitud de Material y Solicitud
de la Nota de Salida y verifica que el Material
abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida
acuerdo a la solicitud de material.
Si.
requerido.
No.
Devuelve el material al departamento
Administrativo.
14

PGINA
97
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
de

PGINA
98
DIAGRAMA DE FLUJO
REPARACIN DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
CHOFER
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora solicitud de
mantenimiento requiriendo al
Departamento de Administracin
el servicio de reparacin
especificado del vehculo y la
aplicacin de bitcora.
Solicitud de
mantenimiento
2
Recibe la solicitud, verifica en
el control de vehculos que la
unidad sea propiedad de la
Comisin. Turna al Auxiliar
Administrativo
Solicitud
de mantenimiento
Es monto
mayor a
$10,000?
No
3
Pasa a actividad 7
Si
Solicita cotizacin a los talleres,
en su caso enva la unidad.
Cotizaciones

PGINA
99
DIAGRAMA DE FLUJO

PROVEEDOR
5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
6
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca
las mejores condiciones, afecta
al
Cotizaciones
7
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Orden de
Servicio
8
Repara el vehculo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehculo.
Factura
9
Elabora la pliza contable
registra y cheque.
Pliza, Cheque
Recibe el vehculo y registra el

servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
10
Bitcora

PGINA
100
PROCEDIMIENTO:
Reparacin de vehculos y aplicacin de

bitcora
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NMERO
CHOFER
1
JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA
O
DOCUMENTO
Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud
de
requiriendo al Departamento de Mantenimiento
Administracin
el
servicio
de
reparacin especificado del vehculo
y la aplicacin de bitcora.
de
Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud
control de vehculos que la unidad Mantenimiento
sea propiedad de la Comisin. Turna
al Auxiliar Administrativo
Es monto mayor a $10,000.00?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No. Continuar con la actividad No.

7.
(Auxiliar
de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
S. Solicita cotizacin a los talleres,

en su caso enva la unidad.
(Auxiliar
de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Recibe las cotizaciones de los

talleres.
(Auxiliar
de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
de
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
de
PROVEEDOR
8
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar
Cotizaciones
Analiza
las
cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca las
mejores condiciones, afecta al
presupuesto.
Elabora la orden de servicio y
entrega
copia
al
taller
seleccionado.
Repara el vehculo prepara la

factura y la entrega junto con el
vehculo.
Orden
Servicio
de
Factura
Elabora la pliza contable registra

y cheque.
de

PGINA
101
Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administracin)
10
de
Recibe el vehculo y registra el

servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
Bitcora
Termina el Procedimiento.

PGINA
102
TRABAJADOR
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIATICOS
INICIO
1
Solicita Pliego de Comisin
para viticos, indica el lugar,
objeto de comisin, modalidad
de transporte utilizado. Turna al
Pliego de
Comisin
2
Elabora Pliego de Comisin
asigna la cantidad que
corresponde con respecto a los
lineamientos de viticos, (si
requiere gasolina, asigna gasolina).
Pliego de Comisin
3
Turna al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin y al
autorizacin.
Es monto
mayor a
$10,000?
No
4
Se remite a la actividad 2
Si
5
Entrega la cantidad
correspondiente al trabajador y
elabora vale provisional de caja
Vale caja

PGINA
103
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VITICOS
6
Recibe el monto correspondiente,
firma vale provisional de caja,
realiza la comisin.
Vale provisional
caja
7
Recibe y revisa facturas o notas
comprobatorias, afecta el fondo
revolverte la partida de Viticos
de Servidores Pblicos
Facturas

PGINA
104
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de Viticos
ACTIVIDAD
NMERO
TRABAJADOR
1
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
FORMA
DOCUMENTO
Solicita Pliego de Comisin para viticos, Pliego
indica el lugar, objeto de comisin, modalidad Comisin
de transporte utilizado.
Turna al Auxiliar
Administrativo
Elabora Pliego de Comisin , asigna la Pliego
cantidad que corresponde con respecto a los Comisin
lineamientos de viticos, (si requiere gasolina,
asigna gasolina).
Turna al Jefe del Departamento Administrativo Pliego
para su revisin y al Comisionado Presidente Comisin
para su autorizacin.
O
de
de
de
Estn correctos los datos?

DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
TRABAJADOR
No. Se remite a la actividad 2
Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de

trabajador y elabora vale provisional de caja
Caja
Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de

provisional de caja, realiza la comisin.
Caja
Una vez realizada la comisin entrega al
Auxiliar Administrativo las facturas o notas de
los gastos erogados.
Recibe
y
revisa
facturas
o
notas Facturas, Notas,
comprobatorias, afecta el fondo revolverte la
partida de Viticos de Servidores Pblicos
Archiva.

PGINA
105
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIN
TRABAJADOR
INICIO
1
Elabora Orden de Servicio con
los datos y caractersticas del
Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y
de revisin del Jefe
Administrativo.
Orden de Servicio
2
Revisa el Departamento
Administrativo y turna al
autorizacin.
Orden de Servicio
Autoriza
Comisionado
Presidente?
No
3
Archiva Orden de Servicio e
indica que no se autorizo el
Servicio.
Si
Entrega Orden de Servicio al
Proveedor seleccionado.
Orden de Servicio

PGINA
106
DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR
Cumplen los
servicios con las
caractersticas
requeridas?
No
Si
5
6
Recibe factura del servicio, que
cumpli con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura
correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios
recibidos, coloca folio y cancela
con sello de PAGADO toda la
documentacin
Se remite a la actividad
no. 4 para su correccin.
Factura

PGINA
107
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Servicios de Mantenimiento y Conservacin

ACTIVIDAD
NMERO
TRABAJADOR
1
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
FORMA
O
DOCUMENTO
Elabora Orden de Servicio con los datos y Orden de Servicio
caractersticas del Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y de revisin del
Jefe Administrativo.
Revisa el Departamento Administrativo y turna
al
Comisionado
Presidente
para
su
autorizacin.
Autoriza Comisionado Presidente?

No. Archiva Orden de Servicio e indica que no Orden de Servicio
se autorizo el Servicio.
Si. entrega Orden de Servicio

seleccionado.
Cumplen
los
servicios
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
al Proveedor
con
las
5
No. Se remite a la actividad no. 4
6
Si. Recibe factura del servicio, que cumpli con Factura

los requisitos y condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de PAGADO toda la
documentacin soporte.

PGINA
108
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1
Se realiza registro contable de
retenciones por salarios,
retenciones del ISR y crdito al
salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.
Se realiza registro contable de

provisin de retencin de ISR sobre
honorarios profesionales en la pliza
de egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo,

conforme el reporte Auxiliar del
CONTPAQ de las retenciones por
salarios, retenciones del Impuesto
del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin a
ms tardar el 15 de cada mes del
honorario profesional.
4
Una vez verificados los clculos
realiza pago electrnico en la pgina
de Internet en el plazo establecido
en la normatividad aplicable.

PGINA
109
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO
Pago de Impuestos
ACTIVIDAD
NMERO
FORMA O
DOCUMENTO
Se realiza registro contable de retenciones por

salarios, retenciones del ISR y crdito al
salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.
Se realiza registro contable de provisin de
retencin de ISR sobre
honorarios profesionales en la pliza de
egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo, conforme el
reporte Auxiliar del CONTPAQ de las
retenciones por salarios, retenciones del
Impuesto del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento Administrativo
para su revisin a ms tardar el 15 de cada
mes.
Una vez verificados los clculos realiza pago
electrnico en la pgina de Internet en el plazo
establecido en la normatividad aplicable.

PGINA
110
XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TRMINOS:
ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s)

evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o
conducta ilcita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicacin de fondos y
recursos pblicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos,
judiciales y laborales.
ACTIVIDAD.- una o ms acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento
ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.
ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestacin externa de la voluntad proveniente de la autoridad
competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurdicas para casos
particulares especficamente determinados.
ACUERDO.- Es la resolucin o disposicin tomada sobre algn asunto, por un Organo
Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o ms actos administrativos.
ACUSE.- Accin o efecto de acusar recibo.
ADMINISTRACIN PBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y
prcticas que tienen como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin, a
travs de los medios para la obtencin de resultados con el mximo aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros de la organizacin, generando las normas,
los servicios, los bienes y la informacin que demanda la poblacin.
ADQUISICIN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de
una cosa mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso
o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos.
AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada da y las direcciones.
ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
caractersticas representativas; as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el
todo.
ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley,
programa, escrito, etc.

PGINA
111
XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de

integrar una fuente de informacin, en razn de las actividades de una institucin.
ARRENDAR.- Cesin de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de
conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas.
ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de lnea, de informacin tcnica y conocimientos
especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de
decisiones.
BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden
trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteracin de su forma o sustancia, o los que son
considerados como tales por ley.
BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se
muevan por s mismos o por efecto de una fuerza exterior.
CAPACITACIN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus
habilidades, destrezas y aptitudes a travs de un conjunto de conocimientos terico-practicos,
relativos a un determinado campo tecnolgico, para lograr una formacin integral que responda a
las exigencias del mismo campo de trabajo.
CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que
intervienen.
CONTROL.- Mecanismo por el cual se prev la realizacin de las acciones justas y necesarias
para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su
correccin.
COORDINACIN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado
esperado.
ECONOMA.- Se refiere a los trminos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere
recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor
costo.
EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y
proyectos.
EFICIENCIA.- Se refiere a la relacin entre los recursos utilizados como insumo y los resultados
obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de
insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada
de insumos se producen ms bienes o servicios.

PGINA
112
XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGNICA.- Disposicin en que se ordenan las Unidades Administrativas de una

organizacin de acuerdo a los criterios de jerarqua y especializacin. Sistema formal en que se
plasma la divisin del trabajo, precisando la interrelacin y coordinacin de las funciones con
misin y objetivos.
EVALAUACIN.- Revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su
conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que est operando en un
momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores,
que posteriormente debern cargarse a las partidas presupustales correspondientes.
LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, an sin rango de ley, deben de tener observacin
obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.
MANUAL DE ORGANIZACIN.- Documento en el que se registra y actualiza la informacin
detallada de una Institucin, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, niveles jerrquicos, lneas de comunicacin, coordinacin y los organigramas que
representen en forma esquemtica la estructura y otros que se consideren necesarios para el
mejor desempeo de las labores.
MTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideracin al
objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo.
METODOLOGA.- Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas
administrativos por medio de un anlisis ordenado.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico que persiguen un fin determinado, con la
caracterstica de ser rgido en su aplicacin.
OFICIO.- Comunicacin escrita acerca de ciertos asuntos pblicos.
RGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o
parte de ellas, integrada por uno o ms puestos.
ORGANIGRAMA.- Representacin grfica que d una visin general de la estructura interna de un
organismo social.
PLAN.- Instrumento diseado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en
espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma
ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tcticas; as como los instrumentos y
acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.
POLTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la accin en las decisiones; sirven por ello
para formular, interpretar o suplir las normas concretas; sealan medios genricos para alcanzar
las metas.

PGINA
113
XI.- GLOSARIO
PLANEACIN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas,

as como establecer objetivos y metas.
PRESUPUESTO.- Estimacin programada en forma sistemtica de los recursos financieros que
manejar un organismo en un periodo determinado.
PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se
constituyen en una unidad en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro
de un mbito predeterminado de aplicacin.
PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una accin dinmica y progresiva que concluye con
la obtencin de un resultado.
PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que
se requiere para realizar cada una de las partes.
REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad.
REQUISITAR.- Accin y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones.
SUPERVISIN.- Verificacin y comprobacin de las actividades emprendidas en el desarrollo de
un proceso sistemtico de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente
formulados.
VITICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisin fuera de su lugar de
adscripcin.

PGINA
114
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJN

COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESS MANUEL MENDOZA MALDONADO

COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURN

COMISIONADO
LIC. VICTOR HUGO HERNNDEZ REYES

PGINA
115

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Verifica la actividad de la cuenta; y la

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