Hat der Kriterienkatalog

ausgedient?

Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 2002

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission

Hat der Kriterienkatalog ausgedient?

Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems, jedweder Couleur, ist kein
einfacher Prozess. Es geht hier nicht um die Entscheidung fr eine Textverarbeitung
oder ein Buchhaltungsprogramm. Dokumenten-Management ist langfristig zu sehen
und verndert die Organisation des Unternehmens. Aufbewahrungsfristen von 10
und mehr Jahren machen eine Entscheidung schwer und die Vernderungen in der
Ablauf-, Aufbau- und Arbeitsorganisation sind schwerwiegender und teurer als Hardund Software. Die Einfhrung solcher Lsungen ist daher beratungsintensiv und
erfordert
einen
mglichst
objektiven,
nachvollziehbaren
und
aufgabenstellungsgerechten Auswahlprozess.
Typisch bei der Ermittlung geeigneter Produkte und Anbieter ist die Benutzung von
Kriterienkatalogen. Es gibt zahlreiche Publikationen mit solchen Katalogen. Sie
bilden auch hufig die Basis fr Studien. Letztlich ist es unerheblich, ob der
zuknftige Anwender selbst oder aber ein Berater zusammen mit ihm einen solchen
Kriterienkatalog erstellt und als Basis fr eine Ausschreibung benutzt
der
Kriterienkatalog selbst ist als Mittel in Frage gestellt.
Einem Kriterienkatalog sollten immer eine konkrete Aufgabendefinition, eine IstAnalyse und ein Fachkonzept, in dem beschrieben ist, was eigentlich realisiert
werden soll und organisatorisch geregelt werden muss, vorausgehen. Diese
Anforderungen lassen sich schlecht in einem Fragenkatalog fassen, den der Anbieter
mit ja/nein oder technischen Angaben ausfllen muss. Die objektive Vergleichbarkeit
von technisch orientierten Kriterien ist heute schon nicht mehr gegeben, die Produkte
sind von ihrer Funktionalitt her kaum zu unterscheiden und die Beantworter des
Kriterienkataloges ,,schummeln" auch schon einmal gern mit ihren Antworten, um
nicht frhzeitig aus dem Auswahlverfahren herauskatapultiert zu werden. Da wird
schon einmal aus einem geplanten oder individuell fr einen Kunden realisierten
Feature eine Standardeigenschaft des Produktes die ,,natrlich" bereits verfgbar ist.
Fragen nach der Architektur, Modularitt und Ausbaufhigkeit lassen sich kaum in
Einzelkriterien herunterbrechen, geschweige denn in Papierform verifizieren. Auch
der Vergleich vorangegangener Beantwortungen eines Kriterienkataloges mit den
aktuellen Angaben zieht nicht, dieser Vergleich ignoriert den technologischen
Fortschritt und unterschiedliche Produktkonfigurationen fr die spezielle Branche
oder Aufgabenstellung des Kunden. Allein auf die Auswertung der Antworten in
einem Kriterienkatalog eine Produkt- und Lsungsauswahl begrnden zu wollen, ist
reine ,,Kaffeesatz-Leserei".
Es gibt heute ganz andere, viel entscheidendere Kriterien fr die Wahl eines
Lsungsanbieters: hat er bereits vergleichbare Systeme ,,in-Time" und ,,in-Budget"
mit der gleichen Aufgabenstellung durchgefhrt? Steht ein qualifiziertes Team aus
einem solchen Projekt auch fr das eigene Vorhaben zur Verfgung? Wie ist die
Kunde: Presse
Projekt:
Thema: Beratung
Topic:
Datei:
Datum:
321486720.doc
PROJECT CONSULT GmbH 2001-2002

Artikel
Kriterienkatalog
11.06.2002

Autor:
Kff
Status: Fertig
Version: 2.0
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Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?

Qualifikation des angebotenen Projektleiters? Kennt sich der Anbieter in meiner
Branche und speziellen Organisationsform aus? Welche berlebenschance hat das
Produkt am Markt? Ist es ber Standardschnittstellen mit anderen Lsungen einfach
verbindbar? Werden die Informationen so gespeichert, dass Migrationen vermieden
werden? Wie ist die Eignung der Tools, damit das System vom Anwender spter
selbst betrieben werden kann? Wie sind Qualittssicherung, Release-Planung und
Versionierung organisiert? Sind die genannten Referenzkunden zufrieden und wie
wurde dort die Einfhrung bewltigt? - Die Zahl dieser Anforderungen, die sich nicht
in einfachen Kriterien in einem Katalog fassen lassen, liee sich beliebig fortsetzen.
Wie geht man jedoch vor, wenn man sich nicht auf einen Kriterienkatalog verlassen
will? Zu einer guten Ausschreibung gehrt eine detaillierte Beschreibung des
Umfeldes und der Aufgabenstellung. Es bietet sich an, diese so zu formulieren, dass
man in einfachen Teststellungen oder Prototypen an Hand von Szenarien das
Produkt evaluieren und bewerten kann. Die Eignung der Tools ergibt sich schon
daraus, wie schnell und gut gelungen ein solcher Prototyp gert. Hierbei erhlt man
auch Einblick in die internen Ablufe und die Projektkultur des Anbieters. Es ist daher
sinnvoller, im Vorwege sich auf drei oder vier geeignete Anbieter zu beschrnken und
diese intensiv zu evaluieren. Eine Vielzahl von Anbietern anzuschreiben erhht den
eigenen Aufwand ohne fr mehr Transparenz zu sorgen. Anbieter, die sich bei einer
Vorprfung oder Marktbetrachtung als wenig geeignet erweisen dennoch
einzubeziehen, erscheint sogar unfair schlielich kann nur einer gewinnen, aber alle
anderen haben die gleiche Arbeit der Beantwortung der Ausschreibung zu
bewltigen. Die serise Bearbeitung einer greren Ausschreibung fr eine
unternehmensweite Lsung fr Behrden, Banken, Industriekonzerne oder
Versicherungen kann gut-und-gerne 30 oder mehr Arbeitstage beim Anbieter binden.
,,Totgesagte leben lnger" - zu einer Ausschreibung gehrt auch ein Kriterienkatalog,
nicht als Kernstck, jedoch als ,,notwendiges bel". Der Kriterien- oder
Fragenkatalog erhlt jedoch eine gnzlich andere Bedeutung und Gewichtung:
detailliert vom Anbieter beantwortet, in Besprechungen berprft - ob die Antworten
auch der Fragestellung entsprechen - gegen das Fachkonzept gespiegelt und als
Zusammenfassung der vom Anbieter zugesagten Funktionalitt dient er nunmehr als
vertragliche Absicherung des Kunden. Der Kriterienkatalog wird bindender
Bestandteil des Auftrages oder Realisierungsvertrages. Deshalb ist es auch wichtig,
in einem Kriterienkatalog zu unterscheiden, was Standardlieferumfang im Produkt ist,
was konfiguriert oder parametrisiert werden muss und welche Funktionalitt
individuell fr den Kunden bereitgestellt wird. Letztlich leitet sich hieraus der Mastab
ab, wie hoch der individuelle Anteil einer Lsung ist und in welche Abhngigkeit man
sich bei Updates der Standardsoftware begibt.
War frher die Erstellung und Auswertung eines Kriterienkataloges der am meisten
Zeit fressende Anteil einer Ausschreibung, so knnen solche Kataloge heute
vollstndig, individualisiert und aufgabenstellungsgerecht ber Datenbanken erstellt
und verarbeitet werden. Dies erleichtert das Vorgehen nicht nur fr den Kunden,
sondern auch fr den Anbieter, der nicht selten unter ber 100-Seiten starken, hufig
immer gleichfrmigen Ausschreibungen leidet. Die gewonnene Zeit kann fr
berprfungen bei Referenzen, die Entwicklung realistischer Szenarien und die
organisatorische Vorbereitung der Einfhrung genutzt werden.
Kunde: Presse
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Thema: Beratung
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Autor:
Kff
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Fazit: Der Kriterienkatalog ist nicht tot, er wird aber nicht mehr als alleinige
Entscheidungsgrundlage genutzt oder gar zum Selbstzweck erstellt, sondern einer
sinnvollen Verwendung als Bestandteil des Realisierungsvertrages zugefhrt. Nur bei
Divergenzen und bei der Abnahme eines Systems - als Grundlage fr die Tests und
Nachweis fr die tatschlich gelieferte Funktionalitt - wird er noch einmal
hervorgeholt.

Anschrift des Autors

PROJECT CONSULT GmbH, Bro Hamburg
Oderfelder Str. 17
D-20149 Hamburg
Tel.:
040 / 460 762 20
Fax:
040 / 460 762 29
E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com
Web:
www.PROJECT-CONSULT.com

Autorenrecht
PROJECT CONSULT GmbH 2002
Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Verffentlichungen, ist durch den
Autor vorab zu genehmigen.
Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Verffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert
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Kff
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Profil des Autors

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschftsfhrer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
fhrenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
fr
Dokumenten-Management,
elektronische
Archivierung,
Broautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Grnder und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.

Er entwickelte das Systemdesign fr mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet

zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehren namhafte deutsche
und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreleiter, Referent und Moderator zu Themen des DokumentenManagement-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM,
AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow,
Online, VOI etc. Er gehrt zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international
anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland
zeigen. Seine Keynote-Vortrge Document Management as IT-Infrastructure (1995), The Future of
Document Management (1997), Paradigm Shifts in Document Management (1998), The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions (1999), Market Transitions:
DRT Document Related Technologies (1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo
bleibt der Mensch? (1999) gelten als richtungsweisende Beitrge fr die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der fhrenden Persnlichkeiten der Branche in Europa. Fr seine
erfolgreiche Ttigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der Award of
Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit, sowie von der AIIM
International 1999 der Award Fellow of AIIM und 2000 die Auszeichnung Master of Information
Technology verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift edoc.
Als langjhriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfgt er ber detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschtzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor fr Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren ber 230 Beitrge zu Themen des DokumentenManagements verffentlicht. Er ist Autor regelmiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice Grundstze der elektronischen Archivierung und Grundstze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management
Alliance,
ODMA
Open
Document
Management
API
und
anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europischen Kommission und

Mitarbeiter an den europischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.