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CONTENIDO

PRESENTACIN............................................................................................................................................. 1
TRMINOS....................................................................................................................................................... 1
PROTOCOLO:.................................................................................................................................................. 1
CEREMONIAL.................................................................................................................................................. 1
PRESIDENCIA................................................................................................................................................. 1
PRECEDENCIA................................................................................................................................................ 1
MESA DE HONOR........................................................................................................................................... 1
MAESTRO DE CEREMONIA........................................................................................................................... 1
PRESENTADOR ............................................................................................................................................. 1
URBANIDAD.................................................................................................................................................... 1
ETIQUETA........................................................................................................................................................ 2
CAPTULO I
PROTOCOLO UNIVERSITARIO...................................................................................................................... 2
SMBOLOS ACADMICOS.............................................................................................................................. 2
BANDERA NACIONAL..................................................................................................................................... 2
DIAGRAMA MODELO DE UBICACIN........................................................................................................... 3
BANDERA INSTITUCIONAL ........................................................................................................................... 3
CONSIDERACIONES SOBRE LA BANDERA INSTITUCIONAL..................................................................... 4
LOGO............................................................................................................................................................... 4
HIMNOS........................................................................................................................................................... 4
CAPTULO II
PRECEDENCIAS............................................................................................................................................. 4
PRECEDENCIAS EN LA CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANA.................................................. 4
ORDEN DE PRECEDENCIA EN LA AMERICANA SEGN SU COMPOSICIN ORGNICA:...................... 5
AUTORIDADES EN CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANA........................................................... 5
CONSEJO DIRECTIVO. .................................................................................................................................. 5
RECTOR.......................................................................................................................................................... 6
CONSEJO ACADMICO.................................................................................................................................. 6
DECANO.......................................................................................................................................................... 6
DIRECTOR O JEFE DE DEPARTAMENTO..................................................................................................... 6
DIRECTOR DE PROGRAMA........................................................................................................................... 6
COORDINADOR DE PROGRAMA.................................................................................................................. 6
PROFESOR .................................................................................................................................................... 6
UBICACIN DE PERSONALIDADES SEGN LAS PRECEDENCIAS.......................................................... 6
AUTORIDADES DEPARTAMENTALES, LOCALES Y OTROS DIGNATARIOS.............................................. 7
PARA TENER EN CUENTA.............................................................................................................................. 7
LA PRIMERA FILA............................................................................................................................................ 7
PRECEDENCIAS EN UN AUTOMVIL........................................................................................................... 7
PROTOCOLO DE GOBIERNO Y DIPLOMTICOS EN COLOMBIA.............................................................. 8
PRECEDENCIA AUTORIDADES ECLESISTICAS........................................................................................ 9
PROTOCOLO INTERNACIONAL O DIPLOMTICO....................................................................................... 9
PROTOCOLO MILITAR.................................................................................................................................. 10

PROTOCOLO ECLESISTICO......................................................................................................................11
GUA GENERAL PARA DIFERENTES ACTOS...............................................................................................11
LA FUNCIN DE LA DIRECCIN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES,
EN EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL..........................................................................................................11
TRATAMIENTO ............................................................................................................................................. 12
CAPTULO III
OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LOGSTICA
Y PROTOCOLO DE LOS EVENTOS............................................................................................................. 12
OBSEQUIOS.................................................................................................................................................. 12
ORDEN DEL DA............................................................................................................................................ 12
INTERVENCIONES EN UN ACTO INAUGURAL........................................................................................... 12
COORDINACIN DE TEMAS PARA LAS INTERVENCIONES,
PALABRAS O DISCURSOS EN UN ACTO CENTRAL.................................................................................. 13
LIBRETO........................................................................................................................................................ 13
MESA DE HONOR O MESA PRINCIPAL....................................................................................................... 13
IMPORTANTE TENER EN CUENTA:............................................................................................................. 13
HABLADORES DE MESA PRINCIPAL.......................................................................................................... 13
PANTALLAS GIGANTES................................................................................................................................ 13
SILLAS........................................................................................................................................................... 13
AGUA............................................................................................................................................................. 14
TARIMA.......................................................................................................................................................... 14
FLORES......................................................................................................................................................... 14
PUNTUALIDAD.............................................................................................................................................. 14
EL PRESENTADOR DE UN EVENTO........................................................................................................... 14
INVITACIONES.............................................................................................................................................. 15
TIPOS DE INVITACIONES............................................................................................................................. 15
TARJETAS...................................................................................................................................................... 15
EL SOBRE...................................................................................................................................................... 15
INVITADOS.................................................................................................................................................... 16
INVITACIN PARA HOMENAJEADO............................................................................................................ 16
SILLAS RESERVADAS PARA INVITADOS ESPECIALES ........................................................................... 16
ANFITRIONES............................................................................................................................................... 16
DNDE UBICAR EL ATRIL?........................................................................................................................ 17
MANTELES ................................................................................................................................................... 17
PARA CONFERENCIAS Y OTROS ACTOS ACADMICOS MENORES...................................................... 17
CAPTULO IV
PROTOCOLO EN ACTOS ACADMICOS.................................................................................................... 17
FIRMA DE CONVENIOS................................................................................................................................ 18
CEREMONIAS DE GRADO........................................................................................................................... 19
OTRAS CEREMONIAS DE CERTIFICACIN, GRADUACIN O PREMIACIN......................................... 20
INAUGURACIONES....................................................................................................................................... 21
INSTALACIN DE EVENTOS ACADMICOS............................................................................................... 21
VISITAS PROTOCOLARIAS ......................................................................................................................... 21

RECONOCIMIENTOS Y CELEBRACIONES INSTITUCIONALES................................................................ 22


CONDECORACIONES.................................................................................................................................. 22
DEVELACIN DE PLACAS........................................................................................................................... 22
CEREMONIA DE BIENVENIDA ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO..................................................... 22
CAPTULO V
PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES..................................................................................... 23
CENAS........................................................................................................................................................... 23
COCTELES.................................................................................................................................................... 23
ORGANIZACIN: ALMUERZOS Y DESAYUNOS......................................................................................... 24
CELEBRACIONES INSTITUCIONALES........................................................................................................ 24
FUNCIONARIOS Y DOCENTES.................................................................................................................... 24
CEREMONIA DE ANTIGEDAD.................................................................................................................... 24
DA DE LA SECRETARIA: ............................................................................................................................. 24
CELEBRACIN DE NAVIDAD....................................................................................................................... 24
CAPTULO VI
PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL.............................................................................................. 24
PRESENTACIONES....................................................................................................................................... 24
INTEGRIDAD, TICA Y OTRAS RECOMENDACIONES.............................................................................. 25
CAPTULO VII
PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN........................................................... 25
PROTOCOLO EN RELACIONES CON LA PRENSA..................................................................................... 25
CONFERENCIA DE PRENSA........................................................................................................................ 25
CAPTULO VIII
PROTOCOLO DEPORTIVO.......................................................................................................................... 26
CAPTULO IX
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FNEBRES.......................................................................... 27
DEFUNCIONES............................................................................................................................................. 27
PROFESORES O FUNCIONARIOS.............................................................................................................. 28
ESTUDIANTES.............................................................................................................................................. 28
MISAS EN MEMORIA.................................................................................................................................... 28
EL ANUNCIO DEL DECESO.......................................................................................................................... 28
CAPTULO X
NETIQUETA................................................................................................................................................... 29
NETIQUETA EN EL CORREO ELECTRNICO............................................................................................ 29
NETIQUETA CON EL CELULAR................................................................................................................... 29
NETIQUETA PARA EL USO DEL TELFONO............................................................................................... 29
BIBLIOGRAFA............................................................................................................................................... 30

INDICE

PRESENTACIN
El presente Manual de Protocolo de la Corporacin Universitaria Americana contiene un conjunto de normas, reglas de cortesa, prcticas, frmulas y especialmente los criterios, guas sobre comportamientos, escenografas
ms frecuentes y la manera como debemos conducirnos en las diferentes situaciones de relacin que depara
la vida universitaria. Este Manual se constituye en la herramienta gua para la comunidad universitaria, aqu se
encuentran incluidas actuaciones habituales protocolarias y realidades cotidianas. En caso de presentarse una
actividad no prevista, se estudiar de forma individual para determinar como proceder.
Con este documento buscamos que los miembros de la comunidad Americana, conozcan las normas a seguir
conforme a las situaciones que la vida universitaria nos impone, para que todos podamos asumir correctamente
el rol que nos corresponde en los eventos y situaciones que aqu se describen.

TERMINOS
Estos son los trminos que se utilizaremos:

PROTOCOLO:

Son las reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social. Es el conjunto de normas, tradiciones,
costumbres y tcnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organizacin de sus actos, su convivencia y sus relaciones internas y externas. Es una regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto
o por costumbre.

CEREMONIAL

Conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne. Forma en que se aplica el protocolo establecido en eventos y actos pblicos y sociales.

PRESIDENCIA:

Accin de presidir. Se le llama en protocolo a la persona o conjunto de personas que presiden un acto ceremonial o solemne. Le corresponde al anfitrin y por lo general la integra tambin el invitado de honor, homenajeado
y organizador(es) del evento.

PRECEDENCIA

Es el orden que se establece para la ubicacin, mencin y tratamiento de las personas que asisten a un evento
o acto ceremonial. Se define segn la jerarqua de la Institucin y est estrechamente ligada al tratamiento que
rige el protocolo oficial.

MESA DE HONOR

Denominada tambin mesa principal, se dispone para la ubicacin de la presidencia en un acto pblico, ceremonial y oficial. En ella estarn sentados segn las precedencias el anfitrin, homenajeado, organizadores e
invitados especiales.

MAESTRO DE CEREMONIA

Es la persona que se encarga de dirigir la organizacin y ejecucin de un evento. Debe estar atento a todos los
detalles logsticos, de comunicacin y orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonia eventualmente
acta tambin como presentador.

PRESENTADOR

Es la persona encargada de leer el programa de un evento o actividad. Persona que presenta y comenta un
espectculo, o un programa televisivo o radiofnico.

URBANIDAD

Proviene del latn urbs, cuyo significado es urbe, ciudad. Es el conjunto de reglas y normas que es preciso

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observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestros modales, y para manifestar a los dems la
consideracin y respeto que les son debidos.

ETIQUETA

Es el conjunto de normas que se usan en la vida social. La palabra proviene del francs etiquette. Ceremonia
en la manera de tratarse las personas particulares en actos tanto cotidianos como solemnes, de acuerdo con
costumbres pre-establecidas, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad.
cortesa: Procede de la palabra corte, que histricamente se define como el conjunto de personas que componen el squito y la comitiva del rey. Ese conjunto de personas tienen un trato especial y deferente entre s.
Demostracin o acto con que se manifiesta la atencin, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona.
Los tres ltimos conceptos enunciados (Urbanidad, Etiqueta y Cortesa) son afines, pero en ningn momento
iguales. Se complementan y se requieren para aplicar correctamente las normas del ceremonial y el protocolo.

CAPTULO I
PROTOCOLO UNIVERSITARIO
La Corporacin Universitaria Americana es una Institucin universitaria privada que ha construido paso a paso
su consolidacin como Institucin Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios aos, han cimentado procesos de formacin en educacin para el trabajo y el desarrollo humano, con programas que por
su pertinencia, calidad y objetivo social, se han extendido a lo largo del pas. Luego de una incansable labor,
presentamos al pas una institucin transparente en su administracin y en su responsabilidad social, cuya mayor preocupacin es la atencin y prestacin de servicios a sus estudiantes y a la comunidad.
El presente Manual de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta se constituye en una herramienta para reafirmar su
buen nombre e imprimir su propio sello institucional.
En la Corporacin Universitaria Americana se celebran actos que guardan tradiciones y costumbres de la
Institucin. Las ceremonias pblicas de graduacin y el otorgamiento de estmulos y becas, son algunos de
los ms representativos, as como otros muchos, son una autntica leccin de protocolo digna de conocer.

SMBOLOS ACADMICOS

La simbologa del Estado est conformada por la Bandera, el Escudo, el Logo y el Himno en cualquiera de sus
mbitos, sea nacional, departamental o local.

BANDERA NACIONAL

La Bandera Colombiana puede ser utilizada por organismos no estatales y puede sustituir en algunos casos la
bandera de la entidad, sobre todo en firma de protocolos, cuando intervienen representantes de otros pases.
Si hacemos uso de ella ocupar el lugar de mayor honor y prelacin respecto del resto de banderas territoriales y nunca se debe mezclar con las de empresas o instituciones.
La colocacin de las banderas debe respetar la normativa, es decir:
La de Colombia ocupar siempre lugar destacado
y de mximo honor y las restantes no deben ser de mayor tamao.
Cuando el nmero de banderas sea impar el lugar de honor es el centro. A continuacin, y a la derecha de la
Bandera de Colombia se situar la siguiente en importancia y, a la izquierda de la bandera de Colombia, la
ltima.

INDICE

Generalmente, las banderas oficiales se sitan a la derecha de la puerta de entrada al lugar del evento (izquierda segn se entra o mira al frente) y las de empresa y otras privadas en el lado izquierdo (derecho segn se
entra la sede o se mira de frente el edificio).

DIAGRAMA MODELO DE UBICACIN

De esta misma manera se situarn las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos
y cualquier otra dependencia. Las banderas oficiales y las banderas privadas o de empresa deben disponerse
siempre separadas. Las banderas oficiales pueden ser utilizadas siempre que se organice un acto pblico, o
actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, departamentales, nacionales o internacionales).
Dependiendo de las autoridades que asistan as ser el nmero de banderas a disponer. La nacional y la departamental, no deben faltar nunca. Luego se pueden ir izando ms banderas a medida que se conoce la asistencia
de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otros departamentos (su bandera departamental),
autoridades de otros pases (bandera de su pas), etc.

BANDERA INSTITUCIONAL

La bandera institucional tiene el fondo Azul Bronce, con borde Dorado, los cuales son los colores institucionales y lleva el logo de la Corporacin Universitaria Americana en el centro. La bandera institucional no se debe
mezclar con las territoriales, como lo son la nacional, la del Departamento o la de ciudad. Por lo cual se ubica
a la izquierda de la mesa de honor en el escenario de un evento, o a la izquierda de quien preside el acto, si no
hubiere mesa de honor.
Se utilizar en todos los eventos institucionales de gran impacto, en actos protocolarios, en las ceremonias de
graduacin, en actos sociales donde haya un acto protocolario inicial y en actos de instalacin de los eventos

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acadmicos. Si el evento es en la Universidad, cuando est con un grupo de banderas de otros centros educativos o empresas, al centro va Corporacin Universitaria Americana y luego las dems en
orden alfabtico de derecha a izquierda.
La bandera puede ser utilizada tambin en eventos que se realicen por fuera de la Institucin, como
los mencionados en el prrafo anterior, en cuyo caso se conservar la precedencia si la Universidad
es la organizadora principal y se deber conjugar con la bandera de la sede o anfitrin si as se
requiere. Igualmente se permite su uso en protocolos funerarios o sobre el atad, uso que deber
ser autorizado por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad as como por los familiares o
dolientes de la persona fallecida.

CONSIDERACIONES SOBRE LA BANDERA INSTITUCIONAL.

El tamao de la bandera de la Universidad no puede ser del mismo tamao de las territoriales,
debe ser ms pequea. La bandera de la Corporacin Universitaria Americana que se coloque en
un lugar al aire libre, medir 1,50 mt de alto por 2 m de ancho. Las que se utilizan en las astas en
salones de eventos tendrn 1,40 mts de ancho por 90 cms de alto. Tambin es permitido utilizar la
bandera institucional en un Coliseo Cultural y Deportivo a manera de pendn, las dimensiones en este caso son
3 mt de ancho por 6 mt de alto. Nunca la bandera deber tocar el suelo.
La decisin de poner la bandera a media asta, slo puede ser dada por el Consejo Directivo o el Rector de
la Universidad. Media asta es significado de luto.
La utilizacin en conferencias, talleres, seminarios u otros eventos deber revisarse teniendo en cuenta el
conferencista y quien presida el evento, pero no es indispensable su ubicacin en estos actos. En ese caso, se
sugiere utilizar un pendn de la Universidad, el cual encontrar en los principales salones de eventos, o en su
defecto lo podr solicitar a la Direccin de Mercadeo y Comunicaciones.

LOGO

El logo de la Corporacin Universitaria Americana es un escudo de color dorado, en cuyo


centro, hueco, se observa un globo terrqueo que contiene el continente americano. En la
parte superior tiene la leyenda Coruniamericana en color blanco. El logotipo es tipogrficamente representado por la fuente Times Black,
cuyo estilo denota excelencia. En ningn caso deber ser manipulado manualmente, pues
se altera la proporcin de su diseo y distribucin grfica.

HIMNOS

Como lo cita el diccionario de la RAE, un himno es una composicin musical emblemtica de una colectividad,
que la identifica y que une entre s a quienes la integran. En ningn caso el Himno Nacional de la Repblica
de Colombia deber sonar como msica de fondo. La forma correcta de escuchar un himno es de pie con los
brazos a lado y lado del cuerpo. Ninguna otra posicin es bueno adoptarla (manos al frente o detrs, brazos
cruzados, una pierna doblada, son posturas incorrectas). Los himnos no se aplauden.

CAPTULO II
PRECEDENCIAS
PRECEDENCIAS EN LA CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANA.
Las Precedencias Universitarias deben seguir el mismo esquema de las oficiales. Para la elaboracin de las
precedencias se puede contar con la asesora de la Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, siempre y
cuando sea requerida la asesora. As mismo, esta oficina velar por tenerlas a disposicin del Rector y de las
autoridades especiales invitadas a un acto protocolario o ceremonia acadmica.

INDICE
ORDEN DE PRECEDENCIA EN LA CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANA SEGN SU
COMPOSICIN ORGNICA:
Al momento de organizar una mesa de honor, una visita protocolaria, un evento social o un encuentro formal,
deben tenerse en cuenta los ttulos y cargos de las personas que estarn presentes. Para el caso de la Universidad el orden de precedencias se da por antigedad de creacin de sus reas acadmicas y administrativas.

1. Presidente del Consejo Directivo

2. Rector

5. Miembros principales Consejo Directivo

6. Miembros suplentes Consejo Directivo

7. Vicerrector Acadmico

8. Vicerrector Administrativo y Financiero

9. Secretario General
10. Director del Centro de Investigaciones
11. Director del Centro de Estudios Pedaggicos
12. Decano de Facultad de Ingenieras
13. Decano de Facultad de Ciencias Jurdicas y Polticas
14. Decano de Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables
15. Decanos otras Facultades
16. Director de Bienestar Universitario
17. Director de Calidad
18. Director de la Biblioteca
19. Director de Mercadeo y Comunicaciones
20. Coordinador Acadmico del programa de Negocios
Internacionales
21. Coordinador Acadmico del programa de Contadura Pblica
22. Coordinador Acadmico del programa de Administracin de Empresas
23. Coordinador Acadmico del programa de Derecho
24. Otros Coordinadores acadmicos
25. Coordinador de Emprendimiento
26. Coordinador de Admisiones, Registro y Control
27. Director del Instituto de Idiomas
28. Profesores
29. Estudiantes
30. Otros funcionarios administrativos siguiendo el orden de jefes, coordinadores, asistentes, auxiliares y
otros de vinculacin directa a la Institucin.
31. Otros funcionarios administrativos no vinculados directamente con la Institucin en el mismo orden
que los anteriores.
Entre las directivas acadmicas y administrativas las precedencias se definen de acuerdo con la disposicin en
el organigrama.
Pargrafo: Los miembros fundadores ocuparn un lugar de honor, sern ubicados en la primera fila en los actos
pblicos en que estn presentes.

AUTORIDADES EN CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANA


CONSEJO DIRECTIVO.

Es la mxima autoridad de la Corporacin, traza las polticas generales de la Institucin. Est integrado por
miembros representantes de las instituciones fundadoras que suscribieron el Acta de constitucin de la Fundacin, y un miembro con su respectivo suplente, elegido por el mismo Consejo entre los graduados de la Corporacin.

INDICE
RECTOR

Es la primera autoridad ejecutiva y acadmica del claustro y es el representante legal de la Corporacin.

CONSEJO ACADMICO

Es un organismo responsable de generar y establecer las polticas necesarias para lograr el fiel cumplimiento de
los objetivos de la Corporacin: docencia, investigacin y extensin. Son miembros del Consejo Acadmico: El
Rector, los Decanos de Divisin, el Vicerrector Acadmico, el Secretario Acadmico, un Profesor, un estudiante,
el Director de Bienestar Universitario y el Vicerrector Administrativo y Financiero.

DECANO

Es el responsable de la administracin de los recursos de docencia de los programas acadmicos adscritos a


cada divisin y de la coordinacin de las actividades de los departamentos que la conforman.

DIRECTOR O JEFE DE DEPARTAMENTO

Es el responsable de la administracin de la docencia e investigacin en una o varias disciplinas afines.

DIRECTOR DE PROGRAMA

Es el responsable del buen funcionamiento y administracin del plan de estudios del pnsum acadmico a su
cargo y de la atencin de los estudiantes que cursan el mismo.

COORDINADOR DE PROGRAMA

Es el responsable de los programas acadmicos de pregrado y postgrado.

PROFESOR

Es el educador que se responsabiliza de cumplir a cabalidad el ejercicio de su ctedra; es el principal gestor de


la formacin del estudiante y del desarrollo de sus conocimientos en la respectiva disciplina.

UBICACIN DE PERSONALIDADES
SEGN LAS PRECEDENCIAS
La precedencia en la mesa de honor o acto ceremonial de la Universidad solamente se cede ante la autoridad
mxima de la Repblica, es decir, el Presidente; cualquier otro caso (el personaje homenajeado en un acto,
Embajador plenipotenciario en Colombia, ex presidentes, etc.) se tendr que revisar con las autoridades de la
Corporacin, quienes tienen la potestad de decidir si ceden o no su lugar en la mesa.

INDICE
AUTORIDADES DEPARTAMENTALES, LOCALES Y OTROS DIGNATARIOS

Debern ocupar su lugar de precedencia en la presidencia de un acto, despus del lugar del Presidente del
Consejo Directivo, sus vicepresidentes y/o el Rector de la Universidad.

PARA TENER EN CUENTA

Durante un evento que se lleve a cabo en el auditorio de la Universidad, el lugar de honor est en el centro, el
segundo a la derecha, el tercero a la izquierda y as sucesivamente, de modo que los pares estn a la derecha
y los impares a la izquierda, ubicados mirando al auditorio.

LA PRIMERA FILA

Generalmente es la ms importante, si se trata de un acto acadmico, una distribucin de premios, condecoraciones, certificados diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectculo, ya sea un desfile, revista, o una
funcin de teatro, evento deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede estar en segunda, tercera o cuarta
fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco presidencial es el central de la segunda fila.
La precedencia de los puestos, cuando dos o ms personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir
a una ceremonia, se establece de la siguiente manera:
Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.
Si son tres la de mayor rango ocupa el centro, la que le sigue a la derecha y la tercera a la izquierda.
Como regla general se puede afirmar que cuando concurra un nmero impar de personas, el de mayor categora ocupa el centro, colocndose a los dems alternativamente a la derecha e izquierda segn su categora.

PRECEDENCIAS EN UN AUTOMVIL

Nota: Los nmeros hacen referencia al orden de precedencia en que se debern ubicar los invitados a un acto
o quienes lo presiden, siendo 1 el de mayor importancia.

INDICE
PROTOCOLO DE GOBIERNO Y DIPLOMTICOS EN COLOMBIA
La simbologa del Estado est primordialmente definida por la Bandera, el Escudo y el Himno en cualquiera de
sus mbitos, sea nacional, departamental o local.
Las precedencias del Gobierno y Diplomticos en Colombia se construyen con base en los del 5 de Mayo del
mismo ao, Ley 7 de enero 16/91 Diciembre 22/93, Junio 10/97, Decreto 1142 junio 29/99) establecen la precedencia para los altos dignatarios, para los funcionarios nacionales y su relacin con los Diplomticos extranjeros.
1. Presidente de la Repblica
2. Vicepresidente de la Repblica
3. Cardenal Primado
4. Ex presidentes de la Repblica
5. Ministro de Relaciones Exteriores (Si hay diplomticos o Personalidades extranjeras)
6. Decano del Cuerpo Diplomtico
7. Embajadores Extranjeros
8. Presidente del Congreso de la Repblica
9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia
10. Presidente de la Cmara de Representantes
11. Presidente de la Corte Constitucional
12. Presidente del Consejo de Estado
13. Presidente del Consejo Superior de la Judicatura
14. Presidente del Consejo Electoral
15. Fiscal General de la Nacin
16. Ministros de Estado en el siguiente orden:
Ministro de Interior y Justicia
Ministro de Relaciones Exteriores
Ministro de Hacienda
Ministro de Defensa Nacional
Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural
Ministro de Proteccin Social
Ministro de Minas y Energa Ministro de Comercio, Industria y Turismo
Ministro de Educacin Nacional
Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Ministro de Comunicaciones.
Ministro de Transporte.
Ministro de Cultura.
17. Secretario General de la Presidencia . Alto Comisionado para la Paz.
Alto consejero Presidencial.
18. Embajadores Colombianos .
19. Comandante General de las Fuerzas Militares, Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional.
20. Procurador General de la Nacin.
21. Defensor del Pueblo.
22. Auditor General de la Repblica.
23. Contralor General de la Repblica.
24. Registrador del Estado Civil.
25. Alcalde Mayor de Bogot.
26. Jefe Departamento Nacional de Planeacin.
27. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creacin).
a. Aeronutica Civil (AEROCIVIL). b. Estadstica (DANE).
c. Funcin Pblica.
d. Cooperativas (DANCOOP).
28. Secretario General del Ministerio de Relaciones

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Exteriores (Si hay diplomticos extranjeros).
29. Mayores Generales y Vicealmirantes .
30. Viceministros (mismo orden que los Ministros).
31. Gobernador de Cundinamarca.
32. Gobernadores (orden alfabtico).
33. Brigadieres Generales y Contralmirantes.
34. Arzobispos y Obispos.
35. Senadores de la Repblica.
36. Representantes a la Cmara.
37. Alcaldes de Capitales.
38. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
39. Magistrados de la Corte Constitucional.
40. Consejeros de Estado.
41. Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura.
42. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia.
43. Director General del Protocolo del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
44. En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la Repblica, tendr la precedencia el Jefe
de la Casa Militar. En los dems actos la tendr el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
45. Coroneles y Capitanes de Navo
46. Secretarios del Departamento Administrativo de la
Presidencia.
47. Consejeros Presidenciales.
48. Encargados de Negocios.
49. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata.
50. Asesores Presidenciales .
51. Ministros Consejeros.
52. Secretarios Generales de los Ministerios.
53. Directores Ministerio Relaciones Exteriores .
54. Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores .
55. Gerentes Institutos Descentralizados (orden creacin Institutos).
56. Consejeros de Embajada o Legacin .
57. Edecanes del seor Presidente de la Repblica.
58. Mayores o Capitanes de Corbeta.
59. Presidente de la Asamblea Departamental.
60. Presidente del Tribunal Superior.
61. Presidente Concejo Municipal.
62. Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares.

PRECEDENCIA AUTORIDADES ECLESISTICAS


1. Papa
2. Cardenales
3. Patriarcas
4. Arzobispos
5. Obispos
6. Prefectos Apostlicos
7. Vicarios Apostlicos
8. Cannigos
9. Monseores
10. Sacerdotes

PROTOCOLO INTERNACIONAL O DIPLOMTICO

El protocolo diplomtico internacional se ha regido desde el primer Congreso de Viena en 1.815 hasta la Con-

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vencin de Viena de 1.963, durante la cual se reconoce la inviolabilidad personal de los funcionarios que no
estn sometidos a la jurisdiccin de las autoridades judiciales del pas receptor, salvo cuando se trate de delitos
graves. Se determin en estos congresos, que cada pas dicta sus propias leyes ceremoniales.
Por lo anterior, cada pas recibe a sus visitantes y los homenajea de acuerdo con su propio protocolo. De
acuerdo con el Protocolo las categoras de los agentes diplomticos, reconocidas por todos los Estados son las
siguientes:
Embajadores, legados o nuncios.
Ministros plenipotenciarios e internuncios.
Ministros residentes.
Encargados de negocios.
El cuerpo diplomtico es el conjunto de representaciones extranjeras acreditadas de manera permanente ante
un gobierno.
Por razones de protocolo, como se ha mencionado, el cuerpo diplomtico goza de distinciones especiales y
privilegios en los diferentes pases del mundo.
Cuando a un acto protocolario asiste un grupo de embajadores, se distingue al decano del cuerpo diplomtico
en lugar destacado (mesa principal), a los dems embajadores se les ubica entre las personalidades invitadas,
en sitio especial y congregados, no dispersos.
En caso de no asistir el decano de los embajadores, se maneja la precedencia de acuerdo con la antigedad
en el da y la hora en que el diplomtico entreg sus credenciales ante el Presidente de la Repblica. Cuando
la ceremonia es con embajadores, despus del Presidente de la Repblica va el Ministro de Relaciones Exteriores, cuando no sea este el caso, le sigue el Ministro del Interior.

PROTOCOLO MILITAR
Es importante conocer con claridad los trminos Fuerzas Armadas y Fuerzas Militares, los cuales suelen confundirse. Las Fuerzas Militares incluyen nicamente al Ejrcito, la Armada Nacional y la Fuerza Area.
Por su parte, el concepto Fuerzas Armadas incluyen los mencionados anteriormente y la Polica Nacional.
Igualmente es importante hacer una diferencia entre ejrcito y polica; el ejrcito tiene como objetivo defender
la Constitucin y la Polica hace que las leyes se cumplan.
La precedencia de las autoridades militares, de acuerdo con el Reglamento de Protocolo Militar FFMM3-11
Pblico, est determinada por el grado y la antigedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la sucesin legal del mando, primando el concepto de grado y antigedad de la siguiente manera:
Ejrcito Armada Fuerza Area Polica
En las Fuerzas Militares el rango y la antigedad se distinguen por medio de soles. En la Polica Nacional el
rango y la antigedad se distinguen mediante estrellas.
Las insignias son: Barras, Laurel. Estrellas y Soles, como lo muestran las imgenes a continuacin:

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PROTOCOLO ECLESISTICO
Este protocolo Eclesistico al igual que los mencionados anteriormente, tiene precedencias, tratamiento y smbolos e indumentarias y se adapta a las costumbres propias de cada regin Las ceremonias litrgicas que tienen
un protocolo son:
Los sacramentos
Las bendiciones
La Santa Misa
Precedencia y tratamiento de autoridades eclesisticas
Papa: Su Santidad, Santo Padre, Sumo Pontfice. Al
Papa se le besa el anillo del pescador, de rodillas.
Cardenales: Eminencia, Eminentsimo Seor,
Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos.
Actualmente existen cuatro patriarcas en el mundo, el de Jerusaln, el de Alejandra, el de Antioqua y el de Goa
en la India.
Arzobispos: Su Excelencia, Seor Arzobispo.
Obispos: Seor Obispo o Monseor
Prefectos Apostlicos: designados para territorios de misin
Vicarios Apostlicos: Excelentsimo Seor Cannigos Monseores Sacerdotes: Padre, Reverendo o Reverendo Padre
Los nuncios son los representantes del Papa en los distintos pases. En los lugares donde existe el Concordato,
son nombrados Decanos del Cuerpo Diplomtico. Los primados son ttulos honorficos, sin jurisdiccin alguna.
caPtULO iii generaLiDaDes

GUA GENERAL PARA DIFERENTES ACTOS


LA FUNCIN DE LA DIRECCIN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES,
EN EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL
La Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, es la responsable de la elaboracin y actualizacin de este
Manual, as como de la asesora a quienes corresponda, sobre las prcticas aqu propuestas. Para ocasiones
especiales, eventos de alto impacto y ceremonias institucionales extraordinarias, se reunir un comit asesor
de protocolo que dictar las pautas a seguir para la mejor prctica del mismo, teniendo en cuenta todos los

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elementos que pudieran convenir.
Este comit, liderado por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, estar conformado por:
Secretara Acadmica. Coordinacin del Programa de Negocios Internacionales. Coordinacin de Servicios
Generales.

TRATAMIENTO

El tratamiento es un prembulo de cortesa hablado o escrito, de respeto o afecto a las personas con las que
nos comunicamos o relacionamos con secuencia de:
1. Categora social o profesional 2. Titulacin 3. Honores 4. Cualidades 5. Cargo 6. Edad 7. Sexo

OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LOGSTICA Y PROTOCOLO DE


LOS EVENTOS
En la organizacin de un evento el protocolo debe observar todos los detalles que se puedan prever para que
el desarrollo sea exitoso y la imagen que se deje en la retina de los asistentes sea la mejor. A continuacin se
listan algunos temas importantes para apoyar esta labor de planeacin.
Se debe entregar al Rector ya a los diferentes expositores, la lista de protocolo de precedencia de la mesa de
honor, as como el orden del da.

OBSEQUIOS

Son detalles seleccionados como recuerdo o presente para un invitado de honor. Este le ser entregado a su
llegada, cuando se encuentre con el anfitrin en su oficina, antes de una posible copa de vino. Si estn previstos obsequios para todos los asistentes a un acto social, les sern entregados una vez concluida la comida,
durante el caf. Los regalos deben ser iguales para todos los invitados.

ORDEN DEL DA

Se denomina de esta manera la organizacin de las intervenciones y pasos que se siguen en un evento, reunin
o acto. De esta manera se dispondr cada momento en el que se escucharn himnos, palabras de
los presidentes del evento, entregas de placas u otros, y dems actividades que componen un acto. Para ello es
importante seguirse por la jerarqua explicada en el aparte de las Precedencias y adems analizar con sentido
comn la dinmica de cada evento a realizar. No se puede predefinir un orden del da; siempre se deber ajustar
segn lo demande el momento por el objetivo del evento, sus participantes y asistentes. Este orden debe ser
sugerido por los organizadores del evento, y contarn con la asesora de la Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, para la revisin, ajuste y definicin del ms adecuado segn su acto. Siempre que se consulte con
cinco (5) das hbiles antes del evento.

INTERVENCIONES EN UN ACTO INAUGURAL

Se sugiere como estndar disponer tres (3) intervenciones, las cuales se definen teniendo en cuenta al anfitrin,
al organizador y al homenajeado o invitado especial. Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se
deber revisar con la Direccin de Comunicaciones para definir el mejor orden del da. Las palabras de cada
participante en el acto inaugural no deben durar ms de cinco (5) minutos y en ningn caso exceder los siete (7)
minutos; siendo el anfitrin quien abra el evento.
Marca la pauta de estas intervenciones, la mxima autoridad del evento, en ningn caso otro de los miembros
que participan con palabras o discurso, podrn sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervencin menos larga que la de quien preside.
Es diferente cuando nos referimos a una conferencia o disertacin, ya entonces no nos estaremos concentrando en un saludo de apertura, sino en un evento acadmico para el cual el orden del da sera distinto y por
su carcter, ameritar una intervencin ms extensa, la cual ser en todo caso de un homenajeado o invitado
especial.

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COORDINACIN DE TEMAS PARA LAS INTERVENCIONES, PALABRAS O DISCURSOS EN UN
ACTO CENTRAL
El organizador del evento deber asegurarse de que quienes intervienen con palabras en el acto de inauguracin o apertura, y en general en un acto protocolario, no hagan referencias idnticas en sus exposiciones; para
ello los organizadores deben conocer las temticas de cada intervencin y servir de apoyo para que quienes
intervienen puedan conocer entre s el nfasis de cada una de sus presentaciones.

LIBRETO
Es la gua escrita que se sigue para la presentacin del acto de instalacin principalmente, y como pie de entrada y salida para anunciar las conferencias o movimientos de la programacin acadmica. La redaccin del
libreto est a cargo del organizador del evento y se debe hacer con base en el orden del da definido previamente. La Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, puede suministrar libretos modelo para la redaccin del
propio y contarn con esta oficina para la revisin, ajuste y definicin del modelo ms adecuado segn su acto,
personalidades y finalidad del evento.

MESA DE HONOR O MESA PRINCIPAL


Hay que observar, en este caso, las precedencias en la Corporacin Universitaria Americana especficamente
para definir la mesa de honor de un evento o actividad de la Universidad, siempre atendiendo a la jerarqua que
esta dispone y teniendo en cuenta el organizador, la dependencia o programa acadmico que acoge el acto y
los invitados especiales, patrocinadores y coorganizadores en el caso de que los hubiere. Siempre que se consulte con cinco (5) das hbiles antes del evento.

IMPORTANTE TENER EN CUENTA:

Informar oportunamente a los miembros de la mesa principal la forma de vestir para la ocasin que presidirn.
Poner en conocimiento de ellos el orden del da con anterioridad al evento, con el fin de que conozcan el curso
del mismo y en especial para coordinar oportunamente con quienes intervendrn con palabras en el acto. (Ver
punto .3.1.7)
Indicarles el protocolo a seguir en el acto y el comportamiento que se espera de ellos segn sea necesario.

HABLADORES DE MESA PRINCIPAL


Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres y cargos de quienes presiden un
evento. Para esto se pueden elaborar utilizando hojas de papel Kimberly blanco rtico, cortadas a la mitad y a
su vez dobladas al centro y con la informacin por cara y cara para que la puedan leer los miembros de la mesa
al sentarse y evitar as confusin. Los habladores se deben utilizar en un acto de instalacin, rueda de prensa,
firma de convenios, ceremonias de graduacin, entre otros que lo ameriten.
No se exige su uso en todos los eventos acadmicos, pero puede darse.

PANTALLAS GIGANTES
Pueden disponerse en lugar de fcil visibilidad para el pblico y que no interrumpan la logstica del protocolo de
presidencia y mesa de honor. Cuando se coloquen, debe pensarse en cmo los miembros de la mesa principal
observarn lo que all se proyecte, para esto se sugiere contar con una pantalla de plasma o LCD sobre el piso
frente a ellos, o disponer que permanezcan en auditorio mientras se proyecta la presentacin en las pantallas,
para luego solicitarles pasar a la mesa principal.

SILLAS
Deben ser cmodas tanto para los asistentes como para los miembros de la mesa de honor o principal. Deben
ser diferentes las del auditorio a las de la mesa de honor. Estas deben ser tan imponentes como lo requiera la
solemnidad o elegancia del acto a celebrar.

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AGUA
Para los oradores se ubicar en el atril en el momento de su intervencin. Deber asignarse un mesero para
atender la mesa de honor y a su vez, disponer el agua en el atril en cada caso.
No debe ubicarse agua en la mesa de honor a menos que al pblico tambin se le vaya a ofrecer y permitir
mantener agua en sus lugares. Deben utilizarse copas de vidrio, no vasos.
Las botellas no debern llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, sin embargo hay que observar
casos especiales como la visita del Presidente de la Repblica, en los que se exige ver qu tipo de agua se le
lleva a la mesa principal. Preferible evitar usarse hielo, porque humedece los vasos y a su vez el mantel y la
mesa.

TARIMA
Se utilizan en las ceremonias de grado, entrega de diplomas, actos de instalacin en espacios grandes como
cancha central del coliseo. Lo ideal es que sean bajas y revestidas de color rojo. 40 centmetros de altura para
eventos protocolarios y solemnes. Para eventos tipo espectculos pueden medir 1mt 50 cm.

FLORES
Se promueve el uso de las flores de la regin preferiblemente. Ante todo prima la esttica. No se deben colocar
sobre atriles, ni en mesas de honor. Pueden ir abajo al frente de la mesa siempre y cuando no se trate de actos
en los que luego deben pasar al frente de la mesa los presidentes del evento y les vaya a estorbar el arreglo
floral. Si se colocan en mesas de comedor para eventos sociales y familiares, teniendo presente que el tamao
que no vaya a quitar visibilidad. Se decora sobre el mismo espacio para evitar errores en los tamaos de los
arreglos. En la Corporacin Universitaria Americana se deben utilizar como pie de mesa en actos centrales de
apertura o instalacin de congresos.

PUNTUALIDAD
La puntualidad es fundamental y dice mucho del estilo de nuestra Universidad. Los actos deben comenzar a la
hora prefijada. Si no es posible comenzar con puntualidad lo correcto es comunicarlo con tiempo prudencial a
los invitados al evento. Le corresponde a los anfitriones ser los primeros en llegar antes del inicio del evento.

EL PRESENTADOR DE UN EVENTO
Tomando en cuenta la definicin de presentador que se da en el inicio de este Manual, personas que leen un
programa en actos protocolarios y en espectculos, es importante que revisemos con la persona que se contrate para esta labor en un evento las siguientes recomendaciones:
Establezca la diferencia entre un acto protocolario y un espectculo.
La presentacin personal ser excelente y respetuosa para con el pblico, pero teniendo en cuenta el punto
anterior. Para un acto protocolario, el vestido debe ser elegante y sobrio para que el presentador no sea el protagonista y, en un espectculo, s puede ser a la moda y llamativo.
Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite acomodrselo constantemente con movimiento
de cabeza hacia atrs o con las manos. Del mismo modo, tenga un peinado que le deje ver la cara.
Debe atenerse al guin que le ha pasado el contratante o la Direccin. No debe recibir rdenes de cualquier
persona que alteren el guin y, mucho menos, comunicaciones de ltima hora (papelitos escritos por algn
presente que se acord de transmitir un mensaje de felicitacin, etc.)
No ceder el micrfono a ninguna persona que quiera pronunciar unas palabras o un discurso, si no est previsto. Se puede llevar una sorpresa.
Cuando no est haciendo uso del micrfono, no debe situarse detrs del orador, sino en otro lugar.
Esta recomendacin es para que no salga en las fotos, ni en el vdeo.

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Al llamar a un grupo grande de personas para recibir un botn, por ejemplo, en el caso de aniversarios de empleados en la institucin, se lee el nombre despacio, para que d tiempo a cada uno y evitar que se apretujen en
el escenario. En algunos casos y teniendo en cuenta la cantidad de menciones, los coordinadores del protocolo
del evento, deben decidir que el presentador haga referencia a las precedencias en lugar del anfitrin y los dems oradores, evitando as la constante repeticin de este saludo y tratando de evitar que algunos miembros de
la presidencia olviden mencionar a alguien particular.

INVITACIONES
Toda invitacin tiene un carcter formal, aunque en algunas circunstancias la ocasin sea completamente informal. La invitacin es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que
produce en quien la recibe.
El anfitrin est ofreciendo compartir algo con otra persona.
La persona invitada debe: Agradecer, Aceptar lo ms pronto posible, O declinar la invitacin dando un motivo.

TIPOS DE INVITACIONES
Verbales: se pueden hacer personalmente o por telfono, siempre y cuando se trate de eventos informales.
escritas: para eventos formales, pero tambin se usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones
informales.
electrnicas: para actos internos institucionales que convoquen a pblico muy amplio, se envan por correo electrnico, caso en el cual se generar el texto tradicional y se dispondr en formato jpg para insertar como cuerpo
del mensaje, pero su confirmacin y seguimiento ser el mismo que para los otros formatos.

TARJETAS
De uso especfico son las que se elaboran para una oportunidad determinada.
Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se llenan a mquina, con tinta del mismo color de la usada
en la impresin de la tarjeta. Son las comnmente usadas en la Universidad tamao Lord que traen el logo
impreso de la Institucin y se pueden elaborar imprimiendo el texto directamente en ellas en una impresora de
oficina.
Las tarjetas de invitacin deben sealar con toda claridad a quien se invita, el motivo de la invitacin y la fecha, el lugar y hora en que el evento se llevar a cabo. Deben ser enviadas con un mnimo de dos semanas de
anticipacin al evento, para permitir que el invitado tenga tiempo para confirmar su asistencia. Debe incluir el
nombre completo de la persona que hace de anfitrin, cargo que ocupa en la organizacin y el de la Institucin,
en el caso de que no est pre impreso el logo de la Universidad.
Tratndose de una invitacin que se haya hecho personalmente, pidiendo una cita previa para tal efecto, se
enviar una tarjeta Pro memoria o Para recordar. Se utiliza la abreviatura P.M. La abreviatura S.R.C. es
la versin espaola de la francesa y significa Se ruega confirmar su asistencia al evento. En la Corporacin
Universitaria Americana utilizaremos una nueva forma en espaol R.P.F . que significa Responda por favor.
Esta forma se utilizar en los eventos internos y de impacto local y nacional, siempre y cuando no se cuenten
personalidades del Cuerpo Consular y extranjeros, cuando se deber utilizar la abreviatura en francs.

EL SOBRE

Si son demasiados destinatarios se puede hacer uso de stickers, si son pocas puede hacerse a mano Impresas
en tarjetas lord que ya cuentan con logo de la Corporacin Universitaria Americana preimpreso: Impresas en
litografa con diseo de acuerdo con el evento:

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INVITADOS
INVITACIN PARA HOMENAJEADO
Se utiliza cuando se lleve a cabo una condecoracin, otorgamiento de ttulo, reconocimiento, entre otros, y para
ello se debe pedir una cita a la persona a quien se le quiere rendir homenaje, a fin de convenir el da y la hora del
homenaje, adems, se le preguntar los nombres de las personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra
decir que los cnyuges, hijos y personas, por parentesco o amistad del homenajeado, deben ser incluidos en la
lista de invitados, adems de destinarse un lugar especial y reservado para su ubicacin en el acto. Es recomendable que el homenajeado conozca y apruebe la lista de invitados antes de proceder a enviar las invitaciones.
Se debe disponer la recepcin del homenajeado y su familia en el aeropuerto, si vienen de viaje, de manera
que desde su llegada encuentren la bienvenida institucional, el transporte oficial al hotel o lugar de residencia
y posteriormente el traslado al lugar del evento. Es importante acordar con el invitado, desde la planeacin del
evento, el tipo de vestuario que se deber portar de modo que se pueda tambin incluir en la tarjeta de invitacin la indicacin del mismo, o en todo caso, informarlo al momento de confirmar la asistencia de los invitados.
As mismo se le deber dar a conocer el orden del da del acto, quines le acompaarn en la mesa principal y
dems detalles del evento.

SILLAS RESERVADAS PARA INVITADOS ESPECIALES


En los eventos protocolarios que los organizadores confirmen la asistencia de autoridades civiles, militares,
eclesisticas; personalidades o invitados especiales, debe establecerse una zona de ubicacin reservada en
las sillas del auditorio o de acuerdo a la logstica del evento lo exija, para estas personas. Por lo general esto
se debe hacer en las ceremonias, inauguraciones, premiaciones o dems eventos que aplique la asistencia de
estas personalidades.
Este reservado se deber indicar con habladores dispuestos en las sillas, que podrn informar el cargo y nombre de quien la va a ocupar (En estricta precedencia cuando el caso lo exija, que es cuando hay presidentes,
ministros o embajadores), o tener una referencia como Reservado autoridades civiles, reservado autoridades
acadmicas, reservado ganadores de la categora XX, entre otros que se hayan identificado y sea menester
disponer. As mismo, se deber contar con un staff de apoyo para recibimiento y ubicacin acorde con esta
disposicin de reserva, de manera que al llegar los invitados sean guiados conforme su invitacin lo indique
(cuando as haya sido el caso) y segn la organizacin lo haya previsto.
Si el invitado ha confirmado su asistencia, el puesto reservado que se le haya asignado deber permanecer as
hasta tanto el invitado llegue, an si el evento ha comenzado. Si el invitado no confirm su asistencia, se recomienda que las reservas se guarden por un tiempo prudencial hasta tanto el acto inicie y si pasados 15 minutos
no llega el invitado, se podr hacer uso de estas sillas para los asistentes que puntualmente hayan estado en el
lugar del evento. El xito en la reserva de las sillas en un auditorio est directamente relacionado con la correcta
gestin en la invitacin y confirmacin de la asistencia, que es la condicin sine qua non se pueden asignar
puestos de reservado a nuestros invitados.

ANFITRIONES
Quin es el Anfitrin: El xito de una reunin depende en gran medida del estilo y la personalidad del anfitrin
y la institucin que representa. En la Universidad, de acuerdo con el evento, podr ser anfitrin cualquiera de
las autoridades institucionales previamente establecidas en este Manual. Se consideran anfitriones tambin las
personas que integran el equipo organizador de cualquier evento.
El anfitrin debe tener en cuenta:
Llegar primero que los invitados al lugar donde se va a realizar el evento o ceremonia.
Saludar a todos los invitados, sea en lnea de recepcin o durante el transcurso de la actividad social de la
ceremonia.

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Supervisar que todos los invitados estn bien atendidos.
Atender a todos los invitados de igual manera, si uno de ellos ostenta un alto cargo o dignidad, tener en cuenta
la correspondiente precedencia.

DNDE UBICAR EL ATRIL?


Deber ubicarse al lado derecho de la mesa de honor, vista desde el escenario ser la izquierda. Pero en casos
especiales puede estar del lado contrario, esto no afecta enormemente el protocolo. Deber tener el logotipo de
la Universidad. Siempre que se lleve a cabo un evento en otro lugar fuera de la Universidad, deber ubicarse un
pendn con el logo institucional en el atril del saln que se reserve para evitar que aparezca el logo comercial
de dicho lugar en el registro grfico del evento. Tambin se puede tapar el logo con un arreglo floral.

MANTELES
En la Corporacin Universitaria Americana se cuenta con manteles institucionales de color base azul con sobre
mantel de color dorado, estos se utilizan para las ceremonias acadmicas y protocolarias de gran impacto.
Para congresos y otros eventos acadmicos se puede hacer uso de este mantel para el acto inaugural, posteriormente se dispondrn otros estndar, color blanco.

PARA CONFERENCIAS Y OTROS ACTOS ACADMICOS MENORES


Para actos de menos importancia, se debe disponer de: Mesa principal: con mximo cinco (5) puestos a menos
que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar ms de 5 personas en una mesa de honor.
Guardar las precedencias mencionadas en el punto 2.2. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse
y en este caso, los presidentes del acto estarn en primera fila del auditorio, subirn a leer sus palabras y luego
quedar el conferencista en el atril para su intervencin.
Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia. Atril: revisar
el punto en lo referente a disposicin del atril para la gua de uso del mismo.
Habladores de mesa principal: Solamente se dispondrn en el caso en que se ubique mesa de honor y/o en el
caso de que lo requiera el conferencista.
Agua para los miembros de la mesa principal y presentador/conferencista.
Presentador: Se recomienda que sea el anfitrin del evento o un moderador designado, aunque tambin pueden contar con un presentador.
Tener a mano el libreto del presentador(a) y las precedencias del saludo del anfitrin.
Staff gua y acomodacin: en la medida en que el evento lo requiera deber disponerse de este apoyo logstico.
Impresas en tarjetas lord que ya cuentan con logo de la Americana impreso.

CAPTULO IV
PROTOCOLO EN ACTOS ACADMICOS
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FIRMA DE CONVENIOS
Se puede llevar a cabo en la Sala de Arte de Rectora, o en su defecto, en un saln especial dispuesto para tal
fin. Las copias de los convenios deben estar en una carpeta institucional. Cuando se trata de una firma protocolaria, las copias de los convenios que se firman no son el original del mismo, sino que se utiliza un Modelo de
Convenio que es suministrado por la Vicerrectora Acadmica o tambin puede consultarse en la Direccin de
Mercadeo y Comunicaciones.
En la mesa de la firma se disponen los puestos para los personajes que firman el convenio. Los puestos estarn
colocados de un slo lado de la mesa y en los dos extremos de la misma.
Los responsables del evento, deben recibir a la delegacin que acude al acto de la firma de un convenio de
igual forma que a las dems visitas. El firmante por parte de la delegacin anfitriona se situar a la derecha y el
firmante de la delegacin visitante a la izquierda, colocndonos nosotros mismos en el lugar de los firmantes.
En caso de que el firmante de la delegacin visitante sea de igual o mayor rango que el firmante de la Corporacin, se sugiere cambio de situacin que decidir el anfitrin. Si se ha convocado a los medios de comunicacin,
las intervenciones y preguntas de los medios, se producirn despus de que las delegaciones hayan firmado
los documentos.
En la generalidad de los actos de este tipo los firmantes se sentarn juntos, en el mismo lado de la mesa, para
facilitar encuadre de la fotografa que eventualmente ser publicada. Junto a la mesa se colocarn sillas slo
para los firmantes, cuando se trate de un acto pblico, y para todos los asistentes, si es privado. Sobre la mesa
estarn dispuestos los documentos que van a firmarse, plumas; un adorno, escribana de plata
o similar nunca en este tipo de actos debemos colocar flores encima de la mesa.
Los periodistas que hayan sido citados para cubrir una firma, debern tener un sitio preferencial para poder
desarrollar su labor y entrevistar cmodamente a los firmantes sin interrumpir el acto ni romper la armona de su
desarrollo. Ocupados los puestos de la mesa, deber haber una persona de apoyo que entregue los documentos a firmar de manera simultnea, al anfitrin y al invitado, quienes entre s intercambiarn los documentos para
la firma del otro. Una vez se cumpla la firma los asistentes estrecharn sus manos y los asistentes al evento
podrn aplaudir. Normalmente quienes sirven de apoyo a la firma de convenios, son: Giordano Corredor para la
firma de convenios internacionales, y la direccin de Mercadeo y Comunicaciones, para la firma de convenios
nacionales.
Todos estos documentos se firman siempre en dos copias idnticas; si es de un pas de idioma diferente al castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y otro castellano. Se deben rubricar todas las pginas para
evitar que se puedan hacer alteraciones del texto. El orden del da de una firma de convenio por lo general se
establece en: Saludo del anfitrin, palabras del invitado firmante, firma protocolaria y sesin de preguntas para
la prensa (cuando se les convoque).
En los casos en que se disponga, se podr ofrecer una copa de vino seguidamente y deber tenerse en cuenta
a los miembros de la prensa para esta atencin. Por otra parte, si el acuerdo es de cierta importancia, se ofrecer un almuerzo a las dos delegaciones. Siempre deber haber presencia visual de la Imagen Institucional, la
cual puede darse con la presencia de un pendn de la Universidad o con la bandera o el logo en el atril, cuando
el caso lo amerite, sobre todo si la firma tiene lugar fuera de las instalaciones del campus.
Firma de un convenio internacional. Por lo general son coordinados desde la Direccin de Cooperacin y Desarrollo Internacional, quien establece los vnculos, acuerdos y recibe los visitantes internacionales, que se darn
cita para la firma del mismo.
Adems de las disposiciones establecidas anteriormente, en un convenio internacional se debe tener en cuenta:
La representacin institucional deber darse de acuerdo con la representacin visitante, de modo que se puedan establecer las precedencias adecuadas segn el caso y solicitando la presencia del Rector(a) cuando sea

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estrictamente necesario.
Disponer las banderas de los pases a que correspondan los f irmantes que estarn representados en el convenio. Las banderas a utilizar sern las pequeas de mesa y deben ubicarse segn lo dicta el protocolo para
estos casos, observando siempre el lugar de precedencia segn el anfitrin (Colombia) y seguidamente en orden alfabtico para los pases acompaantes (si
son varios).
El convenio deber tener la cantidad de copias y en los idiomas de cada pas de las instituciones firmantes.

CEREMONIAS DE GRADO
Son el evento ceremonial por excelencia en nuestra Institucin y en l se hace gran despliegue de organizacin
y seguimiento acorde con las demandas del protocolo. La dependencia responsable de la organizacin de estos
actos es el Departamento de Registro, adscrito a la Secretara Acadmica de la Universidad y el Departamento
de Bienestar Universitario.
Entre las ceremonias que se organizan para la graduacin de pregrado y postgrados, encontramos:
Ceremonia Pblica de grado (Pregrado, Maestra y doctorado): una en cada semestre acadmico.
Ceremonia Pblica de grado de Facultad de ciencias Jurdicas y Polticas: con las mismas caractersticas de
la anterior, esta se da de manera individual porque el calendario acadmico de esta divisin termina en tiempos
distintos al resto, por lo que se dan las dos ceremonias en momentos diferentes a la general.
Protocolo a seguir en las ceremonias de grado Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas
ceremonias estn las que a continuacin resaltamos:
Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el mximo protocolo y con los puestos de la
presidencia institucional desde Presidente del Consejo Directivo y Rector, incluyendo el Vicerrector Acadmico,
la Vicerrectora Administrativa y Financiera, los Decanos, la Secretaria Acadmica y la Directora de Bienestar
Universitario. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1. Teniendo en cuenta que es el mximo
evento acadmico institucional, se considera como excepcin que sea presidido por ms de 5 personas, ubicadas todas en mesa principal.
Mesas para entrega de diplomas: se ubican a lado y lado de la tarima central. Para la entrega de diplomas, se
ubican de pie tras de ellas el decano de la divisin acadmica y el coordinador de programa de cada caso. Estn
dispuestas sobre unas tarimas pequeas que cuentan con rampa para subir y bajar a recibir los diplomas. En
las ceremonias de especializaciones generalmente se dispone una sola mesa de diplomas.
Mesa de reconocimiento de excelencia acadmica: se ubica en frente de la tarima central, en ella se disponen
las medallas y reconocimientos que se le entregarn a los graduandos de excelencia en la primera
parte del evento.
Ubicacin de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: para su ubicacin se disponen
dos zonas de sillas, una a cada lado de la tarima central. En las ceremonias de especializaciones se asigna
una zona para esta ubicacin.
atril principal: se ubica sobre la tarima en donde est la mesa principal, al lado derecho de esta y se destina a
las intervenciones del Rector, el orador invitado, la lectura del primer diploma por parte de un decano y el acta
de grado del da por parte de la Secretaria Acadmica. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposicin del atril
para la gua de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones el uso del atril principal se da por parte
del Decano y la Secretaria Acadmica.

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Banderas: se dispone la de Corporacin Universitaria Americana detrs del atril principal y las territoriales con
su precedencia en juegos iguales detrs de los atriles de los presentadores.
Himnos: se programan el de Colombia para abrir el acto y el de Corporacin Universitaria Americana como
cierre de la ceremonia, interpretados por el Coro Institucional para el caso de la ceremonia pblica general y en
versin audiovisual para las dems.
Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal.
Pantalla gigante: se disponen pantallas para la proyeccin de los himnos y para la presentacin en vivo de las
tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Produccin Audiovisual.
Agua para los miembros de la mesa principal y presentadores, en los atriles cuando sea pertinente. Dispuesta
con sus copas de vidrio.
Presentadores: sugeridos y entrenados por la Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, se trabaja con un
grupo de 2 presentadores, que se alternan la lectura del libreto para hacer ms amena la gua del evento y permitir a los asistentes mantener una atencin permanente sobre el mismo.
Libreto de los presentadores y las precedencias inclusive: para la ceremonia pblica se tiene un modelo definido de libreto que cuenta con varias revisiones, incluyendo la cuidadosa correccin de estilo. En l estn marcados por colores las intervenciones por presentadores y segmentado para su correcta lectura. Incluye el orden
del da y la lectura de todos los graduandos, adems de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto
3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias.
Staff gua y acomodacin: se cuenta con un grupo de personas idneas que apoyan la labor de recepcin desde las porteras de la Universidad, hasta el ingreso mismo al recinto de la ceremonia. Ya en el recinto, los graduandos son guiados a sus lugares de ubicacin, marcados estratgicamente con un nmero previamente asignado y registrado en las tarjetas de invitacin de cada graduando; los graduandos van en puestos
especiales y ubicados de tal manera que su salida para recibir su diploma y su regreso sea fcil y diligente. Los
asistentes e invitados especiales son guiados tambin a sus lugares en silleteras dispuestas para ello.
Entrega de diplomas: los graduandos van pasando al frente para recibir su diploma de manos de los decanos
de divisin y los coordinadores de programa, en una mesa dispuesta para ello. En la ceremonia pblica los
presentadores llaman paralelamente dos programas a la vez y por programa, los graduandos se dirigen a su
respectiva mesa. Esta es una labor muy cuidada y coordinada y no representa contratiempos, mientras que
agiliza la ceremonia dndole mayor dinamismo.

OTRAS CEREMONIAS DE CERTIFICACIN, GRADUACIN O PREMIACIN


En la Universidad se llevan a cabo constantemente ceremonias de certificacin y graduacin de programas
acadmicos, extracurriculares y de extensin, en los cuales tambin se debe aplicar el protocolo que demande
cada caso segn la existencia de las siguientes condiciones:
Debe haber una mesa principal, en la que se ubiquen quienes presiden la certificacin representando las
partes vinculadas en la ceremonia, a nivel interno y si hay vinculacin externa, igualmente debe estar all representada. Si el caso es de una premiacin que se llevar a cabo en un formato de evento tipo coctel, o en el que
sencillamente se decide prescindir de una mesa principal, los presidentes del acto debern situarse en las sillas
centrales de la primera fila del auditorio, si lo hubiere, o de pie en un lado preferencial en frente de los asistentes
ya sea mirndolos o como parte del grupo.
Presidencia de la mesa principal: bsicamente se compone por quien representa la mxima autoridad de la
Universidad (Rector, Vicerrector, Decano o sus de-l legados) ; representante (s) de la (s) dependencia(s) que
organiz el curso, diplomado, programa o ctedra (Decano de divisin acadmica, Director de direccin administrativa o de Extensin); y en el caso que se de en conjunto con otra entidad o empresa, deber estar en la

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INDICE
mesa principal, el representante de dicha organizacin tambin, en la mxima autoridad o su delegado. En el
libreto deber hacerse mencin de los miembros de la mesa principal o su presencia en el auditorio cuando no
estn en mesa principal.
La mesa principal debe estar debidamente marcada con los habladores que indiquen el lugar donde se deben
sentar los presidentes del acto, ver punto 3.1.11.
Disposicin de los diplomas o certificados que se entregarn a los graduandos, debern ubicarse ordenadamente y de acuerdo a la lectura que se de en el libreto, en la mesa principal.
Si la certificacin, graduacin o premiacin supone la entrega de trofeos o premios en especie que representen
volumen y no se puedan ubicar en la mesa principal, deber disponerse una mesa exclusiva al lado izquierdo de
la mesa principal, donde se ubiquen estos elementos y al momento de la entrega a los ganadores o graduandos,
deber haber un encargado de pasarlos a los miembros de la mesa principal.
Tambin se puede dar que los miembros de la mesa principal pasen al frente de la mesa de premiacin y entreguen en esa ubicacin los mismos.
Debe indicrsele a los graduandos, ganadores o premiados, que deben saludar de la mano a cada uno de los
miembros de la mesa principal.
Presentador: puede contarse con un solo presentador, aunque si el evento lo llegara a requerir podra trabajarse con una pareja que intercale la lectura del libreto.
Se deben observar y aplicar los detalles de logstica y protocolo que se listan en el captulo III.

INAUGURACIONES
Cuando se trate de inauguraciones, el acto se celebrar de pie, con atril y sonido para las intervenciones.
En las inauguraciones es conveniente hacer un programa del acto, en el que se detallarn los movimientos que
debe realizar la presidencia del mismo. Se deber contar con un(a) presentador(a) que haga el saludo inicial
y presente el acto y a los oradores. Con respecto a las intervenciones, el anfitrin pronunciar su discurso en
primer lugar, cerrando el invitado de honor, si lo hubiera. Las intervenciones seguirn el orden protocolario establecido, de menor a mayor rango.
Si, debido a la estructura del acto, el anfitrin cierra las intervenciones, dar brevemente la bienvenida y ceder
la palabra al primer interviniente para que pronuncie su discurso en primer lugar. La ubicacin de los anfitriones
del acto, los asistentes y los elementos que conforman el escenario debern disponerse guardando las recomendaciones indicadas en los puntos anteriores.

INSTALACIN DE EVENTOS ACADMICOS


Mesa principal: con mximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable
sentar ms de 5 personas en una mesa de honor.
Guardar las precedencias mencionadas en el punto correspondiente. No es indispensable la mesa principal,
puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarn en primera fila del auditorio, subirn a leer sus
palabras y luego quedar el conferencista en el atril para su intervencin. Puede disponerse la mesa para fines
de la conferencia no como para miembros de presidencia.

VISITAS PROTOCOLARIAS
Entendemos por visitas protocolarias, todas aquellas referidas al Rector y Vicerrectores, con independencia del
rango personal del visitante. No tendrn carcter de visitas protocolarias las de personas que, por razones de
su vinculacin personal con la Universidad, se repiten peridicamente (directivos de empresas, proveedores,
asesores, etc.).

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Se consideran tambin visitas protocolarias las que correspondan a homlogos de las distintas autoridades
acadmicas establecidas en este Manual.

RECONOCIMIENTOS Y CELEBRACIONES INSTITUCIONALES


CONDECORACIONES
Las condecoraciones son distinciones honorficas concedidas por gobiernos o entidades pblicas o privadas,
para premiar el mrito de un ciudadano o de una institucin o de recompensar los servicios prestados. Toda condecoracin o distincin debe ir acompaada de su resolucin, la cual ser entregada en copia al homenajeado,
la cual constituye soporte de este reconocimiento y servir para adjuntar copia en hoja de vida. Una placa se
entrega como agradecimiento no como distincin, y no lleva por lo tanto resolucin adjunta. En la Universidad
se ha establecido un protocolo para la entrega de distinciones el cual est descrito en el Manual de Distinciones,
que maneja la Secretara Acadmica de la Institucin.

DEVELACIN DE PLACAS
Son dispuestas en las inauguraciones de nuevos espacios de infraestructura del campus acadmico. Antes del
acto, la placa debe estar cubierta en todo momento, dos horas antes del evento se dispone el velo con el que
se develar la placa.
No debe utilizarse la bandera del pas ni de la institucin para cubrir las placas a develar. Puede disponerse un
riel para colgar a manera de cortinillas, el velo que tapar la placa. Este luego se deber quitar. Para ello puede
usarse una estructura que se fije con chupas a la pared, o en caso de necesitarse taladrar debe consultarse con
la Oficina de Planeacin de manera que no se arriesgue la infraestructura del lugar.
La organizacin de la escena del acto de develacin
deber ser prxima a la ubicacin de la placa, cuando esta ya se encuentre instalada, o tener la placa en un
trpode especial para su develacin cerca del lugar de presidencia del acto para permitir agilidad y facilidad de
acceso a quienes la develarn y visibilidad para los asistentes.
El texto que se leer en una placa debe constar de datos como: en presencia de quines se devela (Consejo
Directivo, Rector), fecha en la cual se lleva a cabo la develacin, nombre del edificio o espacio que se inaugura, crdito de los patrocinadores o donantes que pudieron participar en esta construccin, y en algunos casos
pueden incluir los agradecimientos al cuerpo de funcionarios que participaron en la misma o se har una independiente para los agradecimientos.

CEREMONIA DE BIENVENIDA ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO


Esta ceremonia es el primer encuentro de nuestros directivos con los nuevos integrantes de la comunidad universitaria, en los Ceres y en la sede Barranquilla y en l se hace gran despliegue de organizacin y seguimiento.
Se realiza cuatro veces al ao, al inicio de cada semestre. La dependencia responsable de la organizacin de
estos actos es la Direccin de Bienestar Universitario, adscrita a la Vicerrectora Acadmica de la Universidad.
Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias estn las que a continuacin resaltamos:
Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el mximo protocolo y con los puestos de la
presidencia institucional desde el Rector, incluyendo el Vicerrector Acadmico, la Vicerrectora Administrativa,
los decanos, la Secretaria Acadmica y el representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico, quien
dirige unas palabras a los nuevos estudiantes. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. Se
considera como excepcin que sea presidido por ms de 5 personas, ubicadas en mesa principal.

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Ubicacin de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: se disponen dos zonas, una a
cada lado de la tarima central.
atril: se ubica uno solo sobre la tarima en donde est la mesa principal, al lado derecho de esta, para el presentador, las intervenciones del Rector y el orador invitado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposicin del
atril para la gua de uso del mismo.
Banderas: se dispone la de Corporacin Universitaria Americana al lado izquierdo de la mesa principal y las
territoriales con su precedencia detrs del atril. Ver punto 1.2
Himnos: se utiliza el de Colombia para abrir el acto y el de Corporacin Universitaria Americana como cierre
de la ceremonia, todos en versin audiovisual. Ver pgina 13
Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores. Habladores de
mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal.
Pantalla gigante: se disponen dos pantallas para la proyeccin de los himnos y para la presentacin en vivo de
las tomas de la ceremonia, con el correspondiente seguimiento de video.
Espacio para presentaciones: se dispone un espacio frente a la mesa principal para realizar la presentacin
deportiva o artstica segn la Direccin de Bienestar Universitario disponga para el caso. Agua para los miembros de la mesa principal y presentador para servir en copas de vidrio. de Comunicaciones. Ver punto 3.1.18
Libreto del presentador: Incluye el orden del da, la precedencia y el texto del presentador, adems de los
anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto
3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias. Presentador: sugerido y entrenado por la Direccin de Mercadeo
y Comunicaciones.

CAPTULO V
PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES
CENAS
Su duracin es de unas tres horas, comenzando generalmente a las 8 de la noche.
Es una ocasin primordialmente social, por lo tanto se pueden involucrar a los cnyuges de los invitados o a un
acompaante. Excepto cuando haya un ministro de estado invitado, para la ubicacin en la mesa no se exige
cumplir el protocolo estricto, se puede dejar libertad a los invitados permitindoles sentarse con quienes prefieran compartir, pero se debe tener presente guardar las precedencias con el anfitrin e invitado(s) especial(es) u
homenajeado(s), de manera que presidan el acto social. Para esto se le indicar a quien presida el acto, su lugar
de ubicacin y quien acompaar a su invitado especial u homenajeado, guindolo a sus puestos en la mesa.

COCTELES
Su duracin es de aproximadamente dos horas y su finalidad primordial es integrar un grupo de pares, acadmicos o administrativos, con intereses comunes.
No se acostumbra a disponer sillas pero s se deben disponer algunas a la mano u organizar unas pequeas
salas, por si hay invitados que llegaran a necesitarlas.
Dado que es un evento primordialmente social, no exige un orden del da que incluya discursos del anfitrin,
pero s se puede dar que se ofrezcan unas palabras de bienvenida por parte de ste y si el caso lo requiere
-por la esencia que haya motivado el eventoel organizador podr tambin intervenir para presentar el motivo de
reunin. Tambin podr incluirse un videoclip que ilustre la presentacin del organizador, en vez de dirigir sus
palabras. En todo caso estas intervenciones no debern extenderse ms de 10 minutos.

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ORGANIZACIN: ALMUERZOS Y DESAYUNOS
Elaboracin de base de datos o listas de invitados.
Envo de invitaciones, con un mnimo de diez das de antelacin y un mximo de quince.
Cuando se trate de autoridades de alto nivel debe anticiparse la fecha de envo y anunciarla previamente por
telfono. De igual manera, investigar si estos invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos.
Esta labor la adelantar la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas.
Se debe confirmar recibo de la invitacin y asistencia al evento con una semana y mnimo tres das de anticipacin.
Una vez hechas las confirmaciones, se elabora la lista definitiva de asistentes.
Coordinacin completa del servicio de comedor con la Direccin de Bienestar Universitario en la Universidad,
o con el restaurante elegido, si es fuera de ella.
Determinacin de la situacin de los puestos sobre el plano general de la mesa, en los casos en que sea exigida la etiqueta estricta.
En la Corporacin Universitaria Americana se da libertad para la ubicacin en la mesa, teniendo en cuenta
s, la ubicacin preferencial del anfitrin y los invitados especiales u homenajeados. (En este caso no se exige
ubicacin de tarjetas seala mesa). Colocacin de las tarjetas en las mesas, revisin del comedor y colocacin
de la correspondiente cartulina/men en la que se indique el motivo del acto.
Es importante la precedencia de las autoridades en estos actos.
Si los hay, los discursos pueden realizarse antes de servir la comida y una vez que todos los invitados hayan
ocupado sus lugares en la mesa, bien al finalizar los postres y despus de servir el caf. En uno y otro caso,
los discursos los iniciar el anfitrin y los terminar el invitado de honor

CELEBRACIONES INSTITUCIONALES
En la Corporacin Universitaria Americana se desarrollan anualmente las siguientes actividades con el fin de celebrar fechas especiales o agasajar a nuestros estudiantes, funcionarios y docentes tiempo completo. Adems
se reconoce la vinculacin de catedrticos por encima de 10 semestres acadmicos.

CEREMONIA DE ANTIGEDAD

FUNCIONARIOS Y DOCENTES

En donde se celebran desde los 5 aos, cada quinquenio de vinculacin a la Universidad de sus funcionarios y
profesores. As como la vinculacin de catedrticos desde los 10 semestres acadmicos.

DA DE LA SECRETARIA:

Se celebra en abril, en el marco de un almuerzo presidido por el Rector de la Universidad, como homenaje a las
secretarias de la Institucin y se invita a sus jefes y directivos. Durante la celebracin se le hace entrega de un
presente a cada una de las homenajeadas y adems se llevan a cabo rifas y concursos.

CELEBRACIN DE NAVIDAD

se divide en Entrega de regalos de navidad, la cual va dirigida a hijos hasta de 12 aos, de funcionarios y docentes; y Rifa de entre solteros, acto en el que se rifan regalos entre los funcionarios y docentes solteros o con
hijos mayores de 12 aos. Las dos actividades se desarrollan en la primera semana de diciembre

CAPTULO VI
PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL
PRESENTACIONES

El Rector de una universidad es a una Institucin lo que un jefe de estado es a una nacin, por eso a l se le
presentan decanos, profesores y alumnos sin consideracin de sexo o edad. El es quien debe mirar a las personas, hacerle el guio para que quienes estn a su alrededor se sientan cmodos. En el medio acadmico se
acostumbra presentar a las personas por su nombre, cargo y en el caso de los profesores, su nivel de formacin.

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En eventos acadmicos, la forma de presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona muy
conocida, se deben resaltar sus mritos, para que el auditorio se de cuenta de la importancia de la persona que
lleva la palabra, adems es un estmulo para ella.

NTEGRIDAD, TICA Y OTRAS RECOMENDACIONES

Para una excelente comunicacin y proyeccin personal, evitar los gestos, manas; ceder el paso a personas
mayores o de mayor rango y mantener un tono de voz adecuado a cada espacio y un uso apropiado del vestuario para cada situacin o evento, son entre otras, buenas prcticas para mantener unicidad en el comportamiento institucional.

CAPTULO VII
PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN
PROTOCOLO EN RELACIONES CON LA PRENSA

La estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicacin desde la Universidad va ligada a
las necesidades de mantener unas buenas relaciones con los periodistas y de unos mnimos para que stas
sean lo ms objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relacin profesional fructfera, logrando
su continuidad en el tiempo, lo cual exige mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y
hablar siempre con la verdad.
Para ello existe la Poltica de Comunicaciones de la Universidad, en donde se contemplan las formas, estrategias, directrices y mecanismos de comunicacin con los periodistas. Es la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas la nica rea encargada en la Universidad de convocar, promover y direccionar las relaciones
con los periodistas y directivos de los medios de comunicacin.
El objetivo ltimo de las relaciones con los medios es comunicarse con los pblicos de inters de la Universidad
y con la opinin pblica general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos: Tener en cuenta
los horarios en que son convocados los actos, que les impiden realizar su tarea. Considerar la duracin de
algunos actos, que les obligan a salir antes de que finalicen.
Evitar la falta de puntualidad con que inician las ruedas de prensa, presentaciones, inauguraciones, visitas etc.
algo que obliga a los periodistas, fotgrafos y camargrafos irse en mitad del acto, con el trabajo a medio hacer
para cumplir con otros compromisos.
La persecucin de la foto, ms pendiente de la imagen que del mensaje.
Prevenir intervenciones que van mucho ms all del tiempo prudencial y la convocatoria de ruedas de prensa,
que perfectamente pudieron ser sustituidas por un boletn de prensa.
Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se convocan actos son deficientes, lo que
lleva a periodistas, fotgrafos y camargrafos moverse por el saln para hacer bien su trabajo, an a costa de
deslucir el acto.
Ubicacin inadecuada para los periodistas en el saln del evento, lejos de la mesa de honor, de los pasillos de
entrada y salida, con poca visibilidad de lo que est sucediendo, etc.

CONFERENCIA DE PRENSA

Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicacin hechos importantes de la Universidad, que tengan inters para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales. Tiene la ventaja de
facilitar un dilogo abierto y formal sobre un tema que la Universidad propone a los medios.
Cuando desde la Universidad se convoca una conferencia de prensa se deben tomar en cuenta, como es lgico, algunos elementos que afectan a la relacin de la Institucin con los medios de comunicacin: El inters
o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye sobremanera en la asistencia de los medios de
comunicacin, el inters lo mide el informador, no el Gabinete de Comunicacin de la Universidad o quin va a
divulgar una determinada informacin.

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Hay horarios en los que no debe convocarse a los periodistas, pues si se hace, difcilmente acudirn los medios de comunicacin: a partir de las 12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia
de una autoridad o un personaje muy destacado.
Decir con que venga tal o cual medio de comunicacin es fcil pero complica las cosas. Una buena poltica
informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de informacin, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos.
El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, as que cualquier esfuerzo por facilitarle su tarea redunda en un mejor tratamiento de la informacin.
Una mirada desde el ceremonial:
La decisin y organizacin de este tipo de eventos es responsabilidad de la Direccin de Mercadeo y Comunicaciones,. En ellas se tienen en cuenta aspectos como: la invitacin, recepcin de los invitados, organizacin
del lugar, que se visibilice el logotipo de la Universidad, la ubicacin de quien preside la rueda de prensa, ofrecer
una atencin social si fuera necesario y entregar informacin de apoyo a los periodistas que asistan a la conferencia.
Adems se debe facilitar que acceda a la fuente de informacin en privado, y la toma de audios y videos, previa
autorizacin y preparacin del vocero correspondiente al tema.

CAPTULO VIII
PROTOCOLO DEPORTIVO
El protocolo deportivo es la forma como se dispone un acto para que tenga los efectos deseados por la Institucin que lo organiza. Promover el espritu de competencia en los deportes es sano, pero ello implica cuidar las
buenas maneras. Los deportes, por regla general, tienen sus propias normas de etiqueta para los diferentes
tipos de deporte, ya sea no competitivo, como competitivo en el cual se enfrentan personas o equipos entre s
para ganar una partida o una carrera.
Este protocolo tiene ceremonias de:
Inauguracin de las canchas deportivas y/o de los juegos.
Premiacin.
Clausura.
En la Universidad se pueden considerar como ceremonias protocolarias deportivas, los siguientes casos:
El saque inicial de honor en un partido de ftbol.
La entrega de banderas entre los capitanes de los equipos.
El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener.
La llama olmpica.
Cuando es un solo deporte el que compite, se denomina campeonato. Cuando la competencia es de varias
disciplinas, se denomina juegos.
Los siguientes son los smbolos que se deben tener en cuenta en las ceremonias deportivas que organice la
Universidad.
Las banderas: Del pas anfitrin, de los pases participantes, si son juegos internacionales, y las banderas de
los diferentes juegos.
Los himnos de los pases y los deportivos.
Los heraldos.
Cuando la corporacin Universitaria Americana est interesada en solicitar la sede de unos juegos, por protocolo se solicitan de la siguiente manera:
En Colombia a Coldeportes.
En otros pases se hace el trmite partiendo de la ciudad por intermedio del Alcalde; del departamento, con el
Gobernador; el poder legislativo, por intermedio del Congreso y el ejecutivo con el Presidente de la Repblica.

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Precedencia en desfiles inaugurales
Dado que el desfile es un acto protocolario el orden es el siguiente:
Recibimiento de autoridades y ubicacin en la tarima de honor.
Presentacin artstica.
Heraldo de los juegos.
Banderas de Colombia, de Barranquilla, de Corporacin Universitaria Americana y de los juegos, debidamente
ubicadas.
Delegaciones:
En primer lugar ingresa la delegacin de la ciudad, le sigue el pas o la ciudad que fue sede la ltima vez que se
llevaron a cabo los juegos, y hace entrega simblica de la sede al ingresar.
Luego, en orden alfabtico las dems delegaciones. Por ltimo la delegacin anfitriona.
Cada delegacin mantiene el siguiente orden:
Heraldo de su ciudad o entidad que representa.
Banderas.
Deportistas-Primero las damas y luego los caballeros.
Autoridades de Juzgamiento.
Comit Organizador.
Fuego Olmpico.
El deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de honor y lo deposita en el pebetero el cual debe permanecer encendido hasta cuando termine el certamen.
Interpretacin de los himnos.
Izada de las banderas: de los pases y de los juegos.
Las intervenciones.
El juramento de los deportistas y los jueces.

CAPTULO IX
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FNEBRES
DEFUNCIONES

Los funerales y entierros son ceremonias que deben guardar y respetar las costumbres y normas que cada familia involucrada tenga. A continuacin se establecen algunas prcticas sugeridas para el manejo de defunciones
de personal vinculado a la Universidad.
El fallecimiento de un miembro del Consejo Directivo, un fundador de la Universidad, ex rector u otros directivos,
requiere un tratamiento especial y se establece mediante un procedimiento que fijar el izamiento de la bandera
Institucional a media asta, durante uno, dos o tres das de acuerdo con la decisin del Rector o del Consejo Directivo.
El Rector de la Universidad o en su ausencia el Director de Gestin Humana enviar mensajes de condolencias
a la familia. La Direccin de Gestin Humana y la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, previo
contacto con los familiares del difunto apoyar la realizacin de la ceremonia religiosa, segn el lugar y la persona (de la Iglesia a la cual pertenece el fallecido), que la presidir.
Les corresponde a las oficinas de Gestin Humana y Comunicaciones y Relaciones Pblicas anunciar a la
comunidad universitaria, directivos, docentes, administrativos, profesores y estudiantes, por los medios establecidos para la comunicacin interna, sobre el deceso del directivo. Igualmente, les corresponde contactar a los
dems miembros del Consejo Directivo y dems directivas institucionales para anunciarles el hecho e invitarlos
a las exequias, indicando da, hora y lugar.
Le corresponde a la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas solicitar permiso a la familia la colocacin de la bandera de Corporacin Universitaria Americana en el fretro. La Universidad invitar a la comunidad
Barranquillera a las honras fnebres mediante un aviso de prensa Manual de Protocolo encabezado por el
Rector y los Miembros del Consejo Directivo (y la comunidad universitaria si lo amerita) en el que se indique el

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nombre y el cargo que ocup el fallecido en la Institucin.
As mismo se debe enviar una corona de flores, si la familia no solicita lo contrario y define sugerir hacer una
donacin. Caso en el cual, la Universidad debe establecer previamente un monto de dinero para entregar dicha
donacin a la entidad que la familia indique.

PROFESORES O FUNCIONARIOS
Cuando sucede la muerte de un profesor o funcionario administrativo, el director del rea deber avisarlo
a la autoridad acadmica o administrativa directa que corresponda, y a la Direccin de Bienestar Organizacional
y de Gestin Humana.
En el momento de conocer el fallecimiento de un docente o funcionario la Direccin de Gestin Humana determinar el envo de un sufragio o flores, y adems se encargar de hacer llegar a la familia un mensaje de condolencias de parte del Seor Rector y en su nombre, de la Directora de Gestin Humana;. Se procede de esta
manera cuando se conoce la prdida de un funcionario o alguien que integra su ncleo familiar primario (padre,
madre, esposa, hijo). Es deseable que los compaeros de trabajo de quien fallece o tuvo la prdida, acompaen
a la familia durante las honras fnebres.

ESTUDIANTES
Cuando sucede la muerte de un estudiante, el Coordinador de Programa deber avisarlo a las autoridades acadmicas y a la Direccin de Bienestar Universitario, quien dar curso a lo pertinente. En el momento de conocer
el fallecimiento del estudiante, la Direccin de Bienestar Universitario deber enviar a su familia un mensaje de
condolencias de parte del Rector y en su nombre del Decano de la Divisin y el Director de Programa Acadmicos al cual perteneca.
Los directivos acadmicos del programa en el cual se sufre la prdida deben hacer presencia en las honras
fnebres que la familia organice. Si la familia lo informa y solicita, se podr hacer extensiva la informacin sobre
estas honras a los profesores y compaeros del estudiante fallecido, para que acudan a las honras fnebres.

MISAS EN MEMORIA
En casos excepcionales y por autorizacin del Rector, se podrn organizar misas en memoria de estudiantes,
profesores o funcionarios fallecidos, casos en lo que se seguir el estricto protocolo que el momento requiera.
La misa u otra ceremonia religiosa, deber organizarla la Direccin de Gestin Humana en el caso de docente
o funcionario, y la Direccin de Bienestar para el caso de estudiantes. La Direccin de Mercadeo y Comunicaciones, acompaar la organizacin y comunicacin de las honras fnebres que se decida organizar.

EL ANUNCIO DEL DECESO


De acuerdo con las polticas de la Universidad, el anuncio del fallecimiento se har por medio de la prensa,
previa decisin de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas y/o por solicitud de las reas acadmicas o administrativas relacionadas con la persona fallecida o sufre la prdida.
9.2. Duelos Oficiales o nacionales.
Cuando ocurra un duelo nacional, la Universidad se puede adherir al mismo. En este caso, se izar la bandera
nacional y la Institucional a media asta por los das que indique el rector o el comit de Protocolo de la Universidad. El procedimiento para levantar la bandera indica que sta debe izarse hasta el tope de mstil y luego bajarla hasta quedar a media asta. Para arriar la bandera, sta se iza hasta el tope y luego se baja en su totalidad.
47 Manual de Protocolo Manual de Protocolo

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CAPTULO X
NETIQUETA
La etiqueta del ciberespacio se denomina Netiqueta. Corporacin Universitaria Americana ha incluido en
este Manual algunos aspectos que debe regir en la Institucin con el fin de cumplir con las normas de etiqueta
que exige este tema de tanta utilizacin en el mundo moderno.

NETIQUETA EN EL CORREO ELECTRNICO


Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo hara con una
carta firmada. Agrguele al final de su mensaje informacin de contacto.
Utilizar letras en mayscula es de muy mala educacin
Da la sensacin de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir prrafos enteros en letras maysculas. Si
se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta ms larga, ms tarde.
Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamao, antes de enviarlo. Se debe tener
presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas. Evite enviar mensajes en cadena.
Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con
ellos la red.
Tener cuidado cuando se escribe, con la direccin de un correo. Hay mensajes que llegan a un grupo de personas a quienes no les interesa recibirlos.
Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envi el
mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo.
Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas,
incluidos los web mster de la pginas que visitas, no cobran ni tienen la obligacin de responder. Son personas
que si responden estn haciendo un favor.

NETIQUETA CON EL CELULAR


El uso del celular se ha convertido en una herramienta permanente de comunicacin lo cual exige un uso protocolario que requiere el cumplimiento de las siguientes normas, especialmente en lugares pblicos, eventos,
cenas y ceremonias. Antes de iniciarse una actividad o evento:
Apague el celular o pngalo en vibrador.
No utilice sin estar autorizado sus cmaras fotogrficas ni de video.
Evite hablar por el celular.
Asegrese de no dejar el celular a la vista de otros.
En reuniones importantes debe mantenerlo apagado. No conteste llamadas mientras est en la reunin. Si
debe contestar la llamada en medio de una reunin, disclpese y retrese para hablar, no lo haga en pblico.
No deje de contestar cuando le sea posible.

NETIQUETA PARA EL USO DEL TELFONO


El telfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le d puede posicionar a la Institucin de manera favorable o nada favorable. Por lo anterior, Corporacin Universitaria
Americana debe crear un estilo propio en el uso del telfono cumpliendo con lo siguiente:
Las llamadas que entran a la oficina deben ser contestadas con prontitud.
Debe contestarse de manera educada, presentar un saludo, dar el nombre de quien contesta, el rea donde
trabaja, y el nombre de la Universidad.
Ejemplo: Buenos das, le habla Beatriz Pereira del Programa de Ingeniera, de Corporacin Universitaria Americana, en que puedo servirle?.

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Se debe tratar a la persona que llama de usted hasta cuando le autorice llamarlo por su nombre de pila. El
telfono debe contestarse con tono adecuado y buena vocalizacin.
Cuando quien llame sea de otro pas, hable despacio y claro para hacerse entender de la mejor manera. Si
no habla el idioma extranjero asegrese de tener una frase escrita en ingls y-o francs que indique que lo va
a remitir a alguien que domine ese idioma.
Se deben devolver todas las llamadas pendientes. Especialmente si se ha ofrecido hacerlo.
No se debe hacer esperar mucho tiempo al cliente o a cualquier persona al telfono.

BIBLIOGRAFA
Ana Elosa Ziga, Moderno Manual de Etiqueta Y Protocolo, Crculo de Lectores 1996 y Etiqueta Moderna, Crculo de
Lectores 2006.
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola.
Eduardo Lemaitre, Manual de Urbanidad Como Comportarnos, Pime S.A, Editores, 1.986.
Fernando Rueda Cuenca, Jose Carlos Sanjun Monforte, El Protocolo en la Sociedad y en la Empresa. Unin Elctrica
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Javier lvarez Lozano, Lo que usted Cree que sabe acerca del ceremonial y el protocolo. Universidad Pontifica Bolivariana, 2006.
Rogelio Ernesto Echeverry Palacio, Mnica Mara
Restrepo Arbelez, Protocolo Ceremonial y Etiqueta,
2008.
Otros
Tercer Congreso Internacional de Protocolo, Valencia (Espaa), Septiembre 2.000

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