MANUAL PARA LA ATENCIN DE

DENUNCIAS PRESENTADAS EN
LA AUDITORA INTERNA DEL
TRIBUNAL REGISTRAL
ADMINISTRATIVO.
TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO
CONSIDERANDO:
1Que el artculo 23 de la Ley General de Control Interno, , No. 8292 del 4 de setiembre del
2002,establece que la Auditora Interna, se organizara y funcionara conforme lo disponga el
Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas, polticas y directrices que emita
la Contralora General de la Repblica, las cuales son de acatamiento obligatorio.
2Que el artculo 25 de la Ley General de Control Interno, establece que los funcionarios de
la Auditora Interna ejercern sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio
respecto del jerarca y de los dems rganos de la administracin activa.
3Que de conformidad con el numeral 3 del Reglamento a la Ley contra la Corrupcin y el
Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica, N 8422 del 29 de octubre de 2004, el derecho a
la participacin ciudadana en la lucha contra la corrupcin, se fundamenta, entre otros, en el
poder ciudadano de denuncia.
4Que los artculos 6 y 8 de la Ley General de Control Interno N 8292 del 04 de setiembre
de 2002 y de la Ley Contra la Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica, N
8422 del 29 de octubre de 2004, establecen el deber de la Administracin y de las Auditoras
Internas, de guardar confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten
denuncias ante sus oficinas, as como de la informacin, documentacin y otras evidencias de la

Direccin: Costado Oeste del Segundo Circuito Judicial de San Jos, Montelimar, Goicoechea
Telfono: (506) 2247 3400 / Fax (506) 2236 6595 / Apartado Postal: 2084 2100

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investigacin que efecten y cuyos resultados puedan originar la apertura de procedimientos

administrativos.
5Que en el presente Reglamento se comentan las siguientes definiciones y trminos:
Administracin: De acuerdo con artculo 1, inciso 6), del Reglamento a la Ley contra la
Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica, es la funcin que ejercen el
jerarca y los titulares subordinados en los entes y rganos sujetos a la Ley General de Control
Interno, N 8292 del 31 de julio de 2002, y que incluye los procesos de custodia y recaudacin
de fondos pblicos, el establecimiento de rentas o ingresos a favor del Estado, y la aprobacin y
autorizacin de erogaciones con fondos pblicos.
Administracin activa: Segn el artculo 2, de la Ley General de Control Interno, desde el punto
de vista funcional, es la funcin decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la
Administracin. Desde el punto de vista orgnico es el conjunto de rganos y entes de la funcin
administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como ltima instancia.
Denuncia: Conforme con la resolucin N 2001-00040 de las quince horas con nueve minutos
del tres de enero del dos mil uno, la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia
establece que: Las denuncias son medios utilizados por los administrados para poner en
conocimiento de la Administracin, hechos que el denunciante estima irregulares o ilegales, con
el objeto de instar el ejercicio de competencias normalmente disciplinarias o sancionatorias,
depositados por voluntad popular en los rganos pblicos.
Denunciante: De conformidad con el artculo 1, iniciso13), del Reglamento a la Ley contra la
Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica (N 8422 del 29 de octubre de
2004 y sus reformas), es la persona fsica o jurdica, pblica o privada, que pone en
conocimiento, en forma escrita, verbal o por cualquier otro medio, de la Contralora General de
la Repblica, la Administracin y las Auditoras Internas de las Instituciones y Empresas
Pblicas un hecho para que se investigue, con el fin de prevenir o determinar la comisin de
actos de corrupcin o cualquier situacin irregular que incida sobre la Hacienda pblica, as
como para que se establezcan las sanciones civiles y administrativas correspondientes sobre sus
responsables.
Denuncia annima: De acuerdo con los artculos 1, incisos 13 y 14), del Reglamento a la Ley
N 8422, es aquella noticia de un hecho o conducta presuntamente corrupta, que presenta una
persona sin identificarse o mediante el uso de seudnimo o nombre falso, ante la Contralora
General de la Repblica, la Administracin y las auditoras internas de las instituciones y
empresas pblicas para que sea investigada, y que en caso de llegar a comprobarse, se
establezcan las acciones correctivas respectivas y las sanciones correspondientes sobre los
responsables.
Fondos Pblicos: Segn el artculo 1, inciso17), del Reglamento a la Ley N 8422, son los
recursos, valores, bienes y derechos, propiedad del Estado, de rganos, de empresas o de entes
pblicos.

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EL TRIBUNAL REGISTRAL, RESUELVE EMITIR EL SIGUIENTE:

MANUAL PARA LA ATENCIN DE DENUNCIAS PRESENTADAS EN LA AUDITORA
INTERNA DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO.
CAPTULO I: ASPECTOS GENERALES
Artculo 1. Objetivo: El presente Reglamento tiene como objetivo informar y regular la forma
en las que las personas fsicas o jurdicas deben presentar las denuncias ante la Auditora
Interna del Tribunal Registral Administrativo, as como los requisitos que debe reunir una
denuncia y el procedimiento que emplear la Auditora Interna para la recepcin, valoracin de
su procedencia y trmite de las denuncias sobre posibles actos irregulares o contrarios al
ordenamiento jurdico, ofreciendo con ello un canal de comunicacin abierto para facilitar el
ejercicio de la facultad y obligacin de todo ciudadano de denunciar los hechos indebidos sobre
los cuales tenga conocimiento.
Artculo 2.- Origen de las Denuncias: Sin costo alguno y sin formalidades especiales, toda
persona podr interponer denuncia contra el Jerarca Institucional, cualquier titular
subordinado, o funcionario del Tribunal Registral Administrativo, por los hechos que estime
irregulares, sobre los cuales tenga conocimiento.
La denuncia puede originarse de:
2.1 Un traslado de la Contralora General de la Repblica como rgano de control y
fiscalizacin superior, de la Asamblea Legislativa, o de cualquier otra instancia
gubernamental.
2.2 Un traslado de denuncia del Jerarca Institucional, o de cualquier titular subordinado, o
funcionario del Tribunal de cualquier rango.
2.3 Un documento con carcter annimo.
2.4 Cualquier ciudadano, mediante documento debidamente firmado, segn lo dispuesto en el
artculo 8 del Reglamento a la Ley contra la Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la
Funcin Pblica.
Artculo 3.- Alcance. La Auditora Interna tramitar aquellas denuncias que versen sobre
posibles hechos irregulares o ilegales, en relacin con asuntos tales como el uso y manejo de
fondos pblicos por parte de los funcionarios del Tribunal Registral Administrativo, o sujetos
pasivos que se le hayan transferido recursos para su administracin e hicieran mal uso de stos,
as como lo regulado por la Ley contra la Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin
Pblica N 8422, y en casos como el manejo de la informacin tal como lo establece la Ley
General de Control

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Artculo 4.- Principios generales. La admisin de denuncias se atender en concordancia con

los principios de simplicidad, economa, eficacia, eficiencia, legalidad y razonabilidad.
Artculo 5.- De los requisitos que deben contener las denuncias presentadas.
5.1 Los hechos denunciados debern ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada,
brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigacin (fecha y lugar en que
ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los ejecut). Lo anterior en las
oficinas de Auditora ubicadas en el Plantel Ftima.
5.2 Se deber sealar la posible situacin irregular que afecta al Tribunal Registral
Administrativo.
5.3 El denunciante deber indicar cul es su pretensin en relacin con el hecho denunciado.
5.4. Preferiblemente, se deber indicar el nombre del denunciante y lugar de notificacin.
5.5 Se atendern denuncias verbales en el Tribunal Registral Administrativo, correspondiendo a
la Auditora Interna, levantar el acta respectiva conteniendo la informacin necesaria para
tramitar la investigacin.
Artculo 6.- Garanta de confidencialidad de las denuncias: En todos los casos, la Auditora
Interna, deber guardar la confidencialidad de la identidad del denunciante, con base en lo
dispuesto en el artculo 6 de la Ley General de Control Interno, y 8 de la Ley Contra la
Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica, salvo que este solicite
expresamente que su identidad se haga constar en el expediente que habr de conformarse;
circunstancia que en todo caso, no exime al Auditor, de su obligacin de guardar esta
confidencialidad.
Toda la informacin, documentacin y otras evidencias de las investigaciones cuyos resultados
puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, sern confidenciales durante la
formulacin del informe respectivo. Una vez notificado el informe y hasta la resolucin final del
procedimiento administrativo, la informacin contenida en el expediente ser calificada como
informacin confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrn libre acceso
a todos los documentos y las pruebas que existan en el expediente administrativo.
Se excepta de la disposicin contenida en el prrafo anterior a la Asamblea Legislativa,
cuando en el ejercicio de las facultades contenidas en el inciso 23) del artculo 121 de la
Constitucin Poltica, soliciten el acceso a los informes, la documentacin y las pruebas
relacionadas con la presentacin de denuncias. Igualmente, se excepta a las autoridades
judiciales, quienes podrn solicitar la informacin pertinente, ante la posible existencia de un
delito contra el honor de la persona denunciada.
Artculo 7.- De las denuncias annimas. La Auditora Interna analizar el contenido y
razonabilidad de la denuncia annima presentada. Si la misma contiene elementos suficientes y

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prueba idnea que permita valorar los hechos presentados, se aceptar la denuncia. De no
cumplir con dicho requisito, la Auditora Interna la archivar, emitiendo una resolucin escrita
para ello.
Artculo 8El Auditor Interno queda facultado para la recepcin de cualquier tipo de
denuncia, contra cualquiera de los funcionarios del Tribunal Registral Administrativo.
Artculo 9La Auditora Interna deber llevar un registro de las denuncias que se presenten,
de las cuales deber acusar recibo al denunciante.

CAPTULO II:
DE LA ADMISIBILIDAD y TRAMITACIN DE LA DENUNCIA
Artculo 10En el trmite y admisibilidad de las denuncias, la Auditora Interna observar lo
dispuesto en los artculos 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 y 24 del Reglamento a la Ley contra la
Corrupcin y el Enriquecimiento Ilcito en la Funcin Pblica.
Artculo 11Admisibilidad de la denuncia. La Auditora Interna una vez recibida la denuncia,
valorar su contenido y determinar si procede su admisin para efectos de investigacin.
Deber determinar si se trata de una actuacin material o de una omisin, la gravedad y
relevancia de los hechos denunciados y cualquier otro aspecto de importancia relativa que se
desprenda de los hechos denunciados. El Auditor Interno determinar de acuerdo con su criterio
profesional, las acciones por seguir y la prioridad de su atencin segn su plan anual de
trabajo.
Si la denuncia presentada ante la Auditora Interna versa sobre hechos que por su naturaleza y
materia resultan ajenos a su competencia, ser trasladada a la unidad administrativa
competente, para que determine sobre su admisibilidad y proceda de conformidad.
En todo caso, el traslado del expediente se har en sobre cerrado en resguardo de la
confidencialidad de la informacin. En la parte externa del sobre deber consignarse la leyenda
CONFIDENCIAL, y se le advertir al responsable del rea competente, su obligacin de
observar este precepto legal.
Admitida la denuncia se proceder a darle el curso respectivo, y se informar al denunciante de
esa circunstancia en el domicilio o direccin que seale para ese efecto.
Artculo 12.Del curso de la denuncia: Se dar curso a las siguientes denuncias:
12.1

Las escritas u orales firmadas por el denunciante.

12.2

Las escritas u orales annimas, si a criterio de la Auditora contienen elementos que

permitan la clara identificacin de los hechos acontecidos y de los presuntos
responsables.

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12.3

Las escritas annimas que sean trasladadas por la Contralora General de la Repblica,
y dems instancias de control debidamente acreditadas. En caso de que el hecho u
omisin denunciado haya sido objeto de anlisis en anteriores estudios o investigaciones
realizadas por los rganos de control, se revisar si existen nuevos elementos que
ameriten otro anlisis, de lo contrario no se realizar un nuevo estudio.

Artculo 13.- Trmite de las denuncias recibidas. Una vez establecida la admisibilidad de la
denuncia, se iniciar la correspondiente investigacin preliminar a efecto de determinar si
existen fundamentos suficientes para iniciar el estudio correspondiente.
Para ello, se conformar un expediente que contendr todas las diligencias previas, sean datos,
informaciones, entrevistas, documentos, evidencias, elementos probatorios y dems insumos
relacionados con el asunto, todo lo cual tendr carcter confidencial.
Concluida la investigacin, se elaborar un informe que deber contener: las actuaciones
realizadas, una relacin de hechos clara, precisa y circunstanciada, con indicacin del alcance,
as como las consideraciones y recomendaciones que se estimen pertinentes.
Cuando en razn del resultado de la investigacin se recomiende la apertura de un proceso
administrativo para determinar eventuales responsabilidades, la Auditora Interna remitir al
rgano competente el expediente con toda la documentacin originada y que sustenta el hecho
investigado.
En todo caso, la Auditora Interna ejecutar sus estudios de conformidad con lo establecido en
los Manuales para el Ejercicio de la Auditora Interna, y Manual de Normas Generales de
Auditora, y en observancia a las regulaciones de orden jurdica y tcnico que rige la materia.
Si de la investigacin preliminar se concluye que no existen mritos suficientes para iniciar un
estudio, se archiva la denuncia.
Artculo 14.Remisin y recepcin del informe: En el trmite de los informes motivados en
denuncias, la Auditora Interna, observar lo dispuesto en los artculos 35, 36 y 37 de la Ley
General de Control Interno.
Artculo 15 - La Auditora Interna podr solicitar aclaracin sobre lo denunciado: En caso
que la Auditora Interna determine que existe imprecisin en los hechos denunciados se
otorgar a la parte denunciante un plazo no menor de 10 das hbiles para que ste complete su
informacin o de lo contrario se archivar o desestimar la gestin sin perjuicio de que sea
presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestin.
Artculo 16 Traslado de la Denuncia a instancias del Tribunal Registral Administrativo: La
Auditora Interna del Tribunal Registral Administrativo, luego de analizar el contenido de la
denuncia presentada, podr trasladar a la Administracin activa para su atencin, aquellas
denuncias que por su contenido, sean, a criterio del Auditor Interno soporte de atencin por

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parte de la Administracin activa, la que deber atender e informar de su resultado a la

Auditora Interna e interesados.
Artculo 17.- De los resultados de la investigacin producto de las denuncias. La Auditora
Interna informar al rgano Colegiado del Tribunal Registral Administrativo o a la
Administracin, segn corresponda, sobre el resultado de la investigacin producto de la
denuncia. Asimismo, podr informar al denunciante una vez conocido el informe por quien
corresponde. La Administracin Activa deber resolver con fundamento en los tiempos
regulados en la Ley General de Control Interno.
Artculo 18.- Denuncias trasladadas por la Contralora General de la Repblica. La Auditora
Interna atender, de acuerdo con su plan de trabajo, las denuncias que le sean remitidas por el
Ente Contralor. No obstante, de acuerdo con el contenido de stas, podr dar prioridad a su
atencin en el menor tiempo posible.
Artculo 19.- Del seguimiento de los resultados: La Auditora Interna, como unidad del sistema
de control interno, de acuerdo con los procedimientos establecidos, dar seguimiento a los
resultados producto de las denuncias presentadas, para verificar el cumplimiento de las
recomendaciones emitidas al respecto, as como de las denuncias que remita a la
Administracin Activa para verificar que las mismas sean cumplidas.
CAPTULO IV:
DE LA DESESTIMACIN Y ARCHIVO DE LA DENUNCIA
Artculo 20.- De los motivos para la desestimacin y archivo de la denuncia. Se tendr por
desestimada una denuncia:
A. Si no corresponde al mbito de competencia descrito en los artculos 5, 11 y 12 de estas

regulaciones.
B. Si se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relacin con

conductas ejercidas u omitidas por la Administracin del Tribunal Registral

Administrativo, salvo que de la informacin aportada en la denuncia se logre determinar
la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditora
Interna.
C. Si se estima, producto del anlisis del costo-beneficio, que la erogacin de la

investigacin pudiera ser superior al beneficio que se obtendra al atender la denuncia.

Para dicho efecto, se deber dejar constancia del anlisis realizado por parte del
Auditor Interno.
D. Si el asunto planteado ante la Auditora Interna, se ha hecho del conocimiento de otras

instancias de la Administracin activa con potestades para realizar la investigacin. La

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Auditora Interna coordinar con esas unidades a efecto de no duplicar el uso de

recursos pblicos y establecer la instancia que deber atender la denuncia.
E. Si fuera una reiteracin o reproduccin de otras denuncias similares sin aportar

elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditora
Interna o por otras unidades de la Administracin activa.
F. Si omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artculo 5 y 12 de este

Reglamento.
Artculo 21.- Fundamentacin de la desestimacin y archivo de la denuncia: Cuando la
Auditora Interna desestime una denuncia, deber motivar y dejar evidencia en el expediente
correspondiente de los motivos por los cuales se desestim y archiv la denuncia, emitiendo una
resolucin escrita para ello, la cual se archivar junto con la denuncia. Asimismo, si
corresponde, se trasladar a quien por competencia corresponda.
CAPTULO V: COMUNICACIN DE RESULTADOS
Artculo 22.- De la comunicacin al denunciante. Cuando la denuncia sea presentada con el
nombre, calidades y direccin para notificaciones del denunciante, la Auditora Interna deber
comunicarle el resultado de la investigacin o de cualquier gestin que se haya tomado en torno
a la denuncia, sea sta la desestimacin, archivo o traslado de la misma a la Administracin
Activa u otras instancias.
Artculo 23. De la comunicacin por la Administracin Activa: La Administracin Activa
deber comunicar a la Auditora Interna del Tribunal Registral Administrativo de lo actuado
sobre las denuncias que sta le haya trasladado para su atencin, as como al denunciante si se
dispone de su nombre, calidades y direccin para notificaciones.
Artculo 23.- De los procedimientos de Auditora. La Auditora Interna utilizar los
procedimientos establecidos en el Manual para el Ejercicio de la Auditora o aquellos que sean
necesarios, cumpliendo con el ordenamiento jurdico.
Artculo 24. Vigencia: Este Reglamento rige a partir de su publicacin en el Diario Oficial La
Gaceta, y deroga cualquier otro documento que se haya emitido relacionado con este tema en el
Tribunal Registral Administrativo.
Aprobado por el rgano Colegiado del Tribunal Registral Administrativo, mediante
acuerdo No. SE-751-2014, Artculo N cuarto, de la Sesin Ordinaria N 39-2014,
celebrada a las nueve y treinta horas, del ocho de octubre de dos mil catorce.