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PROCEDIMIENTO CONTROL DE

DOCUMENTOS

CODIGO: PR01_GC_V01
VERSION: 01
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1. OBJETO
Por medio de este procedimiento se normaliza la forma como se elaboran los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.) de la Empresa CONTRI LTDA.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del sistema de gestin de la calidad.
3. DEFINICIONES

Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad


(SGC) de la institucin.
Caracterizacin de procesos: Documentos que establecen de manera general como
se estructura o determina un proceso.
Procedimiento: Documento que proporciona informacin consistente sobre Que, Quien,
Como, Cuando y donde efectuar las actividades de un proceso.
Instructivo: Documentos que proporcionan informacin detallada sobre como efectuar
una actividad o subproceso especfico.
Formato: Documento que registra datos de una actividad para toma de decisiones.
Registro: Documento que proporciona evidencia de la realizacin de una actividad o
tarea. Puede ser un video, fotografas, formatos diligenciados o cualquier medio
magntico que almacena informacin
Documentos Externos: Documentos generados por terceros, aceptados como parte
del sistema documental de la organizacin. Entre los documentos externos se pueden
considerar: Normas, cdigos, decretos, circulares, leyes, informacin del cliente, entre
otros.

4. CONTENIDO
4.1

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

A continuacin se describe la forma como se documentan los procedimientos de los Sistemas


de Gestin de Calidad de la Empresa CONTRI LTDA.
Si se requiere un mayor detalle para la descripcin de un grupo de actividades afines, se
documentan por medio de un instructivo, como se establece en el presente procedimiento, (Ver
Numeral 4.2.) Contenido de los Instructivos.

Elaboro:

Revis:

Coordinador S.G.C.
Fecha:
11-01-2008
Firma:

Representante de la Direccin
Fecha:
14-01-2008
Firma:

CALIDAD POR PRINCIPIO

Aprob:
Yesid Orlando Perdomo
Gerente
Firma
Fecha:

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4.1.1

Portada: Contenido, cuadro de revisin y aprobacin.

Elaboro: Identifica el nombre de la persona que elabora el documento o Coordinador del


S.G.C. segn el caso, se escribe en letra Arial 11, Sin negrilla y Centrado.
Fecha de Elaboracin del Procedimiento: Se escribe en letra arial 11, sin negrilla y
centrado, (DD-MES-AAAA).
Reviso: Nombre del Representante de la Direccin o Su Delegado, encargado de la
revisin del procedimiento Se escribe en Arial 11, Sin negrilla y Centrado.
Fecha de Revisin del Procedimiento: Se escribe en letra arial 11, sin negrilla y
centrado, (DD-MES-AAAA).
Aprob: Nombre del Gerente, Se escribe en letra arial 11, sin negrilla y centrado.
Fecha de Aprobacin: Se escribe en letra arial 11, sin negrilla y centrado, (DD-MESAAAA).
4.1.2

Encabezado en todas las hojas.

Logo: Logotipo de la Empresa


Titulo o Nombre del Documento del Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.), se
escribe centrado, en negrilla y en letra Arial 11.
Cdigo: Identificacin alfanumrica que se reasigna a cada procedimiento, instructivo,
manual. Se escribe en letra Arial 11, sin negrita y Centrado Izquierda
Versin: Identifica en nmero de ediciones que ha tenido el documento: cuando se
modifique la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, la versin aumenta de
la siguiente manera, Versin 01, Versin 02, etc. Se escribe en letra Arial 11, sin negrita
y centrado Izquierda.
Fecha, paginacin en formato Pgina X de Y.
Codificacin:
El cdigo de los documentos se establece as:
PR03_RF_V01
Cdigo del Tipo Documento (2 letras), consecutivo del documento, Guin, Siglas del proceso (2
letras), Guin, la letra V seguida del nmero de Versin.
Ejemplo: PR03_RF_V01: Significa que es un procedimiento, que pertenece al proceso de RF, el
primero en consecutivo y Versin 1.

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El cdigo de los formatos y otros registros elaborados por la organizacin se establece
as:
FO03_RF_V01
Cdigo del tipo documento (2 letras), Consecutivo de 2 dgitos, Guin, Siglas del proceso (2
letras) al que pertenece el documento, Guin, la letra V seguida del nmero de Versin.
Tipos de Documento
DOCUMENTOS
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CARACTERIZACION
INSTRUCTIVO
FORMATO
OTROS DOCUMENTOS

CODIGO
MC
PR
CA
IN
FO
OD

Los procesos debern seguir la siguiente nomenclatura:


PROCESOS
DIRECCION
COMERCIAL
REVISORIA FISCAL
AUDITORIA EXTERNA
GESTION DE CALIDAD
RECURSOS HUMANOS
COMPRAS
4.1.3

CODIGO
DR
CM
RF
AX
GC
RH
CP

Contenido

Objeto: Seccin en la cual se establece claramente lo que se obtiene con el


procedimiento (Propsito del Procedimiento)
Alcance: Expresa el mbito o aplicabilidad del procedimiento, teniendo el cuenta dos
criterios para su definicin:
o
o

La delimitacin del procedimiento con una actividad inicial y una final.


El campo de aplicacin del procedimiento (a quin se dirige: personas, procesos,
organizaciones, sistema, entre otros).

Definiciones (opcional): Explicacin de trminos que facilitan la comprensin del


documento.
Descripcin: El contenido de los diferentes procedimientos se realiza con la ayuda de la
siguiente matriz modelo.

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No.

Actividad

Responsable

Donde:
No: Es un nmero consecutivo, comenzando desde el paso 01 hasta el nmero
necesario de pasos para la terminacin del procedimiento.
Actividad: Son todas las actividades que se desarrollan en cada paso.
Responsable: Es el cargo de la persona quien realiza el paso
Documentos relacionados (Opcional): Documentos que se relacionan con el contenido
del documento y ayudan a la comprensin (Leyes, Manuales, Procedimientos, entre
otros). Incluyendo el titulo y el cdigo y/o numero de los documentos que sirven como
referencia de consulta para la correcta interpretacin, aplicacin o modificacin del
documento.
Se incluyen documentos internos como externos a la empresa.
Nota: Esta informacin no har parte del documento, para su consulta se utilizar un
enlace al archivo que contiene dicha informacin FO01_GC_V01.
Control de registros: Indicacin de los registros relacionados con el procedimiento, como
se describe en el procedimiento de control de registros. Para ello se utiliza la matriz
modelo siguiente:
CODIGO
FORMATO

NOMBRE

RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO

LUGAR DE
ARCHIVO

CLASIFICACION

TIEMPO DE
ARCHIVO

DISPOSICIN

Donde:
Cdigo: Es el cdigo que se le asigna a los diferentes formatos utilizados para el registro de
informacin, si no existe un formato definido en la casilla se debe colocar No Aplica.
Nombre: Es el nombre asignado al respectivo registro. Si se manejan registros en Original y
Copia, se relacionan independientemente colocando entre parntesis si es original o copia.
Responsable de Diligenciarlo: Es el nombre del cargo responsable del diligenciamiento del
registro correspondiente, acorde con la planta de cargos de la empresa.

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Lugar de archivo: Es el sitio donde se guarda el registro realizado.


Clasificacin: Forma en que se archivan los registros (Por fecha, cdigo, entre otros).
Tiempo de Archivo: Es el tiempo durante el cual permanecen en el lugar de archivo.
Disposicin: Es la accin que se sigue con el registro cuando termina el tiempo de archivo. (Se
destruye, microfilma, entre otros).
Control de versiones: Indicacin de las modificaciones del documento y los cambios de
versin.
Anexos (Opcional): Es una relacin de los documentos que se requieren para la
ejecucin del procedimiento (Flujogramas, Planos, Dibujos, formatos, etc.)
Para la documentacin de los flujogramas de los procedimientos se hace uso de la plantilla de
los smbolos siguientes:

DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO

SIGNIFICADO
INICIO/FIN

CONECTOR DE
LINEA

DEFINICION
Se utiliza para el inicio o fin de diferentes
actividades del procedimiento. En su
interior se escriben los trminos INICIO O
FIN en estilo de negrilla y en mayscula
sostenida
Con esta figura se representan dos
situaciones diferentes:

La unin entre smbolos


El movimiento fsico de documentos

ACTIVIDAD

Representa la actividad llevada a cabo


para ejecucin o transformacin de
informacin

DECISION

Se emplea para el diseo de diferentes


caminos de accin que surgen en una
etapa del procedimiento ante una
circunstancia planteada.

DOCUMENTO

CONECTOR
INTERNO

Representa la informacin que requiera


registrase en un formato electrnico o
manual, que se genera en una actividad.
Representa el vnculo entre actividades
que se hallan en diferentes partes de un
procedimiento. En su interior se escribe
una letra que sirva de vnculo.

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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO

SIGNIFICADO
CONECTOR DE
PAGINA

4.2

DEFINICION
Representa el vnculo entre varias
pginas. En su interior se escribe un
nmero que sirva de vnculo.

CONTENIDO DE LOS INSTRUCTIVOS DEL S.G.C.

A continuacin se describe el contenido general de los instructivos del Sistema de Gestin de


Calidad (S.G.C.) de la Empresa CONTRI LTDA.
Encabezado: Se siguen las pautas establecidas en este procedimiento Numeral 4.1.2
Objetivo: Seccin en la cual se establece claramente lo que se obtiene con el instructivo
(Propsito del Instructivo)
Contenido
Control de versiones
2.3

CONTENIDO DE LOS FORMATOS DEL S.G.C.

Las instrucciones dadas en este documento aplican para todos los formatos que se generen
dentro del Sistema de Gestin de Calidad de la Empresa CONTRI LTDA.
4.3.1

Contenido de los Formatos:

Encabezado: Elementos en lo posible uniformes y comunes para todos los formatos, a


su vez integrado por: Logo de la Empresa, Titulo del formato.
Cuerpo del Formato: Es la parte voluminosa del formato que contiene la informacin
especfica segn las necesidades de los usuarios y del proceso en el que interviene el
contrato.
Firma de los responsables de proceso: (Opcional) Es la parte del formato, si lo requiere,
destinada para las firmas de los funcionarios que intervienen en el diligenciamiento del
formato.
Cdigo del formato: Es el cdigo que identifica de manera nica a cada formato, como
se especifica en numeral 4.1.2 Encabezado en todas las hojas Codificacin.
4.4

OTROS DOCUMENTOS

Para todos aquellos documentos tales como: Actas, Oficios, Fichas Tcnicas, Cartas,
Comunicados, Portafolios, deben contener como mnimo el Nombre de la Empresa, la fecha de

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emisin del documento, Identificacin del contenido. Si se requiere que el registro lleve la firma
se anexara el campo correspondiente.
4.5

ASPECTOS DE FORMA

4.5.1

Forma de Redaccin

La redaccin de los documentos, se realizara de manera clara, coherente, corta, usando un


mismo trmino o nombre para referirse a un proceso o actividad, no se usaran jergas ni
extranjerismos.
Se redactara en espaol, con los verbos conjugados en presente, no se permite el uso de
verbos en infinitivo (Verbos terminados en ar, er, ir, or, ur), ni verbos en gerundio (verbos
terminado en ando o endo).
4.5.2

Presentacin de los documentos

Tamao de Papel: Carta recomendado


Papel Bonn Blanco
Presentacin: (Opcional) Texto: Arial 11, Interlineado sencillo, Ttulos, tablas, referencias y
dems: segn los utilizados en este documento.
Mrgenes (Opcional): Izquierda: 3 cm., Superior: 3 cm., Derecha: 3 cm., Inferior: 2 cm.
Encabezado y pie de pgina: En todas las hojas segn lo utilizado en este documento.
4.5.3

Otras Consideraciones

Escriba en el contenido del documento la informacin adicional que considere necesaria para
complementar el entendimiento del documento (ej. Tablas con clasificaciones, cuadros
explicativos, etc.). Este numeral es opcional.
La copia controlada se identifica con un sello de Copia controlada y sern distribuidas por
(Coordinador del SGC) el lder del proceso.
Los documentos obsoletos se deben recoger de los sitios de uso, por parte del Coordinador del
S.G.C., y son destruidos o marcados claramente con la palabra OBSOLETO, para evitar
confusin y manejo de documentos desactualizados.
Todos los documentos deben actualizarse en relacin con la forma que opere el sistema de
Gestin de calidad, y preservan su vigencia hasta que reciba otra modificacin o se anulen.
Todo documento que sea aprobado debe ser registrado en el Listado Maestro de documentos
Internos FO01_GC_V01.

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En casos de que se manejen documentos en medio magntico se podr distribuir la informacin
en formato PDF, a travs de medio extrable, con la salvedad de que el vigente es el que se
encuentra en este medio y no los que se produzcan fsicamente.
Todo usuario que posea una COPIA CONTROLADA" debe consultar en el listado maestro de
documentos, la versin y fecha para verificar si posee la versin actualizada, en caso contrario
solicitar el documento vigente al (coordinador del SGC) lder del proceso . Por ningn motivo se
deben fotocopiar los documentos (excepto formatos), ni copiar archivos de medio magnticos,
salvo previa autorizacin del lder del proceso.
No se pondr en circulacin ningn documento hasta tanto no haya sido revisado y aprobado
por los responsables del mismo.
4.6

DESCRIPCIN

4.6.1

Creacin De Documentos Nuevos

No.

01

02

Actividad
Identifica la necesidad de establecer un documento nuevo y
procede as:
Elabora preliminar del documento nuevo.
Diligencia la solicitud de Creacin, Modificacin o
Anulacin de documentos FO04_GC_V01.
Revisa el nuevo documento, y procede a lo siguiente:
a) Si acepta el documento nuevo enva la solicitud de
Creacin. Modificacin o Anulacin de documentos junto con
el documento nuevo al Coordinador del S.G.C. para su
edicin.
b) Si no acepta el documento nuevo enva nicamente la
solicitud de creacin, Modificacin o Anulacin de Documentos
al Coord. Del S.G.C. para su archivo. Va al paso 06.

03

Edita e Imprime Documento

04

Aprueba el documento
Incluye el nuevo documento en el Listado Maestro de
Documentos, divulga, distribuye e implementa el nuevo
documento.
Se debe colocar sello de Copia Controlada a todas las copias del
documento que distribuya.
Archiva el original del nuevo documento.

05

06

4.6.2

Archiva solicitud de Creacin, Modificacin, o Anulacin de


Documentos, aprobada o no.

Modificacin De Documentos

CALIDAD COMO PRINCIPIO

Responsable

Coordinador S.G.C.

Representante de la
Direccin o su
delegado

Coordinador del
S.G.C.
Gerente
Coordinador del
S.G.C.

Coordinador del
S.G.C.

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No.

Actividad

Responsable

Identifica la necesidad de realizar la modificacin a un documento


vigente y se procede as:
01

a) Elabora preliminar del documento, donde describe los cambios


realizados al documento.

Coordinador S.G.C.

b) Diligencia la solicitud de Creacin, Modificacin o Anulacin de


documentos. FO04_GC_V01.
Revisa las modificaciones del documento, y procede a lo
siguiente:

02

a) Si acepta la modificacin enva la solicitud de Creacin.


Modificacin o Anulacin de documentos junto con el documento
nuevo al Coordinador del S.G.C. para su edicin.

Representante de la
Direccin o su
delegado

b) Si no acepta la modificacin enva nicamente la solicitud de


creacin, Modificacin o Anulacin de Documentos al Coord. Del
S.G.C. para su archivo. Va al paso 07.
Edita e Imprime Documento
03

04

Cuando el cambio se realiza en un porcentaje igual o superior al


50% se debe editar todo el documento, cuando este porcentaje
sea menor se modificar el prrafo correspondiente y se editaran
nicamente las paginas afectadas. En los dos casos se cambia la
primera pgina y se cambia la versin del documento.
Aprueba la nueva versin del documento.
Modifica el Listado Maestro de Documentos, divulga, distribuye e
implementa el nuevo documento.

05

06

07

4.7

Se debe colocar sello de Copia Controlada a todas las copias


del documento que distribuya.
Recoge los documentos obsoletos, y archiva en carpeta
identificada Procedimientos Obsoletos.
Archiva el original del nuevo documento.

Archiva solicitud de Creacin, Modificacin, o Anulacin de


Documentos, aprobada o no.

Coordinador del
S.G.C.

Gerente
Coordinador del
S.G.C.
Coordinador del
S.G.C.
Coordinador del
S.G.C.

Anulacin De Documentos

No.

Actividad

Responsable

01

Identifica la necesidad de realizar la anulacin de un documento y

Coordinador S.G.C.

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DOCUMENTOS

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No.

Actividad

Responsable

Diligencia la solicitud de Creacin, Modificacin o Anulacin de


documentos. FO04_GC_V01.
Revisa y evala los criterios para anular el documento, y procede
a lo siguiente:
a) Si acepta la anulacin enva la solicitud de Creacin.
Modificacin o Anulacin de documentos junto con el documento
nuevo al Coordinador del S.G.C. para su anulacin.

02

Representante de la
Direccin o su
delegado

b) Si no acepta la anulacin enva nicamente la solicitud de


creacin, Modificacin o Anulacin de Documentos al Coord. Del
S.G.C. para su archivo. Va al paso 04.
Recibe la solicitud de anulacin de documentos y procede as:
03

Recoge el documento para anular, las copias que se hayan


distribuido de ste y procede a su destruccin,

04

Actualiza el Listado Maestro de documentos y el listado de


distribucin de documentos. Va al paso 04
Archiva solicitud de Creacin, Modificacin, o Anulacin de
Documentos, aprobada o no.

Coordinador del
S.G.C.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Coordinador del
S.G.C.

Manual de calidad
CONTROL DE REGISTROS

CODIGO
FORMATO

RESPONSABLE

LUGAR DE
ARCHIVO

CLASIFICACION

Listado
Maestro de
FO01_GC_V01
Documentos
internos

Coordinador del
S.G.C.

Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito

Por orden
cronolgico.

FO02_GC_V01

Listado
Maestro de
documentos
externos

Coordinador del
S.G.C.

Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito

Por orden
cronolgico.

FO03_GC_V01

Listado de
distribucin
de
documentos

Coordinador del
S.G.C.

Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito

Por orden
cronolgico.

NOMBRE

CALIDAD COMO PRINCIPIO

TIEMPO DE
DISPOSICION
ARCHIVO
Hasta su
siguiente
Eliminar
actualizacin
archivo fsico
en el archivo
activo.
Hasta su
siguiente
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actualizacin
archivo fsico
en el archivo
activo.
2 aos

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS

CODIGO: PR01_GC_V01
VERSION: 01
Pgina 11 de 11

CODIGO
FORMATO

NOMBRE

Solicitud de
Creacin,
Modificacin,
FO04_GC_V01
o Anulacin
de
Documentos

RESPONSABLE

LUGAR DE
ARCHIVO

Coordinador del
S.G.C.

Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito

TIEMPO DE
CLASIFICACION
DISPOSICION
ARCHIVO
Por orden
cronolgico.

2 aos

CONTROL DE VERSIONES

Versin

Aprobado
Por

Fecha De
Aprobacin

Comentario

01

Gerencia

01/14/2008

Documento nuevo.

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