CONJUNTO RESIDENCIAL GUADUAL

NIT: 900.708.298-2

ACTA NO. 06
HORA INICIO: 7:15 PM

REUNIN EXTRAORDINARIA CONSEJO

DE ADMINISTRACIN

FECHA: 21 DE
MAYO DE 2015

HORA TERMINACIN:
9:52 PM
PAGINA 1-3

CONSEJO DE ADMINISTRACIN
NO.

NOMBRE

CARGO

ASISTIO

1
2
3
4
4
5
6
7
8
9
10
11
ORDEN DEL DIA
1. LLAMADA A LISTA Y VERIFICACIN DEL QUORUM
VERIFICACION DE FACTURACION ENERO ABRIL 2015
3. PROPOSICIONES Y VARIOS

2.

1.

LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIN DEL QUORUM

Se da inicio a la reunin, siendo las 3:17 p.m. con la presencia de

Se procede a llamar a lista donde se verifica que existe qurum para iniciar la reunin, con la presencia de estos
siete integrantes del consejo.

2.

Verificacin de facturacin enero abril 2015.

Se procede a realizar la reunin que qued concertada el da viernes 30 de mayo de los corrientes, de
acuerdo con lo consignado en el acta de esa fecha,

Dentro de la verificacin de comprobantes relacionados en las carpetas, se hace verificacin telefnica de

algunas facturas que aparecen como soporte al azar, teniendo los siguientes hallazgos:

Empresa Comunicaciones y Redes

Factura No. 9855

Fecha: 09-04-15

En comunicacin telefnica el proveedor relacionado en la factura - Comunicaciones y Redes-en el telfono

5603274, nos cotiza 100 bombillos corrientes por un costo de $1.700 pesos cada bombillo al por mayor, para 100
bombillos el costo sera 170.000.
En la factura en mencin cada bombillo aparece con un valor de $3.500 pesos para un valor de $350.000 por 100
bombillos.

Se encuentra el Comprobante de egreso N. 113, el cual se encuentra con cuenta de cobro sin soportes
de RUT o soportes legales para girar su pago.
Comprobante de egreso No. 106 de reembolso de caja menor, con soportes que no cumplen los
requerimientos legales.
Comprobante de cobro No. 101 en el que la cuenta de cobro no corresponde con el valor del
comprobante de egreso.
Comprobante de egreso No. 103 el cual se encuentra con cuenta de cobro sin soportes de RUT o legales
para girar su pago.
Comprobante de egreso No. 120 en el cual se encuentra contrato de obra, sin soportes legales para
ejecutar su cobro.

NOTA: Se retira por compromisos

Se conversa con el Sr. Supervisor de la empresa de vigilancia Duke, quien manifiesta que se suspende la requisa
de los carros, porque ha habido muchos inconvenientes con los propietarios, y de ahora en adelante solo se har
con los visitantes, adicionalmente comentan las siguientes situaciones:
-

3.

En cuanto al robo de bicicletas como no hay corriente en las rejas del conjunto, es posible que saquen las
ciclas y nadie se d cuenta de ello.
El presidente del consejo propone que se busque la parte pedaggica con los usuarios para que sensibilice
sobre el manual de convivencia a todos los habitantes del conjunto.
Ellos manifiestan que no se puede garantizar sobre la seguridad de bicicletas, si no se tiene control, ni orden
con ellas.
Y a los propietarios de vehculos al ingreso y la salida se les har una revisin bsica general, solicitan que
como tema para la prxima reunin se haga un acuerdo con la asamblea sobre este proceso.
Cuando ingresen las motos se debe retirar el casco, mientras se identifica y al ingresar debe volver a
ponrselo.
La propuesta de la empresa de vigilancia es unificar los bicicleteros en un solo punto e implementar una
guaya unificada para todos, que ser administrada por los vigilantes.
Y dejar del sistema de monitoreo en ese punto para mejorar la vigilancia de l.
Se va a llamar a la polica de infancia y adolescencia para que se presenten y nos aclaren el tema de los
adolescentes que tiene dificultades con la convivencia del conjunto.
Se acuerda que no se cambiarn inicialmente los puntos de los bicicleteros, pero que si se cotizarn las
guayas individuales para los tres bicicleteros que hay por ahora.
Se debe nombrar el comit de convivencia para que empiecen a actuar frente a las situaciones que estn
deteriorando la convivencia en el conjunto.
En cuanto a la venta de gaseosa el mximo que puede reposar en portera es de 16.000 de base para lo que
se necesite. Los ingresos por venta de gaseosas se encuentran a cargo de, quien consignar semanalmente
el valor recibidoLas personas de vigilancia van a traer cotizaciones para lo relacionado con las guayas y la seguridad de las
bicicletas.
De acuerdo con el informe de vigilancia, al parecer el administrador no est prestando la atencin debida a lo
que ellos le manifiestan en su debido momento, con lo que se acuerda que se seguir pasando la informacin
por escrito al administrador de acuerdo con el protocolo.

Se pone a consideracin tomar decisiones sobre lo que sucede con el administrador, los estados financieros.

4.

Se somete a votacin que el administrador se vaya a partir del 16 de junio como plazo mximo, dependiendo de la
entrega que haga de la administracin.
Votos a favor: 7 votos a favor
Votos en contra: 0 Votos en contra

Se requiere que el administrador haga presencia estos das para que haga entrega del token, para que
firme contrato con empresa de cobranza, modificaciones a la cuenta corriente, haga entrega de libros,
cuentas, llaves, inventarios y dems. El objetivo es que entregue a partir del martes la mayor parte de la
informacin y no manipule ms documentacin.
La documentacin y todo lo recibido quedarn bajo la custodia del Consejo de Administracin.

Observacin: Se hace necesario verificar lo relacionado con la personera jurdica.

Teniendo en cuenta lo que viene sucediendo en cuanto al incumplimiento del administrador y los hallazgos
realizados en la verificacin aleatoria de cuentas se decide poner en consideracin el retiro de informacin total al
administrador mientras hace entrega oficial del cargo, y con lo que ha venido pasando a lo largo del ao en cuanto
a falta de informes, dificultades con la contabilidad, entrega de soportes y documentos solicitados en varias
oportunidades, etc. Se propone hacer el retiro inmediato y asumir la administracin temporalmente por el consejo.

Se somete a votacin la propuesta de administrar entre todos, mientras que se aclaran las cuentas, se
hace organizacin y regulacin del conjunto y paralelamente se har la convocatoria para contratar nuevo
administrador, los trminos se daran en posterior reunin:

Votos a favor: 6
Votos en blanco: 0
El procedimiento para desarrollar este punto se hara el prximo martes 9 de junio a las 7:00 p.m. en reunin
extraordinaria.
Se verifica de forma pormenorizada la cartera, con el objetivo de determinar el estado real de la misma con la
ltima informacin entregada por la administracin. Al finalizar esta revisin se encuentra que hay inconsistencias
en la informacin entregada y los procesos prejuridicos que se han iniciado con la empresa contratada por
administracin a la cual no se le ha pasado la totalidad de la cartera.
Una vez observadas estas inconsistencias, se decide poner a consideracin, autorizar el cobro a la empresa
COBRANZAS Y ADMINISTRACIONES JURIDICAS LTDA para los residentes y/o copropietarios quienes no tienen
ninguna gestin de cobro. El presidente del Consejo hace la salvedad por no estar de acuerdo en la contratacin
de esta empresa.
El resto de la cartera se mantiene de acuerdo con los acuerdos realizados por la empresa contratada por
administracin actual.
Nota: Pendiente la validacin de los apartamentos que se han gestionado por medio de la empresa contratada por
la administracin actual y verificar el contrato realizado para tomar decisiones respecto a la gestin de esta
entidad.
Siendo las 8:56 p.m. Se da por terminado la reunin, en constancia firman los presentes:

FIRMA
C.C.

FIRMA
C.C