Revista CEMCI

Nmero 9 Oct-Dic 2010

EL DERECHO DE LOS INTERESADOS A ACCEDER A LOS

EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y A OBTENER COPIAS O
CERTIFICADOS DE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN ELLOS.
REGULACIN BSICA Y FORMULARIOS.

Jos Ignacio RICO GMEZ

Letrado de la Asesora Jurdica Territorial de la Junta de Castilla y Len en Segovia

INDICE:
I.- REGULACIN BSICA.
II.- FORMULARIOS.
1.- De los interesados.
A) Solicitud de acceso a los documentos contenidos en un expediente
administrativo y obtencin de copias o certificados de los mismos.
2.- De las Administraciones Pblicas.
A) Resolucin estimatoria de la solicitud de acceso y obtencin de copias o
certificados de los mismos.
B) Resolucin denegatoria de la solicitud de acceso y obtencin de copias o
certificados de los mismos.

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EL DERECHO DE LOS INTERESADOS A ACCEDER A LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y A
OBTENER COPIAS O CERTIFICADOS DE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN ELLOS.
REGULACIN BSICA Y FORMULARIOS.
Jos Ignacio Rico Gmez

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I.- REGULACIN BSICA.

En sus relaciones con las Administraciones Pblicas, los ciudadanos
tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los
procedimientos administrativos en los que tengan la condicin de interesados 1, y a
obtener, mediando solicitud expresa formulada al efecto, copias o certificados2 de los
documentos pblicos o privados contenidos en los correspondientes expedientes
administrativos3 cuyo examen sea autorizado por la Administracin, previo pago, en
su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas [artculos 35.a) y 37.8
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn; LRJPAC, de ahora en adelante].
La solicitud de acceso y de obtencin de copias o certificados de los
documentos que se encuentren u obren en el expediente administrativo, en la
acepcin ms amplia, sin mayor especificacin, como se indica en la sentencia de la
Sala de lo Contencioso de Burgos del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y Len
de 10 de diciembre de 19994, cualesquiera por tanto que sea la forma de expresin,
1

Como titulares de derechos o intereses legtimos, individuales o colectivos (artculo 31 de la Ley

30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn), se encuentren personados o no en los correspondientes
procedimientos (vase al respecto la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del
Tribunal Superior de Justicia de Madrid, de 3 de octubre de 2005 -JUR 2006\40823-, donde se viene a
reconocer a una Corporacin Local el derecho de acceso al expediente administrativo de construccin
de una presa).
2
En relacin con los segundos, circunscritos en exclusiva a los documentos contenidos en los expedientes
que le constan debidamente acreditados como tales al rgano administrativo certificante, como se
dice en la sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de
Madrid de 11 de julio de 2005 (RJCA 2006\397). Sobre las primeras, bastando la entrega de simples
fotocopias, y no resultando precisa la expedicin de copias autnticas, compulsadas o legitimadas
(sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia del Pas Vasco
de 14 de noviembre de 2002, JUR 2003\106136).
3
Conforme al artculo 164 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Corporaciones Locales,
constituye expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a
ejecutarla, conformndose mediante la agregacin sucesiva de cuantos documentos, pruebas,
dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias deban integrarlos.
4
RJCA 1999\4230. As, a ttulo muy ilustrativo y ejemplificador, en la sentencia de la Sala de lo
Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo de 6 de junio de 2005 (RJ 2005\6711), se analiza el
supuesto de una solicitud que formula un opositor para acceder y obtener copias de los ejercicios
prcticos realizados por los dems opositores y el dictamen modelo a partir del cual el tribunal de
seleccin los calific, considerando nuestro Alto Tribunal que tales ejercicios y dictamen son documentos
que pertenecen al proceso selectivo en el que el solicitante tom parte. De otro lado, la sentencia de la
Sala de lo Contencioso-Administrativo de Sevilla del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca de 11 de
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grfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren tales

documentos, se formular ante el rgano o unidad administrativa que est
tramitando el procedimiento y custodie el expediente, y se har de forma concreta,
individualizada o pormenorizada, an cuando se trate de una gran cantidad de
documentos o incluso de la totalidad de los que conformen el expediente 5, y no
genrica, global o indeterminada, sobre todo si el expediente al que se refiere es de
naturaleza especialmente compleja6, para que no se vea afectada la eficacia del
funcionamiento de los servicios pblicos (artculo 37.7 de la LRJPAC)7.
A falta de una norma especfica reguladora del procedimiento, el
plazo de que dispone la correspondiente Administracin Pblica para resolver sobre
la solicitud de acceso y de obtencin de copias o certificados de los documentos, es de
tres meses, que se contarn desde la fecha en que dicha solicitud haya tenido entrada
en el registro del rgano administrativo competente para su tramitacin (artculo
42.2 y 3 de la LRJPAC). De no haber recado resolucin expresa en ese plazo, el
silencio administrativo debe entenderse como positivo, pudindose hacer valer la
estimacin ante la Administracin (artculo 43.1 y 4 de la LRJPAC).
Como se dice en la sentencia de la Sala de lo ContenciosoAdministrativo de la Audiencia Nacional de 2 de febrero de 2010 8, las copias o
certificados de los documentos han de remitirse por la Administracin Pblica por
correo postal u otro cauce legtimo, sin que resulte bastante con que se ofrezca al
solicitante la posibilidad de comparecer ante la sede del rgano o unidad
administrativa para tomar vista del expediente administrativo, consultar la
documentacin contenida en el mismo y solicitar in situ la expedicin y la remisin o
envo de las copias o certificados de los documentos de su inters.
octubre de 2001 (JUR 2002\107471), se refiere a otro supuesto en el que un concursante formula una
solicitud para acceder a las solicitudes de participacin en un concurso de mritos de todos los
aspirantes a un concreto puesto de trabajo, y no solamente a la suya y a la del adjudicatario final del
puesto.
5
Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de
23 de enero de 2007 (JUR 2007\177638).
6
Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de Santa Cruz de Tenerife del Tribunal
Superior de Justicia de las Islas Canarias de 14 de noviembre de 2001 (JUR 2002\108302).
7
Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional de 4 de abril de 2001
(RJCA 2001\1231).
8
RJCA 2010\226.
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Estamos ante un derecho instrumental relacionado de modo directo

con los derechos de alcance constitucional de contradiccin y defensa y con la
proscrita indefensin prevista en el artculo 24 de nuestra Norma fundamental, que
tiene carcter no meramente programtico sino directa y obligatoria eficacia, y
proyeccin sobre la generalidad de los procedimientos administrativos9, y cuya
orientacin ltima es permitir a los interesados alegar y justificar sus derechos e
intereses en el seno de los expedientes administrativos en que ostentan esa condicin,
con los imprescindibles conocimiento de causa, sosiego y precisin10.
En efecto, no es ya que el retraso por la Administracin Pblica en la
estimacin o denegacin puede convertir en intil el sentido de la solicitud de acceso,
sino, sobre todo, que an cuando la denegacin del acceso y de la obtencin de
copias o certificados constituye un acto administrativo de trmite, en la medida que
d lugar a indefensin y a la dificultad o imposibilidad de deducir los
correspondientes recursos, administrativos o jurisdiccionales, podr interponerse
recurso contra la denegacin expresa o presunta.
En cualquier caso, no debe confundirse este derecho de los interesados
a conocer el estado de la tramitacin de un procedimiento administrativo en curso y
a obtener copias o certificados de los documentos contenidos en ste, con el mucho
ms limitado y condicionado acceso a expedientes administrativos correspondientes a
procedimientos terminados a la fecha de la solicitud del artculo 37.1 de la propia
LRJPAC, atribuido al conjunto de los ciudadanos en general, sin precisar de mayor
cualificacin, o por lo que aqu interesa en el mbito especfico de la Administracin
Local, del derecho de todos los ciudadanos, miembros de las Corporaciones Locales 11 y
9

Como se dice en esa misma sentencia de la Audiencia Nacional de 2 de febrero de 2010 respecto de
su ejercicio en los de contenido sancionador. No obstante, nuestro Tribunal Supremo, en la sentencia de
la Sala de lo Contencioso-Administrativo de 17 de julio de 2003 (RJ 2003\7035), referida tambin a un
procedimiento administrativo sancionador, avala la postergacin de dicho acceso al trmite de
alegaciones a la propuesta de resolucin previsto en el artculo 19.1 del Real Decreto 1398/1993, de 4 de
agosto, por el que se aprueba el Reglamento del procedimiento para el ejercicio de la potestad
sancionadora.
10
Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Catalua
de 27 de noviembre de 2002 (RJCA 2003\712).
11
Con enorme conflictividad en la prctica cotidiana de nuestras Corporaciones Locales y de frecuente
traslado a sede jurisdiccional. Vase al respecto las sentencias de la Sala de lo Contencioso4
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asociaciones constituidas para la defensa de los intereses generales o sectoriales de los

vecinos, a obtener copias y certificaciones acreditativas de los expedientes e
informacin municipal, as como los acuerdos de las Corporaciones Locales y sus
antecedentes, de los artculos 18.1.e), 70.3 y 72 de la Ley 7/1985, de 2 de abril,
Reguladora de las Bases del Rgimen Local, y los artculos 14, 15, 16, 207 y 230.2 del
Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Corporaciones Locales.
No obstante esto, tratarse de dos derechos claramente diferenciados,
como se dice en la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal
Superior de Justicia de Madrid de 3 de octubre de 2005 12, el espritu del citado
artculo 37 de la LRJPAC ha de servir para interpretar una concreta solicitud de
acceso a un procedimiento administrativo en curso y de obtencin de copias o
certificados de los documentos contenidos en ste, sin otras excepciones o limitaciones
que las que el propio precepto contempla y las derivadas de las normas generales de
procedimiento y de los principios de proporcionalidad, racionalidad y buena fe a los
que debe atenerse el ejercicio de todo derecho13.
Entre tales lmites conviene llamar la atencin sobre el relacionado con
el acceso y la obtencin de certificados o copias de los documentos que contengan
datos referentes a la intimidad de las personas (origen racial o tnico, salud,
ideologa, religin, creencias personales, afiliacin poltica y/o sindical, vida sexual,
comisin de infracciones penales o administrativas, secreto comercial o industrial,),
que con carcter general estar reservado a stas (apartado 2 del artculo 37 de la
LRJPAC), si bien las mismas podrn prestar su consentimiento expreso para el acceso
Administrativo del Tribunal Supremo de 19 de julio de 1989 (RJ 1989\5650), 5 de mayo de 1995 (RJ
1995\3641), 21 de abril de 1997 (RJ 1997\3006), 13 de febrero de 1998 (RJ 1998\2185), 29 de abril de 1998
(RJ 1998\4574), 14 de marzo de 2000 (RJ 2000\3182), 16 de marzo de 2001 (RJ 2001\2879), y 29 de
marzo de 2006 (RJ 2006\2286), y de las Salas de lo Contencioso-Administrativo de los Tribunales
Superiores de Justicia de Navarra de 8 de octubre de 1998 (RJCA 1998\3614), de Andaluca de 26 de
marzo de 2001 (JUR 2001\170886), de Madrid de 17 de mayo de 2001 (JUR 2001\225612), de Andaluca
de 1 de agosto de 2002 (JUR 2002\248122), de Extremadura de 19 de noviembre de 2002 (RJCA
2002\1168), de Andaluca de 30 de julio de 2003 (RJCA 2003\981), y de las Islas Baleares de 22 de
marzo de 2005 (JUR 2005\178222).
12
JUR 2006\40823.
13
Sobre las limitaciones derivadas de estos principios vase las sentencias de la Sala de lo ContenciosoAdministrativo del Tribunal Supremo de 14 de noviembre de 2000 y 6 de junio de 2005 (RJ 2001\425 y
2005\6711).
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y la obtencin de copias o certificados por los interesados siempre que tales datos se
refieran a situaciones de las que se pudiera derivar algn inters en la relacin de
stos con el procedimiento administrativo en curso14.
En estos casos, de no resultar posible la mera ocultacin de dichos datos
sensibles para permitir el acceso al resto del documento, la denegacin, mediante
resolucin motivada, deber referirse tan slo a los documentos afectados por la
presencia en los mismos de datos sensibles, que, a tales efectos, debern ser
desglosados

en

su

totalidad

del

expediente

administrativo,

dejando

el

correspondiente testimonio.
En fin, el apartado 4 del propio artculo 37 de la LRJPAC establece que
el acceso podr ser denegado, tambin aqu lgicamente mediante resolucin
motivada, cuando prevalezcan razones de inters pblico o por intereses de terceros
ms dignos de proteccin o cuando as lo disponga una Ley, pero no ante unas
presuntas consecuencias negativas que podran producirse en funcin de la utilizacin
que el solicitante del acceso vaya a hacer del conocimiento del expediente
administrativo que va a obtener y de las copias o certificados de los documentos que
va a recibir, pues como se dice en la Sentencia de la Sala de lo ContenciosoAdministrativo del Tribunal Supremo de 6 de junio de 2005 15, de ello ser
ciertamente responsable el propio solicitante, pero no hay razn para presumir a

priori que vaya a conducirse de manera antijurdica.

II.- FORMULARIOS.
1.- DE LOS INTERESADOS.

A) Solicitud de acceso a los documentos contenidos en un expediente

administrativo y obtencin de copias o certificados de los mismos.

14

Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de

19 de abril de 2005 (JUR 2005, 122681).
15
RJ 2005\6711.
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.. (rgano o unidad administrativa a la que se dirige la solicitud )

.

D./D (nombre y apellidos del solicitante), con D.N.I. nm.

(nmero del D.N.I.)..,
EXPONE:
Primero.- ..................... (ha de identificarse de forma clara y precisa el

procedimiento administrativo en que el solicitante ostenta la condicin de interesado,

y as mismo, de no estar personado en l, acreditarse debidamente la titularidad de
los derechos o intereses legtimos, individuales o colectivos, que le atribuyen tal
condicin de interesado en ese concreto procedimiento, aportando, en su caso, los
correspondientes documentos justificativos) ..
Segundo.-

(ha

de especificarse de forma concreta,

individualizada o pormenorizada los documentos del expediente administrativo a

que se pretende acceder y cuyas copias o certificados se pretende obtener)
.
De acuerdo con todo lo anterior, de conformidad con lo previsto en los artculos 35.a)
y 37.8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn,
SOLICITA:
nico.- Se le permita el acceso al expediente administrativo de referencia y a los
documentos que se concretan, de los que se insta se expidan los certificados o copias
correspondientes.

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A los efectos de notificacin el solicitante seala como medio preferente ( ha

de indicarse el medio por el que se prefiera recibir las copias o certificados que se
solicitan - correo postal, fax, correo electrnico, -) ..., y como
lugar de notificacin (ha de indicarse el lugar donde se desea recibir la

notificacin y los certificados o copias).

.., . de de (lugar y fecha de la solicitud).

.. (firma) .

2.- DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS.

A) Resolucin estimatoria de la solicitud de acceso y obtencin de copias o

certificados de los mismos.

Examinada la solicitud formulada por D/D (nombre y apellidos del

solicitante), para el acceso y obtencin de copias o certificados de los

documentos contenidos en el expediente administrativo de ., este
.. (rgano o unidad administrativa que resuelve) .., de
conformidad con lo previsto en los artculos 35.a) y 37.8 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, ha resuelto acceder a lo solicitado, adjuntando a la presente
copias o certificados de los concretos documentos a que se refiere la solicitud, as como
el impreso para la liquidacin de la tasa por expedicin de copias o certificados de
documentos cuyo importe habr de ingresar en la forma y plazos que en la misma se
contienen.
Contra la presente resolucin, por ser un acto de trmite, no cabe interponer recurso
alguno.
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.., de de ( lugar y fecha de la resolucin).

El .. (antefirma) .

Fdo. . (nombre y apellidos) .

B) Resolucin denegatoria de la solicitud de acceso y obtencin de copias o

certificados de los mismos.

Examinada la solicitud formulada por D/D ( nombre y apellidos del

solicitante), para el acceso y obtencin de copias o certificados de los

documentos contenidos en el expediente administrativo de ., este
.. (rgano o unidad administrativa que resuelve) .., de
conformidad con lo previsto en el artculo 35.a) (y tambin, en su caso, en el artculo

37 en el apartado concreto que proceda segn lo que a continuacin se dir) de la

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, ha resuelto denegar lo
solicitado, considerando que (valorando de modo fundado las

circunstancias subjetivas y objetivas concurrentes y consignando las disposiciones

administrativas que resulten de aplicacin, en relacin con datos tales como que el
solicitante no ostenta la condicin de interesado en el procedimiento administrativo artculo 35.a) de la Ley 30/1992 -; la solicitud afecta a documentos que contienen
datos referentes a la intimidad de las personas - artculo 37.2 de la Ley 30/1992 -;
prevalecen razones de inters pblico o intereses de terceros ms dignos de
proteccin, o as lo dispone una Ley - artculo 37.4 de la Ley 30/1992 -; o se trata de
una solicitud genrica, global o indeterminada y existe afeccin para la eficacia del
funcionamiento de los servicios pblicos - artculo 37.7 de la Ley 30/1992 -).
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Contra la presente resolucin, por ser un acto de trmite, no cabe interponer recurso
alguno16.
.., de de ( lugar y fecha de la resolucin).

El .. (antefirma) .

Fdo. . (nombre y apellidos) .

16

Si la razn para la denegacin es que el solicitante no ostenta la condicin de interesado en el

procedimiento administrativo, habr de indicarse si la resolucin es o no definitiva en va
administrativa y expresarse los recursos administrativos o jurisdiccionales que contra la misma
procedan, rgano ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos.

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