You are on page 1of 40

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECIALIZADOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS


AUDITORAS CON PARTICIPACIN DE
ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL

TABLA DE CONTENIDO

NUMERAL

TEMA

PGINA

INTRODUCCIN

I.

AUDITORAS ARTICULADAS CON LA SOCIEDAD CIVIL

1.

AUDITORAS ARTICULADAS

1.1.

AUDITORAS ARTICULADAS CON ORGANIZACIONES DE


LA SOCIEDAD CIVIL

1.2.

PROCEDIMIENTOS DE PARTICIPACIN DE LA
SOCIEDAD CIVIL EN LAS AUDITORAS
ARTICULADAS

1.3.

ROL DE LAS PARTES INVOLUCRADAS

16

2.

DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN Y EJECUCIN


DE LAS AUDITORAS ARTICULADAS

19

3.

AYUDAS DE MEMORIA

21

4.

BITCORA

24

5.

CONVENIOS DE COOPERACIN

31

6.

ENCUESTAS DE SATISFACCIN AL CLIENTE

32

7.

TABULACIN ENCUESTAS DE SATISFACCIN

34

8.

EJECUTORES DE LA ESTRATEGIA Y ROLES


CORRESPONDIENTES

36

9.

PLAN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES A EJECUTAR

38

II.

EJERCICIOS DE CONTROL FISCAL MACRO CON


ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL.
40

INTRODUCCIN
Es de conocimiento que dentro del marco del Estado Social de Derecho que nos
asiste, se propicia la participacin de la ciudadana en los asuntos del estado,
bajo la denominacin de Control Social .
La Contralora General de la Repblica no ha sido ajena a tal proceso y es as
como, en esta Administracin y dentro del Plan Estratgico 2007-2010,
Eficiencia y Moralidad en la Administracin Pblica , ha formulado como uno
de sus objetivos corporativos el del Control Fiscal participativo para una tica
de lo pblico, que busca la promocin y consolidacin del sistema de control
fiscal participativo vinculando a la ciudadana, por medio de sus
organizaciones o de manera individual, a las actividades de control y vigilancia
de la gestin fiscal con el fin de construir moralidad pblica y la identificacin
de valores ticos en la ciudadana.1
Son cuatro las estrategias que se formulan para el desarrollo del objetivo
corporativo citado a saber:

Formulacin y desarrollo de la poltica pblica de participacin ciudadana


en la vigilancia de la gestin fiscal.
Adelantar programas de formacin de ciudadanos y organizaciones civiles
en valores ciudadanos y mecanismos de participacin para hacer ms
efectiva su contribucin al control y vigilancia de la gestin fiscal.

Optimizar el sistema de denuncias sobre el manejo inadecuado de los


recursos pblicos para que la participacin ciudadana sea efectiva y aporte
valor agregado al ejercicio del control fiscal.

Vincular las organizaciones ciudadanas al control y vigilancia de la gestin


fiscal

El presente escrito busca, en primer lugar, reunir los procedimientos existentes


que desarrollan la estrategia de la Auditoras Articuladas con la sociedad civil y
en segundo lugar presentar unas ideas que permitan consolidar tal estrategia
en el mediano plazo.
Iniciaremos nuestro periplo por la estrategia, sealando la necesidad de separar
los controles Micro y Macro, para lo cual creemos que es imperante desarrollar
1

Contralora General de la Repblica. Plan Estratgico 2007 2010. Objetivo Corporativo No. 4

la temtica frente al segundo tpico, mientras que para le proceso micro


solamente se requerirn de ajustes, a lo mejor de tipo formal, pues en un todo
se debe supeditar a la Gua de Auditoria Gubernamental con enfoque integral,
prescrita por la Contralora General de la Repblica y de estricto cumplimiento
por parte de los funcionarios de tal entidad.
Entonces, para efectos prcticos, los Procedimientos especializados que trata la
Gua debern conjugarse en dos bloques a saber:
1. AUDITORIAS ARTICULADAS CON ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD
CIVIL, y
2. EJERCICIOS DE CONTROL FISCAL MACRO CON ORGANIZACIONES
DE LA SOCIEDAD CIVIL.
Para el primer caso nos valemos de la Gua de Auditora Gubernamental con
enfoque Integral y proponemos cambios muy sutiles, de tal forma que
quedara as:

I. AUDITORAS ARTICULADAS CON LA SOCIEDAD CIVIL


La estrategia de auditoras articuladas con organizaciones de la sociedad civil, se
encuentra establecido y reglado en el proceso de control fiscal micro que se
adelanta con base en la gua de auditora gubernamental con enfoque integral,
contenida en el audite 3.0, herramienta adoptada por la Resolucin Orgnica
No. 5774 del 31 de agosto de 2006, de obligatorio cumplimiento para los
funcionarios de la Contralora General de la Repblica.

1. AUDITORAS ARTICULADAS2
1.1. Auditoras Articuladas con Organizaciones de la Sociedad Civil
Las Auditoras Articuladas con Organizaciones de la Sociedad Civil son una
estrategia del Control Fiscal Participativo, en la que las Organizaciones de la
Sociedad Civil que conocen de la entidad auditada, su rea misional o el sector al
cual pertenece, apoyan el proceso auditor en algunas de sus etapas.
Esta estrategia busca complementar el control fiscal el cual es una funcin pblica
ejercida por la Contralora, con el control ciudadano que es un derecho y deber
enmarcado en el artculo 2 de la Constitucin Nacional, segn el cual uno de los
fines esenciales del Estado es facilitar la participacin de todos en las decisiones
que los afectan, en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la
Nacin. De esta forma, la articulacin es un ejercicio complementario pero no
sustitutivo que fortalece el control fiscal en el marco de la democracia participativa,
sin que con ello el ciudadano asuma el rol del auditor.
Con esta estrategia se pone en marcha el principio de democracia participativa, en
el cual los ciudadanos organizados ejercen un papel preponderante en el control y
vigilancia de la gestin pblica y en el uso de los recursos del Estado, la
Contralora General de la Repblica convoca a actores de la sociedad civil, como
sindicatos, gremios, asociaciones, comits de vigilancia u otras formas de
veedura para que participen en las auditoras articuladas.
Se trata, entonces, de pasar de una participacin activa, como lo es la
presentacin de quejas o denuncias, a una participacin proactiva en la que la
ciudadana a travs de sus organizaciones, realice una labor en conjunto con la
CGR en el ejercicio del control fiscal.
2

Tomado de la Gua de Auditora Gubernamental con enfoque integral. Audite 3.0

Los aportes de las organizaciones de la sociedad civil a la auditora, deben en lo


posible, estar soportados en documentos o pruebas. Sin embargo, las auditoras
articuladas no buscan que las organizaciones de la sociedad civil que participan
asuman, simplemente, el papel de denunciantes pues el conocimiento de un tema
determinado, su anlisis y discusin en Mesa de Trabajo Articulada, puede
resultar ms enriquecedor y efectivo para el equipo auditor que una denuncia.
1.1.1 Propsitos de las Auditoras Articuladas
Con la puesta en marcha de las auditoras articuladas se busca, entre otros los
siguientes propsitos:
Vincular a la sociedad organizada en el ejercicio de la vigilancia del buen
uso de los recursos pblicos.
Ejercer control social a las entidades del Estado mediante la participacin
organizada de la ciudadana;
Fortalecer el Enfoque Integral del Control Fiscal, a travs del control social;
Compartir con la sociedad civil el cumplimiento de la misin y la visin de la
Contralora General de la Repblica.
1.2. Procedimiento de Participacin de la Sociedad Civil en las Auditoras
Articuladas
El procedimiento a travs del cual se desarrolla la estrategia de auditoras
articuladas con organizaciones de la sociedad civil, se compone de las etapas de
vinculacin, y articulacin . (Se elimina la palabra fase y se cambia por etapa, para
no presentar confusiones con las fases del Proceso Auditor. As mismo
eliminamos la llamada fase de extensin, por corresponder al Proceso Macro)
1.2.1 Etapa de Vinculacin
Incluye la identificacin y sensibilizacin de la organizacin de la sociedad civil, la
aceptacin de la misma para hacer parte de la estrategia, el trmite para la
vigilancia de la gestin pblica as como la capacitacin previa a su eventual
firma.
1.2.1.1 Identificacin
Es el proceso mediante el cual los distintos funcionarios de la Contralora General
de la Repblica (contraloras delegadas sectoriales, gerencias departamentales,
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, entre otros) proponen
diversas organizaciones de la sociedad para su vinculacin a la estrategia.

Las Organizaciones identificadas debern cumplir los siguientes requisitos:


Que se encuentren debidamente conformadas y que representen a algn
sector de la ciudadana, tales como trabajadores, estudiantes,
profesionales, campesinos, industriales, entre otros, agrupados
formalmente en sindicatos, agremiaciones, asociaciones, organizaciones
no gubernamentales, veeduras, etc.
Que conozcan alguna(s) de la(s) entidad(es) o los negocios o sectores que
audita la CGR.
Que cuenten con trayectoria que permita la observancia de los principios de
confidencialidad, objetividad, seriedad, responsabilidad, reserva y estricto
cumplimiento de los roles predeterminados para cada una de las partes,
dentro de los cuales se enmarca la estrategia, para que de esta forma
pueda generarse y adicionar valor agregado al ejercicio de la vigilancia del
buen uso de los recursos pblicos.
1.2.1.2 Sensibilizacin
Realizada la identificacin y el registro de la organizacin, la Contralora
Delegada para la Participacin Ciudadana, o los grupos de participacin
ciudadana de las gerencias departamentales, segn sea el caso, debern dar
inicio al proceso de sensibilizacin correspondiente, el cual incluye adems de los
contactos preliminares con la Organizacin identificada, la reunin de
sensibilizacin a la cual se convoque a los representantes de la misma.
La reunin de sensibilizacin est a cargo de los funcionarios de participacin
ciudadana responsables de la estrategia y podr ser presidida por el Director de
Atencin Ciudadana en el nivel central o por el Gerente Departamental en el nivel
desconcentrado.
En la reunin de sensibilizacin se escuchar a los representantes de las
Organizaciones de la Sociedad Civil, en relacin con las expectativas que tienen
frente a la estrategia y, adems, debern tratarse como mnimo los siguientes
temas:
Objetivos, fines, propsitos e importancia de la estrategia de Auditoras
Articuladas con Organizaciones de la Sociedad Civil;
Explicacin clara respecto de los roles y obligaciones que asumen cada
una de las partes;
Explicacin sobre el procedimiento de la estrategia.
Contenido y alcance de los convenios.

De esta reunin y de las dems que se realicen deber quedar el registro


correspondiente, el cual ser elaborado por el funcionario de enlace de
Participacin Ciudadana.
1.2.1.3 Aceptacin
Culminado el proceso de sensibilizacin, el funcionario de participacin ciudadana
responsable de la estrategia establecer contacto con la Organizacin de la
Sociedad Civil, para que sta manifieste su aceptacin de participar en la
estrategia y diligencie la ficha tcnica diseada por la CGR y los dems
documentos requeridos para la firma de convenios.
1.2.1.4 Trmite del Convenio
Es el proceso de recepcin y firma de convenios. Su trmite se realiza de la
siguiente forma:
Documentos que debe entregar la organizacin de la sociedad Civil
interesada en la firma del convenio: 1) Ficha tcnica, 2) Certificado de
existencia en el que conste el nombre del representante de la organizacin
y el objeto de la misma y 3) fotocopia de la cdula de ciudadana del
representante.
La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana realizar la
revisin de los documentos y verificar el cumplimiento por parte de la
organizacin de los requisitos enunciados en la identificacin y verificar
que el representante legal de la organizacin no tenga antecedentes
fiscales.
Cumplido lo anterior, se proyectar el convenio para la firma de las partes.
1.2.1.5 Capacitacin
Antes de la firma del convenio, se proceder a realizar un taller de capacitacin
con los representantes de la respectiva organizacin, cuyos temas de trabajo
sern:
1) Funciones de la Contralora y su diferencia con los dems entes de control,
2) Generalidades del proceso auditor
3) Diferenciacin de los hallazgos y proceso de responsabilidad fiscal y
4) Metodologa de seguimiento a los planes de mejoramiento.

1.2.1.6 Firma del Convenio


Cumplido el trmite para la firma de convenio, la Contralora Delegada para la
Participacin Ciudadana o la gerencia departamental convocarn a la
organizacin para la suscripcin del convenio de cooperacin para la vigilancia de
la gestin pblica, el cual ser firmado por el Representante de la Organizacin y
el Contralor General de la Repblica o quien ste delegue.
1.2.2 Etapa de Articulacin
Con la etapa de articulacin se inicia efectivamente el trabajo entre la CGR y la
ciudadana colombiana representada por las Organizaciones de la Sociedad Civil
vinculadas a la estrategia de auditoras articuladas.
1.2.2.1 Elaboracin el Plan General de Auditora
En la elaboracin del PGA se definen las auditoras que se van a articular y la(s)
organizacin(es) que van a participar en cada una de ellas. Para esto la
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana y las gerencias
departamentales realizaran acciones de concertacin con las delegadas
sectoriales y con las organizaciones de la sociedad civil con el fin de generar
iniciativas ciudadanas para el PGA.
Este prrafo debera quedar as:
En la elaboracin del PGA se definen las auditoras que se pueden articular
y el perfil de la(s) organizacin(es) que participaran en ellas. Para esto la
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana y las gerencias
departamentales realizaran acciones de concertacin con las delegadas
sectoriales y con las organizaciones de la sociedad civil con el fin de
generar articulaciones para el PGA.
1.2.2.1.1 Anlisis de las Iniciativas Ciudadanas
Las organizaciones de la sociedad civil o cualquier ciudadano pueden presentar
iniciativas, debidamente motivadas, en las que se sugiera la inclusin de
determinado sujeto o punto de control en el Plan General de Auditora y que el
proceso auditor respectivo se efecte incluyendo determinadas lneas o temas de
que se consideren relevantes. La Contralora Delegada para la Participacin
Ciudadana y las gerencias departamentales las tramitarn, ante las respectivas
delegadas sectoriales en el momento en que stas sean presentadas y se podrn

tener en cuenta en las auditoras que no hayan iniciado, o de lo contrario se


llevarn como insumo para la formulacin del siguiente PGA.
En dichas iniciativas, las organizaciones de la sociedad civil tambin se podrn
postularse para participar en el proceso auditor articulado.
1.2.2.1.2 Definicin de Auditoras Articuladas en el PGA
Las contraloras delegadas sectoriales, las gerencias departamentales y la
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana definirn de comn acuerdo
durante la elaboracin del Plan General de Auditora PGA, las Auditoras que se
realizarn Articuladas con organizaciones de la sociedad civil.
Este prrafo debera quedar as:
Las contraloras delegadas sectoriales, las gerencias departamentales y la
Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana definirn de comn
acuerdo las Auditoras que se realizarn Articuladas con organizaciones de
la sociedad civil.
Los principales criterios para esta definicin sern los siguientes: 1) Iniciativas
Ciudadanas, 2) impacto de la entidad en la comunidad, 3) entidades con
auditoras articuladas de gran xito realizadas anteriormente y 4) entidades con un
alto riesgo de corrupcin.
Cuando existan organizacin (es) de la sociedad civil del orden nacional con
convenio vigente, la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana y las
gerencias departamentales sugerirn a cada delegada sectorial que tenga en
cuenta los captulos o filiales de la organizacin de la sociedad civil, presentes en
el lugar del punto de control a auditar.
En todo caso, la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana y las
gerencias departamentales, darn a conocer oportunamente a las contraloras
delegadas sectoriales durante la elaboracin del PGA, una propuesta de las
auditoras articuladas a realizar de acuerdo a los criterios antes mencionados.
Este prrafo debera quedar as:
En todo caso, la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana y las
gerencias departamentales, darn a conocer oportunamente a las

10

contraloras delegadas sectoriales una propuesta de las auditoras


articuladas a realizar de acuerdo a los criterios antes mencionados.
Esta propuesta se construye a partir de los aportes que presenten las
organizaciones de la sociedad civil y las delegadas sectoriales, en los que se
seale el sujeto o punto de control en el que se desee hacer la articulacin, el
nombre de la(s) organizacin(es) que se postulan para participar y las lneas o
temas en los que la organizacin desea prestar su apoyo. En cada auditora
articulada podr participar una organizacin, sin embargo en los casos que la
Contralora considere necesario podrn participar ms organizaciones. En todo
caso en nmero de representantes de la sociedad civil no podr sobrepasar el
nmero de auditores en cada mesa de trabajo.
De manera excepcional se podr variar la organizacin inicialmente propuesta
siempre que el proceso auditor no haya iniciado.
Una vez definido el PGA, el funcionario de participacin ciudadana informar a las
organizaciones que se postularon para trabajar en la estrategia la fecha de inici
de la auditora, ante lo cual la organizacin deber confirmar su aceptacin y el
nombre de los representantes que asistirn a las mesas de trabajo. Pueden
participar mximo dos (2) personas de cada organizacin, pero en casos
eventuales podrn asistir otras personas de la organizacin para temas
especficos por tratar en la respectiva mesa de trabajo como invitados especiales.
Este prrafo debera quedar as:
Una vez definida la Auditora Articulada el funcionario de participacin
ciudadana informar a las organizaciones que se postularon para trabajar
en la estrategia la fecha de inici de la auditora, ante lo cual la
organizacin deber confirmar su aceptacin y el nombre de los
representantes que asistirn a las mesas de trabajo. Pueden participar
mximo dos (2) personas de cada organizacin, pero en casos eventuales
podrn asistir otras personas de la organizacin para temas especficos por
tratar en la respectiva mesa de trabajo como invitados especiales.

11

1.2.2.2 Memorando de Encargo


Proferido el memorando de encargo de las auditoras articuladas definidas en el
PGA, en el que igualmente se indicar que la auditora ser articulada, el
funcionario de participacin ciudadana lo podr enviar a la organizacin para su
conocimiento y concertar la reunin de presentacin en lo posible dentro del
perodo de validacin del encargo.
Esta es la primera mesa de trabajo articulada y en ella se realizan las siguientes
actividades:
El funcionario enlace de participacin ciudadana presentar a las partes y
explicar brevemente el procedimiento a seguir para las mesas de trabajo
articuladas, los roles de cada una de las partes y los principios que orientan
la estrategia.
De acuerdo con el anlisis del memorando de encargo, la(s)
organizacin(es) de la sociedad civil podr(n) presentar al equipo auditor
los elementos que consideren relevantes o de mayor riesgo en la entidad a
auditar y, de ser viables, la contralora delegada sectorial los tendr en
cuenta en la validacin del respectivo memorando de encargo; en caso de
no considerarlos pertinentes, dar a conocer a la organizacin las razones
o motivos que no permiten acoger las sugerencias.
Posteriormente, se establecer la agenda de trabajo de las mesas
articuladas.
Por su parte, la organizacin sealar los temas o lneas de la auditora en
los que prestar su aporte.
El funcionario de participacin ciudadana que asista a la auditora articulada ser
el responsable del cumplimiento y seguimiento a los compromisos de las partes y
a los aportes de la(s) organizacin(es) en cada mesa de trabajo articulada.
1.2.2.3 Fase de Planeacin
En la planeacin de la auditora, la articulacin se puede dar en la presentacin al
sujeto o punto de control y la discusin del memorando de planeacin.
En la carta de presentacin de la auditora y del equipo auditor al sujeto de
control, se le podr informar al sujeto o punto de control que la auditora es
articulada y el nombre de la organizacin que participar, siempre que sta desee
hacer pblica su participacin.

12

Igualmente, el da de la presentacin del equipo auditor al sujeto de control, se


podr invitar a la organizacin para realizar su presentacin personal al sujeto o
punto de control.
De otra parte, la organizacin podr participar en la discusin del memorando de
planeacin para que sta conozca la forma en la que se va a dar la ejecucin de
la auditora, y, de otra, aporte y sugiera a partir de su conocimiento aspectos
esenciales para el desarrollo de la auditora. En caso de que no haya sido posible
su participacin en la mesa de trabajo de discusin del memorando de encargo,
se definir aqu la agenda de trabajo y los temas o lneas en las que va a prestar
su aporte.
1.2.2.4 Fase de Ejecucin
En las mesas de trabajo articuladas participarn el equipo auditor, el
representante de la Organizacin de la Sociedad Civil articulada y el funcionario
de enlace de participacin ciudadana.
Los aportes que pueden presentar las organizaciones por regla general, son todos
los elementos de juicio que orienten al equipo auditor para focalizar los esfuerzos
en las auditoras como: puntos crticos de la entidad, sealamientos concretos
sobre incumplimiento de la entidad que generan prdida fiscal, conocimiento de la
entidad y de los procesos que se desarrollan en la misma, informacin,
conocimiento tcnico o especializado y documentacin til para la auditora, etc.
En cada una de las mesas de trabajo articuladas posteriores a aquellas en las
cuales se adquieran compromisos por parte del equipo auditor, ste deber
presentar a los representantes de la Organizacin de la Sociedad Civil, los
avances de dichos compromisos, a menos que de comn acuerdo se convengan
fechas determinadas para tal fin.
Igual situacin deber ser tenida en cuenta con relacin a los compromisos que
adquieran las Organizaciones de la Sociedad Civil articuladas y los funcionarios
de enlace de Participacin Ciudadana.
La periodicidad de las mesas de trabajo articuladas depender de los aportes y de
los compromisos de las partes, en todo caso se deber propender porque se
renan como mnimo una vez al mes.
En caso de que la organizacin no asista reiteradamente a las mesas de trabajo
programadas o no cumpla los compromisos adquiridos, el funcionario de
participacin ciudadana escuchar los motivos por los que se presenta tal

13

situacin y motivar a las organizaciones a que continen participando. En caso


de que su incumplimiento se reitere, se terminar unilateralmente el convenio.
Nota: es necesario sealar que si durante el transcurso del PGA se cancela la
auditora, se cancelar por ende la articulacin, circunstancia que le ser
comunicado a la(s) organizacin(es) articulada(s).
1.2.2.5 Fase de Informe
1.2.2.5.1 Informe Preliminar de Auditora
Los resultados preliminares de las auditoras articuladas podr ser presentado a
las Organizaciones Articuladas en el respectivo proceso auditor, siempre y cuando
hubieren desplegado una participacin proactiva, con la cual se haya generado
valor agregado a la auditora y, adems, su desarrollo se haya adelantado con
estricto cumplimiento de los roles y principios de confidencialidad, reserva,
objetividad y responsabilidad, y por tanto se haya construido confianza entre las
partes.
Cuando el informe preliminar de auditora, el cual se considera documento no
oficial en proceso de construccin y cuyo contenido se encuentra an en
validacin, sea presentado a las Organizaciones Articuladas, este se contraer
nicamente a aquella(s) lnea(s) de auditora en la(s) que haya participado la
Organizacin.
La organizacin de la sociedad civil articulada se compromete a dar cumplimiento
estricto al principio de reserva y confidencialidad de la informacin dada a
conocer.
1.2.2.5.2 Socializacin del Informe Final de Auditora
Una vez suscrito el informe final de auditora y oficializado por la Contralora
Delegada Sectorial, el funcionario de participacin ciudadana lo enviar a la (s)
organizacin(s) para su conocimiento. Se podr realizar una reunin de
presentacin del mismo por parte de los auditores, siempre que se considere de
gran importancia para el proceso.
En la ltima mesa de trabajo articulada y a fin de conocer la percepcin que tienen
las Organizaciones de la Sociedad Civil articuladas, se solicitar a sus
representantes que diligencien la Encuesta de Satisfaccin.
Igualmente se le solicitar al equipo auditor que diligencie la encuesta respectiva,
con el fin de conocer su percepcin respecto de la estrategia.

14

1.2.2.6 Seguimiento
Una vez la entidad presente el plan de mejoramiento, el funcionario de
participacin ciudadana lo consultar o, de ser necesario lo solicitar a la
respectiva contralora delegada sectorial o al gerente departamental y proceder a
programar la mesa de trabajo respectiva en la que se socializar el plan de
mejoramiento a la organizacin articulada, por parte de la contralora delegada
sectorial.
Esta reunin en lo posible se programar antes de la declaracin de conformidad
o no conformidad sobre el plan que debe presentar la CGR, con el objeto de
contar con los aportes objetivos en relacin con la viabilidad y pertinencia de dicho
plan, por parte de la OSC, los cuales debern ser objeto de anlisis por la
contralora delegada sectorial.
Una vez sea dada la conformidad parcial o total al plan de mejoramiento, el
funcionario de participacin ciudadana enviar el plan de mejoramiento suscrito a
la organizacin que particip en la auditora articulada con el propsito de que
esta realice el seguimiento al cumplimiento del plan.
Las organizaciones de la sociedad civil, pueden realizar seguimiento al plan de
mejoramiento cuando no se tiene programada una auditora mediante los
mecanismos de control social, como el derecho de peticin y en caso de observar
incumplimiento lo debern dar a conocer a la Contralora para que esta adelante
el procedimiento respectivo.
Las organizaciones de la sociedad civil podrn articularse en las auditoras en la
modalidad de seguimiento o en las que contengan la lnea de seguimiento al plan
de mejoramiento. El procedimiento en este caso se rige por lo establecido en la
fase de articulacin.
En este sentido, la organizacin articulada podr hacer uso de los instrumentos
del control social propios de la ciudadana, pero no asume las funciones de la
CGR y, por tanto, le es prohibido solicitar informacin o presentarse ante la
administracin de la entidad correspondiente en nombre o representacin de la
CGR.
La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana prestar la capacitacin
requerida por la sociedad civil para conocer la forma en la que se formulan los
planes de mejoramiento y la metodologa de seguimiento a los mismos.
Igualmente, estar atenta a resolver todas las inquietudes referentes a este
procedimiento.

15

Seguimiento a los hallazgos fiscales:


La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana informar a las
organizaciones que participaron en el proceso auditor articulado, el trmite y
decisin de los hallazgos fiscales generados por aportes que las organizaciones
presenten en desarrollo de las Auditoras Articuladas con organizaciones de la
sociedad civil, de conformidad con la informacin remitida por la Contralora
Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva.
El responsable de realizar el seguimiento y consecucin de dicha informacin, es
el funcionario enlace de participacin ciudadana de cada sector o gerencia
departamental.
1.3. Rol de las Partes Involucradas
Las partes que intervienen en este proceso tienen roles definidos, los cuales
deben ser acatados con especial inters de tal manera que el trabajo que se
adelante, est enmarcado dentro de la ms exigente confidencialidad,
imparcialidad y objetividad, y si es el caso, de la reserva que impone la ley.
El trabajo a desarrollar es de carcter tcnico, por consiguiente, la
Contralora General de la Repblica, no apoyar intereses particulares ni
tomar partido en las discusiones obreropatronales o de cualquier otra
ndole.
Los roles que se describen corresponden a las siguientes partes involucradas:

CONTRALORAS DELEGADAS SECTORIALES


ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL ARTICULADAS
CONTRALORA DELEGADA PARA PARTICIPACIN CIUDADANA

1.3.1 Rol de las Contraloras Delegadas Sectoriales


Las Contraloras Delegadas Sectoriales realizan, entre otras, las siguientes
actividades:
Ejecutar las auditoras en sus diferentes fases.
Evaluar, recibir, debatir y definir la procedencia de los aportes de las
organizaciones de la sociedad civil,
Coordinar las relaciones con la entidad auditada.
Oficializar la entrega del informe final de auditora a las organizaciones.

16

Elaborar las correspondientes ayudas de memoria de cada mesa de trabajo


articulada que se lleve a cabo con las organizaciones civiles, de manera
independiente a las que se realicen en desarrollo de las mesas de trabajo
ordinarias.
Mantener informadas a las organizaciones de la sociedad civil de los
asuntos de la auditora en los que la organizacin esta realizando sus
aportes.

Las ayudas memoria de las mesas de trabajo articuladas, sern conocidas por el
funcionario de enlace de la Delegada para la Participacin Ciudadana y por los
representantes de la organizacin civil articulada, para los ajustes y comentarios a
que haya lugar y para su posterior suscripcin
1.3.2 Rol de las Organizaciones de la Sociedad Civil
Las organizaciones de la sociedad civil articuladas con la CGR tienen, entre otros,
los siguientes roles:
Apoyar tcnicamente al equipo auditor en las mesas de trabajo articuladas.
Propender porque el anlisis y los aportes sean debidamente sustentados.
Participar activamente en el proceso, de manera que agregue valor a la
auditora, sin que ello signifique asumir el rol de auditores, pues ste es
exclusivo de la CGR.
Asistir de manera puntual a todas las mesas de trabajo articuladas, que
sean convocadas por la Contralora.
Las organizaciones de la sociedad civil deben ser conscientes de la importancia y
el rol que estn jugando en el proceso, pues stas representan ante la CGR el
control y la participacin ciudadana en la vigilancia del uso de los recursos del
Estado.
1.3.3 Rol de la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana
La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, a travs de sus
funcionarios de enlace en el nivel central y de los grupos de participacin de las
Gerencias Departamentales, cumple entre otros con los siguientes roles:
Adelantar procesos de formacin a las organizaciones de la sociedad civil
para efectos de articularlas al proceso auditor.
Trabajar de manera conjunta con las contraloras delegadas sectoriales
durante la elaboracin del PGA, con la finalidad de seleccionar de comn
acuerdo, las entidades en las cuales se llevarn a cabo auditoras
articuladas con organizaciones de la sociedad civil.

17

Convocar a las partes para las mesas de trabajo articuladas programadas,


propendiendo por el cumplimiento efectivo de las mismas.
Disear e implementar los instrumentos necesarios para un efectivo
seguimiento, documentacin del proceso, anlisis y posterior evaluacin de
auditoras articuladas para concluir con la memoria del mismo.
Hacer seguimiento continuo a las auditoras articuladas con organizaciones
de la sociedad civil y asistir a las mesas de trabajo articuladas.
Proponer soluciones, cuando en el desarrollo de la auditora articulada se
presentaren dificultades o inconvenientes.
Llevar una bitcora de las mesas de trabajo articuladas, con el fin de tener
la trazabilidad de las Auditoras Articuladas y de recoger los compromisos y
aportes de las partes para realizar el seguimiento a los mismos.
Presentar un informe sobre los resultados cada una de las auditoras
realizadas una vez stas finalicen.

18

2. DIRECTRICES PARA IDENTIFICACIN Y EJECUCIN DE LAS


AUDITORAS ARTICULADAS.
El Contralor General de la Repblica, a travs de la Circular No. 016 del 14 de
noviembre de 2006, genera las Instrucciones Generales sobre Participacin
de la Sociedad Civil en las Auditoras Articuladas, las cuales se presentan a
continuacin:
La vigilancia y el control fiscal es una funcin pblica que ejerce la Contralora
General de la Repblica, de conformidad con la Constitucin y la Ley, bajo
estrictos parmetros de transparencia y objetividad, en beneficio del inters
comn y con un irrevocable compromiso de excelencia para tales propsitos.
Seguro de la importancia que tiene el fortalecimiento de la democracia
participativa y del papel fundamental que tiene la participacin ciudadana en
la vigilancia y control fiscal de la gestin pblica, y con base en las funciones
que me asigna el artculo 35 de Decreto Ley 267 de 2000, segn el cual le
corresponde al Contralor General de la Repblica Fijar las polticas, planes,
programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestin
fiscal, del control fiscal del Estado y de las dems funciones asignadas a la
Contralora General de la Repblica de conformidad con la Constitucin y la
ley, me permito impartir las siguientes directrices para la identificacin y
ejecucin de las auditoras articuladas.
1) De conformidad con la ley, las auditoras articuladas con organizaciones de
la sociedad civil deben realizarse con estricta sujecin y aplicacin de los
principios de transparencia,. Objetividad, confiabilidad y responsabilidad.
2) De conformidad con el numeral 3. Del Captulo Octavo de la GUIA AUDITE
3.0, el trabajo respectivo debe adelantarse ...dentro de la ms exigente
confidencialidad, imparcialidad y objetividad....
3) En virtud de lo anterior, a partir de la fecha se dar por terminada, en las
auditoras articuladas, la participacin de toda persona u organizacin que
tenga o haya tenido intereses particulares en la entidad auditada y que por
ende no permita garantizar los principios rectores antes sealados,
evitando de paso conflicto de intereses o cualquier otra clase de desviacin
que se pueda presentar dentro de la estricta relacin sujeto de control fiscal
Organismo de Vigilancia y Control Fiscal.

19

4) Especficamente, acogiendo lo dispuesto en la Ley 850 de 2003, se


encuentran impedidos para participar en las auditoras articuladas, de
manera directa o indirecta, contratistas o trabajadores de la entidad
auditada o quienes tengan algn inters particular directo o indirecto en la
misma.
5) Dicha determinacin deber ser adoptada de inmediato por parte de los
Contralores Delegados Sectoriales para la Vigilancia Fiscal o en su defecto
por los Gerentes Departamentales respectivos y le ser comunicada al
Contralor Delegado para la Participacin Ciudadana y a las organizaciones
de la sociedad civil incursas, anexando la presente circular.
6) En cuanto al Proceso Auditor, este seguir su curso normal, pero sin la
participacin de la persona u organizacin respectiva, cumpliendo as el
Plan General de Auditoras - PGA.
7) Adicionalmente, a partir de la fecha no se podrn iniciar auditoras
articuladas con personas u organizaciones que tengan intereses
particulares en la entidad auditada y que por ende no permitan garantizar
los principios rectores sealados en esta Circular.
8) De igual manera, reitero que los auditores deben observar el principio de la
confidencialidad de la informacin que manejen en cumplimiento de su
trabajo, y no deben revelar a terceros los resultados del proceso auditor
hasta tanto los informes no sean liberados de conformidad con los
procedimientos instituidos, so pena de incurrir en las acciones disciplinarias
que seala la ley.
9) Finalmente, par efectos de garantizar la estrategia de las auditoras
articuladas y de acuerdo con los procedimientos establecidos, el Contralor
Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector respectivo, solo presentar a
las organizaciones civiles los informes civiles una vez se encuentren
liberados y con posterioridad a su comunicacin oficial al representante
legal del sujeto de control fiscal objeto de auditora.

20

3. AYUDA DE MEMORIA3
El acpite correspondiente a las Auditoras Articuladas de la Gua de Auditora
-Audite 3.0 seala que las ayudas de memoria de las auditoras articuladas
sern elaboradas por las Contraloras Delegadas Sectoriales, de manera
independiente a aquellas que se realicen en desarrollo de las mesas de trabajo
ordinarias y deben ser conocidas por los funcionarios de enlace de Participacin
Ciudadana y por los representantes de la Organizacin participante, para sus
ajustes, comentarios y posterior suscripcin.
Como ayuda didctica para aquellos que desconocen sobre la materia, se
transcribe lo pertinente de la Gua Audite 3.0
El desarrollo de temas tratados y las conclusiones de las mesas de trabajo, se
registran en un documento denominado ayuda memoria.
La ayuda memoria debe ser firmada por los integrantes del equipo auditor que
participaron en la mesa y no requiere aprobacin formal en sesin de la misma o
de otra instancia. Este documento formar parte de los papeles de trabajo y su
conservacin y archivo estar a cargo del lder de equipo.
Las ayudas memoria deben ser enviadas al observatorio de la Contralora
Delegada por el responsable de entidad en el nivel central y por el coordinador de
gestin en el Nivel Desconcentrado, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes
a la realizacin de la mesa de trabajo.
Su contenido general es:
Identificacin del sujeto o punto de control auditado.
Datos de informacin del proceso auditora.
Nombre de los participantes.
Relacin de Temas Tratados.
Relacin
y descripcin de las conclusiones, recomendaciones,
compromisos y responsables.
Mecanismos de seguimiento y fechas de verificacin.
Firmas de los integrantes del equipo auditor que participaron en la mesa de
trabajo.
Al concluir las reuniones de las mesas, el equipo deber:
3

Tomado de Audite 3.0

21

Evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el comportamiento de sus


integrantes, su rendimiento y progresando, para generar factores de
motivacin entre los mismos.
Asignar y distribuir actividades y compromisos a cada uno de los
integrantes para la siguiente sesin.
MODELO AYUDA MEMORIA

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR _____


AYUDA MEMORIA MESA DE TRABAJO No_____
SUJETO O PUNTO DE CONTROL__________________________
CIUDAD: ____________
MODALIDAD DE AUDITORA _________________________________
FASE _________________________
FECHA: D ____ M ____A ____
PARTICIPANTES: ___________; ____________, ___________, _________
TEMAS TRATADOS
1. Resumen de Tareas Desarrolladas,
2. Validacin Respuesta Entidad Observacin X,
.
.
n .............
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES, COMPROMISOS Y RESPONSABLES
(Ejemplo)
Los auditores expusieron y evidenciaron el trabajo desarrollado durante la semana
en el cual se concluy el examen a los estados contables con una opinin limpia.
En la lnea de evaluacin de programas misionales falta determinar la efectividad

22

del programa nmero 2. El Sistema de control interno est en un 85 por ciento


evaluado y apunta a una calificacin de riesgo bajo.
La respuesta dada por la entidad con relacin al presunto hallazgo fiscal sobre
desviacin de recursos parafiscales, no fue satisfactoria y el auditor responsable
de esta evaluacin indica que es necesario dar mayor profundidad a las pruebas y
complementar algunas evidencias que le permitan establecer que este hallazgo
supera una desviacin de recursos correspondientes al 10% del presupuesto de la
entidad. Se espera concluir este estudio la prxima semana.
El equipo se encuentra en la estudio de evidencias de otros hallazgos y se
compromete a presentarlos en la prxima mesa de trabajo.
El equipo cree conveniente el acompaamiento de un experto en evaluacin de
portafolio de inversiones, tema en el cual se presume la existencia de algunos
hallazgos que son necesarios valorar y para lo cual lo0s integrantes del equipo no
poseen el conocimiento especfico.
SEGUIMIENTO
Durante la semana siguiente el responsable de entidad y el lder de equipo
tendrn sesiones de trabajo para revisar y aprobar papeles de trabajo que
permitan aplicar los procedimientos restantes de la lnea de contratacin, cuyas
conclusiones sern presentadas en la prxima mesa de trabajo.
FIRMA INTEGRANTES

_______________________
Responsable Entidad

______________
Auditor 1

____________________
Lder Equipo

________________
Auditor 2

23

____________________
Auditor 3

4. BITCORA

(Propuesta)

Uno de los roles asignados a la Contralora Delegada para la Participacin


Ciudadana, consiste en llevar una bitcora de las mesas de trabajo articuladas,
con el fin de tener la trazabilidad de las Auditoras Articuladas y de recoger los
compromisos y aportes de las partes para realizar el seguimiento a los mismos. 4
La tarea consiste en llevar un registro escrito en donde se recojan los desarrollos
de la articulacin, sealando los compromisos adquiridos por las partes, el
cumplimiento y resultados obtenidos.

Se propone a consideracin de la Contralora Delegada para


Participacin Ciudadana el siguiente modelo, con el cual se
pretende armonizar los resultados de la herramienta de registro.
MODELO BITCORA

CONTRALORIA DELEGADA PARA PARTICIPACIN CIUDADANA


BITACORA
AUDITORA ARTICULADA A:
ORGANIZACIN ARTICULADA:
CIUDAD: ____________
EN LA FASE DE PLANEACIN
En la Validacin del Memorando de Encargo o en la formulacin del
memorando de planeacin:
Fecha:________________
Riesgos no tenidos en cuenta por la delegada sectorial y relevantes para la
organizacin articulada:

Gua de Auditora Audite 3.0

24

Concepto del equipo auditor sobre los riesgos no tenidos en cuenta:

Agenda de trabajo de las mesas de trabajo articuladas:

Temas o lneas de auditora en los que la organizacin articulada prestara su


concurso:

Compromisos de la organizacin articulada:

25

Compromisos del equipo auditor:

En el desarrollo de la Planeacin:
Resumen de la presentacin de la organizacin articulada al sujeto o punto de
control:
Fecha:________________
Aportes de la Organizacin articulada al memorando de planeacin y sugerencias
para el desarrollo de la auditora:

Cumplimiento de compromisos por parte de la organizacin articulada:

26

Cumplimiento de compromisos del equipo auditor:

Nuevos compromisos de la organizacin articulada:

Nuevos compromisos del Equipo Auditor

EN LA FASE DE EJECUCIN
Fecha:________________
Cumplimiento de los compromisos de la organizacin articulada

27

Cumplimiento de los compromisos del Equipo Auditor

Nuevos compromisos de la organizacin articulada:

Nuevos compromisos del Equipo Auditor

FASE DE INFORME
Fecha:________________
Presentacin a la organizacin articulada de la parte pertinente del informe
preliminar de auditora y comentarios del mismo (El informe presentado se
contraer nicamente a aquella(s) lnea(s) de auditora en que haya participado la
organizacin, siempre y cuando la articulacin haya generado valor agregado al
proceso auditor).

28

Comentarios acerca del compromiso de la organizacin articulada de dar estricto


cumplimiento a los principios de reserva y confidencialidad de la informacin dada
a conocer. (Es necesario dar a conocer que el informe preliminar es sujeto de
modificaciones provenientes de las respuestas y evidencias emitidas por el sujeto
de control)

INFORME FINAL
Fecha:________________
Comentarios de la organizacin articulada sobre el informe final de auditora. (El
informe se suministra una vez oficializado por la CGR; es decir habindose
entregado al sujeto de control)

Manifestaciones de la organizacin articulada sobre la encuesta de satisfaccin.

Manifestaciones del Equipo de Auditora sobre la encuesta de satisfaccin.

29

PLAN DE MEJORAMIENTO
Fecha:________________
Aportes objetivos en relacin con la viabilidad, pertinencia, plazos y acciones
propuestas por la entidad sujeto de control en el Plan de Mejoramiento.

SOCIALIZACIN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO


Fecha y forma de entrega del Plan de Mejoramiento a la Organizacin de la
Sociedad Civil Participante.

El funcionario de enlace

30

5. CONVENIOS DE COOPERACIN.
La firma del Convenio de Cooperacin para la Vigilancia de la Gestin Pblica,
corresponde a la etapa final de la Fase de Vinculacin, del Procedimiento de
Participacin de la Sociedad Civil en las Auditoras Articuladas, cuyo trmite est
establecido en la Gua de Auditora Gubernamental con enfoque integral.
Dentro de los documentos que debe aportar la Organizacin de la Sociedad Civil
se encuentra la denominada ficha tcnica, que corresponde a un somero extracto
de su condicin de Organizacin Civil.
Con la finalidad de mejorar este instrumento y tener un punto de partida sobre el
conocimiento que detente la organizacin civil que se pretende articular, acerca
de la entidad que se quiere auditar en aspectos tales como su rea misional y de
apoyo, el sector al que pertenece y las calidades y conocimientos tcnicos,
ponemos a consideracin el modelo que se presenta como anexo.

31

6. ENCUESTAS DE SATISFACCIN AL CLIENTE


De conformidad con la Gua de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral,
Audite 3.0, al finalizar la auditora articulada se debe gestionar una encuesta de
satisfaccin, cuyo formato est establecido y se presenta a continuacin:
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
CONTRALORA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIN CIUDADANA
DIRECCIN DE ATENCIN CIUDADANA
ENCUESTA PARA SER DILIGENCIADA POR EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACION DE LA
SOCIEDAD CIVIL
TEMA: RESULTADOS DE AUDITORA ARTICULADA CON ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL
Auditoria:
Fecha:
Con el fin de realizar una efectiva retroalimentacin de la Estrategia de Auditorias Articuladas con vinculacin
de las Organizaciones de Sociedad Civil, puesta en marcha por la CONTRALORA General de la Repblica, y
en la cual usted se encuentra participando; as como para poder determinar las debilidades, fortalezas o
amenazas de la misma, consideramos de suma importancia el que nos haga saber sus opiniones o crticas,
las cuales nos permitirn ir perfeccionando la estrategia, y por consiguiente, lograr su posicionamiento y
consolidacin.
En consecuencia le solicitamos diligenciar el siguiente formato:
Nombre del Representante: __________________________________________
Organizacin de la Sociedad Civil a la cual representa:
____________________________________________________________________________________
1

Antes de iniciar la auditoria particip en definir que auditar?


SI___

NO___

Particip en las mesas de trabajo de la auditoria?


SI____ NO____
Cuantas_____

Particip en la discusin del borrador de informe de auditoria?


SI____ NO____

4 Particip en la discusin del plan de mejoramiento que propuso la entidad en la cual usted ayudo en
la auditoria?
SI____ NO____
5

Particip en el seguimiento al plan de mejoramiento?

32

SI____ NO____
6

Diga los tres aportes que cree usted fueron los ms importantes que hizo?
A__________________________________________________________
B__________________________________________________________
C ________________________________________________________

7 Qu tan satisfecho lo dejan los resultados del trabajo del proceso auditor ejecutado entre la
organizacin que usted represento y la Contralora General de la Repblica?
Mucho_____
Poco ______
Nada ______
8

Cree que se aprendi a trabajar armnicamente entre la sociedad y la Contralora General de la


Repblica?
Mucho_____
Poco ______
Nada ______

En que medida cree que su participacin aport para realizar un mejor proceso auditor?
Mucho_____
Poco ______
Nada ______

33

7. TABULACIN DE ENCUESTAS DE SATISFACCIN DEL CLIENTE


Las encuestas de satisfaccin deben ser tabuladas a fin de contar con cifras
estadsticas que sirvan para el anlisis y proyeccin de las auditoras
articuladas, de conformidad con el siguiente instructivo.
DIRECCIN DE ATENCIN CIUDADANA
TABULACIN ENCUESTAS DE SATISFACCIN DEL CLIENTE
AUDITORAS ARTICULADAS CON ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL
GERENCIA________________________________________________
TOTAL DE ENCUESTAS _____________________________________
TOTAL DE AUDITORAS ARTICULADAS ________________________
PERIODO DE LA EVALUACIN: DEL ________________AL _________
CORRESPONDIENTE AL PGA_________________
RESPONSABLE DE LA TABULACIN____________________________
CARACTERIOSTICA A EVALUAR

RESPUESTA
INVALIDA

SI

NO

TOTAL

Antes de comenzar la Auditora particip en


que auditar?
Particip de las mesas de trabajo?
Particip en la discusin del informe de
Auditora?
Particip en la discusin el Plan de
Mejoramiento propuesto por la entidad?
Particip en el seguimiento al Plan de
Mejoramiento?
TOTALES

CARACTERIOSTICA A EVALUAR

RESPUESTA
INVALIDA

MUCHO

POCO

NADA

TOTAL

Que tan satisfecho lo dejan los


resultados del trabajo del
proceso...?
Cree que se aprendi a trabajar
armnicamente entre la sociedad y
...?
En que medida cree que su
participacin aport para...?
TOTALES

De conformidad con el
PROCEDIMIENTO APLICACIN, TABULACIN,
PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE LAS ENCUESTAS DE SATISFACCIN DEL
CLIENTE, las encuestas de la satisfaccin del ciudadano deben ser remitidas por las

34

gerencias departamentales, al Director de Atencin Ciudadana, con una periodicidad


semestral, en los meses de junio y diciembre, dando alcance a las auditoras
finalizadas en el respectivo perodo.

35

8. EJECUTORES DE LA ESTRATEGIA Y ROLES CORRESPONDIENTES


De acuerdo con lo previsto en la Gua de Auditora Gubernamental con Enfoque
Integral Audite 3.0 -, la fase de vinculacin de las Organizaciones de la Sociedad
Civil dentro del desarrollo de la estrategia de auditoras articuladas, y de
conformidad a la estructura orgnica y funcional vigentes, corresponde llevarla a
cabo a la Direccin de Promocin y Desarrollo, de la Contralora Delegada para la
Participacin Ciudadana CDPC-, excepto la capacitacin de que trata el numeral
2.1.5. del capitulo octavo del Audite 3.0., que tiene que ser asumido por los
funcionarios de enlace, tanto del nivel Central de la CDPC, como de las Gerencias
Departamentales de la Contralora General de la Repblica.
a. Direccin de Promocin y Desarrollo.
Correspondera a esta Direccin, dentro de la fase de vinculacin, la
identificacin, sensibilizacin y aceptacin de las Organizaciones de la
Sociedad Civil deseosas de participar en la estrategia de las Auditoras
articuladas.
b. Asesores del Despacho.
Tendrn a su cargo el trmite y firma del convenio con aquellas
Organizaciones de la Sociedad Civil, debidamente capacitadas que deseen
participar en la estrategia de Auditoras Articuladas.
c. Direccin de Atencin Ciudadana
Adelantar procesos de formacin a las organizaciones de la sociedad
civil para efectos de articularlas al proceso auditor.
Trabajar de manera conjunta con las contraloras delegadas sectoriales
durante la elaboracin del PGA, con la finalidad de seleccionar de
comn acuerdo, las entidades en las cuales se llevarn a cabo
auditoras articuladas con organizaciones de la sociedad civil.
Convocar a las partes para las mesas de trabajo articuladas
programadas, propendiendo por el cumplimiento efectivo de las mismas.
Disear e implementar los instrumentos necesarios para un efectivo
seguimiento, documentacin del proceso, anlisis y posterior evaluacin
de auditoras articuladas para concluir con la memoria del mismo.
Hacer seguimiento continuo a las auditoras articuladas con
organizaciones de la sociedad civil y asistir a las mesas de trabajo
articuladas.

36

Proponer soluciones, cuando en el desarrollo de la auditora articulada


se presentaren dificultades o inconvenientes.
Llevar una bitcora de las mesas de trabajo articuladas, con el fin de
tener la trazabilidad de las Auditoras Articuladas y de recoger los
compromisos y aportes de las partes para realizar el seguimiento a los
mismos.
Presentar un informe sobre los resultados cada una de las auditoras
realizadas una vez stas finalicen.

La normatividad existente no ha sido explicita en cuanto a la mecnica o proceso a


seguir en los eventos en que la Organizacin posee un Convenio de Cooperacin
para la Vigilancia de la Gestin Pblica vigente, sin que haya participado en
proceso alguno de Auditora Articulada. En el mismo sentido, para aquellas
Organizaciones cuyo Convenio de Cooperacin para la Vigilancia de la Gestin
Fiscal se encuentra vencido.
Para ambos eventos es necesario planear ejercicios de capacitacin, que
correran a cargo de los funcionarios de enlace de la CDPC y de las Gerencias
Departamentales, los cuales deben culminar en la postulacin de estas
Organizaciones para participar en los procesos Auditores que se lleven a cabo
dentro del Plan General de Auditora correspondiente a la vigencia fiscal de 2009.
En el caso de las Organizaciones con convenios vencidos, previo a la capacitacin
y lleno de requisitos como la Ficha Tcnica, se deber procurar la firma de un
nueva convenio.

37

9.

PLAN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES A EJECUTAR

De conformidad con las metas propuestas en el Plan de Accin de la Contralora


Delegada para la Participacin ciudadana, para el ao 2009 se tiene la expectativa
de realizar 30 Ejercicios de Control Fiscal Articulados, para lo cual, inicialmente, el
grupo de Profesionales plante la siguiente distribucin tanto del Nivel Central
como desconcentrado:
DELEGADA - GERENCIA
Social
Gestin
Agropecuario
Medio Ambiente
Minas
Defensa
AMAZONAS
ANTIOQUIA
ARAUCA
ATLNTICO
BOLIVAR
BOYACA
CALDAS
CAQUETA
CASANARE
CAUCA
CESAR
CHOCO
CORDOBA
GUAINIA
GUAJIRA
GUAVIARE
HUILA
MAGDALENA
META
NORTE DE SANTANDER
NARIO
PUTUMAYO
QUINDO
RISARALDA

No. DE AUDITORAS
4
5
4
6
1
2
GERENCIAS
3
2
1
1
3
4
1
1
1
3
2
3
3
2
4
3
6
3
5
3
4
2
1
3

38

SAN ANDRES
SANTANDER
SUCRE
TOLIMA
VALLE
VAUPES
VICHADA
TOTAL PLANEADAS

3
2
1
5
1
0
0
79

39

II. EJERCICIOS DE CONTROL FISCAL MACRO CON ORGANIZACIONES DE


LA SOCIEDAD CIVIL.
A travs de esta forma de control fiscal articulado se busca que las organizaciones
de la sociedad civil aporten de su experiencia y conocimiento en la realizacin de
un anlisis de un sector o subsector que permitan identificar caractersticas
particulares, en trminos de objetivos, institucionalidad, papel que desempea
dentro de la sociedad y del gobierno, situacin financiera y de financiamiento y
polticas pblicas relacionadas con el sector subsector.
De acuerdo al plan de accin y a los requerimientos presentados por las
organizaciones de la sociedad civil, las Contraloras Delegadas Sectoriales a
travs de las direcciones de estudios sectoriales y la Contralora Delegada para la
Participacin Ciudadana definirn concertadamente, la realizacin de
determinados estudios a realizar de manera articulada, donde participarn no ms
de dos representantes por organizacin, sin perjuicio de que intervenga en el
proceso una o dos organizaciones de la sociedad civil.
Una vez definidos los estudios que se realizarn articulados, la Contralora
Delegada para la Participacin Ciudadana informar a las organizaciones que se
postularon para trabajar en la estrategia el cronograma establecido por la DES,
ante lo cual la organizacin deber confirmar su aceptacin y el nombre de los
representantes que asistirn a las mesas de trabajo sectoriales articuladas.
En la primera mesa de trabajo sectorial articulada, se definir una agenda de
trabajo con el fin de evaluar y debatir el tema en el cual la organizacin dar su
aporte.
La Vinculacin de la Organizacin de la Sociedad Civil se realizara bajo los
mismos parmetros que para aquellas que se presenten a la estrategia de las
Auditorias Articuladas

40