COLOMBIANA DE SALUD S.A.

MANUAL DE FUNCIONES Y
PERFILES DE CARGO

I.

Revisin 04

Agosto 2010

IDENTIFICACION

Nivel
Denominacin del Empleo:
No de Cargos:
Dependencia:
Cargo del Jefe Inmediato:

II.

CDS PTH 8.1

Operativo
AUXILIAR TALENTO HUMANO
1
Direccin Administrativa y Financiera
Coordinador(a) Administrativa y de Talento
Humano

PROPOSITO PRINCIPAL

Apoya a la Coordinacin de Talento Humano y Asuntos Administrativos en los procesos

operativos y de administracin del personal, de manera que se realice en forma oportuna los
pagos y descuentos a los colaboradores y se informe las novedades (incapacidades,
vacaciones, etc) que se sucedieron durante el mes.

III.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Atender y tramitar cuando haya lugar, las solicitudes relacionadas con el rea, de forma
personal o telefnica de clientes internos

2. Apoyar la ejecucin de todos los procesos de gestin humana y cumplir con las
responsabilidades definidas en el manual de procesos del rea de forma precisa
adecuada

3. Cumplir con los estndares administrativos, de calidad y servicio definidos por la

jefatura del rea.

4. Participar activamente en las reuniones de grupos de trabajo para el diagnstico y

planes de mejoramiento.

5. Contribuir en el mantenimiento de un buen clima organizacional, en el equipo de

trabajo.

6. Brindar las atenciones e informacin que requieran los usuarios

de forma clida,
amable y emptica, resolviendo satisfactoriamente sus inquietudes, dudas y problemas.

7. Brindar el apoyo necesario para las funciones de comunicacin, archivo, mercadeo y

atencin al pblico que adelanten las Direcciones y la Gerencia General.

8. Participar en la consolidacin de una agenda de trabajo de la direccin de talento

humano. y apoyar a sus superiores inmediatos y en general a las Direcciones y la
gerencia en su cumplimiento.

9. Realizar mensualmente el proceso de novedades y entregar al Coordinador de Talento

Humano para su revisin y aprobacin y notificacin a la empresa de outsourcing de

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administracin de talento humano cuando haya lugar.

10. Elaborar las distintas comunicaciones del rea, relacionadas con ingresos,
promociones, incrementos salariales, retiros, certificaciones y en general, todas
aquellas que sean solicitadas por el jefe del rea.

11. Llevar el control de la fecha de terminacin de los contratos de trabajo e informar al

Coordinador por lo menos con 15 das de anterioridad.

12. Velar por que los procesos de calidad se cumplan a cabalidad.

13. Administra las hojas de vida del personal activo e inactivo de la empresa, controlando el
archivo de los documentos de ingreso, historias mdicas, certificados, constancias,
comunicaciones, etc. manteniendo actualizados los registros, informes y listados de la
planta de personal de la entidad y en general todos los archivos del area dentro de la
mayor discrecin y reserva que sean necesarias sobre asuntos y documentos bajo su
responsabilidad.

14. Colabora en la implementacin del programa de Salud Ocupacional de la organizacin,

incluyendo la coordinacin de actividades, inspecciones, comunicaciones, archivo de
documentos, promocin de normas, etc., manteniendo informado al jefe de recursos
humanos e igualmente cumple con las normas de salud ocupacional establecidas por la
organizacin y participa en los programas que en este sentido sean lideradas desde el
rea.

15. Elabora en forma oportuna los informes estadsticos, correspondencia y dems

documentos requeridos por el superior inmediato.

16. Realiza el contacto telefnico requerido por su superior inmediato con las dependencias
internas y externas correlacionadas.

17. Elabora las certificaciones inherentes a la naturaleza del cargo que los clientes internos
o externos soliciten.

18. Participa en la elaboracin, ejecucin y seguimiento de los planes de accin, proyectos

y actividades de la dependencia.

19. Tramita todas las afiliaciones requeridas para el ingreso de nuevos funcionarios a la
entidad y revisa la documentacin necesaria para este propsito.

20. Realiza los trmites correspondientes al proceso de viticos, pago de horas nocturnas y
horas extras de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

21. Realiza, cuando a ello haya lugar,

los trmites necesarios para el pago a entes

externos tales como cooperativas, fondo de empleados, embargos judiciales, aportes
voluntarios y aquellos planes a los cuales se afilien los empleados.

22. Coordina con las Cajas de Compensacin Familiar la prestacin de servicios oportunos
a los clientes internos de la entidad.

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23. Ejerce acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla.

24. En ausencia de firma externa de outsourcing de administracin de personal, debe:
a. Elaborar la nmina de la empresa, realizando todos los descuentos
establecidos por la ley y/o autorizados por los colaboradores.
b. Diligenciar las planillas en medio magntico de autoliquidacin de
seguridad social y aportes parafiscales y realizar las acciones necesarias
para su trmite de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes,
realizar la liquidacin y pago de las prestaciones sociales, llevando el
control de los mismos e igualmente hacer entrega oportuna a los
colaboradores, de los comprobantes que registran los pagos que les son
efectuados.
c. Realizar los ajustes en los salarios segn instrucciones escritas
impartidas por el Jefe de Talento Humano.
d. Elaborar las liquidaciones del personal que por cualquier causa se retire
de la compaa y elaborar los certificados anuales de ingresos y
retenciones y hace entrega de ellos en forma oportuna a cada
colaborador.
e. Coordinar con cada rea la programacin de las vacaciones del personal,
llevando el control de las mismas y manteniendo actualizado el registro
correspondiente.
f. Atender todas las inquietudes y solicitudes de los colaboradores
relacionados con aportes parafiscales, seguridad social, fondos de
pensiones y cesantas, cajas de compensacin familiar a nivel nacional,
certificados de ingresos y retenciones, etc.
25. Desempea las dems funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas
inherentes a la naturaleza del cargo.

IV.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeo)

Solicitudes de clientes internos relacionadas con el rea tramitadas.

Apoyo para la ejecucin de todos los procesos de gestin humana

Participacin en el logro de equipos de trabajo con buen clima organizacional.

Calidez.amabilidad y empata en las atenciones e informacin que requieran los

usuarios
Apoyo a las comunicaciones, archivo, mercadeo y atencin al pblico que adelanten
las Direcciones y la Gerencia General.

Participacin en la consolidacin de una agenda de trabajo de la Coordinacin

Administrativa y de Talento Humano.

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Comunicaciones del rea, relacionadas con ingresos, promociones, incrementos

salariales, retiros, certificaciones y otras elaboradas de manera oportuna.

Seguimiento a las hojas de vida del personal activo e inactivo de la empresa,

controlando el archivo y actualizacin de los diversos documentos relacionados.

Participacin en la coordinacin de actividades, inspecciones, comunicaciones, archivo

de documentos, promocin de normas, etc., y las informaciones pertinentes.

Informes estadsticos, correspondencia y dems documentos requeridos por el superior

inmediato elaborados y entregados de manera oportuna.

Certificaciones inherentes a la naturaleza del cargo que los clientes internos o externos
soliciten, elaboradas.

Participacin en la elaboracin, ejecucin y seguimiento de los planes de accin,

proyectos y actividades de la dependencia.

Afiliaciones requeridas para el ingreso de nuevos funcionarios a la entidad tramitadas y

documentacin revisada.

Coordinacin con las Cajas de Compensacin Familiar la prestacin de servicios

oportunos a los clientes internos de la entidad.

Mantiene la discrecin y reserva que sean necesarios sobre asuntos y documentos del
rea.

Honestidad, transparencia, responsabilidad, cumplimiento

V.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Tcnico o tecnloga en administracin de personal, secretaria Ejecutiva o similar

VI.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Tcnica o tecnloga en administracin de personal o secretaria ejecutiva con no menos de dos

aos de experiencia en cargos relacionados y experiencia como auxiliar de administracin de
personal