MANUAL DE FUNCIONES DE LA

ASISTENTE DE GERENCIA DE PLANTA

1. APROBAR SOLICITUD DE INVENTARIO:
1. Para aprobar la solicitud primero la auxiliar administrativa realiza la
solicitud de inventario y la archiva
2. Luego ingreso al programa Decisin
3. Ingreso al modulo Inventarios, selecciono aprobar solicitud.
4. para proceder a la aprobacin primero se revisa que este correcto el destino
o centro costo a donde se va a cargar dicho insumo y/o repuesto, nombre del
que retira, cantidad solicitada, y luego de que este todo correcto se aprueba
la solicitud e inmediatamente se genera en almacn la nota de egreso para el
retiro del elemento.

2. REVISAR EL CORREO DE LA EMPRESA:

Esta actividad se realiza una vez se haya realizado el libro de produccin y el
informe diario y aprobado las solicitudes de inventario; se procede a revisar el
correo electrnico para imprimir las cotizaciones, planos, y diferente
informacin que llega a travs de este medio para entregar al Gerente o personal
interesado.

3. REVISAR CORRESPONDENCIA PARA FIRMA DEL GERENTE :

Todos los departamentos que envan documentos, cartas, facturas, reportes,
liquidaciones, descuentos, contratos etc, deben ser firmados por el Gerente de
planta; por lo tanto primero son entregados a la asistente para la debida revisin
y despus firma el Gerente de Planta para ser enviados en el paquete los das
viernes al departamento de contabilidad.
4. REALIZAR BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD:
Se realiza los das viernes a los computadores de:
* Bascula (Sexta)
* Almacn (Sexta)
*Laboratorio
* Auxiliar Administrativo (Gerencia).
* Asistente Gerencia (Gerencia).
* Secretaria USP.
*Carpeta comparten (en esta carpeta se guarda informacin que es usada por
todos los usuarios)
*Carpeta Produccin (es el cuadro de la produccin que se le enva al Ing. Jose
Bertini)

Todos los archivos de cada uno de los equipos se envan a un disco duro externo
para tener respaldo en caso de que se borren o se dae el CPU.
Cabe aclarar que a los computadores porttiles no se les hace copia de seguridad.
5. INFORMAR DE REUNIONES O MENSAJES PARA GERENTE DE
PLANTA :
Cuando llega un correo que es para el Gerente inmediatamente se le comunica
telefnicamente y se reenva dicha informacin al correo de l, posterior a esto
se procede a imprimir para respaldo en archivo fsico.
6. DESPACHOS DE ACEITE Y NUEZ (estar enterada e informada):
Para proceder a un despacho ya sea de aceite o de nuez, de la Gerencia General
envan la orden de cargue al encargado de realizar el despacho (Jefe laboratorio),
se imprime y se la entrega al Operario de bascula quien es el responsable de
llevar el control por cada viaje que se realice, este formato de control lo realiza
el operario de Bascula y cuando se termina de completar las toneladas a
despachar me lo entrega para que sea archivado.
7. REVISION DE LAS PREVISIONES DE MANTENIMIENTO Y DE
ADMINISTRACION :
Los pedidos de mantenimiento y los de administracin los realiza la Auxiliar
Administrativa, una vez realizados me pasa para revisar que este bien
codificado el centro de costo y el detalle del insumo, repuesto, suministro o
elemento a solicitar y la cantidad a pedir, una vez revisado se entrega al Gerente
de Planta para firma y autorizacin de compra, una vez firmado el pedido se
entrega una copia al encargado de compras y otra copia al almacn para que
adjunte a la factura y la copia restante es para el archivo.

8. REALIZAR INFORME MENSUAL DE CONTADURIA: este informe se

retroalimenta del archivo que da a da va llenando el jefe de laboratorio llamado
produccin 2011, en este archivo existe una tabla dinmica donde agrupa lo que
necesita contabilidad para hacer balance general, al finalizar el mes solo se
actualiza la tabla dinmica y se procede a imprimir dos informes uno para
contabilidad y el otro para el archivo, adicional a esto se enva por mail a las
personas encargadas del respectivo tramite a realizar.
9. REALIZAR A FIN DE AO EL ACTA DE INVENTARIOS DE ACEITE
Y DE NUEZ: esta acta se realiza con la finalidad de dar a conocer los
inventarios finales de aceite y de nuez con que la empresa termina el ao actual.
Este procedimiento lo realiza el jefe de Laboratorio, para el acta solo se
transcriben los datos que me entrega el jefe de laboratorio, se imprime el acta
para las respectivas firmas de los que intervienen y se enva a Gerencia General,
Contabilidad y Gerencia de planta.

10. FIRMAR DESPACHOS DE ACEITE Y DE NUEZ : todos los despachos

tanto de aceite como de nuez los firma el responsable del cargue (Jefe de
Laboratorio) pero cuando l no se encuentra en la planta el encargado de firmar
es el Jefe de Planta; nicamente firmo los despachos (asistente de gerencia)
cuando no estn en la planta ni el responsable ni el encargado, se revisa que los
datos escritos en la Gua de Remisin sean los mismos que el ticket del pesaje
tiene como son: fecha, destino, peso bruto, peso tara, peso neto, placas,
conductor, vehculo; adicional a estos datos el laboratorio pasa un documento
(sello impreso) donde tiene la calidad del aceite despachado es decir el A.G.L.,
la humedad, Impurezas, adems tambin se coloca la cantidad de sellos de
seguridad y los consecutivos de cada sello de seguridad. Despus de revisar
todo lo antes mencionado se procede a firmar y a entregar todos los documentos
del despacho al operario de bscula quien entrega al conductor los que le
corresponden.
11. LLEVAR MANEJO DE PROYECTOS O INVERSIONES: cuando se est
realizando un proyecto nuevo o una inversin se lleva un control de todas las
facturas del material utilizado y/o mano de obra que se uso para llevar a cabo
dicha inversin o proyecto, cuando las obras son pequeas se realiza un listado
en Excel y se maneja una carpeta solo para este fin.
12. OTRAS FUNCIONES QUE ASIGNE EL GERENTE DE PLANTA: cuando
el Gerente solicita realizar otras tareas diferentes a las del cargo, se hacen bajo
su autorizacin y aprobacin.
13. MANEJO Y ORGANIZACIN DE AGENDA: anotar y estar atenta a cada
una de las fechas de las reuniones, capacitaciones, congresos, compromisos y
todo lo concerniente a visitas que el Gerente de planta tenga programadas; dar
citas bajo coordinacin con el Gerente de planta para atencin al personal
externo cuando lo requieran, el objetivo es recordarle ya sea va mail, telefnica
u escrita de la cita que tiene por cumplir.
14. LLEVAR INFORME DE REUNIONES: se documenta a travs de actas o
informes en el que conste toda la informacin de la reunin o capacitacin que
haya sido impartida por el Gerente de Planta Jefe de Planta dirigida al
personal de planta o a los diferentes departamentos.