REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE EDUCACIN PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD MILITAR BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ACADEMIA TCNICA MILITAR

Diseo e implantacin de un sistema de registro y control de los

procesos que se llevan en el departamento de documentacin e
informacin estudiantil de la Academia Tcnica Militar Bolivariana

Asesor Metodolgico:

Autores:
ALF. GARCIA ORIA ANGEL GABRIEL

Tutor de Contenido:

Maracay, Enero 2013

Introduccin

La presente tesis aborda una de las problemticas que desde hace

aos afectan a la academia tcnica militar bolivariana y sus ncleos y por
eso e decido realizar un diseo automatizado efectivo sobre sus expedientes.
Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un diseo
sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen sistema de
almacenamiento en la academia y las herramientas necesarias para erradicar
los problemas ms comunes en cuanto a la manera de archivar manualmente
Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar
almacenamiento manual que ocasiona congestionamiento se ofrece una
herramienta de trabajo que consiste en un sistema automatizado ms exacta
y rpida para el personal que all labora matriculando una cantidad de
expedientes en un corto perodo de tiempo para dar inicio a las actividades
en la academia tcnica militar bolivariana de manera eficiente e integra. El
paquete de aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las
operaciones bsicas de mantenimiento de archivos que proporcione una
mejor manera de proveer informacin actualizada para la toma de
decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del sistema de
inscripcin, ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Se requiere realizar un sistema de registro y control para llevar a
cabo una organizacin de expedientes estudiantiles de los diferente
ncleo de la Academia Tcnica Militar Bolivariana donde cada uno de
ellos enva a la divisin de control de estudio ubicada en la sede de la
Academia Tcnica Militar cada expediente de cada estudiante en este

caso cadetes lo cual tiene un aproximado de doscientos (200)

expediente por promocin y esta no dispone de ningn sistema para la
organizacin digitalizada lo cual hace mucho ms difcil al momento
que se requiera una documentacin por parte del personal de cadete de
diferente ncleo ya que se encuentran organizados en carpetas por
orden alfabtico pero la acumulacin de documento es muy excesiva y
las medidas de orden no son las adecuadas para la importancia de
dichos archivos. Es por ello que se desea disear dicho, proyecto de
tesis es decir, un mtodo que puede ser capaz de registrar cada
expediente, todo lo referente a los datos personales, notas acadmicas,
documentos de estudios, todo lo referido a solicitudes; certificacin de
calificaciones , certificacin de acta de grado, record de calificaciones,
pensum de estudios, constancia de rendimiento, constancia de
estudios cursados, constancia de estudio, constancia de culminacin,
certificacin de programas de estudios, autentificacin de ttulos,
constancia de ttulos, constancia de conducta , expediente acadmico
para facilitar la entrega al momento que sea solicitado .
Nuestro diseo de sistema de registro es muy importante ya que
con ella se va a llevar a cabo una organizacin digitalizada para as
facilitar la bsqueda de informacin del personal de cadetes de la
Academia Tcnica Militar al ser egresado de esta, y su expediente al
momento de entregar, solo con la bsqueda digital se facilita la
informacin que se quiere obtener. Es una medida ms fcil y segura de
trabajar ya que el deterioro de los archivos avanza rpidamente por la
acumulacin al igual que la perdida de documentos, al pasar a la base
de datos a disear no ocurrir esto al contrario se obtendr un orden
que regir el sistema el cual es el adecuado para esta documentacin.

OBJETIVOS GENERAL
Disear e implementar un sistema de registro y control de los procesos
que se llevan en el departamento de documentacin e informacin
estudiantil de la Academia Tcnica Militar Bolivariana

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Plantear un sistema de registro y control para la organizacin
optima de los expedientes de la academia tcnica militar
2. Obtener informacin rpida y espontanea al momento que se
necesite revisar un expediente de cadete perteneciente a la
Academia Tcnica Militar Bolivariana
3. Proporcionar una informacin precisa de las cantidades de
expediente por cada ncleo para verificar la cantidad de
documentos que se encuentran activos, baja, solicitudes, faltas
de documentacin.

JUSTIFICACION
La presente tesis de estudio, gira en torno a la necesidad de mejorar
el mtodo de organizacin de expediente estudiantil en la divisin de
control de estudio ubicada en la sede de la Academia Tcnica Militar el
cual se lleva manualmente por el personal encargado de esta rea y se
le complica ya que la Academia Tcnica Militar Bolivariana cuenta con
seis (6) sedes diferente en cada escuela ncleo comunicacin y
electrnica, ncleo ciencia de la salud , ncleo aviacin , ncleo ejrcito
, ncleo armada , ncleo guardia nacional y una de estas sede es la
encargada de administrar todos los expedientes lo cual lleva un

aproximado de doscientos (200) expediente por ncleo y un total

mximo de mil doscientos (1200) expedientes que tienen que ser
almacenados por orden alfabtico en un archivador , la problemtica es
que cada expediente tiene que ser revisados individualmente para
verificar si hace falta algn documento , tambin al momento de
concebir la solicitud lo cual es manual por medio de una planilla , es por
eso la necesidad de dicho sistema de registro y control para el ahorro
de tiempo de trabajo , de bsqueda de informacin y realizacin de
solicitudes rpidas.