ACTIVIDAD 1

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina
que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las reas que
constituyan la empresa.
La empresa seleccionada fue la Arrocera Gloria, que posee una unidad de archivo, donde se tiene
una clasificacin documental bien definida, a nivel general de la industria y a nivel especifico por
reas de produccin, seguridad y administrativo
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de
estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo se
aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
El proceso administrativo llevado a cabo en Arrocera Gloria, se basa en llevar una buena
comunicacin empresarial externa e interna, siguiendo secuencia de acciones y operaciones
lgicas para la obtencin de metas propuestas, que soportan el proceso administrativo y apoyan a
la toma de decisiones.
La persona encargada en Arrocera Gloria de la gestin documental, trata de que el proceso sea
coordinado (recepcin y almacenamiento, mantenimiento, descarte y recuperacin de la
informacin documental), para que en cualquier momento estos archivos estn a disposicin para
su posterior consulta y poderse apoyar en ellos para toma de decisiones que pueden influir en el
incremento de produccin de la empresa o perdida o ganancias de activos de acuerdo a los
tiempos manejados para el buen desempeo de esta. Se trata siempre de llevar un registro fsico
numerado segn normas y un registro digital de soporte, que ayuda a la bsqueda y consulta
rpida del documento, ya sea para toma de decisiones, para procesos de auditoras por: cmaras
de comercio, DIAN, INVIMA, Ministerio de trabajo, ARL, etc.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio,
explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
La clasificacin en Arrocera Gloria se lleva a travs de un archivo centralizado donde se controla
toda la documentacin, en diferentes secciones, tales secciones se identifican como:
Manejo de materia prima: donde esta toda la informacin del agricultor y las diversas
incorporaciones de materia prima que hace a la empresa, en cantidades, calidad del grano,
pruebas de laboratorio, entre otras caractersticas.
Proveedores: todos los insumos y materiales que se necesitan para el buen
funcionamiento empresarial, y todas las empresas que cubren esta demanda junto con los
costos econmicos.
Manejo de recursos humanos: se encuentra todo el personal vinculado a la empresa, con
todas sus caractersticas, exmenes de ingreso, parciales y salida, contratos, vinculacin al
rgimen de seguridad social, ingreso y salida del personal, etc.
Manejo contable: todo lo relacionado con costos de insumos, pagos de nomina, servicios
pblicos, impuestos, contribuciones, etc
Documentos de funcionalidad: manual de procesos, manual de funciones, reglamento
interno, catlogos de maquinarias, inventarios, planes de saneamiento, orden y aseo, plan
de aguas, control de plagas y vectores, SG SST, plan de emergencias, plan de
mantenimiento preventivo. Formatos de ingreso de materia prima, de secamiento de arroz
verde, de molinera, anlisis diario de agua, fumigaciones, inventario diario de producto
terminado y subproductos, manejo de residuos cenizas y cascarilla, etc.