Definicin de estndares y

metodologa de documentacin

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CONTENIDO

Generalidades
Normas
Instrucciones de trabajo
1- Codificacin de los documentos relacionados con los procesos
Formatos de la calidad
12345-

Estndar para la elaboracin de la cubierta o caratula

Estndar para la elaboracin de la hoja de contenido del procedimiento
Estndar para la elaboracin de las generalidades del procedimiento
Estndar para la elaboracin de las normas del procedimiento
Estndar para la elaboracin de las instrucciones de trabajo relacionados
con el procedimiento.
6- Estndar para la elaboracin de los formatos de la calidad relacionados
con el procedimiento }
7- Estndar para la elaboracin de las instrucciones de llenado de los
formatos de la calidad relacionados con el procedimiento.

GENERALIDADES

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1. OBJETO
Establecer las actividades necesarias para la definicin y aprobacin de los
estndares utilizados en la documentacin de procesos.
2. ALCANCE
Este procedimiento contempla desde el diseo de los estndares y definicin de la
metodologa de documentacin segn premisas establecidas por la alta gerencia
hasta la evaluacin, aprobacin, divulgacin del personal de la organizacin e
implementacin de los mismos.
3. RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO
Elaboracin
Aprobacin
Actualizacin
Implementacin
Frecuencia de la actualizacin

Coordinador de Calidad
Coordinador de Calidad
Ver procedimiento

3.1 CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Versin
Original
Copia controlada

CONTROL FISICO
Custodio
Coordinador de Calidad
Ver anexo No 1

4. NORMAS
Las presentes normas se establecen con el propsito de lograr un estndar en la
presentacin de toda documentacin de Insumos Industriales VYN, C.A.

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Encabezado: nombre del proceso y nombre del procedimiento.

Para el ndice general del manual se utiliza el siguiente encabezado

Los procedimientos de VYN, C.A elaborados internamente y los

documentos relacionados a l, deben tener el siguiente encabezado.

Pie de pgina la cubierta o caratula y el ndice general, no llevan ningn

tipo de identificacin o descripcin en la parte inferior.

Nombre del proceso

Nombre del procedimiento

Cdigo: VYN-MDRevisin: 0
01
Fecha: MES , AO
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El cdigo las primeras 3 letras representa el nombre de la organizacin

El nmero de revisin corresponde a la ltima versin del documento aprobada
La fecha corresponder a la elaboracin de dicha versin

NORMATIVAS PARA APLICAR A CADA DOCUMENTO

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Los formatos presentan en el extremo superior derecho el mes y el ao de

elaboracin o actualizacin del formato.
1- Contenido del manual
Los manuales de documentacin de los procesos estn estructurados segn se
indica en el ndice general.
a- Normas para la presentacin del manual

Papel: Bond 20, color blanco tamao carta. Se exceptan aquellos

trabajos que requieran una presentacin diferente.

Para la escritura: se utilizara letra tipo Arial, tamao 12 y se har

justificada, los prrafos deben estar alineados e iniciar la primera letra en
mayscula de cada ttulo o subtitulo.

Ttulos: se escriben en mayscula en negrita y alineacin justificada

Subttulos: se escriben la primera letra en mayscula y en negrita

Espacio e interlineado: debe escribirse a un espacio y medio (1.5)

Cada cuadro o figura debe tener un nmero de identificacin y un ttulo

descriptivo de su contenido.

La identificacin de los cuadros se colocar centrada en la parte superior

de cada uno de ellos. Esta identificacin se utilizaran para explicar los
datos presentados

Cada cuadro o figura, deber tener un nmero identificacin y ttulo

descriptivo de su contenido, se enumeran en series separadas, pero en
forma continua a lo largo del manual.

INSTRUCCIN DE TRABAJO
1. Nombre de la instruccin
Codificacin de los documentos relacionados con los procesos de la
organizacin.

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2. Objetivo
Describir los pasos necesarios para establecer la codificacin de los
documentos

que integran los manuales de los procesos de la

organizacin.
3. Alcance
Contemplan la codificacin de los documentos relacionados con los
procesos de la organizacin.
Pasos para la instruccin de trabajo
1. Codificacin de documentos
Todos los documentos se identifican mediante un cdigo que se encuentra
en el encabezado del documento. Esta codificacin est conformada por 3
campos compuesto por de 6 a 8 caracteres en total, segn se muestran en la
siguiente estructura:
XX YYYY- ZZ

XX-YY-ZZ

Donde
XX est compuesto por las iniciales que indican el alcance de la aplicacin del
documento.
Iniciales
VYN
PO
IT
F
FT
E

Alcance de aplicacin
Vynca organizacin
Procedimiento operativo
Instructivos de trabajo
Formularios
Fichas tcnicas
Etiquetas de aseguramiento de la
calidad

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YY est representado por el cdigo de los procesos, el cual est conformado por
dos dgitos alfabticos como se muestra en el cuadro:
Cdigo
AC

Nombre del Proceso

Aseguramiento de la calidad

SHA

Seguridad,

MT
PR
CS
AD
PY
CP

Ambiente
Mantenimiento
Produccin
Cadena de suministro
Administracin
Proyecto
Compras

Higiene

Cdigo
BPM
y RP
CI
MC

Nombre del Proceso

Buenas
prcticas
manufactura
Realizacin del producto
Comunicacin interna
Manual de la calidad

ZZ indica el nmero el cual especifica en el encabezado seguidamente del

procedimiento
Este campo de dos dgitos comenzando por el 01.
Ejemplo en la codificacin
VYN-AC-01
VYN: VYN, C.A
AC: Aseguramiento de la calidad
01: nmero del proceso
FORMATO DE CALIDAD
INSTRUCCIN DE LLENADO
1- IDENTIFICACIN
a. Nombre: estndar para la realizacin de la caratula
b. Cdigo: COR-OP-DE-F-01
2- OBJETIVO

de

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Describir el contenido que debe poseer la caratula de los manuales de procesos

de la organizacin
3- ESPECIFICACIONES AL USUARIO
a- Usuario: Coordinador de Calidad
b- Numeracin: No presenta
c- Distribucin: original al Coordinador de Calidad
Copia usuarios que intervienen en el proceso
4- CONTROL DE SU ARCHIVO
Responsable de la custodia
Original: Coordinador de Calidad
Copia: usuarios custodios de la copia manual del proceso
5- TIEMPO DE ARCHIVO
Original y copia hasta su actualizacin.

INSTRUCCIN DE LLENADO HOJA DE PRESENTACIN

Cubierta y hoja de presentacin
Logo de empresa (VYN, C.A.), nombre de la empresa
Lado izquierdo
Logo de la empresa
Centro
Registrar nombre del proceso, procedimiento, caso y tipo de documento segn
aplique.

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Parte inferior central

Indicar a travs de un recuadro, elaborado, revisado y aprobado
-

Elaborado por: Dueo del proceso y firma

Revisado por: nombre de la persona responsable de revisar el

procedimiento y firma.

ESTNDAR PARA LA ELABORACIN DE LA HOJA DE CONTENIDO

INSTRUCCIN DE LLENADO
Nombre
Estndar para elaborar la hoja del contenido del procedimiento
Objetivo
Describir los documentos que contiene el procedimiento y evidenciar las firmas de
elaboracin y aprobacin de los mismos.
Lado izquierdo
Logo de la empresa
Centro
Registre el nombre del proceso, procedimiento segn aplique.
Lado derecho
Cdigo
Coloque el cdigo del documento (ver instruccin de trabajo de este
procedimiento)
Revisin
Coloque el nmero de la revisin del documento (00=original, 01= 1 era revisin,
02= 2 da revisin)
Fecha
Coloque el mes y ao en que se emite el documento
Pgina
Coloque la numeracin cerrada del documento ejemplo (1 de 8, 2 de 8)
Pie de pgina indicar:

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Elaborado por: Dueo del proceso y firma

Revisado por: nombre de la persona responsable de revisar el

procedimiento y firma.

Aprobado por: nombre a cargo de la persona que aprueba el

procedimiento y firma.

ESTNDAR PARA LA ELABORACIN DE LAS GENERALIDADES DEL

PROCEDIMIENTO
Instruccin de llenado
1- IDENTIFICACIN
Nombre
Estndar para la elaboracin de las generalidades del procedimiento
Objetivo
Describir los aspectos generales del procedimiento tales como los objetivos,
alcance, responsabilidades de la documentacin y usuarios relacionados.
2- CONTROL DE SU ARCHIVO
2.1 Responsable de la custodia
Original
Copia
ESTANDAR

PARA

LA

ELABORACION

DE

LAS

NORMAS

PROCEDIMIENTO
INSTRUCCIN DE LLENADO
1- IDENTIFICACION
1.1 Nombre : estndar para la elaboracin de normas
1.2 Cdigo:
2. OBJETIVO
Registrar las normas o lineamientos asociados al procedimiento documentado

DEL

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2- ESPECIFICACIONES AL USUARIO
2.1 Usuario
2.2 Forma de elaboracin
2.3 Distribucin
Original
Copia
3- CONTROL DE SU ARCHIVO
3.1 Responsable de la custodia
Original
Copia
4- INSTRUCCIONES DE LLENADO
4.1 Encabezado
Lado izquierdo: logo de la empresa
Dentro: registre el nombre del proceso o procedimiento
Lado derecho
Cdigo: coloque el cdigo del documento (ver instruccin de trabajo de
este procedimiento).
Revisin: coloque el nmero de revisin del documento (00= original, 01=
1era revisin, 02= 2 da revisin)
Fecha: coloque la fecha y mes que se emite el documento
Pagina: coloque la numeracin cerrada del documento ejemplo (1 de 8; 3
de 8)
ESTNDAR PARA LA ELABORACION DE LAS INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
INSTRUCCIN DE LLENADO
1- IDENTIFICACIN

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1.1 Nombre: Instruccin de trabajo

1.2 Cdigo:
2- OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para realizar la instruccin de trabajo
3- ESPECIFICACIONES AL USUARIO
-

Usuario

Distribucin
Original
Copia

4- CONTROL DE SU ARCHIVO
-

Responsable de la custodia
Original
Copia

5- INSTRUCCIN DE LLENADO
-

Encabezado

Lado izquierdo : logo de la empresa

Lado derecho

Cdigo: coloque el cdigo del documento (ver instruccin de trabajo de

este procedimiento).

Revisin: coloque el nmero de revisin del documento (00= original, 01=

1era revisin, 02= 2 da revisin)

Fecha: coloque la fecha y mes que se emite el documento

Pgina: coloque la numeracin cerrada del documento ejemplo (1 de 8; 3

de 8)

Recursos: indique los recursos ( herramientas, equipos, materiales, entre

otros)

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Responsable: indique el cargo responsable de ejecutar la instruccin

Texto: describa de manera detallada los pasos necesarios para ejecutar la

instruccin utilizando los verbos en presente indicativo

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