CONSIDERACIONES GENERALES

Muchas veces tenemos listas que rene poca o una gran cantidad de datos en una tabla.
Estos datos se pueden considerar como informacin esttica ya que aparte de los
clculos que se pueden realizar la configuracin en s de la tabla no cambia. Sin
embargo existen ocasiones donde deseamos ejecutar con estos datos, una agrupacin
especial y/o colocarlos de una manera diferente para realizar un anlisis en particular. El
trabajo con las funciones incorporadas en Excel y los esquemas nos permiten efectuar
algo de esto, pero de manera muy limitada.
Para ilustrar lo dicho anteriormente, utilizaremos la tabla que se muestra en la siguiente
figura. Como puede observar, esta tabla es poco informativa, pero va a servir para
explicar el concepto de lo que es una tabla dinmica. Los datos pueden ser un conjunto
de gastos realizados durante los dos primeros trimestres del ao, en un banco o una
empresa que tiene oficinas en Panam y Coln.

Si quisiramos resumir esta tabla para observar el total de gastos por provincia y
trimestre, y adems tener la facultad de colocar la informacin resultante en una tabla
resumen que podamos cambiar con facilidad sus encabezados. Ya las funciones
comunes de Excel y los esquemas no cubren en su totalidad esta exigencia, es all
donde es til lo que se denomina tabla dinmica
El rango E2: H6 de la siguiente figura, muestra una de las posibles soluciones a nuestra
peticin. Observe que la informacin resultante queda en forma de tabla, de fcil lectura
e interpretacin.

El rango E2:H6 de la siguiente figura, es precisamente un ejemplo de una tabla

dinmica. Se le llama tabla dinmica debido a que la presentacin de la tabla puede
cambiar de forma dinmica. Por ejemplo los datos anteriores de la misma tabla se
pueden presentar de la manera que muestra la figura ( a ) de la siguiente ilustracin.
Observe que los trimestres forman ahora filas y las provincias forman columnas.
Otra de las cosas que se pueden lograr es seleccionar informacin mas puntual, como lo
indica la figura ( b ). Note que solo se presenta los gastos resumidos de la ciudad de
Coln.

(a)

(b)

Podemos resumir lo anterior en la siguiente definicin:

TABLA DINAMICA: Herramienta que nos permite resumir, por lo general, grandes
volmenes de datos que se encuentran alojados en una tabla.
El resultado de aplicar esta herramienta es una especie de
tabla que tiene la capacidad de modificarse con facilidad.
Cuando utilizar una tabla dinmica
Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados,
especialmente cuando tenga una larga lista de nmeros para resumir y desee realizar
comparaciones distintas con cada nmero. Utilice los informes de tabla dinmica
cuando desee que Microsoft Excel realice automticamente ordenaciones y el clculo de
subtotales y totales. Un ejemplo de esto, es el caso presentado anteriormente donde se
resumen los gastos por provincia y trimestre de una empresa.
En trminos generales una tabla dinmica posee varias partes, cada una de ellas, tiene
una funcin especfica. En las prximas pginas vamos a desarrollar algunos ejemplos
con la finalidad de presentar de manera clara cada una de estas partes.

PARTES BASICAS DE UNA TABLA DINAMICA.

Vamos inicialmente a mostrar las partes bsicas que constituye una tabla dinmica,
posteriormente explicaremos los otros detalles complementarios.
Fuente de
Datos

Rtulos de
Fila

Rtulos de
Columna

rea de
Valores

Totales
generales
de Filas
Totales generales
de columnas

Partes generales de una Tabla Dinmica

La figura anterior muestra las partes bsicas de la tabla dinmica, cuyas definiciones son
las siguientes:
Fuente de Datos: Lista o tabla que posee los datos que sern utilizados para generar la
tabla dinmica. Esta fuente de datos puede ser una tabla hecha en
Excel como la que se muestra o una fuente externa como una base
de datos.
Rtulos de Fila: Como se observa en la figura, cada uno de los valores que se colocan
en filas diferentes, uno debajo de otro. Por lo general estos valores
forman una columna en el borde izquierdo de la tabla dinmica. Los
valores que se colocan en este campo, por lo general corresponden a
un campo de la tabla de origen Observe que el campo utilizado en la
figura anterior es Provincia que tiene solo dos valores diferentes.
Coln y Panam. Observe que los valores que forman las diferentes
filas (Coln y Panam) son encabezados por Provincia que es el
nombre del campo.
Rtulos de Columna: Por lo general lo constituye un campo de la tabla de origen cuyos
valores identifican un conjunto de columnas. Por ejemplo en la
figura anterior el campo columna es Trimestre, observe que este
campo en la tabla de origen solo contiene dos valores diferentes,
Trim1 y Trim2. Estos dos valores en la tabla dinmica constituyen
los encabezados de dos columnas. Observe tambin que los
valores que identifican las columnas (Trim1, Trim2), en la tabla
dinmica, son precedidos por Trimestre que es el nombre del
campo.

rea de Valores: Regin constituida por el cuerpo propiamente dicho de la tabla

dinmica. En esta regin es donde se colocan los datos resumidos
que se generan, al confeccionar la tabla dinmica. Cada uno de los
valores que se muestran en esta rea es el producto de una
agrupacin con diferentes datos de la tabla o fuente de origen,
sobre los cuales se procede con una operacin especfica. Un
elemento especfico de esta rea se encuentra ubicado en la
interseccin de un campo de fila y un campo de columna. Por
ejemplo la siguiente figura muestra el elemento sombreado que se
encuentra en la interseccin de Coln y Trim1. Lo que esto
significa, es que en la tabla original de los datos, se buscarn todos
los elementos que contengan Coln en el campo de Provincia y
Trim1 en el campo de Trimestre, una vez encontrados estos valores
se procede a realizar con ellos una operacin especfica. En la
siguiente figura se dan dos ejemplos concretos, la primera tabla
dinmica muestra el caso cuando los valores se suman, la segunda
tabla dinmica muestra el caso cuando los valores se cuentan.
Adems de sumar los valores o contarlos, existen otras operaciones
como determinar el promedio, obtener el valor mximo, etc.

Aqu el rea de Valores est

compuesta por la suma de los
datos correspondientes que se
encuentran en la tabla de origen

Aqu el rea de Valores est

compuesta por la cuenta de los
datos correspondientes que se
encuentran en la tabla de origen

Totales Generales de Filas: A esta rea se le conoce con Total General, pero
realmente es una operacin que se aplica tomando como referencia a los elementos
colocados en el campo de Fila. Por ejemplo, la primera tabla dinmica de la figura
anterior, muestra los totales de las provincias de Coln ( 3700 ) y Panam ( 7550 ), que
se encuentran en el rea de filas. Si la operacin que se utiliza en la tabla es Promedio,
los valores que se mostraran en la tabla serian los promedios de Panam y Coln. Un
aspecto importante, es que
los valores del rea de
Total General se obtienen
de la tabla original. Por
ejemplo, la tabla dinmica
adjunta muestra que el
Total General ( promedio )
de Coln es 2533.33, que se obtiene de calcular el Promedio de todos los gastos que se
encuentran en la tabla de los datos de Coln ( (1500 + 1000 + 1200)/3 = 1233.33 ) .
Observe que para este ltimo clculo no se utilizan los datos resumidos que se muestran
en la tabla dinmica.

Totales Generales de Columnas: Similar al Total General de las Filas, estos valores se
colocan en la parte inferior de la tabla dinmica. A pesar que su nombre es Total
General, realmente se aplica una operacin en particular a los elementos que se
encuentran en el rea de Columnas. Por ejemplo, la siguiente figura muestra en el rea
del total general de las columnas, el promedio de los trimestres 1 y 2, que corresponden
a los valores del campo Trimestre que se encuentra ubicado en el rea de columnas.
La figura adjunta muestra entre
otras cosas, el Promedio de
todos los Gastos del Trim2. A
pesar que se le conoce como
Total General de columnas,
porque las operaciones se
realizan sobre los elementos
del campo de columna, las operaciones pueden ser diferentes a una suma, por ejemplo,
este valor es un Promedio. Note que los resultados de los Totales Generales se obtienen
utilizando los datos de la tabla original de los datos y no los clculos mostrados en la
tabla dinmica. Por ejemplo el promedio de Trim2 se obtiene con la operacin
(2500 +1200 + 1300) / 3 = 1666.667
Los valores son todos los gastos del trimestre 2, que se encuentran en la tabla de los
datos.

DIFERENTES DISEOS DE TABLA DINAMICA.

La versin de Excel 2010, posee tres diseos generales que se le puede aplicar a las
tablas dinmicas. Estos diseos son los siguientes:
1) Diseo en forma compacta: En este diseo
los elementos que se colocan en el rea de
fila de la tabla dinmica, se ubican en una
sola columna, formando una especie de
esquema compacto.
La figura adjunta
muestra un ejemplo de este diseo. Observe
que en la columna A, se ubican tres campos
de la tabla Departamento, Cargo y Seccin
(los nombres de los campos no estn visible
en la tabla). Utilice este diseo cuando desea
colocar en forma compacta los resultados de
la tabla dinmica.
2) Diseo en forma de esquema. En este diseo los elementos que se ubican en el
rea de filas se colocan formando un esquema. La siguiente figura muestra la
misma tabla dinmica del punto anterior, observe que ahora los tres campos
(Departamento,
Cargo
y
Seccin), se ubican cada uno en
una columna por separado en la
hoja de clculo. Note que los
elementos subordinados del
esquema inician en la fila
inferior del elemento del nivel
superior.
3)

Diseo en forma tabular. En

este diseo los elementos que se ubican en el rea de filas se colocan formando
una tabla. La siguiente figura
muestra como luce la misma
tabla dinmica del punto
anterior con un diseo tabular. A
diferencia del diseo de
esquema
los
elementos
principales y los elementos
subordinados forman una tabla y
no un esquema.

El diseo predeterminado es el compacto. Sin embargo el diseo tabular se utiliza con

bastante frecuencia.

CREACIN DE UNA TABLA DINAMICA

Lo primero que debemos comprender al generar una tabla dinmica es que ella no posee
datos propios, sus datos los obtiene de una fuente primaria. Esta fuente de datos puede
ser: a) un rango de datos, con una primera fila que identifique cada una de las columnas
del rango, 2) una tabla con la nueva estructura de las tablas del Excel 2010, 3) una
fuente de rango externa; como un archivo txt, 4) una tabla de una base de datos.
Cuando poseemos la fuente de datos, la creacin de una tabla dinmica se realiza en dos
etapas: 1) La creacin del contenedor de la tabla dinmica, 2) La colocacin de los
elementos especficos dentro de la tabla dinmica.
Creacin del contenedor de la Tabla Dinmica
La explicacin que vamos a desarrollar se refiere a los pasos que se deben tener en
cuenta cuando la fuente de datos es un rango o una tabla que se encuentra en el libro de
Excel que contendr la tabla dinmica.
1. Aunque no es estrictamente necesario, ubquese en el rango o la tabla que posee
los datos que servirn como base para formar la tabla dinmica.
2. Seleccione el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro de la ficha
Insertar en la cinta de opciones. Se despliega el cuadro de dilogo Crear tabla
dinmica indicando en el cuadro de texto rotulado con Tabla o rango, el
nombre de la tabla donde se encuentra el cursor o el rango que contienen los
datos. Es importante verificar que la informacin colocada en este cuadro de
texto sea la correcta.

3. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica, seleccione si la tabla dinmica

se colocar en una hoja nueva o se utilizar una hoja de clculo existente. Por lo
general la opcin escogida es, una nueva hoja de clculo. Si selecciona la opcin
Hoja de clculo existente, debe indicar tambin la celda que representa la
esquina superior izquierda a partir del cual se colocar la tabla dinmica.
4. Dele clic al botn Aceptar. Para que se genere el contenedor que se indica en la
siguiente figura.

Contenedor de la Tabla Dinmica

Seleccione el diseo general de la tabla dinmica
Como se indic anteriormente, en la versin de Excel 2010, el diseo general de las
tablas dinmicas se puede tener algunas de las siguientes modalidades; a) diseo en
forma compacta, b) diseo en forma de esquema, c) diseo en forma tabular. Para este
ejemplo escogeremos el diseo en forma tabular. Para asignar el diseo tabular a la tabla
dinmica realice lo siguiente:

Seleccione cualquier celda dentro del

contenedor de la tabla dinmica.
Se anexa a la cinta de opciones las
Herramientas de la tabla dinmica. En estas
herramientas seleccione la ficha Diseo.
Dentro de las opciones de diseo de la tabla
dinmica, dele clic al botn rotulado con
Diseo de informe. De la lista que se
despliega seleccione Mostrar en forma
tabular.

Observe que dentro de las opciones de Diseo de Informe de tabla dinmica, tambin se
encuentran las dos ltimas opciones: a) Repetir todas las etiquetas de elementos, b) No
repetir las etiquetas de elementos, los cuales son nuevas en la versin de Excel 2010.
Como lo expresan las frases, estas opciones nos permiten repetir los nombres en las
etiquetas de las tablas dinmicas. En las versiones anteriores de Excel, esto no era
posible.
Como la naturaleza de la tabla que estamos diseando es dinmica, este diseo lo puede
modificar en cualquier momento si considera que otro se ajusta mejor a sus necesidades.

Asigne los campos al contenedor de la tabla dinmica

Una vez creado el contenedor de la tabla dinmica lo
prximo es aadirle los elementos que conformarn la
tabla. Para realizar esta explicacin vamos a
considerar que estamos creando la tabla dinmica del
rango de datos que se muestra en la figura adjunta.
Observe que en este rango existen tres campos;
Provincia, Trimestre y Gastos que son los campos
que se pueden colocar en la tabla dinmica.
Para agregar campos al contenedor de la tabla dinmica realice lo siguiente:
1) Colquese en cualquier celda dentro del contenedor de la tabla dinmica. Al
hacer esto se despliega el panel de tarea llamado Lista de campo de tabla
dinmica. Este panel se encuentra anclado en la parte derecha de la pantalla sin
embargo lo puede desplazar y colocar en cualquier lugar de la hoja como se
muestra en la siguiente figura.

Observe que el panel Lista de campo de tabla dinmica, posee dos reas. El
rea superior donde estn todos los campos del rango o la tabla de origen. Aqu
se indican los campos Provincia, Trimestre y Gastos que son los campos que
posee nuestro rango de datos. El rea inferior, que se componen de cuatro
secciones. Cada una de estas secciones es una parte especfica dentro de la tabla
dinmica.
Rtulos de fila: Coloque aqu los campos que desea que en la tabla
dinmica se coloquen en el rea de fila
Rtulos de columna: Coloque aqu los campos que desea que en la tabla
dinmica se coloquen en el rea de columna.

Valores: Coloque aqu los campos que se van a resumir, dentro del rea de
los datos de la tabla dinmica.
Filtro de informe: Coloque aqu los campos que irn en el rea de pgina de
la tabla dinmica. Este aspecto se explicar ms adelante en estos apuntes.

En la versin de Excel 2010, existe una nueva seccin que podemos agregar para
agrupar los campos de nuestras tablas dinmicas, nos referimos a la Segmentacin de
Datos que vamos a explicar mas adelante en este documento.
2) En el panel Lista de campos de tabla dinmica, en el rea donde aparecen los
campos, seleccione los campos que formarn parte de la tabla dinmica. Para
nuestro ejemplo seleccione los tres campos; Provincia, Trimestre y Gastos. Los
campos seleccionados se colocan en el rea inferior del panel de la manera que
se indica en la siguiente figura:

Los campos seleccionados Provincia y Trimestre, se agregan al rea de Filas

de la tabla dinmica, mientras que Gastos, por ser un campo numrico se agrega
al rea de datos o de Valores. La tabla dinmica producto de esta situacin se
muestra en la figura anterior. Observe que los datos en la tabla dinmica se
resumieron sumando los gastos correspondientes. Por ejemplo. El primer gasto
de 2500 que aparece en la tabla es la suma de los gastos de la provincia de Coln
en el primer trimestre.
3) Reorganice los campos de la Tabla Dinmica. Si la tabla dinmica que resulta,
seleccionando los campos, no es de su agrado, puede modificarla. Para modificar
la tabla dinmica, puede arrastrar cualquier campo que es encuentra en la parte
inferior del panel Lista de campo de tabla dinmica de una seccin a otra. Para
este ejemplo que estamos desarrollando, arrastre el campo Trimestre de la

seccin de Rtulos de filas a la seccin de Rtulos de columna. La tabla

dinmica resultante debido a esta accin se muestra en la siguiente figura.

Otra forma de mover un campo de una seccin a otra de la tabla dinmica mediante el
panel Lista de campos de tabla dinmica es
realizando lo siguiente: 1) Dentro de la lista de
campos de tabla dinmica ubique el campo que
desea desplazar, 2) dele clic a la punta de flecha
que se encuentra en el extremo derecho del campo,
para que se despliegue un men contextual como
el que se indica en la figura adjunta. 3) en el men
contextual seleccione la nueva ubicacin a donde
desea trasladar el campo. Note en la figura que la
opcin Mover a rtulos de fila est inhibida debido
a que el campo Trimestre, que es el que deseamos
trasladar, se encuentra en esta ubicacin.

REORGANIZACION DE LA TABLA DINAMICA.

Una vez finalizado el proceso completo de la creacin de la tabla dinmica, tenemos la
opcin de reorganizarla, si la estructura resultante no llena nuestras expectativas.
Podemos reorganizar la tabla de alguna de las siguientes maneras:
1)

Cambiando el diseo de la tabla dinmica. Recuerde que existen tres tipos de

diseo para las tablas dinmicas:
a. Diseo Compacto
b. Diseo en forma de esquema
c. Diseo tabular.

2) Cambiando la posicin de los campos dentro de la tabla dinmica. Recuerde que

un campo puede ubicarse en cualquier rea de la tabla dinmica. El rea de filas,
el rea de columnas, el rea de datos, el rea de pginas filtro del informe
(explicada posteriormente). La virtud que tienen las tablas dinmicas es que ellas
se le puede cambiar su configuracin, hasta que el diseo obtenido resulte lo
ms adecuado con nuestros objetivos. Para cambiar la ubicacin de los campos
de la tabla dinmica se utiliza la parte inferior
del panel Lista de campo de la tabla
dinmica, que se muestra en la figura adjunta.
Esta rea consta de cuatro secciones, a)
Rtulos de fila, b) Rtulos de columna, c)
Valores, d) Filtro de informe o campo de
pgina. Cada una de estas secciones
corresponde a un lugar especfico dentro de la
tabla dinmica. Para cambiar un campo que
aparezca en una de estas secciones,
simplemente arrastre el campo desde donde se encuentre a la nueva ubicacin
que lo desea colocar.
Las siguientes figuras muestran la misma tabla dinmica con diferentes configuraciones
que podemos asignarle:

Diferentes configuraciones de una misma tabla dinmica

QUITAR Y AGREGAR LOS TOTALES GENERALES DE LA

TABLA DINAMICA
En algunas ocasiones deseamos quitar o agregar los
totales generales que se muestran en la tabla dinmica.
Por ejemplo, eliminar todos estos totales de tal manera
que solo se muestren los datos del rea de Datos
Valores, como se indica en la figura adjunta
Recuerde que los totales generales son los valores que se muestran al final de las filas
y/o al final de las columnas en el rea de datos o valores, los cuales muestran los totales
de las filas y/o los totales de las columnas. Para eliminar parcial o totalmente estos
valores realice lo siguiente:
1) Seleccione una celda de la tabla dinmica. Al hacer
esto se coloca en la cinta de opciones las
herramientas de la tabla dinmica.
2) Seleccione la ficha Diseo dentro de las
herramientas de la tabla dinmica.
3) Dele clic al botn Totales generales, el cual
despliega las opciones que se muestran en la figura
adjunta.
4) Seleccione una de las cuatro opciones, dependiendo
lo que desea realizar con los sub totales.
Otra forma de eliminar o agregar los totales generales de las tablas dinmicas es
mediante el cuadro de dilogo Opciones de la tabla dinmica que se despliega cuando
estando ubicados en cualquier celda de la tabla dinmica le damos clic al botn derecho
del mouse y seleccionamos Opciones de tabla dinmica del men contextual. La
siguiente figura muestra el cuadro de dilogo
Coloque una marca en la casilla de
verificacin si desea que el
correspondiente total general se
muestre en la tabla dinmica. En
caso que no desee que el total
general se muestre quite la marca
de la casilla de verificacin.

En el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica, seleccione la ficha Totales y

filtros, posteriormente coloque una marca en la casilla rotulada con Mostrar totales

generales de las filas si desea que se muestre los totales generales de las filas, quite la
marca de esta casilla de verificacin si desea que no se muestren estos totales. Realice
algo semejante con la casilla de verificacin rotulada con Mostrar totales generales de
las columnas.
ORDENAR LOS ELEMENTOS EN LOS CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA
Para realizar la explicacin de este tema utilizaremos la tabla dinmica que se muestra
en la siguiente figura. Es una tabla dinmica que resume la suma de salarios por
Departamento y Seccin de un grupo de empleados de una compaa.

Los elementos que se encuentran ubicados en el rea de fila y/o en el rea de columna
de la tabla dinmica se pueden ordenar de alguna de las siguientes maneras 1)
Manualmente, 2) De forma convencional, 3) De acuerdo a una lista personalizada.
1) Ordenar los elementos de la tabla dinmica en forma manual. Un elemento
particular que forme parte de un campo de una tabla dinmica que se encuentre en
el rea de fila o el rea de columna lo puede colocar en cualquiera posicin que
desee. Para esto seleccione el elemento particular y luego arrstrelo al lugar
deseado. Lgicamente la nueva posicin del elemento debe estar ubicada dentro de
su contexto. En otras palabras un elemento que se encuentre dentro de un campo
determinado no puede formar parte de los elementos de otro campo. Por ejemplo un
elemento de campo Departamento, no puede ser parte de los elementos del campo
Seccin. Para arrastrar un elemento en particular de un lugar a otro, realice lo
siguiente:
Seleccione el elemento que desee arrastrar
Coloque el mouse en algunos de sus bordes, (preferiblemente utilice el
borde inferior) hasta que el selector del mouse se transforme en una cruz
que posee cuatro puntas de flechas. En ese momento presione el botn
izquierdo del mouse y no lo suelte.
Manteniendo el botn izquierdo del mouse presionado arrastre el elemento a
su nueva posicin. Cuando realiza esta operacin, el selector del mouse
toma la forma como de una letra I. La ilustracin ( a ) de las figuras
mostradas a continuacin indica esta situacin.
Cuando se encuentre en la ubicacin deseada deje de presionar el botn
izquierdo del mouse. La ilustracin ( b ) de las siguientes figuras, muestra la
tabla dinmica que se encuentra al inicio de esta seccin, con departamento
de Administracin ubicado en otro lugar.

2) A medida que se arrastra un elemento de una

tabla dinmica de una posicin a otra, el selector

del mouse adopta la forma de una letra I.

La tabla dinmica, con los elementos del campo

Departamento en otro orden. Administracin
se movi de la parte superior a la parte inferior
del campo

Ordenar
los
elementos de un campo de la tabla
dinmica
en
forma ( a ) convencional: Los elementos que ( b pertenecen a
) convencional o
un campo de la tabla dinmica tambin se puede ordenar en forma
sea en orden ascendente o en orden descendente. Para realizar esto dele clic al
botn que se encuentra en el extremo derecho del campo y en las opciones que se
muestran seleccione Orden Ascendente ( A a Z) u Orden descendente ( Z a A).
3) Ordenar los elementos de un campo de la tabla dinmica de acuerdo con el orden
de una lista personalizada: Si tiene confeccionada una lista personalizada y los
elementos de un campo de la tabla dinmica contienen los valores de esta lista.
Puede ordenar los elementos que aparecen en la tabla dinmica en el mismo orden
que aparecen los elementos que se encuentran en la lista personalizada (o en un
orden contrario). Para realizar un ordenamiento de acuerdo con una lista
personalizada haga lo siguiente:

Dele clic al botn que se encuentra en el extremo derecho el campo que

desea ordenar y seleccione Ms opciones de ordenacin, para que se
despliegue el cuadro de dilogo Ordenar.
Este paso es importante. La lista personalizada tiene un orden en que est
escrita. Si desea que los elementos del campo en la tabla dinmica se
coloquen en el mismo orden que se encuentran en la lista personalizada
seleccione Orden ascendente, si por el contrario desea que los elementos se
coloquen en orden inverso al que se encuentran escritos en la lista
personalizada seleccione Orden descendente. Posteriormente dele clic al
botn rotulado con Ms opciones, para que se despliegue el cuadro de
dilogo Ms opciones de ordenacin.
En el cuadro de dilogo Ms opciones de ordenacin, quite la marca de la
casilla de verificacin Ordenar automticamente cada vez que se actualice
el informe. Cuando quita est casilla de verificacin se activa la lista
desplegable rotulada con Primer criterio de ordenacin.
En la lista desplegable Primer criterio de ordenacin seleccione la lista
personalizada que utilizar como criterio de ordenacin. Luego dele clic al
botn Aceptar para volver al cuadro de dilogo Ordenar. En este cuadro
de dilogo finalmente dele clic al botn Aceptar para que se ejecute la
ordenacin.

Para realizar una ordenacin, con respecto a

una Lista personalizada, primero elimine la
marca de la casilla de verificacin Ordenar
automticamente cada vez que se actualice
el informe.
Seleccione el listado que servir de base
para la ordenacin, de la lista desplegable
Primer criterio de ordenacin.

Cuadro de dilogo Ms opciones de ordenacin. Nos permite realizar una

ordenacin con respecto a los elementos de una Lista Personalizada
Seleccionar el campo de ordenacin cuando la tabla dinmica posee, ms de un
campo de fila y el estilo de la tabla dinmica es compacto.
Cuando una tabla posee ms de un campo en el rea de fila y el diseo de la tabla
dinmica es compacto, ms de un campo ocupa una sola columna de la hoja electrnica.
La siguiente figura muestra la misma tabla dinmica anterior, pero ahora el campo
Departamento y Seccin estn ubicados en el rea de filas y el diseo de la tabla
dinmica es compacto.
Seleccione un campo de la
lista desplegable Seleccionar
campo, cuando la tabla
dinmica posee un diseo
Compacto

Para realizar la ordenacin de uno de los campos de una tabla dinmica cuyo diseo sea
compacto, debemos primero seleccionar el campo. Para esto dele clic al botn que se
encuentra en el extremo derecho del campo que tiene como ttulo Rtulos de fila.
Posteriormente en las opciones que se muestran, en la lista desplegable Seleccionar
campo, escoja el campo que desea ordenar. Posteriormente contine, como se explic
en la seccin anterior.
FILTRAR LOS ELEMENTOS EN LOS CAMPOS DE LA TABLA DINAMICA

En una tabla dinmica podemos filtrar elementos especficos de un campo. Esto es

dejar, en el campo los elementos que cumplen ciertas condiciones y quitar los elementos
que no cumplan con los criterios de filtrado. El filtrado se puede realizar de las
siguientes formas:
1) Seleccionando los elementos especficos que deseamos dejar en el campo. En
un campo particular de una tabla dinmica podemos seleccionar directamente los
elementos que deseamos se queden en el campo. Si le da clic al botn que se
encuentra en el extremo derecho de un campo de fila o un campo de columna se
despliega entre otras cosas, un listado con los elementos del campo
correspondiente. De este listado, deje con las marcas de verificacin a los
elementos que desea que se queden y quite la marca de verificacin a los
elementos que no desea que se queden en el campo. En la siguiente figura, los
campos que se quedan son; Administracin, Diseo y Mercado, mientras que los
campos que se quitan son; Contabilidad, I + D e Ingeniera. Una vez realiza su
seleccin le da clic al botn Aceptar, para realizar el filtro.

Deje con la marca de verificacin a

las casillas que desea se queden
en el campo. Quite la marca de
verificacin a las casillas de los
elementos que no se mostraran en
el campo correspondiente.

2) Filtro de las etiquetas del campo. Los criterios de filtrado, que se utilizarn para
dejar los elementos en un determinado campo en la tabla dinmica, se pueden
especificar mediante el cuadro de dilogo Filtrar por etiqueta, que se despliega
de la siguiente manera: a) Dele clic al botn que se encuentra en el extremo
derecho del campo que desea realizar el filtro, b) Escoja la opcin Filtros de
etiqueta, para que se despliegue un conjunto de condiciones, c) Seleccione la
condicin que utilizar para el filtro, al escoger una condicin se despliega el
cuadro de dilogo Filtrar por etiqueta, d) Llene el cuadro de dilogo con los
valores especficos que se utilizarn para realizar el filtro.

Para ejecutar Filtro por etiqueta realice: a) Dele clic al

botn que se encuentra en el extremo derecho del
campo que desea realizar el filtro, b) Seleccione Filtros
por etiqueta, c) Escoja la condicin que utilizar para
hacer el filtro

Cuadro de dilogo, Filtrar por etiqueta, que

nos permite escribir los criterios especficos
que se utilizarn para realizar el filtrado de un
campo de la tabla dinmica.

3) Filtro tomando en cuenta los totales generales de los elementos (Filtros de

valor). En la siguiente figura, si observa los elementos del campo
DEPARTAMENTO, que se encuentra en el rea de fila de la tabla dinmica,
stos poseen totales generales. Por ejemplo, Administracin tiene un total
general de 36732, Contabilidad un total general de 31369, etc. Estos valores se
pueden utilizar para realizar un filtro de los elementos de este campo. Por
ejemplo, podemos dejar solo los elementos del campo cuyo total general sea
mayor que 50000, en este caso solo se mostraran los departamentos de
Ingeniera y Mercado

Para realizar un filtro tomando en cuenta estos totales generales realice lo siguiente:

Dele clic al botn que se encuentra en el extremo derecho del campo que desea
realizar el filtro.
Del listado de opciones que se muestran escoja Filtros de valor. Esta seleccin
hace que se muestren un conjunto de condiciones, como Es igual a, Mayor que,
entre otras condiciones. Debe seleccionar la condicin que utilizar para realizar
el filtro. (por ejemplo Mayor que).
En el cuadro de dilogo de nombre Filtrar por valor, que se muestra, coloque los
valores especficos para realizar el filtro. Y posteriormente le da clic al botn
Aceptar. La siguiente figura indica como luce este cuadro para filtrar el campo
Departamento, para dejar en este campo los elementos cuyos totales generales
son mayores que 50000.

La tabla dinmica, producto del filtro anterior se muestra a continuacin. Observe que
se filtro el campo Departamento, para que mostrara los elementos cuya suma de salarios
(o el total general) sea mayor que 50000.

VISUALIZACIN DE DETALLES SUBYACENTES DE UNA CANTIDAD

ESPECIFICA EN EL AREA DE LOS VALORES.
La siguiente figura muestra un rango de datos y su correspondiente tabla dinmica. Note
que el valor de 2500, es la suma de los gastos de Coln y trimestre 1. Este resultado es
producto de dos valores en el rango original de datos.

Cuando la tabla dinmica, es producto de tablas o rangos de datos con gran cantidad de
registros, obtener este detalle es difcil. Sin embargo, lo podemos obtener con facilidad
de una tabla dinmica. Simplemente dele doble clic al elemento de la tabla dinmica
que desea observar su detalle y Excel le crea una hoja nueva con los detalles
subyacentes de este valor de la tabla dinmica. Por ejemplo si le damos doble clic al
valor de 2500 de la tabla dinmica, se crea una nueva hoja con la siguiente informacin.

CAMBIAR LA FUNCION UTILIZADA PARA OBTENER LOS RESULTADOS

EN EL AREA DE LOS DATOS O VALORES.
Al disear una tabla dinmica por primera vez, para calcular las cantidades que se
muestran en el rea de Datos o valores, Excel utiliza la funcin de Suma si los valores
que va a resumir son numricos y utiliza la funcin Contara si los valores que a
resumir son caracteres. Sin embargo podemos modificar esta funcin por otra, por
ejemplo Promedio.
La manera ms rpida de cambiar la funcin del rea de valores de la tabla dinmica es
mediante el siguiente procedimiento:
1) Seleccione una celda que se encuentre en el rea de valores
2) Presione el botn derecho del mouse, para que se despliegue un men
contextual. En este men seleccione la orden, Resumir datos por.
3) En la lista de las funciones que se muestran escoja la funcin que utilizar para
resumir los datos. Si la funcin que desea utilizar no se encuentra en esta lista,
seleccione Ms opciones, para que se despliegue el cuadro de dilogo
Configuracin de campo de valor, el cual muestra un listado ms amplio de
funciones que podemos utilizar.
Para cambiar la funcin que resume los datos en la tabla dinmica; a) ubquese
en una celda del rea de valores de la tabla, b) dele clic al botn derecho del
mouse y seleccione la opcin Resumir datos por, c) escoja una de las funciones
en la lista

Como se mencion en el prrafo anterior una manera ms amplia de modificar la

funcin de resumen del rea de valores de la tabla dinmica es mediante el cuadro de
dilogo Configuracin de campo de valor, que se despliega como se explic. Sin
embargo este cuadro de dilogo tambin se puede mostrar, seleccionando Configuracin
de campo dentro de la ficha Opciones de las herramientas de la tabla dinmica. La
siguiente figura muestra este cuadro de dilogo.

Cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor, que nos permite

escoger otra funcin para resumir los datos que se muestran
resumidos en el rea de valor de la tabla dinmica.
Para cambiar la funcin de resumen de la tabla dinmica, mediante el cuadro de dilogo
Configuracin de campo valor, debe seleccionar la ficha Resumir por, posteriormente
escoger la funcin dentro de la lista desplegable y finalmente darle clic al botn
Aceptar.
Las siguientes figuras muestran el caso donde se seleccion la funcin Promedio y el
caso donde se seleccion la funcin Cuenta, en la tabla dinmica presentada en la
pgina anterior. Note que el rtulo en el campo que representa los valores que se
colocan en el rea de valores, indica la funcin utilizada. Por ejemplo este rtulo en la
tabla de la izquierda dice Promedio de Gastos, lo cual nos indica claramente que la
funcin utilizada es la de Promedio.

Tabla dinmica cuando se utiliza

la funcin Promedio

Tabla dinmica cuando se utiliza

la funcin Cuenta

Un aspecto que se tiene que comprender al trabajar con las tablas dinmicas, es que
todos los clculos que se muestran en la tabla se realizan con los datos originales y
no son producto de operaciones con los datos de la tabla dinmica. Un caso particular
de esta situacin es cuando se utiliza la funcin promedio para resumir los datos.
Observe que el valor que se encuentra en el total general del Trim2 es 1666.666667.
Esta cantidad es el promedio de todos los valores que conforman el trimestre 2 de la
tabla original (2500, 1200, 1300, vea los datos originales tres pginas atrs) y no es el
promedio de los datos 1200 y 1900 que se muestran en la tabla dinmica.

TRABAJANDO CON FILTRO DE INFORME

Adems de los Rtulos de fila, Rtulos de columna y el rea de valores las tablas
dinmicas cuentan con lo que se denomina Filtro de informe. Los filtros de informe le
dan a las tablas dinmicas semejanza a una matriz tridimensional, trabajando con planos
especficos.
La siguiente figura muestra un rango de datos con los campos Provincia, Ao, Trimestre
y Gastos. El campo Ao indica el ao que se realizaron los gastos que se muestran en
la tabla

Tomando este rango como fuente de datos, confeccione la tabla dinmica que se
muestra en la siguiente figura. Observe que en panel Lista de campos de tabla dinmica,
se coloc el campo Provincia en el rea de los Rtulos de fila, el campo Trimestre en el
rea de los Rtulos de columna, el campo Gastos en el rea de Valores y el campo Ao
en el rea de Filtro del informe.
El campo Ao que se coloc en el rea de Filtro del informe, se
ubica en la parte superior del cuerpo de la tabla dinmica, al
darle clic a la punta de flecha que se encuentra a la derecha de la
etiqueta que dice (Todas), se despliega lo que se indica en la
figura adjunta. Observe que estn los dos valores que forman
parte del campo Ao sea 2000 y 2001, adems de la opcin
Todas. Al seleccionar la casilla de verificacin Seleccionar
varios elementos, se habilitan las otras casillas de verificacin
indicadas. Estas casillas de verificacin nos permiten realizar
filtros especficos y seleccionar elementos particulares de este
campo.

Observe que para confeccionar esta tabla

dinmica se coloc los campos en las
siguientes reas; a) el campo Provincia se
coloc en los Rtulos de fila, b) el campo
Trimestre en los Rtulos de columna, c) el
campo Gastos en el rea de Valores, d) y
en el Filtro del informe se coloc el
campo Ao.

Al igual que los Rtulos de fila y los Rtulos de columna, en el rea del Filtro del
informe puede seleccionar un valor particular del conjunto de valores que ste
posea. La siguiente figura muestra el resultado de la tabla dinmica cuando se
selecciona el ao 2000 en el campo de Filtro de informe.

Para los campos indicados en la tabla dinmica, se puede entender lo siguiente:

En la tabla que contengan los datos de origen, busca los registros que en el campo Ao
tengan 2000 y que en el campo provincia posean Coln y que en el campo Trimestre
posean Trim1, posteriormente tome los correspondientes valores del campo Gastos y
smelos. Observe que los cuatro valores de los campos (2000, Coln, Trim1 y Gastos)
que estn en negrita son los que participan en la obtencin del valor final de la tabla.
Impresin de los datos relacionados a valores especficos del campo Filtro de informe
a hojas separadas del libro de trabajo.
El campo Filtro de informe de la tabla dinmica contiene un conjunto de elementos.
Estos elementos nos permiten trabajar en forma de planos con la tabla dinmica. Por
ejemplo en la figura anterior se muestra el campo Filtro de informe teniendo
seleccionado el ao 2000, con este dato los elementos que se muestran en el campo de
los Valores corresponden a este ao, si cambiamos el ao a 2001, las cantidades del
campo Valores se adecuan para mostrar los gastos ahora del ao 2001.
Cada una de estas tablas dinmicas, que muestra el campo Valores cuando cambiamos
el ao en el campo Filtro de informe, podemos imprimirla por separado en nuestro libro
de trabajo de Excel, seleccionando la orden
Mostrar pginas de filtro de informe que se
encuentra dentro de Opciones que a la vez se
encuentra dentro de la ficha llamada tambin
Opciones de las herramientas de la tabla
dinmica. Cuando seleccionamos esta opcin en
el libro de trabajo de Excel se generan hojas electrnicas nuevas, mostrando cada una de
las tablas dinmicas correspondiente a los valores que se encuentran en el campo Filtro
de informe. Por ejemplo para la tabla dinmica que se muestra en la figura anterior, se
generan dos hojas; una para el ao 2000 y otra para el ao 2001, que son los elementos
que forman parte del campo Filtro de informe.
Al seleccionar la opcin Mostrar Pgina Excel crea hojas de clculos por separadas
mostrando en cada una de ellas, la informacin correspondiente de los valores
seleccionados en el campo Filtro del informe. Estos valores los muestra en tablas
dinmicas diferentes.

Al seleccionar la opcin Mostrar pginas de informe, Excel

crea hojas de clculo por separadas mostrando en cada una de
ellas, como luce la tabla dinmica para cada valor especfico
del campo Filtro de Informe.

TRABAJANDO CON SUBTOTALES EN LAS TABLAS

DINAMICAS
La siguiente figura muestra una porcin de una tabla dinmica, compuesta por los
campos DEPARTAMENTO, SECCION y CARGO, colocados en el rea de Rtulos de
fila. El diseo escogido para esta tabla dinmica es Tabular.

Cuando una tabla dinmica posee ms de un campo en las reas de Rtulos de fila
Rtulos de columna, a los campos ms externos se le coloca de forma predeterminada
sub totales. Observe en la figura, que los campos DEPARTAMENTO y SECCION
poseen sub totales por ser los campos ms externos, el campo CARGO, no contiene
subtotales, por ser el campo ms interno.
Algunas veces los subtotales no son necesarios para la informacin que deseamos
obtener de las tablas dinmicas. En estos casos podemos eliminarlos por completo de
toda la tabla dinmica o podemos eliminarlos de un campo especfico.
Eliminar los subtotales de toda la tabla dinmica.
Para eliminar todos los subtotales de toda la tabla dinmica realice lo siguiente:
1) Seleccione cualquier celda de la tabla
dinmica.
2) Seleccione la ficha Diseo de las
Herramientas de tabla dinmica
3) En el grupo Diseo dele clic a la
punta de flecha que se encuentra en el
botn rotulado con Subtotales
4) Seleccione la opcin No mostrar
subtotales.

Eliminar los subtotales de un campo particular.

Para eliminar los subtotales de un campo en particular realice lo siguiente
1) Colquese en cualquier celda del campo que desea eliminar el subtotal. Por
ejemplo si desea eliminar el subtotal del campo DEPARTAMENTO, de la tabla
dinmica que se muestra en la figura anterior puede colocarse en la celda A4.
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica
3) En el grupo Campo Activo seleccione el comando Configuracin de campo, el
cual hace que se despliegue el cuadro de dilogo Configuracin de campo.
4) En el cuadro de dilogo Configuracin de campo seleccione la ficha que tiene
por nombre Subtotales y filtros.
5) Dentro de la ficha Subtotales y filtros en el grupo de Subtotales, seleccione
Ninguno, para eliminar los subtotales de campo.
6) Finalmente dele clic al botn Aceptar.

En el cuadro de dilogo Configuracin

de campo, dentro de la ficha Subtotales
y filtros seleccione la opcin Ninguno,
para eliminar el subtotal, del
correspondiente campo.

Otra forma de desplegar el cuadro de dilogo Configuracin de campo, seleccionando

cualquier celda que se encuentre ubicada en el campo que deseamos eliminar y luego
presione el botn derecho del mouse, en el men contextual que se muestra seleccione
la orden Configuracin de campo.
Otra manera de eliminar los subtotales de un campo especfico, es ubicndose en
cualquiera de las celdas del campo, dando luego clic al botn derecho del mouse,
posteriormente en el men desplegable que se muestra debe quitar la seleccin donde
dice Subtotal Nombre del Campo, donde Nombre del campo es el nombre del campo
que se le desea quitar el subtotal.

Sub totales en la parte superior de los grupos de los elementos

Si la tabla dinmica posee un diseo compacto o un diseo de esquema los subtotales
los podemos colocar ya sea en la parte superior o en la parte inferior de cada grupo de
los elementos en un determinado campo. La figura de la tabla dinmica que se muestra
dos pginas atrs, tiene los subtotales colocados en la parte inferior de los elementos
que conforman los campos. Las siguientes figuras muestran la misma tabla dinmica,
con los subtotales en la parte superior de cada elemento de los campos
DEPARTAMENTO y SECCION.

Tabla dinmica con diseo Compacto

Los subtotales colocados en la parte
superior de cada elemento de los
campos Departamento y Seccin

Tabla dinmica con diseo en forma Esquema

Los subtotales colocados en la parte superior de
cada elemento de los campos Departamento y
Seccin

Para colocar los subtotales en la parte superior de cada elemento de una tabla dinmica
realice los siguientes pasos:
1) Colquese en una celda de la tabla dinmica
2) Seleccione la ficha Diseo de las Herramientas de la tabla dinmica
3) Dele clic a la punta de fecha que se encuentra inferior del botn rotulado con
Subtotales, dentro del grupo Diseo.
4) De las opciones que se despliegan seleccione Mostrar todos los subtotales en la
parte superior del grupo.

AGRUPAR ELEMENTOS DE LAS TABLAS DINAMICAS

Cuando confeccionamos tablas dinmicas, algunas veces deseamos agrupar un conjunto
de sus elementos en grupos especiales para realizar un tipo de anlisis o para reducir la
presentacin de la tabla dinmica. Podemos agrupar: a) elementos seleccionados, b)
elementos numricos, c) fechas y horas.

Agrupar elementos seleccionados.

La siguiente figura presenta una tabla dinmica, donde estn resumidas la suma de los
salarios por Departamento y Seccin de un conjunto de empleados de una determinada
empresa. (Observe que en esta tabla dinmica tanto Departamento como Seccin se
encuentran en el rea de Rtulos de filas y al campo DEPARTAMENTO se eliminaron
los subtotales). En esta tabla dinmica, las secciones de Copiadoras e Impresoras,
deseamos que formen un grupo que llamaremos Computarizada, ya que las copias y las
impresiones se realizan a travs de una computadora.

Para agrupar las secciones de Copiadoras e Impresoras, en un grupo realice los

siguientes pasos:
1) Seleccione dos celdas en la tabla dinmica que contengan escritas las secciones
de Copiadoras e Impresoras. Pueden ser las celdas B4 y B6. Recuerde que
para seleccionar estas celdas debe presionar la tecla de Control ya que stas no
estn continuas.
2) Seleccione la ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla dinmica
3) Dele clic al botn que dice Agrupar seleccin.

Al realizar los pasos anteriores la tabla dinmica se transforma como se muestra en la

siguiente figura.

Observe que se dieron los siguientes cambios:

1) A la tabla dinmica se agreg un nuevo campo con el nombre de SECCION2, ya
que los elementos que se agruparon pertenecen al campo SECCION.
2) Dentro del campo SECCION2, se cre un elemento llamado Grupo1, que tiene
subordinados los elementos Copiadoras e Impresoras.
Ahora cambiaremos el nombre de Grupo1 a uno ms descriptivo. Para esto seleccione
cualquier celda que contenga escrito Grupo1 y escriba el nombre deseado. En este
ejemplo cambiaremos el nombre de Grupo1 por Computarizada.
Podemos cambiar tambin el nombre de SECCION2, por otro mas adecuado. Para este
ejemplo, cambiaremos este nombre a AREA. Para realizar este cambio, simplemente
seleccione la celda B3, y donde est escrito SECCION2 y cambie el nombre por AREA.
Puede ocultar los elementos subordinados de cualquier agrupacin, dndole doble clic al
nombre del grupo o simplemente presionando el botn que posee un signo de menos
que acompaa al nombre del grupo.
La siguiente figura muestra la tabla dinmica resultante, con los cambios realizados.
Observe que en esta tabla dinmica, el campo SECCION, no lo mostramos.

En la figura anterior el AREA Computarizada est compuesta por las Secciones de

Copiadoras e Impresoras. Por consiguiente la Suma de SALARIO, que se muestra en la
tabla dinmica, corresponde a la suma de salario de estas dos secciones, para los
correspondientes departamentos.

Agrupar elementos numricos.

Otra forma de agrupar los elementos de una tabla dinmica es formando sub conjuntos
de nmeros para obtener algn tipo de informacin. Para ver una aplicacin particular
observemos el listado de empleados que se muestra en la siguiente figura. (En la figura
solo se muestra un grupo de los 156 empleados que forman la lista).

Del listado anterior queremos determinar por Departamento, cuantos empleados tienen
un salario entre 2000 y 3000 balboa. Para esto debemos primero confeccionar una tabla
dinmica que contenga en el rea de Rtulos de fila, los campos SALARIO y
DEPARTAMENTO, y en el rea de Valores, el campo CEDULA el cual nos permite
contar la cantidad de empleados. La tabla dinmica inicial se muestra a continuacin.

En la tabla dinmica de la figura anterior en el campo SALARIO, estn todos los

salarios que se encuentran en la lista de datos. Como deseamos la cantidad de
empleados por departamento que poseen un salario entre 2000 y 3000, lo que procede es
agrupar el campo SALARIO, con este rango de valores. Para conseguir esto, realice los
siguientes pasos:
1) Ubquese en cualquier celda de la tabla dinmica que posea un salario, por
ejemplo la celda B4.
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
3) En el grupo Agrupar seleccione la opcin Agrupar campo. El cual despliega el
cuadro de dilogo Agrupar.
4) En el cuadro de dilogo Agrupar en el cuadro de texto Comenzar en, coloque el
lmite inferior del grupo, (el valor de 2000), en el cuadro
de texto Terminar en, coloque el lmite superior del
grupo, (el valor 3000) y en el cuadro de texto Por,
coloque el valor para crear sub intervalos, como solo
deseamos un intervalo, colocaremos 1000. Y finalmente
dele clic al botn Aceptar.
La siguiente figura, muestra la tabla dinmica que resulta de seguir los pasos anteriores.

Observe que a pesar que colocamos en el cuadro de dilogo Agrupar el intervalo de

2000 a 3000, Excel incluye dos intervalos adicionales, a) el intervalo con los salarios
menores que 2000 (<2000), b) el intervalo con los salarios mayores que 3000 (>3000).
Si desea, estos dos elementos de la tabla dinmica los puede ocultar y solo dejar el
elemento que muestra los datos que nos interesan, o sea aquellos departamentos que su
salario est entre 2000 y 3000.

Agrupar fechas y horas.

Tambin podemos agrupar campos de la tabla dinmica, cuando su contenido sea fecha
u hora. La siguiente figura muestra una pequea fuente de datos, con su respectiva Tabla
dinmica, donde el campo Rtulos de columna est compuesto por un grupo de fechas.

Para agrupar las fechas que se encuentran realice lo siguiente:

1. Colquese en cualquier celda que contenga una de las fechas. Por ejemplo en la
celda B17
2. Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
3. En el grupo Agrupar seleccione la opcin Agrupar campo. El cual despliega el
cuadro de dilogo Agrupar.
4. Del cuadro de dilogo Agrupar, seleccione el periodo por el cual desea agrupar
los datos, indicando la informacin adicional solicitada. La siguiente figura
muestra el cuadro de dilogo Agrupar.

Indique la fecha inicial y la fecha final

del periodo que desea agrupar

Seleccione el o los periodos por el

cual desea agrupar los datos.

Si en el ejemplo que se muestra en la figura anterior, se selecciona Meses, para agrupar

la informacin, la tabla dinmica se transforma de la siguiente manera. Observe que la
funcin utilizada para resumir la informacin es Suma, sin embargo esta funcin puede
ser reemplazada por otra, por ejemplo Promedio

Agrupar por varios periodos simultneamente

La agrupacin hecha en la tabla dinmica anterior, solo inclua meses, sin embargo,
podemos seleccionar ms de una opcin en el cuadro de dilogo Agrupar, si deseamos
que la agrupacin se realice de una forma ms amplia. Por ejemplo, seleccionando
Meses y Trimestres, para que los meses a su vez se agrupen en trimestre. La siguiente
figura muestra como luce el cuadro de dilogo Agrupar cuando se seleccionan varios
periodos a la vez y tambin se muestra la tabla dinmica que resulta de esta agrupacin.
Observe que los meses enero, febrero y marzo forman un grupo llamado Trim.1.
Puede seleccionar dos periodos simultneos para agrupar los elementos
de una Tabla dinmica. La figura adjunta muestra el caso donde se
seleccion Meses y Trimestre, lo cual provoca que la tabla dinmica genere
estos dos grupos. La tabla dinmica resultante de esta agrupacin se
muestra en la figura siguiente.

Desagrupar grupos formados mediante la orden Agrupar.

Si gener un grupo en su tabla dinmica mediante el cuadro de dilogo Agrupar, puede
volver a colocar la tabla dinmica, en su forma normal, simplemente colocndose un
uno de los elementos agrupados y seleccionando Desagrupar que se encuentra dentro
de la ficha Opciones dentro de las Herramientas de tabla dinmica.

ACTUALIZACION DE UNA TABLA DINAMICA

Debido a que los datos fuentes que se utilizan para confeccionar las tablas dinmicas
algunas veces sern cambiados por diversos motivos, tenemos que actualizar nuestras
tablas dinmicas, para que se ajusten a dichos cambios.
Si nuestra fuente de datos es una hoja en el mismo libro que se encuentra nuestra tabla
dinmica, al cambiar un dato, este cambio no se refleja automticamente en la tabla
dinmica. Debemos actualizar la tabla para que sta refleje los ltimos cambios hechos
en la fuente de datos.
Si cambiamos los Gastos de Coln del primer
Trimestre de 1000 a 4000. Este cambio no se
refleja de forma automtica en la tabla dinmica

La figura anterior muestra una fuente de datos que se le cambiar el gasto del primer
trimestre de la provincia de Coln, de 1000 a 4000. Al realizar este cambio la tabla
dinmica no se actualiza de forma automtica como se indica en la siguiente figura,
donde el gasto total de primer trimestre de la provincia de Coln sigue mostrndose en
2500.

Para actualizar una tabla dinmica despus que la fuente de datos haya sido modificada,
siga los siguientes pasos:

1. Ubquese en cualquier celda que contenga datos de la tabla dinmica.

2. En las Herramientas de tabla dinmica seleccione la ficha Opciones.
3. En el grupo Datos, dele clic a la punta de flecha que se encuentra en la opcin
rotulada con Actualizar.
4. En la lista de opciones, seleccione Actualizar, para actualizar la tabla dinmica
cuando la fuente de datos cambi.
ACTUALIZAR LA TABLA DINAMICA AL MOMENTO DE ABRIR EL
ARCHIVO.
Otra forma de actualizar la tabla dinmica es al momento de abrir el archivo, donde esta
se encuentra. Si ha hecho algn cambio en la fuente de datos, al momento que el
archivo es abierto, este se actualiza de manera automtica. Sin embargo la opcin de
actualizar la tabla dinmica al momento de abrir el archivo donde esta se encuentra, se
tiene que habilitar.
Para habilitar la actualizacin automtica de la tabla dinmica al abrir el archivo realice
los siguientes pasos:
1) Ubquese en cualquier celda de la tabla dinmica.
2) En las Herramientas de tabla dinmica seleccione la ficha Opciones.
3) En el grupo Tabla dinmica dele clic a la punta de flecha que se encuentra
ubicada en el extremo derecho del botn rotulado Opciones.
4) Dentro de la lista que se muestra seleccione la orden Opciones, el cual hace que
se despliegue el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica.
5) En el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica seleccione la ficha Datos.
6) Habilite la casilla de verificacin rotulada Actualizar al abrir el archivo y le da
clic al botn Aceptar.
Seleccione la casilla de verificacin
Actualizar al abrir el archivo si desea
que su tabla dinmica actualice sus
datos, al momento de abrir el archivo
donde esta se encuentra. El archivo se
actualizar automticamente si su
fuente de datos fue modificada.

ACTUALIZAR LA TABLA DINAMICA SI LA TABLA O LA LISTA ORIGINAL

AUMENTA O DISMINUYE SUS REGISTROS.
Algunas veces nuestro origen de datos disminuye o aumenta la cantidad de registros.
Esto produce que las tablas dinmicas no se comporten de una manera correcta al
actualizarlas si no tomamos las medidas adecuadas.
Si en nuestro origen de datos se eliminan registros, al actualizar la tabla dinmica
correspondiente se generan filas y columnas en blanco como se muestra en la siguiente
figura.
A la tabla original de nuestro origen de datos se le
elimin, los datos de la ltima fila. Al momento de
actualizar la Tabla Dinmica, debido a este registro
en blanco se generan filas y columnas en blanco
como se muestra.

En caso contrario, cuando se agregan nuevos registros a nuestra fuente original de datos
y luego se actualiza nuestra tabla dinmica, esta no toma en cuenta estos nuevos
registros.
Para que nuestro origen de datos, se maneje de forma efectiva cuando se agreguen o
disminuyan registros debe hacer una de las siguientes acciones: a) Transformar el rango
de datos en una tabla de Excel, b) asignarle nombre al rango de datos.
Transforme el rango que posee los datos en
un diseo de Tabla de Excel. Esto se hace
ubicndose en el rango de datos y luego
seleccionado la ficha Insertar de la cinta de
opciones y dando clic a la opcin Tabla, Al
hacer esto el rango donde estamos ubicados
se transforma en un diseo de tabla de
Excel, como se ilustra en al figura adjunta.
A la tabla se le puede asignar un nombre de
su agrado.

Cuando usted transforma un rango de datos en una tabla de Excel, cuando agrega o
disminuye registros a la tabla esta se ajusta de forma automtica, para que sta solo
tome en cuenta los datos incluidos en ella.
Otra de la manera de controlar cuando eliminemos o agreguemos registros en nuestras
listas, es asignando un nombre al
rango que contiene nuestros datos.
Hay diferentes formas de asignar un
nombre a un rango sin embargo la
manera
mas
directa
es
seleccionando el rango y luego en
el cuadro de nombre que se
encuentra justamente arriba de la
celda A1, escribir el nombre que
deseamos dar al rango. En la figura
adjunta, al rango formado por las
celdas A1:C8, hemos colocado el
nombre de MisDatos.

Al crear al Tabla Dinmica, en el cuadro

de texto rotulado con Tabla o rango,
debemos colocar el nombre de la Tabla
(por ejemplo Tabla2) o el nombre que le
hallamos asignado a nuestro rango de
datos, por ejemplo MisDatos

Cuando nuestro origen de datos est formado por uno de los diseos de tabla que posee
Excel, o por un rango que contenga nombre, al agregar o eliminar registros debemos
garantizar que el nombre de la tabla o el nombre del rango posea el ltimo conjunto de
datos antes de actualizar la tabla dinmica.

SELECCIONAR DATOS EN UNA TABLA DINAMICA

Los elementos que estn contenidos en una tabla dinmica pueden ser seleccionados de
manera individual o ser seleccionados formando un grupo particular. Esta seleccin se
hace para realizar acciones propias de las celdas o de los rangos, por ejemplo copiar, dar
formato o ejecutar algunos cambios especficos en las tablas dinmicas.
Seleccionar celdas individuales en una tabla dinmica.
La seleccin de celdas individuales en las tablas dinmicas se realizan de la forma
habitual, o sea mediante el selector del mouse. Simplemente coloque el selector del
mouse encima de la celda que desea seleccionar y le da clic al botn izquierdo.
Seleccionar regiones de datos en la tabla dinmica.
Las tablas dinmicas poseen cuatro grandes reas; 1) Rtulos de fila, 2) Rtulos de
columna, 3) rea de los Valores, 4) Filtro de informe. En cada una de estas reas se
colocan campos que forman regiones. Estas regiones que forman estos campos podemos
seleccionarlas de manera particular, con algunas tcnicas dentro de las tablas dinmicas.
Si ubicamos el selector del mouse en los mrgenes superior e izquierdo de los campos y
de las etiquetas ste cambia a una flecha vertical con sentido descendente o una
flecha horizontal con sentido hacia la derecha . Estos son los smbolos que nos
indican que podemos realizar una seleccin de una regin particular de una tabla
dinmica.
A continuacin se presenta las diversas opciones que podemos utilizar para seleccionar
regiones especficas. La tabla dinmica de la siguiente figura servir para ilustrar los
casos presentados.

Seleccionar toda la tabla dinmica.

Realice lo siguiente para seleccionar toda la tabla dinmica.
1) Seleccione una celda de la tabla dinmica.
2) En las Herramientas de tabla dinmica, seleccione la ficha Opciones.
3) Dentro del grupo Acciones dele clic a la punta de flecha que est en la parte
inferior del comando Seleccionar
4) Seleccione la opcin Toda la tabla dinmica.
La figura adjunta muestra como
luce la tabla dinmica cuando
realizamos los pasos anteriores. La
celda C5, fue la celda que se
seleccion antes de proceder a
seleccionar toda la tabla.

Seleccionar todos los elementos de un campo.

Para realizar seleccin de elementos de los campos de una tabla
dinmica, se debe primero escoger la opcin Habilitar seleccin
que se encuentra dentro del comando Seleccionar, que a su vez se
encuentra dentro de la ficha Opciones de las Herramientas de la
tabla dinmica. La figura adjunta muestra el comando Habilitar
seleccin.
Una vez establecida la orden Habilitar seleccin, realice lo siguiente para seleccionar
todos los elementos de un campo particular:
Site el puntero del mouse en la esquina superior del campo hasta que cambie a una flecha
descendente y, a continuacin, haga clic.
Por ejemplo, para seleccionar los elementos Trim1y Trim2, site el puntero en la parte
superior de Trimestre y haga clic una vez. La figura muestra estos elementos
seleccionados.
Site el puntero del mouse en la
esquina superior del campo hasta que
cambie a una flecha descendente y,
a continuacin, haga clic.

Seleccionar todas las apariciones de un nico elemento

En las tablas dinmicas algunos nombres de los elementos se repiten, Por ejemplo en la
figura anterior Coln se repite para el ao 2000 y el ao 2001. Podemos seleccionar
todas las apariciones de Coln, realizando lo siguiente:
Si el elemento que desea seleccionar est ubicado en columnas, site el
cursor en el borde superior hasta que cambie a una flecha vertical con
sentido hacia abajo . Si el elemento que desea seleccionar est ubicado
en filas, site el cursor en el borde izquierdo hasta que cambie a una
flecha horizontal con sentido hacia la derecha . Luego dele clic, para
seleccionar los correspondientes elementos.
La siguiente figura muestra, la seleccin del elemento Coln, que se repite dentro del
campo de PROVINCIA.

Si coloca el mouse en el borde izquierdo de un

elemento de un campo, hasta que el mismo se
convierta en una flecha horizontal con sentido
hacia la derecha, al darle clic al mouse se
seleccionan todos los elementos correspondientes
dentro de la tabla dinmica. Aqu se
seleccionaron, todas las apariciones de Coln.

Una vez se encuentren seleccionadas todas las apariciones de un elemento si le da clic

nuevamente al borde superior o al borde izquierdo de uno de estos elementos
seleccionados, solo se selecciona el elemento al cual se le dio el ltimo clic.
Seleccionar, Etiquetas, Valores ambos.
Una vez tengamos seleccionados los elementos de una tabla dinmica podemos, escoger
posteriormente si deseamos solo seleccionar las etiquetas o solo seleccionar los valores.
Si le damos clic a la punta de flecha que se encuentra en la parte
inferior del comando Seleccionar, que se encuentra dentro de la
ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica, se despliegan
las opciones que se muestran en la figura adjunta. De estas opciones
si escoge Etiquetas, solo se seleccionan las etiquetas que describen
los elementos de los campos. Si escoge Valores, se seleccionan los
valores y de stos se excluyen las etiquetas. Si escoge Etiquetas y
valores se seleccionan ambos y los elementos lucen similar a lo que
se muestra en la figura anterior donde se seleccion la etiqueta del
elemento Coln con sus correspondientes gastos.

Las siguientes figuras muestran una tabla dinmica, cuando tiene seleccionado las
etiquetas y cuando solo tiene seleccionado los valores. La figura de la izquierda muestra
cuando se tiene seleccionado la etiqueta Coln que es un elemento del campo Provincia.
La figura de la derecha muestra cuando se tiene seleccionado solo los valores
correspondientes a Coln

Ejemplo de Tabla dinmica, donde solo se

seleccion la Etiqueta Coln, dentro de los
elementos del campo Provincia.

Ejemplo de Tabla dinmica, donde solo se

seleccion los Valores o Gastos de Coln, dentro
de los elementos del campo Provincia.

Seleccionar los Totales generales y los subtotales.

Al igual que uno de los elementos de una tabla dinmica los Totales generales tambin
se pueden seleccionar. Para el Total general de las columnas coloque el cursor en el
borde izquierdo de la etiqueta que describe el total hasta que cambie a una flecha
horizontal con sentido hacia la derecha y posteriormente le da clic al mouse. Para el
total de las filas coloque el cursor del mouse en el borde superior de la etiqueta que
describe el total hasta que cambie a una flecha vertical con sentido hacia abajo y luego
le da clic al mouse.
Para seleccionar los subtotales se procede de manera similar, Site el puntero del
mouse en el borde superior de un subtotal en una etiqueta de columna hasta que
cambie a una flecha descendente o site el puntero en el borde izquierdo de un
subtotal en una etiqueta de fila hasta que cambie a una flecha derecha y
posteriormente le da clic al mouse.
Cuando selecciona un subtotal se seleccionan todos los subtotales, semejante a este. Por
ejemplo en la siguiente figura estn seleccionados los subtotales del campo Ao. Si
nuevamente le da un clic en el borde izquierdo a uno de estos subtotales solo se
selecciona este ltimo.

OPCIONES DE LA PRESENTACION DE LAS CANTIDADES QUE

SE MUESTRAN EN EL AREA DE VALOR
Cuando seleccionamos una de las funciones para aplicarla al rea de los datos, los
valores resultantes que aparecen en la tabla dinmica se obtienen directamente de
nuestra fuente de datos. Existen ocasiones donde por alguna razn deseamos modificar
estos valores y transformar los resultados en valores relativos respecto a datos que se
encuentran en la misma tabla dinmica, por ejemplo mostrar los datos en porcentaje
respecto a cierto valor.
Para transformar las cantidades que se muestran en la tabla dinmica, en el rea de
valores, en cantidades relativas se utiliza el cuadro de dilogo Configuracin de campo
de valor, que se despliega de alguna de las siguientes maneras:
1) Ubquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y seleccione
la orden Configuracin de campo, que se encuentra dentro de la ficha
Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
2) Ubquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y dele clic al
botn derecho del mouse. En el men contextual. Seleccione Configuracin de
campo de valor.
La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor. De
las dos fichas que posee este cuadro de dilogo, observe que est seleccionada la que
tiene el rtulo Mostrar valores como. Dentro de esta ficha se encuentra un listado de
las diferentes opciones, de cmo se pueden presentar las cantidades que se encuentran
en el rea de valores.

En la versin 2010 2013 de Excel, son ms de 10 las

maneras que se pueden mostrar los resultados en la tabla
dinmica.
La figura adjunta muestra, las opciones de la versin de
Excel 2010. Con respecto a las versiones anteriores,
observe que se modificaron los nombres de algunas de
las opciones. Por ejemplo la opcin Normal, se modific
a Sin Clculo. Tambin la opcin % de la Fila, se
modific a % del total de filas. En la figura las opciones
enmarcadas con rojo son las nuevas opciones.
A continuacin una descripcin de cada una de las opciones que se muestran en el
cuadro de dilogo. Para los primeros ejemplos utilizaremos la tabla dinmica que se
muestra a continuacin.
Hemos asignado color a ciertas reas y algunos valores en la tabla dinmica, para
identificarlos mejor.

Opcin Sin Clculo (Normal): Muestra los resultados de la tabla dinmica, de la

manera que lo plasma el generador de tabla dinmica. Recuerde que estos resultados se
obtienen de la fuente de datos utilizando una funcin especfica, como Suma. Tambin
debe tener presente que la funcin para el clculo de estos valores la puede cambiar, por
ejemplo en vez de Suma puede utilizar el Promedio. La figura anterior, ilustra como
queda la tabla dinmica cuando est seleccionado esta opcin.
Opcin % del Total general: En un informe de tabla dinmica, presenta las cantidades
en el rea de valores como un porcentaje del total general de todos los datos del informe
de tabla dinmica.
La figura inferior muestra un ejemplo del clculo del % del Total, de una tabla
dinmica. Observe que el gran total de la tabla ( 23700 ), representa el 100%, y que cada
valor del rea de datos representa una fraccin de este total. Al calcular el % del total,
esta fraccin se coloca en porcentaje.

x 100 = 10.55%

Opcin % del total de Columnas: En un informe de tabla dinmica, presenta todos los
datos de cada columna como porcentaje del total de cada columna, la cual pertenece el
dato.
La figura siguiente presenta un ejemplo del clculo % del total de Columna. Observe
que el total general de cada columna, representa el 100%. Y que cada elemento
particular de la columna representa, una porcin de este 100%. Note tambin que los
sub totales, se siguen calculando de igual forma. Por ejemplo el sub total del ao 2000,
para el primer trimestre ( 47.89% ) se obtiene sumando los valores correspondientes o
sea ( 19.16% + 28.74% ). (Tambin se puede obtener con la siguiente operacin
6250/13050 x 100 ).
x 100 = 19.16%

Opcin % del total de Filas: Los datos en la tabla dinmica representan una porcin
del total de cada correspondiente fila, a la cual pertenece el dato.
La figura siguiente presente un ejemplo del clculo del % del total de Filas. Observe
que el total general de cada fila, representa el 100%. Y que cada elemento particular de
la fila representa, una porcin de este 100%. Por ejemplo, para el ao 2000, la
Provincia de Coln, en el trimestre 1, el valor 2500, representa el 67.57%
(2500*100/3700), del total 3700.

x 100 =
67.57%

Opcin % de: Muestra todos los datos en el rea de datos como un porcentaje del valor
del Campo base y del Elemento base especificados. El campo base y el elemento base
proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado.
La siguiente figura, muestra un ejemplo, especfico donde el Campo base es Trimestre y
el Elemento base es Trim1. Observe que para calcular los porcentajes se toman como
base los correspondientes valores del Trim1, que es el elemento base. Observe que cada
uno de los valores que pertenecen al elementos base ( Trim1 ), representan el 100%, los
valores de las otras columnas ( Trim2 ), representan un porcentaje, relativo a cada uno
de los valores correspondientes. Observe que el porcentaje relativo del valor que 1200,
que se encuentra en la celda J21 representa el 48.00% del valor 2500, que se encuentra
en la celda I21. Otro ejemplo, es que el valor 3800, que se encuentra en la celda J22,
representa el 101.33% del valor 3750.

x 100 = 48.00%

El Campo base es Trimestre y su correspondiente

elemento base es Trim1. Note que todos los valores
del campo base representan el 100%. Los valores de
las otras columnas (Trim2), son una proporcin,
correspondiente de los valores del elemento base.

Otro ejemplo de % de, se muestra en la siguiente figura, donde el Campo base es

Provincia y el Elemento base es Coln. Ahora el campo base est colocado en el rea
de filas de la tabla dinmica. Observe, entonces que cada una de las filas donde est el
elemento base, que es Coln,
representa el 100%. Cada uno
de
los
correspondientes
valores en las filas que se
encuentran por debajo de la
fila de los elementos de
Coln, son un porcentaje
relativo
de
sus
correspondientes valores de
Coln. Por ejemplo 3750 que
se encuentra ubicado en la celda I22, representa el 150.00% del correspondiente valor
de Coln, ubicado en la celda I21, que es 2500. Otro ejemplo, representa el valor 3650
que se encuentra ubicado en la celda I25, representa el 115.87%, del correspondiente
valor de Coln, ubicado en la celda I24, que es 3150.

Opcin % del total de filas principales: Presenta los valores del cuerpo de la tabla
dinmica como una proporcin o porcentaje relativo a los subtotales, de los campos
colocados en el rea de filas. Estos clculos son realizados tomando en cuenta los sub
grupos a los cuales pertenecen los correspondientes valores. Vamos a ilustrar esta
definicin con la tabla dinmica que se muestra en la siguiente figura, con varios casos
particulares:
El sub grupo del sub total perteneciente al ao 2000, para la provincia de Coln,
es el rango D3:F4. Todos los porcentajes que se muestran en ese rango, se
calculan, relativos a los correspondientes subtotales (el rango D5:F5). Por
ejemplo el valor 47.68% que se encuentra en la celda D3, se obtiene con la
operacin 3490 x 100 / 7320. Observe que la suma de los valores pertenecientes
a un sub total, por ejemplo el rango D3:D4, da 100%
El sub grupo perteneciente al sub total del ao 2000 (el rango D9:F9), est
compuesto por los rangos D5:F5 y D8:F8. Los valores de porcentajes que se
muestran en la tabla, para estos ltimos rangos, se calculan, tomando como base
el rango del sub total de ao 2000, o sea D9:F9. Por ejemplo el porcentaje
54.42%, mostrado en la celda D5, se obtiene con la siguiente operacin;
7320x100 / 13450. Observe que la suma de los valores pertenecientes a un sub
total, por ejemplo las celdas D5 y D8, da 100%.
El sub grupo, perteneciente al total general (el rango D17:F17), est compuesto
por los rangos, D9:F9 y D16:F16. Los valores de porcentajes que se muestran
en la tabla, para estos ltimos rangos, se calculan, tomando como base el rango
del total general o sea D17:F17. Por ejemplo el porcentaje 51.67%, que se
muestra en la celda D9, se obtiene con la siguiente operacin:
13450 x 100 / 26030. Observe que la suma de los valores pertenecientes a un
sub total, por ejemplo las celdas D9 y D16, da 100%.
Similar a los casos particulares, explicados, se obtienen, el resto de los valores de la
tabla dinmica, cuando se selecciona esta opcin para mostrar los valores.
Es importante, que se comprenda bien como resultan estos valores, ya que esto nos va a
permitir generar conclusiones interesantes, con respecto a los datos analizados.

Opcin % del total de columnas principales: Presenta los valores del cuerpo de la
tabla dinmica como una proporcin o porcentaje relativo a los subtotales, de los
campos colocados en el rea de columnas. Estos clculos son realizados, tomando en
cuenta los sub grupos a los cuales pertenecen los correspondientes valores.
Conceptualmente, es lo mismo que el % del total de filas principales, pero ahora se
trabaja con los subtotales que pertenecen a los campos colocados en el rea de
columnas.
Las siguientes figuras muestran una tabla dinmica el cual se muestran los valores, con
esta opcin seleccionada. Existen dos sub totales del campo Provincia, los subtotales de
Coln y los subtotales de Panam. Para los subtotales de la provincia de Coln, que se
encuentran en el rango E4:E10, los correspondientes valores relacionados se encuentran
en el rango C4:D10. Un dato de este rango se calcula tomando como base los valores de
sus subtotales. Por ejemplo el dato que se encuentra en la celda C4, o sea 47.68%, se
obtiene con la siguiente operacin: 3490 x 100 / 7320.
Observe que para el total general del rea de las columnas o sea el rango I4:I10, poseen
los sub grupos compuestos por los rangos E4:E10 y H4:H10. Los valores que se
muestran en estos sub grupos se calculan, tomando en cuenta los valores del total
general. Por ejemplo, la cantidad 54.42% que se encuentra en el rango E4, se obtiene
con la operacin 7320 x 100 / 13450.

Opcin % del total principal: Presenta los valores del cuerpo de la tabla dinmica
como una proporcin o porcentaje relativo a los subtotales, a los cuales pertenecen.
La siguiente figura presenta un ejemplo. El rango perteneciente a los subtotales del ao
2000 (rango D9:F9), est compuesto por los valores que se encuentran en el rango

D3:F8. Al seleccionar la opcin % del total principal, todos los valores de este rango se
presentan como una proporcin o porcentaje, relativo a su correspondiente sub total.
Por ejemplo el valor de 25.95% que se encuentra en la celda D3, se obtiene con la
operacin 3490 x 100 / 13450. Otro ejemplo, el valor 55.52%, que se encuentra en la
celda E5, se obtiene con la operacin 6590 x 100 / 11870.

La figura adjunta presenta otro ejemplo, donde

el campo seleccionado para calcular los
porcentajes es Provincia. Observe que los
subtotales de todas las provincias representan
el 100%. Los rangos de valores que se
utilizan para generar estos subtotales,
representan una porcin de stos. Por ejemplo
el porcentaje 47.68%, que se encuentra en la
celda D3, se obtiene con la operacin: 3490
x100 / 7320.

Opcin Diferencia de: Muestra todos los datos en el rea de valores como la diferencia
entre el valor del Campo base y del Elemento base especificados. El campo base y el
elemento base proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado
La siguiente figura, muestra un ejemplo, especfico donde el Campo base es Provincia y
el Elemento base es Coln. Observe que se restan todos los datos de las provincias de
los datos correspondientes, de la provincia de Coln. Para el trimestre 1, el elemento
base es 2500, sin embargo para el trimestre 2, el elemento base es 1200 que
corresponde al gasto de Coln para este trimestre.

2500 2500 = 0
4350 2500 = 1850

Cuando las tablas dinmicas poseen algn grado de complejidad, existen ocasiones que
esta forma de mostrar los valores generan mensajes de errores, debido a que estos
clculos algunas veces no se pueden realizar. Las tablas dinmicas de las siguientes
figuras muestran esta situacin.

En la siguiente figura anterior, el Campo base es Distrito y el Elemento base es

Chagres. Observe que se restan todos los datos del distrito de Portobelo, respecto a los
valores correspondientes del distrito de Chagres. Como los distritos de Arraijn y
Chorrera, pertenecen a otro sub grupo (al sub grupo de la provincia de Panam) y en
este sub grupo no existe el distrito de Chagres, la resta no se puede realizar y es por
esto, que se genera el valor de error #N/A.

Opcin % de la diferencia de: Presenta todos los datos en el rea de datos como la
diferencia entre el valor del Campo base y del Elemento base, pero presenta la
diferencia como un porcentaje de los datos base. El campo base y el elemento base
proporcionan los datos que se utilizan en el clculo personalizado.
La siguiente figura, muestra un ejemplo, especfico donde el Campo base es Provincia y
el Elemento base es Coln. Observe que para calcular los porcentajes el numerador es la
diferencia entre el campo de la provincia y el correspondiente campo de Coln, que es
el elemento base. Y el denominador es el valor del elemento base, o sea el valor del
correspondiente valor de la provincia de Coln.

4350 2500
2500

* 100 74%

Opcin Total en: Muestra los resultados en el rea de datos como el total acumulado de
los correspondientes valores anteriores al elemento considerado, para un campo Base en
particular.
La siguiente figura, muestra el caso donde se desea calcular el total acumulado ( Total
en ), al campo Provincia. Observe que los elementos correspondientes al campo
Provincia, se obtienen sumando los valores de los elementos anteriores a l.

2500 + 4350 = 6850

2500 + 4350 + 3750 = 10600

Cuando la tabla dinmica no es tan simple como la anterior, los totales acumulados se
dan por grupos de los elementos que se estn considerando. Por ejemplo en la siguiente
figura la tabla dinmica de la izquierda se muestra con los clculos normales. La tabla
dinmica de la derecha muestra los resultados cuando seleccionamos la opcin Total en
y escogemos el campo Provincia. Observe que existen dos grupos donde estn las
provincias; el grupo del ao 2000 y el grupo del ao 2001. En cada uno de estos grupos
es donde se van totalizando los valores, por ejemplo el valor de 13450 que se muestra
en la celda C4, de la tabla de la derecha, es el producto de sumar sus correspondientes
valores ( 7320 + 6130 ). El valor de 12580 que se muestra en la celda C6, de la tabla de
la derecha, es el producto de sumar los valores de 7140 + 5440.

Con esta opcin podemos obtener resultados

interesantes, por ejemplo la figura adjunta muestra la
tabla dinmica, pero ahora el campo seleccionado
para totalizar es el Ao, los valores que se obtienen es
sumando los elementos semejantes. Por ejemplo el
valor 14460, que se encuentra en la celda C5,
perteneciente a la provincia de Coln, se obtiene
sumando los valores correspondientes de Coln de los
dos aos de la tabla dinmica con los valores
normales o sea 7320 + 7140.

Opcin % del Total en: Esta opcin est relacionada con la anterior, ya que los valores
que se muestran en la tabla se obtienen transformando los datos obtenidos con la opcin
Total en, a porcentajes. El denominador para el clculo de este porcentaje es el gran
total del conjunto considerado.
La tabla de la derecha de la siguiente figura muestra el total obtenido de la tabla
dinmica que se encuentra a la izquierda. Observe que el campo seleccionado es
Provincia.

2500 + 4350 = 6850

2500 + 4350 + 3750 = 10600

La siguiente figura muestra los valores de la tabla anterior cuando se selecciona la

opcin % del Total en. Observe que los porcentajes, se obtienen utilizando el gran total
correspondiente. Por ejemplo para calcular
los porcentajes acumulados de las provincias
para el Trim1, se utiliza el gran total 10600 y
los valores para el Trim1, que se muestran en
la tabla que se encuentra a la derecha en la
figura anterior.
Cuando la tabla dinmica es ms compleja, este clculo se realiza conceptualmente
igual, pero debemos saber interpretar los resultados. Por ejemplo la tabla dinmica que
se encuentra a la derecha, en la siguiente figura, es el producto de la opcin Total en,
aplicado a la tabla dinmica de la izquierda utilizando el campo Provincia.

Los valores de los porcentajes que se indican en la

tabla, que muestra la figura adjunta, se obtienen
utilizando los totales generales (rango C7:E7, de la tabla
normal) y los valores correspondientes (de la tabla con
los totales), cuando se selecciona la opcin % del Total
en. Por ejemplo, para el calculo de los %, de los valores
debajo de la columna Trim1, se utiliz, el total general de
esta columna que es el valor 26030, que se encuentra
en la celda C7.

Opcin Clasificar de menor a mayor: Esta opcin muestra el rango de valores

seleccionados en un campo especfico, en la lista el elemento ms pequeo en el campo
como 1 y cada valor ms grande con un valor de rango ms alto.
La siguiente figura muestra una tabla dinmica que se la ha aplicado esta forma de
mostrar los valores. La figura de la izquierda muestra la tabla con los clculos normales,
mientras la figura de la derecha muestra los valores cuando se escoge la opcin
Clasificar de menor a mayor, utilizando el campo Provincia. Observe que los valores
de las provincias para un trimestre especfico, se le han asignado los valores de 1, 2 y 3,
asignando 1 al valor mas pequeo y luego valores consecutivos, 2, 3, a los valores mas
grandes. Por ejemplo para el Trim1, la cantidad 1, se asign al valor mas pequeo 2500,
el valor 2 se le asign a 3750 y el valor de 3 se le asign a 4350.

Opcin Clasificar de mayor a menor: Esta opcin muestra el rango de valores

seleccionados en un campo especfico, en la lista el elemento ms grande en el campo
como 1 y cada valor ms pequeo con un valor de rango ms alto. Esto es similar a la
opcin Clasificar de menor a mayor, pero los valores consecutivos, 1, 2, 3, , se
aplican ahora en orden inverso. La siguiente figura muestra un ejemplo especfico,
donde se muestran se utiliza el campo Provincia.

Opcin Indice: Presenta los datos utilizando la siguiente formula:

La siguiente figura, muestra un ejemplo de una tabla dinmica que se le ha calculado el

ndice. Observe que en el clculo de un valor particular del ndice, aparte del valor
especfico de la celda, se utilizan en el clculo los valores de los correspondientes
totales de fila, de columna y el gran total. Note tambin que si se aplica esta frmula a
las celdas donde se encuentran los totales, el resultado da uno ( 1 ), como se indica.
( 2500) ( 20275)
(3700) (10600)

1.292389087

DARLE FORMATO NUMERICO A LOS VALORES QUE SE MUESTRAN EN

EL AREA DE DATOS DE LA TABLA DINAMICA.
Al conjunto de celdas que conforman el rea de datos o rea de Valores de la tabla
dinmica, utilizando las opciones de formatos que existen en la ficha Inicio de la cinta
de opciones o las opciones que se despliegan en el men contextual cuando
presionamos el botn derecho del mouse, se le puede asignar formatos especficos para
los valores que all se muestran, por ejemplo, la cantidad de decimales desplegados. Sin
embargo una forma ms precisa y directa de asignar formato numrico a estos valores es
mediante el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor, que se despliega de
alguna de las siguientes maneras:
1) Ubquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y seleccione
la orden Configuracin de campo, que se encuentra dentro de la ficha
Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
2) Ubquese en cualquier celda del rea de valor en la tabla dinmica y dele clic al
botn derecho del mouse. En el men contextual. Seleccione Configuracin de
campo de valor.
La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor. De
las dos fichas que posee este cuadro de dilogo, observe que est seleccionada la que
tiene el rtulo Mostrar valores como. Dentro de esta ficha se encuentra un botn
rotulado con Formato de nmero, que al darle clic despliega el cuadro de dilogo
Formato de celda, que nos permite darle ciertos formatos a los datos que se encuentran
ubicados en el rea de los Valores de la tabla dinmica

Dele clic al botn rotulado con Formato de

nmero, para desplegar el cuadro
resumido de Formato de celdas para dar
formato a las cantidades que se
encuentran en el rea de valores de la
tabla dinmica.

La siguiente figura muestra una tabla dinmica, la que se encuentra en el lado

izquierdo, que presenta el clculo del Promedio, sin aplicarle ningn tipo de formato
a los resultados. La tabla dinmica de la derecha presenta los mismos clculos, pero
los resultados tienen un formato numrico de dos decimales

La ventaja de asignarle a la tabla dinmica el formato a los resultados de esta forma,

radica en el hecho que si modificamos la tabla dinmica y el campo de los valores se
ubica en otro rango de la hoja de clculo, los resultados siguen mostrndose con el
formato asignado.

CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS

Adems de las opciones que nos permiten mostrar los resultados que se encuentran en el
rea de valores de una tabla dinmica de una forma particular, por ejemplo, el rea de
valores puede mostrar los resultados en porcentaje, respecto al gran total de toda la
tabla, existen otras posibilidades de clculos dentro del rea de valores, que hacen que la
tabla dinmica tenga mayor versatilidad. Nos referimos a los Campos Calculados y a
los Elementos Calculados.
Un campo calculado es un nuevo campo, basado en clculos realizados sobre campos
existentes en su tabla. Un elemento calculado es un nuevo elemento en un campo
existente, derivado de clculos realizados en otros elementos que ya estn en el campo.
Una vez que crea un campo o elemento calculado, Excel le permite usarlo en su tabla,
como si formara parte de su fuente de datos.
CAMPO CALCULADO
En algunas ocasiones, las listas o tablas, en la que nos basamos para confeccionar las
tablas dinmicas, no contienen algunas columnas que nos permitan obtener cierta
informacin. Por ejemplo la tabla que se muestra en la siguiente figura, no posee el
campo Utilidad, cuyo contenido sera la resta de los Ingresos y los Gastos.

Al confeccionar una tabla dinmica para analizar los Ingresos y los Gastos, de las
provincias de Coln y Panam, obtendramos la tabla dinmica que se muestra en la
siguiente figura. Esta tabla nos muestra el total de Ingresos y el total de Gastos, sin
embargo, no muestra la importante informacin que es la Utilidad, que resulta de restar
los Gastos de los Ingresos.

Este clculo adicional, que genera un campo que no se encuentra en la tabla original y
es el producto de una operacin, sobre campos existentes en la lista o tabla de datos, es
lo que se conoce como Campo Calculado. Este nuevo campo forma parte de la tabla
dinmica, sin embargo, no es un campo de la tabla de datos.
Para aadir un campo calculado a la tabla dinmica, realice lo siguiente:
1) Seleccione cualquier celda de la tabla dinmica
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica de la cinta
de opciones.
3) Dele clic a la punta de flecha que se encuentra en el extremo derecho del botn
rotulado con Campos, elementos y conjuntos.
4) De las opciones que se muestran, seleccione Campo Calculado. Para que se
despliegue el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
5) En el cuadro de texto Nombre, asigne un nombre a este campo calculado.
6) En el cuadro de texto Frmula, escriba la frmula para este campo calculado. Y
luego le da clic al botn Sumar al botn Aceptar.
La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
Introduzca en este cuadro de texto el
nombre que le va a asignar al campo
calculado
Introduzca en este cuadro de texto la
frmula que utilizar para obtener el
resultado en el campo calculado
Puede seleccionar de la lista de campos,
los campos que utilizar en la frmula,
simplemente seleccionndolos y luego
presione el botn insertar campo

La figura anterior, muestra que hemos definido un nuevo Campo Calculado de nombre
Utilidad, cuya Frmula, es igual a Ingresos Gastos. Al darle clic al botn Aceptar de
este cuadro de dilogo, este campo se incorpora como un nuevo campo de la tabla
dinmica. La siguiente figura, muestra como luce este campo dentro de la tabla
dinmica y dentro de la lista de campos.

Es importante tener presente, que los campos que se utilizan en una frmula para
generar un Campo Calculado, no es obligante que
sean parte de la tabla dinmica. Por ejemplo en la
tabla dinmica anterior, podemos quitar de la tabla
los campos Gastos e Ingresos, y obtenemos el
mismo resultado de la Utilidad. La figura adjunta
muestra, la tabla dinmica que resulta si realizamos
lo indicado.

Como se generan los Campos Calculados

Los clculos que se pueden realizar, utilizando un Campo Calculado en una Tabla
Dinmica, son relativamente bsicos. Esto se debe a la manera que Excel, procede a
obtener los resultados producto de un Campo Calculado.
Para comprender la forma que Excel realiza las operaciones para obtener el resultado de
un Campo Calculado, observemos el campo Utilidad, mencionado anteriormente. La
frmula de este campo es la siguiente: Ingresos Gastos, cuyo resultado se obtiene de
la forma siguiente:
Excel recorre cada registro de la tabla original, realizando este clculo,
agrupando los resultados obtenidos, de acuerdo con los elementos que estn
presente en la tabla dinmica. En el ejemplo que estamos estudiando, en la tabla
dinmica, estaban presente las provincias de Coln y Panam, por consiguiente
cada resultado obtenido lo agrupa ( lo suma ) dentro de la provincia
correspondiente o sea dentro de Coln o dentro de Panam.
La forma de proceder para obtener los resultados finales de los campos
calculados, limita a realizar operaciones bsicas que no generen resultados que
puedan interpretarse incorrectamente, por ejemplo al utilizar frmulas
condicionales.

La forma de generar y agrupar los resultados finales que se muestran en un campo

calculado, se limitan a la Suma. Por esto, que de forma predeterminada, Excel en un
campo calculado le agrega la frase Suma de. Por ejemplo Suma de Utilidad, en el
campo calculado Utilidad del ejemplo anterior.
A diferencia de un campo que est presente en la tabla de datos, que se le puede realizar
operaciones como promedio, desviacin estndar, etc, a los campos calculados, no se le
puede realizar otra operacin. Solo es permitida la suma para agrupar los resultados.
Posteriormente sobre esta agrupacin se pueden realizar otros clculos como resta,
multiplicacin y divisin. Ejemplo de esto es el campo calculado Utilidad, que se
obtiene realizando una resta, despus de agrupar los correspondientes Ingresos y Gastos.
LIMITACIONES DE LOS CAMPOS CALCULADOS
A pesar que los campos calculados, se pueden considerar como un campo ms de la
tabla dinmica, posee sus limitaciones. Una de las limitaciones ms importantes de los
Campos calculados, es que ellos son el resultado de una sola operacin de agrupacin,
que es la Suma. Otras operaciones de agrupacin como promedio, contar, desviacin
estndar, etc, no estn permitidas.
Al generar por primera vez una tabla dinmica, le podemos colocar cualquiera de sus
campos y resumirlos mediante cualquiera de las funciones permitidas, por ejemplo,
podemos resumir mediante suma, promedio, desviacin estndar, etc. Posteriormente
de generada la tabla dinmica, podemos agregar un campo calculado, teniendo presente
que el resultado obtenido, es producto de las operaciones realizadas directamente en la
tabla original de datos y luego se agrupan mediante la suma. En conclusin, Los
resultados de los campos calculados no son el resultado de valores que se observan en la
tabla dinmica, sino de operaciones que se realizan en la tabla original de datos.

Uso de la funcin SI en los campos calculados

Si tomamos en cuenta como se generan las operaciones para obtener los campos
calculados y las limitaciones que poseen estos clculos, podemos utilizar la funcin
condicional SI, para realizar comparaciones y operaciones sencillas.
Las condiciones en la funcin SI, se generan con campos cuyo resultado es el producto
de sumar los datos de la tabla original. Por ejemplo la siguiente figura muestra una tabla
dinmica en el cuan se ha obtenido el Ingreso total de las provincias de Coln y
Panam. Estos valores que se muestran en la tabla dinmica se obtienen de sumar los
correspondientes ingresos de cada una de las provincias indicadas, estos son campos
candidatos para utilizarlos en la funcin SI.

Tomando en base la tabla dinmica presentada en la figura anterior, genere un campo

calculado, que determine el impuesto que hay que pagar en cada una de las provincias si
se establece las siguientes condiciones, referente al ingreso de cada una de las
provincias:
El Impuesto es del 1% si el ingreso total en la provincia es menor o igual a
10000.
El Impuesto es del 1.25%, si el ingreso total en la provincia es mayor que 10000.
La frmula que resuelve el problema es la siguiente:
= SI(Ingresos <= 10000, Ingresos *1%, Ingresos *1.25%)
Observe que en la frmula anterior se utiliza el nombre del campo Ingresos. Esta es la
frmula que hay que colocar en el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
La tabla dinmica que se genera producto del
campo calculado indicado en la frmula
anterior se muestra en la figura adjunta.
Observe que el nombre del campo calculado
es Impuesto y que Excel dentro de la tabla en
el ttulo que muestra los resultados coloca Suma de Impuesto, esto es as, por lo
explicado anteriormente, que los campos calculados es el producto de una agrupacin,
de los datos originales de la tabla, donde los correspondientes se suman y luego se
aplica la frmula.
A veces se tiende a confundir que el resultado del campo calculado es en base a los
datos que muestra la tabla dinmica. Esto es un error, ya que el resultado producto de un
campo calculado es independiente de los datos que se encuentran en el rea de valor de
la tabla, aunque s depende de los datos que se encuentran en el rea de fila y en el rea
de columna de la tabla. Para ilustrar lo
anterior se coloca la figura adjunta que
muestra la misma tabla dinmica
anterior, pero ahora el rea de clculos
indica el promedio de los ingresos en
vez de la suma de los ingresos. Note que la columna de los Impuestos, muestra el
mismo resultado, ya que el campo calculado genera su respuesta como se explic
anteriormente, que los datos los agrupa de la tabla original, dependiendo de los valores
existentes en las reas de filas y columna y LUEGO LOS SUMA. Hay que tener claro
que la funcin utilizada en la agrupacin es la SUMA.

Para ilustrar con otro ejemplo, se

presenta la misma tabla dinmica
anterior, pero ahora en el rea de fila se
reemplaza el campo Provincia, por el
campo Trimestre y el rea de valores
indica la suma de los Ingresos. Como el rea de fila presenta ahora los trimestres la
agrupacin se realiza por trimestre y el campo calculado opera con los valores producto
de esta agrupacin. Lo anterior es importante, ya que en el rea de filas y/o en el rea de
columnas deben estar presentes los valores que deseamos analizar. Por ejemplo, si
deseamos analizar las Proveincias, deben estar presente las provincias en vez de los
trimestres.
Recomendacin sobre Los Campos Calculados
Cuando la tabla dinmica, agrupa ms de un campo, estos campos se colocan de tal
manera que la tabla dinmica sea fcil de interpretar. Por ejemplo la siguiente figura,
muestra la suma de los gastos por trimestres y provincias, que se genera de la tabla
original. Esta tabla dinmica es de fcil interpretacin, ya que el rea de valores o sea
donde se colocan los resultados solo posee un solo clculo.

Cuando el rea de valores deba mostrar ms de un resultado producto de un campo

calculado o de la colocacin de ms de un campo en esta rea, algunas veces la tabla
dinmica que resulta no es de fcil interpretacin. Por ejemplo si en la tabla dinmica
anterior agregamos un campo calculado llamado Imprevisto que es el 10% de los
Gastos, la tabla dinmica resultante, se muestra a continuacin. Observe que a simple
vista resulta un poco difcil su interpretacin.

Al colocar ms de un resultado en el rea de valores de la tabla dinmica, producto de

un campo calculado o producto que desea observar ms de un resultado, se recomienda
lo siguiente:
1.

Si la tabla dinmica posee campos en el rea de columnas, como la tabla

dinmica anterior, se recomienda que los valores o resultados se coloquen en el
rea de filas. Cuando una tabla dinmica contiene ms de un clculo en el rea
de Valores, en el panel que muestra la lista de campos de la tabla dinmica, se
genera un botn nuevo de nombre Valores. Este es el botn que permite
ubicar los clculos de la tabla en el rea de Filas o en el rea de columnas.
Mueva este botn al rea de Filas si desea que los clculos se muestren
resumidos por fila.

Mueva este botn al rea de las Etiquetas

de Fila si desea que los resultados en el
rea de valores se coloquen por fila, como
se ilustra en la figura

2.

Si la tabla dinmica se puede estructurar libremente, se recomienda hasta donde

sea posible colocar todos los campos en el rea de las etiquetas de Fila y los
clculos o valores
en el rea o las
Etiquetas
de
Columnas. Esto se
logra ubicando el
botn Valores, en
esta
rea.
Si
realizamos
esta
segunda sugerencia
la tabla dinmica
resultante se muestra a continuacin. Observe que esta tabla dinmica, se
interpreta ms fcilmente, que las anteriores

ELIMINAR UN CAMPO CALCULADO

Si agreg un campo calculado a su tabla dinmica, pero luego desea eliminarlo debe
realizar lo siguiente:
Seleccione la tabla dinmica
Seleccione la ficha Opciones, dentro del grupo Herramientas de tabla
dinmica, en la cinta de opciones.
Dele clic al botn que tiene la etiqueta que dice, Campos, elementos y
conjuntos y posteriormente en los tems que se muestran, seleccione la opcin
Campo Calculado. Esto hace que se despliegue el cuadro de dilogo Insertar
campo calculado.
Dentro del cuadro de dilogo Insertar campo calculado, en la lista desplegable
Nombre, seleccione el campo calculado que desea eliminar.
Dele clic al botn Eliminar
Dele clic al botn Aceptar.

Para eliminar un campo

calculado debe seleccionar
el campo dentro de la lista
desplegable Nombre, que se
encuentra dentro del cuadro
de dilogo Insertar campo
calculado y posteriormente
debe dar clic al botn
Eliminar.

ELEMENTO CALCULADO
Adems de los campos calculados puede agregar a su tabla dinmica, ELEMENTOS
CALCULADOS. Se define como Elemento Calculado, un elemento adicional, producto
de un clculo, que se anexa dentro de uno de los campos existentes, en el rea de fila o
el rea de columna de la tabla dinmica.
Que son clculos que anexan elementos especficos al rea de los Rtulos de fila y/o al
rea de los Rtulos de columna de la tabla dinmica. Por ejemplo, en la tabla dinmica
que muestra la siguiente figura deseamos calcular los gastos imprevistos de cada una de
las provincias. El gasto imprevisto para la provincia de Coln representa el 10% de sus
gastos, mientras que los imprevistos para la provincia de Panam representan el 8% de
sus gastos. Para ingresar estos gastos imprevistos, podemos aadir dos elementos
adicionales al campo Provincia. El primero de estos elementos puede calcular el
imprevisto para la provincia de Coln, el otro elemento, puede calcular el imprevisto
para la provincia de Panam.

Para aadir, un elemento calculado a una tabla dinmica realice lo siguiente:

1) Seleccione una celda dentro del campo donde desea agregar el elemento
calculado. Por ejemplo si en la figura anterior desea aadir un elemento al
campo Provincia, puede seleccionar la celda E4.
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica de la cinta
de opciones.
3) Dele clic a la punta de flecha que se encuentra en la parte inferior del botn
rotulado con Clculos y luego seleccione Campos, elementos y conjuntos.
4) De las opciones que se despliegan, seleccione Elemento Calculado. Para que se
despliegue el cuadro de dilogo Insertar elemento calculado en Nombre del
Campo. Donde Nombre del campo es el nombre del campo donde est ubicado
el cursor.
7) En el cuadro de dilogo Insertar elemento calculado, en el cuadro de texto
Nombre, asigne un nombre al elemento calculado.
8) En el cuadro de texto Frmula, escriba la frmula para este elemento calculado.
Y luego le da clic al botn Sumar al botn Aceptar.

La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Insertar elemento calculado.

Coloque en este cuadro de texto el nombre
que le va a signar al Elemento Calculado

Coloque en este cuadro de texto la frmula

que utilizar para obtener el resultado
deseado. Observe que se utilizan los
nombres de los elementos que se
encuentran en la tabla dinmica
Puede seleccionar los nombres de los
elementos de esta lista y luego presionar el
botn Insertar Campo para anexar el campo
al cuadro de texto Frmula.

En la figura anterior se observa los parmetros que hay que colocar en el cuadro de
dilogo Insertar elemento calculado en Provincia, para el elemento calculado que
nos permite obtener los valores de los gastos imprevistos de la Provincia de Coln. Note
que el nombre del elemento calculado es, ImprevistoColon, La frmula para este
elemento calculado es =Colon*10%. Al escribir esta frmula, los nombres de los
elementos que forman parte de ella se pueden escribir o ser seleccionados de la lista
rotulada con Elementos.
Para el clculo de los gastos imprevistos de la Provincia de Panam, se crea otro campo
calculado. El nombre de este campo es ImprevistoPanama, y la frmula
correspondiente es =Panama*8%.
Los elementos calculados, pueden formar parte de los clculos de otro elemento
calculado. Por ejemplo, si deseamos aadir a la tabla dinmica un elemento que sume
los gastos imprevistos de Coln y Panam, la frmula debe ser = ImprevistoColon +
ImprevistoPanama, que son campos calculados.

La siguiente figura, muestra la tabla dinmica con los elementos calculados

Los elementos calculados, son los mostrados con color verde dentro del campo
Provincia.
Los elementos calculados tienen las mismas propiedades que cualquier otro elemento
que forma parte de un campo de la tabla dinmica. Por consiguiente, se le pueden hacer
las operaciones permitidas con los elementos de la tabla dinmica. Por ejemplo,
eliminarlo provisionalmente de la tabla dinmica.
Editar frmulas especficas de los elementos calculados
Al crear un elemento calculado, como por ejemplo ImprevistoColn, todas las celdas
relacionadas con este elemento se le asigna esta frmula. Tomando la tabla dinmica de
la figura anterior, estas celdas son F6 y G6. Si desea, ests frmulas las puede
modificar, por ejemplo, los imprevistos del trimestre 2, que se ubica en la celda G6,
podemos editarlo y colocarle otro calculo, por ejemplo =11%*Coln. Incluso, podemos
incluir otros elementos que no posea la frmula original, por ejemplo =(Panam +
Coln)*5%.
Orden de resolucin de los elementos calculados.
Cuando incluimos elementos calculados en la tabla dinmica, estos se van introduciendo
en el orden que son creados. Sin embargo a veces este orden debemos modificarlo,
debido que necesitamos primero realizar un clculo, para luego obtener otro resultado.
Por ejemplo en los elementos calculados de la tabla dinmica anterior, primero debemos
obtener los resultados de los elementos ImprevistoColn, e ImprevistoPanam, para
luego poder calcular el elemento SumaImprevisto.

Podemos observar el orden en que se obtienen los resultados de los elementos

calculados, realizando lo siguiente:
1) Ubquese en cualquier celda de la tabla dinmica.
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica de la cinta
de opciones.
3) Dele clic a la punta de flecha que se encuentra en la parte inferior del botn
rotulado con Clculos y luego seleccione Campos, elementos y conjuntos.
4) De las opciones que se despliegan, seleccione Orden de resolucin. Para que se
despliegue el cuadro de dilogo Orden de resolucin de elemento calculado.
La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo, Orden de resolucin de elementos
calculados, de la tabla dinmica que se encuentra en la pgina anterior a esta. Observe
que se muestran las frmulas para los elementos calculados incluidos en la tabla
dinmica. El orden aqu presentado est correcto, pero si este no fuera el caso, puede
utilizar los botones rotulados con subir y bajar, para desplazar los clculos y colocarlos
en la posicin adecuada.

Mostrar una lista de frmulas de los campos calculados y los elementos calculados
Si desea mostrar una lista con todas las frmulas de campos calculados y elementos
calculados que posee su tabla dinmica, realice lo siguiente:
1) Ubquese en cualquier celda de la tabla dinmica
2) Seleccione la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica de la cinta
de opciones.
3) Dele clic a la punta de flecha que se encuentra en la parte inferior del botn
rotulado con Clculos y luego seleccione Campos, elementos y conjuntos.
4) De las opciones que se despliegan, seleccione Crear lista de frmulas

Al seleccionar la orden crear lista de frmulas se genera una nueva hoja en Excel,
mostrando las frmulas para los campos calculados y las frmulas para los elementos
calculados de la tabla dinmica donde estaba el cursor al momento de seleccionar la
orden. La siguiente figura muestra la hoja con los clculos de la tabla dinmica que se
encuentra dos pginas atrs en estos apuntes.

Importante: Con respecto a cmo Excel opera para obtener los resultados de los
campos y los elementos calculados, la ayuda incorporada de Microsoft en internet
establece lo siguiente:
Frmulas que operan sobre el total de la suma, no sobre los registros
individuales Las frmulas de los campos calculados operan sobre la suma
de los datos subyacentes de los campos de la frmula. Por ejemplo, la frmula
de campo calculada =Ventas* 1,2 multiplica la suma de las ventas de cada tipo
y regin por 1,2; no multiplica cada venta individual por 1,2 y luego suma las
cantidades multiplicadas.
Las frmulas de elementos calculados operan sobre los registros individuales.
Por ejemplo, la frmula de elemento calculado =Lcteos*115% multiplica cada
venta individual de Lcteos por 115%. A continuacin, los importes
multiplicados se resumen conjuntamente en el rea de valores.

ESTILOS DE TABLA DINAMICA

Cuando creamos una tabla dinmica, inicialmente se le asigna un formato
preestablecido. Este formato lo podemos modificar y asignarle de manera convencional
a las celdas que conforman la tabla dinmica un conjunto de formatos a nuestro gusto.
A pesar que a las celdas que son parte de la tabla dinmica podemos asignarle formatos
propios, una manera ms efectiva de trabajar con las tablas dinmicas es mediante el
conjunto de formatos preestablecidos que se le pueden asignar a las tablas dinmicas. A
este conjunto de formatos preestablecidos se le conoce como Estilos de tabla
dinmica.
Para asignar uno de los Estilos de tabla dinmica, realice los siguiente:
1) Ubquese en una celda de la tabla dinmica
2) Seleccione la ficha Diseo, dentro de las Herramientas de tabla dinmica, dentro
de la cinta de opciones.
3) En el grupo Estilos de tabla dinmica, seleccione uno de los estilos, que existen
disponible.
La siguiente figura muestra una tabla dinmica, que se le asign el Estilo de tabla
dinmica oscuro 24. En la figura tambin puede observar otros estilos que se le pueden
asignar a las tablas dinmicas.

Diversos Estilos de tablas dinmicas que podemos asignarle a

nuestros diseos de tablas dinmicas.

Personalizar los Estilos de las tablas dinmicas

Si ninguno de los estilos de tabla dinmica le agrada, puede crear uno propio, que se
ajuste a sus necesidades de formato. Para crear un estilo personalizado de tabla
dinmica, realice lo siguiente:
1) Ubquese en cualquier celda de la tabla dinmica que le desea crear un Estilo de
tabla dinmica personalizado.
2) Seleccione la ficha Diseo, en las Herramientas de tabla dinmica, dentro de la
cinta de opciones.
3) En el grupo Estilos de tabla dinmica, dele clic al botn que contiene una
punta de flecha hacia abajo que est ubicado en el extremo inferior derecho.
4) Se despliega los estilos de tabla dinmica disponibles. Utilizando la barra de
desplazamiento vertical, ubique la parte inferior de los estilos y seleccione la
opcin Nuevo estilo de tabla dinmica.
5) En el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla dinmica, asigne formato
a los elementos particulares de la tabla dinmica.
La siguiente figura muestra el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla dinmica.

Asigne, un nombre al
estilo que est creando
Seleccione de la lista Elemento de
tabla, el elemento que desea
asignarle un formato personalizado

Una vez seleccionado un elemento

de la lista Elemento de tabla,
presione el botn Formato para
asignarle un formato personalizado

Darle formato a los elementos de una tabla dinmica, mediante el cuadro de dilogo
Nuevo estilo rpido de tabla dinmica, es sencillo, para estos realice los siguientes pasos
1) En el cuadro de texto rotulado con Nombre, asigne el nombre a nuevo estilo que
est creando.
2) En el cuadro de lista Elemento de tabla, seleccione el elemento de la tabla
dinmica que desea darle formato.
3) Dele clic al botn rotulado con Formato, para dar formato al elemento
seleccionado. Esta accin hace que se despliegue el cuadro de dilogo Formato
de celdas, el cual tiene habilitadas ciertas opciones

4) En el cuadro de dilogo Formato de celdas, asigne formato a las celdas y a las

fuentes o letras que estn incluidas en el rea seleccionada. Y luego le da clic al
botn Aceptar para salir del cuadro de dilogo y volver al cuadro de dilogo
Nuevo estilo rpido de tabla dinmica.
5) Seleccione otra rea de la tabla dinmica que desea darle formato y repita los
pasos 3 y 4.
6) Una vez asignados los formatos a todas las reas dele clic al botn Aceptar.
Para una explicacin ms detallada de la manera de trabajar con los estilos de las tablas,
vea el documento Trabajando con tablas en el compendio de estos apuntes.

REFERENCIAS A DATOS DE TABLAS DINAMICAS EN CELDAS

DE LA HOJA ELECTRNICA.
Uno de los aspectos que se pueden presentar al disear tablas dinmicas, es utilizar
algunos de sus datos para realizar clculos en otras partes de la hoja o en otras hojas de
nuestro libro de trabajo.
Debido a la naturaleza dinmica de la Tabla Dinmica, es muy probable que los datos de
la tabla no permanezcan en una misma posicin o celda, por consiguiente debe existir
una manera ms efectiva de indicar, un dato particular de una Tabla Dinmica.
Para evitar que cuando los datos de una Tabla Dinmica, cambien de posicin afecten a
una frmula que utilice sus datos, Excel posee la funcin especial llamada
IMPORTARDATOSDINAMICOS, cuyo objetivo es extraer informacin de la Tabla
Dinmica, independientemente de la posicin que ocupe la tabla en la hoja electrnica.
La funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS, posee la siguiente sintaxis.
IMPORTARDATOSDINAMICOS(campo_datos,tabla_dinmica,campo1,elemento1
,campo2,elemento2,...)
Campo_datos es el nombre, entre comillas, del campo de datos que contiene los datos
que se desea recuperar.
Tabla_dinmica es una referencia a cualquier celda, rango de celdas o rango de celdas
con nombre en un informe de tabla dinmica. Esta informacin se utiliza para
determinar qu informe de tabla dinmica contiene los datos que se desea recuperar.
Campo1, Elemento1, Campo2, Elemento2 son de 1 a 126 parejas de nombres de
campo y nombres de elemento que describen los datos que se desea recuperar. Las
parejas pueden estar en cualquier orden. Los nombres de campo y nombres de elemento
que no sean fechas ni nmeros van entre comillas.
A continuacin, algunos ejemplos que ilustran la forma de utilizar esta funcin. Para
realizar estos ejemplos vamos a utilizar la siguiente tabla dinmica.

Utilizar la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS, para obtener un valor

especfico del rea de Datos o Valores.

Para obtener un valor especfico del

rea de Valores de la tabla dinmica,
debemos especificar, todos los
elementos que definen dicho valor,

Para determinar un valor especfico, del rea de datos, debemos tener presente lo
siguiente.
1) El argumento campo_datos, es el nombre del campo que se toma para calcular
el dato que se resume en el rea de Valores de la tabla dinmica. En este caso
particular, el campo es Gastos. Tambin puede colocar el nombre del campo
como Suma de Gastos, tal y como se muestra en la tabla dinmica.
2) El segundo argumento Tabla_dinmica, es una celda dentro de la tabla
dinmica. Por lo general se escoge la celda que se encuentra en la esquina
superior izquierda de la tabla. Con respecto a la figura anterior la celda $A$3,
observe que se coloca con la referencia absoluta.
3) El resto de los argumentos Campo1, Elemento1, Campo2, Elemento2. Son
cada uno de los campos y sus correspondientes elementos que definen
completamente a la cantidad que deseamos obtener. Para este ejemplo estos
datos son: "Ao", 2000, "Provincia", "Panam", "Trimestre","Trim2". Los
campos con sus correspondientes elementos se pueden colocar en cualquier
orden, siempre y cuando exista la correspondencia Campo-Elemento. En este
caso, estos argumentos, tambin pudieron ser escritos de la siguiente manera;
"Provincia","Panam","Ao",2000,"Trimestre","Trim2"
La funcin completa con todos los argumentos es la siguiente:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos", $A$3, "Provincia", "Panam", "Ao" ,2000,"Trimestre","Trim2")

El mismo valor se puede obtener variando las posiciones de los campos y sus
correspondientes elementos. La siguiente funcin tambin da como resultado el mismo
valor.

IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos", $A$3, "Ao", 2000, "Provincia", "Panam", "Trimestre", "Trim2")

Utilizar la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS, para obtener un Total general

de los elementos que se encuentran en el rea de las filas el rea de las columnas.

Para identificar una cantidad que se encuentre dentro de los totales de filas o columnas
de la tabla dinmica, se procede de forma similar al caso anterior.
1) El argumento campo_datos, es el nombre del campo que se toma para calcular
los valores que se muestran en el rea de valores de la tabla dinmica. En este
caso particular, el campo es Gastos. Tambin puede colocar el nombre del
campo como Suma de Gastos, tal y como se muestra en la tabla dinmica.
2) El segundo argumento Tabla_dinmica, es una celda dentro de la tabla
dinmica. Por lo general se escoge la celda que se encuentra en la esquina
superior izquierda de la tabla. Con respecto a la figura anterior la celda es $A$3.
Observe que esta celda se coloca con la referencia absoluta.
3) El resto de los argumentos Campo1, Elemento1, Campo2, Elemento2. Son
cada uno de los campos y sus correspondientes elementos que definen
completamente a la cantidad que deseamos obtener. Para el total 7750, que se
muestra en la figura anterior estos argumentos son; Ao, 2000, Provincia,
Panam. Para el total 10650, los argumentos son; Trimestre, Trim2.
Las funciones que definen los valores que se muestran en la figura son los siguientes:
Para el valor 7550:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos",$A$3,"Ao",2000,"Provincia","Panam")

Para el valor 10650:

IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos",$A$3,"Trimestre","Trim2")

La sintaxis anterior es similar para obtener los subtotales internos de la tabla dinmica.
Por ejemplo para obtener el subtotal del primer trimestre para el ao 2000, la funcin
queda de la siguiente manera:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos",$A$3,"Ao",2000,"Trimestre","Trim1")

Utilizar la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS, para obtener el Gran Total de

un determinado campo.
Dependiendo los campos que se encuentren en una tabla dinmica en un instante, el
gran total que presenta es la suma de todos los totales generales de las filas o todos los
totales generales de las columnas.
La sintaxis para el gran total de un campo que se encuentre en el rea de valores de la
tabla dinmica es la siguiente:
IMPORTARDATOSDINAMICOS(Campo_datos,tabla_dinmica)
Donde
Campo_datos: es el campo que se encuentra en el rea de valores y deseamos
calcularle su gran total
Tabla_dinmica, es una celda dentro de la tabla dinmica. Por lo general se escoge la
celda que se encuentra en la esquina superior izquierda de la tabla.

Para la figura anterior la frmula para obtener el gran total del campo Gastos, que se
encuentra en el rea de valores o datos de la tabla dinmica es la siguiente:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Gastos",$A$3)

El campo Gastos, tambin se le puede identificar de la misma manera que aparece en la

tabla dinmica o sea con el nombre de Suma de Gastos. Recuerde tambin que usted
puede cambiar este nombre por otro que a su juicio sea ms descriptivo, por ejemplo
Gastos Fijos. Ya sea, que deje el nombre que le asigne Excel o la tabla contenga un
nombre que le asigne usted, en la frmula debe colocar el nombre que se encuentre en
ese momento en la tabla dinmica. Referente a la figura anterior el gran total del campo
Gastos tambin se puede obtener con la frmula:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Suma de Gastos",$A$3)
Las dos frmulas anteriores producen el mismo resultado o sea 23700.
Cuando la tabla dinmica contiene ms de un campo en el rea de datos rea de
valores, la sintaxis es la misma. Lo nico es que ahora existe ms de un gran total.

En la tabla dinmica que muestra la figura anterior, existen dos campos en el rea de
datos o valores, el campo Ingreso y el campo Gastos. Para cada uno de estos campos
existe un gran total. Las frmulas que nos permiten obtener estos grandes totales son:
Para el campo Ingreso
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Suma de Ingresos",$F$3)
Para el campo Gastos:
IMPORTARDATOSDINAMICOS("Suma de Gastos",$F$3)

SEGMENTACION DE DATOS
La nueva versin de Excel 2010, ha incluido, una forma interesante de filtrar la
informacin en las tablas dinmicas, denominada Segmentacin de Datos. Esta seccin,
reproduce, lo que viene incluido en la ayuda del programa, con algunas pequeas
explicaciones adicionales.

Qu es la segmentacin de datos?
Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fciles de usar que
contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de
tabla dinmica rpidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar
los elementos que se desean filtrar.
Cuando se usa un filtro comn de informe de tabla dinmica para filtrar varios
elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario
abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las
segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan
detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinmica filtrado
puedan entenderse fcilmente.
Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinmica en la cual
se crean. Sin embargo, tambin se pueden crear segmentaciones de datos
independientes a la cuales se hace referencia desde las funciones de cubos de
procesamiento analtico en lnea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cualquier
tabla dinmica.
Una segmentacin de datos generalmente incluye los siguientes elementos:
Un encabezado de segmentacin de datos
indica la categora de los elementos que
contiene.
Un botn de filtrado que no est activado
indica que el elemento no est incluido en el
filtro.
Un botn de filtrado que est activado indica
que el elemento est incluido en el filtro.
Un botn Borrar filtro quita el filtro
mediante la seleccin de todos los elementos
de la segmentacin de datos.
Una barra de desplazamiento permite
desplazarse cuando hay ms datos de los que
pueden verse actualmente en la segmentacin
de datos.
Los controles para mover y cambiar el
tamao de los bordes permiten cambiar el
tamao y la ubicacin de la segmentacin de
datos.

Usar la segmentacin de datos

Hay varias formas de crear segmentaciones de datos para filtrar los datos de la tabla
dinmica. En una tabla dinmica existente, puede hacer lo siguiente:

Crear una segmentacin de datos asociada a la tabla dinmica.

Crear una copia de la segmentacin de datos asociada a la tabla dinmica.
Usar una segmentacin de datos existente asociada a otra tabla dinmica.

Adems de crear una segmentacin de datos en una tabla dinmica existente, o en

lugar de hacerlo, tambin se puede crear una segmentacin de datos independiente a
la que se puede hacer referencia mediante las funciones de cubo de procesamiento
analtico en lnea (OLAP) o que luego se puede asociar a cualquier tabla dinmica.
Dado que cada segmentacin de datos que se crea est diseada para filtrar un
campo de tabla dinmica concreto, es probable que cree ms de una segmentacin de
datos para filtrar un informe de tabla dinmica.
Despus de crear una segmentacin de datos, sta
aparecer en la hoja de clculo junto con la tabla
dinmica. Si hay ms de una segmentacin de
datos, se mostrarn de manera superpuesta. Es
posible mover una segmentacin de datos a otra
ubicacin en la hoja de clculo y cambiar su tamao
segn sea necesario.

Para filtrar los datos de la tabla dinmica, simplemente haga

clic en un botn o en varios botones de la segmentacin de
datos.

Aplicacin De Formato A Las Segmentaciones De Datos Para

Lograr Una Apariencia Coherente
Cuando se crea una segmentacin de datos en un informe de tabla dinmica
existente, el estilo de la tabla dinmica se refleja en el estilo de la segmentacin de
datos con el fin de que estos estilos compartan una apariencia similar. Sin embargo,
los cambios de formato que se realicen en la tabla dinmica despus de crear la
segmentacin de datos no se reflejan en el formato de sta. Adems, si se crea una
segmentacin de datos independiente, es posible que el formato de la segmentacin
de datos no coincida con el de la tabla dinmica a la cual se asocia.
Para crear informes que parezcan profesionales o simplemente para que el formato de
una segmentacin de datos coincida con el del informe de tabla dinmica asociado, se
pueden aplicar estilos de segmentacin y as lograr una apariencia coherente. Cuando
se aplica alguno de los distintos estilos predefinidos disponibles para las
segmentaciones de datos, se puede hacer coincidir bastante el tema de color aplicado
a una tabla dinmica. Para lograr una apariencia personalizada, tambin se pueden
crear estilos propios de segmentaciones de datos del mismo modo en que se crean
estilos personalizados de tabla dinmica.
Compartir Segmentaciones De Datos Entre Tablas Dinmicas
Cuando en un informe hay muchas tablas dinmicas diferentes, como en el caso de un
informe de inteligencia empresarial (BI) con el que se est trabajando, es probable que
desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinmicas o a todas ellas. Puede
compartir una segmentacin de datos creada en una tabla dinmica con otras tablas
dinmicas. No es necesario duplicar el filtro para cada tabla de dinmica.
Cuando se comparte una segmentacin de datos, se crea una conexin a otra tabla
dinmica que contiene la segmentacin de datos que se desea usar. Los cambios que
se realizan en una segmentacin de datos compartida se reflejan inmediatamente en
todas las tablas dinmicas que estn conectadas a esa segmentacin de datos. Por
ejemplo, si usa una segmentacin de datos Pas en la tabla dinmica 1 para filtrar
datos de un pas especfico, la tabla dinmica 2, que tambin usa esa segmentacin
de datos, mostrar los datos de ese mismo pas.
Las segmentaciones de datos que estn conectadas a ms de una tabla dinmica, y
que se usan en ms de una, se denominan segmentaciones de datos compartidas.
Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinmica se denominan
segmentaciones de datos locales. Una tabla dinmica puede usar tanto
segmentaciones de datos locales como compartidas.

Crear una segmentacin de datos en una tabla dinmica

existente

1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para el cual desea
crear una segmentacin de datos. De esta forma, se mostrarn las
Herramientas de tabla dinmica y se agregarn
las pestaas Opciones y Diseo.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa
Opciones, haga clic en Insertar Segmentacin
de datos.
3. En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos, active la casilla de
verificacin de los campos de la tabla dinmica para los cuales desea crear
una segmentacin de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Se mostrar una segmentacin de datos para cada campo que haya
seleccionado.
5. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos en los cuales
desea aplicar el filtro.
Para seleccionar ms de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y
luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.
Crear una segmentacin de datos independiente
1. En la pestaa Insertar en el grupo Filtro, haga clic en
Segmentacin de datos.
2. En el cuadro de dilogo Conexiones existentes del cuadro
Mostrar, realice una de las siguientes acciones:
Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones.
ste es el valor predeterminado.
Para mostrar nicamente la lista de conexiones usadas recientemente,
haga clic en Conexiones en este libro.
Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ya ha definido y
creado en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos del
Asistente para la conexin de datos o que ha seleccionado previamente
como conexin desde este cuadro de dilogo.
Para mostrar nicamente las conexiones disponibles en el equipo, haga
clic en Archivos de conexin en este equipo.
Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos
generalmente almacenada en la carpeta Mis documentos.
Para mostrar nicamente las conexiones disponibles de un archivo de
conexin al que se tiene acceso desde la red, haga clic en Archivos de
conexin en la red.

Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL)

en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft
SharePoint Server 2010. Una DCL es una biblioteca de documentos del
sitio de SharePoint Foundation que contiene un conjunto de archivos de
conexin de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del
sitio quien configura la DCL y quien, adems, puede configurar el sitio de
SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de
dilogo Conexiones externas.
Sugerencia Si no ve la conexin que desea, puede crear una. Para ello,
haga clic en Examinar en busca de ms y luego, en el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el
Asistente para conexin de datos y seleccionar el origen de datos al cual
desea conectarse.
3. Nota Si selecciona una conexin de las categoras Archivos de conexin en
la red o Archivos de conexin en este equipo, el archivo de conexin se
copia en el libro como una nueva conexin de libro y luego se usa como la
nueva informacin de conexin.
4. En el cuadro de dilogo Elegir campos, active la casilla de verificacin de los
campos para los cuales desea crear una segmentacin de datos.
5. Haga clic en Aceptar.
Se crear una segmentacin de datos para cada campo que haya
seleccionado.
Aplicar formato a una segmentacin de datos
1. Haga clic en la segmentacin de datos a la que desea dar formato.
Se mostrarn las Herramientas de segmentacin de datos y se agregar la
pestaa Opciones.
2. En la pestaa Opciones, en el grupo Estilos de segmentacin de datos,
haga clic en el estilo que desee.
Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botn Ms

Compartir una segmentacin de datos mediante su conexin a otra

tabla dinmica
Se puede compartir una segmentacin de datos con otra tabla dinmica mediante su
conexin a esa tabla dinmica. Tambin se puede insertar una segmentacin de datos
desde otra tabla dinmica conectndola con dicha tabla dinmica.

Haga Que Una Segmentacin De Datos Est Disponible Para

Ser Usada En Otra Tabla Dinmica
1. Haga clic en la segmentacin de datos que desea compartir con otra tabla
dinmica.
Se mostrarn las Herramientas de segmentacin de datos y se agregar la
pestaa Opciones.
2. En el grupo Segmentacin de datos de la pestaa Opciones, haga clic en
Conexiones de tabla dinmica.

3. En el cuadro de dilogo Conexiones de tabla dinmica, active la casilla de

verificacin de las tablas dinmicas en las cuales desea que la segmentacin
de datos est disponible.

Usar Una Segmentacin De Datos Desde Otra Tabla Dinmica

1. Para crear una conexin con la tabla dinmica que contiene la segmentacin
de datos que desea compartir, haga lo siguiente:
1. En la pestaa Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en
Conexiones existentes.

2. En el cuadro de dilogo Conexiones existentes, asegrese de que est

seleccionada la opcin Todas las conexiones en el cuadro en el cuadro
Mostrar.
Sugerencia Si no ve la conexin que desea, puede crear una. Para ello,
haga clic en Examinar en busca de ms y luego, en el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el
Asistente para conexin de datos y seleccionar el origen de datos al cual
desea conectarse.
3. Seleccione la conexin que desee y, a continuacin, haga clic en Abrir.
4. En el cuadro de dilogo Importar datos en la seccin Seleccione cmo
desea ver estos datos en el libro, haga clic en Informe de tabla
dinmica.
2. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para el cual desea
insertar una segmentacin de datos desde otra tabla dinmica.
De esta forma se mostrarn las Herramientas de tabla dinmica y se
agregarn las pestaas Opciones y Diseo.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa
Opciones, haga clic en la flecha Insertar
Segmentacin de datos y luego haga clic en
Conexiones de Segmentacin de datos.

4. En el cuadro de dilogo Conexiones de Segmentacin de datos, active la

casilla de verificacin de las segmentaciones de datos que desea usar.
5. Haga clic en Aceptar.
Se mostrar una segmentacin de datos para cada casilla de verificacin que
haya activado.
6. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos en los cuales
desea aplicar el filtro.
Para seleccionar ms de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y
luego haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.
Nota Todas las tablas dinmicas que comparten la segmentacin de datos
mostrarn instantneamente el mismo estado de filtrado.
Desconectar o eliminar una segmentacin de datos
Si una segmentacin de datos ya no es necesaria, sta se puede desconectar del
informe de tabla dinmica o bien se puede eliminar.

Desconectar Una Segmentacin De Datos

1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinmica para el cual desea
desconectar una segmentacin de datos.
De esta forma se mostrarn las Herramientas de tabla dinmica y se
agregarn las pestaas Opciones y Diseo.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa
Opciones, haga clic en la flecha Insertar
Segmentacin de datos y luego haga clic en
Conexiones de Segmentacin de datos.
3. En el cuadro de dilogo Conexiones de Segmentacin de datos, desactive
la casilla de verificacin de los campos de la tabla dinmica para los cuales
desea desconectar una segmentacin de datos.

Eliminar Una Segmentacin De Datos

Siga uno de los pasos que se indican a continuacin:
Haga clic en la segmentacin de datos y luego presione SUPR.
Haga clic con el botn derecho del mouse cuando este sobre la
segmentacin. En el men desplegable, seleccione Quitar Nombre del
Campo, donde Nombre del campo, es el campo en la cual se basa la
segmentacin.