Environnement de lentreprise

La gestion des flux dinformation

I - Les flux dchanges
Comme nous lavons vu au chapitre 1, lentreprise est confronte plusieurs marchs :
March des biens et des services;
March du travail;
March financier.
Pour chaque transaction sur un march, il y a ECHANGE dun lment en contrepartie dun autre
lment.

Les diffrents flux sont les suivants :

Flux physiques entre les fournisseurs et lentreprise (matires premires, fournitures, services,
etc.);
Flux physiques entre lentreprise et les clients (produits finis, marchandises, etc.);
Flux de travail entre les salaris et lentreprise;
Flux financiers entre les marchs financiers et lentreprise (capitaux, prts longs, moyens et
courts termes);
Flux financiers entre les administrations et lentreprise (subventions, remboursements, etc.);
Flux financiers entre lentreprise et les fournisseurs (paiements);
Flux financiers entre les clients et lentreprise (paiements);
Flux financiers entre lentreprise et les salaris (salaires);
Flux financiers entre lentreprise et les marchs financiers (dividendes, remboursements,
agios, etc.);
Flux financiers entre lentreprise et les administrations (impts, cotisations, etc.);

II - Le systme dinformation
Au sein de lentreprise, il ny a pas de dcision pertinente tous les niveaux sans un systme
dinformation efficace. Ce systme peut tre tudi sous les angles ci-aprs :
Domaine couvert par linformation : suivi de la commercialisation dun produit, suivi des
crances et des dettes, suivi des commandes fournisseurs, suivi des stocks, etc.;
Objectifs assigns linformation : informations prospectives (anticipation de lavenir),
informations rtrospectives (informations sur le pass), informations actuelles;
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Chapitre 1
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Nature des informations : informations chiffres, informations documentaires

(documentations, comptes-rendus, ...), informations qualitatives et/ou quantitatives.
Le systme dinformation couvre les diffrents aspects de lentreprise, il dcrit le fonctionnement
de lentreprise et peut tre valu en fonction des critres tels que :
Le cot des moyens mis en oeuvre;
Les dlais ncessaires lobtention des informations;
La fiabilit des informations diffuses;
La pertinence des informations traites et diffuses.
La conception dun systme dinformation peut tre fait par approches successives ou en fonction
dun plan densemble, appel schma directeur
Les deux manires daborder un systme dinformation sont :
Le systme classique ou rationnel : dans ce cas on prcise dabord lorganisation, puis on
repre les besoins et sources dinformations et, ensuite, par touches successives, on tablit un
systme dinformation qui manque de vision globale.
Le systme global ou approche systmique : dans ce systme, on repre les oprations de
lentreprise avec son environnement et les besoins dinformations qui en dcoulent. Ceci est
fait globalement et on distribue les informations entre les services en fonction de
lorganigramme.
Lapproche globale ou Schma Directeur est de plus en plus utilise mais ne prsente pas toujours
la solution universelle , car lentreprise vit dans un environnement en perptuel mouvement au niveau
des ides, des moyens, des produits, etc. Ceci implique des rajustements pour faire face de nouveaux
besoins dinformations.
Pour que le systme dinformation soit adapt aux exigences de lentreprise, cette dernire devra
laborer un Schma Directeur chaque fois que des objectifs importants long terme auront t dfinis
(stratgie). Cette dmarche permet de raliser la cohsion entre lenvironnement de lentreprise, les
objectifs quelle sassigne et le systme dinformation ncessaire pour les atteindre
Exemple
Nous allons analyser globalement la relation entreprise / fournisseur de matires premires.
Cette relation comprend les lments suivants :
Besoins dinformations
Recherche dun
fournisseur
Elments du choix

Commande

Rception de la
commande et stockage

Paiement

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Sources dinformations

Notorit
Qualit des produits
Dlais de livraison
Prix
Conditions de paiement
Quantit
Qualit
Dlais
Moyens de paiement
Contrle qualit
Contrle quantit
Contrle conditions de paiement
Stockage (lieu prcis)
Mise jour des fiches de stock
Contrle de la facture
Contrle des moyens de paiement
Etablissement du paiement

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Banques
Responsable de la production
Renseignements fournis par le
fournisseur
Responsable de la production
Responsable du magasin
Responsable service financier
Bon de commande
Responsable de la production
Fichier stock

Bon de commande
Bon de livraison
Contrat

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Elments de gestion
Besoin dinformation
interne

Consommations prvisionnelles Magasinier

Stock minimum
Responsable de la production
Dlais de livraison non respects Service comptable et financier
Quantits livres non respectes Fichier stock
Liste des fournisseurs avec
lesquels il y a eu des erreurs de
facturation
Connaissance du stock en
permanence
Valorisation du stock en
permanence
etc.
Cette analyse permet de reprer chaque stade de la relation entreprise / fournisseur, les
besoins dinformations externes et internes (lments de gestion).
Ceci permet de reprer les interrelations entre les services et les ressources dinformations
ncessaires pour rpondre aux problmes
Exercice
Prsenter lapproche globale de la relation entreprise / clients

III - La gestion de linformation

Lentreprise est en relation avec ses partenaires externes (fournisseurs, clients, banques, ...). Elle
change avec eux :
Des informations;
Des biens ou des services;
Des mouvements financiers reprsents par des moyens de paiement.
Tous ces lments doivent tre organiss et grs pour assurer la bonne marche de lentreprise.
Exemple
Les moyens de communication employs sont, titre dexemple :
Le tlphone, le tlex, la tlcopie
Le courrier (pour la transmission des documents)
Les moyens informatiques (disquettes, messageries, connexions, ...).
Tous ces moyens permettent lchange

Les informations reues par lentreprise doivent tre diffuses dans les services ou aux personnes
concernes pour tre traites. Ceci ncessite la mise en place dun circuit de traitement de linformation
pour permettre aux employs qui la reoivent de lorienter correctement.
Lentreprise doit apporter des soins attentifs la gestion de linformation INTERNE
(remplacement du personnel, problme de scurit, tableau de bord, ...). La connaissance du traitement
de ces informations et du circuit de diffusion est indispensable pour le bon fonctionnement de
lentreprise.
Pour concrtiser ceci, plusieurs solutions peuvent tre choisies :
Prciser par crit, pour chaque poste de travail, les consignes relatives au traitement de
linformation,
Prciser sous forme de schma, la circulation des informations entre les services.
Exemple
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A partir de lexemple dune entreprise de production qui comprend les fonctions ci-aprs, nous
allons aborder un circuit de traitement de linformation.
Fonctions de lentreprise :
Administration gnrale
Approvisionnement
Service du personnel
Ateliers de production
Service commercial
Service comptable et financier
Nous disposons du traitement du courrier reu par le secrtariat gnral prsent sous forme :
Dun texte,
Dun schma
Dun tableau pour une partie du circuit
Directives pour le traitement du courrier reu au secrtariat gnral
Le courrier peut provenir :
Des clients
Des fournisseurs
Des administrations
Des organismes financiers
Des filiales
Du personnel de lentreprise ou autres
De diverses autres sources
Nous naborderons dans cette directive que les quatre premiers points.
Clients :
Tout le courrier reu des clients doit tre enregistr. Les commandes seront remises au service
commercial et les lettres de rclamation devront tre transmises la direction gnrale. Les chques
envoys par les clients seront totaliss, puis remis au service financier. La bande de contrle, date et
mentionnant le nom du responsable, doit tre conserve dans le classeur prvu cet effet.
Fournisseurs :
Les factures de matires premires sont transmettre au service approvisionnement. Les factures
de frais et dimmobilisations infrieures 10 000 DH sont transmettre au service financier. Les
autres doivent pralablement transiter par la direction gnrale. Le courrier des fournisseurs est
enregistr, puis remis au services en sassurant que ce courrier le ou les concerne (un courrier peut
concerner plusieurs services).
Administrations (Impts, Scurit Sociale, Douane, ...) :
Enregistrement du courrier reu, puis en fonction de son importance ou de son niveau de gravit
(redressement, fiscalit, ...) Sera transmis soit la direction gnrale, soit au service financier.
Organismes (banques, organismes de crdit, ...) :
Le courrier reu doit tre enregistr, puis transmis systmatiquement la direction gnrale. Les
documents bancaires ou autres documents purement financiers seront remettre au service financier.

Analyse du traitement du courrier reu par le secrtariat gnral

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CLIENTS

FOURNISSEURS

ADMINISTRATIONS

ORGANISMES
FINANCIERS

Tableau de rpartition fonctionnelle

Dans les tableaux suivants, les numros correspondent ces services :
Secrtariat gnrale
Service approvisionnement
Direction gnrale
Service production
Service financier
Autres services
Service commercial

Traitement courrier clients :

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A = Livre courrier reu

B = Botes archives
Traitement courrier fournisseurs :

A = Livre courrier reu

Traitement courrier administrations :

A = Livre courrier reu

Traitement courrier organismes financiers :

A = Livre courrier reu

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APPLICATION
Vous disposez des directives concernant le travail dun aide-comptable dans une entreprise. Aprs
la lecture de ces directives, vous devez les prsenter sous forme dun schma (se rfrer aux pages 22
24).
Directives pour le poste daide-comptable :
Travaux journaliers
Rception des factures fournisseurs du service fournisseurs
Sassurer quelles ont t vises par un responsable du service concern (pas de visa alors retour au
service concern)
Vrifier les calculs
Comptabiliser au journal des factures fournisseurs et prciser sur le document un numro
denregistrement
Contrler la saisie et raliser les modifications ventuelles
Classer les factures par nature de charges et mettre jour lchancier de paiement
Paiement des factures fournisseurs
Etablir uniquement les chques ou les virements remis la signature du responsable financier
Enregistrer les chques et virements signs au journal de banque en mentionnant un numro dordre
de saisie
Contrler la saisie et raliser les modifications ventuelles.
Frais de dplacement des reprsentants remis par le service commercial
Contrler des tats de frais en fonction des barmes prvus par la socit (retour en cas danomalies)
Etablir les chques remis la signature du responsable financier
Comptabiliser au journal de banque en mentionnant le numro dordre de saisie
Classer les pices.
Travaux priodiques
Etablir ltat de rapprochement bancaire (tous les 10 jours) transmis par le responsable financier
(ltat de rapprochement est gal lanalyse des carts entre le solde du compte bancaire obtenu par
la comptabilit et lextrait de compte envoy par la banque)
Un fois par mois, justifier les soldes fournisseurs partir de la balance fournisseurs remise par le
service fournisseurs (la balance fournisseurs est gale ltat des dettes de lentreprise vis--vis de
chaque fournisseur)
Elaboration des courriers et comptabilisation des critures comptables en cas danomalies aprs
accord des responsables des services fournisseurs et financier.

CORRIGE
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Besoins dinformations
Prospection de clientle et
nouveaux clients

Commande

Livraison de la commande

Paiement

Elments de gestion

Besoin dinformation
interne

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Sources dinformations

Srieux de clients
Solvabilit des clients
Dlais de livraison
Prix et remises possibles
Conditions de paiement
Quantit
Qualit
Dlais
Moyens de paiement
Contrle qualit
Contrle quantit
Contrle conditions de paiement
Stockage (lieu prcis)
Mise jour des fiches de stock
Contrle de la facture
Contrle des moyens de paiement
Etablissement du paiement
Commandes annuelles
prvisionnelles
Commandes moyennes (quantits
et valeurs)
Dlais de paiement non respects
Incidents de livraison
Liste des clients avec lesquels il y
a des erreurs de facturation
Connaissance du stock en
permanence
Valorisation du stock en
permanence
Connaissance du risque client en
permanence (pour chaque client)
Suivi du crdit client
Suivi des clients douteux

La gestion des flux dinformation

Banques
Responsable de la production
Renseignements fournis par le
fournisseur
Responsable de la production
Responsable du magasin
Responsable service financier
Bon de commande
Responsable de la production
Fichier stock

Bon de commande
Bon de livraison
Contrat
Magasinier
Responsable de la production
Service comptable et financier
Fichier stock
Service commercial
Service contentieux

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CORRIGE APPLICATION
Provenance
SERVICE
FOURNISSEURS

Travaux journaliers
Rception des factures

Contrler le visa du responsable

Pas de visas, retour service commercial

Vrifier les calculs

Comptabiliser les factures

Classer les factures par nature de charges

Vrifier la saisie avant validation

Paiement des factures

Etablir les chques et les virements

Echancier

Comptabiliser les chques et les virements signs

Vrifier la saisie avant validation
SERVICE
COMMERCIAL

Frais dplacement
des reprsentants

Vrifier les tats de frais en fonction du barme

Retour au service commercial en cas danomalie

Etablir les chques

Classement des pices valides

Comptabiliser les chques signs

Vrifier la saisie avant validation
Travaux priodiques
RESPONSABLE
FINANCIER

SERVICE
FOURNISSEURS

Etat de rapprochement
(tous les 10 jours)

Balance fournisseurs
(tous les mois)

Rapprochement extrait de compte avec les

critures comptabilises

Les anomalies et les critures rectificatives doivent

tre prsentes au responsable

Comptabiliser les critures rectificatives

approuves par le responsable

Classement des extraits de comptes

Justifier le solde des comptes

Les anomalies doivent tre prsentes au responsable

du service fournisseurs

Elaborer les courriers ou critures comptables

aprs accord du responsable

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